SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA DELLA SICILIA … · L’archivistica è una scienza che ha il compito...

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SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA DELLA SICILIA ARCHIVIO DI STATO DI PALERMO SCUOLA DI ARCHIVISTICA PALEOGRAFIA E DIPLOMATICA APPUNTI DELLE LEZIONI DI ARCHIVISTICA INFORMATICA BIENNIO 2016 – 2018 A cura di Silvana Vinci

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SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA DELLA SICILIA

ARCHIVIO DI STATO DI PALERMO

SCUOLA DI ARCHIVISTICA PALEOGRAFIA E DIPLOMATICA

APPUNTI DELLE LEZIONI DI

ARCHIVISTICA INFORMATICA

BIENNIO 2016 – 2018

A cura di Silvana Vinci

Archivio di Stato di Palermo - Scuola di archivistica paleografia e diplomatica – Biennio 2016-2018 Appunti delle lezioni di Archivistica Informatica – A cura di Silvana Vinci

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ARCHIVISTICA INFORMATICA

Definire la natura dell’archivistica informatica L’archivistica è una scienza che ha il compito di elaborare i criteri che sovrintendono alla corretta

conservazione dei documenti, alla loro descrizione e al loro reperimento sia a fini giuridici e amministrativi che storici e culturali. Ma l'archivistica informatica può essere intesa come l'evoluzione dell'archivistica? Qual è il rapporto tra archivi e informatica? Inizialmente il rapporto tra archivi e tecnologie ICT nasce limitandosi ad un uso strumentale delle risorse tecnologiche nella gestione e nella valorizzazione degli archivi storici. Successivamente l’informatica diventa essa stessa strumento per produrre archivi. Si tratta di colmare le distanze tra gli archivi storici, in cui i supporti e i modelli tradizionali prevalgono, e gli archivi informatici, frutto delle innovazioni tecnologiche. Tale continuità archivistica è da ricercare per garantire la continuità della memoria attraverso la corretta conservazione dei documenti, indipendentemente dal loro supporto e dalla modalità di produzione. Gli archivi informatici dovrebbero costituire l’evoluzione naturale dei sistemi tradizionali, con cui raccordarsi in maniera armonica, e non nuovi archivi avulsi dai sistemi documentari preesistenti.

Riprendiamo alcuni concetti Il rapporto tra archivi e informatica deve necessariamente partire dalla conoscenza dei concetti

fondamentali della disciplina.

Definizione di archivio Ogni persona, nel corso della propria vita, ogni istituzione, nello svolgersi della propria attività,

produce una mole di documenti che rappresentano nel tempo fatti, avvenimenti, relazioni, ecc. che hanno avuto luogo nella vita di quell’individuo o di quella istituzione e di cui si è voluto tenere una traccia fisica in quanto testimonianza e memoria durevole della propria attività. Documenti si sono uniti a documenti, dando vita agli archivi come sedimento fisico della memoria. Documenti che possono essere costituiti da un insieme di materiali, per lo più scritti su supporto cartaceo, legati tra loro da una rete di relazioni.

Gli archivi sono, quindi, la sedimentazione documentaria dell’attività umana come attività pratica di relazioni e ci forniscono gli elementi per ricostruire e interpretare la storia di chi li ha prodotti e dei modi in cui ha deciso di documentare se stesso e organizzare la sua memoria. La funzione prevalente della documentazione archivistica è di natura pratica: è memoria-autodocumentazione (Zanni Rosiello) per chi la produce. La definizione di Casanova del 1928: “L’archivio è la raccolta ordinata degli atti di un ente o individuo costituitasi durante lo svolgimento della sua attività e conservata per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali di quell’ente o individuo”. Raccolta di atti = Insieme organico di documenti collegati fra loro da un rapporto di causa-effetto. Raccolta ordinata = Strutturata e conservata in modo coerente e accessibile alla consultazione.

I documenti provengono dall’attività di un ente o di un individuo si formano durante lo svolgimento di essa sono conservati per il loro uso amministrativo, legale e storico

Archivio: Si costituisce per effetto dell’attività dell’ente produttore in maniera spontanea. Collezione di documenti: È costituita a posteriori e artificialmente, benché si tratti di documenti. Biblioteca: I volumi che vi sono conservati mantengono la loro autonomia e sono riuniti in modo artificiale.

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La definizione di Cencetti del 1937: “L’archivio è il complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente o individuo per il conseguimento dei propri fini o per l’esercizio delle proprie funzioni”. Adolf Brenneke, 1953 L’archivio è la totalità di scritti e di altri documenti che si sono formati presso persone fisiche o giuridiche in base alla loro attività pratica o giuridica e che, quali fonti documentarie e prove del passato, sono destinati a permanente conservazione in un determinato luogo. Antonio Panella, 1955 “L’archivio è l’insieme dei documenti che ogni ente o istituto di qualsiasi natura, ogni magistratura o pubblico ufficio, ogni famiglia o individuo, giorno per giorno raccolgono o conservano e tramandano; e tutti quei documenti senza alcuna eccezione si riferiscono all’attività pratica di chi ne è in certo modo l’autore, o che i documenti siano da lui o da altri nel suo interesse redatti, o da lui ricevuti … Ogni archivio è innanzitutto e soprattutto la fonte prima per la storia di quell'ente, istituto, magistratura ufficio, famiglia, ma può ugualmente servire per la storia di altri che con quelli ebbero rapporti”. Leopoldo Sandri, 1958 definisce l’archivio “il complesso delle scritture per il cui mezzo si è esplicata l’attività pratica di un istituto o di una persona, reciprocamente legate da un vincolo determinato dalla natura e competenza dell’ente o persona cui quelle scritture si riferiscono”. Quest’ultima definizione pone l’accento sul vincolo originario e necessario che lega la documentazione d’archivio. Il vincolo archivistico è il nesso che collega in maniera logica e necessaria la documentazione che compone l’archivio prodotto da un ente: esso è non solo necessario, ma anche naturale e originario. Naturale = involontario: i documenti sono raccolti involontariamente dal soggetto nel corso della sua attività (ad esempio: carteggio di un ufficio). Originario = il vincolo naturale è presente "all’origine" dell'archivio; un archivio nasce come raccolta completa e involontaria. Il vincolo naturale può perdersi per distruzione o dispersione di una parte delle carte, ma l’archivio resta tale anche se è “archivio improprio”. In caso di distruzione totale o di ricostruzione volontaria da parte di un soggetto estraneo (ad esempio un collezionista) si parla di “raccolta di carte” o collezione. Leopoldo Cassese, 1959 “l’insieme dei documenti scritti, di qualsivoglia specie, ordinatamente raccolti nella loro continuità temporale e fattuale, che un’autorità pubblica, un ente laico o ecclesiastico, una privata azienda, associazione o famiglia hanno prodotto e accumulato, per fini esclusivamente pratici, durante il loro svolgimento storico nei rapporti giuridici, sociali e politici”. Filippo Valenti, 1975 “L’archivio è il complesso delle scritture, o altre forme di documentazione, prodotte e ricevute, o comunque acquisite, da un ente, istituto, ufficio, individuo o famiglia, durante l’esercizio dell’attività svolta per l’espletamento delle proprie funzioni e/o per il raggiungimento delle proprie finalità pratiche. Esso è conservato in genere dallo stesso soggetto che l’ha prodotto o dai suoi successori o aventi causa, oppure da istituti all’uopo deputati dallo Stato (archivi in senso lato), vuoi come memoria e strumento per la prosecuzione della suddetta attività, vuoi per la residua strumentalità giuridica dei documenti che lo compongono, vuoi infine come patrimonio culturale nella misura in cui questi ultimi siano ritenuti fonti attuali o potenziali per la ricerca storica”. Valenti fa una distinzione tra “Archivio in senso proprio” e “Archivio in senso lato”: Il primo è il complesso delle scritture o altre forme di documentazione prodotte e ricevute o comunque acquisite da un ente, istituto, ufficio, individuo o famiglia, durante l’esercizio dell’attività svolta per l’espletamento delle proprie funzioni e/o per il raggiungimento delle proprie finalità pratiche. L’Archivio in senso lato è l’unione, confluenza o concentrazione di vari archivi in senso proprio. Elio Lodolini, 1985 Archivio è “il complesso di documenti formatisi presso una persona fisica o giuridica (o un gruppo di uffici o organi di quest'ultima) o anche di un'associazione di fatto, nel corso della esplicazione della sua

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attività e pertanto legati da un vincolo necessario, i quali, una volta perduto l'interesse per lo svolgimento dell’attività medesima, sono stati selezionati per la conservazione permanente quali beni culturali”. In italiano la parola archivio indica:

nel significato più antico ed oggi meno usato il luogo di conservazione dei documenti; l’istituto incaricato di tale conservazione; il complesso del materiale documentario che forma l’istituto; il materiale documentario proveniente da ciascun ufficio conservato nell'istituto archivistico; il deposito archivistico, cioè la parte dell'archivio istituto in cui sono conservati i

documenti”. Assolutamente diversa dall’archivio, anzi antitetica rispetto ad esso, è la raccolta, la collezione, formata per volontà del raccoglitore o del collezionista. ISAD, 1999 Definizione di Archivio “L’insieme organico dei documenti archivistici, senza distinzione di tipologia o di supporto, formati e/o accumulati e usati da una determinata persona, famiglia o ente nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale”.

Archivi come beni culturali Gli archivi sono a tutti gli effetti dei beni culturali Il settore archivistico nelle sue diverse sfaccettature ha però caratteri di forte peculiarità rispetto ad altre aree dei beni culturali: • Gli archivi non nascono come beni culturali • Gli archivi si contraddistinguono per la loro trasversalità che ne fa al tempo stesso beni culturali e strumenti di efficienza giuridica, amministrativa e operativa. Il Codice dei beni culturali e del paesaggio (d.leg.vo 22 gennaio 2004, n. 42) all'art. 10, Beni culturali recita: … Sono inoltre beni culturali: …gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle Regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico… …gli archivi e i singoli documenti, appartenenti a privati, che rivestono interesse storico particolarmente importante… e all'art. 101 Istituti e luoghi della cultura definisce archivio "una struttura permanente che raccoglie, inventaria e conserva documenti originali di interesse storico e ne assicura la consultazione per finalità di studio e di ricerca…"

Diverse fasi in un archivio archivio corrente: formato dalla documentazione relativa agli affari in corso di trattazione archivio di deposito: costituito dalla documentazione che si riferisce alle pratiche che,

sebbene riguardanti affari definiti, possono essere messe in relazione con affari in corso archivio storico: formato dalle pratiche definite destinate alla conservazione permanente.

L’esaurirsi delle pratiche e il trascorrere del tempo determinano il passaggio dei documenti dall’archivio corrente all’archivio di deposito e da quello di deposito a quello storico. Nell’archivio corrente prevale la finalità pratica riferita al soggetto produttore, che per svolgere la propria attività ha necessità di conservare i documenti che in questa fase hanno prevalente valore giuridico-amministrativo piuttosto che storico. Nell’archivio di deposito finalità giuridica e amministrativa tendono ad affievolirsi, mentre comincia a prevalere la valenza storica di parte della documentazione.

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Organizzazione e tenuta dell’archivio L’ente produttore ha la necessità di gestire la conservazione della documentazione in modo accurato e funzionale allo scopo di svolgere i compiti che gli sono affidati. Elementi distintivi della gestione delle carte e dei flussi documentali sono la protocollazione degli atti e la scelta dei criteri di ordinamento dell’archivio.

Gli strumenti tradizionali per la formazione degli archivi Registrazione di protocollo Piano di classificazione/fascicolazione Piani di conservazione/selezione Regolamentazione sistematica delle procedure di accumulazione dei documenti e di

movimentazione (regolamento d’archivio) Procedure per il trasferimento dei documenti (elenchi per serie, controllo topografico).

Protocollo È la corretta registrazione dei documenti prodotti e ricevuti con modalità funzionali tali da permettere la conservazione e il reperimento degli atti stessi. La registrazione di protocollo costituisce l’elemento qualificante dell’attività del servizio archivistico mantenendo testimonianza dell’azione dell’ente e della formazione delle raccolte archivistiche. Il protocollo certifica l’avvenuta ricezione o spedizione di un documento fornendo la valida prova giuridica dell’esistenza del documento stesso. Il registro di protocollo risponde a esigenze pratiche e organizzative dell’ente, ma è soprattutto un atto pubblico che contiene la prova giuridicamente valida dell’esistenza di un documento. Fa fede dell’effettivo ricevimento o dell’avvenuta spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.

Le attività per la formazione e tenuta dell’archivio Sono per la prima volta approvate in Italia nel regolamento per l’esecuzione della legge sull’amministrazione comunale e provinciale, annesso al regio decreto 20 marzo 1865, n. 2321 (che prevede il registro di protocollo). Prevedono le competenze del segretario comunale per la tenuta dell’archivio e l’elenco di tipologie dei documenti e dei registri da conservare, nonché modalità di conservazione e trattamento (rubriche, ordinamento cronologico, ecc.). Sono sviluppate nel settore pubblico in modo sistematico a partire dal regio decreto 35/1900 e riformulate con il dpr 445/2000.

La registrazione dei documenti. Origine ed evoluzione La registrazione come attività di identificazione dei documenti in un contesto giuridico-amministrativo e nel contesto documentario di un soggetto produttore (registrazione di protocollo) trae origine, con significato diverso, dall’antica registrazione integrale del contenuto dei documenti costitutivi di diritti (oggi registrazione presso la Corte dei conti o presso l’Ufficio del registro di determinati documenti). La registrazione di protocollo consiste nella trascrizione degli elementi identificativi del documento con l’obiettivo di controllarne in modo certo la tenuta all’interno di un sistema documentario, fornire prova nel tempo della esistenza del documento.

Gli scopi della registrazione: Garantire il cittadino e il soggetto produttore dal punto di vista della certezza del diritto e della trasparenza delle amministrazioni pubbliche, attraverso alcune funzioni identificative:

numero univoco di identificazione; data certa di inserimento nell’archivio del soggetto produttore.

