Uffici di Staff dell’Amministrazione centrale · Le forme organizzative habitat...

Università degli Studi di Trieste

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Uffici di Staff

dell’Amministrazione centrale

Progetto

di riorganizzazione funzionale della

struttura tecnica e amministrativa dell’Università degli Studi di Trieste

(prima fase)

A cura della Direzione amministrativa

Seduta congiunta S.A. e C.d.A. 28 marzo 2007

OO.SS. e RSU 2 aprile 2007

C.S.S. 11 aprile 2007


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1. Le finalità del Documento

a) focus sugli indirizzi strategici dell’Ateneo che, ai sensi del D.Lgs.

n. 165/2001 e successive modificazioni e integrazioni,

costituiscono la genesi dell’azione amministrativo-gestionale;

b) focus sulle ragioni del percorso di riorganizzazione funzionale

della struttura tecnica e amministrativa, pianificato in fasi

sequenziali;

c) focus sulle norme di contesto in materia di organizzazione,

valutazione e controllo dei risultati dell’azione gestionale;

d) condivisione dei criteri generali di organizzazione, tipologia

delle unità organizzative e sistema delle responsabilità.


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2. Gli indirizzi strategici

• La ricerca scientifica e i Dipartimenti

> razionalizzare la gestione amministrativa, semplificando le

procedure e accentuando l’autonomia dei Dipartimenti;

> ripristinare logiche di programmazione di bilancio,

consentendo ai Dipartimenti di conoscere, per tempo, i

trasferimenti di cui potranno disporre;

> sviluppare la capacità di “catturare” e rendicontare risorse

finanziarie esterne, anche mediante l’acquisizione di specifiche

competenze professionali;

> ridare efficienza ai servizi di Ateneo (a partire da quelli

informatici), contenendo forme di spreco;

> approntare modelli standard di regolamentazione

contrattuale o convenzionale.


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2.1 Gli indirizzi strategici

• L’offerta formativa e le Facoltà

> riqualificare tutti i servizi di sportello, anche on line;

> migliorare il coordinamento tra servizi di “segreteria

studenti” e centri-servizi di Facoltà, anche superando

problematiche connesse all’utilizzo di Esse3;

> incrementare l’attività di orientamento/informazione nei

distretti scolastici regionali, extraregionali e nelle aree oltre

confine;

> praticare “sconti” sulle tasse d’iscrizione per matricole dotate di

curriculum d’eccellenza;


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• L’offerta formativa e le Facoltà

> introdurre la “carta servizi d’Ateneo”, quale veicolo integrato

di azioni e tutele che investono i trasporti, l’abitazione, il

commercio, l’offerta culturale;

> stimolare le politiche di residenzialità, mediante un più

efficace coordinamento con soggetti istituzionali come l’Erdisu;

> potenziare gli scambi internazionali, migliorando la qualità

dell’accoglienza degli studenti stranieri;

> favorire l’associazionismo studentesco e le relative attività

culturali;

> proporre un’offerta di didattica avanzata e professionale a

istituzioni, realtà professionali e aziende del territorio.


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• Un’amministrazione ammodernata, fondata sul capitale

umano

> razionalizzare l’assetto degli uffici - organigramma;

> ridefinire gli ambiti di competenze;

> predisporre piani di fabbisogno;

> correlare la valutazione all’incentivazione retributiva;

> inscrivere progressivamente incentivi, progressioni e

riconoscimenti in una logica ispirata a principi di merito;

> introdurre un modello di gestione delle risorse umane

ispirato alla metodologia per competenze: dal

reclutamento alla mobilità, dalle progressioni di carriera

alla formazione.


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3. Le criticità rilevate

• parcellizzazione delle attività di lavoro e dei procedimenti;

• parcellizzazione degli ambiti di responsabilità gestionali e operativi;

• tempi e costi delle attività di coordinamento;

• assenza di un sistema informativo integrato;

• debolezza del sistema vigente di organizzazione del lavoro per obiettivi e del correlato sistema di valutazione dei risultati e

delle prestazioni;

• assenza di un sistema premiante con valenza di leva motivazionale;

• assenza di sistemi di rilevazione e misurazione della qualità dei servizi.


