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C I T T A’ D I C O N E G L I A N O

PROVINCIA DI TREVISO

Manuale di gestionedei documenti

(art. 5 del D.P.C.M. 31.10.2000)

- Approvato con deliberazione di Giunta Comunale n. 487 del 19.09.2005.

- Data entrata in vigore: 27.09.2005.

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SEZIONE I - DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE

Articolo 1Ambito di applicazione

1. Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 delDPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico.

2. Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione edarchiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimentiamministrativi dell’Amministrazione COMUNALE DI CONEGLIANO

Articolo 2Definizioni

1. Ai fini del presente manuale s’intende:a) per Amministrazione, l’Amministrazione COMUNALE DI CONEGLIANO;b) per testo unico, il DPR 28 dicembre 2000, n° 445, recante il testo unico delle disposizioni

legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;c) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate

dall’Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestionedella documentazione in modo unitario e coordinato [cfr. art. 2, comma 1, lettera n), del DPCM31 ottobre 2000];

d) per unità si intendono le aree e i settori dell’organigramma dell’Ente costituiti dalraggruppamento di piu uffici utente; per ufficio utente, un ufficio dell’area organizzativaomogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica deidocumenti [cfr. art. 2, lettera o), del DPCM 31 ottobre 2000];

e) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti,anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attivitàamministrativa [cfr. art. 1, comma 1, lettera a), del testo unico];

f) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamenterilevanti [cfr. art. 1, comma 1, lettera b), del testo unico];

g) per firma digitale, un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema dichiavi simmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite lachiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifestae di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme didocumenti informatici;

h) per impronta del documento informatico, una sequenza di simboli binari di lunghezzapredefinita, generata mediante l’applicazione al documento di una funzione matematica diHASH che assicura l’univocità del risultato [cfr. art. 1, comma 1, lettere b) e c), del DPCM 8febbraio 1999, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione,la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici aisensi dell’art.3, comma 1, del DPR 513/97];

i) per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione,registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimentodei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema diclassificazione d’archivio adottato [cfr. art. 1, comma 1, lettera q), del testo unico];

j) per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse di calcolo, degliapparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzatidall’Amministrazione per la gestione dei documenti [cfr. art. 1, comma 1, lettera r), del testounico];

k) per firma elettronica, ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera a), del decreto legislativo 23gennaio 2002, n. 10, l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramiteassociazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica[cfr. art. 1, comma 1, lettera cc), del testo unico];

l) per firma elettronica avanzata, ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera g), del decretolegislativo 23 gennaio 2002, n. 10, la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura

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informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione,creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai datiai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati siano stati successivamentemodificati [cfr. art. 1, comma 1, lettera dd), del testo unico];

m)per firma elettronica qualificata, la firma elettronica avanzata che sia basata su un certificatoqualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma [cfr. art. 1,comma 1, lettera ee), del testo unico];

n) per dispositivo per la creazione della firma, il programma informatico adeguatamenteconfigurato (software) o l'apparato strumentale (hardware) usati per la creazione della firmaelettronica [cfr. art; 1, comma 1, lettera hh), del testo unico];

o) per dispositivo sicuro per la creazione della firma, ai sensi dell'articolo 2, comma 1, lettera f),del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, l'apparato strumentale usato per la creazionedella firma elettronica, rispondente ai requisiti di cui all'articolo 10 del citato decreto n. 10 del2002, nonché del testo unico [cfr. art. 1, comma 1, lettera ii), del testo unico];

p) per dispositivo di verifica della firma, il programma informatico (software) adeguatamenteconfigurato o l'apparato strumentale (hardware) usati per effettuare la verifica della firmaelettronica [cfr. art. 1, comma 1, lettera ll), del testo unico];

q) per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in formapermanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare inmodo inequivocabile il documento stesso [cfr. art. 1, comma 1, lettera s), del testo unico];

r) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corsodi istruttoria e di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente [S. GUIATI,La gestione di un archivio di deposito di ente locale, San Miniato (Pisa), Archilab 2000];

s) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrentiquindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente allaconservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico [P. CARUCCI, Le fontiarchivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1996];

t) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previeoperazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata laconsultazione al pubblico [P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione,Roma, NIS, 1996];

u) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamenteordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenze dell’Amministrazione, al qualedeve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazionesecondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta [P. CARUCCI,Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1996];

v) per piano di conservazione di un archivio, il piano, integrato con il titolario di classificazione,contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazionepermanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beniculturali [cfr. art. 68, comma 1, del testo unico];

z) per fascicolo, l’unità di base indivisibile di un archivio che raccoglie i documenti relativi ad unprocedimento amministrativo o ad un affare;

aa) per supporto ottico di memorizzazione, il mezzo fisico che consente la memorizzazione didocumenti digitali mediante l’impiego della tecnologia laser (quali, ad esempio, dischi ottici,magneto-ottici, DVD);

ab) per archiviazione digitale, il processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, didocumenti digitali, anche informatici, univocamente identificati mediante un codice diriferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione;

ac) per conservazione digitale, il processo effettuato con le modalità di agli articoli 3 e 4 dellaDeliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n° 42;

ad) per Servizio, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussidocumentali e degli archivi [cfr. art. 61, comma 1, del testo unico].

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SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 3Aree organizzative omogenee

1. Per la gestione dei documenti, l’Amministrazione ha istituito un’unica area organizzativaomogenea elencata nell’allegato n° 1.

2. In allegato 1 per la predetta area organizzativa omogenea è riportato il codiceidentificativo [cfr. art. 12, comma 2, lettera b), del DPCM 31 ottobre 2000] e l’insieme delle unità(aree e settori dell’Ente) e degli uffici utente che la compongono con la loro articolazionegerarchica [cfr. art. 3, comma 1, lettera a), del DPCM 31 ottobre 2000].

Articolo 4Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi

1. Nell’ area organizzativa omogenea è istituito un Servizio per la tenuta del protocolloinformatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’art. 61, comma 1, deltesto unico.

2. Nell’allegato n. 1, per area organizzativa omogenea sono riportati:Ø la denominazione del Servizio;Ø il nominativo del Responsabile del Servizio [cfr. art. 61, comma 2, del testo unico];Ø il nominativo del vicario del Responsabile del Servizio nei casi di vacanza, assenza o

impedimento di questi [cfr. art. 3, comma 1, lettera b), DPCM 31ottobre 2000].3. Al Servizio sono assegnati i compiti di cui all’articolo 61, comma 3, del testo unico e

precisamente:a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo

informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e allamodifica delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispettodella normativa vigente;

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;d) conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in

luoghi sicuri e differenti;e) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di

registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse lefunzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività di gestionedell’archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico;

f) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;g) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale

autorizzato e degli incaricati.4. Al Responsabile del Servizio compete il costante aggiornamento di tutti gli allegati al

presente manuale.

Articolo 5Unicità del protocollo informatico

1. La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e progressiva. Essa si chiude al31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all’inizio dell’anno successivo.

2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo57 del testo unico.

3. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale dinumeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questidocumenti sono strettamente correlati tra loro.

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Articolo 6Eliminazione dei protocolli interni

1. Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminatitutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico [cfr. art. 3, comma1, lettera d), DPCM 31 ottobre 2000, salvi i protocolli specificati nella tabella di cui all’allegato 2.

Articolo 7Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti

1. Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede lapartecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltantole operazioni di propria competenza.

2. Le abilitazioni all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica deidocumenti, ovvero l’identificazione degli uffici utente abilitati allo svolgimento delle operazioni diregistrazione di protocollo, organizzazione ed archiviazione dei documenti, sono riportatenell’allegato n° 3 [cfr. art. 5, comma 2, lettera f), del DPCM 31 ottobre 2000.

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SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 8Regole generali e contenuti minimi

1. I documenti dell’Amministrazione sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensidell’articolo 3 del D. L.vo 12 febbraio 1993, n. 39 e successive modificazioni e integrazioni.

2. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti informaticisono definite dalla dirigenza [cfr. art. 3, comma 4, della Deliberazione AIPA 51/2000 integratadalla Deliberazione CNIPA 18/2/2004), recante le regole tecniche in materia di formazione econservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni].

Articolo 9Formazione dei documenti informatici

1. La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con unprocesso di firma elettronica conforme alle disposizioni contenute nel testo unico, nel DPCM 8febbraio 1999, D.Lgs. 10/2002, D.P.R. 137/2003.

2. Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione,si utilizzano i servizi di riconoscimento, autenticazione e crittografia disponibili sulla retedell’Amministrazione.

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SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 10Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione attraverso:Ø il servizio postale;Ø la consegna diretta agli uffici utente;Ø gli apparecchi telefax.

2. I documenti che transitano attraverso il Servizio postale vengono ritirati quotidianamentedagli uscieri e consegnati all’ufficio centrale di registratura (ex ufficio protocollo).

3. I documenti consegnati a mano agli uffici utente, se sono soggetti a registrazione diprotocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell’arco della stessa giornata,ai più vicini uffici abilitati alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo.

4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione diprotocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consente l’acquisizione in formatoelettronico (fax management system), sono trattati come quelli consegnati direttamente agli ufficiutente. Con la disponibilità di un fax management system, invece, si applicano le procedurepreviste per la ricezione dei documenti informatici.

Articolo 11Ricezione dei documenti informatici

1. La ricezione dei documenti informatici indirizzati ad un’area organizzativa omogenea èassicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale riservata a questa funzione [cfr. art.15, comma 3, DPCM 31 ottobre 2000].

2. L’indirizzo della casella di posta elettronica istituzionale attivata in ciascuna areaorganizzativa omogenea è riportato nell’allegato n. 1.

3. Il Responsabile del Servizio provvede a pubblicizzare l’indirizzo postale elettronicoistituzionale con ogni mezzo di comunicazione e a trasmetterlo agli Organi competenti ai sensidell’articolo 12, comma 2, lettera c), del DPCM 31 ottobre 2000.

4. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente sono da questivalutati, ai sensi dell’articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, se soggetti aregistrazione di protocollo o ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all’indirizzoelettronico istituzionale dell’area organizzativa omogenea.

5. L’operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alledisposizioni contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28, recante standard, modalità ditrasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunementescambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. Essa comprendeanche i processi di verifica dell’autenticità, della provenienza e dell’integrità dei documenti stessi.

