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“s.i.SOS”

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soluzione informatica Sala Operatoria Sicura

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La soluzione all’avanguardia per una Sala Operatoria Sicura Premessa: La sala operatoria è sicuramente uno dei centri operativi più delicati nell’ambiente ospedaliero. Tutta l’attività che orbita attorno ad essa è volta alla gestione del paziente, alla sua sicurezza e alla efficienza della equipe medica. ICT Solution ha sviluppato, in collaborazione con diverse strutture sanitarie, e con il finanziamento di progetto della Regione Emilia-Romagna, il prodotto s.i.SOS (Soluzione Informatica per la Sala Operatoria Sicura). L’obiettivo del progetto è la gestione informatizzata delle attività di sala operatoria per la rilevazione di tempi e consumi di materiale. Il risultato è s.i.SOS. Un software gestionale a basso impatto per la completa automazione delle operazioni di gestione della Sala. Basso impatto significa la presenza in Sala di una semplice penna ottica e non di computer che oltre all’ingombro, inteferiscono col lavoro della èquipe in un momento delicatissimo quale l’intervento. Nel caso sia necessario consuntivare tempi e tipologie di attività in Sala, può essere tollerato l’inserimento di una schermo LCD privo di radiazioni con tecnologia Touch-Screen a sfioramento dello schermo. Il risultato più immediato per la sicurezza del paziente è sicuramente rappresentato dalla tracciatura del materiale chirurgico con la conseguente certezza di non lasciare elementi indesiderati nel paziente. Il chirurgo utilizzerà questo strumento informatico, gestito esclusivamente da personale autorizzato, attraverso sistemi di riconoscimento (dal badge magnetico al sensore di riconoscimento dell’iride oculare). Questo garantisce sicurezza ed efficienza all’interno della Sala. La fase “amministrativa” dell’applicazione permette poi una consuntivazione effettiva dei materiali chirurgici e di consumo, la tracciabilità dei medesimi, la gestione della sterilizzazione, la gestione dell’inventario/magazzino di Sala, il riordino automatico dei materiali in armadio. L’utilizzo dello standard HL7 rende, inoltre, si.SOS uno strumento interfacciabile con qualsiasi sistema informativo già in uso all’interno dell’azienda. Nelle pagine successive verrà sviluppato ogni singolo punto per un maggiore dettaglio di ogni singolo processo.

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LE FASI OPERATIVE DEL PRODOTTO “s.i.SOS” è la soluzione informatica per le problematiche legate alla sicurezza della sala operatoria. Quale sicurezza? la sicurezza che, non la manualità, ma automatismi informatici gestiscano

PRIMA DELL’INTERVENTO

• Richiesta intervento • Pianificazione intervento con avvisi al personale • Disponibilità risorse (componenti, personale, struttura..) • Preparazione componenti (materiale, strumentazione, attrezzature..) • Controllo formazione del corredo operatorio in entrata in Sala.

DURANTE L’INTERVENTO

• Rilevazione in tempo reale o differito del consumo componenti e materiali • Tracciabilità componenti (lotti, scadenze..) • Sicurezza paziente per componenti indesiderati non lasciati nel paziente • Rilevazione dei tempi delle fasi operatorie • Check-List delle fasi operatorie.

DOPO L’INTERVENTO

• Controllo componenti in uscita • Sterilizzazione componenti • Rintracciabilità componenti • Rilevazione e consuntivazione costi reali dell’intervento e scostamento dal costo

standard • Rilevazione dei tempi medi dell’ intervento • Riordino componenti (scorta minima, per combinazione di articolo e magazzino..) • Magazzino componenti • Refertazione intervento • Controllo, analisi e statistiche sull’attività di sala.

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I VANTAGGI PER CHI OPERA IN SALA SICUREZZA s.i.SOS automatizza, attraverso un supporto informatico, le attività collegate ad un’operazione permettendo all’ equipe di:

• Controllare il flusso degli strumenti operatori affinchè non sussista il pericolo di rilasciare elementi indesiderati nel paziente, in tempo reale e prima della fine dell’intervento stesso.

