RAN RETE ASTE NOTARILI GESTIONE ASTE - Fondazione...

Versione: 1.0 Data: 23/10/2013 Nome file: RAN_GestioneAste_v1.0.doc

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RAN – RETE ASTE NOTARILI

GESTIONE ASTE

Manuale Utente

Versione: 1.0

Data: 23/10/2013

RAN – GESTIONE ASTE

Manuale Utente

Versione: 1.0 Data: 14/10/2013 Pagina 1 di 100




INDICE

INDICE .................................................................................................................................... 1

REVISIONI............................................................................................................................... 4

RIFERIMENTI .......................................................................................................................... 4

ALLEGATI ............................................................................................................................... 4

1. PREMESSA ........................................................................................................................ 5

2. INTRODUZIONE ................................................................................................................. 5

3. SEZIONE PRIMA ................................................................................................................ 5

3.1. Requisiti Minimi .......................................................................................................... 5

3.2. Home Page .................................................................................................................. 6

3.3. Ricerca ........................................................................................................................ 8

3.4. Documentazione ......................................................................................................... 13

3.5. Strumenti ..................................................................................................................... 13

3.6. Gestione Contenuti..................................................................................................... 13

3.7. RUN ............................................................................................................................. 13

4. SEZIONE SECONDA .......................................................................................................... 14

4.1. Configurazione della postazione ............................................................................... 14

4.2. Strumenti – Dettaglio .................................................................................................. 14

4.3. Configurazione automatica Java ............................................................................... 15

4.4. Download pacchetto Java Policy (JCE) .................................................................... 17

4.5. Configurare Chrome ................................................................................................... 17

5. SEZIONE TERZA ................................................................................................................ 19

5.1. Inserimento Offerte\Domande di partecipazione ...................................................... 19

5.1.1. Registrazione dei Dati Anagrafici dell’Offerente e della Cauzione ..................... 21

5.1.2. Realizzare una Offerta Digitale .............................................................................. 24

5.1.3. Realizzare una Offerta Cartacea ............................................................................ 32

5.1.4. Ricerca offerte ........................................................................................................ 35

5.1.5. Proroga ................................................................................................................... 38


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5.1.6. Finalizza .................................................................................................................. 43

6. SEZIONE QUARTA ............................................................................................................ 46

6.1. Svolgimento asta ........................................................................................................ 46

6.2. Attività del Notaio Banditore ...................................................................................... 46

6.2.1. Accesso all’Asta .................................................................................................... 46

6.2.2. Apertura della busta con l’offerta cartacea .......................................................... 48

6.2.3. Apertura della busta virtuale contenente l’offerta digitale .................................. 49

6.2.4. Il Notaio Banditore aggiudica l’asta ...................................................................... 56

6.2.5. Il Notaio Banditore non aggiudica l’asta .............................................................. 58

6.2.6. Il Notaio Banditore procede con l’asta incanto .................................................... 60

6.2.7. Riepilogo asta ........................................................................................................ 61

6.2.8. Annullamento Asta prima del termine della raccolta delle Offerte ..................... 63

6.2.9. Duplicazione lotto .................................................................................................. 65

6.3. Attività del Notaio Periferico ...................................................................................... 66

6.3.1. Accesso all’asta ..................................................................................................... 66

6.3.2. Visualizzare le operazioni del Notaio Banditore .................................................. 67

6.3.3. Riepilogo dell’asta ................................................................................................. 70

6.4. Chat ............................................................................................................................. 72

7. SEZIONE QUINTA .............................................................................................................. 73

7.1. Svolgimento Asta Incanto .......................................................................................... 73

7.1.1. Attività del Notaio Banditore ................................................................................. 73

7.1.1.1. Legittimazione degli offerenti ......................................................................... 73

7.1.1.2. Giornale Presenze ........................................................................................... 75

7.1.1.3. Area dei Rilanci ............................................................................................... 79

7.1.1.4. Sessioni dei rilanci .......................................................................................... 81

7.1.1.5. Avvio di una sessioni dei rilanci .................................................................... 83

7.1.1.6. Prenotazione ed inserimento di un rilancio ................................................... 84

7.1.1.7. Conclusione dell’Asta ..................................................................................... 88

7.1.1.7.1. Aggiudicazione dell’asta ............................................................................ 89

7.1.1.7.2. Non aggiudicazione dell’asta ..................................................................... 90


Manuale Utente





7.1.1.8. Riepilogo Asta ................................................................................................. 91

7.1.2. Attività del Notaio Periferico ................................................................................. 92

7.1.2.1. Giornale Presenze ........................................................................................... 92

7.1.2.2. Area dei Rilanci ............................................................................................... 93

7.1.2.3. Prenotazione ed inserimento di un rilancio ................................................... 95

7.1.2.4. Conclusione dell’Asta ..................................................................................... 98

7.1.2.5. Riepilogo Asta ................................................................................................. 98

8. SEZIONE SESTA ................................................................................................................ 99

8.1. Glossario ..................................................................................................................... 99


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REVISIONI

Versione/Release n° 1.0 Data Versione/Release 14/10/2010

Autore

Revisore/Approvatore

Descrizione modifiche Prima stesura

RIFERIMENTI

DOC

RIF

ALLEGATI

ALL1

ALL2


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1. PREMESSA

La RAN (Rete Aste Notarili) è una piattaforma software che permette ai notai la gestione delle Aste

Telematiche ed è disponibile nell’area riservata RUN (https://webrun.notariato.it).

La piattaforma si compone di due programmi:

- Gestione Contenuti: permette la creazione e la pubblicazione di un lotto d’asta

- Gestione Aste: permette la produzione di offerte per un lotto d’asta e la tenuta dell’asta

stessa in tutte le fasi previste

2. INTRODUZIONE

Questo documento costituisce un supporto all’utilizzo delle funzionalità del programma web

“Gestione Aste” della Rete Aste Notarili. Per il programma Gestione Contenuti si rimanda al

manuale specifico.

Il documento è suddiviso per sezioni, ognuna delle quali corrisponde ad una particolare

funzionalità\area messa a disposizione dal sistema.

Il programma è raggiungibile all’indirizzo sotto riportato:

https://webrun.notariato.it/asteonline/flex-client/Index.jsp

3. SEZIONE PRIMA

3.1. Requisiti Minimi

Per poter fruire delle funzionalità che il sistema espone occorre che la postazione dell’utente

soddisfi i requisiti minimi tecnologici di seguito riportati.

Sistemi Operativi:

o Windows XP (con Service Pack 3)

o Windows 7 (32 o 64 bit con Service Pack 1)

o Windows 8 (32 o 64 bit)

o Mac OS

N.B. l’applicazione non è accessibile da dispositivi mobile come tablet o smartphone.

Browser supportati:

o Internet Explorer versione 8 o superiore

o Mozilla Firefox versione 9 o superiore

o Safari versione 3.2 o superiore

https://webrun.notariato.it/

https://webrun.notariato.it/asteonline/flex-client/Index.jsp


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o Chrome versione 27.0 o superiore

Software:

o Plug-in Abobe Flash Player per il browser in uso (per il browser Chrome è

necessaria una ulteriore configurazione riportata nel cap. 4.5).

o Acrobat PDF Reader

o Java Runtime Environment versione 1.6 o superiore

N.B per i sistemi non Mac OS, l'applicazione offre la funzionalità di installazione

automatica della Java Runtime Environment, accessibile dalla sezione Strumenti

(cap. 4.3)

Configurazione:

o Per i sistemi non Mac OS è necessario effettuare la configurazione delle Java Policy

(JCE) per il corretto funzionamento del software di cifratura¹

N.B per i sistemi non Mac OS, l'applicazione offre la funzionalità di configurazione

automatica della Java Policy (JCE), accessibile dalla sezione Strumenti (cap. 4.3).

Connessione di rete:

o Connessione ad internet stabile e con velocità da 7 Mbps

N.B. In caso di caduta della connessione il sistema fornisce un messaggio di errore (“Errore

sul canale di comunicazione”), in tale evenienza potrebbe essere necessario eseguire una

nuova autenticazione alla RUN.

3.2. Home Page

La finestra principale presenta una barra dove sono presenti i seguenti link utilizzabili per effettuare

le operazioni di seguito descritte:

“Home”: per ritornare alla pagina principale;

“Ricerca”: per effettuare ricerche di aste in base a criteri specifici (nome del Notaio

Banditore, data asta ecc.); ulteriori informazioni in merito sono presenti in un paragrafo

successivo;

“Documentazione”: per effettuare il download del presente Manuale Utente nella

versione più aggiornata o di altri documenti a corredo dell’applicazione in generale;


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“Strumenti”: per effettuare il download dei programmi necessari alla corretta

configurazione della postazione informatica dell’utente per l’utilizzo dell’applicazione (ad es.

Adobe Reader, Java, Java Policy); ulteriori informazioni in merito sono presenti in un

paragrafo successivo;

“Gestione Contenuti”: per aprire il programma “Gestione Contenuti” che permette il

caricamento (o alla duplicazione di un precedente lotto già caricato) e la pubblicazione di

un nuovo lotto da parte di un Notaio con funzione di Notaio Banditore. Alla “Gestione

Contenuti” è dedicato un apposito manuale a cui si rinvia per la descrizione delle operazioni

necessarie per la pubblicazione di un lotto d’asta.

“RUN”: per tornare agli altri servizi della RUN. È bene notare che in questo caso si è

ancora autenticati ai servizi della RUN senza dover di nuovo reinserire le credenziali di

acesso.

L’utente può ritornare alla pagina principale da qualsiasi altra pagina utilizzando il link

“Home page”.

La finestra principale dell’applicazione mostra tre elenchi di aste suddivise nel seguente

modo:

“Aste per cui è possibile presentare un offerta o domanda di partecipazione

all’incanto” in seguito tale elenco sarà anche indicato, per brevità, come “Lista Aste in

Corso”.

“Aste con ruolo di Notaio Periferico”, cioè aste per le quali il Notaio Periferico (non

Banditore) ha presentato almeno un offerta; di seguito l’elenco sarà indicato come “Lista

Aste Notaio Periferico”;

“Aste con ruolo di Notaio Banditore”, elenco necessario al Notaio Banditore per

proseguire la procedura dell’asta dopo la scadenza del termine di presentazione delle

offerte, di seguito anche indicato come “Lista Aste Notaio Banditore”.


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3.3. Ricerca

Il pannello ricerca aste consente di effettuare ricerche di aste pubblicate specificando i criteri di

ricerca. Per accedere a tale funzione fare click sul link mostrato di seguito:

La figura seguente mostra la sezione in esame.


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Come mostrato in figura, i criteri di ricerca delle aste che vanno impostati prima di premere il

pulsante “cerca” sono i seguenti:

Criteri sugli immobili; con cui è possibile effettuare ricerche di aste su lotti aventi immobili

che soddisfano questi criteri:

o “Indirizzo Lotto”, consente di specificare l’indirizzo dove l’immobile è ubicato (si

consiglia di inserire solo una parola dell’indirizzo);

o “Regione”, consente di specificare la regione dove l’immobile è ubicato;

o “Provincia”, consente di specificare la provincia dove l’immobile è ubicato;

o “Comune”, consente di specificare il comune dove l’immobile è ubicato;

o “CAP”, consente di specificare il CAP del comune dove l’immobile è ubicato.

Attenzione: non è possibile utilizzare tali criteri se, al momento della pubblicazione del lotto d’asta, il Notaio Banditore non ha inserito i dati catastali dell’immobile.

