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SERVIZIO DI CONSERVAZIONE CLOUD TEAMSYSTEM

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SERVIZIO DI CONSERVAZIONE CLOUD TEAMSYSTEM - Manuale Utente -

Sommario Scopo del Manuale Utente ................................................................................................................................................. 3

Accesso al Servizio CCT ....................................................................................................................................................... 3

Il processo di conservazione ............................................................................................................................................... 6

I pacchetti di versamento in input (PdI) ..................................................................................................................... 6

Invio manuale di documenti (Pacchetti di Input) in Conservazione ........................................................................... 7

Fascicolo informatico delle Pubbliche Amministrazioni ........................................................................................... 11

Ricerca e consultazione dei documenti .................................................................................................................... 13

Aggiunta Destinatari – Ricerca PdI ............................................................................................................................ 17

I pacchetti di versamento (PdV) normalizzati ........................................................................................................... 18

I Pacchetti di Archiviazione a norma (PdA) ............................................................................................................... 18

Richiesta Pacchetti di Distribuzione (PdD) per l’esibizione ....................................................................................... 19

Download dei Pacchetti di Distribuzione .................................................................................................................. 20

Le ricerche all’interno del Pacchetto di Distribuzione: CCTExplorer ........................................................................ 22

La leggibilità nel tempo dei Pacchetti di Distribuzione ............................................................................................. 22

Richiesta e modalità di consegna di dati del Servizio CCT su supporti informatici rimovibili ................................... 23

I Pacchetti di Scarto (PdS) ......................................................................................................................................... 23

Annullamento di un PdI già versato in PdV............................................................................................................... 26

Console di Controllo ................................................................................................................................................. 27

Gestione Utenze ............................................................................................................................................................... 28

Configurazione Titolari.............................................................................................................................................. 28

Caricamento documenti contrattuali del Titolare .................................................................................................... 30

Utenti ........................................................................................................................................................................ 30

Gestione Titolari ....................................................................................................................................................... 32

Permessi Titolari ....................................................................................................................................................... 33

Riepilogo Accessi utenti (Solo per Utente Master) ........................................................................................................... 34

Stato Articoli ..................................................................................................................................................................... 35

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Scopo del Manuale Utente Il Sistema di Conservazione Cloud di TeamSystem Service è la soluzione informatica sviluppata dal gruppo TeamSystem per la gestione dei processi di conservazione a norma dei documenti informatici, in conformità alla normativa vigente nel tempo. Il predetto sistema è accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), in conformità con l’art. 44-bis del CAD e la Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014, al fine di garantire i livelli più elevati in termini di qualità e sicurezza nello svolgimento del processo di conservazione. Il presente manuale descrive le diverse funzionalità del sistema CCT di cui un utente può fruire. Più nel dettaglio, scopo del Manuale Utente è, pertanto, quello di fornire all’utente un valido supporto al fine di utilizzare tutte le funzionalità del sistema CCT che gli consentiranno di ricercare, consultare ed esibire (distribuire) i documenti e i pacchetti di archiviazione conservati nonché di verificare, in qualsiasi momento, gli strumenti di validazione utilizzati nel processo di conservazione eseguito.

Accesso al Servizio CCT Ogni utente accreditato accede per la prima volta al Servizio Conservazione Cloud TeamSystem (CCT) inserendo login e password rilasciati al momento della richiesta di attivazione del Servizio e ricevuti via email o PEC. Per accedere al Servizio è possibile utilizzare l’indirizzo https://cct.teamsystem.com. Al fine di assicurare la massima sicurezza informatica ed il rispetto della normativa in materia di protezione del trattamento dei dati personali è necessario eseguire sempre l’accesso al sistema CCT tramite il canale sicuro in HTTPS.

Al primo accesso al portale, dopo aver digitato utente e password e aver cliccato su “Accedi”, verrà richiesto il cambio password per garantire adeguati livelli di sicurezza. La nuova password dovrà avere le seguenti caratteristiche: lunghezza minima 8 caratteri, almeno 2 numeri, almeno 2 lettere, almeno un carattere speciale (non alfanumerico), al fine di garantire piena conformità allo standard di certificazione di sicurezza ISO 27001.

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La durata della password è di 90 giorni e non potranno essere utilizzate le ultime 3 password già utilizzate.

L’Utente inoltre ha la possibilità di recuperare la password cliccando sul tasto “Hai dimenticato la password?”. Cliccando sul tasto si aprirà una pagina dove il sistema chiederà d’inserire il proprio nome Utente. In caso di errore di digitazione della Password, al terzo tentativo consecutivo errato, il sistema avvertirà l’utente che sta inserendo la Password errata e che al quinto tentativo errato il sistema bloccherà l’utente. Dopo il quinto tentativo errato, l’utente sarà bloccato e non potrà più accedere al Portale CCT. (Necessario contattare l’Assistenza per procedere con lo sblocco).

Inserendo il nome Utente e cliccando su Conferma, il sistema invierà in automatico una email al cliente contenente una password provvisoria da inserire in fase di login (verrà utilizzata l’email/PEC fornita in fase di stipulazione del contratto, in assenza di questa verrà emesso un alert che comunica all’utente che non è stata trovata nessuna email e che sarà necessario contattare direttamente l’Assistenza).

