Smau Firenze 2014 - Fatturazione Elettronica verso la PA: un primo passo per digitalizzare il Paese

www.osservatori.net MARAZZI - CATTANE | Workshop Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione 10 luglio 2014

Il Ciclo Ordine-Pagamento: i diversi approcci alla Digitalizzazione

Conservazione Sostitutiva

Fatturazione Elettronica

Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento

Conservazione dell’Attivo Conservazione elettronica delle fatture emesse verso i clienti, sostituendo l’archiviazione cartacea ai fini fiscali

Fatturazione Elettronica Accordo tra partner di business per lo scambio di fatture generate, trasmesse e conservate esclusivamente in elettronico

Integrazione del Ciclo Ordine-Pagamento

Gli scambi documentali sono sostituiti da interscambi di flussi in formato elettronico strutturato

Digitalizzazione e Conservazione del Passivo

Conservazione elettronica delle fatture emesse dai fornitori, sostituendo l’archiviazione cartacea ai fini fiscali

Formato non strutturato: le fatture sono file immagine (TIFF, JPEG) non direttamente elaborabili

Formato strutturato: le fatture contengono dati in formato elettronico direttamente elaborabile da applicazioni informatiche

Integrazione del Ciclo Ordine-Fattura

Integrazione del Ciclo Fattura-Pagamento

Completa Integrazione e Dematerializzazione

I diversi modelli




Ambito di progetto

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore

Ordine Consegna Fatturazione Pagamento

Alli

neam

ento

dat

i

Progetti sviluppati internamente, che non richiedono di relazionarsi con la controparte (clienti o fornitori)

!! Conservazione dell’attivo – Conservazione elettronica delle fatture emesse verso i clienti, che sostituisce l’archiviazione cartacea a fini fiscali

!! Conservazione del passivo – Conservazione elettronica delle fatture ricevute dai fornitori (anche con scansione), che sostituisce l’archiviazione cartacea a fini fiscali




Ambito di progetto

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Ambito di progetto

Principali fonti di beneficio




Ambito di progetto

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Ambito di progetto


Risparmio di spazio, materiali





Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Ambito di progetto

Risparmio di spazio, materiali, costi di trasmissione


Beneficio

Tempo di payback

Conservazione dell’Attivo

Digitalizzazione e Conservazione del Passivo

BENEFICIO

I benefici e la redditività

1÷2 !/fattura

in genere < 1 anno

0,5÷1,2 !/fattura

in genere < 2 anni

Risparmio di spazio, materiali




Ambito di progetto

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore

Ordine Consegna Pagamento

Alli

neam

ento

dat

i

Progetti che richiedono un accordo tra partner commerciali per lo scambio di fatture che vengono generate, emesse e conservate esclusivamente in formato elettronico

!! In formato non strutturato: le fatture sono file immagine (TIFF, JPEG) non direttamente elaborabili

!! In formato strutturato: le fatture contengono dati direttamente elaborabili da applicazioni informatiche

Fatturazione




Ambito di progetto

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Fatturazione

Ambito di progetto

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Fatturazione





Ambito di progetto

Ambito di progetto

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Fatturazione


Risparmio di Spazio, Trasmissione…

Fatturazione Elettronica non strutturata …




Ambito di progetto

Ambito di progetto

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Fatturazione


Risparmio di Spazio, Trasmissione…

Fatturazione Elettronica non strutturata …

… e strutturata

… risparmio di costi di Manodopera e incremento di produttività e qualità




Ambito di progetto

Ambito di progetto

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Fatturazione



Beneficio

Tempo di payback


non strutturata

Fatturazione Elettronica strutturata

BENEFICIO

1,8÷4 !/fattura

in genere < 2 anno

5,5÷8,2 !/fattura

in genere < 1 anno

Risparmio di Spazio, Trasmissione e Manodopera




Ambito di progetto

Ambito di progetto

Cliente

Sistema Bancario

Fornitore


Alli

neam

ento

dat

i

Fatturazione



Risparmio di Spazio, Trasmissione e Manodopera

Focus: relazione Imprese e PA

Ragioneria Generale dello Stato

Fatture Fatture

Ricevute-Notifiche Notifiche

Fatture Fatture

Ricevute Notifiche Notifiche

Flusso informativo per il Monitoraggio della Finanza Pubblica

Inte

rmed

iari

o

Sistema di

Interscambio (SdI)

Forn

itor

e A

lfa

Forn

itor

e Be

ta

PA

Prevede l’invio di Fatture in formato elettronico strutturato XML, il cosiddetto Tracciato FatturaPA. La relazione con la PA avviene tramite il SdI, il quale provvede a eseguire controlli formali sulle Fatture, recapitarle alle PA destinatarie e veicolare informazioni circa l’esito della trasmissione