Criteri sul richiedente; con questi criteri è possibile effettuare ricerche di aste con

riferimento al richiedente specificato; i criteri possibili sono i seguenti:

o “Tribunale”, consente di effettuare la ricerca di aste richieste da un determinato

tribunale;

o “Procedura N°”, consente di specificare il numero di procedura dopo aver inserito

un determinato tribunale;

o “Altro (Ente / ‘privato’)”, consente di effettuare la ricerca di aste richieste da un

soggetto diverso dai Tribunali (un Ente inteso quale soggetto privato o pubblico).


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Criteri sull’asta; con questi criteri è possibile effettuare ricerche specificando criteri

riguardanti l’asta. Tali criteri sono:

o “Notaio (Nome e Cognome)”, criterio riferito al Notaio Banditore;

o “Prezzo Da”, consente di specificare un prezzo minimo congruo con la base d’asta;

o “Prezzo A”, consente di specificare un prezzo massimo congruo con la base

d’asta;

o “Id Asta”, consente di effettuare la ricerca dell’asta con l’id specificato (i restanti

criteri di ricerca saranno ignorati anche se valorizzati).

o “Svolgimento Asta”, consente di specificare la data di apertura delle offerte o delle

domande di partecipazione per l’asta;

o “Svolgimento Da”, consente di specificare una data minima di apertura delle

offerte per l’asta;

o “Svolgimento A”, consente di specificare una data massima di apertura delle

offerte per l’asta;

o “Stato Asta”, consente di specificare lo stato dell’asta; i valori possibili sono i

seguenti:

“seleziona uno stato” lasciando invariata tale dicitura verranno riportate le

aste per qualsiasi stato;

“Aggiudicate” per la ricerca di aste aggiudicate;

“In Vendita” per la ricerca di aste per le quali è ancora possibile presentare

un’offerta o una domanda di partecipazione;

"Annullate" per la ricerca di aste annullate;

“Termine offerte prorogabile” per la ricerca di aste su cui un Notaio ha

chiesto la proroga del tempo di inserimento offerte.

Criteri di ordinamento; consentono di selezionare un criterio di ordinamento. I valori

possibili sono:

o per “ordina aste per data di vendita”, le aste trovate vengono ordinate per tale

data in modo crescente (le aste prossime saranno visualizzate prima);

o per “ordina aste per data pubblicazione”, le aste trovate vengono ordinate per

data di pubblicazione in modo decrescente (le aste pubblicate recentemente

saranno visualizzate prima);

o per “ordina aste per prezzo” le aste trovate vengono ordinate per prezzo base

d’asta in modo crescente.

Vi sono, infine, le funzioni:


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o “Aste per pagina”, in cui viene impostato il numero di aste che appariranno nella

prima pagina del risultato della ricerca; in fondo a tale pagina c’è la funzione per

accedere alle pagine successive del risultato della ricerca;

o “Pulisci Tutto” per cancellare i dati inseriti nei campi di ricerca;

o “Aste attivate” per ricercare aste per le quali sono stati registrati soggetti offerenti;

Tale ricerca è particolarmente utile anche per recuperare i documenti “Ricevuta

Offerente“ e “Attestato Registrazione” che vengono rilasciati dal sistema al termine

delle operazioni necessarie alla realizzazione di una offerta digitale o cartacea (cap.

5.1.2 e 5.1.3).

Dopo aver premuto il pulsante “Cerca” il programma visualizzerà l’elenco delle aste

individuate e facendo doppio click sull’asta saranno visualizzati tutti gli offerenti registrati e le

relative ricevute.


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o “Nominato gestore dell’asta residuale” per ricercare un’asta della quale si

conosce il nominativo del notaio nominato gestore dell’asta residuale.

I criteri non utilizzati non vengono presi in considerazione per la ricerca. Se sono utilizzati più criteri

di ricerca, dopo aver premuto il pulsante “Cerca” saranno ricercati i lotti d’asta che soddisfano tutti

i criteri selezionati.

Ad esempio specificando i seguenti criteri:

Comune: Roma

Richiedente: Tribunale di Roma

Prezzo Da: 100.000

saranno ricercate tutte le aste richieste da un qualunque tribunale, su lotti aventi immobili siti nel

comune di Roma e con prezzo base d’asta a partire da 100.000 euro.

Non inserendo alcuna preferenza nei campi, premendo direttamente il pulsante “cerca”, la ricerca

avverrà considerando tutte le aste inserite.


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3.4. Documentazione

L’utente dalla pagina principale può effettuare il download del presente documento selezionando il

link “Documentazione”. Nella pagina successiva il Notaio potrà procedere con il download

premendo il tasto "Scarica Manuale Utente".

L’utente dovrà scegliere in quale cartella locale al proprio pc salvare il documento.

3.5. Strumenti

Selezionando il link STRUMENTI, il sistema visualizza gli strumenti esposti dalla applicazione per

la configurazione della postazione dell’utente. Si rimanda al cap. 4.2 per una descrizione

dettagliata di ciascuna funzionalità.

3.6. Gestione Contenuti

Selezionando il link Gestione Contenuti il sistema visualizza il programma Gestione Contenuti

necessario per la creazione e pubblicazione di un lotto d’asta. Si rimanda al manuale utente

specifico.

3.7. RUN

Selezionando la voce RUN, l’utente torna alla Home Page del servizi della RUN:

https://webrun.notariato.it

https://webrun.notariato.it/


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4. SEZIONE SECONDA

4.1. Configurazione della postazione

Prima di procedere all’inserimento di offerte digitali è necessario configurare opportunamente il

proprio computer. È possibile configurare la postazione di lavoro seguendo una delle modalità

riportate nei seguenti sotto paragrafi.

4.2. Strumenti – Dettaglio

Facendo click sul link STRUMENTI

viene visualizzata la seguente pagina:

Da questa sezione l’utente può:

attraverso il pulsante "Scarica Adobe Reader", accedere alla pagina di download

dell'ultima versione del software Adobe Reader necessario per visualizzare le offerte, le

ricevute e i documenti in formato PDF


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attraverso il pulsante "Scarica Configurazione Automatica Java", scaricare il pacchetto

autoinstallante per Java e per le librerie Java Policy necessarie per il corretto

funzionamento del software di cifratura (cap. 4.3).

attraverso il pulsante "Scarica Java JRE", accedere alla pagina di download dell'ultima

versione della Java Runtime Environment. Necessario per visualizzare l'applicazione Java

relativa alla cifratura delle offerte digitali.

attraverso il pulsante "Scarica Java Policy", scaricare le librerie necessarie per il corretto

funzionamento del software di cifratura (cap. 4.4).

4.3. Configurazione automatica Java

Dalla Home Page premere il pulsante Strumenti dalla barra dei pulsanti principali. Nella nuova

pagina premendo il pulsante Scarica Configurazione Automatica Java verrà aperta una nuova

finestra del browser nella quale verrà fatto un test sulla configurazione corrente della postazione

dell’utente. L’esecuzione del pacchetto consentirà di configurare in modo automatico la postazione

dell’utente in modo da poter eseguire senza problemi il software di cifratura.

La finestra presenterà un link (che potrebbe essere diverso da quello indicato nella figura

successiva) attraverso il quale l’utente potrà scaricare un pacchetto (con estensione .EXE su

macchine Windows, run su macchine Linux) da memorizzare in locale (ad esempio sul Desktop).

Al termine del download il pacchetto dovrà essere eseguito con i permessi di Amministratore

(Administrator su macchine Windows; eventuali errori di esecuzione legati a permessi utente

insufficienti saranno visualizzati durante l’esecuzione del programma stesso).

Confermare l’esecuzione rispondendo Sì al messaggio seguente:


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Il programma avvierà le operazioni di configurazione. Al termine, se il processo avrà esito positivo,

sarà mostrata la seguente finestra (che mostra la dicitura Esito operazione: OK):

Al termine dell’operazione sarà visualizzato il seguente messaggio:


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4.4. Download pacchetto Java Policy (JCE)

Dalla Home Page premere il pulsante Strumenti dalla barra dei pulsanti principale. Nella nuova

pagina premere il pulsante Scarica Java Policy per scaricare il pacchetto contenente le librerie

necessarie per il corretto funzionamento del software di cifratura.

Il pacchetto da scaricare è un file compresso con estensione .zip il cui contenuto dovrà essere

copiato nella directory $JRE_HOME\lib\security. Il file .zip contiene 3 file che dovranno andare a

sostituire quelli già presenti nella directory precedentemente descritta (attraverso le operazioni di

decompressione file tipici dei programmi simili a WinZip, WinRar, etc.) L’utente deve avere i

permessi di Administrator per effettuare la sovrascrittura dei file.

4.5. Configurare Chrome

Con il browser Google Chrome (dalla versione 29 in poi) è necessaria disabilitare il plugin Flash

proprietario di Chrome ed installare successivamente quello di Adobe mediante la sotto indicata

procedura:

1. 1. Inserire l’URL chrome//plugins come mostrato di seguito:

2. Fare click sul segno “+ Dettagli” come mostrato di seguito:

3. Disabilitare il plugin Flash di Chrome (“PepperFlash”) facendo click sul link

“Disabilita” come mostrato di seguito:


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4. Procedere alla installazione del plugin Flash di Adobe effettuandone il download

dall’indirizzo http://get.adobe.com/it/flashplayer/

5. Al termine dell’installazione riportata ne punto precedente la sezione plugins di

Chrome dovrà apparire come mostrato di seguito:

http://get.adobe.com/it/flashplayer/


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5. SEZIONE TERZA

5.1. Inserimento Offerte\Domande di partecipazione

L’utente (il notaio o il suo collaboratore precedentemente abilitato con il programma “Gestione

Collaboratori” disponibile sulla RUN) che vuole inserire un’offerta per conto di un proprio cliente

(offerente) seleziona l’asta di interesse effettuando una ricerca (cap. 3.3) oppure accedendovi

direttamente dalla lista “Aste per cui è possibile presentare un’offerta o domanda di

partecipazione all’incanto” mostrata di seguito:

Effettuando, con il mouse, un doppio click sull’asta d’interesse, l’applicazione procede alla

visualizzazione del “Dettaglio Asta”.

In questa schermata il Notaio potrà:

procedere all’inserimento dell’offerta o della domanda di partecipazione, selezionando il link

“Registrazione Soggetto e Produzione Offerta”;

attivare le funzioni “Finalizza Offerte” e “Richiedi Proroga”, utili al Notaio anche nel caso

in cui si avvalga di collaboratori o nei casi di aspiranti partecipanti giunti in prossimità del


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termine di scadenza raccolta offerte; i dettagli di utilizzo di tali funzioni verranno trattati nei

paragrafi successivi;

effettuare il download del modulo di partecipazione all’asta utilizzando il link “Scarica

Modulo Partecipazione”; tale documento coincide con quello che sarà reso disponibile

dopo l’avvenuta registrazione dei dati anagrafici del Soggetto offerente; pertanto, avendo

scaricato in anticipo tale modulo, sarà possibile mostrarlo al Soggetto offerente e guidarlo

nella relativa compilazione, cartacea o digitale, con più tempo a disposizione onde poi

salvare il file in apposita directory (nel caso di offerta digitale) da cui potrà essere prelevato

per la cifratura nelle fasi in seguito indicate;

visualizzare l’Avviso d’asta (o il Disciplinare) mediante “Avviso / Disciplinare”;

visualizzare la Relazione Notarile / Perizia (o la perizia se caricata in alternati alla relazione

notarile) mediante “Relazione Notarile / Perizia”;

Annullare l’asta prima ancora del termine di raccolta offerte mediante “Annulla Asta”.


