Progetto MICE II ciclo Convention Bureau [modalit ... · Colloqui MeetingsIndustrye Convention...

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Creazione e Gestione di un Convention Bureau Dr. Carlo Spagnoli Progetto di eccellenza MICE in Italia Dr. Carlo Spagnoli Responsabile programmi promozionali e di internazionalizzazione presso Unioncamere Istituto di Ricerca su Innovazione e Servizi per lo Sviluppo - IRISS Consiglio Nazionale delle Ricerche - CNR 1

Transcript of Progetto MICE II ciclo Convention Bureau [modalit ... · Colloqui MeetingsIndustrye Convention...

Creazione e Gestione di un Convention Bureau

Dr. Carlo Spagnoli

Progetto di eccellenza MICE in Italia

Dr. Carlo SpagnoliResponsabile programmi promozionali e di internazionalizzazione presso Unioncamere

Istituto di Ricerca su Innovazione e Servizi per lo Sviluppo - IRISSConsiglio Nazionale delle Ricerche - CNR

1

Agenda

• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau

• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB

• La comunicazione commerciale digitale dei CB

• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB

• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB2

Agenda

• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau

• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB

• La comunicazione commerciale digitale dei CB

• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB

• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB3

Meetings Industry

MICE (Meeting, Incentive, Congress and Events)- IAPCO

• Meeting - Termine generale che indica l'unione di un certo numero di persone in un unico luogo, per conferire o svolgere una particolare attività.

• Incentive - Evento come parte di un programma che viene offerto ai suoi partecipanti per premiare una prestazione offerto ai suoi partecipanti per premiare una prestazione precedente.

• Conferenza - Incontro partecipativo progettato per la discussione, accertamento dei fatti, la soluzione di problemi e la consultazione (tendenzialmente più ristretta rispetto ad un congresso…)

• Evento - Mostra in cui vengono visualizzati prodotti e/o servizi

4

Recentemente, a seguito di un indirizzo di settore , si tende a non usare più l'etichetta “Mercato MICE” e

invece usare quella di

Meetings Industry

invece usare quella di

“Meetings Industry“

che comprende tutto quanto considerato MICE

5

L’Osservatorio Italiano dei Congressi e Eventi-OICE – 2014

L’industria dei congressi e degli

L’industria dei congressi e degli

eventi in Italia

6

Rapporto OICE - 2014

Tutte le tipologie di eventi con almeno 10 partecipanti

5.786

• Sedi contattatealmeno 10 partecipanti

• Sedi contattate

95%

• Rappresentatività

7

Rapporto OICE - 2014

308.912 eventi

25.534.011 408.464

83 persone

partecipan

1,5 giorni durata

308.912 eventi

realizzati

25.534.011partecipan

ti

408.464

giornate

partecipan

ti in media per

evento

durata media evento

8

Eventi e partecipanti in base alla provenienza geografica

Rapporto OICE - 2014

Escluse mostre e altri eventi

9

Eventi e partecipanti in base alla tipologia di cliente

Rapporto OICE - 2014

Escuse mostre e altri eventi

10

Rapporto OICE 2014Rapporto OICE - 2014

Eventi, partecipanti e giornate presenza per area geografica

Eventi Partecipanti Giornate Presenze

N. % N. % N. % N. %

Nord 177.554 57% 15.759.246 62% 223.652 55% 23.411.982 61%Nord 177.554 57% 15.759.246 62% 223.652 55% 23.411.982 61%

Centro 80.562 26% 6.906.483 27% 114.054 28% 10.493.383 27%

Sud 27.935 9% 1.810.044 7% 39.060 10% 2.776.859 7%

Isole 22.861 7% 1.058.238 4% 31.998 8% 1.555.393 4%

Totale 308.912 25.534.011 408.764 38.237.617

11

Rapporto OICE 2014Rapporto OICE - 2014

La distribuzione delle sedi

Prevalenza :

• Centro-Nord

• Lungo principali vie di comunicazione

• Frammentazione

• Localismi

12

Rapporto OICE 2014Rapporto OICE - 2014

Gli eventi per tipologia di sede

13

Rapporto OICE 2014Rapporto OICE - 2014

Gli eventi per tipologia di partecipanti

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Rapporto OICE 2014Rapporto OICE - 2014

Gli eventi per tipologia di presenze

15

Rapporto OICE 2014Rapporto OICE - 2014

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I Meeting hanno l’obiettivo di :

• motivare i partecipanti

• fare business

condividere idee

Meetings Industry e Convention Bureau

• condividere idee

• Imparare

• socializzare

• tenere discussioni

Fonte: World Travel Organization-UNWTO

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Meetings Industry e Convention Bureau

18

Viaggi Leisure Viaggi Business

Meetings Industry e Convention Bureau

In comune:LA DESTINAZIONE

Meeting IndustryTurismo

19

• Dimensione del meeting : Numero minino di 10 participanti

• Sede (“venue”) del Meeting: “Deve essere pagata una quota di affitto (“rental”) per l’utilizzo della sede del meeting”

Meetings Industry e Convention Bureau

affitto (“rental”) per l’utilizzo della sede del meeting”

• Durata del Meeting : mezza giornata (quattro ore ) o più

Fonte: World Travel Organization-UNWTO

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• Crea educazione

• Supporta la formazione continua

• Facilita il networking scientifico

• Consente la comunicazione

Meetings Industry e Convention Bureau

• Consente la comunicazione

• Crea piattaforme per il trasferimento della conoscenza

• Diffonde il capitale intellettuale della destinazione

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il mercato

Congressi Conferenze Seminari

ForumAssemblee

GeneraliColloqui

Meetings Industry e Convention Bureau

Meeting

Workshop Convention Clinic

Etc, etc., etc.

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Meeting Associativi

Meeting Associativi

• Ilnumerodeglieventicontinuaacrescere

• La dimensione media si riduce da 1.253 partecipanti all’inizio degli anni ‘60 a 424partecipantinelperiodo2008-2012.

• La durata si contrae: da 6,3 giorni all’inizio degli anni ‘60 a 3,8 giorni nel periodo2008-2012;

Meetings Industry e Convention Bureau

• La durata si contrae: da 6,3 giorni all’inizio degli anni ‘60 a 3,8 giorni nel periodo2008-2012;

• I principali ambiti tematici che registrano la crescita maggiore riguardano lescienzemediche, letecnologieelescienze ingenere;

• Lesedipiùutilizzatesonolestrutturealberghieree icentricongressi, increscita lesediuniversitarie;

• I comportamenti d’acquisto sono più severi, ma i congressi internazionalimantengono un’elevata spesa pro capite: 678 USD per delegato per giorno nelperiodo2008-2012(conun’incidenza dellaquotadi iscrizionestimatadel22%).

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il mercato

MeetingDealer

conferenceLancio

prodottiKick off

User meeting

Incentive Esposizioni Mostre Eventi

Meetings Industry e Convention Bureau

meetingIncentive Esposizioni Mostre

Promotion Road show BuildingGrandi eventi

Etc, etc., etc.

Eventi Corporate

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Eventi corporate

Meetings Industry e Convention Bureau

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Classifica numero

meetings (per paese)

ICCA

(«Statistic Report

2014»)

USA 831

Germania 659

Classifica numero

meetings (per paese)

UIA

(«Report

2014»)

USA 858

Belgio 851

Meetings Industry e Convention Bureau

le statistiche sugli eventi…?

