SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

253
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Transcript of SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

Page 1: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Page 2: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id
Page 3: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dr. Iskandar Muda., SE., M.Si., Ak., CA Kasyful Anwar., SE., M.Si., Ak., CA Achmad Suhaili., SE., M.Si., Ak., CA

Kartim., SE., M.Si

Editor : Dr. Arfan Ikhsan., SE., M.Si

Dr. Muammar Khaddafi., SE., M.Si

Page 4: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Penulis : Dr. Iskandar Muda., SE., M.Si., Ak., CA. dkk

Editor : Dr. Arfan Ikhsan., SE., M.Si dan Dr. Muammar Khaddafi., SE., M.Si

Copyright © 2017, Pada Penulis. Hak Cipta dilindungi undang-undang

All rights reserved

Penata Letak : Dedi Hendrawan Perancang Sampul : CV. Madenatera

Diterbitkan oleh :

PENERBIT MADENATERA

Jl. Bromo Komplek Bromo Bisnis Center (BBC) No. 43 Medan Email: [email protected]; [email protected]

Contact person : 081370062009 ; 081263529815

Cetakan Pertama : Februari 2017

I S B N 978-602-74303-3-4

Dilarang memperbanyak, menyalin, merekam sebagian atau seluruh bagian buku ini dalam bahasa atau bentuk apapun tanpa izin tertulis dari penerbit atau penulis.

Page 5: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

KATA PENGANTAR

Pertama sekali pujian bagi Allah dengan pujian yang banyak serta tiada tertera (tak berkesudahan), walaupun segala pemuji itu sangat sedikit dari yang sewajarnya atas kebesaran, keagungan, kemuliaan, kesucian Allah Taalaa Ilaahi Qodlya Robbul Jaliil...yang memberikan keindahan, kesempurnaan serta keadilan yang Haq. Sholawat dan salam sejahtera kepada dan untuk junjungan yang Mulia penghulu segenap para Nabi Allah [segenap Rasul-Rasul Allah] serta penghulu segenap manusia, dialah Muhammad S.A.W.

Sebagaimana bidang ilmu pengetahuan yang lain, mempelajari dan memahami

sistem informasi akuntansi akan terdiri dari serangkaian tahap yang saling terkait satu dengan lainnya. Setiap tahap akan menjadi pondasi bagi tahap berikutnya. Komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa bagian yang saling berintegrasi yang membentuk sebuah sistem. Komponen sistem informasi akuntansi dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1) Perangkat keras, 2) Perangkat lunak, 3) Manusia, 4) Prosedur, 5) Basis Data dan 6) Teknologi Jaringan Komunikasi.

Adapun manfaat dari penggunaan SIA dikelompokkan ke dalam lima kompo nen utama, diantaranya: 1) Membuat laporan eksternal, 2) Mendukung aktivitas rutin, 3) Mendukung pengambilan keputusan, 4) Perencanaan dan pengendalian, 5) Menerapkan pengendalian internal.

Buku Sistem Informasi Akuntansi ini dirancang untuk membantu para pembelajar akuntansi di Indonesia agar dapat belajar sistem akuntansi secara sistematis dan mudah. Karena itu, mempelajari sistem informasi akuntansi dasar dengan sebaik mungkin akan memberikan pondasi yang kuat bagi peminat maupun pembelajar akuntansi untuk terus bertumbuh dalam bidang ilmu ini. Adapun bab yang dibahas dalam buku ini terdiri dari: 1. Tinjauan Menyeluruh Sistem 2. Gambaran Umum Sistem Informasi 3. Pengantar e-business 4. Pengembangan Sistem 5. Jurnal dan Buku Besar 6. Pengendalian Internal 7. Siklus Penjualan 8. Siklus Pengeluaran (Pembelian) 9. Siklus Produksi 10. Siklus Penggajian dan Sumberdaya Manusia

Agar lebih mudah dalam mempelajari isi buku ini. Beberapa catatan penting yang perlu di perhatikan oleh para mahasiswa pengguna buku ini antara lain: 1. Rajinlah mengikuti kuliah dan buatlah catatan-catatan yang diperlukan. 2. Jika mungkin, pelajari kembali pada hari yang sama, materi yang diberikan. Gunakan

buku ini sebagai pelengkap catatan Anda. 3. Berpikirlah secara kritis. Tanyakan kepada dosen pengampu Anda apa yang benar-benar

belum Anda pahami. 4. Sebelum mempelajari suatu bab, bacalah terlebih dahulu garis besar bab dan pendahu-

luan bab untuk meraba topik-topik mana yang penting. Gunakan garis besar bab untuk mengatur catatan Anda.

5. Pada akhir setiap bab, Anda akan menjumpai sebuah ringkasan yang berisi fakta dan konsep serta sebuah daftar istilah-istilah penting, keduanya akan membantu Anda bela-jar sebelum menempuh ujian.

Page 6: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

6. Cobalah membuat atau mendesain Sistem Informasi Akuntansi mini dari sebuah toko yang sesuai dengan apa yang telah Anda pelajari selama ini. SIA ini setidaknya bisa sele-sai sejalan dengan selesainya materi kuliah yang diajarkan dosen pengampu.

Penulis menyadari bahwa buku ini masih memerlukan penyempurnaan, sehingga berbagai kritik dan saran sangat diharapkan dari pembaca demi perbaikan isi buku ini.

Akhirnya penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada penerbit yang bersedia membantu memproduksi dan mengedarkan buku ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada berbagai dosen dan mahasiswa yang memberikan banyak masukan dalam proses penulisan buku ini.

Kampus, Februari 2017

Tim Penulis

Page 7: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

DAFTAR ISI

halaman Kata Pengantar ....................................................................................................................................................... v Daftar Isi ................................................................................................................................................................... vii

BAB 1 TINJUAN MENYELURUH SISTEM ................................................................................................. 1 Konsep Dasar Sistem ........................................................................................................................... 1 Konsep Dasar Sistem Informasi ...................................................................................................... 12 Sistem Informasi dari Perspektif Bisnis ....................................................................................... 22 Peran Baru Sistem Informasi dalam Organisasi ....................................................................... 24 Rangkuman .............................................................................................................................................. 32 Pertanyaan-Pertanyaan. ..................................................................................................................... 33

BAB 2 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI................................................................................. 34 Konsep Dasar Akuntansi .................................................................................................................... 34 Siklus Pengolahan Transaksi ............................................................................................................ 39 Sistem Informasi Akuntansi .............................................................................................................. 49 Hubungan SIM dan SIA ........................................................................................................................ 49 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi ............................................................................................ 51 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi .............................................................................................. 52 Komponen Sistem Informasi Akuntansi ...................................................................................... 54 Peran Akuntan dalam Hubungannya dengan SIA .................................................................... 55 Peran SIA dalam rantai nilai (value chain) .................................................................................. 55 Peranan SIA menambah Nilai dalam Organisasi ...................................................................... 57 Transaksi yang Diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi ................................................ 58 Perbandingan antara SIA Manual dan Terotomatisasi .......................................................... 59 Rangkuman .............................................................................................................................................. 60 Pertanyaan. .............................................................................................................................................. 62

BAB 3 PENGANTAR E-BUSINESS ............................................................................................................... 63 Sejarah e-business ................................................................................................................................................ 63

Pengertian e-business ........................................................................................................................... 65 Ruang Lingkup e-business ................................................................................................................. 66 Faktor Pendorong e-business ............................................................................................................ 68 Empat Tahap Evolusi e-business................................................................................................................. 69

Keuntungan dan Kerugian e-business .......................................................................................... 72 Model-model e-business..................................................................................................................... 72 Model Arsitektur Aplikasi e-business ........................................................................................................ 74 Pengaruh–Pengaruh e-business atas Proses Bisnis ................................................................ 75 Infrastruktur untuk e-business ....................................................................................................... 79 Tantangan Penerapan e-business .................................................................................................... 83 Hukum Transaksi Elektronik (cyberlaw) di Indonesia .......................................................... 83 Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Dunia .............................................. 84 Teknologi Informasi dan Komunikasi di Indonesia ................................................................ 84 Prospek e-business di Indonesia ...................................................................................................... 84 Rangkuman .............................................................................................................................................. 88 Pertanyaan. .............................................................................................................................................. 89

Page 8: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

BAB 4 PENGEMBANGAN SISTEM .............................................................................................................. 90 Siklus pengembangan sistem. .......................................................................................................... 90 Pendekatan pengembangan sistem. .............................................................................................. 99 Metodologi pengembangan sistem. ............................................................................................... 101 Data flow diagrams. .............................................................................................................................. 102 Bentuk data flow diagram. ................................................................................................................. 109 Syarat-syarat pembuatan data flow diagram. ........................................................................... 110 Petunjuk untuk menggambar dfd (data flow diagram) . ....................................................... 114 System flowchart. .................................................................................................................................. 116 Survei atau investigasi sistem. ......................................................................................................... 118 Analisis sistem. ....................................................................................................................................... 118 Perancangan sistem.............................................................................................................................. 120 Impelementasi sistem.......................................................................................................................... 120 Rangkuman .............................................................................................................................................. 121 Pertanyaan. .............................................................................................................................................. 122

BAB 5 JURNAL DAN BUKU BESAR ............................................................................................................ 124 Menjurnal.................................................................................................................................................. 124 Jurnal Umum. .......................................................................................................................................... 126 Pedoman Menjurnal. ............................................................................................................................ 126 Langkah-langkah dalam menjurnal ............................................................................................... 127 Debit dan kredit ..................................................................................................................................... 127 Menjurnal transaksi dengan jurnal standar ............................................................................... 128 Buku Besar ............................................................................................................................................... 133 Membuat Buku Besar untuk Bulan Kedua dengan Program Microsoft Exel ............... 138 Modifikasi Jurnal Umum ..................................................................................................................... 139 Buku Pembantu ...................................................................................................................................... 144 Kode Rekening ........................................................................................................................................ 145 Rangkuman .............................................................................................................................................. 149 Pertanyaan-pertanyaan ...................................................................................................................... 150

BAB 6 PENGENDALIAN INTERNAL ........................................................................................................... 151 Definisi Pengendalian Internal ........................................................................................................ 152 Tujuan Pengendalian Internal .......................................................................................................... 152 Karakteristik dan Keterbatasan Pengendalian Internal ........................................................ 152 Model Pengendalain Internal Coso ................................................................................................ 154 Lingkungan Pengendalian ................................................................................................................. 155 Penaksiran risiko ................................................................................................................................... 157 Aktivitas Pengendalian ....................................................................................................................... 159 Informasi dan Komunikasi ................................................................................................................ 161 Pengawasan Kinerja ............................................................................................................................. 162 Pengendalian Internal Butik Nadila ............................................................................................... 163 Rangkuman .............................................................................................................................................. 166 Pertanyaan-pertanyaan ...................................................................................................................... 167

BAB 7 SIKLUS PENJUALAN ............................................................................................................................ 168 Penjualan dan aktivitas penjualan. ................................................................................................ 168 Klasifikasi transaksi penjualan. ....................................................................................................... 169

Page 9: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

Faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan. ......................................................................... 170 Proses penjualan.................................................................................................................................... 171 Pengolahan transaksi penjualan tunai. ........................................................................................ 172 Pengolahan transaksi penjualan kredit........................................................................................ 175 Resiko dan pengendalian penjualan. ............................................................................................. 185 Informasi yang dihasilkan dalam siklus penjualan. ................................................................ 187 Rangkuman .............................................................................................................................................. 188 Pertanyaan-pertanyaan ...................................................................................................................... 189

BAB 8 SIKLUS PENGELUARAN (PEMBELIAN) ............................................................................ 190

Pendahuluan. ........................................................................................................................................... 190 Aktivitas bisnis siklus pengeluaran. .............................................................................................. 191 Pengendalian untuk siklus transaksi. ........................................................................................... 197 Tujuan pengendalian, ancaman, dan prosedur. ........................................................................ 204 Kebutuhan informasi dan model data dalani siklus pengeluaran. .................................... 206 Rangkuman .............................................................................................................................................. 208 Pertanyaan-pertanyaan ...................................................................................................................... 209

BAB 9 SIKLUS PRODUKSI ............................................................................................................................. 210

Pendahuluan. ........................................................................................................................................... 210 Aktivitas-aktivitas siklus produksi................................................................................................. 212 Tujuan, ancaman, dan prosedur pengendalian. ........................................................................ 220 Kebutuhan informasi siklus produksi dan model data. ......................................................... 223 Rangkuman .............................................................................................................................................. 226 Pertanyaan-pertanyaan ...................................................................................................................... 227

BAB 10 SIKLUS PENGGAJIAN DAN SUMBERDAYA MANUSIA ..................................................... 228

Pendahuluan. ........................................................................................................................................... 228 Siklus Manajemen SDM (penggajian) . ......................................................................................... 229 Aktivitas Siklus Penggajian. .............................................................................................................. 230 Dokumen Penggajian yang Digunakan. ........................................................................................ 232 Catatan yang Digunakan. .................................................................................................................... 234 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan. .................. 234 Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penggajian dan Pengupahan. ................................... 235 Pengendalian Internal atas Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer pada Sistem Penggajian dan Pengupahan. ............................................................................................. 237 Tujuan Pengendalian, Ancaman dan Prosedur. ........................................................................ 238 Rangkuman .............................................................................................................................................. 242 Pertanyaan-pertanyaan ...................................................................................................................... 243

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................................................ 244

Page 10: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1

BAB

TINJAUAN MENYELURUH SISTEM

erubahan lingkungan bisnis yang diindikasikan oleh perkembangan teknologi komunikasi maupun teknologi informasi merupakan tantangan utama yang dihadapi oleh perusahaan saat ini. Kemajuan pesat dalam

teknologi memberikan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) banyak digunakan oleh organisasi bisnis untuk mendukung proses bisnisnya. Kebutuhan akan SIA tergantung pada jenis proses bisnis dan kompleksitas informasi yang di inginkan. Ditinjau dari hal tersebut, SIA merupakan suatu proses yang menghasilkan informasi baik untuk kepentingan managerial maupun eksternal berbasis data akuntansi. Kita awali bab ini dengan menjelaskan tentang konsep dasar sistem.

KONSEP DASAR SISTEM Definisi Sistem

Definisi sistem diungkapkan oleh pakar dari dua pendekatan yang berbeda. Kedua pendekatan tersebut adalah pendekatan prosedur dan pendekatan komponen atau elemen dalam sistem. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisi-kan sistem sebagai suatu kumpulan dari prosedur–prosedur, saling berhubungan dan membentuk jaringan kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Namun, banyak pakar mendefinisikan sistem melalui pendekatan yang kedua yaitu pendekatan komponen. Pendekatan komponen didefinisikan pada kumpulan dari komponen–komponen yang saling berhubungan, berinteraksi dan bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan mencapai tujuan tertentu.

Romney dan Steinbart (2012:24) mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Tiap sistem terdiri dari sub sistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar. Semua kelompok definisi hanya berbeda dari cara pendekatan yang digunakan. Masing–masing pendekatan dipilih karena memiliki cara analisis dan perencanaan suatu sistem yang berbeda tetapi berhulu untuk mencapai tujuan tertentu. Pendekatan komponen lebih banyak digunakan dalam perencanaan suatu

P

Page 11: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

2

sistem karena komponen–komponen atau sub sistem–sub sistem dari sistem di analisis terlebih dahulu. Dengan analisis dari sub sistem maka sifat dari sistem akan dapat dibentuk sesuai kebutuhan pengguna.

Tujuan dasar suatu sistem tergantung pada jenis sistem itu sendiri. Sebagai contoh, sistem peredaran darah manusia merupakan sistem biologi yang memiliki tujuan untuk mengedarkan darah yang mengandung oksigen dari sari makanan ke seluruh tubuh. Sedangkan sistem buatan manusia seperti sistem yang terdapat disekolah, organisasi bisnis, atau instansi pemerintah juga mempunyai tujuan yang berbeda-beda. Organisasi bisnis biasanya memiliki tujuan yang lebih jelas, seperti yang telah disebutkan pada bagian sebelumnya, yaitu mendapatkan laba.

Sistem informasi, yang kadang kala disebut sebagai sistem pemrosesan data, merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen, baik manual ataupun berbasis komputer yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut.

Untuk memberikan gambaran mengenai sistem informasi, perhatikan contoh sederhana sebuah sistem informasi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi mengenai saldo persediaan pada sebuah toko baju.

Input dari sistem informasi tersebut adalah berupa penerimaan pesanan baju dan penjualan baju. Proses yang berjalan adalah berupa update catatan persediaan untuk setiap item baju setiap kali terjadi pembelian baju sebagai barang dagangan serta setiap kali terjadi penjualan baju. Outputnya adalah berupa daftar saldo persediaan berbagai jenis dan ukuran baju.

Dari contoh di atas dapat disimpulkan bahwa komponen suatu sistem informasi terdiri dari input, proses, dan output. Input dalam sistem informasi adalah data-data yang relevan untuk menghasilkan informasi yang diinginkan. Proses adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengolah data menjadi informasi. Sedangkan output adalah berupa informasi yang merupakan hasil dari pemrosesan data.

Input Proses Output Data akuntansi, faktur Proses akuntansi, karyawan,

peralatan dan prosedur Laporan Keuangan

Karakteristik Sistem

Suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu harus memiliki sifat–sifat dasar yang menjadikannya suatu karakter. Karakteristik sistem dapat digambarkan pada tampilan dibawah. Karakteristik suatu sistem terdiri dari komponen–komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal) (lihat tampilan gambar 1.1).

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan. Komponen–komponen sistem dapat berupa suatu sub sistem. Setiap sub sistem mempunyai sifat–sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

Page 12: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

3

Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem. Apabila masih ada sistem yang lebih besar lagi di atas supra sistem maka disebut dengan supra dari supra sistem dan sebaliknya.

2. Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkin-kan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem, dapat bersifat menguntungkan maupun merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem yang harus dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4. Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya. Keluaran (output) dari satu sub sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub sistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu sub sistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Gambar 1.1. Karakteristik Sistem

D Input Out Put

Batas sistem

C

A

B

Sub Sistem

Lingkungan eksternal

Lingkungan internal Hirarki Sistem

Hubungan Sistem ( interface )

Page 13: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

4

5. Masukan Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintanance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk di olah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisi pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibu-tuhkan.

7. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu

sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai sasaran (objective) atau tujuan (goal), kalau tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministik, dan sistem yang terbuka dan tertutup.

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak (abstract sistem) adalah sistem yang berisi gagasan atau

konsep, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan Tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical sistem) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.

2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik. Sistem deterministik (deterministic sistem) adalah suatu sistem yang

operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic sistem) adalah sistem yang tak dapat diramal

Page 14: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

5

dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.

3. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relative tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 1.2. Klasifikasi Sistem Terbuka dan Tertutup

Input Output Transformasi

Sistem Terbuka

Sistem Tertutup

Tujuan

Mekanisme Pengendalian

Input Output Transformasi

Page 15: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

6

4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem Alamiah (natural sistem) adalah sistem yang terjadi karena alam,

misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made sistem) adalah sistem yang dibuat oleh manusia, misalnya sistem komputer.

5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem seder-hana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).

Model Sistem Menurut Mc Leod, model adalah penyederhana (abstraksi) dari sesuatu. Pada dasarnya, pemodelan merupakan suatu langkah awal yang dilakukan untuk pembuatan suatu rekayasa perangkat lunak dari sebuah sistem yang akan di simulasikan. Dalam hal ini formulasi model senantiasa dilakukan berdasarkan teori-teori yang berlaku diwilayah dimana sistem berada. Adapun jenis-jenis model dalam sebuah sistem terdiri dari: 1. Model Fisik; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi. 2. Model Naratif; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. 3. Model Grafik; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol. 4. Model matematika; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business

modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

Adapun kegunaan dari model dalam sebuah sistem antara lain: 1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada

entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemen nya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.

2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.

3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas mem-buat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem merupakan suatu sistem yang sepenuhnya berlandaskan kepada metodologi pemecahan masalah (problem–solving) yang lebih dikenal dengan metodologi berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) metode ini sudah cukup lama digunakan oleh para ilmuwan dan pelajar untuk menganalisa bentuk fenomena yang ada. Metode ini diperkenalkan oleh Aristole sejak zaman yunani kuno selain itu juga oleh seorang filosof yang bernama sir Francis Bacon dan baru–baru ini oleh John Dewey pada awal tahun 1900.

Pendekatan sistem merupakan hasil modifikasi dari metode berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method). Hal ini menekankan akan proses sistematis terhadap pemecahan masalah. Suatu masalah dan peluang akan ditampilkan ke dalam kontek sistem.

Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan suatu solusi merupakan suatu aktivitas pengaturan sistem yang saling berhubungan seperti: 1. Mendefinisikan suatu masalah atau peluang ke dalam kontek sistem

Page 16: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

7

Mendefinisikan masalah atau peluang pada konteks sistem

Mengevaluasi solusi alternatif

Memilih solusi terbaik

Mengevaluasi keberhasilan dari solusi yang telah diterapkan

Menerapkan solusi yang terpilih

Mengumpulkan data yang menjelaskan masalah atau peluang

Merancang solusi alternatif

1

2

3

4

5

6

7

2. Mengumpulkan dan menjabarkan data yang diperoleh dari suatu permasalahan atau peluang

3. Mengidentifikasi solusi alternatif 4. Mengevaluasi setiap solusi alternatif 5. Memilih solusi yang terbaik 6. Mengimplementasikan solusi terpilih 7. Mengevaluasi hasil pengimplementasian solusi yang berhasil.

Hal yang penting untuk disadari tentang pendekatan sistem adalah bahwa langkah-langkahnya dapat saling melengkapi satu sama lain. Aktifitas yang dibutuhkan untuk penyelesaian masalah dapat digunakan pada lebih dari satu tahapan proses. Penyelesaian aktifitas pada satu tahapan dapat memperluas kinerja yang lainnya. Kadang-kadang kita dapat mengulang kembali ke tahapan sebelumnya untuk mencoba kembali. Jadi, aktifitas dan tahapan pada pendekatan sistem adalah dikelompokkan secara khusus menjadi sejumlah kecil langkah dari penyelesaian masalah.

MEMAHAMI MASALAH

ATAU PELUANG

MEMBANGUN SOLUSI

MENERAPKAN SOLUSI

Gambar 1.3. Pendekatan sistem pada pemecahan masalah. Masing-masing langkah dari pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas yang dapat dikelompokan menjadi tiga

langkah besar dari sebuah penyelesaian masalah.

Page 17: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

8

Keterangan gambar : 1. Memisahkan antara masalah atau peluang dengan gejalanya. Mengidentifikasi

sistem pada organisasi dan lingkungan serta hubungannya. Menentukan komponen-komponennya, tujuannya, standar, dan batasan dari sistem yang tepat.

2. Menggunakan metode seperti wawancara, daftar pertanyaan, pengamatan pribadi, pemeriksaan dokumen, dan permodelan untuk mendapatkan data yang berhubungan dengan masalah atau peluang.

3. Mengajukan berbagai solusi alternatif berdasarkan pada pengalaman, nasehat, insting, kreativitas, simulasi, dan lain-lain.

4. Mengevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria yang menunjukkan keuntungan dan kerugiannya.

5. Memilih solusi alternatif yang terbaik yang memenuhi kriteria evaluasi. 6. Menerapkan solusi terpilih berdasarkan pada rencana penerapan. 7. Mengawasi dan mengevaluasi seberapa baik solusi yang diterapkan memenuhi

tujuan sistem.

Gambar 1.3 mengambarkan bahwa masing-masing dari tujuh tahapan dari pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas. Bagaimanapun juga, tahapan tersebut dapat dikelompokkan menjadi tiga langkah besar dari penyelesaian masalah. (1) Memahami masalah atau peluang, (2) Membangun solusi, (3) Menerapkan solusi.

1. Memahami Masalah Atau Peluang Anda tidak dapat memecahkan suatu masalah atau peluang yang ada jika tidak

dapat memahaminya. Itulah sebabnya tahap pertama dari pendekatan sistem sangat diperlukan. Selain itu anda juga harus dapat menganalisa situasi secara cermat dan mengumpulkan data untuk membantu memahaminya. Anda juga harus memisah-kan masalah dari gejala, penetapan tujuan dan batasan serta yang terpenting adalah memandang masalah atau peluang tersebut sebagai konteks sistem.

2. Pendefinisian Masalah dan Peluang

Masalah dan peluang harus diidentifikasi ketika menggunakan pendekatan sistem. Gejala harus dipisahkan dari masalah. Gejala adalah tanda-tanda yang didasari atau disebabkan oleh suatu sebab atau masalah. Sebagai contoh fakta bahwa penurunan penjualan adalah sebuah gejala, bukanlah sebuah masalah. Masalah dapat didefinisikan sebagai kondisi dasar yang menyebabkan hasil yang tidak diinginkan. Peluang adalah kondisi dasar yang menggambarkan potensi untuk hasil yang diinginkan.

3. Memperoleh Data dan Informasi

Untuk dapat memahami masalah atau peluang yang ada, diharuskan memperoleh data dan informasi tentang hal tersebut. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan. Pada situasi bisnis, hal tersebut akan melibatkan satu atau lebih hal-hal berikut ini : a. Wawancara dengan pekerja, pelanggan dan manajer b. Daftar pertanyaan untuk orang yang tepat pada organisasi c. Pengamatan pribadi terhadap operasi bisnis dan sistem

Page 18: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

9

d. Pemeriksaan dokumen, laporan, buku prosedur, dan dokumen lainnya e. Memeriksa perhitungan dan laporan manajemen untuk mengumpulkan

statistik operasi, data biaya, dan hasil kinerja f. Membangun, manipulasi dan pengamatan terhadap model dari operasi bisnis

atau sistem yang direkayasa berdasarkan masalah atau peluang yang ada.

4. Pengidentifikasian Sistem Pada Organisasi dan Lingkungan

Salah satu aspek terpenting dari pendekatan sistem adalah memandang masalah atau peluang pada konteks sistem. Ketika anda menggunakan konteks sistem, anda mencoba untuk menemukan sistem, sub sistem, dan komponen sistem pada situasi yang sedang dipelajari. Hal ini untuk memastikan bahwa faktor penting dan hubungan yang ada dipertimbangkan. Hal ini juga dikenal sebagai memiliki pandangan sistem dari suatu situasi. Jadi, untuk memahami suatu masalah diharuskan untuk memahami sistem organisasi dan sitem lingkungan tempat dimana masalah atau peluang itu muncul.

5. Bisnis Sebagai Sebuah Sistem Organisasi

Bisnis dihadapkan pada masalah peluang yang seharusnya dipandang sebagai suatu sistem organisasi yang beroperasi pada lingkungan bisnis. Konsep sebuah bisnis sebagai sebuah sistem membantu untuk mengisolasi dan memahami lebih baik bagaimana suatu masalah atau peluang dapat berhubungan dengan komponen sistem suatu bisnis.

6. Sistem Lingkungan

Sebuah bisnis adalah subsistem dari lingkungan dan dikelilingi oleh sistem lain dari lingkungan bisnis. Sebuah bisnis berusaha untuk mempertahankan korelasi yang baik dengan bidang ekonomi, politik, dan penanaman modal secara umum dalam lingkungannya. Sistem informasi strategis membantu sebuah bisnis membentuk hubungan strategis yang membuat kedekatan dengan para penanam modal dalam lingkungannya. Untuk itu para penanam modal yang berinteraksi dengan sebuah bisnis harus diidentifikasi untuk membantu mengetahui akibatnya pada sebuah masalah atau solusinya.

Sebuah bisnis dapat terdiri dari beberapa subsistem seperti tim proyek, grup produksi atau satuan kerja lainnya. Proses dekomposisi mengharuskan untuk mengidentifikasi subsistem tersebut. Batasan dari setiap sub sistem, dan hubu-ngannya dengan yang lainnya selanjutnya memisahkan sub sistem-sub sistem yang dipengaruhi oleh masalah atau peluang yang sedang dipelajari.

Pendekatan kotak hitam menekankan perhatian dalam mendefinisikan batasan, proses, masukan dan keluaran dari sebuah sistem tetapi tidak secara detail. Sistem tertutup ganda dan subsistem dihubungkan secara ketat dengan yang lainnya oleh sebuah organisasi pengaturan dan secara tertutup dikoordina-sikan oleh sistem informasi. Sementara itu, sistem informasi dapat mendukung hubungan diantara sistem.

7. Pengevaluasian Sistem Terpilih

Untuk dapat mengerti sebuah masalah dan memecahkannya, diharuskan mencoba untuk memutuskan jika fungsi dasar sistem telah dilaksanakan dengan

Page 19: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

10

baik. Ketika sedang menggunakan pendekatan sistem, diharuskan menetapkan tujuan dari organisasi sistem dan sub sistem yang dikehendaki. Selain itu juga diharuskan menetapkan bagaimana tujuan-tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis keseluruhan dari suatu bisnis.

Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (sistem development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem

yang lama yang dapat berupa : a. Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa: a) Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta

kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin. b) Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan

kebenaran dari data kurang terjamin. c) Tidak efisiensinya operasi. d) Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

b. Pertumbuhan Organisasi

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (Opportunities)

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkem-bang. Oganisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentu-kan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada pelanggan dan lain sebagainya.

3. Adanya instruksi-instruksi (derivatives)

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya

Page 20: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

11

peraturan pemerintah. Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini di antaranya adalah sebagai berikut : a. Keluhan dari langganan b. Pengiriman barang yang sering tertunda c. Pembayaran gaji yang terlambat d. Laporan yang tidak tepat waktunya e. Isi laporan yang sering salah f. Tanggung jawab yang tidak jelas g. Waktu kerja yang berlebihan h. Ketidakberesan kas i. Produktifitas tenaga kerja yang rendah j. Banyaknya pekerja yang menganggur k. Kegiatan yang tumpang tindih l. Tanggapan yang lambat terhadap langganan m. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar n. Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi o. Persediaan barang yang terlalu tinggi p. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien q. Biaya operasi yang tinggi r. File-file yang kurang teratur s. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran t. Bertumpuknya back order (tertundanya pengiriman karena kurangnya perse-

diaan barang) u. Investasi yang tidak efisien v. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat w. Kapasitas produksi yang menganggur (idle capasites) x. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis y. dll.

Proses pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1.4. Proses pengembangan sistem

Sistem Yang ada

Pengembangan sitem

Sistem Yang baru

Permasalahan, kesempatan, instruksi

Memecahkan masalah,meraih

kesempatan menemui instruksi

Page 21: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

12

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan), yaitu sebagai berikut: 1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang

baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughtput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan terebut.

2. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

3. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntu-ngan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

4. Control (Pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendetek-si dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.

5. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya terse-but digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.

6. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Defisini Data dan Informasi

Selain merupakan sistem, akuntansi juga dapat dipandang sebagai suatu informasi. Ini merupakan suatu fenomena yang menarik dengan adanya jargon yang menyatakan bahwa menguasai informasi sama artinya dengan menguasai dunia, dan siapa yang menguasai informasi akan memenangkan persaingan. Hal ini tidaklah mengherankan karena pada era sekarang ini, penguasaan informasi menjadi sangat dominan, sampai-sampai informasi diakui sebagai salah satu sumber daya. Oleh karena itu, perusahaan harus berupaya mengoptimalkan peran informasi guna mencapai tujuannya.

Informasi sering dikaitkan dengan data, tetapi pada hakekatnya terdapat perbedaan mendasar antara informasi dan data. Data adalah “kumpulan simbol yang menggambarkan suatu kejadian. Data menjadi fakta statistik yang tidak dapat mengartikan sesuatu, maka dari itu data harus diolah.”

Informasi dapat diartikan secara singkat sebagai data yang berguna. Infor-masi menerangkan suatu kejadian dan menjadi lebih berguna karena mempunyai arti bagi penggunanya. Mardi (2011, p.5) mendefinisikan informasi sebagai data yang diolah kemudian menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact dan entity) digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi juga dikatakan sebagai kumpulan fakta (data) yang diselenggarakan dalam beberapa cara sehingga fakta (data) tersebut berarti bagi penerima (Turban, Rainer, dan Potter, 2001:17).

Page 22: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

13

Bodnar dan Hopwood (2000) mendefinisikan informasi sebagai data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Informasi dalam sebuah organisasi bisnis sangat penting karena informasi menjadi dasar pengambilan keputusan untuk menjalankan sistem yang sudah dirancang. Sebagai perumpamaan informasi dalam sistem tubuh kita adalah darah, oleh karena itu informasi dan sistem tidak dapat berjalan sendiri dan harus saling terintegrasi.

Informasi dalam sebuah perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangan perusahaan. Akibat kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang pada akhirnya perusahaan tersebut akan mengalami kekalahan dalam bersaing. Informasi berasal dari data yang telah diproses menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi bukan sekedar fakta yang diproses dalam suatu laporan formal, sebab informasi dari seseorang juga dapat merupakan data bagi orang lain. Informasi juga dapat digunakan oleh pemakainya untuk mengambil tindakan penyelesaian konflik, mengurangi ketidapastian, dan pengam-bilan keputusan.

Kualitas Informasi

Suatu informasi dapat digunakan untuk pengambilan keputusan jika kualitas dari suatu informasi itu baik. Kualitas suatu informasi tergantung dari lima hal, yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, relevan, lengkap dan mengurangi ketidak-pastian. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, serta harus jelas mencerminkan maksud dari informasi tersebut. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

Tepat waktu artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Bermanfaat berarti informasi yang datang sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Lengkap berarti Informasi yang dibutuhkan semuanya tersedia dan tidak ada sedikitpun informasi yang tertinggal. Mengurangi ketidakpastian berarti informasi yang diterima bisa memberikan kepastian dari beberapa kemungkinan yang ada.

Nilai Informasi Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidak pastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang sesuatu keadaan. Bila manfaat dari informasi tersebut sepadan atau lebih besar atau lebih efektif dari biaya–biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut, maka dikatakan informasi tersebut bernilai.

Definisi Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sekumpulan hardware, software, brain-ware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah

Page 23: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

14

data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem Informasi adalah kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.

Sistem informasi juga dapat dikatakan sebagai kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Pendapat tersebut mengemukakan, bahwa sistem informasi merupakan kumpulan kegiatan yang diintegrasikan antara program kerja, informasi ke dalam suatu server database sehingga keinginan suatu organisasi dalam mencapai tujuan bisa terwujudkan.

Adapun kegiatan sistem informasi menurut Jogiyanto (2005), sebagai berikut: 1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses. 2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan

suatu informasi yang bernilai tambah. 3. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 4. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari suatu proses

informasi. 5. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Berdasarkan pendapat di atas, sistem informasi merupakan rangkaian

kegiatan yang terdiri dari input, proses, output, dan kontrol yang tersusun secara sistematis. Sistem informasi tidak terlepas dari kegiatan yang diungkapkan pendapat di atas, karena dalam bekerja sistem tersebut terdiri dari rangkaian yang tidak bisa dipisah-pisah atau dibagi dalam bekerja.

Sehubungan dengan penjelasan mengenai sistem informasi di atas, komponen sistem informasi terdiri dari: 1. Perangkat keras (hardware), merupakan komponen fisik yang terdiri dari

peralatan pengolah (processor), peralatan untuk mengingat (memory), peralatan output dan peralatan komunikasi, terdiri dari komputer, printer, jaringan.

2. Perangkat lunak (software), merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer.

3. Data, merupakan komponen dasar informasi yaitu fakta-fakta atau kumpulan bahan-bahan pemrosesan.

4. Manusia (user), sebagai pengoperasi sistem. Berdasarkan penjelasan dari pendapat di atas, bahwa komponen sistem

informasi merupakan sarana pendukung dalam mengoperasinalkan sebuah data untuk mendapat sebuah informasi yang dibutuhkan. Tanpa komponen-komponen seperti hardware, sofware serta manusia sebagai pengguna program tersebut, semuanya tidak akan berjalan sebagimana mestinya. Sistem informasi juga merupakan sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkai-tan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasil-kan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keaneka-ragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.

Suatu sistem informasi (SI) atau information sistem (IS) adalah merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi

Page 24: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

15

mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna. Sistem informasi juga merupakan aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data.

Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang ber-manfaat bagi penggunanya atau sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data. Jadi sistem informasi merupakan bagian dari hasil pengolahan data yang lebih berguna bagi penerimanya dan mempunyai syarat lengkap, mutakhir, akurat, dapat dipercaya, dan disimpan sedemikian rupa.

Sistem Pengolahan Data

Selama 10 tahun pertama pada era komputer, atau sekitar masa itu, perusahaan hanya menerapkan komputer untuk aplikasi akuntansi mereka. Aktivitas ini disebut pengolahan data. Sejak pengolahan komputer menjadi lebih canggih, ada aplikasi yang disertakan, yaitu MIS, DSS, office automation, dan expert sistem. Namun demikian, pengolahan data masih merupakan aplikasi popular, yang mengkonsumsi waktu pengolahan paling banyak dari yang diberikan oleh komputer bisnis. Yang paling dipentingkan adalah bahwa pengolahan data dapat memberikan data kepada gudang sehingga dapat digunakan oleh bagian lain, yang hal ini merupakan aplikasi yang berorientasi informasi.

Sistem yang melakukan tugas pengolahan data adalah sistem pengolahan data. Dalam pandangan kita, sistem pengolahan data adalah sama dengan sistem akuntansi. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya komputer hanya diterapkan untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP. Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :

1. Sistem manual. Sistem pertama adalah manual sistem ini hanya terdiri atas orang, pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan.

2. Mesin keydriven, penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar.

3. Mesin punched card, dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam bentuk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting.

4. Komputer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organi-sasi yang lebih kecil mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

1. Tujuan Pengolahan Data

Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up to date.

Page 25: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

16

2. Tugas Pengolahan Data Tanpa memandang apakah sistem pengolahan data berupa manual, key

driven komputer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan:

a. Pengumpulan Data Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.

b. Pengubahan Data

Diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup : a) Pengklasifikasian.

Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.

b) Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.

c) Pengkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang meng-hasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam sistem penggajian, biaya per jam, dikalikan jumlah jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.

d) Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disintesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan sub total.

c. Penyimpanan data

Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan di perusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal komputer atau printer Epson.

d. Pembuatan dokumen

Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan.

e. Sifat pengolahan data Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi komputer lain. Sistem pengolahan data : a) Menjalankan tugas penting b) Mengikuti prosedur standar secara relative c) Mendapatkan data yang lengkap. d) Mempunyai fokus historis yang paling utama e) Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

Page 26: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

17

3. Sistem Pengolahan Data Sampel Pengertian data sample digunakan oleh perusahaan distribusi yaitu

perusahaan yang mendistribusikan barang dan jasa kepada para pelanggannya. Kita namakan sistem tersebut dengan sistem distribusi.

Komponen Sistem Informasi

Burch dan Grudnitski dalam Jogiyanto (2005) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen–komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, ke enam blok tersebut masing–masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen–komponen dan hubungannya dapat dilihat pada Gambar 1.5.

Sistem informasi terdiri dari komponen­komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1. Komponen input Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen­dokumen dasar.

2. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model mate-matik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi diguna-kan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

Page 27: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

18

6. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan

memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu infor-masi.

7. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management Sistem).

8. Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan­kecurangan, kegagalan­ kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal­hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan­kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Gambar 1.5. Komponen-komponen SIA

Page 28: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

19

Elemen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari elemen­elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik. 1. Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

2. Prosedur Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat keras Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama : a) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem

manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. b) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. c) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik

dibuat untuk setiap aplikasi. 5. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpa-nan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.

6. Jaringan komputer Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel­kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi data Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer-komputer dan piranti­piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer­komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

Arsitektur Sistem Informasi

Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masing­masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlu-kan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing­ masing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua orang dapat menggunakan

Page 29: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

20

sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan­tingkatan sebagai berikut :

Tingkatan I Ide, mengetahui perlu adanya perubahan. Tingkatan II Design, merancang cara pemecahannya. Tingkatan III Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem. Tingkatan IV Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalan-

kan sesuai dengan design Tingkatan V Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang

terjadi sesuai dengan tujuan semula. Tingkatan VI Tindak lanjut, melaksanakan perubahan sesuai

dengan hasil evaluasi yang ada.

Adapun tingkatan yang menjadi kunci yang digunakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per bagian, yaitu :

Arsitektur informasi (atau arsitektur teknologi informasi, arsitektur sistem informasi, infrastruktur teknologi informasi) adalah suatu pemetaan atau rencana kebutuhan-kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi. Arsitektur ini berguna sebagai penuntun bagi operasi sekarang atau menjadi cetak-biru (blueprint) untuk arahan di masa mendatang. Tujuan dari arsitektur ini adalah agar bagian teknologi informasi memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis strategis organisasi. Oleh karena itu, arsitektur informasi memadukan kebutuhan informasi, komponen sistem informasi, dan teknologi pendukung, sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 1.6 berikut.

Sebuah arsitektur informasi yang detail berisi perencanaan yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut (Alter, 1992): 1. Data apa yang akan dikumpulkan? 2. Dimana dan bagaimana data dikumpulkan? 3. Bagaimana cara mengirimkan data? 4. Dimana data akan disimpan? 5. Aplikasi-aplikasi (program) apa yang akan menggunakan data dan bagaimana

aplikasi-aplikasi tersebut dihubungkan sebagai sebuah sistem yang utuh? Arsitektur informasi menggunakan arsitektur teknologi yang dapat dibeda-

kan menjadi tiga macam, yaitu tersentralisasi (centralized), desentralisasi (decen-tralized), dan client/server.

1. Arsitektur Tersentralisasi

Arsitektur tersentralisasi (terpusat) sudah dikenal semenjak tahun 1960-an. Dengan mainframe sebagai aktor utama. Mainframe adalah komputer yang berukuran relatif besar yang ditujukan untuk menangani data yang berukuran besar, dengan ribuan terminal untuk mengakses data dengan tanggapan yang sangat cepat, dan melibatkan jutaan transaksi.

IDE DESAIN

PELAKSANAAN

EVALUASI

Page 30: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

21

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, dominasi mainframe pada lingkungan dengan komputasi terpusat menjadi berkurang karena kehadiran mini-komputer dan mikro komputer (PC) yang berkemampuan lebih kecil tetapi dengan harga yang jauh lebih murah. Implementasi dari arsitektur terpusat adalah pemrosesan data yang terpusat (biasa disebut komputasi terpusat). Semua pemrosesan data dilakukan oleh komputer yang ditempatkan di dalam suatu lokasi yang ditujukan untuk melayani semua pemakai dalam organisasi. Kebanya-kan perusahaan yang tidak memiliki cabang menggunakan model seperti ini.

Gambar 1.6. Arsitektur Informasi Pada Perusahaan

2. Arsitektur Desentralisasi Arsitektur desentralisasi merupakan konsep dari pemrosesan data tersebar

(atau terdistribusi). Sistem pemrosesan data terdistribusi (atau biasa disebut sebagai komputasi tersebar) sebagai sistem yang terdiri atas sejumlah komputer yang tersebar pada berbagai lokasi yang dihubungkan dengan sarana telekomu-nikasi dengan masing-masing komputer mampu melakukan pemrosesan yang serupa secara mandiri, tetapi bisa saling berinteraksi dalam pertukaran data. Dengan kata lain, sistem pemrosesan data terdistribusi membagi sistem pemrose-san data terpusat ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, yang pada hakikatnya masing-masing subsistem tetap berlaku sebagai sistem pemrosesan data yang terpusat.

Model sederhana sistem pemrosesan terdistribusi terdapat pada sejumlah komputer yang terhubung dalam jaringan yang menggunakan arsitektur peer-topeer. Penerapan sistem terdistribusi biasa dilakukan pada dunia perbankan.

Page 31: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

22

Setiap kantor cabang memiliki pemrosesan data tersendiri. Namun, jika dilihat pada operasional seluruh bank bersangkutan, sistem pemrosesannya berupa sistem pemrosesan data yang terdistribusi.

SISTEM INFORMASI DARI PERSPEKTIF BISNIS Perspektif Organisasi

Sistem informasi merupakan bagian dari organisasi. Seperti perusahaan perban-kan, tanpa sistem, bisnis tidak akan berjalan dengan baik. Organisasi adalah sistem sosial yang dirancang untuk mencapai tujuan dan sasaran melalui sumber daya manusia atau manajemen bakat dan lainnya. Dalam organisasi, ada Standard Operational Procedure (SOP) yang digunakan untuk menjamin bahwa organisasi dapat berjalan dengan efektif.

Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau (SOP) diharapkan dapat meningkat-kan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh perusahaan. Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan.

Perspektif Manajemen Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu: 1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan

sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan

Page 32: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

23

proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

Penting untuk dicatat bahwa peran manajerial dan pengambilan keputusan bervariasi pada berbagai tingkat yang berbeda disebuah organisasi. Manajer Senior membuat keputusan strategik jangka panjang tentang produk atau jasa untuk dihasilkan. Manager tingkat menengah menjalankan dan merencanakan program manajemen senior. Manajer Operasional bertanggungjawab untuk memo-nitoring aktifitas perusahaan sehari-hari. Semua tingkatan manajemen diharapkan untuk menjadi kreatif, untuk mengembangkan solusi baru terhadap banyaknya masalah yang terbentang.

Perspektif Teknologi

Teknologi informasi adalah salah satu dari banyak alat yang tersedia bagi manajer untuk mengkopi dan menggandakan. Perangkat keras atau disebut juga piranti keras adalah peralatan di sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dijamah. Komponen-komponen perangkat keras komputer meliputi: Motherboard (papan induk / papan utama), Mikroprosesor (atau disebut prosesor saja), RAM, Cassing, VGA Card, Disk Drive, Hard disk, CD ROM, monitor dan lain-lain. Perangkat keras sistem komputer dapat diklasifikasikan dalam 5 (lima) kelompok yaitu; Input Device, Output Device, Processing Device, Storage Device dan Communication atau I/O Device.

Unit-unit ini terhubung satu dengan yang lainnya. Unit-unit I/O digunakan untuk komunikasi antara representasi informasi internal dari sinyal-sinyal elektris dalam komputer dengan representasi eksternal seperti terminal, printer, dan alat-alat sensor atau kontrol. Program-program tersimpan dalam memori dan dikerjakan oleh CPU. CPU membaca deskripsi, atau representasi tiap program dari memori, membaca data yang diperlukan untuk setiap langkah mengeksekusi atau memproses setiap langkah program, kemudian mengembalikan hasilnya ke memori yang sesuai.

Software atau komputer software atau perangkat lunak komputer adalah suatu program yang membuat komputer mengerjakan tugas tertentu. Software terdiri dari urutan perintah untuk mengubah status hardware. Perintah-perintah tersebut menjadi penghubung antara data dan perangkat keras. Software dibangun melalui pemrograman, yaitu proses menyusun sekumpulan perintah untuk komputer mengerjakan sesuatu. Kumpulan perintah-perintah tersebut disebut

Page 33: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

24

bahasa pemrograman. Perintah yang dapat diterima komputer berupa nilai biner 0 atau 1 saja. Perintah ini tidak mudah untuk disusun oleh orang, karena itu dibuatlah bahasa-bahasa pemrograman yang lebih mudah dimengerti oleh orang.

Teknologi storage (penyimpanan) berkembang cukup pesat. Sampai saat ini, begitu banyak teknologi storage yang tersedia, dengan segala macam keunggulan dan keterbatasannya. Di antara teknologi storage yang telah dikenal luas adalah DAS (Direct Attached Storage), NAS (Network Attached Storage) dan SAN (Storage Area Network). Pada bagian berikut akan diulas teknologi DAS dan NAS. Berikut penjelasannya: 1. Direct Attached Storage (DAS)

DAS merupakan storage yang menempel langsung (point-to-point) pada server atau komputer kita. Termasuk dalam kategori Direct Attached Storage yaitu apabila kita menggunakan eksternal storage yang dihubungkan ke channel eksternal SCSI card yang kita gunakan. Teknologi ini cocok untuk kondisi yang membutuhkan akses yang cepat ke sistem disk karena DAS memiliki transfer rate yang sangat cepat antara server dan hard disk.

Jadi, banyak aplikasi yang umumnya compatible dengan teknologi ini. DAS juga cocok untuk jaringan yang kecil. Dari segi biaya serta kapasitas media penyimpanan (hard disk), maka teknologi ini masih jauh lebih murah dibanding-kan dengan teknologi yang lain.

Kekurangan teknologi ini adalah berapa kapasitas yang dianggap ideal, bagaimana jika estimasi awal yang telah ditentukan ternyata salah? Solusinya, tentukan estimasi yang paling sesuai, dengan mempertimbangkan kebutuhan kapasitas untuk beberapa waktu ke depan. Kita juga harus memaintain setiap DAS satu persatu, menggunakan monitoring tools untuk mengetahui besar kapasitas storage yang sedang digunakan.

2. Network Attached Storage (NAS) NAS adalah storage hardisk yang dikonfigurasi dengan memberikannya IP

address dan dipasang dijaringan LAN kita (bukan dengan cara memasang langsung di LAN komputer yang menjalankan aplikasi), sehingga dapat diakses oleh beberapa user sekaligus. Dengan cara memindahkan akses ke storage beserta manajemennya dari server seperti ini, maka program aplikasi dan file dapat diakses lebih cepat, tidak menggunakan resource processor yang sama lagi.

PERAN BARU SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI Ruang Lingkup Sistem Informasi

Gambar 1.7 dibawah mengilustrasikan hubungan baru antara organisasi dan sistem informasi. Ada pertumbuhan saling ketergantungan antara strategi bisnis, aturan, dan prosedur di satu sisi, dan informasi sistem perangkat lunak, perangkat keras, database, dan telekomunikasi di sisi lain. Perubahan dalam salah satu komponen sering membutuhkan perubahan pada komponen lainnya. Hubungan ini menjadi penting ketika manajemen memiliki rencana untuk masa depan. Bisnis apa yang ingin dilakukan di lima tahun sering tergantung pada sistem apa yang akan mampu dilakukan. Meningkatkan pangsa pasar, menjadi produsen berkua-litas tinggi atau menghasilkan biaya yang rendah, mengembangkan produk baru,

Page 34: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

25

dan meningkatkan produktivitas karyawan makin bergantung pada jenis dan kualitas sistem informasi dalam organisasi.

Gambar 1.7. Ketergantungan Antara Organisasi dan Sistem Informasi

Perubahan kedua dalam hubungan antara sistem informasi dan hasil organisasi adalah tercapainya pertumbuhan dan cakupan sistem proyek dan aplikasi. Membangun dan mengelola sistem saat ini melibatkan bagian yang jauh lebih besar dari organisasi dibandingkan dimasa lalu. Sepertinya perusahaan menjadi lebih mirip dengan “perusahaan digital,“ yang memperluas sistem perusa-haan kepada pelanggan, vendor, dan bahkan industri pesaing. Dimana sistem awal menghasilkan perubahan teknis yang hanya mempengaruhi sebagian besar orang di perusahaan, sistem kontemporer telah membawa perubahan manajerial (yang memiliki informasi apa tentang siapa, kapan, dan seberapa sering) dan perubahan kelembagaan “inti” (apa produk dan jasa yang dihasilkan, dalam kondisi apa, dan oleh siapa).

Sebagai perusahaan yang bergerak menuju organisasi perusahaan digital, hampir semua manajer perusahaan dan karyawan serta pelanggan dan vendor berpartisipasi dalam berbagai sistem perusahaan, diikat bersama oleh web informasi digital. Misalnya, apa yang pelanggan lakukan di situs Web sebuah perusahaan bisa memicu karyawan untuk membuat keputusan harga on-the-spot atau memberitahukan pemasok sebuah situasi "stockout" potensi perusahaan.

Revolusi Jaringan dan Internet

Salah satu alasan sistem informasi memainkan peran besar dalam organisasi dan mempengaruhi begitu banyak orang adalah meningkatkan kekuatan (power) dan

Business Strategy Rules Procedures

Software

Hardware

Database

Telecomu-nications

Interdependence

Information sistem Organizations

Page 35: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

26

menurunkan biaya teknologi komputer. Daya komputasi, yang telah menjadi dua kali lipat setiap 18 bulan, telah meningkatkan kinerja mikro prosesor lebih dari 25.000 kali sejak penemuannya 30 tahun yang lalu. Dengan perangkat lunak yang kuat, mudah digunakan, komputer dapat crunch number, menganalisis kolam besar Data, atau mensimulasikan proses fisik dan kompleks logis dengan gambar animasi, suara, dan bahkan umpan balik taktil.

Melonjaknya kekuatan teknologi komputer telah melahirkan jaringan komunikasi yang kuat dan dapat digunakan organisasi untuk mengakses gudang besar informasi dari seluruh dunia dan untuk mengkoordinasikan kegiatan di ruang dan waktu. Jaringan ini mengubah bentuk perusahaan bisnis, menciptakan landasan bagi perusahaan digital. Jaringan terbesar di dunia dan yang paling banyak digunakan adalah Internet. Internet adalah jaringan internasional dan merupakan jaringan komersial dan milik publik. Internet menghubungkan ratusan ribu jaringan berbeda dari lebih dari 200 negara di seluruh dunia.

Lebih dari 500 juta orang bekerja dalam ilmu pengetahuan, pendidikan, pemerintahan, dan bisnis menggunakan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan organisasi lain di seluruh dunia. Internet (Inter-Network) adalah sebutan untuk sekumpulan jaringan komputer yang menghubungkan situs akademik, pemerintahan, komersial, organisasi, maupun perorangan.

Internet menyediakan akses untuk layanan telekomunikasi dan sumber daya informasi untuk jutaan pemakainya yang tersebar di seluruh dunia. Layanan internet meliputi komunikasi langsung (email, chat), diskusi (Usenet News, email, milis), sumber daya informasi yang terdistribusi (World Wide Web, Gopher), remote login dan lalu lintas file (Telnet, FTP), dan aneka layanan lainnya.

Jaringan yang membentuk internet bekerja berdasarkan suatu set protokol standar yang digunakan untuk menghubungkan jaringan komputer dan mengalamati lalu lintas dalam jaringan. Protokol ini mengatur format data yang diijinkan, penanganan kesalahan (error handling), lalu lintas pesan, dan standar komunikasi lainnya. Protokol standar pada internet dikenal sebagai TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol). Protokol ini memiliki kemam-puan untuk bekerja diatas segala jenis komputer, tanpa terpengaruh oleh perbedaan perangkat keras maupun sistem operasi yang digunakan. Sebuah sistem komputer yang terhubung secara langsung ke jaringan memiliki nama domain dan alamat IP (Internet Protocol) dalam bentuk numerik dengan format tertentu sebagai pengenal. Internet juga memiliki gateway ke jaringan dan layanan yang berbasis protokol lainnya.

Internet sebenarnya mengacu kepada istilah untuk menyebut sebuah jaringan, bukannya suatu aplikasi tertentu. Karenanya, internet tidaklah memiliki manfaat apa-apa tanpa adanya aplikasi yang sesuai. Internet menyediakan beragam aplikasi yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Setiap aplikasi berjalan diatas sebuah protokol tertentu. Istilah "protokol" di internet mengacu pada satu set aturan yang mengatur bagaimana sebuah aplikasi berkomunikasi dalam suatu jaringan. Sedangkan software aplikasi yang berjalan diatas sebuah protokol disebut sebagai aplikasi client. Di bagian ini, kita akan berkenalan secara sepintas dengan aplikasi-aplikasi yang paling sering dimanfaatkan oleh pengguna internet.

Page 36: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

27

WWW (World Wide Web) Dewasa ini, WWW atau yang sering disebut sebagai "web" saja adalah merupakan aplikasi internet yang paling populer. Demikian populernya hingga banyak orang yang keliru mengidentikkan web dengan internet. Secara teknis, web adalah sebuah sistem dimana informasi dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah internet webserver dipresentasikan dalam bentuk hypertext. Informasi di web dalam bentuk teks umumnya ditulis dalam format HTML (Hypertext Markup Language). Informasi lainnya disajikan dalam bentuk grafis (dalam format GIF, JPG, PNG), suara (dalam format AU, WAV), dan objek multimedia lainnya (seperti MIDI, Shockwave, Quicktime Movie, 3D World).

Web dapat diakses oleh perangkat lunak web client yang secara populer disebut sebagai browser. Browser membaca halaman-halaman web yang tersim-pan dalam webserver melalui protokol yang disebut HTTP (Hypertext Transfer Protocol). Dewasa ini, tersedia beragam perangkat lunak browser. Beberapa diantaranya cukup populer dan digunakan secara meluas, contohnya seperti Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, maupun Opera, namun ada juga beberapa produk browser yang kurang dikenal dan hanya digunakan di lingku-ngan yang terbatas.

Sebagai dokumen hypertext, dokumen-dokumen di web dapat memiliki link (sambungan) dengan dokumen lain, baik yang tersimpan dalam web server yang sama maupun di web server lainnya. Link memudahkan para pengakses web berpindah dari satu halaman ke halaman lainnya, dan "berkelana" dari satu server ke server lain. Kegiatan penelusuran halaman web ini biasa diistilahkan sebagai browsing, ada juga yang menyebutnya sebagai surfing (berselancar).

Seiring dengan semakin berkembangnya jaringan internet di seluruh dunia, maka jumlah situs web yang tersedia juga semakin meningkat. Hingga saat ini, jumlah halaman web yang bisa diakses melalui internet telah mencapai angka miliaran. Untuk memudahkan penelusuran halaman web, terutama untuk mene-mukan halaman yang memuat topik-topik yang spesifik, maka para pengakses web dapat menggunakan suatu search engine (mesin pencari). Penelusuran berdasar-kan search engine dilakukan berdasarkan kata kunci (key word) yang kemudian akan dicocokkan oleh search engine dengan database (basis data) miliknya. Dewasa ini, search engine yang sering digunakan antara lain adalah Google (www.google.com) dan Yahoo (www.yahoo.com).

Electronic Mail/Email/Messaging

Email atau kalau dalam istilah Indonesia, surat elektronik, adalah aplikasi yang memungkinkan para pengguna internet untuk saling berkirim pesan melalui alamat elektronik di internet. Para pengguna email memiliki sebuah mailbox (kotak surat) elektronik yang tersimpan dalam suatu mail server. Suatu Mailbox memiliki sebuah alamat sebagai pengenal agar dapat berhubungan dengan mailbox lainnya, baik dalam bentuk penerimaan maupun pengiriman pesan. Pesan yang diterima akan ditampung dalam mailbox, selanjutnya pemilik mailbox sewaktu-waktu dapat mengecek isinya, menjawab pesan, menghapus, atau menyunting dan mengirimkan pesan email. Layanan email biasanya dikelompokkan dalam dua basis, yaitu email berbasis client dan email berbasis web. Bagi pengguna email berbasis client, aktifitas per-emailan dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak email client, misalnya Eudora atau Outlook Express. Perangkat lunak ini

Page 37: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

28

menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline (tidak tersambung ke internet), dengan demikian, biaya koneksi ke internet dapat dihemat. Koneksi hanya diperlukan untuk melakukan pengiriman (send) atau menerima (recieve) email dari mailbox.

Sebaliknya, bagi pengguna email berbasis web, seluruh kegiatan per-emailan harus dilakukan melalui suatu situs web. Dengan demikian, untuk menggunakan-nya haruslah dalam keadaan online. Alamat email dari ISP (Internet Service Provider) umumnya berbasis client, sedangkan email berbasis web biasanya dise-diakan oleh penyelenggara layanan email gratis seperti Hotmail (www. hotmail. com) atau Yahoo Mail (mail.yahoo. com).

Beberapa pengguna email dapat membentuk kelompok tersendiri yang diwakili oleh sebuah alamat email. Setiap email yang ditujukan ke alamat email kelompok akan secara otomatis diteruskan ke alamat email seluruh anggotanya. Kelompok semacam ini disebut sebagai milis (mailing list). Sebuah milis didirikan atas dasar kesamaan minat atau kepentingan dan biasanya dimanfaatkan untuk keperluan diskusi atau pertukaran informasi diantara para anggotanya. Saat ini, salah satu server milis yang cukup banyak digunakan adalah Yahoo Groups (www.yahoogroups.com).

Pada mulanya sistem email hanya dapat digunakan untuk mengirim infor-masi dalam bentuk teks standar (dikenal sebagai ASCII, American Standard Code for Information Interchange). Saat itu sukar untuk mengirimkan data yang berupa berkas non-teks (dikenal sebagai file binary). Cara yang umum dilakukan kala itu adalah dengan menggunakan program uuencode untuk mengubah berkas binary tersebut menjadi berkas ASCII, kemudian baru dikirimkan melalui e-mail. Di tempat tujuan, proses sebaliknya dilakukan. Berkas ASCII tersebut diubah kembali ke berkas binary dengan menggunakan program uuencode. Cara ini tentunya terlalu kompleks karena tidak terintegrasi dengan sistem email.

Belakangan dikembangkan standar baru yang disebut MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions). Standar ini diciptakan untuk mempermudah pengiriman berkas dengan melalui attachment (lampiran). MIME juga memungkinkan sebuah pesan dikirimkan dalam berbagai variasi jenis huruf, warna, maupun elemen grafis. Walaupun Nampak menarik, penggunaan MIME akan membengkakkan ukuran pesan email yang dikirimkan. Hal ini jelas akan memperlambat waktu yang dibutuhkan untuk mengirim maupun menerima pesan. Dalam hal ini, ada anjuran agar sedapat mungkin menggunakan format teks standar dalam penyuntingan email. Gunakan MIME hanya untuk pesan-pesan tertentu yang memang mem-butuhkan tampilan yang lebih kompleks.

File Transfer

Fasilitas ini memungkinkan para pengguna internet untuk melakukan pengiriman (upload) atau menyalin (download) sebuah file antara komputer lokal dengan komputer lain yang terhubung dalam jaringan internet. Protokol standar yang digunakan untuk keperluan ini disebut sebagai File Transfer Protocol (FTP). FTP umumnya dimanfaatkan sebagai sarana pendukung untuk kepentingan pertukaran maupun penyebarluasan sebuah file melalui jaringan internet. FTP juga dimanfaat-kan untuk melakukan proses upload suatu halaman web ke web server agar dapat di akses oleh pengguna internet lainnya.

Page 38: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

29

Secara teknis, aplikasi FTP disebut sebagai FTP client, dan yang populer digunakan saat ini antara lain adalah Cute FTP dan WS_FTP, Aplikasi-aplikasi ini umumnya dimanfaatkan untuk transaksi FTP yang bersifat dua arah (active FTP). Modus ini memungkinkan pengguna untuk melakukan baik proses upload maupun proses download. Tidak semua semua server FTP dapat diakses dalam modus active. Untuk mencegah penyalahgunaan yang dapat berakibat fatal bagi sebuah server FTP, maka pengguna FTP untuk modus active harus memiliki hak akses untuk mengirimkan file ke sebuah server FTP. Hak akses tersebut berupa sebuah login name dan password sebagai kunci untuk memasuki sebuah sistem FTP server. Untuk modus passive, selama memang tidak ada restriksi dari pengelola server, umumnya dapat dilakukan oleh semua pengguna dengan modus anonymous login (log in secara anonim). Kegiatan men-download software dari Internet misalnya, juga dapat digolongkan sebagai passive FTP.

Remote Login Layanan remote login mengacu pada program atau protokol yang menyediakan fungsi yang memungkinkan seorang pengguna internet untuk mengakses (login) ke sebuah terminal (remote host) dalam lingkungan jaringan Internet. Dengan memanfaatkan remote login, seorang pengguna internet dapat mengoperasikan sebuah host dari jarak jauh tanpa harus secara fisik berhadapan dengan host bersangkutan. Dari sana ia dapat melakukan pemeliharaan (maintenance), menjalankan sebuah program atau malahan menginstall program baru di remote host. Protokol yang umum digunakan untuk keperluan remote login adalah Telnet (Telecommunications Network). Telnet dikembangkan sebagai suatu metode yang memungkinkan sebuah terminal mengakses resource milik terminal lainnya (termasuk hard disk dan program-program yang terinstall di dalamnya) dengan cara membangun link melalui saluran komunikasi yang ada, seperti modem atau network adapter. Dalam hal ini, protokol Telnet harus mampu menjembatani perbedaan antar terminal, seperti tipe komputer maupun sistem operasi yang digunakan.

Aplikasi Telnet umumnya digunakan oleh pengguna teknis di internet. Dengan memanfaatkan Telnet, seorang administrator sistem dapat terus memegang kendali atas sistem yang ia operasikan tanpa harus mengakses sistem secara fisik, bahkan tanpa terkendala oleh batasan geografis. Namun demikian, penggunaan remote login, khususnya Telnet, sebenarnya mengandung resiko, terutama dari tangan-tangan jahil yang banyak berkeliaran di internet. Dengan memonitor lalu lintas data dari penggunaan Telnet, para cracker dapat mem-peroleh banyak informasi dari sebuah host, dan bahkan mencuri data-data penting sepert login name dan password untuk mengakses ke sebuah host. Kalau sudah begini, mudah saja bagi mereka-mereka ini untuk mengambil alih sebuah host. Untuk memperkecil resiko ini, maka telah dikembangkan protokol SSH (secure shell) untuk menggantikan Telnet dalam melakukan remote login. Dengan memanfaatkan SSH, maka paket data antar host akan dienkripsi (diacak) sehingga apabila "disadap" tidak akan menghasilkan informasi yang berarti bagi pelakunya.

IRC (Internet Relay Chat) Layanan IRC, atau biasa disebut sebagai "chat" saja adalah sebuah bentuk komuni-kasi di intenet yang menggunakan sarana baris-baris tulisan yang diketikkan

Page 39: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

30

melalui keyboard. Dalam sebuah sesi chat, komunikasi terjalin melalui saling bertukar pesan-pesan singkat. Kegiatan ini disebut chatting dan pelakunya disebut sebagai chatter. Para chatter dapat saling berkomunikasi secara berkelompok dalam suatu chat room dengan membicarakan topik tertentu atau berpindah ke modus private untuk mengobrol berdua saja dengan chatter lain. Kegiatan chatting membutuhkan software yang disebut IRC Client, diantaranya yang paling populer adalah software mIRC. Ada juga beberapa variasi lain dari IRC, misalnya apa yang dikenal sebagai MUD (Multi-User Dungeon atau Multi-User Dimension). Berbeda dengan IRC yang hanya menampung obrolan, aplikasi pada MUD jauh lebih fleksibel dan luas. MUD lebih mirip seperti sebuah dunia virtual (virtual world) dimana para penggunanya dapat saling berinteraksi seperti halnya pada dunia nyata, misalnya dengan melakukan kegiatan tukar menukar file atau meninggalkan pesan. Karenanya, selain untuk bersenang-senang, MUD juga sering dipakai oleh komunitas ilmiah serta untuk kepentingan pendidikan (misalnya untuk memfasi-litasi kegiatan kuliah jarak jauh). Belakangan, dengan semakin tingginya kecepatan akses internet, maka aplikasi chat terus diperluas sehingga komunikasi tidak hanya terjalin melalui tulisan namun juga melalui suara (teleconference), bahkan melalui gambar dan suara sekaligus (video conference).

