Smau Firenze 2015 - Andig-Gianluca Satta

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Relatore: GIANLUCA SATTA ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI GIANLUCA SATTA

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

GIANLUCA SATTA

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

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La dematerializzazione: processo attraverso cui il documentogiuridico viene formato (e conservato) utilizzando supporti di naturainformatica.

La conservazione: processo finalizzato al mantenimento deirequisiti di validità giuridica ed integrità informativa dei documenti,al fine di consentirne l'accesso o l'esibizione.

Definizioni

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Formazione

Trasmissione

� Firme elettroniche (firma elettronica semplice, avanzata, qualificata e firma digitale)

� Marcatura temporale� Documento informatico

Acquisizione Protocollo informatico

Archiviazione

Posta elettronica certificata (PEC)

Gli archivi della P.A. (Codice dei beni culturali)

Contenuto Trattamento dei dati personali (Codice della Privacy)

La conservazione dei documenticoordinamento con altre discipline

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� L. 7 agosto 1990, n. 241 - “Procedimento amministrativo e di diritto di accesso aidocumenti amministrativi”

� D. Lgs. 12 febbraio 1993, n. 39 - “Sistemi informativi automatizzati nella P.A.”

� Legge 24 dicembre 1993, n. 537 - Introduce una norma su validità del documento susupporto ottico

� Direttiva del Presidente del Consiglio 5 settembre 1995 “Rete unitaria della pubblicaamministrazione”

� DPCM 6 dicembre 1996, n. 694 “Riproduzione sostitutiva dei documenti di archivi edi altri atti dei privati”

� L. 15 marzo 1997, n. 59 “Delega al Governo per la riforma della PubblicaAmministrazione e per la semplificazione amministrativa”

� D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513 Regolamento sulla formazione, l'archiviazione e latrasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici

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� Del. AIPA 30 luglio 1998, n. 24 “Reg. Tecn. riproduzione e conservazione didocumenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti aglioriginali”

� D. Lgs. 20 ottobre 1998, n. 368 “Istituzione del Ministero per i beni e le attivitàculturali”

� DPCM 8 febbraio 1999 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, laconservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, deidocumenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del D.P.R. 10 novembre 1997, n.513”

� DPCM 22 ottobre 1999, n. 437 “Carta di identità elettronica e del documento diidentità elettronico”

� Direttiva del Presidente del Consiglio del 28 ottobre 1999 “Gestione informatica deiflussi documentali nelle pubbliche amministrazioni”

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� Direttiva C.E. 13 dicembre 1999, n. 93 “Direttiva del Parlamento europeo e del

Consiglio relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche”

� DPCM 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui aldecreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428

� Del. AIPA 23 novembre 2000, n. 51 “Regole tecniche in materia di formazione econservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”

� D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e

regolamentari in materia di documentazione amministrativa” (TUDA)

� Del. AIPA 16 febbraio 2001, n. 27 “utilizzo della firma digitale nelle pubblicheamministrazioni”

� Del. AIPA 13 dicembre 2001, n. 42 “Regole tecniche per la riproduzione econservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità deidocumenti agli originali” - D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (TUDA)

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� D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 “Attuazione della Dir. 1999/93/CE relativa ad unquadro comunitario per le firme elettroniche”

� DPCM 13 gennaio 2004 “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, laconservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, deidocumenti informatici”

� D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali”

� DMEF 23 gennaio 2004 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi aidocumenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”

� Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 “Regole tecniche per la riproduzione econservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità”

� Del. CNIPA 17 febbraio 2005, n. 4 “Regole per il riconoscimento e la verifica deldocumento informatico”

� D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice della amministrazione digitale” (CAD)

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� D. Lgs. 4 aprile 2006, n. 159 "Disposizioni integrative e correttive al decretolegislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante codice dell'amministrazione digitale"

� DPCM 30 marzo 2009 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione everifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici”abrogato il DPCM 13 gennaio 2004