Germania 659

Spagna 578

UK 543

Francia 533

Italia 452

Giappone 337

Cina 332

Olanda 307

Brasile 291

Belgio 851

Singapore 850

Rep. Korea 636

Giappone 624

Francia 561

Austria 539

Spagna 513

Germania 439

UK 354

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le statistiche sugli eventi…?

Classifica numero

meetings (per città)

ICCA

(«Statistic Report

2014»)

Parigi 214

Vienna 202

Classifica numero

meetings (per città)

UIA

(«Report 2014»)

Singapore 850

Bruxelles 787

Meetings Industry e Convention Bureau

Vienna 202

Madrid 200

Berlino 193

Barcellona 182

Londra 166

Singapore 142

Amsterdam 133

Istanbul… 130

Roma (17° posto) 97

Bruxelles 787

Vienna 396

Parigi 325

Seoul 249

Tokyo 228

Madrid 200

Barcellona 193

Bangko 189

Ginevra 173

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i clienti

• Organizzazioni Governative Internazionali(IGOs)

• Organizzazioni non Governative (NGOs)

• Associazioni Internazionali

Associationi europee o continentali

Meetings Industry e Convention Bureau

• Associationi europee o continentali

• Associationi Regionali

• Associazioni nazionali

• Comunità scientifiche

• Corporazioni

• Organizzatori di esposizioni

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Criteri di scelta della sede del congresso

�40 Associazioni intervistate

�Da 1 (minimo) a 5 (massimo)

�Fonte: Meeting Consultants, 2014

Meetings Industry e Convention Bureau

29

Forme di supporto più gradite

�40 Associazioni intervistate

�3 preferenze su 6 opzioni /Totali

�Da A (massimo) a C (minimo)

�Fonte: Meeting Consultants, 2014

Meetings Industry e Convention Bureau

30

�40 associazioni intervistate

�Ordine di preferenza 4 opzioni

�Fonte: Meeting Consultants, 2014

La percezione dell’impatto dell’evento

Meetings Industry e Convention Bureau

31

I fornitori

Centricongressi

Hotel Traporti DMC

PCOInterpretariat

oAV

companiesIT

companies

Meetings Industry e Convention Bureau

Badge Decorazioni AllestimentiMedia e

comunication

Catering Provider Softwarehouse

Gadget e regali

Segnaletica Animazione Guide Etc., etc., etc.

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Gli intermediari/i clienti

• Core PCOs

• Association Management Companies-AMCs

Venue Finders

Meetings Industry e Convention Bureau

• Venue Finders

• Meeting Planners

• Incentive Houses

• …

• Convention Bureau

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Il progetto Mice

Il progetto MICE in Italia persegue l’obiettivo di sviluppare ulteriormente l’attività congressuale in

quanto forma di turismo di qualità, caratterizzata da un alto valore aggiunto, in grado di incrementare un alto valore aggiunto, in grado di incrementare l’impatto economico, di destagionalizzare i flussi

turistici e di valorizzare il nostro importante patrimonio storico, artistico, culturale, naturalistico ed

enogastronomico.

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Le categorie della filiera congressuale

• DMO (Destination Marketing Organisation) e CVBs(Convention & Visitors Bureau)

• Convention Bureau territoriali • Club di Prodotto e Aggregazioni d’Imprese congressuali • Sedi congressuali: centri congressi, alberghi congressuali,

dimore storiche, spazi per grandi eventi, spazi istituzionali, dimore storiche, spazi per grandi eventi, spazi istituzionali, spazi non convenzionali

• Agenzie di organizzazione di convegni, congressi, eventi motivazionali, lanci di prodotto, esposizioni, seminari; Agenzie di Viaggio e di Comunicazione con specifici Conference Dept.

• Aziende e Agenzie di servizi e consulenza congressuale.

35

Convention Bureau territoriale

•Nato a Detroit, USA

• A Londra il primo in Europa

• A Trieste il primo in Italia nel 1985

• In tutte le più importanti città del Mondo

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Convention Bureau territoriale

Organismi no profit, che rappresentano una specifica

Anno 1914…

Organismi no profit, che rappresentano una specifica destinazione, con lo scopo di spingere a organizzarvi eventi,

fornire assistenza durante l'organizzazione, invogliare i partecipanti a godere delle potenzialità storiche e culturali e per

il tempo libero della località

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Convention Bureau : definizione

Organizzazione senza scopo di lucro preposta al marketing della destinazione, che ha come scopo far crescere e

prosperare il turismo congressuale, incrementare il numero di eventi, convegni, meeting sul proprio territorio,

rappresentare il maggior numero possibile di operatori in

Oggi…

di eventi, convegni, meeting sul proprio territorio, rappresentare il maggior numero possibile di operatori in grado di competere nel segmento di riferimento, garantire

la qualità professionale di tutti gli aderenti al CB =

PROMOZIONE E POSIZIONAMENTO DELLA DESTINAZIONE NEL MERCATO DELLA MEETINGS INDUSTRY

38

Convention Bureau territoriale

• E’ un organismo, generalmente no-profit, giuridicamente costituito di natura pubblica, pubblico/privata o privata che promuove e commercializza il prodotto congressuale di una determinata destinazione geografica con competenza nazionale, regionale, provinciale o locale nazionale, regionale, provinciale o locale

• Beneficia del riconoscimento di tale attività da almeno una istituzione locale, regionale, nazionale

• Dispone di una struttura operativa con almeno 3 addetti specificamente formati e dedicati all’attività di promozione e commercializzazione

39

Convention Bureau territoriale

• Dimostra di conoscere il territorio, risponde in maniera tempestiva alle richieste dei clienti al telefono, via e-mail e con l’invio di documentazione esaustiva

• Ha implementato e aggiorna continuamente un portale/sito web con tutte le informazioni necessarie per promuovere la destinazione nel campo congressuale, con un sistema di ricerca degli operatori e informazioni di base sui soci (almeno in due lingue, italiano e inglese, meglio se plurilingue)

40

Convention Bureau territoriale

• Dimostra di svolgere attività di promozione attraverso strumenti strategici e operativi necessari al raggiungimento degli obiettivi prefissati (materiale promozionale elettronico e/o cartaceo, fiere, btob, educational, brochure, cataloghi anche elettronici)

Dimostra di svolgere attività di scouting per promuovere • Dimostra di svolgere attività di scouting per promuovere candidature proattive per conto della propria destinazione

• Rappresenta la maggioranza dell’offerta qualificata del proprio territorio e perciò in possesso dei requisiti di base

• Svolge con continuità una mappatura dell’offerta congressuale del proprio territorio

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Convention Bureau territoriale

• Comunica in maniera efficace e dimostrabile all’esterno e all’interno del proprio territorio

• Qualifica i servizi specifici del segmento congressuale, ne promuove peculiarità ed eccellenze

• Promuove e commercializza la destinazione attraverso canali digitali, con un network relazionale

• Fornisce consulenza e formazione agli operatori del territorio

• Raccoglie e monitora i dati del proprio territorio e li comunica con cadenza almeno biennale

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Agenda

• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau

• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB

• La comunicazione commerciale digitale dei CB

• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB

• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB

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Il recente percorso italiano

• Il 26 luglio 2013, le Regioni , Enit e Federcongressi & Eventihanno firmato un Protocollo d’intesa volto a qualificare erilanciare l’offerta congressuale italiana, soprattutto sui mercatiinternazionali.

• Avvio Tavolo di analisi e confronto, al quale sono stati invitati apartecipare rappresentanti di Confturismo-Confcommercio,Federalberghi, Federturismo-Confindustria, Confesercenti-Assoturismo.

• Il 18 giugno 2014 e stato costituito dalle Associazioni dicategoria il Convention Bureau Italia.

