Registro elettronico

Scuola e famiglia: uno strumento di condivisione

Cos’è

Il “Registro elettronico” è un sistema informatico creato con due specifici scopi:

oSemplificare e velocizzare la gestione dei dati da parte dei docenti e degli altri attori all’interno dei

plessi scolastici, dal giornale di classe alla stampa delle pagelle in fase di scrutinio;

oConsentire una comunicazione più rapida e flessibile tra famiglia e scuola.oConsentire una comunicazione più rapida e flessibile tra famiglia e scuola.

Il “Registro elettronico” è lo strumento che permette la gestione di tutte le attività didattiche, classificarle e

renderle disponibili nelle varie fasi agli organi scolastici per la valutazione e produzione dei documenti, sia

ministeriali che ad uso interno.

E’ predisposto per un’efficace scambio di informazioni scuola – famiglia, dando accesso ai familiari degli

studenti alla visualizzazione dell’andamento scolastico, delle presenze, dei documenti emessi e ricevere le

comunicazioni dai docenti o dalla segreteria didattica.

Il “Registro elettronico” è un sistema creato per la scuola nella scuola, già in produzione ed utilizzato in

diverse realtà scolastiche nel nord Italia.

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Com’è

Il “Registro elettronico” è una piattaforma basata su architettura web, quindi facilmente installabile sia in

una rete intranet (server locale) che in una rete extranet o in un sito web (server remoto); la base dati su cui

si appoggia il sistema è un database relazionale che può anch’esso trovarsi sul medesimo server

dell’applicazione (locale o remoto che sia) oppure su un differente server.

Tutti gli accessi ai dati sono regolati dalla richiesta di un nome utente ed una password, che possono essere Tutti gli accessi ai dati sono regolati dalla richiesta di un nome utente ed una password, che possono essere

rilasciati solamente dall’amministratore del sistema.

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Multiazienda e multicanale

Il “Registro elettronico” si adatta perfettamente a diverse realtà scolastiche: è utilizzabile sia dal singolo

istituto che dai comprensori scolastici. Il sistema offre la possibilità di gestire diverse “aziende”, che possono

essere la medesima scuola oppure le diversi sedi sul territorio di un comprensorio.

Ogni azienda ha la sua autonomia nella configurazione del Registro e nella gestione dei dati in esso trattati.

La multicanalità del sistema garantisce l’usabilità di diverse funzionalità del Registro da dispositivi differenti,

come computer, tablet o smartphone.

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Funzionalità

Le funzionalità del “Registro elettronico” sono molteplici, e sono messe a disposizione degli utenti che vi

accedono in base al loro profilo, collegato alla tipologia di utenza assegnata loro in fase di inserimento da

parte dell’amministratore del sistema.

Le tipologie di utenza che possono accedere al registro sono:

oAmministratore

oDirettoreoDirettore

oSegreteria

oDocente

oEducatore

oFamiliare

oStudente

Di seguito saranno analizzati nel dettaglio i profili maggiormente coinvolti nell’utilizzo e aggiornamento del

Registro, ovvero l’Amministratore, il Docente ed i Familiari.

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L’amministratore accede al Registro con il proprio nome utente e la propria password:

Funzionalità principali - Amministratore

Il pannello di richiesta dei dati di accesso è facilmente integrabile in qualunque intranet, extranet o sito web

già esistenti; è altresì possibile nascondere il campo di selezione “azienda”, nel momento in cui l’istituto che

utilizza il Registro è uno soltanto.

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E’ possibile inserire e gestire più “istituti” (es. Scuola Primaria XY, Scuola Secondaria YZ), identificabili ognuno

con un colore differente per maggior chiarezza ed immediatezza nella visualizzazione dei dati.

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Creato l’istituto, si dovrà creare

l’anno scolastico…


…ed indicare i diversi periodi che lo compongono, ossia se

si tratta di quadrimestri o di trimestri e definirne le date

di inizio e di fine:

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Una volta definiti i periodi si possono inserire le classi…

nel cui dettaglio si potranno aggiungere le risorse, ovvero i docenti e gli studenti.

