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Creazione e Gestione di un Convention Bureau
Dr. Carlo Spagnoli
Progetto di eccellenza MICE in Italia
Dr. Carlo SpagnoliResponsabile programmi promozionali e di internazionalizzazione presso Unioncamere
Istituto di Ricerca su Innovazione e Servizi per lo Sviluppo - IRISSConsiglio Nazionale delle Ricerche - CNR
1
Agenda
• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau
• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB
• La comunicazione commerciale digitale dei CB
• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB
• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB2
Agenda
• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau
• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB
• La comunicazione commerciale digitale dei CB
• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB
• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB3
Meetings Industry
MICE (Meeting, Incentive, Congress and Events)- IAPCO
• Meeting - Termine generale che indica l'unione di un certo numero di persone in un unico luogo, per conferire o svolgere una particolare attività.
• Incentive - Evento come parte di un programma che viene offerto ai suoi partecipanti per premiare una prestazione offerto ai suoi partecipanti per premiare una prestazione precedente.
• Conferenza - Incontro partecipativo progettato per la discussione, accertamento dei fatti, la soluzione di problemi e la consultazione (tendenzialmente più ristretta rispetto ad un congresso…)
• Evento - Mostra in cui vengono visualizzati prodotti e/o servizi
4
Recentemente, a seguito di un indirizzo di settore , si tende a non usare più l'etichetta “Mercato MICE” e
invece usare quella di
Meetings Industry
invece usare quella di
“Meetings Industry“
che comprende tutto quanto considerato MICE
5
L’Osservatorio Italiano dei Congressi e Eventi-OICE – 2014
L’industria dei congressi e degli
L’industria dei congressi e degli
eventi in Italia
6
Rapporto OICE - 2014
Tutte le tipologie di eventi con almeno 10 partecipanti
5.786
• Sedi contattatealmeno 10 partecipanti
• Sedi contattate
95%
• Rappresentatività
7
Rapporto OICE - 2014
308.912 eventi
25.534.011 408.464
83 persone
partecipan
1,5 giorni durata
308.912 eventi
realizzati
25.534.011partecipan
ti
408.464
giornate
partecipan
ti in media per
evento
durata media evento
8
Eventi e partecipanti in base alla provenienza geografica
Rapporto OICE - 2014
Escluse mostre e altri eventi
9
Eventi e partecipanti in base alla tipologia di cliente
Rapporto OICE - 2014
Escuse mostre e altri eventi
10
Rapporto OICE 2014Rapporto OICE - 2014
Eventi, partecipanti e giornate presenza per area geografica
Eventi Partecipanti Giornate Presenze
N. % N. % N. % N. %
Nord 177.554 57% 15.759.246 62% 223.652 55% 23.411.982 61%Nord 177.554 57% 15.759.246 62% 223.652 55% 23.411.982 61%
Centro 80.562 26% 6.906.483 27% 114.054 28% 10.493.383 27%
Sud 27.935 9% 1.810.044 7% 39.060 10% 2.776.859 7%
Isole 22.861 7% 1.058.238 4% 31.998 8% 1.555.393 4%
Totale 308.912 25.534.011 408.764 38.237.617
11
Rapporto OICE 2014Rapporto OICE - 2014
La distribuzione delle sedi
Prevalenza :
• Centro-Nord
• Lungo principali vie di comunicazione
• Frammentazione
• Localismi
12
I Meeting hanno l’obiettivo di :
• motivare i partecipanti
• fare business
condividere idee
Meetings Industry e Convention Bureau
• condividere idee
• Imparare
• socializzare
• tenere discussioni
Fonte: World Travel Organization-UNWTO
17
Viaggi Leisure Viaggi Business
Meetings Industry e Convention Bureau
In comune:LA DESTINAZIONE
Meeting IndustryTurismo
19
• Dimensione del meeting : Numero minino di 10 participanti
• Sede (“venue”) del Meeting: “Deve essere pagata una quota di affitto (“rental”) per l’utilizzo della sede del meeting”
Meetings Industry e Convention Bureau
affitto (“rental”) per l’utilizzo della sede del meeting”
• Durata del Meeting : mezza giornata (quattro ore ) o più
Fonte: World Travel Organization-UNWTO
20
• Crea educazione
• Supporta la formazione continua
• Facilita il networking scientifico
• Consente la comunicazione
Meetings Industry e Convention Bureau
• Consente la comunicazione
• Crea piattaforme per il trasferimento della conoscenza
• Diffonde il capitale intellettuale della destinazione
21
il mercato
Congressi Conferenze Seminari
ForumAssemblee
GeneraliColloqui
Meetings Industry e Convention Bureau
Meeting
Workshop Convention Clinic
Etc, etc., etc.
22
Meeting Associativi
Meeting Associativi
• Ilnumerodeglieventicontinuaacrescere
• La dimensione media si riduce da 1.253 partecipanti all’inizio degli anni ‘60 a 424partecipantinelperiodo2008-2012.
• La durata si contrae: da 6,3 giorni all’inizio degli anni ‘60 a 3,8 giorni nel periodo2008-2012;
Meetings Industry e Convention Bureau
• La durata si contrae: da 6,3 giorni all’inizio degli anni ‘60 a 3,8 giorni nel periodo2008-2012;
• I principali ambiti tematici che registrano la crescita maggiore riguardano lescienzemediche, letecnologieelescienze ingenere;
• Lesedipiùutilizzatesonolestrutturealberghieree icentricongressi, increscita lesediuniversitarie;
• I comportamenti d’acquisto sono più severi, ma i congressi internazionalimantengono un’elevata spesa pro capite: 678 USD per delegato per giorno nelperiodo2008-2012(conun’incidenza dellaquotadi iscrizionestimatadel22%).
23
il mercato
MeetingDealer
conferenceLancio
prodottiKick off
User meeting
Incentive Esposizioni Mostre Eventi
Meetings Industry e Convention Bureau
meetingIncentive Esposizioni Mostre
Promotion Road show BuildingGrandi eventi
Etc, etc., etc.
Eventi Corporate
24
Classifica numero
meetings (per paese)
ICCA
(«Statistic Report
2014»)
USA 831
Germania 659
Classifica numero
meetings (per paese)
UIA
(«Report
2014»)
USA 858
Belgio 851
Meetings Industry e Convention Bureau
le statistiche sugli eventi…?
Germania 659
Spagna 578
UK 543
Francia 533
Italia 452
Giappone 337
Cina 332
Olanda 307
Brasile 291
Belgio 851
Singapore 850
Rep. Korea 636
Giappone 624
Francia 561
Austria 539
Spagna 513
Germania 439
UK 354
26
le statistiche sugli eventi…?