44

Convention Bureau Italia

• OBIETTIVI: Promuovere la Destinazione Italia quale sede disvolgimento di congressi, meeting ed eventi diincentivazione/comunicazione, attraverso il supporto alla domandainternazionaleenazionalenell'attivitàdi ricercadelle relative location.

• STRUTTURA: Aggregazione di operatori privati, riuniti in Rete diImprese, promossa da associazioni imprenditoriali (Soci: Associazioni(17%),CBeCDP(30%)eCentricongressi/hotel (53%)

• COORDINAMENTO /LEGITTIMAZIONE (“si prevede”): Ministero deibeni e delle attività culturali e del turismo, delle Regioni, di Enit e contutte le strutture di pertinenza, primi fra tutti i Convention Bureauterritoriali

45

Convention Bureau Italia : lo Statuto

«Attività diretta a favorire la scelta del territorio nazionale quale sede di eventi congressuali, espositivi, fieristici, di affari, di turismo e di altri analoghi e in

particolare:..»

Membership PartnershipRapporto con

DMO/Enit

PortaleAttività di

comunicazione

Supporto alle destinazioni per le

attività di candidatura

Studi e ricerche

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Convention Bureau Italia : lo Statuto

Pianificazione attività promozionali all’estero

• workshop b2b & sales mission (incontri programmati tra domanda ed offerta)all ‘estero;

• fam trip, sul territorio nazionale;

• supporto all organizzazione di inspection visit (visite di ispezione per la sceltadi una destinazione) alle venues (sedi), piu' rispondenti alle esigenze deidi una destinazione) alle venues (sedi), piu' rispondenti alle esigenze deicommittenti;

• programmi promozionali per sviluppo segmento corporate;

• forme di cooperazione tra i soci;

• azioni di promozione e di accrescimento della societa' e dei soci;

• programmi di ricerca ed innovazione in collaborazione con universita' e centridi ricerca pubblici e privati;

• rapporti della societa' con enti e istituzioni locali comunitarie, nazionali einternazionali;

• predisposizione di regolamenti che definiscano le modalita' di adesione, lapartecipazione e lo svolgimento delle attivita' all interno della societa'. 47

Convention Bureau Italia

I CB Italiani soci 1/2

48

I CB Italiani soci 2/2

Convention Bureau Italia

49

Due esperienze di CB italiani

50

Anno fondazione Soci fondatori

CBRR

“Come un direttore

d’orchestra”

1994 Comune di Rimini, Rimini Fiera Spa, AiradriaSpa, Turiservice Srl (servizi e coop. alberghi) e Servizi Turistici S.r.l. (Confcommercio, Confesercenti e Associazione albergatori)

Due esperienze di CB italiani

Sicilia CB

“Apre tutte le porte”

2008 Unicredit, CCIAA Siracusa e CCIAA Palermo

51

Obiettivi

CBRR • promuovere, valorizzare e coordinare l’offerta congressuale dell’ambito territoriale che rappresenta; • fungere da punto di riferimento per ogni evento qui organizzato; • sviluppare segmenti di domanda ad alto valore aggiunto per unità di prodotto (ad esempio congressi medici e scientifici); • garantire elevati standard qualitativi certificando la qualità di tutta la filiera congressuale rappresentata dal CB

Due esperienze di CB italiani

rappresentata dal CB • divulgare la cultura dell’accoglienza.

SiciliaCB

•incrementare il numero degli eventi, di qualunque natura e dimensione, che si svolgono in Sicilia, •promozione e la commercializzazione del territorio Siciliano.•l’elaborazione ed il coordinamento dell’offerta congressualel’acquisizione di eventi

52

Principali attività promozionali e di comunicazione

CBRR •pubblicazione di materiale cartaceo e multimediale •alla pubblicità su stampa specializzata nazionale ed estera, •cura e aggiornamento del sito web, •la pubblicazione periodica di “Modus Operandi”, •la partecipazione a borse e fiere, •il sostegno ad eventi di grande impatto e visibilità e •l’organizzazione di workshop, educational e fam trip.

Due esperienze di CB italiani

•l’organizzazione di workshop, educational e fam trip.•Marchio di qualità “Rimini per i Congressi”•Gestione palacongressi di rimini. •“Club degli ambasciatori della riviera di Rimini”, ritagliato ad hoc per le personalità

del territorio;

Sicilia CB

•Campagne promozionali•pubblicazione di materiale cartaceo e multimediale •alla pubblicità su stampa specializzata nazionale ed estera, •cura e aggiornamento del sito web, •Programma Ambasciatori aperto (attraverso candidature)

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Assistenza alla domanda

CBRR •organizzazione educational e site inspection;•creazione di candidature personalizzate; •selezione e verifica della disponibilità di strutture congressuali e alberghiere;•elaborazione del budget iniziale;•contatto fra il cliente e il network di fornitori locali;•predisposizione di programmi sociali; •supporto nella ricerca di business partner, finanziamenti e sponsor locali;

Due esperienze di CB italiani

•supporto nella ricerca di business partner, finanziamenti e sponsor locali;•rilevazione della soddisfazione del cliente sull’evento e sulla destinazione;•controllo della qualità del sistema di accoglienza e delle prestazioni degli operatori.

Sicilia CB

•pianificazione e realizzazione campagne promozionali, •predisposizione studi,progetti e strumenti di marketing e di relazioni pubbliche, •promozione immagine del territorio siciliano e della sua filiera turistico-ricettiva, •gestione attività di formazione professionale, di comunicazione e di tecnologia richiesti od utilizzabili dagli operatori del mercato turistico congressuale.

54

Promozione dell’offerta

CBRR •Indirizzo in modo imparziale le richieste dei clienti verso i propri fornitori;•esercizio attività di "bidding”;•preparazione kit di presentazione

Sicilia •servizi e consulenza in materia di turismo,

Due esperienze di CB italiani

Sicilia CB

•servizi e consulenza in materia di turismo, •sviluppo dei servizi turistici, •pianificazione e marketing turistico territoriale, e nelle materie attinenti al comparto turistico-congressuale e degli eventi che gli stessi consorziati ritengono utili per la propria programmazione economica e territoriale.• Stimolare e coordinare le attivita' dei soci consorziati dirette ad acquisire maggiore flussi turistici ed eventi, soprattutto nell'ottica di contribuire a destagionalizzare l'attività turistica.

55

Attività di formazione

CBRR Creazione del marchio “Rimini per i Congressi”, iniziativa che mira al raggiungimento della qualità totale dell’offerta congressuale riminese anche attraverso la formazione professionale degli operatori (es. corsi finanziati dal FSE) e la diffusione della cultura dell’accoglienza.Per ciascuna categoria (Sedi congressuali, Servizi accessori (allestimenti, assistenza congressuale,

ristorazione e catering, servizi tecnologici, spettacolo, trasporto), Alberghi, Agenzie di organizzazione congressuale (PCO e DMC)) oltre ai requisiti base di accesso, sono definiti gli standard di riferimento per l’erogazione del servizio nelle diverse fasi operative e di contatto con il cliente:

Due esperienze di CB italiani

per l’erogazione del servizio nelle diverse fasi operative e di contatto con il cliente:• comunicazione istituzionale; • informazione alla clientela; • assistenza alla clientela (prima, durante edopo l’evento) • contratto; • consuntivo e follow-up; • gestione della clientela

Sicilia CB

Intensa l’attivita di ricerca, formazione e networking sul territorio, con una nuova edizione dell’osservatorio congressuale siciliano, un roadshow che ha mappato la regione in nove tappe per un’azione di sensibilizzazione verso il comparto MICE e di congiunzione tra il settore pubblico e privato siciliano per lo sviluppo sinergico del turismo congressuale della destinazione, partendo da una fotografia statistica aggiornata del mercato; una masterclass, la quinta dalla fondazione del CB; due corsi di formazione.