� Del. CNIPA 21 maggio 2009 n. 45 “Regole per il riconoscimento e la verifica deldocumento informatico” abroga Circ. AIPA 19 giugno 2000, n. 24

� Circ. DigitPA 29 dicembre 2011 , n. 59 “ Modalità per presentare la domanda diaccreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attività diconservazione dei documenti informatici”

� DPCM 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione,

apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”

� Det. Commissariale Agid. 30 Aprile 2014 n. 63 “Modalità di attuazione dell’articolo19, comma 7, del DPCM 22 febbraio 2013”

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� DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di

conservazione” abroga Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 “Regole tecniche per lariproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire laconformità”

� DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di documenti

informatici”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio 2015 (GU serie gen. 8)

� Circ. Agid 10 aprile 2014 n. 65 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza suisoggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documentiinformatici”

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D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice della amministrazione digitale” (CAD)

DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”,pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014 (suppl. ord. n. 20, serie gen. 59)

D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”

Circ. Agid 10 aprile 2014 n. 65 “Modalità per l’accreditamento e la vigilanza suisoggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documentiinformatici”

Conservazione: normativa in vigore

DPCM 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di documenti informatici”,pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12 gennaio 2015 (GU serie gen. 8)

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Codice civile, art. 2215 bis – Documentazione informatica

Decreto Ministero Economia e Finanze del 3 aprile 2013, n. 55“Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento dellafattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensidell’art. 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007.Pubblicato in G.U. n. 118 del 22 maggio 2013”

Ulteriore normativa di riferimento

Decreto Ministero Economia e Finanze 17 giugno 2014 “Modalità diassolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici edalla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5,del decreto legislativo n. 82/2005”

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D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice

dell’Amministrazione Digitale

Art. 20, commi 3 e 5-bis, Art. 23-ter,comma 4, Art. 43, commi 1 e 3, Art. 44,Art. 44-bis

“Regole tecniche in materia di sistema

di conservazione”DPCM 3 dicembre 2013, pubblicato inGazzetta Ufficiale il 12 marzo 2014(suppl. ord. n. 20, serie gen. 59)

� atto a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti

� per l’intero ciclo di gestione, ovverossia per l’intero arco temporale di esistenza del documento informatico

� indipendentemente dall’evoluzione del contesto tecnologico

Sistema per la conservazione dei documenti informatici

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Sistema per la conservazione dei documenti informatici

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Art. 20 del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD)

“Regole tecniche in materia di documenti informatici”

DPCM 13 novembre 2014 pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 12gennaio 2015 (GU serie gen. 8)

Il documento informatico assume piena validità e rilevanza agli effetti di legge,solo se la sua formazione e, conseguentemente, la memorizzazione etrasmissione telematica, è in linea con le regole tecniche previste ai sensi

dell’art. 71 del CAD

� Entrato in vigore l’11 febbraio 2015 � Completato quadro normativo della regolamentazione tecnica: firme elettroniche,

conservazione e protocollo informatico

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Nuovi sistemi di conservazione Nuove regole tecniche (DPCM 3 Dicembre 2013)

Vecchi sistemi di conservazione(Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11)

Facoltà di adeguarli alle nuove regole entro l’11 aprile 2017(in tal caso vi è l’obbligo di disporre un piano dettagliato nel manuale di

conservazione)

Validi ed efficaci

fino all’11 Aprile 2017

Dopo l’11 Aprile 2017 sarà obbligatorio adeguare tutti i sistemi

esistenti alle nuove regole tecniche

Sistema per la conservazione dei documenti informatici

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Il documento informatico nel sistema di conservazione

Regole tecniche sul documento informatico

Regole tecniche sul sistema di conservazione

� Stesso ambito di applicazione

� Il sistema di conservazione è rivolto ad assicurare l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici.