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5.1.1. Registrazione dei Dati Anagrafici dell’Offerente e della Cauzione

Per produrre una offerta digitale occorre individuare l’asta (cfr. “Inserimento Offerte”). Dopo aver

individuato l’asta ed essere entrati nella relativa maschera informativa (Dettaglio Asta) occorre fare

click sul link “Registrazione Soggetto e Produzione Offerta”.

Verrà quindi visualizzata la seguente pagina:


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Premendo il bottone “Nuova Offerta” si potrà procedere alla compilazione della sezione relativa ai

dati anagrafici dell’offerente valorizzando i campi obbligatori evidenziati con il simbolo [*].

Di seguito la sezione relativa ai dati anagrafici dell’offerente:

Oltre ai campi dedicati all’anagrafica dell’offerente sono presenti anche i campi “Tipo Cauzione” e

“Valore Cauzione €” che andranno inseriti in base ai seguenti casi:

il Notaio ha ricevuto fisicamente la cauzione:

o il Notaio imposterà il campo “Valore Cauzione €” con l’importo del mezzo di

pagamento presentato dall’offerente;

o il Notaio imposterà il campo “Tipo Cauzione” con la tipologia del mezzo di

pagamento presentato dall’offerente; secondo quanto previsto nell’avviso d’asta

occorre indicare i titoli della cauzione, quali l’assegno circolare nr….. tratto sulla


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banca….., o il bonifico n.ro di C.R.O. del ../../..; bisogna indicare anche i dettagli

degli stessi mezzi di pagamento in quanto tali informazioni compariranno, in

seguito, nella ricevuta a disposizione sia dell’offerente che del Notaio Banditore, il

quale verificherà la rispondenza dei requisiti che legittimano l’offerente a partecipare

all’asta;

il Notaio non ha ricevuto fisicamente la cauzione:

o il Notaio imposterà il campo “Valore Cauzione €” con l’importo = 0 (zero);

o il Notaio imposterà il campo “Tipo Cauzione” con la motivazione del mancato deposito della cauzione.

Infine, il Notaio può specificare per conto di chi è stata presentata l’offerta (“Offerta Presentata”).

Le opzioni possibili sono le seguenti:

“Per me medesimo” indica che l’offerente ha presentato l’offerta per se stesso;

“Per persona da nominare” indica che l’offerente ha presentato l’offerta per conto di una

persona da nominare;

“Quale consegnante” indica che il soggetto è latore di un’offerta presentata da un terzo;

“Con procura speciale o rappresentanza legale” indica che l’offerente ha presentato

l’offerta per conto di una persona le cui generalità saranno specificate nei campi che

seguiranno e che in questo caso saranno visualizzati, quali:

o “Denominazione” per indicare la denominazione della persona fisica o giuridica

rappresentata (obbligatorio);

o “Codice Fiscale” specifica il codice fiscale della persona rappresentata

(obbligatorio);

o “Note” utilizzato per aggiungere note aggiuntive sul soggetto rappresentato

(facoltativo);


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L’utente, dopo aver registrato il soggetto interessato potrà inoltrare due tipi di offerte (o

domande di partecipazione) per le aste:

“Offerta digitale”, ovvero un offerta o domanda di partecipazione inoltrata attraverso un

documento elettronico (ad esempio un pdf firmato digitalmente dall’offerente o derivante

dalla scansione dell’offerta cartacea sottoscritta in originale che l’offerente abbia richiesto

che venga digitalizzata); tale documento sarà opportunamente cifrato dal Notaio prima

dell’inoltro al sistema (cap. 5.1.2);

“Offerta cartacea”, ovvero un offerta inoltrata in modo cartaceo (tramite plico da

consegnare al Notaio Periferico o da inviare al Notaio Banditore secondo le modalità

previste nell’avviso d’asta) (cap. 5.1.3).

5.1.2. Realizzare una Offerta Digitale

Per realizzare una offerta digitale, al termine della registrazione dei dati anagrafici del soggetto

offerente (cap. 5.1.1), l’utente dovrà premere il pulsante “Registra Offerente“ posto sotto

l’indicazione “Operazioni Offerta Digitale” come mostrato di seguito:

Per registrare definitivamente i dati fino ad ora inseriti premere il pulsante “Salva Procedura”

(presente sia sulla sequenza di pulsanti mostrati sopra sia sulla barra in alto mostrata nella figura

successiva). Effettuando un salvataggio in questo momento, è possibile completare la produzione


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dell’offerta digitale in un momento successivo (utilizzando la funzione “Finalizza Offerte” descritta

nel cap. 5.1.6).

Sarà, inoltre, possibile modificare i dati inseriti utilizzando il pulsante “Modifica Dati Iniziali”

presente nella medesima barra.

N.B. Le offerte possono essere registrate entro e non oltre la data e l’ora prevista per l’asta di

riferimento (indicata nella scheda del lotto quale termine di “Presentazione offerte”).

E’ comunque possibile completare la produzione di una offerta oltre il limite temporale previsto

attivando la funzione di “Proroga”. Tale funzione verrà approfondita nel cap. 5.1.5.

Dopo aver premuto il pulsante “Registra Offerente” (ed aver eventualmente effettuato un

salvataggio intermedio con il pulsante “Salva Procedura”) si deve procedere azionando il pulsante

“Scarica Modulo Partecipa...”.

Dopo qualche istante di attesa, il programma mostrerà il modulo da compilare (tale modulo

risulterà precompilato con i dati che sono stati inseriti durante la registrazione del soggetto, fatti

salvi i casi in cui è stato registrato un Soggetto “quale consegnante” ovvero il Notaio Banditore

abbia caricato un modello diverso da quello standard).

Qualora la compilazione del modulo sia stata effettuata in precedenza (utilizzando il link descritto

nel cap. 5.1) è possibile chiudere il documento e procedere alle operazioni successive.


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Procedere con la compilazione del modulo di partecipazione in ogni sezione prevista, inserendo le

immagini dei documenti da allegare in calce (carta d’identità, domanda di agevolazioni fiscali per la

prima casa, fotocopia dell’assegno fornito in cauzione ecc).

Al termine della compilazione è necessario apporre la firma sul modulo stesso. Tale passaggio può

essere effettuato in due modalità alternative:

offerente dotato di firma digitale:

salvare il file modulo (file .pdf) in locale;

fare apporre all’offrente la firma digitale sul file (file .pdf) dopo averlo compilato in

tutte le sezioni previste (compreso l’importo offerto);

mettere a disposizione del Notaio il relativo file in formato pdf dell’offerta (es.

salvandolo in una directory condivisa, memorizzandolo su pennetta USB,

trasmettendolo via email, etc..); Il Notaio potrà così procedere con le operazioni di

cifratura che consentiranno la secretazione dell’offerta;

offerente non dotato di firma digitale:

salvare il file modulo (file .pdf) in locale;

stampare il modulo su carta e compilarlo in tutte le sezioni previste (compreso

l’importo offerto);

fare apporre la firma autografa all’offerente nella sezione firma del modulo;

scansionare il documento cartaceo firmato e gli allegati in modo da ottenere un

unico file digitale (.pdf);

il modulo cartaceo dovrà essere chiuso in una busta sigillata e lasciato agli atti del

Notaio presso il quale il soggetto è stato registrato;

mettere a disposizione del Notaio il relativo file in formato pdf dell’offerta (es.

salvandolo in una directory condivisa, memorizzandolo su pennetta USB,

trasmettendolo via email, etc..); Il Notaio potrà così procedere con le operazioni di

cifratura che consentiranno la secretazione dell’offerta;

La secretazione dell’offerta avviene mediante applicazione della doppia chiave di cifratura

all’offerta digitale che il Notaio effettua utilizzando l’applicazione “SWcifra”. Per avviare

"SWcifra" premere il pulsante “Cifra Offerta” come mostrato di seguito:


Manuale Utente





Questa procedura presuppone un incarico professionale conferito al Notaio periferico basato sul

rapporto di fiducia circa la segretezza dell’offerta.

Apparirà il seguente programma (SWcifra):

N.B. Per la corretta esecuzione della cifratura assicurarsi di aver configurato opportunamente il

sistema. A tale scopo seguire la procedura indicata nel paragrafo 4.1.

I passi da compiere per cifrare l’offerta digitale sono i seguenti:

1. premere il pulsante “Sfoglia” e selezionare il file “Modulo Partecipazione” (detto file può

essere firmato o non firmato a seconda che l’offerente sia o meno dotato di firma digitale.


Manuale Utente





2. premere il pulsante “Modifica” se si vuole specificare la cartella di destinazione del file

“Modulo di Partecipazione” diversa da quella indicata in “Destinazione”; tale destinazione

verrà utilizzata dal SWcifra per salvare il file dopo averlo cifrato;

3. premere il pulsante “Cifra” (il documento originale “in chiaro” viene automaticamente

eliminato);

4. effettuata tale operazione premere il pulsante “Exit”.

A questo punto il documento cifrato contenente l’offerta digitale è stato creato in locale nella

directory di destinazione impostata al passaggio precedente. Caricare, quindi, tale documento nel

sistema premendo il tasto “Carica File Offerta Cifrata” (il file non deve essere superiore ai 3

Mb).


Manuale Utente





Infine si conclude la procedura attraverso il pulsante “Salva Procedura” memorizzando i dati

inseriti.

Premendo il pulsante “Ricevuta Offerente” il sistema creerà in modo automatico la ricevuta

destinata all’offerente. Tale documento riporta gli estremi della cauzione versata e il promemoria

del luogo e data dell’apertura delle offerte e della tenuta dell’asta. Il sistema genera la ricevuta (in

formato pdf) che potrà essere salvata in locale sulla medesima cartella già utilizzata in

precedenza.


Manuale Utente





Premendo il pulsante “Attestato Registrazione” il sistema creerà in modo automatico l’attestato

di registrazione che sarà consegnato dal notaio al cliente e comprova il completamento con

successo dell’intera procedura. Il sistema genera il documento (in formato pdf) che potrà essere

salvato in locale sulla medesima cartella già utilizzata in precedenza.

Esclusivamente con tale ultima ricevuta, il sistema conferma ufficialmente al Notaio l’avvenuta

presentazione dell’offerta o domanda di partecipazione all’incanto.

E’ sempre possibile recuperare le due ricevute ricollegandosi attraverso la funzione di ricerca alla

cartella dell’offerente. Per utilizzare tale funzione è opportuno selezionare la voce “Aste attivate”

nel pannello di ricerca.


Manuale Utente





Dopodiché, facendo doppio click su un’asta specifica, si visualizzerà un riepilogo con tutte le

offerte e sarà possibile recuperare le ricevute.


Manuale Utente





5.1.3. Realizzare una Offerta Cartacea

Per realizzare una offerte cartacea, al termine della registrazione dei dati anagrafici del soggetto

offerente (cap. 5.1.1), l’utente dovrà premere il pulsante “Registra Offerente“ posto sotto

l’indicazione “Operazioni Offerta Cartacea” come mostrato di seguito:

Per registrare definitivamente i dati fino ad ora inseriti premere il pulsante “Salva Procedura”

(presente sia sulla sequenza di pulsanti mostrati sopra sia sulla barra in alto mostrata nella figura

successiva). Effettuando un salvataggio in questo momento permette di completare la produzione


Manuale Utente





dell’offerta digitale in un momento successivo (utilizzando la funzione “Finalizza Offerte” descritta

nel cap. 5.1.6).