Articolo 12Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo

1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altrapersona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna,l’ufficio che lo riceve è autorizzato a fotocopiare il documento e ad apporre sulla copia il timbrodell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore.

2. In alternativa, l’ufficio che riceve il documento, se abilitato, esegue la registrazione diprotocollo in arrivo e rilascia la fotocopia del documento con gli estremi della segnatura.

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Articolo 13Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici

1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittentedell’avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzatodall’Amministrazione.

2. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in conformità alle disposizioni contenutenella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28, provvede alla formazione e all’invio ai mittenti deiseguenti messaggi:Ø messaggio di conferma di ricezione: un messaggio che contiene la conferma dell’avvenuta

protocollazione in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia da altre forme diricevute di recapito generate dal servizio di posta elettronica dell’Amministrazione in quantosegnala l’avvenuta protocollazione del documento, e quindi l’effettiva presa in carico;

Ø messaggio di notifica di eccezione: un messaggio che notifica la rilevazione di una anomalia inun messaggio ricevuto.

Ø messaggio di annullamento di protocollazione: un messaggio che contiene una comunicazionedi annullamento di una protocollazione in ingresso di un documento ricevuto in precedenza;

Ø messaggio di aggiornamento di conferma: un messaggio che contiene una comunicazione diaggiornamento riguardante un documento protocollato ricevuto in precedenza;

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SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 14Documenti soggetti a registrazione di protocollo

1. I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici utente, ad eccezione diquelli indicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sonosoggetti a registrazione obbligatoria di protocollo.

Articolo 15Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

1)Sono esclusi dalla registrazione di protocollo1. atti interni, che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti

amministrativi,2. bollettini ufficiali3. certificati anagrafici e di stato civile, modelli 3/D e 4/D4. certificazioni varie (da verificare)5. documenti di interesse effimero (partecipazioni, condoglianze, ringraziamenti, auguri, inviti,

con esclusione di quelli a cerimonie pubbliche e di altri organismi ai quali l’Ente partecipa)6. documenti interni di preminente carattere informativo7. estratti conto bancari e postali8. gazzette ufficiali9. materiali pubblicitari10. notiziari della pubblica amministrazione11. riviste12. giornali e periodici13. libri14, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio ocomunque rilevanza amministrativa a discrezione e responsabilità esclusive dell’ufficio chetrasmette.2) Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazioneparticolare dell’Amministrazione per i quali si applicano le modalità di trattamento riportatenell’Allegato 4 [cfr.art.53,comma 5, del Testo Unico].

Articolo 16Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo

1. Per ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto o spedito dall’Amministrazione, èeffettuata una registrazione di protocollo [cfr. art. 53, comma 1, del testo unico].

2. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore diinserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del testo unico.

3. Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori.4. I dati obbligatori sono [cfr. articolo 53, comma 1, del testo unico]:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma nonmodificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in formanon modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documentispediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili.

5. Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documentisotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Attualmente vengono registrati solo gli elementicontrassegnati dall’asterisco. Essi sono:

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f) * data di arrivo;g) * luogo di provenienza, o di destinazione, del documento;h) numero degli allegati;i) descrizione sintetica degli allegati;j) estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;k) * mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;l) * ufficio utente di competenza;m)* copie per conoscenza;n) * tipo di documento.

Articolo 17Registrazione di protocollo dei documenti informatici

1. La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo chel’operatore addetto ne ha verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Nel caso di documentiinformatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma [cfr.Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28].

2. Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicateper quelli su supporto cartaceo, con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’impronta del documentoinformatico, generata con la funzione di hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile [cfr.articolo 53, comma 1, lettera f), del testo unico].

3. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica èeffettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si puòriferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati [cfr. articolo 15, commi 1e 2, DPCM 31 ottobre 2000].

4. Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuatoper tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto [cfr. art. 17, comma 1, DPCM 31ottobre 2000].

Articolo 18Segnatura di protocollo

1. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazionedi registrazione di protocollo [cfr. art. 55, comma 2, del testo unico].

Articolo 19Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo

1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraversol’apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguenti informazioni[cfr. art. 55, comma 1, del testo unico e art. 9 del DPCM 31 ottobre 2000]:a) denominazione dell’Amministrazione;b) codice identificativo dell’Amministrazione [cfr. art. 13 del DPCM 31 ottobre 2000];c) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea [cfr. art. 12 del DPCM 31 ottobre 2000];d) data e numero di protocollo del documento;e) indice di classificazione.

Articolo 20Segnatura di protocollo dei documenti informatici

1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unicavolta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible MarkupLanguage (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) reso disponibile dagliOrgani competenti [cfr. art. 18, del DPCM 31 ottobre 2000 e Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28].

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2. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle elencate negli articoli 9 e 19del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:a) codice identificativo dell’Amministrazioneb) codice identificativo dell’area organizzativa omogeneac) data di protocollod) numero di protocolloe) indice di classificazionef) oggetto del documentog) mittenteh) destinatario o destinatari

3. Nel caso di documenti informatici in partenza, si possono specificare opzionalmenteanche le seguenti informazioni [cfr. art. 19, DPCM 31 ottobre 2000]:i) persona o ufficio destinatarioj) identificazione degli allegatik) informazioni sul procedimento e sul trattamento.

4. La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento informaticosono conformi alle disposizioni tecniche di cui alla Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28.

Articolo 21Annullamento delle registrazioni di protocollo

1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate dal Responsabile delprocedimento di registrazione su autorizzazione del Responsabile del Servizio.

2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziatedal sistema con un simbolo o una dicitura [cfr. art. 54, del testo unico].

3. L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguitacon le modalità di cui all’articolo 8 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non

modificabile, l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico e contestualeannullamento dell’intera registrazione di protocollo;

b) delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l’annullamento anche di un solocampo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione didati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestualememorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alladata, l’ora e all’autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro,che dovesse poi risultare errato.

c) le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo lemodalità specificate nell’art. 54, del testo unico.

Articolo 22Registro giornaliero di protocollo

1. Il Responsabile del Servizio provvede alla produzione del registro giornaliero diprotocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione diprotocollo nell’arco di uno stesso giorno [cfr. art. 53, comma 2, del testo unico].

Articolo 23Registro giornaliero informatico di protocollo

1. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto delregistro giornaliero informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa, susupporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati a cura del funzionario,diverso dal funzionario responsabile del servizio, appositamente nominato dal DirettoreGenerale [cfr. art. 7, comma 5, DPCM 31 ottobre 2000].

2. I supporti vengono conservati, a cura del funzionario di cui al precedente comma al momento,per il periodo di anni 5 peraltro da ridefinire sulla base delle conoscenze tecnologiche.

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Articolo 24Registro di emergenza

1. Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni diregistrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non siapossibile utilizzare il sistema.

2. L’elenco delle unità di personale abilitate alla registrazione dei documenti su registri diemergenza è riportato nell’allegato n° 3.

3. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei datidescritte nell’articolo 63 del testo unico, e precisamente:Ø Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione

nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.Ø Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore,

per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso delregistro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro diemergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

Ø Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numerototale di operazioni registrate.

Ø La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successiveinterruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registratinell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.

Ø Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistemainformatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristinodelle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato inemergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, cheprovvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

Articolo 25Differimento dei termini di registrazione

1. Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata ecomunque non oltre le quarantotto ore solari dal ricevimento degli atti con esclusione dei giorninon lavorativi.

2. Eccezionalmente, il Responsabile del Servizio può differire con apposito provvedimentola registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo econferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d’arrivo.

Articolo 26Documenti inerenti a gare d’appalto

1. La corrispondenza riportante l’indicazione “offerta” - “gara d’appalto” o simili, ocomunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, maviene protocollata in arrivo con l’apposizione del numero di protocollo e della data di registrazionedirettamente sulla busta, plico o simili, e inviata all’ufficio utente interessato.

2. Dopo l’apertura delle buste sarà cura dell’ufficio utente che gestisce la gara d’appaltoriportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti.

Articolo 27Corrispondenza personale o riservata

1. La corrispondenza nominativamente intestata è regolarmente aperta dagli uffici incaricatidella registrazione di protocollo dei documenti in arrivo.

2. La corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale” non è aperta e vieneconsegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i

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documenti ricevuti non sono personali, è tenuto a trasmetterli al più vicino ufficio abilitato allaregistrazione di protocollo dei documenti in arrivo.

Articolo 28Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo

1. I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo.2. Qualora pervengano all’Amministrazione, successivamente per posta, gli originali, ad

essi sono attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax.

Articolo 29Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti

1. Le modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti sono descrittenell’allegato 8.

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SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 30Piano di conservazione dell’archivio

1. Il piano di conservazione dell’archivio, comprendente il titolario di classificazione ed ilmassimario di selezione, è riportato nell’allegato n° 5 [cfr. art. 68, comma 1, del testo unico].

2. L’aggiornamento del piano di classificazione compete esclusivamente al Responsabiledel Servizio ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, osservando quanto dispostodalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti pubblici[cfr con D. Lgs. 42/2004 del 22/01/2004].

3. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Servizio provvedead informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro leistruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.

Articolo 31Modalità di esecuzione dell’operazione di classificazione dei documenti

1. La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondoun ordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attivitàdell’Amministrazione. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte delpiano di conservazione dell’archivio.

2. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dalsupporto sul quale sono formati, devono essere classificati.

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SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI

DOCUMENTI

Articolo 32Il processo di assegnazione dei documenti

1. Per assegnazione di un documento si intende l’operazione di individuazione dell’ufficioutente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. Tale ufficio nelseguito sarà denominato “ufficio utente di competenza”.

2. Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento,una di seguito all’altra, fino ad arrivare all’ufficio utente di competenza.

3. Nell’allegato n° 3 sono indicate le unità di personale abilitate all’operazione diassegnazione dei documenti, mentre nell’allegato n° 6, per ognuna di queste unità, sonospecificate le principali tipologie di documenti trattati ed i relativi criteri di assegnazione [cfr. art. 5,comma 2, lettera e), DPCM 31 ottobre 2000].

Articolo 33Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo

1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo, anche se acquisiti informato immagine con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnaturadi protocollo ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici utente di competenza.

2. Gli uffici utente di competenza, al momento della ricezione dei documenti cartacei, conuna funzione del sistema informatico, eseguono l’operazione di “presa in carico” che determina ladata effettiva d’ingresso dei documenti in queste strutture.

