Smau Roma 2011 Giusella Finocchiaro

Documenti informatici e conservazione sostitutiva

Prof. Avv. Giusella FinocchiaroStudio Legale Finocchiaro

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Studio Legale Finocchiaro

Il quadro normativo

• Percorso lungo e complesso

• normativa sulla firma digitale e sulle firme elettroniche

• normativa sulla conservazione dei documenti


Il quadro normativo

• l. 15 marzo 1997, n. 59: principio generale

• d.p.r. 10 novembre 1997, n. 513: regolamento recante criteri e modalità di attuazione della firma digitale (abrogato)

• d.p.c.m. 8 febbraio 1999: regole tecniche

• direttiva 13 dicembre 1999, n. 93 sulle firme elettroniche


Il quadro normativo

• d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445: testo unico sulla documentazione amministrativa

• d.lgs. 23 gennaio 2002, n.10: attuazione della direttiva sulle firme elettroniche

• d.p.r. 7 aprile 2003, n. 137: coordinamento

• d.p.c.m. 13 gennaio 2004: nuove regole tecniche (abrogato)


Il quadro normativo

• d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68: posta elettronica certificata

• d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, “Codice dell’amministrazione digitale” in vigore dal 1° gennaio 2006

• modificato con d.lgs. 30 dicembre 2010, n. 235


Il quadro normativo

• d.p.c.m. 6 maggio 2009 regole tecniche in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica assegnata ai cittadini

• l. 28 gennaio 2009, n.2 di conversione del d.l. 29 novembre 2008

• d.p.c.m. 30 marzo 2009 (nuove regole tecniche firma digitale), in vigore dal 3 dicembre 2009


Conservazione dei documenti informatici

• Dall’art. 2, comma 15, della l. 24 dicembre 1993, n.537 fino a

• d.m. Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004

• deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004

• d. lgs. 20 febbraio 2004, n. 52


Riproduzione e conservazione dei documenti

• I document i de i qua l i è prescr i t ta l a conservazione, possono essere riprodotti su supporti informatici e sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge

• purché r iproduz ione e conser vaz ione avvengano in modo da garantirne la conformità all’originale, nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 71


Requisiti per la conservazione

• Ident i f i caz ione cer ta de l sog get to e dell’amministrazione di riferimento

• Integrità

• Leggibilità

• Rispetto delle misure di sicurezza


Delibera CNIPA19 febbraio 2004

• Art. 3 conservazione sostitutiva di documenti informatici

• Art.4 conservazione sostitutiva di documenti analogici



• Conser vaz ione sost i tut iva d i document i informatici

• apposizione sul l ’ insieme dei documenti informatici o sull’evidenza informatica che contiene le loro impronte del riferimento temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione

• si attesta il corretto svolgimento del processo


• Firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche

Firma digitale


Documento informatico con firma digitale

• Integra il requisito della forma scritta, anche ad substantiam, ovvero per la validità dell’atto

• Efficacia probatoria della scrittura privata (art. 2702 c.c.)

• L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo questi dia prova contraria



• Responsabile della conservazione

• designato per garantire la conservazione e la af f idab i l i tà ne l tempo de l documento informatico (art. 5)



• Conservazione sostitutiva di documenti analogici

• memorizzazione dell’immagine

• apposizione sul l ’ insieme dei documenti informatici o sull’evidenza informatica che contiene le loro impronte del riferimento temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione

• si attesta il corretto svolgimento del processo


Ruolo del pubblico ufficiale

• Documento analogico unico

• Riversamento sostitutivo


Documenti che possono conservarsi in formato digitale

• Alcuni esempi:

• fatture, lettere e telegrammi ricevuti (art. 2220 c.c.)

• libro giornale e libro degli inventari (art. 2215 c.c. - d.p.r. 600/1973)

• ecc...


D.m. Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004

• “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”


D.m. Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004

• Formazione

• Emissione

• Esibizione

• Memorizzazione

• Conservazione

• Riversamento


Provvedimento Agenzia delle Entrate 25 ottobre 2010

• “Provvedimento attuativo della comunicazione dell’impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari ai sensi dell’art. 5 d.m. 23 gennaio 2004”



• Il soggetto interessato, il responsabile della conservazione, ovvero il soggetto eventualmente de legato da ques t ’u l t imo t ra smette l a comunicazione

• direttamente

• tramite gli intermediari abilitati



• L’Agenzia delle Entrate comprova la ricezione del f i le mediante i l r i lascio di una ricevuta, identificata da un numero di protocollo


Novità introdotte nel CAD

• Conservazione dei documenti informatici (art. 44)

• il sistema è gestito da un responsabile che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali


Novità introdotte nel CAD

• Conservatori accreditati (art. 44 bis)

• il processo di conservazione può essere certificato da soggetti pubblici e privati

• i conservatori possono essere accreditati presso DigitPA


Fine

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