Trucchi Word 2013

8/18/2019 Trucchi Word 2013

1/18

ESPERTI DI

IN 20 MOSSE >110

COME FARE > Software

110

Di Maurizio Bergami e Dario Orlandi

WORD


2/18


> 111

La potenza di Wordviene sfruttatasolo in minima parte.Nelle prossime pagine vi presenteremoalcune funzioni che vi permetterannodi lavorare meglio e più speditamente.


3/18

1

INIZIARE SUBITO

A LAVORARE

In passato Word apriva subito un docu-mento vuoto quando veniva lanciato.Con la versione 2013 le cose sono cam- biate: all’avvio il programma apre lacosiddetta Schermata Start, dove si tro-va un’ampia galleria di modelli espan-dibile con le collezioni che Microsoft

Secondo i dati di Microsoft, Office ha oltre 1,2 miliardi di

utenti: al mondo più di una persona su sette – neonati com-

presi! – usa questa suite di produttività. Dei tanti programmi

di Office non c’è dubbio su quale sia il più utilizzato: Word,

l’elaboratore di testi. Si tratta di un software incredibilmente

sofisticato, la cui potenza viene sfruttata però solo in minima

parte. Certo, alcune delle sue funzioni più specializzate sono utili soltanto in casi molto

particolari, ma Word possiede anche tante caratteristiche che permetterebbero di

lavorare meglio e più speditamente in innumerevoli occasioni e sono invece scono-

sciute ai più. Nelle pagine che seguono ve ne presenteremo molte: siamo certi che

ne troverete qualcuna che ancora non conoscevate. Per realizzare questo articolo

abbiamo utilizzato Word 2013, ma tutto quello che leggerete è applicabile anche al

recentissimo Word 2016, tranne nel caso che troverete segnalato.

mette a disposizione sul suo sito Web.

Certo, basta un clic sulla miniaturaDocumento vuoto per poter continuarecon un foglio bianco, ma per chi usadi rado i modelli e magari apre Wordparecchie volte al giorno di tratta di unpasso ulteriore che alla lunga diventafastidioso. Per fortuna non è difficileripristinare il comportamento pre-cedente. Basta andare richiamare la

visualizzazione Backstage, facendo clic

sulla scheda File, e selezionare Opzioninella colonna di sinistra in modo daaprire la finestra Opzioni di Word. Nellasezione Generale di questa finestra biso-gna poi togliere il segno di spunta allavoce Mostra la schermata Start all ’avviodell’applicazione.

2PERSONALIZZARE

IL RIBBON

Poche funzioni nella storia di Wordhanno generato reazioni così contra-stanti come il Ribbon (che nella versione

italiana è chiamato Barra multifunzio-ne), ovvero l’elemento fondamentaledell’interfaccia rinnovata che ha fattoil suo esordio con Office 2003. Moltiutenti l’hanno subito apprezzato, matantissimi altri hanno trovato insop-portabile l’idea di dover rinunciare dicolpo a una barra di menu che, puravendo raggiunto una complicazione ailimiti del gestibile (si basava su tre livelligerarchici e comprendeva oltre trentatoolbar e innumerevoli pannelli) ormaiconoscevano alla perfezione. Se l’inter-faccia “classica”, per quanto complessa,

era personalizzabile a piacere, il Ribbonaveva poi una struttura rigidissima.

Questo simbolo indica che la linea di codiceprosegue alla riga successiva

▼

1


>112


4/18

Che piaccia o no, con il Ribbon bisognacomunque imparare convivere, a menodi non voler passare a un altro softwareo di rimanere ancorati a una versionedi Word con oltre 10 anni sulle spalle,quella di Office 2003. La buona notiziaè che Microsoft ha reso il Ribbon piùflessibile nelle edizioni successive diOffice: ora è possibile aggiungere nuoveschede, oltre a quelle predefinite, e po-polarle con i comandi preferiti. Vediamocome si deve procedere.Aprite nella vista Backstage la fine-stra Opzioni di Word, come visto in

precedenza, e selezionate la sezionePersonalizzazione barra multifunzione.Sul lato destro della finestra (figura2a) sono visibili due colonne; la primamostra tutti i comandi di Word. Notateche la lista a discesa Scegli comandi da consente di selezionare un sottoinsie-me dei tantissimi comandi disponibili;particolarmente utile è la voce Comandinon presenti sulla barra multifunzione.La seconda colonna mostra invece lastruttura corrente della barra: qui è pos-sibile decidere quali schede visualizzareagendo sulle caselle di spunta che ne

precedono il nome. Se pensate di volerutilizzare le macro e le altre possibilitàdi programmazione offerte da Word(vedete più avanti la sezione “persona-lizzare Word con Vba”), spuntate subitola casella Sviluppo in modo da renderevisibile la scheda omonima.Il pulsante Nuova scheda, come intu-ibile, permette di aggiungere unascheda al Ribbon: il nome predefinitosarà Nuova scheda (personalizzato), mapotrete modificarlo a piacere facendoclic sul pulsante Rinomina (per elimi-nare la scheda dovrete invece usare il

suo menu contestuale, accessibile co-me sempre con un clic del tasto destro

del mouse) Potrete anche cambiarnela posizione selezionandola e agendosulle due frecce (verso l’alto e versoil basso) a lato dell’elenco. La nuovascheda conterrà il gruppo Nuovo gruppo(personalizzato) , ma potrete aggiungernealtri e rinominarli a piacere. Una voltacreata una scheda, sfruttando il pulsante Aggiungi sarà possibile personalizzar-la inserendovi i comandi preferiti. Perl’esempio visibile in figura 2b abbia-mo creato una scheda Strumenti, nellaquale abbiamo inserito il gruppo Officecon i comandi per il lancio diretto degli

altri programmi della suite Microsoft.La possibilità di personalizzare il Rib- bon è però un’arma a doppio taglio;il rischio è quello di farsi prendere lamano: sposta una scheda oggi, aggiun-gine una domani, ci si può ritrovarecon una barra multifunzione confusa epoco pratica. La soluzione è a portata diclic: tra le opzioni di personalizzazione

è presente anche il pulsante Reimposta,che consente sia di riportare il Ribbonalla stato originale, sia di rimuoveresemplicemente le modifiche apportatea una scheda specifica. E se invece lepersonalizzazioni si rivelassero effi-cienti, con il pulsante Importa/Esporta potrete salvare in un file e applicarle aun’altra installazione di Word.

3 RECUPERARE

I DOCUMENTI PERDUTI

È molto raro che Word si blocchi men-

tre si sta lavorando su un documento,ma non è da escludere che un crash diun altro programma o addirittura diWindows stesso obblighi a riavviareil computer senza aver avuto la possi- bilità di salvare i file aperti. Da tempoquindi Word integra una funzione che,in casi come questi, permette di re-cuperare tutto o quantomeno buona

1 A 2 B

3

> 113


5/18

parte del lavoro svolto dopo l’ultimosalvataggio. Se siete mai incappati inuna situazione del genere, al riavvioWord vi avrà probabilmente mostratonel pannello destro la scritta Recuperato,dandovi la possibilità di ottenere – conun clic su Mostra file recuperati – l’e-lenco dei documenti che erano statimodificati dopo l’ultimo salvataggio.È possibile sia visualizzare il conte-

nuto dei file in questione, sia salvarlisu disco. Word può effettuare questo“miracolo” perché effettua automatica-mente un salvataggio temporaneo deifile aperti: di default l’operazione av-viene ogni 10 minuti, ma questo valorepuò essere modificato ed è una buonaidea ridurlo (noi l’abbiamo portato a2 minuti). È sufficiente andarealla sezione Salvataggio del-la finestra Opzioni di Worde intervenire sulla voceSalva informazioni di sal-vataggio automatico ogni

x minuti. Word fa del suomeglio per prevenire nonsolo i danni derivanti da uneventuale malfunzionamen-to dell’hardware ma anche quellidovuti a un momento di distrazione.Sotto la voce appena citata ne trovereteinfatti un’altra che vi consigliamo dinon disabilitare: Mantieni l’ultima ver-sione salvata automaticamente se si chiudesenza salvare. In questo caso bisognatenere presente che Word non forni-sce alcuna segnalazione particolarequando si riapre un documento chiuso

senza essere stato salvato. Per recupe-rare l’ultimo salvataggio temporaneo

bisogna andare nella vista Backstagee fare clic su Impostazioni: a fianco delpulsante Gestisci versioni sarà presentel’elenco delle precedenti versioni delfile, comprese quella eventualmentechiusa senza salvataggio, e basterà unclic per aprirla. Word permetterà sia diripristinarla (ovvero di utilizzarla comeversione corrente del file) sia di con-frontarla con l’ultima versione salvata.