Articolo 34Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informatico

1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione per via telematica, o comunque su supportoinformatico, sono trasmessi agli uffici utente di competenza attraverso la rete internadell’Amministrazione, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo,memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile ed assegnazione.

2. La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modoautomatico e la data di ingresso dei documenti negli uffici utente di competenza coincide con ladata di assegnazione degli stessi.

Articolo 35Modifica delle assegnazioni

1. Nel caso di un’assegnazione errata, l’ufficio che riceve il documento, se è abilitatoall’operazione di smistamento, provvede a trasmettere anche informaticamente l’atto all’ufficioutente di competenza, altrimenti lo rinvia all’ufficio che glielo ha erroneamente assegnato il qualeapporterà le correzioni necessarie.

2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi passaggi,memorizzando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la datae l’ora di esecuzione.

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SEZIONE VIII - SCANSIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 36Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati

1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione esegnatura protocollo, possono essere acquisiti in formato immagine mediante il processo discansione.

2. Le tipologie dei documenti da digitalizzare con lo scanner, le modalità ed i tempi diesecuzione del processo di scansione, gli uffici utente abilitati a questa operazione, verrannoindicati nell’allegato n° 9 fermo restando quanto precisato…. In via transitoria, nell’allegatomedesimo al quale si rinvia.

Articolo 37Modalità di svolgimento del processo di scansione

1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:Ø acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più

pagine, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;Ø verifica della leggibilità, accessibilità e qualità delle immagini acquisite;Ø collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo non modificabile;Ø memorizzazione delle immagini su supporti informatici, in modo non modificabile.

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SEZIONE IX - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 38Formazione ed identificazione dei fascicoli

1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dalsupporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli.

2. La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l’operazione di “apertura” checomporta, al minimo, la registrazione delle seguenti informazioni:Ø indice di classificazione;Ø numero del fascicolo;Ø oggetto del fascicolo;Ø data di apertura;Ø area organizzativa omogenea ed ufficio utente produttore.

3. Gli uffici utente abilitati all’operazione di fascicolazione dei documenti sono elencatinell’allegato n. 3.

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SEZIONE X - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 39Spedizione dei documenti su supporto cartaceo

1. I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all’ufficio abilitatoall’operazione di spedizione dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione diprotocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.

2. Nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere, oaltro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la relativamodulistica viene compilata a cura dell’ufficio abilitato alla spedizione.

Articolo 40Spedizione dei documenti informatici

1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediantemessaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definitonelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni edintegrazioni [cfr. art. 15, comma 1, del DPCM 31 ottobre 2000]

2. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misuredi sicurezza, sono conformi alle disposizioni contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28.

3. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari,ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica [cfr. art. 14, del testo unico].

4. Per la spedizione dei documenti informatici, l’Amministrazione si avvale di un servizio di“posta elettronica certificata” conforme alle regole tecniche emanate dal Centro Tecnico dellaRupa.

5. L’operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono statecompletate le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, registrazione diprotocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.

6. Gli uffici che effettuano la spedizione dei documenti informatici curano anchel’archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno.

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SEZIONE XI - FASI DI LAVORAZIONE

DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITI ED INTERNI

Articolo 41Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti

1. Le fasi della gestione dei documenti ricevuti dall’Amministrazione, esattamentenell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti:a) ricezione (cfr. sezione IV)b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V)c) scansione – opzionale (cfr. sezione VIII)d) classificazione (cfr. sezione VI)e) assegnazione, recapito e presa in carico (cfr. sezione VII)f) fascicolazione (cfr. sezione IX)

Articolo 42Flusso di lavorazione dei documenti spediti

1. Le fasi della gestione dei documenti spediti esattamente nell’ordine in cui devono essereeseguite, sono elencate nei seguenti punti:a) produzione (cfr. sezione III)b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V)c) classificazione (cfr. sezione VI)d) fascicolazione (cfr. sezione IX)e) spedizione (cfr. sezione X)

Articolo 43Flusso di lavorazione dei documenti interni

1. Le fasi della gestione dei documenti prodotti dagli uffici utente e ammessi allaregistrazione di protocollo, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencatenei seguenti punti:a) produzione (cfr. sezione III)b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V)c) classificazione (cfr. sezione VI)d) fascicolazione (cfr. sezione IX)

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SEZIONE XII - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

Articolo 44Comunicazioni ufficiali tra uffici utente

1. Per comunicazione ufficiale tra uffici utente s’intende una comunicazione, con o senzadocumenti allegati, di natura giuridica probatoria, o comunque di rilevanza amministrativa.

2. Questo genere di comunicazioni sono gestite con un’apposita funzione del sistema diprotocollo informatico, applicando la logica procedurale descritta nell’allegato n° 10.

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SEZIONE XIII - GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI

Articolo 45Avvio dei procedimenti amministrativi e registrazione dei loro stati di avanzamento

1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, al minimo, consente di registrare perogni procedimento amministrativo avviato i seguenti dati:Ø il Responsabile del procedimento;Ø il termine di scadenza;Ø l’Istruttore incaricato.

2. L’aggiornamento dello stato di avanzamento dei procedimenti amministrativi è eseguitoa cura dei rispettivi Responsabili.

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SEZIONE XIV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

Articolo 46Tenuta e conservazione dei fascicoli dell’archivio corrente

1. I fascicoli cartacei dell’archivio corrente sono conservati negli uffici utente di competenzae, di norma, formati a cura dei Responsabili dei procedimenti amministrativi. Possono, altresì,essere formati a cura dell’ufficio archivio fascicoli speciali per particolari procedimenti o affaririlevanti.

Articolo 47Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito

Si rinvia l’attuazione del presente articolo al verificarsi delle seguenti tre condizioni:Ø attuazione e installazione del programma per la gestione dei procedimenti

amministrativi in tutte le aree.Ø dotazione di risorse umane adeguateØ disponibilità di spazi idonei

Articolo 48Gestione dell’archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazione

dell’archivio storico dell’Amministrazione

1. La gestione dell’archivio di deposito, la selezione periodica dei documenti (scartoarchivistico), la formazione e gestione dell’archivio storico dell’Amministrazione avviene con lemodalità descritte nel piano di conservazione dell’archivio riportato nell’allegato n. 5.

2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuatoe della richiesta di prelevamento [cfr. art. 68, comma 2, del testo unico].

3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti datipersonali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali [cfr. art. 68,comma 3, del testo unico].

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SEZIONE XV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Articolo 49Archiviazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei

1. I documenti informatici sono archiviati su supporti di memorizzazione, in modo nonmodificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

2. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei, acquisite con l’ausilio di scanner,sono archiviate su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile, dopo le operazioni diregistrazione e segnatura di protocollo e al termine del processo di scansione.

Articolo 50Conservazione digitale

1. La conservazione dei documenti archiviati in formato digitale avviene con le tecnologie ele procedure di cui alla Deliberazione AIPA 13 dicembre 2001, n. 42 così come integrata daDeliberazione CNIPA del 19/02/2004.

2. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parteintegrante del sistema di indicizzazione ed organizzazione dei documenti che sono oggetto delleprocedure di conservazione sostitutiva [cfr. art. 62, comma 4, del testo unico].

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SEZIONE XVI - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA

DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 51Accesso da parte degli uffici utente

1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dalsistema attraverso l’uso di profili utente e password.

2. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento inseriscepreventivamente il livello di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello standardapplicato automaticamente dal sistema.

3. In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo nefissa anche il livello di riservatezza.

4. Al minimo, sono da considerarsi riservati i documenti:Ø legati a vicende di persone o a fatti privati particolari;Ø dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento

dell’azione amministrativa.5. I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello standard applicato automaticamente e

le relative abilitazioni all’accesso alle informazioni documentali sono riportati nell’allegato 7.

Articolo 52Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione

1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti esterniall’Amministrazione è realizzato mediante l’impiego di sistemi di riconoscimento ed autenticazionebasati sulla carta d’identità elettronica, carta nazionale dei servizi o firma elettronica.

2. Agli utenti riconosciuti ed abilitati alla consultazione sono rese disponibili tutte leinformazioni necessarie e sufficienti all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi[cfr. art. 59, del testo unico].

Articolo 53Accesso da parte di altre aree organizzative omogenee, o altre pubbliche amministrazioni

1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre pubblicheamministrazioni, è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazionedella rete unitaria delle pubbliche amministrazioni [cfr. art. 60 del testo unico].

2. In questi casi, sono rese disponibili le seguenti informazioni [cfr. art. 60, comma 2, deltesto unico]:Ø il numero e la data di protocollo, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta

dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;Ø il numero e la data di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso il numero e data di

protocollo attribuiti dall’Amministrazione al documento spedito.

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SEZIONE XVII - PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO

ALLA FORMAZIONE, GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO,

ACCESSO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Articolo 54

Il piano per la sicurezza informatica di cui all’articolo 4, comma 1, lettera c), del DPCM 31ottobre 2000 e all’articolo 10, della Deliberazione AIPA 51/2000 è stato approvato condelibera della G.C. 309 del 21/07/2004 avente per oggetto “Approvazione documentoprogrammatico sulla sicurezza” alla quale si fa rinvio, fatte salve le successive variazionied integrazioni periodiche sulla base della normativa vigente.

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SEZIONE XVIII - FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA

DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 55

Il primo gennaio 2002 è stato attivato il nuovo sistema di protocollazione basato su piattaformaLotus. La scelta di tale sistema è stata dettata dalla necessità di avere un prodotto che potesse,nel futuro, adeguarsi a quanto previsto dal D.P.R. 445/2000 ed avesse tutte le caratteristichetecniche consigliate dall’attuale normativa AIPA.

Adeguamento al nucleo minimo del protocollo informatico

Nel mese di dicembre 2003 si è provveduto ad adeguare tale sistema al “nucleo minimo” diprotocollo. Con riferimento alla “Check List” fornita dall’AIPA quale strumento di verifica dellaconformità dei sistemi di protocollo informatico ai sensi del DPR 445/2000 sono stateimplementate le seguenti funzionalità:

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E per tanto alla data del 1 gennaio 2004 il sistema di protocollazione dell’ente era perfettamente inlinea con quanto previsto dal più volte citato DPR 445/2000 in termini di “nucleo minimo”.

In aggiunta a ciò, internamente è stata implementata, una procedura per la pubblicazione degli attidell’ente (delibere di Giunta e delibere di Consiglio Comunale) sul sito dell’ente.