Classifica numero
meetings (per città)
ICCA
(«Statistic Report
2014»)
Parigi 214
Vienna 202
Classifica numero
meetings (per città)
UIA
(«Report 2014»)
Singapore 850
Bruxelles 787
Meetings Industry e Convention Bureau
Vienna 202
Madrid 200
Berlino 193
Barcellona 182
Londra 166
Singapore 142
Amsterdam 133
Istanbul… 130
Roma (17° posto) 97
Bruxelles 787
Vienna 396
Parigi 325
Seoul 249
Tokyo 228
Madrid 200
Barcellona 193
Bangko 189
Ginevra 173
27
i clienti
• Organizzazioni Governative Internazionali(IGOs)
• Organizzazioni non Governative (NGOs)
• Associazioni Internazionali
Associationi europee o continentali
Meetings Industry e Convention Bureau
• Associationi europee o continentali
• Associationi Regionali
• Associazioni nazionali
• Comunità scientifiche
• Corporazioni
• Organizzatori di esposizioni
28
Criteri di scelta della sede del congresso
�40 Associazioni intervistate
�Da 1 (minimo) a 5 (massimo)
�Fonte: Meeting Consultants, 2014
Meetings Industry e Convention Bureau
29
Forme di supporto più gradite
�40 Associazioni intervistate
�3 preferenze su 6 opzioni /Totali
�Da A (massimo) a C (minimo)
�Fonte: Meeting Consultants, 2014
Meetings Industry e Convention Bureau
30
�40 associazioni intervistate
�Ordine di preferenza 4 opzioni
�Fonte: Meeting Consultants, 2014
La percezione dell’impatto dell’evento
Meetings Industry e Convention Bureau
31
I fornitori
Centricongressi
Hotel Traporti DMC
PCOInterpretariat
oAV
companiesIT
companies
Meetings Industry e Convention Bureau
Badge Decorazioni AllestimentiMedia e
comunication
Catering Provider Softwarehouse
Gadget e regali
Segnaletica Animazione Guide Etc., etc., etc.
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Gli intermediari/i clienti
• Core PCOs
• Association Management Companies-AMCs
Venue Finders
Meetings Industry e Convention Bureau
• Venue Finders
• Meeting Planners
• Incentive Houses
• …
• Convention Bureau
33
Il progetto Mice
Il progetto MICE in Italia persegue l’obiettivo di sviluppare ulteriormente l’attività congressuale in
quanto forma di turismo di qualità, caratterizzata da un alto valore aggiunto, in grado di incrementare un alto valore aggiunto, in grado di incrementare l’impatto economico, di destagionalizzare i flussi
turistici e di valorizzare il nostro importante patrimonio storico, artistico, culturale, naturalistico ed
enogastronomico.
34
Le categorie della filiera congressuale
• DMO (Destination Marketing Organisation) e CVBs(Convention & Visitors Bureau)
• Convention Bureau territoriali • Club di Prodotto e Aggregazioni d’Imprese congressuali • Sedi congressuali: centri congressi, alberghi congressuali,
dimore storiche, spazi per grandi eventi, spazi istituzionali, dimore storiche, spazi per grandi eventi, spazi istituzionali, spazi non convenzionali
• Agenzie di organizzazione di convegni, congressi, eventi motivazionali, lanci di prodotto, esposizioni, seminari; Agenzie di Viaggio e di Comunicazione con specifici Conference Dept.
• Aziende e Agenzie di servizi e consulenza congressuale.
35
Convention Bureau territoriale
•Nato a Detroit, USA
• A Londra il primo in Europa
• A Trieste il primo in Italia nel 1985
• In tutte le più importanti città del Mondo
36
Convention Bureau territoriale
Organismi no profit, che rappresentano una specifica
Anno 1914…
Organismi no profit, che rappresentano una specifica destinazione, con lo scopo di spingere a organizzarvi eventi,
fornire assistenza durante l'organizzazione, invogliare i partecipanti a godere delle potenzialità storiche e culturali e per
il tempo libero della località
37
Convention Bureau : definizione
Organizzazione senza scopo di lucro preposta al marketing della destinazione, che ha come scopo far crescere e
prosperare il turismo congressuale, incrementare il numero di eventi, convegni, meeting sul proprio territorio,
rappresentare il maggior numero possibile di operatori in
Oggi…
di eventi, convegni, meeting sul proprio territorio, rappresentare il maggior numero possibile di operatori in grado di competere nel segmento di riferimento, garantire
la qualità professionale di tutti gli aderenti al CB =
PROMOZIONE E POSIZIONAMENTO DELLA DESTINAZIONE NEL MERCATO DELLA MEETINGS INDUSTRY
38
Convention Bureau territoriale
• E’ un organismo, generalmente no-profit, giuridicamente costituito di natura pubblica, pubblico/privata o privata che promuove e commercializza il prodotto congressuale di una determinata destinazione geografica con competenza nazionale, regionale, provinciale o locale nazionale, regionale, provinciale o locale
• Beneficia del riconoscimento di tale attività da almeno una istituzione locale, regionale, nazionale
• Dispone di una struttura operativa con almeno 3 addetti specificamente formati e dedicati all’attività di promozione e commercializzazione
39
Convention Bureau territoriale
• Dimostra di conoscere il territorio, risponde in maniera tempestiva alle richieste dei clienti al telefono, via e-mail e con l’invio di documentazione esaustiva
• Ha implementato e aggiorna continuamente un portale/sito web con tutte le informazioni necessarie per promuovere la destinazione nel campo congressuale, con un sistema di ricerca degli operatori e informazioni di base sui soci (almeno in due lingue, italiano e inglese, meglio se plurilingue)
40
Convention Bureau territoriale
• Dimostra di svolgere attività di promozione attraverso strumenti strategici e operativi necessari al raggiungimento degli obiettivi prefissati (materiale promozionale elettronico e/o cartaceo, fiere, btob, educational, brochure, cataloghi anche elettronici)
Dimostra di svolgere attività di scouting per promuovere • Dimostra di svolgere attività di scouting per promuovere candidature proattive per conto della propria destinazione
• Rappresenta la maggioranza dell’offerta qualificata del proprio territorio e perciò in possesso dei requisiti di base
• Svolge con continuità una mappatura dell’offerta congressuale del proprio territorio
41
Convention Bureau territoriale
• Comunica in maniera efficace e dimostrabile all’esterno e all’interno del proprio territorio
• Qualifica i servizi specifici del segmento congressuale, ne promuove peculiarità ed eccellenze
• Promuove e commercializza la destinazione attraverso canali digitali, con un network relazionale
• Fornisce consulenza e formazione agli operatori del territorio
• Raccoglie e monitora i dati del proprio territorio e li comunica con cadenza almeno biennale
42
Agenda
• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau
• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB
• La comunicazione commerciale digitale dei CB
• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB
• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB
43
Il recente percorso italiano
• Il 26 luglio 2013, le Regioni , Enit e Federcongressi & Eventihanno firmato un Protocollo d’intesa volto a qualificare erilanciare l’offerta congressuale italiana, soprattutto sui mercatiinternazionali.
• Avvio Tavolo di analisi e confronto, al quale sono stati invitati apartecipare rappresentanti di Confturismo-Confcommercio,Federalberghi, Federturismo-Confindustria, Confesercenti-Assoturismo.
• Il 18 giugno 2014 e stato costituito dalle Associazioni dicategoria il Convention Bureau Italia.
44
Convention Bureau Italia
• OBIETTIVI: Promuovere la Destinazione Italia quale sede disvolgimento di congressi, meeting ed eventi diincentivazione/comunicazione, attraverso il supporto alla domandainternazionaleenazionalenell'attivitàdi ricercadelle relative location.