Se si procederà anche in un momento successivo sarà comunque possibile modificare i dati

inseriti utilizzando il pulsante “Modifica dati Iniziali”.

Dopo aver premuto il pulsante “Registra Offerente” (ed aver opzionalmente premuto il pulsante

“Salva Procedura”) è necessario procedere azionando il pulsante “Scarica Modulo Partecipa...”

anche nel caso in cui tale modulo era stato precedentemente scaricato.

Il programma mostrerà il modulo da compilare (qualora la compilazione di tale modulo sia stata già

effettuata in precedenza è possibile chiudere il documento e procedere con le operazioni

successive).

Infine, si conclude la procedura attraverso il pulsante “Salva Procedura” memorizzando i dati

inseriti e ricevendo dal sistema il seguente messaggio di conferma:


Manuale Utente





Al termine dell’inserimento dell’offerta il programma abilita due pulsanti descritti di seguito:

Ricevuta Offerente: permette la produzione della ricevuta da consegnare all’offerente

registrato; riporta gli estremi della cauzione versata e il promemoria del luogo e data

dell’apertura delle offerte e della tenuta dell’asta per la quale è stato registrato (in formato

.pdf).

Attestato Registrazione: permette la produzione del documento che conferma la corretta

registrazione dell’offerente nel sistema RAN (in formato .pdf). Il documento è da

considerarsi una ricevuta con il quale il sistema conferma ufficialmente al Notaio l’avvenuta

registrazione del soggetto e l’eventuale deposito dell’offerta / domanda di partecipazione

all’incanto.


Manuale Utente





E’ sempre possibile recuperare le due ricevute utilizzando la funzione di Ricerca e ricercando l’asta

nella quale è stato registrato l’offerente. Per utilizzare tale funzione è consigliato selezionare la

voce “Aste attivate” nel pannello di ricerca (cap. 3.3).

5.1.4. Ricerca offerte

Tramite questa funzione è possibile ricercare le offerte salvate in una fase intermedia o inserite

definitivamente. Per utilizzare questa funzionalità occorre:

1. Selezionare l’asta di interesse nell’Home Page

2. Fare click sul link “Registrazione Soggetto e Produzione Offerta”

3. Fare click sul pulsante “Ricerca Soggetti” (mostrato nella figura successiva)


Manuale Utente





Una volta cliccato il pulsante apparirà una maschera all’interno della quale sarà possibile effettuare

la ricerca in base ad alcuni criteri (Nome, Cognome; Codice Fiscale ecc.) oppure in modo generico

(lasciando vuoti tutti i campi) cliccando il pulsante “Ricerca” e il sistema cercherà tutte le offerte

salvate in una fase intermedia o inserite definitivamente, relative all’asta prescelta.


Manuale Utente





Facendo doppio click su una riga la maschera si chiude e si ritorna al pannello di presentazione

offerta con i dati precedentemente inseriti. Pertanto è possibile modificare e completare la

registrazione di un’offerta incompleta (“Finalizzare” un’offerta) oppure recuperare le ricevute di

una offerta già registrata.


Manuale Utente





5.1.5. Proroga

Il sistema informatico è stato dotato di funzioni speciali di proroga per consentire la corretta

gestione del tempo qualora giungano presso il Notaio offerenti in prossimità della scadenza del

termine disponibile per la presentazione delle offerte o delle domande di partecipazione all’incanto.

La funzione di proroga consente al Notaio di disporre di una finestra temporale più ampia rispetto

ai vincoli di scadenza fissati dall' avviso d' asta, all'interno della quale completare la procedura di

registrazione di soggetti presenti e della ricezione delle rispettive offerte, nel caso che questi ultimi

si siano presentati entro il termine fissato dall'avviso d'asta stesso.

La funzione di proroga è consentita esclusivamente al Notaio in quanto deve giustificarne il motivo

(che il sistema renderà noto al Notaio Banditore). Esiste anche una proroga automatica laddove il

collaboratore del Notaio stia caricando un’offerta ed abbia salvato solo parzialmente i dati del

soggetto. In tali casi la finalizzazione potrà avvenire anche dopo la scadenza del termine ad opera

del Notaio. Esiste infine un termine di sicurezza (data proroga limite) oltre il quale non è possibile

avere una proroga ne è possibile finalizzare le offerte già parzialmente registrate in quanto è

relativa ad un momento tecnicamente troppo ravvicinato al termine indicato nel bando per

l’apertura delle offerte (il termine di sicurezza è pari 5 minuti prima di quello di apertura delle

offerte).

Per attivare la funzione di proroga il Notaio seleziona l’asta di interesse effettuando una ricerca

oppure accedendovi direttamente dalla lista “Aste per cui è possibile presentare un’offerta o

domanda di partecipazione all’Incanto”.

Effettuando con il mouse un doppio click sull’asta d’interesse, l’applicazione procede alla

visualizzazione dei “Dettagli del Lotto” dal quale è possibile utilizzare il link “Richiedi Proroga”.


Manuale Utente





Un altro link per ottenere la proroga è presente nella schermata destinata alla registrazione di una

offerta.

Questa funzione sarà accessibile un'unica volta e solo se la data fine presentazione offerta non è

ancora scaduta.

Al click sul bottone “Proroga” si aprirà la seguente maschera:


Manuale Utente





Saranno visibili la data proroga limite, la data prorogata e un cursore tramite il quale il Notaio

potrà cambiare la data prorogata. Vi è infine un’area di testo all’interno della quale è necessario

specificare le generalità dei soggetti giunti in tempo utile per la presentazione dell’offerta e per i

quali viene richiesta la proroga. Tale campo note sarà visibile al Notaio Banditore al momento

dell’apertura delle offerte di tali soggetti che hanno beneficiato della proroga. In questo modo il

Notaio Banditore potrà valutare la regolarità della proroga legittimando o meno le offerte finalizzate

nell’arco temporale aggiuntivo rispetto al termine indicato nell’avviso d’asta.

Ci sono due modalità di immissione della proroga:

mediante spunta della voce “Tempo massimo proroga” (la data prorogata verrà

automaticamente settata alla data proroga limite);

eliminando invece la spunta della voce “Tempo massimo proroga” si attiverà il cursore

con il quale il Notaio potrà modificare a suo piacimento il tempo di proroga. Sopra il cursore

sarà indicato un tempo es. “ogni step equivale a 3 min” che serve ad indicare il tempo

corrispondente allo scatto del cursore stesso. Quando si muove il cursore nell’area “Data

Prorogata ” verrà sempre aggiornato il tempo.

Una volta scelto il tempo ed inserita la nota occorre premere il pulsante di “Conferma”.


Manuale Utente





Come accennato in precedenza, esiste anche una proroga automatica laddove il Notaio o il suo

collaboratore stiano caricando un’offerta ed abbiano salvato, solo parzialmente alla data e all'ora di

scadenza, i dati del soggetto. Tale attività va comunque finalizzata da parte del Notaio entro e non

oltre data proroga limite.

N.B. Nel caso in cui il termine di presentazione delle offerte sia scaduto e il Notaio voglia

controllare tutte le offerte spedite, occorre utilizzare la funzione "Ricerca" quindi selezionare "Aste

attivate" eventualmente indicare l' "Id Asta" e premere "Cerca".

Esempi.

Caso senza inserimento della proroga:

Data inizio

presentazione

offerta (DIPO)

Data fine

presentazione

offerta (DFPO)

Data

prorogata

Notaio

(DPN)

Data proroga

limite (DPL)

Data ultima

presentazione

offerta (DUPO)

10/10/2010 09:00 10/10/2010 10:00 10/10/2010 11:00 10/10/2010 10:00

il Notaio o Collaboratore che si trova nel pannello presentazione offerta potrà premere

“Nuova Offerta” entro la “ Data ultima presentazione offerta” e quindi al massimo fino alle

10:00 del 10/10/2010;


“Salva” e quindi registrare i dati sul sistema fino e non oltre la “ Data proroga limite” e

quindi fino al 10/10/2010 11:00;


“Modifica” e quindi modificare i dati inseriti entro la “ Data ultima presentazione offerta” e

quindi al massimo fino alle 10:00 del 10/10/2010.


Manuale Utente





Caso con inserimento della proroga:

Data inizio

presentazione

offerta (DIPO)

Data fine

presentazione

offerta

(DFPO)

Data prorogata

Notaio (DPN)

Data proroga

limite (DPL)

Data ultima

presentazione

offerta (DUPO)

10/10/2010 09:00 10/10/2010

10:00

10/10/2010 9:30 10/10/2010 11:00 10/10/2010 9:30


“Nuova Offerta” entro la “ Data ultima presentazione offerta” e quindi al massimo fino alle

09:30 del 10/10/2010;


“Salva” e quindi registrare i dati sul sistema fino e non oltre la “ Data proroga limite” e

quindi fino al 10/10/2010 11:00;


“Modifica” e quindi modificare i dati inseriti entro la “ Data ultima presentazione offerta” e

quindi al massimo fino alle 09:30 del 10/10/2010.


Manuale Utente





5.1.6. Finalizza

Tale funzionalità è accessibile ad un Notaio o suo Collaboratore in diversi pannelli del sistema.

Per attivare la funzione di proroga il Notaio seleziona l’asta di interesse effettuando una ricerca

oppure accedendovi direttamente dalla lista “Aste per cui è possibile presentare un’offerta o

domanda di partecipazione all’Incanto”.

Effettuando con il mouse un doppio click sull’asta d’interesse, l’applicazione procede alla

visualizzazione dei “Dettagli del Lotto” dove è presente il link “Finalizza Offerte”.

Premendo questo link apparirà una maschera dove verrà visualizzata una tabella con tutte le

offerte da finalizzare, relative all’asta in esame, e i relativi bottoni per finalizzarla. Si precisa che lo

stato “SPEDITA” è relativo ad un’offerta digitale presentata in modo completo e il cui file cifrato è

stato quindi già spedito al sistema centrale che lo restituirà al Notaio Banditore nel momento

previsto per l’apertura delle offerte. Lo stato “COMPLETATA” riguarda un’offerta presentata in

modalità cartacea che per quanto attiene alla parte informatica (dalla registrazione del soggetto

fino al salvataggio definitivo) è stata completata correttamente, mentre il sistema non può

dichiarare l’avvenuta consegna dell’offerta cartacea che segue l’iter stabilito dal disciplinare di

ciascuna asta (dove potrà essere previsto che il plico contenente l’offerta cartacea debba essere

recapitato a cura dell’offerente ovvero attraverso il Notaio Periferico).


Manuale Utente





Selezionando un’offerta nello stato “INCOMPLETA” si abiliterà uno dei due insiemi di pulsanti

relativi alla tipologia dell’offerta (digitale o cartacea).

In questo modo sarà possibile completare l’iter dal punto in cui era stato interrotto oppure

modificare i dati precedenti cliccando sul pulsante “Modifica dati iniziali” ed utilizzando

nuovamente l’apposito pannello:


Manuale Utente





Una volta confermate le modifiche sarà quindi possibile finalizzare o annullare l’offerta. L’offerta

finalizzata o annullata non sarà più modificabile.


Manuale Utente





6. SEZIONE QUARTA

6.1. Svolgimento asta

Nel giorno\ora previsti per la tenuta dell’asta i notai interessati dalla procedura (il notaio banditore

ed i notai periferici che abbiamo recepito offerte/domande di partecipazione) devono accedere al

programma ed effettuare le attività previste (Attività del notaio banditore cap. 6.2 – Attività del

Notaio Periferico cap. 6.3).