La gestione delle anagrafiche non è vincolata alla classe, le due entità possono essere gestite separatamente

ed in momenti differenti; si dovrà procedere quindi ad una fase di collegamento tra classe e docenti e tra ed in momenti differenti; si dovrà procedere quindi ad una fase di collegamento tra classe e docenti e tra

classe e studenti.

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Dettaglio inserimento nuova anagrafica:

Oltre alla tipologia di anagrafica che si sta inserendo, si dovrà specificare nome utente, password, giorni in

cui questa utenza avrà accesso al Registro (es. dal lunedì al venerdì) ed anche l’orario in cui può accedere (ad

es. 0 – 24, oppure 8.00 – 16.30)

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Per quanto riguarda le anagrafiche dei docenti, bisognerà procedere ad una ulteriore fase che è quella

dell’associazione del profilo anagrafico ad un ruolo nell’istituto specifico:

A questo punto si avrà la visibilità e l’accesso all’istituto per collegare le classi al docente:

Ed infine le materie:

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Avendo creato classe, materie e docenti, ora si potrà gestire la pianificazione oraria delle lezioni, su base

settimanale:

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Quindi, una volta create le anagrafiche degli studenti, utilizzando il data-entry del Registro oppure il tool di

importazione appositamente creato (da un file di testo con configurazione specifica), si potranno associare

gli studenti alle classi designate.

Qualora si utilizzi il tool di importazione automatica è possibile collegare direttamente le anagrafiche alle

classi precedentemente inserite nel Registro.

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La fase di inserimento delle valutazioni definitive dello studente e produzione delle relative schede e delle

pagelle di metà o fine quadrimestre, è a disposizione dell’amministratore, che in sede di scrutini o di collegio

docenti potrà confermerà o modificare le valutazioni proposte dai docenti e memorizzare la valutazione per

lo studente esaminato.

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Al termine dell’assegnazione delle valutazioni nella scheda dello studente, si procederà alla compilazione

delle valutazioni personali utili alla produzione delle schede, pagelle o diplomi.

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Funzionalità aggiuntive - Amministratore

Il Registro mette a disposizione una serie di funzionalità che permettono di gestire dinamicamente la

programmazione oraria giornaliera, e sono:

oSospensione delle lezioni (con tipologie/motivazioni configurabili)

oSupplenze (con indicazione della singola data della supplenza e reperimento automatico della oSupplenze (con indicazione della singola data della supplenza e reperimento automatico della

pianificazione oraria)

oScambio ore docenti (simile alla gestione supplenze, ma che vincola l’inserimento alla selezione di

PARI numero di ore di lezione tra un docente e l’altro, sempre indicando date specifiche; utile per

separare il monte ore di supplenza prestato dallo scambio ore che non è da considerare orario

aggiuntivo)

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Funzionalità principali - Docente

La home page dell’area riservata dedicata ai docenti (accessibile tramite nome utente e password) riporta

già, come per l’amministratore, alcune informazioni relative alla giornata corrente (compleanni, note,

comunicazioni, ecc.).

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Se un docente effettua l’accesso all’area riservata nell’orario in cui è programmata una sua lezione, viene

reindirizzato automaticamente al dettaglio del giornale di classe, dove può immediatamente segnare le

assenze, gli ingressi con ritardo (indicando l’orario), le uscite anticipate, i rientri dopo un’uscita oppure le

uscite con delega particolare.

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Dal giornale di classe il docente può accedere direttamente ad altre funzionalità, quali l’assegnazione di voti

per una prova eseguita con visione dell’intera classe, anziché alunno per alunno:

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…o visualizzare l’andamento dei voti per la classe:

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Il docente ha a disposizione anche uno strumento per inserire la propria programmazione didattica: mese

per mese, e per ogni materia di cui è titolare può indicare i temi, gli obiettivi e le metodologie seguite e

associarvi le classi interessate.

