Selezione e nomina membri delle Commissioni di gara ... per la selezione e... · nomina commissari...

Divisione Risorse Umane e Comunicazione Area Risorse Umane, Organizzazione e Processi

Selezione e nomina membri delle Commissioni di gara - Procedura -

Versione 2.3

Codice documento: SGQ1_PROC_000024_00 Classificazione documento: Consip Internal

31 luglio 2019

Selezione e nomina membri delle Commissioni di gara - Procedura - Ver. 2.3 – 31/07/2019 Classificazione documento: Consip Internal Codice documento: SGQ1_PROC_000024_00 Divisione Risorse Umane e Comunicazione – Area Risorse Umane, Organizzazione e Processi

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DATA VERSIONE DESCRIZIONE CAP. /SEZ. MODIFICATI

24/06/2007 1.0 Nascita del documento Tutti

05/07/2007 1.1 Inserimento precisazione nella dichiarazione assenza cause d’incompatibilità e di astensione

Allegato 3

08/08/2007 1.2 Inserimento precisazioni nell’individuazione e nomina commissari

§ 2.3.3, 2.3.4

03/09/2007 1.3 Semplificata tabella di sintesi relativa alla composizione Commissioni di gara

§ 2.3.1, Tabella 1

19/06/2008 1.4 Aggiornamento a seguito delle nuove deleghe deliberate dal CdA

tutti

18/07/2011 1.5 Inserimento precisazioni nell’individuazione e nomina commissari interni ed esterni

§ 2.2.2, 2.2.3

13/11/2012 1.6 Modifica elementi relativi alle cause di incompatibilità/astensione e inserimento best practice LSS

tutti

17/01/2013 1.7 Modifiche ai requisiti per i componenti delle Commissioni giudicatrici a seguito di aggiornamenti normativi

§ 2.2.4

08/02/2013 1.8 Correzione imprecisione sulla composizione delle Commissioni di gara

§ 2.2.1

02/08/2013 1.9 Precisazione composizione Commissioni per acquisizioni per conto SOGEI

§ 2.2.1, Allegato 1

10/02/2014 1.10 Inserimento precisazioni per l’individuazione e nomina commissari esterni e Commissioni sotto soglia

tutti

30/06/2015 1.11 Inserimento criteri di rotazione dei membri di Commissione

§ 2.2.2

17/03/2016 1.12 Modifica soglia compensi commissari esterni § 2.2.4

29/12/2017 1.13 Aggiornamento ai sensi del D.Lgs. 50/2016 modificato dal D.Lgs. 56/2017 (in attesa dell’istituzione dell’Albo commissari presso ANAC)

Tutti

06/07/2018 2.0 Aggiornamento documento Tutti

06/11/2018 2.1 Precisazioni sul campione per l’estrazione del Presidente di Commissione, sul rispetto dei principi di rotazione e deroga, e sulla gestione delle Schede presenza/assenza incompatibilità

Tutti

19/12/2018 2.2 Precisazione sui criteri per l’individuazione del candidato a ruolo di Presidente. Aggiornamento modifiche organizzative.

§ 2.3

31/07/2019 2.3 Aggiornamento a seguito della riorganizzazione aziendale; modifica dei criteri di selezione dei membri delle commissioni per evoluzione tecnologica nominate in fase di

Tutti


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esecuzione del contratto; Matrici RASCI con maggior dettaglio delle attività

Storia del documento

Emissione del documento

DATA NOMINATIVO AREA DIVISIONE

Redatto da: 14/03/2019 Andrea Latini Risorse Umane, Organizzazione e Processi

DRC

Stefania Ulisse Programmazione e Monitoraggio

DPSO

Verificato da 09/05/2019 Gaetano Santucci DPSO

15/05/2019 Gian Luigi Albano DPRPA

13/06/2019 Livia Panozzo DCS

13/06/2019 Alessandro Buda DIA

13/06/2019 Licci Francesco DRC

Approvato da: 30/07/2019 Cristiano Cannarsa AD


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Indice

1. INTRODUZIONE 5

1.1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 5

1.2 COMPLIANCE NORMATIVA 5

1.3 RIFERIMENTI 5

1.4 ACRONIMI E GLOSSARIO 6

2. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA DI SELEZIONE E NOMINA DEI MEMBRI DELLE COMMISSIONI

GIUDICATRICI 8

2.1 ELEMENTI GENERALI 8

2.2 MATRICE DELLE RESPONSABILITA’ 8

2.3 DESCRIZIONE DI DETTAGLIO 10

3. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA DI SELEZIONE E NOMINA DEI MEMBRI DELLE COMMISSIONI

DI COLLAUDO 33




4. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA DI SELEZIONE E NOMINA DEL SEGGIO DI GARA 38




5. OUTPUT 42

6. PRESIDI DI CONTROLLO 44


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1. INTRODUZIONE

1.1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

L’obiettivo del documento è di fornire un quadro rappresentativo della procedura di individuazione e nomina delle Commissioni di gara, ovvero “giudicatrici”, di “collaudo/verifica tecnica/evoluzione tecnologica” e del “seggio di gara.

Quanto di seguito descritto rispetta la previsione del Codice dei contratti pubblici di cui all’art. 216 comma 12 ai sensi della quale “Fino alla adozione della disciplina in materia di iscrizione all'Albo di cui all'art. 78, la commissione giudicatrice continua a essere nominata dall'organo della stazione appaltante competente a effettuare la scelta del soggetto affidatario del contratto, secondo regole di competenza e trasparenza preventivamente individuate da ciascuna stazione appaltante”.

A tale ultimo fine un estratto della presente procedura è pubblicato sul sito www.consip.it, sezione “Società Trasparente” (Criteri per la nomina dei componenti delle Commissioni giudicatrici e del seggio di gara nelle procedure bandite dalla Consip per l'aggiudicazione di Convenzioni/Accordi quadro/Contratti pubblici di appalto).

Si precisa che per il dettaglio delle attività di Commissione si rinvia a quanto disciplinato nelle Linee guida operative per i commissari di gara [R1].

1.2 COMPLIANCE NORMATIVA

Di seguito si riportano le normative applicabili al processo1.

Normativa Settore

Legge n. 190/2012 Prevenzione e repressione della corruzione e illegalità nella pubblica amministrazione

D.Lgs. n. 231/2001 Responsabilità amministrativa di persone giuridiche, società e associazioni

D.Lgs. n. 50/2016, modificato dal D.Lgs. n. 56/2017

Codice dei contratti pubblici

D.Lgs. n. 33/2013 Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni

D.Lgs. n. 165/2001 Norme Generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze della pubblica amministrazione

D.Lgs. n. 39/2013 Disposizioni circa l’inconferibilità/incompatibilità di incarichi presso le pubbliche amministrazioni

Legge n. 488 del 23 dicembre 1999

Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge finanziaria 2000).

1.3 RIFERIMENTI

[R1] Linee guida ad uso dei soggetti preposti alla valutazione delle Offerte

1 In caso di iniziative pubblicate ai sensi della precedente normativa (D.Lgs. n. 163/2006, D.P.R. n. 207/2010, etc.) si

dovrà fare riferimento alla specifica normativa di riferimento.

http://www.consip.it/


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[R2] Deliberazione n. 49/2000 - Regole tecniche e criteri operativi per l’utilizzo della certificazione EN ISO 9000 nell’appalto di contratti relativi a progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa dei sistemi informativi automatizzati, ex art. 7, co. 1, lett. a), del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39

[R3] Linee guida per la gestione del conflitto di interessi

[R4] Procedura di contingency per le gare smaterializzate

[R5] Modalità operative relative alla fase istruttoria per le acquisizioni interne

1.4 ACRONIMI E GLOSSARIO

ACRONIMI

AM Account Manager

AD Amministratore Delegato

CdA Consiglio di Amministrazione

CM Category Manager

CV Curriculum Vitae

DADDB Divisione Agenda Digitale e Disciplinari di Acquisto Bilaterali

DAFC Divisione Amministrazione Finanza e Controllo

DAL Divisione Affari Legali

DCS

DIA

DPPA

Divisione Compliance e Societario

Divisione Internal Audit

Divisione Progetti per le PA

DdE Direttore dell’Esecuzione del contratto

DPRPA

DPSO

DRC

Divisione Programma Razionalizzazione Acquisti PA

Divisione Pianificazione e Supporto Operativo

Divisione Risorse Umane e Comunicazione

DSSBS

DSEBM

DSICT

Divisione Sourcing Sanità, Beni e Servizi

Divisione Sourcing Energy, Building Management e MePA

Divisione Sourcing ICT

MEF Ministero dell’Economia e delle Finanze

MEPA Mercato Elettronico Pubblica Amministrazione

MOG Modello di Organizzazione e Gestione (ex D.Lgs. n. 231/01)

OdV

PM

Organismo di Vigilanza

Programmazione e Monitoraggio della DPSO

PTPC Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione e Trasparenza

RdP Responsabile del Procedimento

RPCT Responsabile della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza

SIGeF Sistema Informativo Gare e Fornitori

UTG Ufficio Tecnico di Gara

GLOSSARIO


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Codice D.Lgs. 18 aprile 2016, n. 50 - Decreto Legislativo 18 aprile 2016, n. 50 (in G.U. n. 91 del 19 aprile 2016 – Suppl. Ord. n. 10; in vigore dal 19 aprile 2016) modificato dal D.Lgs. n.56/2017.

Responsabile Divisione Proponente

Colui cui afferisce l’acquisizione, ovvero: il Responsabile di Divisione cui compete la gestione del contratto, in caso di acquisti a costo Consip, o se gli acquisti sono relativi a un Disciplinare, il Responsabile DPRPA/DADDB/ DPPA.

Responsabile Divisione Sourcing

A seconda della merceologia, è il Responsabile Divisione Sourcing Sanità, Beni e Servizi, il Responsabile Divisione Sourcing Energy, Building Management e MePA o il Responsabile Divisione Sourcing ICT.

Responsabile Area Acquisti

Il Responsabile Area Acquisti Interni della DAFC per quanto attiene agli acquisti a costo Consip o il Responsabile Area Acquisti Sotto Soglia della DADDB per acquisizioni su delega.