6.2. Attività del Notaio Banditore

6.2.1. Accesso all’Asta

Per accedere all’asta ed avviare le operazioni di apertura delle offerte (per un asta senza incanto)

ovvero delle domande di partecipazione (per un’asta con incanto) il Notaio Banditore dovrà

attendere che sopraggiunga la data/ora di avvio svolgimento l’asta (impostata al momento della

creazione del lotto mediante Gestione Contenuti). Sarà possibile individuare tale asta nella lista

“Aste con Ruolo di Notaio Banditore”; essa riporterà nella colonna “Stato Asta” l’indicazione

“APERTURA BUSTE (IN ATTESA)".

Il Notaio banditore dovrà fare doppio click sulla riga dell’asta affinché l’asta possa considerarsi

avviata e permetta ai notai periferici di accedere a loro volta per assistere alle operazioni previste

(lo stato dell’asta assume il valore di “APERTURA BUSTE IN CORSO”).

Verrà visualizzata una pagina che si compone delle seguenti sezioni:

Area Partecipanti (1)

Area Chat (2). Per una descrizione dettagliata si rimanda al cap. 6.4.

Area Offerte\Domande di partecipazione (3)


Manuale Utente





Ogni riga dell’elenco (3) contiene un offerta da aprire ed i pulsanti per le operazioni che è possibile

compiere. In caso di offerta cartacea saranno disponibili i pulsanti “Conferma” e “Non Valida”. In

caso di offerta digitale sarà presente anche il pulsante “Scarica”.

Il pulsante nella colonna “Proroga” indica se l’offerta è presentata beneficiando di una proroga

richiesta da parte del Notaio (al click sul relativo pulsante “Si” + possibile visionare la motivazione).

Inoltre, in alto a destra, sono presenti i seguenti pulsanti:

“Recupera Ricevuta” per recuperare la ricevuta di un’offerta relativa alla riga selezionata;

“Recupera le offerte” per creare un file zip contenenti tutte le offerte digitali presenti

nell’elenco;

“Scarica tutte le offerte” per scaricare il file zip creato in precedenza. Il pulsante viene

abilitato solo dopo aver eseguito l’operazione di recupero delle offerte;

“Procedi con il riepilogo” per procedere al riepilogo dell’asta decretando il vincitore

ovvero annullandola o, se previsto dal disciplinare o dalla normativa, per procedere con la

gara tra offerenti o l’incanto. Il pulsante sarà abilitato nel momento in cui il Notaio ha aperto

tutte le offerte.

(1)

(2)

(3)


Manuale Utente





6.2.2. Apertura della busta con l’offerta cartacea

Un’offerta cartacea si contraddistingue dal fatto di avere tra le operazioni possibili i soli pulsanti:

“Conferma”

“Non Valida”

Il Notaio Banditore, dopo aver aperto la busta con una offerta cartacea ritenuta valida, registra

l’importo rilevato eseguendo le seguenti operazioni:

1. Inserisce l’importo rilevato nel campo “Importo offerto” come mostrato:

2. Preme il pulsante “Conferma” per validare l’importo inserito.

Verrà mostrata una richiesta di conferma dell’importo inserito:

Nb: Dopo quest’operazione di conferma non sarà più possibile modificare l’importo inserito.

La chat riporterà una descrizione dell’operazione appena effettuata (utile per tutti gli eventuali notai

periferici collegati alla medesima asta) come mostrato di seguito:

Se il Notaio Banditore non dovesse ritenere valida una offerta\domanda di partecipazione può

impostarne la non validità seguendo i passaggi sotto riportati:

- Inserire l’eventuale importo rilevato

- Premere il pulsante “Non Valida”

- Inserire nel campo “Note Offerte” la causale della non ammissibilità

- Confermare con il pulsante “Conferma”

- Confermare con il pulsante “Sì” il messaggio di conferma

NB: dopo questa ultima conferma non sarà più possibile modificare i dati.

La chat notificherà ai Notai Periferici il rifiuto dell’offerta e la pagina ne mostrerà la causale:

(1) (2)


Manuale Utente





Il Notaio Banditore dovrà eseguire i passaggi sopra riportati per ogni offerta cartacea pervenuta.

Al termine della registrazione di ogni offerta il notaio Banditore può procedere in uno dei seguenti

modi:

- Aggiudica l’asta decretandone il vincitore (cap. 6.2.4)

- Non Aggiudicare l’asta (cap. 6.2.5)

- Avviare l’asta ad incanto (cap. 6.2.6)

6.2.3. Apertura della busta virtuale contenente l’offerta digitale

Un offerta digitale si contraddistingue dal fatto di avere tra le operazioni possibili i pulsanti:

“Scarica”;

“Conferma”;

“Non Valida”.

Il Notaio Banditore può effettuare l’apertura della busta virtuale contenente l’offerta digitale

eseguendo le seguenti operazioni:

Preme il pulsante “Scarica”

Conferma il download del file offerta cifrata (p7e) mediante il pulsante “Si”:


Manuale Utente





Salva il file offerta cifrata (.p7e) in una cartella locale al proprio pc:

Nb: si consiglia di creare una cartella dedicata al salvataggio di tutte le offerte (nell’esempio

“Asta_2021”).

Decifra il contenuto dell’offerta digitale utilizzando la funzione di Decifra e-Sign come

descritto di seguito:

a) Preme il pulsante “Decifra” si e-Sign:

b) Selezionare il file offerta cifrata da decifrare:


Manuale Utente





c) Inserire il pin di decifra (riportato nella bista oscurata)

d) E-sign segnalerà il buon esito dell’operazione di decifra:


Manuale Utente





e) Effettuare il salvataggio dell’offerta (decifrata) mediante il pulsante “Salva

Contenuto” mostrato sopra:

f) E-Sign segnalerà l’avvenuto salvataggio del file:


Manuale Utente





g) Aprire il file offerta appena salvato (è possibile anche utilizzare il pulsante “Apri

Contenuto”) di e-Sign:

h) Il file offerta (decifrata) sarà visualizzato al Notaio Banditore che dovrà verificarne la

validità:


Manuale Utente





…

i) Qualora l’offerta sia valida il notaio Banditore ne riporterà l’importo nel programma e

preme il pulsante “Conferma”:

j) Confermare i messaggio successivo con il pulsante “Si”:


Manuale Utente





Nb: Dopo quest’operazione di conferma non sarà più possibile modificare l’importo

inserito.

La chat riporterà una descrizione dell’operazione appena effettuata (utile per tutti gli

eventuali notai periferici collegati alla medesima asta) come mostrato di seguito:

Se il Notaio Banditore non dovesse ritenere valida una offerta\domanda di partecipazione può

impostarne la non validità seguendo i passaggi sotto riportati:

- Inserire l’eventuale importo rilevato

- Premere il pulsante “Non Valida”

- Inserire nel campo “Note Offerte” la causale della non ammissibilità

- Confermare con il pulsante “Conferma”

- Confermare con il pulsante “Sì” il messaggio di conferma

NB: dopo questa ultima conferma non sarà più possibile modificare i dati.

La chat notificherà ai Notai Periferici il rifiuto dell’offerta e la pagina ne mostrerà la causale:

Il Notaio Banditore dovrà eseguire i passaggi sopra riportati per ogni offerta digitale pervenuta.

Al termine della registrazione di ogni offerta il notaio Banditore può procedere in uno dei seguenti

modi:

- Aggiudica l’asta decretandone il vincitore (cap. 6.2.4)


Manuale Utente





- Non Aggiudicare l’asta (cap. 6.2.5)

- Avviare l’asta ad incanto (cap. 6.2.6)

6.2.4. Il Notaio Banditore aggiudica l’asta

Terminata la registrazione di tutte le offerte pervenute il Notaio Banditore procede

all’aggiudicazione dell’asta utilizzando il pulsante “Procedi con il riepilogo”:

La pagina visualizzata permette di procedere con l’aggiudicazione dell’asta mediante il pulsante

“Aggiudica Asta”:

La pagina successiva consente al Notaio Banditore di individuare il vincitore e concludere le

operazioni di asta. Occorre infatti fare click sul nominativo dell’offerente vincitore e premere il

pulsante “Conferma”.


Manuale Utente





Il programma richiede una ulteriore conferma del nominativo individuato e dà la possibilità di

inserire eventuali note facoltative di aggiudicazione (ad es. “aggiudicazione temporanea” in

quanto ad es. previsto dalla normativa o dal disciplinare vigente per tale tipologia di asta che

venga ratificata l’aggiudicazione da un organo competente). Premere il pulsante Si oppure No per

tornare alla pagina precedente:

Il sistema visualizza quindi il Riepilogo dell’asta conclusa (cap. 6.2.7).

(1)

(2)


Manuale Utente





6.2.5. Il Notaio Banditore non aggiudica l’asta

Il programma permette di non aggiudicare un’asta qualora ricorrano i casi previsti (es. assenza di

offerte, vizi formali, etc.). Il Notaio Banditore, dopo aver effettuato l’accesso all’asta (cap. 6.2.1),

procede alla non aggiudicazione utilizzando il pulsante “Procedi con il riepilogo”:

La pagina visualizzata permette di procedere con la non aggiudicazione dell’asta mediante il

pulsante “Asta non Aggiudicata”:

Dopo aver premuto il pulsante “Asta Non Aggiudicata” il programma mostra una pagina che

richiede al Notaio Banditore il motivo di non aggiudicazione, come mostrato di seguito:


Manuale Utente





Il Notaio Banditore può utilizzare le motivazioni “Asta Deserta” o “Estinzione” oppure utilizzare

l’opzione “Altro” ed inserirne la descrizione nel campo “Note”.

Premere il pulsante “Conferma” per procedere alla pagina di riepilogo (cap. 6.2.7) oppure il

pulsante “X” (presente nell’angolo in alto a destra della finestra) per tornare alla pagina

precedente.


Manuale Utente





6.2.6. Il Notaio Banditore procede con l’asta incanto

Terminata la registrazione di tutte le offerte pervenute il Notaio Banditore procede alla fase ad

incanto utilizzando il pulsante “Procedi con il riepilogo”:

La pagina visualizzata permette di procedere con l’asta ad incanto mediante il pulsante “Avviare

asta a incanto”:

Il programma richiederà una conferma a tale selezione:

Rispondendo “Sì” si procederà con la fase a incanto permettendo al notaio Banditore di procedere

con la legittimazione degli offerenti ammessi alla fase a incanto (per questa fase v. cap. 7.1.1.1).


Manuale Utente





6.2.7. Riepilogo asta

La pagina mostra al Notaio Banditore i dettagli dell’asta appena conclusa.

In caso di aggiudicazione la pagina mostra le seguenti informazioni:

In caso di NON aggiudicazione la pagina mostra le seguenti informazioni:


Manuale Utente





Le operazioni possibili per il Notaio Banditore sono:

“Carica Verbale” per caricare il documento elettronico contenente il verbale dell’asta.

L’operazione di caricamento del verbale non è obbligatoria e può essere eseguita anche in

seguito. La pagina offre un supporto nella redazione di tale verbale mediante il campo

“Note”. Il Notaio Banditore potrà utilizzarne le informazioni contenute ai fini della redazione

del verbale (es. effettuando operazioni di copia/incolla mediante la combinazione di tasti

CTRL+C e CTRL+V).

I formati accettati dal sistema sono:

o p7m

o doc

o docx

o pdf

“Scarica Verbale” per eseguire il download del verbale dell’asta (il pulsante si abilita sono

se è stato precedentemente caricato un verbale);

“Conferma” per confermare il caricamento del verbale (abilitato se è stato già

precedentemente caricato un verbale); Dopo la conferma i dati inseriti non possono essere

più modificati.