4IMPOSTARE IL FONT

PREDEFINITO

Se il font predefinito usato da Word,ovvero Calibri (che a partire da Office2007 ha preso il posto del precedenteTimes New Roman), vi fosse venuto

a noia, c’è un modo sempliceper impostare al suo posto

un altro tipo di carattere.Semplice, ma – come ve-dremo – non intuitivo: cisi aspetterebbe di poter

effettuare la scelta nelleopzioni di Word, ma nonè così. Ecco la procedura da

seguire. Aprite un documentodi Word, selezionate una porzione

di testo qualunque (basta una parola),aprite il menu contestuale con un clicdel tasto destro del mouse e scegliete lavoce Carattere (oppure, per fare prima,selezionate il testo e sfruttate la scor-ciatoia da tastiera Ctrl- d). Si aprirà lafinestra di dialogo Font: selezionate alsuo interno il font che volete utilizza-re al posto di Calibri, modificandone

se opportuno la dimensione. A que-sto punto premete il pulsante Imposta

come predefinito. La finestra successiva vichiederà se volete impostare il caratterescelto solo per il documento correnteoppure per tutti i documenti basati sulmodello Normal (cioè quello utilizzatoquando si crea un documento vuoto). Altermine, premete OK. La modifica varràsolo per i documenti creati in futuro:quelli già creati non saranno aggiornatial momento dell’eventuale riapertura.

5IMPOSTARE

LE FORMATTAZIONI

DI PARAGRAFO PREDEFINITE

In Word è possibile modificare non soloil carattere predefinito, come abbiamoappena visto, ma anche la formattazionedi paragrafo predefinita. La procedura,tanto per cambiare, è semplice ma nonproprio intuitiva: non vi aspettate ditrovare le relative impostazioni tra leopzioni di Word. Aprite un documen-to di Word, assicuratevi che la scheda

selezionata sia Home e fate clic sullapiccola freccia situata nell’angolo in-feriore destro della sezione Paragrafo. Si aprirà la finestra di dialogo Para-

grafo, che raggruppa tutti le opzionidi formattazione applicabili a questolivello: allineamento del testo, spazia-tura precedente e successiva, posizionidelle tabulazioni e così via. Apportatele modifiche desiderate (la finestrella dianteprima vi permetterà di valutarneimmediatamente l’effetto) e al terminepremete il pulsante Imposta come predefinito; Word vi chiederà se desiderate

che la modifica venga applicata soloal documento corrente oppure a tutti

Salvarespesso

Conviene ridurre a

2 minuti l’intervallotra due salvataggiautomatici

4 5


>114


6/18

i documenti futuri basati sul modelloNormal. Chi usa da molto tempo Wordsi ricorderà che con la versione 2007Microsoft ha aumentato la spaziaturatra un paragrafo e il successivo. Nontutti hanno gradito questa variazione,dato che con i paragrafi in stile Norma-le può provocare risultati inaspettati,come una spaziatura eccessiva dellerighe di un elenco (ci sono vari modi

per ovviare all’inconveniente, ammessoche possa essere definito così, a partiredall’uso delle formattazioni specificheper gli elenchi, ma richiedono unosforzo che, per quanto minimo, puòrisultare fastidioso). Se per caso prefe-riste la vecchia impostazione, potreteripristinarla senza alcuna fatica agendosulla finestra appena vista: vi basteràspuntare la casella Non aggiungere spaziotra paragrafi dello stesso stile.

6 LAVORARE

CON I PDF

Microsoft ci ha messo parecchio tempoa riconoscere l’importanza del forma-to Pdf. All’epoca di Windows Vistaaveva persino provato a proporre unasoluzione alternativa: l’Xps (Xml PaperSpecification), passata quasi totalmentesotto silenzio (il visualizzatore dei filein questo formato è ancora presentein Windows: si chiama XPS Viewer).Per anni è stato quindi necessario ri-correre a soluzioni di terze parti perpoter stampare un Pdf con Word o unaltro programma della suite Office,

ma oggi non è più così. Già con Office2007 Microsoft si era arresa all’evidenza,

rendendo disponibile un add-in per lastampa diretta in Pdf dai programmiprincipali della sua suite. Add-in dicui ha poi integrato le funzioni nelle

versioni successive di Office. Per creareun file Pdf a partire da un documentodi Word si deve accedere alla sezioneEsporta, nella vista Backstage, e premereil pulsante Crea Documento PDF/XPF (per impostazione predefinita l’opzionecrea fortunatamente un file Pdf). Nellafinestra successiva è possibile impostareil nome da assegnare al file e scegliereil livello di ottimizzazione: Standard oDimensioni minime. Nel secondo casoviene applicata una compressione piùspinta alle eventuali immagini presentinel documento. Vi consigliamo di fareattenzione anche alla presenza del pul-sante Opzioni: premendolo si accede auna finestra di dialogo che permettenon solo di restringere a un intervallospecifico le pagine che verranno salvate,ma anche di impostare alcune opzionimolto utili, come l’inserimento automa-tico nel Pdf di segnalibri creati a partireda quelli presenti nel documento Wordo la protezione tramite password delfile generato.È senza dubbio comodo poter creareun Pdf senza dover ricorrere a stru-menti di terze parti, ma Word 2013 e

2016 offrono molto di più: entrambe

le versioni del programma sono ingrado di aprire un Pdf e di convertirloin un documento Word modificabile.La qualità della conversione non puòcompetere con quella di software Ocrcome Omnipage o Fine Reader maspesso è piuttosto buona e, in ognicaso, permette di recuperare e riu-tilizzare i contenuti di un Pdf senzaobbligare a ripetute operazioni di co-pia e incolla dal lettore di Pdf a Word.Operazioni che per giunta non sempredanno il risultato sperato: spesso nellacopia vengono inseriti “a capo” forzatiesattamente dove terminava ciascu-na riga nel documento originale, e laloro rimozione è davvero noiosa: laconversione con Word non presenta

questo problema.

7 CONOSCERE

GLI STILI

Ricorrere agli stili è senza dubbio ilmodo migliore per strutturare e for-mattare un documento, ma sono tan-tissimi gli utenti che non lo fanno: unpo’ per pigrizia, un po’ perché nonconoscono alcune scorciatoie senza lequali usare gli stili può essere scomo-do. Gli stili, com’è noto, sono gruppidi formattazioni sia di carattere sia di

paragrafo (font, colori, effetti speciali,

6

7 A

7 B

7 C


> 115


7/18

spaziatura rientri e chi più ne ha piùne metta) che possono essere applica-te con un solo clic a una porzione ditesto. Word ne mette a disposizione

parecchi (potete vederne alcuni nellasezione Stili della scheda HOME), edè possibile crearne di nuovi. Grazieagli stili è possibile cambiare la for-mattazione di un intero documento,per quanto lungo sia, in pochi secondi:è sufficiente modificare gli stili usatiquando è stato realizzato.A patto, beninteso, di averli effettiva-mente utilizzati: come accennato, moltiscrivono usando unicamente lo stileNormale, senza neppure renderseneconto (è quello assegnato di defaultda Word) e poi formattano a mano le

singole sezioni. Vediamo quindi qual-che trucchetto per sfruttare al megliogli stili. Iniziamo col notare che gli stilipiù usati di solito sono quelli dei titoli(Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3 e via di questopasso), che permettono di strutturaregerarchicamente le varie sezioni di undocumento.Assegnarli è semplicissimo: tipicamentesono in bella vista, a portata di mouse,nella citata sezione Stili della scheda