Responsabile Scheda Responsabile della compilazione della “Scheda Commissione Giudicatrice”. Si tratta di un referente dell’Area PM della DPSO.

Ufficio busta A Si intende l’area organizzativa della DPSO preposta alla verifica della documentazioni amministrativa e al supporto del RdP.


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2. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA DI SELEZIONE E NOMINA DEI

MEMBRI DELLE COMMISSIONI GIUDICATRICI

2.1 ELEMENTI GENERALI

La scelta delle modalità di selezione e dei criteri di nomina dei membri delle Commissioni giudicatrici riportate nel presente documento è pienamente compatibile con la normativa e giurisprudenza di riferimento.

La procedura di nomina delle Commissioni giudicatrici prevede un riparto dei compiti tra:

Commissione giudicatrice, alla quale viene attribuito il compito di esaminare e valutare le offerte, inclusi gli aspetti amministrativi (laddove non previsto l’Ufficio busta A o un Seggio di gara) e tecnico-economici, al fine di garantire l’unitarietà del procedimento di valutazione e la terzietà del valutatore;

Organo competente a effettuare l’aggiudicazione, al quale spetta la competenza in ordine all’adozione dei provvedimenti di aggiudicazione.

Nell’ambito della procedura di selezione e nomina dei membri delle Commissioni giudicatrici va tenuto conto di alcune specificità relative a procedure bifasiche, meglio dettagliate nel seguito, ovvero:

in caso di procedure ristrette, la nomina di due Commissioni distinte per la fase di prequalifica2

(aspetti amministrativi) e quella di valutazione delle offerte (tecnico-economica); in caso di Accordo Quadro, la nomina di Commissioni distinte per l’aggiudicazione dell’Accordo

Quadro e dei successivi Appalti Specifici3.

I criteri di selezione e nomina delle Commissioni di seguito descritti sono applicabili a tutte le tipologie di Commissioni giudicatrici, salvo le eccezioni di volta in volta illustrate.

2.2 MATRICE DELLE RESPONSABILITA’

La matrice di seguito riportata fornisce una sintesi degli attori coinvolti nelle principali attività del processo, con indicazione dei relativi ruoli.

PRINCIPALI ATTIVITÀ

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AD

FASE 1: INDIVIDUAZIONI CANDIDATI INTERNI/ESTERNI E NOMINA COMMISSIONE

1 Alimentazione del Sistema SIGeF e stima dei tempi di lavoro della Commissione

R I

2 In fase di prequalifica la Commissione svolge attività di verifica della tempestiva ricezione delle manifestazioni di

interesse, nonché della completezza e regolarità formale della documentazione presentata per l’ammissione alla seconda fase della procedura, proponendo alla Consip la lista dei candidati cui inoltrare la Lettera di Invito. 3 Un Commissario di un appalto specifico già aggiudicato può essere nominato quale membro di Commissione nei

successivi appalti specifici, scaturenti dal medesimo Accordo Quadro, sempre nel rispetto dei criteri di rotazione.


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AD

2 Individuazione candidati interni S R

3 Richiesta ricorso a candidati esterni (eventuale)

I S R A

4 SOLO PER GARE SU DELEGA – Richiesta candidati esterni all’Amministrazione delegante

I S R A

5 Raccolta ed esame candidature esterne (eventuale)

R I A C

6 Sorteggio e verifica disponibilità candidati esterni (eventuale)

I R I

7 Sorteggio candidato al ruolo di Presidente

R

8 Predisposizione Istruttoria e proposta di Commissione

I S I R S A

9 Esame proposta nomina Commissione

I S R

10 Verifica provvedimenti disciplinari S R

11 Predisposizione Atto di nomina Commissione

I I I R C C

12 Approvazione Atto di nomina Commissione

I I I S I I R A

FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO ALLA COMMISSIONE

13 Convocazione candidati e trasmissione Schede segnalazione

I I I R

14 Approvazione compensi per commissari esterni (eventuale)

S I R A

15 Attivazione Richiesta di Acquisto per commissari esterni (eventuale)

R C A

FASE 3: GESTIONE INCOMPATIBILITÁ/CONFLITTO DI INTERESSI

16 Gestione presenza cause di incompatibilità/conflitto di interessi per candidato interno

I I I I R I

17 Gestione presenza cause di incompatibilità/conflitto di interessi per candidato esterno (eventuale)

I I I R I

18 Gestione differimento seduta pubblica per mancato insediamento della Commissione (eventuale)

I I I R I

19 Comunicazione differimento seduta pubblica tramite Sistema (eventuale)

R I I I

FASE 4: GESTIONE ADEMPIMENTI IN TEMA DI TRASPARENZA

20 Inoltro informazioni relative al commissario esterno per l’opportuna pubblicazione

R I I I

21 Invio della composizione della Commissione di gara e dei CV per la

I I R


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pubblicazione

Fig. 1 – Matrice RASCI del processo di selezione e nomina membri delle Commissioni giudicatrici

Legenda:

R Responsible: è responsabile/esecutore dell’attività

A Accountable: approva i risultati/prodotti dell’attività

S Supportive: supporta operativamente nello svolgimento dell’attività

C Consulted: è consultato prima di eseguire l'attività

I Informed: è informato dei risultati dell’attività

2.3 DESCRIZIONE DI DETTAGLIO

Le Commissioni giudicatrici sono sempre composte da 3 membri, salvo la necessità di portare il numero a 5 in presenza di gare caratterizzate da elementi di particolare complessità, tali da richiedere maggiore eterogeneità in termini di competenze.

In tali casi è cura del Responsabile Divisione Sourcing di riferimento valutare, in accordo al Responsabile Divisione Proponente, la presenza dei suddetti elementi e darne evidenza all’AD nell’ambito della proposta di nomina della relativa Commissione.

Le Commissioni giudicatrici sono presiedute da un dirigente Consip con funzione di Presidente. In caso di mancanza in organico di dirigenti, esperti nello specifico settore cui afferisce l’oggetto del contratto, disponibili per ricoprire tale ruolo, il Presidente sarà individuato tra il personale, esperto nello specifico settore cui afferisce l’oggetto del contratto, preposto ad attività di coordinamento di aree o funzioni aziendali oppure con inquadramento contrattuale di 8° livello (quadro), avente i seguenti requisiti:

anzianità aziendale non inferiore ai 10 anni;

aver partecipato ad almeno 5 Commissioni di gara negli ultimi 5 anni, di cui almeno una con la modalità di aggiudicazione secondo il criterio “oev

4”;

aver preso parte al Corso di formazione per i Presidenti di commissione.

In caso di accertata carenza in organico di adeguate professionalità, Consip ricorrerà a funzionari di altre Amministrazioni, esperti nello specifico settore cui afferisce l'oggetto del contratto, individuati con sorteggio attraverso un censimento pubblico ovvero per gare su delega tra una rosa fornita dall’Amministrazione delegante.

Si precisa che per l’individuazione del candidato al ruolo di Presidente di commissione, si procede mediante sorteggio, alla presenza di tre dirigenti, tra una rosa di candidati identificati sulla base dei seguenti criteri:

4 Criterio dell’Offerta Economicamente più Vantaggiosa.


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a) assenza di incompatibilità potenziali con i settori merceologici di riferimento;

b) criterio di aggiudicazione della gara;

c) non ricoprire il ruolo di Presidente di commissione o averne al massimo una in carico alla data del sorteggio;

Le Commissioni giudicatrici sono poi assistite da un segretario il cui compito è di curare le operazioni di verbalizzazione e garantire la correttezza formale dell’operato delle Commissioni stesse. Per le acquisizioni sopra-soglia comunitaria, le Commissioni sono assistite da due segretari, che possono operare anche in forma disgiunta, scelti prioritariamente nelle Aree di Assistenza Legale delle Divisioni Sourcing e, in caso di motivata carenza, tra il personale con competenze legali che abbia preso parte al corso di formazione per i segretari di commissione, appartenenti alle seguenti aree aziendali: Area Pool Avvocati Contenzioso e Area Standard Documentali e Linee Guida della DAL, Area Ufficio Tecnico di Gara, Area Gestione Subappalti e Area Verifica Documentazione Amministrativa e Supporto RdP della DPSO.

Il segretario non è membro della Commissione e non esprime, pertanto, alcun voto o valutazione. Solo nel caso di acquisizioni sotto-soglia, invece, il ruolo di segretario è svolto da uno dei commissari.

Si precisa che nei casi previsti dalla deliberazione CNIPA n. 49/2000 [R2] la Commissione giudicatrice può avvalersi di un “consulente qualità” qualora tra i componenti della stessa non vi sia personale con tali competenze. Il “consulente qualità” sarà, quindi, un soggetto esterno che non parteciperà all’intero lavoro della Commissione e verrà coinvolto solamente per aspetti specifici. Il “consulente qualità” è comunque soggetto agli stessi obblighi di riservatezza e alle regole in materia di incompatibilità della Commissione, anche derivanti dal Codice etico, dal MOG e dal PTPC della Società ed è tenuto a relazionare per iscritto a quest’ultima sui temi che gli vengono sottoposti.

Di seguito si rappresentano le singole fasi in cui si articola il processo selezione e nomina delle commissioni di gara.

Fig. 2 – Fasi del processo di selezione e nomina membri delle Commissioni giudicatrici

2.3.1 FASE 1: INDIVIDUAZIONE DEI CANDIDATI INTERNI/ESTERNI E NOMINA DELLA COMMISSIONE I commissari sono tutti individuati tra i dipendenti Consip - ad eccezione di carenze di organico o di adeguate professionalità - e, nelle gare da aggiudicare all’offerta economicamente più vantaggiosa, devono essere esperti nello specifico settore cui afferisce l’oggetto del contratto

5.

I commissari - incluso il Presidente - non devono avere svolto né possono svolgere alcuna altra funzione/incarico tecnico o amministrativo relativamente all’appalto del cui affidamento si tratta; quindi, non possono essere nominati commissari:

il CM responsabile dell’iniziativa di gara;

5 I dipendenti Consip sono tutti potenzialmente candidabili al ruolo di commissario, secondo le regole descritte nel

presente documento, laddove in possesso dei requisiti indicati nell’art. 77 del Codice e fatte salve ulteriori incompatibilità dovute a specifici incarichi conferiti dall’azienda (es. membro OdV, RPCT, risorse della Divisione IA e della Divisione CS).