• STRUTTURA: Aggregazione di operatori privati, riuniti in Rete diImprese, promossa da associazioni imprenditoriali (Soci: Associazioni(17%),CBeCDP(30%)eCentricongressi/hotel (53%)
• COORDINAMENTO /LEGITTIMAZIONE (“si prevede”): Ministero deibeni e delle attività culturali e del turismo, delle Regioni, di Enit e contutte le strutture di pertinenza, primi fra tutti i Convention Bureauterritoriali
45
Convention Bureau Italia : lo Statuto
«Attività diretta a favorire la scelta del territorio nazionale quale sede di eventi congressuali, espositivi, fieristici, di affari, di turismo e di altri analoghi e in
particolare:..»
Membership PartnershipRapporto con
DMO/Enit
PortaleAttività di
comunicazione
Supporto alle destinazioni per le
attività di candidatura
Studi e ricerche
46
Convention Bureau Italia : lo Statuto
Pianificazione attività promozionali all’estero
• workshop b2b & sales mission (incontri programmati tra domanda ed offerta)all ‘estero;
• fam trip, sul territorio nazionale;
• supporto all organizzazione di inspection visit (visite di ispezione per la sceltadi una destinazione) alle venues (sedi), piu' rispondenti alle esigenze deidi una destinazione) alle venues (sedi), piu' rispondenti alle esigenze deicommittenti;
• programmi promozionali per sviluppo segmento corporate;
• forme di cooperazione tra i soci;
• azioni di promozione e di accrescimento della societa' e dei soci;
• programmi di ricerca ed innovazione in collaborazione con universita' e centridi ricerca pubblici e privati;
• rapporti della societa' con enti e istituzioni locali comunitarie, nazionali einternazionali;
• predisposizione di regolamenti che definiscano le modalita' di adesione, lapartecipazione e lo svolgimento delle attivita' all interno della societa'. 47
Anno fondazione Soci fondatori
CBRR
“Come un direttore
d’orchestra”
1994 Comune di Rimini, Rimini Fiera Spa, AiradriaSpa, Turiservice Srl (servizi e coop. alberghi) e Servizi Turistici S.r.l. (Confcommercio, Confesercenti e Associazione albergatori)
Due esperienze di CB italiani
Sicilia CB
“Apre tutte le porte”
2008 Unicredit, CCIAA Siracusa e CCIAA Palermo
51
Obiettivi
CBRR • promuovere, valorizzare e coordinare l’offerta congressuale dell’ambito territoriale che rappresenta; • fungere da punto di riferimento per ogni evento qui organizzato; • sviluppare segmenti di domanda ad alto valore aggiunto per unità di prodotto (ad esempio congressi medici e scientifici); • garantire elevati standard qualitativi certificando la qualità di tutta la filiera congressuale rappresentata dal CB
Due esperienze di CB italiani
rappresentata dal CB • divulgare la cultura dell’accoglienza.
SiciliaCB
•incrementare il numero degli eventi, di qualunque natura e dimensione, che si svolgono in Sicilia, •promozione e la commercializzazione del territorio Siciliano.•l’elaborazione ed il coordinamento dell’offerta congressualel’acquisizione di eventi
52
Principali attività promozionali e di comunicazione
CBRR •pubblicazione di materiale cartaceo e multimediale •alla pubblicità su stampa specializzata nazionale ed estera, •cura e aggiornamento del sito web, •la pubblicazione periodica di “Modus Operandi”, •la partecipazione a borse e fiere, •il sostegno ad eventi di grande impatto e visibilità e •l’organizzazione di workshop, educational e fam trip.
Due esperienze di CB italiani
•l’organizzazione di workshop, educational e fam trip.•Marchio di qualità “Rimini per i Congressi”•Gestione palacongressi di rimini. •“Club degli ambasciatori della riviera di Rimini”, ritagliato ad hoc per le personalità
del territorio;
Sicilia CB
•Campagne promozionali•pubblicazione di materiale cartaceo e multimediale •alla pubblicità su stampa specializzata nazionale ed estera, •cura e aggiornamento del sito web, •Programma Ambasciatori aperto (attraverso candidature)
53
Assistenza alla domanda
CBRR •organizzazione educational e site inspection;•creazione di candidature personalizzate; •selezione e verifica della disponibilità di strutture congressuali e alberghiere;•elaborazione del budget iniziale;•contatto fra il cliente e il network di fornitori locali;•predisposizione di programmi sociali; •supporto nella ricerca di business partner, finanziamenti e sponsor locali;
Due esperienze di CB italiani
•supporto nella ricerca di business partner, finanziamenti e sponsor locali;•rilevazione della soddisfazione del cliente sull’evento e sulla destinazione;•controllo della qualità del sistema di accoglienza e delle prestazioni degli operatori.
Sicilia CB
•pianificazione e realizzazione campagne promozionali, •predisposizione studi,progetti e strumenti di marketing e di relazioni pubbliche, •promozione immagine del territorio siciliano e della sua filiera turistico-ricettiva, •gestione attività di formazione professionale, di comunicazione e di tecnologia richiesti od utilizzabili dagli operatori del mercato turistico congressuale.
54
Promozione dell’offerta
CBRR •Indirizzo in modo imparziale le richieste dei clienti verso i propri fornitori;•esercizio attività di "bidding”;•preparazione kit di presentazione
Sicilia •servizi e consulenza in materia di turismo,
Due esperienze di CB italiani
Sicilia CB
•servizi e consulenza in materia di turismo, •sviluppo dei servizi turistici, •pianificazione e marketing turistico territoriale, e nelle materie attinenti al comparto turistico-congressuale e degli eventi che gli stessi consorziati ritengono utili per la propria programmazione economica e territoriale.• Stimolare e coordinare le attivita' dei soci consorziati dirette ad acquisire maggiore flussi turistici ed eventi, soprattutto nell'ottica di contribuire a destagionalizzare l'attività turistica.
55
Attività di formazione
CBRR Creazione del marchio “Rimini per i Congressi”, iniziativa che mira al raggiungimento della qualità totale dell’offerta congressuale riminese anche attraverso la formazione professionale degli operatori (es. corsi finanziati dal FSE) e la diffusione della cultura dell’accoglienza.Per ciascuna categoria (Sedi congressuali, Servizi accessori (allestimenti, assistenza congressuale,
ristorazione e catering, servizi tecnologici, spettacolo, trasporto), Alberghi, Agenzie di organizzazione congressuale (PCO e DMC)) oltre ai requisiti base di accesso, sono definiti gli standard di riferimento per l’erogazione del servizio nelle diverse fasi operative e di contatto con il cliente:
Due esperienze di CB italiani
per l’erogazione del servizio nelle diverse fasi operative e di contatto con il cliente:• comunicazione istituzionale; • informazione alla clientela; • assistenza alla clientela (prima, durante edopo l’evento) • contratto; • consuntivo e follow-up; • gestione della clientela
Sicilia CB
Intensa l’attivita di ricerca, formazione e networking sul territorio, con una nuova edizione dell’osservatorio congressuale siciliano, un roadshow che ha mappato la regione in nove tappe per un’azione di sensibilizzazione verso il comparto MICE e di congiunzione tra il settore pubblico e privato siciliano per lo sviluppo sinergico del turismo congressuale della destinazione, partendo da una fotografia statistica aggiornata del mercato; una masterclass, la quinta dalla fondazione del CB; due corsi di formazione.
