SISTEM INFORMASI PENDUDUK BERBASIS DESKTOP

Jurnal SIBERNETIKA | STMIK Muhammadiyah Jakarta

Vol. 6, No. 1, April 2021, hlm. 155 - 167

P-ISSN

E-ISSN

2355-326X

2745-5831 ___________________________________________________________________________________________

155

SISTEM INFORMASI PENDUDUK BERBASIS DESKTOP

Sri Mulyati1, Faiz Rafdhi2

1STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl. Kelapa Dua Wetan No. 17 Ciracas Jakarta, Indonesia 2STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl. Kelapa Dua Wetan No. 17 Ciracas Jakarta, Indonesia

[email protected], [email protected]

Abstrak

Perkembangan teknologi informasi yang terjadi saat ini telah membuat banyak perubahan dalam berbagai bidang yang tidak dapat dihindari terlebih di RT 016/ RW 03 Ciracas, dimana proses pengajuan surat pengantar yang masih kurang optimal karena harus mencocokan data pada berkas arsip sehingga memakan waktu yang cukup lama, data penduduk masih tersimpan dalam buku induk yang ditulis dengan tulisan tangan, serta kurang terorganisasinya pengarsipan data penduduk, sehingga rawan terjadinya kesalahan input data penduduk yang dapat mengakibatkan data tidak akurat. Sehingga dirancang sistem informasi peduduk pada RT 016/ RW 03 Ciracas Jakarta Timur berbasis desktop. Adapun metodologi penelitian penulis menggunakan metode Waterfall dengan tahapan analysis, design, coding, testing, and maintenance. Pengembangan sistem ini menggunakan tools UML (Unified Modelling Language) sebagai analisa sistem berjalan. Adapun perangkat lunak yang digunakan yaitu Vb.net dengan software visual studio 2017 sebagai bahasa pemrograman dan desain tampilan, dan MySql sebagai database. Penelitian yang dilakukan penulis menghasilkan sistem yang memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan data penduduk, penyimpanan data sehingga mempermudah dalam pencarian data, serta pembuatan laporan data penduduk seperti laporan kelahiran, kematian, penduduk datang, serta penduduk pindah. Kata kunci: sistem informasi, kependudukan, RT/RW ______________________________________________________________________________________________

1. PENDAHULUANBerdasarkan observasi yang dilakukan di RT 016/ RW 03 Ciracas Jakarta Timur,

banyaknya penduduk memengaruhi kinerja ketua RT dalam arsip penduduk mengakibatkan proses pengajuan surat pengantar yang masih kurang optimal karena harus mencocokan data pada berkas arsip sehingga memakan waktu yang cukup lama. Selain itu berkas arsip yang sering tercecer bahkan hilang karena perpindahan jabatan dari tahun ke tahun, mengakibatkan data-data yang dibutuhkan sulit untuk dicari saat data yang sama dibutuhkan. Pengembangan Sistem Informasi ini akan memanfaatkan teknologi informasi yang akan membantu pendataan penduduk khususnya RT 016/ RW 03 Ciracas terutama pada proses pendataan penduduk, Kartu Keluarga (KK), data kelahiran, data kematian, data keterangan pendatang, dan data keterangan pindah yang memerlukan kecermatan dan ketelitian tinggi. Sehingga dalam waktu yang singkat pembuatan laporan pendataan penduduk tersebut di atas dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi dan dapat memberikan laporan secara cepat dan tepat.

Batasan Masalah

Adapun batasan masalah sebagai berikut :

1. Pencatatan arsip data penduduk berdasarkan Kartu Keluarga (KK). 2. Pencatatan dokumen masih manual surat pengantar dan buku induk.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Jurnal SIBERNETIKA | STMIK Muhammadiyah Jakarta | Vol. 6, No. 1, April 2021

Sri Mulyati, Faiz Rafdhi

156

3. Database pengolahan penduduk terdiri dari data kelahiran, data kematian, data kepindahan, dan data kedatangan penduduk.