2. Conferimento incarico alla

Commissione

1. Individuazione dei

candidati interni/esterni e nomina Commissione

3. Gestione

incompatibilità/conflitto di

interessi

4. Gestione

adempimenti trasparenza


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il Responsabile di Area del CM ove abbia mantenuto rapporti con il mercato della fornitura ai fini della predisposizione della documentazione di gara;

il RdP relativo alla specifica gara;

coloro che hanno partecipato alla stesura della documentazione di gara;

coloro che eseguono l’eventuale collaudo/verifica della fornitura/servizio oggetto della gara;

coloro che hanno partecipato al gruppo di lavoro di sviluppo dell’iniziativa.

Si precisa che costituiscono cause di incompatibilità e quindi di astensione:

avere intrattenuto nel corso dei 12 mesi precedenti un rapporto di lavoro – subordinato, para subordinato o autonomo – con uno dei partecipanti all’iniziativa di gara;

avere in gestione, contestualmente, un contratto stipulato con uno dei fornitori partecipanti alla gara;

oltre a tutte quelle elencate nella Scheda di incompatibilità/conflitto di interessi che ogni Presidente/commissario dovrà firmare all’atto di insediamento della commissione stessa.

Non è invece di per sé causa di incompatibilità l’aver presenziato a riunioni, senza svolgere alcuna attività di rilievo (limitandosi alla mera presenza), con fornitori che partecipano alla gara.

L’individuazione dei commissari deve, inoltre, tener conto delle potenziali cause d’incompatibilità dettate dal Codice, nonché della disponibilità dei potenziali commissari (compatibilmente con il loro carico di lavoro) e dei criteri di rotazione e di alternanza di seguito esposti:

ogni membro di Commissione non può prendere parte a più di due edizioni consecutive della stessa gara;

per ciascuna gara, la Commissione deve variare dei 2/3 dei membri rispetto alla precedente edizione;

i commissari nominati per una fase di procedura bifasica (es. accordo quadro) non potranno essere nominati per la seconda fase (es. appalto specifico).

In caso di necessità di deroga, anche parziale, ai suddetti criteri di rotazione e di alternanza, si darà adeguata motivazione ed evidenza nell’Istruttoria per la nomina della Commissione, informandone contestualmente gli Organi di Controllo.

Di seguito il dettaglio delle attività di individuazione commissari suddivise per:

candidati interni per acquisti sopra-soglia comunitaria;

candidati interni per acquisti sotto-soglia comunitaria;

candidati esterni attraverso il censimento;

candidati esterni per gare su delega effettuate per conto di altre Amministrazioni aggiudicatrici

2.3.1.1 Individuazione candidati interni per acquisti sopra-soglia comunitaria

FASE 1: INDIVIDUAZIONE CANDIDATI INTERNI PER ACQUISTI SOPRA SOGLIA COMUNITARIA

Attività Responsabile Descrizione


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1

Alimentazione del Sistema SIGeF e stima dei tempi di lavoro della Commissione

CM

Individuato il numero dei commissari, è compito di ciascun

Category Manager (CM), referente per la specifica iniziativa, indicare nel Sistema Informativo Gare e Fornitori (SIGeF) le seguenti informazioni:

numero di commissari individuati; nominativo del Responsabile del Procedimento (RdP); nominativo del Responsabile della compilazione della

“Scheda Commissione Giudicatrice” (di seguito “Responsabile Scheda”, appartenente all’Area PM della DPSO).

Il CM inoltre deve elaborare una stima sui tempi e sul numero di sessioni di lavoro previste per il completamento dei lavori di Commissione tenendo conto sia dei fattori di complessità (es. numero offerte) che di eventuali vincoli temporali (es. periodi di sospensione delle attività).

Il CM inoltra la stima al RdP.

2 Scouting potenziali candidati interni per la Commissione

Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)

Il Responsabile Scheda, appena pubblicata la documentazione di gara, contatta:

i Responsabili di Divisione;

coloro che gestiscono la pianificazione di risorse all’interno delle singole Divisioni;

i Responsabili delle Aree di Assistenza Legale;

al fine di richiedere la disponibilità delle risorse idonee allo svolgimento dei lavori di Commissione, nel rispetto dei criteri di rotazione

6.

Relativamente ai criteri di rotazione e di alternanza, il Responsabile Scheda acquisisce, anche tramite il Sistema SIGeF, le informazioni relative alle presenze in precedenti Commissioni dei potenziali membri.

3 Verifica disponibilità di risorse interne

Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)

Il Responsabile Scheda, sulla base delle verifiche su SIGeF e dell’attività svolta sui potenziali membri, provvede a verificare la presenza di adeguate risorse “interne”, in termini di numero e competenze, e il rispetto dei criteri di rotazione/alternanza.

Qualora riscontri una “carenza” di tali risorse il Responsabile Scheda ne deve dare segnalazione al Responsabile Divisione Sourcing di riferimento proponendo il ricorso a commissari esterni (per i dettagli si rimanda ai paragrafi 2.3.1.32.3.1.3 e 2.3.1.4).

6 L’Area PM della DPSO provvede a contattare i potenziali candidati in modo da poter disporre anche dei loro

curriculum vitae aggiornati.


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4 Gestione sorteggio candidato al ruolo di Presidente

Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)

E’ cura del Responsabile Scheda provvedere al sorteggio del candidato al ruolo di Presidente.

Le attività di sorteggio avvengono alla presenza dei seguenti Responsabili di Divisione o loro delegati:

il Responsabile della DPSO;

il Responsabile della Divisione Internal Audit;

il Responsabile della Divisione Sicurezza Aziendale, Sistemi e Servizi.

Le attività di sorteggio vengono tracciate in apposito Verbale sottoscritto dai presenti e conservato presso l’Area PM (DPSO).

L’esito dell’attività di sorteggio è inserito dal Responsabile Scheda nella Scheda Commissione Giudicatrice.


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Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)

Al termine della verifica sulla disponibilità di risorse interne e tenendo conto di eventuali candidati sorteggiati (vedi paragrafi 2.3.1.3 e 2.3.1.4), il Responsabile Scheda provvede alla compilazione della relativa Scheda Commissione Giudicatrice nel SIGeF.

La Scheda riporta le seguenti informazioni:

oggetto della gara; caratteristiche rilevanti per l’approvazione del

numero e della nomina dei componenti (es. numero previsto offerte, elementi di complessità, etc.);

date della prima seduta e di quella prevista per l’aggiudicazione;

elenco dei candidati interni ed eventualmente esterni con i relativi ruoli (commissari, Presidente e segretario).

E’ cura del Responsabile Scheda predisporre l’Istruttoria per la nomina della Commissione

7 e inoltrarla tramite

email, unitamente a:

la Scheda Commissione Giudicatrice (in formato pdf); i curriculum vitae (CV) di tutti i candidati; (se presente) Nota informativa per il Responsabile

Divisione Sourcing relativa alla procedura seguita per l’individuazione dei commissari esterni con in allegato il Verbale di sorteggio e l’elenco di dettaglio delle candidature pervenute;

Il Verbale di sorteggio del Presidente;

al Responsabile Divisione Sourcing di riferimento in modo da fornire una proposta riguardo ai nominativi dei candidati disponibili a ricoprire il ruolo di commissario e segretario di Commissione, informandone il Responsabile di Area, il CM dell’iniziativa, il RdP e l’UTG.

Nel solo caso di deroga, anche parziale, ai criteri di rotazione e di alternanza, si darà adeguata motivazione ed evidenza nell’Istruttoria per la nomina della Commissione.

7 L’Istruttoria contiene la proposta dei candidati interni/esterni componenti della Commissione giudicatrice nei

diversi ruoli (commissari, Presidente e segretari), i criteri di selezione applicati e la conformità circa i criteri di rotazione/alternanza.


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6

Esame proposta di Commissione e condivisione con il Responsabile Divisione Proponente


Il Responsabile Divisione Sourcing di riferimento riceve ed esamina l’Istruttoria per la nomina della Commissione, la Scheda Commissione Giudicatrice e i curriculum vitae (CV) dei candidati al fine di verificare che la proposta di Commissione (numero e candidati componenti interni/esterni) sia coerente in termini di competenze professionali tecniche e/o procedurali necessarie.

La Scheda Commissione Giudicatrice e i CV dei candidati, dopo essere stati esaminati dal Responsabile Divisione Sourcing di riferimento, sono condivisi da quest’ultimo con il Responsabile Divisione Proponente via email almeno 10 giorni prima della data prevista per la presentazione delle offerte.

In caso di eventuali modifiche che dovessero apportarsi alla Scheda Commissione Giudicatrice a seguito della valutazione del Responsabile Divisione Sourcing, quest’ultimo chiederà, tramite email, la modifica al Responsabile Scheda fornendo apposita motivazione.

7 Esame proposta di Commissione

Responsabile Divisione

Proponente

Il Responsabile Divisione Proponente verifica in particolare la correttezza e completezza dell’Istruttoria per la nomina della Commissione e dei documenti a corredo (Scheda Commissione Giudicatrice, CV dei candidati, Verbale di sorteggio del Presidente, e se presente Verbale di sorteggio di candidati esterni).

Al termine della verifica il Responsabile Divisione Proponente firma l’Istruttoria per la nomina della Commissione e attiva l’Area PM (DPSO) per la predisposizione dei documenti (Atto di nomina) che dovranno essere sottoposti alla firma dell’AD.

8

Verifica provvedimenti disciplinari a carico dei componenti interni Commissione e presenza nel periodo previsto

Responsabile DRC

Il Responsabile DRC ricevuta l’istruttoria dall’Area PM (DPSO) per la nomina della Commissione e dei documenti a corredo, verifica che nei confronti dei candidati proposti come componenti interni della Commissione, nei diversi ruoli, non vi siano provvedimenti disciplinari erogati/in corso di erogazione e la presenza dei candidati stessi nel periodo previsto per le attività di Commissione, e firma a sua volta l’Istruttoria per la nomina della Commissione per attestazione della verifica effettuata.

