Gestione della Sorveglianza Sanitaria

Sommario• Analisi iniziale• Configurazione e implementazione processo

o Esami ematochimici e diversi (strumentali e visite mediche specialistiche)o Rischio Dipartimenti e Unità Operativeo Protocolli sanitari inziali e periodici

• Configurazione Visite (opzioni e modelli evento)• Anagrafica Funzioni, Personale ed Unità Operativa• Specifiche: Utilità, modelli di documenti e Cruscotti

• Cruscotti, Filtri, Consultazioni e Stampe• Benefici percepiti

Analisi iniziale

Analisi Iniziale

L’analisi iniziale del processo in uso presso l’Ospedale San Raffaele ha permesso di conoscere le necessità relative alla gestione della sorveglianza sanitaria e la documentazione utilizzata, mantenuta tutta in formato cartaceo, in particolare:• Protocollo sanitario / unità operativa• Prenotazione accertamenti• Registrazione delle Visite Mediche• Giudizio di idoneità• Programmi Visite

Analisi Iniziale - output

A seguito della analisi inziale si è potuto definire il criterio di configurazione di:• Anagrafiche degli esami ematochimici e degli esami

diversi (esami strumentali come ECG e visite da effettuare prima della visita medica)

• Rischi soggetti a sorveglianza sanitaria• Protocolli sanitari, iniziali e periodici

A ciascun rischio sono collegati gli accertamenti da effettuare (esami ematochimici e diversi).

Analisi Iniziale - output

A ogni protocollo sanitario inziale è collegato:• Il rischio specifico• Le mansioni interessate

A ciascun protocollo periodico sono collegati:• Il rischio oggetto della sorveglianza• Le mansioni interessate e la periodicità in mesi di

effettuazione degli esami / visite• L’Unità Operativa di riferimento

Ogni Unità operativa è collegata al proprio dipartimento.

Analisi Iniziale - output

A seguito della analisi inziale si è deciso inoltre di configurare le seguenti classi di evento:• Visita Medica standard (D.Lgs. 81/2008)• Visita Medica (artt.85 e 91 D.Lgs. 230/95) per

esposizione a radiazioni ionizzanti o ad altri fattori di rischio

Tipologie visite mediche: preventiva, periodica, straordinaria, per cambio mansione, richiesta dal lavoratore o per fine rapporto di lavoro

Analisi Iniziale - output

A seguito della analisi inziale si è deciso inoltre di configurare i seguenti Modelli di Documento:• Consenso informato per il personale (da utilizzare

nell’evento «Visita Medica preventiva»)• Due modelli per la trasmissione al Lavoratore del

giudizio di idoneità (uno da utilizzare in ciascuno delle due classi di «Visita Medica»)

• Conservazione della cartella sanitaria e di rischio per risoluzione del rapporto di lavoro (da utilizzare nell’Anagrafica Personale)

Configurazione e implementazione

processoDipartimenti, Unità Operative Rischi, Protocolli sanitari ed esami da effettuare

Anagrafiche Sorveglianza Sanitaria

La struttura della Sorveglianza Sanitaria comprende:• Dipartimenti con relative

Unità Operative e protocolli sanitari

• Rischi• Esami (ematochimici ed

accertamenti diversi)• ICD-10

Anagrafiche Esami

Viene creata l’anagrafica degli Esami ematochimici ed accertamenti diversi da effettuare durante la Sorveglianza Sanitaria e prima della Visita Medica

Anagrafiche Rischi e Accertamenti

Viene creato l’elenco dei RISCHI E DEGLI ACCERTAMENTI COLLEGATI

Anagrafiche Rischi e AccertamentiEsempio: Rischio Biologico – Esami ematochimici e visite mediche

Ad ogni rischio vengono associati nella sezione «Riferimenti» gli Esami ematochimici ed eventuali altri accertamenti da effettuare

Anagrafiche Rischi e AccertamentiEsempio: Rischio Biologico – Esami ematochimici e visite mediche

Ad ogni rischio vengono associati nella sezione «Riferimenti» gli Esami ematochimici ed eventuali altri accertamenti da effettuare

Anagrafiche Dipartimenti e Unità Operative

Viene creato l’elenco dei DIPARTIMENTI dell’Ospedale e relative UNITÀ OPERATIVE

Anagrafiche Dipartimenti e Unità OperativeEsempio: U.O. Chirurgia – Apparato digerente superiore

Nella sezione «Riferimenti» dell’Unità Operativa viene agganciato il Dipartimento di appartenenza

Anagrafiche Protocolli Sanitari Iniziali

I PROTOCOLLI SANITARI INIZIALI fanno riferimento esclusivamente alla mansione ricoperta a prescindere dal dipartimento/unità operativa in cui la persona opererà

