Rotary foundation d2080 assemblea cagliari 2016

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La commissione R.F. del D2080 Assemblea formativa Cagliari 19.06.2016 Relatore DRFC D2080 (a.r. 2016-2017)

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La commissione R.F. del D2080Assemblea formativa Cagliari 19.06.2016

Relatore DRFC D2080 (a.r. 2016-2017)

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Obiettivi della sessione

• La missione della RF

• Il programma della Commissione

• Il conflitto di interessi: cosa/come fare

Obiettivi della sessione

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Missione della Rotary Foundation

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Lo scopo del Rotary è di diffondere il valore del servizio, motore epropulsore ideale di ogni attività. In particolare, esso si propone di:

Primo. Promuovere e sviluppare relazioni amichevoli fra i propri soci perrenderli meglio atti a servire l’interesse generale;

Secondo. Informare ai principi della più alta rettitudine l’attività professionalee imprenditoriale, riconoscendo la dignità di ogni occupazione utile e facendo sìche venga esercitata nella maniera più nobile, quale mezzo per servire lacollettività;

Terzo. Orientare l’attività privata, professionale e pubblica di ogni socio delclub secondo l’ideale del servizio;

Quarto. Propagare la comprensione reciproca, la cooperazione e la pace alivello internazionale mediante il diffondersi nel mondo di relazioni amichevolifra persone esercitanti diverse attività economiche e professionali, unite nelcomune proposito e nella volontà di servire. (RRI 4, STRC 4)

[Manuale di Procedura, 2013 pagg. 61-62]

SCOPO DEL ROTARY

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MISSIONE DEL ROTARY INTERNATIONAL

La nostra missione è di servire gli altri, promuoverel’integrità e avanzare la comprensione, la buona volontà e lapace nel mondo attraverso una rete di professionisti,imprenditori e personalità di spicco della comunità. (RCP26.010.)

[Manuale di Procedura, 2013 pag.62]

MISSIONE DEL ROTARY INTERNATIONAL

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MISSIONE DELLA FONDAZIONE ROTARY

La missione della Fondazione Rotary è consentire aiRotariani di promuovere la comprensione, la buona volontàe la pace nel mondo migliorando le condizioni sanitarie,appoggiando l’istruzione e alleviando la povertà*. (TRFC 1.030.)

Lo fa aiutando a finanziare le nostre attivitàumanitarie che vanno dai progetti locali alleiniziative globali

*[Manuale di Procedura, 2013 pag.62]

MISSIONE DELLA FONDAZIONE ROTARY

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Il programma della

Commissione

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Gli obiettivi del D2080

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Obiettivi R.F. del D2080

Gli obiettivi del Distretto 2080 per il 2016/2017 (fonte: SISD)

1. aumento dell’effettivo (giovani e neo pensionati)

2. coinvolgimento dei soci e dinamismo dei club

3. più club con attestato presidenziale

4. maggiore conoscenza e più sensibilità nei confronti della RF

5. End polio now, ora e per sempre

6. Alzare la media delle donazioni al fondo annuale, da destinare attraverso i FODD alle

sovvenzioni della Fondazione

7. Aumentare le donazioni dei club e di esterni al RI per Polio Plus

8. Incrementare qualità ed impatto della azione umanitaria del RI attraverso le sovvenzioni della

RF e le sei aree di intervento (risoluzione dei conflitti, prevenzione e cura delle malattie, acqua

e strutture igienico sanitarie, salute materna ed infantile, alfabetizzazione ed educazione di

base, sviluppo economico e comunitario)

9. Aumentare le azioni di servizio sostenibili incentrate su programmi e iniziative a sostegno dei

giovani e delle sei aree di intervento

10. Sensibilizzare il pubblico sul Rotary

11. Promuovere i successi della RF e i 100 anni del suo impegno umanitario.

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LA STRUTTURA

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La struttura della Commissione R.F. del D2080

Commissione R.F.