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4. La finalità del percorso di riorganizzazione funzionale

• rendere congruenti attività tecnico-amministrative e di

servizio a indirizzi strategici e finalità istituzionali;

• ampliare le aree funzionali, riducendo la parcellizzazione dei

processi di lavoro e degli ambiti di responsabilità;

• “dichiarare” univocamente l’organizzazione dei servizi:

chi fa che cosa, in quali tempi e per quale ragione;

• coniugare riconoscimenti economici e professionali con

esigenze organizzative;

• coniugare innalzamento della qualità dei servizi con ottimale

utilizzo delle risorse, “legalità” con “opportunità”;

• migliorare l’informazione, la comunicazione interfunzionale e

istituzionale e l’accessibilità.


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5. Le norme di contesto in materia di organizzazione, valutazione e controllo dei risultati dell’azione gestionale

• CCNL Comparto Università 9 agosto 2000 Riforma il sistema di classificazione del personale, di cui alla

legge n. 312/1980, articolandolo in quattro categorie

professionali descritte secondo il diverso grado di autonomia e

responsabilità.

• Legge 11 luglio 1980, n. 312 Modifica l’ordinamento professionale per carriere di De Stefani (R.D. 30

dicembre 1923, n. 2960 “Disposizioni sullo stato giuridico degli impiegati civili

dell’amministrazione dello Stato”), sancendo un nuovo assetto ordinamentale,

caratterizzato dal binomio qualifiche funzionali - profili professionali.

• DPCM 24 settembre 1981 Declama le qualifiche funzionali e i profili professionali.


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5.1 Le norme di contesto in materia di organizzazione, valutazione e controllo dei risultati dell’azione gestionale

• Costituzione della Repubblica Italiana

> art. 97

- I pubblici uffici sono organizzati secondo disposizione di

legge.

- Nell’ordinamento degli uffici sono determinate le sfere di

competenza, le attribuzioni e le responsabilità dei funzionari.

• D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165

> art. 2, c. 1

- Le amministrazioni pubbliche definiscono, secondo principi

generali fissati da disposizioni di legge, mediante atti

organizzativi, secondo i rispettivi ordinamenti, le linee

fondamentali di organizzazione degli uffici; individuano gli

uffici di maggiore rilevanza e i modi di conferimento della

titolarità.


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• D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165

> art. 5, c. 2

- Nell'ambito delle leggi e degli atti organizzativi richiamati, le

determinazioni per l'organizzazione degli uffici e le misure

inerenti alla gestione dei rapporti di lavoro sono assunte

dagli organi preposti alla gestione con la capacità e i poteri

del privato datore di lavoro.

> art. 6, c. 5

- Le attribuzioni del Ministero dell'Università e della Ricerca

scientifica e Tecnologica, relative a tutto il personale tecnico

e amministrativo universitario, ivi compresi i dirigenti, sono

devolute all'università di appartenenza (*).

(*)n.b. In materia di oneri a carico delle università, per rinnovi contrattuali o miglioramenti

economici, si veda: l’art. 19, c. 4 della legge n. 488/1999 e l’art 48, c. 2 del D.Lgs. n. 165/2001.


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• Legge 15 maggio 1997, n. 127

> art. 17, c. 109

- Le materie di cui alla legge n. 421/1992, art. 2, c. 1, lettera c),

- n. 2 - organi, uffici, modi di conferimento della titolarità,

- n. 3 - principi di organizzazione degli uffici,

- n. 4 - procedimenti di selezione,

- n. 5 - ruoli, dotazioni organiche e consistenza complessiva

sono regolate dalle università, per quanto riguarda il

personale tecnico e amministrativo, secondo i propri

ordinamenti(*). ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(*)n.b. Il rispetto della specificità organizzativa delle università, in quanto “enti dotati di

autonomia funzionale” è ribadito all’art. 2, c. 4, lett. o) della legge n. 131/2003.