Necessario determinare cosa si intende per

“documento informatico”.

collegate

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Amministrazioni dello StatoIstituti, scuole e università

Regioni, le Province, i Comuni e relativi enti pubblici

Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura

Aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale

Privati

Persone giuridiche

Società di persone

Enti e associazioni

Soggetti esterni a cui è affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici

Capo II del CAD

(documento informatico e firme elettroniche,

trasferimenti, libri e scritture)Relative regole tecniche

Ambito soggettivo di applicazione(art. 2 Reg. Tecn., art. 2, commi 2 e 3 CAD)

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Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?

Obbligo di conservareObbligo di produrre documenti direttamente ed

unicamente in formato digitale

Art. 20, comma 5-bis del CAD

Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si intendonosoddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se leprocedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche (in materia di sistemi diconservazione e in materia di formazione del documento informatico).

Tutti i soggetti che hanno l’obbligo di conservare documenti per i quali è prevista laproduzione direttamente ed unicamente in formato digitale originale, senza poter utilizzareil formato cartaceo ai fini della validità legale dello stesso

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Ambito oggettivo di applicazione

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Amministrazioni dello StatoDiversi settori dove è obbligatorio produrre in formato elettronico

Assenza di norme generali che obbligano la P.A.

� Dal 2013, le pubblicazioni effettuate in sola forma analogica non hanno effetto di pubblicità legale. Obbligo di pubblicità legale mediante pubblicazione online (Albo pretorio).

� La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e

documenti, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche deve avvenire esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione

Obbligo di produrre documenti direttamente ed

unicamente in formato digitale

Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?

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Ambito oggettivo di applicazione

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La pubblica amministrazione

� Ricorso alle tecnologie dell'informazione nei procedimenti amministrativi perrealizzare gli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza esemplificazione.

� Adotta le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni,tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati.

• Uso dei mezzi informatici per la formazione dei documenti originali

• Protocollo informatico • Gestione digitale dei flussi documentali

esigenze di carattere pubblico

per garantire il corretto funzionamento

ragioni di interesse storico

Esempi

Obbligo di conservare

Art. 12 CAD - Norma di indirizzo generale

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Ambito oggettivo di applicazione

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Obbligo di conservare per i privati

Art. 2220 Codice Civile

Obbligo di conservazione per dieci anni deidocumenti contabili, delle fatture, delle lettere edei telegrammi ricevuti e delle copie delle fatture,delle lettere e dei telegrammi spediti

� Imprenditori commerciali: libro giornale,libro degli inventari, scritture contabili.

� S.p.a.: libro soci, libro delle obbligazioni,libro delle adunanze delle assemblee, delconsiglio di amministrazione, ecc...

� S.r.l.: libro soci, libro delle decisioni dei soci,degli amministratori, libro del collegiosindacale o del revisore

Art. 22, D.P.R. 29 settembre 1973, n.600

Obbligo di conservazione delle scritture contabiliobbligatorie e la relativa documentazione fino aquando non siano definiti gli accertamenti relativi alcorrispondente periodo d'imposta

� Obblighi di conservazione in materia fiscale:registri IVA, il registro dei corrispettivi permancato o irregolare funzionamento delregistratore di cassa, il registro delle ricevute fiscali,il registro merci, il registro onorari

� Datori di lavoro: libro matricola, del libro paga eregistro degli infortuni

Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?

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Ambito oggettivo di applicazione

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PrivatiUnico obbligo, sancito da una norma di legge, che preveda l’obbligo di

conservare e l’uso esclusivo del formato digitale per la validità legale del documento stesso

La fattura elettronica emessa in favore della P.A.

Quali soggetti hanno l’obbligo di adottare un sistema di conservazione?

Obbligo di produrre documenti direttamente ed

unicamente in formato digitale

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Ambito oggettivo di applicazione

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Fin dove si estende?