Inserita la password provvisoria in fase di login, il cliente avrà la possibilità nuovamente di cambiare la propria password d’accesso per il portale CCT. Per effettuare tale operazione l’utente avrà 24 H di tempo a disposizione. Superata la soglia delle 24 H se la procedura di cambio password non è stata portata termine, il sistema ripristinerà la password precedente e sarà necessario ripetere il procedimento di recupero password.

Se il cliente ha dimenticato anche il nome Utente, è necessario cliccare sul link “Se non ricordi l’utente contatta il servizio di assistenza”

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Sempre al primo accesso, verrà richiesta anche l’accettazione della Scheda Servizio CCT, parte integrante e sostanziale del Contratto; la stessa accettazione verrà richiesta all’utente nel tempo ad ogni modifica della Scheda Servizio:

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Il processo di conservazione

Di seguito si riporta la schematizzazione del Servizio di conservazione erogato dal Conservatore accreditato

TeamSystem Service; per approfondimenti si consiglia di prendere visione del Manuale della Conservazione

del Conservatore TeamSystem Service, pubblicato sia nella voce di menù del portale “Guide/Dichiarazioni”

che sul sito istituzionale di AgID.

I pacchetti di versamento in input (PdI)

I pacchetti di versamento di Input (PdI) sono i documenti ed i relativi metadati (per l’indicizzazione), previsti

dalla Scheda Servizio, che l’utente del Produttore versa (trasferisce) al Servizio CCT.

Occorre distinguere le possibili casistiche che si possono verificare in relazione all’origine dei files trasferiti

dal Produttore al Servizio di conservazione:

• Files in formato XML delle fatture PA e delle relative notifiche, già gestiti dal Servizio FEPA TeamSystem: vengono estratti automaticamente e inviati al servizio di conservazione CCT. Le fatturePA che vengono automaticamente conservate (insieme alle relative notifiche) sono quelle che si trovano nei seguenti stati:

o Non recapitata o Nessuna risposta (decorrenza termini) o Rifiutata o Accettata

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• Files in formato XML delle fatture PA e delle relative notifiche, gestiti autonomamente dal cliente: vengono inseriti dal cliente in conservazione mediante la funzione di upload; un servizio li importa e li indicizza

• Files relativi a fatture tra privati B2B attraverso la piattaforma HUB TeamSystem già gestiti dal

Servizio HUB TeamSystem: vengono estratti automaticamente e inviati al servizio di conservazione

CCT.

• Files relativi a fatture/documenti/libri/registri/dichiarazioni/comunicazioni/pec/ecc. nei formati

consentiti generati dal cliente autonomamente corredati di un file di indicizzazione: i files vengono

importati insieme ai metadati (attributi occorrenti trasmessi in formato XML normalizzato per essere

indicizzati). Per questo tipo di importazione occorre utilizzare un apposito Connettore software,

distribuito gratuitamente su richiesta da inoltrare al Servizio Assistenza di TeamSystem.

• Files relativi a fatture/documenti/libri/registri/dichiarazioni/comunicazioni/pec/ecc. nei formati

consentiti generati dal cliente autonomamente: possono essere caricati manualmente dalla

corrispondente interfaccia web del Servizio CCT indicando per ciascuno i metadati di indicizzazione.

• Files di documenti provenienti dai Gestionali TeamSystem, integrati nativamente mediante web

services: vengono trasferiti automaticamente al Servizio di conservazione.

Invio manuale di documenti (Pacchetti di Input) in Conservazione

Nel caso in cui l’utente del Produttore abbia necessità di trasferire manualmente dall’apposita interfaccia del

portale CCT i propri PdI (documenti e metadati) può seguire le seguenti istruzioni.

Dalla Home, mediante il pulsante “Invio Documenti (Pacchetti di Input) in Conservazione”; si aprirà la videata

seguente:

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Utilizzare il pulsante “Nuovo PDI” che consente di creare un nuovo Pacchetto di versamento di Input.

Nelle videate successive occorre compilare tutti i dati del documento oggetto del pacchetto di input.

I dati del Produttore sono già automaticamente caricati. Se il Titolare del documento coincide con il Produttore, tramite l’opzione “Coincidente con Produttore”, è possibile riportarne automaticamente i valori. Nel caso di Produttore con vari Titolari (per es. uno Studio), tramite l’opzione “Seleziona…” è possibile selezionare uno dei propri Titolari (terzi beneficiari del Servizio) Successivamente selezionare il Tipo Documento: in base al tipo documento selezionato, il programma

propone i metadati a corredo (per i dettagli consultare la Scheda Servizio); quelli obbligatori sono di colore

rosso.

Successivamente, occorre inserire il documento da conservare, effettuando la selezione dal file system con il pulsante “Sfoglia”. Una volta selezionato, azionare il pulsante “Invia file” per confermare la scelta.

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È possibile nel fondo della schermata inserire anche dati indice aggiuntivi (metadati personalizzati

dall’utente), in questo caso occorre indicare l’etichetta e il valore; potranno poi essere utilizzati dall’utente

in fase di ricerca dei documenti.

Nel caso di conservazione di: - FatturaPA emessa (già inviata allo SDI); - FatturaPA ricevuta (da una PA tramite SDI); - Lotto FatturaPA emesso (già inviato allo SDI); - Lotto FatturaPA ricevuta (da una PA tramite SDI); - Notifica FatturaPA

i metadati di compilazione potranno essere caricati automaticamente tramite l’opzione “Compilazione automatica con i dati del documento”.

