SIS²Introduzione e novità 2012

Generazione ed installazione file di firma

Convalida Iscrizione 2012 per lotti

Convalida iscrizione e ristampa tessera singola

Gestione Lotti

Novità SIS2 2012

Chi fa che cosa

Schema riepilogativo e conclusioni

• Dal 2011 la tessera CISL è costituita da una CARD (tessera in plastica) dotata di chip di memoria

• Dal 2011 non esistono più i fogli A4 già numerati e distribuiti alle federazioni per la stampa tessera

• Le federazioni territoriali dopo la chiusura del tesseramento dell'anno precedente, devono effettuare una operazione di “convalida dell'iscrizione”, molto simile all'operazione di “stampa tessere” degli anni precedenti.

• Con questa operazione vengono comunicati alla confederazione i dati degli iscritti per l'anno successivo e vengono ricevuti il nuovo numero tessera ed il PIN

• I programmi di tesseramento possono stampare una ricevuta di tesseramento su un foglio A4 che riporta questi dati

Introduzione

Nella fase preliminare alla stampa di tale foglio avvengono quattro operazioni in modo del tutto automatico:• Comunicazione alla confederazione dei dati dell'iscritto• Ricezione di PIN e Numero Tessera• Richiesta produzione CARD (Se non già rilasciata negli anni

precedenti per la medesima persona)• Generazione PDF tessera provvisoria (Opzionale)

E' importante capire che la CARD identifica la persona. I dati riportati sulla stessa in merito a Federazione, territorio e luogo di lavoro, sono da considerare le informazioni storiche al momento del rilascio. In caso di variazione di questi dati non è necessario richiedere una nuovo CARD

Introduzione

• La fase di convalida dell'iscrizione (con le quattro operazioni collegate) può avvenire “per lotti”, oppure per singolo iscritto.

• Il lotto è un insieme di comunicazioni di dati di convalida iscrizione • In caso di lotto le CARD verranno prodotte e spedite in un unico

contenitore• I lotti potranno essere di dimensione e tipo diverso a seconda della

categoria• Solo a titolo di esempio un lotto può essere rappresentato dalle

tessere di :• Una azienda• Un operatore• Una zona

Introduzione

• Le CARD arriveranno alla federazione territoriale confezionate per lotto e per categoria, attraverso il canale :Produttore CARD--->USR--->UST--->Federazione

• La consegna della CARD avverrà in un tempo stimato di 30 giorni• La federazione può decidere di attendere la consegna della CARD e

consegnare all'iscritto il materiale di iscrizione già completo della CARD oppure recapitare la CARD successivamente

• Come già per lo scorso anno le operazioni di stampa tessera/richiesta Pin/Generazione CARD devono essere “firmate” digitalmente con un certificato di firma scaricabile da First Class

Introduzione

SIS²

Generazione ed installazione File di firma

La prima cosa da fare è accedere a First Class con la login della propria categoria territoriale. Non si deve accedere quindi con login personali ma con quella della struttura. Questo esempio è fatto usando la login della struttura “USR Lombardia”. Una volta entrati in FC si deve cliccare su Banche Dati

Cliccare poi su Indirizzario

Cliccare su Risorse Indirizzario e quindi su Aggiorna

Fare doppio click sulla riga della propria struttura per accedere ai dati della struttura

Cliccare su Genera ID per generare il file di firma della propria struttura

Salvare il file generato in una cartella del proprio disco fisso dandogli un nome qualsiasi. L’importante è ricordarsi dove lo si è salvato e come si è chiamato il file perché servirà più avanti ! Suggeriamo di chiamare il file con il nume della struttura di appartenenza e di mantenere l’estensione originale (.fcg). Il file può essere salvato anche su una chiavetta USB o su un disco di rete. L’importante è che l’unità su cui si è salvato il file sia disponibile al momento della stampa tessere

SIS²

Configurazione SIS²

Entrare quindi in SIS² e selezionare Categorie, La propria categoria e poi Parametri categoria.In questo esempio è stata usata la FIM di Brescia

Nei parametri di categoria si può impostare un testo libero che verrà stampato sul foglio della ricevuta provvisoria. Nell’immagine un esempio di tale testo. I parametri di allineamento (Offset) rimangono per compatibilità con gli anni precedenti, ma non è piu necessario impostarli dal 2011

Nella pagina 4/4 dei parametri deve essere indicato il nome del file di firma (ID) generato con First Class con il percorso in cui è stato salvato. Suggeriamo di usare il pulsante Sfoglia per selezionare il file.

