SAD

Gestione Distribuzione Presidi Medici

Distribuzione Presidi Medici

La somministrazione di presidi medici è una forma di assistenza rivolta a soggetti anziani, disabili e pazienti affetti da alcune patologie, che necessitano si assistenza continuativa. L’assistenza può essere erogata direttamente dalle ASL attraverso i DSL o attraverso altri soggetti facenti parte del canale distributivo per conto dello stesso Servizio Sanitario Nazionale. Le fasi che intervengono nel processo di erogazione sono molteplici ed altrettante sono le categorie di soggetti che devono attingere alle necessarie informazioni di carattere logistico / gestionale

SAD

Gestione del processo di distribuzione dei presidi medici sul territorio di riferimento di diverse ASL\Distretti.

Garanzia di continuità di erogazione del servizio.

Azzeramento delle fasi critiche di processo e delle anomalie o disservizi comuni (es.: mancata consegna, consegne duplicate, consegne a pazienti deceduti, mancata fatturazione o fatturazione duplicata sulle consegne).

Gestione dei flussi di informazioni tra l’ente appaltante (ASL) e tutti i possibili canali di distribuzione.

Esigenze

SAD

SAD Requisiti degli strumenti gestionali Monitoraggio completo del servizio di fornitura dei presidi medici distinta per gruppi

di patologie e singole gare di appalto. Semplificazione nell’accesso ai servizi relativi alla fornitura da parte degli utilizzatori

dei prodotti e dei loro familiari/assistenti.

Gestione appropriata dei dati sensibili ed applicazione delle norme in materia di gestione della privacy in tutte le fasi della fornitura del servizio.

Copertura e rispetto dei requisiti amministrativi previsti dalla esigenze delle singole AA.SS.LL.

Possibilità di verifica e tracciamento della conformità delle consegne in tempo reale attraverso interfacce di verifica e reports di sintesi e dettaglio per la previsione degli impegni di spesa da parte delle AA.SS.LL.

SAD Il progetto

SAD è stato sviluppato interamente da SMS Engineering srl per conto di Svas Biosana su specifiche esigenze legate alla gestione della fornitura e distribuzione di presidi medici previsti dalle gare che le ASL indicono per garantire il servizio di Assistenza Domiciliare. SAD copre tutte le fasi previste dal servizio di assistenza domiciliare dall’inserimento delle prescrizioni, a cura dell’ASL oppure direttamente da operatori della Svas Biosana, alla generazione automatica dei piani di consegna, generazione dei documenti di trasporto e fatturazione riepilogativa.

Svas Biosana è un’azienda campana operante su tutto il territorio nazionale; esegue da oltre un decennio la fornitura e consegna presso il domicilio degli assistiti aventi diritto, di prodotti per l’incontinenza (per i quali è anche produttore) e di diabetologia.

SAD

Applicazione software per la gestione dei servizi di fornitura e distribuzione di presidi medici in nome e

per conto delle ASL (Aziende Sanitarie Locali).

Cos’è il SAD

Accesso a dati ed informazioni da parte di soggetti appartenenti a distinte organizzazioni secondo le rispettive competenze. Pluralità di strumenti di accesso ai dati stessi. Congruità ed unicità dei dati gestiti attraverso archiviazione e conservazione su una unica infrastruttura condivisibile e gestibile dai diversi soggetti in ottemperanza alle correnti norme in sicurezza di accesso ai dati. Pluralità dei canali di accesso ai dati di tipo sicurtato e rispondenti alle attuali norme ed esigenze in materia di sicurezza informatica. Rispetto della privacy attraverso procedure di interfacciamento verso ambiti funzionali suddivisi per competenza territoriale e funzionale. Rispetto delle procedure attraverso interfacce di processo che guidano gli operatori lungo le fasi di erogazione ciclica del servizio.

Requisiti degli strumenti di gestione

SAD

Architettura software Software client/server sviluppato con linguaggi di ultima generazione completamente basati su tecnologia Microsoft. •SO Server: Microsoft Windows 2008 Server •DB Server: Microsoft SQL Server •Interfaccia

– Desktop: per gestire l’intera procedura gestionale di tutte le attività previste dal servizio di assistenza domiciliare

– Web: utilizzando protocollo sicuro (HTTPS) per consentire l’accesso remoto alle ASL