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Il registro di protocollo è la fonte conoscitiva del giorno di arrivo o di spedizione di un dato documento, identificato con numero progressivo annuale e data (archivistica), mittente, destinatario, sintesi del contenuto (oggetto), ufficio di assegnazione. “Costituisce un elemento probante che conferisce al documento il carattere dell’autenticità” (De Felice).

Qualche sentenza sul protocollo come atto pubblico “Il registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio, il quale fa fede della data di ricevimento ovvero di spedizione di atti privati o della pubblica amministrazione, ha natura di atto pubblico” (Cassazione penale, sez. V, 6 ott. 1987). “Il protocollo è più che un semplice attestato” (Corte di appello di Bari, 1987) “Il protocollo è identificato come documento redatto da pubblico ufficiale per documentare attività inerenti le sue funzioni e per documentare la regolarità delle operazioni amministrative” (art. 476, c.p.). Il Consiglio di Stato (1993, I, 838) ha identificato il protocollo come “atto pubblico di fede privilegiata, fino a prova di falso”. La data segnata sul timbro di protocollo è stata assunta come prova in giudizio (TAR Campania, sez. I, Napoli, 26.II.1991, n. 24).

Gli elementi della registrazione di protocollo Numero di registrazione (progressivo annuale) Data di registrazione Data del documento e numero di protocollo assegnato dal mittente (solo per i documenti

ricevuti) Mittente/destinatario (persona fisica o giuridica) Oggetto: natura dell’atto rappresentato, sintesi del suo contenuto (costituisce la base per la

classificazione del documento): da prevedere anche quando manchi l’indicazione esplicita Indice di classificazione (comprende il fascicolo): definito in base al titolario d’archivio Annotazioni: indicazione dei precedenti, indicazione degli allegati (numero, posizione,

descrizione se rilevante), eventuali decisioni sul trattamento del documento (atti, evidenza).

Titolario Altro elemento che caratterizza una corretta organizzazione dell’archivio è il criterio di ordinamento dell’archivio, cioè il titolario. Il titolario o quadro di classificazione è costituito da un determinato numero di partizioni astratte gerarchicamente ordinate individuate sulla base dell’analisi delle competenze dell’ente produttore. Nel titolario vi saranno delle voci di primo livello che consentono di raggruppare sotto una stessa definizione un insieme di affari che presentano caratteristiche omogenee. All’interno di ogni ripartizione poi vi saranno ulteriori suddivisioni che individuano via via raggruppamenti più specifici. Principi generali previsti nel rd 35/1900:

tanti titoli quante sono le materie principali dell’ente ogni titolo è suddiviso in classi e ogni classe in sottoclasse ogni titolo ha una classe di affari generali e di massima, una di affari collettivi (singoli

documenti per più destinatari), una miscellanea (solo per i documenti che non hanno altra sistemazione, residuali rispetto alle attività principali).

Evoluzione della funzione di classificazione Consiste nella predisposizione di un piano generale di classificazione come insieme ordinato (organizzato gerarchicamente) di partizioni astratte (categorie, classi, sottoclassi) in base alle quali si struttura il materiale documentario fino alla indicazione del singolo affare o della specifica materia, ovvero alla creazione del relativo fascicolo.

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Obiettivi specifici della classificazione Individuare la posizione logica di ciascun documento all’interno del sistema documentario

secondo un criterio rispondente alle modalità di operare del soggetto (organizzazione dell’archivio)

Collegare la formazione dei documenti con la loro conservazione (piani integrati di classificazione/conservazione): selezione programmata e razionale

Contribuire alla individuazione di responsabilità specifiche per la gestione documentaria.

Attribuzione del livello finale del piano di classificazione alla struttura competente La classificazione definisce il rapporto tra i documenti (il vincolo archivistico) nella fase di

creazione dell’archivio e nelle successive fasi di conservazione (conservazione e ricerca qualificata).

Un documento può essere oggetto di più operazioni di classificazione: in ambiente tradizionale questa possibilità comporta la sua duplicazione. Il soggetto produttore stabilisce i criteri di accumulazione dei documenti in base

alla natura dei documenti alla struttura organizzativa alla complessità delle attività svolte.

In ogni caso i documenti si accumulano in relazione reciproca in base alle attività cui partecipano: ogni documento ha un posto definito (fisico e logico in ambiente cartaceo, logico in ambiente digitale). Alcune indicazioni operative: Il piano di classificazione deve includere tutti i documenti d’archivio (di qualunque natura e supporto, ricevuti, spediti o interni). I documenti devono essere organizzati (identificati e strutturati) secondo un quadro rappresentativo delle funzioni o materie attribuite al soggetto secondo criteri logici e coerenti. Il piano deve avere

una organizzazione gerarchica delle partizioni una progressione dal generale al particolare (anche se non sono escluse relazioni trasversali

tra voci del titolario dello stesso livello) la struttura delle voci del piano deve rispondere a principi di omogeneità e uniformità i criteri di rappresentazione devono essere adeguati alle funzioni/attività/materie attribuite.

È opportuno che il piano di classificazione sia integrato con l’indicazione dei modi concreti di formazione e organizzazione dei fascicoli. È opportuno identificare l’ufficio responsabile per la conservazione dei documenti prodotti nell’ambito di ogni livello finale del piano di classificazione. È necessaria l’elaborazione di strumenti per consentire l’accesso esterno e l’utilizzo interno del piano (regolamento e manuale di gestione).

Il fascicolo È l’elemento di base del sistema di gestione dei documenti individuato dal piano di classificazione come insieme dei documenti relativi a un determinato affare/materia. È entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo logica nel caso di documenti elettronici. Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione a un determinato affare o materia e include documenti ricevuti (originali), spediti (minute), di corredo di natura preparatoria, interni (minute e originali). Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare:

la frammentazione non necessaria delle pratiche l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità (in particolare nel caso

di uffici che svolgono un’intensa attività di corrispondenza)

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la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati sull’analisi dei processi e funzioni).

Organizzazione dei fascicoli I fascicoli possono essere organizzati secondo tre criteri principali:

per oggetto/soggetto: il fascicolo è intestato a una persona o a una materia per affare o procedimento: il fascicolo raccoglie tutti i documenti pervenuti, istruttori, finali,

ecc. relativi a un determinato “affare” o a un procedimento per tipologia di atto rappresentato (forma del documento): decreti, disposizioni di servizio,

concessioni, ecc.

L’indice di classificazione Classificare un documento significa attribuire il documento a una delle voci del piano di classificazione e inserirlo in un fascicolo concreto.

Gestione dei fascicoli Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo (ed eventualmente nel sottofascicolo) di competenza. Tutti i documenti inseriti nel fascicolo devono riportare, sulla prima pagina, l’indice di classificazione, il numero e l’anno del fascicolo. È opportuno che i documenti siano conservati all’interno di ciascun fascicolo o sottofascicolo, secondo l’ordine cronologico di registrazione: dal più recente al più antico. Quando un argomento dà avvio ad un nuovo affare, si deve provvedere all’apertura di un nuovo fascicolo. L’oggetto del fascicolo deve indicare con precisione l’argomento della relativa pratica ed essere facilmente comprensibile, pertanto le abbreviazioni, gli acronimi, le sigle, devono essere scritte in chiaro, i riferimenti legislativi devono contenere anche il titolo della legge o comunque l’indicazione della materia trattata. Il fascicolo deve contenere, di norma, i documenti in originale. Il fascicolo viene chiuso all’esaurimento dell’affare e la data di chiusura coincide, in linea di massima, con la data del documento conclusivo.

IL QUADRO NORMATIVO Per comprendere quali sono i compiti e gli obiettivi del servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi e per avere un quadro complessivo del progetto di trasformazione della pubblica amministrazione è indispensabile conoscere le principali norme che regolano la riforma in atto.

La legge 241/1990 Obiettivi prioritari della legge che stabilisce “nuove norme in materia di procedimento amministrativo e diritto di accesso ai documenti”: consentire ai cittadini l’accesso ai documenti anche nella fase attiva controllare i procedimenti amministrativi in termini di responsabilità e di durata (individuazione

del responsabile del procedimento) Grande potenzialità innovativa per la proposta di nuovi modelli nella gestione dei procedimenti e nell’accesso all’informazione Semplificazione e razionalizzazione dei processi amministrativi Introduzione di una serie di norme volte a rendere tali processi completamente automatizzati

nella gestione e progressivamente negli stessi contenuti.

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Con la legge 241/90 viene abbandonata la nozione cartacea del documento amministrativo, ora inteso come “ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalla P.A. o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”.

Dlgs. 29/93 (riforma del pubblico impiego) Introduce il “dovere di comunicazione interna ed esterna ed interconnessione mediante sistemi informatici e statistici pubblici” quale criterio organizzativo fondamentale della P.A. e individua nel coordinato sviluppo di sistemi informativi pubblici, la via di sviluppo dell’efficienza delle amministrazioni.

Il Dlgs. 39 del 12 febbraio 1993 Istituisce l’AIPA (Autorità per l’informatica nella P.A.) come organismo autonomo e indipendente con il compito di promuovere, pianificare, progettare, coordinare e controllare lo sviluppo dell’innovazione tecnologica nel settore pubblico. Scopi: Migliorare i servizi Promuovere la trasparenza dell’azione amministrativa Potenziare i supporti conoscitivi per le decisioni pubbliche Perseguire il contenimento dei costi della P.A.

In 10 anni di attività dal 1993 al 2003 l’AIPA ha definito linee generali e particolari del piano di informatizzazione della P. A. con l’emanazione di specifiche regole tecniche. Inoltre il decreto 39/93 Prevede la creazione di servizi informativi automatizzati nelle singole pubbliche amministrazioni Promuove la costituzione di reti informatiche e telematiche Crea la Rete unitaria per la pubblica amministrazione RUPA

Dall’AIPA al CNIPA alla DIGIT-PA e all’Agenzia per l’Italia digitale Con il d.lgs. 196 del 30/6/2003 si è istituito il CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) che ha sostituto l’Aipa assumendone le competenze. Il centro che operava presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, per l’attuazione delle politiche del Ministro per l’innovazione tecnologica, è stato successivamente denominato Digit-PA; infine, ai sensi del decreto legge n. 83/2012, convertito in legge n. 134/2012, l’ente DigitPA è stato soppresso ed è stata istituita l’Agenzia per l’Italia digitale http://www.agid.gov.it, un’agenzia pubblica italiana sottoposta ai poteri di indirizzo e vigilanza del Presidente del Consiglio dei Ministri. Svolge le funzioni e i compiti ad essa attribuiti dalla legge al fine di perseguire il massimo livello di innovazione tecnologica nell'organizzazione e nello sviluppo della P.A. e al servizio dei cittadini e delle imprese, nel rispetto dei principi di legalità, imparzialità e trasparenza e secondo criteri di efficienza, economicità ed efficacia. SPID Sistema Pubblico di identità digitale: è il nuovo sistema di login che permette a cittadini e imprese di accedere con un’unica identità digitale, da molteplici dispositivi, a tutti i servizi online di pubbliche amministrazioni e imprese aderenti. Grazie a SPID vengono meno le decine di password, chiavi e codici necessari oggi per utilizzare i servizi online di P.A. e imprese. L’identità SPID è costituita da credenziali con caratteristiche differenti in base al livello di sicurezza richiesto per l’accesso. È progressiva la diffusione del Sistema Pubblico di Identità Digitale: sono infatti 3720 le amministrazioni aderenti e 4273 i servizi disponibili http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/spid/percorso-attuazione

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L. 59/1997, L. 127/1997 e L. 191/1998 (cosiddette Leggi Bassanini) definiscono la riforma del sistema amministrativo in termini di: decentramento amministrativo razionalizzazione dell’attività amministrativa riduzione dei costi.

Strumento della riforma è l’informatizzazione. Le leggi Bassanini intervengono su due ambiti il decentramento inteso come ridefinizione dei ruoli e del riparto delle funzioni tra centro e

autonomie la semplificazione delle procedure amministrative e degli oneri gravanti sui cittadini (attraverso

strumenti quali l’autocertificazione). Il collegamento tra i due ambiti di innovazione rende evidente la necessità di una pronta disponibilità di dati, informazioni, documenti all’interno delle amministrazioni che si realizza attraverso l’introduzione del documento informatico (l. 59/97) e del sistema di gestione informatica dei documenti (dpr 428/98 ora 445/00).

Legge 15 marzo 1997, n. 59 Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti delle Regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa. Innovazione e riforma dell’intero sistema amministrativo italiano incidendo: sul sistema delle fonti sulle strutture di governo sulle modalità di collegamento tra Stato, Regioni e autonomie locali.

L’articolo 15 del capo II prevede: Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. L’impulso normativo della legge 59/97 ha determinato l’emanazione di una serie di decreti, circolari, delibere che si riferiscono ai temi: del protocollo informatico della firma digitale della conservazione su supporto ottico

Dpr n. 513 del 10 novembre 1997 Regolamento recante criteri e modalità per la formazione l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici a norma della legge 59/97 (confluito nel testo unico 445/2000).

Dpr. 20 ottobre 1998 n. 428 Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle pubbliche amministrazioni (confluito nel testo unico 445/2000).

Dpcm. 8 febbraio 1999 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del D. P. R. 10 novembre 1997, n. 513. Normativa sulla firma digitale

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Dpcm. 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. n. 428/98. Stabilisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo, nonché il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico e alla gestione dei flussi documentali. Rappresenta uno dei documenti più importanti per quanto riguarda l’organizzazione del servizio archivistico e si configura come il primo testo di riferimento sul protocollo informatico in applicazione del dpr 428/98 poi confluito nel Testo unico dpr 445/2000.

Dpr. 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Riunisce e coordina in un unico testo tutte le norme In materia di documentazione amministrativa In materia di redazione e gestione dei documenti informatici.

Il legislatore ha cercato di armonizzare: il contenuto innovativo delle disposizioni riguardanti i documenti elettronici con le norme relative alla documentazione amministrativa tradizionale.