Interoperabilità

La normativa riguardante il Protocollo Informatico ha introdotto la funzionalità di “interoperabilità”.Tale funzionalità, sinteticamente, riguarda la possibilità di supportare e integrare strumenti di firmaelettronica.

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L’interoperabilità è stata attuata nella prima settimana di marzo 2004, ovvero entro i terminiprevisti dalla direttiva 27.11.2003 della PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRIDIPARTIMENTO PER L'INNOVAZIONE E LE TECNOLOGIE pubblicata nella G.U. n. 8 del 12gennaio 2004, ovvero 60 gg. dalla data di pubblicazione sulla G.U. di tale direttiva.

Flusso dei procedimenti

L’Unità CED ha terminato lo scorso anno la realizzazione di un sistema di gestione deiprocedimenti. Tale sistema, attualmente in fase di test definitivo, permetterà di gestire l’iterprocedurale delle pratiche dall’inizio alla fine del loro ciclo vitale. Sarà possibile monitorare in ogniistante lo stato della pratica (ufficio competente, collocazione all’interno dell’iter, giorni di giacenza,ecc.). E’ allo studio l’integrazione di tale gestione con strumenti di interoperabilità, dando quindi lapossibilità agli attori esterni della pratica di interagire con essa mediante l’utilizzo di tecnologielegate alla firma digitale.

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SEZIONE XIX - NORME TRANSITORIE

Articolo 56

Poiché le operazioni di formazione, ricezione, trasmissione, gestione edarchiviazione dei documenti informatici presuppongono la disponibilità di una piattaformatecnologica di firma digitale a norma di legge, di un servizio di posta elettronica certificatae, in generale, di un impianto informatico che al momento della stesura del presentemanuale di gestione non è completamente disponibile; viene posticipata l’entrata in vigoredei seguenti articoli:

Articolo Argomento Presunta entrata in vigore23 comma 2 Determinazione tempo di conservazione

dei supportiAl momento anni 5 ma soggettoa rivalutazione in base allosviluppo tecnologico

32 comma 3 Processo di assegnazione dei documenti(vedi allegato 06)

Da definire dopo l’avvenutaricognizione dei procedimentiamministrativi presso vari settoridell’Ente (da concludersi entro il31/12/2005)

36 Documenti soggetti a scansione ed ufficiabilitati

Al momento non determinabilerealisticamente.

45 Avvio dei procedimenti amministrativi eregistrazione dei loro stati di avanzamento

Determinabile solo dopo l’approvazione del nuovoprogetto software in corso diesame.

51 commi 2,3,4 Accesso da parte degli uffici utente (livellidi riservatezza)

Entro il 15/09/2005

52 Accesso da parte di utenti esterniall’Amministrazione

Determinabile solo dopo l’approvazione del nuovoprogetto software in corso diesame

53 Accesso da parte di altre A.O.O o altrepubbliche Amministrazioni

Determinabile solo dopo l’approvazione del nuovoprogetto software in corso diesame

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ALLEGATI

01 ELENCO DELLE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE02 ELENCO DEI PROTOCOLLI INTERNI ELIMINATI03 ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE

INFORMATICA DEI DOCUMENTI04 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE DELL’AMMINISTRAZIONE

ED ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO05 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO06 CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI DESCRIVERE OGNI UNITA’ COSA FA

DOPO RICOGNIZIONE07 LIVELLI DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DEI DATI E DEI DOCUMENTI08 TIPOLOGIE DI DOCUMENTI DA DIGITALIZZARE09 TIPOLOGIE DI DOCUMENTI DA DIGITALIZZARE10 MODALITÀ DI COMUNICAZIONE UFFICIALE TRA UFFICI UTENTE

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01 - ELENCO DELLE AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE

Ø Area organizzativa omogenea denominata: COMUNE DI CONEGLIANO;Ø il codice identificativo dell’area [cfr. art. 12, comma 2, lettera b), del DPCM 31 ottobre 2000]:

………….;Ø la data di istituzione : 15/03/2004;Ø l’indirizzo di posta elettronica istituzionale dell’area ai sensi [cfr. art. 15, comma 3, del DPCM

31 ottobre 2000]: posta@postacert.comune.conegliano.tv.it;Ø l’insieme degli uffici utente che compongono l’area, con la loro articolazione gerarchica [cfr. art.

3, comma 1, lettera a), del DPCM 31 ottobre 2000]:Ø AN ANAGRAFE LEVAØ AR ARCHIVIOØ AS ASSISTENTI SOCIALIØ AGI ASS. GESTIONE INIZIATIVE SPORTIVE E TEMPO LIBEROØ AP ATTIVITA' PRODUTTIVEØ UI CEDØ STL CITTA' PER L'UOMOØ CE CONTABILITA' ECONOMICAØ CG CONTROLLO GESTIONEØ CI CULTURA IMPRESAØ DC DIFENSORE CIVICOØ DG DIREZIONE GENERALEØ DGASP DIREZIONE GENERALE AREA SERVIZI PERSONAØ DGAEF DIREZIONE GENERALE AREA ECONOMICO FINANZIARIOØ DGAST DIREZIONE GENERALE AREA SERVIZI TERRITORIOØ AEF DIRIGENTE AREA ECONOMICO FINANZIARIAØ ASG DIRIGENTE AREA SEG. GENERALEØ ASP DIRIGENTE SETTORE DEMOGRAFICO STATISTICO-SCOLASTICOØ AST DIRIGENTE AREA SERVIZI TERRITORIOØ AEP DIRIGENTE SETTORE EDIL.PUBBLICA - AMBIENTE - SICUREZZAØ ECO ECOLOGIAØ EP EDILIZIA PRIVATAØ EL ELETTORALEØ GOP GESTIONE OPERE PUBBLICHEØ IE INFORMATIZZAZIONE ENTEØ MAN MANUTENZIONIØ PS PIANI DI SPESAØ PDT PIANIFICAZIONE DEL TERRITORIOØ PMO POLIZIA MORTUARIAØ PM POLIZIA MUNICIPALEØ PR PROTOCOLLOØ SAT SEGRETERIA AREA TERRITORIOØ SG SEGRETERIA GENERALEØ SNSPP SEGRETERIA NUCLEO S.P.P.Ø SOP SEGRETERIA OPERE PUBBLICHEØ SPA SEGRETERIA PARTICOLARE ASSESSORIØ SPS SEGRETERIA PARTICOLARE DEL SINDACOØ SPF SEGRETERIA PIANIFICAZIONE TERRITORIOØ SSU SEGRETERIA SPORTELLO UNICOØ SA SERVIZIO APPALTIØ SB SERVIZIO BIBLIOTECAØ SR SERVIZIO RAGIONERIAØ ST SERVIZIO TRIBUTIØ SDS SETTORE DEMOGRAFICO STATISTICO SCOLASTICOØ SU SPORTELLO UNICOØ SC STATO CIVILEØ TAR TARSU

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Ø UAI UFFICIO ALTRE IMPOSTEØ UCC UFFICIO CONSIGLIO COMUNALEØ CO UFFICIO CONTRATTIØ UE UFFICIO ENTRATEØ UIC UFFICIO ICIØ UL UFFICIO LEGALEØ ME UFFICIO MESSIØ UPG UFFICIO POL. GIOVANILI E TURISMOØ UPI UFFICIO PUBBLICA ISTRUZIONEØ URU UFFICIO RISORSE UMANEØ US UFFICIO SPESAØ UA UNITA' ACQUISTI E MAGAZZINIØ UAN UNITA' ASILO NIDOØ UE UNITA' ECONOMATOØ UGP UNITA' GESTIONE PATRIMONIOØ USS UNITA' SERVIZI SOCIALIØ USP UNITA' PROG. GIOVANIØ UIP UNITA'EDILIZIA PUBBLICAØ La denominazione del Servizio istituito nell’ambito dell’area: “Servizio per la tutela del protocollo

informatico e degli archivi”;Ø il nominativo del Responsabile del Servizio [cfr. art. 61, comma 2, del testo unico]: Davide De

Nardi ;Ø il nominativo del vicario del Responsabile del Servizio nei casi di vacanza, assenza o

impedimento di questi [cfr. art. 3, comma 1, lettera b), DPCM 31ottobre 2000]: Carlo Pianca.

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02 ELENCO DEI PROTOCOLLI INTERNI MOMENTANEAMENTE CONSERVATI (DAELIMINARE)

In questo allegato si riporta l’elenco dei protocolli interni momentaneamente conservati inattesa dell’attivazione delle funzionalità inerenti i livelli di riservatezza nel software di gestioneprotocollo:.

AREA SEGRETERIA GENERALE Protocollo atti riservatiPOLIZIA MUNICIPALE Pratiche di polizia giudiziaria

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03 - ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONEINFORMATICA DEI DOCUMENTI

Degli utenti abilitati alla gestione informatica dei documenti, quelli dell’ufficio protocollosono abilitati allo svolgimento delle seguenti operazioni:Ø ??la registrazione di protocollo dei documenti in arrivo;Ø ??la registrazione di protocollo dei documenti in partenza;Ø ??la classificazione dei documenti;Ø ??l’assegnazione e presa in carico dei documenti;Ø ??la fascicolazione dei documenti di competenza;Ø ??la protocollazione dei documenti nel registro di emergenza;Ø ??la consultazione della banca dati documentale (da attivare)

Tutti gli altri utenti del sistema di gestione informatica dei documenti sono abilitati solo allosvolgimento delle seguenti operazioni

????la registrazione di protocollo dei documenti in partenza;Ø ??la classificazione dei documenti;Ø ??l’assegnazione e presa in carico dei documenti;Ø ??la fascicolazione dei documenti;Ø ????la consultazione della banca dati documentale(da attivare).