“Recupera Chat” per recuperare il testo della chat; il pulsante è disponibile fino a quando il

Notaio non carica il verbale. Successivamente al caricamento del verbale non sarà più

possibile recuperare la chat.


Manuale Utente





6.2.8. Annullamento Asta prima del termine della raccolta delle Offerte

Il Notaio Banditore, nei casi previsti, può annullare un’asta prima del termine della raccolta delle

offerte/domande di partecipazione. Sarà necessario seguire i passaggi sotto riportati:

- Accedere all’asta da annullare dall’home page:

- Fare click sul link “Annulla Asta”:

- Confermare l’avvio della procedura di annullamento con il pulsante “Sì”:

- Il programma visualizzerà la seguente pagina che potrà essere chiusa mediante il pulsante

“Chiudi finestra”:


Manuale Utente





- Il Notaio Banditore dovrà selezionare una delle motivazioni di annullamento proposte,

inserire eventuali note nel campo “Note” e premere il pulsante “Conferma”.

- Confermare l’annullamento con il pulsante “Sì”:

- Il programma restituirà al notaio l’avvenuto annullamento dell’asta con un messaggio simile

al seguente:

- Il programma mostrerà tutte le eventuali offerte pervenute per l’asta appena annullata

nell’elenco “Lista delle offerte pervenute per l’Asta”:


Manuale Utente





- Premere il pulsante “Riepilogo” per visualizzare la pagina che riepiloga l’esito complessivo

dell’asta (cap. 6.2.7)

6.2.9. Duplicazione lotto

Un’asta terminata (ad es. non aggiudicata all’incanto o annullata durante la raccolta offerte) può

essere duplicata dal Notaio Banditore.

Nella pagina di riepilogo asta il Notaio può utilizzare il pulsante “Duplica Lotto” a tale scopo. Il

pulsante è, pertanto, abilitato solo se il Notaio è Banditore per tale l’asta.

L’operazione di duplicazione lotto creerà un nuovo lotto contenente le stesse informazioni del lotto

corrente (escluse quelle sui dati catastali degli immobili). Il nuovo lotto sarà visualizzabile e

modificabile dal programma “Gestione Contenuti” (sezione Lotti in lavorazione). Si rimanda al

manuale utente di “Gestione Contenuti”.


Manuale Utente





6.3. Attività del Notaio Periferico

6.3.1. Accesso all’asta

Il notaio periferico dovrà accedere all’asta e seguire le operazioni di apertura delle offerte (per un

asta senza incanto) ovvero delle domande di partecipazione (per un’asta con incanto) effettuate

dal Notaio Banditore. Dovrà pertanto attendere che sopraggiunga la data/ora di avvio svolgimento

l’asta. Sarà possibile individuare tale asta nella lista “Aste con Ruolo di Notaio Periferico”; essa

riporterà nella colonna “Stato Asta” l’indicazione “APERTURA BUSTE (IN CORSO)".

Il Notaio periferico dovrà fare doppio click sulla riga dell’asta affinché possa accedere all’asta ed

assistere alle operazioni effettuate dal Notaio Banditore (lo stato dell’asta assume il valore di

“APERTURA BUSTE IN CORSO”).

Verrà visualizzata una pagina che si compone delle seguenti sezioni:


Area Chat (2). Per una descrizione dettagliata si rimanda al cap. 6.4.

Area Offerte\Domande di partecipazione (3)


Manuale Utente





Ogni riga dell’elenco (3) contiene un offerta pervenuta per l’asta che il Notaio Banditore si

appresterà a registrare.

6.3.2. Visualizzare le operazioni del Notaio Banditore

La pagina di accesso all’asta (cap. 6.3.1) permette al Notaio Periferico di assistere alle operazioni

di registrazione delle offerte da parte del Notaio Banditore. Ad ogni registrazione del Notaio

Banditore, il Notaio Periferico sarà notificato mediante la chat e mediante la pagina stessa. Di

seguito si riporta un esempio di notifica di registrazione offerta effettuata dal Notaio Banditore:

(1) (2)

(3)


Manuale Utente





Se il Notaio Banditore non ritiene valida un’offerta\domanda di partecipazione la pagina mostrerà

le note inserite relative alla non ammissione dell’offerta.

Di seguito un esempio:

Il Notaio Periferico dovrà attendere il completamento dell’apertura delle offerte da parte del Notaio

Banditore al termine della quale la chat ed il programma notificheranno tale evento (termine

apertura offerte) come mostrato:

Il Notaio Periferico dovrà quindi attendere la successiva decisione del Notaio Banditore

(aggiudicazione, non aggiudicazione, avvio asta ad incanto).

In caso di Aggiudicazione dell’asta il programma notificherà il notaio Periferico attraverso la chat e

nella pagina stessa:


Manuale Utente





Il Notaio Periferico potrà accedere alla pagina di Riepilogo dell’Asta mediante il pulsante “Dettagli”

(cap. 6.3.3).

In caso di avvio Fase ad Incanto la chat notificherà il notaio periferico come mostrato di seguito:

Quando il Notaio Banditore terminerà le operazioni di legittimazione degli offerenti alla fase a

incanto il Notaio Periferico sarà notificato dalla chat come mostrato di seguito:

Sarà inoltre disponibile il pulsante “Dettagli”. Premendolo il programma mostrerà al notaio

Periferico o dettagli della fase a incanto (offerenti ammessi, prezzo base, data e ora di avvio, etc..):

Si rimanda al cap. 7.1.2.1 per la fase del Giornale delle Presenze.


Manuale Utente





6.3.3. Riepilogo dell’asta

La pagina mostra al Notaio Periferico i dettagli di un’asta conclusa.

In caso di aggiudicazione la pagina mostra le seguenti informazioni:

In caso di NON aggiudicazione la pagina mostra le seguenti informazioni:


Manuale Utente





Il sistema offrirà al Notaio una pagina riepilogativa delle operazioni svolte e dell’esito dell’asta. Qui

è possibile scaricare il verbale dell’asta (pulsante “Scarica Verbale”) se questa è stata dichiarata

conclusa non avviando un’asta ad incanto o una gara tra offerenti ed il Notaio Banditore ha già

caricato il verbale.

A questo punto l’asta può dirsi conclusa.


Manuale Utente





6.4. Chat

Il sistema permette la comunicazione in tempo reale ai Notai che stanno partecipando ad un’asta.

La pagina di chat è sempre presente in tutte le fasi ed è collocata sempre in alto rispetto alla

finestra operativa.

La sezione relativa alla chat si presenta nel seguente modo:


Area Chat (2)

Area di digitazione del messaggio (3) e pulsante per inviare

Nell’area di sinistra (1) sono visualizzati tutti i nominativi dei Notai partecipanti alla chat (in quanto

interessati all’asta in corso): in colore verde sono mostrati gli utenti connessi, in grigio quelli assenti

in quanto non connessi all’asta in corso.

Nell’area centrale (2) sono visualizzati tutti i messaggi che posso essere evidenziati come descritto

di seguito:

- in verde: sono i messaggi inviati dagli altri utenti

- in nero: sono i messaggi inviati dal soggetto che è connesso

- in rosso: sono i messaggi inviati automaticamente dal programma agli utenti collegati

aggiornandoli sui vari eventi che si susseguono durante la procedura di asta.

Le regole e le modalità della chat sono le seguenti:

ciò che scrive un utente sarà visibile a tutti gli altri utenti collegati per l’asta in corso;

non è possibile lo scambio di messaggi privati tra gruppi di utenti;

il programma inserisce anche messaggi di contesto che facilitano l’utente nel seguire le

varie fasi dell’asta.(ad es. “Il Cliente XY è stato ammesso presso lo studio del Notaio

Banditore”);

tutti i messaggi vengono visualizzati anche agli utenti che si sono collegati in ritardo;

la conversazione sarà consultabile solo dai Notai interessati dalla procedura fino al

momento del caricamento del verbale d’asta;

(1)

(2)

(3)


Manuale Utente





7. SEZIONE QUINTA

7.1. Svolgimento Asta Incanto

Il Notaio Banditore può procedere con la gara tra offerenti o, secondo la procedura, asta ad

incanto, per un determinato lotto d’asta. Anche questa decisione viene presa dal Notaio Banditore

al termine dell’apertura delle offerte.

L’asta all’incanto si compone di due passaggi decritti di seguito:

- il Giornale Presenze: attraverso questa pagina ogni notaio potrà segnalare lo stato di

presenza dei propri offerenti prima dell’avvio della fase dei rilanci

- l’Area dei Rilanci: attraverso questa pagina sarà possibile effettuare i rilanci per ciascuna

sessione di rilancio. Si rimanda al cap. 7.1.1.3 per una descrizione dettagliata.

7.1.1. Attività del Notaio Banditore

7.1.1.1. Legittimazione degli offerenti

Il Notaio Banditore che ha deciso di procedere con l’asta a incanto dovrà innanzitutto procedere

con la legittimazione degli offerenti ammessi a tale fase.

La pagina visualizza tutti gli offerente intervenuti all’asta. Il Notaio Banditore, per ciascun

offerente, dovrà impostarne l’ammissione o meno alla fase a incanto mediante i pulsanti di opzione

“Sì” o “No” a fianco di ciascun nominativo. Inoltre dovrà definire i dati relativi alla fase dei rilanci

(es. prezzo base, rilancio minimo, durata sessione dei rilanci, durata sessione incanto in secondi,

etc..)

Di seguito un’immagine esemplificativa:


Manuale Utente





Al termine della legittimazione degli offerenti e dell’inserimento dei dati della fase dei rilanci il

Notaio Banditore dovrà premere il pulsante “Conferma” evidenziato sopra.

Dopo aver premuto il pulsante “Conferma” il programma mostrerà un pulsante che si abiliterà

all’avvio della fase del “Giornale Presenze”. Nell’ immagine seguente il pulsante è disabilitato e il

conto alla rovescia mostra 4 minuti e 25 secondi di attesa necessaria.

Al termine del conto alla rovescia il pulsante “Giornale Presenze” si abiliterà e sarà possibile

procedere con la fase del “Giornale Presenze” (cap. 7.1.1.2)


Manuale Utente





7.1.1.2. Giornale Presenze

Il Notaio Banditore che ha terminato la fase della Legittimazione degli offerenti può accedere al

Giornale delle presenze mediante il pulsante “Giornale Presenze” mostrato di seguito:

La pagina visualizza l’elenco degli offerenti che hanno prodotto una offerta\domanda di

partecipazione presso lo studio del Notaio Banditore:

Il Notaio Banditore dovrà, per ciascun offerente, impostare lo stato di presenza tra quelli previsti:

- Presente: se l’offerente è presente al momento del giornale presenze

- Assente giustificato: se l’offerente è assente al momento del giornale presenze, ma ha

fornito una giustificazione (sarà necessario valorizzare anche il campo note)

- Assente non giustificato: se l’offerente è assente al momento del giornale presenze senza

giustificazione (sarà necessario valorizzare anche il campo note)

Al termine della valorizzazione dello stato di presenze dei proprio offerenti i Notaio Banditore potrà

confermare il termine delle operazioni mediante il pulsante “Conferma”.