Electronic Commerce dan Electronic Business

Sejalan dengan cepatnya perkembangan bidang teknologi, perusahaan-perusahaan makin dipacu untuk menggunakan teknologi yang maju sebagai senjata untuk tetap survive dan memenangkan persaingan yang kian hari terasa ketat dan keras. Akhir-akhir ini penggunaan internet yang menjurus kepada cyber space kelihatan-nya akan mendominasi seluruh kegiatan di atas permukaan bumi di masa kini dan masa datang dan secara umum akan berubah menjadi alat untuk persaingan antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya. Ini pun akan membawa dampak yang sangat besar bagi setiap perusahaan. Dampak pada aspek persaingan adalah terbentuknya tingkat kompetisi yang semakin tajam. Globalisasi ekonomi juga membuat perubahan menjadi konstan, pesat, radikal, serentak, dan pervasif. Sehingga perusahaan harus memiliki kemampuan yang cepat untuk beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi sehingga perusahaan akan mampu bersaing dengan para kompetitornya. Penggunaan teknologi diharapkan dapat memberikan manfaat yang besar terhadap dunia bisnis yang kompetitif tersebut. Perusahaan yang mampu bersaing dalam kompetisi tersebut adalah perusahaan yang mampu mengimplementasikan teknologi ke dalam perusahaannya. Salah satu jenis implementasi teknologi dalam hal meningkatkan persaingan bisnis dan penjualan produk-produk adalah dengan menggunakan electronic commerce (e-commerce) untuk memasarkan berbagai macam produk atau jasa, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Dalam penggunaan teknologi tersebut, berbagai pihak yang terkait dengan perusahaan seperti investor, konsumen, pemerintah akan ikut berperan.

Penggunaan internet telah mengalami perkembangan yang luar biasa di bidang bisnis terutama pada perusahaan skala besar. Sejak ditemukannya teknologi internet tersebut pada tahun 1990-an penggunaannya meluas karena dipandang memberikan manfaat yang sangat besar bagi kelancaran proses-proses bisnis. Motif serta manfaat e-commerce dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan serta meningkatkan daya saing perusahaan dalam hal ini menjadi sudut pandang dari penulis yang dijadikan sebagai obyek dalam penelitian ini. Melihat

Page 40: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

31

kenyataan tersebut, maka penerapan teknologi e-commerce merupakan salah satu faktor yang penting untuk menunjang keberhasilan suatu produk dari sebuah perusahaan. Untuk mempercepat dan meningkatkan penjualan cepat maka dengan melihat perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat tersebut kita dapat memanfaatkan suatu layanan secara on-line yang berupa e-commerce. Selama ini, sistem penjualan dari pelanggan yang digunakan oleh perusahaan hanya bersifat secara tertulis dan manual, yang tidak jarang cenderung menyesatkan. Dengan adanya layanan jasa berupa e-commerce yang dapat secara cepat dapat dinikmati oleh pelanggan maupun perusahaan sendiri maka segala layanan yang diinginkan oleh para pelanggan dapat segera ditindak lanjuti dengan secepat mungkin, sehingga perusahaan tersebut akan mampu memberikan pelayanan yang terbaik dan tercepat bagi para pelanggan.

Selama ini juga pelanggan yang ingin membeli suatu produk diharuskan untuk mendatangi tempat dari penjual produk sendiri dan hal itu sangatlah tidak efisien bagi para pelanggan yang mempunyai kesibukan-kesibukan yang sangat padat sekali. Dengan adanya layanan electronic commerce (e-commerce) ini maka pelanggan dapat mengakses serta melakukan pesanan dari berbagai tempat. Dengan adanya era teknologi yang canggih saat ini para pelanggan yang ingin mengakses e-commerce tidak harus berada di suatu tempat, hal itu dikarenakan di kota-kota besar di Indonesia telah banyak tempat-tempat yang menyediakan suatu fasilitas akses internet hanya dengan menggunakan laptop/notebook ataupun dengan Personal Digital Assistant (PDA) dengan menggunakan teknologi wifi. Maka dari itu saat sekarang sangat diperlukan dan diminati perusahaan-perusahaan yang menerapkan layanan e-commerce.

Dengan terus meningkatnya pengguna internet di Indonesia, maka hampir seluruh perusahaan yang ada di Indonesia sudah menggunakan internet sebagai operasional bisnis mereka. Maka e-Business saat ini menjadi hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan untuk dapat meningkatkan bisnis mereka dan meningkatkan pelayanan baik itu untuk pelanggan atau dengan mitra bisnis yang lain. E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi, di dalam e-business itu sendiri terdapat e-commerce yang dimana e-commerce ini adalah merupakan satu set dinamis teknologi, aplikasi dan proses bisnis yang menghu-bungkan perusahaan, konsumen dan komunitas tertentu melalui transaksi elektronik dan perdagangan barang, pelayanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik. Sehingga penerapan e-business di Indonesia sedang dalam tahap berkembang. Jika kita lihat pada beberapa website terkenal di Indonesia itu sudah terbukti bahwa sebenarnya internet itu sedang digemari oleh Indonesia, contohnya seperti sosial media yang belum lama ini semakin tenar di para pengguna internet di Indonesia. Fenomena ini harus bisa dimanfaatkan juga untuk kepentingan bisnis, bahkan sekarang masyarakat Indonesia banyak yang melakukan kegiatan e-commerce di Indonesia, seperti online shoping yang sedang merebak. e-commerce ini juga sangat booming karena sifatnya yang mudah, dan banyak sekali mengurangi cost yang ada. Tidak perlu berpergian, tidak perlu tempat fisik, dan akses yang mudah.

Page 41: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

32

RANGKUMAN

Sistem sebagai kumpulan dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Tiap sistem terdiri dari sub sistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar. Tujuan dasar suatu sistem tergantung pada jenis sistem itu sendiri. Sebagai contoh, sistem peredaran darah manusia merupakan sistem biologi yang memiliki tujuan untuk mengedarkan darah yang mengandung oksigen dari sari makanan ke seluruh tubuh. Sedangkan sistem buatan manusia seperti sistem yang terdapat disekolah, organisasi bisnis, atau instansi pemerintah juga mempunyai tujuan yang berbeda-beda.

Suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu harus memiliki sifat–sifat dasar yang menjadikannya suatu karakter. Karakteristik sistem dapat digambar-kan pada tampilan dibawah. Karakteristik suatu sistem terdiri dari komponen–komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (envi-ronments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

Pendekatan sistem merupakan hasil modifikasi dari metode berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method). Hal ini menekankan akan proses sistematis terhadap pemecahan masalah. Suatu masalah dan peluang akan ditampilkan ke dalam kontek sistem.

Informasi sering dikaitkan dengan data, tetapi pada hakekatnya terdapat perbedaan mendasar antara informasi dan data. Data adalah “kumpulan simbol yang menggambarkan suatu kejadian. Data menjadi fakta statistik yang tidak dapat mengartikan sesuatu, maka dari itu data harus diolah.” Informasi dapat diartikan secara singkat sebagai data yang berguna. Informasi menerangkan suatu kejadian dan menjadi lebih berguna karena mempunyai arti bagi penggunanya.

Informasi dalam sebuah perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangan perusahaan. Akibat kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang pada akhirnya peru-sahaan tersebut akan mengalami kekalahan dalam bersaing.

Suatu informasi dapat digunakan untuk pengambilan keputusan jika kualitas dari suatu informasi itu baik. Kualitas suatu informasi tergantung dari lima hal, yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, relevan, lengkap dan mengurangi ketidakpastian.

Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, serta harus jelas mencerminkan maksud dari informasi tersebut. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke peneri-ma informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

Tepat waktu artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Bermanfaat berarti informasi yang datang sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Lengkap berarti Informasi yang dibutuhkan semuanya tersedia dan tidak ada sedikitpun informasi yang tertinggal. Mengurangi ketidakpastian berarti informasi yang diterima bisa memberikan kepastian dari beberapa kemungkinan yang ada.

Adapun kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut:

Page 42: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

33

1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses. 2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan

suatu informasi yang bernilai tambah. 3. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 4. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari suatu proses infor-

masi. 5. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut

berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Sehubungan dengan penjelasan mengenai sistem informasi di atas, kompo-

nen sistem informasi terdiri dari: 1. Perangkat keras (hardware), merupakan komponen fisik yang terdiri dari

peralatan pengolah (processor), peralatan untuk mengingat (memory), peralatan output dan peralatan komunikasi, terdiri dari komputer, printer, jaringan

2. Perangkat lunak (software), merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer.

3. Data, merupakan komponen dasar informasi yaitu fakta-fakta atau kumpulan bahan-bahan pemrosesan.

4. Manusia (user), sebagai pengoperasi sistem.

PERTANYAAN-PERTANYAAN 1. Mengapa sistem informasi penting dalam bisnis saat ini? Jelaskan empat tren

lingkungan bisnis di dunia yang telah membuat sistem informasi sangat penting.

2. Jelaskan bagaimana kemampuan perusahaan digital. Mengapa perusahaan digital begitu kuat?

3. Apa itu sistem informasi? Bedakan antara komputer, program komputer, dan sistem informasi. Apa perbedaan antara data dan informasi?

4. Kegiatan apa yang mengkonversi data mentah ke informasi yang dapat digunakan dalam sistem informasi? Apa hubungannya dengan umpan balik?

5. Apa organisasi, manajemen, dan dimensi teknologi sistem informasi? 6. Coba bedakan antara perilaku dan pendekatan teknis untuk sistem informasi

dalam hal pertanyaan yang diajukan dan jawaban yang diberikan. Apa disiplin utama yang berkontribusi terhadap pemahaman sistem informasi?

7. Apa hubungan antara organisasi dan sistem informasinya? 8. Apa Internet dan World Wide Web? Bagaimana mereka mengubah peran yang

dimainkan oleh sistem informasi dalam organisasi? 9. Jelaskan beberapa perubahan besar sistem informasi yang membawa ke

organisasi. 10. Bagaimana sistem informasi mengubah proses manajemen? 11. Apa hubungan antara revolusi jaringan, perusahaan digital, perdagangan elek-

tronik, dan bisnis elektronik? 12. Apa sistem inter organisasional? Mengapa mereka menjadi lebih penting?

Bagaimana memiliki internet dan teknologi Web mempengaruhi sistem ini? 13. Apa yang kita maksud dengan arsitektur informasi dan infrastruktur teknologi

informasi? 14. Apa tantangan manajemen kunci yang terlibat dalam membangun, mengopera-

sikan, dan memelihara sistem informasi hari ini?

Page 43: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

34

BAB

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KONSEP DASAR AKUNTANSI Pengertian Akuntansi

kuntansi sering disebut dengan bahasa bisnis. Semakin baik Anda mema-hami bahasa tersebut, semakin baik pula Anda dapat mengelola aspek-aspek keuangan perusahaan. Hal ini disebabkan banyaknya aspek-aspek

keuangan di dalam hidup ini sehari-hari yang didasarkan pada akuntansi seperti perencanaan keuangan pribadi, biaya-biaya pendidikan, investasi, pinjaman, pelunasan mobil, pajak penghasilan dan banyak aspek-aspek lain.

Akuntansi menjadi yang terdepan dan berperan penting dalam menjalankan ekonomi dan sistem sosial kita. Keputusan-keputusan yang diambil oleh individu-individu, pemerintah, badan usaha lain ditentukan dalam penggunanya pada sumber daya yang dimiliki suatu bangsa. Tujuan utama akuntansi adalah untuk mencatat, melaporkan dan menginterpretasikan data-data ekonomi untuk diguna-kan sebagai pengambil keputusan.

Ada banyak definisi dan pengertian akuntansi yang ditulis oleh para ahli dan peneliti yang merupakan pakar dibidang akuntansi. Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi. Akuntansi berperan sebagai informasi keuangan suatu organisasi. Informasi keuangan tersebut berguna untuk menyusun laporan keuangan. Laporan keuangan yang di hasilkan oleh akuntansi diharapkan berguna dalam penilaian dan pengambilan keputusan bagi pihak yang berkepentingan. Dari laporan akuntansi kita dapat melihat posisi keuangan suatu organisasi beserta perubahan yang terjadi di dalamnya. Proses Akuntansi akan menghasilkan informasi Laporan Keuangan yang sangat berguna bagi para pemakai informasi keuangan baik untuk internal perusahaan maupun pihak diluar perusahaan termasuk pemerintah.

A

Page 44: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

35

Peranan akuntansi dalam bidang bisnis perusahaan terdiri dari, pengenda-lian keuangan, operasi perusahaan, pelaporan dan perencanaan. Salah satu peran utama dari akuntansi adalah dalam hal pengendalian keuangan. Pengendalian biaya adalah salah satu faktor utama untuk keberhasilan usaha. Pengelolaan biaya overhead dan biaya produksi akan menentukan perbedaan antara rugi dan laba. Peran kedua adalah operasi perusahaan, seperti penagihan terhadap pelanggan, pembayaran gaji karyawan, pembayaran tagihan pemasok, pemeliharaan persedia-an, dan masing-masing tugas mempunyai peran dari proses akuntansi.

Peranan ketiga adalah pelaporan. Pelaporan akuntansi termasuk Neraca dan Laporan Laba Rugi menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menilai kinerja perusahaan. Dengan laporan yang akurat, kita dapat mengantisipasi keadaan perusahaan dan dapat mengidentifikasi masalah-masalah yang dihadapi perusa-haan tersebut. Selanjutnya peranan keempat adalah perencanaan. Perencanaan adalah penetapan tujuan dan langkah-langkah pendekatan terintegrasi yang diambil untuk mencapai tujuan organisasi bisnis. Jika perusahaan mempunyai sistem akuntansi yang baik, kita akan memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan tujuan. Kita juga harus mendefinisikan cara mencapai tujuan tersebut.

Proses Bisnis Perusahaan

Aktivitas organisasi yang terkait dengan keuangan dapat dipandang sebagai bagian dari berbagai aktivitas bisnis perusahaan. Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses dan berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi. Menurut Bodnar dan Hopwood (2005), proses bisnis adalah rangkaian tugas yang saling berhubungan yang melibatkan data, unit organisasi dan satuan urutan waktu yang logis. Proses bisnis selalu dipicu oleh kejadian ekonomi dan mempunyai titik awal dan titik akhir yang jelas dan sudah terprogram sebelumnya.

Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti meng-efektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses di dalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar. Proses bisnis juga mengacu kepada cara unik dimana manajemen memilih untuk mengkoordinasi pekerjaan. Setiap bisnis dapat dilihat sebagai sekumpulan proses bisnis. Beberapa dari proses ini adalah bagian dari proses yang mencakup lebih besar. Di bawah ini akan dijelaskan bagaimana suatu proses bisnis akan bermula dan berakhir dalam gambar 2.1.

Gambar 2.1. Proses Bisnis Utama suatu Perusahaan

Logistic Penjualan

Operasi

Pemasaran

Jasa

Page 45: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

36

Dari gambar 2.1. tersebut dapat diketahui aktivitas bisnis dasar terdiri dari aktivitas penjualan barang dan jasa, aktivitas operasi atau produksi (penciptaan barang atau jasa), pemasaran (memperkenalkan dan mendistribusikan barang atau jasa).

Sebagai contoh, hampir semua bisnis memiliki cara untuk mempekerjakan karyawan. Proses untuk mempekerjakan karyawan adalah proses bisnis dalam artian bahwa hal itu adalah seperangkat aktivitas yang digunakan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan baru. Proses bisnis dalam mempekerjakan dapat diuraikan menjadi sejumlah langkah berbeda seperti periklanan tempat, menghubungi agen pekerjaan, mengumpulkan surat lamaran, mengkaji surat lamaran, mewawancarai kandidat, memeringkat kandidat, membuat keputusan kepegawaian dan melibatkan karyawan pada sistem kepegawaian seperti penggajian, kesehatan dan pensiun. Pada beberapa bisnis, proses ini dapat berjalan dengan cepat dan sangat efisien. Salah satu tujuan utama dari sistem informasi adalah untuk memungkinkan proses bisnis yang lebih efisien.

Kinerja perusahaan tergantung pada seberapa baik proses bisnis dirancang dan dikoordinasikan. Proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuataan kompetitif jika dapat memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau untuk menjalankannya dengan lebih baik dari pesaingnya. Proses bisnis juga dapat menjadi kewajiban jika berdasarkan kepada cara bekerja yang telah usang yang menghalangi kewaspadaan dan efisiensi organisasi.

Banyak proses bisnis yang terikat dengan wilayah fungsional tertentu. Sebagai contoh fungsi penjualan dan pemasaran akan bertanggung jawab untuk mempekerjakan karyawan. Berikut tabel 2.1. menampilkan gambaran beberapa transaksi bisnis umumnya untuk setiap wilayah fungsional bisnis.

Tabel 2.1.Transaksi Bisnis

Transaksi Bisnis ya tidak

Merekrut karyawan yang akan digaji Rp. 4.000.000 per bulan

Membayar gaji

Membayar sewa gedung

Menerima uang muka dari konsumen

Menerima pesanan konsumen lewat telepon

Mengirim pesanan ke konsumen

Menagih konsumen dengan cara mengirimkan surat tagihan per pos

Mengubah lay out pabrik

Menerima pelunasan dari konsumen

Menentukan kebijakan pemberian uang pesangon bagi karyawan yang di PHK

Membeli kendaraan untuk antar jemput karyawan

Memberi sumbangan berupa uang tunai ke Panti Asuhan

Hanya transaksi bisnis yang akan direkam ke dalam dokumen dan kemudian

dicatat ke dalam jurnal dan buku besar melalui proses siklus akuntansi.

Page 46: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

37

Siklus Transaksi Akuntansi Laporan keuangan yang telah selesai dibuat akuntan pada umumnya selalu berpedoman pada siklus akuntansi sebagai sebuah tahapan-tahapan yang mesti diikuti oleh akuntan dalam menyelesaikan laporan keuangan. Siklus akuntansi merupakan suatu proses penyediaan laporan keuangan perusahaan untuk suatu periode waktu tertentu dan biasanya dimulai dengan nilai sisa akun pada awal periode.

Siklus akuntansi dapat dibagi menjadi pekerjaan yang dilakukan selama periode tersebut, yaitu penjurnalan transaksi dan pemindah bukuan ke dalam buku besar, dan penyiapan laporan keuangan pada akhir periode. Pekerjaan yang dilakukan pada akhir periode juga mempersiapkan akun untuk mencatat transaksi-transaksi pada periode berikutnya. Banyaknya langkah yang harus dilakukan pada akhir periode secara tidak langsung menunjukkan bahwa sebagian besar pekerjaan dilakukan pada bagian akhir.

Meskipun demikian, pencatatan dan pemindahbukuan selama periode tersebut membutuhkan waktu lebih banyak dibandingkan dengan pekerjaan di akhir periode. Adapun bentuk siklus akuntansi mulai dari awal sampai akhir laporan keuangan perusahaan ditunjukkan seperti gambar 2.2.

Jurnal penutupan

Dicatat

Jurnal penyesuaian

Dirangkum

dibukukan

Gambar 2.2. Siklus Akuntansi

Proses akuntansi akan melalui proses tahapan-tahapan sebagai berikut: 1. Bukti transaksi, 2. Jurnal, terdiri dari Jurnal Umum dan Jurnal khusus, 3. Posting ke Buku Besar (Ledger),

Laporan keuangan Jurnal pembalik

Bukti

Transaksi

Jurnal

Buku Besar (Ledger)

Neraca Lajur

Neraca Percobaan/Saldo

Page 47: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

38

4. Neraca Saldo (Trial Balance), 5. Jurnal Penyesuaian (Adjustment), 6. Neraca Lajur (Work Sheet), 7. Laporan Keuangan (Finance Report) yang terdiri dari;

a. Laporan laba Rugi (Income Statement), b. Neraca (Balance Sheet), c. Laporan Perubahan ekuitas

8. Jurnal Penutup (Closing Entry), 9. Neraca Saldo Setelah Penutupan (Post Closing Trial Balance), 10. Jurnal Balik (Reversing Entries).

1. Transaksi

Transaksi adalah peristiwa bisnis yang dapat diukur dengan menggunakan satuan moneter dan yang menyebabkan perubahan di salah satu unsur posisi keuangan perusahaan. Umumnya, transaksi selalu disertai dengan perpindahan hak milik dari pihak-pihak yang melakukan transaksi tersebut. Berbagai transaksi yang selalu rutin terjadi dalam sebuah perusahaan antara lain: transaksi penjualan produk, transaksi pembelian peralatan usaha, transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, dan sebagainya.

2. Dokumen Dasar

Dokumen dasar adalah berbagai formulir yang menjadi bukti telah terjadinya transaksi tertentu. Berbagai formulir yang biasanya menjadi dokumen dasar antara lain: faktur, kwitansi, nota penjualan, dan lain-lain. Dokumen dasar merupakan titik tolak dilakukannya proses akuntansi dalam perusahaan. Tanpa dokumen dasar, tidak bisa dilakukan pencatatan dalam akuntansi.

3. Jurnal (Journal) Jurnal adalah buku yang digunakan untuk mencatat transaksi perusahaan

secara kronologis, sedangkan menjurnal adalah aktivitas meringkas dan mencatat transaksi perusahaan di buku jurnal dengan menggunakan urutan tertentu berdasarkan dokumen dasar yang dimiliki. Pencatatan transaksi dalam buku jurnal dapat dilakukan berdasarkan nomor urut faktur atau tanggal terjadinya transaksi. 4. Akun (Account)

Akun adalah kelas informasi dalam sistem akuntansi. Atau, media yang digunakan untuk mencatat informasi sumber daya perusahaan dan informasi lainnya berdasarkan jenisnya. Sebagai contoh, akun Kas, akun Piutang, akun Modal Saham, dan sebagainya.

5. Posting

Posting adalah aktivitas memindahkan catatan di Buku Jurnal ke dalam Buku Besar sesuai dengan jenis transaksi dan nama akun masing-masing.

6. Buku Besar (General Ledger)

Buku Besar adalah kumpulan dari semua akun yang dimiliki perusahaan beserta saldonya. Seluruh akun yang dimiliki perusahaan saling berhubungan satu dengan lainnya dan merupakan suatu kesatuan. Siklus akuntansi tersebut dimulai

Page 48: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

39

dengan meneliti dan memilah dokumen transaksi, seperti nota, kwitansi, faktur, dan sebagainya. Setiap dokumen diteliti dan dipilah menurut jenis transaksinya. Setelah diketahui jenis dan nominal transaksinya, akuntan harus mencatatnya dalam buku jurnal. Dalam buku jurnal, transaksi tersebut diringkas pencatatannya sesuai dengan nama akun setiap jenis transaksi. Setiap periode tertentu, misalnya seminggu sekali, ringkasan transaksi dalam buku jurnal diposting (dipindahkan sesuai dengan jenis akun) ke buku besar. Pada akhir periode akuntansi, setiap akun dalam buku besar dihitung saldonya yang kemudian dijadikan dasar menyusun Daftar Saldo.

Daftar Saldo adalah daftar saldo semua akun yang dimiliki oleh perusahaan pada suatu waktu tertentu. Berdasarkan daftar saldo yang disusun, akuntan dapat menyusun laporan keuangan perusahaan untuk periode bersangkutan.

SIKLUS PENGOLAHAN TRANSAKSI

Proses penyusunan laporan keuangan telah dijelaskan dalam siklus transaksi akuntansi pada pokok bahasan sebelumnya. Siklus transaksi akuntansi hanya menjelaskan aktivitas keseluruhan transaksi dalam suatu perusahaan, tidak dijelaskan bagaimana transaksi-transaksi tersebut dikelompokkan ke dalam golongan/kelompok transaksi yang sama. Berkaitan dengan hal itulah maka dalam ilmu akuntansi dikenal istilah siklus pemrosesan transaksi. Siklus pengolahan transaksi memproses data yang berasal dari operasi internal perusahaan dan dari luar perusahaan menjadi informasi yang berguna bagi manajemen di tingkat operasional. Siklus pengolahan transaksi merupakan prosedur atau urutan-urutan aktivitas operasional yang berdasarkan suatu transaksi.

Gambar 2.3. Model Arus/Siklus Transaksi Akuntansi

Transaksi Ekonomi

Siklus Pendapatan

Siklus Pengeluaran

Siklus Produksi

Siklus Keuangan

Siklus Pelaporan

Laporan Keuangan

Page 49: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

40

Rama dan Jones (2008) mengemukakan bahwa siklus pengolahan transaksi merupakan pengelompokan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Sistem informasi akuntansi pada dasarnya merupa-kan integrasi dari berbagai sistem pengelolaan transaksi. Sistem pengelolaan transaksi yang merupakan sub sistem informasi akuntansi ada pada berbagai fungsi operasional organisasi karena itu sistem informasi akuntansi merupakan bagian terbesar dari sistem informasi manajemen.

Gambar 2.4. Prosedur Penyusunan Laporan Keuangan

Sistem informasi akuntansi digunakan diperusahaan dalam melaksanakan berbagai ektivitas sehari-hari berhubungan dengan adanya transaksi keuangan baik yang berasal dari internal maupun eksternal perusahaan. Sistem informasi akuntansi mengolah data dalam jumlah besar karena di dalamnya meliputi berbagai aktivitas pengolahan transaksi seperti aktivitas pengumpulan data, pengolahan, penyimpanan dan dokumentasi di berbagai fungsi operasi atau bagian suatu organisasi, walaupun sistem informasi akuntansi mengadopsi konsep infor-

Transaksi Bisnis

Processing Transaksi

Kejadian Ekonomis

-Revenue Cycle -Expenditure Cycle -Production Cycle -Finance Cycle

Dokumen dan Bukti Pembukuan

-Faktur -Kwitansi -Bukti Kas Keluar -Order Pembelian -dll

JURNAL

BUKU BESAR

BUKU PEMBANTU

Laporan Eksternal

Laporan Internal

Page 50: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

41

masi yang berkualitas akan tetapi bobot aktivitasnya lebih banyak berorientasi. Visualisasi dari Arus Transaksi ini disajikan dalam gambar 2.3.

Pada intinya pengelolaan data keuangan perusahaan terdiri dari dua kelompok transaksi utama, yaitu: 1) Arus transaksi operasional (siklus operasio-nal), 2) arus transaksi penyusunan laporan keuangan.

Arus Transaksi Operasional (Siklus Operasional) Arus transaksi ini berawal dari terjadinya transaksi yang didukung oleh bukti transaksi (dokumen) sampai pencatatan transaksi ke dalam bentuk catatan perusahaan seperti jurnal, buku besar, neraca saldo, buku pembantu dan buku harian lainnya. Transaksi-transaksi yang termasuk dalam arus/siklus ini adalah: 1. Arus Transaksi Pendapatan (revenue cycle), yang mencakup kegiatan penjualan

barang atau jasa, yang merupakan faktor output atau produk perusahaan. 2. Arus Transaksi Pengeluaran (expenditure Cycle), mencakup kegiatan pengadaan

persediaan/inventori seperti: bahan baku, barang dagangan, bahan pembantu termasuk biaya faktor input.

3. Arus Transaksi Investasi Modal (Keuangan), mencakup aktivitas penerimaan dan pengeluaran uang sebagai akibat dari pendapatan pengeluaran dan produksi.

4. Arus Transaksi Produksi (konversi), aktivitas utama mengolah bahan baku menjadi barang jadi (proses produksi).

Arus Transaksi Penyusunan Laporan Arus transaksi ini adalah siklus yang mengubah dokumen dasar yang berasal dari siklus operasi menjadi laporan, baik dalam bentuk laporan keuangan untuk pihak internal maupun untuk pihak eksternal perusahaan. Untuk lebih menjelaskan siklus pengolahan transaksi lebih rinci, dapat dijelaskan pada gambar 2.4. di atas.

Di dalam siklus transaksi akuntansi selain harus diketahui mengenai tahapan-tahapan dari siklus juga harus diketahui bagaimana siklus tersebut diekspresikan dengan menggunakan bahasa sistem seperti data flow diagram, entity relationship diagram (ERD), Network diagram dan dokumen yang diguna-kan.

Siklus transaksi muncul sebagai akibat dari siklus bisnis dan transaksi akuntansi muncul sebagai akibat adanya transaksi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Pada tabel 2.2. dibawah ini akan dijelaskan berbagai jenis transaksi akuntansi dan dokumen pendukungnya di dalam sistem informasi akuntansi suatu perusahaan.

Tabel 2.2. Siklus Pengeluaran Transaksi (SPT)

Aktivitas Bisnis Siklus Transaksi

Aktivitas Ekonomi/ Transaksi Akuntansi

Bagian Dokumen

Investasi Modal Siklus Transaksi Keuangan ditunjang oleh siklus/sistem pengolahan transaksi keuangan

1. Pengadaan atau peningkatan modal dari pemilik atau kreditur

2. Menggunakan modal untuk aset produktif

3. Membuat laporan secara periodik ke pemberi

Akuntansi dan Keuangan

Bukti penyerahan modal investasi

Bukti pembelian aset produktif

Neraca dan laba rugi

Laporan perubahan

Page 51: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

42

modal modal Arus sumber dan

penggunaan dana Buku besar, jurnal

dan daftar akun Pengadaan siklus transaksi pengeluaran pembelian/prokuremen) ditunjang oleh siklus/sistem pengolahan transaksi pembelian (pengadaan barang dan jasa/persediaan)

1. Permintaan bahan untuk proses konvensi (pabrik), permintaan persediaan barang dagangan (dagang)

2. Melakukan evaluasi terhadap supplier/vendor

3. Pemesanan bahan/ persediaan

4. Penerimaan barang 5. Penyimpanan dan

pencatatan 6. Melakukan pencatatan

barang 7. Pembayaran kewajiban

Pengadaan (pembelian)

Surat permintaan pembelian barang

Order pembelian Tanda terima

barang Faktur pembelian

dengan tanda lunas Bukti pembayaran

utang

Konversi siklus transaksi Konversi ditunjang oleh siklus/sistem pengolahan transaksi konversi (produksi)

1. Perencanaan proses produksi

2. Persiapan membuat pesanan

3. Permintaan material 4. Penggunaan bahan baku

dan overhead 5. Penyerahan barang

Produksi Perencanaan dan pengendalian produksi/PPC

Surat permintaan persediaan/material

Kartu biaya produksi/job order cost sheet

Bukti penerimaan barang

Slip pembayaran gaji

Bukti pengeluaran barang

Bukti penyerahan barang jadi ke gudang barang jadi

Penghitungan akuntansi biaya produksi

Penjualan siklus transaksi penerimaan ditunjang oleh siklus/sistem pengolahan transaksi penerimaan/ penjualan

1. Menerima permintaan atau pesanan barang dari konsumen

2. Pengecekan barang ke gudang

3. Mengirim barang ke konsumen

4. Meminta pembayaran atau penagihan (kredit)

5. Menerima pembayaran

Penjualan Order penjualan Status persediaan Surat perintah

pengiriman barang Slip pengiriman

barang dengan tanda terima

Faktur jual “faktur jual dengan tanda terima”.

Page 52: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

43

atau kas 6. Pencatatan terhadap

transaksi penjualan dan penerimaan kas

Siklus Transaksi Secara Umum Seperti telah dijelaskan pada bagian sebelumnya bahwa aktivitas bisnis perusa-haan dimulai dari adanya investasi terhadap perusahaan tersebut. Investasi di atas merupakan modal bagi perusahaan karena itu disebut modal X karena X sebagai investornya.

Modal yang diterima perusahaan tersebut digunakan mengadakan berbagai kebutuhan agar perusahaan dapat beroperasi menghasilkan keuntungan. Sebagian barang yang dibeli merupakan bahan baku industri atau barang yang siap dijual kembali (barang dagang) setelah barang-barang tersebut mengalami beberapa proses. Pada perusahaan industri pemrosesan mengubah bahan baku menjadi barang jadi dengan bentuk yang berubah.

Pada perusahaan dagang pemrosesan yang dilakukan bisa dalam bentuk pengepakan kembali barang yang sudah dibeli dengan ukuran yang berbeda atau telah mengalami sentuhan tertentu. Barang-barang yang telah mengalami pemrosesan tersebut kemudian dijual kembali agar mendapatkan laba untuk meningkatkan modal. Siklus tahap-tahap aktivitas bisnis tersebut dapat digambar-kan dalam bentuk gambar sebagai berikut (Puspitawati dan Anggadini, 2011):

Dari beberapa gambar yang ditampilkan di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa siklus transaksi akuntansi terdiri dari empat siklus yaitu: 1. Siklus transaksi keuangan/investasi 2. Siklus transaksi pengeluaran 3. Siklus Transaksi konversi 4. Siklus Transaksi penerimaan

Investasi Modal

Investasi Modal

Pengadaan Penjualan Konversi

Gambar 2.5. Siklus Investasi Modal

Siklus Penerimaan (Penjualan) Siklus penerimaan uang memiliki proses; pembuatan oder dari pelanggan (sales order), proses penanganan persediaan, proses pembuatan faktur, proses penanganan piutang dan proses penagihan (Puspitawati dan Anggadini, 2011).

1. Proses Order Penjualan Aktivitas yang mengawali pengolahan transaksi pada siklus penerimaan

adalah penjualan barang yang berarti masuknya pesanan order. Berdasarkan pesanan yang masuk maka dipersiapkan order penjualan. Order penjualan

Page 53: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

44

merupakan sumberdata yang mengawali siklus penerimaan. Secara umum order penjualan ini dapat berasal dari telepon, purchase order konsumen, order penjualan yang diisi oleh tenaga salesman di lokasi konsumen, order penjualan yang dikomunikasikan dengan EDI (electronic data interchange) yang sekarang dikenal dengan nama e-commerce. Dengan teknologi ini pelanggan bisa mengisi order penjualan sendiri di lokasi pelanggan dengan menggunakan fasilitas internet.

2. Penanganan Persediaan

Ketika order penjualan dibuat dan disetujui, stock persediaan di cek melalui sistem persediaan manual, on-line atau internet. Bila order tidak bisa dipenuhi maka akan dibuatkan order kembali (back order) dengan satu tembusan ke gudang yang mengindikasikan bahwa barang akan segera dikirim begitu sampai di gudang. Persediaan di gudang akan berkurang karena ada penjualan. Berdasarkan order penjualan dan persediaan yang disiapkan barang dari gudang, maka disiapkan faktur jual yang berfungsi sebagai bukti pengiriman ke konsumen kemudian faktur tersebut yang harus ditandatangani sebagai bukti penerimaan oleh konsumen. Berikut ditampilkan gambar 2.6. siklus penerimaan.

Gambar 2.6. Siklus Penerimaan

Penjualan Rencana Penjualan

Order Penjualan

Faktur Penjualan

Bukti

Penerimaan

Faktur Jual

simpan simpan

Penagihan Piutang Dagang

Pengiriman

Konsumen

Posting Siklus

akuntansi

Persediaan Barang

Bukti Penerimaan

Kas

Ke Bank Penerimaan

(20)

(14)

(16)

(17)

(21)

SIKLUS PENERIMAAN

(15)

(19)

(18)

Page 54: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

45

3. Pencatatan dan penagihan piutang dagang Setelah barang yang dikirim diterima dan faktur ditandatangani oleh

konsumen yang memesan, maka langkah selanjutnya adalah proses penagihan piutang berdasarkan faktur yang telah ditanda tangani tersebut dan telah jatuh tempo.

4. Piutang dagang

Tagihan kepada konsumen akan meningkat karena adanya transaksi penjualan secara kredit. Biasanya pelanggan mendapat laporan tagihan bulanan. Untuk mengendalikan piutang dapat digunakan aging schedule yang memberikan informasi tentang aktivitas piutang-piutang yang akan jatuh tempo. Dengan aging schedule manajemen akan mengetahui kapan tagihan akan bisa ditagih, jumlah tagihan dan kepada siapa saja juga untuk membuat taksiran piutang yang tidak dapat ditagih (allowance for bad debt).

5. Penerimaan Kas

Siklus penerimaan berakhir ketika konsumen membayar kas atau cek untuk barang yang diterimanya. Jumlah kas yang diterima mungkin merupakan pemba-yaran faktur terakhir atau pembayaran atas semua utang perusahaan.

Siklus Pengeluaran (Pembelian)

1. Pembelian Rencana penjualan seringkali membantu perencanaan dalam pengadaan

barang untuk dijual kembali atau untuk diproduksi. Umumnya order pembelian (OP) dipersiapkan berdasarkan perkiraan/rencana penjualan. Disamping itu order pembelian juga bisa dibuat berdasarkan informasi yang diberikan oleh sistem persediaan yang menunjukkan bahwa persediaan telah menunjukkan jumlah dibawah atau sama dengan titik pemesanan kembali (reorder point). Dengan input dari sistem persediaan tersebut, permintaan pembelian (PP) dikirim ke bagian pembelian selanjutnya akan membuat order pembelian untuk dikirimkan kepada penjual atau supplier. Bagian pembelian harus menentukan penjual mana yang dapat memenuhi barang yang diperlukan. Dalam sistem yang berbasis komputer seringkali OP dikeluarkan secara otomatis sedangkan PP tidak dikeluarkan, hanya sebagai input untuk dibuat OP.

2. Penerimaan Barang

Dalam penerimaan transaksi, penjual mengirim barang ketika barang diterima di gudang. Bagian gudang membuat laporan penerimaan (LP) sebagai bukti bahwa barang-barang telah diterima, berapa banyak yang diterima dan tanggal diterimanya. Copy LP dan barang diteruskan ke bagian persediaan untuk menambah persediaan. Transaksi ini dapat juga dilakukan melalui terminal komputer yang terletak pada bagian penerimaan barang, sehingga saldo persediaan dapat di update secepat mungkin. Dalam sistem manual satu copy disimpan sebagai bagian utang, dimana disana akan dibandingkan dengan PP, OP dan faktur dari penjual. Kebanyakan dari transaksi-transaksi ini dilakukan dengan menggunakan komputer dengan sistem batch.

Page 55: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

46

3. Utang dan Pengeluaran Kas Bila semua data dalam komputer termasuk permintaan pembelian, order

pembelian, laporan penerimaan dan faktur dari penjual disetujui, maka utang akan dicatat, pengeluaran kas disetujui, dan cek ditulis untuk pembayaran kepada penjual. Tampilan gambar 2.7. merupakan siklus pengeluaran.

Siklus Konversi

Siklus pengolahan transaksi (SPT) pada perusahaan manufaktur sama dengan SPT pada perusahaan dagang kecuali untuk siklus produksi. Siklus ini ditambahkan untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan produksi barang. Aktivitas utama dalam siklus produksi meliputi persiapan order pekerjaan dari penjual atau rencana produksi, akumulasi biaya tenaga kerja yang dibebankan terhadap produk dan bertambahnya persediaan barang jadi.

Gambar 2.7. siklus pengeluaran

Rencana Penjualan

Order Pembelian

(OP)

Permintaan Pembelian

(PP)

Kopi LP

Laporan Penerimaan

LP

simpan

simpanPen

Persediaan Bahan Baku

Bandingkan PP, OP, LP dan hutang

Penjual

Posting Siklus

akuntansi

Persediaan Barang

Invoice Penjual

(3)

(5)

(6)

(9)

(11)

SIKLUS PENGELUARAN

(4)

(2)

(7)

(1)

simpan

(12)

PP, OP, LP

(8)

Cek untuk Penjual

(10)

Page 56: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

47

1. Order Produksi Pada awal siklus produksi, order produksi dibuat berdasarkan kepada

rencana produksi dan status persediaan yang ada digudang. Data yang masuk ke dalam order produksi berasal dari daftar bahan-bahan dan jadwal awal produksi.

2. Permintaan Bahan Baku Transaksi kedua yang diperlukan untuk memproduksi barang adalah

permintaan bahan baku atau komponen. Bahan baku yang dibutuhkan kemudian diberikan ke bagian produksi. Permintaan mungkin diproses secara otomatis kalau digunakan CAM (computer aided manufacturing). Berikut ditampilkan gambar 2.8. Siklus Konversi.

Gambar 2.8. Siklus Konversi

Rencana Produksi

Order Pekerjaan

Rincian Biaya Tenaga kerja

Distribusi Tenaga Kerja

Bahan Baku yang Dipakai

simpan

Barang Jadi

Pengajian

Permintaan Bahan baku dan

komponen

Daftar Bahan-bahan

(26)

(25)

(28)

(29)

(31)

SIKLUS KONVERSI/PRODUKSI

(27)

(32)

(1)

(34)

Jurnal Siklus Akuntansi

(30)

Cek Penggajian

(33)

Rencana Pemasaran

Rencana Pengadaan

Jadwal produksi

Page 57: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

48

3. Alokasi Biaya Overhead Tahap selanjutnya yang harus dilakukan oleh karyawan bagian produksi

adalah membuat barang yang dipesan dan mengalokasikan biaya tenaga kerja yang digunakan dan untuk setiap pekerjaan yang dilakukan.

4. Gaji

Pembayaran gaji dilakukan berdasarkan perhitungan absensi yang dihasil-kan oleh kartu absen atau alat absensi elektronik lain. Berdasarkan kepada jumlah absensi yang tercatat dari setiap karyawan maka dilakukanlah perhitungan biaya gaji yang harus dikeluarkan untuk setiap karyawan. Berdasarkan daftar gaji yang harus dikeluarkan inilah perusahaan mengeluarkan cek gaji untuk setiap karyawan.

5. Persediaan

Ketika proses produksi selesai, produk yang dihasilkan kemudian ditransfer ke persediaan barang jadi untuk dijual. Persediaan barang jadi akan meningkat setiap ada proses produksi selesai.

Gambar 2.9. Siklus Keuangan Siklus Akuntansi Keuangan

Siklus akuntansi keuangan berkaitan dengan siklus-siklus sebelumnya, dimana semua dokumen yang digunakan dalam tahap pengolahan transaksi diberi nama untuk pengendalian dan referensi. Siklus ini lebih merupakan proses ringkasan

Jurnal Penjualan

Jurnal Penerimaan

Kas

Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal Pembelian

Buku Cek

Buku Besar

(22)

(24)

(23)

Cek Ke Penjual

Setoran Bank

Posting ke Buku

Besar

Menyiapkan Laporan

Keuangan

Laporan keuangan

Page 58: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

49

dan posting. Pada proses ini buku besar penjualan, biaya penjualan, persediaan, utang, piutang kas, gaji, aktiva tetap diposting secara batch dari berbagai jurnal.

Inti dari siklus akuntansi keuangan adalah sistem buku besar yang meringkas aktivitas organisasi secara keuangan. Buku besar merupakan sumber data untuk laporan keuangan dan perencanaan keuangan dalam sistem informasi manajemen. Ketika transaksi terjadi di siklus penerimaan, pengeluaran, dan produksi catatan atas transaksi tersebut kemudian dijurnal, setelah itu kemudian dimasukkan/posting ke dalam buku besar. Berdasarkan data-data dari buku besar inilah maka dibuat laporan keuangan yang biasanya dibuat per periode tertentu. Berikut ditampilkan gambar 2.9. Siklus Keuangan.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu bagian yang terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu sub sistem dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA juga merupakan suatu sub sistem yang menghasilkan informasi keuangan baik untuk kepentingan managerial maupun eksternal. Informasi keuangan yang dihasilkan menggunakan basis data akuntansi setelah mengalami pemrosesan. John F. Nash dan Martin B. Roberts dalam Jogiyanto (2005) mendefinisikan SIA sebagai suatu sub sistem dari sistem informasi bisnis yang dihubungkan dengan tipe suatu informasi dan pengolahan informasi yang termasuk di dalam bagian fungsi akuntansi. Menurut Samiaji Sarosa (2009), SIA sebagai sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data sehingga menghasilkan informasi yang berguna dalam membuat keputusan. Sistem informasi akuntansi menyediakan cara untuk mengolah dan menyajikan data menjadi informasi berguna. Informasi yang berguna tersebut berupa informasi akuntansi. Informasi akuntansi merupakan bagian terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh manajemen untuk membuat keputusan.

SIA yang efektif penting bagi keberhasilan jangka panjang organisasi manapun. Tanpa perangkat untuk mengawasi aktivitas-aktivitas yang terjadi, tidak akan ada cara untuk memutuskan seberapa baik kinerja perusahaan. Setiap organisasi juga perlu menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atas sumberdaya yang berada di bawah pengawasannya. Informasi tentang para pelaku yang terlibat dalam aktivitas-aktivitas tersebut penting untuk menetapkan tanggungjawab dari tindakan yang diambil.

HUBUNGAN SIM DAN SIA Menurut Wijayanto (2001), Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem informasi yang bersifat menyeluruh, bertujuan untuk menyajikan berbagai informasi yang jauh lebih luas daripada informasi akuntansi yang bersifat historis. Menurut Jogiyanto (2005), Sistem Informasi Manajemen (Management Information Sistems) merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

George M. Scott (2001) menyebutkan Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi George M. Scott (2001) sistem informasi yang menyedia-

Page 59: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

50

kan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. Menurut Barry E. Cushing (1992), Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. Menurut Gordon B. Davis (1995), Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyedia-kan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Menurut Wijayanto (2002), Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.

Menurut Romney (2005), Sistem Informasi Akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk: 1) persiapan informasi keuangan dan 2) informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan. Dari beberapa definisi tsb, dapat dirangkum bahwa SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem informasi dan menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

SIM merupakan suatu sistem yang melakukan berbagai fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari sistem operasi. SIM tergantung pada besar-kecilnya organisasi, dapat terdiri atas sistem informasi berikut: 1. Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information Sistems) menyediakan

informasi dari transaksi keuangan. 2. Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information Sistems) menyediakan

informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan pemasaran, kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3. Sistem Informasi Manajemen Persediaan (Inventory Management Information Sistems).

4. Sistem Informasi Personalia (Personnel Information Sistems). 5. Sistem Informasi Distribusi (Distribution Information Sistems). 6. Sistem Informasi Pembelian (Purchasing Information Sistems). 7. Sistem Informasi Kekayaan (Treasury Information Sistems). 8. Sistem Informasi Analisis Kredit (Credit Analysis Information Sistems). 9. Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan (Research and Development

Information Sistems). 10. Sistem Informasi Teknik (Engineering Information Sistems).

Semua sistem informasi tersebut dimaksudkan memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen. Pada organisasi yang kecil, SIA (Sistem Informasi Akuntansi) hampir mewakili semua SIM (Sistem Informasi Manajemen) atau dengan kata lain, SIA adalah SIM dan SIM adalah SIA.

Pada organisasi yang besar, SIA merupakan sub sistem dari SIM. SIA merupakan subsistem yang terbesar dari SIM. George M. Scott memberikan sejumlah angka untuk organisasi yang besar, sekitar sepertiga sampai dengan setengah dari total transaksi yang diproses adalah transaksi akuntansi dan untuk organisasi yang kecil 70% atau lebih transaksi kebanyakan adalah transaksi akuntansi.

Semua data di dalam organisasi ditangani oleh SIM dan menghasilkan semua informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Informasi yang

Page 60: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

51

dihasilkan oleh SIM dapat berupa informasi keuangan dan informasi dari pengolahan data transaksi yang bukan bersifat keuangan. SIA sebagai subsistem yang terbesar dalam SIM memegang peranan yang sangat penting, sehingga untuk memahami SIA, berarti harus memahami SIM secara menyeluruh.

MANFAAT SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Adapun manfaat dari penggunaan SIA dikelompokkan ke dalam lima komponen utama, diantaranya: 1) Membuat laporan eksternal, 2) Mendukung aktivitas rutin, 3) Mendukung pengambilan keputusan, 4) Perencanaan dan pengendalian, 5) Menerapkan pengendalian internal.

Membuat Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah dan yang lain. Laporan-laporan ini mencakup laporan keuangan, SPT pajak, dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas.

Mendukung Aktivitas Rutin

Para manager memerlukan suatu SIA untuk menangani aktifias operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan dan menagih kas ke pelanggan, dan banyak paket piranti lunak akuntansi yang mendukung fungsi-fungsi rutin ini. Teknologi lain, seperti scanner untuk memin-dah kode produk, meningkatkan efisiensi dari proses bisnis.

Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Contohnya antara lain mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian. Informasi ini sangat penting untuk merencanakan produk baru, memutuskan produk-produk apa yang harus ada dipersediaan, dan memasarkan produk kepada para pelanggan. Permintaan akan data dalam suatu basis data.

Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. Menggunakan pemindai untuk mencatat barang yang dibeli dan dijual mengakibatkan terkumpulnya jumlah informasi yang sangat banyak dengan biaya yang rendah, memungkinkan pengguna untuk merencanakan dan mengendalikan dengan lebih terperinci. Sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan di tingkatan produk secara individu. Data historis dapat di ambil dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja (spreedsheet) atau program lain untuk meramalkan pertumbuhan dan arus kas. Para perencana dapat menggunakan data mining (penggalian data dengan menggunakan peranti lunak

Page 61: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

52

untuk mencari penyimpanan yang besar dari data historis) untuk mengungkapkan tren jangka panjang dan polis hubungan data.

Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Dimungkinkan untuk membangun pengendalian ke dalam suatu sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi untuk membantu mencapai tujuan ini.

TUJUAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dalam memenuhi kebutuhan informasi baik untuk kebutuhan pihak eksternal maupun pihak internal, sistem informasi harus didesain sedemikian rupa sehingga memenuhi fungsinya. Demikian pula suatu sistem informasi akuntansi dalam memenuhi fungsinya harus mempunyai tujuan-tujuan yang dapat memberikan pedoman kepada manajemen dalam melakukan tugasnya sehingga dapat menghasilkan informasi-informasi yang berguna, terutama dalam menunjang perencanaan dan pengendalian. Adapun tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut : 1) Mengamankan harta/kekayaan perusahaan. 2) Menghasilkan berbagai informasi untuk pengambilan keputusan, 3) Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal, 4) Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karya-wan atau divisi, 5) Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemerik-saan), 6) Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan, 7) Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perenca-naan dan pengendalian.

Mengamankan Harta/Kekayaan Perusahaan

Harta atau kekayaan disini meliputi kas perusahaan, persediaan barang dagangan, termasuk aset tetap perusahaan. Tidak ada pemilik yang senang jika uang perusahaan dicuri orang (entah itu karyawan maupun orang asing). Contoh, seorang memiliki usaha jasa persewaan komik. Pemilik menempatkan seorang kasir ditempat persewaan tersebut. Setiap malam, pemilik akan mengambil kas hasil persewaan. Tentunya, pemilik tidak suka jika kasir tersebut tidak menyetorkan seluruh kas yang diterima. Kesempatan untuk mencuri uang perusahaan seperti ini dapat diminimalkan, jika pemilik persewaan komik tersebut membangun sistem yang baik. Bagaimana caranya, akan dibahas lebih lanjut di ulasan-ulasan berikutnya.

Menghasilkan Berbagai Informasi Untuk Pengambilan Keputusan Misal pengelola toko swalayan memerlukan informasi mengenai barang apa yang diminati oleh konsumen. Membeli barang dagangan yang kurang laku berarti kas akan terjebak dalam persediaan (yang sulit laku tersebut) dan berarti kehilangan kesempatan untuk membeli barang dagangan yang laku. Hal ini sangat penting, karena toko swalayan pada dasarnya tidak dapat mengambil marjin laba yang tinggi (karena ketatnya persaingan antar toko swalayan). Jadi, toko swalayan lebih mengandalkan pada perputaran persediaan yang cepat. Oleh karena itu informasi mengenai persediaan yang laris merupakan kunci sukses sebuah swalayan.

Page 62: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

53

Informasi semacam ini dapat diakses dengan mudah jika toko swalayan tersebut membangun sistem informasi yang baik.

Menghasilkan Informasi Untuk Pihak Eksternal Setiap pengelola usaha memiliki kewajiban untuk membayar pajak. Besarnya pajak yang dibayar tergantung pada omset penjualan (jika pengelola memilih menggunakan norma dalam perhitungan pajak) atau tergantung pada laba rugi usaha (jika pengelola memilih untuk tidak menggunakan norma dalam perhitungan pajaknya). Tanpa sistem yang baik, bisa jadi pengelola kesulitan untuk menentukan besarnya omset dan besarnya laba rugi usaha. Selain untuk kepentingan perpajakan, adakalanya pengelola usaha juga terlibat dengan kegiatan utang piutang dengan bank atau koperasi simpan pinjam. Bank membutuhkan informasi omset dan laba rugi usaha untuk memutuskan besarnya utang yang akan diberikan.

Menghasilkan Informasi Untuk Penilaian Kinerja Karyawan Atau Divisi Sistem informasi dapat juga dimanfaatkan untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi. Sebagai contoh, pengelola toko swalayan dapat memanfaatkan data penjualan untuk melayani pelanggan. Apresiasi pada karyawan yang rajin berguna untuk memotivasi karyawan dan meminimalkan sikap malas-malasan ditempat kerja.

Menyediakan Data Masa Lalu Untuk Kepentingan Audit (Pemeriksaan) Data yang tersimpan dengan baik sangat memudahkan proses audit (pemerik-saan). Satu hal yang penting, audit bukan eksklusif milik perusahaan publik. Semua perusahaan mesti siap untuk menghadapi pemeriksaan (sekalipun perusahaan perseorangan), karena kantor pajak mempunyai wewenang untuk melakukan pemeriksaan terhadap wajib pajak. Jadi, tidak ada alasan bagi satu kegiatan usaha untuk mendapat perkecualian bebas dari pemeriksaaan. Benar, belum tentu dalam lima tahun, perusahaan kena giliran diperiksa, tetapi tidak ada salahnya jika perusahaan selalu siap dengan data dan dokumen pendukung yang rapi sehingga mudah diaudit. Tambahan lagi, sekalipun tidak ada pemeriksaan dari kantor pajak, baik jika sekali waktu perusahaan di audit oleh pihak eksternal. Audit semacam ini berguna bagi perusahaan untuk evaluasi diri, serta untuk menimbulkan kewaspadaan pada karyawan administrasi bahwa apa yang mereka kerjakan suatu saat akan diperiksa oleh pihak lain.

Menghasilkan Informasi Untuk Penyusunan Dan Evaluasi Anggaran Perusahaan Anggaran merupakan alat yang sering digunakan perusahaan untuk mengendali-kan pengeluaran kas. Anggaran membatasi pengeluaran seperti yang telah disetu-jui dan menghindari pengeluaran yang seharusnya tidak dikeluarkan, dan berapa besarnya. Anggaran bermanfaat untuk mengalokasikan dana yang terbatas. Anggaran berperan dalam menerapkan skala prioritas pengeluaran sesuai dengan tujuan perusahaan. Sistem informasi dapat dirancang untuk mempermudah pengawasan pengeluaran, apakah sudah melewati batas anggaran yang telah disetujui.

Page 63: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

54

Menghasilkan Informasi Yang Diperlukan Dalam Kegiatan Perencanaan Dan Pengendalian

Selain berguna untuk membandingkan informasi yang berkaitan dengan anggaran dan biaya standar dengan kenyataan seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, data historis yang diproses oleh sistem informasi dapat digunakan untuk meramal pertumbuhan penjualan dan aliran kas atau untuk mengetahui tren jangka panjang beserta korelasinya.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa bagian yang saling berintegrasi yang membentuk sebuah sistem. Komponen sistem informasi akuntansi dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1) Perangkat keras, 2) Perangkat lunak, 3) Manusia, 4) Prosedur, 5) Basis Data dan 6) Teknologi Jaringan Komuni-kasi.

Perangkat Keras (Hardware)

Hardware merupakan peralatan fisik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, memasukkan, memproses, menyimpan dan mengeluarkan hasil pengolahan data dalam bentuk informasi.

Perangkat Lunak (Software) Software adalah kumpulan dari program-program yang digunakan untuk men-jalankan aplikasi tertentu pada komputer, sedangkan program merupakan kum-pulan dari perintah-perintah komputer yang tersusun secara sistematis. Software dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu perangkat lunak sistem (sistem software) dan perangkat lunak aplikasi (aplication software).

Manusia (Brainware) Brainware atau sumber daya manusia (SDM) merupakan bagian terpenting dari komponen sistem informasi dalam dunia bisnis yang dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Komponen SDM ini merupakan bagian yang tak terpisahkan dengan komponen lainnya di dalam suatu sistem informasi sebagai hasil dari perencanaan, analisis, perancangan, dan strategi implementasi yang didasarkan kepada komunikasi diantara sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu organisasi. Brainware dapat dikategorikan menjadi: 1) Manajer dan sistem informasi, 2) Analisis sistem, 3) Database administrator, 4) Ahli jaringan, 5) Prog-rammer, 6) Operator, 7) Pustakawan.

Prosedur (Procedure) Prosedur merupakan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Sedangkan aktivitas pada dasarnya melakukan suatu kegiatan berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi yang dimiliki tentang informasi.

Basis Data (Database) Database merupakan kumpulan data-data yang tersimpan di dalam media penyimpanan di suatu perusahaan (arti luas) atau di dalam komputer (arti sempit).

Page 64: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

55

Teknologi Jaringan Komunikasi (Communication Network Technology) Telekomunikasi atau komunikasi data dapat didefinisikan sebagai penggunaan media elektronik atau cahaya untuk memindahkan data atau informasi dari suatu lokasi ke satu atau beberapa lokasi lain yang berbeda.

Komunikasi yang terjadi diantara beberapa pihak yang berkomunikasi harus difasilitasi dengan infrastruktur berupa jaringan telekomunikasi yang konfigurasi-nya bisa berbentuk bintang (star), cincin (ring), dan hirarki (BUS). Jadi dengan menguasai jaringan telekomunikasi telah menolong persoalan yang disebabkan oleh masalah geografi dan waktu sehingga memungkinkan organisasi untuk mempercepat produksi dan pengambilan keputusan.

PERAN AKUNTAN DALAM HUBUNGANNYA DENGAN SIA International Federation of Accountants (IFAC) menerbitkan sebuah laporan, pedoman 11, “Teknologi informasi didalam kurikulum akuntansi,” yang meng-identifikasi 4 (empat) peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi, diantaranya : 1. Pengguna, Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi

untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dll)

2. Manajer, Manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya

3. Konsultan, Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan, dan akuntansi forensik

4. Evaluator, Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Disini, akan dilihat akuntan sebagai seorang : a. Auditor internal, Auditor internal mengevaluasi berbagai unit di dalam suatu

organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif.

b. Auditor eksternal, Perusahaan membayar kantor akuntan publik untuk mengaudit laporan keuangan mereka untuk memenuhi ketentuan hukum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

c. Penyedia jasa assurance (pemberi keyakinan) lainnya. Para akuntan mem-perluas peran mereka sebagai evaluator dengan menyediakan berbagai macam jasa assurance (assurance service)

5. Penyedia jasa akuntansi dan perpajakan, Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka

PERAN SIA DALAM RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) Pada umumnya organisasi bertujuan menyediakan nilai untuk pelanggan. Hal tersebut membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda, dan dapat dikonseptualisasikan dalam bentuk rantai nilai (value chain). Value chain yang dikembangkan oleh M. Porter, menganalisis aktivitas-aktivitas rantai nilai secara rinci serta memberikan analisis mengenai bagaimana suatu organisasi

Page 65: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

56

melaksanakan aktivitasnya dan bagaimana aktivitas itu saling berintegrasi dan apa kepentingan setiap aktivitas itu, berikut ini adalah gambaran diagram rantai nilai.

Gambar 2.10. Rantai Nilai (Value chain)

Diagram yang disajikan tersebut menerangkan rantai nilai sebagai

konseptualisasi aktivitas dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Rantai nilai organisasi ini terdiri atas lima aktivitas utama yang secara langsung memberikan nilai kepada para pelanggannya dan empat aktivitas pendukung, yaitu sbb:

Inbound logistics, terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.

Operasi (operations), adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau produk yang sudah jadi.

Outbond logistics, adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan

Pemasaran dan Penjualan, mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubu-ngan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi.

Pelayanan (service), memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.

Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan

Aktivitas Pendukung

1. Infrastruktur Perusahaan 2. Pengembangan Sumberdaya Manusia

3. Manajemen Teknologi 4. Pembelian

Inbound Logistic

Menerima

dan menyimpan

bahan-bahan

Operasi

Proses manufaktur Pengemasan

ulang

Outbound Logistics

Distribusi

pengiriman

Pemasaran dan

Penjualan

Pengiklanan

Penjualan

Pelayanan (Services)

Perbaikan

Perawatan

Aktivitas Utama

Page 66: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

57

secara efisien dan efektif. Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut dapat dikelom-pokkan menjadi empat kategori, yaitu: Infrastruktur perusahaan mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keua-

ngan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.

Sumber daya manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, dan pemberian kompensasi dan keuntu-ngan bagi pegawai.

Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa. Contoh: penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan Website, dan desain produk.

Pembelian (purchasing) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin, dan bangunan yang digunakan untuk melaksa-nakan aktivitas-aktivitas utama.

Berdasarkan diagram rantai nilai dan penjelasan diatas, posisi Sistem Informasi Akuntansi berperan di semua aktivitas rantai nilai tersebut. SIA mendu-kung kegiatan aktivitas utama dan juga berperan dalam aktivitas pendukung. Laporan yang dihasilkan SIA akan membantu manajemen di basis aktivitas utama maupun di aktivitas pendukung. Laporan tsb dapat dijadikan bahan untuk membuat keputusan penting dalam rangka operasional perusahaan.

PERANAN SIA MENAMBAH NILAI DALAM ORGANISASI Merancang SIA yang tepat dapat memberikan nilai tambah yang optimal bagi perusahaan. Tujuan merancang SIA tersebut dapat menghasilkan hal-hal sbb: 1. Jika sistem dan prosedur kerja ditata secara tepat maka produk yang dihasilkan

lebih efisien, melalui SIA dapat dibuat SOP sehingga tidak ada pekerjaan yang menyimpang dan memudahkan pengendalian produksi oleh manajer.

2. Sebuah pekerjaan yang dilakukan terencana sesuai prosedur dapat meningkat-kan efisiensi. Perancangan SIA yang baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses, misalnya tersedia data dan informasi secara tepat waktu.

3. Informasi yang diterima dengan tepat waktu dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. Melalui SIA dapat dihasilkan informasi yang akurat sehingga pengambilan keputusan dengan informasi tepat waktu dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

4. Merancang SIA secara baik dan utuh akan mempermudah proses alih pengeta-huan dan pengalaman, terutama pada tingkat operator dan desainer. Semua kreativitas yang muncul dari penularan pengetahuan akan meningkatkan keunggulan perusahaan.

Peningkatan keuntungan yang diraih perusahaan biasanya berasal dari perancangan SIA yang dilakukan dengan baik, bagaimana mengintegrasikan rantai nilai dalam organisasi sehingga timbul efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. Perlu dipikirkan bagaimana pelanggan dapat mengakses langsung pesanannya melalui media internet sehingga menyingkat jarak yang ditempuh.

Sistem informasi akuntansi memiliki peranan yang penting dalam proses bisnis karena sistem informasi akuntansi mengidentifikasi, mengukur, dan menca-tat proses bisnis tersebut dalam suatu model yang sedemikian rupa sehingga

Page 67: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

58

informasi yang dihasilkan dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang berkepen-tingan. Dari sudut pandang akuntansi, model proses bisnis tersebut diwujudkan dalam bentuk siklus transaksi. Pengelompokan siklus transaksi biasanya berkaitan dengan beberapa kejadian yang berurutan. Sebagai contoh, siklus transaksi penjualan pada perusahaan dagang dimulai dari pemesanan barang oleh pelanggan, diikuti dengan pengiriman barang yang dipesan, lalu pembuatan laporan penjualan, dan dilanjutkan dengan penagihan.

Untuk lebih memperjelas keterkaitan sistem informasi akuntansi dengan proses bisnis, marilah kita bahas mengenai organisasi sebagai pelaku dalam proses bisnis tersebut. Organisasi merupakan suatu sistem yang tersusun dari sub-sub sistem dalam organisasi meliputi manajemen, operasi, dan informasi. Sub-sub sistem, tersebut berkaitan baik dengan pihak internal perusahaan, seperti karyawan, maupun dengan pihak eksternal perusahaan, seperti pelanggan dan instansi pemerintah.

Sub sistem manajemen terdiri dari orang, wewenang, kebijakan, dan prosedur yang bertujuan untuk menyusun rencana, strategi, dan pengendalian operasional organisasi. Sedangkan sub sistem operasi terdiri dari orang, peralatan, kebijakan, dan prosedur yang bertujuan untuk menjalankan organisasi. Sub sistem operasi niasanya terdiri dari produksi, personalia, penyimpanan, distribusi, pemasaran dan penjualan.

Sub sistem informasi, termasuk sistem informasi akuntansi, berguna untuk mendukung fungsi operasional dan pengambilan keputusan manajemen. Dengan memperoleh informasi yang benar, manajemen dapat menggunakan informasi tersebut untuk merencanakan dan mengendalikan kegiatan perusahaan. Sedang-kan bagi fungsi operasi, informasi yang benar sangat membantu dalam perenca-naan produksi, pemesanan bahan baku, penyimpanan di gudang dan penagihan.

TRANSAKSI YANG DIPROSES OLEH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Transaksi merupakan suatu kejadian yang berpengaruh penting bagi eksistensi keuangan perusahaan dan diproses melalui sistem informasi dalam unit-unit yang terkait. Transaksi dapat pula diartikan sebagai kejadian dengan pihak luar perusahaan yang melibatkan pertukaran antara dua entitas atau lebih, misalnya terjadinya transaksi jual beli barang atau jasa antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Transaksi yang diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi diurai-kan sebagai berikut.

Transaksi Keuangan

Transaksi keuangan merupakan aktivitas ekonomi dalam subsistem perusahaan atau kejadian yang terjadi pada unit perusahaan yang memiliki objek penguku-rannya dapat dinilai dengan nilai mata uang serta dalam sistem akuntansi dapat mempengaruhi laporan keuangan yang dibuat. Dengan demikian, transaksi keuangan dapat pula diartikan sebuah peristiwa ekonomi yang berpengaruh terhadap aktiva dan ekuitas perusahaan yang diwujudkan ke dalam akun yang bertambah dan yang berkurang dan diukur dalam satuan moneter.