9 Predisposizione Atto di nomina

Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)

Il Responsabile Scheda predispone l’Atto di nomina della Commissione contenente l’oggetto dell’iniziativa di gara e i nominativi candidati ai ruoli di commissari, Presidente e segretari della Commissione.

In presenza di commissario/i esterno/i, predispone la/e relativa/e Lettera/e di incarico.


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10 Approvazione dell’Istruttoria e nomina Commissione


Proponente

Il Responsabile Divisione Proponente sottopone l’Istruttoria per la nomina della Commissione e i documenti

8 a corredo all’AD.

L’AD approva e nomina la Commissione giudicatrice sottoscrivendo l’Istruttoria e l’Atto di nomina e, se presente, la/e Lettera/e di incarico.

In caso di eventuali richieste di modifica dei nominativi da parte dell’AD, il flusso riprenderà dalla attività n° 5 .

Nel giorno della prima seduta della Commissione giudicatrice, la Segreteria AD provvede alla consegna del cartaceo dell’Istruttoria e dell’Atto di nomina firmato e protocollato all’Area PM (DPSO), la quale lo consegnerà al segretario per la sottoscrizione di tutti i membri di Commissione.

11

Deroga al principio di rotazione nella individuazione dei commissari interni - Informativa a OdV e RPCT


In caso di accordo da parte dell’AD sulla nomina della Commissione in deroga (anche parziale) ai criteri di rotazione/alternanza, il Responsabile Divisione Sourcing ne dà informazione agli Organi di Controllo (OdV e RPCT).

2.3.1.2 Individuazione candidati interni per acquisti sotto-soglia comunitaria Per le acquisizioni di importo al di sotto della soglia comunitaria, il cui criterio di aggiudicazione è il minor prezzo, che sono effettuate attraverso il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MePA), la Consip si avvale di un “seggio unico” costituito dal Responsabile DAFC che è anche soggetto aggiudicatore

9.

Per quanto attiene, invece, le acquisizioni di importo al di sotto della soglia comunitaria, da aggiudicarsi con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, le modalità sono assimilabili a quelle descritte per le acquisizioni sopra la soglia

10, ovvero con la nomina di una Commissione così composta:

Presidente individuato secondo i criteri riportati al paragrafo 2.3;

un commissario, con funzioni di segretario, individuato dal Responsabile Area fra le risorse appartenenti alle Aree Acquisti interni e Acquisti Sotto Soglia;

un commissario individuato fra i dipendenti Consip.

8 Trattasi dell’Atto di nomina, i CV, Verbale sorteggio Presidente, e, se presenti, Verbale di sorteggio dei candidati

esterni e la/e Lettera/e di incarico. 9 Si precisa che, per tali procedure di acquisto è fatta salva la possibilità del Responsabile DAFC di proporre

all’Amministratore Delegato un soggetto differente a ricoprire il ruolo di “seggio unico”. 10

Ad eccezione dell’utilizzo del SIGeF che non si applica alle acquisizioni sotto soglia.


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L’individuazione dei commissari deve tener conto delle potenziali cause d’incompatibilità dettate dal Codice, nonché della disponibilità dei potenziali commissari (compatibilmente con il loro carico di lavoro) e dei criteri di rotazione e di alternanza, come descritti al par. 2.3.1.1.

Al fine di garantire il rispetto dei criteri di rotazione e alternanza, il Responsabile Area Acquisti Interni e il Responsabile Area Acquisti Sotto Soglia, ciascuno per le iniziative di propria competenza, deve comunicare al Referente Area PM (DPSO) l’esistenza di precedenti edizioni della stessa iniziativa o precedenti iniziative con il medesimo oggetto.

Si precisa che per le acquisizioni sotto soglia non si utilizza il SIGeF e pertanto non è prevista una Scheda Commissione.

FASE 1: INDIVIDUAZIONE CANDIDATI INTERNI PER ACQUISTI SOTTO SOGLIA COMUNITARIA


1

Verifica disponibilità di risorse interne

Referente Area PM (DPSO)

Il Referente dell’Area PM (DPSO) provvede a verificare la presenza di adeguate risorse interne (in termini di numero e competenze, e rispetto dei criteri di rotazione/alternanza).

Al termine della verifica il Referente dell’Area PM (DPSO) comunica l’esito al Responsabile Area Acquisti.

2

Gestione sorteggio candidato al ruolo di Presidente


Per i dettagli si rimanda al paragrafo 2.3.1.1

Al termine del sorteggio il Referente dell’Area PM (DPSO) comunica l’esito al Responsabile Area Acquisti.

3

Predisposizione Istruttoria e proposta di nomina di Commissione


Per i dettagli di rimanda al par. 2.3.1.1.

4



DAFC/DADDB11

Il flusso di verifica e condivisione della proposta di Commissione con il Responsabile Divisione Proponente viene svolto dal Responsabile DAFC/DADDB cui competono le attività attribuite al Responsabile Divisione Sourcing per le acquisizioni sopra soglia comunitaria.



Proponente


11

Il Responsabile DAFC svolge le attività previste per la nomina delle Commissioni giudicatrici relative ad acquisti a costo Consip mentre il Responsabile DADDB per le Commissioni relative ad acquisizioni su delega.


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FASE 1: INDIVIDUAZIONE CANDIDATI INTERNI PER ACQUISTI SOTTO SOGLIA COMUNITARIA


6

Verifica provvedimenti disciplinari a carico dei componenti interni Commissione e presenza nel periodo previsto

Responsabile DRC Per i dettagli si rimanda al paragrafo 2.3.1.1


Referente Area PM

(DPSO)

Il Referente dell’Area PM (DPSO) predispone l’Atto di nomina della Commissione contenente l’oggetto dell’iniziativa di gara e i nominativi candidati ai ruoli di commissario, Presidente e segretario di Commissione.

8

Approvazione dell’Istruttoria e nomina Commissione


Proponente


9

Deroga al principio di rotazione nella individuazione dei commissari interni - Informativa a OdV e RPCT


DAFC/DADDB

In caso di accordo da parte dell’AD sulla nomina della Commissione in deroga (anche parziale) ai criteri di rotazione/alternanza, il Responsabile Divisione DAFC/DADDB ne dà informazione agli Organi di Controllo (OdV e RPCT).

2.3.1.3 Individuazione candidati esterni attraverso il censimento Periodicamente, in base alle iniziative di gara programmate, Consip procede a una raccolta di candidature di funzionari di Amministrazioni aggiudicatrici (di cui all’art. 3, comma 1 lett. a del Codice) esperti in specifici ambiti merceologici e idonei a ricoprire il ruolo di Presidente/commissario di gara.

L’individuazione dei candidati esterni tramite censimento tiene conto della disponibilità dei potenziali Presidenti/commissari e dei criteri di rotazione e di alternanza di seguito esposti.

Nella selezione dei nominativi, al fine di permettere un’adeguata rotazione, dovranno essere soddisfatti i seguenti criteri:

ogni membro di commissione non può prendere parte a più di due edizioni consecutive della stessa iniziativa di gara;

per ciascuna gara, la commissione deve variare dei 2/3 dei membri rispetto alla precedente edizione;

il candidato non può prendere parte alla Commissione, qualora sia stato sorteggiato per un’iniziativa afferente la medesima categoria merceologica (come rappresentato nella “Mappa


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offering Consip” pubblicata nella sezione “Media” del sito Consip) nei 12 mesi antecedenti il nuovo sorteggio.

I candidati, idonei a ricoprire il ruolo di commissario, saranno estratti in via prioritaria tra i candidati non iscritti alle Associazioni/Società Scientifiche che hanno collaborato alla definizione dei requisiti tecnici della gara. All’esaurimento o in caso di assenza di tali candidati, si procederà con il sorteggio dei professionisti iscritti alle Società di riferimento.

Per il ruolo di Presidente si procede a selezionare tra i candidati sorteggiati, il dirigente con l’incarico più alto e con il maggior numero di anni di esperienza risultanti dal CV inviato.


FASE 1: INDIVIDUAZIONE CANDIDATI ESTERNI ATTRAVERSO IL CENSIMENTO


1

Approvazione censimento periodico delle candidature esterne

Responsabile dell’Area Sourcing

Il Responsabile dell’Area Sourcing interessata predispone, con il supporto dell’Area Assistenza Legale di riferimento, un apposito Documento di censimento

12 per la raccolta di

candidature di funzionari di amministrazioni aggiudicatrici contenente i requisiti per la candidatura. Tale documento, siglato dal Responsabile Divisione Sourcing e firmato dall’AD, viene pubblicato sul sito www.consip.it

2 Raccolta candidature esterne

Responsabile Area

Sourcing

Il Responsabile dell’Area Sourcing di riferimento, raccoglie le candidature pervenute corredate del relativo curriculum vitae e suddivise per ambito di possibile utilizzo/iniziativa di gara.

3 Esame candidature esterne raccolte tramite censimento

Responsabile Area

Sourcing

Il Responsabile dell’Area Sourcing esamina le candidature pervenute corredate del relativo curriculum vitae e inserisce in un apposito elenco quelle ritenute corrispondenti ai profili e requisiti professionali richiesti nel Documento di censimento.

4

Proposta all’AD di ricorso a commissari esterni e approvazione


Il Responsabile Divisione Sourcing di riferimento, condivisa la proposta del Responsabile Scheda di ricorso a eventuali commissari esterni, sottopone, con apposita Istruttoria firmata, la proposta all’AD per la preventiva e necessaria approvazione.

12

Il Documento di censimento viene periodicamente rinnovato a seguito delle modifiche apportate al piano merceologico.



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5 Gestione sorteggio candidati esterni per la Commissione

Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)

Il Responsabile Scheda, effettua quindi il sorteggio di tutti i nominativi per i candidati a ricoprire il ruolo di Presidente/commissario, stilando la relativa “graduatoria”.