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E’ anche possibile inserire delle note non visibili ad altri utenti, a titolo di proprio promemoria su temi ed

obiettivi per il periodo selezionato.

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Il docente può visualizzare tramite la funzionalità apposita gli incontri o le riunioni di istituto programmate a

cui è stato invitato (inseribili dal lato amministratore).

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Se il docente è stato indicato come addetto alla compilazione del verbale, avrà a disposizione uno strumento

di modifica dell’incontro per confermare quali docenti vi hanno preso parte tra quelli invitati e per indicare

ordine del giorno ed eventuali note.

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Un’altra funzionalità del Registro è la prenotazione degli spazi comuni: avendo a disposizione una lista

(configurabile lato amministrazione) di strutture, luoghi o aule di interesse comune nella scuola, è possibile

visualizzarne lo stato in un determinato periodo ed inserire la propria richiesta di prenotazione.

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Per le comunicazioni scuola � famiglia oppure scuola �docenti (o tra i docenti stessi) è stato messo a

disposizione uno strumento di messaggistica che permette di scambiarsi testi e files in allegato.

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All’ingresso della propria area riservata, se si è ricevuto uno o più messaggi non ancora letti, questi saranno

visualizzati immediatamente:

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Funzionalità principali - Familiari

Il registro permette alle famiglie di accedere ad un’area riservata e visualizzare alcune informazioni relative

all’andamento scolastico del proprio figlio (o figli, se vi sono più iscritti), assenze e ritardi, pianificazione ed

orario delle lezioni, eventuali supplenze o modifiche all’orario definitivo del quadrimestre, accesso ai

documenti messi a disposizione dalla scuola ed infine uno strumento di messaggistica per comunicare con la

scuola ed i docenti.

L’associazione tra anagrafica familiare e anagrafica studente può essere fatta, da parte dell’amministratore,

partendo sia dall’anagrafica del genitore che da quella del figlio, inserendo l’opportuna relazione.

Così come per l’associazione con la classe, anche l’associazione tra genitori e figli può essere effettuata

automaticamente con lo strumento di importazione apposito (il filtro viene effettuato sul codice fiscale dello

studente).

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All’accesso dell’area riservata ai familiari (sempre tramite nome utente e password), verrà visualizzata, per il

primo studente associato all’anagrafica genitore, la pianificazione oraria del mese corrente, con la possibilità

di visualizzare solo la settimana in corso.

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Si potranno vedere eventuali modifiche all’orario pianificato, dalle sospensioni delle lezioni (ad es. per

vacanze, chiusure, uscite didattiche), le supplenze previste o gli scambi delle ore docenti.

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Nell’Agenda eventi sarà possibile visualizzare note e indicazioni inserite dai docenti come la pianificazione

delle prove (interrogazioni o verifiche).

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Nella sezione “Andamento” si potrà visualizzare lo stato attuale dei voti assegnati nel periodo allo studente,

con una rappresentazione grafica che dà un’immediata visione sul rendimento scolastico.

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Cliccando sul singolo istogramma si potrà accedere al dettaglio per la singola materia.

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Nella sezione “Assenze” si potranno visualizzare tutte le assenze, i ritardi, le uscite anticipate, i rientri e le

uscite con delega annotati nel Registro per il periodo selezionato.

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Nella sezione “Documenti area riservata” la Scuola mette a disposizione delle famiglie un archivio

documentale di circolari, avvisi, etc. che si debbano comunicare.

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Per consentire infine una comunicazione immediata tra scuola e famiglia, è stata messa a disposizione

un’area di messaggistica con la quale entrare in contatto con i docenti delle classi frequentate dagli studenti

associati alla propria anagrafica.

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Come per i docenti, sarà possibile inserire allegati al testo del messaggio.

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Per informazioni:[email protected]

Sede Legale:

Via Mauro Macchi, 72

20124, Milano (MI)

SUNDAY SRL

Sede Operativa:

Via Tiburtina valeria Km 112,500

67068, Cappelle de Marsi (AQ)

Tel. 02.36649617 Fax. 02. 93650637

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