HOME. Ma quando si sta scrivendo puòessere scomodo distrarre lo sguardodal testo, afferrare il mouse, spostare

il cursore e fare clic. Molto meglio ri-correre a una scorciatoia da tastiera: lecombinazioni Alt-1, Alt-2 e Alt-3 appli-cano, rispettivamente, lo stile Titolo 1,Titolo e Titolo 3. Esiste una scorciatoiapredefinita anche per riapplicare lo stilenormale: Ctrl-Maiusc-n.Non è detto, poi, che le formattazioniscelte da Microsoft per uno stile spe-cifico siano di proprio gradimento. Fa-cendo clic con il tasto destro del mousesul nome di uno stile e scegliendo lavoce Modifica è possibile cambiare neiminimi dettagli le caratteristiche pre-

definite di quello stile (figura 7a), ma èun’operazione che richiede una pausasignificativa del processo di scrittura.Anche in questo caso c’è un’alternativamolto più pratica: basta applicare laformattazione desiderata a una porzio-ne di testo alla quale sia stato applicatostile che si vuole modificare, fare clicdestro del mouse sul nome dello stilein questione e scegliere Aggiorna in base alla selezione (figura 7b). Inquesto caso la modifica rimarrà limi-tata al documento corrente: per usarlain automatico con i documenti creati

in futuro dovrete ricorrere alla citataopzione Modifica e selezionare la voce

Nei nuovi documenti basati sul modello.Usando gli stili alcune operazioni non banali diventano poi facilissime. Adesempio: volete scoprire in un attimoquante sono le sezioni di un docu-mento molto lungo? Ipotizzando cheogni sezione abbia un’intestazione allaquale è stato assegnato lo stile Titolo2, vi basterà modificare formattare laprima intestazione come elenco nume-

rato (usando l’icona che si trova nellasezione Paragrafo della scheda HO-ME) e poi ridefinire lo stile associato:Word automaticamente tutte le altreintestazioni. Eliminando la format-tazione come elenco e ridefinendo lostile potrete eliminare la numerazionecon altrettanta facilità.Un’avvertenza: nella sezione Paragrafodella scheda HOME si vedono solo alcunidegli stili presenti in Word: per averesempre tutti sott’occhio fate clic sullapiccola freccia nell’angolo inferiore destrodella sezione citata (o usate la scorciatoia

Ctrl-Alt-Maiusc-s): si aprirà un pannellolaterale con l’elenco completo degli stilidisponibili (figura 7c). Il primo pulsantealla base di questo pannello permette dicreare uno stile a partire da zero.Per descrivere in modo approfonditostili e le funzioni offerte da Word pergestirli non basterebbe probabilmentequesto intero articolo, ma speriamo chei pochi suggerimenti dati vi spinganoad iniziare a usare gli stili con costanza,se ancora non lo fate. In particolare,usare quelli di Titolo vi permetterannosi sfruttare al meglio l’utilissimo Riqua-

dro di spostamento, che Microsoft haintrodotto con Word 2010.

8 IL RIQUADRODI SPOSTAMENTO

Tra le tante novità introdotte da Micro-soft in Word 2013, una particolarmenteapprezzabile è il Riquadro di sposta-mento (Navigation pane nella versioneinglese). Si tratta di un pannello opzio-nale laterale (figura 8a), che permette ditenere sott’occhio la struttura gerarchica

del documento in corso di redazione,alzare o abbassare di livello le sezionie sottosezioni che lo compongono epersino riordinarle trascinandole con ilmouse. Potrebbe sembrare la descrizio-ne della visualizzazione Struttura pre-sente in Word ormai da molte versioni,ma ci sono differenze importanti. Quellafondamentale è questa: si tratta di unavista totalmente separata da quella suldocumento corrente, che continua adessere mostrato nell’area principale diWord. La visualizzazione Struttura, in-vece, si “impadronisce” del documento:

quando è attiva lo presenta in mododa consentire non solo di verificarnee modificarne la struttura, ma anchedi editarne direttamente il contenuto,che però mostra senza alcuna format-tazione – neppure quella elementarecome il grassetto e il corsivo. Di con-seguenza modificare un documentoin visualizzazione Struttura non è pernulla pratico, e per giunta in questamodalità lo spazio sullo schermo nonviene utilizzato particolarmente bene.Il pannello di spostamento, invece, per-mette di navigare agevolmente anche i

documenti più lunghi (a patto di averassegnato bene gli stili di titolo) e non

8 A


>116


8/18

interferisce sulla normale attività diredazione del testo. Per richiamarlo sipuò selezionarlo nella sezione Visua-lizzazioni della scheda VISUALIZZA,ma è di gran lunga preferibile ricorrerealla scorciatoia Alt-n-a, che agisce dacommutatore e permette sia di attivarlosia di disattivarlo. Il Riquadro di sposta-mento è diviso in tre schede a linguetta:Titoli, Pagine, e Risultati. La prima mo-

stra la struttura del documento in baseagli stili di titolo assegnati: i triangoliniche precedono il nome di una sezionepermettono di espandere o collassarei livelli inferiori. Con l’aiuto del menucontestuale, richiamabile con un clic de-stro, è possibile espandere o collassaretutta la struttura (o un suo ramo) conun clic, alzare o abbassare di livello untitolo, aggiungere nuovi titoli e persino

lanciare la stampa immediata di un ti-tolo e dei suoi sottotitoli. Trascinandocon il mouse il titolo di una sezione, èpoi possibile spostarla in un altro puntodel documento (naturalmente verrannospostati anche i relativi sottotitoli).La seconda scheda del Riquadro di spo-stamento mostra le miniature delle pa-gine (figura 8b); allargando la colonnadel riquadro è possibile visualizzarne

due o più per riga. Le miniature sonomolto utili ad esempio per fare un con-trollo finale del documento alla ricercadi problemi come righe isolate, paginevuote e problemi analoghi. La terzascheda,Risultati, mostra invece i risul-tati delle ricerche condotte all’internodel documento sfruttando la caselladi testo presente in testa al Riquadrodi spostamento. Le ricorrenze della

stringa di testo specificata vengonoevidenziate in colore giallo all’internodel documento, e nel Riquadro di spo-stamento vengono elencati brevi estratti

dei punti corrispondenti (figura 8d).È un peccato che l’evidenziazione egli estratti scompaiano non appena siapporta una modifica al documento,ma non è necessario ripetere la ricercaper farli ricomparire. Word, infatti, noncancella la stringa di ricerca, e bastacliccare una delle due piccole frecceposte subito sotto alla casella di testoper localizzare il risultato precedente (osuccessivo) e riottenere sia le evidenzia-zioni sia gli estratti dei risultati. Anchele scorciatoie da tastiera Ctrl+PagSu eCtrl+PagGiù permettono di saltare da

un risultato all’altro di una ricerca, main questo caso non ricompaiono né leevidenziazioni né gli estratti. In ultimovi segnaliamo che la freccia verso il

basso presente all’estremità nella caselladi testo citata in precedenza permettedi modificare alcune opzioni; ad esem-pio, permette di attivare la ricerca percaratteri jolly (? e *). Inoltre consente diricercare e identificare i punti del docu-mento in cui sono presenti immagini,tabelle, equazioni, note a più di paginao commenti.