4. Sistem Informasi Kependudukan ini dibuat menggunakan Microsoft Vb.net dan database MySql.

Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas dapat penulis susun perumusan masalah yang akan dibahas pada jurnal ini, yaitu :

1. Bagaimana agar proses pencarian data kependudukan lebih cepat? 2. Bagaimana membuat Sistem Informasi yang dapat menyelesaikan masalah pada

yang tertera pada identifikasi masalah di atas? 3. Bagaimana mengimplementasi Sistem Informasi Kependudukan pada RT menjadi

suatu inovasi khususnya RT 016/RW 03 Ciracas? Landasan Teori

Sistem adalah sekumpulan komponen atau jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan dan saling bekerja sama membentuk suatu jaringan kerja untuk mencapai sasaran atau tujuan tertentu [1]. Sistem mempunyai arti perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas [2].

Informasi adalah segala sesuatu keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan/manajer dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan [3]. Informasi adalah data yang diolah menjadi lebih berguna dan berarti bagi penerimanya, serta untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan mengenai suatu keadaan [4]. Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat [5].

Sistem informasi yaitu suatu sistem yang menyediakan informasi untuk menajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisasi [6]. Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan [7]. Sistem Informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan [8].

Kependudukan atau demografi adalah ilmu yang mempelajari persoalan dan keadaan dinamika kependudukan manusia, meliputi di dalamnya ukuran, struktur, dan distribusi penduduk, serta bagaimana jumlah penduduk berubah setiap waktu akibat kelahiran, kematian, perkawinan, migrasi, dan mobilitas social [9].

RT/RW adalah Organisasi masyarakat yang diakui dan diawasi oleh pemerintah untuk membantu dan meningkatkan kelencaran pelaksanaan tugas pemerintah serta memelihara dan melestarikan nilai-nilai kehidupan masyarakat Indonesia yang berdasarkan kegotong royongan dan kekeluargaan [10]. 2. METODOLOGI PENELITIAN

Sistem Informasi Penduduk Berbasis Desktop


157

Gambar 1. Tahapan Metode Waterfall

Metode proses pengembangan sistem informasi yang akan dibuat menggunakan metode waterfall. metode waterfall merupakan suatu metode pengembangan secara sekuensial. Metode waterfall bersifat sistematis dan berurutan dalam membangun sebuah perangkat lunak menurut (Pressman). Untuk merancang sistem ini, penulis menggunakan metode waterfall sebagai perancangan. Memiliki beberapa tahapan yang runtut seperti requirement (analisis kebutuhan), desain sistem (system design), coding & testing, penerapan program (Implementasi), pemeliharaan (Maintenance).

Teknik Pengumpulan Data

Observasi Metode observasi adalah suatu cara pengambilan data dengan menggunakan mata

tanpa menggunakan alat bantu standar lain. Observasi mengharuskan seorang analis menjadi pengamat orang dan aktifitas yang dijalankan demi mempelajari alur sistem.

Penulis melakukan observasi untuk melihat secara langsung proses pendataan penduduk, pada RT 016/RW 003 Jakarta Timur yang selama ini berjalan. Observasi ini meliputi proses pembuatan surat pengantar RT, data pengurus RT 16. Dengan kegiatan ini penulis dapat mempelajari dan mengetahui kekurangan dan kelemahan sistem yang sedang berjalan.

Tabel 1. Kegiatan Observasi

Tanggal mulai

Jam mulai

Yang diamati (jabatan)

Lokasi Observasi

Kegiatan diamati Contoh dokumen Dikumpulkan

29-3-2020

09.10 Sekretaris RT Rumah Ketua Rt

-Proses pendataan warga baru

Ktp dan KK

10.20 -Proses memeriksa persyaratan dan pencocokan data di buku induk

KK, KTP

29-3-2020

11.00 Bapak Usup (Ketua Rt)

-membuat surat yang diajukan penduduk dan penandatangan surat

KK dan KTP



158

29-3-2020

11.35 Bapak Yakub (Sekretaris)

-pendataan data pada buku arsip -pembuatan laporan surat

29-3-2020

13.00 Bapak Usup (Ketua Rt)

-penerimaan laporan

Alat dan Bahan Adalah analisis sistem yang digunakan untuk merancang sistem informasi penduduk ini dari awal sampai akhir.

