PROJECT PLAN:RIORGANIZZAZIONE TECNOLOGICA DEGLI AMBULATORI

DI MAMMOGRAFIA DELL’A.O. SANT’ANNA DI COMO

Volonterio Nicola

volonn@usi.ch

Net-MEGS 2013-2015

Laboratorio di Project Management

docente A. Gandolfi

P.O. di MenaggioP.O. di Menaggio

INDICE

1. CONTESTO

2. OBIETTIVI

3. TRIANGOLO DEL PM

4. STAKEHOLDERS

5. ORGANIGRAMMA

6. MASTERPLAN

7. DIAGRAMMA DI GANT

8. WBS TEMPORALE

9. WBS FUNZIONALE

10. WORK PACKAGES

11. RUOLI E RESPONSABILITÀ

12. PIANO DI AZIONE

13. RISK ANALYSIS

14. CONTROLLING

15. PIANO DI COMUNICAZIONE

CONTESTO/1

L’A.O. Sant’Anna di Como ha attivato 4 ambulatori dimammografia:

• 2 presso l’ambulatorio di Como, uno dedicato allo screeningmammografico e uno alla diagnostica specialistica (biopsie);

• 1 presso il P.O. di Cantù, dedicato allo screening mammografico;

• 1 presso il P.O. di Menaggio, dedicato allo screeningmammografico.

CONTESTO/2

Nel 2014 è stata acquisita una nuova apparecchiatura mammografica con tomosintesie tavolo da biopsia.

Rappresentando il golden standard tecnologico, la nuova apparecchiatura(mammografo_1) sarà installata presso il poliambulatorio di Como in sostituzione diuna delle due attualmente presenti.

L’apparecchiatura sostituita (mammografo_2) sarà trasferita nel P.O. di Menaggionell’attuale ambulatorio di ecografia.

L’apparecchiatura attualmente presente nel P.O. di Menaggio (mammografo_3) saràsmaltita e il locale che la ospita convertito in ambulatorio di ecografia.

Il Servizio di Ingegneria Clinica aziendale è stato incaricato di gestire le installazionie il trasferimento delle apparecchiature.

OBIETTIVI

• Adeguare gli impianti dei locali perché si possano installare lenuove apparecchiature.

• Garantire il corretto trasporto e installazione delleapparecchiature.

• Ridurre al minimo i tempi di fermo degli ambulatori, possibilmentenon più di una settimana di fermo per l’attività ambulatoriale diogni presidio.

TRIANGOLO DEL PM

Il vincolo più critico del progetto è il tempo di esecuzione che deve essere il minimo possibile.

TEMPO RISORSE/COSTI

OBIETTIVI

STAKEHOLDERS

• Servizio di Senologia(medici, tecnici, personale amministrativo)

• Pazienti

Il disagio dei pazienti (allungamento liste di attesa, spostamentoesami), dovrebbe essere ridotto al minimo attraverso la riduzionedei tempi di fermo degli ambulatori.

ORGANIGRAMMA

COMMITTENTE:Servizio di Senologia

RESPONSABILE DI PROGETTO: Servizio Ingegneria Clinica

Servizio diSenologia

Servizio di Ingegneria Clinica

Ufficio TecnicoFisica Sanitaria

Trasportatore

Fornitore Apparecchiatura

MASTERPLAN/1

ATTIVITÀ

AMMINISTRATIVE

DISINSTALLAZIONE

ADEGUAMENTO

LOCALI

TRASFERIMENTO

APPARECCHIATURA

INSTALLAZIONE APPARECCHIATURE

COLLAUDO E

VERIFICHE

t

M1

M2

M3

M4

M5

MASTERPLAN/2

t

DECISIONE DATA AVVIO ATTIVITÀ, BLOCCO AGENDE, COMUNICAZIONE A UTENTI

RICHIESTA PREVENTIVO E FORMULAZIONE ORDINE TRASPORTATORE

ATTIVITÀ AMMINISTRATIVE

M1.1

M1.2

MASTERPLAN/3

ATTIVITÀ MILESTONE DELIVERABLE

Attività amministrativeM1.1 Data avvio lavori concordata.

Comunicazione per blocco

agende.

M1.2 Formulazione dell’ordine al trasportatore. Ordine al trasportatore

Disinstallazione M2 Apparecchiatura pronte per il trasferimento.Comunicazione al fornitore

della disponibilità dei locali.

Adeguamento locali M3 Impianti adeguati alle nuove apparecchiature. Certificazione impianti.

Trasporto M3 Mammografo_2 presso il P.O. di Menaggio. DDT firmato per ricezione.

Installazione M4 Apparecchiature installate.Comunicazione del fornitore di

avvenuta installazione.

Collaudo e verifica M5Apparecchiature collaudate e verificate dalla Fisica

Sanitaria.Verbale di collaudo.