Transaksi keuangan mempunyai nilai atau dinyatakan dalam satuan uang. Transaksi keuangan sangat berpengaruh terhadap kondisi keuangan perusahaan atau unit organisasi, karena dengan adanya transaksi yang terjadi dalam perusa-

Page 68: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

59

haan kita dapat melihat bagaimana perusahaan menggunakan sumber daya ekonomi perusahaan dan bagaimana cara memperoleh dana yang dapat digunakan untuk membiayai kegiatan tsb.

Transaksi Nonkeuangan

Transaksi nonkeuangan dapat diartikan sebuah kejadian yang diproses oleh sistem informasi manajemen yang memiliki makna lebih luas daripada transaksi keua-ngan, umpamanya peristiwa penandatanganan kesepakatan kerja sama (MOU) antara suatu perusahaan dengan perusahaan lain terkait dengan pasokan bahan baku untuk produksi, maka kejadian ini dapat dicatat oleh sistem informasi perusahaan sebagai sebuah transaksi.

PERBANDINGAN ANTARA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI MANUAL DAN TEROTOMATISASI

Perbandingan antara sistem informasi akuntansi manual dan terotomatisasi terletak pada teknologi yang digunakan. Pada sistem informasi akuntansi ter-otomatisasi, input data penjualan menggunakan alat pemindai barcode (barcode scanner), sehingga proses entri menjadi lebih cepat dan akurat daripada sistem manual. Begitu juga dengan pemrosesan datanya, sistem informasi akuntansi terotomatisasi menggunakan program aplikasi seperti microsoft excel atau bahkan menggunakan paket software seperti MYOB. Tabel 2.3 membantu memperjelas perbedaan antara kedua hal tersebut.

Tabel 2.3. Perbandingan Siklus Akuntansi Manual Dan Terotomatisasi

Siklus akuntansi manual Siklus akuntansi terotomatisasi Menjurnal : mencatat transaksi dalam jurnal, misalnya transaksi penjualan dicatat dalam jurnal penjualan.

Input : mencatat transaksi ke dalam file transaksi, misalnya dokumen sumber dari transaksi penjualan dicatat dalam file transaksi penjualan.

Memposting : memposting setiap entri dari jurnal ke dalam buku pembantu.

Proses : mencatat setiap transaksi ke dalam file master, misalnya mencatat setiap transaksi penjualan ke dalam file master piutang.

Memposting : memposting total jurnal (misalnya total jurnal penjualan) ke buku besar.

Proses : mentotal transaksi dalam file transaksi (misalnya transaksi penjualan ke dalam file transaksi penjulan) dan mencatat ke dalam file master buku besar.

Meringkas : menyiapkan neraca lajur. Output : memanggil file master buku besar dan mencetak neraja lajur.

Sumber : Diana dan Setiawati (2011)

Catatan : File master merupakan data yang relatif permanen dan disimpan dalam waktu yang lama. File master adalah data yang berkaitan dengan entitas, misalnya orang (pelanggan), tempat (gedung), dan benda (piutang, persediaan).

File transaksi dalam sistem informasi akuntansi terotomatisasi digunakan untuk mengupdate file master. Yang dimaksud dengan meng-update adalah menambah, menghapus, dan mengganti data atau record. Misalnya, file transaksi

Page 69: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

60

digunakan untuk meng-update file master piutang dengan menambah record baru piutang.

Terdapat 2 macam cara untuk mengupdate file master dalam sistem infor-masi akuntansi terotomatisasi, yaitu dengan pemrosesan transaksi dan pemeliha-raan file (file maintenance). Pemrosesan transaksi meliputi fungsi pemrosesan data yang berkaitan dengan kejadian ekonomis seperti transaksi akuntansi, kegiatan operasional internal (produksi), dan penyusunan laporan keuangan. Sedangkan pemeliharaan file meliputi kegiatan yang bekaitan dengan menambah, menghapus atau mengganti data pada file master seperti mengubah alamat pelanggan pada file piutang atau mengubah harga jual pada file persediaan.

Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akun-tansi yang berbasis komputer akan mengotomatisasi siklus akuntansi manual yang terdiri dari penjurnalan, posting, dan peringkasan seperti yang tertera pada tabel diatas.

RANGKUMAN Aktivitas organisasi yang terkait dengan keuangan dapat dipandang sebagai

bagian dari berbagai aktivitas bisnis perusahaan. Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses dan berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.

Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti meng-efektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pasar.

Laporan keuangan yang telah selesai dibuat akuntan pada umumnya selalu berpedoman pada siklus akuntansi sebagai sebuah tahapan-tahapan yang mesti diikuti oleh akuntan dalam menyelesaikan laporan keuangan. Siklus akuntansi merupakan suatu proses penyediaan laporan keuangan perusahaan untuk suatu periode waktu tertentu dan biasanya dimulai dengan nilai sisa akun pada awal periode.

Siklus akuntansi dapat dibagi menjadi pekerjaan yang dilakukan selama periode tersebut, yaitu penjurnalan transaksi dan pemindah bukuan ke dalam buku besar, dan penyiapan laporan keuangan pada akhir periode. Pekerjaan yang dilakukan pada akhir periode juga mempersiapkan akun untuk mencatat tran saksi-transaksi pada periode berikutnya. Banyaknya langkah yang harus dilakukan pada akhir periode secara tidak langsung menunjukkan bahwa sebagian besar pekerjaan dilakukan pada bagian akhir.

Siklus pengolahan transaksi merupakan pengelompokan kejadian-kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu. Sistem informasi akuntansi pada dasarnya merupakan integrasi dari berbagai sistem pengelolaan transaksi. Sistem pengelolaan transaksi yang merupakan sub sistem informasi akuntansi ada pada berbagai fungsi operasional organisasi karena itu sistem informasi akuntansi merupakan bagian terbesar dari sistem informasi manajemen.

Page 70: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

61

Adapun manfaat dari penggunaan SIA dikelompokkan ke dalam lima kompo nen utama, diantaranya: 1) Membuat laporan eksternal, 2) Mendukung aktivitas rutin, 3) Mendukung pengambilan keputusan, 4) Perencanaan dan pengendalian, 5) Menerapkan pengendalian internal.

Adapun tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: 1) Mengamankan harta/kekayaan perusahaan. 2) Menghasilkan berbagai informasi untuk pengambilan keputusan, 3) Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal, 4) Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi, 5) Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit (pemeriksaan), 6) Meng-hasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan, 7) Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa bagian yang saling berintegrasi yang membentuk sebuah sistem. Komponen sistem informasi akuntansi dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1) Perangkat keras, 2) Perangkat lunak, 3) Manusia, 4) Prosedur, 5) Basis Data dan 6) Teknologi Jaringan Komuni-kasi.

International Federation of Accountants (IFAC) menerbitkan sebuah laporan, pedoman 11, “Teknologi informasi didalam kurikulum akuntansi,” yang mengiden-tifikasi 4 peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi, diantaranya : 1. Pengguna, Para akuntan dan manajer keuangan menggunakan sistem akuntansi

untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dll)

2. Manajer, Manajer bertanggung jawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya

3. Konsultan, Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi dibanyak bidang, termasuk sistem informasi, perencanaan keuangan perorangan, akuntansi internasional, akuntansi lingkungan, dan akuntansi forensik

4. Evaluator, Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi.

Merancang SIA yang tepat dapat memberikan nilai tambah yang optimal bagi perusahaan. Tujuan merancang SIA tsb dapat menghasilkan hal-hal sbb: 1. Jika sistem dan prosedur kerja ditata secara tepat maka produk yang dihasilkan

lebih efisien, melalui SIA dapat dibuat SOP sehingga tidak ada pekerjaan yang menyimpang dan memudahkan pengendalian produksi oleh manajer.

2. Sebuah pekerjaan yang dilakukan terencana sesuai prosedur dapat meningkat-kan efisiensi. Perancangan SIA yang baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses, misalnya tersedia data dan informasi secara tepat waktu.

3. Informasi yang diterima dengan tepat waktu dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. Melalui SIA dapat dihasilkan informasi yang akurat sehingga pengambilan keputusan dengan informasi tepat waktu dapat mening-katkan kinerja perusahaan.

4. Merancang SIA secara baik dan utuh akan mempermudah proses alih pengetahuan dan pengalaman, terutama pada tingkat operator dan desainer. Semua kreativitas yang muncul dari penularan pengetahuan akan meningkat-kan keunggulan perusahaan.

Page 71: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

62

PERTANYAAN-PERTANYAAN 1. Apa saja karakteristik informasi yang baik atau berguna? 2. Bagaimana perbedaan antara pengguna internal dan eksternal di dalam sistem

informasi akuntansi ! 3. Perbedaan apa yang di anggap sangat spesifikasi antara sistem akuntansi dan

informasi akuntansi! 4. Menurut anda pekerjaan apa yang menerapkan sistem informasi secara fokus

dan sangat berhubungan erat dengan pekerjaannya tersebut! 5. Apa yang dimaksud dengan siklus transaksi akuntansi? 6. Jelaskan manfaat adanya electronic data interchange (EDI)? 7. Coba saudara jelaskan apakah siklus transaksi akuntansi harus mengikuti

aktivitas bisnis atau sebaliknya? 8. Bila siklus transaksi akuntansi di dokumentasikan apakah siklus tersebut selalu

mempresentasikan aktivitas bisnis? 9. Buat siklus transaksi penjualan pada perusahaan grosir obat! 10. Buat siklus transaksi pembelian pada pedagang sparepart sepeda motor! 11. Bagaimana transaksi akuntansi dibentuk dan oleh siapa? 12. Mengapa SIA dapat dikatakan sebagai subsistem informasi yang terbesar dalam

sistem informasi manajemen? 13. Jelaskan peran akuntan dalam sistem informasi akuntansi dan mengapa dalam

membangun sistem informasi akuntansi harus dibutuhkan tenaga akuntan dan tenaga programmer?

Page 72: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

63

BAB

PENGANTAR E-BUSINESS

erkembangan teknologi informasi telah menciptakan banyak terobosan baru disegala bidang. Setiap terobosan baru tersebut telah banyak digunakan dan semakin memudahkan bagi para penggunanya. Berkembangnya bentuk

sistem dan sistem komputerisasi mulai dari personal computer ke laptop hingga ke komputer genggam atau yang lebih dikenal dengan tablet PC dan juga terjadinya perubahan dari sistem personal komputer menjadi sistem jaringan (LAN, WAN, dll) yang dapat menghubungkan komputer dalam suatu area tertentu, sampai ke jaringan yang dapat menghubungkan seluruh dunia yang di kenal sebagai internet.

Internet telah merubah banyak hal di Indonesia, bukan hanya di Indonesia yang merasakan perubahannya bahkan seluruh dunia merasakan perubahan akibat adanya internet, perubahan tersebut khusunya di dalam pemenuhan kebutuhan akan informasi dan sistem jaringan yang luas mempermudah akses informasi secara cepat dan lebih fleksibel. Teknologi komputer berbasis internet semakin berkembang sampai ke dalam bentuk yang paling praktis yaitu komputer genggam (tablet PC).

Saat ini dunia perdagangan khususnya di Indonesia tidak lagi dibatasi dengan ruang dan waktu. Mobilitas manusia yang tinggi menuntut dunia perdaga-ngan mampu menyediakan layanan jasa dan barang dengan instan sesuai dengan permintaan konsu-men. Untuk mengatasi masalah tersebut maka kini muncul transaksi yang menggunakan media Internet untuk menghubungkan antara produsen dan konsumen. Transaksi melalui Internet ini lebih dikenal dengan nama e-commerce dan e-business. Oleh karena itu, dalam dunia bisnis yang makin berkembang saat ini. Sangat penting untuk mengetahui apa itu e-business dan apa saja yang dapat kita lakukan dengan e-business sehingga kita memanfaatkannya secara maksimal.

Kita memakai istilah e-business untuk merujuk pada seluruh penggunaan tingkat lanjut dalam teknologi informasi (TI), khususnya teknologi jaringan dan komunikasi, untuk meningkatkan cara organisasi melakukan seluruh proses bisnisnya. Jadi e-business bukan hanya merupakan interaksi eksternal organisasi

P

Page 73: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

64

dengan para pemasok, pelanggan, investor, kreditor, pemerintah dan media massa, tetapi juga termasuk penggunaan teknologi informasi untuk mendesain kembali proses internalnya.

Sebaliknya e-commerce adalah konsep yang lebih sempit, hanya merujuk pada secara elektronik transaksi bisnis seperti pembelian dan penjualan. Bab ini kita awali dengan membahas sejarah e-business.

SEJARAH E-BUSINESS Sejarah perkembangan e-business di dunia di mulai dari kemunculan internet yang kemudian terus berkembang sehingga timbulah e-commerce. Pada awalnya, internet merupakan koperasi komputer yang tidak dimiliki siapapun. Internet lahir pada tahun 1969 ketika sebuah kelompok peneliti di Departemen Pertahanan Amerika berhubungan dengan empat komputer di UCLA, Stanford Research Institute, Universitas Utah, dan Universitas California di Santa Barbara. Hubungan ini dilakukan untuk menciptakan sebuah jaringan untuk berkomunikasi antara satu dengan yang lain mengenai proyek-proyek pemerintah. Jaringan ini dikenal dengan istilah ARPAnet. ARPA merupakan singkatan dari Advanced Research Project Agency yang merupakan bagian dari Departemen Keamanan AS. Tiga tahun kemudian, lebih dari lima puluh universitas dan agensi-agensi militer telah terhubung bersama-sama dalam jaringan (network), dan jaringan komputer yang lain mulai muncul di sekitar negara bagian (country) dan dunia. Seiring dengan perkembangan ARPAnet, yang diikuti pula dengan kerjasama jaringan antara militer dan kaum pendidik, dan eksperimen NASA mengenai jaringan komputer, jaringan ini mulai terhubungkan satu dengan yang lain (interconnected), inilah awal mula dipakai istilah "Internet".

Perkembangan Teknologi Informasi telah berhasil menciptakan infrastruk-tur informasi baru. Internet memiliki beberapa daya tarik dan keunggulan bagi para konsu-men maupun organisasi, misalnya dalam hal kenyamanan, kecepatan data, akses 24 jam sehari, efisiensi, alternatif ruang dan pilihan yang tanpa batas, personalisasi, sumber informasi dan teknologi yang potensial dan lain-lainnya. Dalam konteks bisnis, internet membawa dampak transformasional yang menciptakan paradigma baru dalam dunia bisnis berupa “Digital Marketing‟. Pada awal penerapan electronic commerce yang ber-mula di awal tahun 1970-an dengan adanya inovasi semacam Electronic fund Transfer (EFT). Saat itu penerapan sistem ini masih sangat terbatas pada perusahaan berskala besar, lembaga keuangan pemerintah dan beberapa perusahaan menengah kebawah yang nekat, kemudian berkembang hingga muncullah yang dinamakan EDI (Electronic Data Interchange).

Bermula dari transaksi keuangan ke pemprosesan transaksi lainnya yang membuat perusahaan-perusahaan lain ikut serta, mulai dari lembaga-lembaga keuangan hingga ke manufacturing, ritel, jasa dan lainnya. Kemudian terus berkembang aplikasi-aplikasi lain yang memiliki jangkauan dari trading saham sampai ke sistem reservasi perjalanan. Pada waktu itu sistem tersebut dikenal sebagai aplikasi telekomunikasi. Awal tahun 1990-an komersialisasi di internet mulai berkembang pesat mencapai jutaan pelanggan, maka muncullah istilah baru electronic commerce atau lebih dikenal e-commerce. Riset center e-commerce di Texas University menganalisa 2000 perusahaan yang online di internet, sektor yang tumbuh paling cepat adalah e-commerce, naik sampai 72% dari $99,8 Milyar

Page 74: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

65

menjadi $171,5 Milyar. Di tahun 2006 pendapatan di Internet telah mencapai angka triliunan dollar, benar-benar angka yang menakjubkan. Salah satu alasan pesatnya perkembangan bisnis online adalah adanya perkembangan jaringan protokol dan sofware dan tentu saja yang paling mendasar adalah meningkatnya persaingan dan berbagai tekanan bisnis.

PENGERTIAN E-BUSINESS Banyak orang mengasumsikan bahwa e-commerce dan e-business adalah sama. Istilah e-commerce dan e-business mungkin kedengarannya sama tetapi secara teknis sebenarnya keduanya berbeda. Keduanya memang memiliki huruf “e‟ yang mengindikasikan penggunaan elektronik termasuk internet dan EDI (electronic data interchange) untuk mengembangkan proses bisnis. Secara definisi e-commerce merupakan bagian dari e-business, namun tidak semua e-business berarti e-commerce. E-commerce lebih sempit jika dibandingkan e-business, dimana e-commerce adalah sub perangkat dari e-business. Di mana e-business sangat luas, menunjuk kepada penggunaan teknologi untuk menjalankan bisnis yang memberikan hasil, memberikan dampak yang besar kepada bisnis secara keseluruhan. Sementara e-commerce mengacu kepada penggunaan internet untuk belanja online, seperti untuk belanja produk dan jasa. Contohnya terjadi ketika konsumen mengorder tiket, buku atau hadiah, produk berwujud maupun tidak berwujud melalui internet. Sampel lainnya ketika sebuah organisasi atau individu membayarkan sejumlah uang via internet.

Dunia perdagangan saat ini tidak lagi dibatasi dengan ruang dan waktu. Mobilitas manusia yang tinggi menuntut dunia perdagangan mampu menyediakan layanan jasa dan barang dengan mudah sesuai dengan keinginan konsumen. Untuk mengantisipasi masalah ini maka sekarang dibuat transaksi yang menggunakan media Internet untuk menghubungkan antara produsen dan konsumen. Transaksi melalui Internet ini lebih dikenal dengan nama e-commerce dan e-business. Secara umum e-commerce diartikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan barang atau jasa (trade of goods and service) dengan menggunakan media elektronik/ komputer.

Definisi e-business begitu banyak terdapat pada literature maupun internet, ini menandakan bahwa e-business semakin berkembang, berikut adalah beberapa definisi dari e-business: 1. E-business adalah mengenai penggunaan teknologi internet untuk melakukan

transformasi proses bisnis yang dilakukan. Bentuk e-business yang paling mudah terlihat adalah pembelian barang secara online baik retail maupun grosir. (Samantha Shurety; 1999. E-business with Net. Commerce. Prentice Hall).

2. E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komuni-kasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi. (Steven Alter, 2002. Information Sistem: Foundation of E-Business. Prentice Hall).

3. E-business meliputi semua hal yang harus dilakukan menggunakan teknologi infor-masi dan komunikasi (ICT) untuk melakukan kegiatan bisnis antar

Page 75: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

66

organisasi maupun dari organisasi ke konsumen. (Sid L. Huff, dkk, 2000. Cases in Electronic Commerce. McGraw-Hill).

4. Penggunaan internet dan teknologi digital lainnya untuk komunikasi, koordi-nasi, dan manajemen organisasi. (Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon, 2001. Esssentials of Management Information Sistems: Organization and Technology in Networked Enterprise. Prentice Hall).

Berdasarkan dari beberapa definisi e-bussines yang telah dikemukakan di atas maka kita dapat menggabungkannya dalam bentuk definisi yang lebih sederhana dan mudah dipahami, tentunya dengan melihat kesamaan yang ada pada tiap definisi–definisi di atas, kesamaan dari tiap definisi dapat dilihat dari beberapa sudut pandang yaitu yaitu pelaku e-business, alat atau media atau sumber daya yang digunakan, objek atau kegiatan yang menjadi sasaran, tujuannya, dan keuntungan yang diberikan, berikut adalah sudut pandang yang diperhitungkan dalam menggabungkan definisi e-bussines.

1. Pelaku E-Business Organisasi, konsumen, perusahaan, supplier, pekerja, rekan bisnis

2. Alat/Media/Sumber Daya yang digunakan Teknologi informasi dan komunikasi Komputer, data yang telah terkomputerisasi internet

3. Kegiatan Sasaran Kegiatan bisnis Proses bisnis utama Pembelian, penjualan,pelayanan, transaksi Operasi bisnis utama

4. Tujuan Koordinasi, Komunikasi, dan Pengelolaan organisasi Transformasi proses bisnis Sharing informasi

5. Keuntungan Pendekatan yang aman, fleksibel, dan terintegrasi Memberikan nilai bisnis yang berbeda Efisien Peningkatan produktivitas dan keutungan

Dari beberapa sudut pandang yang telah dijabarkan diatas maka akan mudah untuk mendefinisikan e-bussines, yaitu: penggunaan teknologi informasi dan komunikasi oleh organisasi, individu, atau pihak-pihak terkait untuk menja-lankan dan mengelola proses bisnis utama sehingga dapat memberikan keuntu-ngan dapat berupa berupa keamanan, fleksibilitas, integrasi, optimasi, efisiensi, atau/dan peningkatan produktivitas dan profit.

RUANG LINGKUP E-BUSINESS

Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian e-business, cara yang sering dipakai adalah dengan menggunakan prinsip 4W (What, Who, Where, dan Why).

Page 76: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

67

Dimensi What Banyak orang mempertukarkan istilah e-business dengan e-commerce. Secara prinsip, pengertian e-business jauh lebih luas dibandingkan dengan e-commerce bahkan secara filosofis, e-commerce merupakan bagian dari e-business. Jika e-commerce hanya memfokuskan diri pada aktivitas atau mekanisme transaksi yang dilakukan secara elektronik atau digital, e-business memiliki wilayah yang jauh lebih luas, termasuk di dalamnya aktivitas relasi antara dua entiti perusahaan, interaksi antara perusahaan dengan pelanggannya, kolaborasi antara perusahaan dengan para mitra bisnisnya, pertukaran informasi antara perusahaan dengan para pesaing usahanya, dan lain sebagainya. Adanya internet telah memungkinkan perusahaan untuk menjalin komunikasi langsung maupun tidak langsung dengan berjuta-juta bahkan bermilyar-milyar entiti (pelanggan, mitra, pesaing, pemerin-tah, dsb.) yang ada di dunia maya karena sifat komunikasi tersebut merupakan bagian dari sebuah sistem bisnis, maka dapat dimengerti luasnya pengertian dari e-business.

Dimensi Who

Siapa saja yang terlibat di dalam e-business? Seperti yang tersirat dalam definisi-nya, semua pihak atau entiti yang melakukan interaksi dalam sebuah sistem bisnis atau serangkaian proses bisnis (business process) merupakan pihak-pihak yang berkepentingan dalam ruang lingkup e-business. Paling tidak ada tujuh (A sampai G) klasifikasi entiti yang kerap dipergunakan dalam mengilustrasikan e-business, masing-masing: agent, business, consumer, device, employee, family, dan govern-ment. Contohnya adalah sebuah aplikasi tipe e-commerce B-to-C yang merupakan mekanisme hubungan perda-gangan antara sebuah perusahaan dengan para pelanggannya (end consumersnya); atau tipe G-to-G yang menghubungkan dua buah negara untuk permasalahan ekspor dan impor; atau D-to-D yang menghu-bungkan antara dua peralatan canggih teknologi informasi seperti antara PDA dengan handphone; atau B-to-F yang menghubungkan sebuah perusahaan penjual barang-barang kebutuhan rumah tangga dengan berbagai keluarga; dan lain sebagainya.

Dimensi Where

Tidak sedikit orang awam yang mempertanyakan dimana sebenarnya kegiatan bisnis dapat dilakukan dalam e-business. Jawabannya sangat singkat dan mudah, yaitu dimana saja, sejauh pihak yang berkepentingan memiliki fasilitas elektronik/ digital sebagai kanal akses (access channel). Berbeda dengan bisnis konvensional dimana transaksi biasa dilakukan secara fisik di sekitar perusahaan yang bersang-kutan, maka di dalam e-business, interaksi dapat dilakukan melalui berbagai kanal akses. Di rumah, seorang ibu dapat menggunakan telepon atau web-TV untuk berkomunikasi dengan perusahaan penjual produk atau jasa; di kantor, seorang karyawan dapat menggunakan perlengka-pan komputer atau fax; di mobil, seorang mahasiswa dapat menggunakan handphone atau PDA-nya; di lokasi keramaian seperti mall, toko-toko, atau pasar, masyarakat dapat memanfaatkan ATM, warnet, atau kios-kios telekomunikasi (Wartel) untuk melakukan hal yang sama. Dengan kata lain, istilah dimana saja untuk melakukan hubungan dengan siapa saja bukanlah sekedar semboyan yang muluk, tetapi telah menjadi kenyataan di dalam implementasi e-business.

Page 77: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

68

Dimensi Why Pertanyaan terakhir yang kerap menghantui para pelaku bisnis tradisional adalah mengapa para praktisi bisnis di seluruh dunia sepakat untuk mengimplemen-tasikan e-business sesegera mungkin sebagai model bisnis di masa mendatang. Penerapan konsep e-business secara efektif tidak saja menguntungkan perusahaan karena banyaknya komponen biaya tinggi yang dapat dihemat (cost cutting), tetapi justru memberikan kesempatan perusahaan untuk meningkatkan level pendapa-tannya (revenue generation) secara langsung maupun tidak langsung. Dengan mengimplementasikan e-business, perusahaan dapat melihat berbagai peluang dan celah bisnis baru yang selama ini belum pernah ditawarkan kepada masyarakat. Disamping itu, terbukti telah banyak perusahaan yang melakukan transformasi bisnis (perubahan bisnis inti) setelah melihat besarnya peluang bisnis baru di dalam menerapkan konsep e-business.

Yang tidak kalah menariknya adalah, bahwa dengan menerapkan konsep jejaring (internet working), sebuah perusahaan berskala kecil dan menengah dapat dengan mudah bekerja sama dengan perusahaan raksasa untuk menawarkan berbagai produk dan jasa kepada pelanggan. Dan tidak jarang pula terdapat sebuah perusahaan berskala kecil (dilihat dari jumlah karyawannya) yang pendapatannya dapat melebihi perusahaan menengah maupun besar karena strategi efektif mereka dalam menerapkan e-business.

Secara “tidak terduga”, jaringan internet yang tadinya hanya diperuntukkan bagi lembaga-lembaga penelitian semacam perguruan tinggi ternyata berkembang dan meluas penggunaannya di kalangan bisnis dan masyarakat. Akibatnya adalah terhubung-kannya beratus-ratus juta manusia (dan terus bertambah) ke dalam sebuah arena jaringan yang sering dinamakan sebagai dunia maya (virtual world) tersebut.

Dikatakan sebagai dunia maya karena arena ini tidak dapat dijamah atau diraih secara fisik karena terbentuk dari koneksi hubungan digital antar berbagai teknologi informasi (komputer dan telekomuniasi). Disamping itu, dunia maya tidak memiliki batas-batas geografis (borderless) seperti halnya planet bumi yang terbagi atas beberapa negara.

FAKTOR PENDORONG E-BUSINESS

Perkembangan implemantasi konsep e-business disebuah industri atau negara sangat dipengaruhi oleh eksternal driving force yaitu: Customer Expectations, Competitive Imperatives, Deregulation, dan Technology. Beriku dijelaskan masing-masing faktor tersebut.

Customer Expectations

Yang diharapkan konsumen pada saat ini tidak cukup dipuaskan dengan baiknya kualitas sebuah produk, tetapi pelanggan juga mengharapkan adanya pelayanan pra dan pasca jual yang baik. Spektrum pelayanan yang dimaksud antar lain: pemesanan dapat dilaksanakan anytime, anywhere, dan pembayaran pembelian produk dengan metode yang beragam misalnya kartu kredit, kartu debit maupun layanan transfer, dan adanya fasilitas asuransi produk serta pengiriman produk yang cepat dan harga kompetitif, dan lain-lain.

Page 78: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

69

Competitive Imperatives Globalisasi telah membentuk sebuah arena persaingan dunia usaha yang sangat ketat. Pelanggan akan dengan mudah membandingkan kualitas produk dan pelayanan antar perusahaan, hal ini memaksa perusahaaan mengembangkan strategi bisnis yang tepat.

Deregulation Secara makro deregulasi yang dilakukan oleh pemerintah maupun negara-negara lain telah (lembaga lain seperti WTO, APEC, AFTA) turut mewarnai bentuk dunia usaha dimasa datang terutama dengan konsep perdagangan bebas antar negara dan industri. Internet disini dianggap sebagai sebuah arena dimana konsep kompetisi sempurna dan pasar terbuka telah terjadi terutama produk–produk dan jasa-jasa yang dapat digitalisasi.

Technology

E-business adalah kemajuan teknologi informasi yang didominasi oleh percepatan teknologi komputer dan telekomunikasi. Fungsi dari teknologi informasi tidak hanya kritikal bagi perkembangan e-business tetapi justru menjadi penggerak dari dimungkin-kannya model-model bisnis baru.

EMPAT TAHAP EVOLUSI E-BUSINESS Jalan evolusi (perubahan secara perlahan, natural, namun pasti) merupakan cara yang nampaknya paling banyak dipilih oleh perusahaan-perusahaan di negara berkembang yang ingin menerapkan konsep e-business karena prinsip kehati-hatian yang mereka miliki. Hal utama yang harus dilakukan sehubungan dengan hal ini adalah mempelajari bagaimana sebaiknya langkah-langkah pengembangan tersebut harus dilakukan. Ada empat tahapan evolusi yang dapat dijadikan pegangan atau panduan bagi perusahaan yang ingin melakukan hal tersebut. Keempat tahapan tersebut masing-masing diberi istilah sebagai: Inform, automate, integrate, dan reinvent.

Tahap Inform Pada tahap awal ini, yang biasanya terjadi adalah adanya unit-unit kecil di dalam perusahaan yang mulai mencoba membangun program-program kecil (software) berbasis internet. Contohnya adalah pengembangan homepage yang menampilkan profil organisasi di internet, atau membangun website yang isinya adalah produk-produk dan jasa-jasa yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggannya, atau sebuah situs yang berisi berita-berita mutakhir di bidang tertentu yang berkaitan dengan tugas sebuah unit perusahaan, dan lain-lain. Biasanya hal-hal kecil ini berasal dari ide salah satu atau sekelompok orang di unit organisasi terkait karena yang bersangkutan memiliki pemahaman dan pengalaman di bidang internet.

Berbagai proyek kecil ini biasanya bersifat jangka pendek dan tidak mem-butuhkan biaya besar. Karena sifatnya yang lebih sekedar menyebarkan informasi sehubungan dengan aktivitas terkait di dalam sebuah unit perusahaan, maka biasanya aplikasi-aplikasi tersebut bersifat mandiri dan bebas, dalam arti kata tidak diintegrasikan dengan perangkat lunak aplikasi lainnya yang ada di perusahaan. Berhasil tidaknya proyek e-business tersebut juga masih berdasarkan

Page 79: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

70

pada analisa atau kajian efisiensi yang dicapai. Katakanlah dengan adanya website profil perusahaan, maka tidak perlu lagi dilakukan pencetakan dokumen dalam beribu-ribu eksemplar karena para pelanggan dan mitra bisnis dapat melihatnya melalui internet; atau dengan adanya email maka biaya pengiriman dokumen dan kurir dapat ditekan, atau dengan dikembangkannya document management maka akan cukup signifikan memangkas biaya overhead kantor, dan lain sebagainya. Memulai e-business dengan melakukan cara-cara seperti yang dijelaskan di atas merupakan mekanisme yang cukup aman dan memiliki resiko kegagalan yang rendah. Walaupun manfaat yang diperoleh tidak begitu signifikan, tetapi nilai terbesar yang diperoleh adalah mulai memperkenalkan (sosialisasi) konsep e-business yang paling sederhana kepada segenap karyawan perusahaan.

Gambar 3.1. Tahapan Evolusi E-Business

Tahap Automate Tahap berikutnya adalah mencoba untuk mengintegrasikan beberapa unit di dalam perusahaan yang masing-masing telah mengimplementasikan konsep kecil e-business. Yang menjadi dasar penggabungan modul-modul ini biasanya adalah sebuah rangkaian proses yang saling berhubungan. Contohnya adalah proses pengajuan anggaran dari masing-masing unit ke divisi keuangan. Melalui aplikasi atau modul situs yang lebih dinamis (berbasis database), setiap unit memasukkan rencana anggarannya ke dalam sebuah aplikasi dan bagian keuangan secara otomatis menerima konsolidasi anggaran dari seluruh unit yang ada di perusahaan. Contoh lainnya adalah di bagian pengadaan atau logistik yang secara otomatis melalui sebuah aplikasi database menerima pesanan pembelian barang dari berbagai unit yang ada di perusahaan. Keseluruhan rangkaian proses ini

Inform

Automate

Integrate

Reinvent

* Activity level

* No integration

* Information access

* Efficiency outcomes

* Process level

* Some integration

* Batch process

* Effectiveness

* Enterprise level

* Tight integration

* Real time process

* Growth outcomes

* Value network

* End-to-end integration

* Real-time extended enterprise

*T ransformational outcomes

Stay-in-business

initiatives

Grow-your-business

initiatives

* Short-term

* Internal focus

* Bottom-line

* Long term

* External focus

* Top-line

Page 80: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

71

secara otomatis dibantu alurnya oleh aplikasi e-business. Tidak jarang pula kerap dikembangkan berbagai aplikasi yang melibatkan pelanggan (customers) dalam prosesnya. Misalnya adalah sistem pemesanan produk atau jasa melalui website, atau aplikasi pelayanan purna jual (CRM), dan lain sebagainya. Value yang dituju pada tahapan ini adalah efektivitas, yaitu sebuah hal yang pada awalnya sangat sulit untuk dilakukan, tetapi dengan adanya aplikasi e-business hal-hal baru dapat dilakukan oleh perusahaan.

Tahap Integrate

Tahap selanjutnya dari pengembangan aplikasi e-business adalah mengintegrasi-kan proses bisnis perusahaan dengan perusahaan atau entiti-entiti lain yang ada di luar perusahaan. Bedanya dengan automate yang lebih menekankan pada target efektivitas, pada integrate tujuan utama perusahaan adalah meningkatkan dan mengembangkan kinerja perusahaannya secara signifikan. Level integritas proses bisnis antara perusahaan dengan pihak luar pada tahapan ini sangat tinggi bahkan tidak jarang dibutuhkan suatu manajemen integrasi proses bisnis yang online dan real-time. Contoh yang kerap dipakai untuk mengilustrasikan tahap ini adalah aplikasi “package delivery tracking” yang dimiliki Federal Express maupun DHL yang memungkinkan pelanggan melalui komputernya (internet) melacak status pengiriman paketnya (yang bersangkutan dapat mengetahui posisi terkini dari paket yang dimaksud). Contoh lain adalah aplikasi e-business yang diterapkan di industri penerbangan dimana perusahaan dapat mengetahui secara persis lokasi terkini dari seluruh awak pesawatnya baik yang sedang terbang maupun istirahat. Proses pemesanan tiket bioskop atau pertandingan olah raga melalui internet yang memungkinkan seorang pelanggan untuk memilih spesifik bangku yang diinginkan juga merupakan salah satu implementasi dari e-business pada tahapan ini. Value terbesar yang diperoleh perusahaan di sini adalah meningkatnya keunggulan kompetitif (hal yang membedakan perusahaan dengan para pesaingnya).

Tahap Reinvent

Tahap terakhir di dalam evolusi dapat secara efektif diimplementasikan jika ada perubahan paradigma mendasar dari manajemen perusahaan, terutama yang berkaitan dengan cara mereka melihat bisnis yang ada. Tahap ini dinamakan sebagai “reinvent” karena perusahaan yang telah memiliki pengalaman sukses menerapkan konsep e-business pada tiga tahap sebelumnya ditantang untuk mendefinisikan ulang mekanisme dan model bisnisnya dengan berpedoman pada peluang-peluang usaha baru yang ditawarkan oleh e-business. Lihatlah bagaimana perusahaan retail dan distribusi merubah total bisnisnya menjadi penyedia jasa informasi (portal) sehubungan dengan consumer products yang ditawarkan, atau perusahaan pembuat perangkat lunak aplikasi internet yang meredefi-nisikan ulang usahanya menjadi perusahaan outsourching di bidang customer relation-ship management, atau perusahaan penjual buku-buku asing yang berubah menjadi perusahaan penterjemah bahasa-bahasa asing, dan lain sebagainya. Kata kunci di dalam tahap ini adalah “business transformation” dan “industry convergence”, dimana karena semakin kaburnya batas-batas segmen industri yang ada, perusahaan dapat menawar-kan berbagai jenis produk atau jasa yang belum pernah terfikirkan sebelumnya, yang pada akhirnya dapat merubah bisnis inti yang sedang digelutinya.

Page 81: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

72

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN E-BUSINESS Dari definisi e-business yang dikembangkan tersebut diatas maka dapat kita uraikan dampak positif maupun dampak negatifnya, mudahnya kita kenal dengan keuntungan dan kerugian menggunakan e-bussines.

Keuntungan Menggunakan E-Bussines

Keuntungan menggunakan e-bussines antara lain: 1. Revenue Stream (aliran pendapatan) baru yang mungkin lebih menjanjikan

yang tidak bisa ditemui di sistem transaksi tradisional. 2. Dapat meningkatkan market exposure (pangsa pasar). 3. Menurunkan biaya operasional (operating cost). 4. Melebarkan jangkauan (global reach). 5. Meningkatkan customer loyality. 6. Meningkatkan supplier management. 7. Memperpendek waktu produksi. 8. Meningkatkan value chain (mata rantai pendapatan)

Kerugian Menggunakan E-Bussines

Kerugian menggunakan e-bussines antara lain: 1. Kehilangan segi finansial secara langsung karena kecurangan. Misalnya seorang

peni-pu mentransfer uang dari rekening satu ke rekening lainnya atau dia telah mengganti semua data finansial yang ada.

2. Pencurian informasi rahasia yang berharga. Gangguan yang timbul bisa menyingkap semua informasi rahasia tersebut kepada pihak-pihak yang tidak berhak dan dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi si korban.

3. Kehilangan kesempatan bisnis karena gangguan pelayanan. Kesalahan ini bersifat kesalahan non-teknis seperti aliran listrik tiba-tiba padam.

4. Penggunaan akses ke sumber oleh pihak yang tidak berhak. Misalkan seorang hacker yang berhasil membobol sebuah sistem perbankan. Setelah itu dia memindahkan sejumlah rekening orang lain ke rekeningnya sendiri.

5. Kehilangan kepercayaan dari para konsumen. Ini karena berbagai macam faktor seperti usaha yang dilakukan dengan sengaja oleh pihak lain yang berusaha menjatuhkan reputasi perusahaan tersebut.

6. Kerugian yang tidak terduga. Disebabkan oleh gangguan yang dilakukan dengan sengaja, ketidakjujuran, praktek bisnis yang tidak benar, kesalahan faktor manusia, kesalahan faktor manusia atau kesalahan sistem elektronik.

MODEL-MODEL E-BUSINESS Istilah e-business dapat merujuk pada interaksi yang dimungkinkan oleh teknologi antara individu dan organisasi. Modal business to consumer (B2C) ini mengundang banyak perhatian media massa. Anda dapat berpartisipasi dalam e-commerce B2C dengan membeli buku, lagu atau tiket pesawat melalui internet, pemasaran produk, Jasa, dan informasi melalui Internet atau extranet. Akan tetapi, e-busines tidak terbatas pada model B2C. Seperti yang dijelaskan dibawah, perusahaan, pemerintah dan institusi pendidikan juga ikut serta dalam e-business satu sama lain. Bahkan, jumlah uang keseluruhan dalam e-commerce antar organisasi seperti itu jauh lebih besar dari pada e-commerce B2C. Untuk amannya, kita menggunakan

Page 82: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

73

istilah umum B2C untuk merujuk pada jenis e-business antar organisasi seperti ini. E-business dapat dikelompokkan menjadi : 1) Business to Business (B2B), 2) Busi-ness to Consumer (B2C), 3) Consumer to Consumer (C2C), 4) Consumer to Business.

Business-to-Business (B2B) B2B menyatakan penjualan produk atau jasa yang melibatkan beberapa perusa-haan dan dilakukan dengan sistem otomasi. Umumnya, perusahaan-perusahaan yang terlibat adalah pemasok, distributor, pabrik, toko, dll. Keuntungan B2B, jika dikerjakan dengan benar, dapat menghemat biaya, meningkatkan pendapatan, mempercepat pengiriman, mengurangi biaya administrasi, dan meningkatkan layanan kepada pelanggan.

Business-to-Consumer (B2C)

B2C melibatkan interaksi dan transaksi antara sebuah perusahaan penjual dan para konsumen. Perusahaan-perusahaan terkenal yang melayani B2C antara lain adalah Dell (www.dell.com), Cisco (www.cisco.com), Drugstore (www.drugstore. com) dan Amazon (www.amazon.com). Model B2C terkadang disebut sebagai e-retailing.

Consumer-to-Consumer (C2C)

C2C atau terkadang disebut person-to-person. Ebert dan Griffin (2003) menyatakan model perdagangan yang terjadi antara konsumen dengan konsumen melalui Internet. Situs seperti eBAY (www.ebay.com) menyediakan sarana yang memung-kinkan orang-orang dapat menjual atau membeli barang di antara mereka sendiri.

Consumer-to-Business (C2B)

Beberapa situs telah berinisiasi untuk mendukung bisnis yang berbasiskan konsumer ke pebisnis (Consumer-to-business atau C2B). Sebagai contoh, www. Priceline.com merupakan situs yang memungkinkan seseorang menjual rumah ke perusahaan ini. Dalam hal ini, Internet dapat digunakan sebagai sarana untuk negosiasi.

Walaupun banyak kemiripan antara B2C dan e-business B2B, juga terdapat bebe-rapa perbedaan penting diantara keduanya. E-business B2C sering melibat-kan dua pihak yang mungkin tidak pernah terlibat dalam suatu transaksi sebelumnya. Konsekuensinya, isu kepercayaan menjadi hal yang penting dalam e-business B2C. Para pelanggan ingin mengetahui bahwa website sebuah perusahaan berfungsi sebagai showroom elektronik dari suatu bisnis yang sah. Mereka ingin kepastian bahwa pesanan mereka akan dipenuhi dengan benar dan bahwa perusahaan tersebut telah membangun prosedur untuk mengamankan privasi informasi pribadi yang mereka berikan. Sebagai tanggapan dari kekhawatiran seperti itu, beberapa organisasi menawarkan pelayanan yang di desain untuk memberikan kepastian tentang perusahaan yang berada di belakang suatu web site.

E-business B2B juga berbeda dari B2C dalam hal kompleksitasnya. Transaksi-transaksi B2C secara relatif merupakan transaksi yang sederhana. Umumnya pelanggan akan mengunjungi web site perusahaan, melihat penawaran di dalam-nya, menyampaikan pesanan, dan membayar pembelian saat terjadinya penjualan, biasanya dengan kartu kredit. Perusahaan kemudian akan mengirimkan barang-

Page 83: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

74

nya dan kemudian transaksi diselesaikan. Sebaliknya, transaksi B2B organisasi penjual sering memberikan kredit ke para pelanggannya dan juga mengizinkan mereka membayar secara cicilan. Hal ini menambah kompleksitas proses akuntansi dan pengawasan atas penjualan dan pemba-yaran dari pelanggan.

MODEL ARSITEKTUR APLIKASI E-BUSINESS Dalam menerapkan konsep e-business, peranan aplikasi sangatlah penting. Ada dua model arsitektur e-business yaitu model Sequential dan Synchronous. Model Sequential adalah model arsitektur yang mengembangkan aplikasi berdasarkan fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan. Untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi tersebut diperlukan inter-face agar output dari aplikasi dapat dibaca oleh aplikasi lain.

Adapun model Synchronous adalah aplikasi besar yang akan mensikronisasi mekanisme IPO masing-masing unit dengan cara memusatkan data dan proses pada sebuah titik. Contoh: Aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) seperti pada gambar 3.2. Salah satu kelemahan konsep arsitektur sekuensial yang cukup mendasar adalah aspek kecepatan dan reliabilitas dan untuk mengatasi permasa-lahan kecepatan dan reliabilitas digunakan konsep arsitektur sinkronisasi.

Gambar 3.2. Aplikasi ERP

Functional Applications (Sequential)

Sales

Manufacturing

Purchasing

Sales

Manufacturing

Purchasing

ERP Shared Data and Processes

Enterprise Application Process (Synchronous)

Page 84: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

75

PENGARUH –PENGARUH E-BUSINESS ATAS PROSES BISNIS E-business melibatkan pemakaian teknologi komunikasi dan jaringan, daripada hanya sebatas dokumen kertas, untuk bertukar informasi. Electronic Data Inter-change (EDI) adalah protokol standar untuk secara elektronik mentransfer informasi antar-organisasi serta dalam berbagai proses bisnis. EDI memungkinkan keluaran (output) informasi suatu sistem secara elektronik ditransmisikan dan menjadi masukkan bagi sistem lainnya. Dengan meniadakan kebutuhan untuk secara manual memasukkan kembali data, EDI meningkatkan tingkat akurasi dan mengurangi biaya melalui penurunan waktu dan pengeluaran yang berhubungan dengan pengiriman dokumen, proses dokumen, dan penyimpanan dokumen kertas. Walaupun EDI telah ada sejak era tahun 1970, hingga saat ini pengguna-annya terutama terbatas pada perusahaan-perusahaan besar.

Gambar 3.3. Sistem EDI yang berdiri sendiri vs yang terintegrasi

EDI yang berdiri sendiri Perusahaan

Pesanan Pembelian

Telepon

EDI

EDI

Pesanan Pelanggan

EDI yang terintegrasi Perusahaan

EDI

EDI

Sistem EDI

Masukan Pesanan

Penjualan

SIA

PEMASOK

PELANGGAN

PEMASOK

PELANGGAN

SIA

Fax

Pesanan Pelanggan

Pesanan Pelanggan

Pesanan Pembelian

Page 85: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

76

Contohnya, pada tahun 1997, hampir 90 persen dari perusahaan dalam Fortune 500 mempergunakan EDI, bandingkan dengan jumlah pemakaian EDI pada perusahaan yang lebih kecil, yaitu kurang dari 10 persen. Biaya merupakan halangan utama dalam pengertian bahwa perusahaan dapat terkena biaya sebanyak $50,000 untuk bergabung dalam jaringan EDI yang telah berdiri. Dua perkembangan baru, yaitu Internet dan XML, telah menyingkirkan halangan ini. Internet meniadakan kebutuhan atas pemakaian jaringan khusus milik pihak ketiga untuk mentransmisikan pesan EDI.

XML, yang merupakan singkatan dari eXtensible Markup Language, adalah satu set standar yang menetapkan isi suatu data dalam Webpage. Perbaikan lebih jauh dari XML, yaitu ebXML, menetapkan standar untuk mengkodekan dokumen umum perusahaan seperti faktur penjualan, pengiriman uang, dan pesanan pembelian. Fitur penting ebXML adalah meniadakan kebutuhan atas software khusus untuk menerjemahkan dokumen yang dibuat oleh perusahaan yang berbeda. Fitur ini memberikan alternatif yang lebih mudah dan lebih murah dari EDI, sebagai alat untuk ikut serta dalam e-business. Gambar 3.3 memberikan informasi tambahan mengenai ebXML. Sebaliknya, untuk mendapatkan seluruh manfaat EDI membutuhkan integrasi antara EDI dengan SIA perusahaan.

Gambar 3.3 menggambarkan perbedaan antara sistem EDI yang terintegrasi dengan yang berdiri sendiri. Perhatikan bahwa sistem EDI yang berdiri ,sendiri hanya merupakan alternatif lain untuk nomor telepon atau sistem faks bebas pulsa. Di dalam ketiga kasus tersebut, pesanan yang masuk tetap harus dimasuk-kan secara terpisah ke dalam SIA, demikian pula dengan dokumen keluar vang harus secara terpisah dimasukkan ke dalam sistem EDI. Sistem EDI yang berdiri sendiri tidak hanya gagal merealisasikan seluruh potensi penghematan biaya dan peningkatan akurasi, tetapi juga gagal memaksimalkan pelayanan pada pelanggan. Oleh karena sistem tersebut tidak terintegrasi dengan SIA, sistem EDI yang berdiri sendiri tidak memungkinkan pelanggan untuk mengetahui, pada saat mereka menyampaikan pesanan, apabila barang yang diminta masih ada persedia-annya atau akan perlu dipesan terlebih dahulu.

Pembeli dan Inbound Logistic

Internet dapat meningkatkan aktivitas pembelian dengan cara mempermudah perusahaan mengidentifikasi calon pemasok dan membandingkan harga berbagai macam produk ditingkat dunia. Hal tersebut membantu memberi masukan kepada perusahaan untuk negosiasi harga yang lebih baik dan mengurangi jumlah keragaman pemasok, sehingga menyederhanakan aktivitas pembelian dan, selanjutnya memotong biaya. Lelang terbalik (reverse auction) yaitu para pemasok berlomba-lomba mengaju-kan harga melawan harga rekan mereka untuk menyediakan barang atau pelayanan, memberikan peluang untuk mewujudkan penghematan biaya tambahan untuk beberapa jenis produk. Setelah sumber barang dan pelayanan telah diidentifikasi. TI memberikan beberapa peluang untuk meningkatkan kegiatan utama rantai nilai yang terkait dengan inbound logistics. Akses atas informasi yang lebih akurat dan tepat waktu tentang status pengiriman memungkinkan organisasi untuk mengurangi jumlah persediaan penyang-ga/penahan ( inventory buffer ) yang dimilikinya. Untuk produk-produk yang dapat didigitalkan, seperti buku,CD, Software dan informasi, seluruh fungsi inbound

Page 86: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

77

logistics dapat dilakukan secara elektronik. Hal ini menghasilkan penghematan yang luar biasa.

Operasi Internal, Sumber Daya Manusia, dan Infrastuktur

Teknologi komunikasi tingkat lanjut dapat meningkatkan efisiensi operasi internal. Teknologi nirkabel digunakan untuk mengirim intruksi perakitan ke robot perakit, bukan dengan menyuruh para pekerja untuk memasukan data tersebut. Peningka-tan akses ke informasi dapat meningkatkan perencanaan. Kemajuan dalam tekno-logi jaringan dan komunikasi dapat meningkatkan efisiensi penting dari infra-struktur organisasi yaitu pada proses perhitungan akuntansi dan akuntansi yang tepat dalam hal pembayaran dari pelanggan.

Gambar 3.4 merupakan penggunaan EDI untuk bertukar informasi hanya pada bagian dari hubungan pembeli-penjual dalam business-top business e-commerce. Transaksi yang lengkap harus mencakup pertukaran dana untuk membayar barang atau pelayanan yang dibeli. Electronic Funds Transfer (EFT) merujuk pada proses pembayaran tunai secara elektronik, dari pada menggunakan cek. EFT dicapai melalui sistem perbankan yaitu jaringan Automated Clearing House (ACH). Financial Electronic Data Interchange (FEDI) mengatasi masalah dengan mengintegrasikan pertukaran dana (EFT) bersama dengan pertukaran informasi lainnya yang berhubungan dengan transaksi (EDI).

Gambar 3.4. Arus informasi dalam e-commerce

Financial Value-Added Network (FVAN) adalah organisasi independent yang menawarkan hardware dan software khusus untuk memungkinkan hubungan antara berbagai jenis EDI dengan jaringan ACH sistem perbankan yang diperguna-

PEMBELI PENJUAL

1. Permintaan Keterangan

2. Tanggapan

3. Pesanan

4. Pengakuan (acknowledgment)

5. Penagihan

6. Data Pengiriman Uang

7. Pembayaran

Penjelasan: EDI = langkah 1 – 6 EFT = langkah 7 FEDI=langkah 1-7

Page 87: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

78

kan untuk EFT. Application service provider (ASP) adalah perusahaan yang menye-diakan akses ke dan pemakaian atas program aplikasi melalui internet. ASP memiliki dan mengelola software-nya organisasi yang memiliki kontak mengakses dan mempergunakan software dari jarak jauh melalui internet.

Outbound Logistic

Akses yang tepat waktu dan akurat atas informasi rinci tentang pengiriman memungkinkan penjual mengurangi biaya tranportasi melalui cara pengiriman gabungan ke para pelanggan yang dekat lokasinya satu dengan yang lainnya. Informasi yang lebih tepat waktu tentang penjualan dapat membantu pabrik mengoptimalkan jumlah persediaan yang ditanggungnya. Keuntungan dari model ASP adalah potensi penghematan biaya, sedang kerugian dari ASP adalah risiko yang berhubungan dengan ketergantungan pada pihak ketiga untuk menyediakan pelayanan bisnis yang penting.

Faktor-faktor yang Dipertimbangkan Ketika mengevaluasi ASP-ASP

Potensi Manfaat Kekhawatiran Kelangsungan ASP Keamanan dan provasi data Penyediaan dan kejelasan pelayanan Dukungan yang tidak memadai atau tingkat respons yang rendah atas masalah Pemakaian software standar yang mungkin tidak sesuai untuk memenuhi semua

kebutuhan khusus. Menurunkan biaya Upgrading otomatis atas versi software yang telah ada Membutuhkan staf teknologi informasi lebih sedikit Mengurangi kebutuhan atas hardware Fleksibilitas Pengakuan Keamanan dan privasi data Contoh Faktor-faktor yang Dimasukkan dalam Perjanjian tingkat Pelayanan: Spesifikasi terinci tentang kinerja ASP yang diharapkan (waktu operasi, frekuensi

backup, penggunaan enkripsi, pengendalian akses data, dan lain-lain). Tuntutan, termasuk penalti keuangan, atas kegagalan ASP memenuhi tingkat pela-

yanan yang dikontrak. Kepemilikan data yang disimpan dalam ASP (organisasi harus mempertahankan

kepemilikan untuk memungkinkan akses dalam situasi ASP keluar dari bisnis).

Penjualan dan Pemasaran

Perusahaan dapat menciptakan katalog elektronik di Website mereka untuk mengoto-matisasikan input pesanan penjualan. Kemampuan ini tidak hanya memungkinkan para pelanggan menyampaikan pesanan saat mereka mengingin-kannya, tetapi juga dapat secara signifikan mengurangi jumlah staf dengan cara meniadakan telepon, surat-menyurat atau pengiriman faks.

Page 88: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

79

Pelayanan dan Dukungan Purnajual E-business dapat secara signifikan meningkatkan kualitas dukungan purnajual ke para pelanggan.

INFRASTRUKTUR UNTUK E-BUSINESS Kemajuan teknologi komunikasi dan jaringan, terutama internet, menyediakan infrastruktur yang dibutuhkan untuk e-business. Bagian ini memberikan pengantar atas gambaran umum konsep jaringan dan mendiskusikan isu-isu strategis yang berkaitan dengan metode-metode alternatif yang dapat dipergunakan organisasi ataupun kelompok dalam mengimplementasikan e-business pada organisasinya.

Jenis-Jenis Jaringan

Jaringan telekomunikasi dibanyak perusahaan dipergunakan untuk melakukan e-business dan mengelola operasi internal yang terdiri dari beberapa komponen, yaitu: 1. Local Area Network (LAN) : sistem komputer dan peralatan lainnya, seperti

printer, yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya. 2. Wide Area Network (WAN) : mencakup wilayah geografis yang luas, dan

seringkali global. 3. Value Added Network (VAN) : nilai tambah dari jaringan, domain atau wilayah

pemasok transmisi biasa, yang mencukup layanan pertukaran data elektronik, email dan layanan informasi.

4. Internet : jaringan internasional komputer (dan jaringan-jaringan yang lebih kecil) yang saling berhubungan.

Software Komunikasi

Software komunikasi mengelola aliran data melalui suatu jaringan. Software komunikasi di desain untuk bekerja dengan berbagai jenis peraturan dan prosedur untuk pertukaran data. Software ini melaksanakan fungsi-fungsi sebagai berikut: 1. Pengendalian akses

Software ini berfungsi untuk menghubungkan dan memutuskan hubungan antar-berbagai peralatan; secara otomatis memutar dan menjawab telepon; membatasi akses hanya pada para pemakai yang berwenang; serta membuat parameter seperti: kecepatan, mode, dan arah pengiriman.

2. Pengelolaan jaringan Pada software ini berfungsi untuk mengumpulkan data untuk memeriksa kesiapan peralatan jaringan untuk mengirim atau menerima data; membuat aturan antri untuk masukan dan keluaran; menetapkan prioritas dalam sistem, mengirimkan pesan; dan mencatat aktivita, penggunaan, dan kesalahan dalam jaringan.

3. Pengiriman data dan file Software ini berfungsi untuk mengontrol pengiriman data, file dan pesan-pesan diantara berbagai peralatan.

4. Pendeteksi dan pengendalian atas kesalahan Software ini berfungsi untuk memastikan bahwa data yang dikirim benar-benar merupakan data yang diterima.

5. Keamanan data

Page 89: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

80

Software ini berfungsi untuk melindungi data selama pengiriman dari akses pihak yang tidak berwenang.

Pilihan Konfigurasi Jaringan

1. Konfigurasi LAN Konfigurasi LAN mempunyai tiga ciri dasar, yaitu: konfigurasi bintang,

konfigurasi cincin, dan konfigurasi BUS. Berikut ditampilkan gambar 3.5. jaringan konfigurasi LAN.

a. Konfigurasi Bintang

Dalam konfigurasi bintang, setiap peralatan secara langsungb terhubung dengan server pusat. Seluruh komunikasi antara peralatan dikendalikan dan dikirim melalui serverv pusat. Biasanya, server akan mengumpulkan data setiap peralatan untuk melihat apakah peralatantersebut ingin mengirim pesan. Konfigurasi bintang adalah cara termahal untuk membangun LAN karena membutuhkan banyak sekali kabel untuk menghubungkannya. Akan tetapi, keunggulan utamanya adalah apabila salah satu titik sedang gagal (down), kinerja jaringan yang lain atau jaringan selebihnya tidak terganggu.

Gambar 3.5. jaringan konfigurasi LAN

b. Konfigurasi Cincin Pada konfigurasi cincin, setiap titik secara langsung terhubung dengan dua

titik lainnya. Ketika sebuah pesan melalui cincin tersebut, setiap titik akan memeriksa judul paket untuk menetapkan apakah data tersebut ditujukan bagi titik berkait atau tidak. LAN yang dikonfigurasikan cincin mempergunakan

Page 90: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

81

software yang disebut dengan token. Token ini berfungsi sebagai untuk mengenda-likan aliran data dan untuk mencegah tabrakan. Token secara terus-menerus beroperasi disepanjang cincin. Jadi, titik-titik lainnya harus menunggu hingga pesan yang dikirim sampai pada tujuannya dan token tersebut bebas kembali, sebelum mereka dapat mengirim data. Apabila hubungan dalam cincin rusak, jaringan tersebut dapat berfungsi, walaupun lebih pelan, dengan cara mengirim-kan seluruh pesan ke arah yang berbeda. c. Konfigurasi BUS

Didalam konfigurasi BUS, setiap peralatan dihubungkan dengan saluran utama, atau yang disebut BUS. Pengendali komunikasi didesentralisasi melalui jaringan BUS. Konfigurasi BUS mudah untuk diperluas dan lebih murah untuk dibuat dari pada konfigurasi bintang. Akan tatapi, kinerjanya akan menurun apabila jumlah titik yang dihubungkan meningkat.

2. Konfigurasi WAN a. Sentralisasi

Dalam konfigurasi ini seluruh terminal dan peralatan dihubungkan dengan komputer perusahaan. Keuntungannya segi pengendalian lebih baik, staff TI yang lebih berpengalaman dan skala ekonomi. Kelemahannya adalah besarnya kom-pleksitas, biaya komunikasi lebih tinggi dan kurang fleksibel dalam memenuhi kebutuhan setiap pemakai.

Gambar 3.6. Jaringan konfigurasi WAN

Page 91: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

82

b. Desentralisasi Dalam konfigurasi ini setiap unit departemen memiliki komputer dan LAN

mereka sendiri. Keuntungannya yaitu lebih fleksibel dalam memenuhi kebutuhan setiap pemakai dan biaya komunikasi lebih rendah. Kelemahannya adalah kompleksitas dalam koordinasi data yang tersimpan di banyak lokasi, pening-katan biaya hardware dan sulit untuk mengimplementasikan pengendalian yang efektif. c. Terdistribusi

Merupakan gabungan dari konfigurasi sentralisasi dan desentralisasi. Setiap lokasi memiliki komputer yang menagani proses lokal. Keuntungan dari konfigu-rasi ini adalah resiko kehilangan data lebih kecil, setiap sistem lokal diperlakukan sebagai modul yang dapat dengan mudah ditambahkan, di upgrade atau dihapus dari sistem. Kelemahannya adalah sulit dan mengkoordinasi dan memelihara hardware dan software serta konsistensi data. Kelemahan yang lain adalah pengendalian yang sulit serta duplikasi data.

3. Konfigurasi Klien/Server a. Two-Tier

Dalam sistem ini database pusat disimpan di dalam server. Keuntungan utama dari sistem ini adalah fleksibilitas dalam memenuhi kebutuhan indivi-dual pemakai, desain yang sederhana serta pengendalian yang mudah. Kelema-hannya adalah biaya yang tinggi karena dibutuhkan komputer yang klien yang kuat dan beberapa salinan software aplikasi harus dibeli dan dipelihara. Berikut ditampilkan Gambar 3.7. Jaringan konfigurasi Klien/Server.

Gambar 3.7. Jaringan konfigurasi Klien/Server

Page 92: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

83

b. Three-Tier Dalam konfigurasi ini digunakan dua tingkat server. Server tingkat atas

menyimpan data base pusat sedang server tingkat dua mengelola program aplikasi. Komputer klien digunakan sebagai interface dan untuk memformat hasil ke dalam bentuk yang diinginkan. Keuntungan dari konfigurasi ini adalah biaya hardware dan software lebih rendah sedang kelemahannya biaya untuk membangun sistem ini mahal dan pengembangan aplikasinya juga lebih kompleks.

TANTANGAN PENERAPAN E-BUSINESS Tantangan besar yang dihadapi dalam penerapan e-business adalah keamanan data, sumberdaya manusianya yang dimiliki. E-business diterapkan untuk sharing informasi baik ke konsumen maupun ke partner bisnis, maka dari itu keamanan data menjadi sangat penting untuk di kembangkan lebih lanjut, sebagai contoh dalam penerapan e-banking juga banyak terdapat kejahatan yang dilakukan oleh orang–orang yang tidak bertanggung jawab, baik dari dalam perusahaan dan dari luar perusahaan, mungkin kita pernah menerima SMS yang berisi tentang kredit tanpa agunan, dari siapakah mereka dapat nomor handphone kita? Padahal kita tidak pernah merasa memberikan nomor HP kita ke perusahaan tersebut, apakah kita menjadi terkenal mendadak? Jawabannya tidak, kejadian tersebut adalah bukti dari keamanan data yang kurang diperhatikan oleh pihak bank dimana kita memberikan nomer identitas lengkap kita pada saat pembuatan rekening bank. Lain lagi kasusnya bila kejahatannya membobol bank dari internet. Hal tersebut kembali kepada sumberdaya manusia yang belum siap untuk menggunakan sistem tersebut, maka tantangan yang berat berikutnya adalah mempersiapkan SDM kita untuk siap menjalankan sistem e-business dengan baik.

Untuk menanggulangi tantangan tersebut maka solusi yang tepat untuk saat ini adalah pemilihan vendor yang tepat dan bijak, pemilihan konsultan dan out sourcer harus memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut: 1. Pemahaman konsultan/outsourcer terhadap bisnis perusahaan. 2. Pengalaman dan kompetansi SDM yang dimiliki oleh konsuntan. 3. Memiliki alat analisa manfaat biaya berupa business case yang jelas. 4. Menyediakan service level agreement yang terjamin dengan layanan yang prima. 5. Reputasi dan komitmen jangka panjang.

Tantangan keamanan data dan kejahatan di dalam dunia maya terkait dengan cyberlaw yang ada di Negara yang bersangkutan khususnya hukum yang terdapat di Indonesia, kesiapan Negara untuk menanggulangi kejahatan–kejahatan yang akan terjadi dimasa yang akan datang juga menjadi tantangan yang harus dihadapi oleh kita selanjutnya.

HUKUM TRANSAKSI ELEKTRONIK (CYBERLAW) DI INDONESIA “Hukum yang akan melindungi” kata – kata itu yang biasa kita dengar sehari – hari dalam dunia bisnis maupun dunia lainnya, maka dari itu kepastian akan hukum sangat diperlukan di Indonesia, saat ini Indonesia telah memiliki Undang-Undang No 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang biasa kita dengar dengan cyberlaw, memang agak terlambat dalam menerapkan undang–undang ini, akan tetapi setidaknya Indonesia telah mempersiapkan diri untuk

Page 93: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

84

menghadapi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi dimasa yang akan datang, walaupun dalam prakteknya belum sepenuhnya dijalankan.

PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DI DUNIA E-business yang sedang marak di dunia tidak lepas dari penggunaan teknologi informasi dan komunikasi, khususnya penggunaan software cross functional enterprise. Survey yang dilakukan oleh PWC (2011) memaparkan bahwa software as a service (SaaS) yang diadopsi oleh perusahaan atau organisasi pada kurun waktu terakhir ini lebih banyak digunakan untuk crossfuctional enterprise, yaitu collaboration (64%), customer relation-ship management (57%), content manage-ment systems (50%), enterprise resources planning (48%) dan supply chain management (26%). Paradigma penggunaan software untuk mendukung e-business secara cross-function ternyata sudah melampaui penggunaan untuk single fuction business purposes. Dari hasil survey, penggunaan yang ditujukan untuk fungsi bisnis tradisional hanya untuk office software (36%), financial accounting (31%), human resources (31%). Dari data yang di dapat dari PWC (2011) di atas, menunjukan bahwa dimasa yang akan datang perusahaan akan lebih banyak menggunakan software yang mendukung e-business untuk cross function, arti lain pula bahwa perusahaan atau organisasi mulai menyadari pentingnya e-business yang tidak hanya mendukung satu fungsi bisnis saja seperti yang dijelaskan pada landasan teori sebelumnya. Dari data diatas asia memegang 36% pengguna internet di dunia, hal ini disebabkan karena jumlah penduduk terbesar terdapat di asia, salah satunya Cina, India dan Indonesia. Hal ini merupakan potensi pasar yang tinggi dimasa yang akan datang.