9 UN MODELLOSU MISURA

Tutti i documenti creati con Word sono basati su un modello (in inglese templa-te). Un modello è un documento cam-pione predefinito, che può ospitare nonsolo una serie di formattazioni perso-nalizzate ma anche contenuti fittizi damodificare a piacere. Anche quando si

8 C8 B

9 A 9 B


>118


9/18

inizia a lavorare con una pagina bianca,cliccando la miniatura Documento vuo-to (la prima nella galleria di modelli cheWord 2013 e 2016 mostrano subito dopol’avvio), entrano in gioco i modelli: in

questo caso Word utilizza il suo modellodi base, il template Normal. Le eventualimodifiche effettuate al font o alle for-mattazioni di paragrafo predefinite, adesempio, vengono memorizzate proprioin questo modello.La prima cosa che bisogna sapere suimodelli è che sono sostanzialmente nor-mali documenti di Word, salvati però conun’estensione particolare: .dotx oppure .dotm (quest’ultima è riservata ai modelliche usano macro). Per creare un modellopersonalizzato basta quindi aprire undocumento vuoto, apportarvi tutte le

modifiche desiderate e salvarlo sceglien-do Modello di Word o Modello di Word conattivazione macro (figura 9a) nella lista adiscesa Salva come della finestra di dialo-go per il salvataggio dei file (accertateviche la casella Salva anteprima sia spunta-ta). Noterete che, a prescindere dalla po-sizione eventualmente selezionata, Wordimposterà automaticamente la cartellaDocumenti/Modelli di Office personalizzati come destinazione del file. Vi consiglia-mo di accettarla: in caso contrario Wordnon potrà mostrarvi la miniatura delmodello appena creato nella galleria che

compare alla sua apertura. A proposito:la galleria è divisa in due schede: In primo

piano e Personali. Un modello personaleviene aggiunto alla scheda In primo piano(quella visualizzata per impostazionepredefinita) solo la prima volta che vieneusato; facendo clic sulla puntina ferma-

carta che compare quando si posizioneil cursore del mouse sulla sua miniatura(figura 9b) è possibile fissarlo subito inpermanenza alla scheda principale.Il template Normal (che ha estensio-ne .dotm) è memorizzato nella cartellaC:\Users\\AppData\Ro-aming\Microsoft\Templates. I modellipossono essere aperti come qualunquealtro documento di Word e poi salvatinuovamente come modello, quindi nul-la impedisce di personalizzare a piacereNormal.dotm. Word non consente di sal-varne la copia modificata nella cartella

originale, ma basta effettuare il salva-taggio in un’altra posizione, chiudereWord e poi sostituire la nuova versionea quella vecchia. Per eliminare le perso-nalizzazioni sarà sufficiente cancellareil modello modificato: Word ricreeràautomaticamente il Normal.dotm origi-nale all’avvio successivo.

10 USARE IL DIZIONARIO

PERSONALIZZATO

Gli strumenti di correzione ortogra-fica e grammaticale offerti da Word

sono davvero sofisticati: il confrontocon quelli di altri software analoghi

è impietoso. Per quanto riguarda ilcorrettore ortografico, il dizionario acorredo del programma è molto am-pio, ma naturalmente non può com-prendere tutti i termini – specialmente

quelli specializzati – utilizzati dagliinnumerevoli utenti di Word. E nonsarebbe neppure auspicabile: terminicome Ram, Lan o Cpu, comunissimisu questa rivista, in altri ambiti sareb- bero probabilmente dovuti a un refusoed è bene che il programma li indichicome possibili errori, usando la clas-sica sottolineatura ondulata di colorerosso. Del resto, ampliare il dizionariodi base è facilissimo: basta fare clic coltasto destro del mouse su una parolasegnalata come errore scegliendo poila voce Aggiungi (figura 10a). La voce

situata subito sopra, Ignora tutto, fa sìche il presunto errore venga ignora-to solo nel documento corrente. Nonè rarissimo, vista la vicinanza delledue opzioni, che capiti di fare clic su Aggiungi invece che su Ignora tutto: sel’utente se ne accorge subito può rime-diare al volo con il comando Annulla(Ctrl-z), in caso contrario per annullarela modifica bisogna ricorrere a una pro-cedura più complicata. La prima cosada fare è accedere alla finestra Opzionidi Word, selezionare la sezione Stru-menti di correzione e premere il pulsante

Dizionari personalizzati. Nella finestrache comparirà (figura 10b) bisogna fare

10 A

10 B

10 C


> 119


10/18

clic su CUSTOM.DIC (questo è il nomedel dizionario predefinito di Word: sitratta di un file di testo memorizzatonella cartella C:\Users\Win8_1_test\

AppData\Roaming\Microsoft\UProof. Aquesto punto non rimane che premere ilpulsante Modifica elenco parole; si apriràla finestra di dialogo che non solo per-mette di eliminare singolarmente o in blocco i termini presenti nel dizionariopersonalizzato, ma anche di aggiungerenuove parole. Osservando bene la fine-stra Dizionari personalizzati si può notareche CUSTOM.DIC è presente in unalista chiamata Elenco dizionari. Wordpermette infatti di creare più dizionaripersonalizzati, attivabili in qualunquecombinazione a seconda delle esigenze.

Per creare un dizionario aggiuntivo bisogna premere il pulsante Nuovo eindicare il nome desiderato: il nuovodizionario verrà subito aggiunto all’e-lenco e sarà attivo per tutte le linguegestite da Word; volendo è possibilerestringerne l’uso a una sola linguatramite la lista a discesa Lista dizionario(figura 10c). Un altro pulsante moltoutile è Aggiungi: permette di importareun dizionario preparato in precedenza– un semplice elenco di parole inseri-to in un file di testo al quale bisognaassegnare l’estensione .dic – oppure

prelevato da un’altra installazione diWord. Chi usa Office 365 deve tenerepresente che il dizionario predefinitonon è CUSTOM.DIC ma RoamingCu-

stom.dic: un file diverso la cui posizio-ne purtroppo non viene mostrata nellafinestra Dizionari personalizzati. Loca-lizzarlo però non è difficile: il modo piùsemplice è quello di ricercarne il nomenella cartella AppData (attenzione: èuna cartella nascosta, quindi bisognaattivare in Esplora file la visualizzazio-ne degli elementi nascosti per poterlaraggiungere agevolmente).

11CREARE

UN SOMMARIO

Word permette di creare con grandefacilità il sommario di un documento.Nelle prossime righe vi mostreremola procedura da seguire e vi daremoqualche consiglio per sfruttare al meglioquanto offre il programma.Prima di iniziare, accertatevi di avereassegnato alle varie sezioni e sottosezio-ni del vostro documento gli opportunistili Titolo, perché è proprio in base adessi che Word genererà il sommario.Poi richiamate la scheda REVISIONE,premete il pulsante Sommario e sce-gliete nella lista che si aprirà il tipo di

sommario che preferite. In pochi secon-di Word creerà il sommario e lo inseriràall’inizio del documento (figura 11a)utilizzando i testi dei titoli, e di norma

non permetterà di modificarli: per po-terlo fare dovrete scegliere il sommarioTabella manuale. Il sommario non viene aggiornato au-tomaticamente: per fargli riflettere leeventuali modifiche al testo occorre fa-re clic su un suo punto qualsiasi e poipremere il pulsante Aggiorna Sommario (figura 11b), scegliendo se aggiornaresolo i numeri di pagina oppure l’interosommario. Il pulsante situato a fianco diquello appena citato permette invece diapplicare al sommario un altro stile. Percreare il sommario, Word prende nor-

malmente in considerazione le intesta-zioni di primo, secondo e terzo livello.Per modificare questa impostazionefate clic all’interno del sommario,premete il pulsante Sommario e sce-gliete la voce Sommario personalizzato.Nella finestra di dialogo che si aprirà(figura 11c) potrete scegliere il livel-lo minimo da inserire nel sommarioagendo sulla casella Mostra l ivelli finoa. Esiste anche un modo più rapido:selezionate il sommario e premete lacombinazione di tasti Alt+F9 (tastofunzione 9).

11 A

11 B

11 c

11 D


>120


11/18

Al posto del sommario comparirà uncodice di campo simile a questo:

{TOC \o “1-3” \h \z\u}

Il parametro “1-3” indica l’intervallo de-gli stili che verranno utilizzati per gene-

rare il sommario; modificatelo a piacere(ad esempio in “1-4” o in “1-2”) e premetenuovamente Alt+F9, poi aggiornate l’in-tero sommario come visto poco sopra.Se la formattazione usata da Word pergli stili di sommario non vi piacesse,ecco come modificarla. Vediamo, peresempio, come intervenire sui fontusati per gli stili del vari livelli. Fateclic all’interno del sommario, premeteil pulsante Sommario, scegliete la vo-ce Sommario personalizzato e premeteil pulsante Modifica. Nella finestra didialogo successiva troverete l’elenco

degli stili usati per le voci di sommario(Sommario 1, Sommario 2 e così via).