56

Forma giuridica Governance Staff/Ruoli

CBRR Rimini Fiera SPA (che ha

inconrporato nel 2014 il CB della

Riviera di Rimini srl, fin allora

controllata al 100%)

Non distribuisce gli utili da statuto

Società mista pubblico/privata : Rimini

Congressi srl (52,5%), Provincia di Rimini

(8,9%), CdC Rimini (8,92%), Rimini Holding

(Istituto Musica Teatro ed Eventi di Rimini)

(8%), ReGio E.R. (5,8%) e altri soci (15,8%)

per un totale di 67 Soci.

Le cariche direttive all’interno della società

sono svolte dal Presidente, rappresentante

L’organigramma conta su un totale di 19

risorse (ad esclusione della Presidenza) ed è

così strutturato

1 Direttore Business Unit Eventi & Congressi

di Rimini Fiera spa; 1 assistente direzione ;

1Sales Manager

1Sales Account ; 6Event Manager

2 Project Executive ; 1 Ambassador Program

& Intl Business Development

Due esperienze di CB italiani

di Rimini Congressi e dal Direttore, una

figura tecnica nominata dal Cda.

1 Marketing Manager; 1Marketing Executive

; 1 Technical and Oparations Manager,

1Event Design & Production 2 Staff

Sicilia

CB

Scrl

La Società non ha scopo di lucro

Società mista pubblico privata (Unicredit

86%, CCIAA Palermo 7% e CCIAA Siracusa

7%)

7 persone di staff (compresa la presidenza)

comprensive di un direttore e funzioni di

Sales & Administration Executive, Marketing

& Communication,

Projects & Bids

57

Numero associati Composizione associati

CBRR 118 soggetti certificati Strutture congressuali, alberghi, società di trasporto, ristorazione e catering, PCO, DMC, società di comunicazione, società di servizi congressuali enti pubblici locali e turistici.

SiciliaCB

108 “affiliati” (tra tutte le categorie) ma rispettando degli standard di qualità

Strutture congressuali, alberghi, società di trasporto, ristorazione e catering, PCO, DMC, società di comunicazione, società di servizi

Due esperienze di CB italiani

Gli amici del Sicilia Convention CB (hotel 2 stelle, B&B, ristoranti, parcheggi, taxi, associazioni culturali, musei e fondazioni, prodotti tipici) Bureau sono quegli operatori del settore degli eventi che –pur non operando direttamente al servizio dell’industria e non rientrando per Statuto nelle categorie riservate agli affiliati – svolgono attività complementari, necessarie all’organizzazione di un evento in Sicilia.

società di comunicazione, società di servizi congressuali enti pubblici locali e turistici.

58

Budget

CBRR Il capitale sociale di Rimini Fiera SPA (anno 2014) era pari a 42,3 Mln euro. Il valore della produzione alla stessa data era pari a 67 mln di euro.

Il capitale sociale di CB Riviera di Rimini srl (al momento dell’incorporazione - anno 2014) era pari a 600 mgl Euro mentre il valore della produzione alla stessa data era parti a 8,3 mln di euro.

Due esperienze di CB italiani

parti a 8,3 mln di euro.

SiciliaCB

Il capitale sociale (anno 2014) era pari a 119 Mgl euro. Il valore della produzione alla stessa data era pari a 288 Mgl di euro.

59

Principali costi Finanziamenti

CBRR 14% personale; 71% marketing, studi e ricerche; 15% spese di gestione ammortamenti e oneri finanziari

Il CBRR ricava la totalità delle entrate maggior parte delle entrate (98%) dalla gestione di propri spazi congressuali. Rimini Fiera è infatti proprietaria nonché responsabile della gestione del Nuovo Palacongressi di Rimini e del Quartiere

Due esperienze di CB italiani

Palacongressi di Rimini e del Quartiere fieristico), mentre il restante 2% è suddiviso equamente tra fondi pubblici e commissioni ottenute dalle imprese aderenti sugli introiti derivanti da eventi ad esse procacciati.

SiciliaCB

43% personale; 43% marketing, studi e ricerche; 14% spese di gestione ammortamenti e oneri finanziari

il 47% delle entrate è derivante da ricavi per servizi. Il restante 53% è derivante dai contributi e quote associative e/o di affiliazione in conto esercizio

60

Case study e lavoro di gruppo

Il Programma «Club degli ambasciatori» del Convention Bureau della Riviera di Rimini

61

Convention Bureau della Riviera di Rimini

Due esperienze di CB europei

62

Anno

fondazioneSoci fondatori Obiettivi

CB Barcellona

"Lo stile di

vita"

1983 CdC, il Comune e l’Ufficio del Turismo e 45 esponenti dell’industria locale

•promuovere la città di Barcellona quale sede per il turismo congressuale; •fornire consulenza nella pianificazione ed organizzazione di eventi a Barcellona;•potenziare e sviluppare le strutture e i servizi congressuali della città; Visione

Due esperienze di CB europei

servizi congressuali della città; Visione identitaria della città.

CB Vienna

"La scelta

migliore"

1968 Ufficio delTurismo, del Comune e della Camera di Commercio

• attrarre il maggior numero possibile di eventi nella città;• fornire gratuitamente consulenza organizzativa come partner “neutrale” a soggetti nazionali ed internazionali interessati a organizzare eventi a Vienna;• produrre statistiche relative all’industria congressuale.

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Principali attività promozionali e di comunicazione

CB Barcellona • stampa e pubblicità;• partecipazione a borse e fiere di settore;• organizzazione di workshop, educational e fam trip;• pubblicazione di materiale promozionale (ad esempio la Guida dei Congressi, biennale).

Due esperienze di CB europei

CB Vienna • stampa e pubblicità;• pubblicazione di guide: Brochure "Meeting in Vienna“, Hotel Guide, Vienna Journal)- Promotional Material Catalogue• gestione del sito internet (con venue finder);• produzione di materiale audiovisivo, DVD e mappe digitali relative all’evento;• pubblicazione del calendario delle attività congressuali della città in cui tutti gli eventi sono inseriti gratuitamente con un link al rispettivo sito Internet;• partecipazione a borse e fiere di settore (AIME, CONFEX, MITT, IT&ME, EIBTM);• organizzazione di workshop, educational e fam trip.

64

Servizi ai clienti

CB

Barcellona

Nessuna attività commerciale, solo intermediazione. Analizza la domanda e mette in contatto con l'offerta. Servizi

(alcuni gratuiti):

• informazioni su congressi, strutture e servizi;

• possibilità di ricevere il bollettino mensile del CB;

• supporto tecnico e consulenza per la presentazione di candidature che provengono da propria iniziativa e per

conto dei propri clienti;

• coordinamento delle visite d’ispezione;

• materiale promozionale del CB o di Barcellona per i propri congressisti o per iniziative promozionali proprie;

Due esperienze di CB europei

• coordinamento di visite e interviste alla stampa specializzata.

CB

Vienna

Nessuna attività commerciale, solo intermediazione. Analizza la domanda e mette in contatto con l'offerta. Servizi

(alcuni gratuiti):

•supporto per la scelta della location prenotazione stanze hotel

• bid bookks e presentazioni power point

•site inspections

•supporto finanziario (a certe condizioni) per meeting internazionali a Vienna (luglio/agosto e novembre/marzo)

•fornisce materiale promozionale della città gratis (brochures, videos, foto digitali e mappe della città)

Pubblicizza gratis l'evento nel Vienna convention calendar .