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04 - DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE DELL’AMMINISTRAZIONE:ELENCO DEI REPERTORI

Elenco dei repertori di carattere generale e trasversali

Tipologia atti Ufficio-utente Modalità di trattamento

Ordinanze del Sindaco Segreteria generale CartaceoDecreti del Sindaco Segreteria generale CartaceoOrdinanze dei Dirigenti Segreteria generale CartaceoDeterminazioni Dirigenziali Area economico Finanziaria CartaceoDeliberazioni del Consiglio Comunale Ufficio Consiglio CartaceoDeliberazioni della Giunta Comunale Segreteria generale CartaceoAtti rogati dal Segretario Comunale Segreteria generale CartaceoAtti rogati dal ViceSegretario Comunale Segreteria generale CartaceoVerbali adunanze Consiglio Comunale Ufficio Consiglio InformatizzatoVerbali adunanze Giunta Comunale Segreteria generale InformatizzatoVerbali adunanze Organi Collegiali Vari secondo materia di competenza CartaceoContratti e convenzioni Ufficio contratti Cartaceo

Elenco dei repertori di carattere particolare

Categoria/Tipologia atti Ufficio-utente Modalità di trattamento

Categoria I -AmministrazioneRegistro dell’albo pretorio UFFICIO MESSI CartaceoAtti da pubblicare all’albo (*) UFFICIO MESSI CartaceoRegistro di protocollo UFFICIO PROTOCOLLO InformatizzatoElenco degli incarichi conferiti UFFICIO RISORSE UMANE CartaceoElenco dei fornitori PROVVEDITORATO InformatizzatoCategoria II –Solidarietà e servizi socialiIAlbo dell’associazionismo DIREZIONE GENERALE AREA

SERVIZI ALLA PERSONACartaceo

Categoria III –Polizia Municipale IConcessione di occupazione suolopubblico

POLIZIA MUNICIPALE Cartaceo

Oggetti rinvenuti POLIZIA MUNICIPALE Cartaceo

Rimozione veicoli POLIZIA MUNICIPALE CartaceoVeicoli sequestrati POLIZIA MUNICIPALE CartaceoPermessi sosta per invalidi POLIZIA MUNICIPALE CartaceoPermessi vari (sosta,transito in centrostorico,etc.)

POLIZIA MUNICIPALE Cartaceo

Incidenti stradali POLIZIA MUNICIPALE Cartaceo

Categoria IV –Tutela della salute igienee ecologia IAutorizzazioni sanitarie ATTIVITA’ PRODUTTIVE CartaceoAut. per esercizio attività barbiere,parrucchiere, estetista

ATTIVITA’ PRODUTTIVE Cartaceo

Registri di seppellimento SETTORE DEMOGRAFICOSTATISTICO

Cartaceo

Registri di tumulazione SETTORE DEMOGRAFICO Cartaceo

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STATISTICORegistri di esumazione SETTORE DEMOGRAFICO

STATISTICOCartaceo

Registri di estumulazione SETTORE DEMOGRAFICOSTATISTICO

Cartaceo

Registri di cremazione SETTORE DEMOGRAFICOSTATISTICO

Cartaceo

Categoria V –Patrimonio, finanze ebilanci IMandati RAGIONERIA InformatizzatoReversali RAGIONERIA InformatizzatoFatture RAGIONERIA InformatizzatoCategoria VI - GovernoNessunoCategoria VII – Grazia, giustizia e cultoAtti da notificare per conto terzi UFFICIO MESSI InformatizzatoCategoria VIII – Servizi militariNessunoCategoria IX – Pubblica istruzione,cultura e sportNessunoCategoria X – Lavori pubblici etelecomunicazioniConcessioni edilizie SPORTELLO UNICO CartaceoAutorizzazioni di abitabilità e di agibilità SPORTELLO UNICO CartaceoDeposito frazionamento SPORTELLO UNICO CartaceoAutorizzazioni per noleggio ATTIVITA’ PRODUTTIVE CartaceoCategoria XI – Lavoro ed economiaAutorizzazioni commercio fisso ATTIVITA’ PRODUTTIVE CartaceoAutorizzazioni commercio ambulante ATTIVITA’ PRODUTTIVE CartaceoAutorizzazioni per vendita cose antiche eusate

ATTIVITA’ PRODUTTIVE Cartaceo

Autorizzazione vendita prodotti propriofondo

ATTIVITA’ PRODUTTIVE Cartaceo

Categoria XII – Stato civile, anagrafe ecensimentoRegistro dei nati SETTORE DEMOGRAFICO E

STATISTICOCartaceo

Registro dei morti SETTORE DEMOGRAFICO ESTATISTICO

Cartaceo

Registro dei matrimoni SETTORE DEMOGRAFICO ESTATISTICO

Cartaceo

Registro di cittadinanza SETTORE DEMOGRAFICO ESTATISTICO

Cartaceo

Categoria XIII – EsteriNessunoCategoria XIV – Oggetti diversiNessunoCategoria XV – Sicurezza pubblicaAutorizzazioni per pubblici esercizi ATTIVITA’ PRODUTTIVE CartaceoAutorizzazioni agibilità per pubblicispettacoli

ATTIVITA’ PRODUTTIVE Cartaceo

Autorizzazioni licenze per alberghi ATTIVITA’ PRODUTTIVE CartaceoRegistro polizia giudiziaria (notizie di reato) POLIZIA MUNICIPALE Cartaceo

(*) Con esclusione dei seguenti atti che, al momento, vengono anche preventivamente protocollati:

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Ø avviso deposito atti di contribuenti irreperibili;Ø elenco dei lavoratori agricoli inviato dall’INPSØ comunicazioni di cambio nome;Ø atti diversi di particolare interesse nell’ambito del territorio comunale.

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05 - PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO

MASSIMARIO DI SCARTO

PARTE PRIMA:

DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO

(1) Deliberazioni destinate a formare la raccolta ufficiale del Consiglio e della Giunta edeterminazioni dirigenziali

(2) Protocolli della corrispondenza

(3) Inventari, schedari, rubriche e repertori dell'archivio, libretti o schede di trasmissione di cartetra i vari uffici, anche non più in uso

(4) Inventari dei beni mobili e immobili del Comune

(5) Regolamenti e capitolati d'oneri

(6) Fascicoli del personale in servizio e in quiescenza, di ruolo e non di ruolo;

(7) Ruoli riassuntivi del personale e Libri matricola;

(8) Libri infortuni o documentazione equivalente

(9) Posizioni previdenziali, stipendiali, tributarie dei dipendenti quando non integralmenteconservate nei fascicoli personali

(10) Fascicoli degli amministratori e dei membri delle commissioni

(11) Ordinanze e circolari del Comune

(12) Registri dei verbali e protocolli delle commissioni comunali

(13) Bilanci e consuntivi originali (o nell'unica copia esistente)

(14) Libri mastri, libri giornale, verbali di chiusura dell'esercizio finanziario

(15) Libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali

(16) Documentazione generale per la richiesta di mutui, anche estinti

(17) Contratti

(18) Rilevazioni di carattere statistico non pubblicate

(19) Corrispondenza, salvo quanto indicato nella seconda parte

(20) Originali dei verbali delle commissioni di concorso

(21) Atti relativi ai lavori pubblici, eseguiti e non eseguiti, limitatamente a: originali dei progetti edei loro allegati, perizie di spesa, libri delle misure

(22) Atti e documenti del contenzioso legale

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(23) Elenchi dei poveri

(24) Ruoli delle imposte comunali

(25) Corrispondenza generale del servizio esattoria e tesoreria

(26) Tariffe delle imposte di consumo e delle altre tasse riscosse a tariffa

(27) Verbali delle commissioni elettorali

(28) Liste di leva e dei renitenti

(29) Ruoli matricolari

(30) Piani regolatori generali e particolareggiati; piani delle lottizzazioni, regolamenti edilizi;licenze, concessioni e autorizzazioni edilizie

(31) Piani commerciali; licenze e autorizzazioni amministrative all'esercizio del commercio fisso

(32) Piani economici dei beni silvo-pastorali

(33) Programmi pluriennali di attuazione e piani di suddivisione in lotti delle aree suscettibili diattività estrattiva

(34) Relazioni annuali dell'Ufficiale sanitario

(35) Registro della popolazione comprensivo dei fogli di famiglia eliminati, registri e gli specchiriassuntivi del movimento della popolazione, registri di Stato Civile

(36) Verbali di sezione per l'elezione dei consigli comunali e dei consigli circoscrizionali

(37) Atti delle Commissioni elettorali mandamentali concernenti la presentazione dellecandidature ( eventualmente salvo la parte più analitica)

(38) Schede personali delle vaccinazioni

(39) Schedario dell'ONMI

(40) Qualunque atto o documento per il quale una legge speciale imponga la conservazioneillimitata

PARTE SECONDA

DOCUMENTAZIONE PER LA QUALE PUÒ ESSERE PROPOSTO LO SCARTO

A) DOCUMENTAZIONE ELIMINABILE DOPO 5 (CINQUE) ANNI.

CATEGORIA I: AMMINISTRAZIONE

(1) Rubriche interne per il calcolo dei congedi e delle aspettative

(2) Atti rimessi da altri Enti per l'affissione all'albo

(3) Atti rimessi da altri Enti per notifiche

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(4) Copie di atti notori

(5) Carteggi per la richiesta di atti notori e di certificati diversi con eventuale copia degli stessi

(6) Bollettari di prelevamento oggetti dall'Economato

(7) Conto dell'Economato (conservando eventuali prospetti generali)

(8) Registro di carico e scarico dei bollettari

(9) Registri e bollettari di spese postali

(10) Prospetti dei lavori eseguiti dai cantonieri

(11) Brogliacci di viaggio degli automezzi comunali

(12) Circolari per l'orario degli uffici e per il funzionamento degli uffici

(13) Prospetti di carattere pubblicitario, richiesti e non richiesti, preventivi di massima nonutilizzati .

(14) Lettere di rifiuto di partecipazione alle aste, offerte di ditte non prescelte

CATEGORIA II: SOLIDARIETA' E SERVIZI SOCIALI

(1) Copie di deliberazioni per contributi assistenziali diversi ( conservando le richieste o leproposte)

(2) Copie di deliberazioni per contributi ad enti e associazioni diverse ( conservando le richieste)

(3) Domande di partecipazione alla Befana e ad altre elargizioni

CATEGORIA III: POLIZIA MUNICIPALE

(1) Domande per pubbliche affissioni ( conservando le pratiche che hanno dato luogo acontenzioso )

(2) Domande di occupazione temporanea di spazi ed aree pubbliche per :fiere, mostre, comizi,feste ( conservando quelle relative a concessioni permanenti [ p.es. passi carrabili] perquarant'anni ed eventuali registri inde.finitan1ente)

(3) Copie di attestati di servizio

(4) Elenchi dei turni di servizio delle guardie municipali ( conservando i regolamenti)

(5) Informazioni varie per buona condotta, stato professionale, ecc.