Anagrafiche Protocolli Sanitari Periodici

Per ogni Unità Operativa viene creato l’elenco dei Protocolli Sanitari Periodici in riferimento ai rischi presenti applicabili a determinate

mansioni

Anagrafiche Protocolli Sanitari PeriodiciEsempio: Protocollo Rischio Biologico in Chirurgia – apparato digerente superiore

Per ogni Protocollo Sanitario sono agganciati nella sezione «Riferimenti» (vedi slide seguente): • Il rischio • L’unità operativa di appartenenza • Le mansioni e relative periodicità di effettuazione degli accertamenti e delle visite mediche

Anagrafiche Protocolli Sanitari PeriodiciEsempio: Protocollo Rischio Biologico in Chirurgia – apparato digerente superiore

Configurazione

Visite MedicheOpzioni e Modelli di Evento

Opzioni Eventi

Il processo è stato configurato preventivamente in Opzioni Eventi tramite la definizione di:• Classe, Tipologia ed Esito per Classe • Riferimenti e Dati Personalizzati• Ruoli (di immissione, gestione, chiusura,

visualizzazione, ecc.) per ciascun utente

Nota: per la configurazione delle opzioni deve essere seguito l’help in linea (F1) o le apposite Linee Guida Qualibus. Nelle slide successive sono riportati

alcuni screenshot di esempio.

Opzioni Evento - Classe

Opzioni Evento – Tipologia e Esito/Classe

Opzioni Evento – Riferimenti

Opzioni Evento – Dati personalizzati

Modelli di Evento

I modelli sono semplici con un’istruzione e le note definite sugli stampati in uso riportate nella sezione definizione.

Modelli di Evento

Modello della VM 230/95

Modelli di Evento

In Opzioni Riferimenti è predefinito l’inserimento «obbligatorio» del Personale che deve effettuare la visita medica ed il tipo Malattia ICD-10 da registrare a fine visita

Modelli di Evento

È impostata una disposizione di default, che verrà modifica in base alla data programmata con il personale

Anagrafica Funzioni, Personale

e Unità Operative

Funzione

Ogni dipendente dell’Ospedale deve essere associato ad almeno una funzione

Anagrafica Personale e Unità Operativa d’apparteneza

Nella sezione «Riferimenti» dell’Anagrafica Personale va riportata l’unità operativa di appartenenza con data di inizio e eventuale data di fine

Specifiche:

utilità Modelli di Documenti

e Cruscotti

Cruscotti Sorveglianza Sanitaria

Grazie ai dati relativi a:• Protocolli sanitari (iniziali e periodici)• Anagrafica funzioni e unità operativa (mansioni)• Anagrafica personale• Visite mediche programmate e/o effettuateè possibile accedere ad una serie di cruscotti e altri strumenti (modelli di documento o stampe personalizzate o utilità) per identificare le necessità di verifiche mediche e relativi accertamenti, da programmare e/o attuare.

Nota: è necessario registrare le visite iniziali effettuate precedentemente tramite l’evento «Visita medica» nel quale è agganciato il personale che lo ha effettuato.

Visualizzazione scadenze Accertamenti e inserimento riferimenti

personaleIn base ai parametri di ricerca disponibili (date, dipartimenti, funzioni, ecc.) per gli accertamenti è possibile accodare nei riferimenti, in un evento «Accertamenti» creato precedentemente, il personale interessato ed i seguenti dati: Data richiesta e Data prevista

I campi personalizzati del riferimento dovranno essere aggiornati sistematicamente in modo da verificare lo stato degli esami tramite i campi: Data attuazione, Esito ed eventuali Note.

Visualizzazione scadenze cruscotto e avvio eventi Visita Medica

In base ai parametri di ricerca disponibili (date, dipartimenti, funzioni, ecc.) è possibile avviare automaticamente una serie di eventi «Visite Mediche», il cui modello contiene anche una disposizione futura che dovrà essere definita successivamente con il personale interessato.

Le visite mediche sono di due tipi:• VM 81/08• VM 230/95

Comunicazione al personale interessato dagli accertamenti sanitari e

prenotazione visita medica

All’avvio degli Eventi «Visite Mediche» oppure all’inserimento dei riferimenti relativi agli accertamenti, deve essere comunicato ad ogni persona interessata:• Gli esami ematochimici, gli esami strumentali e le

visite specialistiche da effettuare• La richiesta di mettersi in contatto con la Medicina

Preventiva per definire assieme data e orario della visita medica.

Prenotazione Visita Medica

In funzione delle disponibilità di risorse e in accordo con il personale interessato, viene modificata la data della disposizione di ogni evento Visita medica con la quale si assegna:• Al medico competente l’impegno come esecutore

alla data ed orario previsto • Al lavoratore, qualora sia anche utente Qualibus, la

possibilità di visualizzare la notifica della disposizione relativa sul proprio calendario.

Comunicazione al personale interessato dagli accertamenti sanitari e

prenotazione visita medica

La Medicina Preventiva effettua un monitoraggio delle date delle visite mediche avviate non ancora concordate con il personale interessato, tramite una consultazione delle disposizioni degli eventi che presentano la data impostata a 365 gg.