Solo nel caso di obbligo di conservazione dei documenti, lacui produzione è prevista esclusivamente in formato elettronico

L’adozione di un sistema di conservazione è FACOLTATIVA quando:

In via residuale

riconosciuta la validità legale deldocumento cartaceo

non è previsto un obbligo di legge cheimpone la produzione di documentidigitali

assenza di obbligo di conservazione

Ambito oggettivo di applicazione

Obbligo di rispettare

le regole tecniche

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Documenti cartacei di cui si possiede un solo esemplare originale

Limite: i documenti analogici originali uniciArt. 22 CAD

Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuateparticolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione diesigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originaleanalogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deveessere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato condichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.

Non possono esseredigitalizzati e conservatiin formato elettronico

Possono essere digitalizzati e conservati informato elettronico, a condizione che laloro conformità all’originale sia autenticatacome previsto dall’art. 22 CAD

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DPCM 21 marzo 2013, Allegato ADocumenti analogici originali unici

Documenti per i quali permane l’obbligo di conservazione del cartaceo originale

1. Atti contenuti nella raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica2. Atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria3. Opere d’arte4. Documenti di valore storico-artistico5. Documenti conservati negli archivi, biblioteche di Stato6. Atti notarili7. Atti conservati dai notai prima della consegna agli Archivi notarili8. Atti conservati presso gli Archivi notarili

Documenti per i quali è consentita la conservazione in formato elettronico (art. 22 CAD)

1. Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, decreti ministeriali e interministeriali2. Atti amministrativi da adottarsi nella forma del D.P.R.3. Decreti dirigenziali e direttorialiPer i vari ministeri sono elencati i documenti interessati, tra cui:1. Documenti in materia di tutela dei diritti civili, confessioni religiose, di cittadinanza, immigrazione2. Atti inerenti la tutela della sicurezza dello Stato, dell’ordine e della sicurezza pubblica3. Piani paesaggistici e protocolli disciplinari degli stessi

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� La norma consente quindi di conservare ed esibire validamente (a tutti glieffetti di legge) qualunque documento (quindi anche cartaceo), a mezzodi documenti informatici

� Il documento (cartaceo) per essere conservato a mezzo di documentoinformatico, necessita di essere acquisito in un formato digitale

Art. 20, comma 5-bis del CAD

Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti, si intendono soddisfattia tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedureutilizzate sono conformi alle regole tecniche (in materia di sistemi di conservazionee in materia di formazione del documento informatico).

La conservazione dei documenti informatici

Facoltativa

Quali regole per il passaggio dal documento cartaceo al documento informatico?

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Definizione del CAD del documento informatico:rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

Articolo 3, Regole Tecniche (DPCM 13 novembre 2014)

Formazione del documento informatico

1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,

acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento

analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici

o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibiliall’utente;

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati oregistrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggettiinteroperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

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La formazione dei documenti informatici

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Documenti informatici “nativi”

Redazione con appositi strumenti software (art. 3, comma 1, lett. a))

Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico (art. 3, comma 1, lett. b))

Servizi in Cloud Download

Supporti di memoria

Duplicati informatici ≠ copie informatiche

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La formazione dei documenti informatici

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Acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico(art. 3, comma 1, lett. b))

Documento cartaceo Copia per immagine

Acquisizione della copia informatica di un documento analogico(art. 3, comma 1, lett. b))

Documento cartaceoContenuto identico all’originale

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La formazione dei documenti informatici

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Registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente (art. 3, comma 1, lett. c))

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La formazione dei documenti informatici

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Generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica(art. 3, comma 1, lett. d))

La formazione dei documenti informatici

Database

Forma statica

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Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

Nuove regole tecniche

DPCM 3 dicembre 2013

Sistema di conservazione unico

La nuova definizione di documento informatico

Formata con le modalità previstedall’art. 3 del d.p.c.m. 13 novembre 2014

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Vecchie regole tecniche

Del. CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11

Conservazione dei documenti analogici

Conservazione documenti digitali

Conservazione sostitutiva (“a norma”)

Nuove regole tecniche

DPCM 3 dicembre 2013

Sistema di conservazione (sostitutiva)

In passato...