Scopo: Delineare una disciplina unitaria del documento amministrativo. La relazione illustrativa alla presentazione del testo del decreto dichiara: “l’ambizione è quella di riuscire a disciplinare efficacemente sia la fase attuale, in cui predominano ancora gli strumenti di certezza tradizionali, sia la fase di transizione dai documenti cartacei a quelli informatici, che in questi anni si sta avviando, sia il futuro nuovo regime delle certezze pubbliche, fondato in prevalenza su strumenti informatici e telematici”. Risultato: la disciplina del documento amministrativo è fortemente orientata verso la semplificazione l’azione pubblica si muove dalla logica del controllo alla logica della qualità si abbandona la rigidità burocratica a favore della flessibilità organizzativa.

La gestione dei flussi documentali è una condizione per raggiungere gli obiettivi fissati: eliminare per quanto possibile le richieste di certificati semplificare le autenticazioni adottare la carta d’identità elettronica gestire telematicamente le comunicazioni tra i cittadini e le amministrazioni pubbliche.

Il testo unico supera la definizione di protocollo informatico introdotta dal dpr. 428/98 introducendo il concetto di sistema di gestione informatica dei documenti, unitamente a quello innovativo di flusso documentale decreta l’eliminazione della frammentazione dei sistemi di protocollo stabilisce i principi di gestione degli archivi collega il sistema di protocollo alla gestione dei flussi documentali.

Il testo unico nasce quindi dalla necessità di raccordare i diversi interventi normativi attraverso la raccolta e il coordinamento delle disposizioni l’eliminazione delle ripetizioni l’abrogazione delle norme già superate.

La struttura del dpr si svolge in sette capi: Capo I - Definizioni e ambito di applicazione (artt. 1-5) Comprende le definizioni dei termini ricorrenti in relazione ai quali erano sorti dubbi interpretativi, l’indicazione dell’oggetto della normativa e dei soggetti a cui essa può ritenersi applicabile. Capo II - Documentazione amministrativa (artt. 6-37) Vi si ritrovano le disposizioni sul documento amministrativo sul documento informatico sulla trasmissione di documenti

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sull’autenticazione sulla firma digitale e la legalizzazione di firme e di fotografie.

Di particolare importanza: Art. 6 relativo alla riproduzione e conservazione dei documenti; Art. 8 si riconosce la validità a tutti gli effetti di legge dei documenti informatici e della loro trasmissione con strumenti informatici; Art. 14 stabilisce che la trasmissione di un documento informatico per via telematica con modalità che assicurino l’avvenuta consegna equivale alla notifica per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge; Art. 20 regolamenta il rilascio di duplicati, copie ed estratti di documenti informatici; Artt. 22-29 si riferiscono alla firma digitale (poi modificati dal d.p.r. 137/2003). L’apposizione o l’associazione al documento informatico della firma digitale equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo. Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa (artt. 38-49): istanze e dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione certificati acquisizione diretta di documenti esibizione di documenti dichiarazioni sostitutive.

Capo IV - Sistema di gestione informatica dei documenti (artt. 50-70): E’ questa la parte che riguarda più da vicino la gestione dei documenti, in essa sono confluite le norme del regolamento sul protocollo informatico (dpr. 20 ottobre 1998 n 428). In tal modo il legislatore esprime il definitivo riconoscimento della centralità della gestione dei documenti ai fini del processo di modernizzazione della P.A. Le disposizioni sulla tenuta dei documenti in ambiente digitale sono divise in sei sezioni. Sezione 1: Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti. (artt. 50-57)

Sono indicati gli impegni delle amministrazioni, anche di natura organizzativa, per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei e l’introduzione di sistemi informatici conformi alla normativa (entro il 1° gennaio 2004); inoltre si fissano gli obiettivi che il sistema di gestione informatica deve raggiungere con riferimento ai criteri e alle condizioni dell’attività di registrazione Art. 53: Viene descritta la registrazione di protocollo, con l’indicazione delle informazioni necessarie da memorizzare (numero/data/mittente/oggetto/data e numero di protocollo del doc. ricevuto/impronta del doc. informatico, se trasmesso telematicamente) Art. 55 Segnatura di protocollo con le informazioni minime previste (numero progressivo di protocollo/data/identificazione dell’amministrazione); Sezione 2^: Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema. (artt. 58-60)

Sono regolamentate le funzioni e le modalità di ricerca e di accesso al sistema da parte di utenti esterni e di altre amministrazioni; Sezione 3^: Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti (artt. 61-63)

E’ definita la struttura, le responsabilità, il personale e i compiti del Servizio che si deve occupare della gestione dei documenti, le procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni, il registro di emergenza; Sezione 4^: Sistema di gestione dei flussi documentali (artt. 64-66)

Sono indicati i principi, gli obiettivi e i requisiti per la gestione integrata dei documenti e dei procedimenti amministrativi; Sezione 5^: Disposizioni sugli archivi (artt. 67-69)

Si occupa delle modalità di trasferimento ordinato dei documenti dall’archivio corrente all’archivio di deposito, della gestione dell’archivio di deposito, del passaggio dei documenti all’archivio storico, nonché dell’elaborazione ed aggiornamento del piano di conservazione integrato con il piano di classificazione. Sezione 6^: Attuazione ed aggiornamento dei sistemi (art. 70)

Descrive i requisiti essenziali per l’aggiornamento del sistema.

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Capo V – Controlli. Capo VI – Sanzioni Capo VII – Disposizioni finali.

D. lgs. 82/05 Codice dell’amministrazione digitale Nel 2005 è stato approvato il decreto legislativo n. 82 che accorpa e riordina in maniera organica tutta la normativa inerente le tecnologie dell’informazione e della comunicazione nella pubblica amministrazione. Il termine amministrazione digitale è usato per rappresentare in maniera sintetica la trasformazione dell’amministrazione pubblica in seguito all’introduzione e all’uso sempre più significativo delle tecnologie informatiche. Nel codice confluisce gran parte della normativa prevista nel testo unico sulla documentazione amministrativa, il dpr 445/2000. In particolare tutta la disciplina riconducibile alla digitalizzazione dell’amministrazione pubblica è stata stornata dal testo unico per trasfondersi (con o senza modificazioni) negli articoli del codice. Il codice definisce i nuovi diritti per i cittadini e le imprese. art. 3 diritto all’uso delle tecnologie informatiche nelle comunicazioni con le pubbliche

amministrazioni art. 4 diritto a partecipare al procedimento amministrativo informatico e diritto di accesso ai

documenti amministrativi art. 5 diritto a effettuare qualsiasi pagamento con modalità informatiche art. 6 diritto di utilizzare la posta elettronica per ogni scambio di documenti e informazioni art. 7 diritto alla qualità dei servizi resi e alla misura della soddisfazione art. 8 diritto all’alfabetizzazione informatica art. 9 diritto alla partecipazione democratica elettronica dei cittadini anche residenti all’estero

per facilitare l'esercizio dei diritti politici e civili sia individuali che collettivi. Per garantire i diritti dei cittadini e delle imprese in materia di informatizzazione sono individuati strumenti innovativi cui viene data piena validità giuridica. Posta elettronica certificata (artt. 6 e 48) Firma digitale (art. 24) Documenti informatici (artt. 20-23 e 40-44) Siti internet delle pubbliche amministrazioni (artt. 53-54) Carte elettroniche per semplificare e razionalizzare l’azione amministrativa (art. 66) ossia: carta d’identità elettronica e carta nazionale dei servizi. Struttura del codice Capo I - Principi generali Definizioni dei termini più importanti Scopi e ambito di applicazione L’art. 12 dispone che le pubbliche amministrazioni nell’organizzare la propria attività utilizzino le tecnologie dell’informazione e della comunicazione per gli obiettivi di efficienza efficacia economicità imparzialità trasparenza semplificazione partecipazione

Capo II - Documento informatico e firme elettroniche Valore probatorio del documento informatico Gestione della firma elettronica Capo III - Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (artt. 40-44)

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E’ questa la parte che più da vicino interessa l’archivistica. Le norme inserite in questa parte del codice sono quelle del T.U. 445 (artt. 50-70) che sono quindi rimaste vigenti. Il codice prevede che le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche siano tenute a formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici. E’ prevista la possibilità di formare documenti originali su supporto cartaceo anziché informatico o la copia cartacea dei documenti informatici solo se ritenuto necessario. La necessità di garantire la conservazione permanente della documentazione e l’incertezza del mantenimento nel medio e nel lungo termine delle informazioni su supporto informatico hanno fatto scaturire l’esigenza di individuare categorie di documenti di particolare valore di testimonianza storica e archivistica. Le categorie di documenti ritenuti di particolare importanza storica dovranno essere indicate in un regolamento elaborato dal Ministero per la funzione pubblica, dal Ministero per l’innovazione e le tecnologie e dal Ministero per i beni e le attività culturali. Si sposta l’attenzione sulla documentazione che deve essere selezionata per la conservazione permanente rispetto a quanto avveniva precedentemente con l’individuazione delle categorie di documenti da scartare.

D.lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale Il decreto legislativo 30 dicembre 2010 n. 235 ha modificato sostanzialmente il testo del CAD introdotto nel 2005 con il d. lgs n. 82. Il Nuovo Codice dell’amministrazione digitale traccia il quadro legislativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione dell’azione amministrativa e sancisce veri e propri diritti dei cittadini e delle imprese in materia di uso delle tecnologie nelle comunicazioni con le amministrazioni. La riforma nasce dalla convinzione che la digitalizzazione dell’azione amministrativa sia una vera e propria funzione di governo, imperniata sui principi di effettività e risparmio, e che realizza i maggiori benefici nei settori sanità e giustizia riduzione dei costi e forte recupero di produttività. Stimata una riduzione dei tempi fino all’80% per le pratiche amministrative e, per effetto della dematerializzazione, un risparmio del 90% dei costi della carta (circa 6 milioni di euro annui). Il nuovo CAD stabilisce le regole per la digitalizzazione della pubblica amministrazione. Secondo il legislatore il decreto legislativo segna il passaggio dall’amministrazione novecentesca fatta di carta e timbri all’amministrazione del XXI secolo digitalizzata e sburocratizzata. Vengono introdotti nuovi diritti per il cittadino e le imprese- usare le tecnologie informatiche per tutti i rapporti con qualsiasi amministrazione pubblica- e nuovi obblighi per la Pubblica Amministrazione da realizzare per mezzo delle attuali tecnologie informatiche - mettere a disposizione un canale di comunicazione digitale sicuro e con piena validità giuridica. Cosa dovrà garantire la PA?

1. La validità dei documenti informatici 2. La conservazione certificata dei documenti digitali 3. La Posta Elettronica Certificata come mezzo veloce, valido e sicuro per comunicare con la PA

Gli strumenti di front-office per l’attuazione del CAD dovranno permettere l’accesso ai servizi garantendo:

1. La trasparenza dei siti pubblici e un completo accesso alla modulistica 2. Le comunicazioni da e per la PA 3. L’accesso alla rete e ai servizi tramite la certa identificazione: firma digitale, Carta d’identità

elettronica e Carta nazionale dei servizi 4. Il pagamento elettronico

Struttura del CAD: CAPO I - Principi generali CAPO II - Documento informatico e firme elettroniche; trasferimenti di fondi, libri e scritture CAPO III - Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici CAPO IV - Trasmissione informatica dei documenti

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CAPO V - Dati delle PA e servizi in rete CAPO VI - Sviluppo, acquisizione e riuso dei sistemi informatici nelle pubbliche amministrazioni CAPO VII - Regole tecniche CAPO VIII - Sistema pubblico di connettività e rete internazionale della pubblica amministrazione CAPO IX - Disposizioni transitorie finali e abrogazioni

Nuovi principi e strumenti Digitalizzazione dell’attività amministrativa: per raggiungere tale obiettivo e adottare standard comuni di efficienza, saranno promosse azioni coordinate tra Stato, Regioni ed Enti locali. Rapporti tra pubbliche amministrazioni e imprese: la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti tra imprese e amministrazioni pubbliche, nonché l’adozione e la comunicazione da parte di queste ultime di atti e provvedimenti amministrativi, avverrà utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Trasparenza: Viene arricchito il contenuto dei siti istituzionali delle amministrazioni, prevedendo che sugli stessi siano pubblicati, in modo integrale, anche tutti i bandi di concorso. Le pubbliche amministrazioni dovranno rendere disponibili on‐line i moduli e i formulari da utilizzare come unici strumenti per richiedere l’avvio dei procedimenti amministrativi. La mancata pubblicazione è rilevante ai fini della valutazione dei dirigenti responsabili. Pagamenti informatici Sarà possibile effettuare i pagamenti spettanti alle pubbliche amministrazioni utilizzando carte di debito, di credito o prepagate e ogni altro strumento di pagamento elettronico disponibile. Firme digitali: Si introduce il concetto di firma elettronica avanzata conforme alla normativa comunitaria, con cui è possibile sottoscrivere un documento informatico con piena validità legale. Soddisfazione del cliente - Customer satisfaction: Le pubbliche amministrazioni che erogano servizi online devono prevedere modalità di rilevazione che consentano l’acquisizione immediata del giudizio degli utenti. Utilizzo della posta elettronica certificata Tutte le comunicazioni effettuate mediante la posta elettronica certificata (PEC) o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con apposito DPCM equivalgono alla notifica per mezzo della posta. Dematerializzazione dei documenti: Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare gli originali dei propri documenti utilizzando le tecnologie informatiche e viene conseguentemente riordinata anche la disciplina delle copie dei documenti informatici e amministrativi. Protocollo informatico e fascicolo elettronico: Sarà protocollata in via informatica ogni comunicazione, inviata tramite posta elettronica certificata, tra le pubbliche amministrazioni e tra le pubbliche amministrazioni e i cittadini o le imprese. Inoltre, l’amministrazione titolare del procedimento raccoglierà gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo in un fascicolo informatico, dotato di un apposito identificativo. Conclusioni (secondo il legislatore): Si sviluppa in modo deciso, concreto e operativo il grande progetto della pubblica amministrazione digitale impostato nel 2005 e si offrono ai vertici politici e amministrativi gli strumenti necessari per innovare in modo profondo, rapido, definitivo e strutturale l’azione dei pubblici uffici.