Selezionate quello che volete ritoccaree premete Modifica: nella finestra suc-cessiva potrete intervenire a piaceresulla sua formattazione (figura 11d).Potrete scegliere se cambiare lo stilesolo nel documento corrente oppurein tutti i nuovi documenti basati sullo

stesso modello, e al momento di salvarele modifiche Word vi proporrà di sosti-tuire gli stili del sommario in modo darenderle subito effettive.

12UN MODULO

COMPILABILE IN WORD

Con l’aiuto dei tool messi a disposizioneda Word è possibile creare moduli chel’utente potrà poi compilare con estremafacilità e senza rischiare di modificareper errore le aree non di sua compe-tenza. Questo grazie alla disponibilità

di campi specializzati come caselle ditesto, selettori di data, liste a discesa

con voci predefinite, caselle di spunta ealtro ancora. Vediamo come realizzareun modello contenente un modulo diquesto tipo. Per prima cosa è necessa-rio attivare la scheda SVILUPPO, cheper impostazione predefinita non vienevisualizzata (vedete la sezione Personaliz-

zare il Ribbon di questo articolo). Poi biso-gna naturalmente realizzare lo scheletrodel modulo, inserendo le etichette ditesto necessarie. Immaginiamo di volercreare un modulo da usare per i pro-dotti recensiti dal laboratorio softwaredi PC Professionale. Il modulo conterrài seguenti campi compilabili: nome del prodotto, nome del produttore, data di ar-rivo, nome del recensore, restituito (figura12a). La data verrà inserita tramite unclassico controllo a calendario e il nomedel recensore tramite una lista a discesaprecompilata; per indicare l’avvenuta

restituzione verrà utilizzata una caselladi controllo, spuntabile con un clic.

12 A

12 C

12 B

12 D


>122


12/18

Andate alla scheda SVILUPPO; nellasezione Controlli attivate la modalitàProgettazione facendo clic sull’iconasituata nell’angolo superiore destro.

Posizionate il cursore dopo la scrittaNome prodotto, premete il tasto Tab (permigliorare la leggibilità del modulo) e,sempre nella sezione Controlli, fate clicsull’icona Controllo contenuto testo nor-male: nel documento comparirà subitoun campo compilabile ben visibile,contenente il testo segnaposto Fareclic qui per immettere testo. Personaliz-zate il segnaposto modificandolo adesempio in Fare clic qui per inserire ilnome del prodotto. Inserite un controlloidentico alla riga successiva, mentrealla riga sottostante dovrete usare il

Controllo contenuto Selezione data. È lavolta della riga con il nome del re-censore: qui dovrete usare il Controllocontenuto casella di riepilogo a discesa,mentre all’ultima riga il controllo saràControllo di contenuto di tipo casella dicontrollo (figura 12b).Il passo successivo è la personalizzazio-ne del controllo per l’inserimento delnome del recensore. Selezionate questocontrollo facendo clic al suo interno conil mouse, poi cliccate l’icona Proprietàcontrollo contenuto nella sezione Controllidella scheda SVILUPPO (è quella centra-

le del gruppo di tre icone situate sul latodestro della sezione). Nella finestra checomparirà potrete definire le proprietàdell’elenco a discesa, in particolare levoci che dovrà contenere (figura 12c).Anche gli altri controlli hanno proprie-tà che possono essere modificate; adesempio il selettore di data permettedi scegliere tra vari formati di visua-lizzazione (quello predefinito èdd/MM/ yyyy). Al termine potete proteggere le

aree non compilabili: selezionate l’inte-ro contenuto del modulo (ad esempiocon la scorciatoia da tastiera Ctrl+A),poi premete il pulsante Proteggi nella

scheda SVILUPPO, spuntate la casellaConsenti solo questo tipo di modifiche..,selezionate Compilazione moduli nellalista a discesa e fate clic su Sì, applica protezione (figura 12d) .Word vi chie-derà di impostare una password percrittografare il documento, ma non èobbligatorio farlo. A questo punto nonvi rimane che salvare il file sotto formadi modello (vedete la sezioneUn modellosu misura) che verrà salvato assieme aglialtri modelli personali e sarà a vostradisposizione quando ne avrete bisogno.

13ATTENZIONEAI METADATI

Vi è mai capitato di ricevere un file diWord nel quale erano ancora presentile revisioni registrate in fase di edi-ting? Quando si divulga la versionedefinitiva di un documento, scordarsidi eliminare le revisioni e i commentiapportati in corso d’opera può dareorigine a situazioni imbarazzanti o,peggio, causare la divulgazione di datiriservati. Purtroppo succede piuttostospesso, perché al momento della ve-

rifica finale di un documento è facilecedere alla tentazione di disabilitare lavisualizzazione di revisioni e commen-ti, dato che affaticherebbero la lettura,ed è ancora più facile dimenticarsi poidella loro presenza.Word può segnalare il tentativo di sal-vare o stampare o salvare un messaggiocontenente revisioni o commenti; pur-troppo si tratta di un’opzione inattivaper impostazione predefinita, e per

giunta è molto ben nascosta nelle pieghedel programma. Ecco come attivarla.Richiamate la finestra Opzioni di Word (con un clic su Opzioni nel Backstage),

Centro protezione, premete il pulsanteImpostazioni Centro protezione e per finirevisitate la sezione Opzioni della privacy. Qui non dovrete fare altro che spuntarela casella Avvisa prima di stampare, salvareo inviare un file contenente revisioni o com-menti (figura 13a). Da questo momentoin poi Word vi avviserà sempre quandotenterete di effettuare un’operazionedel genere, e vi darà la possibilità diproseguire o meno.Revisioni e commenti non sono l’unicopericolo per la privacy: i documentidi Word sono infatti corredati di una

quantità di metadati che possono espor-re informazioni che invece si potrebbevoler mantenere riservate, a partire dalnome dell’autore (per impostazionepredefinita è lo stesso dell’account diWindows) e di chi ha effettuato l’ultimarevisione. Word poi tiene traccia di mol-ti altri dati: potete vederne rapidamentealcuni nella sezione Informazioni delBackstage; per un una verifica più accu-rata è disponibile, nella stessa sezione,il tool Controlla documento, che una vol-ta terminato il suo esame permette dieliminare i dati personali e le proprietà

nascoste eventualmente riscontrati nelfile (figura 13b). Potete anche prevenireil problema dicendo semplicemente aWord di non registrare i metadati as-sieme al documento corrente: tornatealla sezione Opzioni della Privacy nelCentro protezione e spuntate la casellaRimuovi le impostazioni personali dalle

proprietà del file al momento del salva-taggio. Se la casella fosse disabilitata,effettuate il controllo del documento

13 A 13 B


> 123


13/18

usando il pulsante posto subito sotto

e rimuovete i dati personali rilevati: aquesto punto la casella sarà finalmenteselezionabile. Tenete presente che, adifferenza di quella vista in precedenza,questa opzione non è globale ma valesolo per il documento corrente.