SovvenzioniBuona

Amministrazione PolioPlus Raccolta fondi

Distrettuali

Globali

Borse di Studio

VTT

Task ForceMaratona Roma

2017

SottocommissioneRevisione contabile

Task force PHS

Task Force conflitti

interesse

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LE PERSONE:a) gli indispensabili

b) gli “altri”

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GLI INDISPENSABILI

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I dirigenti dei Club e i Rotariani delle commissioni R.F. di Club

• Forniscono informazioni e formazione sulla R.F. ai loro Club

• Sono gli interlocutori della R.F. per le Comunicazioni ai/dai Club

• Consentono ai Club di formulare corrette domande per Sovvenzioni Distrettuali e Globali, Borse diStudio, VTT

• Promuovono le sovvenzioni e le altre attività della Fondazione e incoraggiano i soci a parteciparvi

• Motivano i soci a donare alla Fondazione

• Partecipano al seminario sulla gestione delle sovvenzioni

• Sovraintendono al processo di qualificazione del club, necessario per poter usufruire delle sovvenzionidella Fondazione

• Conducono, almeno quattro volte all’anno, programmi motivazionali sulla Fondazione per i soci

• Collaborano con il tesoriere alla gestione dei fondi delle sovvenzioni ricevuti dal club

• Collaborano con la commissione Progetti allo sviluppo di iniziative di servizio e al loro finanziamento

[Fonte: DIREZIONE DEL CLUB. MANUALE DELLA COMMISSIONE PER LA FONDAZIONE ROTARY]

i

LE PERSONE: Gli indispensabili

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I Rotariani delle commissioni R.F. di Club

Per poter svolgere i loro compiti devono:

• Iscriversi a MyRotary

• Essere inseriti (dal Segretario del Club) in Rotary ClubCentral con i rispettivi incarichi di Club

• Studiare il Manuale

• Rimanere in contatto con la Comm.ne del D2080

LE PERSONE

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GLI “ALTRI”

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Tutti i componenti della Commissione R.F. del D2080 si trovano

QUI

(sarà aggiornato il 01.07.2016)

LE PERSONE: GLI “ALTRI”

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Impegni e obiettivi della commisssione

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1. Ogni componente della Commissione si impegna a effettuare una donazione personale minima di€26.50 a RF entro il 31.10.2016

2. Ogni componente della Commissione si impegna a conoscere il manuale RF di riferimento

3. Ogni componente della Commissione si impegna a partecipare ad almeno un evento distrettualeformativo sulla RF

4. Ogni Sottocommissione si impegna a tracciare una bozza scritta delle proprie prassi/regolamento(anche di erogazione dei fondi) e trasmetterla al DRFC e al coordinatore Comm.ne BuonaAmministrazione per l’implementazione

5. Ogni Sottocommissione si impegna a predisporre - entro il 30.07.2016 - un file in Powerpoint (osimile) che sarà utilizzato per illustrare le attività della commissione e formare i Rotariani su taliattività

6. Ogni componente della Commissione si impegna a prepararsi ed essere disponibile -dal01.07.2016- a richiesta dei Club/commissione/DRFC/Distretto, a tenere brevi conferenze (15/20min) sulle attività/progetti/programmi/obiettivi della propria commissione, inquadrati nelcontesto generale RF, con l’ausilio del file in Powerpoint elaborato dalla rispettiva Commissione

7. Creazione di un indirizzo email unico per ciascuna commissione per consentire immediatacondivisione delle informazioni

Impegni comuni a tutte le Sottocommissioni

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1. Adempiere compiti e responsabilità Manuale

2. Coordinare le sottocommissioni e sfruttare lesinergie

3. Contribuire a garantire trasparenza e conoscenzadi tutte le procedure

4. Intervenire nelle situazioni di conflitti diinteresse

[email protected]

Impegni DRFC del D2080

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1. implementa un sistema per facilitare e rilevarel’uso improprio o gestione inappropriata dei fondi

2. effettua prontamente delle indagini in seguito alledenunce sull’uso improprio e gestioneinappropriata dei fondi

3. riporta alla FR qualsiasi potenziale o circostanziatadenuncia di uso improprio o di gestioneinappropriata dei fondi

[email protected]

