Progetto Streets La mappatura degli stakeholder Modelli applicazioni e case study Enrico Camilleri...

Progetto Streets La mappatura degli stakeholder Modelli applicazioni e case study

Enrico Camilleri

Collegio Universitario Arces

Palermo 4 marzo 2015

Conferenza Finale

Cosa è lo Stakeholder Engagement

• La risposta a questa domanda è: una decisione condivisa è una decisione più forte.

• La progettazione partecipata mira a coinvolgere nel processo di analisi ed in quello decisionale tutti gli stakeholder in atto e potenziali.

• In un’ottica bottom up, la partecipazione ampia sin dagli stadi iniziali del processo consente di integrare perfettamente la visione strategica con l’esigenza operativa, incrementando l’efficacia del Piano.

• Il processo richiede una mappatura molto precisa degli attori da coinvolgere

Tre generazioni di stakeholder engagement

Chi sono gli stakeholder: una prima definizione

• Possiamo definire gli attori in due macro categorie:

• Rulers, ovvero i policy maker, i decisori politico amministrativi, a tutti i livelli decisionali (comunitario, nazionali e locale)

• Player, ossia le organizzazioni, pubbliche e/o private che operano sul mercato di riferimento e che provano, date le condizioni di partenza, a massimizzare la propria utilità del sistema.

Istituzioni organizzazione e cambiamento

Istituzioni formali Istituzioni informali Enforcement

ISTITUZIONI

ORGANIZZAZIONI

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Chi sono gli stakeholder: il quadro definito

• Il Key stakeholder è quel portatore di interessi il cui impatto sulle decisioni finali assume particolare rilevanza. Nel nostro caso, ad esempio, il Ministro delle Infrastrutture, dei Trasporti e delle Comunicazioni Maltese, l’Assessore Regionale delle Infrastrutture e della Mobilità per restare nel settore pubblico, ma anche il grande carrier privato, la compagnia aerea o marittima di grande collegamento fra le due isole.

• Lo stakeholder è qualunque attore coinvolto nel processo decisionale, o che comunque, vede le proprie scelte strategiche ed operative influenzate dal Piano.

• Il client è colui che utilizza il prodotto dell’interazione istituzionale ed il risultato della progettazione partecipata.

Le variabili di produzione di valore degli stakeholder

La gestione degli stakeholder: Stakeholder Engagement Model (SEM)

• I principi strategici del SEM• Significatività: i temi da discutere alla interno del SEM devono essere rilevanti,

e devono essere tali da interessare tutti gli stakeholder. Al tempo stesso va operata un differenziazione per i keystakeholder, sia pubblici che privati: a questi soggetti va presentata una sintesi con i principali risultati delle analisi e vanno proposte delle opzioni strategiche che dovranno condividere o emendare. La scelta dei temi da sottoporre alla condivisione è fondamentale;

• Comprensività: bisogna sforzarsi di comprendere i temi, le visioni, i bisogni e le aspettative di tutti i partecipanti al processo. Nel nostro caso, abbiamo alcune specificità;– Differente approccio (anglosassone vs neolatino)– Differente visione (pubblico vs privato)

• Capacità di risposta: il processo è efficace solo se riesce a dare risposte coerenti ed appropriate alle istanze dei singoli stakeholder, in maniera tempestiva. E’ necessario “seguire” il processo di risposta per essere sicuri che le stesse siano accettate e metabolizzate nella maniera corretta.

La gestione del stakeholder: Stakeholder Engagement Model (SEM)

• I principi operativi del SEM (1)• Comunicazione: condividere con gli stakeholder i momenti fondanti

delle scelte e dei percorsi delineati per creare il supporto scientifico operativo per le stesse è una via imprescindibile.