Il Notaio Banditore può inoltre registrare lo stato di presenza di un offerente che si è

precedentemente registrato presso lo studio del Notaio Periferico attraverso l’utilizzo del pulsante


Manuale Utente





“Ammetti offerenti da periferico”: : il programma visualizzerà

l’elenco complessivo degli offerenti registrati presso i notai periferici:

Il notaio Banditore selezionerà, attraverso il pulsante “ammesso”, gli offerenti che seguiranno la

fase a incanto presso lo studio del Notaio Banditore (immagine precedente) e poi premerà il

pulsante “Conferma”. Il programma richiederà una conferma al quale sarà possibile confermare o

meno:

Se l’operazione viene confermata il programma mostrerà la seguente pagina:

La lista degli offerenti sarà aggiornata aggiungendo gli offerenti aggiunti. L’offerente aggiunto

assumerà lo stato di “Presente (ammesso dal Banditore)”:


Manuale Utente





Il Notaio Banditore potrà controllare le operazioni del Giornale Presenze presso gli studi dei notai

Periferici collegati attraverso il pulsante “Visualizza presenze in corso”. Il programma mostrerà

l’elenco di tutti gli offerenti legittimati alla fase a incanto e per ciascuno lo stato di presenza

impostato:

Nell’esempio sopra riportato si può notare che lo stato di presenze dei primi 3 offerenti è stato

impostato (dal notaio notartel200) mentre risulta non pervenuto lo stato dell’offerente presso il

notaio periferico (notartel01). Quando il notaio periferico imposterà lo stato di presenza per il

proprio offerente la pagina si aggiornerà automaticamente. Di seguito un esempio:


Manuale Utente





Il Notaio Banditore potrà concludere in qualsiasi momento la fase del Giornale Presenze attraverso

il pulsante “Chiudi Giornale Presenze”:

Il programma mostrerà un messaggio di conferma:

La chat notificherà ai notai periferici l’avvenuta chiusura del Giornale Presenze mediante la chat e

proponendo un pulsante che permetterà loro di accedere alla fase dei Rilanci:

Il Notaio Banditore potrà avviare la fase dei Rilanci terminando il giornale presenze con il pulsante

“Riepilogo” (cap. 7.1.1.3):

Il programma mostrerà una pagina che permetterà l’avvio della Fase a incanto mediante il pulsante

“Avvia Fase Rilanci”:


Manuale Utente





Il programma mostrerà il seguente messaggio:

La fase dei rilanci viene descritta nel cap. 7.1.1.3.

7.1.1.3. Area dei Rilanci

Il Notaio Banditore può acceder all’area dei rilanci dopo aver terminato il giornale presenze (cap.

7.1.1.2) oppure attraverso l’Home Page selezionando un’asta avente lo stato “ASTA INCANTO IN

CORSO”:

Verrà mostrata la seguente pagina:


Manuale Utente





I

n particolare sono presenti due elenchi:

“Elenco offerte”: presenta l’elenco di tutti i rilanci inseriti nel sistema per l’asta ad incanto;

“I tuoi clienti”: presenta l’elenco dei clienti del Notaio; da questo elenco il Notaio potrà

selezionare il cliente per il quale effettuare una prenotazione per l’inserimento di un rilancio

dallo stesso richiesto.


Manuale Utente





Il Notaio Banditore potrà controllare la presenza di tutti i Notai Periferici collegati mediante l’area

“Partecipanti” (in verde gli utenti presenti; in grigio quelli assenti):

Il Notaio Banditore potrà quindi avvierà le sessioni dei rilanci descritte nel cap. 7.1.1.4.

7.1.1.4. Sessioni dei rilanci

Solo il Notaio Banditore ha il controllo dell’asta ad incanto utilizzando la serie di pulsanti mostrati di

seguito:

Sono possibili le seguenti operazioni:

“Avvia nuova sessione”: mediante questo pulsante avvia una sessione in cui i notai

collegati possono prenotarsi ed effettuare un rilancio. La sessione ha un durata

precedentemente definita (durante la legittimazione degli offerenti: campo “Durata sessione

incanto (sec)”) e viene visualizzata in modalità “conto alla rovescia”. All’avvio di ogni

sessione il pulsante viene disabilitato e tornerà attivo al termine della sessione stessa per


Manuale Utente





permettere al Notaio Banditore di avviare tutte le sessioni di rilancio successive che

dovessero rendersi necessarie.

“Concludi fase incanto”: mediante questo pulsante il Notaio Banditore conclude la fase

dell’incanto e procede con la conclusione dell’asta (per dichiararne il vincitore o annullare

l’asta); Il pulsante sarà abilitato solo quando una precedente sessione (avviata con il

pulsante “Avvia nuova sessione”) è terminata senza che siano intervenuti prenotazioni e/o

rilanci.

“Accetta offerta”: mediante questo pulsante il Notaio Banditore può accettare un rilancio

pervenuto da un Notaio Periferico. Il pulsante è disabilitato e si abilita solo quando è

pervenuto un rilancio da un Notaio Periferico (i rilanci effettuati dal Notaio Banditore non

hanno necessità di essere accettati).

“Rifiuta offerta”: mediante questo pulsante il Notaio Banditore può rifiutare un rilancio

pervenuto da un Notaio Periferico (ad esempio in caso dell’importo del rilancio errato in

quanto insufficiente rispetto al rialzo minimo previsto dall’avviso d’asta oppure maggiore di

un ordine di grandezza rispetto alla precedente offerta). Il pulsante è disabilitato e si abilita

solo quando è pervenuto un rilancio da un Notaio Periferico (i rilanci effettuati dal Notaio

Banditore non posso essere rifiutati). Il rifiuto di un’offerta non comporta gravi conseguenze

in quanto verrà comunque avviata una nuova sessione in cui vi sarà l’occasione per il

Notaio Periferico di inserire nuovamente l’offerta corretta (in ogni caso è sempre possibile

utilizzare la chat per comunicare errori o rettifiche).


Manuale Utente





7.1.1.5. Avvio di una sessioni dei rilanci

Il Notaio Banditore avvia la sessione sei rilanci utilizzando i pulsante “Avvia nuova sessione”. La

pagina mostrerà le seguenti informazioni:

- Il pulsante “Prenota nuova offerta” viene abilitato

- Tempo rimanente: viene mostrato il tempo rimanente entro il quale i notai (periferici o

banditore) possono prenotare ed inserire un rilancio

- Numero sessioni: si incrementa il conteggio delle sessioni avviate dal notaio banditore

La chat inoltre notifica l’avvio di una nuova sessione.

Per effettuare la prenotazione e l’inserimento di un rilancio si rimanda al cap. 7.1.1.6.


Manuale Utente





7.1.1.6. Prenotazione ed inserimento di un rilancio

Avviata un sessione di rilancio il Notaio Banditore può prenotare un’offerta seguendo la procedura

sotto riportata:

- Premere il pulsante “Avvia nuova sessione”:

L’utilizzo di tale pulsante permetterà agli altri utenti di effettuar rilanci. La chat notificherà

l’evento ai notai collegati:

- Premere il pulsante “Prenota nuova offerta”:

L’utilizzo di tale pulsante impedirà agli altri utenti di effettuare un rilancio

- Selezionare l’offerente per conto del quale si effettua il rilancio (l’utente sarà evidenziato in

blu):

- Inserire l’importo del rilancio come mostrato nell’esempio di seguito:

- Confermare l’importo inserito premendo il pulsante “Conferma Nuova Offerta”.

- Confermare ulteriormente alla richiesta di conferma del programma.

L’offerta sarà riportata nell’area “Elenco offerte” e la chat si aggiornerà di conseguenza:


Manuale Utente





Il campo “Totale Offerte” si aggiornerà indicando il numero delle offerte registrate sino a quel

momento;

Il notaio Banditore potrà avviare ulteriori sessioni di rilancio ripetendo la procedura descritta

sopra.

Nel caso una offerta sia inoltrata da un Notaio Periferico il notaio Banditore sarà notificato

attraverso la chat e dovrà accettare o rifiutare l’offerta mediante i pulsanti “Accetta Offerta” e

“Rifiuta Offerta”:


Manuale Utente





In caso di accettazione dell’offerta la pagina si aggiornerà come descritto:

- La chat riportare l’accettazione dell’offerta

- L’elenco Offerte riporterà l’offerta accettata

- Sarà possibile per il Notaio Banditore avviare una ulteriore sessione di rilancio.


In caso di non accettazione dell’offerta la pagina di aggiornerà come descritto di seguito:

- La chat segnalerà che l’offerta è stata rifiutata

- L’offerta non viene inserita nella lista offerte

Il notaio Banditore può motivare il rifiuto nella chat.


Manuale Utente





Il programma permetterà al notaio banditore di concludere la Fase a incanto solo quando sia

trascorsa una sessione di rilancio senza che sia intervenute prenotazioni/rilanci da parte di nessun

utente collegato. Solo in tale evenienza il programma abiliterà al notaio banditore il pulsante

“Concludi fase incanto” (cap. 7.1.1.7).


Manuale Utente





7.1.1.7. Conclusione dell’Asta

Il Notaio Banditore potrà concludere la fase dei rilanci solo quando una sessione scada e nessuna

prenotazione/offerta sia pervenuta (il Notaio Banditore potrà comunque procedere all’avvio di una

nuova sessione di rilanci). Solo in questo caso il pulsante “Concludi Fase incanto” sarà abilitato:

Al click del pulsante al Notaio Banditore sarà visualizzata un messaggio che richiede una ulteriore

conferma alla chiusura della fase a incanto:

Rispondendo “Sì” il programma mostrerà la pagina che permetterà al Notaio Banditore di

procedere alla aggiudicazione (cap. 7.1.1.7.1) o non aggiudicazione dell’asta (7.1.1.7.2).


Manuale Utente





7.1.1.7.1. Aggiudicazione dell’asta

Il Notaio Banditore può aggiudicare l’asta scegliendo l’offerente vincitore tra uno dei due elenchi

mostrati di seguito (“Riepilogo Asta Incanto” e “Offerte Segrete / Domande di Partecipazione”):

Dopo aver selezionato l’offerente vincitore il Notaio Banditore dovrà premere il pulsante “Aggiudica

Asta”:



Manuale Utente





Al click del pulsante apparirà un messaggio che richiede l’inserimento di eventuali note (facoltative)

all’aggiudicazione (ad esempio nei casi in cui è prevista dalla normativa l’aggiudicazione

provvisoria in attesa dell’eventuale aumento del quinto previsto ex art.584 c.p.c.).:

Per confermare l’aggiudicazione all’offerente selezionato premere il pulsante “Sì”.

Il programma mostrerà la pagina di Riepilogo Asta (cap. 7.1.1.8)

7.1.1.7.2. Non aggiudicazione dell’asta

Il Notaio può non aggiudicare l’asta utilizzando il pulsante “Asta Non Aggiudicata”:

Apparirà una pagina attraverso la quale in notaio dovrà indicare il motivo di non aggiudicazione tra

quelle proposte. E’ possibile aggiungere ulteriori informazioni nell’apposito campo “Note”

(obbligatorio per la motivazione “Altro”). Sarà quindi possibile premere il pulsante “Conferma”.


Manuale Utente





Alternativamente potrà revocare la decisione di non aggiudicazione dell’asta premendo il pulsante

“X” presente nell’angolo in alto a destra della finestra.

Alla pressione del pulsante “Conferma” sarà visualizzata la pagina di “Riepilogo Asta”

7.1.1.8. Riepilogo Asta

Si rimanda al cap. 6.2.7 per una descrizione dettagliata della pagina.