14RISPARMIARE TEMPO

CON LE SCORCIATOIE

Volete migliorare drasticamente la vo-stra produttività quando usate Word?Facilissimo: memorizzate le scorcia-toie da tastiera per le operazioni che

eseguite più spesso. Potete trovarel’elenco completo delle scorciatoie diWord ricercando “tasti di scelta rapida”nella guida in linea del programma; puòessere una buona idea stamparlo e poiesaminarlo con calma, evidenziandotutte le scorciatoie che vi sembrano piùpratiche. Permetteteci però di segnalar-vi subito una scorciatoia che tantissimiignorano e che può risultare utile inun numero innumerevole di occasioni:Ctrl+y, a cui corrisponde il comandoRipeti.Come suggerisce il nome, questascorciatoia non fa altro che applicare di

nuovo l’ultimo comando impartito, ed

è in sostanza il contrario di Annulla (lacui scorciatoia, che invece quasi tutticonoscono, è Ctrl+z). Le scorciatoie diWord sono tante: la stampa in Pdf delloro elenco genera un documento dioltre 20 pagine. Se vi sembrano troppe,nella pagina a fianco trovate un riqua-dro con una piccola selezione di quellea nostro avviso più utili.Un’avvertenza: alcune, scorciatoie, disolito quelle per l’inserimento di carat-teri speciali, purtroppo prevedono l’usodel tastierino numerico, di cui molticomputer portatili non dispongono. Ad

esempio, le scorciatoie per l’inserimentodel trattino medio e di quello lungo so-no rispettivamente Ctrl+- (tastierino) eCtrl+Alt+-(tastierino). Se non disponetedel tastierino potete però modificarle; laprocedura è molto semplice, vediamocome svolgerla. Nella scheda INSERI-SCI fate clic su Simboli, poi su Simboloe infine su Altri simboli. Si aprirà unafinestra composta da due schede: fa-te clic su quella denominata Caratterispeciali. Qui troverete l’elenco dei ca-ratteri speciali riconosciuti da Worde delle relative scorciatoie da tastiera

(non tutti ne hanno una). Selezionateil carattere che vi interessa e premeteTasti di scelta rapida: nella finestra checomparirà potrete definire una nuova

scorciatoia digitandola nella casella ditesto Nuova combinazione. Word vi av-viserà nel caso in cui la combinazionescelta fosse già in uso.

15INSERIRE CARATTERI

SPECIALI

Ci sono tanti simboli e caratteri che nonsono direttamente inseribili tramite latastiera del computer. Pensate ad esem-pio a quello di copyright (©) oppureai numerosi caratteri che non fannoparte dell’alfabeto italiano e quindi

non sono presenti sulle tastiere nellanostra lingua: la ñ spagnola, oppurela ö e la ß tedesche, ad esempio. Sonocaratteri che non servono spesso, ma avolte non se ne può fare a meno. Worddà una grossa mano nell’inserimentodei simboli: come abbiamo visto pocosopra, nella scheda INSERISCI è presen-te un pulsante apposito, che permettedi scegliere rapidamente con il mouse20 simboli molto comuni (figura 15a).Facendo un’ulteriore clic sulla voce Altrisimboli si raggiunge poi una finestra didialogo con la quale si possono inserire

nel documento tutti i simboli e carat-teri gestiti dal computer. In alcuni casinon serve neppure fare questa fatica:spesso basta affidarsi alla funzione diautocorrezione, che trasforma auto-maticamente la versione “simulata”di un simbolo (quella alla quale si fa-rebbe probabilmente ricorso se invecedi un computer si stesse usando unamacchina per scrivere). Basta quindidigitare (c) o (r) per veder comparireal loro posto i simboli © e ®. La listadelle sostituzioni automatiche effet-tuate da Word (figura 15b) può essere

14

15 A 15 B 15 C


>124


14/18

personalizzata a piacere. Si trova nelleOpzioni di Word: per accedervi andatealla sezione Strumenti di correzionee fateclic su Opzioni di correzione automatica.

Nella zona Sostituisci testo durante la digitazione potrete utilizzare le due caselleSostituisci e Con per indicare, rispetti-vamente, una sequenza di caratteri e ilsimbolo con cui desiderate che Word lasostituisca automaticamente. Purtrop-po da questa finestra non è possibileaccedere direttamente alle funzioni diinserimento dei simboli, quindi primadi richiamarla vi converrà copiare negliAppunti il simbolo che vi interessa,inmodo da poterlo poi inserire facilmentenella casella Con:. Word agevola anchel’inserimento di molti caratteri accentati

che non fanno parte dell’alfabeto italia-no: basta digitare un apposito simbolo,facile da ricordare, prima del carattereche si vuole accentare. I simboli sono(’) per l’accento acuto, (^) per l’accentocirconflesso, (:) per l’umlaut, e (~) perla tilde. Quindi, per inserire “á” basteràdigitare Ctrl+’ -prima della “a”, e perinserire “ü” la sequenza da premetteresarà Ctrl+:. Purtroppo la tilde non èaccessibile direttamente con la tastieraitaliana; chi ha un tastierino numericopuò ottenerla con la sequenza Alt+0126,ma per chi non ne dispone c’è poco da

fare. Considerato poi che il problemacon gli alfabeti stranieri non riguardasolo gli accenti (pensate ai caratteri ¿e ¡ dello spagnolo) e che una funzionedel genere farebbe molto comodo an-che in altri programmi (ad esempio unsoftware di messaggistica istantanea oun client di posta elettronica), il nostroconsiglio è di affidarsi a un software adhoc, utilizzabile a prescindere da Word.Ve ne proponiamo due, entrambi gratu-iti. Il primo si chiama HoldKey (www.holdkey.eu), e il metodo di inserimentoche sfrutta è molto simile a quello del-

le tastiere dei telefoni cellulari. Bastatenere premuto il carattere più similea quello che si vuole digitare (la “s”per la “ß”, ad esempio, o la “a” per la“ä”) per veder comparire accanto alpunto di digitazione una serie di alter-native numerate: per selezionare quelladesiderata sarà sufficiente premere ilnumero corrispondente (figura 15c).L’altro programma si chiamaWinCom-pose (https://github.com/SamHocevar/ wincompose); a differenza di HoldKeyè open source e sfrutta un metodo diinserimento simile a quello adottato da

Word (entrambi sono peraltro ispiratialla funzione Compose di Unix e Linux).

16COPIE E SPOSTAMENTIPIÙ RAPIDI CON F2È molto probabile che conosciate lecombinazioni di tasti Ctrl+c, Cltr+x eCtrl+v: servono rispettivamente percopiare, tagliare e incollare la porzionedel documento selezionata. Forse perònon sapete che esiste un modo forsepiù pratico per copiare o spostare deltesto da un punto a un altro di un do-cumento: il tasto funzione F2. Vediamocome usarlo.

Selezionate la porzione di testo chevolete spostare e premete F2; nell’an-golo inferiore sinistro della finestradi Word comparirà subito la scrittaSpostarsi (figura 16). Posizionate orail cursore nel punto di destinazione epremete Invio: il gioco è fatto. Per effet-tuare una copia invece di uno sposta-mento premete Shift+F2: il messaggio

diventerà Copiare in ma la modalitàoperativa rimarrà identica. Prima dipoter copiare o spostare una parte diun documento bisogna naturalmen-te selezionarla. Vi ricordiamo quindialcune utili scorciatoie di selezioneofferte da Word. Per selezionare unaparola basta cliccarla due volte con ilmouse, mentre con tre clic si ottiene laselezione dell’intero paragrafo di cui faparte. Per selezionare una riga bisognaposizionare il cursore del mouse sulsuo lato sinistro (il cursore assumerà laforma di una freccia) e fare clic. Man-

tenendo premuto il tasto del mouse espostando il cursore si potranno sele-zionare più righe in un colpo solo. Chipreferisce usare la tastiera può sfruttarele frecce del cursore: quando si tienepremuto il tasto Maiusc si trasformanoinfatti in uno strumento di selezione.In alternativa si può premere il tastofunzione F8 per passare in modalità

16

Ctrl+y ripete l’ultimo comando eseguitoAlt+1,2 o 3 applica lo stile Titolo 1, 2 o 3Ctrl+Spazio elimina dal testo selezionato la formatttazione assegnata a manoCtrl+Maiusc-n applica al paragrafo lo stile NormaleMaiusc+F3 formatta ciclicamente il testo selezionato (minuscolo, iniziali

maiuscole, tutto maiuscolo)Maiusc+Alt+d/t inserisce la data/l’ora correnteCtrl+Invio inserisce un’interruzione di paginaMaiusc+Invio inserisce un’interruzione di rigaCtrl+Alt+f aggiunge una nota a fondo paginaCtrl+Maiusc+f richiama la funzione di ricercaCtrl+Maiusc+s richiama la funzione di ricerca e sostituzioneCtrl+PagSu/PagGiù Trova il risultato precedente/successivo di una ricercaAlt-n-a visualizza o nasconde il riquadro di spostamento

Alt-n-g visualizza o nasconde il righelloCtrl+( visualizza o nasconde i simboli di formattazione

15 UTILI SCORCIATOIE DA TASTIERA


> 125


15/18

“estendi selezione” (per uscirne bastapremere Esc o impartire un comandodi Copia o Taglia). F8 funziona anchecome strumento autonomo di selezio-ne: premuto in sequenza due, tre oquattro volte seleziona rispettivamentela parola, la frase o il paragrafo dove èsituato il cursore. Premuto cinque volteseleziona invece l’intero documento.