INTERNET

NETWORK SEDE CENTRALE SVAS BIOSANA

WEB-SERVERAPPLICATIONSERVER E DB

DATABASE

STORAGE

Firewall

NETWORK ALTRE SEDI

NETWORK ASL

VPN

VPN

HTTPS

HTTPS

GLI UTENTI DELLEALTRE SEDI SVAS

BIOSAN SICONNETTONO

ATTRAVERSO VPNAL SERVER

APPLICATIVO

GLI UTENTI DELLEAZIENDE

SANITARIE LOCALIACCEDONO AI DATI

ATTRAVERSOINTERFACCIA WEB

SAD

INTERNET

NET

WO

RK

DA

TAC

ENTE

R

STORAGEBACK – UPRipristino

WEB-SERVER

Firewall

APPLICATIONSERVER E DB NETWORKS DISTRETTI ed

ASL

DATABASE

VPN

ASSISTITI

HTTPSVPN

HTTPS

GLI UTENTI DEI DISTRETTI EDELLE ASK ACCEDONO AI DATIATTRAVERSO VPN AL SERVER

APPLICATIVO

ACCESSO AI DATI ATTRAVERSOINTERFACCIA WEB

HTTPS

GLI UTENTI DEI DISTRETTI EDELLE ASK ACCEDONO AI DATI

ATTRAVERSO INTERFACCIA WEB

HTTPS

NETWORK ALTRI UTENTI

ALTRI UTENTI AUTORIZZATISI CONNETTONO ATTRAVERSOVPN AL SERVER APPLICATIVO

VPN

VPN

NETWORK SERVIZIO FORNITURAed ASSISTENZA

ALTRI UTENTI AUTORIZZATI EDUTENTI SERVIZIO ASSISTENZA SI

CONNETTONO ATTRAVERSOINTERFACCIA WEB

HTTPS

HTTPS

Pagina 2

Architettura Sistema Informativo

SAD

Utente

Gruppo

ANAGRAFICA PAZIENTE(Dati Identificativi)

Dati Anagrafici Dati Autorizzativi ePrescrizioni

Cons

ultazio

ne Inserimento

DocumentiDigitalizzati Archiviati

Archivio DocumentiDigitalizzati

Utente

Gruppo

DOCUMENTICONSEGNA e

FATTURE

Cons

ultazio

ne Inserimento

Archivio Dati Anagrafici

Archivio Dati Documenti

INTERFACCIA APPLICATIVA O INTERFACCIA WEB

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Interfacciamento Sistema Informativo

SAD

Accesso e gestione del servizio / Soggetti interessati Unità Organizzative Distrettuali ed ASL;

Soggetti impegnati nella gestione del flusso logistico di consegna ed assistenza al paziente (es. medici di base, società appaltatrici, farmacie, call center, ecc.);

Assistiti che ne facciano richiesta mediante registrazione sul sito web.

SAD

SAD Accesso e gestione del servizio / Operatività Gestione delle varie tipologie di accesso al servizio da parte dei pazienti fin dalla fase pre-autorizzativa; Adempimenti burocratici per l’accesso al servizio attraverso interfaccia di registrazione on line utilizzabile direttamente dai pazienti o dai medici di base ; Pluralità dei canali di accesso ed acquisizione dati pazienti verso base dati unica per tracciamento e verifica dei dati anagrafici pazienti aventi diritto; Gestione dello scambio di informazioni tra i soggetti impegnati nel flusso di erogazione del servizio (pazienti, medici, ASL, distributori, ecc.) attraverso i più moderni sistemi informatici (collegamenti da postazioni di rete, web, e-mail, ecc.); Tracciamento della tipologia di assistenza richiesta per la presa in carico del paziente;

SAD Principali funzionalità software

Gestione Multipla di Gare e Presidi Medici Gestione logistica secondo la tipologia di consengna prescelta Gestione Anagrafica Articoli gara e listini prezzi Gestione Anagrafica Pazienti con storicizzazione domicilio Gestione autorizzazione presidio medico e relativa storicizzazione Gestione prescrizione presidi medici Esplosione automatica piani di consegna mensile sulla base della

frequenza delle consegne per paziente Generazione massiva di DDT giornalieri x singolo paziente Monitoraggio esiti di consegna e ripianificazione consegne Gestione magazzino, controllo scorte e approvvigionamenti Fatturazione periodica Controllo flussi finanziari futuri Report di gestione interni e statistici per l’ente appaltante

SAD

SAD Gestione Distribuzione Presidi Medici

SadWeb Gestione Distribuzione Presidi Medici on line

SAD / SadWeb • SAD : Applicativo Gestionale ti tipo desktop utilizzabile in rete locale,

intranet e da remoto con connessioni vpn sicurtate per la gestione dei servizi di distribuzione presidi medici.

• SadWeb : naturale estensione dell’applicativo SAD in ambiente lato web utilizzabile con i più diffusi bowser web accessibile mediante utenze registrate ed autorizzate per la gestione e consultazione dati relativi alla distribuzione dei presidi medici.

• SAD e SadWeb : si poggiano su infrastrutture hardware e software tali da garantire il mantenimento e la conservazione dei dati risiedendo su Data Center appositamente predisposti.