Le attività di sorteggio avvengono alla presenza di:

il Responsabile Divisione Sourcing di riferimento o suo delegato;

il Responsabile della Divisione IA o suo delegato;

il Category Manger di riferimento

un incaricato dell’Area PM (DPSO)

Le attività di sorteggio e la relativa graduatoria vengono tracciate dal Responsabile Scheda in apposita Nota informativa relativa alla procedura seguita per l’individuazione dei commissari esterni con in allegato il Verbale di sorteggio e l’elenco di dettaglio delle candidature pervenute sottoscritta da tutti i presenti.

6 Verifica disponibilità dei candidati esterni sorteggiati

Responsabile Scheda

(Area PM – DPSO)

Il Responsabile Scheda procede a contattare tramite email

13 i candidati sorteggiati e in posizione utile per

partecipare alle sedute di Commissione, al fine di verificarne la disponibilità a ricoprire il ruolo di commissario/Presidente nella specifica iniziativa di gara alla data fissata per la prima seduta pubblica.

7 Inserimento in SIGeF dei candidati esterni per la Commissione

Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)

Il Responsabile Scheda procede all’inserimento nel Sistema SIGeF dei nominativi dei candidati esterni sorteggiati e che hanno dato disponibilità

14.


Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)


9




13

L’email dovrà contenere un termine per il riscontro scritto da parte del candidato, al quale dovrà essere ricordato l’obbligo di presentazione - al momento dell’accettazione dell’incarico – dell’autorizzazione rilasciata dall’Amministrazione di appartenenza per lo svolgimento del medesimo. L’assenza di risposta verrà intesa come indisponibilità da parte del candidato. 14

Nelle more del rilascio di tale funzionalità del sistema SIGeF, sarà cura del Responsabile Scheda inviare apposita email a Consip Supporto Sigef ([email protected]) chiedendo l’inserimento a Sistema dei nominativi dei candidati sorteggiati e dei segretari legali interni.

mailto:[email protected]


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Proponente

Per gli acquisti afferenti al Programma di Razionalizzazione degli Acquisti, il Responsabile Divisione Proponente è il Responsabile DPRPA.



Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)




Proponente


13

Deroga al principio di rotazione nella individuazione dei commissari esterni - Informativa a OdV e RPCT



2.3.1.4 Individuazione candidati esterni per gare su delega effettuate per conto di altre

Amministrazioni aggiudicatrici 15

L’individuazione dei candidati esterni per gare su delega tiene conto della disponibilità dei potenziali commissari e dei criteri di rotazione e di alternanza descritti al paragrafo 2.3.1.3

Per il ruolo di Presidente si procede secondo quanto indicato al paragrafo 2.3.1.3.


FASE 1: INDIVIDUAZIONE CANDIDATI ESTERNI PER GARE SU DELEGA


1

Invio della comunicazione all’Amministrazione delegante per scouting potenziali candidati esterni


Proponente

Ricevuta l’approvazione dell’AD a ricorrere a soggetti esterni (paragrafo 2.3.1.1), il Responsabile Divisione Proponente - su indicazione del Responsabile Divisione Sourcing di riferimento - invia apposita comunicazione

16

all’Amministrazione delegante, richiedendo l’individuazione di una rosa di funzionari in possesso dei requisiti stabiliti dall’art. 77 del Codice e la produzione dei relativi curricula.

15

Per tali gare il numero dei componenti esterni dovrà sempre essere inferiore a quello degli interni. 16

Si rimanda al relativo standard.


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2 Raccolta ed esame candidature esterne

Responsabile Area Sourcing

Il Responsabile dell’Area Sourcing di riferimento, raccoglie ed esamina le candidature pervenute corredate del relativo curriculum vitae e provvede a individuare i potenziali candidati.

3 Gestione sorteggio candidati esterni per la Commissione

Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)

Il Responsabile Scheda, ricevuto l’elenco dei candidati dal Responsabile Area Sourcing, effettua il sorteggio di tutti i nominativi candidati per ricoprire il ruolo di commissario, stilando la relativa “graduatoria”. Le attività di sorteggio avvengono alla presenza dei seguenti Responsabili o loro delegati:

il Responsabile Divisione Sourcing di riferimento;

il Responsabile della Divisione Internal Audit;

il Responsabile Area Sourcing di riferimento.

Le attività di sorteggio e la relativa graduatoria vengono tracciate dal Responsabile Scheda in apposito Verbale sottoscritto da tutti i presenti.

L’esito dell’attività di sorteggio è inserito dal Responsabile Scheda nella Scheda Commissione Giudicatrice.

4 Verifica disponibilità dei candidati esterni sorteggiati

Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)

Il Responsabile Scheda procede a contattare tramite email i candidati sorteggiati e in posizione utile per partecipare alle sedute di Commissione, al fine di verificarne la disponibilità a ricoprire il ruolo di commissario nella specifica iniziativa di gara alla data fissata per la prima seduta pubblica.

5 Inserimento in SIGeF dei candidati esterni per la Commissione

Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)

Il Responsabile Scheda procede all’inserimento nel Sistema SIGeF dei nominativi dei candidati esterni sorteggiati e che hanno dato disponibilità.


Responsabile Scheda

(Area PM - DPSO)


7





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Proponente

Il Responsabile Divisione Proponente è il Responsabile DPRPA o il Responsabile DADDB/DPPA a seconda del Disciplinare cui afferisce l’acquisizione.



Responsabile Scheda

(Area PM -DPSO)




Proponente


11

Deroga al principio di rotazione nella individuazione dei commissari esterni - Informativa a OdV e RPCT




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2.3.2 FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO ALLA COMMISSIONE

Di seguito si riporta la descrizione delle attività e dei controlli relativi alla Fase 2 del processo.

Nei casi in cui l’attività di analisi e verifica degli aspetti amministrativi delle offerte di gara viene svolta dall’Ufficio busta A o Seggio di gara, il Responsabile Scheda riceve da questi una informativa sulla pubblicazione del provvedimento ammessi/esclusi della specifica gara per poter avviare la comunicazione di convocazione ai potenziali commissari individuati. 2.3.2.1 Conferimento incarico alla Commissione per acquisizioni sopra-soglia comunitaria

FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO ALLA COMMISSIONE PER ACQUISIZIONI SOPRA SOGLIA


1

Convocazione candidati e trasmissione Schede segnalazione presenza/assenza incompatibilità/conflitto di interessi

17


Il Referente dell’Area PM (DPSO), dopo aver preso atto dell’approvazione da parte dell’AD sulla potenziale composizione della Commissione, provvede, tramite email, a convocare i candidati individuati (e per conoscenza al RdP, al Responsabile Area Sourcing e al CM) fornendo indicazioni del giorno e orario fissato per la prima seduta pubblica della specifica gara, e a trasmettere ai singoli candidati le Schede segnalazione presenza/assenza incompatibilità/ conflitto di interessi.

A ciascun candidato è richiesto di rispondere alla suddetta email dell’Area PM (DPSO) per dare conferma della propria partecipazione.

17

I commissari, ivi compresi il/i segretario/i, sono sempre tenuti a sottoscrivere una apposita Scheda in ordine alla presenza/assenza cause di incompatibilità e conflitto d’interessi ex art. 77 e 42 D.lgs. 50/2016, art. 51 del C.P.C. e art. 35 bis del D.lgs. 165/2001.


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2

Sottoscrizione Atto di nomina e assenza cause di incompatibilità / conflitto di interessi

Candidato Commissione giudicatrice

(interno /esterno)

Nel giorno fissato per la prima seduta pubblica, i candidati al ruolo di commissario/Presidente e segretario, prendono visione dell’elenco delle offerte pervenute e provvedono quindi a compilare le rispettive Schede segnalazione presenza/assenza incompatibilità/conflitto di interessi

18.

In presenza di cause di astensione provvedono a non accettare l’incarico (cfr. successivo par. 2.3.3 per le modalità di gestione), mentre ove non sussistano cause di incompatibilità/conflitto di interessi, a sottoscrivere per accettazione l’Atto di nomina che in tal modo si perfeziona.

Le Schede opportunamente compilate e firmate, insieme all’Atto di nomina sottoscritto da tutti i candidati al ruolo di commissario/Presidente e segretario, vengono raccolti da uno dei segretari di commissione che provvede alle verifiche di completezza e li consegna all’Area PM per l’archiviazione. Infine, il segretario scansiona l’Atto di nomina e lo invia alla Segreteria AD e al Referente dell’Area PM (DPSO) che lo archivia per l’eventuale ricerca e consultazione.

In particolare, in presenza di un candidato esterno, quest’ultimo, dopo aver prodotto:

l’Autorizzazione della propria Amministrazione (se prevista);

ed eventualmente, la dichiarazione resa ai sensi della 445/2000 relativa al possesso in capo al candidato dei requisiti professionali richiesti nel censimento ma non evincibili dal curriculum vitae dello stesso;

sottoscrive la Scheda segnalazione presenza/assenza incompatibilità/conflitto di interessi, quindi l’Atto di nomina e la relativa Lettera di incarico per accettazione.

18

Si precisa che la sottoscrizione della dichiarazione di presenza/assenza cause di incompatibilità e conflitto di interessi da parte della Commissione afferisce a tutti i partecipanti alla gara, siano essi ammessi o esclusi. Per ulteriori approfondimenti si rimanda a [R3].


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3

Comunicazione sopravvenuta causa d’incompatibilità/conflitto di interessi o qualsiasi altra impossibilità

Commissario/ Presidente/ Segretario

I commissari, il Presidente e i segretari sono tenuti a dichiarare la sopravvenienza di una causa d’incompatibilità/conflitto di interessi o qualsiasi altra impossibilità sopravvenuta che abbia impatto sulla prosecuzione dell’incarico, in qualsiasi fase essa intervenga.

Per le segnalazioni di incompatibilità/conflitto di interessi si rimanda a quanto indicato al paragrafo 2.3.3.

4 Approvazione compensi per commissari esterni

Responsabile Divisione Proponente

In caso di accettazione dell’incarico da parte di funzionari appartenenti alle amministrazioni aggiudicatrici deleganti, non sarà corrisposto alcun compenso, gettone di presenza o altre forme di remunerazione, ma solo eventuali rimborsi di costi sostenuti per l’espletamento dell’incarico, se non rimborsati dall’Amministrazione di provenienza previa approvazione dell’AD.