17RICERCHE CON GOOGLE

INVECE CHE CON BING

I browser permettono ormai da moltianni di lanciare una ricerca basata sullala parola o sulla porzione di testo sele-zionata senza dover ricorrere al copiae incolla ma usando semplicemente il

menu contestuale. Anche Word 2013offre una funzione del genere: nel suomenu contestuale, richiamabile con unclic destro del mouse oppure con lascorciatoia da tastiera Maiusc+F10 (senon funzionasse, probabilmente è stataassegnata a qualche altro programma),si trova infatti la voce Cerca con Bing,che permette di ricercare sul searchengine di Microsoft, tramite il browserWeb predefinito, il testo selezionato.Non c’è dubbio su quale sia il mo-tore di ricerca più popolare, e non ècerto Bing. Ma, come prevedibile, è

inutile cercare nelle opzioni di Wordla possibilità di utilizzare Google (o unaltro motore) al posto di quello targatoMicrosoft.Con un piccolo intervento nel Registrodi Windows è tuttavia possibile sostitu-ire Google a Bing anche per le ricerchelanciate dall’interno di Word. Ecco co-me effettuarlo. Per prima cosa avviateil programma Editor del Registro disistema (regedit.exe) e salvate una co-pia di sicurezza del Registro facendoclic sul menu File e scegliendo la voceEsporta: il Registro è un componente

critico di Windows e modifiche erratepotrebbero pregiudicare la stabilità delsistema operativo, quindi è una buonaidea avere a disposizione un backupda ripristinare in caso di problemi.Andate poi alla chiave HKEY_CUR-RENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\General . Qui do-vrete creare, nell’area di destra, duenuovi voci di tipo stringa, SearchProvi-derName e SearchProviderURI,alle qualiassegnerete rispettivamente i valoriGoogle e http://www.google.it/search?q=.Vediamo come creare la prima; la

procedura per creare la seconda è deltutto analoga. Una volta selezionata la

18

17 A

17 B


>126


16/18

chiave sopra citata (potete verificarenella barra di stato dell’editor di essereeffettivamente posizionati sulla chiavegiusta) fate clic con il tasto destro su

un punto vuoto del pannello destro eselezionate Nuovo/Valore stringa (fi-gura 17a), poi digitate SerchProviderName. Per assegnare alla voce il valoreopportuno cliccatela con il tasto destrodel mouse, selezionate Modifica e poidigitate la stringa di testo sopra indi-cata (figura 18b).A questo punto chiudete Word e ri-avviatelo, caricate un documentoqualsiasi e fate clic con il tasto destrosu una parola: nel menu contestualetroverete la voce Cerca con Google. In

caso contrario (o se la ricerca non ve-nisse avviata correttamente) verificatecon cura le due voci appena create e irelativi valori: quasi certamente avrete

commesso qualche errore di digitazio-ne. Purtroppo questo “trucco” non fun-ziona con Word 2016, che utilizza unsistema interno di ricerca più evolutoma anche strettamente legato a Bing.

18DUE VISTE SULLOSTESSO DOCUMENTOCon Word è molto facile visualizzareo elaborare contemporaneamente duepunti diversi dello stesso documento.Basta andare alla scheda VISUALIZZA

e fare clic sul pulsante Dividi. L’inter-faccia del programma verrà divisa indue zone orizzontali, il cui contenutopotrà essere fatto scorrere in modo in-

dipendente. Il punto di separazionedi queste due aree può essere sposta-to a piacere con il mouse, in alto o in basso, Per tornare alla vista normale bisogna fare di nuovo clic sul pulsantecitato, che nel frattempo avrà cambiatonome in Rimuovi, oppure trascinare ilpunto di separazione fino alla Barramultifunzione.Chi preferisce lavorare con finestreaffiancate può premere, nella stessascheda, il pulsante Nuova finestra: Wordaprirà subito una seconda copia dellostesso documento, e le due finestre po-

tranno essere ingrandite e affiancate, inmodo che occupino l’intero schermo,premendo il pulsante Affianca. In questocaso, per impostazione predefinita ilcontenuto delle due finestre risulteràsincronizzato, quindi scorrendo il con-tenuto di una delle due si otterrà unoscorrimento analogo anche nell’altra,ma basta cliccare il pulsanteScorrimentosincrono, posto subito sotto ad Affian-ca, per disabilitare questa funzionalità.Se state lavorando su un documentoparticolarmente complesso (e il vostromonitor ha risoluzione e dimensioni

adeguate) nulla vi impedisce poi di ri-correre nuovamente al pulsante Nuova finestra per aprire altre copie in finestreseparate. Il pulsante Affianca agisceperò solo su due copie alla volta: se ilnumero di copie aperte fosse superiore,sarà possibile scegliere in una finestradi dialogo la copia che verrà accostataa quella in cui è stato premuto Affianca.

19LAVORARE CON LETABELLEAvete mai ricevuto un documento di

Word contenente una tabella realizzatacon semplici tabulazioni invece che congli strumenti appositi offerti dal pro-gramma? Probabilmente sì, e se avetedovuto apportarvi modifiche sostanzialialtrettanto probabilmente vi saranno co-state una notevole fatica. A meno che nonabbiate usato preliminarmente la fun-zione – che non tutti conoscono – per laconversione da testo in tabella. Vediamocome sfruttarla. La prima cosa da notareè che per identificare le varie colonne ericreare una tabella vera e propria Wordsfrutterà i caratteri di separazione delle

righe e delle colonne (tipicamente le tabulazioni e simboli di paragrafo), quindi

19 A

19 B

19 C


> 127


17/18

se non sono visibili è opportuno visualiz-zarli premendo il pulsante Mostra tuttooppure sfruttando la scorciatoia Ctrl+(,ovvero Ctrl e parentesi aperta. A questo

punto, verificate che tra una colonna el’altra della tabella simulata sia presenteun solo carattere di separazione: se l’au-tore ha usato le posizioni di tabulazionepredefinite potrebbe non essere così. Senecessario cancellate quindi i caratteri ineccesso, selezionate con il mouse il testodella tabella, poi nella scheda INSERISCI premete il pulsante Tabella e scegliete lavoce Converti il testo in tabella (figura 19a).Comparirà una finestra in cui potreteaccertarvi che Word abbia riconosciutocorrettamente il numero di righe o dicolonne; in caso contrario verificate di

aver effettivamente eliminato tutti i ca-ratteri di separazione in eccesso. Premeteinfine il pulsante OK per completare l’o-perazione. A volte può essere utile anchel’operazione inversa, ovvero convertireuna tabella di Word in testo separato databulazioni (o un altro tipo di caratterespeciale). Ecco la procedura da seguire.Selezionate la tabella cliccando il qua-dratino che compare nel suo angolosuperiore sinistro quando il cursore sitrova al suo interno: nella barra multi-funzione apparirà una nuova sezione,STRUMENTI TABELLA, contenente le

schede PROGETTAZIONE e LAYOUT .Nella scheda LAYOUT fate clic sul pul-sante Converti in testo; se non fosse visibiledovrete premere prima il pulsante Dati(figura 19b). Sempre in tema di tabelle,ecco un paio di consigli. Se il vostro do-cumento contiene molte tabelle, potetesaltare rapidamente alla tabella succes-siva o precedente usando la scheda Vai a della finestra di dialogo Trova e sostituisci:per richiamarla, premete il tasto fun-zione F5 o la combinazione Ctrl+Alt+g(figura 19c).E per cambiare rapidamente la po-

sizione di una riga di una tabella,inserite il cursore nella riga che vole-te spostare e poi usate le combina-zioni di tasti Maiusc+Alt+FrecciaSu e

Maiusc+Alt+FrecciaGiù. Arrivati all’estre-mità della tabella potrete proseguire: lariga verrà estratta dalla tabella originalee si trasformerà in una tabella separata.