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DI INDONESIA Penggunaan internet di Indonesia semakin meningkat dari waktu ke waktu, salah satunya dapat dilihat dari penggunaan Facebook yang kian bertambah dari waktu kewaktu, akan tetapi perkembangan penggunakan TIK di Indonesia tidak sepesat per-kembangan penggunaan internetnya. Beberapa perusahaan yang sudah menggunakan e-business dalam sistemnya yaitu Bank Mandiri, Bank BCA, dan Bank BNI. Mungkin kita masih mengalami pengambilan uang yang hanya bisa diambil memlaui cabang–cabang yang tersedia saja, sekarang pengambilan uang dan pengecekan saldo sudah bisa menggunakan internet dan berlaku selama 24 jam dalam sehari, keuntungan yang di peroleh bank bila menggunakan sistem ini adalah mengurangi human error dalam transaki keuangannya, meningkatnya kualitas pelayanan nasabah, menghemat biaya oprasional, dan masih banyak lagi.

PROSPEK E-BUSINESS DI INDONESIA Peristiwa hancurnya perusahaan–perusahaan berbasis internet pada kuartal pertama tahun 2000 dan krisis ekonomi dunia belakangan ini (Indonesia khusus-nya) yang telah berpengaruh terhadap turunnya semarak industri teknologi infor-masi mendatangkan pertanyaan di kalangan praktisi manajemen mengenai prospek konsep e-business di tanah air. Cara termudah mereka–reka prospek e-business di masa mendatang adalah dengan cara melakukan analisa trend yang terjadi di lingkungan masyarakat bisnis di Indonesia. Walaupun secara umum trend yang terjadi terkait erat dengan kecenderu-ngan perkembangan e-business

Page 94: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

85

pada Negara–Negara lain di dunia, namun ada beberapa aspek yang unik terjadi di negara berkembang semacam Indonesia. Melalui berbagai kajian terhadap perkembangan e-business yang terjadi sepanjang 5 tahun terakhir, dapat disimpul-kan berbagai kecenderungan yang dapat menggambarkan paling tidak 10 prospek e-business di Indonesia. 10 prospek e-business yang dapat di kembangkan di Indonesia antara lain sebagai berikut :

E-business Type

Dilihat dari jenis e-business, nampaknya perkembangan pemakaian alat-alat elektronik dan digital sebagai medium komunikasi dan relasi bisnis (digital relationship) jauh lebih cepat dibandingkan dengan penggunaan cara yang sama untuk melakukan perdagangan atau transaksi jual beli (e-commerce). Berdasarkan fenomena ini, prospek atau peluang bisnis nampak bagi perusahaan-perusahaan yang dapat membantu manajemen perusa-haan dalam mengimplementasikan berbagai jenis komunikasi, kolaborasi, dan kooperasi digital yang terjadi pada backoffice. Sebutlah misalnya konsep backoffice semacam e-Procurement, e-Supply Chain, ERP, dan lain sebagainya yang pada prinsipnya dipergunakan perusahaan untuk meningkatkan kualitas komunikasi antara divisi maupun antara perusahaan dengan mitra bisnisnya. Kecenderungan meningkatnya jenis e-business ini didasarkan pada suatu riset yang mengatakan bahwa ternyata kurang lebih 40% dari biaya total perusahaan habis dialokasikan untuk mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan lalu lintas informasi secara konvensional.

Community

Berdasarkan pengalaman, agaknya lebih mudah menciptakan kebutuhan (demand creation) kepada kalangan generasi muda, dibandingkan dengan usaha untuk merubah pola hidup para generasi dewasa dan tua untuk mulai menggunakan berbagai teknologi informasi berbasis internet. Dengan kata lain, sukses terbesar lebih mudah diperoleh bagi mereka yang berkonsentrasi pada e-business untuk menciptakan produk atau jasa yang dapat dijual kepada kalangan baru ini (net generation) karena teknologi informasi telah merupakan bagian yang tak terpisahkan dari hidup mereka. Jika perusahaan tetap ingin mencoba untuk menjual produk atau jasa kepada pasar lama (pengguna dewasa dan generasi lama), maka harus mencoba menggunakan medium teknologi konvensional untuk menjualnya, seperti melalui telepon atau faksimili. Contohnya adalah dengan menjual fasilitas jasa semacam chatting atau game kepada para mahasiswa dan remaja; sementara untuk para orang tua ditawarkan fasilitas SMS (Short Message System) melalui medium handphone.

Content

Dengan adanya internet, ternyata yang paling banyak mengeruk keuntungan secara finansial bukanlah para pengguna individual (end users), melainkan sejumlah perusahaan yang membutuhkan berbagai informasi yang tersedia di internet sebagai bahan baku langsung maupun tidak langsung terhadap produk atau jasa yang diciptakan perusahaan tersebut. Contohnya adalah menjamurnya berbagai koran-koran yang terbit di daerah-daerah tingkat dua di tanah air, yang sebagian besar beritanya ternyata diambil dari informasi yang didapat oleh para wartawannya melalui internet. Contoh lain yang telah mendatangkan industri

Page 95: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

86

tersendiri adalah penjualan ribuan CD (Compact Disc) yang berisi program-program gratis (freeware) yang dapat didownload dengan mudah dan cuma-cuma dari situs semacam www.download.com. Dengan dipergunakannya internet sebagai medium infomediary ini, maka jelas terbuka peluang bagi e-business yang dapat memberikan isi atau jenis data maupun informasi (content) yang eksklusif bagi yang membutuhkan dan menjualnya dengan harga premium (semacam Reuters, AOL, atau Compuserve). Content yang dijual tersebut dapat diperjual-belikan dalam bentuk data mentah, maupun yang telah diolah menjadi informasi dan/atau knowledge yang memiliki value atau nilai tinggi.

Technology Devices

Lambat laun, teknologi berkomunikasi digital melalui PC akan ditinggalkan karena peralatan tersebut dinilai cukup sulit untuk dipelajari dan digunakan oleh kaum awam. Sebagai penggantinya, sejumlah teknologi pervasive computing (barang elektronik dengan teknologi digital dan mikroprosesor di dalamnya) yang mudah dibawa kemana-mana (mobile) akan secara luas dipasarkan. Yang belakangan ini telah menjadi trend adalah PDA (Personal Digital Assistant) atau Palm OS Organizer yang memungkinkan pengguna untuk melakukan hubungan langsung ke internet dan melakukan browsing dari alat-alat tersebut. Dengan kata lain, peluang e-business terbuka lebar bagi mereka yang bergerak pada penyediaan berbagai perlengkapan teknologi, hardware maupun software, yang berkaitan langsung dengan kebutuhan di atas. Sebutlah misalnya teknologi berbasis WAP (Wireless Application Protocols) akan menjadi primadona dalam waktu dekat ini; terlebih-lebih jika melihat geografis Indonesia sebagai negara kepulauan terbesardi dunia.

Access Channels

Berkembangnya teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) semacam internet dan website menawarkan berbagai keuntungan bagi perusahaan yang berniat meng-implementasikan kanal akses tersebut. Dengan mempertimbangkan bahwa teknologi tersebut masih tergolong baru dikenal di negara berkembang, maka perusahaan cenderung memperlakukan teknologi tersebut sebagai media alternatif dalam berkomunikasi (internal maupun eksternal) disamping media konvensional lain yang masih efektif dipergunakan. Jika pada akhirnya mereka yang berkepentingan secara perlahan-lahan beralih mempergunakan teknologi yang baru, maka perusahaan akan secara gradual mulai meninggalkan media konvensional yang cenderung lebih lambat dan mahal. Contohnya adalah ATM yang dipergunakan oleh industri perbankan yang masih “co-exist” dengan kehadiran teller dan kantor cabang. Namun di beberapa tempat dimana pelanggan mulai terbiasa melakukan transaksi melalui ATM, maka keberadaan kantor cabang dapat mulai ditiadakan. Melihat kenyataan ini, maka perusahaan e-business yang dapat menyediakan berbagai cara untuk menunjang pengembangan kanal akses-kanal akses baru akan memiliki pasar yang relatif besar di industri.

Regulation

Dengan berpegang pada prinsip bahwa e-business berkaitan erat dengan serangka-ian aktivitas pencarian laba finansial (wealth maximization), maka pemerintah Indonesia akan mengikuti negara-negara maju lainnya dalam menerapkan prinsip-prinsip pengaturan (regulasi) e-business yang kondusif. Seperti yang terjadi di

Page 96: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

87

Indonesia, e-business akan sepenuhnya menjadi tanggung jawab para pelaku bisnis yang mayoritas dipegang oleh industri swasta. Karena mekanisme peraturan akan sangat bergantung dan ditentukan oleh mayoritas pelaku bisnis, maka perusahaan-perusahaan yang sejauh ini bergantung pada perlindungan pemerintah harus mulai merubah strateginya. Dalam sebuah arena dimana peraturan akan ditentukan oleh pasar (self regulated market), maka peluang sukses terbesar hanya akan dimiliki oleh perusahaan-perusahaan e-business yang benar-benar memiliki keuggulan kompetitif (competitive advantage) dibandingkan dengan para pesaing-nya.

Organization

Kajian yang mendalam terhadap fenomena e-business di tanah air memperlihatkan bahwa tantangan implementasi konsep baru ini lebih dikarenakan alasan-alasan sosiologis dibandingkan dengan aspek teknologinya. Artinya, faktor-faktor budaya, pendidikan, sosial, dan perilaku memegang peranan penting yang menentukan sukses tidaknya sosialisasi penggunaan teknologi informasi di dalam perusahaan. Dengan berpegang pada prinsip “old habit is hard to die” dan “people are hard to change”, maka aspek manajemen perubahan (change management) harus benar-benar diperhatikan pelaksanaannya. Kenyataan ini sebenarnya merupakan pros-pek e-business yang sangat besar untuk digarap, karena terbukti bahwa mereka yang mampu membantu perusahaan untuk dapat secara efektif bertransformasi ke dalam konsep e-business akan dipercaya oleh manajemen dalam mengembangkan konsep tersebut di perusahaannya. Artinya, peluang besar akan diperoleh oleh perusahaan yang memiliki pendekatan dan metodologi e-business yang sesuai dengan tantangan sosiologis yang terdapat pada perusahaan-perusahaan tradisional.

Change Strategy

Transformasi dari model bisnis konvensional menuju e-business adalah permasa-lahan metodologi perubahan. Perusahaan-perusahaan di negara-negara berkem-bang, karena alasan budaya dan aspek-aspek lainnya, lebih memilih metode evolusi dibandingkan dengan revolusi dalam mengimplementasikan perubahan tersebut. Yang menjadi pertimbangan utama tidak saja dari segi efektif tidaknya penerapan konsep baru di dalam organisasi, namun lebih jauh berkaitan dengan besar-kecilnya resiko yang harus dihadapi perusahaan dalam masa transisi tersebut (misalnya berkaitan dengan model bisnis baru yang ingin diimplemen-tasikan). Hal ini berarti merupakan prospek besar bagi mereka yang memiliki metode penerapan e-business secara bertahap, terbukti efektif, dan memiliki resiko kegagalan yang kecil. Dalam kaitan ini, seringkali perusahaan e-business bekerja sama dengan perusahaan konsultan manajemen untuk membangun metodologi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan tertentu.

Business Process

Dari sekian banyak perusahaan e-business yang berkembang di tanah air, terbukti bahwa perusahaan yang sukses ternyata diraih oleh mereka yang mampu mengawinkan konsep traditional physical value chain (rangkaian proses bisnis konvensional) dengan virtual value chain (rangkaian proses bisnis virtual). Di mata pelanggan e-business, ada tiga alur yang sangat penting, yaitu alur produk atau

Page 97: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

88

barang yang dibeli, alur informasi dokumen jual-beli, dan alur pembayaran transaksi. Dapat dilihat di sini bahwa alur produk atau barang biasanya ditangani oleh rangkaian proses bisnis konvensional (gudang dan distribusi), sementara untuk alur informasi dan pembayaran ditangani secara virtual (melalui internet). Untuk dapat sukses, perusahaan harus handal dalam menangani ketiga alur entiti tersebut. Prospek besar tersedia bagi mereka yang memiliki produk atau jasa berkaitan dengan penggabungan traditional physical value chain dengan virtual value chain seperti yang dikemukakan di atas.

Sistem Approach

Aspek terakhir yang tidak kalah pentingnya untuk dipertimbangkan adalah kenyataan bahwa e-business baru dapat berkembang jika komponen-komponen lain dalam lingkungan sistem e-business turut tumbuh dan berkembang secara serentak. Apalah artinya sebuah komunitas internet yang besar dan kebutuhan transaksi e-commerce yang tinggi misalnya, namun tidak dibarengi dengan kesia-pan infrastruktur, ketersediaan hukum, dan jaminan keamanan yang memadai bagi para pelaku e-business. Dengan kata lain, kesempatan berbisnis masih terbuka lebar bagi mereka yang dapat menutupi kepincangan-kepincangan perkembangan sistem e-business secara keseluruhan ini, terutama yang menyangkut mengenai infrastruktur dan suprastruktur e-business di Indonesia.

RANGKUMAN Di era teknologi dan kebutuhan konsumen yang sangat dinamis akan mem-

bawa perusahaan dan para eksekutif bisnis harus merevolusi aktivitas bisnisnya. Penggunaan media internet, situs web, dan jaringan computer lainnya secara optimal menjadi faktor penting dalam kesuksesan penerapan e-business dan e-commerce di suatu perusahaan.

Perkembangan sistem e-business dalam suatu perusahaan maupun negara maju atau berkembang sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor sebagai pemicu seperti oleh karena konsumen saat ini menginginkan sesuatu yang lebih. Misalkan pemesanan dapat dilaksanakan anytime, anywhere, pembayaran pembelian produk dengan metode yang beragam misalnya kartu kredit, kartu debit maupun layanan transfer, dan adanya fasilatas asuransi produk serta pengiriman produk yang cepat dan harga kompetitif, dan sebagainya.

Kemajuan e-business juga sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi infor-masi itu sendiri karena dalam perkembangan e-business teknologi informasi memiliki fungsi sebagai penggerak dari dimungkinkannya model-model bisnis baru.

Ada banyak keuntungan dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk menggerakkan e-business dan e-commerce bagi perusahaan seperti aktivitas perusahaan akan sangat efektif dan efisien, mampu menjangkau konsumen secara luas dan mampu menembus batas ruang dan waktu dengan mudah dan biaya yang sedikit serta terbukanya peluang yang untuk berinovasi menciptakan produk atau jasa baru akibat ditemukannya teknologi baru dari masa kemasa.

Prospek pengembangan e-business yang baik di Indonesia dengan semakin banyaknya penduduk maupun perusahaan yang sudah mahir menggunakan media internet dan web sehingga menjadi peluang besar bagi perusahaan dalam

Page 98: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

89

menerapkan sistem e-business maupun e-commerce dalam memasarkan produk dan jasanya dan membina hubungan baik dengan mitra bisnis seperti pelanngan, pemasok, distributor, dan stakeholdernya.

PERTANYAAN-PERTANYAAN 1. Jelaskan apa yang disebut dengan e-business dan mengapa e-business penting

dalam bisnis perusahaan? 2. Apa sudut pandang yang diperhitungkan dalam menggabungkan definisi e-

bussines? Jelaskan. 3. Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian e-business, cara

yang sering dipakai adalah dengan menggunakan prinsip 4W (What, Who, Where, dan Why). Jelaskan?

4. Perkembangan implementasi konsep e-business disebuah industri atau negara sangat dipengaruhi oleh eksternal driving force. Jelaskan.

5. Jelaskan dan gambarkan tahapan evolusi e-business? 6. Apa saja keuntungan dan kerugian e-business? 7. Jelaskan apa-apa saja model-model e-business? 8. Jelaskan apa yang disebut dengan LAN dan jaringan-jaringan LAN? 9. Apa saja tantangan dalam penerapan e-business? 10. Bagaimana Anda memandang prospek e-business di Indonesia.

Page 99: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

90

BAB

PENGEMBANGAN SISTEM

alam mengembangkan suatu sistem informasi dalam perusahaan, para akuntan pada umumnya menerapkan pendekatan sistem. Banyak perusa-haan yang menerapkan pendekatan sistem ini dalam suatu proses daur

formal yang disebut daur hidup pengembangan sistem. Sebelum melakukan pengembangan sistem perlu dilakukan beberapa tahapan agar nantinya tidak terjadi kegagalan selama proses pengembangan dilakukan dan hasil pengem-bangan tersebut dapat digunakan secara optimal.

SIKLUS PENGEMBANGAN SISTEM Sistem dapat diaplikasikan untuk pemecahan berbagai macam masalah. Ketika hal ini dilibatkan dalam perkembangan pemecahan sistem informasi dalam masalah pekerjaan, ini disebut perkembangan sistem informasi atau pengembangan aplikasi. Sistem informasi selalu menggambarkan, merancang, dan mengim-plementasikan dengan menggunakan proses perkembangan sistematis oleh pengguna terakhir dan informasi tertentu merancang sistem informasi berdasar-kan pada analisa kebutuhan informasi dalam organisasi. Jadi, bagian utama dari proses ini adalah mengetahui rancangan dan analisa sistem. Seperti, yang terlihat pada gambar 4.1, seluruh aktivitas utama dilibatkan dalam siklus perkembangan yang lengkap.

Ketika pendekatan sistem diaplikasikan untuk perkembangan dari pemeca-han sistem informasi, banyak proses dan siklus yang timbul. Ini sering disebut dengan Siklus perkembangan sistem, atau siklus hidup perkembangan sistem (SDLC). Gambar 4.1 menyimpulkan tahap yang terdapat dalam siklus perkemba-ngan sistem informasi tradisional. Tahap-tahapnya antara lain : (1) pemeriksaan (2) analisa (3) rancangan (4) mengimplementasikan (5) pemeliharaan.

Anda dapat merealisasikan bagaimana semua aktivitas terlibat dan berhubu-ngan erat serta saling berketergantungan. Oleh karena itu, dalam kenyataannya, seluruh perkembangan aktivitas dapat terjadi dalam waktu yang sama. Juga,

D

Page 100: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

91

beberapa perbedaan dalam proyek perkembangan bisa berbeda tahap dalam siklus perkembangan.

Namun, apabila kebutuhan informasi berubah sangat cepat, maka sistem yang baru tersebut cepat usang. Untuk menghindari hal itu, maka perusahaan melakukan pendekatan baru agar pengembangan sistem dengan memodifikasi pada daur hidup pengembangan sistem (sistem development life cycle/SDLC) sehingga waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem dikurangi. Dari banyak modifikasi yang dicoba ada dua hal yang mendapat perhatian. kedua hal tersebut adalah Prototyping dan metode Rapid Application Development (RAD).

Prototyping merupakan proses menghasilkan sebuah ide atau gagasan bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara system yang akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Sedangkan RAD merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut juga information engineering.

Mengapa organisasi memerlukan pengembangan sistem? Setidaknya ada tiga alasan pokok. Pertama, lingkungan bisnis bersifat dinamis dan cepat berubah, misalnya dalam hal kemajuan teknologi, intensitas persaingan, perubahan perilaku konsumen, perubahan lingkungan sosial-budaya, dan seterusnya. Kedua, sistem itu sendiri juga mengalami perubahan dan perkembangan dari waktu ke waktu. Alasan ketiga, proses kerja dan pengelolaan bisnis, baik organisasi profit maupun nirlaba, jelas membutuhkan sistem tertentu yang memudahkan pelaksanaan aktivitas, mulai dari perencanaan hingga pengevaluasian. Dampak dari perubahan tersebut antara lain adalah diperlukannya sistem informasi yang baru atau modifikasi terhadap sistem informasi yang sudah ada.

Adapun tujuan pengembangan sistem itu sendiri adalah untuk mengembang-kan sistem informasi yang memuaskan kebutuhan operasional (fokus pada hasil) dan kebutuhan akan suatu organisasi dan mengembangkan sistem informasi dengan cara efisien dan efektif (fokus pada proses ).

Tujuan yang kedua sama pentingnya dengan yang pertama. Mengapa? Proses pengembangan sistem yang tidak efisien akan menyebabkan biaya pengem-bangan sistem menjadi lebih besar. Sedangkan, proses pengembangan sistem yang tidak efektif mengakibatkan sistem yang telah dibuat tidak akan dipakai karena tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. Kunci sukses agar kedua tujuan tersebut dapat dicapai adalah sebagai berikut : 1. Pengembangan sistem harus diselaraskan dengan strategi bisnis dan tujuan

organisasi, 2. Pengembangan sistem harus disesuaikan dengan lingkungan Teknologi Infor-

masi organisasi (artinya jika organisasi mempunyai staf TI yang terbatas, maka lebih baik membeli paket software atau outsource dari pada membuatnya sendiri),

3. Melibatkan partisipasi pemakai informasi dalam perencanaan maupun testing sebelum implementasi,

4. Perencanaan yang memadai, 5. Mengelola dan mengendalikan proses pengembangan sistem dengan baik, 6. Estimasi waktu dan biaya yang realistis, 7. Melakukan studi kelayakan, 8. Pelatihan sebelum implementasi bagi operator dan pemakai sistem baru.

Page 101: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

92

PENGERTIAN MASALAH

BISNIS ATAU KESEMPATAN

PENGEMBANGAN

PEMECAHAN

SISTEM

INFORMASI

IMPLEMENTASI PEMECAHAN

SISTEM

INFORMASI

Gambar 4.1.

Siklus pengembangan Sistem Informasi tradisional. Catatan Dari lima Tahap Dalam Siklus Yang Baik Dalam Tiga Tahap Dalam Pendekatan Sistem. Catatan Produk itu Akibat Dari Masing –

masing Langkah Dalam Siklus.

Pemeriksaan sistem

Produk: Studi

kelayakan

Analisa sistem Produk:

Kebutuhan sistem

Perancangan sistem

Produk : Spesifikasi

sistem

Implementasi sistem

Produk : Sistem

operasional

Pemeliharaan sistem

Produk : Sistem

pengembangan

Mengukur apakah masalah pekerjaaan itu nyata

Pemimpin studi kelayakan mengukur apakah sistem informasi baru atau sistem informasi berkembang yang dibutuhkan. Rencana proyek pengembangan mana-

jemen dan perolehan persetujuan manajemen.

Pengguna membutuhkan informasi yang rinci untuk dianalisa, lingkungan organisasi, dan berbagai macam sistem yang digunakan.

Pengguna membutuhkan input logik, proses, output, penyimpanan dan kebutuhan pengawasan untuk pengembangan sistem

Spesifikasi pengembangan dalam perangkat keras (mesin dan media), perangkat lunak (program dan prosedur), manusia (ahli dan pengguna), sumber data, dan produk informasi yang merupakan kebutuhan yang dapat memuaskan pengguna akhir.

Mendapatkan (mengembangkan) dan pemasangan peangkat keras dan perangkat lunak.

Sistem pemeriksaan dan sistem penyimpanan. Melatih manusia untuk mengoperasi-

kan dan menggunakan sistem. Mengganti sistem baru.

Menggunakan implementasi terdahulu untuk diproses ulang dalam monitor, evaluasi dan modifikasi sistem jika dibutuhkan.

Page 102: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

93

Akhirnya, dapat direalisasikan perkembangan itu dalam Fourth Generetion Languages (4GL), Computer Aided System Engineering (CASE), dan Pembuatan Prototype secara otomatis dan digantikan oleh beberapa aktivitas dalam perkembangan sistem informasi. Langkah - langkah dalam proses perkembangan ini.

Pemeriksaan Sistem

Tahap pemeriksaan sistem merupakan langkah pertama dalam proses perkemba-ngan sistem. Tahap ini termasuk menampilkan, memilih, dan studi awal dalam usulan pemecahan sistem informasi untuk masalah pekerjaan. Pemeriksaan sistem tertentu meliputi langkah - langkah yang dapat dilihat dalam gambar 4.2 dimana sistem informasi besar diusulkan untuk perkembangan.

Gambar 4.2. Aktivitas Dalam Tahap Pemeriksaan Sistem.

Langkah ini dilibatkan pada sistem informasi terbesar yang dilakukan.

1. Perencanaan Sistem Informasi Proses perencanaan sistem informasi yang sesungguhnya merupakan bagian

kecil dari proses perencanaan pekerjaan yang diinginkan dalam organisasi. Ada banyak kesempatan untuk penggunaan sistem informasi untuk mendukung organisasi pengguna terakhir dan operasi bisnisnya, manajemen pembuat keputusan dan sasaran strategis. Bagaimanapun, dalam dunia nyata, pengguna akhir, departemen dan organisasi itu sendiri mempunyai batasan pada manusia dan sumber keuangan yang akan dialokasikan untuk perkembangan sistem informasi yang baru, tidak perduli dengan yang mereka inginkan. Oleh karena itu, pekerjaan dan perencanaan sistem informasi membantu untuk menghasilkan,

Pemilihan dan Perencanaan

Sistem

Peninjauan organisasi untuk menggambarkan dan memilih proyek pengembangan sistem yang potensional, termasuk pembangkit tersebut oleh proses perencanaan sistem informasi yang sesungguhnya.

Studi Kelayakan

Membuat laporan pengukuran kebutuhan informasi pengguna akhir. Mengukur kelayakan dari pengembangan baru atau sistem informasi berkembang untuk pemuasan kebutuhan. Rencana proyek berkembang.

Laporan Kelayakan

Penyimpanan dan penghubungan akibat dari studi kelayakan pada pengguna akhir dan pengatur (manajemen)

Page 103: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

94

menampilkan, dan memilih sistem informasi yang potensial untuk dikembangkan. Selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan : a. Faktor-faktor kelayakan (feasibility factors), yang berkaitan dengan kemungki-

nan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan, b. Faktor-faktor strategis (strategic factors), yang berkaitan dengan pendukung

sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.

2. Studi Kelayakan Studi kelayakan adalah studi awal untuk memeriksa kebutuhan informasi

calon pengguna akhir dan tujuannya, batasan, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat, dan kelayakan dari proyek yang diusulkan. Metode yang sama dalam pengumpulan informasi merekomendasikan yang mudah dalam pendekatan sistem (wawancara, observasi, dan sebagainya) yang digunakan untuk mengum-pulkan data untuk studi kelayakan.

3. Kelayakan Suatu Sistem

Kelayakan dari sistem yang diusulkan dapat dievaluasi berkaitan dengan empat kategori utama, yang telah diringkas dan yang digambarkan dalam gambar 4.3.

Gambar 4.3. Faktor Kelayakan Dari Organisasi, Ekonomi, Teknis dan Operasi. Catatan Ini Berisi Kelayakan Mulai Dari Ongkos Penyimpanan atau Kemampuan Dari Perangkat Lunak dan Perangkat Keras.

Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut : a. Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat

dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan.

b. Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.

Kelayakan Organisasi

Bagaimana sistem itu mendukung rencana strategis organisasi.

Kelayakan Teknis

Kemampuan, keandalan, dan kesediaan perangkat keras dan perangkat lunak.

Kelayakan Ekonomi

Ongkos penyimpanan. Peningkatan pendapatan. Penurunan investasi Peningkatan profit.

Kelayakan Operasi

Penerimaan pengguna. Dukungan manajemen. Kebutuhan pembeli, pemasok

dan pemerintah

Page 104: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

95

c. Kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewaji-bannya secara legal.

d. Kelayakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.

e. Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan. Selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis.

f. Produktivitas mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluar-kan dengan jumlah unit yang dihasilkan.

g. Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat, dan biaya yang lebih rendah.

h. Manajemen melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari.

Analisa Sistem

Analisa sistem bukan merupakan studi awal. Analisa merupakan studi yang digunakan oleh pengguna akhir sebelum perancangan sistem informasi baru dapat diselesaikan. Kegiatan ini merupakan proses pengujian sistem informasi atau proses pemeriksaan terhadap sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk mengidentifikasikan perbaikan. Ada 3 alasan proses analisa sistem ini harus dilakukan yaitu : memecahkan suatu masalah dengan sistem yang ada, memenuhi persyaratan baru akan informasi dan melaksanakan bentuk teknologi baru.

Produk akhir dari analisa sistem adalah seluruh kebutuhan sistem untuk usulan sistem informasi (ini juga disebut spesifikasi fungsional atau kebutuhan fungsional). Untuk proyek perkembangan yang besar, produk ini mengambil bentuk dari laporan kebutuhan sistem, dengan menetapkan kemampuan yang diperlukan untuk kebutuhan informasi pengguna akhir. Perancangan suatu sistem dibutuhkan sebelum penyelesaian tahap perancangan sistem. Lihat gambar 4.4. Tahap ini mengukur kemampuan sistem informasi dan kebutuhan informasi dari pengguna.

1. Analisa Lingkungan Organisasi

Analisa lingkungan organisasi merupakan langkah utama yang penting dalam analisa sistem. Itulah sebabnya harus mengetahui tentang organisasi, struktur manajemen, orang-orangnya, aktivitas pekerjaan, sistem lingkungan harus berhubungan dengan itu, dan itu adalah sistem informasi yang berlaku. Memahami spesifikasi operasi kerja kelompok pengguna akhir yang akan dipengaruhi oleh sistem informasi baru atau sistem informasi berkembang yang diusulkan.

Page 105: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

96

2. Analisa Sistem Yang Ada Sebelum merancang sistem baru, adalah penting untuk belajar sistem yang

akan dikembangkan atau digantikan (jika itu adalah satu). Harus menganalisa bagaimana sistem ini menggunakan perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya manusia untuk mengkonversi sumber data organisasi kedalam produk informasi untuk pengguna terakhir. Perlu menganalisa apakah sumberdaya sistem ini digunakan untuk memenuhi sistem informasi aktivitas masukan, proses, keluaran, penyimpanan, dan kendali. Kemudian, dalam tahap perancangan sistem ini, kamu dapat menetapkan apa sumber-daya ini, produk, dan aktivitas dalam sistem yang harus kamu rancang.

Gambar 4.4. Aktivitas Analisis Sistem. 3. Analisa Sistem Kebutuhan

Langkah ini adalah salah satu langkah sulit dalam analisa sistem. Disini harus mencoba, pertama, untuk menentukan kamu (atau pengguna akhir) memerlukan informasi tertentu (ini kadang-kadang disebut analisa kebutuhan atau analisa kebutuhan pengguna). Kedua, harus mencoba menentukan kebutuhan kemampu-an proses informasi untuk masing-masing aktivitas sistem (masukan, proses, keluaran, penyimpanan, kendali) untuk mengetahui kebutuhan informasi (ini kadang - kadang disebut analisa kebutuhan fungsional). Akhirnya, harus mencoba untuk mengembangkan syarat sistem logika. Kesulitan dari tahap pertama persyaratan analisa merupakan alasan utama pengembangan dari metode alternatif pengembangan sistem, seperti sistem-sistem paket dan rancangan kerja.

Rancangan Sistem

Analisis sistem menjelaskan sebuah sistem apa yang harus memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna. Rancangan sistem terdiri dari aktivitas rancangan logika dan rancangan fisik, dimana keduanya menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan sistem yang dikembangkan dalam tahap analisa sistem. Gambar 4.5 menjelaskan gambaran dari rancangan sistem. Para pengguna

Analisa Lingkungan Organisasi

Analisa Sistem Yang Ada

Analisa Kebutuhan Sistem

Kebutuhan Sistem

Menganalisa secara rinci kebutuhan informasi oleh organisasi pengguna akhir dan subsistem dan sistem lingkungan.

Analisa sumber, produk dan aktivitas dari sistem

informasi yang sekarang digunakan.

Mengukur kemampuan sistem informasi yang akan memenuhi kebutuhan informasi pengguna akhir

Penyimpanan dan penghubungan input logik, proses, output, penyimpanan dan pengawasan kebutuhan informasi baru atau sistem informasi berkembang yang diusulkan.

Page 106: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

97

Tampilan, formulir, laporan, rancangan dialog

Rancangan Struktur Elemen data

Rancangan Prosedur dan Program

Spesifikasi Sistem

Mengembangkan spesifikasi yang lebih umum tentang bagaimana aktivitas input, pengolah, output, penyimpanan, pengendalian memenuhi persyaratan sistem yang dikembangkan pada tahap analisis sistem

Menghasilkan dokumen dan komunikasi yang lebig detil dari sistem yang diajukan kepada pengguna akhir

akhir dan analis sistem dapat menggunakan berbagai macam peralatan dan metode untuk membuat rancangan sistem.

Gambar 4.5. Rancangan Sistem. Pengguna Antar Muka, Data, dan Rancangan Proses

Cara lain untuk mendapatkan rancangan sistem dapat dijelaskan pada gambar 4.6. Konsep ini difokuskan pada tiga hasil utama dari tahap perancangan rancangan kerja. Rancangan sistem terdiri dari tiga aktivitas: pengguna antar muka, data, rancangan proses. Menghasilkan spesifikasi untuk metode pengguna antar muka dan hasil yang didapatkan, struktur data base, dan pengolahan dan prosedur-prosedur pengendalian.

Gambar 4.6. Tahap Perancangan Rancangan Kerja

1. Rancangan Pengguna Antar Muka Aktivitas rangcangan pengguna antar muka difokuskan pada perancangan

interaksi antara pengguna akhir dan sistem-sistem komputer. Hal tersebut ditekankan pada metode input/output dan konversi data dan informasi dalam bentuk yang dibaca oleh manusia dan mesin.

2. Rancangan Data

Aktivitas rancangan data difokuskan pada rancangan struktur logika dari data base dan file-file yang akan digunakan oleh sistem informasi. Rancangan data tersebut menghasilkan spesifikasi yang lebih rinci dari: a. Keterkaitan (orang, tempat, benda, kejadian) mengenai dimana sistem infor-

masi yang di ajukan harus memelihara informasi.

Rancangan Pengguna

Antar Muka

Rancangan Data

Rancangan Proses

Rancangan Sistem Logika

Rancangan Sistem Fisik

Mengembangkan spesifikasi yang lebih detil

Page 107: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

98

b. Hubungan yang harus dimiliki oleh setiap masukan masukan. c. Elemen-elemen data yang spesifik (data base, file, rekaman-rekaman,dll) perlu

dipelihara untuk setiap masukan-masukan oleh sistem informasi. d. Aturan-aturan yang mengatur bagaimana setiap elemen data dispesifikasikan

dan digunakan dalam sistem informasi.

3. Rancangan Proses Aktivitas rancangan proses difokuskan pada perancangan sumber-sumber

perangkat lunak. Oleh karena itu program-program dan prosedur dibutuhkan oleh sis-tem informasi yang diajukan. Hal ini ditekankan pada pengembangan spesifikasi yang lebih terperinci dari modul-modul program yang harus diubah sebagai paket-paket perangkat lunak atau yang dikembangkan oleh pemrograman tertentu.

a. Rancangan Sistem Logika

Rancangan sistem logika melibatkan pengembangan spesifikasi yang lebih umum pada bagaimana aktivitas sistem informasi dasar dari input, pengolahan, output, penyimpanan, dan pengendalian dapat memenuhi keinginan pengguna.

b. Perancangan Sistem Fisik

Perancangan melibatkan sistem yang detail dari pengguna metode interface dan produk, struktur data base, proses dan pengendalian proses, perangkat keras, perangkat lunak, dan personil pengembangan spesifikasi untuk sistem yang diajukan. Perancangan sistem menggunakan pengetahuan operasi bisnis, pengola-han informasi, dan perangkat keras serta spesifikasi perangkat lunak dari perancang fisik sistem informasi. Sebenar-nya, ini harus sama dengan masukan, pengolahan, keluaran, penyimpanan dan pengembang. Perancangan tersebut harus dispesifikasikan dengan seberapa baik sumber akan mengubah data-datanya (disimpan dalam files atau data base yang telah dirancang) ke dalam informasi yang dihasilkan (display, respon-respon, laporan, dan dokumen-dokumen). Spesifikasi tersebut adalah produk akhir dari tahap perancangan sistem, dan dihubungkan dengan spesifikasi sistem.

Keberadaan perancangan sistem standar beraneka ragam untuk sistem informasi dasar komputer. Memenuhi standar yang dapat menjadi sebuah pertimbangan utama dari perancang sistem. Sebagai contoh, IBM sistem aplikasi arsitektur yang memimpin aturan dari pengembangan perancang standar dengan kerjasama IBM. Perancang sistem standar yang lain atau aplikasi arsitektur termasuk AIA bekerjasama dengan peralatan digital, gelombang baru dengan Hewlet Packard, dan open look dengan AT&T.

IBM sistem aplikasi arsitektur merupakan contoh yang baik untuk tipe perancang standar yang ditingkatkan bagi sistem informasi berbasis komputer. Terdiri dari 3 standar aturan yang utama, diantaranya: 1. Masyarakat luas pengguna akses. 2. Program interface yang umum. 3. Pendukung telekomunikasi umum.

Page 108: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

99

PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu: Pendekatan Klasik, Pendekatan Terstruktur, Pendekatan Dari Bawah Ke Atas, Pendekatan Dari Atas Ke Bawah.

Pendekatan Klasik

Pendekatan Klasik (classical approach) disebut juga dengan Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada System Life Cycle. Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada Pendekatan Klasik adalah sebagai berikut :

1. Pengembangan Perangkat Lunak Akan Menjadi Sulit Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam

mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data dictionary), tabel keputusan (decision table). diagram IPO, bagan terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan teknik-teknik tersebut.

2. Biaya Perawatan atau Pemeliharaan Sistem Akan Menjadi Mahal Mahalnya biaya perawatan pada pendekatan sistem klasik disebabkan

karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan teknik -teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung oleh alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.

3. Kemungkinan Kesalahan Sistem Besar

Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan sistem akan menjadi lebih besar. 4. Keberhasilan Sistem Kurang Terjamin

Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya.

Mulai awal tahun 1970 muncul suatu pendekatan baru disebut dengan Pendekatan Terstruktur. Pendekatan ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem dengan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari system life cycle.

Page 109: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

100

Pendekatan Terstruktur (Structured Approach) Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam buku-buku, maupun oleh perusahaan-perusahaan konsultan pengembang sistem. Metodologi ini memperkenalkan penggunaan alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur.

Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh baru konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya.

Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan-permasalahan yang kom-pleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biayanya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan).

1. Dari Bawah Ke Atas (Bottom-up Approach) Pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional

dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri dari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan di olah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya.

2. Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) Pendekatan ini dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan

strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksa-naan organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atas-turun bila digunakan pada tahap analis sistem disebut juga dengan istilah decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

3. Pendekatan Sepotong (Piecemeal Approach) Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu

tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organi-sasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).

Page 110: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

101

Pendekatan Sistem (Systems Approach) Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.

1. Pendekatan Sistem menyeluruh (Total-System Approach) Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga

menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).

2. Pendekatan Moduler (Modular Approach) Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang

sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur).

3. Lompatan Jauh (Great Loop Approach)

Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak meng-gunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.

4. Pendekatan Berkembang (Evolutionary Approach)

Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada.

Keuntungan Pendekatan Terstruktur

Adapun Keuntungan pendekatan terstruktur antara lain : 1. Mengurangi kerumitan masalah (reduction of complexity). 2. Konsep mengarah pada sistem yang ideal (focus on ideal). 3. Standarisasi (standardization). 4. Orientasi ke masa datang (future orientation). 5. Mengurangi ketergantungan pada disainer (less reliance on artistry).

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi Pengembangan sistem berarti metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat (kerangka pemikiran) yang akan digunakan untuk mengembang-kan suatu sistem informasi. Urut-urutan prosedur untuk pemecahan masalah dikenal dengan istilah Algoritma. Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat (dalil) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Adapun Klasifikasi dari metodologi sistem mencakup: 1. Functional Decomposition Methodologies

Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam sub sistem-sub sistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami,

Page 111: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

102

dirancang dan ditetapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah : a) HIPO (Hierarchy plus Input Process Output), b) Stepwise Refinement (SR) atau Iterative Stepwise Refine-ment (ISR), c) Information Hiding. 2. Data Oriented Methodologies

Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Data ini dikelompokkan ke dalam dua kelas, yaitu : a. Data Flow Oriented Methodologies

Sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam modul-modul di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah: a). SADT (Structured Analysis and Design Techniques), b). Composite Design, c). SSAD (Structured System Analysis and Design).

b. Data Structured Oriented Methodologies Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah: a) JSD (Jackson’s System Development), b) W/O (Warnier/Orr).

3. Prescriptive Methodologies

Yang termasuk dalam metodologi ini adalah ISDOS (Information System Design dan Optimization System), merupakan perangkat lunak yang dikembangkan di University of Michigan. Kegunaan dari ISDOS adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai dua komponen, yaitu : a. PSL (Program Statement Language), merupakan komponen utama dari ISDOS,

yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine readable form. PSL dirancang sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan merupakan bahasa pemrograman prosedural.

b. PSA (Program Statement Analyzer) merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, disimpan, dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan.

DATA FLOW DIAGRAMS Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Page 112: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

103

Data flow diagram (DFD) menggambarkan komponen sistem, aliran data di antara komponen sistem tersebut, sumber data, tujuan, dan penyimpanan data. Penekanan DFD terletak pada analisis aliran data dan disain logisnya bukan pada disain fisiknya. Sebelum membaca DFD kita harus memahami simbol-simbolnya terlebih dahulu. Berikut disajikan symbol yang digunakan dalam DFD (Gambar 4.7).

Simbol ` Nama Penjelasan

1. Sumber dan tujuan data /Terminator

Orang dan organisasi yang mengirim data ke dan menerima dari sistem yang diwakili oleh bujur sangkar. Tujuan data juga disebut sebagai kotak penampungan data (data sink)

2. Arus data Arus data masuk atau keluar dari suatu proses diwakili oleh garis lengkung, atau oleh garis lurus dengan tanda panah diujungnya.

3. Proses transformasi Proses yang mentransfomasi data masukan kekeluran, diwakili oleh lingkaran. Lingkaran ini disebut pula gelembung (bubble)

4.

Penyimpanan data Tempat penyimpanan data diwakili oleh dua garis hozontal

Gambar 4.7. Simbol-simbol Diagram Arus Data Sumber: Marshall B.Romney, Paul John Steinbart, “Sistem Informasi Akuntansi”,Edisi Sembilan,

Jakarta: Salemba Empat, 2006.

Komponen Terminator/Entitas Luar

Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity). Terdapat dua jenis terminator : 1. Terminator Sumber (source) : merupakan terminator yang menjadi sumber. 2. Terminator Tujuan (sink) : merupakan terminator yang menjadi tujuan data/

informasi sistem. Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen

di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembang-kan.

Komponen Terminator Komponen terminator ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dibuat modelnya, dan biasanya menggunakan kata benda, misalnya Bagian Penjualan, Dosen, Mahasiswa.

Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang terminator :

Page 113: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

104

1. Terminator merupakan bagian/lingkungan luar sistem. Alur data yang menghubungkan terminator dengan berbagai proses sistem, menunjukkan hubungan sistem dengan dunia luar.

2. Profesional sistem tidak dapat mengubah isi atau cara kerja organisasi, atau prosedur yang berkaitan dengan terminator.

3. Hubungan yang ada antar terminator yang satu dengan yang lain tidak digambarkan pada DFD.

Komponen Proses Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses/kegiatan apa yang sedang/akan dilaksanakan. Pemberian nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan obyek), seperti Menghitung Gaji, Mencetak KRS, Menghitung Jumlah SKS. Ada empat kemungkinan yang dapat terjadi dalam proses sehubungan dengan input dan output :

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses : 1. Proses harus memiliki input dan output. 2. Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau

proses melalui alur data. 3. Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional

sistem digambarkan dengan komponen proses. Berikut ini merupakan suatu contoh proses yang salah :

Gambar 4.8. Contoh Proses

2. Input & 1 output 1. Input & banyak output

Banyak input & 1 ouput

Banyak input & Banyak ouput

1

2

Page 114: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

105

Umumnya kesalahan proses di DFD adalah : 1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output.

Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam (lihat proses 1).

2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input (lihat proses 2).

Komponen Data Store

Komponen data store digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak, misalnya Mahasiswa. Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpananpenyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file hard-disk, file pita magnetik.

Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda. Suatu data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses, tidak dengan komponen DFD lainnya. Alur data yang menghubungkan data store dengan suatu proses mempunyai pengertian sebagai berikut: 1. Alur data dari data store yang berarti sebagai pembacaan atau pengaksesan

satu paket tunggal data, lebih dari satu paket data, sebagian dari satu paket tunggal data, atau sebagian dari lebih dari satu paket data untuk suatu proses (lihat gambar 4.9 (a)).

2. Alur data ke data store yang berarti sebagai pengupdatean data, seperti menambah satu paket data baru atau lebih, menghapus satu paket atau lebih, atau mengubah/memodifikasi satu paket data atau lebih (lihat gambar 4.9 (b)).

Pada pengertian pertama jelaslah bahwa data store tidak berubah, jika suatu paket data/informasi berpindah dari data store ke suatu proses. Sebaliknya pada pengertian kedua data store berubah sebagai hasil alur yang memasuki data store. Dengan kata lain, proses alur data bertanggung jawab terhadap perubahan yang terjadi pada data store.

Gambar 4.9. Implementasi Data Store

(a) (b)

Page 115: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

106

Komponen Data Flow/Alur Data Suatu data flow/alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya. Selain menunjukkan arah, alur data pada model yang dibuat oleh profesional sistem dapat merepresentasikan bit, karakter, pesan, formulir, bilangan real, dan macam-macam informasi yang berkaitan dengan komputer. Alur data juga dapat merepresenta-sikan data/informasi yang tidak berkaitan dengan komputer.

Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud, biasanya pemberian nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda, contohnya Laporan Penjualan. Ada empat konsep yang perlu diperhatikan dalam penggambaran alur data, yaitu :

Gambar 4.10. Konsep Paket Data

1. Konsep Paket Data (Packets of Data) Apabila dua data atau lebih mengalir dari suatu sumber yang sama menuju

ke tujuan yang sama dan mempunyai hubungan, dan harus dianggap sebagai satu alur data tunggal, karena data itu mengalir bersama-sama sebagai satu paket. 2. Konsep Alur Data Menyebar (Diverging Data Flow)

Alur data menyebar menunjukkan sejumlah tembusan paket data yang yang berasal dari sumber yang sama menuju ke tujuan yang berbeda, atau paket data yang kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda, atau alur data ini membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda yang akan dikirim ke tujuan yang berbeda.

Mahasiswa

Periksa Formulir

Data Ulang

Nama

NPM

Alamat

(a) Konsep paket data yang salah

Mahasiswa

Periksa Formulir

Data Ulang

(b) Konsep paket data yang benar

Page 116: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

107

Gambar 4.11. Konsep Alur Data Menyebar

3. Konsep Alur Data Mengumpul (Converging Data Flow) Beberapa alur data yang berbeda sumber bergabung bersama-sama menuju

ke tujuan yang sama.

Gambar 4.12. Konsep Alur Data Mengumpul

4. Konsep Sumber atau Tujuan Alur Data Semua alur data harus minimal mengandung satu proses. Maksudnya adalah

bahwa : Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu data store

dan/atau terminator (lihat gambar 4.13 (a)). Sutu alur data dihasilkan dari suatu data store dan/atau terminator dan menuju

ke suatu proses (lihat gambar 4.13 (b)). Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu proses (lihat

gambar 4.13 (c)).

MANAJER

Bagian Pembukuan

Membuat laporan

penerimaan sehari-hari

Pesanan

Pesanan

laporan penerimaan sehari-hari

laporan penerimaan sehari-hari

Membuat Faktur

Membuat Slip Pengiriman

KONSUMEN

Faktur

Slip Pengiriman

Page 117: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

108

Gambar 4.13. Konsep Sumber atau Tujuan Alur Data

Selanjutnya akan diberikan contoh DFD proses penggajian yang sederhana untuk memudahkan pemahaman mengenai DFD pada gambar 4.14.

DATA GAJI TRANSFER UANG

DATA GAJI RINCIAN GAJI

Gambar 4.14. DFD proses penggajian sederhana

Dari gambar 4.14 terlihat bahwa data gaji yang diperoleh dari prensensi karyawan (data mengenai jumlah jam atau hari) diproses berdasarkan data gaji yang tersimpan dalam file (data master mengenai tarif per jam atau hari). Selanjutnya dilakukan transfer uang kepada seluruh karyawan berdasarkan perhitungan dari penggabungan kedua data tersebut.

PRESENSI

PROSES DATA

PENGGA- JIAN

KARYAWAN

DATA GAJI

(a) (b)

(c)

Page 118: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

109

BENTUK DATA FLOW DIAGRAM Terdapat dua bentuk DFD, yaitu Diagram Alur Data Fisik, dan Diagram Alur data Logika. Diagram alur data fisik lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, sedangkan diagram alur data logika lebih menekankan proses-proses apa yang terdapat di sistem.

Diagram Alur Data Fisik (DADF)

DADF lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanan dari DADF adalah bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual. Untuk memperoleh gambaran bagaimana sistem yang ada diterapkan, DADF harus memuat : 1. Proses-proses manual juga digambarkan. 2. Nama dari alur data harus memuat keterangan yang cukup terinci untuk

menunjuk-kan bagaimana pemakai sistem memahami kerja sistem. 3. Simpanan data dapat menunjukkan simpanan non komputer. 4. Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya apakah

secara manual atau komputerisasi. Secara manual misalnya dapat menunjukkan buku catatat, meja pekerja. Sedang cara komputerisasi misalnya menunjukkan file urut, file database.

5. Proses harus menunjukkan nama dari pemroses, yaitu orang, departemen, sistem komputer, atau nama program komputer yang mengakses proses tersebut.

Diagram Alur Data Logika (DADL)

DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.

Konsumen

Konsumen

1. Identitas

item

2. Melihat harga

3. Menghi. Total Biaya

Pesanan

4. Menetapkan transaksi &

Menerbit kan nota

Harga

Item-item untuk dibeli

ID Item

Item &

harga

Pembayaran Nota

Jlh yang harus

dibayar (a) Diagram alur data logika

Page 119: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

110

Gambar 4.15. DFD proses penggajian sederhana

SYARAT-SYARAT PEMBUATAN DATA FLOW DIAGRAM Syarat pembuatan DFD ini akan menolong profesional sistem untuk menghindari pem-bentukkan DFD yang salah atau DFD yang tidak lengkap atau tidak konsisten secara logika. Beberapa syarat pembutan DFD dapat menolong profesional sistem untuk membentuk DFD yang benar, menyenangkan untuk dilihat dan mudah dibaca oleh pemakai. Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah : 1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD 2. Pemberian nomor pada komponen proses 3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat 4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit 5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

Pemberian Nama untuk Tiap komponen DFD

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, komponen terminator mewakili lingkungan luar dari sistem, tetapi mempunyai pengaruh terhadap sistem yang sedang dikembangkan ini. Maka agar pemakai mengetahui dengan lingkungan mana saja sistem mereka berhubungan, komponen terminator ini harus diberi nama sesuai dengan lingkungan luar yang mempengaruhi sistem ini. Biasanya komponen terminator diberi nama dengan kata benda. Selanjutnya adalah komponen proses. Komponen proses ini mewakili fungsi sistem yang akan dilaksanakan atau menunjukkan bagaimana fungsi sistem dilaksanakan oleh seseorang, sekelompok orang atau mesin. Maka sangatlah jelas bahwa komponen

Konsumen

Konsumen

4. Menetapkan transaksi &

Menerbit kan nota

3. Menghi. Total Biaya

Pesanan

2. Melihat harga

1. Menscan

item

File Harga UPC

File Trans Sementara

Item-item untuk dibeli

UPC Barcode

Kode UPC

Deskripsi Item & harga

Item & harga

Item, harga

& subtotal

Jlh yang

harus dibayar

Tunai, Cek Kartu debit

Nota kas register

(b) Diagram alur data fisik

Page 120: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

111

ini perlu diberi nama yang tepat, agar siapa yang membaca DFD khususnya pemakai akan merasa yakin bahwa DFD yang dibentuk ini adalah model yang akurat.

Pemberian nama pada komponen proses lebih baik menunjukkan aturan-aturan yang akan dilaksanakan oleh seseorang dibandingkan dengan memberikan nama atau identitas orang yang akan melaksanakannya. Ada dua alasan mengapa bukan nama atau identitas orang (yang melaksanakan fungsi sistem) yang diguna-kan sebagai nama proses, yaitu : 1. Orang tersebut mungkin diganti oleh orang lain saat mendatang, sehingga bila

tiap kali ada pergantian orang yang melaksanakan fungsi tersebut, maka sistem yang dibentuk harus diubah lagi.

2. Orang tersebut mungkin tidak melaksanakan satu fungsi sistem saja, melainkan beberapa fungsi sistem yang berbeda. Daripada menggambarkan beberapa proses dengan nama yang sama tetapi artinya berbeda, lebih baik tunjukkan dengan tugas/ fungsi sistem yang sebenarnya akan dilaksanakan.

Karena nama untuk komponen proses lebih baik menunjukkan tugas/fungsi sistem yang akan dilaksanakan, maka lebih baik pemberian nama ini menggunakan kata kerja transitif. Pemberian nama untuk komponen data store menggunakan kata benda, karena data store menunjukkan data apa yang disimpan untuk kebutuhan sistem dalam melaksanakan tugasnya. Jika sistem sewaktu-waktu membutuhkan data tersebut untuk melaksanakan tugasnya, maka data tersebut tetap ada, karena sistem menyimpannya.

Begitu pula untuk komponen alur data, namanya lebih baik diberikan dengan menggunakan kata benda. Karena alur data ini menunjukkan data dan informasi yang dibutuhkan dan yang dikeluarkan oleh sistem dalam pelaksanaan tugasnya.

Pemberian Nomor pada Komponen Proses

Biasanya profesional sistem memberikan nomor dengan bilangan terurut pada komponen proses sebagai referensi. Tidak jadi masalah bagaimana nomor-nomor proses ini diberikan. Nomor proses dapat diberikan dari kiri ke kanan, atau dari atas ke bawah, atau dapat pula dilakukan dengan pola-pola tertentu selama pemberian nomor ini tetap konsisten pada nomor yang dipergunakan.

Gambar 4.16. Contoh pemberian nomor pada proses

1

2

3

R

S X

WX Y

Z

T

Page 121: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

112

Nomor-nomor proses yang diberikan terhadap komponen proses ini tidak dimaksudkan bahwa proses tersebut dilaksanakan secara berurutan. Pemberian nomor ini dimaksudkan agar pembacaan suatu proses dalam suatu diskusi akan lebih mudah dengan hanya menyebutkan prosesnya saja jika dibandingkan dengan menyebutkan nama prosesnya, khususnya jika nama prosesnya panjang dan sulit.

Maksud pemberian nomor pada proses yang lebih penting lagi adalah untuk menunjukkan referensi terhadap skema penomoran secara hirarki pada levelisasi DFD. Dengan kata lain, nomor proses ini merupakan dasar pemberian nomor pada levelilasi DFD (lihat gambar 4.16).

Penggambaran DFD Sesering Mungkin

Penggambaran DFD dapat dilakukan berkali-kali sampai secara teknik DFD itu benar, dapat diterima oleh pemakai, dan sudah cukup rapih sehingga profesional sistem tidak merasa malu untuk menunjukkan DFD itu kepada atasannya dan pemakai. Dengan kata lain, penggambaran DFD ini dilakukan sampai terbentuk DFD yang enak dilihat, dan mudah dibaca oleh pemakai dan profesional sistem lainnya. Keindahan penggambaran DFD tergantung pada standar-standar yang diminta oleh organisasi tempat profesional sistem itu bekerja dan perangkat lunak yang dipakai oleh profesional sistem dalam membuat DFD. Penggambaran yang enak untuk dilihat dapat dilakukan dengan memper-hatikan hal-hal berikut ini :

a. Ukuran dan bentuk proses.

Beberapa pemakai kadang-kadang merasa bingung bila ukuran proses satu berbeda dengan proses yang lain. Mereka akan mengira bahwa proses dengan ukuran yang lebih besar akan diduga lebih penting dari proses yang lebih kecil. Hal ini sebenarnya hanya karena nama proses itu lebih panjang dibandingkan dengan proses yang lain. Jadi, sebaiknya proses yang digambarkan memiliki ukuran dan bentuk yang sama. b. Alur data melingkar dan alur data lurus

Alur data dapat digambarkan dengan melingkar atau hanya garis lurus. Mana yang lebih enak dipandang tergantung siapa yang akan melihat DFD tersebut.

(a). Alur data dengan garis lurus (b). Alur data dengan melingkar

c. DFD dengan Gambar Tangan dan Gambar Menggunakan Mesin DFD dapat digambarkan secara manual atau dengan menggunakan bantuan

mesin, tergantung pilihan pemakai atau profesional sistem. Penghindaran Penggambaran DFD yang Rumit

Tujuan DFD adalah untuk membuat model fungsi yang harus dilaksanakan oleh suatu sistem dan interaksi antar fungsi. Tujuan lainnya adalah agar model yang dibuat itu mudah dibaca dan dimengerti tidak hanya oleh profesional sistem yang

Page 122: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

113

membuat DFD, tetapi juga oleh pemakai yang berpengalaman dengan subyek yang terjadi. Hal ini berarti DFD harus mudah dimengerti, dibaca, dan menyenangkan untuk dilihat.

Pada banyak masalah, DFD yang dibuat tidak memiliki terlalu banyak proses (maksimal enam proses) dengan data store, alur data, dan terminator yang berkaitan dengan proses tersebut dalam satu diagram.

Bila terlalu banyak proses, terminator, data store, dan alur data digambarkan dalam satu DFD, maka ada kemungkinan terjadi banyak persilangan alur data dalam DFD tersebut. Persilangan alur data ini menyebabkan pemakai akan sulit membaca dan mengerti DFD yang terbentu. Jadi semakin sedikit adanya persilangan data pada DFD, maka makin baik DFD yang dibentuk oleh profesional sistem.

Persilangan alur data ini dapat dihindari dengan menggambarkan DFD secara bertingkat-tingkat (levelisasi DFD), atau dengan menggunakan pemakaian duplikat terhadap komponen DFD.

Komponen DFD yang dapat menggunakan duplikat hanya komponen store dan terminator. Pemberian duplikat ini juga tidak dapat diberikan sesuka profesional sistem yang membuat DFD, tetapi makin sedikit pemakaian duplikat, makin baik DFD yang terbentuk. Pemberian duplikat terhadap data store dilakukan dengan memberikan simbol garis lurus (x) atau asterik (*), sedangkan untuk terminator menggunakan simbol garis miring (/) atau asterik (*). Banyaknya pemberian simbol duplikat pada duplikat yang digunakan tergantung banyaknya duplikat yang digunakan.

(a) Satu duplikat yang digunakan (b) Dua duplikat yang digunakan

Gambar 4.17. Contoh pemakaian simbol duplikat pada komponen terminator

Penggambaran DFD yang Konsisten

Penggambaran DFD harus konsisten terhadap kelompok DFD lainnya. Profesional sistem menggambarkan DFD berdasarkan tingkatan DFD dengan tujuan agar DFD

T1

T1

T1

T1

T1

T1

T1

**

T1

**

T1

**

T1

atau

(a)

atau

(b)

Page 123: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

114

yang dibuatnya itu mudah dibaca dan dimengerti oleh pemakai sistem. Hal ini sesuai dengan salah satu tujuan atau syarat membuat DFD.

PETUNJUK UNTUK MENGGAMBAR DFD (DATA FLOW DIAGRAM) 1. Pahami sistemnya. Amati arus informasi dalam organisasi terkait wawancara

orang-orang yang menggunakan dan memproses data, untuk memahami bagaimana sistem tersebut bekerja.

2. Abaikan beberapa aspek tertentu dari sistemnya. Tujuan DFD adalah menyaji-kan diagram mengenai asal, arus, transformasi, penyimpanan, dan tujuan data. Oleh sebab itu, seluruh proses pengendalian dan kegiatan pengendalian harus diabaikan. Hanya langkah penting yang salah saja yang harus dimasukkan dalam DFD. Rincian langkah-langkah salah yang kurang penting harus diabai-kan. Menetapkan bagaimana sistem tersebut mulai dan berhenti beroperasi biasanya ditunda hingga ketahap berikutnya dalam proses pengembangan sistem.

3. Mentapkan batasan sistem. Tetapkan apa yang akan dan tidak akan dimasukkan dari sistem tersebut. Masukkan semua elemen data yang relevan dalam DFD, karena elemen yang tidak akan dipertimbangkan selama proses pengembangan sistem. Apabila terdapat keraguan tentang peran penting suatu elemen tersebut untuk sementara, sampai dapat mengambil keputusan yang pasti untuk membuang elemen tersebut.

4. Kembangkan diagram konteks (context diagram). Diagram konteks adalah cara yang baik untuk menunjukkan batasan sistem. Dibagian tengah diagram adalah sebuah lingkaran, didalam lingkaran tersebut ditunjukkan sistem yang menjadi pusat perhatian. Entitas–entitas diluarnya, yang berinteraksi secara langsung dengan sistem, terdapat didalam kotak-kotak disamping lingkaran tersebut dan dihubungkan dengan arus data yang menunjukkan data yang melewatinya. DFD dibuat secara lebih terperinci untuk menunjukkan arus data didalam sistem tersebut.

5. Identifikasi arus data. Identifikasi seluruh arus data yang masuk dan atau keluar dari batasan sistem, termasuk asal data dan susunan akhirnya. Perpinda-han informasi yang signifikan biasanya merupakan arus data. Seluruh arus data berasal dari dan menuju ke proses transformasi, penyimpan data (file), atau kesumber atau tujuan data. Apabila arus data telah diidentifikasi, maka harus dihubungkan ke arus data yang sesuai. Arus data dapat bergerak dalam dua arah, yang diperlihatkan sebagai garis dengan panah dikedua ujungnya.

6. Kelompok arus data. Sebuah arus data dapat terdiri satu atau lebih bagian data. Elemen-elemen data yang selalu mengalir bersama harus dikelompokkan dalam satu kelompok, dan ditampilkan sebagai satu arus dan hingga mereka terpisah diproses selanjutnya. Apabila elemen-elemen data tersebut tidak selalu mengalir bersama, maka mereka seharusnya ditampilkan sebagai dua arus data terpisah.

7. Identifikasi proses transformansi. Letakkan sebuah lingkaran kapan saja dibutuhkan suatu proses untuk melakukan transformasi suatu arus data ke arus data lainnya. Seluruh proses transformasi seharusnya memiliki satu atau lebih arus data yang masuk dan keluar.

Page 124: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

115

8. Kelompok proses transformasi. Proses transformasi yang secara logis saling berhubungan atau terjadi pada saat dan tempat yang sama, seharusnya dikelompokkan dalam satu kelompok, jangan pernah menggabungkan data yang tidak berkaitan satu sama lain ke dalam satu proses transformasi. Apabila data tidak diproses bersama-sama, atau terkadang diproses dengan cara yang berbeda, maka pisahkan proses transformasinya.

9. Identifikasi seluruh file atau penyimpanan data. Didalam sebagian besar sistem, data disimpan baik secara temporer ataupun permanen. Setiap penyimpanan data, dan setiap arus data yang masuk dan keluar dari tempat penyimpanan data yang masuk dan keluar dari tempat penyimpanan data, harus diidentifi-kasi,

10. Identifikasi seluruh sumber dan tujuan data. Seluruh sumber dan tujuan data harus diidentifikasi dan dimasukkan kedalam DFD.

11. Beri nama seluruh elemen DFD. Kecuali untuk arus data yang masuk atau keluar dari tempat penyimpanan data(nama tempat penyimpanan data sering kali sudah cukup untuk mengidentifikasi arus datanya), elemen-elemen data seharusnya diberikan nama yang unik dan deskriftif untuk mencerminkan hal-hal yang diketahui mengenai mereka. Hal ini akan mempermudah DFD untuk dibaca dan dipahami, karena DFD tersebut menyediakan informasi utama bagi pembacanya. Memberikan nama pada baris data pertama-tama akan memaksa pengembang sistem untuk berkonsentrasi pada seluruh arus data yang penting, bukan pada proses atau penyimpanan data. Begitu arus data telah diberi nama, memberikan nama untuk proses dan tempat penyimpanan data biasanya akan lebih mudah, karena biasanya nama mereka diambil dari data yang masuk dan keluar. Pilihkan nama yang berbentuk aktif dan deskriptif, seperti “pembaruan harian persediaan” dan “ validasi transaksi, ”bukan“ masukan data” atau “proses pembaruan.” Nama untuk proses seharusnya mengguna-kan kata kerja tindakan (action verb) seperti memperbarui (update), merekonsilasi (reconcile), dan mencatat (record).

12. Bagi DFD dalam sub divisi. DFD yang kacau sulit untuk dibaca dan dipahami. Apabila anda memiliki lebih dari lima hingga tujuh proses dalam satu halaman, maka pergunakan DFD tingkat tinggi dan rendah (higher-level and lower level DFD). Bagilah diagram konteksnya menjadi beberapa proses tingkat tinggi, dan kemudian pecahlah proses tingkat tinggi tersebut menjadi beberapa proses tingkat rendah.

13. Beri nomor urut pada setiap proses. Di dalam DFD yang lengkap, seperti yang diperhatikan pada gambar di atas dibagian lain bab ini, setiap proses diberikan nomor urut yang membatnu pembaca bergerak maju dan mundur diantara berbagai tingkat DFD yang berada. Arus data seharusnya bergerak dari proses dengan nomor rendah menuju nomor yang tinggi.

14. Ulangi prosesnya. Pembuat DFD harus beberapa kali mengorganisir arus data. Setaip rangkaian pemeriksaan membantu memperbaiki diagaram dan meng-identifikasi poin yang baik. Ketika anda memperbaiki DFD, aturlah agar DFD tersebut mengalir dari atas kebawah, dan dari kiri kekanan.

15. Siapkan kopi akhir. Gambarlah kopi akhir DFD. Jangan biarkan ada garis arus data yang saling silang satu sama lain, apabila perlu, ulangi penyimpanan dan tujuan data. Tempatkan nama DFD, tanggal pembuatannya, serta nama pem-buatnya disetiap halaman.

Page 125: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

116

SYSTEM FLOWCHART System Flowchart adalah penyajian secara grafis dari sistem informasi dan sistem operasi yang terkait. Sistem informasi di sini meliputi proses, aliran logis, input, output, dan arsip. Sedangkan sistem operasi yang terkait mencakup entitas, aliran fisik, dan kegiatan operasi.