Oggi…

Nuova concezione

del documento informatico(Art. 3, regole tecniche

sul documento informatico)

Sistema di conservazione unico

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Modelli organizzativi: in house e in outsourcingArt. 5, Regole tecniche

2. Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione può essere svolta:a)all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici daconservare;

Persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento,che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suocontenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura siidentifica con responsabile della gestione documentale

Titolare dei documenti informatici da conservare Il titolare di documenti informatici, nel procedere alla

conservazione, può consegnare i documenti ad altro soggetto chesi occupa del versamento nel sistema di conservazione, il qualeassume il ruolo di produttore.può non coincidere

con il produttore

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Art. 5, Regole tecniche

2. Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: (…)b) affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idoneegaranzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italiadigitale.

Modelli organizzativi: in house e in outsourcing

Outsourcing

ConservatoriConservatori

accreditatiObbligatorio per la P.A.

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Conservatori accreditati

Soggetti pubblici e privati che svolgonoattività di conservazione dei documentiinformatici e di certificazione dei relativi

processi

1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l’attività di conservazione;2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i serviziforniti;3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate;4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alledisposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecnichepreviste dal CAD;5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità,l’immodificabilità, l'integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione, come descritte nelmanuale di conservazione, parte integrante del contratto/convenzione di servizio.Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto previsto dai precedenti punti, deve inoltre:1. avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000 Euro;2. garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti allaamministrazione e da parte dei componenti degli organi preposti al controllo, dei requisiti di onorabilità

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Attività di vigilanza

Requisiti per l’accreditamento

Albo dei conservatori

revoca l’iscrizione

cancellazione dall’elenco pubblico

Conservatori accreditati

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a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologiadei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativavigente;c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata,nei casi previsti dal manuale di conservazione;e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivie della leggibilità degli stessi;g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per

rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle

registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure conriguardo all’obsolescenza dei formati;

Art. 7, Regole Tecniche

Il responsabile della conservazione è il dominus del sistema di conservazione

Il ruolo del Responsabile della conservazione

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Relatore: GIANLUCA SATTA

Il ruolo del Responsabile della conservazione

h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi delcontesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensidell’art. 12;j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento,garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimoattribuite;k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie perl’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenticonservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle normevigenti;m) predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico

in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Art. 7, Regole Tecniche

Il responsabile della conservazione è il dominus del sistema di conservazione

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Il ruolo del Responsabile della conservazione

Soggetto tenuto alla conservazione dei documenti informatici

Persona fisica Persona giuridicaResponsabile della

conservazione

Soggetto nominato

Responsabile della Conservazione (RdC)

Libero professionistao Ditta individuale

Società o ente

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Soggetto nominato RdC

Conservazionein house

Conservazionein outsourcing

� Delega per lo svolgimento delleproprie competenze ad uno o piùsoggetti di specifica competenza edesperienza

� Interni alla struttura� Sotto il diretto controllo del RdC

Delega solo per lo svolgimento delle attivitàrelative al processo di conservazione (art. 7)

� Il responsabile della conservazione èsempre la persona fisica o giuridica, oil soggetto all’uopo nominato

� Il ruolo di RdC resta sempre in capoal soggetto incaricante, non alconservatore.

Solo il RdC può decidere di affidare laconservazione all’esterno. La scelta non puòessere di un soggetto delegato dal RdC.

Il ruolo del Responsabile della conservazione

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Il contratto di affidamento esterno della conservazioneart. 44, comma 1-ter, dall’art. 44-bis, CAD, dall’art. 5, dall’art. 6, comma 7, d.p.c.m. 3 dicembre 2013

Aziende

Enti

Professionisti

� Attività complesse

� Adempimenti tecnici

� Obblighi imposti dalla normativa

� Gestione della sicurezza fisica e informatica

� Rispetto dei limiti temporali di conservazione

� Salvaguardia dell’integrità e leggibilità dei documenti

� Aggiornamento tecnologico e normativo

Conservatore

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Il contratto di affidamento esterno della conservazione