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• Legge 19 ottobre 1999, n. 370

- Vincola le Università ad adottare adeguati sistemi di

valutazione delle attività didattiche, di ricerca e della

gestione amministrativa.

- Si veda anche la legge 24 novembre 2006, n. 286, art. 1 c. 138

che istituisce l’ANVUR.

• D.Lgs. 30 luglio 1999, n. 286

- Vincola le pubbliche amministrazioni a dotarsi di

meccanismi e strumenti di monitoraggio e valutazione dei

costi, dei rendimenti e dei risultati conseguiti. _________________________________________________________________________________________________________

• Legge 9 maggio 1989, n. 168, art. 7, c. 8

Prevede forme di controllo interno sull’efficienza e sui risultati di gestione.

• D.Lgs. 3 febbraio 1993, n. 29, art. 20

Prevede l’istituzione dei Nuclei.

• Legge 24 dicembre 1993, n. 537, art. 5, c. 22.


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6. L’organizzazione del lavoro per obiettivi

_________________________________________________________________________________________________________________

n.b. “Le amministrazioni pubbliche non possono erogare trattamenti economici accessori che non

corrispondano alle prestazioni effettivamente rese” (art. 7, comma 5 del D.Lgs. n. 165/2001).

programmazione (MUR)

indirizzo strategico (Ateneo)

linee di gestione (direzione)

obiettivi gestionali (dirigenti)

obiettivi operativi

(collaboratori)

controllo strategico e

valutazione risultati


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7. Le forme organizzative

habitat “prescrittivo” habitat “interpretativo”

standard normativi attenuazione dei vincoli normativi:

autonomia regolamentare

informatizzazione di singole procedure (efficienza del servizio)

flussi coordinati e integrati di informazioni (a supporto dei processi decisionali)

parcellizzazione del lavoro organizzazione del lavoro per obiettivi e processi

sistemi retributivi predefiniti, basati sull’anzianità (non correlati a prestazioni e risultati)

sistemi retributivi premianti, basati sulle

competenze professionali

comportamenti organizzativi sintonizzati

su adempimenti e attività prescritte

comportamenti proattivi (autogenerazione di soluzioni)

controlli formali controllo strategico,

valutazione, certificazione, accreditamento

La forma organizzativa della nostra Università?


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8. Fattori organizzativi non oggetto di analisi

a) processi di lavoro;

b) fabbisogno di personale, con riguardo alla dotazione organica, correlata

a missioni e obiettivi e declinata in quantità/qualità,

permanenza/temporaneità (Programmazione triennale – vedi: art. 51,

comma 4, legge 27.12.1997 n. 449; art. 1, comma 105, legge 30.12.2004

n. 311; art. 1 ter, legge 31.3.2005 n. 43), nonché aggiornamento professionale;

c) sistema di valutazione dei risultati/prestazioni(*) e di valorizzazione

delle competenze professionali (PEO-PEV);

d) pesatura delle posizioni organizzative e delle funzioni specialistiche.

__________________________________________________________________________________________________________________

(* )n.b. La valutazione dei risultati attiene alla misurazione degli obiettivi raggiunti nel periodo di

riferimento (cosa e quando). La valutazione delle prestazioni attiene all’osservazione dei

comportamenti organizzativi messi in atto, nel medesimo periodo, per raggiungere gli obiettivi stabiliti

(come).