Si precisa, invece, che nel caso di nomina di commissari esterni per l’aggiudicazione di Convenzioni ex art. 26 della Legge n. 488/1999 e Accordi Quadro è previsto un compenso, previa approvazione dell’AD con sottoscrizione della Lettera di incarico.

Il compenso viene determinato sulla base di apposito algoritmo che tiene conto del grado di complessità, del numero dei lotti, del numero di offerte previste e del numero di sedute di commissione previste. Eventuali modifiche, gestite dal Supporto SIGeF, all’algoritmo dovranno essere autorizzate dall’AD.

Il compenso viene riconosciuto al commissario esterno solo in caso di accettazione dell’incarico, unitamente al rimborso dei costi sostenuti per l’espletamento del medesimo nel limite fissato contrattualmente

19, se non rimborsati

dall’Amministrazione di provenienza.

19

Tale limite è fissato nella lettera di incarico e, di regola, non può eccedere il 35% del compenso stabilito. In caso di superamento di tale limite si fa riferimento alla procedura [R5] per l’iter da seguire per richiedere l’approvazione alle integrazioni delle Richieste di Acquisto.


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5 Attivazione Richiesta di Acquisto (RdA) per commissari esterni

Category Manager

In presenza di commissari esterni per i quali sia previsto un compenso, il Category Manager di riferimento, informato dal Referente Area PM (DPSO) del perfezionamento dell’Atto di nomina, provvede alla predisposizione della relativa richiesta di acquisto (RdA) in SIACC, per l’approvazione da parte Responsabile Divisione Sourcing.

2.3.2.2 Conferimento incarico alla Commissione per acquisizioni sotto-soglia comunitaria

FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO ALLA COMMISSIONE PER ACQUISIZIONI SOTTO SOGLIA


1



Il referente dell’Area PM (DPSO) provvede agli adempimenti necessari per la convocazione dei candidati individuati a presentarsi nel medesimo giorno fissato per la prima seduta aperta al pubblico della specifica procedura.

In particolare, l’Area PM (DPSO) provvede, tramite email, a trasmettere ai singoli candidati (e per conoscenza al RdP e al Responsabile DAFC/DADDB) la Scheda segnalazione presenza/assenza incompatibilità/ conflitto di interessi (di seguito Scheda cause astensione) unitamente alla documentazione di gara e a informarli della data inizio lavori della Commissione.

2


Candidato Commissione giudicatrice

Per il perfezionamento dell’Atto di nomina e la sottoscrizione delle Schede di presenza/assenza incompatibilità/conflitto di interessi si rimanda a quanto indicato per le procedure sopra soglia al paragrafo 2.3.2.1.

3


Commissario/ Presidente

Per le comunicazioni di sopravvenuta causa d’incompatibilità/conflitto di interessi o qualsiasi altra impossibilità si rimanda a quanto indicato per le procedure sopra soglia al paragrafo 2.3.2.1 e 2.3.3.


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2.3.3 FASE 3: GESTIONE INCOMPATIBILITÁ/CONFLITTO DI INTERESSI

Di seguito si riporta la descrizione delle attività e dei controlli relativi alla Fase 3 del processo, secondo quanto descritto nelle Linee guida per la gestione del conflitto di interessi [R3].

A tal proposito, si precisa che la rilevazione di cause di incompatibilità/conflitto di interessi può avvenire distintamente in: (1) fase di insediamento della Commissione o (2) fase di lavori di Commissione.



1A

Gestione presenza cause di incompatibilità / conflitto di interessi per candidato interno

Responsabile gerarchico

20

candidato interno

In caso di sussistenza di cause di incompatibilità/conflitto di interessi, il candidato interno al ruolo di commissario, presidente o segretario provvede a darne informativa al proprio Responsabile gerarchico, e in copia conoscenza agli Organi di Controllo (OdV e RPTC), e al Responsabile della Divisione Compliance e Societario. Successivamente, provvede alla compilazione della relativa Scheda

21, nell’apposita

sezione cause astensione, e a consegnarla al proprio Responsabile gerarchico, che:

nel caso di sussistenza di cause di astensione obbligatoria (ai sensi dell’art. 77 e 42 del D.Lgs. 50/2016, dell’art. 51, comma 1, c.p.c. e dell’art. 35 bis, lettera c) del D.Lgs. 165/2001), ne prende atto firmando la Scheda nella sezione dedicata e la restituisce al candidato;

nel caso in cui il candidato ravveda gravi ragioni di convenienza per astenersi (astensione facoltativa di cui all’art. 51, comma 2, c.p.c.), dopo aver valutato le ragioni sottese a tale richiesta, procede all’eventuale autorizzazione firmando la Scheda nella sezione dedicata e la restituisce al candidato.

A seguito di quanto sopra, il Responsabile gerarchico deve informare tempestivamente, via email il Responsabile Scheda (Area PM - DPSO) e in copia il RdP, il Responsabile Divisione Sourcing di riferimento e il Responsabile Divisione Proponente.

20

Ai sensi dell’art. 51 c.p.c., competono al Responsabile gerarchico la presa d’atto delle cause di astensione obbligatoria e la valutazione circa la ricorrenza o meno di cause di astensione facoltativa dichiarate dal commissario a fondamento della richiesta di astensione, nonché le eventuali azioni da intraprendere. 21

La sopravvenienza di una causa di incompatibilità/conflitto di interessi deve essere dichiarata dall’interessato per iscritto e in maniera circostanziata.


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1B

Gestione presenza cause di incompatibilità / conflitto di interessi per candidato esterno


Proponente

In caso di sussistenza di cause di incompatibilità/conflitto di interessi, il candidato esterno al ruolo di commissario o presidente provvede alla compilazione della relativa Scheda

22

nell’apposita sezione cause astensione e alla consegna al Segretario, che la trasmette al Responsabile Divisione Proponente.

Il Responsabile Divisione Proponente:

nel caso di sussistenza di cause di astensione obbligatoria (ai sensi dell’art. 77 e 42 del D.Lgs. 50/2016, dell’art. 51, comma 1, c.p.c. e dell’art. 35 bis, lettera c) del D.Lgs. 165/2001), ne prende atto firmando la Scheda nella sezione dedicata e la restituisce al candidato;

nel caso in cui il candidato ravveda gravi ragioni di convenienza per astenersi (astensione facoltativa di cui all’art. 51, comma 2, c.p.c.), dopo aver valutato le ragioni sottese a tale richiesta, procede all’eventuale autorizzazione firmando la Scheda nella sezione dedicata e la restituisce al candidato.

In entrambi i casi il Responsabile Divisione Proponente provvede a darne anche informativa agli Organi di Controllo (OdV e RPTC) e al Responsabile della Divisione CS.

A seguito di quanto sopra, il Responsabile Divisione Proponente deve informare tempestivamente via email il Responsabile Scheda (Area PM - DPSO), il RdP e il Responsabile Divisione Sourcing di riferimento.

22

La sopravvenienza di una causa di incompatibilità/conflitto di interessi deve essere dichiarata dall’interessato per iscritto e in maniera circostanziata.


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2 Raccolta Schede di incompatibilità/conflitto di interessi

Segretario

Le Schede opportunamente compilate e firmate dal Presidente/commissario/segretario e dal relativo Responsabile gerarchico

23 vengono

raccolte da uno dei segretari che provvede alle verifiche di completezza e le consegna al Referente dell’Area PM (DPSO) per l’archiviazione.

Si dovrà procedere, quindi, con l’individuazione di una nuova Commissione da insediare.

Qualora, invece, trattasi di sopravvenuta causa di incompatibilità/conflitto di interessi si dovrà procedere alla sostituzione

24 del membro di

Commissione.

3

Gestione differimento seduta pubblica per mancato insediamento della Commissione (eventuale)


Qualora non si riesca a effettuare la prima seduta pubblica è cura del Responsabile Divisione Sourcing di riferimento darne comunicazione al RdP affinché proceda con il differimento della stessa e in copia conoscenza al Referente dell’Area PM (DPSO) e al Responsabile Divisione Proponente.

Il Referente dell’Area PM (DPSO) provvede a richiedere all’UTG l’aggiornamento della data della prima seduta di Commissione in SIGeF e successivamente, alla modifica della Scheda Commissione Giudicatrice e dell’Istruttoria.

4

Comunicazione differimento seduta pubblica per mancato insediamento della Commissione (eventuale)

RdP

Nei casi di differimento della seduta pubblica a causa del mancato perfezionamento della nomina della Commissione, il RdP procede con la comunicazione del differimento ai concorrenti attraverso il Sistema e ne dà opportuna informativa al Responsabile Scheda, al Responsabile di Divisione Sourcing di riferimento e al Responsabile Divisione Proponente.

26

La dichiarazione d’incompatibilità/conflitto di interessi viene sottoscritta, in caso di risorsa interna dal proprio Responsabile gerarchico, in caso di risorsa esterna dal Responsabile di Divisione Proponente. 24

La sostituzione di un membro di Commissione, indipendentemente dalla causa che l’ha generata, verrà gestita dal Responsabile Scheda che procederà all’individuazione del nuovo candidato, alla sua nomina (con apposita Istruttoria) e alla modifica dei dati nella relativa Scheda Commissione Giudicatrice in SIGEF, in base alle modalità descritte al paragrafo 2.3.


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2.3.4 FASE 4: GESTIONE ADEMPIMENTI IN TEMA DI TRASPARENZA

Di seguito si riportano gli adempimenti in tema di trasparenza di cui all’art. 29 del D.Lgs. 50/2016 e le strutture responsabili; tali informazioni devono essere inviare all’indirizzo email [email protected].

ADEMPIMENTO RESPONSABILE TEMPISTICA

Inoltro delle informazioni relative all’incarico del commissario esterno per l’opportuna pubblicazione sul sito www.consip.it, nella sezione Società trasparente - Altri contenuti – Prestazioni per adempimenti obbligatori – Spese altri incarichi: - nominativo: <nome e cognome

commissario> - estremi lettera incarico: <num. protocollo> - oggetto prestazione: <commissario per

gara> - ragione dell’incarico: <Carenza nell’organico

delle professionalità per lo specifico settore> - data conferimento incarico: <gg/mm/aaaa> - durata incarico - compensi: <importo in € al netto dell’IVA e

della cassa previdenziale> - procedura seguita per selezione: <sorteggio

da rosa di professionisti idonei> - n. partecipanti alla procedura - CV in formato europeo

Category Manager

Entro 30 gg dalla sottoscrizione della lettera d’incarico

Invio della composizione della Commissione di gara e dei CV dei commissari/Presidente per la pubblicazione sul sito www.consip.it, nella sezione Bandi di gara - Gare e avvisi.