Soggetto affidante

(o incaricante)

Tenuto alla conservazione dei documenti informatici

Affidatario del servizio

Società di servizi IT

� strutture informatiche � competenze tecniche del proprio

personale � realizza la conservazione dei

documenti informatici dell’affidante

� Legittimato a concludere il contratto� Unico soggetto a cui la normativa attribuisce la

facoltà di affidare all’esterno la conservazione

Responsabile della conservazioneSe persona giuridica, il contratto può essere validamente

sottoscritto dal legale rappresentante della stessa

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Il contratto di affidamento esterno della conservazioneArt. 6, comma 6, Regole Tecniche

“la conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi dicui all’art. 5, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto

del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa”

Contratto di affidamento del

servizio di conservazione(Condizioni generali di contratto)

Manuale di conservazione

?

� aziende di medio - grande dimensione

� forte potere contrattuale � assenza di trattative� strutture informatiche per

servizi standardizzati

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Il contratto di affidamento esterno della conservazione

IMPORTANTE

Prima della sottoscrizione del contratto, verificare il contenuto

del manuale della conservazione e delle condizioni generali di contratto

Presenza di carenze all’interno del sistema di conservazione

Mancato rispetto delle regole tecniche

Perdita del valore legale dei documenti conservati

in capo al titolare dei documenti informatici e al conservatore

Responsabilità civile Responsabilità amministrativaResponsabilità penale

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Il contratto di affidamento esterno della conservazioneResponsabilità civile

Responsabile della

conservazione

Professionista, tenuto a conservare i documenti di un proprio cliente, affida la conservazione all’esterno. La perdita divalore legale dei documenti, dovuta al mancato rispetto delle regole sulla conservazione, potrebbe causare dei danni alcliente (es. le sanzioni amministrative quando i documenti sono di natura fiscale, oppure il danno derivantedall’impossibilità di tutelare un proprio diritto)

Risponde dei danni derivanti

da errata conservazione

Soggetto terzo a cui

i documenti si riferiscono

Terzo

in forza del rapporto contrattualeResponsabile della

conservazione

risarcimento del danno extracontrattuale(art. 2043 c.c.)

ConservatoreCome l’appaltatore, danni a terzi

nell’esecuzione del contratto

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Il contratto di affidamento esterno della conservazione

Determinazione e l’attribuzione della responsabilità per danni arrecati a terzi dal conservatore nell’esecuzione del contratto

Diligenza del responsabile della conservazione nella scelta del conservatore

Autonomia concessa al conservatore nella prestazione del servizio di conservazione

Tre principi elaborati dalla giurisprudenza in materia di appalto:

� culpa in vigilando del committente;

� l’ingerenza del committente, quando il danno deriva da un ordine o disposizione di quest’ultimo;

� culpa in eligendo, quando il servizio è affidato ad un soggetto privo delle capacità e dei mezzi idonei

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Il contratto di affidamento esterno della conservazione

Il titolare dei

documenti informatici(In qualità di responsabile della conservazionee parte nel contratto di fornitura del servizio)

può sempre agire Conservatore

Danni subiti dovuti all’inadempimento del contratto di conservazione.

(nei limiti contrattuali)

Responsabilità amministrativa

Il titolare dei documenti informatici, essendo l’unico responsabile della loroconservazione nei confronti dei terzi e di tutte le pubbliche autorità, sarà l’unicosoggetto chiamato a rispondere in caso di sanzioni amministrative derivanti da unairregolare tenuta e conservazione dei documenti

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Linee guida per la scelta del conservatore

Preliminarmente alla sottoscrizione del contratto di affidamento della conservazione, è opportuno valutare:

� rispetto delle regole tecniche generali � le modalità con cui esse sono concretamente attuate dal singolo conservatore

evolutivaDisciplina sulla conservazione

dei documenti informatici

individuati i requisiti e gli obiettivi generali del

sistema di conservazione

ai destinatari delle regole tecniche la scelta sulle misure da applicare al caso concreto

esame del manuale della conservazione e delle

condizioni generali di contratto predisposte

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Linee guida per la scelta del conservatore