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9. I criteri generali della nuova organizzazione

• distinzione tra attività di indirizzo, controllo e azione amministrativo-gestionale;

• imparzialità, regolarità ed economicità dell’azione amministrativa;

• centralità dell’utenza e facilità di accesso ai servizi, anche informatici e telematici;

• comunicazione e pubblicizzazione delle attività e dei servizi, rilevazione del grado di

soddisfazione dell’utenza;

• informatizzazione delle attività e dei processi di lavoro e integrazione dei sistemi

informativi;

• coerenza tra esigenze organizzative e grado di autonomia/responsabilità caratterizzanti le funzioni dirigenziali e le diverse categorie professionali;

• semplificazione degli ambiti di responsabilità e flessibilità gestionale;

• programmazione delle attività e valutazione dei risultati/prestazioni;

• valorizzazione e sviluppo delle professionalità, secondo principi di merito;

• formazione continua;

• adeguatezza degli ambienti di lavoro e studio e azioni coerenti in materia di

prevenzione, protezione e sicurezza;

• sistema delle relazioni sindacali improntato a principi di correttezza e orientato alla

prevenzione dei conflitti;

• pari opportunità.


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10. Le unità organizzative dell’Amministrazione centrale

tipologia elementi caratterizzanti

Area funzionale

unità organizzativa di primo livello

Sezione unità organizzativa di secondo livello

Ripartizione unità organizzativa di terzo livello

Uffici di staff

• finalità

• obiettivi

• attività e servizi erogati (funzioni)

• risorse gestite

• relazioni interne ed esterne

• relazioni con gli organi di governo dell’Università


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10.1 Le unità organizzative dell’Amministrazione centrale

ambiti di responsabilità

Area funzionale

1. Compatibilmente con le risorse finanziarie disponibili, il ruolo di

responsabilità di questa unità organizzativa sarà conferito a personale di

qualifica dirigenziale.

2. Ai sensi dell’art. 17, comma 1-bis del D.Lgs. n. 165/2001 e successive

modificazioni e integrazioni, alcune delle competenze comprese nelle

funzioni dei dirigenti potranno essere delegate a personale di categoria

EP- responsabile di Sezione.

3. Ai sensi dell’art. 10, comma 1 del D.Lgs. n. 39/1993 e successive

modificazioni e integrazioni, il ruolo di responsabilità dei sistemi

informativi automatizzati è conferito a personale di qualifica dirigenziale.

Sezione Il ruolo di responsabilità di questa unità organizzativa è conferito di

norma a personale di categoria EP, nel rispetto della regolazione vigente.

Ripartizione Il ruolo di responsabilità di questa unità organizzativa è conferito di

norma a personale di categoria D, nel rispetto della regolazione vigente.

Uffici di staff Il ruolo di responsabilità di questa unità organizzativa, in considerazione

del grado di autonomia e di responsabilità richiesto, è conferito a

personale di categoria EP ovvero D, nel rispetto della regolazione vigente.


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Uffici di Staff



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(*) n.b.

C.L.A. – Centro Linguistico di Ateneo

C.S.P.A. – Centro Coordinamento e Sviluppo Progetti e Apparecchiature

E.U.T. – Edizioni Università di Trieste

S.B.A. – Sistema Bibliotecario di Ateneo

Polo Didattico e Culturale di Gorizia

Polo Didattico e Culturale di Pordenone

DDIIDDAATTTTIICCAA

Centri Servizi di Facoltà,

Laboratori, ecc. Segreterie di Dipartimento,

Laboratori, ecc.

RRIICCEERRCCAA

OOrrggaannii ddii

ggoovveerrnnoo

ddeellll’’AAtteenneeoo

Servizi amministrativi, tecnici e uffici di

staff


Centri di spesa

autonomi (*)


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Servizi amministrativi e tecnici dell’Amministrazione centrale

Direzione

amministrativa

Area funzionale

Affari istituzionali

Area funzionale

Risorse umane e

organizzazione

Area funzionale

Gest. economico-

finanziaria

Area funzionale

Servizi edilizi e

tecnici

Area funzionale

Servizi informatici

Uffici di staff


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Uffici di staff dell’Amministrazione Centrale

Direzione amministrativa

Affari generali e documentali

Legale e del contenzioso

Comunicazione e

organizzazione eventi

Programmazione e controllo

di gestione

Segreterie di Rettorato e


Ufficio studi per la valutazione

Ufficio stampa

Organi accademici

e collegiali

Prevenzione e protezione


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Uffici di staff dell’Amministrazione Centrale