56
Forma giuridica Governance Staff/Ruoli
CBRR Rimini Fiera SPA (che ha
inconrporato nel 2014 il CB della
Riviera di Rimini srl, fin allora
controllata al 100%)
Non distribuisce gli utili da statuto
Società mista pubblico/privata : Rimini
Congressi srl (52,5%), Provincia di Rimini
(8,9%), CdC Rimini (8,92%), Rimini Holding
(Istituto Musica Teatro ed Eventi di Rimini)
(8%), ReGio E.R. (5,8%) e altri soci (15,8%)
per un totale di 67 Soci.
Le cariche direttive all’interno della società
sono svolte dal Presidente, rappresentante
L’organigramma conta su un totale di 19
risorse (ad esclusione della Presidenza) ed è
così strutturato
1 Direttore Business Unit Eventi & Congressi
di Rimini Fiera spa; 1 assistente direzione ;
1Sales Manager
1Sales Account ; 6Event Manager
2 Project Executive ; 1 Ambassador Program
& Intl Business Development
Due esperienze di CB italiani
di Rimini Congressi e dal Direttore, una
figura tecnica nominata dal Cda.
1 Marketing Manager; 1Marketing Executive
; 1 Technical and Oparations Manager,
1Event Design & Production 2 Staff
Sicilia
CB
Scrl
La Società non ha scopo di lucro
Società mista pubblico privata (Unicredit
86%, CCIAA Palermo 7% e CCIAA Siracusa
7%)
7 persone di staff (compresa la presidenza)
comprensive di un direttore e funzioni di
Sales & Administration Executive, Marketing
& Communication,
Projects & Bids
57
Numero associati Composizione associati
CBRR 118 soggetti certificati Strutture congressuali, alberghi, società di trasporto, ristorazione e catering, PCO, DMC, società di comunicazione, società di servizi congressuali enti pubblici locali e turistici.
SiciliaCB
108 “affiliati” (tra tutte le categorie) ma rispettando degli standard di qualità
Strutture congressuali, alberghi, società di trasporto, ristorazione e catering, PCO, DMC, società di comunicazione, società di servizi
Due esperienze di CB italiani
Gli amici del Sicilia Convention CB (hotel 2 stelle, B&B, ristoranti, parcheggi, taxi, associazioni culturali, musei e fondazioni, prodotti tipici) Bureau sono quegli operatori del settore degli eventi che –pur non operando direttamente al servizio dell’industria e non rientrando per Statuto nelle categorie riservate agli affiliati – svolgono attività complementari, necessarie all’organizzazione di un evento in Sicilia.
società di comunicazione, società di servizi congressuali enti pubblici locali e turistici.
58
Budget
CBRR Il capitale sociale di Rimini Fiera SPA (anno 2014) era pari a 42,3 Mln euro. Il valore della produzione alla stessa data era pari a 67 mln di euro.
Il capitale sociale di CB Riviera di Rimini srl (al momento dell’incorporazione - anno 2014) era pari a 600 mgl Euro mentre il valore della produzione alla stessa data era parti a 8,3 mln di euro.
Due esperienze di CB italiani
parti a 8,3 mln di euro.
SiciliaCB
Il capitale sociale (anno 2014) era pari a 119 Mgl euro. Il valore della produzione alla stessa data era pari a 288 Mgl di euro.
59
Principali costi Finanziamenti
CBRR 14% personale; 71% marketing, studi e ricerche; 15% spese di gestione ammortamenti e oneri finanziari
Il CBRR ricava la totalità delle entrate maggior parte delle entrate (98%) dalla gestione di propri spazi congressuali. Rimini Fiera è infatti proprietaria nonché responsabile della gestione del Nuovo Palacongressi di Rimini e del Quartiere
Due esperienze di CB italiani
Palacongressi di Rimini e del Quartiere fieristico), mentre il restante 2% è suddiviso equamente tra fondi pubblici e commissioni ottenute dalle imprese aderenti sugli introiti derivanti da eventi ad esse procacciati.
SiciliaCB
43% personale; 43% marketing, studi e ricerche; 14% spese di gestione ammortamenti e oneri finanziari
il 47% delle entrate è derivante da ricavi per servizi. Il restante 53% è derivante dai contributi e quote associative e/o di affiliazione in conto esercizio
60
Case study e lavoro di gruppo
Il Programma «Club degli ambasciatori» del Convention Bureau della Riviera di Rimini
61
Convention Bureau della Riviera di Rimini
Anno
fondazioneSoci fondatori Obiettivi
CB Barcellona
"Lo stile di
vita"
1983 CdC, il Comune e l’Ufficio del Turismo e 45 esponenti dell’industria locale
•promuovere la città di Barcellona quale sede per il turismo congressuale; •fornire consulenza nella pianificazione ed organizzazione di eventi a Barcellona;•potenziare e sviluppare le strutture e i servizi congressuali della città; Visione
Due esperienze di CB europei
servizi congressuali della città; Visione identitaria della città.
CB Vienna
"La scelta
migliore"
1968 Ufficio delTurismo, del Comune e della Camera di Commercio
• attrarre il maggior numero possibile di eventi nella città;• fornire gratuitamente consulenza organizzativa come partner “neutrale” a soggetti nazionali ed internazionali interessati a organizzare eventi a Vienna;• produrre statistiche relative all’industria congressuale.
63
Principali attività promozionali e di comunicazione
CB Barcellona • stampa e pubblicità;• partecipazione a borse e fiere di settore;• organizzazione di workshop, educational e fam trip;• pubblicazione di materiale promozionale (ad esempio la Guida dei Congressi, biennale).
Due esperienze di CB europei
CB Vienna • stampa e pubblicità;• pubblicazione di guide: Brochure "Meeting in Vienna“, Hotel Guide, Vienna Journal)- Promotional Material Catalogue• gestione del sito internet (con venue finder);• produzione di materiale audiovisivo, DVD e mappe digitali relative all’evento;• pubblicazione del calendario delle attività congressuali della città in cui tutti gli eventi sono inseriti gratuitamente con un link al rispettivo sito Internet;• partecipazione a borse e fiere di settore (AIME, CONFEX, MITT, IT&ME, EIBTM);• organizzazione di workshop, educational e fam trip.
64
Servizi ai clienti
CB
Barcellona
Nessuna attività commerciale, solo intermediazione. Analizza la domanda e mette in contatto con l'offerta. Servizi
(alcuni gratuiti):
• informazioni su congressi, strutture e servizi;
• possibilità di ricevere il bollettino mensile del CB;
• supporto tecnico e consulenza per la presentazione di candidature che provengono da propria iniziativa e per
conto dei propri clienti;
• coordinamento delle visite d’ispezione;
• materiale promozionale del CB o di Barcellona per i propri congressisti o per iniziative promozionali proprie;
Due esperienze di CB europei
• coordinamento di visite e interviste alla stampa specializzata.
CB
Vienna
Nessuna attività commerciale, solo intermediazione. Analizza la domanda e mette in contatto con l'offerta. Servizi
(alcuni gratuiti):
•supporto per la scelta della location prenotazione stanze hotel
• bid bookks e presentazioni power point
•site inspections
•supporto finanziario (a certe condizioni) per meeting internazionali a Vienna (luglio/agosto e novembre/marzo)
•fornisce materiale promozionale della città gratis (brochures, videos, foto digitali e mappe della città)
Pubblicizza gratis l'evento nel Vienna convention calendar .