• Controllare che lo strumento informatico venga utilizzato solo dal personale autorizzato al fine di responsabilizzare l’operatore al sistema. Significa garanzia di efficienza e sicurezza all’interno della Sala.

• Gestire la sterilizzazione delle attrezzature in modo automatico e interno. • Conoscere lo stato del magazzino e della farmacia per valutare l’impiego dei materiali

in funzione dell’intervento. • Ricavare informazioni statistiche di tipo clinico tramite l’interfacciamento con le

apparecchiature medicali si sala. EFFICIENZA

• Determinare il costo per tipologia di intervento con incrocio dei dati di consumo materiale.

• Determinare i tempi delle singole fasi dell’intervento al fine di ottimizzare le funzioni interne di èquipe.

• Gestire la tracciabilità e rintracciabilità dei componenti (lotti, scadenze..) • Riordinare in automatico il magazzino materiali • Pianificare gli interventi in funzione delle richieste, delle disponibilità delle risorse

(materiali, personale..) emettendo certificati di prenotazione che vengono comunicati al personale e al magazzino.

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I VANTAGGI PER L’AMMINISTRAZIONE OSPEDALIERA

• Avere a disposizione uno strumento all’avanguardia per il monitoraggio dei costi di gestione degli interventi chirurgici

• Determinare lo scostamento tra costi standard per intervento e costi reali, ricalcolando in simulazione i costi standard con la possibilità di renderli effettivi

• Determinare il costo di degenza per singolo paziente • Gestire in modo automatico e dettagliato il magazzino con sottoscorta, prenotazioni e

integrazioni col gestionale aziendale • Gestire gli acquisti attraverso l’integrazione totale col gestionale aziendale • Gestire le richieste intervento • Pianificare gli interventi in termine di approvvigionamento materiali • Interagire in modo trasparente col gestionale aziendale • Ottenere la refertazione completa dell’intervento • Effettuare un efficace controllo di gestione sull’attività operatoria.

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CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO

“s.i.SOS” è progettato e realizzato secondo principi di

adattabilità alle diverse realtà ospedaliere facilità d’uso da parte degli operatori

consistenza delle informazioni Tecnologia e architettura software

• Sviluppato interamente su piattaforma Web è fruibile da qualsiasi postazione dotata di browser Internet, sia internamente alla struttura (Intranet) che esternamente (Internet). Costi minimi di installazione ed infrastrutturali.

• Scritto in Java™ permette di lavorare su qualsiasi piattaforma hardware che supporti la Java Virtual Machine™

• Conforme allo standard HL7 (Health Level 7): Lo standard HL7, definito e regolamentato nel settore dell’informatica sanitaria, nasce dalla necessità di trovare un approccio univoco alla proliferazione di sistemi informativi eterogenei all’interno della complessa organizzazione delle moderne strutture ospedaliere. Spesso infatti tali strutture sono articolate in diversi dipartimenti, unità operative, reparti e servizi, ognuno con sistemi informativi diversi che rischiano di diventare “isole” separate e non comunicanti tra di loro. La definizione di tale standard di comunicazione permette, quindi, di abbattere questo “muro” e di interscambiare agevolmente dati clinici provenienti da strutture diverse, mettendo a disposizione degli operatori tutte le informazioni necessarie allo svolgimento delle loro mansioni.

• Sicuro: lo strumento è configurabile dall’utente intermini di policy di accesso; inoltre il sistema prevede la funzione di riconoscimento dell’iride oculare o dell’impronta digitale, rispettando la tutela sulla privacy, senza la necessità di memorizzazione di passwords complesse e dimenticabili o peggio, forzabili e/o fruibili da non autorizzati

• Modulare: lo strumento parte da una versione base per svilupparsi su moduli che si adattano alle specifiche esigenze di ogni singola struttura

• Parametrico: tutto il software è parametrizzabile in funzione delle esigenze di ogni singola unità operativa

• Decisionale: il software diventa un insostituibile strumento decisionale (DSS) per il management

• Facile: non necessita assolutamente di competenze informatiche, perché chi lavora nella sanità non può certo perdere tempo nell’apprendere procedure faticose e che distraggono dall’alta professionalità richiesta dagli operatori sanitari

• Sicuro: ogni operazione viene associata all’operatore prescelto, per resposabilizzare ed ottimizzare le funzioni

• Interfacciabile: il software è totalmente interfacciabile alle apparecchiature medicali per la rilevazione automatica di molte operazioni.