Analisi, da parte del responsabile della conservazione, delle tipologie di documentiinformatici che si intendono conservare, tenuto conto della vigente normativa inmateria di obblighi di conservazione

non tutti i conservatori, infatti, mettono a disposizione un servizio di conservazione valido perogni tipo di documento (limitati ad una particolare categoria di documenti informatici o ad un particolare

formato di files)

Caratteristiche di qualità e sicurezza del servizio offerto, eventualmente

attestate dal possesso di certificazioni, nonché gli anni di esperienza nel settore

Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve descrivere (art. 8):� l’organizzazione dell’ente conservatore;� l’identità e i ruoli dei soggetti coinvolti;� il modello di funzionamento;� la descrizione del processo di conservazione e delle infrastrutture utilizzate;� le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile.

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Linee guida per la scelta del conservatoreVerifica dei ruoli predisposti nel manuale

Il ruolo di RdC sempre in capo al fruitore del servizio

Il conservatore assume il ruolo di responsabile del

servizio di conservazione

In alcuni manuali della conservazione, ilfruitore del servizio viene indicato con iltermine “cliente”

Non confondere con il ruolo di “responsabiledella conservazione” che, in linea con ledisposizioni normative, è svolto dal titolare deidocumenti informatici

Quando è previsto dal manuale, al soggetto affidante può essere attribuito anche il ruolo diproduttore, con conseguente assunzione dei relativi obblighi e responsabilità

Al produttore compete la produzione del pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Il produttore, quindi, deve assicurarsi che i documenti, oggetto del trasferimento, siano statici, non modificabili e generati con uno dei formati previsti dal manuale; infine, è anche l’unico responsabile dell’associazione dei metadati ai documenti, per garantirne la corretta indicizzazione nel sistema del conservatore

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Linee guida per la scelta del conservatoreVerifica delle misure di sicurezza adottate e previste dal

Codice in materia di protezione dei dati personali e dall’allegato B

Misure minime

(All. B al Codice Privacy)

Articoli da 31 a 36

Disciplinare tecnico di cui all’allegato B

Codice in materia di protezione dei dati personali

D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196

Misure idonee

(artt. 31-36 Codice Privacy)

MISURE DI SICUREZZA

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

CARATTERISTICHE DELLE

CREDENZIALI DI AUTENTICAZIONE

� Lunghezza minima della password di 8caratteri

� non riconducibile al soggetto

GESTIONE DELLE CREDENZIALI

DI AUTENTICAZIONE

� Modifica dopo il primo utilizzo, ogni 6 o 3mesi a seconda dei dati trattati

� Disattivazione in caso di non uso per almeno6 mesi o di perdita della qualità che permettel’accesso ai dati

� Garanzia della disponibilità dei dati o deglistrumenti elettronici in caso di prolungataassenza o impedimento dell’incaricato chegoda delle credenziali di autenticazione

SISTEMA DI AUTORIZZAZIONE � Verifica almeno annuale delle condizioni per

l’autorizzazione

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Linee guida per la scelta del conservatoreVerifica delle misure di sicurezza adottate e previste dal

Codice in materia di protezione dei dati personali e dall’allegato B

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

PROTEZIONE CONTRO IL

RISCHIO DI INTRUSIONE� Attivazione di idonei strumenti elettronici da

aggiornare con cadenza almeno semestrale.

AGGIORNAMENTI PERIODICI

DEI PROGRAMMI PER

ELABORATORE

� Almeno annuale per dati comuni

� Almeno semestrale per dati sensibili e/o giudiziari

BACK UP� Salvataggio dei dati con frequenza almeno

settimanale

DISASTER RECOVERY� Ripristino entro il termine massimo di una

settimana

Linee guida per la scelta del conservatoreVerifica delle misure di sicurezza adottate e previste dal

Codice in materia di protezione dei dati personali e dall’allegato B

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Le misure idonee

Sono individuabili sulla base delle tecnologie al momento conosciute e alle caratteristichedel trattamento, e sono definite in modo tale da ridurre al minimo i rischi che il sistema diconservazione concretamente comporta.