20PERSONALIZZAREWORD CON LE MACROI programmi della suite Office integra-no un potentissimo linguaggio macro,

Visual Basic for Application (in breveVba), derivato da Visual Basic. Vba

consente di creare automazioni anchemolto complesse; lo sviluppo di script inquesto linguaggio è molto più semplicedi quanto si possa pensare, anche serichiede una conoscenza dei concetti di

base della programmazione. Per fortunaOffice è uno dei software più diffusial mondo, ed è semplicissimo trovaresu Internet approfondimenti e parti di

codice già pronte che spiegano comeottenere con Vba i risultati più vari.In molti casi, quindi, basta recuperarei mattoni giusti e assemblarli per farloro svolgere il compito desiderato. Unatrattazione completa dell’argomentorichiederebbe uno spazio eccessivo (abbiamo dedicato alla programmazionedi Office un intero articolo su PC Profes-sionale n. 235 ; potete trovarlo anche sulDvd virtuale di questo stesso numero).Oggi vogliamo però mostrarvi comemuovere i primi passi con Vba e creareuna macro piuttosto utile.

Per lavorare con le macro bisogna in-nanzi tutto rendere visibile la schedaSviluppo della barra multifunzione,dato che di default non è attiva. Rag-giungete il backstage con un clic suFile e selezionate Opzioni nell’elen-co di sinistra per aprire la finestradi configurazione di Word. Passatealla sezione Personalizzazione barramultifunzione e aggiungete un segnodi spunta accanto alla voce Svilupponell’elenco di destra. Confermate conun clic su OK e ritornate al documento;ora nella barra multifunzione trove-

rete una nuova scheda, molto riccadi funzioni interessanti. Il modo più

semplice per avvicinarsi alla creazionedi nuove macro è senza dubbio quellodi usare il Registratore, uno strumentoche cattura tutte le azioni dell’utentee le trasforma in codice sorgente Vba.La registrazione di una macro non èquasi mai sufficiente per creare unoscript perfettamente funzionante, mapuò servire come base di partenza per

scoprire come ottenere il risultato cer-cato. Per visualizzare il codice sorgente bisogna fare clic sul pulsante VisualBasic, il primo nella sezione Codice della scheda Sviluppo; si aprirà unanuova finestra, con un editor di codicecompleto e piuttosto avanzato.Per avere un assaggio delle potenzia-lità di Vba, scopriamo come ottenereun risultato non banale: creare unamacro che proponga di aggiungere inumeri di pagina quando si stampaun documento, se questo è più lungodi un numero di pagine prefissato.

Per non legare questa funzione a unsolo documento, bisogna aggiungere lamacro al modello Normal. Utilizzandol’elenco ad albero Progetto (in alto asinistra) aprite il documento Normal/ Microsoft Word Oggetti/ThisDocumentfacendo doppio clic, e aggiungete lerighe seguenti:

Option Explicit

Dim oAppClass As New AddPageNumbers

Private Sub Document_Open()

Set oAppClass.oApp = Word.▼

Application

End Sub

20


>128


18/18

1. Option Explicit2. Public WithEvents oApp As Word.Application

3.

4. Private Sub oApp_DocumentBeforePrint(ByVal Doc As

Document, Cancel As Boolean)

5. ‘ La costante MaxPagine controlla il numero di pagine

oltre il quale la macro entra in azione

6. Const MaxPagine = 4

7.

8. Dim ContaPagine As Integer

9. Dim oRng As Range

10. Dim oSec As Word.Section

11. Dim oFoot As Word.HeaderFooter

12.

13. ActiveDocument.Repaginate

14. ContaPagine = ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties

(wdPropertyPages)

15. If ContaPagine > MaxPagine Then

16. If MsgBox(“Il documento è più lungo di “ & MaxPagine

& “ pagine. “ & “Vuoi aggiungere i numeri di pagina?”

& vbCrLf & vbCrLf &”ATTENZIONE: eventuali piè di

pagina già presenti saranno sovrascritti.”, vbYesNo)

= vbYes Then

17. With ActiveDocument

18. For Each oSec In Doc.Sections

19. For Each oFoot In oSec.Footers

20. If oFoot.Exists Then

21. Set oRng = oFoot.Range22. oRng.Text = “Pagina “

23. Set oRng = oFoot.Range

24. oRng.Collapse wdCollapseEnd

25. oRng.Fields.Add Range:=oRng,

Type:=wdFieldPage



28. oRng.Text = “ di “



31. oRng.Fields.Add Range:=oRng,

Type:=wdFieldNumPages



34. With oSec.Footers(wdHeaderFooterPrimary)

.Range

35. .Paragraphs(1).Alignment =

wdAlignParagraphCenter

36. .Fields.Update

37. End With

38. End If

39. Next oFoot

40. Next oSec

41. End With

42. End If

43. End If

44. End Sub

LISTATO

Queste istruzioni sono necessarieper istanziare una classe (chiamata AddPageNumbers) ogni volta che vie-ne caricato un nuovo documento. Poi

fate clic destro sull’elemento Normal,sempre nell’elenco Progetto, e sele-zionate Inserisci/Modulo di classe nelmenu contestuale. Verrà creata unanuova sezione (Moduli di classe) checonterrà il modulo in cui inseriremola funzione vera e propria. Prima peròselezionate il nuovo elemento (Clas-se1) e raggiungete la proprietà (Name) nell’elenco delle Proprietà, modifican-dola da Classe 1 a AddPageNumbers .Fate doppio clic sull’elemento appenacreato, nell’elenco Progetto, per aprirela finestra di modifica del testo e in-

serite il codice che trovate nel listatoa fianco (potete copiarlo direttamentedalla pagina Web http://tinyurl.com/ MacroAddPageNumbers).Nonostante la lunghezza, il codice èpiuttosto semplice dal punto di vistaconcettuale: le prime righe (1-2) sononecessarie per poter poi catturare glieventi, come quello di stampa del do-cumento. Anche la dichiarazione dellasubroutine segue la sintassi obbligatoriaper rispondere all’evento di stampa(DocumentBeforePrint, riga 4). La riga 6contiene la dichiarazione della costan-

te MaxPagine, che indica il numero dipagine oltre il quale la macro entrerà inazione. Dopo le dichiarazioni delle va-riabili, le righe 13 e 14 contano il numerodi pagine nel documento attivo. La riga16 mostra una finestra di dialogo chedomanda se si vogliono aggiungere inumeri di pagina: rispondendo affer-mativamente si fa partire l’elaborazionevera e propria.Le righe 18 e 19 impostano i due cicli chepassano in rassegna tutti i piè di paginadi tutte le sezioni del documento, men-tre le righe da 21 a 33 inseriscono il testo.

La sintassi è piuttosto complessa, siaperché il piè di pagina dovrà conteneredue campi (il numero di pagina attualee quello totale) sia perché in generale lamodifica dei range di Office da Vba èabbastanza macchinosa. Infine le righe34-36 modificano l’allineamento dellariga, centrandola nel foglio. Per usarela macro salvate il modello, chiudeteWord e poi aprite qualsiasi documento

basato sul modello Normal. SelezionateFile/Stampa e fate clic su Stampa: se ildocumento aperto è composto da piùdi quattro pagine verrà visualizzata la

finestra di dialogo per la creazione deinumeri di pagina. •


Trucchi Word 2013

Documents

Transcript of Trucchi Word 2013