Attenzione: in caso di conservazione di una Notifica fatturaPA, prima di inserire il relativo file occorre aver

precedentemente inserito il PdI contenente la fatturaPA (o il lotto FatturaPA) a cui si riferisce; in caso

contrario il portale non accetta l’inserimento dando il seguente messaggio:

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Una volta inseriti i dati e salvata l’immissione, è possibile, col pulsante “Verifica dati” controllare la presenza

di eventuali anomalie nei dati immessi. Si apre automaticamente la sezione “Errori” in cui eventualmente

vengono rilevati gli errori riscontrati:

Facendo doppio clic sull’errore il sistema riporta al campo errato automaticamente.

Per concludere l’operazione, è necessario selezionare l’opzione “Invia PdI” nella parte inferiore del browser.

I PdI non ancora inviati al servizio rimangono nella sezione “PdI da completare” e possono essere richiamati

per il loro completamento.

In caso di assenza di errori il PdI inviato passa in “PdI in elaborazione”, in attesa del controllo da parte del

sistema e la generazione del Rapporto di Versamento, quale esito del controllo di coerenza sul PdI versato.

Nella sezione dei “PdI in elaborazione” è ancora possibile interrompere il processo di conservazione

effettuando l’annullamento del PdI attraverso il pulsante “Annulla conservazione”

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I PdI annullati vengono visualizzati nella sezione “PdI Annullati”, da lì possono essere ripresi e corretti per poi inviarli nuovamente al sistema. Per tutti i PdI in elaborazione, nell’arco delle 24 ore successive, verrà notificata tramite mail all’utente del Produttore la presa in carico, con il link al rapporto di versamento al fine di permettere la verifica dell’esito, ad eccezione di quei Titolari che non hanno regolarizzato la propria posizione contrattuale. Si sottolinea che solo se il rapporto di versamento contiene un esito di presa in carico positivo, allora il sistema CCT di TeamSystem Service avrà acquisito il documento e i metadati e completerà il processo di conservazione secondo quanto concordato.

Qualora il PdI inviato al servizio non superi i controlli di idoneità (per es. è già presente nel sistema) viene scartato e passa nella sezione “PdI rifiutati”, in tal caso il Produttore è obbligato a risolvere l’anomalia e a trasferire nuovamente il documento in caso di necessità.

Fascicolo informatico delle Pubbliche Amministrazioni

Per gli utenti di Produttori Pubbliche Amministrazioni è possibile gestire il Fascicolo Informatico. Per effettuare l’operazione è necessario utilizzare il menù “Fascicolo Informatico” che viene visualizzato solo dagli utenti che ne facciano specifica richiesta al Servizio Assistenza. Richiamare la voce di menù “Fascicolo Informatico -> Invio manuale Fascicolo Informatico(PdI-F)”:

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Utilizzare il pulsante “Nuovo Fascicolo” che consente di inserire i dati del Fascicolo.

Nella videata successiva occorre compilare tutti i metadati relativi.

I dati del Produttore sono già automaticamente caricati. Se il Titolare del documento coincide con il Produttore (come deve essere per una PA), tramite l’opzione “Coincidente con Produttore”, è possibile riportarne automaticamente i valori. Successivamente il sistema propone i metadati da compilare (per i dettagli consultare la Scheda Servizio);

quelli obbligatori sono di colore rosso.

Il metadato “Stato fascicolo” deve essere compilato con “Aperto” fino a quando il fascicolo non è completato.

Deve essere obbligatoriamente compilato con “Chiuso” quando deve essere inviato in conservazione.

Una volta che i metadati sono compilati, occorre inserire i PdI che si intende associare al Fascicolo Informatico. Per associare un PdI al Fascicolo Informatico occorre che sul PdI siano previsti e compilati i seguenti metadati:

1. Id Fascicolo nel sistema dell’Amministrazione; 2. Id Documento nel sistema dell’Amministrazione; 3. Codice identificativo (Classificazione).

Effettuare la selezione dei PdI cliccando sul tasto “…”.

Il Fascicolo Informatico, una volta creato, può essere mantenuto per tutta la durata della sua vita fino alla chiusura e conseguente invio in conservazione. È possibile associare nuovi PdI al fascicolo direttamente in fase di creazione del PdI, richiamando il fascicolo stesso dallo specifico pulsante di ricerca in fondo alla videata di compilazione del PdI.

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I PdI-F non ancora inviati al servizio rimangono nella sezione “PdI-F da completare” e possono essere

richiamati per il loro completamento.

Per inviare in conservazione il fascicolo occorre impostare lo stato fascicolo a “Chiuso” e azionare il pulsante “Invia fascicolo” per confermare la scelta.

In caso di assenza di errori il PdI-F inviato passa in “PdI-F in elaborazione”, in attesa del controllo da parte

del sistema e la generazione del Rapporto di Versamento, quale esito del controllo di coerenza sul PdI-F

versato.

Nella sezione dei “PdI-F in elaborazione” è ancora possibile interrompere il processo di conservazione

effettuando l’annullamento del PdI-F attraverso il pulsante “Annulla conservazione”

Ricerca e consultazione dei documenti

Dalla Home, Tramite il pulsante “Ricerca e consultazione documenti”, è possibile effettuare una ricerca

dinamica dei documenti inviati al servizio di conservazione sotto forma di Pacchetti di versamento in

Input (PdI), in qualsiasi stato in cui essi si trovano.