System Flowchart menampilkan proses informasi dan proses operasi (meli-puti siapa yang terlibat, apa yang dilibatkan, bagaimana prosesnya, dan dimana proses tersebut dilakukan) dari segi logika dan fisik, baik berupa kegiatan manual maupun berbasis komputer.

Dengan mengkombinasikan aspek fisik dan logis sistem, systems flowchart memberikan gambaran yang lengkap mengenai sebuah sistem. Systems flowchart memasukkan konteks operasi dan manajemen ke dalam sistem, berbeda dengan DFD yang tidak memperhitungkan kedua aspek tersebut. Akan tetapi, keduanya apabila digunakan bersama-sama merupakan metode yang saling melengkapi untuk menjelaskan sebuah sistem. Gambar 4.18 berikut menampilkan symbol yang digunakan dalam systems flowchart. Simbol tersebut terdiri dari input, proses, output, arsip, konektor, dan lain-lain. Dalam menyusun flowchart perlu diperhati-kan hal-hal sebagai berikut : 1. Flowchart dibagi menjadi beberapa kolom sesuai dengan banyaknya entitas

(bagian/departmen) yang terlibat dalam proses. Setiap kolom tersebut diberi judul nama dari entitas tersebut.

2. Logika flowchart dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. 3. Jika flowchart tidak cukup dari atas ke bawah, gunakan konektor on-page ( ). 4. Jika flowchart lebih dari 1 halaman, gunakan konektor off-page ( ).

Gambar 4.18 menampilkan contoh flowchart sederhana proses pemilihan pemasok, pengajuan permintaan penawaran harga, sampai dengan order pembe-lian.

INPUT

Dokumen

Gabungan dokumen

Manual keying

Kartu Plong

Page 126: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

117

PROSES

Proses berbasis komputer

Proses Manual

Dokumen atau laporan

Catatan akuntansi (jurnal, buku besar)

ARSIP

Disk

Pita magnetik

Arsip A = menurut abjad C = menurut nomor T = menurut tanggal

KONEKTOR

Mulai/selesai

Konektor om-page (konektor antar bagian pada halaman yang sama)

Konektor off-page (konektor antar bagian pada halaman yang berbada)

Aliran logis

Link telekomunikasi

Page 127: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

118

LAINNYA

Persimpangan aliran logis

Persediaan barang atau pengiriman barang

Batc (jenis pemrosesan data dimana sekelompok transaksi dikumpulkan terlebih dhulu baru diproses bersama-sama)

Gambar 4.18. Simbol Systems Flowchart

SURVEI ATAU INVESTIGASI SISTEM Survei atau investigasi sistem pada dasarnya merupakan studi kelayakan untuk menentukan apakah pengembangan sistem layak untuk dilakukan. Pertimbangan layak atau tidaknya tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut : 1. Apakah betul-betul terdapat masalah dengan sistem informasi dan diketahui

penyebab dari masalah tersebut, 2. Seberapa besar cakupan masalah tersebut, 3. Alternatif pemecahan masalah tersebut layak secara teknis (dari sudut pandang

teknologi, hardware, dan software), operasional (dari sudut pandang reaksi karyawan terhadap perubahan dan prosedur), dan ekonomis (dari sudut pandang biaya-manfaat apabila pengembangan sistem dilakukan).

Tujuan dari survei atau investigasi sistem adalah mempelajari sistem yang ada dan mengidentifikasi perubahan dan solusi yang dimugkinkan, serta secara tentatif memberikan solusi dan menunjukkan bahwa solusi tersebut layak untuk di terapkan. Apabila hasil dari survei atau imvestigasi sistem tersebut ternyata layak dan di setujui oleh manajemen ,maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis sistem.

ANALISIS SISTEM Analisis sistem merupakan sekumpulan prosedur untuk membuat spesifikasi sistem informasi yang baru atau sistem informasi yang dimodifikasi. Agar efektif, maka seorang analisis sistem harus memiliki pengetahuan dalam bidang komputer dan bisnis. Jika analisis sistem hanya memiliki latar belakang komputer, maka di dalam tim pengemba-ngan sistem harus ada orang yang memiliki keahlian dalam bidang bisnis.

Tujuan analisis sistem adalah mengembangkan persyaratan bagi sistem baru. Analis sisitem memerlukan studi terhadap sistem yang ada dan solusi yang diajukan jauh lebih rinci dari pada survei atau investigasi sistem.

Jika survei atau investigasi sistem membantu manajemen menentukan masalah dan membantu memilih apakah akan melanjutkan pengembangkan sistem atau tidak, analisis sistem dilakukan untuk memperoleh informasi tamba-

Page 128: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

119

han yang berguna untuk menjelaskan masalah secara keseluruhan dan memilih serta mengevaluasi solusi masalah, sehingga manajemen dapat memutuskan apakah pengembangan sistem akan di lanjutkan.Apabila pengembangan sistem akan di lanjutkan,maka solusi yang dipakai sudah di ketahui dalam analisis sistem ini pilihan dari alternatif solusi susdah di justifikasi dengan pertimbangan biaya-manfaat (cost-benefit). Selain itu, persyaratan fisik atas disain yang dipilih serta anggaran untuk tahap perancangan sistem juga ditentukan pada tahap ini.

BAGIAN PEMBELIAN PEMASOK

Gambar 4.19. Flowchart persetujuan kredit sederhana

Langkah-langkah dalam analisis sistem meliputi:

1. Mempelajari dan mendokumentasikan sistem yang ada, 2. Menyelesaikan dokumentasi analisis.Dokumentasi analisis sistem meliputi:

Daftar pemasok

Memilih pemasok

Menyiapkan permintaaan penawaran

harga

Permintaan penawaran

Harga

harga

Permintaan penawaran

Harga

Penawaran Harga

Penawaran

Harga

Memilih penawaran

Harga

Menyiapkan order

Order pembelian

Order

pembelian

Page 129: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

120

a. Hasil observasi dan wawancara, b. Ringkasan dari hasil kuesioner

c. Flowchart,

d. DFD,

e. Struktur organisasi

3. Merancang alternatif sistem yang baru, 4. Memilih alternatif sistem yang paling bagus.setelah memutuskan untuk memilih

alternatif sistem yang paling bagus, maka selanjutnya diperlukan keputusan tentang sumber daya yang akan digunakan dalam implementasi sistem.sumber daya tersebut meliputi software dan hardwere komputer.

PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem merupakan sekumpulan prosedur yang di lakukan untuk mengubah spesifikasi logis menjadi disain yang dapat diimplementasikan ke sistem komputer organisasi. Desain tersebut meliputi desain laporan, formulir, data, dan proses informasi. Pada tahap ini di buat rencana penguji dan implemen-tasi sistem yang baru sera pelatihan karyawan. Langkah-langkah dalam peranca-ngan sistem meliputi: 1. Mengubah spesifikasi yang telah di putuskan menjadi desain yang dapat di

andalkan 2. Mengembangkan rencana dan anggaran yang menjamin implementasi sistem

baru yang urut dan terkendali 3. Mengembangkan implementasi dan rencana penguji implementasi yang

menjamin bahwa sistem tersebut dapat di andalkan, lengkap dan akurat 4. Menyusun manual bagi pemakai sistem sehingga mendukung penggunaan

sistem baru oleh staf operasi dan manajmen yang efesien dan efektif. Manual pada tahap ini digunakan untuk memberikan briefing dan pelatihan kepada pemakai

5. Menyusun program pelatihan 6. Melengkapi dokumen disain sistem

IMPELEMENTASI SISTEM Sistem implementasi merupakan sekumpulan prosedur yang dilakukan untuk mengembangkan aplikasi, menguji sistem/melatih pemakai, menginstal, dan memulai menggunakan sistem informasi yang baru atau yang dimodifikasi. Adapun tujuan dari implementasi sistem adalah sebagai berikut: 1. Menyelesaikan detail disain yang di setujui 2. Menjamin bahwa semua manual tersedia dan staf telah di latih sehingga sistem

yang baru dapat di operasikan 3. Menentukan bahwa berdasarkan penguji sistem secara menyeluruh, sistem

tersebut sesuai dengan permintaan pemakai 4. Menjamin pergantian sistem yang lancar

Sistem implementasi di akhiri dengan pengoprasian sistem yang baru atau yang dimodifikasi serta di buatnya laporan penyelesaian pengembangan sistem. Laporan penyelesaian pengembangan sistem meringkas kegiatan implementasi

Page 130: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

121

dan menyediakan dokumentasi pengoprasian sistem yang baru dan pemeliharaan sistem.

RANGKUMAN Mengapa organisasi memerlukan pengembangan sistem? Setidaknya ada

tiga alasan pokok. Pertama, lingkungan bisnis bersifat dinamis dan cepat berubah, misalnya dalam hal kemajuan teknologi, intensitas persaingan, perubahan perilaku konsumen, perubahan lingkungan sosial-budaya, dan seterusnya. Kedua, sistem itu sendiri juga mengalami perubahan dan perkembangan dari waktu ke waktu. Alasan ketiga, proses kerja dan pengelolaan bisnis, baik organisasi profit maupun nirlaba, jelas membutuhkan sistem tertentu yang memudahkan pelaksanaan aktivitas, mulai dari perencanaan hingga pengevaluasian. Dampak dari perubahan tersebut antara lain adalah diperlukannya sistem informasi yang baru atau modifikasi terhadap sistem informasi yang sudah ada.

Adapun tujuan pengembangan sistem itu sendiri adalah untuk mengembang-kan sistem informasi yang memuaskan kebutuhan operasional (fokus pada hasil) dan kebutuhan akan suatu organisasi dan mengembangkan sistem informasi dengan cara efisien dan efektif (fokus pada proses ).

Tahap pemeriksaan sistem merupakan langkah pertama dalam proses perkemba-ngan sistem. Tahap ini termasuk menampilkan, memilih, dan studi awal dalam usulan pemecahan sistem informasi untuk masalah pekerjaan.

Analisa merupakan studi yang digunakan oleh pengguna akhir sebelum peranca-ngan sistem informasi baru dapat diselesaikan. Kegiatan ini merupakan proses pengu-jian sistem informasi atau proses pemeriksaan terhadap sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk mengidentifikasikan perbaikan.

Analisis sistem menjelaskan sebuah sistem apa yang harus memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna. Rancangan sistem terdiri dari aktivitas rancangan logika dan rancangan fisik, dimana keduanya menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan sistem yang dikembangkan dalam tahap analisa sistem.

Metodologi Pengembangan sistem berarti metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat (kerang-ka pemikiran) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Urut-urutan prosedur untuk pemecahan masalah dikenal dengan istilah Algoritma.

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkin-kan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa

Page 131: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

122

maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Komponen data store digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak, misalnya Mahasiswa. Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau data base yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file hard-disk, file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyim-panan secara manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda.

Syarat pembuatan DFD ini akan menolong profesional sistem untuk menghindari pembentukkan DFD yang salah atau DFD yang tidak lengkap atau tidak konsisten secara logika. Beberapa syarat pembutan DFD dapat menolong profesional sistem untuk membentuk DFD yang benar, menyenangkan untuk dilihat dan mudah dibaca oleh pemakai. Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah : 1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD 2. Pemberian nomor pada komponen proses 3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat 4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit 5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

System Flowchart adalah penyajian secara grafis dari sistem informasi dan sistem operasi yang terkait. Sistem informasi di sini meliputi proses, aliran logis, input, output, dan arsip. Sedangkan sistem operasi yang terkait mencakup entitas, aliran fisik, dan kegiatan operasi.

System Flowchart menampilkan proses informasi dan proses operasi (meliputi siapa yang terlibat, apa yang dilibatkan, bagaimana prosesnya, dan dimana proses tersebut dilakukan) dari segi logika dan fisik, baik berupa kegiatan manual maupun berbasis komputer.

Analisis sistem merupakan sekumpulan prosedur untuk membuat spesifikasi sistem informasi yang baru atau sistem informasi yang dimodifikasi. Agar efektif, maka seorang analisis sistem harus memiliki pengetahuan dalam bidang komputer dan bisnis. Jika analisis sistem hanya memiliki latar belakang komputer, maka di dalam tim pengembangan sistem harus ada orang yang memiliki keahlian dalam bidang bisnis. Tujuan analisis sistem adalah mengem-bangkan persyaratan bagi sistem baru. Analis sisitem memerlukan studi terhadap sistem yang ada dan solusi yang diajukan jauh lebih rinci dari pada survei atau investigasi sistem.

Perancangan sistem merupakan sekumpulan prosedur yang di lakukan untuk mengubah spesifikasi logis menjadi disain yang dapat diimplementasikan ke sistem komputer organisasi. Desain tersebut meliputi desain laporan, formulir, data, dan proses infomasi. Pada tahap ini di buat rencana penguji dan implemen-tasi sistem yang baru sera pelatihan karyawan.

PERTANYAAN-PERTANYAAN 1. Apakah yang dimaksud dengan pengembangan sistem ? 2. Mengapa perlu pengembangan sistem ? Jelaskan ! 3. Kriteria apa yang harus dipenuhi sistem sehingga dapat dikatakan layak ? 4. Apa saja prinsip dalam pengembangan sistem yang harus diperhatikan ? 5. Jelaskan langkah-langkah pada siklus hidup pengembangan sistem ?

Page 132: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

123

6. Ada beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, apa saja pendekatan tersebut, jelaskan.

7. Peralatan apa saja yang dapat digunakan dalam mengembangkan sistem ? Jelaskan.

8. Sebutkan dan jelaskan metodologi-metodologi pengembangan sistem. 9. Teknik apa saja yang dapat digunakan dalam mengembangkan sistem ?

Jelaskan. 10. Uraikan hal-hal yang bisa menjadi penyebab gagalnya pengembangan sistem

Page 133: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

124

BAB

JURNAL DAN BUKU BESAR

MENJURNAL

urnal berasal dari bahasa Perancis (jour) artinya adalah hari. Jurnal (journal) atau biasa juga disebut dengan buku harian merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas

data keuangan dan data lainnya. Sebagian pendapat menyebut Jurnal sebagai formulir khusus yang digunakan untuk mencatat setiap aktivitas transaksi secara kronologis sesuai urutan tanggal ke dalam jumlah yang harus di debet dan di kredit.

Buku jurnal berguna untuk menganalisis bukti transaksi sebelum dicatat ke dalam akun. Memang akan lebih praktis apabila bukti transaksi langsung dicatat ke akun yang terpengaruh. Namun ada beberapa kelemahan yang dapat terjadi, diantaranya sulit menemukan kesalahan apabila terjadi kesalahan dalam pencata-tan. Di samping itu juga tidak ada catatan mengenai terjadinya transaksi dalam suatu perusahaan. Oleh sebab itu, untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan tersebut maka pencatatan dilakukan dengan bertahap. Terlebih dahulu melakukan analisa dan pencatatan ke dalam buku jurnal sebelum bukti transaksi di catat pada akun.

Ada beberapa macam bentuk jurnal, pada dasarnya bentuk jurnal dibedakan menjadi dua, yakni jurnal umum dan jurnal khusus.

JURNAL UMUM Jurnal Umum atau jurnal transaksi adalah catatan sistematis dan kronologis yang dimiliki perusahaan atas transaksi yang telah dilakukan. Menjurnal (journalizing) adalah aktivitas meringkas dan mencatat transaksi perusahaan berdasarkan dokumen dasar secara kronologis beserta penjelasan yang diperlukan dalam buku jurnal. Jurnal berfungsi mencatat dan meringkas setiap transaksi yang dilakukan perusahaan, sedangkan akun dan buku besar berfungsi mencatat transaksi perusahaan menurut jenis transaksinya. Jadi, jurnal bukan berfungsi menggan-

J

Page 134: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

125

tikan buku besar dan akun, tetapi antara keduanya saling melengkapi satu dengan lainnya. Transaksi yang telah dijurnal di buku jurnal setiap beberapa waktu, misal-nya seminggu sekali atau sebulan sekali, harus diposting/dipindahkan ke buku besar sesuai dengan jenis akunnya.

Pada dasarnya pihak perusahaan bebas memilih pemakaian jenis buku jurnal, tapi ada baiknya disesuaikan dengan kebutuhan. Dasar pemilihan penggu-naan buku jurnal mempertimbangkan faktor efektivitas dan efisiensi bagi perusa-haan.

Penjurnalan atau pencatatan transaksi pada jurnal umum adalah tahap kedua dalam siklus akuntansi setelah melakukan analisa terhadap bukti transaksi. Kegiatan pejurnalan adalah penggolongan semua transaksi ke dalam akun masing-masing. Sebagai contoh, Tuan Arif menyetorkan uang untuk modal PT. Sahabat. Dari kegiatan atau aktivitas ini akan berpengaruh pada dua akun yaitu akun kas (aktiva) dan modal Tuan Andi (ekuitas). Dari penjelasan di atas, jurnal mempunyai beberapa fungsi. Fungsi jurnal meliputi : 1. Fungsi historis, yaitu jurnal merupakan kegiatan mencatat semua transaksi

keuangan secara kronologis atau berurutan sesuai dengan tanggal terjadinya. 2. Fungsi mencatat, yaitu jurnal merupakan pencatatan yang lengkap terperinci,

artinya semua transaksi dengan sumbernya harus dicatat tanpa ada yang ketinggalan.

3. Fungsi analisis, yaitu jurnal menganalisis transaksi untuk menentukan akun yang harus di Debet maaupun yang di Kredit.

4. Fungsi instruktif, yaitu jurnal merupakan perintah memposting dalam buku besar baik yang di Debet maupun yang di Kredit sesuai hasil analisis dalam jurnal.

5. Fungsi informatif, yaitu jurnal memberikan keterangan kegiatan perusahaan secara jelas.

Tanggal Keterangan Ref Jumlah

Debet Kredit

Untuk kebutuhan belajar akuntansi, perlu diketahui beberapa hal yang harus

dicantumkan ketika melakukan penjurnalan dalam buku jurnal. Beberapa hal yang harus dicantumkan dalam aktivitas pencatatan transaksi secara sistematis dan kronologis ini adalah:

Akun-akun yang Digunakan

Setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan akan melibatkan minimal dua akun. Saldo akun-akun tersebut akan terpengaruh akibat transaksi yang dilakukan perusahaan. Karena itu, akun-akun yang akan terpengaruh saldonya itu yang digunakan dalam proses penjurnalan.

Page 135: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

126

Nilai Rupiah Transaksi Setiap transaksi akan selalu menyertakan uang dalam jumlah tertentu. Jumlah uang itulah yang disebut nilai transaksi. Karena itu, nilai transaksi harus dicantum-kan dalam penjurnalan yang dilakukan perusahaan

Tanggal Transaksi

Transaksi yang dilakukan merupakan aktivitas ekonomi yang telah terjadi. Karena itu, pasti terjadi pada tanggal, bulan, dan tahun tertentu. Pencantuman tanggal dalam jurnal yang dibuat merupakan catatan tentang waktu terjadinya transaksi.

Deskripsi Singkat Transaksi dan Kode Akun

Akun yang digunakan dalam buku jurnal harus disertai dengan kode akun tersebut. Hal ini untuk meminimalkan terjadinya kesalahan dalam memilih dan menggunakan salah satu akun dari sekian banyak yang dimiliki perusahaan. Dengan mencantumkan kode akun, maka pengaruh transaksi yang telah dicatat terhadap akun yang mana akan menjadi lebih jelas dan spesifik. Selain itu, memberikan deskripsi singkat tentang transaksi juga akan semakin menambah kejelasan transaksi yang telah dicatat.

PEDOMAN MENJURNAL Untuk melakukan penjurnalan, yaitu mencatat transaksi perusahaan dalam buku jurnal, ikuti pedoman pencatatan transaksi ke dalam buku besar atau akun-akun perusahaan. Untuk kelompok akun aset, beban, dan prive/dividen, jika bertambah dimasukkan ke sisi debet, dan jika berkurang dimasukkan ke sisi kredit. Untuk kelompok akun utang, modal, dan pendapatan. Jika bertambah dimasukkan ke sisi kredit dan jika berkurang dimasukkan ke sisi debet. Setiap kata yang dijadikan dasar untuk mencatat ke dalam buku jurnal harus sama persis dengan nama akun yang ada di buku besar. Keterangan tambahan dalam mencatat transaksi berfungsi untuk memperjelas jurnal yang telah dibuat.

Aset

+

-

Kewajiban

-

+

Ekuitas

-

+

Penjualan

-

+

Beban

+

-

Dividen

+

-

Page 136: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

127

1. Untuk semua akun yang termasuk dalam kelompok akun aset, jika akun tersebut bertambah nilainya maka dimasukkan ke sisi debet, dan jika berku-rang nilainya dimasukkan ke dalam sisi kredit.

2. Untuk semua akun yang termasuk dalam kelompok akun utang/kewajiban, jika akun tersebut bertambah nilainya maka dimasukkan ke sisi kredit, dan jika berkurang nilainya dimasukkan ke sisi debet.

3. Untuk semua akun yang termasuk dalam kelompok akun modal, jika akun tersebut bertambah nilainya maka dimasukkan ke sisi kredit, dan jika berku-rang nilainya dimasukkan ke sisi debet.

4. Akun pendapatan/penjualan, jika bertambah nilainya maka dimasukkan ke sisi kredit, dan jika berkurang nilainya dimasukkan ke sisi debet.

5. Untuk semua akun yang termasuk dalam kelompok akun beban, jika bertambah nilainya maka dimasukkan ke sisi debet, dan jika berkurang nilainya dimasuk-kan ke sisi kredit.

6. Akun dividen, jika bertambah nilainya maka dimasukkan ke sisi debet, dan jika berkurang nilainya dimasukkan ke sisi kredit.

LANGKAH-LANGKAH DALAM MENJURNAL Untuk mencatat transaksi secara sistematis dan kronologis, terdapat beberapa langkah yang harus ditempuh agar pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan lengkap dan terinci. Apabila baru pada tahap belajar mencatat transaksi ke dalam buku jurnal akan terkesan rumit dan bertele-tele. Namun, setelah dilakukan berulang-kali, aktivitas ini akan terasa lebih mudah dan sederhana. Beberapa tindakan yang harus ditempuh dalam proses menjurnal adalah sebagai berikut: 1. Tulislah tanggal transaksi di kolom "tanggal". 2. Tentukan akun-akun yang akan di debet dan di kredit. 3. Tulislah nama akun yang akan di debet pada kolom "nama akun" atau

"keterangan" 4. Di bawah nama akun yang di debet, tulislah nama akun yang akan di kredit

pada kolom "nama akun" atau "Keterangan". Penulisannya dilakukan dengan menempatkan nama akun yang dikredit tersebut menjorok lebih ke dalam dibandingkan nama akun yang di debet.

5. Tulislah nilai rupiah di samping sebelah kanan setiap akun yang didebet maupun yang dikredit. Nilai rupiah ini menunjukkan bahwa akun-akun itu terpengaruh sebesar jumlah rupiah tersebut atas transaksi yang dilakukan.

6. Pastikan bahwa jumlah rupiah yang ditulis di kolom debet dan di kolom kredit sama.

7. Di bawah akun-akun yang di debet dan di kredit tulislah deskripsi singkat menyangkut transaksi tersebut dengan mencantumkannya dalam tanda kurung.

Rangkaian langkah dalam menjurnal ini terkesan bertele-tele dan sulit, tetapi sebenarnya merupakan rangkaian langkah yang mudah dan cepat jika sudah terbiasa melakukannya.

DEBIT DAN KREDIT Pertanyaan selanjutnya adalah “Apa yang harus didebit dan dikredit?” untuk memahami apa yang harus didebit dan dikredit, kita kembali ke persamaan dasar akuntansi (aktiva = utang + modal). “Debit dan kredit” tidak sama dengan “tambah

Page 137: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

128

dan kurang”, akan tetapi debit dan kredit itu seperti “kanan dan kiri.” Tabel 5.1 menampilkan kesepakatan para akuntan sejak jaman dahulu kala (Diana & Setiawati, 2011).

Tabel 5.1. Kesepakatan Para Akuntan Aktiva = Utang + Modal

Setiap pertambahan aktiva Akan dicatat disisi Debit dan setiap pengurangan akan dicatat disisi Kredit

Setiap pertambahan utang akan dicatat disisi kredit dan setiap pengurangan utang akan dicatat disisi debit. Setiap pertambahan modal akan dicatat disisi kredit dan setiap pengurangan modal akan dicatat di sisi debit

Selanjutnya, bagaimana dengan pendapatan, biaya, setoran dan prive?

Aturan debit dan kredit untuk keempat item ini mengacu pada hubungan antara pendapatan, biaya, setoran, dan prive dengan modal. Perhatikan tabel 5.2 berikut ini.

Tabel 5.2. Hubungan Debit Dan Kredit

Hubungan dengan Modal Aturan Debit dan Kredit Pendapatan

Menambah modal

Pendapatan akan dicatat di sisi kredit (karena pendapatan menambah modal)

Biaya

Mengurangi modal

Biaya akan dicatat di sisi debit (karena biaya mengurangi modal).

Setoran

Menambah modal

Setoran akan dicatat di sisi kredit karena setoran ini menambah modal.

Prive

Mengurangi modal

Prive akan dicatat di sisi debit karena prive ini mengurangi modal.

MENJURNAL TRANSAKSI DENGAN JURNAL STANDAR Bagaimana cara menjurnal transaksi? Untuk menjelaskan hal tersebut, kita kembali menggunakan kasus Bengkel Rondang (lihat Tabel 5.3).

Tabel 5.3. Kasus Bengkel Rondang

Transaksi 1 Nanda memutuskan untuk membuka bengkel motor di dekat Kampus Kebanggan Bangsa. Nanda memberi nama bengkel tersebut Rondang. Pada tanggal 1 Februari 2010, Nanda menginvestasikan dana (kas) sebesar Rp.5.000.000,00 ke dalam bengkelnya.

Analisis dasar

Kas (aktiva) Bengkel Rondang bertambah sebesar Rp.5.000.000,00 dan Modal Nanda juga bertambah sebesar Rp.5.000.000,00.

Analisis Debit Kredit

Kas bertambah, sehingga Rekening Kas akan didebit. Modal bertambah, sehingga Rekening Setoran akan dikredit.

Jurnal Tanggal Rekening Ref Debet Kredit Keterangan 1-Feb-10 Kas 5,000,000 setoran modal

Nanda 1-Feb-10 Modal 5,000,000 setoran modal

Nanda

Page 138: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

129

Transaksi 2 Pada tanggal 2 Februari 2010, Nanda membeli peralatan bengkel Rp.2.400.000,00 secara tunai.

Analisis dasar

Kas (aktiva) berkurang sebesar Rp.2.400.000,00 dan peralatan bengkel (aktiva juga) bertambah sebesar Rp.2.400.000,00.

Analisis Debit Kredit

Kas berkurang, sehingga Rekening Kas akan dikredit. Peralatan bengkel bertambah, sehingga Rekening Peralatan bengkel Akan didebit.

Jurnal Tanggal Rekening Ref Debet Kredit Keterangan 2-Feb-10

Peralatan bengkel

2,400,000 membeli peralatan bengkel

2-Feb-10

Kas 2,400,000 membeli peralatan bengkel

Transaksi 3 Pada tanggal 3 Februari 2010 Nanda membeli bahan habis pakai

Rp.300.000,00 secara kredit. Analisis dasar

Bahan habis pakai (aktiva) bertambah sebesar Rp.300.000,00 dan utang bertambah sebesar Rp.300.000,00.

Analisis Debit Kredit

Bahan habis pakai (aktiva) bertambah, sehingga Rekening bahan habis pakai akan didebit. Utang bertambah, sehingga Rekening Utang akan dikredit.

Jurnal Tanggal Rekening Ref Debet Kredit Keterangan 3-Feb-10 Bahan habis pakai 300.000 Membeli

bahan habis pakai

3-Feb-10 Utang 300.000 Membeli bahan habis pakai

Jika semua transaksi Bengkel Rondang dijurnal dengan menggunakan jurnal

umum, maka jurnal umum yang dihasilkan akan terlihat seperti pada Tabel 5.4. Jurnal umum tersebut dibuat dengan menggunakan program Microsoft Excel. Beberapa istilah berkaitan dengan jurnal tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kolom Rekening diisi dengan nama rekening yang didebit dan yang dikredit.

Ingat nama rekening harus konsisten, jangan sampai satu rekening memiliki dua nama.

2. Kolom Ref. (Referensi) berguna untuk merekam nomor bukti transaksi (nomor dokumen).

3. Kolom Keterangan untuk mencatat uraian mengenai jurnal tersebut. Pastikan membuat keterangan yang singkat tetapi mudah untuk dimengerti.

Tabel 5.4. Jurnal Umum

Tanggal Rekening Ref Debet Kredit Keterangan 1-Feb-10 Kas 5,000,000 Setoran modal Nanda 1-Feb-10 Modal 5,000,000 Setoran modal Nanda 2-Feb-10 Peralatan Bengkel 2,400,000 Membeli peralartan

bengkel 2-Feb-10 Kas 2,400,000 Membeli peralatan

Page 139: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

130

bengkel 3-Feb-10 Bahan habis pakai 300,000 Membeli bahan habis

pakai 3-Feb-10 Utang 300,000 Membeli bahan habis

pakai 5-Feb-10 Kas 450,000 Pendapatan bengkel 5-Feb-10 Pendapatan 450,000 Pendapatan bengkel 7-Feb-10 Kas 5,000,000 Meminjam dari Bank

Harta 7-Feb-10 Utang 5,000,000 Meminjam dari Bank

Harta 8-Feb-10 Uang muka sewa 3,000,000 Membayar sewa ruangan 8-Feb-10 Kas 3,000,000 Membayar sewa ruangan 10-Feb-10 Kas 250,000 Pendapatan bengkel 10-Feb-10 Pendapatan 250,000 Pendapatan bengkel 15-Feb-10 Biaya gaji 600,000 Membayar gaji karyawan 15-Feb-10 Kas 600,000 Membayar gaji karyawan 16-Feb-10 Kas 200,000 Pendapatan bengkel 16-Feb-10 Pendapatan 200,000 Pendapatan bengkel 18-Feb-10 Kas 400,000 Pendapatan bengkel 18-Feb-10 Pendapatan 400,000 Pendapatan bengkel 20-Feb-10 Prive 250,000 Membayar spp 20-Feb-10 Kas 250,000 Membayar spp 22-Feb-10 Kas 350,000 Pendapatan bengkel 22-Feb-10 Pendapatan 350,000 Pendapatan bengkel 24-Feb-10 Kas 250,000 Pendapatan bengkel 24-Feb-10 Pendapatan 250,000 Pendapatan bengkel 25-Feb-10 Biaya bunga 120,000 Bayar bunga ke Bank

Harta 25-Feb-10 Kas 120,000 Bayar bunga ke Bank

Harta

Beberapa tips praktis pemanfaatan Microsoft Excel untuk membuat jurnal standar adalah sebagai berikut : 1. Pastikan memformat kolom tanggal sebagai kategori date. 2. Kolom debit dan kredit sebaiknya diformat sebagai kategori number atau

accounting. 3. Aturan lazimnya, rekening yang didebit akan ditulis terlebih dahulu, sebelum

rekening yang dikredit (Tabel 5.5).

Tabel 5.5. Aturan Dalam Membuat Jurnal Tanggal Rekening Ref Debet Kredit Keterangan 7-Feb-10 Perabot kantor 500,000 Beli rak buku dan 2 buah buku 7-Feb-10 Kas 820,000 Beli rak buku dan 2 buah buku 7-Feb-10 Buku 320,000 Beli rak buku dan 2 buah buku

Tanggal Rekrning Ref Debet Kredit Keterangan

7-Feb-10 Perabot kantor 500,000 Beli rak buku dan 2 buah buku 7-Feb-10 Kas 320,000 Beli rak buku dan 2 buah buku 7-Feb-10 Buku 820,000 Beli rak buku dan 2 buah buku

Page 140: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

131

4. Jika suatu jurnal menyangkut 3 rekening, maka jurnal tersebut akan terdiri dari 3 baris. Dalam mengisi kolom tanggal dan ref, pastikan tanggal dan ref diinputkan untuk setiap baris dalam jurnal tersebut (lihat tabel 5.6). Mengapa hal ini penting? Jika perusahaan menggunakan Microsoft Excel dalam membuat jurnal, maka perusahaan dapat mengunakan fungsi SORT untuk membuat buku besar.

Tabel 5.6. Contoh Pengisian Jurnal

Tanggal Rekening Ref Debet Kredit Keterangan 7-Feb-10

Perabot kantor

500,000 Beli rak buku dan 2 buah buku

Buku 320,000 Kas 820,000 Tanggal Rekening Ref Debet Kredit Keterangan 7-Feb-10 Perabot

kantor 500,000 Beli rak buku dan 2 buah buku

7-Feb-10 Buku 320,000 Beli rak buku dan 2 buah buku 7-Feb-10 Kas 820,000 Beli rak buku dan 2 buah buku

5. Dalam mengisi sel di kolom keterangan, pastikan semua informasi tetap tertulis

dalam satu sel. Jika keterangan panjang, maka sel di kolom keterangan dapat ditampilkan dalam beberapa baris dengan melihat wrap text. Jika keterangan ditulis dalam dua baris, maka pada saat melakukan sorting, baris yang kedua akan terpisah dari baris pertama, padahal kedua baris tersebut merupakan satu kesatuan.

Tabel 5.7. Tampilan Apabila Menggunakan Wrap Text

Tanggal Rekening Ref Debet Kredit Keterangan 7-Feb-10 Perabotan

kantot 1,340,000 Beli meja, kursi, kipas angin

dan rak buku 7-Feb-10 Kas 1,340,000 Beli meja, kursi, kipas angin

dan rak buku

6. Penamaan file merupakan hal yang sederhana, tetapi perlu dipastikan rapi sejak

semula, agar jangan sampai apabila data perusahaan sudah banyak, perusahaan kebingungan mana data yang benar, dan mana data hasil revisi terekhir. Contoh penamaan file yang rapi seperti pada tabel 5.8 berikut ini.

Tabel 5.8. Cara Penamaan File

Keterangan Nama File File jurnal bulan Januari 2010 Jurnal_012010 File jurnal bulan Februari 2010 Jurnal_022010

Tanggal Rekening Ref Debet Kredit Keterangan 7-Feb-10 Perabot kantor 1,340,000 Beli meja, kursi, kipas angin

dan rak buku 7-Feb-10 Kas 1,340,000 Beli meja, kursi, kipas angin

dan rak buku

Page 141: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

132

Jika perlu, buatlah satu folder untuk menyimpan file-file jurnal. Beri nama folder tersebut folder jurnal 2010 (yang berarti jurnal tahun 2010). Penamaan yang rapi akan terasa manfaatnya, setelah perusahaan memiliki data lebih dari dua tahun. Nama file yang rapi akan memudahkan perusahaan untuk mencari data historis.

Microsoft Excel versus Buku Tulis. Pada dasarnya perusahaan bebas untuk memilih menggunakan program Microsoft Excel atau menggunakan buku untuk membuat jurnal. Berikut contoh pengisian jurnal, jika perusahaan memilih menggunakan buku tulis untuk membuat jurnal (Tabel 5.9). Tentu saja tips praktis dalam pemanfaatan Microsoft Excel di atas merupakan informasi yang tidak relevan jika perusahaan memilih menggunakan buku tulis.

Tabel 5.9. Contoh Pengisian Jurnal Dengan Menggunakan Buku Tulis

Jurnal Pengeluaran Kas Bengkel Rondang

Tanggal

Keterangan Bahan Habis Pakai

No.rek: 130 Sisi Debit

Peralatan Bengkel

No. rek:150

Sisi Debit

Biaya Gaji No. rek:

500

Sisi Debit

Kas No.

rek:100

Sisi Kredit

2 Feb

Membeli peralatan bengkel

2.400.000

2.400.000

3 Feb

Membeli bahan Habis pakai

300.000

300.000

15 Feb Membayar gaji karyawan

600.000 600.000

Total 300.000 2.400.000 600.000 3.300.000

Jurnal Penerimaan Kas Bengkel Rondang

Tanggal

Keterangan

KAS No. rek: 100

Sisi Debit

Penjualan Spare Part No. rek: 430 Sisi Kredit

Pendapatan Bengkel

No.rek: 400 Sisi Kredit

5 Feb Servis sepeda motor 450.000

450.000

10 Feb Servis sepeda motor 250.000 250.000 16 Feb Servis sepeda motor

200.000

200.000

18 Feb Servis sepeda motor 400.000 400.000 22 Feb Servis mobil 350.000 350.000 24 Feb Servis sepeda motor 250.000 250.000 Total 1.900.000 1.900.000

Jurnal Umum Bengkel Rondang

Tanggal Rekening dan Keterangan Referensi Debit Kredit 1 Feb

Kas Modal Nanda Kredit dari bank Harta

100 300

5.000.000

5.000.000

7 Feb Kas 100 5.000.000

Page 142: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

133

Utang bank Kredit dari bank Harta

250

5.000.000

8 Feb

Utang muka sewa ruangan Kas 10 Menyewa ruangan setahun

180 3.000.000

3.000.000

20 Feb

Prive 310 Kas 100 Membayar sekolah anak

250.000 250.000

25 Feb

Biaya bunga bank Kas 100 Membayar bunga bank Harta

550 120.000

120.000

Sebagai pertimbangan sebelum membuat keputusan, berikut disajikan perbandingan antara menggunakan Microsoft Excel dan buku tulis (Tabel 5.10)

Tabel 5.10. Perbandingan Antara Microsoft Excel Dan Buku Tulis

Excel Buku Tulis Data jurnal dapat dengan mudah di urutkan dengan menggunakan perintah sort untuk mendapat informasi buku besar. Pengguna tidak perlu mengetik ulang.

Untuk membuat buku besar, pengguna harus menyalin ulang baris demi baris jurnal ke dalam buku besar yang relevan.

Data rentan untuk diubah-ubah, terutana jika data dalam aplikasi Microsoft Excel dapat di akses oleh orang yang yang berniat tidak baik

Tulisan tangan tidak dapat diubah-ubah, karena ada praktik umum yang menyatakan bahwa jurnal tidak boleh dihapus dengan menggunakan alat apapun. Kesalahan penjurnalan hanya bisa dibetulkan dengan jurnal koreksi. Jadi dalam hal ini, data di buku tulis relatif lebih aman.

Risiko kerusakan data bisa terjadi, jika komputer terserang virus, atau jika hard disk rusak, atau jika komputer di curi orang. Untuk meminimalkan kerugian hilangnya data, maka sebaiknya perusahaan setiap hari (setiap sore) melakukan backup data.

Risiko kerusakan data bisa terjadi, jika buku rusak atau hilang.

BUKU BESAR Pengertian Buku Besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. Misalnya, kas dicatat dalam akun kas, piutang dicatat dalam akun piutang, tanah dicatat dalam akun tanah, dan sebagainya untuk akun-akun yang termasuk dalam kelompok akun aktiva. Kelompok akun kewajiban akan

Page 143: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

134

dijumpai akun hutang, pinjaman jangka panjang, dan lain-lain sesuai dengan jenis kewajiban tersebut. Demikian pula, modal dicatat dalam akun ekuitas.

Buku Besar dan Kegunaannya Buku Besar terbagi menjadi Buku Besar Umum (general Ledger) dan Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger). Sistem Buku Besar Umum menampilkan proses transaksi untuk Buku Besar Umum dan Siklus Pelaporan Keuangan. Sistem Buku Besar Umum mempunyai beberapa tujuan, yaitu untuk: 1. Mencatat semua transaksi akuntansi secara akurat dan benar. 2. Memposting transaksi-transaksi ke akun yang tepat. 3. Menjaga keseimbangan debet dan kredit pada akun. 4. Mengakomodasi entry jurnal penyesuaian yang dibutuhkan. 5. Menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya dan tepat waktu untuk

setiap periode akuntansi Adapun fungsi dari Sistem Buku Besar Umum adalah:

1. Mengumpulkan data transaksi. 2. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data transaksi dan akun. 3. Memvalidasikan transaksi yang terkumpul. 4. Meng-update-kan akun Buku Besar Umum dan File transaksi. 5. Mencatatkan penyesuaian terhadap akun. 6. Mempersiapkan laporan keuangan.

Buku besar pembantu digunakan untuk mencatat rincian akun tertentu yang ada di Buku Besar Umum. Akun Buku Besar Umum yang rinciannya dicatat dalam Buku Besar Pembantu disebut Akun Pengawas (Controlling Account). Sedangkan akun-akun yang merinci akun pengawas disebut Akun Pembantu (Subsidiary Account). Dua buku besar pembantu yang umum adalah Buku Pembantu Kewajiban (Hutang) dan Buku Pembantu Piutang. Untuk entitas sektor publik, setiap akun bisa atau perlu dibuat buku besar pembantu karena mengingat luasnya akun-akun dalam setiap entitas. Untuk selanjutnya, buku besar umum sering disingkat menjadi buku besar dan buku besar pembantu yang disingkat dengan nama buku pembantu.

Pengunaan buku besar pembantu mempunyai beberapa kelebihan sebagai berikut: 1. Memudahkan penyusunan laporan keuangan, karena buku besar umum terdiri

dari akun-akun yang jumlahnya lebih sedikit. Hal ini juga akan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam buku besar umum.

2. Ketelitian dalam pembukuan dapat diuji dengan membandingkan saldo dalam akun buku besar umum dengan jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu.

3. Dapat diadakan pembagian tugas dalam pengerjaan akuntansi. 4. Memungkinkan pumbukuan harian dari bukti-bukti pendukung transaksi

kedalam buku pembantu. 5. Bisa segera diketahui jumlah macam-macam elemen.

Bentuk-Bentuk Buku Besar

Bentuk buku besar meliputi bentuk skontro dan bentuk stafel. Bentuk skontro disebut juga dengan bentuk horizontal atau bentuk akun T. Prinsipnya daftar dibagi 2 bagian, sisi sebelah kiri (debet) dan kanan (kredit). Saldo awal atau penambahan dimasukkan ke sisi dimana saldo normal sebuah perkiraan berada.

Page 144: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

135

Pengurangan dicatat disisi yang berlawanan dengan saldo normal perusahaan. Sisi debet dan kredit dijumlah, angka terbesar ditulis di kedua sisi. Sisi yang lebih kecil akan ditambahkan sejumlah angka sehingga jumlah debet dan kredit sama. Sejumlah angka inilah yang merupakan saldo akhir suatu perkiraan yang selanjut-nya akan ditransfer ke neraca saldo. Biasanya saldo akhir berada disisi yang berlawanan dengan saldo normal. Contohnya saldo akhir kas biasanya berada disisi kredit karena kas memiliki saldo normal debet. Saldo akhir tersebut akan menjadi saldo awal periode berikutnya, yang berarti di sisi debet. Sebaliknya perkiraan akun hutang usaha akan menghasilkan saldo kredit yang lebih besar sehingga saldo akhir ada di sisi debet. Pada awal periode saldo akhir tersebut akan di transfer ke sisi kredit sebagai saldo awal.

Bentuk stafel biasa juga disebut dengan bentuk vertikal atau disebut juga balance-column account. Bentuk ini terdiri dari kolom-kolom yang meliputi kolom untuk pemindahan (posting) debet, satu kolom untuk pemindahan (posting) kredit, satu kolom untuk menunjukkan saldo akun jika yang terjadi adalah saldo debet, dan satu kolom untuk menunjukkan saldo akun jika yang terjadi adalah saldo kredit. Bentuk ini yang sering digunakan dalam praktik karena saldo untuk setiap akun bisa diketahui setiap saat.

Buku besar bentuk stafel tersebut sedikit berbeda dengan rekening T. Perbe-daannya terutama pada: 1. Letak kolom debit kredit tidak berlawanan tetapi berdampingan. 2. Kolom jumlah rupiah bertambah untuk mencatat saldo setiap akun

Dengan kolom tambahan ini saldo akun ditentukan setiap kali terjadi transaksi. Dengan demikian saldo setiap akun akan dengan mudah diketahui setiap saat. Berikut ini contoh proses posting satu ayat jurnal dibuku besar (buku harian) ke akun di buku besar yang berbentuk stafel.

Hubungan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu Antara buku besar umum dan buku besar pembantu pada setiap bulan harus dicocokkan apakah keduanya menunjukkan saldo yang sama. Saldo akun buku besar harus sama dengan saldo akun pembantunya. Jika ada perbedaan harus segera ditentukan saldo mana yang benar di antara keduanya. Misalnya, dalam bentuk tabel berikut akan menjelaskan hubungan antara buku besar utama dan buku besar pembantu:

No Buku Besar Buku Besar Pembantu 1 Rekening Piutang Dagang Kartu Piutang 2 Rekening Barang Dagangan Kartu Persediaan 3 Rekening Aktiva Tetap Kartu Aktiva Tetap 4 Rekening Hutang Dagang Kartu Hutang

Sedangkan tampilan pada gambar berikut merupakan ilustrasi dari

hubungan antara buku besar umum dan buku besar pembantu dalam bentuk bagan.

Page 145: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

136

Gambar 5.1. Hubungan antara Buku Besar Umum dan Buku Besar Pembantu

Berikut di sajikan buku basar Kas Bengkel Rondang Bulan Februari (Tabel 5.11). Proses menyalin setiap ayat jurnal ke dalam buku besar disebut dengan istilah posting. Perhatikan ilustrasi berikut ini, untuk memahami proses posting ke buku besar.

Tabel 5.11. Buku Besar Kas Bengkel Rondang

No.JU Tanggal Rek. Ref Debet Kredit Saldo Keterangan Kas - Saldo awal kas

1 1-Feb-10 Kas 5,000,000 5,000,000 Setoran modal Nanda

2 2-Feb-10 Kas 2,400,000 2,600,000 Membeli peralatan bengkel

4 5-Feb-10 Kas 450,000 3,050,000 Pendapatan bengkel 5 7-Feb-10 Kas 5,000,000 8,050,000 Meminjam dari

Bank Harta 6 8-Feb-10 Kas 3,000,000 5,050,000 Membayar sewa

ruangan 7 10-Feb-10 Kas 250,000 5,300,000 Pendapatan bengkel 8 15-Feb-10 Kas 600,000 4,700,000 Membayar gaji

karyawan 9 16-Feb-10 Kas 200,000 4,900,000 Pendapatan bengkel

10 18-Feb-10 Kas 400,000 5,300,000 Pendapatan bengkel 11 20-Feb-10 Kas 250,000 5,050,000 Membayar spp 12 22-Feb-10 Kas 350,000 5,400,000 Pendapatan bengkel 13 24-Feb-10 Kas 250,000 5,650,000 Pendapatan bengkel 14 25Feb-10 Kas 120,000 5,530,000 Bayar bunga ke

bank Harta

TRANSAKSI 1 Nanda memutuskan untuk membuka bengkel motor di dekat Kampus Kebanggaan Bangsa. Nanda memberi nama bengkel tersebut Rondang. Pada tanggal 1 Februari 2010, Nanda menginvestasikan dana (kas) sebesar Rp.5000.000,00ke dalam bengkelnya. Jurnal untuk mencatat transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

Page 146: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

137

Tabel 5.12. Jurnal Bengkel Rondang Tanggal Rekening dan

Keterangan Referensi Debit Kredit

1 Des

Kas Modal

100 300

Rp.5.000.000

Rp.5.000.000

Investasi awal bisnis

Hasil posting ke dalam buku besar adalah sebagai berikut :

Tabel 5.13. Buku Besar Bengkel Rondang

Kas Kode Rekening: 100 Tanggal Keterangan Ref. Debit Tanggal Keterangan Ref. Kredit 1 Feb Investasi

awal 5.000.000

Total 5.000.000

Tanggal Keterangan Ref. Debit Tanggal Keterangan Referensi Kredit 28 Feb Investasi

awal JU-1 5.000.000

Total 5.000.000

Jika perusahaan menggunakan Microsft Excel dalam membuat jurnal, maka

dalam hutungan menit, perusahaan dapat memperoleh informasi buku besar. Jurnal dapat diubah menjadi buku basar dengan perintah SORT.

Langkah-langkah membuat buku besar dari jurnal umum dengan menggunakan Microsoft Excel adalah sebagai berikut: 1. Buka file jurnal 2. Copy sheet jurnal tersebut ke sheet kosong dalam file yang baru (new-work-

book). Pastikan ketika melakukan sorting, file jurnal jangan diubah. Caranya adalah dengan meng-copy sheet jurnal tersebut ke sheet kosong dalam file yang baru (new workbook).

3. Pilih menu Data dan Sort. 4. Sort berdasarkan nama rekening. 5. Tambahkan baris saldo awal di baris paling atas 6. Tambahkan kolom saldo di sisi paling kanan. Untuk setiap rekening yang saldo

normalnya debit, maka kolom saldo ini sama dengan saldo sebelumnya ditambah debit dikurangi kredit. Sebaliknya, untuk rekening yang saldo normalnya kredit, kolom saldo sama dengan kolom sebelumnya ditambah kredit dikurangi debit untuk. Untuk kasus bengkel Rondang, oleh karena bengkel ini baru saja buka, maka saldo awalnya nol rupiah.

7. Simpan file dengan nama Buku Besar 2010. Gambar 5.14 menampilkan buku basar Pendapatan. Rekening pendapatan

bersaldo normal di sisi kredit. Kolom paling kiri merupakan nomor urut transaksi di dalam jurnal umum. Nomor referensi ke jurnal umum ini berguna apabila suatu saat perusahaan perlu melacak satu transaksi dari buku besar ke jurnal.

Page 147: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

138

Tabel 5.14. Buku Besar Pendapatan Bengkel Rondang No.JU Tanggal Rekening Ref Debet Kredit Saldo Keterangan Pendapatan - Saldo awal 4 5-Feb-10 Pendapatan 450,000 450,000 Pendapatan bengkel 7 10-Feb-10 Pendapatan 250,000 700,000 Pendapatan bengkel 9 16-Feb-10 Pendapatan 200,000 900,000 Pendapatan bengkel

10 18-Feb-10 Pendapatan 400,000 1,300,000 Pendapatan bengkel 12 22-Feb-10 Pendapatan 350,000 1,650,000 Pendapatan bengkel 13 24-Feb-10 Pendapatan 250,000 1,900,000 Pendapatan bengkel

Pengelompokan transaksi per kode rekening ini berguna untuk:

1. Menyusun laporan keuangan. Perhatikan angka-angka saldo dalam buku besar pada tabel 5.15.

Tabel 5.15. Saldo Buku Besar Bengkel Rondang Nama rekening Saldo akhir per 28 Februari 2010

Kas Rp. 5.530.0000 Bahan habis pakai Rp. 300.000 Uang muka sewa Rp. 3.000.000 Peralatan Rp. 2.400.000 Utang Rp. 5.300.000 Modal Rp. 5.000.000 Prive Rp. 250.000 Pendapatan Rp. 1.900.000 Biaya Rp. 720.000

Anda akan mendapati angka yang sama dengan hasil analisis tabular persamaan dasar akuntansi berikut ini (lihat Tabel 5.16).

2. Mengetahui posisi nilai aktiva, utang atau modal saat ini.

Tabel 5.16. Analisis Tabular Persamaan Dasar Akuntansi

Kas

+

Bahan habis pakai

+

Uang muka sewa

+

Peralatan

=

Utang

+

Modal

-

Prive

+

Pendapatan

-

Biaya

5.530.000

300. 000

3000.000

2.400.000

5.300.000

5000.000

250.000

1.900.000

720.000

MEMBUAT BUKU BESAR UNTUK BULAN KEDUA DENGAN PROGRAM MICROSOFT EXCEL

Berikut disajikan data Bengkel Rondang bulan Maret (lihat file jurnal_032010). Perlu diingat bahwa sekarang di file buku besar sudah ada data Februari. Berikut langkah-langkah untuk membuat buku besar ter-update dengan jurnal bulan Maret: 1. Buka file jurnal. 2. Copy area only (bukan the whole sheet). 3. Paste di bawah buku besar yang ada. 4. Pilih data sort. 5. Sort berdasar nama rekening. 6. Copy kolom saldo dan tarik (drag) e bawah. 7. Beri nama file Buku Besar 2010

Page 148: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

139

MODIFIKASI JURNAL UMUM Perhatikan transaksi millik Bengkel Rondang pada tabel 5.17 berikut ini. Transaksi terse-but merupakan transaksi yang sama dengan transaksi penerimaan kas dari konsumen (hanya angkanya yang berbeda).

Tabel 5.17. Transaksi Bengkel Rondang

Tanggal Transaksi

5 Feb Menerima kas dari konsumen hari ini, sebesar Rp. 450.000,00 sebagai pembayaran atas servis sepeda motor.

10 Feb Menerima kas dari konsumen hari ini, sebesar Rp. 250.000,00 sebagai pembayaran atas servis sepeda motor.

16 Feb Menerima kas dari konsumen hari ini, sebesar Rp. 200.000,00 sebagai pembayaran atas servis sepeda motor.

18 Feb Menerima kas dari konsumen hari ini, sebesar Rp. 400.000,00 sebagai pembayaran atas servis sepeda motor.

22 Feb Menerima kas dari konsumen hari ini, sebesar Rp. 350.000,00 sebagai pembayaran atas servis mobil.

24 Feb Menerima kas dari konsumen hari ini, sebesar Rp. 250.000,00 sebagai pembayaran atas servis motor.

Apabila kelima transaksi tersebut dijurnal dengan menggunakan jurnal

umum, maka tampilannya akan menjadi seperti pada tabel 5.18.

Tabel 5.18. Jurnal Bengkel Rondang Tanggal Rekening R Debet Kredit Keterangan 5-Feb-10 Kas 450.000 Pendapatan bengkel 5-Feb-10 Pendapatan 450.000 Pendapatan bengkel

10-Feb-10 Kas 250.000 Pendapatan bengkel 10-Feb-10 Pendapatan 250.000 Pendapatan bengkel 16-Feb-10 Kas 200.000 Pendapatan bengkel 16-Feb-10 Pendapatan 200.000 Pendapatan bengkel 18-Feb-10 Kas 400.000 Pendapatan bengkel 18-Feb-10 Pendapatan 400.000 Pendapatan bengkel 22-Feb-10 Kas 350.000 Pendapatan bengkel 22-Feb-10 Pendapatan 350.000 Pendapatan bengkel 24-Feb-10 Kas 250.000 Pendapatan bengkel 24-Feb-10 Pendapatan 250.000 Pendapatan bengkel

Pada keenam jurnal tersebut, selalu rekening Kas yang didebit dan rekening pendapatan yang dikredit. Transaksi yang berulang seperti ini akan lebih efesien jika dicatat menggunakan jurnal khusus, pada tabel 5.19 disajikan tampilan jurnal khusus untuk mencatat pendapatan jasa bengkel.

Yang direkam dalam jurnal khusus ini cukup tanggal transaksi dan jumlah pendapatan jasa bengkel. Untuk setiap baris, kas yang didebitkan dan pendapatan jasa bengkel yang dikredit. Jadi, jurnal ini tidak digunakan untuk mencatat tran-saksi apapun selain transaksi pendapatan jasa bengkel.

Page 149: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

140

Bandingkan cara mencatat dalam jurnal khusus tersebut dengan jurnal umum yang sudah diperkenalkan di bahasan sebelumnya. Jurnal khusus tersebut dirancang hanya untuk mencatat penerimaan kas dari konsumen. Jurnal khusus jauh lebih efesien dan membuat proses penjurnalan menjadi tidak membosankan. Bayangkan saja, dalam dunia nyata, transaksi penerimaan kas pada suatu bengkel terjadi setiap hari! Belum lagi, jika pemillik menghendaki agar setiap faktur dientrikan ke Microsoft Excel, dalam satu hari bisa ada 10 sampai 20 faktur layanan jasa bengkel.

Tabel 5.19. Jurnal Khusus Bengkel Rondang

Tanggal Ref Jumlah Keterangan 5-Feb-10 450.000 10-Feb-10 250.000 16-Feb-10 200.000 18-Feb-10 400.000 22-Feb-10 350.000 24-Feb-10 250.000

Menggunakan format jurnal umum yang standar akan membuat kita harus

berulang kali mengetik deibt kas Kredit Penghasilan, debit dan kas kredit penghasilan (bukan hanya tidak efesien, tetapi juga membosankan). Perancang jurnal khusus memang sebaiknya orang yang paham akan akuntansi, tetapi pengguna jurnal khusus bisa orang awam yang sama sekali tidak tahu akuntansi.

Posting dari jurnal umum ke dalam Buku Besar. Dalam kasus bengkel Rondang, transaksi penjualan tunai akan berpengaruh pada dua rekening, yaitu rekening Kas dan rekening penjualan. Jadi, secara berkala bisa seminggu sekai ataupun setiap hari sekali, tergantung pada frekuensi penjualan dan kebijakan manajemen, akuntan memposting jurnal khusus ke buku besar. Sebagai contoh, diasumsikan Bengkel Rondang mempositng data pendapatan bengkel satu kali daam sebuah tabel 5.20. Akuntan akan menghitung total pendapatan pada jurnal khusus. Selanjutnya, akuntan akan menuiskan rekening yang masih didebit (Kas), jumlah yang di debit (Rp.1.900.000,00) dan rekening yang mesti dikredit (penda-patan) serta jumlah kreditnya (Rp. 1.900.000,00).

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, pada tabel 5.20 ditampilkan jurnal khusus dari sebuah petshop yang memiliki lebih dari satu rekening pendapatan. Petshop tersebut memiliki kebijakan untuk memposting data transak-si setiap hari.

Tabel 5.20. Posting ke Buku Besar Bengkel Rondang

Tanggal Ref Jumlah Keterangan 5-Feb-10 450.000

10-Feb-10 250.000 16-Feb-10 200.000 18-Feb-10 400.000 22-Feb-10 350.000 24-Feb-10 250.000

1.900.000

Page 150: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

141

Posting : Debet 1.900.000 Kas Kredit 1.900.000 Pendapatan

Dapat dilihat bahwa tampilan jurnal khusus tersebut berbeda dengan tampilan jurnal khusus Bengkel Rondang yang hanya menerima satu jenis Pendapatan. Kolom kas merupakan kolom debit, dan kolom Grooming, Pakan, dan Jasa penitipan merupakan kolom kredit. Jadi, untuk setiap baris dalam jurnal khusus, total debit juga harus selalu sama dengan total kredit. Kas harus selalu sama dengan grooming + Pakan + Jasa Penitipan.

Tabel 5.21. Jurnal Khusus Petshop Tanggal Ref Kas Grooming Pakan Jasa Penitipan 5-Feb-10 000234 190.000 70.000 120.000 5-Feb-10 000235 250.000 50.000 200.000 5-Feb-10 000236 65.000 65.000 5-Feb-10 000237 180.000 80.000 100.000 5-Feb-10 000238 60.000 60.000 5-Feb-10 000239 120.000 120.000

856.000 210.000 355.000 300.000

Posting Debit 865.000 Kas Kredit 210.000 Pendapatan jasa grooming 355.000 Pendapatan pakan hewan 300.000 Pendapatan jasa penitipan

Untuk kasus petshop tersebut, pada saat memposting dari jurnal khusus ke

buku besar setiap harinya, akuntan akan mendebit rekening Kas, dan mengkredit tiga rekening pendapatan.

Contoh jurnal khusus. Pada dasarnya tidak ada batasan jurnal khusus apa saja yang bisa dibuat (dirancang) untuk merekam transaksi keuangan. Yang perlu timbangkan perancang adalah proses posting setelah data terekam daam jurnal khusus. Pastikan tidak ada rekening yang terlewat diposting.

Sebagai tambahan ilustrasi, pada tabel 5.22 disajikan contoh jurnal khusus yang dirancang untuk merekam penjualan kredit di Toko Besi Makmur. Toko Besi Makmur melayani penjualan kredit kepada para pemborong. Biasanya transaksi toko besi tersebut bernilai relatif besar. Pemborong ditetapkan untuk membayar 40% dari nilai transaksi dan sisanya (sebesar 60%) dapat dilunasi satu bulan kemudian.

Toko Besi Makmur mengelompokkan penjualan kedalam lima kelompok besar, yaitu penjualan besi, penjualan semen, penjualan material bangunan, penjualan material interior, dan penjualan asesoris rumah tinggal. Dengan demikian, dalam kasus toko besi ini, akan ada dua kolom debit (Kas dan Piutang) dan 5 kolom kredit ( penjualan besi, penjualan semen, material bangunan, material interior, dan penjualan asesoris rumah). Sama halnya dengan kasus Petshop sebelumnya, total debit akan selalu sama dengan total kredit.

Page 151: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

142

Berikut ini disajikan jurnal khusus pada tabel 5.22 untuk mencatat pengeluaran kas pada Salon Cantik. Pengeluaran kas Salon Cantik, terutama untuk pembayaran bahan habis pakai dan pembayaran upah kapster terjadi pada setiap akhir minggu. Oleh karena itu, dibuatkan kolom sendiri untuk menampung transaksi yang terkait dengan dua pengeluaran tersebut. Pengeluaran kas lainnya difasilitasi dengan kolom biaya lainnya.

Tabel 5.22. Jurnal Khusus Toko Besi Makmur Tanggal Nama

konsumen Kas Piutang Penjualan

besi Penjualan

semen Material

bangunan Material interior

Asesoris Rumah

12-Apr-10 CV. Mitra 8.000.000 12.000.000 8.000.000 6.000.000 2.000.000 4.000.000 12-Apr-10 PT. Rajin 9.600.000 14.400.000 12.000.000 8.000.000 4.000.000

12-Apr-10 CV. Karya 2.400.000 3.600.000 1.000.000 1.000.000 3.000.000 1.000.000 12-Apr-10 CV. Gotro 3.680.000 5.520.000 4.000.000 1.200.000 1.200.000

12-Apr-10 Ir. Prambudi 3.200.000 4.800.000 1.000.000 1.000.000 4.000.000

12-Apr-10 Setyo ST 15.200.000 22.800.000 20.000.000 6.000.000 6.000.000 42.080.000 63.120.000 44.000.000 34.000.000 15.200.000 11.000.000 1.000.000

Posting

Debet 42.080.000 Kas Debet 63.120.000 Piutang

Kredit 44.000.000 Penjualan besi Kredit 34.000.000 Penjualan semen

Kredit 15.200.000 Penjualan Material bangunan

Kredit 11.000.000 Penjualan Material interior Kredit 1.000.000 Penjualan Asesoris rumah

Dengan demikian, pembayaran listrik, bunga, atau pengeluaran lainnya akan

dicatat kolom ini. Untuk kasus salon Cantik ini, ada tiga kolom debit, yaitu upah kapster, Biaya suplies salon, dan biaya lainnya serta satu kolom kredit, yaitu kas. Jadi, untuk setiap baris, upah kapster + Biaya suplies salon + Biaya lainnya = kas.

Tabel 5.23. Jurnal Khusus Salon Cantik Upah Biaya

Supplies Biaya Nama

Tanggal Ref Kapster Salon Lainnya Rekening Kas 17-May-10 000110 800.000 800.000 17-May-10 000111 200.000 200.000 17-May-10 000112 320.000 320.000 17-May-10 000113 40.000 Utilitas 40.000 17-May-10 000114 420.000 Utilitas 420.000 17-May-10 000115 180.000 180.000 800.000 700.000 460.000 1.960.000 Posting Debet 800.000 Upah Kapster Debet 700.000 Biaya Supplies Salon Kredit 460.000 Biaya Utilitas Kredit 1.960.000 Kas

Tips tentang Jurnal Khusus. Data dalam jurnal khusus dapat langsung diolah, yaitu dengan melakukan filter (lihat bahasan tentang buku pembantu di bawah ini). Untuk memudahkan memanipulasi data (mengolah data), maka data jurnal khusus perlu disimpan dalam satu tabel. Perhatikan contoh data Salon Cantik pada tabel

Page 152: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

143

5.24. Salon Cantik memiliki satu worksheet untuk menampung seluruh data pengeluaran kas.

Tabel 5.24. Jurnal Pengeluaran Kas Salon Cantik

Salon Cantik juga memiliki sheet per tanggal. Tampilan tanggal 17 Mei sama seperti yang disajikan pada tabel 5.23 Berikut tampilan sheet untuk tanggal 18 Mei 2010 pada tabel 5.25. Tampilan per tanggal ini, untuk merekam jejak posting. Sedangkan, sheet Jurnal Pengeluaran Kas disediakan agar mudah bagi akuntan maupun auditor Salon Cantik untuk memanipulasi data dann menghasilkan ragam laporan internal yang diperlukan.

Tabel 5.25. Memanipulasi Jurnal Khusus Salon Cantik

Page 153: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

144

BUKU PEMBANTU Pada mulanya, buku pembantu dirancang untuk mengetahui informasi yang lebih detail mengenai suatu rekening. Sebagai contoh, pada tabel 5.26 disajikan jurnal khusus untuk mencatat penjualan Kredit di Biro Agen perjalanan Ceria pada Minggu kedua Bulan Juli 2010.

Tabel 5.26. Jurnal Khusus Biro Agen Perjalanan Ceria

Buku besar yang terkait dengan jurnal penjualan kredit tersebut adalah buku besar kas, buku besar piutang,buku besar pendapata travel, buku besar pendapa-tan bis, buku besar pendapatan sewa mobil, dan buku besar pendapatan sewa bis. Terkait dengan transaksi penjualan kredit, Biro Agen perjalanan sebenarnya lebih membutuhkan informasi mengenai piutang setiap pelanggan dan bukukan hanya piutang seluruh pelanggan.

Oleh karena Biro Agen Perjalanan menggunakan Microsoft Excel untuk merekam penjuakan kredit, maka langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh Biro. Agen perjalanan untuk mengetahui piutang setiap pelanggan adalah sebagai berikut : 1. Blok seluruh header Jurnal Khusus 2. Piliih Menu Data, Filter, AutoFilter (Tabel 5.27).

Tabel 5.27. Melakukan Filter

Page 154: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

145

3. Jika diperhatikan, pada setiap header terdapat kotak putih dengan tanda panah kebawah. Kotak dengan tanda panah ini berfungsi untuk melakukan filter. Misalnya, kita ingin mengetahui piutang Koperasi Abadi, maka kilik tanda panah di header Nama Konsumen. Maka, akan muncul tampilan seperti berikut ini. Pilih nama Koperasi Abadi.

Tabel 5.28. Melakukan Filter

Setelah difilter berdasarkan nama konsumen (Koperasi Abadi), maka tampilan jurnal khusus tersebut akan menjadi seperti nampak pada Tabel 5.28.