SIS²

Convalida iscrizione 2012per lotti

La convalida iscrizione può essere effettuata da più punti all’interno di SIS2 :- Direttamente dall’anagrafica del soggetto.- Dalla lista iscritti in gestione aziende- Tramite pulsante “Stampa tessere” del menu- Dalla procedura ELENCHI E STAMPE.Prendiamo in analisi quest’ultima, probabilmente la più comoda ed utilizzata.

Dalla schermata principale del programma di gestione del tesseramento Sis2 procediamo effettuando un singolo click sull’icona ELENCHI E STAMPE.

-Clicchiamo sull’icona GESTIONE FILTRI per creare un filtro per estrapolare esclusivamente gli iscritti di cui stampare le tessere 2012, ovvero, gli iscritti attivi all'inizio del 2012.-Innanzitutto diamo un titolo al nostro filtro, possibilmente un titolo chiaro e che ci permetta di identificarlo immediatamente (Es. “Iscritti attivi al 01/01/2012).

Procediamo con la selezione del campo “ISCRITTO AL” impostando il valore di confronto alla data del 01/01/2012Salviamo il filtro premendo il tasto su F10/Conferma.

Per creare un elenco clicchiamo sull’icona denominata GESTIONE ELENCHI.

Procediamo assegnando all’ELENCO lo stesso titolo assegnato in precedenza al FILTRO. (Es. “Iscritti attivi al 01/01/2012).

A questo punto associamo il FILTRO all’elenco, selezionando nel campo FILTRI quello che abbiamo appena creato

Associato il FILTRO all’ELENCO selezioniamo qualche campo per identificare gli iscritti, ad esempio inserendo qualche campo che possa venirci utile per verificare l’esattezza della procedura (Es. TIPO TESSERAMENTO o DATA SCADENZA ISCRIZIONE). In fase di stampa tessere comunque il programma estrarrà tutti i dati che poi andranno riportati sulla tessera.

Completata la procedura di ordinamento salviamo il tutto e lanciamo l’esecuzione dell’elenco tramite il TASTO VERDE/PLAY.

Fatto questo,possiamo cliccare su ORDINAMENTO per scegliere l’ordine nel quale vogliamo che le nostre tessere vengano emesse (Es.Iscritti in ordine per azienda, e poi in ordine alfabetico ecc…). Questa fase è estremamente importante perchè quando riceveremo le CARD saranno nello stesso ordine

Una volta creato l'elenco procediamo dunque con la stampa tessere cliccando sull’icona CISL.

Nella parte in alto troviamo il NUMERO TOTALE ISCRITTI presenti nell’elenco da noi generato. (Es.10). Selezioniamo se vogliamo stampare tessere per iscritti con DELEGA o DIRETTA.Una volta inserito questo ulteriore FILTRO, andiamo a selezionare se intendiamo stampare tutti i soggetti che rispondono a queste caratteristiche oppure se intendiamo fare un’ulteriore filtro tramite la selezione delle TESSERE DA STAMPARE (Es. Tutte,solo le prime o in base alla selezione).

Per sicurezza procediamo con un ulteriore conteggio dei SOGGETTI CHE SODDISFANO LE CONDIZIONI impostate tramite il tasto CALCOLO SOGGETTI.

Procediamo selezionando L’ANNO DI TESSERAMENTO (2012 impostato di default) e assegnando un nome al nostro LOTTO di tessere. Il nome LOTTO è libero, non è necessario coincida con il nome azienda. L’importante è che sia facilmente collegabile al gruppo di tessere che si stamperanno. Nell’esempio sotto è stato dato il nome dell’azienda.

Prima di passare all’effettiva Richiesta Pin/Emissione card è consigliabile verificare se la connessione al web service è corretta. Cliccare su “verifica connessione”

Se la connessione è corretta apparirà il messaggio di conferma.

Cliccare su Ok e procedere con la richiesta numeri tessere/pin/emissione CARD

La procedura di Richiesta pin/Emissione card serve per:

1) Confermare l’iscrizione dei soggetti già iscritti nell’anno precedente. In questo caso non verrà emessa una nuova card, se ne è già stata emessa una. Verrà solo confermato che il soggetto è iscritto anche per l’anno in corso;

2) Richiedere numero tessera/pin/card per i nuovi iscritti.