• Trasparenza: il processo deve essere lineare e pubblico. I feedback degli stakeholder sono fondamentali sia il SEM che, soprattutto per la definizione di una strategia che possa essere efficace, quindi anche eventuali feedback negativi vanno tenuti in grande considerazione, e correttamente evidenziati nel processo di comunicazione;

• Collaborazione; il processo deve essere permeato di spirito collaborativo, diversamente è controproducente. La critica deve essere sempre costruttiva e volta a superare le criticità, non ad inasprirle;


• I principi operativi del SEM (2)• Inclusività; bisogna cercare di includere tutta la platea

degli stakeholder e cercare il costante coinvolgimento di ogni singolo attore, stimolando interazioni continue ed integrando tempestivamente le risposte;

• Integrità: il coinvolgimento deve essere leale ed aperto: se l’interlocutore è autorevole ed affidabile si riducono i costi di transazione;

• Committment e responsabilità: il processo di condivisione implica responsabilità morale e sostanziale delle scelte che si vanno a condividere, limitato comportamenti opportunistici di moral hazard,.


• La struttura del SEM (1)


• La struttura del SEM (2)• Pensare e Pianificare: costruire il modello intorno al processo che si vuole

condividere ed agli interlocutori: coinvolgere significa rafforzare le decisioni. Serve per individuare gli interlocutori cardine e tutte le istanze davvero significative. La mappatura degli stakeholder è il momento fondante del coinvolgimento.

• Prepararsi ed coinvolgere: la definizione delle “regole di ingaggio” è un momento basilare del processo. Delimitare ruoli, competenze e ricadute della proprie azioni è fondamentale sia per inquadrare le regole del gioco, che, soprattutto per non generare aspettative sovradimensionate. Del pari, le capacità di comunicazione sono essenziali: stile di comunicazione e coinvolgimento sono imprescindibili per un buon SEM.

• Rispondere e misurare: i flussi di comunicazione (report, tavoli tematici, conferenze, newsletter, etc.) devono essere continui e costanti e devono aggiornare tutti gli stakeholder sugli avanzamenti progettuali. Alla stessa maniera, bisogna raccogliere le istanze degli stakeholder, ed una volta valutate le stesse coerenti con il percorso strategico delineato, inserirle con molta evidenza nei documenti ufficiali, dando forte risalto al ruolo del processo partecipato


• Le azioni del SEM• Identificare e stratificare gli stakeholder; la segmentazione funzionale e

gerarchica è necessaria per non sovraccaricare le sessioni operative, e per meglio individuare i portatori di interessi dei singoli tematismi.

• Revisione e reporting continui del piano: la visibilità delle modifiche di piano/progetto a seguito dell’interlocuzione con gli stakeholder, oltre che necessaria, è opportuna per rafforzare il processo decisionale

• Disegno del modello di coinvolgimento: l’approccio utilizzato è assolutamente importante ma non basta. Ogni modello, ogni visione strategica del processo di partecipazione va customizzato ed adattato alle esigenze di contesto

• Rafforzamento costante del coinvolgimento (Involvment)


• I benefici del SEM (1)• Rafforza la fiducia della Comunità dei Portatori di Interessi (CPI) e nella

comunità da parte della platea di riferimento;• Contribuisce alla creazione della CPI e di sottogruppi della stessa, con

effetto moltiplicativo sulle occasioni di business (network externalities);• Riduce i costi di transazione, ossia i costi connessi al perfezionamento dei

contratti, perché crea un clima di fiducia all’interno della CPI;• Garantisce una migliore e maggiore focalizzazione delle azioni a beneficio

della CPI;• Può contribuire a migliorare l’immagine pubblica (stampa e social

marketing);• Migliora l’efficienza del percorso di produzione della strategia: se la stessa

viene condivisa in divenire, sarà più facilmente recepita e fatta propria da key stakeholder, stakeholder e client, che non sono più soggetti passivi del processo decisionale ma ne diventano parte attiva ed integrante;


• I benefici del SEM (2)• Migliora la capacità comunicativa degli estensori della strategia e la

comprensione da parte degli stakeholder, i quali possono essere coinvolti in fase di elaborazione del processo, con più elevato tempo di “metabolizzazione”, ma soprattutto cambiando il ruolo da percettori passivi ad interlocutori attivi;

• Accorcia le distanze culturali: differenti visioni del mondo possono essere un ostacolo insormontabile; basta pensare alla differenza di approccio fra un dirigente pubblico ed un manager privato. E conseguentemente al punto superiore, il coinvolgimento limita le occasioni di conflitto, dato il processo decisionale è partecipato e non imposto.