•servizio gratuito per i clienti che intendono rivolgersi ai partner USA (Marketing Challenges International), Canada
e Irlanda
65
Servizi agli associati
CB
Barcellona
• Partecipazione all’Assemblea Annuale, la possibilità di ricevere il calendario trimestrale dei congressi e
informazioni privilegiate per
instaurare contatti commerciali;
• la possibilità di ricevere l’inserto allegato al bollettino mensile del CB; l’accesso alla banca dati del CB con
più di 12 mila contatti commerciali; la contrattazione degli spazi pubblicitari nelle ; pubblicazioni realizzate
dal CB;
• la possibilità di acquisire dal CB clienti che ad esso si sono rivolti per l’organizzazione del proprio evento;
• la partecipazione a fiere ommerciali per tramite dello stand del CB;
• prendere parte con il CB ad iniziative promozionali specifiche fuori di Barcellona,
• la possibilità di contattare i partecipanti ai fam trip invitati dal CB.
Due esperienze di CB europei
• la possibilità di contattare i partecipanti ai fam trip invitati dal CB.
CB
Vienna
L’intera offerta congressuale viennese può beneficiare dell’attività di candidatura
portata avanti dall’ente per l’acquisizione di eventi sul territorio,
Poi servizio imparziale
e gratuito di intermediazione che esso svolge tra i clienti che intendono organizzare un evento a
Vienna e le imprese congressuali ivi situate.
Il CB assiste inoltre gli attori dell’offerta nella
presentazione del proprio prodotto attraverso la realizzazione di book o presentazioni in Power Point.
66
Attività di ricerca Attività di formazione
CB Barcellona •Rapporto statistico annuale sull’attività congressuale nella città •Studio sul mercato congressuale basato su indagini•condotte presso i partecipanti ai congressi e presidenti dei congressi
Per quanto concerne la formazione, il BaCB offre ai membri del proprio staff la possibilità difrequentare corsi di aggiornamento organizzati da associazioni di categoria.
CB Vienna •Studi e ricerche sulla Vienna meeting L’attività di formazione per il proprio staff è
Due esperienze di CB europei
CB Vienna •Studi e ricerche sulla Vienna meeting Industry (“Vienna meeting IndustryReport” annuale)•Rapporto statistico annuale sull’attività congressuale nella città •Studio sul mercato congressuale basato su indagini•condotte presso i partecipanti ai congressi e presidenti dei congressi •Analisi periodica dell’impatto economico e fiscale degli eventi
L’attività di formazione per il proprio staff è continua e si basa sulla formazione sul prodotto Vienna ed aggiornamenti su nuove caratteristiche, opportunità e servizi.
67
Forma giuridica Governance
CB Barcellona
Dipartimento dell’Ufficio del Turismo di Barcellona (BarcelonaTurisme)
Pubblico-privataCapitale sociale:• 50% pubblico (25% Camera di Commercio e 25% Comune di Barcellona); 50% vari soggetti privati.Il comitato del CB è composto dal Presidente del CB (designato dal Presidente dell’Ente turismo), il Direttore Generale dell’Ente Turismo, il Direttore del CB, un rappresentante de Fira de Barcelona,
Due esperienze di CB europei
il Direttore del CB, un rappresentante de Fira de Barcelona, Presidente/Direttore dell’Associazione degli Hotel, rappresentante delle strutture associate
CB Vienna Dipartimento dell’Ufficio del Turismo, il cui capitale sociale è interamente pubblico.
Totalmente pubblica.Al momento della fondazione esso eraequamente ripartito tra i due soci fondatori (Camera di Commercio e Comune di Vienna), mentre oggi è suddiviso in tre parti uguali tra i due soggetti appena citati e un terzo socio, l’Ufficio del Turismo di Vienna, entrato più tardi nella compagine sociale.
68
Staff/Ruoli
CBBarcellona
Lo staff comprende un totale di 10 risorse, ad esclusione del Presidente (che è il Presidente dell’Ufficio del turismo di Barcellona) con i seguenti ruoliManaging Director, Deputy Director, Office Coordinator (International Promotion: UK, Ireland, SE Asia & Australia) 2 Association Meetings Manager International Promotion Manager (India, South of Europe and Scandinavia); International Promotion (China & Japan); International Promotion Manager (France, USA and Canada); International Promotion Manager (Benelux,
Due esperienze di CB europei
DACH-Countries, Eastern Europe and Gulf CountriesLA struttura è organizzata per Area Congressi (legata al mondo associativo, (professionale, accademico, universitario, medico...) Area Convenzioni (presentazioni di prodotto, incentivi, etc.) legata al mondo imprenditoriale e corporativo e Area Marketing
CBVienna
Lo staff comprende un totale di 10 risorse (ad esclusione della Presidenza,ricoperta dal Presidente dell’Ufficio del turismo di Vienna), con i seguenti ruoli:• Direttore generale; Deputy Director Marketing Manager per Germania, Scandinavia, Italia e Svizzera; Marketing Manager per Francia e Benelux; Marketing Manager per Gran Bretagna; Marketing Manager per USA e Canada; Office Manager; Marketing assistant (2); Marketing Manager Associazioni; Internet Assistant e Back Office.
69
Numero associati Composizione associati
CB Barcellona 329 Enti fiera, centri congressi, auditorium, hotel, DMC, PCO, organizzatori di eventi e convention, ristoranti, compagnie di trasporto e noleggio, imprese diservizi (hostess, interpretariato, supporto audio-video, catering), ecc.)
Due esperienze di CB europei
catering), ecc.)
CB Vienna Non è prevista alcuna forma di adesione al CB da parte di soci o membri
La struttura, in qualità di dipartimento dell’Ufficio delTurismo cittadino, rappresenta tutta l’offerta congressuale della città. Il CB può tuttavia contare su una serie di società sponsor, in totale 17, che stipulano un contratto triennale per il quale, in cambio di una somma di denaro, ricevono esposizione pubblicitaria sulle guide pubblicate dall’ente.
70
Budget Principali costi (%) Finanziamenti
CBBarcellona
2,0 Mln. EURO • 33% spese di gestione e personale;• 48% spese attività di promozione e marketing;• 19% studi e ricerche.
I finanziamenti derivano in gran parte dai soci aderenti (membri e hotel), tramite il versamento di quote associative dei membri (28%) e degli hotel (38%) oltre che da servizi specifici di marketing (11%) e pubblicità (13%), mentre il rimanente 10% delle entrate è rappresentato da fondi pubblici.
Due esperienze di CB europei
delle entrate è rappresentato da fondi pubblici.
CBVienna
2.8 Mln euro • 27% spese e personale;• 68% spese attività di promozione e marketing;• 5% studi e ricerche.Le spese di gestione della struttura sono a carico dell’Ufficio del Turismo
I finanziamenti consistono prevalentemente in sovvenzioni di natura pubblica (95%), mentre il rimanente 5% deriva da contributi privati erogati da una serie di sponsor per pubblicità e annunci sulle pubblicazioni a cura del CB (si tratta di centricongressi, hotel agenzie di viaggio, PCO, DMC).