Lo stesso tipo di ricerca è raggiungibile dalla Home cliccando su Gestione CS Ricerca Documenti:

Nella pagina che si apre vengono proposti in automatico i dati identificativi del Produttore e del Titolare, al fine di velocizzare la ricerca. In caso di un Produttore Studio e di più Titolari, terzi beneficiari, viene proposta la valorizzazione del primo Titolare, ovvero quello con Id minore, con possibilità di selezionare il Titolare di cui si necessita ricercare i documenti.

Una volta che sia il Titolare che il Produttore sono valorizzati correttamente, è necessario selezionare il tipo di documento da ricercare.

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In base al tipo di documento scelto, il sistema CCT propone i metadati ad esso associati che potranno essere utilizzati per affinare la ricerca. Nel caso in cui non venga compilato alcun metadato, verranno visualizzati tutti i documenti di quel tipo.

Nella videata di esempio che segue, è stato selezionato il tipo di documento “2001 Fattura Emessa”: il sistema propone i metadati, selezionabili e compilabili, relativi a questa tipologia:

Una volta compilati i campi dei metadati necessari alla propria ricerca, cliccare sul tasto [Cerca] per attivare la ricerca. Verranno proposti i risultati, sotto forma di elenco di documenti: cliccando su ciascuna riga dell’elenco è possibile visualizzare i metadati del documento stesso (sezione “Attributi”) e il relativo file (sezione “Documento”).

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Inoltre, sempre cliccando sulla riga del documento di interesse (selezionandolo) è sempre possibile effettuare 4 operazioni sui documenti ricercati:

- Visualizza - Scarica - Verifica impronta - Richiedi Zip - Richiedi Attestato Corretta Conservazione

▪ Visualizza: premendo su questo tasto il sistema mostra il documento originale; in caso di FatturaPA,

vengono visualizzate tutte le informazioni del documento (comprese le notifiche associate) ed è possibile consultare la fattura con il relativo foglio di stile (visualizzatore xslt del sito FatturaPA.gov.it). Nel caso in cui il documento sia firmato digitalmente (con estensione p7m) viene mostrato il documento originale nei vari formati (ad esempio il documento PDF originale o il file XML originale, o attraverso il visualizzatore se disponibile). Se il documento versato al sistema è un PDF o un TXT viene aperto il documento originale secondo la sua estensione e le impostazioni del Browser del sistema richiedente;

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▪ Scarica: permette di scaricare direttamente (download) il file sul proprio disco in locale (si sottolinea che il comportamento della funzionalità dipende dalle impostazioni del proprio Browser Internet). Nel caso in cui il file sia firmato digitalmente viene eseguito il download del file firmato;

▪ Verifica Impronta: permette di calcolare in tempo reale l’impronta (hash con algoritmo SHA256 conforme alla normativa vigente) del documento confrontandolo con l’impronta calcolata al momento della presa in carico del file da parte del sistema CCT, al fine di permettere all’utente la verifica dell’integrità e immodificabilità del documento informatico nel tempo; di seguito un esempio:

▪ Richiedi Zip: permette all’utente di esportare in un lotto 7Zip tutti i documenti ottenuti dal risultato della ricerca; si avverte che i tempi di generazione del file 7Zip possono variare a seconda del numero di elementi da scaricare. Si aprirà un popup dove sarà possibile scaricare il file 7Zip, tale popup non dovrà essere mai chiuso prima della fine del Download.

Fase di preparazione del file 7Zip:

File 7Zip creato (il download del file 7Zip partirà o meno in automatico o con richiesta di conferma in base al Browser utilizzato)

Il file 7zip scaricato deve essere scompattato con il programma 7zip che è scaricabile gratuitamente da internet. La funzionalità di Download Zip permette di richiedere l’estrazione di uno zip contenente tutti i documenti presi in carico dal sistema (sia quelli solo archiviati ma ancora da conservare e sia quelli già conservati). Si precisa che tale funzionalità non sostituisce la funzionalità di Distribuzione (esibizione) dei pacchetti di documenti valevole solo per i documenti conservati e prescritta dalle disposizioni normative, di cui si dettaglierà in seguito nel presente Manuale.

▪ Richiedi Attestato Corretta Conservazione: Permette di produrre, visualizzare e stampare un documento PDF firmato digitalmente dal Responsabile del Servizio di Conservazione che attesta la

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corretta conservazione del file. La richiesta dell’attestato di Corretta Conservazione è possibile solo per i PdI che ha come stato “Conservato in PdA”. Tale funzionalità è presente anche nella Funzione Gestione CS Ricerca PdI. Di seguito un esempio di attestato:

Aggiunta Destinatari – Ricerca PdI

La funzionalità “Aggiunta Destinatari” consente di aggiungere alla visibilità di uno o più Utenti i Pdi (con tutti gli elementi eventualmente collegati come notifiche, upload, PdV,PdA,PdD,PdS,Attestati) risultanti dalla ricerca raggiungibile dalla Home “Gestione CS -> Ricerca PdI”. Per accedere alla funzionalità è necessario effettuare una ricerca e premere sul pulsante in basso “Aggiunta Destinatari”.

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Una volta cliccato sul pulsante “Aggiunta Destinatari”, si aprirà una finestra di selezione dove l’Utente potrà scegliere a chi dare in visibilità i risultati della precedente ricerca. Cliccando infine su “Aggiunta Destinatari” il processo viene ultimato. Tale funzionalità è prevista solamente per gli Utenti Master o gli Utenti che hanno attivo il flag “Gestione Titolari”.