Fatturazione Elettronica verso la PA: le principali domande e risposte

La raccolta delle 23 principali domande e risposte, circostanziate e puntuali, emerse in occasione di un workshop promosso dall’Osservatorio in collaborazione con l’Agenzia per l’Italia Digitale: un momento fortemente interattivo, che ha visto un confronto aperto e costruttivo fra tutti i partecipanti

Ne è derivato questo strumento di condivisione, finalizzato a favorire il passaggio verso l’introduzione della Fatturazione Elettronica sia da parte delle PA sia da parte delle imprese e dei professionisti che forniscono beni e servizi alla PA stessa

A guidare sia l’incontro sia il documento è la ferma convinzione che ora non si può prescindere dall’attivarsi con consapevolezza per poter FARE BENE Fatturazione Elettronica, verso la PA ma non solo!

Disponibile gratuitamente su

www.osservatori.net

Inquadra il QR Code

18. Come si applica l’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA ai fornitori esteri? A oggi, i soggetti non residenti in Italia che agiscono da fornitori della PA sono esclusi dall’obbligo di Fatturazione Elettronica. Si rimanda, tuttavia, a un successivo Decreto la definizione delle modalità di applicazione dell’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la PA anche per questi soggetti …

Un esempio di domanda a cui si da risposta:



Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento

Ambito di progetto

Cliente

Fornitore

Progetti finalizzati a supportare lo scambio documentale tra clienti e fornitori in formato elettronico strutturato !! Integrazione del Ciclo Ordine-Fattura – scambio di

documenti del ciclo logistico-commerciale !! Integrazione del Ciclo Fattura-Pagamento – scambio di

documenti del ciclo amministrativo-finanziario !! Completa Integrazione e Dematerializzazione –

integrazione di tutte le fasi del ciclo con realizzazione della Fatturazione Elettronica strutturata a norma di legge

Fatturazione

Sistema Bancario


Alli

neam

ento

dat

i




Ambito di progetto

Cliente

Fornitore

Fatturazione

Sistema Bancario


Alli

neam

ento

dat

i

Ambito di progetto


Cliente

Fornitore

Alli

neam

ento

dat

i

Consegna Pagamento Fatturazione Ordine

Sistema Bancario





Cliente

Fornitore

Fatturazione

Sistema Bancario


Alli

neam

ento

dat

i

Ambito di progetto

Cliente

Fornitore

Alli

neam

ento

dat

i


Sistema Bancario

Risparmio di Manodopera, incremento di produttività e qualità





Ambito di progetto

Ambito di progetto


Cliente

Fornitore

Alli

neam

ento

dat

i


Sistema Bancario


Beneficio

Tempo di payback

Integrazione Ciclo

Ordine-Pagamento BENEFICIO

25÷65 !/ciclo

in genere < 1 anno


Avv. Annarita Ricci Studio Legale Finocchiaro Osservatori Digital Innovation School of Management – Politecnico di Milano

Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione

Il quadro giuridico-normativo

10 Luglio 2014

Avv. Annarita RicciStudio Legale Finocchiaro

www.studiolegalefinocchiaro.itwww.blogstudiolegalefinocchiaro.it

I processi di dematerializzazione

http://www.studiolegalefinocchiaro.it

http://www.studiolegalefinocchiaro.it

http://www.blog.studiolegalefinocchiaro.it

http://www.blog.studiolegalefinocchiaro.it

Studio Legale Finocchiaro

La dematerializzazione: l’approccio del legislatore

italiano


L’approccio del legislatore italiano

• Rapporto di equivalenza e non di identità fra documento informatico e documento cartaceo

• il documento è ciò che rappresenta un fatto

• irrilevante è la materia di cui è costituito


L’approccio del legislatore italiano

• Rapporto di equivalenza e non di identità fra firme informatiche e sottoscrizione autografa


Nuovo concetto di firma

• Non necessariamente “sotto-scritta” e non più gesto personalissimo dell’autore


Nuovo concetto di firma (2)

• Le firme informatiche non sono la sottoscrizione autografa, sono come la sottoscrizione autografa

• La diversità ontologica degli strumenti costringe ad un differente approccio

• Rapporto di equivalenza e non di identità fra firme informatiche e sottoscrizione autografa quanto agli effetti giuridici


Il quadro normativo


Il quadro normativo vigente

• D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, “Codice dell’amministrazione digitale”

• D.p.c.m. 22 febbraio 2013, “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71”


Il quadro normativo vigente

• D.p.c.m. 3 aprile 2013

• “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”


Il quadro normativo in prospettiva

• Proposta di regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio (2012/0146) in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno

• abrogherà la direttiva 1999/93/CE


Gli strumenti operativi


Documento informatico: il valore giuridico

• il documento informatico assume differente efficacia probatoria e differente valore sostanziale a seconda della tipologia di firma elettronica apposta