•servizio gratuito per i clienti che intendono rivolgersi ai partner USA (Marketing Challenges International), Canada

e Irlanda

65

Servizi agli associati

CB

Barcellona

• Partecipazione all’Assemblea Annuale, la possibilità di ricevere il calendario trimestrale dei congressi e

informazioni privilegiate per

instaurare contatti commerciali;

• la possibilità di ricevere l’inserto allegato al bollettino mensile del CB; l’accesso alla banca dati del CB con

più di 12 mila contatti commerciali; la contrattazione degli spazi pubblicitari nelle ; pubblicazioni realizzate

dal CB;

• la possibilità di acquisire dal CB clienti che ad esso si sono rivolti per l’organizzazione del proprio evento;

• la partecipazione a fiere ommerciali per tramite dello stand del CB;

• prendere parte con il CB ad iniziative promozionali specifiche fuori di Barcellona,

• la possibilità di contattare i partecipanti ai fam trip invitati dal CB.

Due esperienze di CB europei

• la possibilità di contattare i partecipanti ai fam trip invitati dal CB.

CB

Vienna

L’intera offerta congressuale viennese può beneficiare dell’attività di candidatura

portata avanti dall’ente per l’acquisizione di eventi sul territorio,

Poi servizio imparziale

e gratuito di intermediazione che esso svolge tra i clienti che intendono organizzare un evento a

Vienna e le imprese congressuali ivi situate.

Il CB assiste inoltre gli attori dell’offerta nella

presentazione del proprio prodotto attraverso la realizzazione di book o presentazioni in Power Point.

66

Attività di ricerca Attività di formazione

CB Barcellona •Rapporto statistico annuale sull’attività congressuale nella città •Studio sul mercato congressuale basato su indagini•condotte presso i partecipanti ai congressi e presidenti dei congressi

Per quanto concerne la formazione, il BaCB offre ai membri del proprio staff la possibilità difrequentare corsi di aggiornamento organizzati da associazioni di categoria.

CB Vienna •Studi e ricerche sulla Vienna meeting L’attività di formazione per il proprio staff è

Due esperienze di CB europei

CB Vienna •Studi e ricerche sulla Vienna meeting Industry (“Vienna meeting IndustryReport” annuale)•Rapporto statistico annuale sull’attività congressuale nella città •Studio sul mercato congressuale basato su indagini•condotte presso i partecipanti ai congressi e presidenti dei congressi •Analisi periodica dell’impatto economico e fiscale degli eventi

L’attività di formazione per il proprio staff è continua e si basa sulla formazione sul prodotto Vienna ed aggiornamenti su nuove caratteristiche, opportunità e servizi.

67

Forma giuridica Governance

CB Barcellona

Dipartimento dell’Ufficio del Turismo di Barcellona (BarcelonaTurisme)

Pubblico-privataCapitale sociale:• 50% pubblico (25% Camera di Commercio e 25% Comune di Barcellona); 50% vari soggetti privati.Il comitato del CB è composto dal Presidente del CB (designato dal Presidente dell’Ente turismo), il Direttore Generale dell’Ente Turismo, il Direttore del CB, un rappresentante de Fira de Barcelona,

Due esperienze di CB europei

il Direttore del CB, un rappresentante de Fira de Barcelona, Presidente/Direttore dell’Associazione degli Hotel, rappresentante delle strutture associate

CB Vienna Dipartimento dell’Ufficio del Turismo, il cui capitale sociale è interamente pubblico.

Totalmente pubblica.Al momento della fondazione esso eraequamente ripartito tra i due soci fondatori (Camera di Commercio e Comune di Vienna), mentre oggi è suddiviso in tre parti uguali tra i due soggetti appena citati e un terzo socio, l’Ufficio del Turismo di Vienna, entrato più tardi nella compagine sociale.

68

Staff/Ruoli

CBBarcellona

Lo staff comprende un totale di 10 risorse, ad esclusione del Presidente (che è il Presidente dell’Ufficio del turismo di Barcellona) con i seguenti ruoliManaging Director, Deputy Director, Office Coordinator (International Promotion: UK, Ireland, SE Asia & Australia) 2 Association Meetings Manager International Promotion Manager (India, South of Europe and Scandinavia); International Promotion (China & Japan); International Promotion Manager (France, USA and Canada); International Promotion Manager (Benelux,

Due esperienze di CB europei

DACH-Countries, Eastern Europe and Gulf CountriesLA struttura è organizzata per Area Congressi (legata al mondo associativo, (professionale, accademico, universitario, medico...) Area Convenzioni (presentazioni di prodotto, incentivi, etc.) legata al mondo imprenditoriale e corporativo e Area Marketing

CBVienna

Lo staff comprende un totale di 10 risorse (ad esclusione della Presidenza,ricoperta dal Presidente dell’Ufficio del turismo di Vienna), con i seguenti ruoli:• Direttore generale; Deputy Director Marketing Manager per Germania, Scandinavia, Italia e Svizzera; Marketing Manager per Francia e Benelux; Marketing Manager per Gran Bretagna; Marketing Manager per USA e Canada; Office Manager; Marketing assistant (2); Marketing Manager Associazioni; Internet Assistant e Back Office.

69

Numero associati Composizione associati

CB Barcellona 329 Enti fiera, centri congressi, auditorium, hotel, DMC, PCO, organizzatori di eventi e convention, ristoranti, compagnie di trasporto e noleggio, imprese diservizi (hostess, interpretariato, supporto audio-video, catering), ecc.)

Due esperienze di CB europei

catering), ecc.)

CB Vienna Non è prevista alcuna forma di adesione al CB da parte di soci o membri

La struttura, in qualità di dipartimento dell’Ufficio delTurismo cittadino, rappresenta tutta l’offerta congressuale della città. Il CB può tuttavia contare su una serie di società sponsor, in totale 17, che stipulano un contratto triennale per il quale, in cambio di una somma di denaro, ricevono esposizione pubblicitaria sulle guide pubblicate dall’ente.

70

Budget Principali costi (%) Finanziamenti

CBBarcellona

2,0 Mln. EURO • 33% spese di gestione e personale;• 48% spese attività di promozione e marketing;• 19% studi e ricerche.

I finanziamenti derivano in gran parte dai soci aderenti (membri e hotel), tramite il versamento di quote associative dei membri (28%) e degli hotel (38%) oltre che da servizi specifici di marketing (11%) e pubblicità (13%), mentre il rimanente 10% delle entrate è rappresentato da fondi pubblici.

Due esperienze di CB europei

delle entrate è rappresentato da fondi pubblici.

CBVienna

2.8 Mln euro • 27% spese e personale;• 68% spese attività di promozione e marketing;• 5% studi e ricerche.Le spese di gestione della struttura sono a carico dell’Ufficio del Turismo

I finanziamenti consistono prevalentemente in sovvenzioni di natura pubblica (95%), mentre il rimanente 5% deriva da contributi privati erogati da una serie di sponsor per pubblicità e annunci sulle pubblicazioni a cura del CB (si tratta di centricongressi, hotel agenzie di viaggio, PCO, DMC).