Nel caso in cui in ci fosse un problema ed alcuni numeri tessera non fossero ricevuti, verrebbe visualizzata una maschera con l'elenco dei soggetti su cui si è verificato l’errore

Se l'errore come nell'esempio sopra è dovuto solo ad un problema di comunicazione sarà sufficiente premere una seconda volta il tasto Richiesta Numeri Tessere/PIN/Emissione CARD. Verrà generato un secondo lotto contenente solo i soggetti che non avevano il numero tessera, escludendo automaticamente quelli con numero tessera già ricevuto.

Nel caso invece di richiesta eseguita correttamente verrà creato un file contenente i dati degli iscritti, ed una finestra con la conferma che la richiesta è andata a buon fine.

A questo punto si può scegliere se stampare la ricevuta del tesseramento per:

Vecchi iscritti:Cioè i soggetti iscritti anchenell’anno precedente

Nuovi iscritti:Soggetti con prima iscrizione, che quindi non hanno una tessera stampata nel 2011

NB: si può scegliere di stampare la ricevuta di tesseramento per i soggetti con c.f. oppure senza c.f. oppure entrambi. E’ possibile stampare tutte le ricevute (sia per i vecchi che per i nuovi) selezionando le quattro caselle

Selezionare la stampante corretta ed impostare il parametro SPEZZA IL FILE GENERATO OGNI (si consiglia di non impostarlo con un valore superiore al 500 presente di default) e cliccare sul tasto STAMPA CON ANTEPRIMA.Su PC con memoria limitata (2 GB o meno) si consiglia di spezzare i PDF ogni 250 soggetti. In caso di errore per mancanza di memoria nella generazione del PDF è comunque possibile ripetere la stampa a partire dalla Gestione Lotti.

A questo punto si aprirà una piccola schermata di caricamento sulla quale viene visualizzato l'avanzamento della generazione della stampa. Al termine, nella parte sottostante vengono visualizzati i files creati e la funzione Apri cartella. Cliccando sul singolo file si potrà aprirlo con il visualizzatore PDF installato e stamparlo.

L'anteprima delle tessere si presenterà in questo modo. Nella parte inferiore viene stampato anche il nome del lotto, che si compone di una parte fissa che imposta il software, e del nome che noi gli abbiamo assegnato. E' opportuno tenerne conto quando si sceglie il nome da dare al lotto di stampa perchè verrà consegnata all'iscritto ...

Cliccando sulla voce APRI CARTELLA, si aprirà la cartella all'interno della quale troviamo i file PDF da noi generati tramite la procedura di stampa (insieme a quelli dei lotti generati in precedenza). Può essere utile per esempio se volessimo archiviare i files PDF dei lotti generati, per prelevarli e metterli in un'altra cartella, magari rinominandoli. Questa operazione non è però obbligatoria. Si tenga presente che i lotti possono essere ristampati in qualunque momento dalla Gestione Lotti.

In questo modo si è conclusa la generazione di un lotto di tessere. Con questa operazione si è effettuata anche la comunicazione dei dati alla confederazione e l'ordine delle CARD per tutti gli iscritti inclusi nel lotto per cui non era stata fatta richiesta in precedenza.

In un tempo stimato di 30 giorni le CARD verranno consegnate alla USR di appartenenza della federazione. La situazione dei lotti generati e le date in cui questi lotti sono stati presi in carico dal produttore delle card, mandati in stampa e successivamente assegnati al corriere può essere tenuta sotto controllo dal portale Gestione Iscritti. Questo portale ci potrà aiutare anche nella gestione pratica delle card, perché con la nuova gestione il numero delle card inviate non coinciderà con il numero delle card richieste. Infatti la card non verrà riemessa per gli iscritti che ne possiedono già una.

Dal portale Gestione Iscritti sarà comunque possibile forzare l’emissione di una nuova card anche se già emessa per lo stesso soggetto.

Stampa e ristampa tessere da anagrafica del soggetto

Accediamo all'anagrafica degli iscritti effettuando un singolo click sull'icona ANAGRAFICA.

Dopo aver aperto la maschera dell’anagrafica, inseriamo i dati per la ricerca. Nel nostro caso abbiamo inserito il cognome “PROMETTI”

E clicchiamo sul bottone per la ricerca. E’ possibile, in alternativa, premere il tasto F7 sulla tastiera.