Organi di governo, controllo e valutazione

(relazioni funzionali)

Affari generali e documentali

Legale e del contenzioso

Comunicazione e organizzazione

eventi

Programmazione e controllo

di gestione

Segreterie di Rettorato e


Ufficio studi per la valutazione

Ufficio stampa

Organi accademici

e collegiali

Prevenzione e protezione


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Servizi amministrativi e tecnici dell’Amministrazione centrale (post)

Area funz.le

Affari

istituzionali

Area funz.le

Risorse umane e

organizzazione

Area funz.le

Servizi edilizi

e tecnici

Area funz.le

Gestione economico-

finanziaria

Area funz.le

Servizi

informatici

Uffici di Staff

Direzione

amm.va


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Servizi amministrativi e tecnici dell’Amministrazione centrale (ante)

Sez. C.d.Gest.

e P.S.F. Sez. OO. AA.

Sez. Didattica

Sez. Ricerca e

Rapp. Impr.

Sez. Relaz.

intern.

Sez. Com.

istituz.

Sez. AA. gen.

e docum.li.

Sez. Pers.

Docente Sez. Pers.

T.A.

Sez. AA.

Finanziari

Sez. AA. Gen.

del Personale

Sez. Servizi

generali

Sez. Stip. e

Fiscalità

Sez. AA.

Patrim.li

Sez. Economato

Div. AA.

Tecn. e Edil.

Direzione

amm.va


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Le fasi del percorso di riorganizzazione funzionale 2007 fase attività tempistica

Prima fase

Uffici di staff dell’Amministrazione centrale(*)

• analisi e revisione dell’organigramma e funzionigramma

• ridefinizione delle unità organizzative

• definizione e assegnazione degli obiettivi 2007

• valutazione del fabbisogno di personale, alla luce degli interventi organizzativi realizzati

• pianificazione delle attività formative di supporto agli interventi organizzativi realizzati

marzo/aprile

(*) n.b.

- condivisione con il Rettore e il suo Staff;

- informazione alle OO.SS. e RSU, in data 6 febbraio e 8 marzo 2007;

- presentazione ai Capi Sezione e ai Capi Ripartizione, in data 26 marzo 2007;

- presentazione in seduta congiunta, S.A e C.d’A. 28, marzo 2007;

- approvazione del C.d’A. del Documento di riorganizzazione funzionale, in data 28 marzo 2007;

- presentazione alle OO.SS. e RSU, in presenza del Rettore, in data 2 aprile 2007;

- presentazione al CSS, in data 17 aprile 2007.

Pesatura delle posizioni organizzative e delle funzioni specialistiche, anche finalizzata a una nuova quantificazione delle indennità

(sono stati costituiti due tavoli tecnici istruttori con personale di catt. EP e D con incarico)

aprile/maggio

Seconda fase

Aree funzionali (Sezioni-Ripartizioni)




• definizione e assegnazione degli obiettivi 2007 ai responsabili

• valutazione del fabbisogno di personale alla luce degli

interventi organizzativi realizzati

• pianificazione delle attività formative di supporto agli interventi organizzativi realizzati

aprile/maggio


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fase attività tempistica

Terza fase

Strutture di servizio di Facoltà, Dipartimenti e Centri



• definizione e assegnazione degli obiettivi 2007 ai

responsabili

• valutazione del fabbisogno di personale alla luce degli

interventi organizzativi realizzati

• pianificazione delle attività formative di supporto agli interventi organizzativi realizzati (sono stati costituiti due tavoli tecnici istruttori con i

Segretari amministrativi di Dipartimento e il personale di

cat. D, di recente assegnato ai Centri servizi di Facoltà)

giugno

Quarta fase

Sistema di valutazione dei risultati e delle prestazioni

(sperimentazione)