71

Due esperienze di CB europei

Numero

eventi

Congressi

associativi

(%)

Eventi

corporate (%)

Numero

partecipanti

Partecipanti

nazionali

Partecipanti

internazionali

(%)

• Fonti: “Tourism statistics in Barcelona and regions-2014”, "Actividad turística Turismode reuniones 1984-2013“ Barcelona Convention Bureau of Tourisme of Barcelona

• Fonte “Vienna meetings industry report-2014”, Vienna Convention Bureau

CB Barcellona* 1969 67 33 579855 26 74

CB Vienna** 3582 40 60 521433 32,2 67,8

72

Agenda

• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau

• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB

• La comunicazione commerciale digitale dei CB

• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB

• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB73

La comunicazione delle organizzazioni

…ma soltanto poche dicono

Tutte le organizzazion

i spiegano COME lo

Tutte le poche dicono

PERCHE’ lo fanno

COME lo fanno

Tutte le organizzazioni sanno COSA

fanno

«I clienti comprano non cosa le organizzazioni fanno …ma PERCHE’ lo fanno»

74

Schema della comunicazione 1/2

Messaggio(contenuto

Referente

Canale di

Tema di cui si parla

Canale di (contenuto della

comunicazione

Canale di emissione

Codice

Emittente Ricevente

Il linguaggio utilizzato per la comunicazione

75

Canale di ricezione

Premessa: schema della comunicazione 2/2

Facebook

(84,3%)What’s up

Facebookmessanger

Google+ Twitter InstagramGoogle+

(18,2%)

Twitter(69,1%)

Instagram

(25,5%)

SkypeLinkedin

(58,1%)

Pinterest(18,3%)

Viber

(25,2%)

Youtube

(36,2%)Etc, etc. etc.

???

�Tra parentesi la % di utilizzo dei Social Media negli eventi

�Fonte: Riva FiereCongressi-#DiMeeMa

76

Panorama delle comunicazione digitale

Mondo Europa Italia

Popolazione 7.395 838 59

Utilizzo internet 3.419 616 37

Utilizzo attivo social media 2.307 393 28

Connessioni mobile phone 3.790 1.102 80

Utilizzo social su mobile phone 1.968 305 24

�Fonte: Wearesocialsg - 2016

�Dati espressi in migliaia

77

Canali di comunicazione di un CB

Ufficio stampa House organ Mailing list

Banche dati Cataloghi Altri CB

Giornali CRM TV, radio

Brochure e depliant

Annuari Riviste di settore

78

Le nuove sfide digitali

• Panorama della comunicazione e della visibilità è molto cambiato

• Nuove strategie di comunicazione e nuovi canali di comunicazione verso i clienti/partecipanticomunicazione verso i clienti/partecipanti

• Per un CB è necessario capire e utilizzare al meglio i social media e gli strumenti digitali

• Necessità di un’adeguata formazione

79

Alcune regole per il presidio digitale di un evento

Idee ed obiettivi chiari

Prevedere quali strumenti digitali

utilizzare

Configurare una corretta policy di

gestione ed utilizzo dei social media

Essere presenti sui social media

Identificare una figura responsabile dei «Social Media»

dell’ evento

Definire una Digital Media Strategy

Ricerca delle fonti e delle persone da

seguire

Creazione di un piano contenuti e di

un calendario editoriale

Comunicare, interagire essere

«visibili»

Promozione organica Social advertising

Misurare le attività: Digital Media

Analytics

…prima – durante – dopo l’evento…

�Fonte: Elaborazione propria su info da CB Riva del Garda ed altri CB italiani ed internazionali

80

Un esempio di “alberatura” di una APP di un Convention Bureau

Calendario Congressi Menu comunication(Media e comunicati

stampa/privacy)

Calendario e Meeting Planner Guide

Iscriviti alla nostra newsletter MAIN SPONSOR 2016

Il CB compie 1 anno!!! Meeting Planner Guide Ambassadorprogramme FORUM SITE CITY Area riservata

CITY BID CITY YouTube CITY Flickr CONTACTS Corporate Social Responsability

CB e Alitalia uniscono le forze menuprincipale Citycongressbooking WHO WE ARE -

PORTALE visit city booking

citybooking Widget

�Fonte: Elaborazione propria su APP di CB italiani ed internazionali

81

Cose da fare per un CB…

•Un piano di marketing digitale volto al potenziamento dell’utilizzodei canali di comunicazione social e la messa a budget di investimentipubblicitari che sfruttino facebook marketing, web marketing edemail marketing per:

• accrescere l’engagement e l’online reputation della destinazionetramite il CBtramite il CB• favorire l’interazione con gli operatori del settore interessatiall’organizzazione di eventi sul territorio e con gli operatori localidel settore interessati a integrarsi nell’azione di sviluppocongiunto territoriale portata avanti da CB

•Incremento investimenti sui media, offline e online, nazionali einternazionali per diffondere l’immagine della destinazione attraversola stampa

82

Cose da fare per un CB…segue…

•Attività social community attraverso contest fotografici ecampagne video You Tube volte ad

• accrescere la community (campagna #destination) e• attuare un’azione di marketing virale attorno alla destinazionecome meta ideale per il MICEcome meta ideale per il MICE

•Attività formative continue rivolte agli operatori conaggiornamento costante delle tematiche approfondite per fornireconoscenze e sviluppare competenze professionali in linea con glistandard internazionali

83

Cose da fare per un CB…segue…

•Attivazione di partnership con gli attori chiave del territorio peraccrescere operativamente il contributo al comparto turistico-congressuale (es. Poli Turistici Territoriali, istituzioni pubbliche comeComuni e Camere di Commercio)

•Predisposizione di materiale multimediale sofisticato•Predisposizione di materiale multimediale sofisticato

•Restyling del sito web – principale vetrina online del CB – pertrasformarlo in un portale turistico che renda disponibile anche unavanzato sistema di prenotazione online (BOL) per i congressisti checercano strutture sul territorio sia tra gli affiliati al CB che tra tutti glioperatori del settore.

84

Esercitazione

E Voi,

•come definireste le caratteristiche di un CB efficace in campo digitale ? digitale ?

•come identifichereste i fattori da considerare per costruire una web-destination di successo ?

•come costruireste un piano di marketing digitale strategico ?

•con quali strumenti di marketing, di comunicazione e di ricerca ?

85

Agenda

• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau

• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB

• La comunicazione commerciale digitale dei CB

• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB

• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB

86

Il percorso dall’avvio alla gestione di un CB

Idea di Costituzione Lo start up

87

Il Progetto di Costituzione

La gestione

L’idea di costituzione di un CB

Tra operatori della filiera di settore

In ambito associativo-categorialecategoriale

In ambito pubblico

Da tutte le componenti

Soci fondatori

88

Il progetto di costituzione di un CB

La mission e gli obiettivi

Natura e forma giuridica, assetto organizzativo interno

La compagine sociale

Il funzionamento e regole interne

Risorse economico finanziarie

Compiti e attività

Relazioni del CB con altri enti/soggetti territoriali

89

Presenta il quadro generale

Strumento fondamentale per la proposta di costituzione di un Convention Bureau

Strumento per il reperimento delle risorse necessarie alla

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

Presenta il quadro generale delle attività che verranno

poste in essere dal nascente CB e delle risorse

che esso avrà a disposizione per lo svolgimento delle

stesse

Strumento per il reperimento delle risorse necessarie alla sua attuazione, stimolando i soci a percepire la propria

partecipazione e l’investimento nella

struttura quale rilevante opportunità per lo sviluppo

dell’impresa

90

1. Descrizione sintetica dell’idea di CB2. Il mercato di riferimento3. I prodotti/servizi offerti dal CB

Indice: esempio

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

3. I prodotti/servizi offerti dal CB4. Il piano di marketing5. Il piano organizzativo6. Il piano economico-finanziario7. Conclusioni8. Clausola di riservatezza/Privacy