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Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale

Legge 17 dicembre 2012 n.221 Introduce l’obbligo da parte delle P.A. di pubblicare nel proprio sito web, all’interno della sezione Trasparenza, valutazione e merito, il catalogo dei dati e delle relative banche dati in loro possesso e il regolamento che ne disciplina l’esercizio della facoltà di accesso telematico e il riutilizzo. Il Mibact sta provvedendo a mettere a disposizione in versione open data delle banche dati di cui è proprietario: “Luoghi della cultura” e “Eventi”

Dpcm 22 febbraio 2013 Regole tecniche in materia di generazione apposizione e verifica delle firme elettroniche

DPCM 3 dicembre 2013 detta le “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale. Il protocollo informatico e, più in generale, la gestione elettronica dei flussi documentali hanno la finalità di migliorare l’efficienza interna degli uffici attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. L’adozione di tali sistemi migliora inoltre la trasparenza dell'azione amministrativa attraverso strumenti che facilitano l’accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese e altre amministrazioni La gestione documentale è la gestione informatica dei documenti in modalità avanzata. È stata così denominata perché si tratta di una soluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le potenzialità legate alla gestione informatizzata dei documenti e degli archivi. E’ indispensabile, inoltre, ai fini di una valida ed efficace informatizzazione delle attività di un ufficio, la cd. reingegnerizzazione dei processi interessati (in altri termini adeguare le procedure amministrative alle esigenze dell’informatizzazione). Appare, quindi, chiaro che la vera dematerializzazione in realtà non può ridursi ai processi di digitalizzazione dei documenti, bensì consiste nel faticoso e complesso intervento di semplificazione dei processi e di diminuzione delle fasi e dei passaggi del processo decisionale, come del resto indicato negli obiettivi della legge 241 del 1990 da più di 25 anni.

Dpcm 13 novembre 2014 Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Prevede che le pubbliche amministrazioni, durante un periodo di transizione massimo di 18 mesi, adeguino i loro sistemi di gestione informatica dei documenti per passare, nel 2016, a produrre esclusivamente documenti digitali validi per tutti gli usi previsti dalla legge, come già stabilisce il Codice dell'amministrazione digitale, al quale il decreto dà attuazione. Il documento amministrativo informatico è dettagliatamente descritto nel Capo III del decreto, che disciplina anche la formazione dei duplicati, delle copie e degli estratti del documento informatico. Al dpcm sono inoltre allegati il glossario e altri 4 documenti sui formati, gli standard e le specifiche tecniche, specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione e metadati. La scadenza del 12 agosto 2016 prevista, è stata rinviata con l'art. 61 del D.lgs 179 del 13 settembre 2016: a partire dal 14 settembre 2016 il Ministro della Semplificazione e della Pubblica Amministrazione ha 4 mesi di tempo per aggiornare e coordinare le regole tecniche sui documenti informatici. E’ importante rilevare che il termine di 4 mesi – fino al 14 gennaio 2017 – non costituisce la data di scadenza per la digitalizzazione dei proccedimenti della Pubblica Amministrazione, bensì il termine entro cui il Ministro deve emanare le nuove regole tecniche, cosa che potrebbe anche avvenire prima.

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PROTOCOLLO INFORMATICO Il testo unico sulla documentazione amministrativa, prima e il codice digitale, dopo, hanno vincolato le pubbliche amministrazioni ad introdurre nei piani di sviluppo informativi, progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico per la gestione elettronica dei procedimenti amministrativi.

Aree organizzative omogenee Primo adempimento è quello di individuare, nell'ambito del proprio ordinamento, quali settori adottino le stesse politiche di gestione documentale al fine di identificare le aree organizzative omogenee. Ogni area organizzativa omogenea (AOO) corrisponde ad un ufficio che gestisce in maniera univoca e coordinata i documenti di cui tratta. I sistemi di protocollo informatico devono essere inseriti all’interno di ogni area organizzativa omogenea, nella quale i documenti sono gestiti con criteri uniformi di classificazione e di archiviazione. Obiettivo da raggiungere: adottare un unico sistema di governo elettronico attraverso la gestione informatica dei documenti e degli archivi.

Tre livelli di realizzazione Ogni pubblica amministrazione in base alla propria situazione organizzativa e tecnologica può adottare un piano realizzativo differenziato. Sono stati indicati tre livelli di realizzazione che seguono il percorso sequenziale di attuazione dell’intero progetto. I Il nucleo minimo di protocollo S’intende cioè, la gestione dei documenti in modalità di base in grado di effettuare le operazioni di registrazione, segnatura e classificazione dei documenti. Queste sono le operazioni necessarie e sufficienti per la gestione informatica dei documenti. Si identifica con la “gestione informatica dei profili” Si adotta l’automazione del registro di protocollo che rappresenta solo il primo passo verso la completa automazione degli scambi informativi e la realizzazione della trasparenza amministrativa. II La gestione informatica dei documenti Corrisponde alla fase più avanzata che prevede la gestione elettronica dei documenti, non solo del loro profilo. Diventa centrale il documento digitale rispetto a quello analogico. III I flussi documentali Gestione informatizzata dei flussi documentali o workflow (iter dei procedimenti e flusso di lavoro) all’interno dei processi e in relazione ai procedimenti. Oltre a gestire l’iter dei documenti, il sistema gestisce e controlla le attività del procedimento attivando le risorse necessarie per realizzarle (persone, applicazioni). Il workflow presuppone di aver consolidato i risultati raggiunti con il nucleo minimo, di poter disporre dei documenti in formato digitale e di aver effettuato la razionalizzazione organizzativa dei flussi documentali (in entrata in uscita e interni).

Servizio archivistico per la tenuta del protocollo informatico All’interno di ciascuna area organizzativa omogenea deve essere istituito un servizio archivistico per la tenuta del protocollo informatico, della

gestione dei documenti informatici, dei flussi documentali e degli archivi. Tale servizio sarà l’organo di coordinamento dei flussi documentali all’interno dell’AOO.

Responsabile del protocollo informatico deve essere nominato un responsabile del protocollo informatico, funzionario in possesso di

idonei requisiti professionali, che verrà coadiuvato da un focal point, figura tecnica che si occupa dei problemi connessi all’informatica.

Il responsabile del servizio archivistico:

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attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso al protocollo informatico e individua gli utenti del sistema assegnando il livello di abilitazione all’uso del programma

garantisce la regolarità delle attività di protocollazione redige e aggiorna periodicamente il manuale di gestione del servizio garantisce la produzione del registro giornaliero autorizza le operazioni per l’annullamento eventuale di protocolli, nel rispetto delle norme elabora un piano di conservazione e selezione dei documenti opera sulla base delle regole e delle indicazioni riportate nel manuale di gestione.

Il manuale di gestione dei documenti: Strumento primario per l’attività del servizio, descrive le modalità organizzative e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Il manuale di gestione dei documenti fornisce le regole: per il funzionamento dell’ufficio di protocollo per la gestione dei documenti analogici e informatici per la corretta formazione degli archivi

Deve avere una struttura flessibile: una parte con le disposizioni fondamentali non suscettibili di variazione frequente e una serie di allegati aggiornati dal Responsabile del Servizio. Il manuale di gestione dei documenti dovrà essere approvato dal responsabile dell’AOO e poi reso disponibile a tutto il personale. In esso si deve: descrivere il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti e interni, sia cartacei che

informatici riportare il piano di conservazione dell’archivio con il titolario di classificazione e il massimario

di scarto dare le indicazioni per l’accessibilità ai documenti e la sicurezza informatica

Nell'ambito di ogni amministrazione dovrebbe essere predisposto un modello generale di manuale, da adottare all'interno di ogni area organizzativa omogenea.

La registrazione di protocollo Il protocollo informatico deve prevedere tre fondamentali funzioni: Registrazione Segnatura Classificazione

La registrazione è l’operazione che permette di memorizzare in forma non modificabile alcuni dati per ciascun documento nel sistema informatico di protocollo. Informazioni che devono essere memorizzate: Numero di protocollo Data di registrazione Mittente o destinatario Oggetto Data e protocollo del documento ricevuto Impronta del documento informatico

Ogni registrazione di protocollo è generata nel momento in cui l’operatore, dopo aver digitato tutti i dati relativi al documento che sta protocollando, ne conferma l’inserimento. Il sistema genera un nuovo numero di protocollo e attribuisce la data di protocollazione. Ciascuna registrazione produce un record sul sistema centrale che viene accodato in una base dati. Il numero di protocollo è progressivo ed è costituito fino a sette cifre numeriche; la numerazione si rinnova a ogni inizio d’anno. Numero di protocollo e data sono generati automaticamente dal sistema e non sono modificabili.

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Mittente, destinatario, oggetto e impronta informatica, una volta registrati, non sono più modificabili. La protocollazione va fatta nella stessa giornata lavorativa in cui gli atti pervengono all’ufficio protocollo. L’operazione può essere differita al giorno successivo in caso di eccessivo carico di lavoro. Documenti soggetti alla registrazione: Tutti i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Eccezioni:

Gazzette ufficiali Bollettini ufficiali e notiziari dell’amministrazione Note di ricezione delle circolari Materiali statistici Atti preparatori interni Giornali riviste libri Tutti i documenti già soggetti a registrazione

I documenti da protocollare si dividono in: In entrata In uscita Interni

In entrata: I documenti acquisiti dall’ente nell’esercizio delle proprie funzioni

Documenti analogici File pervenuti anche via posta elettronica Documenti informatici (validamente sottoscritti con firma elettronica)

In uscita: I documenti prodotti nell’esercizio delle proprie funzioni dagli amministratori, dalla dirigenza e dal personale in servizio presso l’ente

Documenti analogici File spediti anche via posta elettronica Documenti informatici (validamente sottoscritti con firma elettronica)

Interni: Possono essere:

Di carattere informativo, come appunti e brevi comunicazioni scambiate tra i servizi dello stesso ente (di norma non vanno protocollati)

Di preminente carattere giuridico-probatorio (vanno protocollati) redatti dagli amministratori, dai dirigenti e dal personale nell’esercizio delle loro funzioni.

L’annullamento o la modifica delle informazioni relative ad una registrazione di protocollo può essere eseguita solamente dal responsabile del servizio in seguito ad un motivato provvedimento. L’annullamento o la modifica anche di una sola delle informazioni generate automaticamente e non modificabili provoca l’annullamento dell’intera registrazione di protocollo. Il protocollo conserva memoria di tutte le operazioni di inserimento dei dati o di modifica di essi; inoltre rende visibili i dati precedenti alla modifica, la data di modifica e l’operatore che l’ha eseguita. Il sistema di protocollo informatico deve consentire la produzione del registro giornaliero che contiene tutte le registrazioni di protocollo fatte in un unico giorno. Il registro giornaliero di protocollo ha la funzione di conservazione dei dati del protocollo informatico. Non esiste l’obbligo della stampa giornaliera del registro di protocollo, ma vi è l’obbligo di adottare un software di protocollo che ne permetta la stampa quando necessaria. Per garantire la conservazione dei dati è necessario riversarli su supporti informatici di memorizzazione non riscrivibili che devono essere conservati da un soggetto diverso dal responsabile del servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi.

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La segnatura di protocollo La segnatura di protocollo consiste nell’apposizione o nell’associazione all’originale del documento in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo del documento stesso. La registrazione e la segnatura di protocollo sono operazioni che avvengono contestualmente e sono eseguite dallo stesso operatore. La segnatura di protocollo si realizza apponendo un timbro con le indicazioni minime:

Identificazione sintetica dell’AOO Data Numero di protocollo Codice di classificazione Ufficio che ha prodotto il documento o a cui è destinato

La segnatura di protocollo si realizza anche apponendo un’etichetta che viene stampata dallo stesso sistema di protocollo informatico e che può anche prevedere un codice a barre. I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti tutti insieme in un file conforme alle specifiche del linguaggio XML (Extensible Markup Language).

La classificazione di protocollo Il dpr 445/2000 stabilisce all’art. 56 che registrazione, segnatura e classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni. Anche il codice dell’amministrazione digitale attribuisce rilevanza all’operazione di classificazione per la gestione informatica dei documenti (art. 1, c. 1). L’operazione di classificazione può anche non essere contestuale alle precedenti operazioni di registrazione e segnatura. Può essere eseguita successivamente dal responsabile del procedimento al quale il documento viene assegnato per la lavorazione. La classificazione permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico predefinito che si riferisce alle funzioni e alle attività dell’amministrazione stessa. Essa stabilisce il rapporto tra i documenti nella fase di creazione dell’archivio, costituendo il vincolo archivistico e garantendone il mantenimento nelle successive fasi di conservazione e ricerca qualificata. Se ci si limitasse alla sola registrazione degli atti, dopo breve tempo si creerebbe un insieme disordinato di documenti che porterebbe alla impossibilità di una corretta conservazione dei documenti stessi, quando si passa dall’archivio corrente all’archivio di deposito e infine all’archivio storico. La classificazione corrisponde all’esigenza di dare un ordine ai documenti per costituire un archivio all’interno del quale sarà possibile rintracciare i documenti in modo agevole e immediato. Il soggetto produttore stabilisce i criteri di accumulazione dei documenti in base alla natura dei documenti alla struttura organizzativa alla complessità delle attività svolte

In ogni caso i documenti si accumulano in relazione reciproca in base alle attività cui partecipano: ogni documento ha un posto definito (fisico e logico in ambiente cartaceo, logico in ambiente digitale). Un documento può essere oggetto di più operazioni di classificazione: in ambiente tradizionale questa possibilità comporta la sua duplicazione. La classificazione fase più delicata delle operazioni di archiviazione condiziona l’ubicazione del documento e ne determina il vincolo archivistico con gli altri

documenti attribuisce ad ogni documento una precisa posizione all’interno dell’archivio

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Il piano di classificazione o titolario precisa i criteri di formazione e ordinamento dei documenti secondo una struttura logica distribuita su più livelli; deve includere tutti i documenti d’archivio (di qualunque natura e supporto, ricevuti, spediti o interni). I documenti devono essere organizzati (identificati e strutturati) secondo un quadro rappresentativo delle funzioni o materie attribuite al soggetto secondo criteri logici e coerenti. Il piano deve avere un’organizzazione gerarchica delle partizioni e una progressione dal generale al particolare

La struttura delle voci del piano deve rispondere a principi di omogeneità e uniformità I criteri di rappresentazione devono essere adeguati alle funzioni/attività/materie attribuite La classificazione si presenta come uno schema generale di voci logiche articolate in modo gerarchico e stabilite in modo uniforme che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione. Non esiste uno schema di titolario ugualmente valido per ogni amministrazione pubblica, poiché il titolario deve rispettare le competenze e le funzioni dell’ente Il titolario ha una distribuzione in : titoli, che rappresentano le funzioni dell’ente, classi, che rappresentano le macroattività sottoclassi, che rappresentano ulteriori specializzazioni

Il titolario deve essere integrato con il piano di conservazione per garantire la corretta conservazione permanente dei documenti e tempi criteri regole per la selezione periodica e la conservazione dei documenti.