Verrà presentato un elenco di soggetti corrispondenti ai criteri inseriti:

Selezionare il soggetto che ci interessa e premere invio o cliccare il bottone INVIO

Verrà presentata una prima maschera con alcuni dettagli del soggetto. Per entrare nella gestione dei dati dello stesso clicchiamo sul tasto PAG GIU'/CARICA

Verrà aperta una nuova finestra, cliccare sulla scheda ISCRIZIONE per vedere lo storico delle tessere stampate, ristamparne una oppure chiedere l'emissione di un nuovo numero tessera e PIN e di conseguenza l'emissione di una nuova CARD

Per effettuare l'emissione di una nuova tessera, clicchiamo sull'icona TESSERA/PIN-RICEVUTA. Questa operazione si può effettuare sia per richiedere la prima tessera di un soggetto, sia per chiederne una nuova nel caso in cui serva richiedere l'emissione di una nuova CARD. Questa operazione trasmette alla confederazione i dati anagrafici e di iscrizione del soggetto. Verrà emessa una nuova CARD, solo se:-Non ne é stata richiesta una in precedenza (In caso sia strettamente necessaria l’emissione della card, la stessa dovrà essere sbloccata dal portale Gestione Iscritti, dopo averla richiesta dal programma sis2)-I dati anagrafici del soggetto sono stati modificati

Il programma proporrà una schermata nella quale chiede conferma dell'anno della tessera che vogliamo stampare. Cliccare sul bottone per confermare.

Verrà chiesta ulteriore conferma nel caso in cui per lo stesso anno fosse già stata fatta una richiesta:

A questo punto si potrà selezionare la stampante corretta ed avviare subito la stampa, oppure visualizzare l'anteprima della tessera provvisoria prima di stamparla

Per ristampare una tessera già emessa dovremo prima di tutto cliccare sul pulsante STAMPE.

Una volta arrivati su questa finestra, è possibile visualizzare i dati delle tessere già stampate per l'iscritto (Numero PIN, data di richiesta, data di stampa e azienda collegata). Facendo doppio click sulla riga si potrà visualizzare anche il nome del lotto di stampa. Una volta selezionata la riga con il singolo click si potrà premere il tasto Stampa per procedere alla ristampa della tessera cartacea. Questa operazione non trasmette dati alla confederazione ma ristampa la tessere esattamente con gli stessi dati della prima emissione.

Gestione lotti di stampa tessere

Dalla gestione lotti possiamo:1 - Consultare i lotti di stampa generati fino a quel momento cliccando sulla riga (consigliabile attribuire ad ogni lotto di stampa un nome che lo renda unico e facilmente rintracciabile).2 - Ristampare tessere (Es. ricevuta non emessa,tessere cartacee non pervenute o smarrite ...), filtrando la stampa per nuovi/vecchi iscritti, con o senza c.f. o tutte le tessere all’interno del lotto3 - Emettere etichette per i nominativi inclusi all'interno del lotto selezionato.

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Per ristampare il lotto di tessere selezioniamo il lotto che ci interessa, selezioniamo i filtri (nuovi/vecchi iscritti, con o senza c.f. ecc..) e clicchiamo in alto a destra sul simbolo

Da questo punto in poi le funzioni sono le stesse già illustrate nella procedura stampa tessere dalla gestione Elenchi e stampe

Per generare le etichette relative ai nominativi inclusi nel lotto è necessario cliccare sull'icona presente nella parte in alto a destra.

Una volta cliccato sull'icona STAMPA ETICHETTE comparirà la seguente schermata da cui è possibile scegliere i dati da includere nell'etichetta (tra 4 possibili), inserire una formula di cortesia da stampare sull'etichetta prima dei dati, e modificare i parametri di allineamento del modulo delle etichette. Il formato etichetta previsto è quello a 24 per pagina (8 righe per 3 colonne)

Nuovi filtri e nuovi campi inseriti in Elenchi e Stampe per la gestionetesseramento 2012

E’ stata migliorata la gestione dei filtri ed elenchi per dati relativi a PIN, tesssere, pensione,diario, contribuzione. Per tutti è disponibile la ricerca delle voci di filtri ed elenchi inserendo una parte di testo da ricercare. Esempio: scrivendo la parola PIN vengono presentate queste voci

CONCLUSIONILe CARD sono pluriennali, ma per essere valide il socio deve essere regolarmente iscritto come nel passato, quindi per gli anni successivi a quello di emissione, sarà necessario confermare tutte le iscrizioni in essere con la procedura sopra descritta.La verifica dell'iscrizione potrà poi essere fatta sia sull'archivio territoriale, sia sul portale della Cisl Nazionale. E’ una scelta della Federazione di appartenenza emettere o meno i bollini annuali da incollare sulla CARD. Quello del primo anno viene prestampato in fase di emissione. La CARD dovrà essere attivata prima dell'utilizzo nel circuito delle convenzioni.