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FLUSSO OPERATIVO

tracciabilità

rintracciabilità

tracciabilità

rintracciabilità

riordino automaticoriordino

automatico

richiesteoperazionirichieste

operazioni

controllofatture fornitori

controllofatture fornitori

controlloin entrata

controlloin entrata

controlloin uscita

controlloin uscita

arrivo mercearrivo merce

amministrazioneamministrazione

richieste eordini fornitoririchieste e

ordini fornitori

componenti“standard” operazione

componenti“standard” operazione

disponibilità“componenti”

disponibilità“componenti”

pianificazioneoperazioni

pianificazioneoperazioni

consumiper paziente

consumiper paziente

magazzino einventario

magazzino einventario

scostamentoda “standard”

scostamentoda “standard”

costioperazione e per

paziente

costioperazione e per

paziente

anagrafica· operazione· strumentazione· materiali· sale operatorie· personale

· magazzini· pazienti· fornitori· listini

anagrafica· operazione· strumentazione· materiali· sale operatorie· personale

· magazzini· pazienti· fornitori· listini

impegno personaleimpegno personale

preparazione“componenti”

preparazione“componenti”

rilevazioneconsumi

rilevazioneconsumi

sala operatoriasala operatoria

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componenti“standard”

da consumi effettivi

componenti“standard”

da consumi effettivi

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MODULI OPERATIVI BASE DATI

La struttura logica è composta da:

• Modulo anagrafica – codice e dati relativi a operazioni, materiali, strumentazione, sale operatorie, personale, pazienti, magazzini…

• Modulo componenti standard – per ogni operazione contiene gli items che servono, vale a dire gli elementi coinvolti nella stessa: strumenti, materiali, persone…

Tutti gli elementi di anagrafica concorrono alla localizzazione delle risorse per le successive elaborazioni.

RICHIESTE INTERVENTI

Il modulo raccoglie i dati relativi alle diverse richieste di interventi: tipo intervento, richiedente, paziente, data e ora dell’intervento, priorità gestita…

CHECK LISTS

Il programma si avvale della presenza di “check lists” (liste di controllo) configurabili che permettono all’operatore sanitario di verificare la presenza di materiali, operatori e quanto altro necessario per l’esecuzione delle varie attività connesse all’intervento chirurgico.

PIANIFICAZIONE INTERVENTI E RISORSE

Il modulo consente di scegliere e impilare le richieste secondo logica (data e ora della richiesta, tipo di intervento, priorità e gravità paziente…). La pianificazione può essere simulata e/o operativa. La disponibilità risorse esamina le richieste impilate dall’operatore e le raffronta con le risorse da impegnare (personale, strumentazione, attrezzature, magazzino..) e determina la disponbilità, segnalando l’insufficiente quantità o l’impegno. In caso di necessità genera in automatico la richiesta di fabbisogno di tutto ciò che manca (materiale, personale, tempo). In caso tutti gli elementi siano sufficienti, viene generata la base dati per il modulo di preparazione e impegno.

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PREPARAZIONE E IMPEGNO RISORSE

Il modulo consente di pianificare gli interventi con tutto l’occorrente standard per la corretta esecuzione; l’operatore ha a disposizione tutti i dati necessari alla preparazione in tempi ottimizzati (urgenze). Il modulo produce:

• Liste di impegno personale con avvisi • Liste di impegno componenti (materiale e strumentazione) • Liste di impegno strutture con avvisi • Liste di preparazione componenti (farmaci, materiale…)

Tutte queste informazioni presenti in anagrafica, diventano indispensabili per l’ubicazione dei singoli componenti, per il reperimento rapido, per la gestione del minimo di scorta con avviso di approvvigionamento.