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7.1.2. Attività del Notaio Periferico

7.1.2.1. Giornale Presenze

Il programma mostra la seguente pagina attraverso la quale il Notaio Periferico potrà impostare lo

stato di presenze degli offerenti registrati presso il proprio studio:

Il Notaio Periferico dovrà, per ciascun offerente, impostare lo stato di presenza tra quelli previsti:

- Presente: se l’offerente è presente al momento del giornale presenze

- Assente giustificato: se l’offerente è assente al momento del giornale presenze, ma ha

fornito una giustificazione (sarà necessario valorizzare anche il campo note)

- Assente non giustificato: se l’offerente è assente al momento del giornale presenze senza

giustificazione (sarà necessario valorizzare anche il campo note)

Al termine della valorizzazione dello stato di presenze dei proprio offerenti i Notaio Banditore potrà

confermare il termine delle operazioni mediante il pulsante “Conferma”.

Qualora un offerente si presenti fisicamente presso il Notaio Banditore sarà cura di quest’ultimo

impostarne lo stato di presenza. La chat mostrerà l’eventuale presa in carico di offerenti da parte

del notaio banditore:

Quando il Notaio Banditore chiuderà il giornale la pagina mostrerà il pulsante “Entra nell’area

rilanci”. Anche la chat sarà aggiornata di conseguenza:


Manuale Utente





Per la descrizione della fase dei rilanci si rimanda al cap. 7.1.2.2

7.1.2.2. Area dei Rilanci

Il Notaio Periferico può acceder all’area dei rilanci dopo aver terminato il giornale presenze (cap.

7.1.2.1) oppure attraverso l’Home Page selezionando un’asta avente lo stato “ASTA INCANTO IN

CORSO”:

Verrà mostrata la seguente pagina:


Manuale Utente





Il Notaio Periferico visualizzerà l’elenco dei propri clienti solo quando il Notaio Banditore sarà

pronto ad avviare la prima sessione della fase dei rilanci.

Il Notaio periferico dovrà attendere l’avvio delle sessioni di rilanci da parte del Notaio Banditore.

Quando saranno avviate le sessioni dei rilanci la pagina si modificherà come descritto di seguito:

- Il pulsante “Prenota nuova offerta” viene abilitato

- Tempo rimanente: viene mostrato il tempo rimanente entro il quale i notai (periferici o

banditore) possono prenotare ed inserire un rilancio

- Numero sessioni: si incrementa il conteggio delle sessioni avviate dal notaio banditore

La chat inoltre notifica l’avvio di una nuova sessione.


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7.1.2.3. Prenotazione ed inserimento di un rilancio

Il Notaio Periferico potrà effettuare un rilancio per contro di uno dei propri offerenti dal momento in

cui il Notaio Banditore avvierà una sessione di rilancio. Tale evento è notificato dalla chat e dalla

pagina stessa che si modifica come descritto di seguito:

- Si abilita il pulsante “Prenota nuova offerta”

- La chat segnala l’avvio di una nuova sessione

Avviata un sessione di rilancio il Notaio Periferico può prenotare un’offerta seguendo la procedura

sotto riportata:

- Premere il pulsante “Prenota nuova offerta”:

L’utilizzo di tale pulsante impedirà agli altri utenti di effettuare un rilancio

- Selezionare l’offerente per conto del quale si effettua il rilancio (l’utente sarà evidenziato in

blu):


Manuale Utente





- Inserire l’importo del rilancio come mostrato nell’esempio di seguito:

- Confermare l’importo inserito premendo il pulsante “Conferma Nuova Offerta”.

- Confermare ulteriormente alla richiesta di conferma del programma.

Il rilancio si considera effettuato. E’ necessario attendere l’accettazione o il rifiuto dell’offerta da

parte del notaio Banditore.

In caso di accettazione del rilancio la pagina si aggiornerà come descritto:

- L’offerta viene inserita nella Lista Offerte

- L’importo offerto viene riportato a fianco del nominativo dell’offerente (lista “I tuoi clienti”)

- La chat notifica l’accettazione


Manuale Utente





In caso di accettazione del rilancio la pagina si aggiornerà come mostrato:

Il Notaio Banditore avvierà tutte le sessioni ritenute necessarie e potrà concludere la fase dei

rilanci solo al termine di una sessione nella quale non sono intervenute prenotazioni/rilanci.

Per la fase di conclusione dell’asta di rimanda al cap. 7.1.2.4.


Manuale Utente





7.1.2.4. Conclusione dell’Asta

La conclusione della fase dei rilanci sarà notificata al notaio Periferico mediante chat. Di seguito

un’immagine:

Quando i notaio Banditore avrà aggiudicato (o non aggiudicato) l’asta il Notaio Periferico sarà

notificato in chat e apparirà il pulsante “Dettagli”:

Facendo click sul pulsante “Dettagli” il programma mostrerà al Notaio Periferico la pagina di

Riepilogo Asta (cap. 7.1.2.5).

7.1.2.5. Riepilogo Asta

Si rimanda al cap. 6.3.3 per una descrizione dettagliata della pagina.


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8. SEZIONE SESTA

8.1. Glossario

Termine Descrizione

Accetta offerta Il Notaio Banditore accetta l'offerta di rilancio pervenuta da un Notaio Periferico.

Annulla l’asta Il Notaio Banditore attraverso questa funzione invalida definitivamente l'intera procedura d'asta in corso.

APERTURA BUSTE IN CORSO

Fase durante la quale è possibile assistere alla pubblicazione da parte del Notaio Banditore dei dati relativi all'apertura delle buste virtuali e cartacee.

Apertura delle offerte telematiche Modalità di apertura delle offerte telematiche mediante decifratura della doppia chiave.

ASTA INCANTO IN CORSO

Fase in cui sono in corso i rilanci ed alla quale possono accedere i Notai Periferici presso i quali sono state effettuate offerte o domande di partecipazione all'asta con incanto.

Asta telematica notarile

Asta svolta dal Notaio, in qualità di pubblico ufficiale, con procedura telematica dedicata, secondo la procedura informatica messa a disposizione dal C.N.N.

Avvia Nuova Sessione

Il Notaio Banditore può avviare una sessione durante la quale i Notai Periferici o il Notaio Banditore stesso possono prenotarsi, per conto dei loro clienti ed inserire un rilancio.

Busta virtuale Busta elettronica contenente un'offerta digitale da decifrare ed aprire al momento debito.

Carica verbale Procedura per caricare il documento elettronico contenente il verbale dell’asta.

Chiavi di cifratura

La coppia di chiavi asimmetriche associate ad un soggetto utilizzate per il processo di cifratura. In particolare la chiave pubblica è utilizzata per l’operazione di cifratura, e la chiave privata protetta da un PIN, noto soltanto al soggetto titolare della chiave, è utilizzata per l’operazione di decifratura.

Chiavi di firma

La coppia di chiavi asimmetriche come definite dall’articolo 1, comma 1, lettere h) e i), del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, cui rinvia l’art. 1, comma 1, lettera b), del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013;

Cifra Offerta

Funzionalità predisposta per il Notaio per cifrare utilizzando il software Sw-Cifra, l'offerta o la domanda di partecipazione effettuata in modalità digitale.

Concludi l'asta Il Notaio Banditore decide di concludere chiudere l’asta (per dichiararne il vincitore).

Crea Ricevuta Pulsante per fornire la ricevuta di avvenuta registrazione e presentazione offerta.

Dati per la qualifica di Notaio Banditore e Periferico

L'insieme dei codici personali e delle chiavi crittografiche private, utilizzate dal firmatario per creare una firma elettronica e gestire l’asta, le domande digitali o le offerte telematiche.


Manuale Utente





Termine Descrizione

Dettaglio Asta Pagina generale di un lotto in asta.

Documentazione Pulsante per accedere alla documentazione generale del sistema informatico.

Esibizione Operazione che consente di visualizzare un documento conservato o di ottenerne copia.

Firma digitale

Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

Firma elettronica qualificata

La firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma.

Gara tra offerenti digitale Procedura telematica per la partecipazione locale e a distanza ad una gara tra offerenti.

Home page Pulsante per tornate alla pagina inziale.

I tuoi clienti elenco dei soggetti abilitati presso il Notaio e che possono effettuare offerte nella sessione di incanto in corso

Id asta Codice numerico attribuito dal gestionale aste digitali a ciascun lotto all'asta.

Incanto digitale Asta con incanto effettuata con collegamenti telematici.

Legittimare

Operazione con cui il Notaio Banditore dichiara formalmente valida la posizione di un offerente nell'ambito di una procedura d'asta.

Lista Aste in Corso Aste per le quali è possibile presentare un offerta segreta o una domanda di partecipazione all’asta con incanto.

Lista Aste Notaio Banditore Aste per le quali il Notaio è Banditore.

Lista Aste Notaio Periferico

Aste con ruolo di Notaio Periferico, cioè aste per le quali il Notaio Periferico (non Banditore) ha presentato almeno un offerta.

Marca temporale Il riferimento temporale che consente la validazione temporale (art.1, comma 1, lett. i) del D.P.C.M. 22 febbraio 2013).

MUT Manuale Utente.

Notaio Banditore Notaio Banditore.

Notaio Periferico

Qualunque Notaio in esercizio, e che ha aderito al relativo contratto di servizio, disponibile ad assistere soggetti per la formalizzazione di domande di partecipazione o offerte inoltrate per via informatica relative alle aste con strumenti telematici predisposti dal Gestore Centrale (Notartel).

Offerta cartacea o tradizionale Modalità, nell’ambito di una procedura telematica, di


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Termine Descrizione

presentazione dell’offerta cartacea.

Offerta digitale segreta

Modalità di presentazione dell’offerta segreta tramite un punto di accesso informatico gestito dal Notaio Banditore o dal Notaio Periferico.

Offerta palese

Modalità di presentazione della prima offerta o dei successivi rilanci, durante una sessione d’asta all’incanto, attraverso un punto di accesso informatico gestito dal Notaio Banditore o dal Notaio Periferico e che sarà visibile nel panello destinato a visualizzare la sequenza delle offerte.

Prenotazione ed inserimento rilancio

Un Notaio Periferico o Banditore durante una sessione avviata dal Notaio Banditore può prenotarsi per conto di un proprio cliente ed inserire un rilancio

Raccolta offerte in corso Fase nella quale è possibile presentare offerte.

RAN Rete Aste Notarili.

Registrazione soggetto Procedura per inserire i dati di un soggetto che intende effettuare un'offerta per un’asta.

Rete aste notarili

Sistema informatico realizzato da Notartel per conto del CNN che consente ai Notai che vi si accreditano lo svolgimento e/o la partecipazione ad aste telematiche in ambiente internet protetto.

Ricerca Pulsante per accedere al motore di ricerca interno dell'applicazione web Gestione aste.

Riepilogo svolgimento asta Lista degli eventi avvenuti durante una procedura d'asta.

Rifiuta offerta

Il pulsante è abilitato quando è pervenuto un rilancio da un Notaio Periferico. Il Notaio Banditore può in tal modo rifiutare un’offerta pervenuta da un Notaio Periferico, ad esempio in quanto di importo insufficiente rispetto al rialzo minimo previsto dall’avviso d’asta.

Scarica Verbale

Procedura per eseguire il download del verbale dell’asta (pulsante abilitato solo se è stato già precedentemente caricato un verbale).

Strumenti Il Notaio può effettuare il download dei tool necessari all’applicazione

SW cifra Software predisposto per la cifratura e decifratura delle offerte o domande di partecipazione digitali.

Tool Strumento software di base per facilitare e uniformare lo sviluppo di applicazioni derivate più complesse.

Vincitore Aggiudicatario di un'asta, transitorio o definitivo secondo la normativa relativa a tale procedura.

RAN RETE ASTE NOTARILI GESTIONE ASTE - Fondazione...

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