Cruscotti Sorveglianza Sanitaria

Cruscotti Sorveglianza Sanitaria

Cruscotti Sorveglianza SanitariaSpecifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti

Le due immagini precedenti rappresentano solo un esempio. Contenuti e modalità di gestione devono essere definite in seguito alla analisi approfondita delle richieste che si indicano qui di seguito:1. Generazione eventi di tipo VISITA MEDICA dai CRUSCOTTI

(alla pressione del tasto CONVOCA) oppure generazione automatica di riferimenti per accertamenti

2. All’atto della convocazione, deve arrivare all’interessato una MAIL (all’indirizzo aziendale e se esiste, anche all’indirizzo privato) e/o un SMS che indica gli accertamenti da fare prima della visita medica da programmare contattando la Medicina Preventiva

Cruscotti Sorveglianza SanitariaSpecifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti (segue)

3. Trascorso un certo tempo (es. 15 gg.) a chi non ha contattato la Medicina Preventiva (ossia non è stata ancora fissata la data della visita medica) deve essere possibile scegliere una delle due opzioni di seguito:• inviare un SOLLECITO, sempre con le modalità

espresse al punto 2, a tutto il personale interessato• sollecitare la singola persona inviando un documento

da modello mantenuto nello stesso evento visita medica

4. All’atto della prenotazione va definita la data e l’orario per fissare l’impegno sul CALENDARIO del medico, notificabile anche all’interessato se utente Qualibus.

Cruscotti Sorveglianza SanitariaSpecifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti (segue)

5. Prevedere, nella TAB Documenti/Comunicazioni degli eventi le seguenti funzioni (per accelerare il lavoro):

• Nuovo da SCANNER (per poter allegare agevolmente referti visite specialistiche / esami ematochimici)

• Nuovo da MODELLO che MA SENZA INSERIMENTO DEL FILE. Questo per quei documenti che debbono essere stampati, firmati e scansionati attraverso la funzionalità del punto “a”

Cruscotti Sorveglianza SanitariaSpecifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti (segue)

6. Le comunicazione al personale interessato degli accertamenti sanitari e prenotazione visita medica deve contenere i seguenti dati:• Cognome e nome, codice fiscale• Data, comune e provincia di nascita• Residenza• Mansione ricoperta (Funzione ed Unità operativa)• Rischi associati• Accertamenti da effettuare• Data scadenza (data determinata dal cruscotto sulla base degli

accertamenti e/o visita precedente e relativa periodicità)• Note eventuali e data della stampa• Nome e Cognome del MC

Cruscotti Sorveglianza SanitariaSpecifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti (segue)

7. Devono essere definiti i seguenti modelli di documento o stampe personalizzate:a) Giudizio di idoneità alla mansione specifica

(conforme allegato 3 a D.Lgs. 81/08)b) Giudizio di idoneità al lavoro con radiazioni ionizzanti

+ giudizio c.s.

8. Deve essere definito un cruscotto per la comunicazione alla Regione dei dati come specificato nell’allegato 3B; a titolo di esempio: N° malattie segnalate e tipologia, n° lavoratori soggetti a SS, ecc. il tutto suddiviso / maschi e femmine

Cruscotti Sorveglianza SanitariaSpecifiche per Utilità, Doc. e Cruscotti (segue)

9. Sarebbe opportuno pensare ad immagini diverse dall’orologio per le varie anagrafiche Scadenzari.

10. In linea di principio tutte le altre richieste dell’OSR sono state recepite

Cruscotti, Filtri,

Consultazioni e Stampe

Filtri Aziendali e Personali

• Una serie di Filtri Aziendali in Consultazioni permettono di visualizzare tutte le registrazioni eseguite in azienda ed i relativi dati (Personale coinvolto, Visite Mediche chiuse o sospese, di tutti o alcuni Dati Personalizzati).

• Ciascun utente può salvare Filtri Personali secondo sue necessità.

Collegamenti

Collegamenti

In ciascuna anagrafica (ad esempio personale, funzioni, rischi, protocolli, Unità Operative, ecc.) è possibile sempre visualizzare tutti i collegamenti ai processi, con il relativo stato (immesso, in attuazione o chiuso) ed esito (attuato, non attuato) in cui il dipendente è stato coinvolto quali (visite mediche, addestramenti, infortuni, ecc.)

Collegamenti

Collegamenti

Focus sugli obiettivi

Focus sugli obiettivi

• Configurazione e gestione del processo secondo le effettive esigenze dell’Azienda

• Risparmio di tempo per la registrazione delle informazioni con possibilità di mantenere i documenti inviati e ricevuti

• Tenuta sotto controllo sistematico di tutte le visite mediche e del loro stato

• Disponibilità in tempo reale di dati e statistiche relative alle registrazioni

• Drastica riduzione del consumo di carta

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