Tabel 5.28. Hasil Filter

Dahulu, sebelum ada program aplikasi spreadsheet seperti Microsoft Excel, untuk mendapatkan informasi buku pembantu piutang (yang memuat informasi piutang per pelanggan), akuntansi mesti menyalin dokumen kebuku pembantu.

Apabila akuntan menghindari untuk menyalin berkali kali (mulai dari dokumen ke jurnal, lalu jurnal ke buku besar, serta dokumen kebuku pembantu), akuntan dapat menggunakan salah satu tembusan dokumen (dalam kasus Biro Arsitek Makmur, berarti dokumen faktur penjualan kredit) sebagai buku pemban-tu. Dengan demikian, satu lembar faktur penjualan kredit diarsip menurut tanggal jatuh tempo piutang.

Arsip faktur penjualan yang ditata urut tanggal jatuh tempo ini, dapat diterapkan perusahaan, untuk melengkapi data excel. Arsip ini memudahkan perusahaan melacak piutang yang hampir jatuh tempo.

KODE REKENING Kode rekening berguna untuk mengelompokkan transaksi keungan, sesuai dengan item yang akan dilaporkan dalam laporan keungan. Pada dasarnya seluruh transaksi keuangan dapat dikelompokkan menjadi :

Page 155: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

146

1. Aktiva a. Aktiva lancar b. Aktiva tetap c. Aktiva lain-lain

2. Utang a. Utang lancar b. Utang jangka panjang

3. Modal a. Modal disetor b. Prive c. Laba Ditahan

4. Pendapatan a. Pendapatan b. Harga Pokok Penjualan c. Biaya d. Pendapatan di luar usaha e. Biaya di luar usaha

Terdapat banyak cara untuk membuat kode rekening, tetapi pada dasarnya

kode rekening harus bisa menampung seluruh transaksi keuangan sedemikian rupa, sehingga memudahkan penggolongan transaksi keuangan. Berikut disajikan dua gaya pengkodean rekening pada gambar 5.2 dan 5.3. perhatikan, apapun gaya yang dipilih, akuntan perusahaan mesti memastikan bahwa kode rekening tersebut dapat menampung semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan yang bersangkutan. Kode rekening antar perusahaan pada dasarnya serupa, tetapi tidak pernah benar-benar sama, tergantung pada karekteristik transaksi bisnis yang terjadi dalam perusahaan tersebut.

Gambar 5.2. Gaya Pengkodean Rekening Pertama

Kode rekening untuk Jas Katering Sedap 10000 Aktiva

11000 Aktiva Lancar 11110 Kas di tangan 11120 Bank BCA 11130 Bank Mandiri 11200 Piutang Usaha 11300 Supplies Kantor 11400 Persediaan bahan baku dan bahan penolong 11710 Uang muka asuransi 11720 Uang muka sewa

11200 Aktiva Tetap 12100 Perabot Kantor 12200 Perabot dapur 12300 Barang pecah belah

Page 156: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

147

12400 Kendaraan 13000 Aktiva Lain-lain

20000 Kewajiban 21000 Utang Lancar 21100 Utang usaha 21200 Utang muka pelanggan 21300 Utang gaji 21400 Utang bunga 21500 Utang lancar lainnya

22000 Utang Jangka Panjang 22100 Utang bank BCA 22200 Utang bank Mega

30000 Modal 31000 Setoran Modal 32000 Laba Ditahan 33000 Prive

40000 Pendapatan 41000

50000 Harga Pokok Penjualan (HPP)

51000 HPP jasa katering 52000 Beban bahan baku 53000 Beban bahan penolong 54000 Beban tenaga kerja langsung 55000 Beban overhead rumah makan

60000 Biaya Operasional 61100 Beban Gaji 61200 Tunjangan 61300 Beban Upah 62000 Beban Iklan dan Promosi 63000 Beban Utilitas 64000 Beban Transportasi 67000 Beban Tanggung Jawab Sosial 68000 Beban Depresiasi 69000 Beban Operasional Lainnya

70000 Pendapatan di luar usaha 71000 Penjualan barang bekas 79000 Pendapatan lain-lain

80000 Biaya di luar usaha

Page 157: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

148

81000 Beban bunga 89000 Beban Lain-lain

Selanjutnya, pada gambar 5.3 ditampilkan kode rekening Rumah Makan Enak sebagai gaya pengkodean rekening kedua. Rumah makan dan jasa katering sama-sama menjual makanan. Sekalipun demikian, transaksi bisnis kedua jenis usaha ini berbeda. Jasa katering biasanya menerima uang muka dari pelanggang atas pesanan jasa katering untuk tanggal tertentu. Oleh karena itu, bisa saja sekalipun pesta sudah selesai, konsumen belum membayar lunas, atau konsumen baru melunasi 3 hari atau bahkan satu minggu setelah pesta selesai.

Berbeda dengan katering, rumah makan hanya menjual kepada konsumen akhir, sehingga tidak akan ada piutang usaha ataupun uang muka dari konsumen.

Gambar 5.3 . Gaya Pengkodean Rekening Kedua

Kode rekening untuk Rumah Makan Enak

A Aktiva

AL Aktiva Lancar AL1100 Kas di tangan AL1200 Bank BCA AL1300 Bank Mandiri AL2000 Supplies Kantor AL3000 Persediaan bahan baku dan bahan penolong AL4100 Uang muka asuransi AL4200 Uang muka sewa

AT Aktiva Tetap AT1000 Perabot Kantor AT2000 Perabot Dapur AT3000 Barang pecah belah AT4000 Kendaraan

U Utang UL Utang Lancar UL1000 Utang usaha UL2000 Utang gaji dan upah UL3000 Utang bunga UL4000 Utang lancar dan lainnya UP Utang jangka panjang UP1000 Utang bank BCA UP2000 Utang bank Mega

MO Modal

Page 158: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

149

MO1000 Setoran modal MO2000 Laba ditahan MO3000 Prive

PD Pendapatan PD1000 Penjualan jasa rumah makan

HP HPP HP1000 HPP jasa rumah makan HP2000 Beban bahan baku HP3000 Beban bahan penolong HP4000 Beban tenaga kerja langsung HP5000 Beban overhead rumah makan

RANGKUMAN

Buku jurnal berguna untuk menganalisis bukti transaksi sebelum dicatat ke dalam akun. Memang akan lebih praktis apabila bukti transaksi langsung dicatat ke akun yang terpengaruh. Namun ada beberapa kelemahan yang dapat terjadi, diantaranya sulit menemukan kesalahan apabila terjadi kesalahan dalam pencata-tan. Di samping itu juga tidak ada catatan mengenai terjadinya transaksi dalam suatu perusahaan. Oleh sebab itu, untuk meng-antisipasi kelemahan-kelemahan tersebut maka pencatatan dilakukan dengan bertahap. Terlebih dahulu melakukan analisa dan pencatatan ke dalam buku jurnal sebelum bukti transaksi di catat pada akun.

Jurnal Umum atau jurnal transaksi adalah catatan sistematis dan kronologis yang dimiliki perusahaan atas transaksi yang telah dilakukan. Menjurnal (journali-zing) adalah aktivitas meringkas dan mencatat transaksi perusahaan berdasarkan dokumen dasar secara kronologis beserta penjelasan yang diperlukan dalam buku jurnal. Jurnal berfungsi mencatat dan meringkas setiap transaksi yang dilakukan perusahaan, sedangkan akun dan buku besar berfungsi mencatat transaksi perusa-haan menurut jenis transaksinya.

Penjurnalan atau pencatatan transaksi pada jurnal umum adalah tahap kedua dalam siklus akuntansi setelah melakukan analisa terhadap bukti transaksi. Kegiatan pejurnalan adalah penggolongan semua transaksi ke dalam akun masing-masing.

Beberapa istilah berkaitan dengan jurnal tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kolom Rekening diisi dengan nama rekening yang didebit dan yang dikredit.

Ingat nama rekening harus konsisten, jangan sampai satu rekening memiliki dua nama.

2. Kolom Ref. (Referensi) berguna untuk merekam nomor bukti transaksi (nomor dokumen).

3. Kolom Keterangan untuk mencatat uraian mengenai jurnal tersebut. Pastikan membuat keterangan yang singkat tetapi mudah untuk dimengerti.

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini

Page 159: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

150

disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keua-ngan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

Buku besar pembantu digunakan untuk mencatat rincian akun tertentu yang ada di Buku Besar Umum. Akun Buku Besar Umum yang rinciannya dicatat dalam Buku Besar Pembantu disebut Akun Pengawas (Controlling Account). Sedangkan akun-akun yang merinci akun pengawas disebut Akun Pembantu (Subsidiary Account). Dua buku besar pembantu yang umum adalah Buku Pembantu Kewajiban (Hutang) dan Buku Pembantu Piutang.

PERTANYAAN-PERTANYAAN 1. Jelaskan apa yang disebut dengan jurnal dan menjurnal? 2. Jelaskan apa yang disebut dengan jurnal umum? 3. Jelaskan beberapa fungsi dari menjurnal? 4. Uraiakan bagaimana pedoman dalam melakukan jurnal? 5. Apa-apa saja langkah dalam melakukan jurnal? 6. Uraikan bagaimana langkah-langkah dalam mendebet dan mengkredit? 7. Jelaskan apa yang disebut dengan buku besar dan kegunaannya? 8. Apa-apa saja bentuk buku besar, jelaskan.

Page 160: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

151

BAB

PENGENDALIAN INTERNAL

erusahaan menggunakan pengendalian intern untuk mengarahkan operasi dan mencegah penyalahgunaan sistem. Pimpinan perusahaan menyadari pentingnya manajemen yang di dalamnya mengatur tentang pengendalian

internal sebagai alat berharga dalam menunaikan tanggung jawabnya. Sejalan dengan peningkatan kompleksitas sistem dan ketergantungan pada sistem tersebut, perusahaan menghadapi peningkatan risiko atas sistem mereka yang sedang dinegosiasikan tersebut. Bab ini akan di awali dengan membahas penger-tian pengendalian internal.

DEFINISI PENGENDALIAN INTERNAL Pengendalian internal adalah semua rencana organisasional, metode, dan pengukuran yang dipilih oleh suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Secara umum, pengendalian internal merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Perusahaan pada umumnya menggunakan Sistem Pengendalian Internal untuk mengarahkan operasi perusahaan dan mencegah terjadinya penyalah gunaan sistem.

Menurut Boynton, Johnson dan Kell (2006), Pengendalian Internal adalah suatu proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut: 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku 3. Efektivitas dan efisiensi operasi.

Menurut Dan M. Guy, Wayne Alderman dan Alan J. Winters (2002), Pengen-dalian Internal adalah alat untuk mengendalikan aktivitas entitas guna membantu

P

Page 161: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

152

menjamin bahwa aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada akhirnya dapat mencapai tujuan yang diharapkan.

Berdasarkan pengertian-pengertian pengendalian internal diatas, kita dapat memahami bahwa pengendalian internal merupakan suatu proses yang terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk dilaksanakan oleh orang-orang untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam pencapaian tujuan-tujuan tertentu yang saling berkaitan. Dengan adanya penerapan pengendalian intern dalam setiap kegiatan operasi perusahaan, maka diharapkan tidak akan terjadi tindakan-tindakan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan, misalnya penggelapan (fraude) baik yang dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja.

Pengendalian internal ini penting karena perusahaan suka tidak suka menghadapi banyak ancaman yang bisa mengganggu tercapainya tujuan sistem informasi akuntansi perusahaan. Sebagai contoh, lokasi tempat perusahaan berada mungkin saja mengalami gempa bumi sehingga gedung perusahaan roboh dan banyak perabot perusahaan yang rusak. Komputer perusahaan juga rusak, yang berarti data di dalam komputer tersebut juga rusak.

Sebuah sistem informasi yang tidak memasukkan unsur pengendalian internal besar kemungkinannya sistem informasi tersebut tidak ada gunanya. Salah satu tujuan pengendalian internal adalah menghasilkan informasi keuangan yang andal dan dapat dipercaya. Jika sebuah sistem informasi tidak memilki pengendalian, misalnya setelah seorang karyawan memasukkan transaksi penjualan, angka dalam aplikasi tersebut dapat di ubah dengan mudah atau faktur yang terkait dengan penjualan dapat dihancurkan (misalnya karena faktur tersebut tidak bernomor urut tercetak), maka sekalipun menggunakan aplikasi akuntansi, maka pencurian kas yang diterima dari penjualan dapat dengan mudah terjadi.

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL Tujuan pengendalian internal yaitu memberikan jaminan yang wajar bahwa setiap bank melakukan suatu control yang dapat meminimalisasi penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi. Menurut Mulyadi (2002) tujuan pengendalian internal terbagi atas dua yaitu:

1. Menjaga kekayaan perusahaan a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah

ditetapkan, b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan

dengan kekayaan yang sesungguhnya.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan, b. Pencatatan transaksi yang terjadi tercatat dengan benar di dalam catatan

akuntansi perusahaan.

KARAKTERISTIK DAN KETERBATASAN PENGENDALIAN INTERNAL Karakteristik Pengendalian Internal

Pengendalian Internal yang baik memiliki karakteristik yang meliputi hal-hal sebagai berikut:

Page 162: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

153

1. Suatu rencana organisasi yang memungkinkan adanya pemisahan pertanggung jawaban fungsi secara tepat,

2. Suatu sistem otoritas dan prosedur pencatatan yang tepat untuk memungkin-kan kontrol akuntansi, yang memadai terhadap aktiva, hutang, pendapatan dan biaya,

3. Praktek yang sehat diikuti dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dari setiap bagian organisasi, dan

4. Kualitas pengamat yang cocok dengan tanggungjawabnya. Karakteristik yang baik akan mendukung terciptanya pengendalian internal

yang efektif. Rencana organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan yang tepat, praktek yang sehat serta kualitas pengamat yang cocok harus terintegrasi dengan baik dalam pelaksanaan tugasnya. Kelancaran pekerjaan akan memudah-kan pengendalian internal terlaksana dalam mencapai tujuan.

Keterbatasan Pengendalian Internal Keterbatasan yang terdapat dalam pengendalian internal dapat mengakibatkan tujuan dari pengendalian internal tidak akan tercapai. Keterbatasan-keterbatasan tersebut adalah: 1. Kesalahan dalam pertimbangan 2. Gangguan 3. Kolusi 4. Pengabaian oleh manajemen 5. Biaya lawan manfaat

1. Kesalahan dalam pertimbangan Kesalahan dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang di ambil atau

dalam melaksanakan tugas rutin yang biasanya dilakukan oleh manajemen atau personel lain. Kesalahan ini dapat disebabkan oleh tidak memadainya informasi yang diterima, keterbatasan waktu, dan tekanan lain.

2. Gangguan Adanya kekeliruan dalam memahami perintah, terjadinya kesalahan karena

kelalaian dan perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personil atau dalam sistem dan prosedur yang diterapkan.

3. Kolusi Kerja sama antara pihak-pihak yang terkait, yang mana seharusnya antara

pihak-pihak tersebut saling mengawasi, tetapi malah saling bekerja sama untuk menutupi kesalahan-kesalahan yang dibuat baik secara sengaja maupun tidak sengaja.

4. Pengabaian oleh manajemen Manajemen mengabaikan kebijakan dan prosedur yang telah diterapkan

semata-mata untuk kepentingan pribadinya sehingga pengendalian internal tidak berfungsi secara baik.

5. Biaya lawan manfaat Biaya yang telah dikeluarkan untuk penerapan pengendalian internal tidak

boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari adanya penerapan pengendalian internal tersebut.

Page 163: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

154

MODEL PENGENDALAIN INTERNAL COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, atau dising-kat COSO, adalah suatu inisiatif dari sektor swasta yang dibentuk pada tahun 1985. Tujuan utamanya adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut. COSO telah menyusun suatu definisi umum untuk pengendalian, standar, dan kriteria internal yang dapat digunakan perusahaan untuk menilai sistem pengendalian mereka.

COSO disponsori dan didanai oleh 5 (lima) asosiasi dan lembaga profesional; American Institute of Certified Public Accountans (AICPA), American Accounting Association (AAA), Financial Excecutives of Management Accountants (FEI), The Institue of Internal Auditors (IIA) dan The Institute of Management Accountants (IMA). Koalisi ini didirikan untuk menyatukan pandangan dalam komunitas bisnis berkaitan dengan isu-isu pelaporan keuangan yang mengandung fraud.

Gambar 6.1. Pengendalian Internal

Pada tahun 1992, COSO menyusun dan menerbitkan internal control integrated framework yang berisi rumusan definisi pengendalian internal, pedo-man penilaian, serta perbaikan terhadap sistem pengendalian internal, yang

PENGENDALIAN

Lingkungan

Pengendalian Penaksiran

risiko

Aktivitas Pengendalian

Informasi dan

Komunikasi

Pengawasan (Monitoring) Filosofi dan

gaya operasi Integritas dan milai etika Komitmen terhadap kompetensi Komite audit Struktur organisasi Metode penetapan otoritas dan tanggung jawab Kebijakan dan praktik sumber daya manusia

Menaksir risiko atas setiap ancaman yang mungkin dihadapi perusahan Memilih pengendalian untuk mengatasi risiko tersebut

Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak Pemisahan tugas Otorisasi yang memadai Mengamankan harta dan catatan perusahaan Menciptakan pengecekan independen atas pekerjaan karyawan lain

Identifikasi dan catat transaksi yang valid Klasifikasi transaksi Catat transaksi sesuai nilai moneter yang tepat Catat pada periode yang tepat Penyajian dalam laporan keuangan secara tepat

Supervisi yang efektif Akuntansi pertanggung jawaban Pengauditan internal

Efektivitas dan Efisiensi Operasi Reabilitas Pelaporan Keuangan Kepatuhan terhadap Aturan dan

Regulasi yang berlaku

TUJUAN

Page 164: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

155

penggunaannya mencakup penentuan tujuan pengendalian pelaporan keuangan dan proses kontrol operasional dalam konteks organisasional, sehingga perbaikan dan kontrol dapat dilakukan secara menyeluruh. Struktur pengendalian internal menurut COSO mencakup aktivitas pengendalian terkait pengendalian dengan pemrosesan informasi yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pada gambar .61. ditampilkan keseluruhan model pengendalaian COSO secara grafis.

Pada tahun 2004, COSO mengembangkan internal control integrated frame work dengan menambahkan cakupan tentang manajemen dan strategi risiko yang selanjutnya dikenal dengan pendekatan enterprise risk management (ERM). Menurut kerangka tersebut, pengendalian internal merupakan bagian integral dari manajemen risiko. Secara garis besar, COSO menghadirkan suatu kerangka kerja yang integral terkait dengan definisi pengendalian internal, komponen-komponen-nya dan kriteria pengendalian internal yang dapat dievaluasi.

COSO mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses yang diimple-mentasikan oleh dewan direksi, manajemen, serta seluruh staf dan karyawan dibawah arahan mereka dengan tujuan untuk memberikan jaminan yang memadai atas tercapainya tujuan pengendalian. Tujuan pengendalian tersebut meliputi : 1. Efektivitas dan efisiensi operasi. 2. Realibilitas pelaporan keuangan. 3. Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang ada.

Lima komponen dalam model pengendalian COSO adalah : 1. Lingkungan pengendalian. 2. Aktivitas pengendalian. 3. Penaksiran resiko. 4. Informasi dan komunikasi. 5. Pengawasan.

LINGKUNGAN PENGENDALIAN Setiap organisasi, tidak perduli apakah organisasi tersebut perusahaan besar ataupun perusahaan kecil, harus memiliki lingkungan pengendalian yang kuat. Lingkungan pengendalian yang lemah kemungkinan besar diikuti dengan kelemahan dalam komponen pengendalian internal yang lain. Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian menyediakan arahan bagi organisasi dan mempenga-ruhi kesadaran pengendalian dari orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang lingku-ngan pengendalian untuk memahami sikap, kesadaran, dan tindakan manajemen, dan dewan komisaris terhadap lingkungan pengendalian intern, dengan mempertim-bangkan baik substansi pengendalian maupun dampaknya secara kolektif. Lingkungan pengendalian, sebagai komponen pengendalian yang pertama, meliputi faktor-faktor sebagai berikut : 1. Filosophi manajemen dan gaya operasi. 2. Komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika. 3. Komitmen terhadap kompetensi. 4. Komite audit dari dewan direksi.

Page 165: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

156

5. Struktur organisasi. 6. Metode penetapan otoritas dan tanggungjawab. 7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia.

1. Filosophi Manajemen dan Gaya Operasi Manajer harus mengambil tindakan aktif untuk menjadi contoh berperilaku

etis dengan bertindak sesuai dengan kode etik personal. Manajer juga bertanggung jawab untuk menyusun kode etik perusahaan dan memperlakukan setiap karya-wan dengan adil dan dengan hormat. Manajer harus menekankan pentingnya pengendalian internal.

2. Integritas Dan Nilai-Nilai Etika

Penting bagi manajemen untuk menciptakan budaya organisasi yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis atau tidak etis manajer dan karyawan berdampak besar terhadap keseluruhan pengendalian internal. Perilaku etis dan tidak etis ini akan menciptakan suasana yang dapat mempengaruhi validitas proses pelaporan keuangan.

Setiap perusahaan perlu memilki kode perilaku untuk mengatur tindakan manaje-men, bawahan, maupun karyawan. Manajemen harus mengambil tindakan proaktif untuk memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar akan standard perilaku tersebut. Selain itu, manajemen harus memberi contoh dalam perilakunya sehari-hari. Keputusan manajemen untuk tetap berpegang nilai-nilai etika, sekalipun menghadapi keputusan yang sulit, akan menjadi pesan yang positif bagi semua karyawan. Manajemen harus mendorong terciptanya tujuan jangka panjang.

Banyak manajer yang tidak sadar telah menciptakan situasi yang menyebab-kan bawahan mereka terlibat dalam perilaku etis demi mencapai keberhasilan jangka pendek. Sebagai contoh, manajer menekan bawahan untuk mencapai laba yang tidal realistik atau laba yang mustahil dicapai, kecuali bawahan tersebut merekayasa laporan keuangan.

3. Komitmen Terhadap Kompetensi

Perusahaan harus merekrut karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya guna mendorong kreativitas dan insiatif dalam menghadapi kondisi yang dinamis saat ini. Oleh karena itu, penting bagi bagian personalia untuk mengisi lowongan kerja dengan personil yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang sesuai dengan pekerjan yang harus dikerjakan.

4. Komite Audit dan Dewan Direksi

Komite Audit dan Dewan Direksi bertanggung jawab untuk memilih Komite Audit yang beranggotakan orang-orang dari luar perusahaan. Peran komite audit adalah memantau akuntansi perusahaan serta perantara antara auditor internal dan auditor eksternal. Dengan demikian, auditor internal berada dibawah Komite Audit, bukannya di bawah manajer.

Praktik ini penting, mengingat adakalanya pelaku kecurangan bukanlah karyawan dan bawahan tetapi manajer itu sendiri. Jika auditor internal berada dibawah manajer, apa yang bisa dilakukan oleh auditor internal jika manajernya berbuat curang.

Page 166: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

157

5. Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan menggambarkan pembagian otoritas dan

tanggung jawab dalam perusahaan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi ini harus disajikan secara eksplisit dalam bentuk grafis agar jelas siapa bertanggung jawab atas apa.

6. Penetapan Otoritas Dan Tanggung Jawab

Otoritas adalah hak yang dimiliki karena posisi formal seseorang untuk memberi perintah kepada bawahan. Tanggungjawab adalah kewajiban seseorang untuk menjalankan tugas tertentu dan untuk diminta pertanggung jawabannya atas hasil yang dicapai. Penetapan otoritas dan tanggung jawab ini nampak dalam deskripsi pekerjaan. Oleh karena itu, penting bagi sebuah organisasi untuk memiliki dekripsi pekerjaan yang jelas. Tanpa deskripsi pekerjaan yang jelas, bisa terjadi saling melempar tanggung jawab atau malah ada pekerjaan yang semua orang merasa “ini bukan pekerjaan saya.”

7. Kebijakan Dan Praktik Sumber Daya Manusia

Kegiatan sumber daya manusia meliputi perekrutan karyawan baru, orien-tasi karyawan baru, pelatihan karyawan, motivasi karyawan, evaluasi karyawan, promosi karyawan, kompensasi karyawan, konseling karyawan, perlindungan karyawan, dan pemberhentian karyawan.

Kebijakan sumber daya manusia yang baik akan membantu perusahaan untuk mencapai operasi yang efisien dan memelihara integritas data. Beberapa kebijakan di bidang sumber daya manusia yang perlu dipertimbangkan antara lain: 1. Indoktrinasi karyawan baru mengenai kebijakan etis perusahaan, kode perilaku

dalam perusahaan, serta pengendalian internal. 2. Ketaatan perusahaan terhadap regulasi dan peraturan mengenai ketenaga

kerjaan. 3. Tindakan aktif perusahaan untuk memastikan karyawan bekerja dalam

lingkungan kerja yang aman dan sehat. 4. Menyediakan program konseling bagi karyawan perusahaan yang bermasalah.

PENAKSIRAN RISIKO Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penentuan risiko tujuan laporan keuangan adalah identifkasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan PABU. Manajemen risiko menganalisis hubungan risiko asersi spesifik laporan keuangan dengan aktivitas seperti pencatatan, pemrosesan, pengikhtisaran, dan pelaporan data-data keuangan.

Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif mempenga-ruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah karena berbagai keadaan, antara lain perubahan dalam lingkungan operasi, personel baru, sistem informasi yang baru atau yang

Page 167: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

158

diperbaiki, teknologi baru, lini produk, produk, atau aktivitas baru, restrukturisasi korporasi, operasi luar negeri, dan standar akuntansi baru. Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti menghadapi risiko internal maupun eksternal dalam usahanya mencapai tujuan perusahaan. Risiko internal maupun eksternal dalam usahanya mencapai tujuan perusahaan. Penaksiran risiko pengendalian dilakukan pada tahap pemahaman dan pengujian atas pengendalian intern. Penaksiran risiko pengendalian adalah proses kegiatan dalam mengevaluasi tingkat efektifitas desain dan operasi pengendalian intern entitas dalam rangka pencegahan atau pendeteksian salah saji material di dalam laporan keuangan. Risiko tersebut dapat bersumber dari: 1. Tindakan tidak sengaja, seperti :

a. Kesalahan yang disebabkan oleh kecerobohan karyawan, kegagalan karya-wan untuk mengikuti prosedur tertentu, dan karyawan yang tidak atau kurang terlatih.

b. Kesalahan yang tidak disengaja. c. Kesalahan dalam mengcopy data. d. Sistem yang tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan atau tidak

mampu menangani tujuan yang telah di tetapkan. 2. Tindakan sengaja.

a. Sabotase, tindakan dengan sengaja merusak sistem informasi akuntansi. b. Kecurangan karyawan dengan mencuri atau menyalahgunakan harta perusa-

haan. Adakalanya tindakan ini diikuti dengan pemalsuan catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukan.

3. Bencana alam atau kerusuhan politik, seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, tsunami, angin ribut, perang, atau kerusuhan masa.

4. Kesalahan perangkat lunak dan kegagalan peralatan komputer. a. Kerusakan hardware. b. Kerusakan sistem operasi. c. Kerusakan perangkat lunak. d. Arus listrik yang tidak stabil.

Sebagian dari risiko mungkin memiliki peluang lebih tinggi untuk terjadi atau frekuensi terjadinya lebih tinggi. Sedangkan sebagian, mungkin kecil peluang-nya untuk terjadi, tetapi jika terjadi perusahaan dapat mengalami kerugian besar. Sebagai contoh, kesalahan yang tidak disengaja akan mungkin sering terjadi dibandingkan dengan bencana banjir. Sekalipun demikian, jika perusahaan meng-hadapi banjir, padahal semua ruang data dan ruang komputer ada di lantai satu dan terendam air, maka kerugian perusahaan jauh lebih besar dibandingkan dengan kesalahan yang tidak disengaja.

Manajemen harus mengidentifikasi paling tidak satu jenis pengendalian untik mengatasi setiap risiko yang mungkin dihadapi perusahaan. Ada tiga jenis pengendalian yang bisa dipilih, yaitu pengendalian preventif, pengendalian detektif, dan pengendalian korektif. Sebagai contoh, pengendalian preventif untuk menghadapi kemungkinan banjir adalah membangun ruang data dan ruang komputer di lantai 2.

Jika perusahaan berada di daerah yang tidak pernah banjir, membangun dua lantai hanya untuk menghadapi kemungkinan banjir, maka pengendalian tersebut menjadi terlalu mahal. Dalam kasus ini, perusahaan bisa saja memilih pengedalian

Page 168: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

159

korektif, misalnya perusahaann rutin membuat backup data setiap hari. Data backup kemudian disimpan di luar perusahaan atau di tempat lain yang cukup aman. Jadi, dalam merancang pengendalian, perusahaan harus selalu menimbang biaya dan manfaat dari aktivitas pengendalian tersebut. Pengendalian yang terlalu mahal, mungkin efektif, tetapi kemungkinan besar tidak efisien.

AKTIVITAS PENGENDALIAN Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk mem-berikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan serta tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian yang terkait dengan pelaporan keuangan antara lain meliputi : 1. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak. 2. Pemisahan tugas. 3. Otorisasi yang memadai atas setiap transaksi bisnis yang terjadi. 4. Mengamankan harta dan catatan perusahaan. 5. Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan karyawan lain.

1. Desain Dokumen yang Baik dan Bernomor Urut Tercetak Desain dokumen yang baik adalah desain dokumen yang sederhana sehingga

meminimalkan kemungkinanan kesalahan mengisi. Dokumen juga harus membuat tempat untuk tanda tangan bagi mereka yang berusaha untuk mengotorisasi transaksi. Jika dokumen digunakan sebagai bukti peralihan harta, maka perlu ada kolom untuk tanda tangan dan nama terang penerima. Dokumen perlu bernomor urut tercetak sebagai wujud pertanggung jawaban pengguna dokumen.

Gambar 6.2. Pemisahan Tugas

Mencegah para pegawai memalsukan catatan untuk menyembunyikan pencurian aset yang dipercayakan

pada mereka

FUNGSI-FUNGSI PENYIMPANAN Menangani kas Menangani persediaan, peralatan atau aktiva tetap Menulis cek Menerima cek lewat surat

FUNGSI-FUNGSI PENCATATAN Mempersiapkan dokumen sumber Memelihara catatan jurnal, buku besar, atau file lainnya Mempersiapkan rekonsiliasi Mempersiapkan laporan kinerja

FUNGSI-FUNGSI OTORISASI Otorisasi transaksi Mencegah otorisasi

transaksi fiktif atau yang tidak akurat, yang merupakan cara menutupi pencurian aset

Mencegah pegawai memalsukan catatan untuk menutupi transaksi yang tidak diotorisasi secara layak

Page 169: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

160

2. Pemisahan Tugas Pemisahan tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi

akuntansi (pencatatan). Suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap transaksi. Dengan pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya. Tampilan gambar 6.2. merupakan tampilan pemisahan tugas yang efektif.

Pemisahan tersebut dilakukan dengan tujuan : a. Pemisahan ini akan menciptakan cross check terhadap ketelitian dan kewajaran

terhadap perubahan yang dimasukkan ke dalam sistem. b. Untuk mencegah seseorang yang tidak berhak untuk mengakses komputer. c. Untuk mendorong efisiensi karena adanya spesialisasi.

Terdapat tiga pekerjaan yang harus dipisahkan agar karyawan tidak memili-ki peluang untuk mencuri harta perusahaan dan memalsukan catatan akuntansi. Ketiga pekerjaan tersebut adalah: a. Fungsi penyimpanan harta. Contoh penyimpanan harta yang dimaksud disini

adalah pemegang kas, pemegang persediaan yang berwenang untuk mengisi buku cek, dan orang yang berwenang untuk menyetorkan cek dari konsumen ke bank.

b. Fungsi pencatat. Fungsi pencatat ini meliputi kegiatan untuk menyiapkan dokumen transaksi, mencatat ke dalam jurnal dan buku besar, membuat rekonsiliasi, dan menyusun laporan.

c. Fungsi otorisasi transaksi bisnis. Fungsi otorisasi ini di wujudkan dalam bentuk tanda tangan dalam dokumen sebagai tindakan untuk memulai sebuah transaksi. Misalnya, kepala bagian pembelian memiliki otorisasi untuk memulai transaksi pembelian. Dengan demikian, surat order pembelian yang sah harus di tanda tangani oleh kepala bagian pembelian.

3. Otorisasi Yang Memadai Atas Setiap Transaksi Bisnis Yang Terjadi.

Otorisasi adalah pemberian wewenang dari manajer kepada bawahannya untuk melakukan aktivitas atau untuk mengambil keputusan tertentu. Misalnya, manajer memberi wewenang kepada kasir untuk menerima uang dari konsumen, Otorisasi ini diwujudkan dalam bentuk tanda tangan atau paraf dalam dokumen transaksi. Ada kalanya perusahaan menetapkan otorisasi yang bertingkat, misal-nya untuk pengeluaran kas kurang dari satu juta harus dilakukan dengan tanda tangan kepala bagian. Sedangkan untuk pengeluran diatas satu juta, harus dengan otorisasi dari manajer puncak.

4. Mengamankan Harta dan Catatan Perusahaan

Harta perusahaan meliputi kas, persediaan, peralatan dan bahkan data dan informasi perusahaan.Yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengamankan harta dan informasi tersebut, antara lain meliputi : a. Mencipkan pengawasan yang memadai. b. Memastikan catatan harta yang akurat.

Page 170: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

161

c. Membatasi akses fisik terhadap harta (seperti menggunakan register kas, kotak brangkas, dan lain sebagainya).

d. Menjaga catatan dan dokumen dengan menyimpan catatan dan dokumen dalam lemari yang terkunci, serta dengan membuat backup yang memadai.

e. Pembatasan askes terhadap ruang komputer dan terhadap file perusahaan.

5. Menciptakan Adanya Pengecekan Independen atas Pekerjaan Karyawan Lain

Beragam aktivitas untuk pengecekan independen antara lain meliputi: a. Rekonsiliasi dua catatan yang dihasilkan oleh dua pihak yang independen.

Contoh, rekonsiliasi antara catatan mutasi bank yang dibuat oleh akuntan perusahaan dengan laporan bank ( bank statement) yang dibuat oleh pihak bank.

b. Membandingkan catatan dengan aktual fisik. Misalnya, perusahaan dapat membandingkan antara catatan persediaan dengan saldo persediaan yang benar- benar ada.

c. Prinsip double entry bookeeping. Prinsip bahwa total debet akan sama dengan total kredit merupakan salah satu sarana pengecekan.

d. Review independen. Sebagai contoh bagian utang menyiapkan bukti kas keluar. Dalam bukti kas keluar tertulis bahwa utang yang harus dibayar kepada pemasok RST senilai Rp 12.300.000,00. Bukti kas keluar tersebut dilampiri dengan 3 faktur dari pemasok. Sebelum manajer keuangan menandatangani cek senilai Rp 12.300. 000,00, sebaiknya mengecek terlebih dahulu bahwa total faktur dari pemasok memang Rp 12.300.000,00 dan memastikan bahwa selain ada faktur dari pemasok, terlampir juga Bukti Penerimaan Barang.

INFORMASI DAN KOMUNIKASI Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertuka-ran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksa-nakan tanggung jawab mereka. Sistem informasi yang relevan dalam pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi yang berisi metode untuk meng-identifikasikan, menggabungkan, menganalisa, mengklasikasi, mencatat, dan mela-porkan transaksi serta menjaga akuntabilitas asset dan kewajiban. Komunikasi meliputi penyediaan deskripsi tugas individu dan tanggung jawab berkaitan dengan struktur pengendalian intern dalam pelaporan keuangan. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang sistem informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami :

Sistem informasi akuntansi harus bisa menghasilkan laporan keuangan yang andal. Tujuan utama sebuah sistem informasi akuntansi antara lain meliputi: 1. Mengidentifikasi Dan Mencatat Semua Transksi Yang Valid. Sebagai contoh, jika

perusahaan mencatat penjualan fiktif, maka angka penjualan yang tersaji dalam laporan keuangan akan terlalu besar. Jika perusahaan lupa tidak mencatat sebagian biaya dalam suatu tahun, maka angka laba akan terlalu besar.

2. Mengklasifikasikan Transaksi Sebagaimana Seharusnya. Sebagai contoh, salah mengklasifikasikan beban sebagai aktiva, akan menyebabkan beban dilaporkan terlalu rendah, dan laba dilaporkan terlalu tinggi.

Page 171: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

162

3. Mencatat Transaksi Sesuai Dengan Nilai Moneter Yang Lebih Tepat. Sebagai contoh, jika transaksi dilakukan dengan menggunakan dollar karena perusa-haan membayar pembelian mesin ke Jerman, maka akuntan harus hati-hati dalam memilih kurs yang tepat pada saat menyusun laporan keuangan dalam satuan moneter rupiah.

4. Mencatat transaksi pada periode akuntansi yang tepat. 5. Menyajikan transaksi dan pengungkapan terkait dalam laporan keuangan

secara tepat. Apabila perusahaan lalai tidak mengungkapkan biaya kontinjen yang terkait dengan kemungkinan perusahaan kalah dalam sidang, maka pembaca laporan keuangan kemungkinan besar akan salah dalam mengambil keputusan.

PENGAWASAN KINERJA Pengawasan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pengawasan mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Di berbagai entitas, auditor internal atau personel yang melakukan pekerjaan serupa memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas entitas. Aktivitas pengawasan dapat mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan pelanggan dan respon dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan. Komponen pengendalian internal tersebut berlaku dalam audit setiap entitas. Komponen tersebut harus dipertimbangkan dalam hubungannya dengan ukuran entitas, karakteristik kepemilikan dan organisasi entitas, sifat bisnis entitas, keberagaman dan kompleksitas operasi entitas, metode yang digunakan oleh entitas untuk mengirimkan, mengolah, memelihara, dan mengakses informasi, serta penerapan persyaratan hukum dan peraturan. Kegiatan utama dalam pengawasan kinerja meliputi: 1. Supervisi yang efektif. 2. Akuntansi pertanggungjawaban. 3. Pengauditan internal.

1. Supervisi Yang Efektif

Supervisi yang efektif meliputi pelatihan terhadap karyawan, memonitor kinerja karyawan, mengkoreksi kesalahan yang mereka lakukan, serta mengaman-kan harta dengan mengawasi karyawan yang memiliki askes terhadap harta perusahaan. Supervisi amat penting, terutama di perusahaan kecil yang tidak memiliki pemisahan tugas yang cukup memadai.

2. Akuntansi Pertanggungjawaban

Akuntansi pertanggungjawaban merupakan salah satu konsep dari akuntansi manajemen dan merupakan suatu sistem dalam akuntansi yang dihubungkan dan disesuaikan dengan pusat-pusat pertanggungjawaban. Konsep ini memusatkan perhatian pada penyajian informasi untuk keperluan internal perusahaan dan sekaligus melihat seberapa baik manajer pusat pertanggung

Page 172: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

163

jawaban mengendalikan pekerjaan yang langsung dibawah pengawasannya dan yang merupakan tanggung jawabnya. Munculnya tanggung jawab merupakan akibat dari pelimpahan wewenang, dimana orang yang menerima wewenang mempunyai suatu kewajiban untuk melaksanakan serangkaian tindakan sesuai dengan batas wewenang yang diberikan, kemudian mempertanggungjawabkan kepada atasan yang memberikan wewenang tersebut.

Inti dari akuntansi pertanggungjawaban adalah bahwa setiap pusat pertang-gung jawaban ini harus bertanggung jawab atas segala hal yang berada di bawah pengendaliannya. Apabila terjadi penyimpangan, maka dapat dilakukan analisa untuk mencari apa sebabnya, siapa yang harus bertanggung jawab dan semua ini merupakan input bagi manajemen dalam pembuatan keputusan untuk tindakan koreksi.

3. Pengauditan Internal. Pengauditan internal (pemeriksaan internal) adalah pemeriksaan yang

dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan manaje-men puncak yang telah ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku. Peraturan pemerintah misalnya peraturan di bidang perpajakan, pasar modal, lingkungan hidup, perbankan, perindustrian, investasi dan lain-lain. Ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi misalnya standar akuntansi keuangan. Pengauditan internal mencakup: a. Review terhadap reliabilitas dan integrasi informasi operasional dan informasi

finansial. b. Penilaian terhadap efektivitas pengendalian internal. c. Evaluasi kepatuhan karyawan terhadap kebijakan dan prosedur manajemen,

dan terhadap aturan dan regulasi yang berlaku. d. Evaluasi terhadap efektivitas dan efisiensi manajemen.

Berbeda dengan auditor eksternal, auditor internal lebih menekankan pada pengendalian manajemen. Oleh karena itu, mereka dapat mendeteksi adanya lembur yang berlebihan, aktiva yang tidak digunakan secara maksimal, persediaan yang kadaluarsa, biaya perjalanan karyawan dinas luar yang tidak benar, anggaran yang terlalu longgar, pengeluaran kapital yang tidak seharusnya, dan adanya bottleneck dalam proses produksi. Fungsi auditor internal harus terpisah dari fungsi akuntansi agar auditor internal dapat bertindak objektif dan efektif. Auditor internal sebaiknya tidak ada di bawah Chief Financial Officer atau Controller. Auditor internal seyogyanya bertanggungjawab kepada komite audit dari dewan direksi.

PENGENDALIAN INTERNAL BUTIK NADILA Butik Nadila merupakan suatu perusahaan perseorangan yang bergerak dalam usaha penjualan busana. Butik Nadila bukan merupakan perusahaan besar, oleh karena itu, tidak semua pengendalian yang telah diulas dalam bahasan di atas dapat diterapkan pada Butik Nadila.

Dalam penerapan pengendalian, kita tidak lepas dari pertimbangan biaya dan manfaat. Pengendalian yang semakin baik, biayanya akan semakin mahal. Oleh karena itu, sebelum memilih dan menerapakan suatu pengendalian, perusahaan

Page 173: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

164

perlu menimbang manfaat dan biayanya. Demikian pula, pada perusahaan perseorangan yang kegiatan usahanya tidak sekompleks perusahaan besar, tidak semua pengendalian layak diterapkan, karena keterbatasn personil maupun keterbatasan sumber daya. Sekalipun demikian tidak berarti Butik Nadila tidak menerapkan pengendalian sama sekali.

Lingkungan Pengendalian dalam Butik Nadila

Pemilik Butik Nadila menyadari pentingnya menciptakan lingkungan pengendalian yang positif. Oleh karena itu, pemilik selalu menekankan pentingnya bersikap etis, baik terhadap pelanggan maupun terhadap sesama rekan kerja di dalam perusahaan. Pemilik juga selalu memberi contoh kepada karyawan, baik dalam hal etika, integrasi, kedisiplinan kerja, sikap menghargai bawahan dan rekan kerja. Pemilik Butik Nadila juga menyusun struktur organisasi untuk menegaskan mengenai pembagian wewenang dan otoritas (lihat Gambar 6.3).

Riswan adalah pemilik Butik Nadila. Santi adalah istri Riswan. Dalam struktur organisasi, tampak pemilik (Riswan dan Santi) merangkap di beberapa posisi yang strategis. Hal ini merupakan salah satu trik untuk mengatasi keterbatasan personil pada usaha kecil. Pekerjaan yang strategis ditangani sendiri pemilik. Pekerjaan yang lebih detail dipercayakan kepada karyawan, untuk memastikan pemilik memiliki cukup waktu untuk melakukan tugasnya dan untuk mensupervisi karyawan.

Gambar 6.3. Struktur Organisasi Butik Nadila

RISWAN Manajer

Santi Kepala Bagian

Keuangan

Riswan Kepala Bagian

Produksi

Santi Kepala Bagin

Pembelian

Ela

Akun-tansi

Doni

Bagian umum

Ema

Front Office

Wuni Pengelola kas Kecil

Wuni Kasir

Lana Peran-cang

Busana

Denta Karya wan Produksi

Vania Staf

Pembelian

Tini Karyawan Produksi

Page 174: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

165

Beberapa pekerjaan yang idealnya dipisahkan terpaksa dirangkap oleh satu karyawan, seperti Wuni yang merangkap sebagai kasir sekaligus pengelola kas kecil. Guna mengatasi kelemahan ini, maka pemilik harus melakukan supervisi setiap hari atas pekerjaan wuni. Selain itu, pemilik menetapkan dua kotak brankas yang terpisah untuk menampung kas hasil penjualan dan uang kas kecil. Pemisahan kotak ini sangat membantu Wuni dalam menjalankan kedua fungsi tersebut.

Penaksiran Resiko dalam Butik Nadila

Pemilik Butik Nadila juga melakukan penaksiran resiko yang bisa mengancam kelangsungan usaha butiknya. Oleh karena itu, pemilik memutuskan untuk merapikan sistem informasi akuntansi usahanya, agar data keuangan perusahaan dapat tertata rapi dan pengendalian yang layak dapat diterapkan.

Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian yang diterapkan di Butik Nadila meliputi: 1. Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak. Setiap dokumen dalam

Butik Pesoni dibuat bernomor urut tercetak untuk memudahkan pengawasan dan pertanggungjawaban.

2. Pemisahan Tugas. Sekalipun personil terbatas, tetapi Butik Nadila tetap mencoba menerapkan pemisahan tugas. Misalnya, pemisahan antara kasir yang berwewenang menerima uang dari pelanggan dengan tugas Front Office yang berwewenang memulai transaksi penjualan. Butik Nadila juga memisahkan Pengelola Kas Kecil dengan staf Pembelian yang berwenang untuk melakukan pembelian.

3. Otorisasi yang memadai. Butik Nadila juga memastikan adanya otorisasi atas setiap transaksi penting. Sebagai contoh, pengajuan kas Bon dilakukan sepengetahuan pemilik. Praktik ini memang akan merepotkan pemilik, tetapi jika frekuensi permintaan kas bon cukup jarang, maka praktik ini masih memungkinkan ntuk dilakukan.

4. Mengamankan harta dan catatan perusahaan. Butik Nadila menggunakan locked box untuk menyimpan kas, mengingat kas dari penjualan terpaksa di simpan semalam di perusahaan sebelum disetorkan ke bank keesokan harinya. Butik Nadila juga memastikan bahwa setiap sore, karyawan melakukan backup data keuangan perusahaan. Backup data ini penting agar jika terjadi kehilangan komputer atau kerusakan komputer karena alasan apapun kegiatan usaha tidak terganggu. Selain itu, Butik Nadila juga mencatat mutasi setiap busana dan mutasi setiap kas serta aktiva tetap yang dimiliki perusahaan agar Butik Nadila mengetahui besarnya harta yang saat ini dimiliki perusahaan.

5. Menciptakan Pengecekan Independen atas Pekerjaan Karyawan Lain. Butik Nadila juga memastikan ada pengecekan indefenden dalam proses bisnisnya. Sebagai contoh, setiap sore kasir akan menyerahkan daftar penerimaan kas sepanjang hari. Daftar penerimaan kas ini akan disertai dengan bukti peneri-maan kas (faktur penjualan tunai, nota pesan, dan nota tagihan). Pemilik akan meminta bantuan Bagian Akuntansi untuk mengecek kebenaran penghitungan dalam daftar penerimaan kas tersebut serta kesesuaian informasi dalam daftar penerimaan kas dengan dokumen pendukungnya.

Page 175: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

166

Informasi dan Komunikasi Pemilik Butik Nadila menyadari pentingnya memiliki catatan keuangan yang valid. Oleh karena itu, pemilik Butik Nadila merancang sistem informasi akuntansi untuk mendukung terwujudnya validitas catatan keuangan perusahaan.

RANGKUMAN Pengendalian internal adalah semua rencana organisasional, metode, dan

pengukuran yang dipilih oleh suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan.

Menurut Boynton, Johnson dan Kell (2003 : 373), Pengendalian Internal adalah suatu proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan per-sonel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut: 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

3. Efektivitas dan efisiensi operasi. Pengendalian internal ini penting karena perusahaan suka tidak suka

menghadapi banyak ancaman yang bisa mengganggu tercapainya tujuan sistem informasi akuntansi perusahaan. Sebagai contoh, lokasi tempat perusahaan berada mungkin saja mengalami gempa bumi sehingga gedung perusahaan roboh dan banyak perabot perusahaan yang rusak. Komputer perusahaan juga rusak, yang berarti data di dalam komputer tersebut juga rusak.

Tujuan pengendalian internal yaitu memberikan jaminan yang wajar bahwa setiap bank melakukan suatu control yang dapat meminimalisasi penyimpangan-penyimpangan yang akan terjadi. Menurut Mulyadi (2002) tujuan pengendalian internal terbagi atas dua yaitu: 1. Menjaga kekayaan perusahaan

a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan,

b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan, d. Pencatatan transaksi yang terjadi tercatat dengan benar di dalam catatan

akuntansi perusahaan. COSO mendefinisikan pengendalian internal sebagai proses yang diimple-

mentasikan oleh dewan direksi, manajemen, serta seluruh staf dan karyawan dibawah arahan mereka dengan tujuan untuk memberikan jaminan yang memadai atas tercapai-nya tujuan pengendalian. Tujuan pengendalian tersebut meliputi : 1. Efektivitas dan efisiensi operasi. 2. Realibilitas pelaporan keuangan. 3. Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang ada.

Lima komponen dalam model pengendalian COSO adalah : 1. Lingkungan pengendalian. 2. Aktivitas pengendalian.

Page 176: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

167

3. Penaksiran resiko. 4. Informasi dan komunikasi. 5. Pengawasan.

PERTANYAAN-PERTANYAAN 1. Apa yang disebut dengan pengendalian internal? 2. Apa-apa saja sasaran pengendalian internal? 3. Mengapa akuntan penting di dalam memahami pengendalian internal perusa-

haan? 4. Jelaskan secara singkat lima komponen pengendalian internal. 5. Sebutkan risiko-risiko pelaksanaan umum dalam siklus pendapatan. 6. Mengapa penting mempertimbangkan lingkungan pengendalian dalam memba-

ngun sistem pengendalian internal? 7. Apa yang disebut dengan penaksiran resiko? 8. Mengapa peran informasi dan komunikasi menjadi sangat penting dari setiap

mengembangkan pengendalian internal?

Page 177: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

168

BAB

SIKLUS PENJUALAN PENJUALAN DAN AKTIVITAS PENJUALAN

enjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin

besar penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan. Menurut Philip Kotler penjualan adalah proses sosial manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan, mencipta-kan, menawarkan, dan mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain”.

Dari setiap proses penjualan sudah pasti di dukung dengan aktivititas, adapun aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang. Adapun dokumen-dokumen pendukung dalam setiap aktivitas penjualan melibat-kan hal-hal sebagai berikut: 1. Order Penjualan Barang (Sales Order)

Merupakan penghubung antara beragam fungsi yang diperlukan untuk memproses langganan dengan menyiapkan peranan penjualan.

2. Nota Penjualan Barang Merupakan catatan atau bukti atas transaksi penjualan barang yang telah dilakukan oleh pihak perusahaan dan sebagai dokumen bagi pelanggan.

3. Perintah Penyerahan Barang (Delivery Order) Merupakan suatu bukti dalam pengiriman barang untuk diserahkan kepada pelanggan setelah adanya pencocokan rangkap slip.

4. Faktur Penjualan (Invoice) Adalah dokumen yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang menunjukan informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya.

5. Surat Pengiriman Barang (Shipping Slip)

P

Page 178: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

169

6. Jurnal Penjualan (Sales Journal)

KLASIFIKASI TRANSAKSI PENJUALAN Transaksi jual beli menjadi kegiatan yang sehari-hari yang dilakukan oleh banyak orang. Sebagai manusia yang memiliki kebutuhan, baik makanan, sandang maupun pangan, maka tidak akan pernah terlepas dari jual beli. Ada berbagai macam transaksi jual beli yang dilakukan oleh kebanyakan orang diantaranya: 1. Penjualan Tunai 2. Penjualan Kredit 3. Penjualan Tender 4. Penjualan Ekspor 5. Penjualan Konsinyasi 6. Penjualan Grosir

Penjualan Tunai Penjualan tunai adalah merupakan salah satu bentuk transaksi dari barang dan jasa. Dalam transaksi penjualan secara tunai ini, penjual langsung menyerahkan barang kepada pihak pembeli setelah pembeli membayar uang kepada penjual. Menurut Mulyadi (2000;455) “Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang diserah-kan oleh perusahaan kepada pembeli”. Transaksi penjualan tunai dikatakan telah terlaksana apabila perusahaan telah menerima pembayaran dari pelanggan atas barang ataupun jasa yang kemudian akan diserahkan oleh perusahaan kepada pelanggan.

Penjualan dilakukan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diberikan pada pembeli dan transaksi penjualan kemudian dicatat oleh perusahaan.

Penjualan Kredit

Penjualan kredit yaitu penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Jadi dalam sistem akuntansi penjualan terdapat unsur-unsur yang mendukung dan kesemua unsur tersebut diorganisasi sedemikian rupa dalam sebuah sistem akuntansi yang disebut sistem akuntansi penjualan kredit.

Penjualan Tender

Penjualan tender adalah penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memegangkan tender selain harus memenuhi berbagai prosedur. Lebih disukai bahwa barang/jasa itu sesuai/tepat dengan kebutuhan dan bahwa barang/jasa itu diperoleh dengan total harga (peralihan) kepemilikan dengan cara terbaik yang mungkin dilakukan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu, dan lokasi.

Perusahaan-perusahaan dan badan-badan publik sering mendefinisikan tender sebagai proses yang bertujuan untuk mendorong keadilan dan persaingan

Page 179: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

170

terbuka untuk bisnis mereka di samping meminimkan kemungkinan terjadinya penipuan dan kolusi.”

Penjualan Ekspor

Dalam sistem penjualan ekspor sebenarnya tidak jauh berbeda dengan sistem penjualan tunai biasa, yang membedakan hanyalah pembelinya berada di luar negeri dan ada beberapa dokumen pendukung yang harus dipenuhi oleh perusahaan untuk memperlancar penjualan ekspor.

Penjualan Konsinyasi Konsinyasi adalah pengiriman barang-barang ekspor kepada importir atau cabang eksportir diluar negeri dimana barang-barang tersebut dikirim oleh eksportir sebagai titipan untuk dijual oleh importir dengan harga yang ditetapkan oleh eksportir. Penjualan konsinyasi adalah penjualan yang dilakukan secara titipan kepada pembeli yang juga sebagai penjual.

Penjualan Grosir Grosir adalah orang/perusahaan/pedagang yang membuka usaha dagang dengan membeli dan menjual kembali barang dagangan kepada pengecer, pedagang besar lainnya, perusahaan industri, lembaga pemerintah/swasta dan sebagainya. Jumlah barang yang diperjual-belikan relatif besar. Penjualan grosir adalah penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang grosir atau eceran.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENJUALAN Aktivitas penjualan banyak dipengaruhi oleh faktor tertentu yang dapat mening-katkan aktivitas perusahaan, oleh karena itu manajer penjualan perlu memperhati-kan faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan. Faktor-faktor yang mempenga-ruhi penjualan antara lain sebagai berikut: 1. Kondisi dan Kemampuan Penjual

Kondisi dan kemampuan terdiri dari pemahaman atas beberapa masalah penting yang berkaitan dengan produk yang dijual, jumlah dan sifat dari tenaga penjual adalah: a. Jenis dan karakteristik barang atau jasa yang ditawarkan b. Harga produk atau jasa c. Syarat penjualan, seperti: pembayaran, pengiriman

2. Kondisi Pasar Pasar sebagai kelompok penbelian atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan dan dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya.

3. Modal Modal atau dana sangat diperlukan dalam rangka untuk mengangkut barang dagangan ditempatkan atau untuk membesar usahanya.

5. Kondisi Organisasi Perusahaan Pada perusahan yang besar, biasanya masalah penjual ini ditangani oleh bagian tersendiri, yaitu bagian penjualan yang dipegang oleh orang-orang yang ahli dibidang penjualan.

6. Faktor-faktor lain

Page 180: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

171

Faktor-faktor lain seperti periklanan, gambaran, kampanye, dan pemberian hadiah sering mempengaruhi penjualan karena diharapkan dengan adanya faktor-faktor tersebut pembeli akan kembali membeli lagi barang yang sama.

PROSES PENJUALAN Persiapan Sebelum Penjualan

Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah mempersiapkan tenaga penjual dengan memberikan pengertian tentang barang yang dijualnya, pasar yang di tuju, dan teknik-teknik penjualan yang harus dilakukan.

Penentuan Lokasi Pembeli Potensial

Dari lokasi ini dapatlah dibuat sebuah daftar tentang orang-orang atau perusahaan yang secara logis merupakan pembeli potensial dari produk yang ditawarkan.

Pendekatan Pendahuluan

Berbagai macam informasi perlu dikumpulkan untuk mendukung penawaran produknya kepada pembeli, misalnya tentang kebiasaan pembeli, kesukaan, dan sebagainya. Semua kegiatan ini dilakukan sebagai pendekatan pendahuluan terhadap pasarnya.

Gambar 7.1. Prosedur penginputan data penjualan

Input data penjualan

Barang yang dibeli pelanggan

Pemrosesan Faktur

Penjualan

DB. Persediaan

Faktur Penjualan

Pelanggan

Siapkan Entri Jurnal

Proses transaksi

penjualan tunai DB.

Penjualan

Voucher Jurnal

Page 181: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

172

Melakukan Penjualan Penjualan dilakukan bermula dari suatu usaha untuk memikat perhatian calon pembeli, kemudian diusahakan untuk menarik daya tarik mereka. Dan akhirnya penjual melakukan penjualan produknya kepada pembeli.

Pelayanan Sesudah Penjualan Dalam tahap akhir ini penjual harus berusaha mengatasi berbagai macam keluhan atau tanggapan yang kurang baik dari pembeli. Pelayanan penjualan ini dimaksud-kan untuk memberikan jaminan kepada pembeli bahwa keputusan yang diambil-nya tepat dan barang yang dibelinya betul-betul bermanfaat.

PENGOLAHAN TRANSAKSI PENJUALAN TUNAI

Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke pelanggan secara pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai, dan sistem penjualan tunai adalah sistem serta prosedur yang meng-organisasi formulir, catatan, laporan dan transaksi yang berhubungan dengan kegiatan penjualan perusahaan yang berasal dari transaksi penjualan tunai atau transaksi lain yang dapat menambah kas perusahaan dengan menggunakan suatu media agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen.

Aktivitas penjualan tunai biasanya banyak dijumpai dalam perusahaan perdagangan eceran. Pada perusahaan yang relatif kecil fungsi pesanan penjualan dan pembuatan faktur biasanya dirangkap oleh pegawai tertentu di bagian pemasaran.

Namun pada perusahaan yang relatif besar biasanya bagian order penjualan dan bagian pembuatan faktur dapat dipisah pada bagian-bagian sendiri. Menurut Narko (2007:81) bagian pesanan atau order penjualan bertugas sebagai berikut: 1) Mengedit atau melengkapi pesanan pelanggan 2) Menentukan tanggal pengiriman, rute pengiriman, alat transportasi yang digunakan, dari gudang mana barang harus dikirim.

Fungsi- fungsi yang Terkait

Berikut ini merupakan fungsi yang terkait dengan penjualan tunai: 1. Fungsi Penjualan

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai , dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli guna kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada pada bagian order penjualan.

2. Fungsi Kas Dalam transaksi ini penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dai pembeli. Dalan struktu organisasi, fungsi ini berada pada bagian kasa.

3. Fungsi Gudang Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerah-kan barang tersebut kepada fungsi penerimaan. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada pada bagian gudang

Page 182: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

173

4. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta pembuatan laporan penjualan. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada pada bagian jurnal.

5. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta membuat laporan penjualan saat transaksi penjualan telah dilaksanakan.

Prosedur yang Membentuk Sistem Berikut merupakan penjelasan dari prosedur yang membentuk sistem dalam sistem penjualan tunai. 1. Prosedur Order Penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang uang akan diserahkan kepada pembeli

2. Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap “Lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman

3. Prosedur penyerahan barang Dalam prosedur ini pengiriman hanya menyerahkan barang kepada pembeli

4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Disamping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan.

5. Prosedur penyetoran kas ke bank Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada satu hari. Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.

6. Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas

7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.

Tahapan Penjualan

Tahapan penjualan di awali dengan proses pembuatan faktur penjualan oleh bagian penjualan. Dalam sebuah perusahaan yang sudah memiliki sistem

Page 183: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

174

komputerisasi bagian penjualan sudah memiliki informasi persediaan barang dan harganya dari data base persediaan yang di inputkan oleh bagian persediaan/ gudang yang terhubung ke bagian penjualan. Laporan yang dihasilkan dari penjualan tunai adalah laporan hasil penjualan per periode, statistik penjualan, jumlah persediaan yang dikeluarkan dan berbagai laporan lainnya. Untuk memudahkan memahami aktivitas penjualan tunai dapat dijelaskan dalam gambar 7.1.

Gambar 7.2. Pencatatan transaksi penerimaan kas dan

penyetoran kas ke bank

Dari penjualan tunai

Proses jurnal penerimaan kas

Kas masuk yang sudah

dihitung Penjualan

Input penerimaan

Kas

DB. Penjualan

Bukti setoran ACC

Bukti setoran kas beserta kas

Hitung Penerimaan kas

Siapkan slip setoran

Laporan penerimaan

Kas masuk yang sudah

dihitung

Slip setoran tunai

Validasi slip setoran tunai

slip setoran tunai ACC

Setorkan semua penerimaan kas

BANK

Page 184: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

175

1. Prosedur Penginputan Data Penjualan oleh Bagian Penjualan Dari gambar tersebut dapat diilustrasikan bahwa prosedur penjualan tunai

dimulai dari bagian penjualan yang menginputkan data-data barang yang dibeli beserta jumlah barang yang dibeli oleh pelanggan ke dalam program komputer, untuk selanjutnya komputer akan menginformasikan harga dan total harga keseluruhan yang harus dibayar oleh pelanggan beserta diskon, pajak dan informasi lainnya untuk diinputkan ke dalam faktur penjualan tunai. Setelah seluruh informasi yang dibutuhkan di inputkan dalam faktur penjualan bagian penjualan akan mencetak faktur penjualan yang selanjutnya akan diserahkan kepada pelanggan. Proses selanjutnya adalah melakukan proses penginputan transaksi penjualan tunai ke dalam data base penjualan perusahaan sehingga dihasilkan voucher jurnal penjualan.

2. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas dan Penyetoran Kas ke Bank

Prosedur pencatatan penerimaan kas dimulai pada saat bagian penerimaan kas menerima bukti setoran kas beserta uang tunainya dari bagian penjualan, tahap selanjutnya adalah bagian penerimaan kas akan melakukan penghitungan uang kas yang diterimanya yang dicocokkkan dengan bukti setorannya, apabila uang yang diterima sudah sesuai dengan bukti penerimaan kasnya maka bagian penerimaan kas akan menginputkan transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas untuk selanjutnya disimpan dalam database penerimaan kas perusahaan, output dari proses ini adalah laporan penerimaan kas yang dapat dicek secara periodik.

Setelah melakukan pencatatan penerimaan kas, uang kas yang diterima penerimaan kas akan disetorkan ke bank. Dalam tahap penyetoran uang kas ke bank bagian penerimaan kas terlebih dahulu akan melakukan pengisian slip setoran tunai ke bank dan selanjutnya menyetorkan hasil penerimaan kas tersebut beserta slip setorannya ke bank, slip setoran yang sudah di validasi oleh pihak bank akan diarsip oleh perusahaan sebagai bukti fisik apabila dibutuhkan oleh berbagai pihak yang berkepentingan (auditor, manajemen, pimpinan, dll). Ilustrasi ini dapat dilihat pada gambar 7.2.

PENGOLAHAN TRANSAKSI PENJUALAN KREDIT Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Sistem akuntansi penjualan kredit merupakan suatu sistem penjualan yang pembayarannya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Dalam membahas sistem akuntansi penjualan kredit meliputi antara lain: Fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi, jaringan prose-dur yang membentuk sistem penjualan kredit, dan unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit.

Menurut Krismiaji (2005) bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit adalah:

1. Bagian Penjualan Bertanggungjawab untuk menerima surat pesanan pembelian dari pelanggan, membuat surat order penjualan, dan meminta persetujuan kredit ke bagian kredit.

Page 185: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

176

2. Bagian Kredit Bertanggungjawab untuk memeriksa data kredit pelanggan yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit pelanggan. Setelah itu memberikan persetujuan kredit terhadap surat order penjualan.

3. Bagian Gudang Bertanggungjawab untuk mempersiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan surat order penjualan.

4. Bagian pengiriman Bertanggungjawab untuk mengirim barang yang sesuai dengan surat order penjualan yang telah diotorisasi oleh bagian kredit ke pelanggan, dan menjamin bahwa barang yang dikirim telah sampai ke pelanggan yang disebut dalam surat order penjualan.

5. Bagian Penagihan Bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan dan mencatat penjualan tersebut dalam jurnal penjualan.

6. Bagian Piutang Bertanggungjawab untuk memposting transaksi penjualan kredit ke rekening pelanggan yang bersangkutan.

Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit dibagi menjadi dua golongan: dokumen sumber (source documents) yang merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan kedalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corroborating documents atau dokumen penguat) yang merupakan dokumen yang dipakai untuk membuktikan validitas terjadinya transaksi (Mulyadi, 2010:41). Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah:

1. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses

penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari: a. Surat Order Pengiriman

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang membe-rikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokume tersebut.

b. Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapat otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

c. Surat Pengakuan (Acknowledgment Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan ke pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.

d. Surat Muat (Bill of Lading) Tembusan surat muat merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.

e. Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudakan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang – barang yang diterimanya.

Page 186: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

177

f. Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Merupakan tembusan surat order penjualan yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

g. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-Up Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan manurut pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi (order backlogs).

h. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan–pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.

2. Faktur Penjualan dan Tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen sumber dalam penjualan kredit. Dan juga merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari: a. Faktur Penjualan (Customer’s Copy) Dokumen lembar pertama dalam faktur

penjualan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan.

b. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam buku pembantu piutang.

c. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.

d. Tembusan Analisis (Analysis Copy) Merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (salesperson).

e. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) Dokumen yang dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk menberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghi-tung komisi penjualan yang menjadi haknya.