Il titolario deve essere oggetto di monitoraggio costante affinché continui a rispecchiare nel tempo le funzioni esercitate dall’ente. Occorrerà pertanto apportare periodicamente gli aggiornamenti e le variazioni resi necessari dal mutare delle funzioni, delle competenze e della normativa. Queste attività variano in ragione della complessità organizzativa del soggetto produttore.

L’assegnazione e la presa in carico Dopo la registrazione, la segnatura e la classificazione ogni documento deve essere assegnato all’ufficio all’interno della stessa AOO a cui compete la trattazione del procedimento. Una volta assegnato il documento deve essere preso in carico dall’ufficio o dalla persona a cui è stato attribuito.

La fascicolazione Ogni documento inserito nel sistema di gestione del protocollo informatico deve essere fascicolato, indipendentemente dal supporto sul quale è stato formato. Il fascicolo raccolta ordinata della documentazione che si è prodotta durante la trattazione di un affare, non

avulsa dal complesso documentario costituente l’archivio atti ricevuti (per lo più atti originali), atti spediti (in minute), atti di corredo (in minuta o in

originale) insieme di carte relative a una medesima pratica, raccolte dentro un’unica cartella o copertina è l’elemento di base del sistema di gestione dei documenti individuato dal piano di

classificazione come insieme dei documenti relativi a un determinato affare/materia. è entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo logica nel caso di documenti

elettronici Il fascicolo, unità archivistica prevalente nell’archivio moderno, è dunque l’aggregazione organizzata di documenti. non è un ulteriore livello del titolario

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il titolario di classificazione prevede quello che può esserci il fascicolo contiene i documenti relativi ad un fatto concreto

Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione a un determinato affare o materia e include documenti ricevuti (originali), spediti (minute), di corredo, di natura preparatoria, interni (minute e originali). Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare

1) la frammentazione non necessaria delle pratiche 2) l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità (in particolare nel caso di uffici che svolgono un’intensa attività di corrispondenza) 3) la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati sull’analisi dei processi e funzioni)

I fascicoli possono essere organizzati secondo tre criteri principali: per soggetto: il fascicolo è intestato a una persona fisica o giuridica e contiene documenti di

varia natura e tipologia relativi a quella persona per affare : il fascicolo raccoglie tutti i documenti pervenuti, istruttori, finali, ecc. relativi a un

determinato “affare” per attività o procedimento amministrativo cioè relativo a una specifica attività/competenza

del soggetto produttore Il fascicolo per persona fisica o giuridica Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona. Esempio: nel fascicolo personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe di riferimento prevista nel titolario

Il fascicolo per persona fisica o giuridica si configura così come aggregazione di documenti diversamente classificati e si apre indipendentemente dalle classi. Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte Il fascicolo “personale” è un’unità archivistica sui generis poiché si apre al momento dell’attivazione del rapporto con l’ente e resta sempre aperto e corrente sino alla conclusione della carriera lavorativa del dipendente. Anche la serie in cui di norma sono inseriti i fascicoli personali è aperta ma può articolarsi in due sottoserie distinte per il personale in servizio e per quello in quiescenza che può essere considerata serie chiusa. Il fascicolo per affare comprende i documenti recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare. Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una durata circoscritta, che può non coincidere perfettamente con l’anno solare, e una data di chiusura. Il fascicolo per attività, invece, è costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in risposte obbligate o meri adempimenti Qualche esempio: richieste di informazioni archivistiche e/o bibliografiche e relative risposte; Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari e oggetti diversi, ma con identica classifica; ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali Esiste anche la possibilità di aggregare i fascicoli per tipologia di atto rappresentato (forma del documento): decreti, disposizioni di servizio, concessioni, ecc. Oltre ai fascicoli gli archivi sono formati da registri, cioè entità documentarie formate (in ambiente cartaceo) da fogli rilegati nei quali in sequenza cronologica vengono registrati gli atti. In ambiente digitale il registro può identificarsi con una base di dati Al termine del procedimento amministrativo, quando cioè si esaurisce l’affare, il fascicolo viene chiuso e passato all’archivio di deposito. La data di chiusura è quella dell’ultimo documento inserito nel fascicolo.

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L’indice di classificazione E’ il codice alfanumerico o l’insieme delle voci descrittive che rappresenta il livello di dettaglio del piano di classificazione nel cui ambito viene costituito il fascicolo. Classificare un documento significa collegare il documento a una delle voci del piano di classificazione e inserirlo in un fascicolo concreto. La classificazione è essenzialmente uno strumento di ordinamento che in ultima analisi può condurci all’esatto reperimento di un documento in fase di ricerca.

IL DOCUMENTO: DEFINIZIONI

Analisi del documento Documento Ogni mezzo che consente di tramandare la memoria di un fatto provandone l’esattezza e le

modalità (in particolare una scrittura) Testimonianza di qualunque genere (uno scritto, un’opera, un monumento) espressione e

rappresentazione di un dato ambiente o periodo o civiltà Qualunque oggetto materiale che può essere usato come strumento di studio di consultazione o

d’indagine Testimonianza, indizio utile a provare qualcosa

Documento: Cosa materiale (res) sulla quale sono impressi dei segni rappresentativi di un atto, di un fatto o comunque di una realtà esterna alla res di cui si vuole serbare memoria. Distinzione tra l’atto o il fatto rappresentato e il documento che lo rappresenta. Atto e documento sono il risultato di fasi distinte: quella dell’agire quella della sua memorizzazione e del suo ricordo (o meglio della sua rappresentazione).

I segni che rappresentano il fatto o l’atto devono essere impressi sulla res in modo stabile. Ciò che viene rappresentato è un fatto che ha una durata circoscritta nel suo accadere, mentre il documento che lo rappresenta deve rimanere nel tempo. Dunque va cercata la stabilità del supporto del documento che deve rimanere integro per un arco temporale sufficientemente ampio; e la stabilità del contenuto del documento che non deve potersi modificare in alcun modo. Il documento deve anche rispondere alle caratteristiche di Accessibilità Leggibilità Riproducibilità

nei confronti del destinatario o di chi ne abbia interesse. Nella formazione del documento sono coinvolti più soggetti: Autore: l’individuo o l’ente responsabile del contenuto intellettuale del documento Scrittore: chi redige materialmente il testo ed è quindi responsabile dell’articolazione del

contenuto e della forma grafica Sottoscrittore: la persona fisica che ne assume la paternità, anche in rappresentanza di un

organo pubblico o un’impresa o una persona giuridica espressa dall’apposizione di una firma generalmente in fondo al testo.

Per certi tipi di documento autore, scrittore e sottoscrittore sono la stessa persona, Per altri, autore e sottoscrittore coincidono Per altri ancora, sono tutte entità distinte Un soggetto può considerarsi autore o sottoscrittore di un documento quando ha avuto la

volontà di produrlo Un documento si può definire autentico quando è integro, riconducibile con certezza al suo

autore, originale o conforme all’originale

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L’ assunzione di paternità di un documento viene espressa dall’apposizione di una firma generalmente in fondo al testo

Firma = gesto grafico, eseguito con la mano, con il quale un soggetto scrivente traccia il proprio nome su un supporto Firma indicativa = identifica e individua il sottoscrittore del documento Firma dichiarativa = perché attraverso essa il sottoscrittore si assume la paternità delle

dichiarazioni contenute nel documento Una sottoscrizione può essere autenticata da un notaio o da un pubblico ufficiale. L’autenticazione consiste nell’attestazione da parte del pubblico ufficiale che la firma è stata apposta in sua presenza dalla persona di cui ha identificato l’identità. Il documento è anche localizzato cioè prodotto in un determinato luogo e in una certa data. Originale è la prima stesura definitiva del documento, perfetto nei suoi elementi sostanziali e

formali. Copia è una riproduzione totale o parziale dell’originale alla quale è riconosciuto un valore

giuridico diverso.

Il documento giuridico “Rappresentazione di un fatto o di un atto avente rilevanza giuridica” (atti pubblici – notaio o altro pubblico ufficiale - e scritture private- scritti da privati)

Il documento amministrativo Dpr 445/2000 art. 1 “Rappresentazione comunque formata del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”. Atto amministrativo per eccellenza è il provvedimento amministrativo che realizza la cura di un interesse pubblico, la cui adozione avviene al compimento di un iter procedimentale grazie al quale l’amministrazione acquisisce e valuta tutti gli elementi necessari per emanarlo. Elementi essenziali del documento amministrativo Autore = soggetto competente ad emanarlo Destinatario = organo pubblico o soggetto privato nei cui confronti si producono gli effetti

dell’atto Volontà = nessun atto può essere emanato senza un’espressione di volontà Oggetto = il bene, la persona o la situazione verso cui prevede effetti giuridici Preambolo = i presupposti di fatto e di diritto che giustificano l’emanazione dell’atto Motivazioni = le ragioni che giustificano l’emanazione dell’atto Finalità = riguardano lo scopo dell’atto Dispositivo = riguarda la parte precettiva dell’atto Forma = il modo con cui l’atto viene esternato

Elementi accidentali dell’atto amministrativo Termine = il momento dal quale deve avere inizio o cessare l’efficacia dell’atto Condizione =la subordinazione dell’efficacia dell’atto al verificarsi di un evento

Il documento archivistico Documento prodotto o ricevuto da una persona fisica o giuridica durante l’esercizio delle sue funzioni, ovvero nell’ambito di un’attività pratica, amministrativa o giuridica. L’insieme dei documenti archivistici comprende anche quelli giuridici e quelli amministrativi indipendentemente dal supporto. E’ prodotto in modo naturale come necessità pratica del soggetto produttore per lo svolgimento della sua attività.

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Una volta formato entra a far parte dell’archivio per volontà dello stesso soggetto produttore che può conservarlo per obbligo di legge o semplicemente per avere memoria dell’atto o del fatto rappresentato ed è strettamente correlato ai documenti precedenti e susseguenti e allo stesso soggetto produttore. Vincolo o nesso archivistico = insieme delle relazioni logiche e formali che esistono tra i documenti, contraddistinte da: Naturalezza = il vincolo nasce spontaneamente senza precisa volontà da parte del soggetto

produttore Originarietà = si forma nel momento stesso in cui vengono prodotti i documenti Necessarietà = non può non esserci.

Ogni operazione sui documenti archivistici va fatta nel rispetto del vincolo archivistico. La formazione dei fascicoli risponde all’esigenza di preservare e conservare il vincolo archivistico e di consentire il più facile recupero della documentazione. Principio di provenienza o metodo storico che attiene al riordino di un archivio, consiste nel ricostituire l’ordine originario dei documenti ricostituendone il vincolo che li legava. Per riordinare un archivio è dunque necessario conoscere la storia del soggetto produttore inquadrandola in un contesto storico-istituzionale generale e locale.

Il documento informatico Secondo il testo unico 445/2000 e il codice dell’amministrazione digitale, documento informatico è la “Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”. Il documento informatico può rappresentare una realtà con un linguaggio digitale che viene interpretato dal computer. Per linguaggio digitale si intende quello che si basa sull’unità di misura del sistema binario. Nel digitale binario la rappresentazione viene ricondotta ai due elementi che definiscono il sistema e cioè: 0 e 1. Il documento informatico è sempre costituito da un insieme di valori binari registrati su un supporto di memorizzazione. Attraverso un processo di lettura e di decodifica eseguito in ambiente composto da hardware, software di base e applicativo, il documento informatico diventa rappresentativo di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali dà alcune definizioni: Documento = rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti o dati

intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica Documento analogico = formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui,

come le tracce su carta (documenti cartacei) le immagini su film (pellicole, microfilm, microfiche) le magnetizzazioni su nastro (cassette e nastri magnetici audio e video)

Documento informatico = rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (la stessa del dpr 445 del 2000).