CATEGORIA IV: TUTELA DELLA SALUTE, IGIENE; ECOLOGIA

(1) Atti relativi all'orario degli ambulatori

(2) Tessere sanitarie restituite al Comune

(3) Stampati e circolari per campagne nazionali di lotta contro le malattie

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(4) Copia delle delibere della Farmacia comunale inviate per notizia (conservando quelle inviateper l'approvazione e la raccolta ufficiale)

(5) Copia di lettere di trasmissione di denunce di malattie infettive

CATEGORIA V: PATRIMONIO; FINANZE; BILANCI

(1) (l) Bollettari di ricevute dell'esattoria

(2) Carteggio interlocutorio per la concessione in uso di locali e oggetti di proprietà comunale

(3) Solleciti di pagamento fatture pervenuti al Comune

(4) Documenti di carico e scarico dei bollettari delle imposte

(5) Copia di delibere di approvazione del ruolo per l'acquedotto comunale

(6) Copia di delibere per pagamento di gettoni di presenza ai partecipanti alle commissioni

CATEGORIA VI: GOVERNO

(1) Corrispondenza interlocutoria per commemorazioni e solennità civili (conservando carteggigenerali per l’organizzazione delle manifestazioni, una copia degli inviti, degli stampati e deimanifesti, gli atti dei comitati, eventuali rendiconti particolari ed eventuali fatture per dieci anni)

(2) Telegrammi della Prefettura per l'esposizione della bandiera nazionale conservando leordinanze e gli avvisi del sindaco

(3) Copia di deliberazioni per liquidazione indennità alla Commissione elettorale mandamentale ead altre commissioni non comunali

(4) Fascicoli non rilegati del Bollettino della Prefettura

Materiale elettorale: atti generali

(5) Atti relativi alla costituzione e all'arredamento dei seggi (conservando il prospetto delle sezionie della loro ubicazione)

(6) Matrici dei certificati elettorali in bianco e non consegnati

(7) Scadenzari dell'Ufficio elettorale per la compilazione delle liste

(8) Liste sezionali se esistono le liste generali

(9) Fascicoli e schede personali di cittadini cancellati dalle liste per morte o emigrazione

(10) Atti relativi alla regolamentazione della propaganda (conservando la documentazioneriassuntiva

(11) Copie di istruzioni a stampa ( conservandone una per ciascuna elezione)

(12) Tabelle provvisorie delle preferenze non costituenti verbale

(13) Verbali di consegna di materiale elettorale; verbali di controllo dei verbali sezionali perl'accertamento che non vi siano fogli in bianco

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(14) Copie delle comunicazioni delle sezioni relative ai dati parziali sul numero dei votanti(conservando eventualmente la copia dei fonogrammi trasmessi per l'insieme delle sezioni)

Materiale elettorale: atti per singoli tipi di elezioni;

Referendum istituzionale

(15) Verbali sezionali con allegati;

(16) Verbali degli uffici centrali circoscrizionali concernenti il completamento delle operazioni;

Elezioni dei Deputati alla Costituente

(17) Verbali sezionali con allegati;

(18) Verbali degli uffici centrali di circoscrizione concernenti il completamento delle operazioni;

Elezioni della Camera e del Senato

(19) Verbali sezionali, privi di allegati;

(20) Verbali degli uffici centrali di circoscrizione per il completamento delle operazioni;

(21) Carteggio relativo alla designazione dei rappresentanti di lista presso gli uffici di sezione,dal 1976;

Referendum abrogativi

(22) Carteggio relativo alla designazione dei rappresentanti dei partiti e dei gruppi politici e deicomitati promotori presso le sezioni ( conservando eventualmente la documentazionecontenente dati generali) ;

(23) Verbali sezionali privi di allegati;

(24) Verbali di completamento dello spoglio delle schede eseguito da parte dell'Ufficioprovinciale per il Referendum;

(25) Estratti del verbale dell'Ufficio provinciale per il referendum relativo al riesame dei voticontestati e provvisoriamente non assegnati, per ogni sezione;

Parlamento Europeo

(26) Verbali sezionali privi di allegati (non prima della decisione di eventuali ricorsi previsti dagliarti. 42 e 43 della L. 24 gennaio 1979, n. 18);

(27) Estratti del verbale dell'Ufficio elettorale provinciale per il riesame delle schede di voticontestati (non prima della decisione c.s. ) ;

(28) Verbali dell'Ufficio elettorale provinciale per il riesame delle schede di voti contestati (nonprima della decisione c.s.);

(29) Verbali dell'Ufficio provinciale relativi al completamento di operazioni;

(30) Carteggi relativi alle designazioni dei rappresentanti di lista presso gli uffici di sezione(conservando eventualmente la documentazione contenente dati più generali);

Consiglio regionale e provinciale

(31) Verbali sezionali privi di allegati (comunque non prima della decisione di eventuali ricorsi);

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(32) Verbali dell'Ufficio centrale circoscrizionale relativi al completamento delle operazionielettorali;

(33) Estratti dei verbali dell’ufficio centrale circoscrizionale relativi al riesame di voti contestati;

CATEGORIA VII: GRAZIA GIUSTIZIA E CULTO

(1) Liste dei giudici popolari;

(2) Fascicoli e schede personali dei giudici popolari;

(3) Copie di atti giudiziari notificati dal Comune;

(4) Elenchi dei notai;

(5) Fascicoli non rilegati del Bollettino dei protesti e del Foglio annunzi legali;

CATEGORIA VIII : SERVIZI :MILITARI

(1) Schede personali dei militari da includere nella lista di leva;

(2) Schede personali dei giovani compresi nella leva di altri comuni o deceduti prima della stessa;

(3) Corrispondenza relativa alla formazione delle schede personali, alle aggiunte o allecancellazioni dalle liste;

(4) Carteggio tra comuni per l'aggiornamento dei ruoli matricolari;

(5) Carteggio con gli uffici militari per aggiornamento di ruoli matricolari;

(1) ( 6) Matrici di richieste di congedi anticipati;

(6) Certificati degli esami sierologici;

(7) Corrispondenza perla richiesta e la trasmissione di certificati di esito di leva;

(8) Richiesta di invio di notizie varie relative ai militari ( esclusi i periodi bellici);

CATEGORIA IX: PUBBLICA ISTRUZIONE, CULTURA, SPORT

(1) (l) Matrici di buoni di acquisto generi di refezione e comunque di consumo;

(2) Copie degli elenchi dei buoni libro concessi e documentazione di supporto (conservandol'elenco dei percipienti ed eventuali relazioni o rendiconti speciali; eventuali fatture dovrannoessere conservate per dieci anni);

(3) Autorizzazioni all'uso di impianti culturali e sportivi (conservando eventuali atti riassuntivi) ;

(4) Note di frequenza, ricevute di pagamento di rette e domande di esonero per scuole materne(conservando gli elenchi dei beneficiati; eventuali fatture dovranno essere conservate per diecianni);

(5) Moduli per l'accertamento al diritto del trasporto gratuito degli alunni ( conservando ventualirelazioni riassuntive);

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(6) Copie di delibere di liquidazione di contributi per concerti, attività culturali, biblioteca comunale,biblioteche scolastiche (conservando la corrispondenza o la richiesta, copia dei programmi edei manifesti;e gli elenchi dei libri forniti);

(7) Atti relativi a concorsi a borse di Studio e premi ( conservando la seguente documentazioneoriginale degli atti della commissione o dei comitati, gli eventuali rendiconti speciali; una copiadegli stampati e dei manifesti, il registro delle opere esposte in occasione di mostre artistiche esimili) ;

(8) Copie di delibere di liquidazioni dei compensi al personale straordinario per corsi serali ecarteggio transitorio sui corsi ( conservando gli atti di interesse per il personale che ha prestatoservizio e relazioni fiDa1i, programmi di spesa, altri documenti riassuntivi);

CATEGORIA X: LAVORI PUBBLICI e COMUNICAZIONI

(1) Matrici di bollettari per acquisto materiali di consumo per l'ufficio tecnico;

(2) Domande di allacciamento all'acquedotto e richieste di concessione di il1lImlna7:ione, ove lestesse non facciano fede di contratto (in tal caso saranno eliminabili cinque anni dopol'esaurimento del contratto);

(3) Note di lavori da eseguirsi dall'officina comunale;

(4) Libretti dei veicoli;

(5) Atti di assegnazione di vestiario protettivo ai cantonieri;

(6) Rapporti delle ~die e dei cantonieri;

(7) Avvisi di convocazione delle commissioni;

(8) Copie e minute dei progetti, sia realizzati che non realizzati;

CATEGORIA XI: LAVORO ED ECONOMIA

(1) Corrispondenza per la richiesta e la concessione di licenze non di pertinenza comunale;

(2) Domande di commercianti per deroghe all'orario dei negozi;

(3) Copie degli inviti agli utenti convocati per la verifica biennale dei pesi e delle 1i1isure o per altriadempimenti;

(4) Domande per la concessione dei libretti di lavoro e libretti restituiti al Comune;

CATEGORIA XII: STATO CIVILE, ANAGRAFE E CENSIMENTO

(1) Domande per la richiesta di certificati, carteggi per la loro trasmissione e bollettari dipagamento ;

(2) Annotazioni marginali eseguite agli atti di stato civile provenienti da altri comuni e altreassicurazioni di trascrizione relative agli stessi;

(3) Matrici delle proposte di annotazioni marginali inviate alle Procure;

(4) Comunicazioni relative a variazioni anagrafiche;

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(5) Matrici o copie di- comunicazioni anagrafiche ad altri uffici comunali;

(6) Delegazioni alla celebrazione di matrimonio in altri comuni;

(7) Atti relativi all'organizzazione di censimenti;

(8) Carteggio relativo alla contabilità per registri di stato civile ( conservando le fatture per diecianni).

CATEGORIA XIll: ESTERI

(1) Lettere di trasmissione di passaporti; autorizzazioni alla richiesta degli stessi;

(2) Lettere di trasmissione di carte d'identità;

CATEGORIA XIV : OGGETTI DIVERSI

(1) Certificazioni per richieste di abbonamenti ferroviari e diversi, rilasciate o meno dal Comune;

(2) Certificazioni per richieste ai fini della fruizione di assegni di studio;

(3) Visite :fiscali dei dipendenti comunali e diverse;

CATEGORIA XV: SICUREZZA PUBBLICA

(1) Corrispondenza per la richiesta di licenze di pubblica sicurezza o rilasciate da altri uffici;

B) Documentazione eliminabile dopo sette anni

(1) Fogli di presenza dei dipendenti;

(2) Fogli di lavoro straordinario (conservando eventuali prospetti riassuntivi);

(3) Modelli 740 (copia per il Comune); I sette anni decorrono dall'anno cui si applica ladichiarazione.