DIAGRAMMA DI GANTattività ID attività DAY 1 DAY 2 DAY 3 DAY4 DAY 5 DAY 6 DAY7 DAY 8 DAY 9

DEFINIZIONE DATA AVVIO LAVORI 1.1

COMUNICAZIONE BLOCCO AGENDE 1.2

RICHIESTA PREVENTIVO 1.3

ACCETTAZIONE PREVENTIVO 1.4

COMUNICAZIONE AI PAZIENTI 1.5

SMONTAGGIO APPARECCHIATURE 2.1

IMBALLAGGIO MAMMOGRAFO_2 2.2

SMALTIMENTO MAMMOGRAFO_3 2.3

ADEGUAMENTO QUADRO ELETTRICO 3.1

COLLEGAMENTO SISTEMI SICUREZZA E LUCI 3.2

VERIFICA IMPIANTO 3.3

TRASPORTO AL P.O. DI MENAGGIO 4.1

TRASPORTO NELL’AMBULATORIO 4.2

INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_1 5.1

INSTALLAZIONE SISTEMI AUSILIARI MAMMOGRAFO_1 5.2

INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_2 5.3

COLLAUDO MAMMOGRAFO_1 6.1

COLLAUDO MAMMOGRAFO_2 6.2

VERIFICHE AMBIENTALI COMO 6.3

VERIFICHE AMBIENTALI MENAGGIO 6.4

WBS TEMPORALEAttività

amministrative (1)

Definizione data avvio lavori (1.1)

Comunicazione blocco agende (1.2)

Richiesta preventivo (1.3)

Accettazione Preventivo (1.4)

Comunicazione ai pazienti (1.5)

Disinstallazione (2)

Smontaggio apparecchiature

(2.1)

Imballaggio mammografo_2

(2.2)

Smaltimento mammografo_3

(2.3)

Adeguamento locali (3)

Adeguamento quadro elettrico

(3.1)

Collegamento sistemi di sicurezza

e luci di segnalazione (3.2)

Verifica impianto (3.3)

Trasporto (4)

Trasporto presso il P.O. di Menaggio

(4.1)

Trasporto nell’ambulatorio

(4.2)

Installazione (5)

Installazione mammografo_1

(5.1)

Installazione sistemi ausiliari

mammografo_1 (5.2)

Installazione mammografo_2

(5.3)

Collaudo e verifica (6)

Collaudo mammografo_1

(6.1)

Collaudo mammografo_2

(6.2)

Verifiche ambientali ambulatorio di

Como (6.3)

Verifiche ambientali P.O. di Menaggio

(6.4)

WBS FUNZIONALE

Servizio di senologia

Definizione data avvio lavori (1.1)

Comunicazione blocco agende (1.2)

Comunicazione ai pazienti (1.5)

Servizio Ingegneria Clinica

Richiesta preventivo (1.3)

Accettazione Preventivo (1.4)

Smontaggio apparecchiature (2.1)

Imballaggio mammografo_2 (2.2)

Smaltimento mammografo_3 (2.3)

Installazione mammografo_2 (5.3)

Collaudo mammografo_1 (6.1)

Collaudo mammografo_2 (6.2)

Fornitore dell’apparecchiatura

Adeguamento quadro elettrico

(3.1)

Collegamento sistemi di sicurezza

e luci di segnalazione (3.2)

Installazione mammografo_1

(5.1)

Installazione sistemi ausiliari

mammografo_1 (5.2)

Trasportatore

Trasporto presso il P.O. di Menaggio

(4.1)

Trasporto nell’ambulatorio

(4.2)

Ufficio Tecnico

Verifica impianto (3.3)

Fisica Sanitaria

Verifiche ambientali

ambulatorio di Como (6.3)

Verifiche ambientali P.O. di Menaggio (6.4)

WORK PACKAGES

ID ATTIVITÀ 2.1

DESCRIZIONE ATTIVITÀ SMONTAGGIO APPARECCHIATURA

DATA INIZIO 21 aprile

DATA FINE 21 aprile

DURATA 1 g

CONTENUTO DI LAVORO 8 h

GRADO DI OCCUPAZIONE 100%

RISORSA 1 tecnico senior + 2 tecnici junior

COSTO RISORSA30.- €/h tecnico senior

20.- €/h tecnico junior

RUOLI E RESPONSABILITÀ

ATTIVITÀ

SEN

OLO

GIA

S.I.C

.

FO

RN

ITO

RE

TR

ASP

OR

TATO

RE

U.T

.