Impegni Task Force Conflitto Interessi

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• Predisporre un piano di formazione per gruppi di club di ogni zona• Consentire a TUTTI i Club del D2080 di partecipare a un GG• Contribuire all’implementazione del “memorandum d’intesa per la

qualificazione del Club” MOU• Concordare col Governatore le modalità ed i criteri di ripartizione

delle risorse distrettuali• Sensibilizzare ogni Assistente del Governatore affinchè i Club

assegnati definiscano i propri obiettivi contributivi, comunichino (prima dell’Assemblea Distrettuale) il nominativo del Presidente Commissione R.F. e sollecitino la sua partecipazione agli incontri “di zona” ed ai Seminari Distr.li R.F. (anche ai fini della qualificazione del Club);

• Impegnare i Club alla “raccolta fondi” per i versamenti alla [email protected]

Impegni della Sottocommissione Sovvenzioni Globali

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1. Creazione di un archivio elettronico dellesovvenzioni

2. Creazione di un archivio elettronico dei format(lettera/report/etc.) documentali da tempoutilizzati, per una migliore gestione di proceduree attività

[email protected]

Impegni della Sottocommissione Sovvenzioni Distrettuali

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Fase di pianificazione e implementazione Sondaggio presso i club Creazione rete con dei potenziali sponsor ( Università - Imprese - Associazioni.......) Recepire dal Governatore a.r. 2016/2017 l'indicazione del Tipo di Borsa/e da pianificare e offrire, condividendone,

come sottocommissione, gli obiettivi professionali e i risultati da conseguire. Preparare una procedura di domanda con un importo fisso Definire i requisiti di idoneità alla Borsa di Studio Definire e pubblicizzare la procedura di domanda e di selezione Determinare i requisiti di rendicontazione per i borsisti, gli impegni e le responsabilità dei club sponsor Selezionare e formare borsisti e Club Sponsor anche a fornire un costante feedback del periodo borsista. Comunicare ai club e ai candidati l'avvenuta assegnazione, con i termini per l'accettazione della stessa, oltre alla sintesi di diritti, doveri, impegno etico, assegnazione tutor, indicazioni per il monitoraggio.

Per le Borse di Studio per la Pace la sottocommissione:1) Informa i rotariani (Club) sui programmi della Borsa di Studio per la Pace e li incoraggia a presentare partecipanti2) Aiuta il Governatore a selezionare candidati qualificati3) Conduce programmi di orientamento4) Fornisce un programma di formazione agli Assistenti Sponsor e Ospite5) Si attiva con i Borsisti, anche di altri distretti che arrivano nel nostro.

[email protected]

Impegni della Sottocommissione Borse di Studio

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1)Programmare e effettuare almeno un VTT distrettuale per l’anno 2016-2017• Valutare le proposte già presenti• Evidenziare possibili nuove proposte• Trovare un RC partner• Trovare possibili RC sponsor• Portare a termine la procedura• Effettuare il VTT

2)Sollecitare i RC del Distretto a conoscere e eventualmente organizzare GG o anche DG in forma di VTT

[email protected]

Impegni della Sottocommissione VTT

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Raccolta di almeno 200.000 euro per FAPAiutare i club a stabilire obiettivi di raccolta fondi e a scegliere le strategie per realizzarli.Organizzare raccolte di fondi a livello distrettuale e di club.Incoraggiare i club a organizzare iniziative di raccolta fondi a favore della Fondazione e li consiglia a proposito.Coordina le attività svolte nel distretto per assicurare ai donatori un adeguato riconoscimento.Si esprime in merito alla distribuzione del FODD Diffondere informazioni su Paul Harris Society e incrementare membri

[email protected]