Ufficio Tecnico di Gara

Contestualmente alla pubblicazione del Provvedimento che determina le ammissioni e le esclusioni ai sensi dell’art. 29, D.Lgs. n. 50/2016

mailto:[email protected]



33 di 44

3. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA DI SELEZIONE E NOMINA DEI MEMBRI DELLE COMMISSIONI DI COLLAUDO/VERIFICA TECNICA/EVOLUZIONE TECNOLOGICA


Le Commissioni di “collaudo/verifica tecnica/evoluzione tecnologica sono composte da 2 o più membri conformemente a quanto indicato all’interno del Disciplinare di gara.

Tali commissioni possono essere:

nominate prima dell’aggiudicazione, quando esplicano attività (es.: collaudo/verifiche tecniche di conformità) finalizzate all’attivazione del contratto; in tal caso la commissione viene nominata secondo i principi descritti al paragrafo 2.3.1. Qualora, poi, in fase di esecuzione, fosse necessario procedere con la gestione dell’evoluzione tecnologica e/o del fuori produzione sarà cura della stessa commissione, già nominata prima dell’attivazione, eseguire tutte le verifiche che dovessero rendersi necessarie per quella specifica iniziativa.

A tal proposito, ogni richiesta di verifica tecnica/evoluzione tecnologica afferente alla stessa iniziativa, pervenuta al AM/DdE, viene da quest’ultimo inoltrata alla commissione già nominata per le attività di competenza e in copia conoscenza al RdP e al legale di riferimento.

nominate successivamente all’aggiudicazione, per iniziative che non prevedono collaudo e/o verifica di conformità e/o verifica tecnica in fase di attivazione ma solo in fase di esecuzione del contratto; in tal caso, la commissione per la gestione dell’evoluzione tecnologica e/o del fuori produzione viene nominata secondo i principi di cui al paragrafo 2.3.1, fatta eccezione per quei criteri di selezione che escludono dalla composizione i seguenti soggetti:

- il CM responsabile dell’iniziativa di gara;

- coloro che hanno partecipato alla stesura della documentazione di gara;

- coloro che hanno partecipato al gruppo di lavoro di sviluppo dell’iniziativa;

- coloro che hanno in gestione, contestualmente, un contratto stipulato con uno dei fornitori partecipanti alla gara.

A tal proposito, ogni richiesta di verifica tecnica/evoluzione tecnologica afferente alla stessa iniziativa, pervenuta al AM/DdE, viene da quest’ultimo inoltrata al Referente Area PM (DPSO) per le attività di nomina dei membri di commissione.

In caso di specifici ambiti merceologici, in assenza di competenze interne, viene individuato un commissario esterno, secondo i criteri descritti al paragrafo 2.3.1.3.

Per lo svolgimento dell’incarico, i candidati a ricoprire il ruolo di commissari dovranno sottoscrivere l’apposita Scheda che attesti l’insussistenza delle cause di incompatibilità/conflitto di interessi (per il dettaglio delle attività si rimanda al paragrafo 2.3.3).

Fig. 3 – Fasi del processo di selezione e nomina delle commissioni di collaudo/verifica tecnica/evoluzione tecnologica

2. Conferimento incarico alla

Commissione

1. Individuazione dei candidati e nomina

Commissione


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PRINCIPALI ATTIVITA’

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AD

FASE 1: INDIVIDUAZIONE CANDIDATI E NOMINA COMMISSIONE

1 Individuazione membri Commissione collaudo/verifica tecnica/evoluzione tecnologica

R I A

2 Predisposizione Istruttoria ed esame proposta Commissione collaudo/verifica tecnica/evoluzione tecnologica

R I S C A


4 Approvazione dell’Istruttoria e nomina Commissione collaudo/ verifica tecnica/evoluzione tecnologica

S I I R A

FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO ALLA COMMISSIONE

5 Convocazione candidati e trasmissione Schede segnalazione R I I

Fig. 4 – Matrice RASCI del processo di selezione e nomina membri delle Commissioni di collaudo/verifica tecnica/evoluzione tecnologica

Legenda:







Di seguito si riporta la descrizione delle attività e dei controlli relativi al processo di selezione e nomina dei membri delle commissioni di collaudo/verifica tecnica/evoluzione tecnologica.

3.3.1 FASE 1: INDIVIDUAZIONE DEI CANDIDATI E NOMINA DELLA COMMISSIONE DI COLLAUDO/VERIFICA TECNICA/EVOLUZIONE TECNOLOGICA


35 di 44

FASE 1: INDIVIDUAZIONE CANDIDATI E NOMINA COMMISSIONE DI COLLAUDO/VERIFICA TECNICA/EVOLUZIONE TECNOLOGICA




Una volta individuati i membri di commissione secondo i principi descritti al paragrafo 3.1, e verificato il rispetto dei criteri di rotazione/alternanza, è cura del Referente dell’Area PM (DPSO) predisporre l’Istruttoria per la nomina della Commissione e, in presenza di uno o più commissari esterni, le relative Lettere d’incarico e inoltrarle tramite email, unitamente ai CV dei candidati, al Responsabile Divisione Sourcing di riferimento e al Responsabile Area Sourcing.

Per l’individuazione dei candidati esterni da censimento si rimanda al par. 2.3.1.3.

2



Il Responsabile Divisione Sourcing di riferimento ricevuta ed esaminata l’Istruttoria per la nomina della Commissione, provvede a inoltrarla al Responsabile Divisione Proponente.



Proponente

Il Responsabile Divisione Proponente di riferimento verifica la correttezza e completezza dell’Istruttoria per la nomina della Commissione e dei documenti a corredo.

Al termine della verifica il Responsabile Divisione Proponente firma l’Istruttoria per la nomina della Commissione e la sottopone all’approvazione dell’AD.

La proposta dei nominativi da inserire in Commissione è effettuata dal Responsabile Divisione Proponente di riferimento, e deve tener conto delle potenziali cause d’incompatibilità, della disponibilità dei potenziali commissari (compatibilmente con il loro carico di lavoro).

4

Verifica provvedimenti disciplinari a carico dei candidati interni della Commissione e la presenza nel periodo previsto

Responsabile DRC

Il Responsabile DRC, ricevuta l’istruttoria dall’Area PM (DPSO) per la nomina della Commissione e dei documenti a corredo, verifica che nei confronti dei candidati proposti come componenti interni, nei diversi ruoli, non vi siano provvedimenti disciplinari erogati/in corso di erogazione e la presenza dei candidati stessi nel periodo previsto per le attività di Commissione e firma a sua volta l’Istruttoria per la nomina della Commissione per attestazione della verifica effettuata.


36 di 44

FASE 1: INDIVIDUAZIONE CANDIDATI E NOMINA COMMISSIONE DI COLLAUDO/VERIFICA TECNICA/EVOLUZIONE TECNOLOGICA




Il Referente Area PM (DPSO) predispone l’Atto di nomina della Commissione contenente l’oggetto dell’iniziativa di gara e i nominativi candidati ai ruoli di commissario.

6 Approvazione Istruttoria e nomina Commissione


Proponente

L’Istruttoria per la nomina della Commissione di collaudo/verifica/evoluzione tecnologica viene sottoposta dal Responsabile Divisione Proponente all’approvazione dell’AD unitamente all’Atto di nomina e, se presente/i il/i commissario/i esterno/i, la/le Lettera/e d’incarico.

7

Deroga al principio di rotazione nella individuazione dei commissari interni/esterni - Informativa a OdV e RPCT


In caso di accordo da parte dell’AD sulla nomina della Commissione in deroga (anche parziale) ai criteri di rotazione/alternanza, il Responsabile Divisione Sourcing ne dà informazione agli Organi di Controllo (OdV e RPCT).

3.3.2 FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO ALLA COMMISSIONE DI COLLAUDO/VERIFICA TECNICA/EVOLUZIONE TECNOLOGICA

FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO COMMISSIONE DI COLLAUDO/VERIFICA TECNICA/EVOLUZIONE TECNOLOGICA


1


25


Il Referente Area PM (DPSO), dopo aver preso atto dell’approvazione da parte dell’AD sulla potenziale composizione della Commissione, provvede, tramite email, a convocare i candidati individuati (e per conoscenza al Responsabile Area Sourcing e al RdP) fornendo indicazioni del giorno e orario fissato per la prima seduta, e a trasmettere ai singoli candidati le Schede segnalazione presenza/assenza incompatibilità/ conflitto di interessi.

25

I commissari, ivi compresi il/i segretario/i, sono sempre tenuti a sottoscrivere una apposita Scheda in ordine alla presenza/assenza cause di incompatibilità e conflitto d’interessi ex art. 77 e 42 D.lgs. 50/2016, art. 51 del C.P.C. e art. 35 bis del D.lgs. 165/2001.


37 di 44

FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO COMMISSIONE DI COLLAUDO/VERIFICA TECNICA/EVOLUZIONE TECNOLOGICA


2


Candidato commissario

I potenziali componenti della Commissione, al fine dell’accettazione del ruolo, sottoscrivono le Schede segnalazione presenza/assenza incompatibilità/ conflitto di interessi

26, quindi l’Atto di nomina per

accettazione ed eventualmente la Lettera d’incarico

27.

In caso di presenza cause di astensione, per i dettagli si rimanda al paragrafo 2.3.3.

3


Commissario


26

Ai componenti di tale Commissione si applicano le cause di incompatibilità/conflitto di interessi individuate nelle relative Schede. 27

Al commissario verrà riconosciuto un compenso, puntualmente indicato nella Lettera di incarico, commisurato ai compensi medi di una seduta di Commissione per l’effettivo impegno necessario all’espletamento dell’attività. Per il rimborso delle eventuali spese si rimanda alla nota numero 24.