Documento informatico: il necessario approccio

• è necessario quindi valutare

• se la firma sia necessaria

• quale sia la funzione della firma


Documento informatico: il necessario approccio

• quale sia la firma necessaria, o consigliabile, in base a:

• funzione

• requisiti normativi

• costi

• impatto organizzativo


Le firme informatiche• 4 firme +1

• firma elettronica

• firma elettronica avanzata

• firma qualificata

• firma digitale, tutte normate dal CAD

• + l’“acquisizione digitale della sottoscrizione autografa” seguita dalla firma digitale dal notaio, prevista dalla l. notarile


Efficacia probatoria e idoneità a soddisfare il requisito della

forma scritta


Documento informatico senza firma

• rinvio all’art. 2712 del codice civile (art. 23 quater)

• efficacia probatoria delle riproduzioni meccaniche

• prova i fatti in esso rappresentati se non è disconosciuto


Giurisprudenza

• Cass. 11445/2001

• Cass. 9884/2005

• Cass. 13916/2007

• Trib. Roma 22/04/2008

• Trib. Roma 30/10/2008

• Cass. 6911/2009


Documento informatico con firma elettronica

• efficacia probatoria e idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta liberamente valutabili in giudizio

• riferimento a caratteristiche oggettive di sicurezza, integrità, qualità e immodificabilità


Giurisprudenza

• Trib. Mondovì 7/06/2004

• Trib. Verona 26/11/2005

• G.d.P. Pesaro 2/11/2004

• Trib. Ancona 09/04/2005

• Trib. Torino 12/02/2008

• Trib. Cassino 24/02/2009

• Trib. Prato 15/04/2011

• Trib. Catanzaro 30/04/2012


Documento informatico con firma avanzata, qualificata e

digitale

• efficacia probatoria della scrittura privata (art. 2702 c.c.)

• idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta, anche se ...


Documento informatico con firma elettronica avanzata

• solo per i contratti elencati dal n. 1 al n. 12 del codice civile cioè per i contratti aventi ad oggetto beni immobili

• è richiesto che al documento sia apposta una firma qualificata o digitale

• non è sufficiente la firma elettronica avanzata


Documento informatico con firma elettronica avanzata

• per tutti “gli altri atti specialmente indicati dalla legge” che richiedono la forma scritta a pena di nullità (n. 13 dell’art. 1350 del codice civile) può essere utilizzata anche la firma elettronica avanzata, oltre a quella qualificata e digitale

• ad esempio: i contratti bancari (art. 117 del TUB)


Novità normative


Novità normative

• In materia di fatturazione elettronica

• Ministero dell’economia e delle finanze, decreto del 17 giugno 2014, “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, articolo 21, comma 5 del decreto legislativo n. 82/2005”

• Agenzia dell’Entrate, circolare 18/E del 24 giugno 2014, “IVA. Ulteriori istruzioni in materia di fatturazione”


Novità normative

• d.m. del 17 giugno 2014

• stabilisce, attraverso rinvii alla disciplina generale, gli obblighi da osservare nei processi di formazione e conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari


Novità normative

• La circolare 18/E del 24 giugno 2014 dell’Agenzia dell’Entrate fornisce chiarimenti

• sulla nozione di fattura elettronica

• sulla nozione di accettazione

• sulla conservazione


Novità normative

• Si conferma la possibilità di esternalizzare le fasi del processo

• ruolo essenziale del contratto di outsourcing


finewww.studiolegalefinocchiaro.it

www.blogstudiolegalefinocchiaro.it

Daniele Marazzi Davide Cattane Osservatori Digital Innovation School of Management – Politecnico di Milano


Fatturazione Elettronica verso la PA: un primo passo per digitalizzare il Paese

10 Luglio 2014


ignorare i segnali e restare ancorati a

modelli gestionali e modalità di relazione

tradizionali

farsi promotori del cambiamento, governando e

cavalcando l’onda delle opportunità

aspettare che siano i

propri partner di

business e/o i propri

competitor a “indicare

la strada”

Dal “dilemma” fra Opportunità o Urgenza... ...alle possibili prospettive

Per le organizzazioni del nostro Paese si profilano tre possibili alternative


Base empirica 112

imprese

Base empirica 186

imprese

Logistica e Trasporti

Utility

Altro

Bancario e Assicurativo

Editoria e Media

Turismo

Fashion

Metalmeccanico

Largo Consumo

Automotive

Arredamento

Chimico

Materiale Elettrico

Altro

Elettrodomestici 25%

19%

11% 10%

8%

6%

4% 4%

3% 10%

21%

18%

12% 12%

6%

31%

Farmaceutico

Base empirica 354

imprese Service

Engineering and Construction

Distribution (B2b/B2c)