I pacchetti di versamento (PdV) normalizzati Una volta trasferiti al Servizio, i PdI vengono controllati dal sistema. I controlli di validità consistono in:

• Verifica della presenza nel sistema di un altro PdI identico (nei metadati e negli allegati)

• Verifiche di coerenza nei metadati stessi (per es. la data documento deve essere compresa nell’esercizio di riferimento)

• Ulteriori controlli di coerenza sono specificati nel Manuale della Conservazione e nella Scheda Servizio del CCT

Qualora le verifiche dessero esito negativo verrà emessa una comunicazione dalla PEC del Servizio CCT alla mail o PEC dell’utente del Produttore. Qualora le verifiche abbiano esito positivo, la procedura CCT provvede all’acquisizione dei documenti e

metadati nel sistema CCT, con il caricamento nel sistema di conservazione dei documenti oggetto di

conservazione accorpati in pacchetti di versamento (PdV) normalizzati, secondo un tracciato standard UNI

SInCRO.

Tale fase viene effettuata automaticamente tramite un Servizio temporizzato del CCT che ogni giorno elabora

i PdI controllati inseriti il giorno precedente.

L’indice del PdV normalizzato (IPdV) viene firmato digitalmente dal rappresentante del Conservatore

TeamSystem Service.

La procedura genera inoltre un documento informatico in formato xml che attesta l’avvenuta presa in carico

dal sistema dei documenti e le relative impronte (rapporto di versamento - RdV). Il rapporto di versamento,

firmato digitalmente dal rappresentante di TeamSystem Service viene corredato inoltre del riferimento

temporale e di tutta una serie di informazione che referenziano i PdI, i documenti e i metadati.

Il sistema provvede ad inviare all’utente del Produttore una mail contenente il link al Rapporto di Versamento

generato.

I Pacchetti di Archiviazione a norma (PdA) Il Servizio CCT provvede successivamente, secondo quanto concordato, al completamento del processo di conservazione e quindi alla generazione del Pacchetto di Archiviazione (PdA), firmato dal rappresentante del Conservatore delegato dal Responsabile della Conservazione e marcato temporalmente, in ottemperanza alla normativa di riferimento.

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Il servizio genera automaticamente il PdA, in base al raggiungimento di un certo numero di documenti o al raggiungimento dei limiti temporali per la conservazione, raggruppando per: - Produttore; - Titolare del documento; - Tipo di documento; - Esercizio fiscale o anno di riferimento, a seconda della natura del documento.

Il PdA risulta corredato da un Indice del Pacchetto di Archiviazione (IPdA) firmato digitalmente e marcato temporalmente.

Richiesta Pacchetti di Distribuzione (PdD) per l’esibizione L’esibizione deve essere conforme a quanto previsto dall’art. 9 e 10 del D.P.C.M. del 3 Dicembre 2013 e, per quanto riguarda i documenti fiscalmente rilevanti, conforme anche alle disposizioni del D.M. 17 giugno 2014. Le regole tecniche in materia di sistema di conservazione stabiliscono che, ai fini della distribuzione a soggetti autorizzati il Sistema di Conservazione deve permettere l’accesso diretto ai documenti conservati, anche da remoto, con la produzione di un Pacchetto di Distribuzione (PdD) mediante specifica richiesta dell’utente e selezione dei files. Tramite l’apposito pulsante della home “Richiesta pacchetti di Distribuzione”, l’utente può fare richiesta del PdD per un Titolare o per più Titolari a lui associati. Il servizio richiede i seguenti dati:

- Dati Produttore

- Dati Titolare (in caso di richiesta di un PdD per più Titolari è sufficiente cliccare su “Tutti i Titolari”)

- Tipo documento

- Parametri di ricerca, mediante i metadati con cui i files sono stati indicizzati.

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Con il tasto “Anteprima PdD” viene visualizzato in apposita vista il contenuto che verrà scaricato.

Con il tasto “Invia richiesta” viene inviata al sistema la richiesta di quel PdD (nel caso di PdD per più Titolari

viene inviata la richiesta di creazione del PdD per ogni Titolare associato all’utente), e ciò determina il

passaggio di quel PdD tra i PdD richiesti.

Download dei Pacchetti di Distribuzione

Una volta predisposto dal sistema, l’utente può effettuare il download del PdD dalla sezione della home

“Download pacchetti di Distribuzione”.

Il PdD è il pacchetto che contiene i seguenti files che hanno una rilevanza nell’esibizione legislativa: 1) i documenti conservati da esibire; 2) il file Indice del Pacchetto di Archiviazione (IPdA), firmato digitalmente e marcato temporalmente che

attesta la conformità nell’esecuzione del processo di conservazione dei documenti al punto 1) 3) il file Indice del Pacchetto di Distribuzione (IPdD), firmato digitalmente, che ha solo lo scopo di tracciare

la sessione di distribuzione richiesta dall’utente al sistema CCT. I predetti files selezionati vengono resi disponibili come download (lotto zippato). All’utente si presenterà una videata come la seguente:

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Cliccando sulla riga relativa al PdD da scaricare, si apre la sezione sottostante, dove, nel tab “Attributi” vengono definite le caratteristiche di sistema del PdD, mentre nel tab “Documenti” è possibile scaricare lo zip del PdD:

Tra i vari file allegati, quello da scaricare contenente il PdD è il “PdD.7z.001” (nel caso ci fossero più PdD a causa delle dimensioni elevate del pacchetto complessivo, avrebbero estensione .002, .003, ecc. e sono tutti da scaricare). Per effettuare il download è necessario cliccare sull’icona accanto al nome del file; il programma chiede di aprire o salvare il file: selezionare la seconda opzione e salvare il PdD in una cartella del proprio file system. Il PdD deve essere scompattato con il programma 7zip che è scaricabile gratuitamente da internet.