SAD / SadWeb

Controllo degli accessi Gestione della sicurezza e tracking Separazione fisica dei dati Cifratura dei dati identificativi Sistema di autentificazione Opzioni avanzate di autorizzazione Gestione avanzata della password Automatizzazione scadenza per le password Accesso per intervento tecnico Accesso per intervento tecnico da remoto Definizione dei profili utente Log degli accessi al sistema Visualizzazione dati in forma inintelligibile Facilità di interrogazione dati su diversi e molteplici

indici di ricerca

Altre caratteristiche softwares

SAD Ambiente Applicativo

Interfaccia Utente L’applicativo SAD utilizza una interfaccia utente che permette di accedere a tutte le funzionalità con l’utilizzo sia del mouse che della tastiera.

Menù principale

SAD

Toolbar - Barra degli strumenti

L’utente può accedere a tutte le funzioni utilizzando la tastiera (tasti funzione) e quindi anche la barra degli strumenti facendo click con il mouse sui relativi pulsanti; un help contestuale, ed il relativo tasto funzione corrispondente, compare passando con il mouse sopra ciascun pulsante

- Funzionalità di Inserimento di nuovi dati

- Funzionalità di Modifica di Dati Esistenti

- Funzionalità di Cancellazione (condizionale) di dati esistenti

- Ricerche di dati

SAD

Nell’esempio la fuzione Carica (tasto funzione F4) predispone il programma al caricamento di un nuovo record della gestione che è correntemente attiva (ad esempio un nuovo Assistito se è stata aperta ed è attiva la Gestione Assistiti ).

Toolbar - Barra degli strumenti

Accessibilità alle funzionalità

SAD Post-in

I Post-in permettono di inserire delle note aggiuntive su ogni tipo di record salvato e reso visualizzabile dalla corripondente gestione;

L’informazione memorizzata nel post-in ed associata ad un qualunque record verrà visualizzata ogni volta che verrà richiamato lo stesso record dalla stessa gestione o in altre che contengano il riferimento allo stesso.

SAD Sezione di menù Anagrafiche

Le opzioni e funzionalità previste nel SAD sono organizzate in gruppi di menù e sottomenù.

La sezione Anagrafiche comprende le interfacce di gestione dei dati di base per l’utilizzo delle funzioni e programmi operativi di caricamento e gestione dei documenti transazionali.

Gli archivi di base, se adeguatamente alimentati costituiscono un punto di forza e discriminante per la massimizzazione della produttività in termini di erogazione del servizio.

SAD

Aziende Sanitarie Locali Patologie Tipi Patologie Periodicità Medici di Base Gare Status Consegne

Sezione di menù SAD

La sezione SAD contiene tutte le opzioni direttamente collegate al caricamento\ gestione dei documenti del servizio di assitenza ed erogazione dei presidi.

Ciascun sottogruppo di opzioni permette di accedere alle corrispondenti gestioni siano esse di tipo anagrafico che transazionale.

Esempio di Gestione Anagrafica CAP e Strade

SAD

La gestione contiene l’elenco delle località selezionabili all’interno delle altre gestioni ove sia necessario indicare le località.

Sezione Anagrafiche

Ha la medesima funzione dell’anagrafica cap con la possibilità di selezionare la strada ed ottenere le informazioni relative alla località, cap e provincia corrispondenti.

Esempio di Gestione Stradario

SAD

Esempio di gestioni per la classificazione articoli L’applicativo è progettato per creare

classificazione degli articoli con diversi livelli di dettaglio

Macrofamiglie

Famiglie

Raggruppamenti Statistici

Tipologie Articoli

Sezione Anagrafiche

SAD

Esempio di gestioni anagrafica articoli

Sezione Anagrafiche

Consente di archiviare gli articoli che saranno oggetto di erogazione ai pazienti.

Raccoglie una serie di informazioni necessarie alla corretta esecuzione dei processi di registrazione successivi.

SAD

• L’applicativo consente di gestire più ASL e per ciascuna l’articolazione in Distretti e zone di competenza

• A ciascun distretto sono associate le località che vi fanno capo permettendo di organizzare in modo ottimale i successivi controlli su tutte le fasi del processo di erogazione del servizio.

• Su tali classificazioni si poggieranno anche i controlli di congruità delle erogazioni nonché evitare disservizi dovuti a sovrapposizioni sia di pazienti che di zone di competenza

Esempio di gestione anagrafica ASL / Distretti

Sezione SAD

SAD

Esempio di gestione classificazione del livello di gravità della patologia

Esempio di gestione anagrafica patologie

Sezione SAD

• L’applicativo consentendo la gestione del servizio di erogazione di prodotti relativi a qualsivoglia patologia prevede quindi la possibilità di catalogare le patologie gestite.