71
Due esperienze di CB europei
Numero
eventi
Congressi
associativi
(%)
Eventi
corporate (%)
Numero
partecipanti
Partecipanti
nazionali
Partecipanti
internazionali
(%)
• Fonti: “Tourism statistics in Barcelona and regions-2014”, "Actividad turística Turismode reuniones 1984-2013“ Barcelona Convention Bureau of Tourisme of Barcelona
• Fonte “Vienna meetings industry report-2014”, Vienna Convention Bureau
CB Barcellona* 1969 67 33 579855 26 74
CB Vienna** 3582 40 60 521433 32,2 67,8
72
Agenda
• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau
• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB
• La comunicazione commerciale digitale dei CB
• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB
• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB73
La comunicazione delle organizzazioni
…ma soltanto poche dicono
Tutte le organizzazion
i spiegano COME lo
Tutte le poche dicono
PERCHE’ lo fanno
COME lo fanno
Tutte le organizzazioni sanno COSA
fanno
«I clienti comprano non cosa le organizzazioni fanno …ma PERCHE’ lo fanno»
74
Schema della comunicazione 1/2
Messaggio(contenuto
Referente
Canale di
Tema di cui si parla
Canale di (contenuto della
comunicazione
Canale di emissione
Codice
Emittente Ricevente
Il linguaggio utilizzato per la comunicazione
75
Canale di ricezione
Premessa: schema della comunicazione 2/2
(84,3%)What’s up
Facebookmessanger
Google+ Twitter InstagramGoogle+
(18,2%)
Twitter(69,1%)
(25,5%)
SkypeLinkedin
(58,1%)
Pinterest(18,3%)
Viber
(25,2%)
Youtube
(36,2%)Etc, etc. etc.
???
�Tra parentesi la % di utilizzo dei Social Media negli eventi
�Fonte: Riva FiereCongressi-#DiMeeMa
76
Panorama delle comunicazione digitale
Mondo Europa Italia
Popolazione 7.395 838 59
Utilizzo internet 3.419 616 37
Utilizzo attivo social media 2.307 393 28
Connessioni mobile phone 3.790 1.102 80
Utilizzo social su mobile phone 1.968 305 24
�Fonte: Wearesocialsg - 2016
�Dati espressi in migliaia
77
Canali di comunicazione di un CB
Ufficio stampa House organ Mailing list
Banche dati Cataloghi Altri CB
Giornali CRM TV, radio
Brochure e depliant
Annuari Riviste di settore
78
Le nuove sfide digitali
• Panorama della comunicazione e della visibilità è molto cambiato
• Nuove strategie di comunicazione e nuovi canali di comunicazione verso i clienti/partecipanticomunicazione verso i clienti/partecipanti
• Per un CB è necessario capire e utilizzare al meglio i social media e gli strumenti digitali
• Necessità di un’adeguata formazione
79
Alcune regole per il presidio digitale di un evento
Idee ed obiettivi chiari
Prevedere quali strumenti digitali
utilizzare
Configurare una corretta policy di
gestione ed utilizzo dei social media
Essere presenti sui social media
Identificare una figura responsabile dei «Social Media»
dell’ evento
Definire una Digital Media Strategy
Ricerca delle fonti e delle persone da
seguire
Creazione di un piano contenuti e di
un calendario editoriale
Comunicare, interagire essere
«visibili»
Promozione organica Social advertising
Misurare le attività: Digital Media
Analytics
…prima – durante – dopo l’evento…
�Fonte: Elaborazione propria su info da CB Riva del Garda ed altri CB italiani ed internazionali
80
Un esempio di “alberatura” di una APP di un Convention Bureau
Calendario Congressi Menu comunication(Media e comunicati
stampa/privacy)
Calendario e Meeting Planner Guide
Iscriviti alla nostra newsletter MAIN SPONSOR 2016
Il CB compie 1 anno!!! Meeting Planner Guide Ambassadorprogramme FORUM SITE CITY Area riservata
CITY BID CITY YouTube CITY Flickr CONTACTS Corporate Social Responsability
CB e Alitalia uniscono le forze menuprincipale Citycongressbooking WHO WE ARE -
PORTALE visit city booking
citybooking Widget
�Fonte: Elaborazione propria su APP di CB italiani ed internazionali
81
Cose da fare per un CB…
•Un piano di marketing digitale volto al potenziamento dell’utilizzodei canali di comunicazione social e la messa a budget di investimentipubblicitari che sfruttino facebook marketing, web marketing edemail marketing per:
• accrescere l’engagement e l’online reputation della destinazionetramite il CBtramite il CB• favorire l’interazione con gli operatori del settore interessatiall’organizzazione di eventi sul territorio e con gli operatori localidel settore interessati a integrarsi nell’azione di sviluppocongiunto territoriale portata avanti da CB
•Incremento investimenti sui media, offline e online, nazionali einternazionali per diffondere l’immagine della destinazione attraversola stampa
82
Cose da fare per un CB…segue…
•Attività social community attraverso contest fotografici ecampagne video You Tube volte ad
• accrescere la community (campagna #destination) e• attuare un’azione di marketing virale attorno alla destinazionecome meta ideale per il MICEcome meta ideale per il MICE
•Attività formative continue rivolte agli operatori conaggiornamento costante delle tematiche approfondite per fornireconoscenze e sviluppare competenze professionali in linea con glistandard internazionali
83
Cose da fare per un CB…segue…
•Attivazione di partnership con gli attori chiave del territorio peraccrescere operativamente il contributo al comparto turistico-congressuale (es. Poli Turistici Territoriali, istituzioni pubbliche comeComuni e Camere di Commercio)
•Predisposizione di materiale multimediale sofisticato•Predisposizione di materiale multimediale sofisticato
•Restyling del sito web – principale vetrina online del CB – pertrasformarlo in un portale turistico che renda disponibile anche unavanzato sistema di prenotazione online (BOL) per i congressisti checercano strutture sul territorio sia tra gli affiliati al CB che tra tutti glioperatori del settore.
84
Esercitazione
E Voi,
•come definireste le caratteristiche di un CB efficace in campo digitale ? digitale ?
•come identifichereste i fattori da considerare per costruire una web-destination di successo ?
•come costruireste un piano di marketing digitale strategico ?
•con quali strumenti di marketing, di comunicazione e di ricerca ?