3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total

harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Bukti Memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan

Page 187: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

178

dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit

Berikut merupakan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit. 1. Jurnal Penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, catatan ini berfungsi untuk mencatat transak-si penjualan kredit berdasarkan dokumen sumber yaitu faktur penjualan. Akun yang bersangkutan dala transaksi ini adalah piutang usaha (dedit) dan pendapatan penjualan (kredit).

2. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini berfungsi sebagai buku pembantu yang digunaka untuk mencatat bertambahnya piutang kepada debitur tertentu berdasarkan doku-men sumber faktur penjualan.

3. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini berfungsi sebagai buku pembantu persediaan. Berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan baik yang keluar ataupun yang masuk.

4. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan digudang.

5. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang terjual selama periode akuntansi tertentu.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

Uraian dibawah merupakan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit. Aktivitas tersebut apabila digambarkan dalam bentuk bagan dapat dilihat pada tampilan gambar 7.3. 1. Prosedur order penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dam mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

2. Prosedur persetujuan kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.

3. Prosedur pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan.

4. Prosedur penagihan Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalm metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.

Page 188: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

179

5. Prosedur pencatatan piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan kedalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

6. Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.

7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Gambar 7.3. Model Siklus Penerimaan Kas (Penjualan) Permintaan Informasi Persediaan Barang atau Jasa dan Prosedur Penerimaan Pesanan Penjualan

Aktivitas penjualan dari suatu perusahaan biasanya dimulai dari prosedur permintaan informasi persediaan barang atau jasa yang dimiliki perusahaan dari konsumen. Apabila ada konsumen yang melakukan hal ini maka perusahaan akan mengirimkan daftar persediaan barang dan jasa yang dimilikinya beserta rincian harga, syarat pembayaran dan kebijakan-kebijakan lainnya kepada konsumen.

Penagihan Piutang Dagang

Faktur Penjualan

Persediaan Barang

Faktur Jual

Bukti penerimaan

kas

Penjualan Rencana Penjualan

Order Penjualan

Konsumen

Bukti Penerimaan

Pengiriman

Page 189: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

180

Berdasarkan informasi inilah konsumen selanjutnya akan melakuka pemesanan barang kepada perusahaan.

Setelah proses pengecekan terhadap sales order selesai tahap selanjutnya adalah dilakukan pengecekan terhadap persediaan barang dan harga yang diminta konsumen. Apabila jumlah persediaan dan harga yang diminta pelanggan sudah cocok perusahaan dapat melanjutkan ke aktivitas selanjutnya yaitu proses pembuatan faktur penjualan, tetapi apabila order tidak disetujui karena persediaan tidak mencukupi atau harga yang tidak dapat disepakati perusahaan biasanya akan mengembalikan surat order yang dikirimkan oleh pelanggan tersebut. Tampilan gambar 7.4. berikut merupakan gambar penerimaan order penjualan.

Gambar 7.4. Penerimaan Order Penjualan

Prosedur Persetujuan Kredit

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya pelanggan akan mengirimkan order penjualan kepada bagian penjualan perusahaan atas sejumlah barang yang dipesannya pada perusahaan berdasarkan sejumlah informasi yang sudah diperoleh sebelumnya melalui surat order penjualan. Berdasarkan aktivitas ini bagian penjualan akan melakukan pengecekan terhadap identitas konsumen/ pelanggan.

Biasanya untuk pelanggan yang terbiasa melakukan aktivitas jual beli dengan perusahaan, perusahaan sudah mencatat pelanggan tersebut dalam data base pelanggan perusahaan sehingga perusahaan dapat melakukan pengecekan terhadap pelanggan tersebut.

Pengecekan tersebut dilakukan dengan maksud agar perusahaan dapat mengetahui apakah pelanggan yang melakukan order penjualan tersebut layak diberikan piutang atau tidak, karena untuk pelanggan yang masih mempunyai sisa tunggakan perusahaan dapat melakukan kebijakan untuk tidak memberikan penjualan secara kredit terlebih dahulu. Prosedur ini dapat dilihat pada gambar 7.5.

Proses Pesanan

Sales Order SO

Sales Order

Bagian Kredit

Input SO

DB. Harga

DB. Pesanan

Page 190: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

181

Gambar 7.5. Penerimaan Order Penjualan

Gambar 7.6. Prosedur Pengambilan Barang dari Gudang

Prosedur Pengambilan Persediaan Barang dari Bagian Gudang Barang Jadi

Apabila bagian penjualan sudah menyetujui pesanan penjualan yang diminta oleh pelanggan, bagian penjualan selanjutnya akan meminta sejumlah barang yang akan dikirimkan kepada konsumen dengan menyerahkan dokumen persetujuan ke

Pemrosesan Kredit

Sales Order SO

ACC Pesanan Krdit

Input SO

DB. Penjualan

DB. Kredit

1

Entry Order

Proses Pengiriman

Daftar Pengambilan

Barang

Daftar Pengambilan

Barang

Ambil Pesanan

DB. Pesanan

DB. Persediaan

1

Siapkan daftar

pengambilan barang

ACC pesanan kredit

2

Page 191: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

182

bagian gudang barang jadi, bagian gudang barang jadi berdasarkan dokumen persetujuan kredit tersebut selanjutnya akan mempersiapkan pengambilan barang dengan membuat dokumen daftar pengambilan barang, selanjutnya bagian gudang akan mencocokkan dokumen persetujuan kredit dengan dokumen sales order dan data persediaan yang disimpan dalam data base pesanan dan persediaan perusahaan, apabila kedua data tersebut telah sesuai maka bagian gudang barang jadi akan mengeluarkan persediaan sejumlah yang tertera dalam dokumen-dokumen tersebut (sales order, persetujuan kredit dan daftar pengambilan barang) ke bagian pengiriman barang beserta tembusan daftar pengambilan barangnya. Prosedur ini dapat dilihat pada gambar 7.6.

Prosedur Pengiriman Barang

Setelah menerima pengiriman barang dan daftar pengiriman barang dari bagian gudang barang jadi, bagian pengiriman melakukan aktivitas pengepakan barang dan membuat daftar pengepakan barang selanjutnya bagian pengiriman mengirimkan barang yang dipesan kepada pelanggan. Prosedur ini dapat dilihat pada gambar 7.7.

Gambar 7.7. Prosedur Pengiriman Barang

Prosedur Penagihan Piutang Dagang Setelah barang sampai ke tangan konsumen dan disepakatinya sejumlah tagihan yang disetujui, bagian penagihan berdasarkan jumlah tagihan yang jatuh tempo

Proses Pengiriman

Daftar Pengambilan

dengan Barang

Sales Order

Pelanggan

DB. Pesanan

Daftar Pengepakan

Sesuaikan Pengiriman

Daftar Pengambilan

dengan barang

Page 192: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

183

akan melakukan penagihan kepada konsumen dengan terlebih dahulu mengecek daftar penagihan yang telah disepakati oleh konsumen dalam database pesanan apabila sudah sesuai langkah selanjutnya bagian penagihan akan mempersiapkan faktur penjualan yang akan langsung ditagihkan kepada konsumen. Selain aktivitas penagihan bagian penagihan juga menyiapkan transaksi penjualan kredit secara periodik dengan membuat voucher jurnal yang akan diserakan kepada bagian buku besar. Prosedur ini dapat dilihat pada gambar 7.8.

Gambar 7.8. Prosedur Penagihan Piutang pada Pelanggan

Prosedur Pencatatan Piutang Dagang Prosedur pencatatan piutang dagang diawali dari pengecekan sales order yang telah disetujui dari Database Pesanan yang dilakukan oleh bagian piutang dagang, dari data sales order yang disetujui bagian piutang selanjutnya menyiapkan daftar posting piutang, kemudian bagian piutang menginputkan data faktur penjualan yang akan diposting ke dalam pemrosesan komputer selanjutnya. Posting faktur penjualan ini akan disimpan dalam data base piutang pelanggan, hasil pemrosesan ini adalah dokumen kontrol total yang merupakan dokumen yang berisi saldo piutang masing-masing pelanggan yang selanjutnya akan diserahkan ke bagian buku besar untuk dicatatkan dengan transaksi-transaksi yang lainnya. Prosedur ini dapat dilihat pada gambar 7.9.

Prosedur Pencatatan Buku Besar

Prosedur pencatatan buku besar dimulai dari diterimanya dokumen batch control total dari bagian piutang dagang dan voucher jurnal dari bagian penagihan, langkah selanjutnya adalah membandingkan kedua dokumen tersebut untuk kemudian diproses dalam pencatatan buku besar apabila informasi yang disajikan keduanya memang sudah cocok/sesuai. Hasil pencatatan buku besar akan di simpan dalam database buku besar perusahaan. Prosedur ini dapat dilihat pada gambar 7.10.

Pemrosesan Faktur

Daftar Penagihan

Menyiapkan Faktur

DB. Pesanan

Faktur

Pelanggan

Voucher Jurnal Siapkan Entry

Jurnal

3

Page 193: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

184

Gambar 7.9. Prosedur Pencatatan Piutang Dagang

Gambar 7.10. Prosedur Pengiriman Barang

Posting Faktur

Daftar Posting Faktur

Evaluasi input posting

DB. Pesanan

Kontrol Total

4

DB. Buku Besar Piutang

Menyiapkan posting ke

faktur

Proses Pengiriman

Daftar Pengambilan

dengan Barang

Daftar Penagihan

Pelanggan

DB. Pesanan

Daftar Pengepakan

Sesuaikan Pengiriman

Daftar Pengambilan

dengan barang

Page 194: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

185

RESIKO DAN PENGENDALIAN PENJUALAN Yang dimaksud dengan risiko dalam siklus penjualan adalah tidak tercapainya tujuan sistem informasi akuntansi. Perusahaan membangun sistem informasi Akuntansi dalam siklus penjualan dengan harapan agar: 1. Perusahaan dapat mengirim barang yang benar ke konsumen secara tepat

waktu. 2. Konsumen membayar tepat waktu . 3. Tidak ada peluang kecurangan yang dapat memotivasi karyawan perusahaan

(atau bahkan pelanggan) untuk mencuri kas maupun persediaan perusahaan. Risiko dalam siklus penjualan antara lain meliputi:

1. Menerima uang palsu dari pelanggan 2. Kasir menggelapkan kas yang diterima dari pelanggan. 3. Perusahaan kehabisan stok, sehingga tidak bisa melayani pelanggan atau

terlambat dalam melayani pelanggan, yang berakibat perusahaan berisiko kehilangan penjualan atau bahkan kehilangan pelanggan.

4. Lalai mengirim barang pesanan ke konsumen. 5. Mengirim produk yang tidak sesuai dengan yang dipesan oleh pelanggan (salah

kirim produk). 6. Salah kirim jumlah produk. 7. Mengirim produk yang kualitasnya tidak bagus. 8. Mengirim produk ke konsumen yang salah. 9. Salah tagih pelanggan (bisa karena jumlah unit di faktur yang salah,atau karena

jenis produk difaktur yang salah, atau bahkan tagihan dikirim ke alamat yang salah).

10. Lalai tidak menagih konsumen. 11. Data konsumen jatuh ke tangan pihak eksternal tidak dikehendaki (misalnya ke

tangan pesaing) 12. Kerusakan data. Data perusahaan bisa saja rusak karena virus, atau karena

kerusakan hardware (misal hardisk-nya rusak). 13. Lapping. Lapping adalah kecurangan untuk mengambil uang yang diterima dari

konsumen A, kemudian pada saat ada konsumen lain (misal konsumen B) yang membayar, maka kas dari konsumen B akan dicatat sebagai penerima kas konsumen A. Demikian seterusnya, pada saat konsumen C melunasi piutangnya, karyawan yang melakukan lapping akan mencatat penerimaan kas dari konsumen C sebagai penerimaan kas konsumen B. Jadi, karyawan mencuri uang dan menutupi kecurangan dengan menunda mencatat pelunasan piutang dari seorang konsumen.

Pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus penjualan untuk meminimalkan risiko-risiko tersebut diatas adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi akuntansi dirancang untuk dapat mengawasi mutasi persedia-

an. Informasi mutasi persediaan tersebut berguna untuk memantau produk yang laris dan disukai pelanggan dan agar perusahaan tidak kehabisan stok.

2. Setiap kali menerima pesanan dari pelanggan(baik melalui telepon, fax ataupun email), perusahaaan perlu membuat Surat Order Penjualan dan salah satu Surat Order Penjualan tersebut perlu dikirim kembali ke konsumen yang memesan. Surat Order Penjualan yang dikirimkan ke konsumen ini berguna untuk memastikan tidak adanya kesalahpahaman antara perusahaan dengan konsu-

Page 195: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

186

men (barang apa yang dipesan, berapa jumlahnya, kapan barang tersebut dibutuhkan, dan barang tersebut harus dikirim kemana). Apabila terjadi kesalahpahaman, diharapkan bisa segera diselesaikan pada saat konsumen menerima copy dari Surat Order Penjualan.

3. Perusahaan perlu mengarsip Surat Order Penjualan berdasarkan tanggal janji pengiriman. Arsip ini berguna untuk memantau ketepatan waktu pengiriman ke pelanggan.

4. Perusahaaan perlu mengarsip faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo faktur. Arsip ini berguna untuk memudahkan bagian piutang menagih piutang konsu-men yang telah jatuh tempo.

5. Jika perusahaan melayani retur, arsip faktur per tanggal jatuhtempo harus dilengkapi dengan nota retur terkait, sehingga bagian piutang memiliki infor-masi mengenai besarnya piutang masing-masing konsumen.

6. Jika perusahaan belum menggunakan aplikasi akuntansi dalam membuat faktur, maka setelah faktur dibuat, perlu ada orang lain yang mengecek kebena-ran penghitungan dalam faktur tersebut sehingga faktur yang diterima oleh konsumen sudah benar. Pengecekan ini berguna untuk memastikan tidak ada salah kalkulasi, jumlah dalam faktur sesuai dengan jumlah barang yang tertulis dalam delivery order, jenis barang yang tertera dalam faktur juga sesuai dengan jenis barang dalam delivery order, dan sebagainya.

7. Perusahaan perlu memastikan adanya pemisahan tugas antara bagian yang bertanggung jawab menangani penjualan (karyawan bagian penjualan dan karyawan bagian pengiriman barang), bagian yang bertanggung jawab menyimpan persediaan (karyawan bagian gudang barang jadi), bagian yang bertanggung jawab menyimpan kas (kasir), serta bagian yang bertanggung jawab mencatat data keuangan (bagian piutang). Pemisahan tugas ini perlu untuk meminimalkan peluang kecurangan. Kecurangan seperti lapping dapat terjadi jika wewenang untuk menerima kas dirangkap oleh karyawan yang juga berwenang mencatat piutang konsumen. Pemisahan tugas antara karyawan gudang yang menyiapkan barang yang akan dikirim ke konsumen dengan karyawan bagian pengiriman berguna untuk memastikan kebenaran jenis barang dan jumlah barang yang harus dikirim. Karyawan bagian pengiriman harus mengecek ulang barang yang telah disiapkan oleh karyawan gudang. Mengirim barang dengan benar sejak awal jauh lebih murah dibandingkan jika perusahaan harus mengirim ulang karena salah kirim.

8. Dokumen bernomor urut cetak. Dokumen bernomor urut tercetak ini berguna untuk memastikan kelengkapan data perusahaan. Dokumen bernomor urut akan berguna untuk memastikan bahwa semua penerimaan kas dari pesanan maupun dari tagihan benar-benar diterima oleh perusahaan. Dokumen bernomor urut tercetak efektif sebagai alat pengendalian apabila urutan nomor dokumen dicetak secara berkala. Jadi, tidak boleh ada nomor dokumen yang hilang. Dokumen yang tidak terpakai karena salah isi tidak boleh dirobek dan dibuang, tetapi harus diarsipkan dengan tulisan SALAH ISI.

9. Jika perusahaan menggunakan komputer untuk merekam data keuangan,maka perusahaan perlu melakukan backup data secara rutin. Beberapa tips dalam melakukan backup data adalah sebagai berikut : a. Backup data sebaiknya dilakukan setiap hari

Page 196: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

187

b. Gunakan nama file backup yang mudah dikenali, misalnya gunakan informasi tanggal untuk membuat backup.

c. Backup sebaiknya disimpan di media terpisah (misalkan CD atau harddisk eksternal). Apabila perusahaan melakukan backup setiap hari, tetapi data backup sebaiknya tidak disimpan pada computer yang digunakan untuk operasional sehari-hari. Seandainya computer tersebut dicuri orang atau rusak, maka data transaksi (termasuk data backup) semuanya akan hilang. Lebih bagus lagi, jika data backup disimpan di gedung yang terpisah dengan gedung tempat data tersebut direkam.

10. Jika perusahaan menggunakan komputer untuk merekam data keuangan, maka perusahaan bisa membuat password untuk setiap karyawan yang berwenang mengakses data. Pastikan password ini hanya diketahui oleh yang berwenang. Password yang menjadi rahasia umum (semua orang tahu apa passwordnya) tidak ada gunanya. Pastikan juga atasan yang berwenang mengetahui passwordnya, sehingga jika karyawan yang bersangkutan sakit atau mengun-durkan diri, atasan yang berwenang dapat mengakses data karyawan tersebut.

11. Untuk meminimalkan virus, perusahaan perlu menetapkan aturan bahwa komputer kantor hanya boleh digunakan untuk kegiatan kantor. Perusahaan harus tegas sejak awal, bahwa karyawan tidak boleh bermain game, ataupun berselancar ke situs-situs yang tidak relevan dengan pekerjaan kantor.

INFORMASI YANG DIHASILKAN DALAM SIKLUS PENJUALAN Salah satu tujuan sistem informasi adalah menghasilkan informasi yang relevan dan tepat waktu. Secara umum, sistem informasi penjulan diharapkan dapat menghasilkan informasi berupa: 1. Saldo Piutang Setiap Konsumen. Informasi ini berguna untuk melakukan

penagihan. Informasi saldo piutang yang tidak valid akan berakibat timbulnya konflik dengan pelanggan.

2. Tabel Umur Piutang. Informasi ini berguna untuk menganalisis piutang perusahaan,berupa besarnya piutang yang macet (sudah lewat tanggal jatuh tempo dan belum di lunasi) dibandingkan dengan piutang yang lancar.

3. Piutang Yang Hampir Jatuh Tempo. Informasi ini berguna untuk melakukan penagihan dan memprediksi penerimaan kas perusahaan.

4. Total Penjualan Setiap Bulan. Informasi ini berguna untuk melihat kinerja penjualan perusahaan dari bulan ke bulan. Data historis dari bulan ke bulan bahkan dapat berguna melihat trend penjualan. Produk yang musiman, seperti penjualan jas hujan akan cenderung tinggi selama musim penghujan. Demikian pula penjualan roti dan kue akan meningkat menjelang natal. Informasi detail mengenai seberapa besar lonjakan penjualan di masa-masa laris tersebut, serta produk apa yang ternyata paling laris pada masa-masa tersebut, akan sangat berguna dalam perencanaan produksi atau perencanaan pembelian. Dengan dana yang terbatas, perusahaan bisa berupaya untuk memaksimalkan keuntu-ngan dengan membeli barang-barang yang diminati pelanggan.

5. Penjualan Setiap Lini Produk. Informasi penjualan setiap lini produk berguna untuk membandingkan penjualan antar lini produk. Produk mana yang meme-nuhi selera pasar.

Page 197: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

188

6. Penjualan Setiap Wilayah. Informasi ini berguna untuk membandingkan penjualan antar wilayah.

7. Penjualan Setiap Lini Produk Untuk Setiap Wilayah. Gabungan informasi penjualan setiap lini produk dan setiap wilayah ini akan sangat berguna untuk mengetahui selera pasar disetiap wilayah. Yang menarik sangat mungkin jika produk yang laris di wilayah A bukanlah produk yang laris di wilayah B. Dengan informasi penjualan setiap lini produk untuk setiap wilayah ini, perusahaan dapat merencanakan distribusi yang lebih efisien (sesuai dengan selera pasar).

Informasi ini masih bisa dikembangkan, tergantung pada kebutuhan manaje-men dan kembali lagi, tergantung pada karakteristik usaha.Sebenarnya, masih banyak lagi laporan yang bisa dibuat, misalnya laporan untuk menilai kinerja karyawan.Hanya saja, semakin banyak informasi yang ingin dihasilkan, maka semakin banyak data yang harus disimpan.

RANGKUMAN Penjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan.

Adapun dokumen-dokumen pendukung dalam setiap aktivitas penjualan melibatkan hal-hal sebagai berikut: 1. Order Penjualan Barang (Sales Order)

Merupakan penghubung antara beragam fungsi yang diperlukan untuk mem-proses langganan dengan menyiapkan peranan penjualan.

2. Nota Penjualan Barang Merupakan catatan atau bukti atas transaksi penjualan barang yang telah dilakukan oleh pihak perusahaan dan sebagai dokumen bagi pelanggan.

3. Perintah Penyerahan Barang (Delivery Order) Merupakan suatu bukti dalam pengiriman barang untuk diserahkan kepada pelanggan setelah adanya pencocokan rangkap slip.

4. Faktur Penjualan (Invoice) Adalah dokumen yang menunjukan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang menunjukan informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya.

5. Surat Pengiriman Barang (Shipping Slip) 6. Jurnal Penjualan (Sales Journal)

Transaksi jual beli menjadi kegiatan yang sehari-hari yang dilakukan oleh banyak orang. Sebagai manusia yang memiliki kebutuhan, baik makanan, sandang maupun pangan, maka tidak akan pernah terlepas dari jual beli. Ada berbagai macam transaksi jual beli yang dilakukan oleh kebanyakan orang diantaranya: 1. Penjualan Tunai 2. Penjualan Kredit 3. Penjualan Tender 4. Penjualan Ekspor 5. Penjualan Konsinyasi 6. Penjualan Grosir”

Sistem akuntansi penjualan kredit merupakan suatu sistem penjualan yang pembayarannya dilakukan setelah penyerahan barang dengan jangka waktu yang

Page 198: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

189

telah disepakati oleh kedua belah pihak. Dalam membahas sistem akuntansi penjualan kredit meliputi antara lain: Fungsi yang terkait, dokumen yang diguna-kan, catatan akuntansi, jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit, dan unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit.

Dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan kredit dibagi menjadi dua golongan: dokumen sumber (source documents) yang merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan kedalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corroborating documents atau dokumen penguat) yang merupakan dokumen yang dipakai untuk membuktikan validitas terjadinya transaksi.

PERTANYAAN-PERTANYAAN 1. Jelaskan dokumen-dokumen pendukung dalam setiap aktivitas penjualan? 2. Apa saja macam transaksi jual beli yang dilakukan oleh kebanyakan orang,

jelaskan? 3. Jelaskan apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan? 4. Jelaskan langkah-langkah dalam proses penjualan. 5. Apa saja fungsi yang terkait dengan penjualan tunai, jelaskan? 6. Gambarkan alur aktivitas penjualan tunai dalam perusahaan? 7. Jelaskan apa saja bagian yang terkait dalam prosedur penjualan kredit? 8. Apa harapan perusahaan membangun sistem informasi Akuntansi dalam siklus

penjualan, jelaskan?

Page 199: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

190

BAB

PENGELUARAN (PEMBELIAN) PENDAHULUAN

iklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pemba-yaran barang dan jasa. Di dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi

utama adalah dengan barang (vendor). Di dalam informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku. Begitu barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber tersebut dari siklus pengeluaran. Data mengenai biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar dan ke fungsi pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan serta berbagai laporan manajemen lainnya.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mampu mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus pengeluaran, yang membutuhkan kemudahan akses ke data terinci mengenai sumber daya yang digunakan dałam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut, serta para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, andal, dan tepat waktu.

Bab ini mempelajari tigas fungsi dasar SIA, dalam siklus pengeluaran: memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan, serta menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi.

S

Page 200: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

191

AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN Salah satu fungsi SIA adalah mendukung kinerja efektif berbagai aktivitas bisnis organisasi secara efisien memproses data transaksi. Tiga aktivitas dasar bisnis dalam siklus pengeluaran adalah: 1. Memesan barang, perlengkapan, dan layanan 2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan, dan layanan 3. Membayar barang, perlengkapan, dan layanan

Gambar 8.1. Siklus Pengeluar Kas

Perhatikan bahwa aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah

gambaran sebaliknya dari berbagai aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus pendapatan: 1. Aktivitas pemesanan barang menimbulkan pesanan pembelian yang bertindak

sebagai input pelanggan ke proses entri pesanan penjualan. 2. Aktivitas penerimaan barang menangani barang-barang yang dikirim oleh

fungsi pengiriman pemasok.

Persediaan Bahan Baku

Rencana Penjualan

Bandingkan, OP, LP dan Hutang

Order Penjualan

(OP)

Permintaan Pembelian

(PP)

Penjual

Laporan Penerimaan (LP)

Cek untuk Pemasok

Invoice Penjual

Laporan Penerimaan

OP, PP, LP

Penjualan

Penerimaan

Siklus Akuntansi

Page 201: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

192

3. Aktivitas pembayaran barang menimbulkan pembayaran yang di proses oleh aktivitas penagihan kas milik pemasok.

Hubungan-hubungan dekat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual ini memiliki implikasi penting untuk desain SIA. Lebih jelasnya, dengan mengaplikasikan perkembangan TI baru untuk mere-kayasa ulang berbagai aktivitas siklus pengeluaran, Perusahaan menciptakan peluang bagi para pemasok untuk merekayasa ulang berbagai aktivitas siklus pendapatan mereka. Sebaliknya, menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan perusahaan dapat menciptakan peluang bagi para pelanggan untuk memodifikasi siklus pengeluaran mereka. Adapun model dari siklus pengeluaran ditampilkan pada gambar 8.1 berikut.

Untuk lebih jelasnya aktivitas prokuremen/pembelian, secara umum dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Menentukan kebutuhan 2. Memilih barang dan jasa yang dibutuhkan 3. Memilih pemasok 4. Menerbitkan pesanan pembelian 5. Penerimaan barang 6. Verifikasi faktur 7. Pembayaran kepada pemasok

Menentukan Kebutuhan Produk/Jasa (Permintaan Pembelian)

Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, seperti juga mengidentifikasi dari pemasok mana akan dibeli. Timbulnya kebutuhan akan produk/jasa dalam suatu perusahaan biasanya diperoleh dari dokumen permintaan pembelian (PP) yang dikirimkan bagian produksi atau bagian persediaan untuk memenuhi tersedianya produk yang diminta dalam divisinya masing-masing. Permintaan pembelian merupakan dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada suatu bagian tertentu.

Memilih Sumberdaya

Apabila permintaan pembelian sudah dikirimkan ke bagian pembelian maka bagian pembelian akan melakukan aktivitas pemilihan sumberdaya. Aktivitas ini dilakukan bagian pembelian untuk memilih jenis sumber daya yang dibutuhkan/ diminta dan menyortir apakah permintaan tersebut dapat disetujui atau tidak. Apabila tahap ini sudah dilaksanakan bagian pembelian akan melakukan pemili-han pemasok yang akan diberikan order pembelian.

Memilih Pemasok

Proses pemilihan pemasok merupakan aktivitas pemilihan terhadap penyedia produk. Proses pemilihan ini dilakukan dengan pertimbangan untuk mendapatkan barang/jasa yang berkualitas dan harga yang telah disepakati bersama. Begitu seorang pemasok telah dipilih untuk suatu produk, identitas pemasok harus menjadi bagian dari catatan utama persediaan produk untuk menghindari pengulangan proses pemilihan pemasok untuk tiap pesanan selanjutnya. (Akan tetapi, dalam beberapa kasus seperti untuk pembelian barang-barang berbiaya tinggi dan jarang digunakan, pihak manajemen dapat secara eksplisit meng-

Page 202: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

193

inginkan evaluasi ulang semua pemasok potensial setiap kali produk tersebut dipesan.) Sebuah daftar berisi pemasok-pemasok potensial alternatif lainnya untuk setiap barang juga dapat dipelihara, untuk berjaga-jaga jika pemasok utama kehabisan persediaan barang yang dibutuhkan.

Guna menetapkan kebutuhan untuk berganti pemasok, merupakan hal yang penting untuk menelusuri dan secara periodik mengevaluasi kinerja pemasok. Mengevaluasi pemasok dengan baik membutuhkan lebih dari hanya data mengenai harga. Perusahaan juga mengeluarkan biaya, seperti untuk pengerjaan ulang dan pembuangan, yang terkait dengan kualitas produk yang dibeli. Juga terdapat biaya yang berhubungan dengan kinerja pengiriman dari pemasok. SIA dapat didesain untuk memperoleh dan menelusuri informasi ini. Contohnya, Permintaan Pembelian (PP) dapat menghitung kualitas produk dari pemasok dengan menelusuri seberapa sering barang tersebut gagal melewati inspeksi di bagian penerimaan. Data tentang jumlah produksi yang harus dikerjakan ulang atau dibuang karena bahan baku berkualitas rendah juga dapat dikumpulkan. Permintaan Pembelian (PP) dapat mengukur tingkat dapat diandalkannya pemasok dengan mencocokkan dan menelusuri tanggal pengiriman aktual dengan yang dijanjikan. Terakhir, untuk memastikan bahwa para staf bagian pembelian mempertimbangkan semua faktor-faktor ini, fungsi pembelian harus dievaluasi dan diberi kompensasi berdasarkan seberapa baik fungsi tersebut dapat meminimalkan biaya total tersebut, bukan hanya harga pembelian, dari barang yang dibeli. Evaluasi terhadap pemasok harus menggunakan tenaga ahli yang berpengalaman dengan membandingkan beberapa pemasok yang sejenis sehingga dapat diperoleh pemasok yang dapat menyediakan barang sesuai dengan kriteria yang kita butuhkan, proses evaluasi pemasok dapat dilakukan baik dengan cara manual maupun dengan cara yang terkomputerisasi.

Menerbitkan Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian dapat dilakukan dengan cara menerbitkan Dokumen pesanan pembelian yang dikirimkan pemasok kebagian pembeli. Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasikan pemasok dengan mengimpormasikan barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran yang diinginkan oleh perusahaan.

Permintaan untuk membeli barang atau perlengkapan dipicu oleh fungsi pengendalian persediaan atau oleh pegawai yang memberitahukan kekurangan bahan baktı. Sistem pengendalian persediaan canggih yang digunakan dalam perusahaan produsen besar, seperti IBM dan Ford, akan secara otomatis membuat permintaan pembelian ketika jumlah suatu barang jatuh di bawah titik pemesanan ulang, Akan tetapi, dalam perusahaanperusahaan kecil, para pegawai yang meng-gunakan barang akan mencatat ketika persediaan sedikit, dan meminta barang tersebut unluk dipesan ulang. Contohnya, pemotong rambut di daerah tempat tinggal Anda biasanya bertanggung jawab untuk mengganti shampo, sisir, dan perlengkapan lainnya. Bahkan, dalam perusahaanperusahaan besar, perlengkapan kantor seperti kertas dan pensil sering kali dipesan oleh para pegawai yang menggunakan barang-barang tersebut ketika mereka memperhatikan bahwa persediaannya semakin dikit.

Apa pun sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering kali mengakibatkan timbulnya permintaan atas pembelian. Permintaan

Page 203: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

194

pembelian (Gambar 8.2) adalah sebuah dokumen, atau formulir elektronis, yang mengidentifikasikan permintaan; menspesifikasikan lokasi pergiriman dan tanggal dibutuhkan; mengidentifikasi nomor, deskripsi, jumlah barang, serta harga setiap barang yang diminta; dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan. Orang yang menyetujui permintaan pembelian tersebut akan menunjukkan nomor departe-men serta nomor akun tempat pembelian akan dibebankan.

SURAT PERMINTAN PEMBELIAN

SPP00087876

Bagian : Tanggal Permintaan : Kode karyawan : Tanggal barang dibutuhkan : Nama karyawan : No SOP/No Kas Bon : Tujuan pembelian :

No. Kode

Barang Deskripsi Barang

Kuantitas Satuan Estimasi Harga Satuan

Total

TOTAL

Yang Meminta Diotorisasikan Oleh Bagian Pembelian

(.....................) (.....................) (.....................)

Gambar 8.2. Surat Permintaan Pembelian

Penerimaan barang

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari para pemasok. Bagian ini biasanya bertanggung jawab pada manajer gudang, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian produksi. Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung jawab pada manajer gudang, bertanggung jawab atas penyimpanan barang tersebut. Informasi mengenai penerimaan barang dagangan yang harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan agar dapat memperbarui catatan persediaan.

Dalam penerimaan barang, bagian penerimaan memiliki dua tanggung jawab utama: memutuskan apakah akan menerima kiriman dan memverifikasi jumlah serta kualitas barang yang dikirim. Keputusan pertama dibuat berdasarkan informasi yang diberikan Fungsi pembelian: Keberadaan pesanan pembelian yang valid menunjukkan bahwa kiriman harus diterima. Keputusan ini penting karenå penerimaan barang yang tidak dipesan akan mengakibatkan terbuangnya waktu

Page 204: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

195

dan ruang dalam menangani serta menyimpan barang-barang tersebut hingga dapat dikembalikan. Memverifikasi jumlah barang yang dikirim merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang-barang yang benar-benar diterima dan bahwa catatan persediaan diperbarui dengan akurat.

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam

subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran; laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai setiap kiriman, termasuk tanggal penerirnaan, pengirim, pernasok, dan nomor pesanan pembelian (Gambar 8.3). Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang unit ukuran, dan jumlah. Laporan ini juga menyediakan tempat untuk mengidentifikasi orang yang menerima dan memeriisa barang, dan juga catatan yang berkaitan dengan kualitas barang yang diterima. Laporan penerimaan biasanya tidak digunakan untuk mendokumentasikan penerimaan jasa, seperti periklanan dan kebersihan. Sebagai gantinya, tanda terima jasa semacam ini biasanya didokumentasikan oleh persetujuan tingkat supervisor dalam faktur penjualan pemasok.

SURAT ORDER PEMBELIAN

00087876 Kepada Yth. ......................................... ......................................... Mohon pesanan kami dikirimkan ke alamat berikut ini. .................................................................. .................................................................. Tanggal dibutuhkan: .................................

No. Kode Deskripsi Barang Kuantitas Satuan Keterangan

Wedomartani, ......................... 2010 ........................................ Kepala Bagian Pembelian

Gambar 8.3. Surat Order Pembelian

Page 205: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

196

Ketika kiriman datang, staf administrasi tingkat supervisor bagian peneri-maan membandingkan nomor pesanan pembelian yang dijadikan referensi di slip pengepakan pemasok dengan file pesanan pembelian yang dibuka untuk mem-verifikasi bahwa barang tersebut memang dipesan. Sebelum mengirimkan persediaan tersebut ke gudang atau pabrik, staf administrasi bagian penerimaan harus memeriksa setiap pengiriman untuk melihat tanda-tanda kerusakan yang nyata.

Tiga pengecualian untuk proses ini adalah (1) menerima jumlah barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak, atau (3) menerima barang dengan kualitas rendah yang gagal melewati inspeksi. Di dalam ketiga kasus tersebut, bagian pembelian harus mengatasi situasi tersebut dengan pemasok terkait. Biasanya, pemasok akan memeberikan izin bagi pembeli untuk memperbaiki faktorpenjualan atas penyimpangan jumlah barang. Dalam kasus barang rusak atau berkualitas rendah, sebuah dokumen yang disebut sebagai nota dibuat setelah pemasok setuju untuk mengambil kembali barang tersebut atau memberikan pengurangan harga. Nota debit tersebut mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan dari nota debit tersebut dikirím ke pemasok, yang selanjut-nya membuat dan mengembalikan sebuah nota debit yang telah disetujui. Bagian utang usaha diberitahukan dan menyesuaikan saldo rekening yang terutang ke pemasok tersebut. Sebuah salinan dari nota debit tersebut dilampirkan ke þarang tersebut ke bagian pengiriman untuk dapat diotorisasi pengembaliannya ke pemasok.

Verifikasi Faktur

Verifikasi faktur dilakukan ketika perusahaan akan melakukan pembayaran kepada pemasok. Faktur harus diperiksa dan dicocokan dengan dokumen peneri-maan barang dan dokumen pesanan pembelian. Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan agar terciptanya pengendalian internal dalam aktifitas pengeluaran kas untuk pembayaran kepada pemasok dan memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah sesuai dan terpenuhi dengan baik.

Faktur pemasok dibandingkan dengan informasi yang terdapat dałam pesanan pembelian dan file penerimaan untuk memastikan akurasi serta validitas-nya. Bagi pembelian perlengkapan atau yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan laporan penerimaan, faktur dikirim ke supervisor terkait untuk dimintakan persetujuan Faktur dari vendor sendiri juga diperiksa keakuratan matematisnya. Voucher-voucher tersebut atau (faktur yang telah disetujui dałam sistem tanpa voucher) kemudian disiapkan untuk pembayaran sesuai tanggal jatuh temponya.

Permintaan Pembelian (PP), seperti juga kebanyakan perusahaan lainnya, menggunakan pemrosesan batch untuk membayar para pemasoknya. Setiap hari, bendahara menggunakan sistem pemrosesan inquiry untuk meninjau ulang voucher-voucher yang jatuh tempo dan menyetujui pembayaran mereka. PP melakukan pembayaran ke beberapa pemasok yang lebih besar dengan meng-gunakan FEDI tetapi masih tetap mencetak cek kertas bagi banyak yang lebih kecil. Ketika pembayaran melalui EFT diotorisasi atau sebuah cek, dicetak, sistem tersebut memperbarui file utang usaha, faktur yang belum dibayar, dan buku besar. Bagi setiap pemasok, total dari semua voucher dijumlahkan dan jumlah itu dikurangkan dari field saldo dałam catatan file utama pemasok. Entri terkait dałam

Page 206: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

197

file pesanan penjualan dan laporan penerimaan ditandai untuk menandakan bahwa transaksi-transaksi tersebut telah dibayar. Faktur-faktur yang telah dibayar kemudian dihapus dari file faktur yang belum dibayar. Pemberitahuan kiriman uang dibuat untuk setiap pemasok, yang mencantumkan setiap faktur yang dibayar serta jumlah diskon atau potongan yang dimanfaatkan. Bagi pembayaran melalui EFT, data pengiriman uang akan termasuk dałam pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI. Bagi pembayaran yang dilakukan melalui cek, pemberitahuan kiriman uang akan dilampirkan dengan cek yang telah ditandatangani. Setelah semua transaksi pengeluaran diproses, sistem tersebut akan menghasilkan ayat jumal ringkasan, dengan mendebit utang usaha dan mengkredit kas, serta memasukkan ayat jurnal tersebut ke buku besar.

Setelah meninjau ulang cek-cek dengan bundel voucher-nya, kasir akan menandatanganinya. Cek-cek di atas jumlah tertentu juga membutuhkan tanda tangan bendahara. Setelah menandatanganinya, kasir kemudian mengirimkan cek dan pemberitahuan kiriman uang kepada para pemasok. Transaksi EFT juga dilakukan oleh kasir dan ditinjau ulang oleh bendahara. Disarankan untuk membandingkan proses baru PP dengan prosedur yang diikuti dałam sistem yang lama. Perbaikan utama yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut: 1. Jumlah dokumen kertas yang harus diproses telah dikurangi. 2. Informasi yang lebih tepat waktu dan akurat memungkinkan PP untuk

memanfaatkan diskon atas pembayaran awal faktur vendor. 3. Catatan persediaan lebih akurat dan tepat waktu. 4. Bagian gudang dan penerimaan dapat lebih baik merencanakan berbagai

aktivitas. 5. Sistem tersebut membandingkan data yang dimasukkan bagian penerimaan

dengan file pesanan penjualan, sehingga dapat mendeteksi dan memfasilitasi perbaikan kesalahan secara tepat waktu.

6. Laporan dan ukuran kineria berbasis hingga meningkatkan kemampuan mana-jemen untuk mengawasi dan memperbaiki efisłensi serta efektivitas.

Akan tetapi, untuk mendapatkan manfaat-manfaat ini membutuhkan adanya pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa informasi dałam słstem tersedia akurat, aman, dan dapat dipelihara.

Pembayaran Kepada Pemasok

Apabila dokumen pemasok sudah cocok maka perusahaan akan melakukan pembayaran dengan pemasok. Pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian. Pembayaran diproses melalui utang dagang dalam akuntansi keuangan.

PENGENDALIAN UNTUK SIKLUS TRANSAKSI Pengendalian diharapkan dapat meminimalkan setiap resiko. Pada bagian berikut akan dibahas mengenai pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus pembelian. Adapun beberapa aktivitas tersebut sebagai berikut (Puspitawati & Anggadini, 2011): 1. Permintaan pembelian dan penerimaan barang 2. Aktivitas pembelian 3. Aktivitas penerimaan barang

Page 207: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

198

4. Pencatatan utang dagang 5. Aktivitas pembayaran utang dagang/pengeluaran kas 6. Aktivitas pencatatan transaksi pada buku besar 7. Aktivitas pemeriksaan internal (audit internal)

Adapun uraian penjelasan prosedur pengendalian tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

Aktivitas Permintaan Pembelian

Secara garis besar alur permintaan pembelian dan penerimaan barang dari bagian penerimaan yang dikirimkan ke bagian gudang penyimpanan ditampilkan pada gambar 8.4 berikut:

Gambar 8.4. Permintaan Pembelian

Data base pembelian akan menginformasikan persediaan barang yang sudah menipis pada bagian gudang penyimpanan, berdasarkan informasi yang diberikan dari data base persediaan tersebut bagian gudang persediaan akan melakukan pembuatan dokumen permintaan pembelian yang akan diserahkan pada bagian pembelian. Selanjutnya apabila barang yang diminta dikirim oleh pemasok yang

Pemrosesan Permintaan

Laporan Penerimaan

Pengiriman

Permintaan Pembelian Laporan

Penerimaan

Penerimaan

Input Permintaan Pembelian

Pembelian

Verifikasi Barang

Proses Penerimaan

Barang

Data Base Pembelian

Page 208: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

199

dilengkapi dengan laporan penerimaan dan dokumen penerimaan barang bagian gudang persediaan akan melakukan proses pengecekan penerimaan barang dengan cara membandingkan barang yang diterima dengan dokumen yang menyertainya, apabila barang yang diterima telah sesuai bagian gudang persedia-an akan melakukan pencatatan penerimaan barang ddan menginputkan data persediaan yang baru ke dalam database persediaan. Dokumen laporan peneri-maan barang akan diserahkan ke bagian utang dagang untuk dilakukan proses selanjutnya.

Proses Bisnis Pembelian (Prokurement)

Aktivitas pembelian diawali dengan diterimanya dokumen permintaan pembelian dari bagian gudang persediaan, selanjutnya bagian gudang persediaan akan menginputkan pesanan pembelian dengan tahapan dilakukan proses pemilihan pemasok terlebih dahulu, apabila pemasok yang sudah dipilih langkah selanjutnya adalah membuat dokumen pesanan pembelian yang dikirimkan kepada pemasok, apabila pemasok menyanggupi pesanan pembelian tersebut pemasok akan mengirimkan barang beserta fakturnya kepada perusahaan, pengendalian intern dari aktifitas ini adalah adanya proses verifikasi faktur pembelian yang dikirimkan oleh pemasok yang dicocokkan dengan dokumen pesanan pembelian yang dikirimkan kepada pemasok. Apabila kedua dokumen tersebut memang sudah sesuai bagian pembelian akan menyerahkan faktur pembelian tersebut ke bagian utang dagang untuk dicatatkan pada buku pembantu utang dagang perusahaan sebagaimana tampak pada gambar 8.5 berikut:

Gambar 8.5. Pembelian

Pemrosesan Permintaan

Laporan Penerimaan

Pemasok

Permintaan Pembelian

Pemasok

Verifikasi Barang

Proses Penerimaan

Barang

Data Base Pembelian

Pemrosesan Permintaan

Permintaan Pembelian

Permintaan Pembelian

Hutang Dagang

Page 209: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

200

Aktivitas Penerimaan Barang Bagian penerimaan barang merupakan pintu masuk utama barang yang dipesan oleh perusahaan dari pemasok, aktivitas penerimaan barang memang sangat rawan dari kegiatan penyalahgunaan dan penggelapan sehingga aktivitas ini menjadi sorotan utama perusahaan dalam dilakukannya proses pengendalian. Pengendalian dalam proses penerimaan barang dilakukan dengan cara mencocok-kan berbagai dokumen yang digunakan dalam aktivitas pembelian dan dilakukan-nya perhitungan fisik atas barang yang diterima dengan dokumen penerimaannya. Selanjutnya setelah dilakukan penghitungan fisik dan verfikasi faktur bagian penerimaan barang merekam kegiatan penerimaan barang tersebut dalam dokumen penerimaan barang yang akan diberikan kepada bagian gudang sebagai-mana tampak pada gambar 8.6 berikut:

Gambar 8.6. Penerimaan Pencatatan Utang Dagang

Pencatatan utang dagang dalam perusahaan merupakan aktivitas utama yang wajib dikendalikan, pengendalian internal dalam aktivitas ini dilakukan dengan cara melakukan pemeriksaan/pencocokan beberapa dokumen seperti dokumen permintaan pembelian, dokumen laporan penerimaan dan faktur pembeliannya sebelum dilakukannya pembuatan voucher untuk melakukan pembayaran utang dagang kepada pemasok sebagaimana tampak pada gambar 8.7 berikut:

Gudang

Cocokkan dengan

Pesanan Pembelian

Data Base Pembelian

Pemrosesan Pemesanan

Laporan Penerimaan

Gudang

Pengiriman

Hitung Barang

Pengiriman

Masukkan Penerimaan

Page 210: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

201

Gambar 8.7. Utang Dagang Pengeluaran Kas

Proses pengeluaran kas untuk membayar utang dagang kepada pemasok harus pula dilakukan penanganan secara serius sehingga harus dilakukan aktivitas pengendalian, pengendalian dalam aktivitas ini adalah digunakannya sistem voucher setiap akan mengeluarkan cek untuk pembayaran kepada pemasok sebagaimana tampak pada gambar 8.8.

Buku Besar

Utang dagang dari berbagai pemasok dalam suatu perusahaan akan dicatatkan pada buku besar perusahaan bersamaan dengan berbagai perkiraan-perkiraan yang lainnya. Pengendalian pada buku besar dilakukan dengan cara membanding-kan dokumen total pengendali dengan cek voucher yang akan dibayarkan kepada pemasok. Dokumen total pengendali berisi ringkasan utang dagang masing-masing pemasok sedangkan cek voucher merupakan dokumen yang berisi utang dagang pemasok yang akan segera jatuh tempo. Kedua dokumen tersebut dikeluarkan oleh dua sumber yang berbeda dengan tujuan untuk menciptakan adanya cross chek

Permintaan Pembelian

Siapkan Voucher

Data Base Hutang Dagang

Proses Voucher

Cek Voucher

Buku Besar

Pesanan pembelian

Laporan Penerimaan

Faktur

Penerimaan Dokumen

DB.Pembelian

Voucher Voucher

Page 211: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

202

(pengecekan untuk kesesuaian) sehingga tujuan pengendalian dapat tercapai sebagaimana tampak pada gambar 8.8 berikut:.

Gambar 8.8. Pengeluaran Kas Internal Audit

Pengendalian selanjutnya adalah dibuatnya laporan rekonsiliasi bank oleh bagian internal control. Laporan rekonsiliasi bank merupakan suatu laporan yang berisi saldo kas perusahaan mengenai simpanannya di bank yang dibandingkan dengan laporan yang diterima perusahan dari pihak bank beserta berbagai informasi penyebab perbedaan dari kedua saldo tersebut. Perbedaan antara saldo bank dengan saldo perusahaan bisa saja disebabkan karena adanya cek yang dibayarkan perusahaan yang belum dicairkan oleh pemasok (outstanding chek), transfer yang belum sampai (deposit in transit), adanya kesalahan pencatatan baik oleh pihak bank ataupun pihak perusahaan, dan masih banyak lagi yang lainnya sebagaimana tampak pada gambar 8.9 berikut:.

Cek Voucher

Register Voucher

Membatalkan cek yang sudah ditangani

Cek Voucher

Hutang Dagang Voucher

Voucher Cek Voucher

Posting

Total Voucher

Cek ditanda tangani

Penerimaan Uang Buku Besar

Page 212: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

203

Gambar 8.9. Buku Besar

Gambar 8.10. Internal Audit

Total Pengendalian

Total Pengendalian

Data base

buku besar

Cek Voucher

Hutang Dagang

Cek Voucher

Input untuk dibandingkan

Pemrosesan Buku Besar

Laporan Bank

Total Pengendalian

Data base

buku besar

Rekonsiliasi Bank

BANK

Rekonsiliasi Bank

Page 213: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

204

TUJUAN PENGENDALIAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR Fungsi lainnya dari SIA yang didesain dengan baik adalah untuk menyediakan pengendalian yang memenuhi tujuan-tujuan berikut ini: 1. Semua transaksi diotorisasi dengan benar. 2. Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi). 3. Semua transaksi yang valid dan diotorisasi telah dicatat. 4. Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari risiko kehilangan atau pencurian. 5. Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan efektif.

Dokumen-dokuemen serta berbagai catatan yang dijelaskan dałam bagian sebelumnya memainkan peranan penting untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Dokumen yang sederhana dan mudah diisi dengan perintah Yang jelas akan memfasilitasi pencatatan data transaksi yang akurat dan efisien. Pengendalian aplikasi yang memadai, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan field (format), akan lebih jauh meningkatkan akurasi entri data ketika menggunakan dokumen elektronis. Memberikan ruang pada dokumen kertas dan elektronis untuk mencatat siapa yang melengkapi dan siapa yang meninjau ulang formulir akan memberikan bukti bahwa transaksi tersebut telah diotorisasi dengan benar. Memberikan nomor tercetak pada semua dokumen akan memfasilitasi pemerik-saan bahwa semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses ke program yang dapat membuat dokumen serta ke dokumen kosong (apabila masih menggunakan dokumen kertas), akan mengurangi risiko transaksi yang tidak diotorisasi.

Memesan Barang

Tujuan utama dari proses pembelian adalah untuk meminimalkan biaya yang terkait dengan mempertahankan pasokan yang memadai untuk semua bahan baku yang dibutuhkan.

Ancaman yang berkaitan dengan EDI

Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian membutuhkan prosedur pengenda-lian tambaham Akses ke EDI harus dikendalikan dan dibatasi ke personel yang berhak melalui penggunaan password, ID pemakai, pengendalian akses, dan pengendalian akses fisik. Prosedur untuk memverifikasi dan memeriksa keaslian trarsaksi EDI juga dibutuhkan. Sebagian beşar sistem EDI diprogram untuk mengirimkan pemberitahuan bagi tiap transaksi, yang memberikan pemeriksaan akurasi awal. Perlindungan lebih jauh tentang masalah transmisi, yang dapat mengakibatkan hilangnya pesanan, diatasi dengan penstempelan waktu dan penomoran semua transaksi EDI. Perusahaan harus memelihara dan meninjau ulang daftar log semua traısaksi EDI untuk bahwa semuanya telah diproses dan bahwa kebijakan yang dibuat telah diikuti. Enkripsi dapat memasükan privasi transaksi EDI, yang terutama penüng dalam tawaram kompetitif. Tnda tangan digital harus digunakan untuk memastikan keaslian transaksi.

Berbagai ancaman yang berkaitan dengan kebijakan juga muncul dalam EDI, dan setiap masalah harus diatasi melalui perjanjian perdagangan. Kesulitan tambahan muncul ketika pemasok terhubung dengan sistem titik penjualan (point of sales) perusahaan pembeli untuk secara otmatis mengelola persediaan. Contoh dari isu-isu sejenis ini adalah sebagai berikut: 1. Di tingkat mana pesanana dapat dibatalkan?

Page 214: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

205

2. Pihak mana yang bertanggung jawab atas biaya kirim pengembalian apabila syarat kontrak tidak diikuti?

3. Pihak mana yang bertanggung jawab untuk kesalahan dalam kode garis dan label?

4. Apa yang terjadi jika kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang diberikan oleh pemasok?

5. Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan daripada yang dipesan karena jika melakukan hal ini dapaat mengurangi total biaya pengiri-man dengan adanya muatan yang penuh?

Pembelian Jasa

Sejauh ini, diskusi dipusatkan ke pembelian barang persediaan. Prosedur yang berbeda dibutuhkan untuk mengendalikan pembelian jassa, seperti pengecatan atau kegiatan perbaikan. Tantangan utama dalam area ini adalah menetapkan dilakukan, yang mana dapat merupakan hal yang sulit untuk ditetapkan. Contoh-nya, pemeriksaan visual dapat menunjukkan jika sebuah ruangan telah di cat; akan tetapi hal tersebut tidak mengungkapkan apakah dindingnya telah dipersiapkan dengan benar, kecuali jika pemeriksaan tersebut dilakukan selama proses pengecetan, yang mungkin saja tidak selalu mungkin dilakukan

Salah satu cara untuk pembelian jasa adalah jawab ke supervisor terkait untuk semua biaya yang ditimbulkan oleh bagian tersebut. Supervisor tersebut diminta untuk menandatangani tanda terima yang terkait akan dibebankan ke akun yang merupakan tanggungjawabnya. Biaya sebenarnya dengan yang dianggar kan harus secara rutin dibandingkan dan penyimpangan dalam bentuk apa pun harus diselidiki.

Menerima dan Menyimpan Barang Tujuan utama dari fungsi permintaan dan penyimpanan barang adalah untuk memverivikasi tanda terima persediaan yang dipesan, dan untuk menjaganya dari kehilangan atau pencurian.

Menyetujui dan Membayar Faktur dari Vendor

Tujuan untuk menyetujui dan membayar faktur dari vendor adalah untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang dan jasa yang dipesan dan diterima, serta untuk menjaga kas.

Isu-isu Pengendalian Umum

Ancaman-ancaman umum yang mempengaruhi semua tingkat siklus pengeluaran yang meliputi kehilangan data, dan kinerja kurang baik. Data mengenai kewajıban pengeluaran kas tertunda dan data yang belum diselesaikan harus dijaga dari kehilangan atau kecurangan. Baik tabel file internal maupun eksternal harus digunakan untuk mengurangi kemungkinan secara tidak sengaja menghapus file penting dan untuk memastikan bahwa versi terbaru file utama diperbarui. sebagai tambahan, file pembelıan, tanda terima, utang usaha, dan pengeluaran kas harus dibuat cadagannya secara teratur. Dua salinan cadangan harus dibuat, satu disimpan di lokasi, satunya di luar lokasi. Cadangan-cadangan ini harus meliputi tidak hanya versi baru maupun lama file utama, tetapi juga file transaksi yang paling baru.

Page 215: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

206

Sebagai tambahan untuk memastikan akurasi dan penjagaan aset, tujuan lain pengendalian internal dalam siklus pengeluaran adalah untuk mendorong kinerja efisien dan efektif dari aktivitas bisnis. Persiapan dan peninjauan ulang laporan kinerja akan efektif untuk mencapai tujuan ini. Beberapa telah didiskusikan dalam bab ini, seperti laporan atas kinerja pemasok dan daftar faktur yang belum dibayar. Laporan yang membantu mengatur persediaan adalah laporan yang sangat bemilai. Contohnya, organisasi harus dengan hati-hati mengawasi persenta-se permintaan yang dipenuhi dari persediaan yang ada. Bagi barang-barang yang sangat penting, hal ini harus mendekati 100 persen, tetapi untuk kebanyakan barang seperti tingkat pemenuhan yang tinggi tidak diinginkan karena memerlu-kan terlalu banyak persediaan.

Jumlah laporan kinerja tambahan yang dapat dikembangkan hanya dibatasi oleh kepiawaian kontroler dan oleh keputusan pihak manajemen menangani faktor-faktor apa yang penting untuk diawasi dan dikendalikan. Akan tetapi, metode yang digunakan untuk menyimpan dan memelihara data siklus pengelua-ran mempengaruhi kemudahan laporan semacam ini dapat dibuat.

KEBUTUHAN INFORMASI DAN MODEL DATA DALANI SIKLUS PENGELUARAN Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk keputu-san kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SlA harus memberikan İnformasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini: 1. Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan

dipesam 2. Memilh Pemasok yang tepat untuk pesanan. 3. Memverifikasi akurasi faktur dari vendor. 4. Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan. 5. Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum

diselesaikan. Sebagai tambahan, harus memberikan informasi evaluasi strategis dan

kinerja berikut ini: 1. Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian. 2. Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas. 3. Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke

prodüksi. 4. Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

Perhatikan bahwa keputusan ini membutuhkan baik data keuangan maupun operasional. Contohnya, pemilihan pemasok harus mempertimbangkan tidak hanya harga, tetapi juga informasi mengenai kinerja pemasok dalam memenuhi tanggal pengiriman dan kualitas barang. Dahulu, SIA memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang berkaitan dengan siklus pengeluaran, sementara sistem informasi lainnya akan menghasilkan data operasional yang berhubungan dengan aktivitas dalam siklus pengeluaran. Akan tetapi, salah sattı masalah menggunakan sistem informasi terpisah adalah bahwa dua set data yang dihasilkan bisa jadi tidak konsisten. Contohnya, banyak perusahaan tidak menyadari bahwa subunit yang berbeda mungkin membeli barang yang sama, karena setiap unit menggunakan nama dan nomor barang yang agak berbeda untuk barang tersebut. Akibatnya, organisasi secara keseluruhan

Page 216: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

207

dapat gagal memanfaatkan potensi diskon untuk pembelian dalam jumlah banyak. Selanjutnya, keberadaan sistem ganda yang saling tumpang tindih akan mening-katkan biaya serta mengurangi efisiensi fungsi sistem. Untungnya, kemajuan database relasional membuat kebutuhan untuk mempertahankan sistem yang berbeda bagi data keuangan dan operasional tidak lagi diperlukan.

Banyak keputusan tentang siklus pengeluaran juga membutuhkan informasi yang dihasilkan secara eksternal. Contohnya, data mengenai karakteristik keua-ngan pemasok dapat dalanı memilih pemasok yang stabil dan yang tampaknya akan dapat memenuhi komitmen dimasa mendatang. Model data yang didesain dengan baik akan memfasilitasi integrasi informasi semacam ini yang Dihasilkan secara eksternal dengan data keuangan serta operasional secara internal mengenai berbagai aktivitas dalam siklus pengeluaran.

Model Data Siklus Pengeluaran

Gambar 8.11 menunjukkan sebuah contoh model data REA untuk siklus pengeluaran dari perusahaan manufaktur. Apabila model data yang diperlihatkan dalam gambar ini diimplementasikan dalam sebuah database relasional, akan terdapat tabel untuk setiap entitas dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banyak.

Gambar 8.11 Sebagian Diagram REA untuk Siklus Pengeluaran

Biaya standar disimpan sebagai atribut dalam tabel persediaan karena biaya tersebut akan sama untuk semua unit dari suatu persediaan barang tertentu untuk satu tahun fiskal. Sebaliknya, biaya yang sebenarnya dari persediaan akan disimpan dalam tabel persediaan-pesanan. Hal ini mencerminkan fakta bahwa harga pembelian dapat berbeda sepanjang waktu. Dengan menyimpan biaya setiap pesanan bersama dengan jumlah yang dibeli, sistem tersebut dapat menghitung biaya yang sebenarnya dari persediaan akhir, serta biaya harga pokok penjualan

Model Data Siklus Pengeluaran

Diagram REA Partial Siklus Pengeluaran

Pesan Barang

Pesan terima

(O, N)

(l, N)

Penerimaan Barang

Penerimaan Persediaan

(l, N)

(l, N)

Persediaan

Page 217: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

208

sesuai metode penilaian persediaan yang diterima (LIFO, FIFO, rata-rata tertim-bang, atau identifikasi khusus). Sebaliknya, apabila biaya yang sebenamya disimpan sebagai atribut tabeL persediaan, akan dibutuhkan penggunaan metode rata-rata tertimbang karena semua unit dari suatu barang persediaan harus dibebankan biaya yang sama. Sebagai tambahan, data biaya harus tersedia hanya dalam format ini; tidaklah mungkin untuk menghitung nilai alternatif untuk persediaan karena data terinci mengenai biaya yang terkait dengan setiap pembelian tidak akan disimpan dalam database.

Membaca Diagram REA

Kardinalitas hubungan kegiatan-sumber daya dan pelaku-kegiatan adalah hal yang standar untuk sebagian besar organisasi dan harus jelas dengan sendirinya. Akan tetapi, kardinalitas setiap hubungan kegiatan-kegiatan, dapat berbeda untuk setiap organisasi, tergantung pada praktik bisnis organisasi. Mari kita pelajari apa yang diungkapkan dari kardinalitas hubungan kegiatan-kegiatan dalam Gambar 8.10 mengenai praktik bisnis siklus pengeluaran PP.

Hubungan antara kegiatan barang yang diminta dan pemesanan barang dimodelkan sebagai hubungan banyak-ke-banyak (M:N). Di PP, setiap permintaan pembelian dapat untuk banyak barang yang berbeda. Oleh karena setiap barang bisa memiliki pemasok yang dianjurkan, kegiatan permintaan satu barang bisa dihubungkan ke banyak kegiatan pemesanan barang. Lagipula, untuk alasan efisiensi, setiap pesanan pembelian mencantumkan semua barang yang akan dibeli dari seorang vendor. Oleh karenanya, setiap kegiatan pemesanan barang dapat dihubungkan ke banyak kegiatan permintaan barang. Kardinalitas minimum untuk setiap kegiatan adalah nol, karena permintaan mendahului pesanan; tetapi terkadang pesanan dihasilkan secara otomatis oleh program pengendalian perse-diaan tanpa secara khusus diminta oleh seorang pegawai.

Gambar 8.11 juga memperlihatkan hubungan banyak-ke-banyak antara kegiatan pemesanan barang dengan penerimaan barang.hal ini mencerminkan fakta bahwa pemasok dapat membuat babarapa kiriman terpisah untuk memenuhi satu pesanan pembalian,memenuhi beberapa pesanan pembalian dengan satu kali pengiriman, atau kadang melakukan pengiriman untuk memenuhi satu pesanan pembelian secara penuh kardinalias minimum yang berhubungan dengan setiap kegiatan mencarminkan fakta bahwa PP harus melakukan pesanan dahulu sebelum menerima persediaan apapun. Hubungan antara kegiatan penerimaan barang dengan membayar barang juga para pemasok menagih PP untuk setiap pengiriman,perusahaan kadang membayar faktur dari vendor sendiri-sendiri, sementara kadang perusahaan menulis satu cek untuk membayar beberapa faktur kadang kala, PP melakukan pembayaran cicilan untuk pembelian secara kredit.

RANGKUMAN Aktivitas bisnis dasar yang dilakukan dalam siklus pengeluaran mencakup berikut ini: 1. Memesan barang dari pemasok 2. Menerima barang dari pemasok 3. Menyetujui faktur dari vendor unluk pembayaran dan membayarbarang serta

jasa

Page 218: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

209

Efisiensi dan efektivitas dari aktivitas-aktivltas ini dapat secara signifikan mempengaruhi kinerja perusahaan keseluruhan. Contohnya, kelemahan dalam permintaan dan pemesanan atas persediaan serta perlengkapan yang penting dapat mengakibatkan kondisi terhambatnya prodüksi dan menimbulkan hilangnya peluang menjual karena kehabisan persediaan barang yang sering digunakan. Masalah dalam prosedur yang berkaitan dengan penerimaan dan penyimpanan persediaan dapat mengakibatkan pembayaran dari perusahaan untuk barang yang tidak pernah diterima, menerima kiriman dan menimbulkan biaya penggudangan untuk barang yang tidak dipesan, dan terjadinya pencurian persediaan. Masalah dalam menyetujui faktur dari vendor untuk pembayaran dapat mengakibatkan kelebihan pembayaran ke pemasok atau kegagalan unluk memanfaatkan diskon yang tersedia untuk pembayaran awal. Kelemahan dalam proses pengeluaran kas dapat menimbulkan penyalahgunaan kas.

TI dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas tempat berbagai aktivitas siklus pengeluaran dilakukan. Secara khusus, EDI, kode garis, dan EFT dapat secara signifikan mengurangi waktu dan biaya yang berhubungan dengan pemesanan, penerimaan, dan pembayaran barang. Sebagai tambahan, model data yang didesain dengan baik dapat memungkinkan integrasi data keuangan dan operasional yang dihasilkan secara internal dengan informasi yang dihasilkan secara eksternal agar ketiga jenis data tersebut dapat dipertimbangkan ketika membuat keputusan strategis dan operasional yang penting. Terakhir, prosedur pengendalian yang memadai, terutama pemisahan tugas, dibutuhkan untuk mengurangi berbagai ancaman seperti kesalahan dalam melakukan aktivitas siklus pengeluaran dan pencurian persediaan atau kas.

PERTANYAAN-PERTANYAAN 1. Apa saja tiga aktivitas dasar bisnis dalam siklus pengeluaran, jelaskan? 2. Jelaskan apa saja aktivitas pembelian secara umum? 3. Jelaskan apa saja pengendalian yang dapat diterapkan dalam siklus pembelian? 4. Apa saja Fungsi lain dari SIA yang didesain dengan baik? Jelaskan. 5. Jelaskan kegunaan SIA dalam siklus pengeluaran? 6. Bagaimana Anda membaca diagram REA?

Page 219: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

210

BAB

SIKLUS PRODUKSI PENDAHULUAN

ktivitas produksi pada intinya merupakan aktivitas mengubah bahan baku menjadi bahan jadi. Menurut Romney dan Steinbart (2005) siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang

terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. Siklus ini hanya terjadi pada perusahaan manufaktur (industri). Siklus produksi terdiri dari berbagai rangkaian aktivitas yang diselenggarakan secara bertahap. Pada perusahaan yang sudah menggunakan sistem pemanufakturan terintegrasi komputer dapat digunakan berbagai macam software aplikasi yang dapat membantu penanganan proses produksi secara efektif dan efisien khususnya berkaitan dengan penggunaan bahan baku dan biaya tenaga kerja baik itu yang bersifat langsung maupun tidak langsung seperti software computer aided manufacturing (CAM), computer integrated manufactur (CAM), manufacturing resources planning (MRP), dan berbagai software yang lainnya.