91

Descrizione sintetica della business idea

Prodotti e servizi offerti

Clientela

Motivazione all’acquisto/access

o ai servizi e prodotti

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

Organizzazione dell’attività

Risorse umane e singole esperienze

Risorse finanziarie

Risultati finanziari attesi e

rendimento dell’investimento

92

Il mercato

Segmentazione del mercato di riferimento

Evoluzione del mercato di riferimento

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

La concorrenza

93

Il prodotto/servizio

Descrizione tecnica del prodotto/servizio

Tempistiche

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

Servizi accessori

94

Il piano di marketing

Il prezzo dei servizi/prodotti

La promozione del prodotto/servizio

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

La distribuzione del prodotto/servizio

95

Il piano organizzativo

Risorse umane Forma giuridica e struttura societaria

Know howe tecnologie utilizzate

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

struttura societaria utilizzate

Produzione del prodotto/servizio

Fornitori e logistica Ambiente

96

Il piano economico -finanziario

Formula Progetto di

Previsione risultati

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

Formula imprenditorial

e

Progetto di impresa

risultati economici e

finanziari

97

Il piano economico -finanziario

Formula imprenditoriale

Livello di qualità dei

servizi

Segmenti di potenziali

clienti

Strategie di marketing

Livello di Investimento

in Dimensioni

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

Livello di prezzi e tariffe

in promozione

Dimensioni dell’attività

Localizzazione dell’attività

Locali necessari e

caratteristiche

Attrezzature e impianti

Organico del

personale e le professionalit

à98

Il piano economico -finanziario

Il Piano degli Investimenti serve per stimare l’ammontare degli investimenti immateriali e

materiali necessari all’avvio

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

degli investimenti immateriali e materiali necessari all’avvio

dell’attività e l’ammontare annuo del loro ammortamento, sulla base della durata prevista di

ciascun investimento.

99

Il piano economico - finanziario

Il conto economico consente di prevedere il

cosiddetto risultato

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

cosiddetto risultato d’esercizio e cioè l’utile o la

perdita generabili dall’attività.

100

•Conclusioni

•Clausola di riservatezza

Il Progetto di costituzione di un CB: il Business Plan

•Clausola di riservatezza

•Privacy

101

Esercitazione di gruppo

Budget e programma preventivo del Firenze CBBudget e programma preventivo del Firenze CB

102

Conoscenza puntuale della realtà dell’offerta e della domanda, la

Fase particolarmente strategica perché finalizzata al raggiungimento di due ambiti di obiettivi

La scelta del posizionamento nel

Lo start - up

dell’offerta e della domanda, la creazione di modalità e strumenti per il monitoraggio dell’evoluzione

della domanda, delle scelte strategiche dei competitor, degli

effetti dell’attività posta in essere dal CB, attivazione del sistema

informativo, del sistema qualità

La scelta del posizionamento nel mercato e quindi l’attivazione di

idonee politiche per far conoscere e far posizionare il brand della

nuova struttura (e della destinazione) nel mercato di

riferimento o del riposizionamento nei mercati obiettivo

Primo anno di attività

103

La gestione

Il piano di attività La struttura tecnica

Le relazioni con La partecipazione

ai bandi per Le relazioni con

la domanda e con i soci

La partecipazione ai bandi per

congressi internazionali

La presentazione delle candidature

104

La presentazione delle candidature di un CB

105

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

• Conoscenza destinazione/prodotto

• Unico punto vendita

• Business Intelligence

• Raccolta informazioni sul meeting• Raccolta informazioni sul meeting

• Lobbying

• Informazioni complementari

• Partnership

• Decisione sulla candidatura

106

Sedi Sistemazioni Location

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

Elementi da conoscere

Logistica RicercheCommercio e

Industria

SponsorAggiornamen

tiContatti

107

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

Ambasciatore del territorio

Inviti Deve essere supportato

Front person

Lobbista

Deve essere formato

Deve avere la «gloria»

108

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

• Comunicazione con l’associazione

• Notizie sui concorrenti

Scoprire «cosa» fa funzionare l’ associazione

Lobbying

• Scoprire «cosa» fa funzionare l’ associazione

• Sapere chi è «supporter» di chi

• Comprendere se l’associazione è pronta per una offerta dalla destinazione

109

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

• Linee Guida

• Storia del Congresso

Raccolta informazioni sul meeting

• Disponibilità della destinazione

• Costi

• Supporto locale, nazionale, europeo, internazionale

110

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

• Riferirsi all’Associazione

Raccolta informazioni sul meeting

Linee Guida

• Internet

• Assenza linee guida

111

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

• ICCA (the International Congress and Convention Association)

• UIA (Union of International Associations)

Raccolta informazioni sul meeting

Storia del congresso

• Internet

• Membro locale dell'associazione

• Membro del Board del CB

• Colleghi del settore (CB, PCO, Sedi, etc.)

• Destinazioni precedenti

112

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

Raccolta informazioni sul meeting

Informazioni da ICCA

•Per tema

113

•Per dimensioni

•Per data

•Per rotazione

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

Raccolta informazioni sul meeting

Informazioni da MCI

20 W 20th St #704

New York, NY 10011 New York, NY 10011

United States

114

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

Raccolta informazioni sul meeting

Elementi di analisi della competitività della destinazione

• Accessibilità

• Logistica localeLogistica locale

• I costi per i delegati

• Rischio cambio

• Sicurezza/salute/ambiente

• Punti di vendita unici - USP

• Punti di forza e di debolezza115

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

Raccolta informazioni sul meeting

Decisione per la candidatura e analisi dei rischi

• Altri eventi/Eventi migliori

• Concorrenti• Concorrenti

• Costi/Tempi

• Adeguatezza

• Finanziamenti esterni

• Capacità di decisione

116

Il Processo di candidatura: ricerca e analisi

Raccolta informazioni sul meeting

Decisione Decisione sulla

candidatura

117

Il Processo di candidatura: assicurare la sede

• Riservare la sede del congresso

• Tenere presente i margini • Tenere presente i margini

• Booking degli hotels

• Riservatezza

118

Il Processo di candidatura: assicurare la sede

• In assenza di hotel: NO CANDIDATURA

• Prezzi

Hotel

• Responsabilità Contratti

• Informazioni

• Riservatezza

119

Il Processo di candidatura: la proposta

Il Bid Book

Si riferisce specificamente

Documento che presenta la destinazione

TrasmessoRisponde e si specificamente

alle Linee guida

dell’associazione

Promessa contrattuale (fiducia e trasparenza)

Trasmessoin formato

corretto ed al destinatario adeguato

Risponde e si adatta ai

bisogni del cliente

120

Il Processo di candidatura: la proposta

Il Bid Book

Letteredisostegno

Livelloscientifico

Proposta di sede

Propostadiprogramma

scientifico

Campagnadicomunicazion

Arrivarealla TrasportiAlloggicomunicazion

e

Arrivarealladestinazione

Trasportipubblici

Alloggi

Sedidieventisociali

Ristoranti DintorniTour pre &

post meeting

Supportodella

destinazione

Iniziative internazional

i collegate

Budget preventivo

Referenti

121

Il Processo di candidatura: la visita 1/2

Perché?

• Per provare che il Bid è vero

• Per creare una relazione tra associazione e destinazione

Chi?

• Il decision maker(s)

• Il meeting planner

122

l Processo di candidatura: la visita 2/2

Quando?• Prima della decisione – naturalmente – MA…

Come?