85
Agenda
• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau
• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB
• La comunicazione commerciale digitale dei CB
• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB
• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB
86
Il percorso dall’avvio alla gestione di un CB
Idea di Costituzione Lo start up
87
Il Progetto di Costituzione
La gestione
L’idea di costituzione di un CB
Tra operatori della filiera di settore
In ambito associativo-categorialecategoriale
In ambito pubblico
Da tutte le componenti
Soci fondatori
88
Il progetto di costituzione di un CB
La mission e gli obiettivi
Natura e forma giuridica, assetto organizzativo interno
La compagine sociale
Il funzionamento e regole interne
Risorse economico finanziarie
Compiti e attività
Relazioni del CB con altri enti/soggetti territoriali
89
Presenta il quadro generale
Strumento fondamentale per la proposta di costituzione di un Convention Bureau
Strumento per il reperimento delle risorse necessarie alla
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
Presenta il quadro generale delle attività che verranno
poste in essere dal nascente CB e delle risorse
che esso avrà a disposizione per lo svolgimento delle
stesse
Strumento per il reperimento delle risorse necessarie alla sua attuazione, stimolando i soci a percepire la propria
partecipazione e l’investimento nella
struttura quale rilevante opportunità per lo sviluppo
dell’impresa
90
1. Descrizione sintetica dell’idea di CB2. Il mercato di riferimento3. I prodotti/servizi offerti dal CB
Indice: esempio
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
3. I prodotti/servizi offerti dal CB4. Il piano di marketing5. Il piano organizzativo6. Il piano economico-finanziario7. Conclusioni8. Clausola di riservatezza/Privacy
91
Descrizione sintetica della business idea
Prodotti e servizi offerti
Clientela
Motivazione all’acquisto/access
o ai servizi e prodotti
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
Organizzazione dell’attività
Risorse umane e singole esperienze
Risorse finanziarie
Risultati finanziari attesi e
rendimento dell’investimento
92
Il mercato
Segmentazione del mercato di riferimento
Evoluzione del mercato di riferimento
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
La concorrenza
93
Il prodotto/servizio
Descrizione tecnica del prodotto/servizio
Tempistiche
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
Servizi accessori
94
Il piano di marketing
Il prezzo dei servizi/prodotti
La promozione del prodotto/servizio
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
La distribuzione del prodotto/servizio
95
Il piano organizzativo
Risorse umane Forma giuridica e struttura societaria
Know howe tecnologie utilizzate
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
struttura societaria utilizzate
Produzione del prodotto/servizio
Fornitori e logistica Ambiente
96
Il piano economico -finanziario
Formula Progetto di
Previsione risultati
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
Formula imprenditorial
e
Progetto di impresa
risultati economici e
finanziari
97
Il piano economico -finanziario
Formula imprenditoriale
Livello di qualità dei
servizi
Segmenti di potenziali
clienti
Strategie di marketing
Livello di Investimento
in Dimensioni
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
Livello di prezzi e tariffe
in promozione
Dimensioni dell’attività
Localizzazione dell’attività
Locali necessari e
caratteristiche
Attrezzature e impianti
Organico del
personale e le professionalit
à98
Il piano economico -finanziario
Il Piano degli Investimenti serve per stimare l’ammontare degli investimenti immateriali e
materiali necessari all’avvio
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
degli investimenti immateriali e materiali necessari all’avvio
dell’attività e l’ammontare annuo del loro ammortamento, sulla base della durata prevista di
ciascun investimento.
99
Il piano economico - finanziario
Il conto economico consente di prevedere il
cosiddetto risultato
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
cosiddetto risultato d’esercizio e cioè l’utile o la
perdita generabili dall’attività.
100
•Conclusioni
•Clausola di riservatezza
Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan
•Clausola di riservatezza
•Privacy
101
Esercitazione di gruppo
Budget e programma preventivo del Firenze CBBudget e programma preventivo del Firenze CB
102
Conoscenza puntuale della realtà dell’offerta e della domanda, la
Fase particolarmente strategica perché finalizzata al raggiungimento di due ambiti di obiettivi
La scelta del posizionamento nel
Lo start - up
dell’offerta e della domanda, la creazione di modalità e strumenti per il monitoraggio dell’evoluzione
della domanda, delle scelte strategiche dei competitor, degli
effetti dell’attività posta in essere dal CB, attivazione del sistema
informativo, del sistema qualità
La scelta del posizionamento nel mercato e quindi l’attivazione di
idonee politiche per far conoscere e far posizionare il brand della
nuova struttura (e della destinazione) nel mercato di
riferimento o del riposizionamento nei mercati obiettivo
Primo anno di attività
103
La gestione
Il piano di attività La struttura tecnica
Le relazioni con La partecipazione
ai bandi per Le relazioni con
la domanda e con i soci
La partecipazione ai bandi per
congressi internazionali
La presentazione delle candidature
104
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
• Conoscenza destinazione/prodotto
• Unico punto vendita
• Business Intelligence
• Raccolta informazioni sul meeting• Raccolta informazioni sul meeting
• Lobbying
• Informazioni complementari
• Partnership
• Decisione sulla candidatura
106
Sedi Sistemazioni Location
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
Elementi da conoscere
Logistica RicercheCommercio e
Industria
SponsorAggiornamen
tiContatti
107
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
Ambasciatore del territorio
Inviti Deve essere supportato
Front person
Lobbista
Deve essere formato
Deve avere la «gloria»
108
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
• Comunicazione con l’associazione
• Notizie sui concorrenti
Scoprire «cosa» fa funzionare l’ associazione
Lobbying
• Scoprire «cosa» fa funzionare l’ associazione
• Sapere chi è «supporter» di chi
• Comprendere se l’associazione è pronta per una offerta dalla destinazione
109
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
• Linee Guida
• Storia del Congresso
Raccolta informazioni sul meeting
• Disponibilità della destinazione
• Costi
• Supporto locale, nazionale, europeo, internazionale
110
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
• Riferirsi all’Associazione
Raccolta informazioni sul meeting
Linee Guida
• Internet
• Assenza linee guida
111
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
• ICCA (the International Congress and Convention Association)
• UIA (Union of International Associations)
Raccolta informazioni sul meeting
Storia del congresso
• Internet
• Membro locale dell'associazione
• Membro del Board del CB
• Colleghi del settore (CB, PCO, Sedi, etc.)
• Destinazioni precedenti
112
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
Raccolta informazioni sul meeting
Informazioni da ICCA
•Per tema
113
•Per dimensioni
•Per data
•Per rotazione
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
Raccolta informazioni sul meeting
Informazioni da MCI
20 W 20th St #704
New York, NY 10011 New York, NY 10011
United States
114
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
Raccolta informazioni sul meeting
Elementi di analisi della competitività della destinazione
• Accessibilità
• Logistica localeLogistica locale
• I costi per i delegati
• Rischio cambio
• Sicurezza/salute/ambiente
• Punti di vendita unici - USP
• Punti di forza e di debolezza115
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
Raccolta informazioni sul meeting
Decisione per la candidatura e analisi dei rischi
• Altri eventi/Eventi migliori
• Concorrenti• Concorrenti
• Costi/Tempi
• Adeguatezza
• Finanziamenti esterni
• Capacità di decisione
116
Il Processo di candidatura: ricerca e analisi
Raccolta informazioni sul meeting
Decisione Decisione sulla
candidatura
117
Il Processo di candidatura: assicurare la sede
• Riservare la sede del congresso
• Tenere presente i margini • Tenere presente i margini
• Booking degli hotels
• Riservatezza
118
Il Processo di candidatura: assicurare la sede
• In assenza di hotel: NO CANDIDATURA
• Prezzi
Hotel
• Responsabilità Contratti
• Informazioni
• Riservatezza
119
Il Processo di candidatura: la proposta
Il Bid Book
Si riferisce specificamente
Documento che presenta la destinazione
TrasmessoRisponde e si specificamente
alle Linee guida
dell’associazione
Promessa contrattuale (fiducia e trasparenza)
Trasmessoin formato
corretto ed al destinatario adeguato
Risponde e si adatta ai
bisogni del cliente
120
Il Processo di candidatura: la proposta
Il Bid Book
Letteredisostegno
Livelloscientifico
Proposta di sede
Propostadiprogramma
scientifico
Campagnadicomunicazion
Arrivarealla TrasportiAlloggicomunicazion
e
Arrivarealladestinazione
Trasportipubblici
Alloggi
Sedidieventisociali
Ristoranti DintorniTour pre &
post meeting
Supportodella
destinazione
Iniziative internazional
i collegate
Budget preventivo
Referenti
121
Il Processo di candidatura: la visita 1/2
Perché?