C) Documentazione eliminabile dopo dieci anni

CATEGORIA I: AMMINISTRAZIONE

(1) Carteggi relativi a sottoscrizione di abbonamenti a giornali e riviste e ad acquisto dipubblicazioni amministrative (conservando eventuali carteggi autorizzativi con l'organo ditutela);

(2) Carteggi per acquisto di macchine d'ufficio e di materiale per la loro manutenzione e per lacancelleria ( conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

(3) Carteggi per la fornitura di combustibile per riscaldamento (conservando proposte di spesa,verbali d'asta e contratti);

(4) Inviti alle sedute del Consiglio e della Giunta (conservando gli ordini del giorno con elenco deidestinatari, i fascicoli delle interpellanze ed eventuali progetti e relazioni);

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(5) Atti dei concorsi: copie dei verbali della commissione giudicatrice; domande di partecipazione(conservando per 40 anni i diplomi originali di studio e/o i documenti militari); copie dimanifesti inviate ad altri enti e restituite; elaborati scritti e pratici; copie di avvisi diversi; copiedi delibere;

(6) Carteggi di liquidazione delle missioni ai dipendenti e agli amministratori, con relative tabelle dimissione e documentazione allegata, salvo, se esistenti, prospetti generali;

(7) Carteggi per acquisto di vestiario per specifiche categorie di dipendenti (conservandoproposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

(8) Carteggi per acquisto di attrezzature varie, di mobili e di materiale di cancelleria e pulizia peruffici, ambulatori, scuole (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

(9) Carteggi per l'acquisto di carburante per gli automezzi ( conservando proposte di spesa,verbali d'asta e contratti);

(10) Carteggi per pulizia di locali (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

CATEGORIA II: SOLIDARIETA' E SERVIZI SOCIALI

(1) Libretti di povertà restituiti al Comune;

(2) Domande di concessione di sussidi straordinari;

(3) Ricette di medicinali distribuiti ai poveri;

(4) Certificazioni di prestazioni mediche fornite ai poveri;

(5) Richieste di informazioni da parte di ospedali ed enti assistenziali;

(6) Fascicoli delle spedalità (assunte dal Comune o da altri Enti);

(7) Domande di ammissione a colonie;

(8) Domande di iscrizione all'elenco dei poveri {conservando l'elenco);

CATEGORIA III: POLIZIA MUNICIPALE

(1) Verbali delle contravvenzioni di polizia (conservando i registri);

(2) Bollettari per la riscossione delle contravvenzioni;

(3) Bollettari per la riscossione dell'imposta sulla pubblicità, pubbliche affissioni e occupazione disuolo pubblico;

(4) Carteggi relativi all'acquisto di materiali di consumo ( conservando proposte di spesa, verbalid'asta e contratti);

CATEGORIA IV: TUTELA DELLA SALUTE, IGIENE, ECOLOGIA

(1) Carteggi relativi alla manutenzione ordinaria degli ambulatori ( conservando proposte di spesa,verbali d'asta e contratti);

(2) Denunce mediche di malattie contagiose a carattere non epidemico se trasmesse ad altri uffici.

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(3) Atti relativi alle vaccinazioni e matrici dei certificati relativi, attestati di eseguita vaccinazione(conservando indefinitamente le schede personali, le statistiche e i registri);

(4) Atti relativi alle contravvenzioni sanitarie ( conservando i registri, se esistenti);

(5) Matrici dei permessi di seppellimento;

(6) Autorizzazioni al trasporto di salme fuori del comune;

(7) Certificati delle levatrici ( conservando .eventuali registri);

(8) Modelli statistici relativi al bestiame macellato (se esistono registri riassuntivi);

(9) Carteggi relativo all'acquisto di beni mobili per gli ambulatori ( conservando proposte di spesa,contratti e verbali d'asta); .

(10) Carteggio vario transitorio con le farn1acie comunali;

(11) Ordini di sequestro di medicinali in commercio eseguiti su direttive superiori;

(12) Atti per l'acquisto di disinfettanti (conservando proposte di spesa, verbali d'asta e contratti);

(13) Referti di esami di laboratorio per l'acqua potabile (conservandone campioni a scadenzaregolare);

(14) Copie di atti per lavori ai cimiteri (conservando l'originale del progetto,i verbali d'asta, icontratti, il conto finale dei lavori e tutti. i documenti originali);

(15) Copie di avvisi per esumazione di salme nei cimiteri (conservando per almeno 40 anni ilregistro delle lettere spedite e degli avvisi consegnati);

(16) Verbali di interramento di animali inadatti all'alimentazione;

CATEGORIA V: PATRIMONIO, FINANZE, BILANCI

(1) Atti relativi all'alienazione di mobili fuori uso e di oggetti vari;

(2) Carteggio interlocutorio e copia di atti per mutui estinti ed accettazioni di eredità;

(3) Copie dei mandati e delle reversali e dei loro allegati;

(4) Copie dei preventivi e dei consuntivi ( conservando il progetto del bilancio e, caso per caso, icarteggi ad esso relativi);

(5) Matricole delle imposte (conservando i ruoli restituiti dall'esattoria e, in mancanza di questi, leloro copie) ;

(6) Schedari delle imposte;

(7) Cartelle personali dei contribuenti cessati ( conservando i ruoli);

(8) Bollettari di riscossione delle imposte di consumo e delle sue contravvenzioni (conservando iregistri e i prospetti delle contravvenzioni);

(9) Registri delle riscossioni dei diritti di segreteria e stato civile ( conservando eventuali prospettiriassuntivi annuali) ;

(10) Atti relativi al riparto dei diritti di segreteria e stato civile, sanitari e tecnici;

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(11) Atti relativi a liquidazione di spese "a calcolo";

(12) Atti relativi a liquidazione di spese di rappresentanza;

(13) Avvisi di pagamento per compartecipazione di imposte erariali a favore del comune;

(14) Fatture liquidate;

(15) Verifiche di cassa dell'imposta di consumo e registro di carico e scarico dei suoi bollettari;

CATEGORIA VI: GOVERNO

(1) Carteggio interlocutorio relativo alle associazioni di comuni;

(2) Atti di liquidazioni di lavoro straordinario per elezioni;

(3) Verbali sezionali dei referendum abrogatiVi;

CATEGORIA VII: GRAZIA, GIUSTIZIA E CULTO

(1) Carteggi relativi a ordinaria e straordinaria manutenzione di sedi di uffici giudiziari o carceri,(conservando proposte di spesa, progetti originali, verbali d'asta e contratti);

CATEGORIA VIII: SERVIZI MILITARI

(1) Carteggi per l'organizzazione della leva, locali e arredamento, materiali, cancelleria(conservando i contratti relativi a forniture);

(2) Corrispondenza relativa al personale del consiglio e delle commissioni e alla liquidazione deiloro compensi;

CATEGORIA IX: PUBBLICA ISTRUZIONE, CULTURA, SPORT

(1) Carteggi di ordinaria e straordinaria manutenzione delle scuole ( conservando proposte dispesa, contratti, verbali d'asta e progetti originali);

CATEGORIA X: LAVORI PUBBLICI E COMUNICAZIONI

(1) Carteggi per l'acquisto di materiali per l'Ufficio tecnico e il magazzino comunale (conservandoproposte .di spesa, verbali d'asta contratti);

(2) Atti relativi all' acquisto di autoveicoli e alla loro manutenzione, con depliant pubblicitari(conservando proposte di spesa, verbali d'asta, contratti);

(3) Carteggi relativi all'acquisto di materiali per illuminazione pubblica, segnaletica stradale,manutenzione di giardini, piazze, vie, argini dei fiumi, fognature (conservando proposte dispesa, verbali d'asta e contratti);

(4) Matrici di bollettari di riscossione tasse .acqua potabile (conservando il registro o ruolo);

(5) Domande e certificazioni di ditte per essere incluse nell'albo degli appaltatori comunali;

(6) Stati di avanzamento di lavori pubblici;

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CATEGORIA XV : SICUREZZA PUBBLICA

(1) Cartellini delle carte d'identità scadute e carte scadute e restituite al comune.

d) documentazione eliminabile dopo quarant’anni

(1) Diplomi originali di studio o militari conservati nella documentazione relativa ai concorsi,eventualmente eliminabili prima dei quarant’anni previa emanazione di un’ordinanza conintimazione al ritiro;

(2) Registri degli atti notificati per altri uffici;

(3) Domande relative a concessioni permanenti;

(4) Registro delle lettere spedite agli eredi per esumazione di salme nei cimiteri.

e) documentazione eliminabile dopo cinquant’anni

(1) Mandati di pagamento e riscossione (comprese le eventuali fatture e le cosiddette “pezzed’appoggio”, ma conservando l’eventuale carteggio originale, come relazioni, perizie chetalvolta è rimasto allegato al mandato)

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06 - CRITERI DI ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI

In questo allegato, per ogni unità di personale abilitata all’operazione di assegnazione deidocumenti, si devono specificare le principali tipologie di documenti trattati e i relativi criteri diassegnazione [cfr. art. 5, comma 2, lettera e), DPCM 31 ottobre 2000]. Vedi norme transitorie(articolo 56).

“All’uopo si premette che questa Amministrazione con delibera del consiglio comunale n. 62-309del 21.11.1997 (CO.RE.CO. prot. n. 4200 del 26.11.1997) ha approvato il “Regolamento sulprocedimento amministrativo e sul diritto di accesso agli atti amministrativi, alle informazioni ed aidocumenti amministrativi”.

Ai sensi dell’art. 41 del Regolamento suddetto, la Giunta Comunale, con delibera n. 217 del17.5.1999 – a seguito di un impegnativo progetto (coordinato dal Vice Segretario Generale), cheha interessato tutte le aree dell’Ente - ha approvato la ricognizione (censimento) di n. 380procedimenti amministrativi svolti dalle Aree/Settori dell’Ente, le Unità Organizzative (U.O.)responsabili, le materie, i riferimenti normativi, i termini per l’istruttoria procedimentale e perl’emanazione del provvedimento, la competenza per l’adozione del provvedimento finale.