• correlato a obiettivi assegnati ai responsabili delle unità

organizzative definite

• autovalutazione delle conoscenze e delle capacità ai

responsabili delle unità organizzative definite

• (si ipotizza la somministrazione di un questionario in

autovalutazione, ai fini dell’individuazione mirata di

fabbisogni formativi)

settembre


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Le tappe “storiche” del percorso di riorganizzazione

organo deliberante

data oggetto

C.d’A. 27/11/1992

Ristrutturazione degli Uffici amministrativi del Rettorato: - costituzione n. 2 Divisioni (Affari Generali ed Affari Economici), n. 7 Sezioni (partizioni di

secondo livello) e n. 18 Ripartizioni (contenitori di terzo livello)

C.d’A. 02/04/1996 09/12/1996

Strutturazione Uffici del Rettorato - taratura 1996: - riassetto funzioni dirigenziali. con l'istituzione di una terza Divisione (Affari Istituzionali);

- passaggio alla Sezione Affari patrimoniali e servizi delle competenze di natura amministrativa

afferenti alla Ripartizione Tecnica e adeguamento in Sezione della Ripartizione Tecnica;

- collocazione in posizione di staff, rispetto al Direttore amministrativo, delle Ripartizioni Organi

Accademici e Sistema informativo

C.d’A. 18/12/1996 Incremento posti di dirigente in organico (da 3 a 5)

C.d’A. 18/12/1996 Strutturazione Uffici del Rettorato - taratura 1996 - 2: - suddivisione della Sezione Affari del personale in n. 3 Sezioni, articolate a loro volta in n. 2

Ripartizioni

C.d’A. 25/05/1999

Parziale riassetto organizzativo strutture di servizio Amministrazione centrale: - istituzione Sezione Economato

- aggregazione Sezione Ricerca e Relazioni Esterne ed Internazionali

- istituzione Ufficio di Staff del Nucleo di Valutazione

C.d’A. 30/11/1999 Riassetto Sezione Affari generali: - suddivisione in n. 2 Ripartizioni


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organo deliberante

data oggetto

C.d’A. 20/12/2000 Riassetto strutture amministrative: - istituite la Sezione Organi Accademici, Ricerca, Fondo Sociale Europeo e la Sezione Relazioni

Esterne ed Internazionali nell'ambito della Divisione Affari Istituzionali

C.d’A. 30/09/2003 Riorganizzazione CSIA: - articolazione in n. 4 Settori

C.d’A. 24/01/2004

Costituzione nuova Divisione nell'ambito dell'Amministrazione: - costituzione della Divisione per gli Affari tecnici ed edilizi, alla quale afferiscono SPP, Sezione

Tecnica e Ripartizione Realizzazioni Edilizie (già afferente alla Divisione Affari Economici)

Decreto del Dir.

amm.vo 30/06/2004

Istituzione dell'Ufficio di staff del Direttore amministrativo per gli affari del personale nell'ambito della Divisione Affari generali e del personale

C.d’A. 27/07/2005

Riorganizzazione dell'Amministrazione centrale: - approvazione delle linee guida

- costituiti, a supporto della Direzione amministrativa, l'Ufficio di Direzione e lo staff dei Segretari

di dipartimento

- costituita la Sezione Comunicazione istituzionale e la Sezione Ricerca e rapporti con le imprese

- riorganizzata la Sezione Organi accademici

C.d’A. 19/12/2005

Riorganizzazione dell'amministrazione centrale: - parziali modifiche alle linee guida

- costituite la Sezione Controllo di gestione e progetti speciali di formazione e la Sezione Relazioni

internazionali


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organo deliberante

data oggetto

C.d’A. 29/03/2006

Riorganizzazione dell'amministrazione centrale: - parziali modifiche alle linee guida

- riorganizzata la Divisione Affari tecnici ed edilizi

- costituita la Ripartizione Risorse edilizie nell'ambito della Sezione Economato

- a supporto della Divisione Affari generali e del personale, costituito il Servizio di Gestione del

contenzioso del personale


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