Tabel 2. Alat dan bahan yang digunakan

No. Jenis Komponen

1 Hardware Laptop Printer

2 Software Visual Studio 2017 PhpMyAdmin XAMPP

3 Database MySQL

4 Sistem Operasi Windows 10, 64 bit, 4GB

Sistem yang sedang berjalan Berdasarkan analisa sistem yang dilakukan di RT 016/ RW 03 Ciracas tepatnya di kantor ketua RT, proses pendataan peduduk serta pembuatan surat menyurat saat ini masih menggunakan buku induk serta Penyimpanan dokumen masih berbentuk hardcopy

Tanggal Jam Jumlah Kegiatan tanpa kesalahan

Jumlah kegiatan terjadi kesalahan

Total Rata-rata

30/03/2020 13.00 Pencatatan Data di buku Induk

Pencarian data butuh waktu lama

2 20%

Laporan data penduduk yang kurang akurat

2 20%

Total 4 40%

Tanggal Jam Waktu untuk mengerjakan(detik/menit/jam)

Banyaknya Total Rata-rata

30-03- 2020

09.15– 10.20

1 pencarian 2 data 30 Menit

11.00 –11.35

2 pencarian 1 data 20 menit

3 3 50 menit



159

mengakibatkan kemungkinan kehilangan data. Untuk lebih mengetahui mengenai prosedur sistem yang berjalan saat ini dijelaskan sebagai berikut menggunakan diagram use case. Aktor Yang terlibat: 1. Ketua RT : Bertugas Menandatangani surat dan menerima laporan di buku

besar. 2. Sekretaris RT : memeriksa persyaratan, membuat surat yang diajukan penduduk,

memberi surat yang telah dibuat, pendataan pada buku arsip, dan pembuatan laporan, 3. Penduduk : Mengajukan pembuatan surat menyurat, membawa persyaratan,

dan menerima surat yang telah ditandatangani. Adapun diagram prosesnya dapat dilihat pada diagram berikut :

Gambar 2. Use Case Diagram yang berjalan

3. HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem yang Diusulkan Adapun sistem yang diusulkan dalam membuat sistem informasi penduduk RT 016/ RW 03 Ciracas yaitu : 1. Skenario Use Case Admin Login

Nama use case : Login Aktor Utama : Sekretaris RT Tujuan : Menampilkan Menu Utama, Menu Penduduk, Menu

Kelahiran, Menu Kematian, Menu Penduduk Datang, Menu Penduduk Pindah, Menu Surat Pengantar, Laporan, serta menginput Data Penduduk , Data Kelahiran, Data Kematian, Data Penduduk Datang, Data Penduduk Pindah, Logout.

2. Skenario Use Case Ketua RT

Nama Use Case : Ketua RT Aktor Utama : Ketua RT Tujuan : login, melihat laporan, dan keluar sistem.



160

Desain Antarmuka 1. Pada desain Menu Login, Dimana di dalamnya terdapat menu file yang berisi menu login

dan exit.

Gambar 2. Desain Menu Utama

2. Desain menu utama setelah login merupakan rancagan tampilan menu yang di dalamnya terdapat menu-menu yang bisa dipilih oleh pengguna dalam menjalankan aplikasi, seperti menu file yang berisi menu logout dan exit. Dan menu penduduk berisi kelahiran, kematian, data penduduk masuk, data penduduk pindah, data surat pengantar, dan surat pengantar.

Gambar 3. Desain Menu Utama

3. Desain Kelahiran merupakan rancangan tampilan menu kelahiran dimana di dalamnya terdapat menu input, refresh, cetak, dan laporan.