Impegni della Sottocommissione Raccolta Fondi

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a)Raccolta fondi coordinata dal Distretto a favore del programma PolioPlus nel corso dell’anno (MARATONA DI ROMA); beneficiari i Club che adotteranno un runner solidale. Obiettivo di raccolta almeno il 5% in più rispetto a 2015-16. coinvolgimento di almeno il 50% dei Club del Distretto 2080.b) Pianificazione di almeno una raccolta fondi aperta al pubblico, a sostegno dell’iniziativa di eradicazione della polioc) Celebrazione della giornata mondiale della polio il 23/24 ottobre con un evento a livello distrettualedi spessore internazionaled) Raccolta tramite i salvadanai Pro Polio nelle scuole. Obiettivo almeno 70 scuole elementari coinvolte in ambito distrettuale.e) Iniziativa con tutti i ragazzi dello Scambio giovani e Rotaract ed Interact con maglietta end polio nowe bandiere nazione di appartenenza per la c.d. foto “This Close”f) Social Mobilization - Create Awareness: coinvolgimento di nuovi testimonial della campagna EndPolio Now – This Closeg) Collaborazione con il Governatore e i Presidenti delle commissioni distrettuali Fondazione Rotary ePubbliche relazioni per premiare le attività esemplari svolte dai club e a livello distrettuale nella lottacontro la malattia.

h) Polio gala dinner

i) Polio newsletter

[email protected]

Impegni della Sottocommissione PolioPlus

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Formazione di un Team Rotariano di fundraisers

OBIETTIVI DEL TEAM ROTARIANO

1. RACCOLTA FONDI

1. Incremento pagine sulla Rete del Dono per ogni singolo Club

2. Incremento partecipazione Rotaract

3. Ottenere dalla Rete del Dono visibilità in Home Page a partire dal lancio delle pagine

2. COMUNICAZIONE

1. Maggior visibilità e comunicazione in rete arricchendo pagine sui principali social networks

2. Analisi periodica delle pagine pubblicate e loro aggiornamento (foto…testo…)

3. Attività mirate a dare molta visibilità al Rotary e a Club aderenti

3. ISCRITTI MARATONA DI ROMA E ROMA FUN

1. Incremento del numero dei club aderenti con particolare riferimento alla Sardegna e Lazio

2. Incremento runners anche attraverso strette collaborazioni con Società Podistiche

3. Incremento partecipazione Interact per la Roma Fun

4. Creazione di un Team di runners e fitwalkers rotariano rappresentativo del Distretto

5. Acquisto pettorali da shop conveniente per la quantità

6. Attività in Inteclub tra soci runners

7. Rafforzamento tappa/puntotifo del 13’ km con medaglia destinata a coloro che correranno o cammineranno la Tappa Distrettuale non competitiva

8. Rafforzamento e coinvolgimento alla Roma Fun come elemento di affiatamento tra familiari e amici dei soci

[email protected]

Impegni della Sottocommissione PolioPlus – Task force Maratona di Roma

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1. Controllo del flusso delle sovvenzioni

1. Controllo presenze seminari

2. conservazione MOU cartaceo ed digitale

3. disponibilità elenco club qualificati

4. verifica requisiti per emissione bonifici ai Club

5. verifica estratto conto finale

6. Effettuare una visita ad un club x verifica procedure conserv. Archivio

7. controllo emissione dei rapporti finali/annuali

2. Definizione e raccolta delle buone prassi Rotary Foundation

3. Gestione riunioni revisione contabile

[email protected]

Impegni della Sottocommissione Buona Amministrazione

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1. Conferma dell’adesione del distretto al proprio piano di gestione finanziaria.2. Esame delle spese per sovvenzioni distrettuali, sovvenzioni globali sponsorizzate dal distretto e sovvenzioni predefinite sponsorizzate dal distretto che include:a. Selezione di una parte campione degli esborsi e riconciliazione a fronte della documentazione di accompagnamento.b. Revisione dell’intero elenco di spese per assicurare che i fondi siano stati spesi nel rispetto dei termini e delle condizioni dell’assegnazione della sovvenzione.c. Conferma dell’esecuzione di un’asta per tutte le spese con un importo cospicuo.d. Revisione della procedura di esborso dei fondi per assicurare che siano stati applicati gli appropriati controlli.3. Verifica che tutte le transazioni finanziarie e attività progettuali correlate alla sovvenzione siano state svolte in base alle prassi commerciali standard del settore:a. Conferma dell’osservanza dei requisiti della FR sulla conservazione della relativa documentazione.b. Altre procedure ritenute necessarie dalla commissione di revisione della Fondazione Rotary4. Rapporto conclusivo della valutazione finanziaria annuale, da consegnare ai club membri del distretto entro tre mesi dalla fine di ogni anno rotariano.