MAGAZZINO E INVENTARIO

Il modulo consente agli operatori di effettuare il prelievo e la preparazione dei materiali a magazzino. Il prelievo può essere automatizzato attraverso l’utilizzo di:

• Lettore di BarCode (codice a barre) • Tag trasponder (circuito in grado trasmettere dati al sistema) • Personal computer con Touch-Screen • Personal computer palmare • Personal computer portatile • Personal computer desktop • Terminale a riconoscimento vocale • Apparecchiatura conta-pezzi • Scansione elementi sensibili.

Con la stessa tipologia di strumenti viene rilevato l’inventario

CONTROLLO IN ENTRATA SALA OPERATORIA

Il modulo, preparati materiale e strumentazione, consente di procedere al relativo controllo prima dell’immissione in sala operatoria.

RILEVAZIONE CONSUMI E TEMPI IN SALA OPERATORIA

E’ il “cuore” dell’intero sistema informativo. In questa fase vengono rilevati tutti i movimenti di materiale ed i tempi di fase dell’intervento. Fino allo spostamento ed utilizzo del più piccolo elemento.

CONSUMI PER PAZIENTE

Il modulo consuntiva i consumi REALI per paziente confrontandoli con i consumi standard anche nel pre e post-operatorio. Questi dati servono all’analisi di scostamento tra previsione e consuntivo.

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COSTI PER PAZIENTE ED INTERVENTO

Il modulo si preoccupa di effettuare tutti i calcoli di scostamento preventivo/consuntivo per la determinazione del nuovo standard. In fase di analisi, la procedura, restituisce la differenza tra costi standard ed effettivi, sia per componente (sostituzioni materiale, strumento..) sia per quantità o tempo, evidenziando le motivazioni.

NUOVI STANDARD

Il modulo analizza i consumi reali consuntivati in un certo periodo, proponendo la sostituzione del vecchio standard col nuovo.

CONTROLLO IN USCITA DA SALA OPERATORIA E STERILIZZAZIONE

All’uscita dalla sala operatoria, il modulo procede al controllo componenti e alla gestione della procedura di sterilizzazione degli strumenti utilizzati durante l’intervento. Dal controllo e dalla sterilizzazione deriveranno il posizionamento a magazzino del materiale residuo o il riordino dei componenti mancanti o carenti.

RIORDINO AUTOMATICO

Il modulo consente il riordino automatico dei componenti mancanti al magazzino centrale (farmacia). Consente il raggruppamento dei componenti in gruppi e famiglie omogenee e ad associare a tali insiemi una logica di riordino (scorta minima, disponibilità, punto di riordino…). Il modulo controlla che, per ogni articolo movimentato, non sia turbata la logica di riordino. In caso contrario genera in automatico la richiesta di approvvigionamento.

TRACCIABILITA’ E RINTRACCIABILITA’

Il modulo consente la tracciabilità univoca dell’articolo agganciandolo al fornitore per documento di entrata, gruppo merce, reparto, paziente ecc. Con la procedura di rintracciabilità dà risposte a domande quali: “in quale intervento/i e a quale paziente/i va attribuito un certo lotto di materiale?”, oppure: “Quale materiale è stato utilizzato in quell’intervento o con quel paziente?”

RISULTANZE CLINICHE

Tutta l’attività di sala operatoria viene monitorata tramite l’immissione diretta da parte dell’operatore delle operazioni svolte. L’applicazione, inoltre, si interfaccia direttamente con le apparecchiature elettromedicali di sala rilevando in background tutta l’attività delle medesime. I dati vengono memorizzati dall’applicazione e sono la base per lo studio degli interventi per l’apparato medico e per la refertazione.

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REFERTAZIONE

Il modulo consente di visualizzare e generare le stampe relative ad ogni intervento eseguito sostituendo la compilazione manuale degli attuali moduli cartacei. In particolare vengono generate le stampe relative a :

• REGISTRO OPERATORIO: dopo la chiusura di un intervento, determinata dalla convalida relativa alla compilazione dei dati di consuntivazione da parte dell’operatore responsabile, è possibile visualizzare e stampare il registro operatorio dell’intervento concluso. Il modulo contiene tutti i dati relativi al paziente, locale operatorio, intervento inteso come elenco di diagnosi e procedure, operatori, atto chirurgico, presenza di anestesia e medicazioni.