Gambar 4. Desain halaman Kelahiran

4. Desain Menu Data Kelahiran Halaman data kelahiran merupakan rancangan tampilan input data kelahiran dimana Admin dapat memasukan data penduduk.



161

Gambar 5. Desain halaman Kelahiran

Hasil Implementasi Antarmuka

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah sistem. Setelah melakukan analisa, design dan pengkodean maka sistem yang sudah jadikan digunakan oleh admin.

1. Tahap Implementasi Menu Login

Gambar 6. Tahap Implementasi Login

2. Tampilan halaman menu kelahiran

Halaman yang menampilkan menu kelahiran setelah login sebagai admin

Gambar 7. Tahap Implementasi Tampilan Menu Kelahiran

3. Tampilan halaman menu data kelahiran

Dalam menu data kelahiran, admin dapat melakukan simpan, cari, ubah, dan hapus data



162

Gambar 8. Tahap Implementasi Tampilan Data Kelahiran

4. Halaman menu Cetak Kelahiran Dalam halaman ini admin dapat mencetak data kelahiran dalam bentuk surat

Gambar 9. Tahap Implementasi Tampilan Cetak Kelahiran

5. Halaman menu laporan

Halaman ini menampilkan laporan kelahiran, kematian, penduduk datang, dan penduduk pindah dalam periode bulan.

Gambar 10. Tahap Implementasi Tampilan Laporan

Pengujian Pengujian sistem informasi penduduk berbasis desktop ini menggunakan data uji berupa data masukan dari admin.

Tabel 3. Pengujian Sistem

No Scenario pengujian

Testcase Hasil yang diharapkan

Hasil pengujian ket

1. Sistem Ketika running akan muncul tampilan awal, jika menu file di klik maka

Sistem akan memunculkan form login

valid



163

akan menampilkan menu login

2. Mengisi salah satu field kode user atau password dengan kata yang salah.

sistem akan menolak akses login dengan menampilkan " kodeuser dan password yang anda masukkan salah!"

valid

2 Mengisi kodeuser dan password dengan benar

sistem menerima akses login dan masuk ke halaman menu utama.

valid

3. Saat salah satu menu di klik maka akan memunculkan tampilan data

Sistem akan menampilkan data sesuai menu yang dipilih

valid

4. Button input di klik akan muncul form (data yang diisi tidak lengkap atau kosongkan salah satu field) lalu klik simpan

sistem tidak akan menyimpan ketika ada field tidak terisi atau kosong, maka akan muncul pesan "Pastikan Semua Data Terisi!"

valid



164

5. Button Cari Untuk mencari data yang diinginkan dengan menulis no. Urut KK

Ketika tombol Cari di klik maka data yang sudah ada akan muncul

valid

5 Button Ubah untuk mengubah data

Ketika tombol Ubah di klik maka muncul “ Data Update”

valid

6. input data pada form Data Kelahiran (Pastikan Semua Data Terisi!) lalu klik simpan lalu muncul message "Data Berhasil Disimpan"

sistem akan menyimpan input data.

valid

7. Refresh pada form data kelahiran untuk merefresh data jika ada input baru

Sistem akan memunculkan data yang baru input pada form

Valid



165

8. hapus data pada form kegiatan (tanpa memilih data) kemudian klik hapus

sistem tidak akan menghapus ketika tidak memilih data sebelum menghapus, maka akan muncul pesan "pilih data yang akan di hapus terlebih dahulu"

valid

9. hapus data pada form data dengan mengklik data yang benar (memilih data) kemudian klik hapus

sistem akan menghapus data maka akan muncul pesan "yakin!! Akan di hapus?" klik yes maka akan muncul pesan lagi"Data delete" dan akan menampilkan data bahwa data berhasil di hapus kemudian tampil ke form dan data tidak ada lagi pada form

Valid

10. Cetak Surat pada form data kelahiran untuk melihat dan mencetak surat

Sistem akan memunculkan surat Keterangan kelahiran sesuai data yang telah diinput.