[email protected]

Impegni della Sottocommissione Revisione Contabile

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Cosa chiediamo ai Club

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1. Inserire in MyRotary e Rotary Club Central i nominativi dei presidenti dellacommissione RF del Club (entro marzo/aprile prima dell’entrata in carica)

2. Inserire in Rotary Club Central gli obiettivi di raccolta e versamento a RF (entro ilmese di aprile dell’a.r. precedente)

3. Versare alla RF con regolarità

4. Partecipare ai bandi per le sovvenzioni e per le borse di studio

5. Organizzare eventi di raccolta fondi

6. Organizzare uno/due eventi formativi sulla RF destinati ai soci del Club

7. Stabilire un programma di rotazione per la commissione RF di Club in modo daassicurare la progressiva implementazione e continuità delle conoscenze

8. Partecipare ai seminari formativi RF

Cosa chiediamo ai Club del D2080

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Conflitto di interessi:

cosa è per R.F.– cosa/come fare

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Perché ce ne occupiamo qui a Cagliari?

Cambiamenti a termini e condizioni delle

sovvenzioni -Sezione XII Creata nuova sezione

per includere l'intero regolamento sul conflitto

d'interessi – la R.F. chiede di occuparsene

Conflitto di interessi: perché ce ne occupiamo

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• Tutti gli individui che partecipano a uno dei programmi di sovvenzione oassegnazione di fondi devono svolgere le attività evitando qualsiasi tipo di conflittod’interessi reale o percepito

• Tale conflitto consiste in una relazione tra gli individui attraverso la quale gliindividui coinvolti in un programma di sovvenzione o assegnazione di fondi porta adun beneficio, o percepita come fonte del beneficio, per gli individui o loro famigliari,conoscenze personali, colleghi di lavoro, interessi commerciali o un'organizzazione incui tali individui sono fiduciari, amministratori o dirigenti.

[testo come compare nella versione italiana]

A conflict of interest is a relationship among individuals through which an individual involved in a program grant oraward causes benefit, or could be perceived to cause benefit, for such individual or such individual’s family, personalacquaintances, business colleagues, business interests, or an organization in which such individual is a trustee, director,or officer. This conflict of interest policy shall be applied in the following circumstances as specifically set forth below.The application of this conflict of interest policy shall not be limited to these circumstances.

Terms and Conditions for Rotary Foundation District Grants and Global Grants (updated March 2016)

Conflitto di interessi: cosa è per la R.F.

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A quali circostanze si applica

1. Idoneità del destinatario

2. Imparzialità delle Commissioni selezionatrici

3. Transazioni d’affari con i fornitori

A quelle specificate, ma non limitatamente a quelle

Conflitto di interessi: a quali circostanze si applica

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Idoneità dell’assegnazione al destinatario

Ai sensi dell'articolo 9.3 del Regolamento della Fondazione Rotary, quelli definiti qui di seguito nonpossono essere candidati né destinatari finali di un’assegnazione o beneficiari di qualsiasi programmadella Fondazione Rotary. Tra questi individui sono inclusi i Rotariani attivi; dipendenti del club,distretti e altre entità del Rotary (come definito nel Rotary Code of Policies) o del Rotary International;i coniugi, discendenti (figli o nipoti di sangue, acquisiti con adozione legale o matrimonio senzaadozione), coniugi di discendenti diretti o antenati (genitori o nonni di sangue) delle persone nellesuddette categorie; e dipendenti di agenzie, organizzazioni o istituzioni che collaborano con laFondazione Rotary o Rotary International.

Gli ex Rotariani continuano ad essere inidonei per un periodo di 36 mesi dopo la cessazione della loroaffiliazione. Le persone non idonee in base al loro rapporto familiare con un ex Rotariano continuano anon essere idonei per un periodo di 36 mesi dopo la cessazione dell’affiliazione di un loro membrodella loro famiglia. Ciò nonostante, tali individui sono idonei a partecipare alle squadre di formazioneprofessionale e ai viaggi individuali per progetti umanitari (se tali individui sono ritenuti qualificati afare parte della squadra) finanziati con le sovvenzioni distrettuali e sovvenzioni globali.