32%

53%

11%

4% Manufacturing

La voce delle imprese


I progetti di Digitalizzazione in Italia I C-level coinvolti

Amministrazione Finanza

e Controllo Commerciale e Marketing

IT e Sistemi Informativi

Direzione Centrale

Acquisti Logistica e Supply Chain

Produzione e Operations

Base empirica: 723* C-level * 17 C-level categorizzati

come “Altro Responsabile”

155

88

109

85 76 36 157


La «Big Picture» della Digitalizzazione

Processi interni

Processi di interfaccia a Valle

Processi di interfaccia

a Monte

!! Significativa parcellizzazione decisionale !! Poco presenti figure trasversali come CIO e CEO

Limitata visione d’insieme!


La «Big Picture» della Digitalizzazione

Processi interni

Processi di interfaccia a Valle

Processi di interfaccia

a Monte

0111010 0111010

ERP

Web

Telefono

email

Fax

Carta

[!]

EDI EDI

Web

Telefono

email

Fax

Carta

[!]

Concentratore Multidelivery

GED e Workflow

GED e Workflow

CS Passivo CS Attivo CS

Perché guardando l’organizzazione «ai raggi X», per processo supportato, i diversi progetti: !! sono parte di un unico flusso concatenato !! impattano su più Funzioni, in modo trasversale

Perché serve una visione d’insieme?


La Ricetta per Digitalizzare

!! Digitalizzazione Processi di Acquisto !! Portale Web verso i fornitori

!"La Ricetta per Digitalizzare

!! Acquisizione Automatica delle Fatture Passive !! Conservazione Sostitutiva Fatture Passive

!! Conservazione Sostitutiva DDT Passivi !! Conservazione Sostitutiva Fatture Attive !! Conservazione Sostitutiva Scritture Contabili !! Conservazione Sostitutiva DDT Attivi !! Fatturazione Attiva Multidelivery

!! EDI con clienti !! Portale Web di eSelling !! [...]

"

Commitment in abbondanza

Change Management q. b.

!! Workflow approvativi per le Fatture Passive

All’interno della «Big Picture» sono presenti diversi progetti: gli «ingredienti» di una Ricetta che va preparata avendo ben chiaro

il risultato che si vuole ottenere

""


La Ricetta per Digitalizzare Dipende … dai benefici

Workflow approvativi per le Fatture Passive

Gestione Elettronica Documentale con WorkFlow a supporto dei Processi di Acquisto

Conservazione Sostitutiva Fatture Attive

Fatturazione Attiva Multidelivery

Consegne con invio Despatch-Advice e ricezione Receiving-Advice (al posto del DDT cartaceo)

Ricezione di un documento in formato digitale strutturato

[...]

2,8!

!/ciclo

0,9! 3,6!

4,1! 12,6!

1,1! 2,3!

4,3! 9,7!

2,7! 6,4!

max min

Legenda:

Significativi Limitati Benefici annui

0,4!


La Ricetta per Digitalizzare Dipende … dalla complessità realizzativa

Significativi Limitati Benefici annui

Diffidenza verso il digitale da parte del personale coinvolto

Numerosità del personale impattato dal progetto

Numerosità delle unità organizzative interne coinvolte

Volumi documentali coinvolti

Necessità di intervenire su sistemi esistenti

Numerosità dei partner di business da coinvolgere

Presenza di documenti/informazioni rilevanti da un punto di vista fiscale, civilistico o penale

. . .

Alta Bassa

Elevata

Limitata

Complessità realizzativa


Il modello della «Balanced Roadmap»

Significativi Limitati

Elevata

Limitata

Complessità realizzativa

Benefici annui

In base alle risorse e ai risultati attesi, è possibile delineare una roadmap di adozione: passo dopo passo, in una chiara visione d’insieme


Qual è il messaggio più importante da “portarsi a casa”?

Non servono «supereroi» ...

... ma soggetti «attivi»,

in grado di stimolare il cambiamento

•! Che cosa significa essere imprese e PA digitali •! Alcuni esempi emblematici di progetti di Digitalizzazione •! Come approcciare la Digitalizzazione: esperienze a confronto •! La voce dei protagonisti che hanno fatto, in imprese e PA •! La Ricetta per Digitalizzare

Daniele Marazzi | [email protected] Davide Cattane | [email protected] Osservatori Digital Innovation School of Management – Politecnico di Milano


Fatturazione Elettronica verso la PA: un primo passo per digitalizzare il Paese

10 Luglio 2014

Smau Firenze 2014 - Fatturazione Elettronica verso la PA: un primo passo per digitalizzare il Paese

Technology

Transcript of Smau Firenze 2014 - Fatturazione Elettronica verso la PA: un primo passo per digitalizzare il Paese