Il documento informatico si può considerare la traslazione su base digitale del documento cartaceo tradizionale? Sarà possibile mantenere tutti i requisiti del documento tradizionale sul documento informatico? La sottoscrizione di un documento (cartaceo) rende possibile l’individuazione dell’autore dell’atto: l’autore apponendo la propria sottoscrizione attribuisce a se stesso la paternità dell’atto. La funzione probatoria, e cioè d’individuazione dell’autore dell’atto, è assolta mediante la sottoscrizione. Una sottoscrizione autografa però è assolutamente incompatibile con il supporto informatico. Sorge la necessità di prevedere una sottoscrizione informatica che assolva alle funzioni che sono tipiche della sottoscrizione autografa. Il percorso normativo è rappresentato da: Legge Bassanini 59/97

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“Gli atti dati e documenti formati dalla P.A. e dai privati con strumenti informatici o telematici …. sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge” Regolamento 513/97 Riconosce alla firma digitale la stessa validità giuridica della firma autografa apposta ad un documento cartaceo. DPCM 9 febbraio 1999 Emana le regole tecniche relative alla formazione, trasmissione, validazione, conservazione dei documenti informatici. Dpr 445 / 2000

Riordino della materia D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82: Codice dell’amministrazione digitale

Ulteriore riordino della materia Affrontando in modo organico il tema dell’utilizzo delle tecnologie ITC disciplina i principi giuridici fondamentali relativi al documento informatico e alla firma digitale. Nuovo codice dell’amministrazione digitale D.lgs. 235/10 Si introduce il concetto di firma elettronica avanzata conforme alla normativa comunitaria, con cui è possibile sottoscrivere un documento informatico con piena validità legale

La firma elettronica Che cos’è? È l’equivalente elettronico di una firma apposta su un documento cartaceo. Assume lo stesso valore legale. Rappresenta un elemento di primaria importanza nella gestione del documento informatico e dell’archivio, in quanto costituisce l’unico sistema per attribuire validità giuridica ai documenti elettronici. Permette inoltre la realizzazione del workflow documentale perché dà certezza dell’esistenza del documento informatico all’interno della pubblica amministrazione. Se il documento tradizionale assume validazione ed autenticazione dalla presenza di firme e timbri, il documento informatico diventa autentico per mezzo della firma elettronica. La modalità informatica con la quale si appone la firma digitale consente di verificare se qualcuno ha sottoscritto un documento elettronico. Inoltre assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sua sottoscrizione ed individua esattamente colui che l’ha sottoscritto. Nello schema sottostante si mettono a confronto le caratteristiche dei due tipi di firma, quella autografa e quella elettronica:

Firma autografa Firma elettronica si fissa sul supporto cartaceo, divenendo tutt’uno con il documento a cui si riferisce

può essere trasferita da un supporto ad un altro senza perdere di validità

è un segno grafico tracciato di proprio pugno dal sottoscrittore

è una sequenza binaria generata con un algoritmo crittografico

leggibile e valutabile dall’uomo in modo diretto è verificabile solo attraverso il computer è un segno che si ripete con le stesse caratteristiche in ogni documento sottoscritto dallo stesso soggetto

è una sequenza binaria che, pur essendo generata da uno stesso soggetto, è diversa per ogni documento

mantiene le sue caratteristiche nel tempo ha una vita relativamente breve La firma elettronica diffusa in Italia è una firma digitale, ossia il risultato di un algoritmo (sequenza logica di istruzioni elementari) di crittografia a chiavi asimmetriche applicato all’impronta digitale del file contenente la rappresentazione del documento

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Il Codice dell’amministrazione digitale fa riferimento a due diverse tipologie di firma elettronica: Semplice Qualificata Firma digitale

Il nuovo Codice dell’amministrazione digitale D. leg.vo 30 dicembre 2010 n. 235 distingue 4 tipi di firme elettroniche

1. Firma elettronica semplice 2. Firma elettronica avanzata 3. Firma elettronica qualificata 4. Firma digitale

L’ art. 1, comma 1, lettera q del Codice dell’amministrazione digitale (e il nuovo CAD) definisce la firma elettronica semplice: “Insieme dei dati in forma elettronica, allegati o connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica” La firma elettronica semplice corrisponde ad un processo di autenticazione con minori requisiti di sicurezza e quindi con minore efficacia probatoria rispetto a quella c.d. forte ed è realizzata con strumenti quali: Password, PIN, digitalizzazione firma autografa, tecniche biometriche. Firma e documento in ogni caso rimangono sempre entità distinte, anche se logicamente associate. Il nuovo CAD introduce il concetto di firma elettronica avanzata, conforme alla normativa comunitaria, con cui è possibile sottoscrivere un documento informatico con piena validità legale La firma elettronica avanzata: è l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e che garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati Caratterizzata dall’essere “collegata ai dati” a cui si riferisce, in modo da consentire di rilevare eventuali alterazioni successive. Firma e documento sono fusi in un’unica entità e vengono separate solo al momento della verifica della firma. In sostanza la firma elettronica avanzata è una firma riferita a un documento specifico che permette dal documento di identificare in maniera certa il firmatario e di rilevare anche se il documento stesso è stato modificato dopo la firma Il firmatario, ovviamente, deve avere il controllo esclusivo sui mezzi per apporre questo tipo di firma. Un esempio di tale firma è il processo di firma grafometrica che soddisfa i requisiti prescritti dalle regole tecniche di cui al D.P.C.M. 22 febbraio 2013 Firme grafometriche sono quelle che collezionano dati biometrici del firmatario (es. pressione, velocità di firma, tratto ecc.) e li “fondono” in maniera permanente al documento da firmare in maniera tale che questi dati biometrici non siano più intellegibili a chi accede al documento. Esempio: Apposizione di firma su un tablet negli uffici postali o in banca. Caratteristiche della firma elettronica avanzata:

1. identificazione del firmatario del documento 2. connessione univoca della firma al firmatario 3. controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma 4. possibilità di verificare che il documento non sia modificato dopo l’apposizione della firma 5. possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto

Dispositivi di firma elettronica avanzata: Identificatore di impronta digitale Chiavette USB o SMART CARD

Firma elettronica qualificata è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Lo stesso art. 1, comma 1, lettera q definisce la firma elettronica qualificata:

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“ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione informatica …” Autenticazione informatica è la validazione dell’insieme di dati attribuiti ad un soggetto, in modo esclusivo ed univoco, che ne distinguono l’identità nei sistemi informativi. Tipico esempio è il token o la smart card. Il nuovo CAD art. 1 comma 1 lettera s definisce la firma digitale un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario, tramite la chiave pubblica, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico. Autenticazione informatica Validazione dell’insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne distinguono l’identità nei sistemi informativi. Crittografia Studia i sistemi segreti di scrittura Per i documenti informatici serve a garantirne la riservatezza e ad impedirne la manomissione. Consiste nel rendere illeggibile, a persone non autorizzate, i messaggi trasmessi. Codifica: Si applica al file, che rappresenta il documento digitale, una funzione matematica detta chiave di codifica che impedisce di visualizzare il documento a chiunque. Decodifica: Si applica allo stesso file un’altra funzione matematica detta chiave di decodifica che riproduce il documento ed è utilizzabile solo da chi possiede questa chiave. Crittografia simmetrica: Se la chiave di codifica è uguale alla chiave di decodifica. Crittografia asimmetrica: Se la chiave di codifica è diversa alla chiave di decodifica. Il processo di firma digitale: registrazione dell’utente presso una Autorità di Certificazione generazione di una coppia di chiavi certificazione della chiave pubblica registrazione della chiave pubblica

Certificatori Sono i soggetti che prestano servizi di certificazione delle firme elettroniche. Il codice dell’amministrazione digitale ha previsto che i certificatori si debbano accreditare presso il CNIPA, ora Agenzia per l’Italia digitale. A cosa servirà la firma digitale? conclusione di contratti aventi ad oggetto beni immobili stipula dell’atto pubblico informatico

La firma digitale assicura il non ripudio: il firmatario di un documento pervenuto nelle mani di un terzo che ne verifica con successo la validità della firma, non potrà negare di averlo scritto, come nel caso di una firma convenzionale su un documento cartaceo in presenza di testimoni. Le operazioni di firma e di verifica possono essere anche demandate ad un apposito programma rilasciato dall'ente certificatore oppure al proprio provider di posta elettronica che, con una semplice configurazione, le effettuerà automaticamente. Ruolo del certificatore (art. 21 CAD): Per la firma elettronica qualificata e per la firma digitale l'elemento di rilievo è il certificato digitale di sottoscrizione che viene rilasciato dall’Ente Certificatore al titolare di un dispositivo di firma. L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. Caratteristiche di un documento firmato digitalmente:

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1. Autenticità: certezza dell'identità del sottoscrittore. 2. Integrità: garanzia che il documento informatico non è stato manomesso dopo la sua

sottoscrizione. 3. Non ripudio: la firma digitale si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma, salvo

che sia data prova contraria. 4. Valore legale: il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con

firma digitale soddisfa il requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 d.lgs. n. 82/2005 (Codice Amministrazione Digitale) che garantiscano l'identificabilità dell'autore e l'integrità del documento.

I formati dei documenti Il bit è l’unità elementare dell’informazione binaria con valore 0 o 1, acceso o spento, vero o falso, una sequenza di 8 bit è definita byte e rappresenta l’unità di misura della memoria elettronica. Un calcolatore elettronico trasforma ogni documento che tratta in una serie di numeri binari, così ad esempio, per un documento di testo ad ogni simbolo il computer assegna una sequenza di bit: Tale operazione prende il nome di codifica e quella inversa che permette di leggere i risultati prodotti dal computer si definisce decodifica. La procedura che si utilizza deve rispondere al carattere della standardizzazione, affinché sia possibile leggere il dato memorizzato da ogni computer. Uno dei più famosi sistemi di codifica è il codice ASCII (American standard code for information interchange) che utilizza una sequenza di 8 bit per codificare ogni simbolo. Con riferimento ad un file contenente la rappresentazione digitale di un testo, un’immagine o un qualsiasi altro tipo di oggetto, si definisce formato del file l’insieme dei codici binari e delle regole che permettono di riprodurre il testo, l’immagine o l’oggetto informativo con lo stesso contenuto e nella stessa forma che gli ha dato l’autore. Tra i tanti formati esistenti alcuni sono in grado di rappresentare qualsiasi tipo di informazione come testo, immagini fisse e in movimento, suoni ed ogni altro tipo d’informazione possibile. La normativa italiana fa riferimento a formati di documenti informatici in grado di rappresentare informazioni di tipo immagine, che sono: .pdf .tiff

Il programma Acrobat che gestisce i file registrati con PDF è ormai uno strumento utilizzato in tutto il mondo per lo scambio di documenti. Caratteristiche del formato PDF sono: Portabilità = capacità di utilizzare documenti pdf su macchine di tipo diverso Compressione = capacità di rendere i documenti di dimensioni abbastanza ridotte Indipendenza dei font = capacità di rappresentare font diversi di caratteri

Workflow Cosa si intende per workflow? Automazione di procedure dove documenti, informazioni e attività sono trasferiti tra gli attori

di un processo secondo un predefinito set di regole. Workflow documentali: Gestione informatizzata dei flussi documentali (iter dei procedimenti e flusso di lavoro)

all’interno dei processi e in relazione ai procedimenti. Oltre a gestire l’iter dei documenti, il sistema gestisce e controlla le attività del procedimento attivando le risorse necessarie per realizzarle (persone, applicazioni). Il “Sistema di gestione dei flussi documentali” voluto dal legislatore e le successive disposizioni in materia prevedono interventi mirati ad un ridisegno organizzativo. L’utilizzo delle tecnologie informatiche deve essere collegato all’analisi e alla revisione dei procedimenti e dei processi

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Comunicazioni Il codice dell’amministrazione digitale riconosce alle comunicazioni elettroniche tra i cittadini e le pubbliche amministrazioni un ruolo fondamentale. Le stesse pubbliche amministrazioni nell’organizzare la propria attività nei rapporti interni, con altre amministrazioni e tra queste e i privati utilizzano le tecnologie dell’informazione e della comunicazione per raggiungere gli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione.

Internet - Intranet La rete internet risulta la scelta ideale da sfruttare come canale di trasmissione per consentire le comunicazioni informatiche tra le diverse amministrazioni. Una rete intranet è una rete di calcolatori all’interno di una data amministrazione circoscritta esclusivamente a un numero chiuso di utenti rappresentato dai dipendenti di quella amministrazione.

Siti internet della P.A. Il codice dell’amministrazione digitale attribuisce una grande importanza ai siti internet della pubblica amministrazione che dovrebbero diventare accesso privilegiato per il cittadino. Ormai quasi tutte le amministrazioni dispongono di un proprio sito sul quale sono presenti notizie e informazioni, ma spesso anche erogano servizi.

Interoperabilità La rete intranet crea la comunicazione e l’interoperabilità all’interno della stessa amministrazione. Per interoperabilità si intende lo scambio di documenti elettronici per automatizzare le attività e i processi amministrativi conseguenti.

Posta elettronica Il mezzo di comunicazione prescelto per la trasmissione telematica dei documenti è la posta elettronica. Posta elettronica comune sarà utilizzata per le comunicazioni informali e di minor valore Posta elettronica certificata sarà utilizzata per tutte quelle comunicazioni informatiche tra i

cittadini e le pubbliche amministrazioni o tra queste stesse, che necessitano di un’attribuzione di validità legale.

Posta elettronica certificata PEC Il servizio permette di inviare documenti codificati secondo un rigido protocollo di trasmissione che prevede la possibilità di firmare elettronicamente il messaggio e di risalire in modo inequivocabile ad autore, data e ora di trasmissione e di avere la garanzia dell’avvenuta consegna di esso.

LA DESCRIZIONE ARCHIVISTICA Due sono i momenti del lavoro archivistico, distinti ma fortemente correlati tra loro: Ordinamento, che consiste nella verifica dell’ordine esistente della documentazione o in un vero e proprio riordinamento e Inventariazione che consiste nella descrizione della documentazione affinché possa essere consultabile. L’utilizzo degli strumenti informatici non deve indurci a pensare che i due momenti siano ribaltati. Nella fase dell’ordinamento si svolge un lavoro di ricerca e di ricognizione del materiale documentario, che deve portare a comprendere la storia, lo sviluppo e il funzionamento del soggetto produttore. Questa fase è funzionale a quella successiva dell’inventariazione; nella fase dell’inventariazione lo scopo è di descrivere adeguatamente la realtà esaminata e ordinata (o riordinata). Attraverso gli strumenti di corredo per la descrizione di archivi si garantisce l’accesso, la consultazione, la fruizione e, quindi, la

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valorizzazione della documentazione archivistica. Gli strumenti di ricerca e di controllo possono descrivere in modo più o meno particolareggiato il contenuto e la consistenza di un archivio. Gli strumenti di ricerca utilizzati in sala studio possono dividersi in: Coevi alla produzione dei documenti

Si tratta di rubriche, schedari, registri e repertori eseguiti contemporaneamente alla creazione dei documenti Antichi

Si tratta di repertori o regesti eseguiti nel corso di ordinamenti, ma comunque prima del versamento delle carte all’Archivio di Stato Elenchi di versamento

Si tratta di strumenti eseguiti nel corso del versamento delle carte all’Archivio di Stato o altro Archivio storico Redatti nella fase successiva al versamento

Si tratta di strumenti eseguiti presso l’Archivio di Stato o altro Archivio storico Scopo del lavoro di inventariazione (o –in senso più generale e corretto –descrizione archivistica) è la redazione di uno strumento descrittivo che può dividersi in: Strumenti primari guide inventari elenchi Strumenti sussidiari indici rubriche repertori

Attraverso gli strumenti di corredo per la descrizione di archivi si garantisce l’accesso, la consultazione, la fruizione e, quindi, la valorizzazione della documentazione archivistica. Gli strumenti di ricerca e di controllo possono descrivere in modo più o meno particolareggiato il contenuto e la consistenza di un archivio. Principale strumento di consultazione: Inventario: Analitico: descrizione di ciascuna unità archivistica Sommario: descrizione per serie

Per la redazione di un inventario non ci sono criteri validi sempre e per tutti i fondi archivistici. Elementi essenziali di un inventario: Introduzione, con informazioni relative al soggetto produttore e alla storia dell’archivio nonché

sul metodo seguito nelle fasi di riordino e inventariazione Prospetto sintetico delle serie Descrizione delle unità archivistiche (data, contenuto, eventuali note) Indici (per nomi di luogo o di persona, per istituti o enti, per parola chiave)

Requisiti fondamentali per l’elaborazione di strumenti di corredo sono dunque: Ricostituzione dell’ordine originario della documentazione determinato dalle scelte del soggetto

produttore Analisi strutturale di un fondo che presuppone lo studio della storia istituzionale e dei modi di

sedimentazione delle carte Elaborazione di un progetto scientifico

La realizzazione di strumenti di corredo è comunque un’elaborazione soggettiva. Diversi possono dunque essere gli strumenti realizzati e diversificata la risposta alle istanze di reperimento degli atti di un archivio La necessità di criteri di normalizzazione condivisi è esigenza sentita dagli archivisti in maniera pressante per garantire la qualità della propria attività.