Conflitto di interessi: a quali circostanze si applica

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Imparzialità delle Commissioni selezionatrici

I Rotariani che ricoprono un incarico in un club o commissione di selezione a livello distrettuale per un

programma della Fondazione Rotary sono tenuti ad agire con la piena trasparenza nelle transazionicon familiari, conoscenze personali o d'affari che hanno avanzato la loro richiesta e devono informareil Presidente della Commissione prima del processo di selezione di eventuale conflitto di interessi realeo percepito a causa del rapporto preesistente con un candidato all’assegnazione di fondi delprogramma della Fondazione. Ad esempio, i dipendenti della stessa azienda o organizzazione, sociappartenenti allo stesso club Rotary o soci dello stesso club che sponsorizza la domanda, rapportofamiliare, ecc. Il Presidente di Commissione di selezione deciderà se tale membro di commissionedebba partecipare o meno nella procedura di selezione per uno o tutti i candidati con i quali esiste unconflitto di interessi reale o percepito. Se il Presidente di Commissione è il soggetto per il quale esisteun conflitto di interessi reale o percepito, il Consiglio direttivo del club o il presidente DRFC, seappropriato, deciderà se l’individuo in questione debba partecipare o meno alla selezione per uno otutti i candidati con i quali esiste un conflitto di interessi reale o percepito.

Conflitto di interessi: a quali circostanze si applica

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Transazioni d’affari con i fornitori

Prima che la Fondazione Rotary, un distretto Rotary, un Rotary club o Rotariano possa condurre unatransazione commerciale correlata a un’assegnazione inerente ad un programma della Fondazione in cui ilfornitore riceve il pagamento da un entità del Rotary, occorre richiedere proposte e preventivi equi, trasparentie approfonditi o condurre un’asta per garantire i migliori servizi offerti ad un costo ragionevole, nonostanteeventuali connessioni tra un fornitore e un'entità del Rotary. Potenziali conflitti d’interesse possono sorgereallorquando un'entità del Rotary stia valutando l'opportunità di condurre affari con un Rotariano a cuicorrispondere i fondi; un fornitore di beni e/o servizi di proprietà o gestiti da un Rotariano, Rotarianoonorario, dipendente di un club, distretto o altre entità del Rotary del Rotary International, coniuge diRotariano, discendenti diretti (figlio o nipote di sangue, acquisiti con adozione legale o matrimonio senzaadozione), i coniugi discendenti diretti e antenati (genitori o nonni di sangue), o dipendenti di agenzie,organizzazioni o istituzioni che collaborano con la Fondazione Rotary. Tra gli esempi di rapporti d'affari chepossono richiedere un'ulteriore revisione per verificare che non esiste un conflitto di interesse per unRotariano si possono citare le transazioni commerciali con un'organizzazione non governativa partner,fornitore di beni o servizi, società di assicurazioni, agenzia viaggi, agenzia di spedizione, istituto scolastico,agenzia di verifica delle competenze linguistiche, ecc.

Le transazioni commerciali con individui o persone giuridiche con le quali esiste un conflitto di interessi realeo percepito possono essere completate dopo l'approvazione del Segretario generale nel caso in cui taletransazione fornisce il miglior prodotto o servizio in base all’equo valore di mercato, così come evidenziato daun'offerta di vendita o offerta ottenuta attraverso un preventivo, proposta o asta equa, trasparente eapprofondita.

Conflitto di interessi: a quali circostanze si applica

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Conflitto di interessi:

cosa fare

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Cosa fare

• Per questioni di trasparenza chiunque si venga a trovarein una posizione di conflitto, anche potenziale,nell’ambito di una sovvenzione è tenuto a renderla nota.

• La presenza di un conflitto d’interessi, attuale opercepito, non esclude automaticamente un Rotarianodalla partecipazione al programma della Fondazione.

• Queste situazioni saranno esaminate caso per caso

Conflitto di interessi: cosa fare

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Conflitto di interessi:

come fare

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Obiettivi raggiunti?

• La missione della RF

• Il programma della Commissione

• Il conflitto di interessi: cosa/come fare

Obiettivi della sessione

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GRAZIE PER L’ATTENZIONE