• Proporre un programma focalizzato

• Evitare rischi

• Logistica

• Relazioni

123

l Processo di candidatura: i protagonisti

AMC

Association

Il controllo del rapporto con l’associazione

DMCLocalPCO

CorePCO

AssociationManagement

Company

DIVENTA

L’ASSOCIAZIONE

124

�Fonte: Elaborazione propria da MCI Group – Thomas Reiser

l Processo di candidatura: la decisione

DECISIONE Quando ? Chi ? Dove ? Come ?PRESENTAZIONE

BID

125

Essere pronti alle sorprese !!!

l Processo di candidatura: Esiti

CANDIDATURA

ACCETTATA

CANDIDATURA

NON

ACCETTATA

126

Agenda

• La struttura e l’organizzazione dell’industria congressuale: il ruolo dei Convention Bureau

• L’analisi di best practices italiane ed europee di CB

• La comunicazione commerciale digitale dei CB

• Gli aspetti strategici ed operativi per l’avvio e la gestione di un CB

• Le prospettive e criticità per la costituzione di un CB127

• Ruolo che le amministrazioni pubbliche (Regioni, Provincie,Comuni, etc.) intendono assumere (o devono assumere)

• Varietà e complessità territoriale, in particolare con percorsi dei

I nodi di discussione per la costituzione di un CB

• Varietà e complessità territoriale, in particolare con percorsi deidiversi attori in campo non sempre lineari

• Rapporto con l’organizzazione turistica regionale, in particolareper la ricerca di risorse

128

Modelli di destinazione

Ruolo della PA

Parapubblico Corporate

Molecolare Accentrato

129

�Fonte: AA.VV., Il sistema congressuale. Attori, strategie, risultati -Milano, FrancoAngeli, 2008

Ruolo della PA

Modalità di approccio

Bottom up Top down

Partecipativa

130

�Fonte: AA.VV., Il sistema congressuale. Attori, strategie, risultati -Milano, FrancoAngeli, 2008

Complessità territoriale

• Un convention bureau non può nascere «perr decreto»

• Percorsi diversi che daranno origine a formeorganizzative e gestionali differenti, spesso con «strappi»organizzative e gestionali differenti, spesso con «strappi»

• La PA può «fissare dei paletti»

• «Materia e spirito»

131

Complessità territoriale

1) Modello a “costituzione autonoma”-soggetto giuridico creato ex novo-prevalenza del privato sul pubblico e di forme associative consortili o «contratti di rete»

Due modelli prevalenti per la costituzione di un CB

rete»-adesione sempre subordinata al versamento di quote associative e al possesso di requisiti minimi di natura tecnica2) Modello a “estensione di una struttura preesistente”-organismo a prevalente natura e capitale pubblici (anche se «in uscita»-quote di adesione minime o non richieste-applicazione di procedure di selezione meno rigorose perl’ammissione di nuovi membri

132

Il Contratto di Rete

Contratto di rete

Modalità contrattuale di cooperazione tra più

Accrescere la propria capacità innovativa e la propria competitività sul mercato

di cooperazione tra più imprenditori

Collaborare in ambiti

predeterminati

Esercitare una o più attività in comune

Scambiarsi Informazioni

e/o prestazioni

133

Il Contratto di Rete: tipizzazione

• D.L. 31.5.10 n. 78 convertito in LE n. 122/10

Fontigiuridiche

• Plurilaterale a comunione di scopo• Di durata ad esecuzione continuata• Ad effetti obbligatori• Formale• A pubblicità necessaria• Apero• A contenuto predeterminato

E’ un contratto

134

Il Contratto di Rete: elementi

• Partecipanti, ossia i soggetti che sottoscrivono un CdR

• Obiettivo strategico della Rete, con riferimento all’innovazione ed all’innalzamento della capacità competitiva

• Definizione della governance (ampia libertà)

• Programma di rete, ossia la specifica delle attività e dei diritti e obblighi che ciascuna parte si assume

• Durata del contratto, modalità di adesione dei nuovi soci, recesso

• La costituzione di un Fondo Comune della Rete (eventuale)

• L’istituzione di un Organo Comune della Rete (eventuale)

• Il Contratto di Rete può o meno essere asseverato

135

Il Contratto di Rete :l’opzione

• L’istituzione circolare n. 20/E del 18/06/2013 l’Agenzia delle Entrate

• Reti Soggetto • Reti Soggetto

• Reti Contratto

• L’opzione

136

La certificazione di qualità

Vantaggi

• Sistema di gestione controllato unico per tutta l’azienda

Svantaggi

• Eccessiva burocratizzazione

I tipi di certificazione applicabili al comparto congressuale sono l’ISO 9001, per i principi di gestione della qualità e l’ISO 14001 per i principi di gestione ambientale

unico per tutta l’azienda

• Format documenti standardizzato

• Procedure velocizzate (a pieno regime)

• Miglioramento dell’immagine aziendale

• Maggiore qualità dell’offerta

• Rallentamento iniziale del lavoro

• Elevato utilizzo di documentazione

• Difficoltà di adeguamento del personale

• Eccessivo impiego di risorse e tempo

137

Rapporto con organizzazione turistica regionale

• Rapporti e spazi che il CB avrà/otterrà nei confronti deglienti territoriali e funzionali (e le loro società) e con lestrutture associate (potenziali «concorrenti»)

• Rapporto tra i diversi CB regionali e tra questi ed CB diregioni limitrofe

• Questione della disponibilità di risorse per i CB(particolarmente nella fase di start-up)

138

Convention Bureau territoriale

• Società no profit;

• Soci: soggetti pubblici e privati, interessati a svilupparel'economia dei congressi della destinazione, concorrendo allaformazione del capitale sociale e al conferimento delle risorsefinanziarie;

La struttura giuridica e operativa

finanziarie;

• Gestione: di carattere esclusivamente privatistico, condotta concriteri manageriali;

• Organigramma: snello, con un presidente, un CdA ridottoall'essenziale, un vicepresidente, un direttore con compiti dicoordinamento del marketing, supportato da una strutturatecnica adeguata e un organismo di controllo 139

Case study e lavoro di gruppo

Veneto Region CB Network

140

Regole “d’oro”di per un CB

• Competenza eesperienza (soprattutto internazionale)• Distinguere fra grandi eventi e gli altri eventi, così come fra convention e

post-convention;• Verificare lacompatibilità frauneventoe…ilturismo• PresenzaneiSocialnetwork• CBvirtualeèil “vestito”delCBreale• Ilcuoredell’attivitàè losviluppodelcomparto• Ilcuoredell’attivitàè losviluppodelcomparto• Essere“verde”• Curare l’ambiente ed avereunprogramma “riciclo”deipasti• PuntarealConventionandEventsBureau(C&EB)• Coinvolgimento realtà territoriale anzi…essere un “tutt’uno” con la

destinazione.• Avere un programma Ambasciatori (il “capitale intellettuale” della

destinazione)• Verificheedassistenzaaglieventi inessere• Strumentidimonitoraggio everificacontinui

141

Grazie per la cortese attenzione!!!

142

Grazie per l’attenzione

Gaetano Bocchetti Commissario Ente Provinciale per il Turismo di [email protected]

Per ulteriori approfondimenti

Roberto MiceraResponsabile Scientifico Ciclo di incontri seminariali e laboratori di accompagnamento Progetto MICE in Italia per l’[email protected]

Carlo Spagnoli

Responsabile programmi promozionali e di internazionalizzazione presso Unioncamere

[email protected]