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Le ricerche all’interno del Pacchetto di Distribuzione: CCTExplorer

Per poter rendere i pacchetti di distribuzione auto consultanti, è stato creato un motore di ricerca, denominato CCTExplorer; esso rende possibile ricercare e visualizzare i documenti contenuti nel PdD, ai fini della loro esibizione e controllo, una volta che il PdD è stato scaricato in una cartella del file system.

Tale eseguibile viene inserito nel PdD scaricato.

Una volta eseguito il programma viene aperta una videata del tipo di quella seguente:

Nella parte di sinistra appare la partita IVA dell’azienda in conservazione (Titolare): selezionando l’azienda si aprono automaticamente gli esercizi conservati, con il numero dei pacchetti di archiviazione. Categoria Ricerca: selezionare il/i parametri con cui effettuare la ricerca. Tali parametri sono raggruppati per tipo di dato, per visualizzarli occorre cliccare su ciascuna riga in modo di aprire la relativa tendina. Una volta avviata la ricerca il programma restituisce i risultati di ricerca; da qui è possibile aprire il file estrapolato facendo doppio clic su di esso. Nella vista sono visibili tutti i metadati che caratterizzano i documenti da ricercare. Nel caso in cui la ricerca restituisse più di un file, l’elenco dei file è ordinabile e raggruppabile per ciascuno di questi valori di parametro, cliccando sull’intestazione di ciascuna colonna.

La leggibilità nel tempo dei Pacchetti di Distribuzione Per garantire la leggibilità nel tempo dei Pacchetti di Distribuzione e quindi la loro corretta esibizione anche a distanza di anni dalla formazione del documento, il Servizio mette a disposizione dei clienti le diverse versioni standard dei viewer più utilizzati; ciò consente all’utente di effettuare il download della versione necessaria, eseguendola poi nel proprio sistema. A questo proposito occorre richiamare la voce “Tools” del menù del servizio e cliccando sul viewer necessario sarà possibile effettuarne il download.

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Richiesta e modalità di consegna di dati del Servizio CCT su supporti informatici rimovibili

In conformità a quanto previsto dalla condizioni generali di contratto, l’utente ha la facoltà, previo pagamento di un corrispettivo, di richiedere i Pacchetti di Distribuzione su supporto informatico rimovibile. La richiesta deve essere effettuata a mezzo PEC (posta elettronica certificata) all'indirizzo conservazionecloud@pecteamsystem.com entro 6 (sei) mesi dalla cessazione del contratto, indicando il o i Titolari dei documenti oggetto della richiesta e l’indirizzo di spedizione.

Allo scopo di assicurare la sicurezza e la riservatezza dei dati contenuti nel supporto rimovibile, essi saranno cifrati e la consegna del supporto sarà eseguita all'indirizzo indicato nella richiesta da incaricati designati da Teamsystem Service nell’ambito del proprio personale interno ovvero del personale del Gruppo TeamSystem.

I Pacchetti di Scarto (PdS)

L’art. 9, comma 2, lett. k) del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 stabilisce che, successivamente alla scadenza dei

termini di conservazione previsti dalla norma, debba essere effettuato lo scarto dei PdA dal Sistema di

Conservazione dandone comunicazione con preavviso al referente del Produttore.

Il servizio CCT, in coerenza con il Manuale della Conservazione pubblicato sul sito AgID, 60 giorni prima della

scadenza, invia all’utente referente del Produttore via PEC la notifica dell’imminente scarto, con il link per

visionare i documenti in questione.

Il Produttore dovrà prendere visione dell’elenco dei documenti e pacchetti e far pervenire non oltre 60 giorni

al Conservatore l’eventuale richiesta di estensione del periodo di conservazione, con accordo commerciale

tra le parti. In caso di silenzio assenso il Conservatore è autorizzato, trascorsi i 60 giorni dalla comunicazione,

ad avviare la procedura di scarto dei Pacchetti e documenti individuati.

Operativamente, una volta che il Produttore ha ricevuto la mail di notifica dello scarto, può cliccare

direttamente sul link presente nella mail ed accedere al portale nella sezione dei PdS:

In questo modo avrà la possibilità di prendere visione del PdS, e selezionare eventuali PdI, di cui vuole

estendere la conservazione:

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Andando nel Tab “Selezione PdI” è possibile scegliere per quali PdI estendere la conservazione in relazione

ad un determinato Titolare, mettendo un check a lato e utilizzando il pulsante “Invia richiesta”.

I PdI per cui è stata inviata richiesta sono visualizzabili nel Tab “PdI richiesti”:

Nel caso in cui venga scelto, per un determinato Titolare, di estendere la conservazione dei PdA e di tutti i

documenti in essi contenuti, allora previo pagamento del corrispettivo, viene attivata l’estensione richiesta.

MANUALE UTENTE

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Nel caso in cui venga scelto di estendere la conservazione dei PdA ma solo di alcuni documenti in essi

contenuti, allora verranno creati dei nuovi PdA cosiddetti derivati, sempre firmati digitalmente e marcati

temporalmente, contenenti i soli documenti la cui conservazione va estesa per Titolare. Per tutti gli altri

documenti da scartare, si provvederà alla loro eliminazione (scarto) dal sistema di conservazione CCT con la

generazione dell’Indice del Pacchetto di Scarto (IPdS) firmato digitalmente dal Responsabile del Servizio di

Conservazione o dai suoi delegati operativi.