Tale elaborato/censimento dei procedimento non è stato più aggiornato e nel frattempol’organizzazione dell’Ente (e le competenze delle Aree/Settori), sono state più volte modificate. Vaintegrata inoltre la ricognizione dei procedimenti stessi, per materia, (a seguito anche dell’entratain vigore di nuove norme di legge e regolamentari) e soprattutto vanno aggiornati i termini a suotempo indicati.

L’attività/obiettivo di cui sopra verrà necessariamente effettuata nel corso dell’anno 2005 per daresviluppo ad un sistema di protocollo “effettivamente” informatico.

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07 - LIVELLI DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DEI DATI E DEI DOCUMENTI

Allo stato attuale il software in dotazione non permette di protocollare con diversi livelli diriservatezza. Tutti gli utenti possono quindi visualizzare ogni protocollo ma possono intervenire amodificare solo quelli di loro competenza.

Al momento i documenti “riservati” a vario titolo vengono protocollati nei registri indicatiall’allegato 02.

Si prevede di perfezionare il software in dotazione entro il 15/09/2005 medianteintervento della ditta fornitrice del software medesimo.

Entro la medesima scadenza si provvederà a formare il personale sulle nuoveprocedure in relazione anche al codice privacy.

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08 - MODALITÀ DI TRATTAMENTO DI DETERMINATE TIPOLOGIE DI DOCUMENTI

Tipo atto Trattamento attualeProposte di determinazioni dirigenziali Si protocollano nel protocollo generale.Proposte di deliberazioni di Giunta Comunale Si protocollano nel protocollo generaleProposte di deliberazioni del ConsiglioComunale

Si protocollano nel protocollo generale

Decreti del Sindaco Si protocollano nel protocollo generaleOrdinanze del Sindaco e Ordinanzedirigenziali

Si protocollano nel protocollo generale eprendono un numero d’ordine progressivoall’interno dell’anno solare

Contratti Si protocollano nel protocollo generaleDocumenti anonimi Si protocollano nel protocollo generale se

di interesse per la pubblicaamministrazione

Documenti non firmati Si protocollano nel protocollo generale sedi interesse per la pubblicaamministrazione (ove sia esplicitato ilmittente)

Fatture con o senza lettera di meratrasmissione

Non si protocollano

Documenti di competenza altreamministrazioni

Non si protocollano e si restituiscono almittente

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09 - TIPOLOGIE DI DOCUMENTI DA DIGITALIZZARE

Premesso che la scansione dei documenti è da intendersi come facoltativa (cfr art. 36,comma 1) nella fase di avvio del manuale non è prevista la digitalizzazione di alcun documento.Via via si procederà alla individuazione dei documenti da sottoporre a tale trattamento, anche sullabase di quanto verrà definito con riferimento all’art. 45 - gestione procedimenti amministrativi.

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10 - MODALITÀ DI COMUNICAZIONE UFFICIALE TRA UFFICI UTENTE

A fronte della distinzione dei documenti interni in due specie in base alle lorocaratteristiche:

- giuridico- probatorio- informativo,si riportano qui di seguito le modalità di trattamento delle due distinte tipologie.

Documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorioGli elementi e le modalità di redazione e di gestione dei documenti interni di preminente caratteregiuridico-probatorio sono gli stessi dei documenti in uscita. I documenti interni di preminentecarattere giuridico-probatorio devono essere registrati sul protocollo informatico unico delComune, classificati, fascicolati e inviati a cura del Responsabile del procedimento amministrativo.La loro registrazione deve essere effettuata una sola volta dal Responsabile del procedimentoamministrativo mittente.Il destinatario del documento interno non deve effettuare una nuova registrazione del documentoin arrivo.Le procedure per la consegna e la trasmissione dei documenti agli uffici-utente di competenza sieffettuano in modo analogo a quanto stabilito per i documenti in arrivo. Lo stesso vale per iltrattamento archivistico.

A titolo esemplificativo si riporta il seguente caso: richiesta di parere da parte dell’ufficio PoliziaMunicipale (=PM) all’Ufficio Attività Produttive (=AP)?- PM invia ad AP la richiesta di parere obbligatorio- PM redige il documento in formato analogico o informatico- PM registra il documento sul protocollo informatico unico del Comune in modalità “interno”- PM invia alla AP l’originale del documento e trattiene la minuta.- AP riceve il documento inviato da PM- AP non protocolla il documento- AP tratta l’affare- AP risponde a PM, rilasciando il parere- AP redige il documento di risposta in formato analogico o informatico- AP registra il documento sul protocollo informatico unico del Comune in modalità “interno”,avendo cura di concatenarlo al documento di richiesta- AP invia l’originale del documento di risposta a PM e trattiene la minuta.- PM riceve il documento di risposta inviato da AP- PM non protocolla il documento- Il Responsabile del procedimento amministrativo di PM acquisisce il parere e lo inserisce nelfascicolo cui si riferisce.

Documenti interni di preminente carattere informativoOgni ufficio-utente produce documenti di preminente carattere informativo che trasmette, dinorma, esclusivamente in forma digitale tramite e-mail all’interno dell’AOO. L’ufficio-utentericevente, che non ha la responsabilità legale della conservazione di tali documenti, puòorganizzarli in forma libera utilizzando le risorse informatiche del sistema (funzione “scrivania”). Lamedesima modalità si applica per quelle comunicazioni di rilevanza limitata, quali i procedimentiinterni di routine (ad esempio, richieste di materiale di largo uso e consumo, richiesta di interventidi manutenzione, etc.).

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MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI

SEZIONE I - DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONEArticolo 1 - Ambito di applicazione ......................................................................................................2Articolo 2 - Definizioni ..........................................................................................................................2

SEZIONE II - DISPOSIZIONI GENERALIArticolo 3 - Aree organizzative omogenee ..........................................................................................6Articolo 4 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali edegli archivi ..........................................................................................................................................6Articolo 5 - Unicità del protocollo informatico .....................................................................................7Articolo 6 - Eliminazione dei protocolli interni......................................................................................7Articolo 7 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti ........................................8

SEZIONE III - PRODUZIONE DEI DOCUMENTIArticolo 8 - Regole generali e contenuti minimi...................................................................................9Articolo 9 - Formazione dei documenti informatici ..............................................................................9

SEZIONE IV - RICEZIONE DEI DOCUMENTIArticolo 10 - Ricezione dei documenti su supporto cartaceo ...........................................................10Articolo 11 - Ricezione dei documenti informatici .............................................................................10Articolo 12 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti su supporto cartaceo ...........11Articolo 13 - Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici .............................12

SEZIONE V - REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTIArticolo 14 - Documenti soggetti a registrazione di protocollo..........................................................13Articolo 15 - Documenti non soggetti a registrazione di protocollo...................................................13Articolo 16 - Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo ................................14Articolo 17 - Registrazione di protocollo dei documenti informatici ..................................................15Articolo 18 - Segnatura di protocollo .................................................................................................15Articolo 19 - Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo ......................................15Articolo 20 - Segnatura di protocollo dei documenti informatici........................................................16Articolo 21 - Annullamento delle registrazioni di protocollo ..............................................................17Articolo 22 - Registro giornaliero di protocollo ..................................................................................17Articolo 23 - Registro giornaliero informatico di protocollo ...............................................................18Articolo 24 - Registro di emergenza ..................................................................................................18Articolo 25 - Differimento dei termini di registrazione .......................................................................19Articolo 26 - Documenti inerenti a gare d’appalto .............................................................................19Articolo 27 - Corrispondenza personale o riservata ..........................................................................20Articolo 28 - Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo ....................20Articolo 29 - Modalità di trattamento di determinate tipologie di documenti .....................................20

SEZIONE VI - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTIArticolo 30 - Piano di conservazione dell’archivio .............................................................................21Articolo 31 - Modalità di esecuzione dell’operazione di classificazione dei documenti ...................21

SEZIONE VII - ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEIDOCUMENTI

Articolo 32 - Il processo di assegnazione dei documenti..................................................................22Articolo 33 - Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo....................22Articolo 34 - Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informatico................23Articolo 35 - Modifica delle assegnazioni ..........................................................................................23

SEZIONE VIII - SCANSIONE DEI DOCUMENTI

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Articolo 36 - Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati .........................................................24Articolo 37 - Modalità di svolgimento del processo di scansione .....................................................24

SEZIONE IX - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTIArticolo 38 - Formazione ed identificazione dei fascicoli ..................................................................25

SEZIONE X - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTIArticolo 39 - Spedizione dei documenti su supporto cartaceo .........................................................26Articolo 40 - Spedizione dei documenti informatici ...........................................................................26

SEZIONE XI - FASI DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI, SPEDITIED INTERNI

Articolo 41 - Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti ....................................................................28Articolo 42 - Flusso di lavorazione dei documenti spediti .................................................................28Articolo 43 - Flusso di lavorazione dei documenti interni..................................................................28

SEZIONE XII - GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALIArticolo 44 - Comunicazioni ufficiali tra uffici utente..........................................................................30

SEZIONE XIII - GESTIONE DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVIArticolo 45 - Avvio dei procedimenti amministrativi e registrazione dei loro stati di avanzamento..31

SEZIONE XIV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEIArticolo 46 - Tenuta e conservazione dei fascicoli dell’archivio corrente .........................................32Articolo 47 - Versamento dei fascicoli nell’archivio di deposito ........................................................32Articolo 48 - Gestione dell’archivio di deposito, selezione periodica dei documenti e formazionedell’archivio storico dell’Amministrazione..........................................................................................32

SEZIONE XV - ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICIArticolo 49 - Archiviazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenticartacei ..............................................................................................................................................34Articolo 50 - Conservazione digitale ..................................................................................................34

SEZIONE XVI - ACCESSIBILITÀ AL SISTEMADI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 51 - Accesso da parte degli uffici utente ..............................................................................35Articolo 52 - Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione ................................................35Articolo 53 - Accesso da parte di altre aree organizzative omogenee, o altre pubblicheamministrazioni ..................................................................................................................................36

SEZIONE XVII - PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLAFORMAZIONE, GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO,

ACCESSO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICIArticolo 54 .........................................................................................................................................37

SEZIONE XVIII - FUNZIONALITÀ DEL SISTEMADI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 55 .........................................................................................................................................38

SEZIONE XIX - NORME TRANSITORIEArticolo 56 ..........................................................................................................................................45

ALLEGATI da pag. 31 a pag. 55

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