Gambar 9.1. memperlihatkan bagaimana siklus produksi dihubungkan dengan subsistem lainnya dalam SIA suatu perusahaan. Sistem informasi siklus pendapatan memberikan informasi yang digunakan untuk merencanakan produksi serta tingkat persediaan. Sebaliknya, sistem informasi siklus produksi mengirim-kan informasi ke siklus pendapatan mengenai barang jadi yang telah dibuat dan tersedia untuk dijual. Informasi mengenai kebutuhan bahan baku dikirim ke sistem informasi siklus pengeluaran dalam bentuk formulir permintaan pembelian. Sebagai gantinya, sistem siklus pengeluaran memberikan informasi mengenai perolehan bahan baku dan juga mengenai pengeluaran lain yang dimasukkan ke dalam overhead pabrik. Informasi mengenai tenaga kerja yang dibutuhkan akan dikirim ke siklus sumberdaya manusia, yang selanjutnya akan memberikan data mengenai biaya dan ketersediaan tenaga kerja. Terakhir, informasi mengenai harga pokok penjualan akan dikirim ke sistem informasi buku besar dan pelaporan.

A

Page 220: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

211

Gambar 9.1. Model Siklus Konversi (Produksi) Sumber: Azhar Sutanto

SIA sebuah perusahaan memainkan peran penting dalam siklus produksi.

Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini: 1. Bauran produk (apa yang akan diproduksi)

Rencana Pemasaran

Rencana Produksi

Rencana Pengadaan

Barang Jadi Permintaan Material

Order Produksi

Daftar Material

Jadwal Produksi

Permintaan Material

Bahan Baku Terpakai

Cek Penggajian

Distribusi Tenaga Kerja

Rincian Biaya

Tenaga Kerja

Arsip

Penggajian

Jurnal ke Siklus

Akuntansi

Page 221: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

212

2. Penetapan harga pokok produk 3. Alokasi dan perencanaan sumberdaya (contohnya, apakah akan membuat atau

membeli suatu produk, tingkat laba relatif berbagai produk) 4. Manajemen biaya (merencanakan dan mengendalikan biaya produksi, meng-

evaluasi kinerja)

AKTIVITAS-AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSI Perusahaan manufaktur berbeda dengan perusahaan dagang dan perusahaan industri. Perusahaan industri merupakan perusahaan yang aktivitas usaha utama-nya adalah mengubah bahan baku menjadi barang jadi dan menjual barang jadi tersebut. Kegiatan mengubah bentuk bahan baku menjadi bahan jadi ini dikatakan sebagai proses produksi (pabrikasi). Kegiatan produksi pada perusahaan Manufak-tur dapat dilihat pada gambar 9.2.

Perusahaan manufaktur memiliki tiga jenis persediaan, yaitu: 1. Bahan Baku dan bahan pembantu dimana persediaan bahan baku merupakan

bahan yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi sedangkan persediaan bahan pembantu merupakan bahan-bahan yang diperlukan sebagai pelengkap dalam proses produksi tetapi secara langsung dimasukan dalam produksi.

2. Barang dalam proses dimana persediaan dalam proses produksi yang merupa-kan barang-barang yang baru sebagian mengalami proses produksi dan perlu dikerjakan lebih lanjut.

3. Barang jadi merupakan persediaan barang-barang yang sudah diproses dan siap untuk di jual.”

Dalam hubungannya dengan produk, biaya produksi dibagi menjadi dua: biaya produksi langsung dan biaya produksi tidak langsung. Dalam hubungannya dengan departemen, biaya dibagi menjadi dua golongan: biaya langsung departe-men dan biaya tidak langsung departemen.

1. Biaya Langsung

Biaya langsung adalah biaya yang terjadi, yang penyebab satu-satunya adalah karena adanya sesuatu yang dibiayai. Jika sesuatu yang dibiayai tersebut tidak ada, maka biaya langsung ini tidak akan terjadi. Dengan demikian biaya langsung akan mudah diidentifikasikan dengan sesuatu yang dibiayai. Biaya produksi langsung terdiri dari biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. Biaya langsung departemen (direct departmental costs) adalah semua biaya yang terjadi di dalam departemen tertentu. Contohnya adalah biaya tenaga kerja yang bekerja dalam Departemen Pemeliharaan merupakan biaya langsung departemen bagi Departemen Pemeliharaan dan biaya depresiasi mesin yang dipakai dalam depertemen tersebut, merupakan biaya langsung bagi departemen tersebut. 2. Biaya Tidak Langsung

Biaya tidak langsung adalah biaya yang terjadinya tidak hanya disebabkan oleh sesuatu yang dibiayai. Biaya tidak langsung dalam hubungannya dengan produk disebut dengan istilah biaya produksi tidak langsung atau biaya overhead pabrik (factory overhead costs). Biaya ini tidak mudah diindentifikasikan dengan produk tertentu. Gaji mandor yang mengawasi pembuatan produk A, B, dan C

Page 222: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

213

merupakan biaya tidak langsung bagi baik produk A, B, maupun C, karena gaji mandor tersebut terjadi bukan hanya karena perusahaan memproduksi salah satu produk tersebut. Jika perusahaan hanya menghasilkan satu macam produk (misalnya perusahaan semen, pupuk urea, gula) maka semua biaya merupakan biaya langsung dalam hubungannya dengan produk. 3. Biaya Overhead Pabrik

Biaya tidak langsung dalam hubungannya dengan produk sering disebut dengan istilah biaya overhead pabrik (factory overhead costs). Dalam hubungannya dengan departemen, biaya tidak langsung adalah biaya yang terjadi di suatu departemen, tetapi manfaatnya dinikmati oleh lebih dari satu departemen. Contohnya adalah biaya yang terjadi di Departemen Pembangkit Tenaga Listrik. Biaya ini dinikmati oleh departemen-departemen lain dalam perusahaan, baik untuk penerangan maupun untuk menggerakkan mesin dan ekuipmen yang menggunakan listrik. Bagi departemen pemakai listrik, biaya listrik yang diterima dari alokasi biaya Departemen Pembangkit Tenaga Listrik merupakan biaya tidak langsung departemen.

Pemakaian

Pembebanan Pembebanan

Pembebanan

Gambar 9.2. Kegiatan Produksi pada Perusahaan Manufaktur

Proses bisnis siklus pengolahan transaksi produksi terdiri dari: 1. Pengendalian produksi 2. Pengendalian persediaan 3. Akuntansi biaya 4. Akuntansi persediaan

Pengendalian Produksi Siklus Pengolahan Transaksi Produksi berfokus pada pengelolaan persediaan bahan baku, bahan dalam proses dan bahan jadi. Metode yang biasa digunakan dalam menentukan harga pokok produksi adalah metode job order costing dan

BAHAN BAKU

BIAYA OVERHEAD

BURUH LANGSUNG

PROSES PRODUKSI

BARANG

JADI

Page 223: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

214

metode process costing. Pada metode job order costing harga perolehan barang jadi didistribusikan berdasarkan job/pesanan khusus atau pesanan produksi, sehingga metode ini dikatakan metode alokasi biaya produksi berdasarkan pesanan. Sedangkan pada process costing harga perolehan dikompilasikan dalam proses atau rekening departemen secara periodik (hari, minggu, bulan atau tahun) pada setiap akhir periode harga perolehan untuk setiap proses dibagi dalam unit yang diproduksi untuk menentukan harga rata-rata per unit.

Proses bisnis pengendalian produksi mencakup pengendalian terhadap produksi dan pengendalian terhadap persediaan. Aktivitas tersebut berkaitan erat dengan prosedur: 1. Penerimaan pesanan 2. Penagihan 3. Penggajian 4. Pengiriman barang jadi, dan 5. Pembelian

Perencanaan Produksi Perencanaan produksi adalah aktivitas untuk menetapkan produk yang dipro-duksi, jumlah yang dibutuhkan, kapan produk tersebut harus selesai dan sumber-sumber yang dibutuhkan. Pengendalian produksi adalah aktivitas yang menetap-kan kemampuan sumber-sumber yang digunakan dalam memenuhi rencana, kemampuan produksi berjalan sesuai rencana, melakukan perbaikan rencana. Tujuan utamanya adalah memaksimumkan pelayanan bagi konsumen, memini-mumkan investasi pada persediaan, perencanaan kapasitas, pengesahan produksi dan pengesahan pengendalian produksi, persediaan dan kapasitas, penyimpanan dan pergerakan material, peralatan, routing dan proses planning, dan sebagainya.

Gambar 9.3. Alur rencana produksi perusahaan.

Perencanaan produksi

Pemasaran

Pengendalian persediaan

Daftar Material

Daftar operasi master

Departemen produksi

Page 224: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

215

Kebutuhan permintaan untuk sebuah produk tergantung pada apakah item diproduksi berdasarkan metode job order costing (per pesanan pelanggan) atau dengan menggunakan metode process costing (diproduksi secara rutin untuk persediaan). Jika menggunakan metode process costing, maka kebutuhan produksi tergantung pada prediksi penjualan. Peramalan penjualan akan dibuat oleh departemen penjualan atau pemasaran sebagai rencana pembuatan anggaran perusahaan. Peramalan penjualan akan diotorisasi oleh manajemen dan disampai-kan pada bagian perencanaan produksi untuk menghasilkan produk sesuai dengan yang diramalkan pada penjualan.

Peramalan penjualan harus sejalan dengan jumlah produk saat ini ada pada persediaan. Informasi seperti ini diperlukan dalam laporan status barang jadi. Laporan status barang jadi dikirim ke perencanaan produksi dari pengendalian persediaan. Tampilan pada gambar 9.3 merupakan alur dari rencana produksi perusahaan.

Gambar 9.4. Implementasi Rencana Produksi

Perencanaan produksi dimulai dari diperolehnya berbagai informasi ke bagian perencanaan produksi mengenai informasi produk yang akan dipasarkan

File Daftar Material

PerencanaaProduksi Master

File Operasi Master

File Status

Produksi

File Status Produksi Terbaru

Program Perencanaan

Produksi

Pesanan Produksi

Permintaan Material

Routing

Page 225: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

216

dari bagian pemasaran produk, informasi dari bagian pengendalian persediaan yang menunjukkan persediaan yang mulai menipis, serta adanya informasi pelaksanaan proses produksi dari bagian produksi. Setelah berbagai macam informasi itu diolah maka bagian perencanaan produksi akan membuat rencana produksi yang mengindikasikan daftar bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi yang direkam dalam daftar material (bill of material) dan file operasi master.

Daftar material berisi daftar bahan baku yang diperlukan untuk membuat produk dan mengidentifikasi nomor bahan, deskripsi bahan dan jumlah untuk setiap bahan yang digunakan untuk membuat produk. Daftar operasi master berisi spesifikasi urutan operasi semua tenaga kerja dalam suatu operasi mesin yang diperlukan untuk menghasilkan sebuah produk.

Untuk dapat merealisasikan rencana produksi sebelumnya bagian produksi akan membuat implementasi perencanaan produksi. Implementasi perencanaan produksi menghasilkan file pesanan produksi, permintaan material, dan routing dana melakukan proses memperbaharui file status produksi. File status produksi berisi catatan akuntansi operasional produksi dalam status pesanan produksi.

Gambar 9.5. Penjadwalan Produksi

File Daftar Material

PerencanaaProduksi Master

File Operasi Master

File Status

Produksi

File Status Produksi Terbaru

Program Perencanaan

Produksi

Pesanan Produksi

Permintaan Material

Routing

Page 226: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

217

File daftar material, berisi catatan penggunaan material dan biaya material standar untuk setiap produk yang diproduksi file ini akan berhubungan dengan kebutuhan tenaga kerja dan operasi mesin produk dan urutan-urutannya melalui proses produksi.

Dokumen routing (RTG) berisi informasi mengeni garis besar pekerjaan, waktu dan alat yang digunakan dalam proses prpduksi. Dokumen ini dikirimkan ke departemen produksi bersama dengan jadwal produksi yang sudah dibuat sebelumnya.

Penjadwalan Produksi Penjadwalan produksi diawali dengan proses status produksi yang telah diperba-harui dengan memperoleh data/informasi dari bagian status produksi dan routing. Dari proses ini akan dihasilkan laporan ringkas status produksi yang sedang berjalan, proses selanjutnya adalah melakukan proses penjadwalan produksi yang sudah diperbaharui dan database beban produksi yang berisi biaya produksi yang telah digunakan dalam proses produksi, hasil akhir dari proses ini adalah diterbitkannya dokumen penjadwalan produksi dan laporan ringkas proses produksi yang sedang berjalan dan proses produksi yang akan dilaksanakan.

Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan adalah merupakan usaha-usaha yang dilakukan oleh suatu perusahaan termasuk keputusan-keputusan yang diambil sehingga kebutu-han akan bahan untuk keperluan proses produksi dapat terpenuhi secara optimal dengan resiko yang sekecil mungkin. Persediaan yang terlalu besar (over stock) merupakan pemborosan karena menyebabkan terlalu tingginya beban-beban biaya guna penyimpanan dan pemeliharaan selama penyimpanan di gudang. Disamping itu juga persediaan yang terlalu besar berarti terlalu besar juga barang modal yang menganggur dan tidak berputar. Begitu juga sebaliknya kekurangan persediaan (out of stock) dapat menganggu kelancaran proses produksi sehingga ketepatan waktu pengiriman sebagaimana telah ditetapkan oleh pelanggan tidak terpenuhi yang ada sehingga pelanggan lari ke perusahaan lain. Singkatnya pengendalian persediaan merupakan usaha-usaha penyediaan bahan-bahan yang diperlukan untuk proses produksi sehingga dapat berjalan lancar tidak terjadi kekurangan bahan serta dapat diperoleh biaya persediaan yang sekecil-kecilnya.

Pada dasarnya pengendalian persediaan dimaksudkan untuk membantu kelancaran proses produksi, melayani kebutuhan perusahaan akan bahan-bahan atau barang jadi dari waktu ke waktu. Sedangkan tujuan dari pengendalian perse-diaan adalah sebagai berikut: 1. Menjaga agar jangan sampai perusahaan kehabisan bahan-bahan sehingga

menyebabkan terhenti atau terganggunya proses produksi. 2. Menjaga agar keadaan persediaan tidak terlalu besar atau berlebihan sehingga

biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak besar pula. 3. Selain untuk memenuhi permintaan pelanggan, persediaan juga diperlukan

apabila biaya untuk mencari barang/bahan penggantian atau biaya kehabisan bahan atau barang (stock out) relatif besar.

Page 227: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

218

Fungsi utama pengendalian persediaan adalah ”menyimpan” untuk melayani kebutuhan perusahaan akan bahan mentah atau barang jadi dari waktu ke waktu. Fungsi tersebut diatas ditentukan oleh berbagai kondisi seperti : 1. Apabila jangka waktu pengiriman bahan mentah relatif lama maka perusahaan

perlu persediaan bahan mentah yang cukup untuk memenuh kebutuhan perusahan selama jangka waktu pengiriman

2. Seringkali jumlah yang dibeli atau diproduksi lebih besar dari yang dibutuhkan. 3. Apabila pemintaan barang hanya sifatnya musiman sedangkan tingkat produksi

setiap saat adalah konstan maka perusahaan dapat melayani permintaan tersebut dengan membuat tingkat persediaannya berfluktuasi mengikuti fluk-tuasi permintaan.

4. Selain untuk memenuhi permintaan langganan, persediaan juga diperlukan apabila biaya untuk mencari barang atau bahan pengganti atau biaya kehabisan barang atau bahan relatif besar.

Akuntansi Biaya Fokus utama dari akuntansi biaya adalah memperbarui file status produksi (barang dalam proses). Alur dari alokasi akuntansi biaya (lihat tampilan 9.6) adalah sebagai berikut: 1. Data permintaan material dikirimkan dari departemen persediaan untuk

diproses. Data permintaan material didokumentasikan pengeluaran material untuk pesanan produksi khusus. Data waktu kerja dan data waktu mesin yang telah dimasukkan dalam RTG dilanjutkan dari departemen produksi. Data RTG menunjukkan distribusi waktu tenaga kerja dan mesin ke pesanan produksi khusus dalam departemen produksi atau pusat kerja. Dalam permintaan material dan data RTG meruakan input untuk membuat file data produksi. File transaksi ini diproses oleh program aplikasi akuntansi biaya, bersama-sama dengan file status produksi.

2. Akuntansi biaya akan mengakumulasi penggunaan material dan tenaga kerja yang ditunjukkan posting ke pencatatan barang dalam proses yang dikelola untuk setiap pesanan produksi yang belum selesai. Biaya overhead yang dibebankan pada barang dalam proses didasarkan pada tarif yang dikelola dalam pragram akuntansi biaya.

3. Selanjutnya proses akuntansi biaya ini akan memanatau status pesanan produksi dan menyiapkan fila yang meringkas perbedaan antara biaya standar dan data operasional yang sudah digunakan ada pada catatan barang dalam proses dan biaya sesungguhnya selanjutnya data operasional akan diposting untuk setiap pesanan produksi.

4. Jika pesanan telah selesai, pencatatan barang dalam proses ditutup. Pencatatan ini dibuat untuk memperbarui fila barang jadi. Output dari program akuntansi biaya meliputi item sebagai berikut: a. File status produksi yang telah diperbarui b. File pesanan produksi yang telah selesai c. File penggunaan sumberdaya d. Laporan ringkas

5. File status produksi yang telah diperbarui berisi informasi terbaru tentang status semua pesanan produksi yang belum selesai. Laporan ringkas meliputi

Page 228: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

219

informasi pengendalian aplikasi, tenaga kerja, dan biaya overhead yang digu-nakan selama proses produksi berlangsung.

Gambar 9.6. Penjadwalan Produksi

Akuntansi Persediaan Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persedia-an yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi. Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan adalah: 1. Prosedur pencatatan produk jadi. 2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual. 3. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari

pembeli. 4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok perse-

diaan produk dalam proses.

File Status

Produksi

File Data

Produksi

Program Akuntansi

Biaya

Laporan ringkas

File Pesanan

Produksi yang telah selesai

File Status

Produksi yang sudah

diperbarui selesai

File penggunaan sumberdaya

Page 229: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

220

5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. 6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada

pemasok. 7. Prosedur permintaan dan pengeluaran gudang. 8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian

barang gudang. 9. Sistem perhitungan fisik persediaan.

Sistem akuntansi persediaan adalah formulir-formulir, catatan-catatan prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.

Dalam sistem akuntansi persediaan secara manual, diselenggarakan dua catatan akuntansi, di fungsi gudang dan di fungsi akuntansi. Di bagian gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Biasanya kartu gudang tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang ini disimpan dalam arsip di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. Di samping kartu gudang, bagian gudang juga menyeleggarakan kartu barang yang ditempel-kan pada tempat penyimpanan barang.

Kartu gudang ini berfungi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang. Dibagian kartu persediaan (fungsi akuntansi) diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Di samping itu, kartu gudang persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.

TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN Fungsi kedua dari SIA yang didesain adalah untuk memberikan pengendalian yang memadai untuk memenuhi tujuan siklus produksi berikut ini: 1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik 2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya 3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat 4. Semua transaksi silus produksi dicatat dengan akurat 5. Catatan yang akurat dipelihara dan dilindungi dari kehilangan 6. Aktivitas silus produksi dilakukan secara efisien dan efektif

Tabel berikut menyebutkan ancaman-ancaman dan eksposur-eksposur utama dalam siklus produksi beserta prosedur pengendalian tambahan, disamping dokumen serta catatan yang memadai, yang harus ada untuk mengurangi ancaman dan eksposur tersebut.

Page 230: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

221

Tabel 9.1. Berbagai Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Produksi

PROSES/ AKTIVITAS

ANCAMAN PROSEDUR PENGENDALIAN

Desain produk 1.Desain Produk yang kurang baik

1. Perbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya

2. Data terinci mengenai biaya jaminan dan perbaikan

Perencanaan dan penjadwalan

1.Kelebihan produksi atau kekurangan produksi

2.Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap

1. Sistem perencanaan produksi yang lebih baik

2. Tinjau dan setujui perolehan aktiva tetap; pengendalian anggaran

Operasi produksi

Pencurian atau perusakan persediaan dan aktiva tetap

1. Batasi akses fisik ke persediaan dan aktiva tetap

2. Dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi

3. Identifikasi semua aktiva tetap 4. Dokumentasi yang memadai dan

tinjau semua transaksi yang melibatkan pembuangan aktiva tetap

5. Asuransi yang memadai Akuntansi biaya

Kesalahan pencatatan dan memasukkan data mengakibatkan data biaya yang tidak akurat

Pengendalian edit entri data

Ancaman Umum

1. Hilangnya data 2. Kinerja yang kurang baik

1. Buat cadangan dan perencanaan pemulihan dari bencana

2. Pelaporan yang lebih baik dan tepat waktu

Desain Produk Desain produk yang kurang baik akan menaikkan biaya dalam beberapa hal. Menggunakan terlalu banyak komponen khusus ketika memproduksi produk yang hampir sama akan meningkatkan biaya yang berhubungan dengan pembelian dan pemeliharaan persediaan bahan baku. Desain produk dapat diperbaiki melalui data yang akurat tentang hubungan antara komponen dengan barang jadi. Contohnya, produsen mobil telah mendapatkan penghematan biaya yang signifikan dengan menaikkan jumlah komponen bersama dalam dan lintas lini produk. Analisis atas jaminan dan biaya perbaikan dapat mengidentifikasi penyebab utama kegagalan produk. Informasi itu dapat kemudian digunakan untuk mendesain ulang produk agar dapat meningkatkan kualitas.

Page 231: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

222

Perencanaan dan Penjadwalan Perencanaan produksi yang akurat dapat mencegah kelebihan dan kekurangan produksi. Perbaikan membutuhkan prediksi penjualan yang akurat dan baru serta data mengenai jumlah persediaan, semuanya adalah informasi yang dapat disediakan oleh sistem sikus pendapatan dan pengeluaran. Sebagai tambahan, informasi mengenai kinerja produksi, terutama yang berhubungan dengan tren total waktu produksi setiap produk, harus dikumpulkan secara teratur. Sumber-sumber data ini dapat digunakan secara periodik untuk meninjau dan menyesuai-kan jadwal induk produksi.

Operasi Produksi Pencarian persediaan dan aktiva tetap adalah ancaman utama bagi perusahaan manufaktur. Sebagai tambahan dari hilangnya aktiva, pencurian juga mengakibat-kan kelebihan saldo aktiva, yang dapat mengarah pada analisis yang salah atas kinerja keuangan dan dalam kasus persediaan, kekurangan produksi. Guna mengurangi risiko kehilangan persediaan, akses fisik ke persediaan harus dibatasi oleh semua perpindahan persediaan harus didokumentasikan. Jadi, permintaan bahan baku harus digunakan untuk mensahkan pelepasan bahan baku ke bagian produksi. Baik staf administrasi bagian pengendalian persediaan maupun pegawai bagian produksi yang menerima bahan baku, harus menandatangani permintaan tersebut untuk mengakui pelepasan barang ke bagian produksi. Permintaan tambahan bahan baku di luar jumlah yang dsebutkan dalam daftar bahan baku juga harus didokumentasikan dan disahkan oleh personel tingkat supervisor. Kartu perpindahan harus digunakan untuk mendokumentasikan perpindahan selanjutnya persediaan disepanjang berbagai tahap proses produksi. Pengemba-lian bahan baku apa pun yang tidak digunakan dalam produksi juga harus didoku-mentasikan.

Akuntansi Biaya Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak akurat dapat menurunkan efektivitas penjadwalan produksi dan merusak kemampuan pihak manajemen untuk mengawasi dan mengendalikan operasi produksi. Contohnya, data biaya yang tidak akurat dapat mengakibatkan keputusan yang tidak tepat tentang produk mana yang diproduksi dan bagaimana menetapkan harga jual saat ini. Kesalahan dalam catatan persediaan dapat mengarah baik pada kelebihan maupun kekurangan produksi barang. Ketidakakuratan dalam laporan keuangan dan laporan managerial dapat membiaskan analisis kinerja di masa lampau dan keinginan investasi di masa mendatang atau perubahan dalam organisasi.

Ancaman Umum Seperti dalam siklus lainnya, dua ancaman dalam siklus produksi adalah hilangnya data kinerja yang kurang baik. Hilangnya data produksi akan menghalangi supervisor persediaan dan aktiva tetap, sehingga menyusahkan untuk memastikan bahwa aktivitas produksi telah dilakukan secara efisien dan efektif. Oleh karenanya, catatan persediaan dan barang dalam proses harus dilindungi dari kehilangan sengaja atau tidak sengaja atau dari kerusakan. Pembuatan cadangan secara rutin atas semua file data juga merupakan keharusan. Kopi tambahan atas

Page 232: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

223

file utama penting, seperti perintah produksi yang belum diselesaikan dan persediaan bahan baku, harus disimpan diluar lokasi perusahaan. Guna mengura-ngi kemungkinan penghapusan tidak sengaja file-file yang penting, semua disket dan tape harus memliki baik label internal maupun eksternal (Romney & Steinbert, 2005).

KEBUTUHAN INFORMASI SIKLUS PRODUKSI DAN MODEL DATA Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk peng-ambilan keputusan. Dalam siklus produksi, pemakai internal dan eksternal membutuhkan informasi biaya. Secara internal, pihak manajemen menggunakan informasi mengenai biaya untuk membuat keputusan mengenai penetapan harga dan bauran produk, selain untuk mengevaluasi kinerja. Secara eksternal, biaya harus dicocokkan dengan benar ke pendapatannya ketika menyiapkan laporan keuangan.

Kritik 1: Alokasi yang Tidak Tepat Biaya Overhead

Sistem biaya tradisional menggunakan basis yang digerakkan volume, seperti jam tenaga kerja langsung atau jam mesin, untuk membebankan overhead ke produk. Akan tetapi banyak biaya overhead tidak berubah secara langsung dengan perubahan volume produksi. Biaya pembelian, contohnya berubah sejalan dengan jumlah pengiriman dari pemasok. Biaya penyetelan dan penanganan bahan baku dapat berubah tergantung dari jumlah batch yang dijalankan, bukan berdasarkan jumlah total unit yang diproduksi. Jadi, mengalokasikan jenis biaya overhead ini ke produk berdasarkan pada volume output akan melebihkan biaya produk yang dibuat dalam jumlah besar. Hal ini juga akan terlalu merendahkan biaya produk yang dibuat dalam batch kecil.

Sebagai tambahan, mengalokasikan overhead berdasarkan pada input tena-ga kerja langsung dapat mendistorsi biaya antar produk. Sejalan dengan peningka-tan dalam otomatisasi pabrik, jumlah tenaga kerja langsung yang digunakan dalam produksi akan menurn. Akibatnya, jumlah overhead yang dibebankan per unit tenaga kerja akan meningkat secara dramatis. Hasilnya, perbedaan kecil jumlah tenaga kerja yang digunakan untuk menghasilkan dua produk dapat meng-akibatkan perbedaan yang signifikan dalam biaya produk.

Solusi Kritik 1: Perhitungan Biaya Berdasarkan Aktivitas Perhitungan Biaya Berdasarkan Aktivitas (activity based costing–ABC) dapat memperbaiki dan meningkatkan alokasi biaya di bawah sistem biaya berdasarkan proses dan pesanan. Perhitungan ini mencoba untuk menelusuri biaya ke berbagai aktifitas yang menimbulkannya, seperti penghalusan dan pelapisan, dan secara berurutan hanya mengalokasikan biaya-biaya tersebut ke produk atau departe-men. Tujuan yang mendasari perhitungan biaya berdasarkan aktivitas ini adalah untuk menghubungkan biaya ke strategi perusahaan. Strategi perusahaan mengha-silkan keputusan tentang barang dan jasa apa yang dibuat. Aktivitas harus dilakukan untuk menghasilkan barang dan jasa ini, yang selanjutnya akan menimbulkan biaya. Jadi strategi perusahaan menentukan biaya. Oleh karenanya, dengan mengukur biaya aktivitas dasar, seperti penanganan bahan baku atau

Page 233: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

224

pemrosesan pesanan pembelian, ABC dapat memberikan informasi pada pihak manajemen untuk mengevaluasi konsekuensi keputusan strategisnya.

Berikut ini adalah tiga perbedaan utama antara ABC dan pendekatan tradisional ke perhitungan biaya produk: 1. Sistem ABC mencoba untuk secara langsung menelusuri lebih banyak biaya

overhead ke produk. Kemajuan dalam TI membuat hal ini memungkinkan. Contohnya, pemberian kode garis memfasilitasi penelusuran berbagai bahan yang digunakan dalam setiap produk atau tahapan proses. Ketika meng-implementasikan sistem ABC, para akuntan mengamati operasi produksi dan mewawancarai para pakerja pabrik dan supervisor untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana biaya berhubungan dengan produksi.

2. Sistem ABC menggunakan lebih banyak pool biaya untuk mengakumulasi biaya tidak langsung (overhead pabrik). Sementara sebagian besar sistem biaya tradisional menyatukan semua biaya overhead menjadi satu, sistem ABC membedakan overhead ke dalam tiga kategori terpisah: a. overhead yang berhubungan dengan batch. Contoh meliputi biaya penye-

telan, pemeriksaan dan penanganan bahan baku. Sistem ABC mengakumu-lasi biaya-biaya ini untuk satu batch dan kemudian mengalokasikannya ke unit yang diproduksi dalam batch tersebut. Jadi, produk yang dihasilkan dalam jumlah besar akan memiliki biaya overhead yang terkait dengan batch, lebih rendah untuk per unitnya dari pada produk yang dihasilkan dalam jumlah kecil.

b. overhead yang berhubungan dengan produk. Biaya-biaya ini dihubungkan ke berbagai lini produk perusahaan. Contoh-contohnya meliputi penelitian dan pengembangan, pelepasan, pengiriman dan penerimaan, peraturan lingku-ngan serta pembelian. Sistem ABC mencoba untuk menghubungkan biaya-biaya ini ke produk tertentu jika memungkinkan. Contohnya, apabila sebuah perusahaan memproduksi tiga lini produk, salah satunya menghasilkan limbah berbahaya, sistem ABC akan membebankan semua biaya yang sesuai dengan peraturan lingkungan hanya ke satu rangkai produk tersebut. Biaya-biaya lainnya, seperti pembelian bahan baku dapat dialokasikan antar produk berdasarkan jumlah relatif pesanan pembelian yang dibutuhkan untuk membuat setiap produk.

c. Overhead keseluruhan produk. Kategori ini meliputi biaya-biaya seperti sewa atau depresiasi. Biaya-biaya ini berlaku untuk semua produk. Jadi, sistem ABC biasanya mengalokasikan biaya dengan menggunakan tarif departemen atau pabrik.

3. Sistem ABC mencoba untuk merasionalisasikan alokasi overhead ke produk dengan mengidentifikasi penggerak biaya. Penggerak biaya adalah apapun yang memiliki hubungan sebab akibat dengan biaya. Contohnya, jumlah pesanan pembelian yang diproses adalah salah satu penggerak biaya dari bagian pembelian, yaitu biaya total pemrosesan pesanan pembelian (contohnya, gaji bagian pembelian, perangko), dapat sangat berbeda sejalan dengan jumlah pesanan pembelian yang diproses.

Adapun manfaat dari sistem ABC bagi pihak manajemen perusahaan adalah : 1. Suatu pengkajian sistem biaya ABC dapat meyakinkan pihak manajemen bahwa

mereka harus mengambil sejumlah langkah untuk menjadi lebih kompetitif.

Page 234: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

225

Sebagai hasilnya, mereka dapat berusaha untuk meningkatkan mutu sambil secara simultan fokus pada pengurangan biaya yang memungkinkan. Analisis biaya ini dapat menyoroti bagaimana benar-benar mahalnya proses manufaktu-ring, hal ini pada gilirannya dapat memacu aktivitas untuk mengorganisasi proses, memperbaiki mutu, dan mengurangi biaya.

2. Pihak manajemen akan berada dalam suatu posisi untuk melakukan penawaran kompetitif yang lebih wajar.

3. Sistem biaya ABC dapat membantu dalam pengambilan keputusan (manage-ment decision making) membuat-membeli yang manajemen harus lakukan, disamping itu dengan penentuan biaya yang lebih akurat maka maka keputusan yang akan diambil oleh phak manajemen akan lebih baik dan tepat. Hal ini didasarkan bahwa dengan akurasi perhitungan biaya produk yang menjadi sangat penting dalam iklim kompetisi dewasa ini.

4. Mendukung perbaikan yang berkesinambungan (continius improvement), melalui analisa aktivitas, sistem ABC memungkinkan tindakan eleminasi atau perbaikan terhadap aktivitas yang tidak bernilai tambah atau kurang efisien. Hal ini berkaitan erat dengan masalah produktivitas perusahaan.

5. Memudahkan Penentuan biaya-biaya yang kurang relevan (cost reduction), pada sistem tradisional, banyak biaya-biaya yang kurang relevan yang ter-sembunyi. Sistem ABC yang transparan menyebabkan sumber-sumber biaya tersebut dapat diketahui dan dieliminasi.

6. Dengan analisis biaya yang diperbaiki, piliak manajemen dapat melakukan analisis yang lebih akurat mengenai volume produksi yang diperlukan untuk mencapai impas (break even) atas produk yang bervolume rendah.

Kritik 2: Pengukuran Kinerja yang Tidak Akurat

Di dalam lingkungan produksi modern, fokus harus dipusatkan pada manajemen kualitas total. Akibatnya, para manager membutuhkan informasi mengenai seberapa baik proses produksi berlangsung, temasuk tingkat kecacatan, frekuensi kerusakan mesin, persentase barang jadi yang diselesaikan tanpa pengerjaan ulang, serta persentase kecacatan yang ditemukan pelanggan. Walaupun banyak dari informasi ini dikumpulkan dalam sistem informasi siklus produksi, di dalam sistem akuntansi biaya tradisional tidak diintegrasikan dengan data biaya. Oleh karenanya, ukuran kinerja operasi tidak secara langsung dihubungkan dengan konsekuensi keuangan mereka.

Bahkan dalam banyak perusahaan, sistem akuntansi biaya telah dipisahkan dari sistem informasi produksi. Sistem akuntansi biaya tersebut mengumpulkan data mengenai biaya produksi, menuimpan informasi itu dalam file barang dalam proses. Sistem informasi biaya produksi akan mengumpulkan data mengenai berbagai aspek fisik operasi produksi, menyimpan informasi itu dalam file perintah produksi yang belum diselesaikan. Akan tetapi, kedua jenis data berhubungan dekat dan keduanya dibutuhkan untuk secara efektif mengelola proses produksi. Contohnya, informasi real-time mengenai kualitas produksi memungkinkan perusahaan untuk mendeteksi dan memperbaiki kecacatan dengan segera, sebelum tenaga kerja dan bahan baku tambahan digunakan. Oleh karenanya, baik data biaya maupun operasi harus diintegrasikan ke dalam suatu sistem.

Page 235: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

226

Solusi Kritik 2: Model Data Siklus Produksi Terpadu 1. Membaca Diagram E-R

Guna memaksimalkan kegunaan manajemen biaya dan pengambilan keputusan siklus produksi harus dikumpulkan dari tingkat agregasi terendah. Data mengenai bahan baku yang digunakan dalam proses produksi disimpan dalam entitas pengeluaran bahan baku. Dalam cara yang hampir sama, informasi mengenai tenaga kerja aktual dan operasi mesin yang dilakukan, termasuk jumlah aktual waktu yang digunakan setiap aktivitas, masing-masing akan disimpan dalam entitas operasi pekerjaan dan operasi mesin terkait. Kinerja dapat dievaluasi dengan membandingkan data dalam ketiga jenis kegiatan ini dengan informasi standar yang disimpan dalam entitas abstrak (daftar bahan baku, daftar operasi pekerjaan, dan daftar operasi mesin). Entitas barang dalam proses diguna-kan untuk mengumpulkan dan merangkum data mengenai bahan baku, tenaga kerja, dan operasi mesin yang digunakan untuk memproduksi barang. Hubungan antara barang dalam proses dan ketiga entias tersebut adalah satu-ke-banyak yang mencerminkan fakta bahwa setiap proses produksi dapat mencakup sejumlah pengeluaran bahan baku, operasi tenaga kerja dan operasi mesin. Akan tetapi, setiap aktivitas ini dihubungkan dengan proses produksi tersebut.

2. Manfaat Model Data

Manfaat model data sangat tergantung pada akurasi informasi dalam model data, yang berarti bahwa di dalam lingkungan databse, edit entri data dan pengendalian pembaruan database sangatlah penting. Bahkan akurasi atau ketidak tepatan dapat menimbulkan biaya yang mahal.

RANGKUMAN Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan

data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. Siklus ini hanya terjadi pada perusahaan manufaktur (industri). Siklus produksi terdiri dari berbagai rangkaian aktivitas yang diselenggarakan secara bertahap.

Perusahaan manufaktur berbeda dengan perusahaan dagang dan perusa-haan industri. Perusahaan industri merupakan perusahaan yang aktivitas usaha utamanya adalah mengubah bahan baku menjadi barang jadi dan menjual barang jadi tersebut. Kegiatan mengubah bentuk bahan baku menjadi bahan jadi ini dikatakan sebagai proses produksi (pabrikasi).

Siklus Pengolahan Transaksi Produksi berfokus pada pengelolaan persedia-an bahan baku, bahan dalam proses dan bahan jadi. Metode yang biasa digunakan dalam menentukan harga pokok produksi adalah metode job order costing dan metode process costing. Pada metode job order costing harga perolehan barang jadi didistribusikan berdasarkan job/pesanan khusus atau pesanan produksi, sehingga metode ini dikatakan metode alokasi biaya produksi berdasarkan pesanan. Sedangkan pada process costing harga perolehan dikompilasikan dalam proses atau rekening departemen secara periodik (hari, minggu, bulan atau tahun) pada setiap akhir periode harga perolehan untuk setiap proses dibagi dalam unit yang diproduksi untuk menentukan harga rata-rata per unit.

Penjadwalan produksi diawali dengan proses status produksi yang telah diperbaharui dengan memperoleh data/informasi dari bagian status produksi dan

Page 236: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

227

routing. Dari proses ini akan dihasilkan laporan ringkas status produksi yang sedang berjalan, proses selanjutnya adalah melakukan proses penjadwalan produksi yang sudah diperbaharui dan database beban produksi yang berisi biaya produksi yang telah digunakan dalam proses produksi, hasil akhir dari proses ini adalah diterbitkannya dokumen penjadwalan produksi dan laporan ringkas proses produksi yang sedang berjalan dan proses produksi yang akan dilaksanakan.

Pengendalian persediaan adalah merupakan usaha-usaha yang dilakukan oleh suatu perusahaan termasuk keputusan-keputusan yang diambil sehingga kebutuhan akan bahan untuk keperluan proses produksi dapat terpenuhi secara optimal dengan resiko yang sekecil mungkin.

Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Dalam siklus produksi, pemakai internal dan eksternal membutuhkan informasi biaya. Secara internal, pihak manajemen menggunakan informasi mengenai biaya untuk membuat keputusan mengenai penetapan harga dan bauran produk, selain untuk mengevaluasi kinerja. Secara eksternal, biaya harus dicocokkan dengan benar ke pendapatannya ketika menyiapkan laporan keuangan.

PERTANYAAN 1. Jelaskan apa yang disebut dengan siklus produksi? 2. Bagaimana Anda menjelaskan bahwa siklus produksi dapat dihubungkan

dengan siklus lain? 3. Apa karakteristik Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu,

jelaskan? 4. Apa saja tiga jenis persediaan perusahaan manufaktur?, Jelaskan. 5. Jelaskan masing-masing proses bisnis siklus pengolahan transaksi produksi.

Page 237: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

228

BAB

SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBERDAYA MANUSIA

PENDAHULUAN erdasarkan pendapat dari A.F. Stoner pengertian manajemen Sumber Daya Manusia merupakan suatu prosedur berkelanjutan dengan tujuan memasok suatu perusahaan atau organisasi dengan pegawai atau orang-orang yang

benar-benar tepat untuk menempati jabatan atau posisi ketika organisasi dan atau perusahaan tersebut membutuhkannya. Manajemen Sumber Daya Manusia bahkan menyangkut desain penyusunan karyawan, pengelolaan karir, sistem perencanaan, pengembangan karyawan, evaluasi kinerja, hubungan ketenagakerjaan dan kom-pensasi karyawan yang baik. Manajemen Sumber Daya Manusia melibatkan selu-ruh praktik serta keputusan manajemen yang memenuhi secara langsung SDM-nya.

Sebuah perusahaan memang akan berkembang dengan merekrut pegawai yang benar-benar tepat dan berkualitas. Namun kesulitan yang seringkali dihadapi oleh perusahaan adalah mempertahankan pegawai tersebut agar tetap berada di dalam lingkup perusahaan dan tidak memutuskan untuk pergi atau mengundur-kan diri. Merekrut pegawai merupakan sebuah aktivitas yang memang tidak mudah. Tidak jarang perusahaan perlu menggunakan konsultan tenaga kerja yang berasal dari luar guna melakukan rekruitmen serta seleksi calon pegawai yang dinilai memenuhi kriteria. Cara lain yang dinilai lebih jitu untuk menjaring calon pegawai yang tepat yaitu secara aktif mencari di dalam ruang lingkup industri. Bahkan apabila memang diperlukan membajaknya dari organisasi dan perusahaan lain. Dimana semua itu tentunya membutuhkan biaya yang tidaklah sedikit bagi sebuah perusahaan yang membutuhkan pegawai.

Sebuah usaha yang kompleks dan tentunya tidak mudah dalam mencari serta menemukan pegawai yang tepat belum menjamin adanya kesesuaian antara jabatan yang akan diisi dengan calon pegawai yang ada. ketidakcocokan ini sendiri muncul karena berbagai macam faktor, misalnya si calon belum memenuhi sejum-

B

Page 238: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

229

lah persyaratan kerja atau justru si calon tersebut sendirilah yang setelah mencoba memahami lebih dalam mengenai pekerjaannya merasakan kurang tepat dan sesuai dengan jabatan barunya tersebut.

Jika sudah seperti keadaannya, maka sangat besar kemungkinannya bahwa cepat atau pun lambat si pegawai akan segera hengkang dari tempat kerja. Tentu kondisi ini merupakan hal yang menjadikan perusahaan rugi besar karena pega-wai tersebut nyatanya termasuk seorang pekerja yang baik serta penuh dengan potensi. Maka dari itu tidak heran jika dalam Manajemen Sumber Daya Manusia tercakup beberapa hal yang membantu mempertahankan pegawai potensial yang sudah berhasil direkrut oleh perusahaan.

SIKLUS MANAJEMEN SDM (PENGGAJIAN) Siklus SDM/Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemro-sesan data yang terkait manajemen yang efektif atas tenaga kerja. Fungsi utama sistem penggajian adalah memberikan kompensasi untuk pegawai. Tanggung jawab yang mengelola SDM ini adalah kontroler. Siklus SDM tidak hanya disesuai-kan dengan kebutuhan informasi bagi manajemen namun juga untuk pihak pemerintah, perusahaan asuransi, atau lainnya yang berhubungan dengan kewaji-ban pegawai kepada pihak ketiga yang langsung dipotongkan dari gajinya. Control atas sistem ini harus memadai, untuk memastikan bahwa tidak ada gaji yang dibayarkan untuk pegawai yang telah keluar (gaji fiktif) dan tidak ada lagi yang dibayarkan melebihi jumlah yang seharusnya. Pengelolaan SDM harus disesuaikan dengan standart yang telah di tetapkan dari setiap jabatan mulai dari tahapan rekruitment, seleksi, penempatan, pengembangan karir dan pemutusan hubungan kerja. Diagram konteks bagian penggajian dalam siklus manajemen SDM/pengga-jian dapat dilihat pada gambar 10.1 di bawah.

Gambar 10.1. Diagram Penggajian dalam Siklus Manajemen

Staff Personalia Pengawas

Departemen

Kartu Absen

Arsip Data Karyawan

Kasir Karyawan

3. Staff Personalia Menghitung

jumlah jam kerja dan potongan gaji

4. Pengawas mengumpulkan

absensi karyawan

1. Karyawan memasukkan

kartu pada mesin pencatat

absen

4. Kasir menyerahkan gaji dan kwitansi pada

karyawan

Page 239: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

230

Memang dari dulu SIA belum digunakan untuk mengukur atau melaporkan status sumber daya manusia sebuah perusahaan. Salah satu alasannya adalah aset yang dilaporkan dalam laporan keuangan mencerminkan sumberdaya yang dimiliki perusahaan, tetapi yang belum dikonsumsi. Namun, para pegawai tidak “dimiliki” oleh perusahaan. Akibatnya, nilai sumberdaya manusia dahulu diakui ketika digunakan, yang biasanya dicatat sebagai biaya gaji dan upah atau, dalam hal tenaga kerja langsung di perusahaan manufaktur, dimasukkan sebagai bagian dari biaya persediaan.

AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Tujuan utama dalam sistem informasi akuntansi adalah menghasilkan output berupa informasi keuangan begitu pula dengan SIA pada siklus penggajian juga menghasilkan output yang berupa Cek. Cek gaji dikirim untuk mentransfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening penggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch karena 2 (dua) hal yaitu cek gaji dibuat secara periodik dan sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan. Aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada sistem penggajian adalah:

Perbarui File Induk Penggajian

Langkah ini digunakan untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian yang meliputi : 1. Perekrutan 2. Pemberhentian 3. Perubahan tingkat gaji 4. Perubahan dalam pengurangan diskresi

Semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya, namun catatan tentang pegawai yang telah berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus karena beberap laporan akhir tahun (termasuk formulir w-2) membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organisasi tersebut sepanjang tahun terkait.

Perbarui Tarif & Pemotongan Pajak Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran Penerapan insentif dan bonus membutuhkan adanya hubungan antara sistem penggajian dengan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya guna meng-umpulkan data yang akan digunakan untuk menggunakan teknologi informasi. Program penggajian tersebut akan melakukan pemeriksaan edit untuk memveri-fikasi akurasi dan kewajaran data pada saat dimasukkan.

Mempersiapkan Penggajian File data yang telah di urutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai selanjutnya semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya di

Page 240: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

231

kurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Terakir yaitu daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian yaitu laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji & gaji bersih dalam format multi kolom dan disertai daftar potongan terpisah yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai.

Membayar Gaji

Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka. Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Prosedur penggajian yang pertama yaitu file transaksi penggajian diurut berdasarkan no mor pegawai, agar berada dalam urutan ayang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan. File data yang diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian data catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagian para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jamyang dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran. Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum: potongan untuk pajak penghasilan dan potongan sukarela. Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup kontribusi rencana pensiun; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat ; iuran serikat pekerja; dan kontribusi untuk berbagai amal. Terakhir, daftar prnggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah, yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori.

Keluarkan Dana Penggajian

Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank probadi mereka. Setoran langsung adalah salah satu untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Setiap penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah catatan unutk setiap pegawai yang

Page 241: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

232

rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran langsung meniadakan perlunya kasir menanda-tangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut.

Hitung Kompensasi dan Pajak Yang Dibayar Perusahaan Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan koempensasi pegawai. banyak perusahan juga menawarkan para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai. Menerima jaminan minimum asuransi pengobatan dan konstribusi pensiun, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan. Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimal tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran permi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain - lain

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organi-sasi terkait.

Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan perusahaan dan pertanggung jawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan (investor, kreditor, dan kantor pelayanan pajak). Yang pada tujuan khususnya untuk masalah ini, sistem ini juga dirancang untuk menangani transaksi-transaksi gaji dan pembayarannya diantaranya sistem ini digunakan perusahaan untuk mencatat daftar hadir, mencatat transaksi kedalam jurnal, memposting kedalam buku besar serta menyiapkan laporan keuangan.. Rangkaian kegiatan ini terdiri dari proses pemasukan data, penyimpanan, pengolahan, proses menghasilhan laporan, dan pengendalian.

DOKUMEN PENGGAJIAN YANG DIGUNAKAN Dokumen yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan seperti dikemukakan oleh Mulyadi (2001 : 374 ) yaitu : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir 3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan upah

Page 242: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

233

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah 7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar

Berikut ini uraian masing-masing dokumen diatas :

Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan, perubahan tarif upah, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen ini diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk mesin pencatat waktu.

Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dokumen ini diisi oleh mandor kemudian diserahi ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah kemudian dibandigkan dengan kartu jam hadir sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kesetiap jenis produk.

Daftar Gaji Dan Upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

Rekap Daftar Gaji Dan Rekap Daftar Upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

Surat Pernyataan Gaji Dan Upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembua-tan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.

Amplop Gaji Dan Upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

Page 243: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

234

Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan gaji dan upah.

CATATAN YANG DIGUNAKAN Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan transaksi yang berhubungan dengan siklus penggajian dan pengupahan adalah: 1. Jurnal Umum

Dokumen sumber untuk pencatatan dalam jurnal adalah bukti kas keluar. Menurut James A. Hall (2001:330), jurnal untuk mencatat biaya gaji adalah sebagai berikut :

Gaji dan Upah xxx

Kas xxx Potongan xxx Pajak Penghasilan xxx Premi grup asuransi xxx Potongan Dana Pensiun xxx Iuran Serikat Buruh xxx

2. Kartu Harga Pokok Produk

Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan kedalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah.

3. Catatan Biaya

Catatan ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produk setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.

4. Kartu Penghasilan Karyawan

Catatan mengenai penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.

JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM PENGGAJIAN DAN PENG-UPAHAN

Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan peng-upahan menurut Mulyadi ( 2001) adalah sebagai berikut : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah 3. Prosedur pembayaran gaji 4. Prosedur distribusi biaya gaji 5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Page 244: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

235

Berikut uraian masing-masing prosedur dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan

waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan manggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatat waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menanda-tanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatatan waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusa-haan dalam jam biasa atau jam lembur, Sehingga dapat digunakan untuk menentu-kan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umumnya bertarif di atas tarif gaji biasa ).

2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dan Upah Fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karya-

wan. Data yang dipakai adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistri-

busikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 4. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.

5. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

Prosedur pembuatan bukti kas keluar melibatkan fungsi akuntansi sebagai pembuat perintah pengeluaran kas yang selanjutnya fungsi keuangan untuk menu-lis cek guna pembayaran gaji dan upah.

FUNGSI YANG TERKAIT DENGAN SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Dalam sistem penggajian dan pengupahan ada beberapa fungsi yang saling terkait satu dengan yang lainnya. Fungsi-fungsi yang saling terkait dengan sistem pengga-jian dan pengupahan antara lain :

Page 245: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

236

1. Fungsi Personalia/Kepegawaian Tanggung jawabnya dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan,

penetapan, tariff gaji, dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karya-wan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah karyawan

2. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan

upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

3. Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi

bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan terdiri dari :

Bagian Utang. Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mem proses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seprti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

Bagian Kartu Biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi panggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mancatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertang gung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

4. Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensya-ratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 5. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah karyawan.

Page 246: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

237

PENGENDALIAN INTERNAL ATAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Romney dan Steinbart (2004:229) mendefinisikan pengendalian internal sebagai “rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”.

Menurut Bodnar dan Hopwood (2000:182) prosedur-prosedur pengenda-lian internal merupakan “kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai”.

Fungsi sistem informasi akuntansi (SIA) dalam siklus SDM/Penggajian menurut Romney dan Steinbart (2004:199) adalah menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan berikut ini : 1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar 2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid 3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat 4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat 5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan

pengisian laporan penggajian/SDM telah terpenuhi 6. Aset ( kas atau pun data ) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian 7. Aktivitas siklus SDM/penggajian dilakukan dengan benar

Dalam penerapan sistem pengendalian internal gaji dan upah perlu diperha-tikan unsur-unsur pengendalian internal atas gaji dan upah. Mulyadi (2OO1 ; 386-387) membagi unsur pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi pada penggajian dan pengupahan dari beberapa segi yaitu :

Organisasi 1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2. Fungsi pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi operasional.

Sistem Otorisasi 1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus

memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan harus didasarkan atas surat potongn atas gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

4. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang ber-

sangkutan. 6. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 7. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi

akuntansi.

Page 247: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

238

Prosedur Pencatatan 1. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar

gaji dan upah karyawan. 2. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya

oleh fungsi akuntansi. Praktik yang Sehat 1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu

yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi tenaga kerja langsung. 2. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh

fungsi pencatat waktu. 3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian

perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 4. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan peng-

hasilan karyawan. 5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan

upah

TUJUAN PENGENDALIAN, ANCAMAN DAN PROSEDUR Selain tugas-tugasnya, siklus manajemen SDM/Penggajian juga memiliki fungsi utama yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini : 1. Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar 2. Semua Transaksi Penggajian yang dicatat valid 3. Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat 4. Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat 5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan

pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi 6. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian 7. Aktivitas siklus manajeman SDM/Penggajian dilakukan secara efisien dan

efektif Berbagai dokumen dan catatan (kartu waktu, daftar penggajian) berikut

adalah ancaman–ancaman utama dalam seklus manajemen SDM/Penggajian dan prosedur pengendlian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman-ancaman tersebut. Tabel 10.1. mencantumkan ancaman-ancaman utama dalam siklus manajemen SDM/penggajian dan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman-ancaman tersebut. Oleh karena setiap perusahaan, apapun lini bisnisnya, menghadapi ancaman-ancaman ini, merupakan hal yang penting untuk memahami cara bagaimana SIA dapat di desain sebaik mungkin agar dapat mengatasi ancaman-ancaman tersebut.

Page 248: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

239

Proses / aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja

1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk

2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan

1. Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

2. Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan; pelatihan perkembangan terkini dalam hal ketenagakerjaan

2. Pemrosesan pengajian

1. Perubahan file induk pe-nggajian tanpa otorisasi

2. Data waktu yang tidak akurat

3. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat

4. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan

1. Pemisahan tugas: data SDM vs penggajian dan distribusi cek gaji; pengendalian akses; tinjauan atas semua perubahan

2. Otomasisasi pengumpulan data; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja

3. Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya; rekening kliring penggajian.

4. Setoran langsung; distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independent dari proses penggajian

3. Umum

1. Kehilangan atau peng-ungkapan data tanpa oto-risasi

2. Kinerja yang kurang baik

1. Prosedur pembuatan ca-dangan; rencana pemuli-han dari bencana; pe-ngendalian akses fisik dan logis; enkripsi data

2. Pengembangan dan tinja-uan periodic atas metric kinerja yang tepat; prog-ram pelatihan

Sumber : Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Dua, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta, 2005, hal. 201

Page 249: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

240

1. Mempekerjakan Pegawai yang Tidak Berkualifikasi atau Penipu Mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki kualifikasi dapat meningkat-

kan beban produksi, dan mempekerjakan pegawai penipu dapat mengakibatkan pencurian aset. Kedua masalah tersebut paling baik diatasi melalui prosedur mempekerjakan pegawai yang memadai. Kualifikasi keahlian untuk setiap posisi yang lowong harus dinyatakan dengan jelas dalam laporan pengendalian posisi. Para kadidiat harus diminta untuk menandatangani sebuah pernyataan di formulir lamaran pekerjaan yang mengkonfirmasikan akurasi informasi yang diserahkan dan memberikan persetujuan mereka untuk pemeriksaan latar belakang yang menyeluruh atas data dan riwayat pekerjaan mereka. Merupakan hal yang sangat penting untuk memverifikasi keahlian dan referensi pelamar pekerjaan, termasuk gelar sarjana yang diraih, karena penelitian menunjukkan hampir 30 persen resume berisi informasi palsu atau yang dilebih-lebihkan. Merupakan hal yang juga penting untuk memverifikasi posisi pekerjaan dari orang-orang yang terdaftar sebagai referensi. Terakhir, ketika akan mempekerjakan tenaga kerja untuk posisi yang melibatkan akses ke data keuangan dan aset, mungkin akan lebih baik untuk mengontrak perusahaan yang dapat melakukan pemeriksaan latar belakang secara menyeluruh untuk memverifikasi bahwa pelamar tersebut tidak memiliki catatan kriminal sebelumnya. 2. Pelanggaran Hukum Ketenagakerjaan

Pemerintah menetapkan penalti yang berat bagi perusahaan yang melanggar ketetapan dalam hukum ketenagakerjaan. Sebagai tambahan, organisasi juga dapat menjadi obyek tuntutan sipil oleh korban tuduhan akibat diskriminasi dalam pekerjaan. Dalam kasus ini, prosedur pengendalian yang terbaik adalah secara hati-hati mendokumentasikan semua tindakan untuk beriklan, melakukan perek-rutan, dan mempekerjakan pegawai baru, untuk menunjukkan kesesuaian dengan peraturan pemerintah yang berlaku. Pelatihan berkelanjutan untuk tetap meng-ikuti hukum ketenaga kerjaan yang terbaru juga merupakan hal yang penting. 3. Perubahan Tanpa Otorisasi atas File Induk Penggajian

Perubahan tanpa otorisasi atas file induk penggajian dapat mengakibatkan kenaikan biaya jika upah, gaji, komisi atau tarif dasar lainnya yang digunakan untuk menetapkan kompensasi pegawai dipalsukan. Masalah ini dapat meng-hasilkan laporan yang tidak akurat atas biaya tenaga kerja yang kemudian akan mengarah pada keputusan yang salah. 4. Data Waktu yang Tidak Akurat

Ketidak akuratan dalam catatan waktu dan kehadiran dapat menghasilkan peningkatan biaya tenaga kerja dalam laporan biaya tenaga kerja yang salah. Lagipula, ketidakakuratan dapat merusak moral pegawai (apabila cek gaji salah atau hilang) atau mengakibatkan pembayaran untuk layanan tenaga kerja yang tidak dilakukan. Otomatisasi dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang tidak disengaja dalam data waktu. Pembaca kartu dan pemindai kode garis dapat digunakan untuk mengumpulkan data mengenai waktu dan kehadiran pegawai dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. Apabila pemakaian mereka tiak mungkin dilakukan, terminal on line harus digunakan.

Page 250: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

241

Data mesin pencatat waktu, digunakan untuk menghitung penggajian serta juga digunakan untuk merekonsiliasi data kartu waktu kerja, yang digunakan untuk perhitungan biaya dan tujuan managerial, oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut. Total waktu yang dihabiskan untuk semua tugas, seperti yang dicatat dalam waktu kerja, seharusnya tidak melebihi waktu kehadiran yang ditunjukkan dalam kartu waktu pegawai. Sebaliknya, semua waktu yang digunakan untuk bekerja seharusnya dimasukkan ke dalam kartu waktu kerja. Guna memastikan validitas tersebut, supervisor pegawai harus menyetujui kartu waktu dan kartu waktu kerja. 5. Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat

Kompleksitas pemrosesan pengajian, terutama berbagai syarat peraturan perpajakan, memperbesar kemungkinan orang melakukan kesalahan. Kesalahan tentu saja dapat merusak moral pegawai, terutama apabila cek gaji terlambat. Selain timbulnya catatan dan laporan biaya penggajian yang salah, kesalahan pemrosesan dapat mengarah pada penalti apabila kesalahan tersebut meng-akibatkan kegagalan untuk mengirimkan jumlah pajak penghasilan yang harus dibayar ke pemerintah. Begitu pula kegagalan untuk secara akurat menilai potongan atas upah pegawai dan mengirimkan dana tersebut ke pihak terkait juga dapat mengarah pada penalti keuangan. 6. Pencurian atau Distribusi Cek Gaji Palsu

Ancaman utama lainnya adalah pencurian cek gaji atau penerbitan cek gaji ke pegawai fiktif atau yang telah diberhentikan. Hal ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya dan hilangnya kas. Pemisahan tugas yang tepat berkaitan dengan pembuatan dan distribusi cek gaji dapat mengurangi risiko ancaman ini. 7. Kehilangan atau Pengungkapan Data Tanpa Otorisasi

Data base manajemen SDM/penggajian adalah sumberdaya berharga yang harus dijaga dari kehilangan atau kehancuran. Melindung privasi data pengawai juga merupakan hal yang penting. Contohnya, modal bisa rusak jika pegawai mengetahui gaji pegawai lainnya. Selanjutnya, pengungkapan tanpa otorisasi atas data evaluasi kinerja dapat mengakibatkan organisasi tersebut dituntut.

Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan tanpa otorisasi data penggajian adalah menggunakan pasword dan pengendalian keamanan fisik untuk membatasi akses hanya ke orang-orang yang berhak. Enkripsi memberikan pengendalian tambahan dengan membuat informasi mana-jemen SDM/penggajian tidak dapat diamati oleh seseorang yang berhasil menda-patkan akses tidak sah ke file induk penggajian. Biro layanan penggajian atau PEO juga dapat mengurangi ancaman ini.

8. Kinerja yang Kurang Baik

Ancaman umum dalam proses penggajian/manajemen SDM adalah kinerja pegawai yang tidak efisien dan efektif. Membuat dan meninjau laporan kinerja adalah cara yang efektif untuk menangani ancaman ini, terutama bagi para pegawai yang bekerja dirumah. Pengawasan hati-hati atas produktivitas para pengawai ini penting untuk memastikan bahwa mereka benar-benar meng-gunakan jam yang dibayar untuk bekerja dan bahwa mereka tidak sambil

Page 251: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

242

menjalankan bisnis pribadi, dengan menggunakan aset yang disediakan perusahaan. Pengawasan semacam ini juga penting untuk memastikan bahwa para pegawai yang bekerja di rumah tidak menggunakan sumberdaya komputer yang disediakan perusahaan dengan tidak benar.

RANGKUMAN Siklus SDM/Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi

pemrosesan data yang terkait manajemen yang efektif atas tenaga kerja. Fungsi utama sistem penggajian adalah memberikan kompensasi untuk pegawai. Tanggung jawab yang mengelola SDM ini adalah kontroler. Siklus SDM tidak hanya disesuai-kan dengan kebutuhan informasi bagi manajemen namun juga untuk pihak pemerintah, perusahaan asuransi, atau lainnya yang berhubungan dengan kewajiban pegawai kepada pihak ketiga yang langsung dipotongkan dari gajinya.

Tujuan utama dalam sistem informasi akuntansi adalah menghasilkan output berupa informasi keuangan begitu pula dengan SIA pada siklus penggajian juga menghasilkan output yang berupa Cek. Cek gaji dikirim untuk mentransfer dana dari rekening reguler perusahaan ke rekening penggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch karena 2 (dua) hal yaitu cek gaji dibuat secara periodik dan sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organi-sasi terkait.

Dokumen yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan seperti dikemukakan: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2. Kartu jam hadir 3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan upah 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat pernyataan gaji dan upah 7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar

Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah 3. Prosedur pembayaran gaji 4. Prosedur distribusi biaya gaji 5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

Fungsi sistem informasi akuntansi (SIA) dalam siklus SDM/Penggajian menurut Romney dan Steinbart (2004:199) adalah menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan berikut ini : 1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar

Page 252: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

243

2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid 3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat 4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat 5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan

pengisian laporan penggajian/SDM telah terpenuhi 6. Aset ( kas ataupun data ) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian 7. Aktivitas siklus SDM/penggajian dilakukan dengan benar.

Selain tugas-tugasnya, siklus manajemen SDM/Penggajian juga memiliki fungsi utama yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhi-nya tujuan-tujuan berikut ini : 1. Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar 2. Semua Transaksi Penggajian yang dicatat valid 3. Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat 4. Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat 5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan

pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi 6. Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian 7. Aktivitas siklus manajeman SDM/Penggajian dilakukan secara efisien dan

efektif.

PERTANYAAN-PERTANYAAN 1. Apa yang disebut dengan siklus penggajian/SDM, jelaskan? 2. Apa-apa saja aktivitas-aktivitas yang dilakukan pada sistem penggajian? 3. Jelaskan apa saja dokumen yang digunakan dalam siklus penggajian dan

pengupahan? 4. Jelaskan apa saja jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan

pengupahan? 5. Jelaskan apa saja fungsi-fungsi yang saling terkait dengan sistem penggajian

dan pengupahan? 6. Jelaskan apa saja fungsi sistem informasi akuntansi (SIA) dalam siklus SDM/

Penggajian?

Page 253: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI - repository.usu.ac.id

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

244

DAFTAR PUSTAKA Alter, Steven. 1992. Information Systems: A Management Perspective, Addison Wesley

Publishing Co. Inc. Barry E. Cushing, 1992. Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan. (Diterje-

mahkan oleh Ruhayat Kosasih). Penerbit Erlangga, Jakarta. Bodnar, George dan Hopwood, William. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta.

Penerbit Salemba Empat. Boynton, W.C., Johnson, R.N, dan Kell, W.G. 2006. “Modern Auditing”. Edisi Ketujuh. Jilid

1. Erlangga, Jakarta. George M. Scott, 2001. Prinsip-prinsip SIM. Jakarta: Grafindo. Gordon B. Davis, 1995. Kerangka Dasar SIM. Jakarta: Gramedia. Jogiyanto, 2005. Analisis dan Desain. Yogyakarta. Penerbit: Andi. Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon, 2001. Esssentials of Management Information

Sistems: Organization and Technology in Networked Enterprise. Prentice Hall Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua; Yogyakarta : Akademi

Manajemen. Perusahaan YKPN. Mardi., 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia. M. Guy, Wayne Alderman dan Alan J. Winters, 2002. Mulyadi, 2002. Sistem Akuntansi. Yogyakarta: STIE YKPN Narko, 2007. Sistem Akuntansi. Edisi 5. Yayasan Pustaka Nusantara: Yogyakarta. Puspitawati., Lilis dan Anggadini., Sri Dewi, 2011. Sistem Informasi Akuntansi.

Yogyakarta. Penerbit Graha Ilmu. Romney, Marshall B., dan Steinbart, Paul Jhon., 2005. Accounting Information System

(Buku Dua). Jakarta: Salemba Empat. Romney, Marshall B., dan Steinbart, Paul Jhon., 2012. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta

Penerbit Salemba Empat. Samiaji Sarosa, 2009. Sistem Informasi Akuntansi, Grasindo, Jakarta. Samantha Shurety; 1999. E-business with Net. Commerce. Prentice Hall. Steven Alter, 2002. Information Sistem: Foundation of E-Business. Prentice Hall Sid L. Huff, dkk, 2000. Cases in Electronic Commerce. McGraw-Hill Turban, Rainer, dan Potter., 2001. Introduction to Information Technology, 2nd ed.Wiley, Wijayanto, Nugroho. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.