• CARTELLA INFERMIERISTICA: la stampa consente di ottenere tutta la parte relativa

alla consuntivazione vera e propria dell’intervento, intesa in termini di controllo di strumentazione e materiali utilizzati, tempistiche delle varie fasi dell’intervento, informazioni relative alla sterilità degli strumenti, scheda di controllo garze, oltre a tutte le informazioni che identificano l’intervento (reparto, locale operatorio, dati del paziente, operatori).

• CARTELLA ANESTESIOLOGICA: concluso l’intervento il responsabile della

compilazione dei dati relativi all’anestesia effettua la convalida del modulo, consentendo così d’accedere alla visualizzazione ed alla stampa della cartella anestesiologica.

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HARDWARE DI SUPPORTO ALL’APPLICATIVO “BAR-CODE” E’ lo strumento che che collega l’articolo fisico, il materiale o

lo strumento con l’articolo logico (il codice dell’articolo). Elimina l’inserimento manuale del codice evitando errori e velocizzando le operazioni. (Abbiamo tutti presente la velocità di immissione articoli di una qualunque cassiera di supermercato..).

TAG TRASPONDER Dove il BarCode non può essere utilizzato per i limiti

soprattutto dell’etichetta (autoclavi ecc.) si utilizza il TAG, che è un microchip applicato all’articolo e che trasmette i propri dati ad un trasponder a posto a distanza.

“BADGE” MAGNETICO Si utilizza nel riconoscimento di materiali e personale. Tipo

“Bancomat”. STAMPANTE Genera le etichette da applicare agli articoli, qualora ne “BAR-CODE” siano privi all’origine. SCRITTORE DI TAG Di fatto una sorta di “stampante” che imprime

magneticamente sul tag i dati caratteristici dell’articolo. SCRITTORE DI “BADGES” Strumento per la scrittura magnetica dei dati sul Badge. LETTORE” BAR-CODE” Strumento che legge l’etichetta “bar code” posta

sull’oggetto e consente la movimentazione automatica in magazzino; permette anche di inventariare il magazzino: passando tra gli scaffali, leggendo il “bar code” e digitando la relativa quantità giacente

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LETTORE “BAR-CODE” Strumento che, rispetto al precedente, è collegato in IN RADIOFREQUENZA radiofrequenza al sistema centrale con cui colloquia in

“tempo reale”, in funzione di questo consente, ad esempio, di inventariare avendo la giacenza informatica sul visore o ……

LETTORE DI TAG Strumento che legge il “tag” dell’oggetto,

e consente di rilevarne i “dati” collegati

LETTORE DI “BADGES” Strumento che legge il “badge” ed

identifica materiale o personale ad esso collegati

PC “TOUCHSCREEN” Di fatto un monitor a cristalli liquidi integrato ad un sistema

di sensori che rilevano il tocco o lo sfioramento di una sezione specifica di schermo. Sostituisce il mouse e la tastiera per attività critiche.

PC PALMARE Personal Computer che sta nel “palmo” della mano

PC PORTATILE Personal Computer strutturato per essere facilmente

spostato

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“VOICE REC SYSTEM” Sistema di riconoscimento vocale. Dopo un breve periodo di addestramento il sistema riconosce un set esteso di comandi vocali e svincola quindi l’operatore dal contatto fisico con lo strumento. Nel nostro caso, in sala operatoria, viene utilizzato per comandare s.i. SOS per la registrazione delle attività chirurgiche.

RICONOSCIMENTO Sistema biometrico che riconiosce le impronte digitali tramite DIGITALE un sensore IR e autorizza quindi una sola persona a

effettuare una certa funzione. RICONOSCIMENTO Come il precedente, ma invece di riconoscere un’impronta IRIDALE digitale (al limite “copiabile”) riconosce l’iride oculare, non

“copiabile” in alcun modo. MARCATURA DEI FERRI La nuovissima tecnologia DataMatrix® permette di marcare

ogni singolo ferro chirurgico con una matrice laser bidimensionale.

“s.i. SOS”

È un prodotto di

ICT SOLUTION EMILDATA s.r.l.

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calendario

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caricamento materiali

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lista operatoria

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fase pre-operatoria

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preparazione operazione

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incisione chirurgica