38 di 44

4. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA DI SELEZIONE E NOMINA DEL SEGGIO DI GARA


Il Seggio di gara (nei casi in cui l’attività di verifica non è attribuita all’Ufficio busta A) svolge tutte le attività di verifica della documentazione amministrativa per una gara da aggiudicarsi, proponendo alla Consip, al termine della fase istruttoria, l’elenco dei concorrenti ammessi/esclusi alla successiva fase di valutazione delle offerte (effettuata dalla Commissione giudicatrice all’uopo nominata).

Il Seggio di gara è composto da tre dipendenti della Consip, ovvero:

- dal Responsabile del Procedimento dell’iniziativa (Presidente),

- da un dipendente di ruolo,

- da un dipendente scelto prioritariamente nelle Aree di Assistenza Legale delle Divisioni Sourcing e, in caso di motivata carenza, tra il personale con competenze legali che abbia preso parte al corso di formazione per i segretari di commissione, appartenenti alle seguenti aree aziendali: Area Pool Avvocati Contenzioso e Area Standard Documentali e Linee Guida della DAL, Area Ufficio Tecnico di Gara, Area Gestione Subappalti e Area Verifica Documentazione Amministrativa e Supporto RdP della DPSO,

ciascuno dei quali potrà svolgere le funzioni di segretario.

I componenti del Seggio di gara sono nominati dall’Amministratore Delegato con apposito atto che si perfeziona, dopo la scadenza del termine fissato per la presentazione delle offerte, presa visione dell’elenco delle offerte pervenute e, ove non sussistano cause di conflitto di interessi ai sensi dell’art. 42 D. Lgs. n. 50/2016 e del Codice etico della Consip S.p.A..

Per lo svolgimento dell’incarico, i componenti del medesimo dovranno, pertanto, sottoscrivere l’apposita Scheda che attesti l’insussistenza delle suddette cause di conflitto di interessi (per il dettaglio delle attività si rimanda al paragrafo 2.3.3).

Ai componenti del Seggio di gara non si applica la previsione secondo cui “non devono aver svolto né possono svolgere alcun'altra funzione o incarico tecnico o amministrativo relativamente al contratto del cui affidamento si tratta” prevista dall’art. 77 comma 4 D. Lgs. n. 50/2016 nei confronti dei componenti della commissione giudicatrice.

Fig. 5 – Fasi del processo di selezione e nomina del Seggio di gara



2. Conferimento

incarico al Seggio di gara

1. Individuazione dei

componenti e nomina Seggio di gara


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PRINCIPALI ATTIVITA’

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AD

FASE 1: INDIVIDUAZIONE COMPONENTI E NOMINA SEGGIO DI GARA

1 Predisposizione Istruttoria ed esame proposta Seggio di gara

R I I S C A


3 Approvazione dell’Istruttoria e nomina Seggio di gara

S I I I R A

FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO AL SEGGIO DI GARA

4 Convocazione candidati e trasmissione Schede segnalazione

R I I

Fig. 6 – Matrice RASCI del processo di selezione e nomina componenti il Seggio di gara

Legenda:







Di seguito si riporta la descrizione delle attività e dei controlli relativi al processo di selezione e nomina del Seggio di gara.

4.3.1 FASE 1: INDIVIDUAZIONE DEI COMPONENTI E NOMINA SEGGIO DI GARA



1 Predisposizione Istruttoria e proposta di Seggio di gara


Al termine della verifica sulla disponibilità di risorse interne (vedi paragrafi 2.3.1.3) il Referente dell’Area PM

(DPSO) provvede a predisporre l’Istruttoria per la

nomina del Seggio e inoltrarla tramite email al Responsabile Divisione Sourcing di riferimento, in modo da fornire una proposta riguardo ai nominativi dei componenti del Seggio, informandone in copia conoscenza, il Responsabile d’Area di riferimento e il CM dell’iniziativa.


40 di 44



2

Esame proposta di Seggio e condivisione con il Responsabile Divisione Proponente


Il Responsabile Divisione Sourcing di riferimento ricevuta ed esaminata l’Istruttoria per la nomina del Seggio, provvede a inoltrarla al Responsabile Divisione Proponente.

3 Esame proposta di Seggio di gara


Proponente

Il Responsabile Divisione Proponente verifica in particolare la correttezza e completezza dell’Istruttoria per la nomina del Seggio.

Al termine della verifica il Responsabile Divisione Proponente firma l’Istruttoria per la nomina del Seggio e attiva il Referente dell’Area PM (DPSO) per la predisposizione dell’Atto di nomina che dovranno essere sottoposti alla firma dell’AD.

4

Verifica provvedimenti disciplinari a carico dei componenti interni del Seggio e la presenza nel periodo previsto

Responsabile DRC

Il Responsabile DRC, ricevuta l’istruttoria dall’Area PM (DPSO) per la nomina della Commissione e dei documenti a corredo, verifica che nei confronti dei candidati proposti come componenti interni del Seggio nei diversi ruoli non vi siano provvedimenti disciplinari erogati/in corso di erogazione e la presenza dei candidati stessi nel periodo previsto per le attività del Seggio e firma a sua volta l’Istruttoria per la nomina del Seggio per attestazione della verifica effettuata.



Il Referente dell’Area PM (DPSO) predispone l’Atto di nomina del Seggio contenente l’oggetto dell’iniziativa di gara e i nominativi dei componenti del Seggio.

6 Approvazione dell’Istruttoria e nomina Seggio di gara

Il Responsabile Divisione

Proponente

Il Responsabile Divisione Proponente sottopone l’Istruttoria per la nomina del Seggio e l’Atto di nomina all’AD.

L’AD approva e nomina il Seggio di gara sottoscrivendo l’Istruttoria e l’Atto di nomina.

Nel giorno della prima seduta del Seggio di gara, la Segreteria AD provvede alla consegna del cartaceo dell’Atto di nomina firmato e protocollato all’Area PM (DPSO), la quale a sua volta lo consegna al segretario per la sottoscrizione di tutti i membri costituenti il Seggio.

4.3.2 FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO AL SEGGIO DI GARA


41 di 44

FASE 2: CONFERIMENTO INCARICO AL SEGGIO DI GARA


1



Il Referente Area PM (DPSO), dopo aver preso atto dell’approvazione da parte dell’AD sulla potenziale composizione del Seggio, provvede, tramite email, a convocare i candidati individuati (e per conoscenza al Responsabile Area Sourcing e al RdP) fornendo indicazioni del giorno e orario fissato per la prima seduta, e a trasmettere ai singoli candidati le Schede segnalazione presenza/assenza incompatibilità/ conflitto di interessi.

2


Componente

I potenziali componenti del Seggio, al fine dell’accettazione del ruolo, sottoscrivono l’Atto di nomina per accettazione e le Schede segnalazione presenza/assenza incompatibilità/ conflitto di interessi.

3


Componente



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5. OUTPUT

Di seguito vengono elencati i prodotti delle singole attività. Gli standard laddove disponibili sono reperibili nell’intranet aziendale.

NOME STRUMENTO DISPONIBILITÀ DI

STANDARD/MODELLI

Scheda Commissione Giudicatrice SIGeF (pdf) SI

Scheda segnalazione presenza/assenza incompatibilità/conflitto di interessi

(per commissari interni/presidente)

Word SI


(per segretari)

Word SI


(per commissari esterni/presidente)

Word SI

Scheda segnalazione presenza/assenza conflitto di interessi

(per componenti seggio)

Word SI


(per commissioni di collaudo/ verifica tecnica/evoluzione tecnologica)

Word SI

Richiesta alle amministrazioni aggiudicatrici di cui all’art. 3, comma 1, lett. a) del Codice di nominativi per candidati esterni

Word SI

Documento per censimento candidature di funzionari di amministrazioni aggiudicatrici (di cui all’art. 3, comma 1 lett. a) del Codice

Word NO

Lettera di accettazione di incarico di componente commissione giudicatrice (per commissario esterno per gare su delega)

Word SI

Lettera di accettazione di incarico di componente commissione di verifica evoluzione tecnologica/fuori produzione (per commissario esterno per gare nel settore sanità)

Word SI

Lettera di accettazione di incarico di componente commissione giudicatrice (per commissario esterno per gare del settore sanità)

Word Si


43 di 44

NOME STRUMENTO DISPONIBILITÀ DI

STANDARD/MODELLI

Atto di nomina della Commissione giudicatrice Word SI

Atto di nomina della Commissione di collaudo/ verifica tecnica/evoluzione tecnologica

Word SI

Atto di nomina della Commissione di prequalifica Word SI

Atto di nomina del Seggio di gara Word SI

Istruttoria nomina Commissione di gara sopra soglia Word SI

Istruttoria nomina Commissione di gara sotto soglia Word SI

Istruttoria nomina sostituzione commissario di gara Word SI

Istruttoria nomina sostituzione segretario di gara Word SI

Istruttoria nomina Commissione di collaudo/verifica tecnica/evoluzione tecnologica

Word SI

Istruttoria nomina Seggio di gara Word SI

Verbale di sorteggio presidente Word NO

Verbale di sorteggio candidati esterni Word NO


44 di 44

6. PRESIDI DI CONTROLLO

Di seguito si riportano i presidi di controllo applicati nel presente documento di processo.

Presidi di controllo Applicati

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/01

Codice Etico

Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza

Flussi periodici verso OdV / RPCT

Trasparenza ex D.Lgs. n. 33/2013

Segregazione dei compiti e delle funzioni all'interno del processo/fasi

Controlli e autorizzazioni gerarchiche

Procure e deleghe

Tracciabilità del processo/fasi

Archiviazione della documentazione rilevante

Misure per la gestione del conflitto di interessi

Misure per la gestione del Revolving Doors

Misure per la gestione delle cause di inconferibilità/incompatibilità ex D.Lgs. 39/2013

Misure di Rotazione

Patti di integrità/protocolli di legalità

Informatizzazione del processo

Controlli del Responsabile Security

Procedura appartenente al perimetro dei controlli OdV – RPCT – DIA nell’ambito della pianificazione integrata dei controlli (PIC) redatta annualmente.

Selezione e nomina membri delle Commissioni di gara ... per la selezione e... · nomina commissari...

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