• Per provare che il Bid è vero
• Per creare una relazione tra associazione e destinazione
Chi?
• Il decision maker(s)
• Il meeting planner
122
l Processo di candidatura: la visita 2/2
Quando?• Prima della decisione – naturalmente – MA…
Come?
• Proporre un programma focalizzato
• Evitare rischi
• Logistica
• Relazioni
123
l Processo di candidatura: i protagonisti
AMC
Association
Il controllo del rapporto con l’associazione
DMCLocalPCO
CorePCO
AssociationManagement
Company
DIVENTA
L’ASSOCIAZIONE
124
�Fonte: Elaborazione propria da MCI Group – Thomas Reiser
Essere pronti alle sorprese !!!
l Processo di candidatura: Esiti
CANDIDATURA
ACCETTATA
CANDIDATURA
NON
ACCETTATA
126
Agenda
• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau
• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB
• La comunicazione commerciale digitale dei CB
• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB
• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB127
• Ruolo che le amministrazioni pubbliche (Regioni, Provincie,Comuni, etc.) intendono assumere (o devono assumere)
• Varietà e complessità territoriale, in particolare con percorsi dei
I nodi di discussione per la costituzione di un CB
• Varietà e complessità territoriale, in particolare con percorsi deidiversi attori in campo non sempre lineari
• Rapporto con l’organizzazione turistica regionale, in particolareper la ricerca di risorse
128
Modelli di destinazione
Ruolo della PA
Parapubblico Corporate
Molecolare Accentrato
129
�Fonte: AA.VV., Il sistema congressuale. Attori, strategie, risultati -Milano, FrancoAngeli, 2008
Ruolo della PA
Modalità di approccio
Bottom up Top down
Partecipativa
130
�Fonte: AA.VV., Il sistema congressuale. Attori, strategie, risultati -Milano, FrancoAngeli, 2008
Complessità territoriale
• Un convention bureau non può nascere «perr decreto»
• Percorsi diversi che daranno origine a formeorganizzative e gestionali differenti, spesso con «strappi»organizzative e gestionali differenti, spesso con «strappi»
• La PA può «fissare dei paletti»
• «Materia e spirito»
131
Complessità territoriale
1) Modello a “costituzione autonoma”-soggetto giuridico creato ex novo-prevalenza del privato sul pubblico e di forme associative consortili o «contratti di rete»
Due modelli prevalenti per la costituzione di un CB
rete»-adesione sempre subordinata al versamento di quote associative e al possesso di requisiti minimi di natura tecnica2) Modello a “estensione di una struttura preesistente”-organismo a prevalente natura e capitale pubblici (anche se «in uscita»-quote di adesione minime o non richieste-applicazione di procedure di selezione meno rigorose perl’ammissione di nuovi membri
132
Il Contratto di Rete
Contratto di rete
Modalità contrattuale di cooperazione tra più
Accrescere la propria capacità innovativa e la propria competitività sul mercato
di cooperazione tra più imprenditori
Collaborare in ambiti
predeterminati
Esercitare una o più attività in comune
Scambiarsi Informazioni
e/o prestazioni
133
Il Contratto di Rete: tipizzazione
• D.L. 31.5.10 n. 78 convertito in LE n. 122/10
Fontigiuridiche
• Plurilaterale a comunione di scopo• Di durata ad esecuzione continuata• Ad effetti obbligatori• Formale• A pubblicità necessaria• Apero• A contenuto predeterminato
E’ un contratto
134
Il Contratto di Rete: elementi
• Partecipanti, ossia i soggetti che sottoscrivono un CdR
• Obiettivo strategico della Rete, con riferimento all’innovazione ed all’innalzamento della capacità competitiva
• Definizione della governance (ampia libertà)
• Programma di rete, ossia la specifica delle attività e dei diritti e obblighi che ciascuna parte si assume
• Durata del contratto, modalità di adesione dei nuovi soci, recesso
• La costituzione di un Fondo Comune della Rete (eventuale)
• L’istituzione di un Organo Comune della Rete (eventuale)
• Il Contratto di Rete può o meno essere asseverato
135
Il Contratto di Rete :l’opzione
• L’istituzione circolare n. 20/E del 18/06/2013 l’Agenzia delle Entrate
• Reti Soggetto • Reti Soggetto
• Reti Contratto
• L’opzione
136
La certificazione di qualità
Vantaggi
• Sistema di gestione controllato unico per tutta l’azienda
Svantaggi
• Eccessiva burocratizzazione
I tipi di certificazione applicabili al comparto congressuale sono l’ISO 9001, per i principi di gestione della qualità e l’ISO 14001 per i principi di gestione ambientale
unico per tutta l’azienda
• Format documenti standardizzato
• Procedure velocizzate (a pieno regime)
• Miglioramento dell’immagine aziendale
• Maggiore qualità dell’offerta
• Rallentamento iniziale del lavoro
• Elevato utilizzo di documentazione
• Difficoltà di adeguamento del personale
• Eccessivo impiego di risorse e tempo
137
Rapporto con organizzazione turistica regionale
• Rapporti e spazi che il CB avrà/otterrà nei confronti deglienti territoriali e funzionali (e le loro società) e con lestrutture associate (potenziali «concorrenti»)
• Rapporto tra i diversi CB regionali e tra questi ed CB diregioni limitrofe
• Questione della disponibilità di risorse per i CB(particolarmente nella fase di start-up)
138
Convention Bureau territoriale
• Società no profit;
• Soci: soggetti pubblici e privati, interessati a svilupparel'economia dei congressi della destinazione, concorrendo allaformazione del capitale sociale e al conferimento delle risorsefinanziarie;
La struttura giuridica e operativa
finanziarie;
• Gestione: di carattere esclusivamente privatistico, condotta concriteri manageriali;
• Organigramma: snello, con un presidente, un CdA ridottoall'essenziale, un vicepresidente, un direttore con compiti dicoordinamento del marketing, supportato da una strutturatecnica adeguata e un organismo di controllo 139
Regole “d’oro”di per un CB
• Competenza eesperienza (soprattutto internazionale)• Distinguere fra grandi eventi e gli altri eventi, così come fra convention e
post-convention;• Verificare lacompatibilità frauneventoe…ilturismo• PresenzaneiSocialnetwork• CBvirtualeèil “vestito”delCBreale• Ilcuoredell’attivitàè losviluppodelcomparto• Ilcuoredell’attivitàè losviluppodelcomparto• Essere“verde”• Curare l’ambiente ed avereunprogramma “riciclo”deipasti• PuntarealConventionandEventsBureau(C&EB)• Coinvolgimento realtà territoriale anzi…essere un “tutt’uno” con la
destinazione.• Avere un programma Ambasciatori (il “capitale intellettuale” della
destinazione)• Verificheedassistenzaaglieventi inessere• Strumentidimonitoraggio everificacontinui
141
Grazie per l’attenzione
Gaetano Bocchetti Commissario Ente Provinciale per il Turismo di [email protected]
Per ulteriori approfondimenti
Roberto MiceraResponsabile Scientifico Ciclo di incontri seminariali e laboratori di accompagnamento Progetto MICE in Italia per l’[email protected]
Carlo Spagnoli
Responsabile programmi promozionali e di internazionalizzazione presso Unioncamere