L’analisi deve tener conto dei rischi di distruzione eperdita dei dati, di accesso non autorizzato e ditrattamento eseguito per finalità diverse dallaconservazione.

Misure minime di sicurezza

Misure idonee di sicurezza Sanzioni civili (art. 2050 c.c.)

Sanzioni amministrative e penali (Codice Privacy)

Linee guida per la scelta del conservatoreVerifica delle misure di sicurezza adottate e previste dal

Codice in materia di protezione dei dati personali e dall’allegato B

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

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Responsabile del trattamentoResponsabile della conservazione opera di intesa con

Responsabile della sicurezza

Responsabile della gestione documentale

Amministratori di sistema

Responsabile del trattamento (art. 4, lett. g, Codice della Privacy)

La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente,associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali.

Linee guida per la scelta del conservatore

Art. 7. Regole Tecniche

DPCM 3 dicembre 2013

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

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Responsabile del trattamento Responsabile della conservazione

Limitatamente ai dati personalicontenuti nei documenti oggettodel sistema di conservazione.

Non sempre è possibile…

1) Il titolare non è obbligato a nominare unresponsabile del trattamento

2) la conservazione è affidata ad un soggetto

esterno ai sensi dell’art. 5 delle regole tecniche

Linee guida per la scelta del conservatoreParere del Garante per la protezione dei dati personali n. 214 del 24 aprile 2013

sullo schema delle regole tecniche sulla conservazione dei documenti informatici

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

57

1) Il titolare non è obbligato a nominare un responsabile del trattamento

Non è escluso l’obbligo di nominare il responsabile della conservazione

Si dovrà coordinare direttamente con il titolare del trattamento

Titolare del trattamento

Delega di funzioni

Responsabile del trattamento

Rapporto

Linee guida per la scelta del conservatore

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

58

Il soggetto esterno affidatario dellaconservazione dei documenti informaticiassume il ruolo di responsabile esterno

del trattamento

La nomina ai sensi del Codice Privacy deve essere eseguita con atto espresso,non essendo implicita nella nomina del soggetto responsabile della conservazione,o nell’atto con cui quest’ultimo affida la gestione all’esterno

2) la conservazione è affidata ad un soggetto esterno (art. 5 delle regole tecniche)

Responsabile del trattamento + responsabile conservazione

non possono più coesistere in capo alla stessa persona

Il responsabile della conservazione rimane sempre interno all’amministrazione o ente (pubblico o privato)

Linee guida per la scelta del conservatore

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Linee guida per la scelta del conservatore

Struttura fisica del sistema di

conservazione

Sede legale e luogo di conservazione (art. 2,

RT)

Residenza dei data center (sicurezza)

Modalità di esibizione dei

documenti

Accesso alla documentazione

conservata

Estrazione copie, consultazione

Servizio di distribuzione

Portabilità dei documenti

Lunghi termini di conservazione

Rapporto contrattuale (dalla presa in carico allo

scarto)

Migrazione verso altri sistemi

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Linee guida per la scelta del conservatoreCondizioni generali di contratto

Diritti

Obblighi

Accordo

Recesso� idonee garanzie affinché il titolare dei documenti non subisca alcun pregiudizio

in seguito all’eventuale esercizio del diritto di recesso. � congrui tempi di preavviso per la comunicazione del recesso da parte del

conservatore � restituzione dei documenti conservati, in modo da consentire al titolare dei

documenti di attivare un nuovo servizio di conservazione (portabilità)

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ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

Grazie per l’attenzione

Gianluca SattaEuropean Lawyer

Esperto in diritto dell’informatica e delle Nuove Tecnologie

[email protected]

www.diricto.itict4forensics.diee.unica.it

61

ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI DELLA

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Relatore: GIANLUCA SATTA

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