Si segnala che non solo dalla mail di notifica ricevuta, ma anche dalla console di controllo è possibile per il

Produttore gestire i Pacchetti di scarto per conto dei Titolari; dalla apposita sezione PdS è possibile infatti

cliccando sulla riga “Notifica inviata” visualizzare tutti i PdS notificati:

Selezionando ogni singolo PdS e utilizzando il pulsante “Selezione i PdI collegati” viene visualizzata la videata

successiva che contiene le caratteristiche del Pacchetto.

MANUALE UTENTE

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Da questa schermata ci si ricollega alle istruzioni sopra indicate.

Le stesse operazioni sono, inoltre, possibili utilizzando la voce di menù “Gestione CS Ricerca PdS”, che

attiva la funzione di ricerca sui PdS.

Annullamento di un PdI già versato in PdV

Tramite questa funzionalità è possibile effettuare un annullamento di un PdI già versato in PdV ma non ancora trasformato in PdA. Il pulsante si trova nel tab “PdI in Elaborazione” nella sezione di invio manuale di un PdI.

Una volta aver selezionato il PdI d’interesse ed aver cliccato su “Annulla Conservazione”, il PdI non sarà più

visibile e passerà nello stato di ANNULLATO. Tale operazione è IRREVERSIBILE.

Quando il PdI si troverà nello stato di ANNULLATO, il PdV precedentemente creato passerà nello stato di

RETTIFICATO in quanto è possibile scegliere di annullare solamente alcuni PdI appartenenti al PdV stesso.

A questo punto verrà creato un nuovo PdV, per tracciarne il cambiamento, contenente tutte le informazioni

che fanno riferimento ai PdI annullati. Alla fine del procedimento il servizio genererà il nuovo RdV

contenente:

• Esito di annullamento;

• Utenza che ha richiesto l’annullamento del o dei PdI;

• Data e ora di annullamento in formato UTC.

MANUALE UTENTE

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Tale RdV arriverà al Produttore tramite email automatica oppure sarà possibile consultare lo stato del RdV

tramite l’utilizzo della funzionalità “Ricerca RdV/PdV”.

NOTA BENE: Il sistema elaborerà la richiesta di annullamento di un PdI solamente dopo aver processato,

per lo stesso PdI, la richiesta di creazione di un PdV.

Console di Controllo

Quando l’utente, dal menù principale, seleziona l’opzione “Console di Controllo”, si apre la console seguente

in cui viene visualizzata la situazione dei suoi documenti conservati, suddivisa per Pacchetti di input (PdI),

Pacchetti di versamento (PdV), Pacchetti di archiviazione (PdA), Pacchetti di distribuzione (PdD) e Pacchetti

di Scarto (PdS).

Facendo doppio clic su ciascuna delle voci, è possibile entrare in ricerca dei documenti e visualizzarne le

relative pubblicazioni:

MANUALE UTENTE

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Gestione Utenze

Questa funzionalità è riservata ai Produttori che hanno richiesto l’“Utenza Master” e sono stati definiti

contrattualmente come “Studio” con ruolo di Produttore. Consiste nella possibilità di creare autonomamente

all’interno dell’area del Produttore (Studio) i propri Titolari dei documenti, assumendosene ogni

responsabilità; è possibile inoltre caricare ulteriori utenze da associare ad ogni Titolare creato.

Accedere al Menu Utente e selezionare l’opzione Gestione Utenze (visibile solo se il Produttore è identificato

come Studio):

In questa videata è possibile visualizzare:

• Titolari;

• Utenti;

• Permessi.

Configurazione Titolari

Selezionando il TAB Titolari, è possibile modificare/eliminare/creare i Titolari dei documenti. È possibile

creare il Titolare dei documenti partendo dal Produttore (nel caso in cui il Produttore coincida con il Titolare),

oppure creare ex novo uno o più Titolari. Nel momento della creazione di un nuovo Titolare, viene richiesta

la P.Iva, il Codice Fiscale ed altre informazioni necessarie.

MANUALE UTENTE

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La maschera successiva richiede la compilazione delle altre informazioni necessarie; è obbligatorio compilare

i campi contrassegnati in rosso; dopo aver completato il form, con il pulsante “Salva ed Esci” si conclude la

compilazione del Titolare. Il campo “Abilitato” viene valorizzato sul sì solo da parte dell’operatore di

assistenza, una volta che il Cliente (Produttore) ha caricato i documenti contrattuali necessari per

l’abilitazione del Titolare.

MANUALE UTENTE

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Caricamento documenti contrattuali del Titolare

Dal tab Documenti, con il tasto destro si accede al menu “Documento Nuovo file”; tale funzione consente

di eseguire l’upload dei documenti contrattuali dei Titolari (atti di affidamento e atto di delega del

Responsabile della Conservazione).

Utenti

Accedendo al tab Utenti e cliccando sul pulsante Nuovo Utente, è possibile generare le anagrafiche degli

utenti del Produttore (Studio) in relazione a ciascun Titolare.