• Consente una migliore gestione del rischio e accresce la reputazione reciproca degli attori;


• I benefici del SEM (3)• Genera economie di scala decisionali perché consente in un

percorso unico il raggiungimento di obiettivi che non potrebbero essere né perseguiti né conseguiti da singole organizzazioni;

• Permette la comprensione in profondità dell’ambiente in cui opera l’organizzazione, compresi gli sviluppi del mercato e l’identificazione di nuove opportunità strategiche;

• informa, educa e influenza i portatori di interessi e l’ambiente esterno per un miglioramento dei loro processi decisionali e le azioni che hanno un impatto sul contesto di riferimento e sulla società in generale;

• Più di ogni altra cosa, dovrebbe costruire la fiducia tra decision maker e stakeholder.

Alcuni modelli di SEM: Open Space Technology

• Uno spazio aperto di discussione in cui i partecipanti sono lasciati liberi di determinare gli specifici aspetti da approfondire.

• Organizzazione autonoma dei gruppi di lavoro. Ogni partecipante è libero di unirsi al gruppo che ritiene più interessante e discutere ciò che ritiene più importante rispetto al tema dell’incontro.

• Si promuove la passione, l’interesse e l’assunzione di responsabilità dei partecipanti rispetto alle proposte che si stanno discutendo, e li fa riflettere sull’opportunità di utilizzare nuovi modi di cooperare.

• Quando un Open Space comincia i partecipanti non hanno un programma, né conoscono l’orario delle diverse sessioni di lavoro. Sanno solo di essere lì per discutere un certo argomento; il programma di lavoro è definito dagli stessi che propongono liberamente argomenti di discussione su cui vogliono organizzare un gruppo di lavoro. Dopo che ciascun partecipante ha deciso liberamente a quale gruppo/i di lavoro partecipare, i gruppi dibattono autonomamente e sviluppano proposte sull’argomento in discussione.

• Ciascun gruppo prepara poi un breve report sul lavoro svolto che sarà poi raccolto in un rapporto finale distribuito a tutti durante l’ultima parte dell’OST.

Alcuni modelli di SEM: World Cafè

• Il World Café è una metodologia che si ispira ai vecchi caffè creando un ambiente di lavoro che invita i partecipanti ad una discussione libera ed appassionata.

• Discussioni autogestite dai partecipanti all’interno di un quadro comune e sotto la guida di alcune domande di riferimento, gestite da facilitatori.

• Le persone siedono attorno ai tavoli e discutono delle domande lanciate dalla cabina di regia dell’incontro. Una lavagna a fogli mobili per ogni tavolo riassumerà i principali risultati emersi.

• Il vantaggio di una atmosfera non convenzionale sarà quello di fare emergere ogni tipo possibile di soluzione

• Si organizzano più tavoli (non più di quattro) su temi fondamentali di un certo ambito (es. trasporto merci, trasporto passeggeri, servizi di trasporto, infrastrutture) ogni tavolo nomina un suo leader che coordina e stimola le conversazioni.

• Ogni conversazione dovrebbe durare non più di 25/30 minuti, ed al temine i partecipanti al tavolo si cambiano di posizione, assumendo il ruolo di “ambasciatori del significato”.

• I facilitatori poi inviteranno i leader dei tavoli a connettere le idee emerse, a mettere in relazione le principali evidenze.

Il coinvolgimento degli Stakeholder in Streets

• Una delle parti essenziali del progetto Streets è l’ambito della comunicazione, al quale viene dedicato un intero work package, il 5. Negli altri WP, segnatamente il 2, il 3 ed il 4, sono previsti infoday, workshop e tavoli tematici.

• 4 macro-eventi volti alla disseminazione di obiettivi/attività/risultati nelle province di Ragusa, Trapani e Agrigento e a Malta. L’obiettivo del convegno di lancio e di quello finale è raggiungere tutte le categorie di beneficiari diretti ed indiretti del progetto.

• Nel convegno intermedio e di lancio della sperimentazione della piattaforma webgis i gruppi target sono prevalentemente: la Pubblica amministrazione, enti portuali, gli operatori economici del trasporto, turismo ed agroalimentare.