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Contemporaneamente l’adozione e lo sviluppo delle tecnologie informatiche nel trattamento di materiale archivistico ha portato all’elaborazione di standard per la descrizione archivistica nel corso degli ultimi trent’anni con rilievo ed urgenza notevoli.

In Italia La spinta alla normalizzazione è legata all’iniziativa assunta dall’amministrazione archivistica nel 1966 di emanare la circolare curata dall’Ufficio studi e pubblicazioni sulle “Norme per la pubblicazione degli inventari”. La circolare prevedeva quattro sezioni

I sezione: si davano indicazioni di massima per l’ordinamento dei fondi II e III sezione dedicate alla creazione di inventari: si davano indicazioni per la redazione della parte introduttiva l’inquadramento storico la descrizione dell’archivio le avvertenze particolari la bibliografia

IV sezione: Casi particolari pergamene statuti epistolari

Nello stesso periodo l’attenzione alle istanze di normalizzazione da parte dell’amministrazione trovò applicazione in un progetto imponente di presentazione del patrimonio documentario conservato negli archivi statali: la Guida generale degli archivi di Stato italiani. Scopo del progetto era la creazione di uno strumento che servisse come prima informazione per il ricercatore ma che nello stesso tempo servisse come denuncia delle condizioni poco soddisfacenti in cui si trovano gli archivi e strumento di programmazione dei futuri lavori d’archivio. La Guida ha assunto come livello di descrizione il fondo (che spesso corrisponde al nome del soggetto produttore). Elementi essenziali della descrizione sono: Nome del fondo o della serie Consistenza Datazione Mezzi di corredo esistenti Notizie storiche archivistiche Bibliografia

Un altro progetto dell’amministrazione archivistica italiana è stato: “Anagrafe degli archivi italiani”. I criteri della descrizione normalizzata sono serviti per l’acquisizione, con il supporto di un’applicazione informatica, di dati omogenei da utilizzare ai fini gestionali. Utilità finalizzata alla gestione di: Servizio di sala studio Attività di versamento e di sorveglianza Produzione di strumenti di ricerca.

Standard per la descrizione archivistica Il complesso delle norme e delle convenzioni adottate da una comunità di esperti per uniformare il proprio comportamento attraverso pratiche comuni che permettano di raggiungere fini identici od omogenei. ICA Nel 1990 il consiglio internazionale per gli archivi ha istituito una apposita commissione ad hoc con il proposito di lavorare alla stesura di regole di descrizione archivistica internazionali. La commissione ad hoc si riunì la prima volta in Germania nel 1990 e diede vita ad un documento

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“Dichiarazione dei principi relativi alla descrizione archivistica”. Scopi del documento: Assicurare l’elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate e autoesplicative Facilitare la ricerca e lo scambio di informazioni sul materiale archivistico Rendere possibile la condivisione di dati d’autorità Rendere possibile l’integrazione di descrizioni provenienti da istituzioni archivistiche diverse in

un sistema informativo unificato Negli anni successivi si è lavorato attraverso la costituzione di “gruppi di lavoro” nell’ambito di ogni paese, per validare il risultato dell’attività attraverso uno scambio dialettico costante. In Italia il gruppo di lavoro è stato costituito dall’ANAI (Associazione nazionale archivistica italiana). Dal 1990 al 1998 numerosi gruppi di lavoro hanno cominciato ad operare per la definizione di standard di descrizione che si sono concretizzati in una prima versione di ISAD, nel 1998 e in una seconda versione di ISAD (G) nel 1999. Sono stati definiti due standard distinti

1. Standard per la descrizione del fondo archivistico ISAD 2. Standard per la descrizione del soggetto produttore ISAAR

Nel corso del Congresso internazionale degli archivi del CIA a Seoul (5-10 settembre 2016) è stata presentata una bozza di nuovo Standard internazionale di descrizione degli archivi per aggiornare (e superare) quelli esistenti. La bozza è stata elaborata dall'Experts Group on Archival Description (EGAD) del Consiglio internazionale degli archivi. Non è ancora operativa. ISAD (G) General international standard archival description Gli ISAD (G) forniscono norme generali per la stesura di descrizioni archivistiche che possono essere applicate indipendentemente dalla tipologia o dal supporto della documentazione. Qualunque oggetto archivistico è parte di una struttura complessa articolata in livelli gerarchici Fondo Sub-fondo Serie Unità archivistica Unità documentaria

La tecnica di descrizione deve essere a più livelli dal “generale” al “particolare”.

FONDO

SERIE

Sotto serie

Fascicolo

Unità documentaria

Sotto serie

Fasicolo

Unità documentaria

SERIE

Fascicolo

Unità documentaria

Fascicolo

SERIE

SUB FONDO

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STRUTTURA Sette aree Ventisei elementi descrittivi che combinati tra loro rendono possibile la descrizione di

qualunque tipo di realtà archivistica 1ª – IDENTIFICAZIONE: comprende le informazioni essenziali per identificare l’unità da descrivere Segnatura Denominazione Data Livello di descrizione Consistenza

2ª - INFORMAZIONI SUL CONTESTO comprende le informazioni sulla provenienza e la storia della sua conservazione Denominazione soggetto produttore Storia istituzionale Storia archivistica Modalità di acquisizione

3ª - INFORMAZIONI SUL CONTENUTO E SULLA STRUTTURA comprende le informazioni sul contenuto e sull’ordinamento dell’unità da descrivere Ambiti e contenuto Procedure tempi e criteri di valutazione e scarto Incrementi previsti Criteri di ordinamento

4ª - INFORMAZIONI SULLE CONDIZIONI DI ACCESSO E UTILIZZAZIONE comprende le informazioni sulla disponibilità e consultabilità dell’unità da descrivere Condizioni che regolano l’accesso Condizioni che regolano la riproducibilità Lingua della documentazione Caratteristiche materiali Strumenti di ricerca

5ª - INFORMAZIONI SULLA DOCUMENTAZIONE CORRELATA comprende le informazioni sull’esistenza di altra documentazione che ha relazione con l’unità da descrivere Esistenza degli originali Esistenza di copie Unità di descrizione collegate Bibliografia

6ª - NOTE comprende le informazioni particolari che non possono essere inserite in nessuna delle altre aree Note

7ª - CONTROLLO DELLA DESCRIZIONE comprende le informazioni relative a come, quando e da chi è stata redatta la descrizione archivistica Nota dell’archivista Norme e convenzioni Data della descrizione

Elementi descrittivi essenziali Per lo scambio d’informazioni a livello internazionale è da considerarsi essenziale solo un ridotto numero di elementi Segnatura(e) o codice(i) identificativo(i) Denominazione o titolo Soggetto produttore Data(e)

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Consistenza dell’unità di descrizione Livello di descrizione

La quantità degli elementi descrittivi supplementari utilizzati per ciascuna descrizione archivistica, oltre quelli essenziali, varierà in base alla natura stessa delle carte

ISAAR (CPF) Fornisce regole generali per elaborare i cosiddetti record d’autorità archivistici che descrivono enti persone famiglie

identificati come soggetti produttori nelle descrizioni archivistiche anche per fornire chiavi di accesso per la ricerca. La versione definitiva è stata approvata nel 2003 e presentata al XV congresso internazionale degli archivi a Vienna nel 2004. Ha lo scopo di normalizzare la forma del nome dei soggetti produttori ma anche a dare tutte le informazioni sugli stessi soggetti produttori relativamente al contesto di produzione dei complessi archivistici. STRUTTURA Quattro aree 1ª AREA DELL’IDENTIFICAZIONE comprende le informazioni che identificano univocamente l’entità descritta e che definiscono chiavi d’accesso normalizzate 2ª AREA DELLA DESCRIZIONE fornisce informazioni relative alla natura, al contesto e alle attività dell’entità descritta 3ª AREA DELLE RELAZIONI nella quale sono indicate e descritte le relazioni con altri enti, persone e famiglie 4ª AREA DI CONTROLLO nella quale il record d’autorità è identificato univocamente e sono fornite informazioni su come quando e da chi è stato elaborato

GLOSSARIO ARCHIVISTICO Archivio Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento

della propria attività. I documenti che compongono l'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto vincolo archivistico. In questa accezione si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio.

Locale in cui un ente conserva il proprio archivio. Istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia provenienza che ha per fine istituzionale

la conservazione permanente dei documenti destinati alla pubblica consultazione. Busta È il contenitore nel quale vengono raccolti e conservati i fascicoli o - nel caso di atti singoli non

raggruppati in fascicoli - i documenti sciolti. Si usano come sinonimo di busta le parole faldone e cartella. Si possono trovare usate nello stesso senso anche le parole mazzo, fascio, pacco, filza. Tali denominazioni, specifiche di aree storico-geografiche differenti, individuano in realtà le originarie unità archivistiche costituite, a fini di conservazione, da raggruppamenti più o meno organici di documenti. La parola filza (che ha assunto significati un po' diversi in differenti territori) deriva dall'uso risalente al Medioevo di tenere i documenti d'uso quotidiano infilzati su un lungo ago perpendicolare al tavolo d'ufficio e quindi legati insieme facendo talora passare uno spago attraverso il foro prodotto dall'ago.

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Camicia Foglio di carta o di cartoncino, contenente documenti archivistici. Normalmente le camicie

condizionano i fascicoli e gli eventuali sottofascicoli; sulle camicie possono essere indicati l’oggetto, la cronologia, la classificazione o la segnatura dell’unità archivistica e più raramente l’elenco degli atti contenuti.

Carteggio Corrispondenza scambiata tra due o più soggetti. Normalmente è costituito dalle missive

ricevute e da minute o copie delle missive spedite. Negli archivi di famiglia o di persona si presenta nella forma dell'epistolario avente per oggetto lo scambio di informazioni di natura personale, professionale o patrimoniale. Negli archivi delle organizzazioni pubbliche il carteggio raccoglie la corrispondenza istituzionale tra più enti o tra enti e cittadini; tale corrispondenza può essere organizzata secondo il titolario in fascicoli con altri atti di natura giuridica o amministrativa o atti di rilevanza interna quali note informative, documentazione istruttoria ecc.

Classificazione Codice attribuito a una unità documentaria o a una unità archivistica (in genere a un fascicolo)

che ne indica la posizione logica nel contesto di un sistema di classificazione, in genere espresso mediante un titolario. La classificazione può essere rappresentata sia attraverso codici numerici che alfanumerici.

Complesso archivistico Termine generico con cui ci si riferisce a un fondo archivistico o a una sua parte componente,

senza specificarne la tipologia. Può quindi corrispondere a un fondo, una sezione, una serie, una sottoserie ecc.

Deposito Atto di consegna di un insieme documentario da parte di un privato o di un ente a un istituto di

conservazione, in genere a titolo temporaneo. Il deposito non modifica la titolarità/proprietà del complesso e può essere revocato; si distingue per questo da versamento e dono. Il termine deposito indica anche il locale, nella sede di un ente o istituto di conservazione, destinato ad ospitare gli archivi.

Descrizione archivistica Descrizione dei contenuti, delle modalità di formazione, della organizzazione di uno o più

archivi, o delle parti che eventualmente li compongono, e del rapporto tra questi e i soggetti che li hanno prodotti "attraverso la raccolta, l'analisi, l'organizzazione e la registrazione di informazioni che permettano di identificare, gestire, localizzare ed illustrare il materiale documentario e il contesto e i sistemi di archiviazione che lo hanno prodotto" (ISAD, Glossario). Il termine indica anche il risultato di tale processo. A seconda del tipo di descrizione e della "scala" adottata, la descrizione archivistica produce diversi tipi di strumenti archivistici quali Guide, Censimenti descrittivi, Inventari ecc. Sono stati elaborati e diffusi, dal Consiglio Internazionale per gli Archivi, degli standard internazionali per la descrizione archivistica, ISAD (G), e per la descrizione dei soggetti produttori d'archivio, ISAAR (CPF).

Elenco Descrizione, sommaria o analitica, di unità archivistiche o di unità di condizionamento (cfr.

busta). Elenchi vengono prodotti per diverse finalità sia di tipo amministrativo sia di tipo scientifico e operativo. Rientrano nella prima categoria gli elenchi prodotti in occasione di depositi, di versamenti e di scarti.

Fascicolo Unità archivistica costituita dai documenti relativi a un determinato affare, collocati - all'interno

di una camicia o copertina - in ordine cronologico. Il fascicolo costituisce l'unità di base, indivisibile, di un archivio, mentre la busta, che contiene diversi fascicoli, si considera unità soltanto ai fini della conservazione materiale.

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Talora il fascicolo comprende documenti relativi ad affari diversi, o a questioni di carattere generale. Può essere articolato in sottofascicoli e inserti. Se l'archivio non è organizzato secondo criteri sistematici, è frequente trovare una pluralità di fascicoli miscellanei. Nel fascicolo sono inseriti documenti diversificati per forma, natura, contenuto giuridico, modo di trasmissione (documenti ricevuti, spediti, interni), anche se non è rara la creazione di fascicoli formati da un insieme di documenti della stessa tipologia e forma, raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, alfabetici, ecc.).