Dopo aver selezionato “Nuovo Utente”, si apre la form di compilazione della scheda utente;

MANUALE UTENTE

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In questa finestra è possibile settare:

- Abilitato: per abilitare l’utente per l’utilizzo del portale web;

- Utente Master: flag relativo all’Utenza Master non configurabile da parte del Cliente, ma solo

dall’operatore di assistenza;

- Gestione Titolari: opzione gestibile solamente da un utente master (consultare paragrafo relativo

alla Gestione Titolari);

- Fascicolo informatico abilitato: consente di abilitare la gestione del fascicolo informatico riservato

alle Pubbliche Amministrazioni.

Una volta che i campi sono compilati, cliccare su [Crea utente]. Vengono generate in automatico dal sistema

le credenziali di accesso per accedere con quell’utenza nel portale web della Conservazione Cloud.

Il pulsante “Crea Utente” consente la generazione automatica delle credenziali

Per un Utente Master esiste la possibilità di allegare un qualsiasi documento (tranne file con estensione

.XML) nella fase di creazione. Per allegare un file è necessario cliccare su [Sfoglia], selezionare un qualsiasi

documento dal File System, cliccare su [Allega file].

Terminata l’operazione, tali documenti saranno sempre consultabili per l’utenza selezionata.

Di seguito la generazione dei dati di login:

MANUALE UTENTE

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Funzionalità disponibile SOLO per gli Utenti Master è il tasto “Blocca” presente sempre nella schermata Scheda Utente. L’operazione permette di BLOCCARE, per motivi di sicurezza, un’utenza del Produttore; l’eventuale sblocco successivo è possibile solamente contattando l’Assistenza.

Gestione Titolari

Tale funzionalità permette di impostare un livello di permessi intermedio rispetto all’Utenza Master. Di

seguito verranno elencate le funzionalità ed i permessi relativi ad esso:

• gli utenti con gestione Titolari abilitati non hanno la possibilità di utilizzare il tab [utenti] ed il tab

[permessi]. Hanno la possibilità di utilizzare il tab [Titolari] ed eventualmente

modificare/creare/eliminare i dati all’interno di ogni titolare;

• i Titolari inseriti da utente con tale abilitazione sono visibili a tutti gli utenti creati;

• se viene tolto il flag di Gestione Titolari successivamente alla creazione dell’utente, il sistema segnala

il cambiamento con un popup che spiega la perdita della visibilità di tutti i Titolari (si mantengono gli

eventuali permessi precedentemente inseriti);

MANUALE UTENTE

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• se viene aggiunto il flag di Gestione Titolari successivamente alla creazione di un utente, il sistema

segnala il cambiamento con un popup che spiega l’aumento della visibilità di tutti i Titolari (si

mantengono gli eventuali permessi precedentemente inseriti)

Permessi Titolari

Nel tab “Permessi” è possibile associare gli Utenti con i Titolari creati.

Per effettuare l’associazione è necessario selezionare l’utente nella parte in alto sinistra della sezione e

successivamente selezione il Titolare in basso sempre a sinistra cliccando su [salva] alla fine.

Una volta avvenute le associazioni, le utenze potranno gestire e avranno visibilità sui documenti dei soli

Titolari associati ad essi. In assenza di associazioni, gli utenti creati avranno pari visibilità su tutti i Titolari e

sui relativi documenti conservati.

I titolari appena associati agli utenti dello Studio compariranno nella sezione di destra, con il pulsante “Salva”

si conclude l’operazione.

Selezionare l’utente

Selezionare titolare

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Riepilogo Accessi utenti (Solo per Utente Master)

Per un migliore controllo e monitoraggio delle utenze create ed in particolare quelle create dall’Utente Master, è prevista una segnalazione mensile tramite popup, visibile al momento dell’accesso sul portale CCT, che permette di verificare una serie di informazioni relative a ciascun’ utenza presente sul Produttore. Tale riepilogo è anche visualizzabile in qualsiasi momento cliccando su Menù Utente -> Riepilogo accessi utenti.

Di seguito un esempio di Riepilogo:

NB: L’Utente Master è l’esclusivo responsabile delle utenze secondarie che crea, assegna e gestisce nel

sistema CCT.

MANUALE UTENTE

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Stato Articoli

La seguente funzionalità permette all’utente di tenere sotto controllo il numero di documenti che ha

inviato oltre a visionare lo stato degli articoli che ha acquistato. È raggiungibile dalla Home dal portale

CCT cliccando su Gestione CS Stato Articoli.

Cliccando su [Stato Articoli] si apre una finestra che evidenzia i seguenti dati:

• Titolare: Titolare dei documenti;

• Articolo: Pacchetto acquistato dall’utente (Produttore);

• Data Attivazione: la data in cui il pacchetto è stato effettivamente attivato;

• Esaurito: stato dell’articolo; • Elementi Utilizzati: quanti documenti sono state effettivamente utilizzati1.

• Pagine Utilizzate: In base al pacchetto acquistato;

• MB Utilizzati: In base al pacchetto acquistato.

1 Nel caso in cui si conservino numerosi documenti e si inviino numerose fatture sul portale FEPA (quindi in presenza

di articoli FEPA e CCT), per avere il conteggio effettivo è consigliato controllare i contatori sia sul portale FEPA che

sul portale CCT ed effettuare il controllo sugli stessi il giorno successivo agli invii. Inoltre è importante sottolineare

che le fatture inviate dal portale FEPA sono elementi ESCLUSIVI del portale FEPA e verranno di conseguenza

conteggiati SEMPRE nell’articolo FEPA anche se questi andranno successivamente in conservazione sul portale CCT.