• Sono stati realizzati vari workshop tematici con lo scopo di rafforzare la comunicazione e la condivisione di obiettivi, problematiche e risultati col territorio e precisamente 4 tavoli tematici nei settori del trasporto aereo passeggeri, marittimo, trasporto merce e collettivo stradale.

• L’attività 3.3. prevede 2 workshop per la PA e stakeholder del settore dei trasporti. L’attività 4.2. prevede 3 infoday per sensibilizzare la PA ma anche il settore privato ai benchmark della strategia elaborata, alle soluzioni del Piano attuativo e alle varie opportunità webgis.

• Sono stati censiti oltre 700 stakeholder, suddivisi nelle tre categorie • Il capacity building ed il centro di coordinamento congiunto coinvolgono operatori pubblici

e privati

Il SEM nei Trasporti

• Le decisioni prese su un determinato sistema di trasporto spesso hanno impatto su interessi diversi, ed a volte contrastanti;

• Queste decisioni hanno tempistiche a volte davvero lunghissime, con competenze molto frammentate e procedure amministrative molto articolate e complicate;

• Sono sempre decisioni di interesse pubblico e generale;• Spesso i progetti ed i programmi, una volta realizzati,

non sono così efficaci ed efficienti come si pensava in sede di pianificazione.

Case Study: Lo Stakeholder Engagement di Ferrovie dello Stato Italiane

• Panel OST: 5 aree tematiche sono state identificate sulla base del rapporto di Sostenibilità FS 2013. Due micro temi, al fine di facilitare ed ottimizzare il lavoro degli Stakeholder che hanno presentato al Gruppo quattro proposte per ogni tavolo.

• Ambiente – Rumore– Impatto ambientale delle infrastrutture: il coinvolgimento del territorio

• Sicurezza dei luoghi – Sicurezza in Stazione – Sicurezza a Bordo Treno

• Organizzazione Interna – Diversity Management– Sviluppo Professionale

• Mobilità passeggeri– Integrazione Modale Nelle Aree Urbane (Trasporto Pubblico Locale)– Integrazione Modale (Lunga Percorrenza)

• Qualità dei servizi – Accessibilità– Customer Satisfaction

• Ciascuno dei cinque tavoli ha visto partecipe un rappresentante del Gruppo a supporto del tema specifico oggetto della discussione

• Il Gruppo ha assunto l’impegno formale di valutare con attenzione le proposte di miglioramento avanzate, al fine di fornire un feedback.

• La fase di revisione della durata circa 3 mesi vedrà il coinvolgimento di oltre 40 risorse fra 7 Società Operative (RFI, Trenitalia, Centostazioni, Grandistazioni, Terminali Italia FS Logistica, FS Italiane Spa).

Case Study: Il progetto open democracy Regione Emilia Romagna

• Il progetto di base riguarda la creazione di una piattaforma on line per la consultazione dei cittadini su temi di varia natura, con due obiettivi principali; – realizzare uno spazio web che stimoli ed agevoli la partecipazione dei cittadini

dell’Emilia-Romagna alla definizione, realizzazione e/o valutazione delle politiche regionali.

– offrire ai cittadini un’informazione completa e sinottica sulle politiche regionali che prevedono momenti di partecipazione, attuando così anche un principio di trasparenza.

Case Study: Il progetto open democracy Regione Emilia Romagna

• Si è sperimentata una applicazione nell’ambito della Programmazione UE di riferimento per la Regione per la definizione dei futuri Programmi operativi sui fondi Fesr e Fse - Obiettivo crescita e occupazione - 2014-2020, e in particolare sull’Asse Green Economy.

• Sistema di comunicazione multi tool e a doppio livello di consultazione: paralleli dal vivo (off-line) e via Web e Social Networks (on-line)

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La mappatura Streets

Belgio Francia Inghilterra Italia Malta Totale complessivoAltri enti pubblici 73 30 103Credito 16 16Imprese 1 1 179 4 185Parti Sociali 90 1 91Pubblica amministrazione 6 1 220 74 301Stakeholder specifici 3 3Totale complessivo 7 1 1 581 109 699

Grazie per l’attenzione

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