FIS

ICA

SA

NIT

AR

IA A = assiste

C = messo a conoscenza

D = decide

E = esegue

note

Definizione data avvio lavori (1.1) D C C C C C Responsabile del Servizio di Senologia

Comunicazione per il blocco delle agende (1.2) E Amministrativo del Servizio di Senologia

…

Smontaggio apparecchiature (2.1) C E A

Collegamento sistemi di sicurezza e luci di segnalazione (3.2) C E C

…

Verifiche ambientali P.O. di Menaggio (6.4) C A E

…

PIANO DI AZIONEattività

ID

attività

DAY

1

DAY

2

DAY

3

DAY

4

DAY

5

DAY

6

DAY

7

DAY

8

DAY

9SEN SIC FOR TRA UT FS

DEFINIZIONE DATA AVVIO LAVORI 1.1 D C C C C C

COMUNICAZIONE BLOCCO AGENDE 1.2 E

RICHIESTA PREVENTIVO 1.3 E

ACCETTAZIONE PREVENTIVO 1.4 E

COMUNICAZIONE AI PAZIENTI 1.5 E

SMONTAGGIO APPARECCHIATURE 2.1 C E A

IMBALLAGGIO MAMMOGRAFO_2 2.2 A E

SMALTIMENTO MAMMOGRAFO_3 2.3 E A A

ADEGUAMENTO QUADRO ELETTRICO 3.1 C E A

COLLEGAMENTO SISTEMI SICUREZZA E LUCI 3.2 C E C

VERIFICA IMPIANTO 3.3 C A E

TRASPORTO AL P.O. DI MENAGGIO 4.1 C E

TRASPORTO NELL’AMBULATORIO 4.2 A E A

INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_1 5.1 C A E A

INSTALLAZIONE SISTEMI AUSILIARI MAMMOGRAFO_1 5.2 A E A

INSTALLAZIONE MAMMOGRAFO_2 5.3 C E A

COLLAUDO MAMMOGRAFO_1 6.1 C E E A

COLLAUDO MAMMOGRAFO_2 6.2 C E A

VERIFICHE AMBIENTALI COMO 6.3 C A E

VERIFICHE AMBIENTALI MENAGGIO 6.4 C A E

RISK ANALYSIS/1

RISCHIO CONSEGUENZEIMPATTO

ANTE

PROB.

ANTE

RPN

ANTE MISURE PREVENTIVEIMPATTO

POST

PROB.

POST

RPN

POST

Rottura durante

trasporto

Ritardo non

definibile nello

spostamento

dell’attività

ambulatoriale

3 0,1 0,5

Verifica dell’imballaggio con

il trasportatore e

assicurazione del bene

2 0,05 0,1

Ritardo nelle

attività di

installazione

Ritardo nell’avvio

dell’attività

ambulatoriale

rispetto data

prevista

4 0,3 1,2

Fermo dell’ambulatorio un

giorno aggiuntivo alla data

prevista

4 0,1 0,4

Ritardo nelle

attività di

adeguamento

locali

Ritardo nelle fasi

successive del

progetto

3 0,1 0,3

Fermo dell’ambulatorio un

giorno aggiuntivo alla data

prevista

2 0,1 0,2

RISK ANALYSIS/2

Il peggior scenario futuro prevedibile è la presenza dei pazienti inambulatorio senza la possibilità di usare l’apparecchiatura perritardi in una delle fasi del progetto.

Si ritiene che più le fasi siano vicine alla data stabilita perl’apertura più sia impattante un eventuale ritardo per la ridottapossibilità di recuperare tempo nelle fasi successive.

Non si ritengono presenti rischi non individuabili.

La misura preventiva consiste nell’accettare le prenotazioni deipazienti un giorno dopo rispetto al termine previsto perl’esecuzione del progetto.

CONTROLLING

La necessità di garantire tempi ridotti nell’esecuzione del progetto richiede uncontrolling quotidiano dell’attività.

Non si ritiene conveniente implementare un vero sistema di controlling conriunioni tra gli stakeholders e rapporti intermedi formalizzati.

Quotidianamente il responsabile del Servizio di Ingegneria Clinica eseguirà unsopralluogo nei cantieri al termine della giornata lavorativa e invierà unaggiornamento via mail agli altri attori coinvolti con le eventuali azionicorrettive da intraprendere nei giorni successivi.

Al termine del progetto sarà trasmesso al responsabile del Servizio diSenologia un report contentente i risultati dei collaudi e delle verificheambientali.

PIANO DI COMUNICAZIONE

COMUNICAZIONE INTERNA

Aggiornamento al responsabile del Servizio di Senologia tramite mailquotidiana dello stato di avanzamento del progetto.

Comunicazione formale al Responsabile dell’Attività Ambulatoriale dopo ilcollaudo positivo dell’apparecchiatura.

COMUNICAZIONE ESTERNA

Comunicazione ai pazienti nei giorni di sospensione dell’attività ambulatorialetramite affisssioni in cui scusarsi per il disagio ma anche comunicare l’impegnodell’A.O. a innovare le proprie tecnologie.