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PRO.SA - Quick guide: Utente

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Quick guide

Ruolo Utente

(Gestione delle Assegnazioni ricevute)

Aprile 2017


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Premessa

La guida viene fornita a corredo del rilascio della nuova versione dell’Applicativo PRO.SA con l’obiettivo di

illustrarne le principali novità tecnico-funzionali e di favorire un utilizzo immediato delle principali funzioni

disponibili in PRO.SA per la gestione dei documenti di protocollo ricevuti in assegnazione e la rispettiva

consultazione, presa in carico e successiva lavorazione.

Per ulteriori approfondimenti si rimanda al manuale completo disponibile in formato PDF nello stesso applicativo

PRO.SA sotto la voce Aiuto della barra di intestazione.

In particolare, fra le principali caratteristiche tecnico/funzionali introdotte, si evidenzia quanto segue:

Indipendenza dal browser utilizzato: la nuova versione potrà essere fruita su Explorer, Firefox e Chrome;

Indipendenza dal plugin Java: l’utilizzo di PRO.SA è ora indipendente dalla presenza del plugin Java sulla

postazione dell’Utente;

Separazione dei Ruoli applicativi: PROSA, alla stregua dei principali Sistemi Documentali, fornirà

funzionalità differenti per le due principali tipologie di ruoli definiti:

il Ruolo Operatore continuerà a provvedere alle funzioni di registrazione dei documenti (protocollazione) e di

rispettiva assegnazione per Competenza e Conoscenza alle Unità organizzative

Al Ruolo Utente saranno invece riservate le funzioni di gestione delle assegnazioni ricevute (presa in carico,

riassegnazione, conclusione…), finora utilizzabili tramite la Ricerca assegnati.

L’utente del Sistema PROSA potrà ovviamente essere abilitato ad entrambi i ruoli ed avrà la possibilità di

passare facilmente da un ruolo all’altro, come spiegato in seguito.

Quadro riassuntivo: il quadro Riassuntivo presente nell’Home Page del ruolo Operatore, oltre a dare

evidenza delle PEC in arrivo, evidenzia gli eventuali errori di invio delle PEC; le eventuali assegnazioni restituite

dai rispettivi assegnatari e l’elenco di eventuali documenti ricevuti dagli Uffici per la rispettiva protocollazione

in Uscita (Coda protocollo);

Protocollazione - Caricamento dei destinatari da Excel: è ora reso disponibile il caricamento massivo dei

destinatari di un protocollo in uscita, a partire da un foglio excel opportunamente compilato;

Inoltro delle PEC ricevute: viene ripristinata la funzione di inoltro delle PEC ricevute. Le PEC inoltrate

saranno consultabili tramite la funzione Inoltri – Risposte del menu Posta

Assegnazione dei protocolli: la maschera di assegnazione dei protocolli è ora ridisegnata per consentire di

eseguire le assegnazioni per Competenza e Conoscenza in un’unica soluzione, mantenendo tuttavia inalterate

le funzioni già presenti nella precedente versione del software;

Ricerca dei protocolli assegnati: il Protocollista dispone ora di una apposita funzione di ricerca delle

assegnazioni eseguite verso gli Uffici/Utenti in organigramma, anche in base al rispettivo stato di lavorazione

(comprese le assegnazioni restituite);

Export dei risultati di ricerca in Excel: I risultati delle principali ricerche possono ora essere esportati

anche in formato Excel oltre che in PDF.

Ricerca assegnazioni – rimozione limite temporale: è stato eliminato il limite di sette giorni per

effettuare le ricerche delle Assegnazioni

Nel seguito si propone pertanto la sequenza dei principali passaggi applicativi necessari a garantire la ricezione e

presa in carico (o restituzione) dei documenti ricevuti in Assegnazione e la rispettiva lavorazione.

Per una più facile consultazione degli argomenti trattati, la guida si articola nelle seguenti sezioni:

1. Ricezione Cambio Ruolo applicativo: Utente/Operatore

2. Quadro riassuntivo

3. Ricezione e Presa in carico (o Restituzione) dei documenti ricevuti in Assegnazione

4. Lavorazione dei documenti: Riassegnazione

5. Lavorazione dei documenti: Conclusione



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7. Ricerca dei protocolli ricevuti in assegnazione: Documenti Registrati

1. Cambio Ruolo applicativo: Utente/Operatore

Per eseguire il cambio di Ruolo applicativo è

necessario cliccare sul Ruolo attivo

visualizzato nella Barra di intestazione (il

segno “+”, se presente, evidenzia la presenza

di altri Ruoli oltre a quello visualizzato per

l’Utente in sessione).

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Nell’ambito della finestra visualizzata, cliccare

sul Ruolo di interesse.

Il Ruolo scelto verrà evidenziato nella Barra di

intestazione al posto del ruolo attivo, con le

rispettive funzioni rappresentate nell’ambito

del Menu Principale.


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2. Quadro riassuntivo

3. Ricezione e Presa in carico (o Restituzione) dei documenti ricevuti in

Assegnazione

Il Quadro riassuntivo del ruolo Utente

presenta in elenco, il numero di Assegnazioni

suddivise per tipologia ricevute nel corso degli

ultimi 30 giorni, comprese anche le

Assegnazioni Ricevute in restituzione.

Sono riportate eventuali comunicazioni da

parte dell’Amministratore di sistema.

Per accedere alle informazioni di dettaglio,

cliccare sulle rispettive voci evidenziate.

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Per accedere alla lista dei documenti ricevuti

in Assegnazione per Competenza, cliccare sulla

rispettiva voce del Quadro riassuntivo.

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1 Dopo aver eseguito l’accesso a

PRO.SA, viene mostrato il Quadro

riassuntivo dei documenti ricevuti in

assegnazione e delle Assegnazioni

restituite negli ultimi 30 giorni.

