Servizio di digitalizzazione polizze 2016
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SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI/POLIZZE
ASSICURATIVEGRUPPO DPS SRL
GRUPPO DPS SRL - TEL. 030 35 83 337
Quali sono i problemi tipici nella gestione delle polizze assicurative e dei documenti in genere?• Velocità di ricerca della
Polizza.
• Tempi lunghi per l’archiviazione cartacea
• Difficoltà di reperibilità dei documenti.
• Errori di archiviazione e perdita dei dati e documenti.
• Invasione cartacea degli spazi
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Dopo il nostro intervento: quali sono i risultati che avrete?
Ottimizzazione dei tempi di ricerca
e risposta
Archiviazione fisica dei documenti
Recupero degli spazi
Reperibilità e disponibilità
immediata del documento
Verifica di anomalie presenti sui
documenti
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Quali sono le soluzioni applicate?
ARCHIVIO DIGITALE
Gestione documentale, adattata e personalizzata alle esigenze del
cliente, che permetta un sistema di archiviazione e ricerca dei dati unificata
all’interno dell’azienda stessa.
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Descrizione generale di una lavorazione “STANDARD “
II processo eseguito con frequenza da definire (settimanale, mensile, etc) ad un lotto di fascicoli, prevede queste FASI.
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1. Recupero dei documenti
A scadenze programmate (ogni giorno, settimana,
mese) DPS organizza e/o effettua, presso la sede dell’Azienda
Cliente, il ritiro del materiale cartaceo
da lavorare
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2. Normalizzazione
( Bonifica dei documenti)
Questa attività è propedeutica
alla scansione delle varie
pagine del lotto. Si tratta, in
sintesi, di ricondurre la carta
ad una condizione ottimale
per l'acquisizione dell'immagine. Nel caso di
specie si dovranno levare i
punti metallici, eliminare
eventuali post-it e dare il giusto ordinamento alle
pagine.
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3. Scansione
Questo passaggio consente di produrre le immagini di ciascuna pagina del lotto. Le
immagini verranno prodotte con una risoluzione di 200 o 300 dpi. Il formato finale dei file è Adobe PDF,che garantisce la conformità
all’originale e l’immodificabilità del documento.
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4. DATA ENTRYL'indicizzazione dei
documenti, è una fase
importantissima perché
permette di «battezzare»
ogni documento lavorato.
Avviene tramite la digitazione
manuale(data entry) di uno
o più dati (numeri o lettere)
presenti sul documento.
Dopo l’indicizzazione i
documenti possono essere
pubblicati sul Portale web
che DPS mette a
disposizione dei suoi clienti e visti dagli utenti finali.
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5. Archiviazione dei documenti
nell’Archivio Digitale
Se il cliente lo desidera può
avere anche una copia dei
suoi documenti sia su CD
Rom che su Pen Drive.
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Un lotto di documenti cartacei, dopo l'opportuno trattamento,
viene archiviato in un Archivio Digitale dedicato che il cliente
consulterà attraverso un PORTALE fruibile anche su Web.
TUO
MARCHIO
6. Il PORTALE WEB di ricerca
documenti
Per cercare la Polizza,
l’utente utilizzerà una
semplice interfaccia
grafica con i dati
necessari a trovare il
documento esatto
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7. Ricomposizione dei
documenti e dei fascicoli
I singoli fogli oggetto di acquisizione saranno successivamente ricomposti in modo tale da ottenere la giusta ripartizione fisica dei documenti e dei fascicoli.
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8. Posizionamento dei fascicoli in
scatole per archivio cartaceo
Dopo la ricomposizione dei documenti e dei
fascicoli DPS posizionerà il materiale cartaceo in
apposite scatole d'archivio.
Ogni scatola avrà inoltre un identificativo univoco
che sarà associato a ciascun fascicolo in essa
contenuto.
Sarà cura di DPS consegnare al cliente le scatole
completate e pronte per essere archiviate, o
stoccarle nei propri magazzini.
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Gruppo DPS Srl.Via A. Grandi, 10 - 25125 Brescia030 3583337 - [email protected]
www.gruppodps.it
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