Valid



166

11. Laporan Pada form data kelahiran untuk melihat data yang ada dalam bentuk laporan

Sistem akan menampilkan data laporan

Valid

Pemeliharaan Perangkat Sistem Perawatan sistem dilakukan oleh admin. Perawatan dapat dilakukan secara berkala

setiap satu, tiga, enam bulan atau setahun sekali atau dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang berjalan.

Berikut ini di tunjukkan beberapa bentuk pemeliharaan sistem:

Tabel 4. Pemeliharaan perangkat sistem

No. Jenis Pemeliharaan Deskripsi

1 Pengecekan Melakukan perubahan pada sistem informasi untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi pada saat design, coding, atau implementasi.

2 Adaptasi Pengubahan sistem untuk mengembangkan fungsionalitasnya agar dapat mengakomodasi perubahan kebutuhan bisnis atau untuk migrasi ke lingkungan operasi yang berbeda.

3 Perfektif Pengembangan untuk meningkatkan kinerja proses atau kegunaan antarmuka, atau penambahan fitur sistem yang sebenarnya tidak terlalu diperlukan.

4 Preventif Pengubahan sistem untuk memperkecil peluang terjadinya kesalahan di masa yang akan datang.

4. PENUTUP Kesimpulan Kesimpulan yang dapat di ambil dari penelitian ini adalah: 1. Sistem ini dapat dimanfaatkan sebagai media penyimpanan data penduduk Pada RT 016

RW 03 Ciracas Jakarta Timur. 2. Sistem Informasi Kependudukan Pada RT ini dapat menghasilkan laporan-laporan

mengenai informasi data kelahiran, kematian, penduduk datang dan penduduk pindah yang relevan sesuai yang diharapkan.

3. Sistem Informasi Kependudukan Pada RT ini dapat membantu dalam pengelolaan data kelahiran, kematian, penduduk datang dan pindah serta laporan-laporan mengenai penduduk.



167

Saran 1. Sistem ini dibangun berbasis desktop offline, diharapkan sistem ini dapat dikembangkan

kembali. 2. Sistem ini masih dengan lingkup yang sederhana dan belum mencangkup seluruh data

yang ada. 3. Diharapkan Sistem ini dapat dikembangkan berbasis online sehingga masyarakat dapat

mengakses di manapun dan kapanpun. DAFTAR PUSTAKA [1] Muslihudin, Muhamad dan Oktafianto.2016.Analisis dan Perancangan Sistem

Informasi.Yogyakarta: Andi. Hal 2-3 [2] Prof. Dr. Sri Mulyani, Ak,. CA. 2016. Metode Analisis dan Perancangan Sistem. Bandung:

Abdi Sistematika. Hal 38 [3] Chr. Jimmy L. Gaol. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi.

Jakarta: Grasindo. Hal 7 [4] Elisabet Yunaeti Anggraeni dan Rita Irviani. 2017. Pengantar Sistem Informasi.

Yogyakarta: Andi. Hal.1 [5] Susanto Azhar, Sistem Informasi Akuntansi, Linggar Jaya, Bandung, 2013, hlm.46. [6] Elisabet Yunaeti A. dan Rita Irviani.2017.Pengantar Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi.

Hal 5 [7] Hutahean Japerson. 2014. Konsep Sistem Informasi. Deepublish, Yogyakarta. Hlm 13 [8] http://jurnas.stmikmj.ac.id/index.php/visualika/article/view/89/54. Diakses pada tanggal

02-01-2021. Waktu 11.55 WIB [9] Achmad, Faqih. Kependudukan-Teori, Fakta, dan Masalah. Yogyakarta: Dee Publish. Hal.

3 [10] Sumadiono Wahino. 2018. Pedoman Umum Organisasi Dan Administrasi Rukun Warga

Rukun Tetangga. Deepublish. Hal. 2-3

http://jurnas.stmikmj.ac.id/index.php/visualika/article/view/89/54

SISTEM INFORMASI PENDUDUK BERBASIS DESKTOP

Documents

Transcript of SISTEM INFORMASI PENDUDUK BERBASIS DESKTOP