Le assegnazioni ricevute vengono mostrate in

elenco. Cliccando sull’Oggetto del protocollo di

interesse, sarà possibile accedere alla pagina

contenente l’immagine del documento con i

rispettivi dati di protocollo.

In ogni caso è disponibile anche un

pannello di ricerca delle assegnazioni,

utile quando in elenco ce ne sono molte.

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Alternativamente sarà possibile

eseguirne la restituzione tramite

l’apposito pulsante Restituzione

della colonna Operazioni.

Dopo aver preso visione del

documento, sarà possibile

eseguirne la presa in carico

cliccando sull’apposito pulsante

della finestra visualizzata…

… oppure sul pulsante

Presa in carico della

colonna Operazioni della

finestra sottostante.

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Sia nel caso della Presa in carico che nel

caso della Restituzione, il documento

ricevuto in assegnazione lascia l’elenco

delle assegnazioni ricevute: nel primo caso

sarà spostato nell’elenco dei documenti in

carico, mentre in caso di restituzione,

tornerà sulla scrivania elettronica

dell’Assegnante.

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Per Riassegnare i documenti già

presi in carico, bisognerà quindi

accedere all’elenco dei documenti

in carico tramite l’apposita voce di

menu: In carico >> Elenco in carico.

I documenti presi in carico potranno

essere consultati ed eventualmente

Riassegnati a partire dall’Elenco dei

documenti in carico.

Dopo aver impostato gli

eventuali criteri di

ricerca, cliccare sul

pulsante Cerca.

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… e cliccare sul pulsante Riassegna.

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I documenti in carico saranno

mostrati in elenco: selezionare quindi

il documento di interesse….

Modalità di

assegnazione:

Competenza e

Conoscenza

Modalità di ricerca: Manuale,

Uffici, Uffici/Utenti, Utenti, etc

Vista

Organigramma

per la

selezione degli

Assegnatari

Pulsante di conferma degli

Assegnatari selezionati

Lista Assegnatari

selezionati e

relativa modalità

di assegnazione

Note di

Assegnazione

Invio mail di

Notifica anche agli

Utenti non abilitati

a riceverla

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Pulsante di

conferma

ed esecuzione della

Riassegnazione e

rispettiva

Conclusione.

Pulsante di

conferma ed

esecuzione della

Riassegnazione

senza Conclusione.


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5. Lavorazione dei documenti: Conclusione

Per concludere i protocolli già presi

in carico, bisognerà accedere

all’elenco dei documenti in carico

tramite l’apposita voce di menu: In

carico >> Elenco in carico.

I documenti presi in carico potranno

essere mantenuti nell’elenco dei

documenti in carico per poi essere

Conclusi dopo la rispettiva lavorazione.

Dopo aver impostato gli

eventuali criteri di

ricerca, cliccare sul

pulsante Cerca.

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I documenti in carico saranno

mostrati in elenco: selezionare quindi

il documento di interesse….

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Il documento non sarà più presente nella

lista dei documenti in carico, ma sarà

consultabile da menu In carico >> Elenco

documenti conclusi.

… e cliccare sul pulsante Concludi.

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6. Ricerca Assegnazioni: Tutte le assegnazioni

Accesso alla consultazione del

Protocollo assegnato.

Esecuzione ricerca.

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Nell’ambito del Menu Assegnazioni sono

disponibili le voci per accedere alle

medesime funzioni di ricerca delle

Assegnazioni per Competenza, Conoscenza e

Restituite (ricevute in restituzione) già

presenti nel Quadro riassuntivo in Home

Page.

Inoltre sono presenti le voci di ricerca delle

Assegnazioni effettuate e in attesa di essere

prese in carico e di Tutte le Assegnazioni

comprese queste ultime.

A tale proposito verrà illustrata nel seguito la

funzione di ricerca di Tutte le Assegnazioni.

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2 Selezione della modalità di ricerca in

qualità di Assegnante o Assegnatario.

Selezione dell’Ufficio o dell’Utente a

cui sono stati assegnati i documenti.

Impostazione dell’intervallo temporale di ricerca.

NB: la ricerca non è più limitata agli ultimi sette giorni.

Ricerca delle

Assegnazioni

non ancora

prese in

carico negli

ultimi giorni

(fino a 180)

Ricerca delle

Assegnazioni

per Numero

protocollo,

Oggetto e

Classifica.

Stampa in PDF o Excel

del risultato della ricerca.

Ricerca delle Assegnazioni

anche già Prese in Carico

Pulsanti per eventuale Presa in

carico, Restituzione o accesso alla

Storia delle Assegnazioni.


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7. Ricerca dei protocolli ricevuti in assegnazione: Documenti Registrati

Nell’ambito del pannello di Ricerca

Avanzata è possibile impostare uno o

più criteri, per una ricerca più o meno

selettiva.

Nei campi testuali è inoltre possibile

inserire anche chiavi di ricerca parziali.

Dopo aver impostato i criteri

di ricerca, cliccare

sull’apposito pulsante Cerca.

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Prima di avviare la ricerca, porre

attenzione alla selezione della fonte di

ricerca (Filtro documenti) selezionando

l’opzione: Tra le assegnazioni

(ricevute).

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Una modalità alternativa alle funzioni

presenti nel menu Assegnazioni per

eseguire la ricerca dei protocolli ricevuti

in assegnazione, consiste nel cliccare

sulla voce di menu Ricerca >> Documenti

registrati.


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I protocolli trovati saranno

mostrati in elenco e sarà

possibile riaprirli cliccando sul

rispettivo Numero

progressivo.

Il pulsante Storia

assegnazioni consente invece

di consultare tutti gli eventi

di assegnazione occorsi al

protocollo.

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