Filza Unità archivistica caratteristica degli archivi d'antico regime formata da atti, per lo più ricevuti,

attinenti la stessa materia e/o gestiti da un unico ufficio. Veniva costituita infilzando la documentazione in ordine di arrivo su un apposito ago munito ad una estremità di uno spago fissato a sua volta ad un piatto di cartone. La documentazione, una volta infilzata, veniva depositandosi sul piatto in ordine cronologico inverso (la più recente in alto). Quando la raccolta delle carte raggiungeva determinate dimensioni la filza veniva chiusa fissando, con la cordicella, un piatto superiore.

Fondo Insieme di documenti d'archivio conservato presso un soggetto conservatore e gestito presso

quest'ultimo come un unico complesso. In genere corrisponde a un archivio: può tuttavia verificarsi che un archivio, prodotto e organizzato da un determinato soggetto produttore, venga successivamente diviso o smembrato e che la sua documentazione entri a far parte di altri complessi, andando a costituire più fondi archivistici. Analogamente, è possibile che un unico fondo comprenda documentazione in origine risalente ad archivi distinti. Solitamente all'interno di un fondo sono individuate più parti componenti (sub-fondo/sezione, serie, sottoserie).

Guida Strumento per la ricerca archivistica che descrive un insieme di fondi. Le Guide archivistiche

settoriali descrivono archivi appartenenti ad una o più tipologie presenti su un determinato territorio (es. archivi comunali di una certa provincia, archivi parrocchiali di una certa diocesi, archivi ospedalieri, d'impresa ecc.). Molto simili a questo tipo di guide sono i censimenti descrittivi, le guide di istituto, o guide particolari, descrivono l'ente conservatore e i fondi archivistici da esso ospitati. La descrizione che caratterizza questi strumenti è di tipo generale, di prima informazione, e rinvia, quando esistenti, a strumenti di ricerca più dettagliati (inventari). All'interno delle guide, per ciascun fondo, viene in genere indicato il soggetto produttore e ne viene tracciato un succinto profilo; viene poi indicata la consistenza, la cronologia e brevemente descritti contenuti, ordinamento e storia archivistica; viene infine segnalata la presenza di inventari o altri corredi e la bibliografia. Se ritenuto opportuno, oltre al complesso nel suo insieme, vengono analogamente trattate le sue parti componenti quali sezioni, serie ecc.

Inventario Strumento di ricerca che descrive un fondo archivistico, nel suo insieme e nelle sue parti

componenti, dal livello più elevato sino alle singole unità. L'inventario comprende una illustrazione del (o dei) soggetto produttore e la esposizione della metodologia adottata nel corso dell'eventuale riordino. La descrizione delle unità in genere comprende: titolo, datazione cronica e, se del caso, topica, contenuto (oggetto e tipologie documentarie presenti), classificazione, segnature, e ogni altra caratteristica significativa.

Inventariazione Procedimento o processo lavorativo attraverso cui si arriva alla produzione di un inventario o di

una banca dati inventariale. La generazione dell'inventario è la fase conclusiva di un processo di schedatura, di analisi, di riordino e di descrizione di un fondo archivistico. L'organizzazione di un fondo archivistico può essere rappresentata come una sorta di "albero" a più livelli, da quello più elevato (fondo, primo livello) passando per quelli intermedi (sezioni, serie ecc.) sino a quelli inferiori (unità archivistiche, unità documentarie). Secondo le norme internazionali per la descrizione archivistica, la descrizione di un fondo archivistico procede dal generale al

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particolare, articolandosi in tal modo in più livelli di descrizione corrispondenti ai livelli di organizzazione del fondo stesso. Le regole per la descrizione in più livelli incluse in ISAD prevedono che a ciascun livello di descrizione vengono inserite le informazioni pertinenti e che i diversi livelli di descrizione siano esplicitamente collegati l'uno all'altro.

Mezzi di corredo Con questa espressione si intendono tutti gli strumenti che contengono una descrizione,

analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio o fondo archivistico: si tratta di inventari, elenchi, elenchi di consistenza, di versamento, regesti, indici, rubriche, schedari, ecc.

Ordinamento Si intende per ordinamento di un fondo quella che è la sua organizzazione interna - la sua

struttura - che viene rappresentata nella descrizione archivistica attraverso la descrizione delle sue parti componenti e delle relazioni tra di esse. Per ordinamento (o riordinamento o riordino) si intende anche l'operazione con la quale si restituiscono ad un fondo la propria organizzazione, la propria struttura, attraverso un processo di studio e di analisi critica della documentazione e del soggetto produttore. Lo standard internazionale ISAD propone un grafico ad albero rovesciato come rappresentazione grafica esemplificativa della struttura di un fondo.

Regesto Riassunto redatto secondo determinati criteri di singoli documenti archivistici; all'interno di un

inventario, è la particolare forma di descrizione delle unità documentarie. All'interno di una edizione di fonti rappresenta una sorta di presentazione sintetica della trascrizione critica del documento. Elementi costitutivi del regesto sono la datazione topica e cronica e l'indicazione del contenuto giuridico. Per gli atti di diritto privato il regesto, di norma, indica gli attori, il negozio giuridico, l'oggetto del negozio, le eventuali clausole rilevanti ed il notaio/i rogante. Per gli atti di diritto pubblico viene indicata l'autorità emanante e il dispositivo normativo o giuridico, eventualmente integrato con le circostanze che lo hanno richiesto, il notaio o cancelliere che sottoscrive.

Registro Unità archivistica costituita da un insieme di fogli rilegati. Nel registro vengono trascritti o

registrati per esteso o per sunto documenti e minute di documenti, ovvero vengono effettuate trascrizioni, registrazioni e annotazioni costitutive dell'atto giuridico. Spesso si usa impropriamente l'espressione volume come sinonimo di registro.

Repertorio Registro su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine

cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario: il repertorio deve essere organizzato in maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario.

Rubrica Registro con i margini scalettati e contraddistinti con lettere dell’alfabeto, o schedario, su cui si

registrano per materie, per nomi di enti o di persone o di luoghi, disposti in ordine alfabetico, i singoli documenti o le pratiche in base al loro contenuto: il documento o la pratica sarà richiamato in tutte le voci cui può essere riferito il contenuto

Scarto Operazione attraverso cui viene selezionata e poi eliminata la documentazione archivistica

ritenuta priva di valore amministrativo e di interesse culturale. La procedura di scarto che devono seguire i soggetti pubblici è regolata dalla normativa archivistica nazionale. Per ciascuna tipologia di soggetti le tipologie documentarie che, decorso un certo periodo, possono essere eliminate sono in genere individuate in appositi strumenti (massimari o piani di scarto, integrati a volte con il titolario).

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Scatola Contenitore di cartone, o di tela e cartone, nel quale i documenti sono conservati disposti in

senso orizzontale. Segnatura Insieme di numeri, caratteri alfabetici, sigle o codici che indicano, in modo univoco, la

posizione logica delle unità archivistiche nell'ambito del fondo archivistico di cui fanno parte ed anche l'ordine di collocazione delle unità nei depositi. Fanno in genere parte della segnatura anche indicazioni relative alla classificazione.

Serie archivistica Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee, all'interno di un fondo

archivistico. Può essere articolata in sottoserie. Soggetto produttore L'ente, la famiglia o la persona che ha posto in essere, accumulato e/o conservato la

documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale. Sottofascicolo Articolazione interna al fascicolo.

Supporto Materiale sul quale si registrano le scritture e le informazioni: pergamena, carta, pellicola, nastro

magnetico, ecc. Titolo Nella descrizione dei complessi archivistici e delle unità archivistiche, si intende per titolo la

denominazione che identifica l'entità descritta; in genere è ricavato dalla prassi amministrativa o dall'oggetto della documentazione. Per le unità archivistiche il titolo originario, se presente, è ricavato dai piatti o dai dorsi di registri e volumi, dal piatto superiore delle filze, dalle camicie dei fascicoli. Il termine può indicare anche la parte componente di un titolario e può essere articolato in sottotitoli.

Titolario Sistema di classificazione progettato per ordinare logicamente il flusso dei documenti che vanno

a costituire l'archivio. Nel caso di archivi di organizzazioni pubbliche il titolario viene costituito sulla base delle funzioni e delle attività esercitate.

Unità archivistica Termine generico con cui si individua l'unità minima indivisibile di un fondo archivistico, che

può aggregare più documenti, fisicamente contigui, o essere costituita da una singola unità documentaria. Può essere costituita da un fascicolo, un registro, una filza, un volume ecc.

Versamento Atto di consegna a titolo permanente di un insieme documentario da parte di un ente pubblico

a un istituto di conservazione. Gli uffici periferici dello Stato sono tenuti a versare la propria documentazione, decorso un certo periodo, agli Archivi di Stato competenti per territorio. A questi istituti devono essere versati anche gli archivi degli enti pubblici soppressi, a meno che non si renda necessario il loro trasferimento ad altri enti per ragioni amministrative.

Vincolo archivistico È il nesso che collega in maniera logica e necessaria la documentazione che compone l’archivio

prodotto da un ente. Volume Unità archivistica costituita da più fogli rilegati insieme. La parola attiene all'aspetto esterno dei

documenti e distingue quelli che si presentano come unità rilegate rispetto a quelli sciolti conservati in buste. Di fatto la parola viene usata spesso come sinonimo di registro.

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SommarioARCHIVISTICA INFORMATICA ...................................................................................................... 2 

Definire la natura dell’archivistica informatica ................................................................................... 2 Riprendiamo alcuni concetti .............................................................................................................. 2 Definizione di archivio ...................................................................................................................... 2 Archivi come beni culturali ................................................................................................................ 4 Diverse fasi in un archivio ................................................................................................................. 4 Organizzazione e tenuta dell’archivio ................................................................................................ 5 Gli strumenti tradizionali per la formazione degli archivi ................................................................... 5 Protocollo ......................................................................................................................................... 5 Le attività per la formazione e tenuta dell’archivio ............................................................................. 5 La registrazione dei documenti. Origine ed evoluzione ...................................................................... 5 Gli scopi della registrazione: .............................................................................................................. 5 Qualche sentenza sul protocollo come atto pubblico ......................................................................... 6 Gli elementi della registrazione di protocollo ..................................................................................... 6 Titolario ............................................................................................................................................ 6 Evoluzione della funzione di classificazione ...................................................................................... 6 Obiettivi specifici della classificazione ............................................................................................... 7 Attribuzione del livello finale del piano di classificazione alla struttura competente ........................... 7 Il fascicolo ......................................................................................................................................... 7 Organizzazione dei fascicoli .............................................................................................................. 8 L’indice di classificazione .................................................................................................................. 8 Gestione dei fascicoli ........................................................................................................................ 8 

IL QUADRO NORMATIVO .............................................................................................................. 8 La legge 241/1990 ............................................................................................................................. 8 Dlgs. 29/93 (riforma del pubblico impiego) ...................................................................................... 9 Il Dlgs. 39 del 12 febbraio 1993 ......................................................................................................... 9 Dall’AIPA al CNIPA alla DIGIT-PA e all’Agenzia per l’Italia digitale ............................................... 9 L. 59/1997, L. 127/1997 e L. 191/1998 .......................................................................................... 10 Legge 15 marzo 1997, n. 59 ............................................................................................................. 10 Dpr n. 513 del 10 novembre 1997 ................................................................................................... 10 Dpr. 20 ottobre 1998 n. 428 ............................................................................................................ 10 Dpcm. 8 febbraio 1999 .................................................................................................................... 10 Dpcm. 31 ottobre 2000 ................................................................................................................... 11 Dpr. 28 dicembre 2000 n. 445 ......................................................................................................... 11 D. lgs. 82/05 Codice dell’amministrazione digitale .......................................................................... 13 D.lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale .............................................................. 14 Nuovi principi e strumenti .............................................................................................................. 15 Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale .................................................................... 16 Legge 17 dicembre 2012 n.221 ........................................................................................................ 16 Dpcm 22 febbraio 2013 ................................................................................................................... 16 DPCM 3 dicembre 2013 .................................................................................................................. 16 Dpcm 13 novembre 2014 ................................................................................................................ 16 

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PROTOCOLLO INFORMATICO .................................................................................................... 17 Aree organizzative omogenee .......................................................................................................... 17 Tre livelli di realizzazione ................................................................................................................ 17 Servizio archivistico per la tenuta del protocollo informatico........................................................... 17 Responsabile del protocollo informatico ......................................................................................... 17 Il manuale di gestione dei documenti: .............................................................................................. 18 La registrazione di protocollo .......................................................................................................... 18 La segnatura di protocollo ............................................................................................................... 20 La classificazione di protocollo ........................................................................................................ 20 L’assegnazione e la presa in carico ................................................................................................... 21 La fascicolazione ............................................................................................................................. 21 L’indice di classificazione ................................................................................................................ 23 

IL DOCUMENTO: DEFINIZIONI ................................................................................................. 23 Analisi del documento ..................................................................................................................... 23 Il documento giuridico .................................................................................................................... 24 Il documento amministrativo .......................................................................................................... 24 Il documento archivistico ................................................................................................................ 24 Il documento informatico ............................................................................................................... 25 La firma elettronica ......................................................................................................................... 26 I formati dei documenti ................................................................................................................... 29 Workflow ........................................................................................................................................ 29 Comunicazioni ................................................................................................................................ 30 Internet - Intranet ........................................................................................................................... 30 Siti internet della P.A. ...................................................................................................................... 30 Interoperabilità ................................................................................................................................ 30 Posta elettronica .............................................................................................................................. 30 Posta elettronica certificata PEC ..................................................................................................... 30 

LA DESCRIZIONE ARCHIVISTICA .............................................................................................. 30 In Italia ........................................................................................................................................... 32 Standard per la descrizione archivistica ............................................................................................ 32 ISAD (G) General international standard archival description ......................................................... 33 

STRUTTURA ............................................................................................................................. 34 ISAAR (CPF) .................................................................................................................................. 35 

GLOSSARIO ARCHIVISTICO ......................................................................................................... 35