• Il livello di gravità della patologia viene utilizzato per avere un riferimento generico verso il quadro clinico del paziente.

SAD

Esempio di Gestione Anagrafica dei Medici di base

Esempio di gestione anagrafica periodicità erogazione

Sezione SAD

• La periodicità di erogazione dei presidi è una delle caratteristiche fondamentali del servizio di erogazione in base al quale è possibili gestire il riordino dei prodotti ed avere al tempo stesso delle previsioni di fabbisogni e di spesa attesi.

• Il riferimento ai medici di base è una ulteriore informazione gestita nel processo di erogazione del servizio e pertanto se ne prevede l’archiviazione.

SAD Esempio di gestione Gare di Appalto Sezione SAD

L’applicativo SAD consente di gestire il processo di erogazione e distribuzione di prodotti e presidi medici afferenti ad un numero illimitato di gare indette dalle ASL.

Al contempo garantisce la separazione degli ambiti e delle competenze.

Il controllo sulla esatta erogazione dei prodotti previsti dalle gare è un altro aspetto critico ed il SAD permette di azzerare i rischi di errata attribuzione dei prodotti.

Esempio di gestione Articoli su Gare di Appalto

SAD Esempio di gestione status consegne Sezione SAD

Il controllo del processo operativo da seguire nella erogazione dei prodotti e dei servizi è demandato a degli stadi di avanzamento che vanno dalla fase di inserimento del paziente alla fase di verifica della consegna ed erogazione.

Il sistema di controllo di processo impostato nel SAD permette di evitare quindi errori di processo come pure l’erronea emissione di documenti fiscali

SAD

Le informazioni contenute e verificabili sono il risultato dei dati rilevati ed archiviati nel corso della Gestione pratica paziente

Esempio di gestione anagrafica assistiti Sezione SAD

La gestione anagrafica assistiti consente l’archiviazione e gestione dei

•Dati anagrafici

•Storico domicilio

•Storico autorizzazioni

•Storico prescizioni

•Storico consegne

•Status consegne in corso

La gestione permette una rapida ricerca degli assistiti in modo da consentire agli operatori di aumentare il livello e la qualità del servizio stesso.

SAD Esempio di gestione prescrizioni assistiti Sezione SAD

La gestione destinata a raccogliere le informazioni relative alla prescrizione costituisce un’altra parte importante nel perfezionamento del processo di erogazione del servizio

A tale gestione è stata data particolare cura ed attenzione al fine di facilitare l’utente nel controllo dei pazienti autorizzati e dei presidi per i quali avranno diritto alla prescrizione ed erogazione.

SAD

Gestione Assistiti e Consegna Prodotti

In base alle prescrizioni precedentemente autorizzate è possibile procedere alla ricerca e formalizzare la consegna mediante la stampa dei documenti comprovanti.

Esempio di gestione prescrizioni assistiti Sezione SAD

SadWeb Accesso procedura tramite browser web

E’ Richiesta Utenza registrata e password di accesso

SadWeb L’utenza Registrata una volta ottenuto l’accesso potrà accedere alle sole sezioni per le quali è stata autorizzata

• Esempio di Accesso al solo distretto di appartenenza o competenza

SadWeb Pagina di Ricerca Situazione Assistito

• Ricerca in base a parametri di selezione.

SadWeb Pagina di Ricerca Situazione Assistito

• Esempio Risultato Ricerca per Cognome

SadWeb Pagina di Ricerca Situazione Assistito

• Esempio Risultato Ricerca Consegne

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SadWeb Pagina di Ricerca Situazione Dettaglio Consegna

• Esempio Risultato Ricerca Prodotti Consegnati

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SAD

• Consente la gestione di diverse gare relative a diverse patologie su una o più ASL\Distretti

• Tracciabilità completa degli assistiti autorizzati sui vari distretti e su una o più patologie, permettendo il controllo su eventuali duplicazioni di assistiti in consente di tracciarne puntualmente gli spostamenti

• Ottimizzazione del controllo sui cicli di consegna per puntualità approvvigionamenti

• Data entry semplificato nella ricerca degli articoli destinati alla consegna e vincolati alla gara

• Stampa massiva dei documenti di trasporto (700/gg ca.) e gestione puntuale del domicilio del paziente

• Gestione esiti consegne e fatturazione in tempi rapidi • Rilevamento puntuale dei flussi finanziari previsti sui vari periodi e cicli di

consegne preziosi anche per le ASL che possono utilizzarli per avere dei riscontri rispetto a quanto già pianificato

Utilizzato dall’ASL consentirebbe il diretto controllo del servizio complessivo sia questo erogato direttamente o attraverso altri soggetti a valle della catena di

distribuzione.

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