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ASSOCIAZIONE DEGLI INDUSTRIALI DELLA PROVINCIA DI VICENZAVicenza, 16 Maggio 2005

Profili attuativi del Codice della privacy in azienda: il trattamento dei dati dei

lavoratori, videosorveglianza e controlli a distanza, le policies aziendali.

Avv. Alessandro del NinnoResponsabile del Dipartimento di Information & Communication Technology

STUDIO LEGALE TONUCCI www.tonucci.it

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Le norme del Codice sui rapporti di lavoro

Titolo VII - Lavoro e Previdenza sociale.Capo I - Profili generali.Art.111 Codice di deontologia e di buona condotta. Art.112 Finalità di rilevante interesse pubblico.Capo II - Annunci di lavoro e dati riguardanti prestatori di lavoro.Art.113 Raccolta di dati e pertinenza.Capo III - Divieto di controllo a distanza e telelavoro.Art.114 Controllo a distanza. Art.115 Telelavoro e lavoro a domicilio.Capo IV - Istituti di patronato e di assistenza sociale.Art.116 conoscibilità di dati su mandato dell'interessato.

Il Codice Deontologico sul trattamento di dati nei rapporti di lavoro

Il d.lgs 467/2001 prevede, tra gli altri, l’adozione di un codice deontologico relativo ai trattamenti di dati personali effettuati per finalità previdenziali o per la gestione del rapporto di lavoro, con previsione di specifiche modalità per l’informativa all’interessato e per l’eventuale prestazione del consenso relativamente alla pubblicazione di annunci per finalità di occupazione ed alla ricezione di curricula vitae contenenti dati personali anche sensibili.


E’ prevista l’adozione di due codici: uno per le materie più specificamente lavoristiche, l’altro per i profili inerenti la previdenza sociale. I due codici deontologici di autoregolamentazione, alla cui stesura parteciperanno le organizzazioni rappresentative dei lavoratori e dei datori, completeranno l'architettura generale disegnata dal Codice della Privacy.


Saranno confermate le tutele già previste dallo Statuto dei lavoratori in materia di riservatezza, potenziandole attraverso la disciplina di ulteriori ed attuali problematiche, quali ad esempio il trattamento dei dati dei terzi e il rapporto tra privacy e tutela giudiziaria.

Principi del Codice deontologico

1. obbligatoria informativa ai dipendenti sull’installazione di apparecchiature di controllo; 2. negli annunci di lavoro dovrà essere inserito un facsimile per l'informativa e per la prestazione del consenso, o in alternativa dovrà essere indicato un sito Internet sul quale il facsimile sia agevolmente conoscibile; 3. semplificazione per la individuazione dei dipendenti come incaricati del trattamento

INFORMATIVA AGLI INTERESSATI E RICHIESTA DEL CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Volendo riepilogare le principali regole operative, si ricordi che:1. L’informativa, redatta ai sensi dell’articolo 13 del Codice della privacy, è sempre obbligatoria, anche quando non è necessario richiedere il consenso al trattamento da parte dell’interessato;2. Il trattamento di dati ordinari da parte di soggetti privati o enti pubblici economici è ammesso solo con il consenso (espresso ed informato, anche prestato oralmente ma documentato per iscritto, mai presunto, acquisito prima dell’inizio del trattamento) dell’interessato, ad eccezione dei casi previsti dall’articolo 24 del Codice della privacy, per i quali non è necessario acquisire il consenso;3. Il trattamento di dati “sensibili” è ammesso solo con il consenso scritto dell’interessato e previa l’autorizzazione del Garante (consenso non obbligatorio per adempimenti previsti da leggi lavoristiche);4. Il trattamento dei dati giudiziari da parte di privati ed enti pubblici economici è consentito soltanto se autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimentodel Garante che specifichino le rilevanti finalità di interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le operazioni eseguibili dunque non serve, alla presenza di tali presupposti, il consenso dell’interessato).

CASI DI DEROGA ALL’OBBLIGO DI RICHIEDERE IL CONSENSO AL TRATTAMENTO

Per quanto riguarda il trattamento dei dati ordinari, non è necessario acquisire il consenso (ma è obbligatorio rendere l’informativa) tra l’altro nei seguenti casi di maggiore interesse per le imprese, e cioè quando il trattamento:

1. è necessario per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;

2. è necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l'interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste dell'interessato;

3. riguarda dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati;

4. riguarda dati relativi allo svolgimento di attività economiche, trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;

5. con esclusione della diffusione, è necessario per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento, nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;

6. con esclusione della diffusione, è necessario, nei casi individuati dal Garante sulla base dei principi sanciti dalla legge, per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo destinatario dei dati, anche in riferimento all'attività di gruppi bancari e di società controllate o collegate, qualora non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali, la dignità o un legittimo interesse dell'interessato;

7. con esclusione della comunicazione all'esterno e della diffusione, è effettuato da associazioni, enti od organismi senza scopo di lucro, anche non riconosciuti, in riferimento a soggetti che hanno con essi contatti regolari o ad aderenti, per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, e con modalità di utilizzo previste dall’informativa.

CASI DI DEROGA ALL’OBBLIGO DI RICHIEDERE IL CONSENSO AL TRATTAMENTO

Per quanto riguarda il trattamento dei dati sensibili, non è necessario acquisire il consenso scritto (ma è obbligatorio rendere l’informativa) tra l’altro nei seguenti casi di maggiore interesse per le imprese:

1. quando il trattamento è necessario per adempiere a specifici obblighi o compiti previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria per la gestione del rapporto di lavoro, anche in materia di igiene e sicurezza del lavoro e della popolazione e di previdenza e assistenza, nei limiti previsti dall'autorizzazione del Garante e ferme restando le disposizioni del futuro codice di deontologia e di buona condotta in ambito lavoristico (in tal caso non è necessario richiedere il consenso, ma occorre rispettare l’Autorizzazione generale applicabile ed il codice deontologico);

2. nel caso di trattamento dei dati riguardanti l'adesione di associazioni od organizzazioni a carattere sindacale o di categoria ad altre associazioni, organizzazioni o confederazioni a carattere sindacale o di categoria (in tal caso non solo non è necessario il consenso, ma neanche conformarsi all’autorizzazione del Garante).

IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DEI LAVORATORI

Le regole operative sono contenute nella Autorizzazione Generale del Garante 1/2004 al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro.

L’autorizzazione è rilasciata alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee, o che comunque conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari, soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i soggetti appena elencati;

L’autorizzazione riguarda anche l'attività svolta dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro (tenuto altresì al rispetto anche dell’Autorizzazione generale 4/2004), in qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui sopra o di strutture convenzionate e da associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro, al solo fine di perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti o dai contratti collettivi.


Interessati ai quali i dati si riferisconoIl trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:

1. a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se necessario, ai relativi familiari e conviventi;

2. a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti, rappresentanti e mandatari;

3. a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i Titolari del trattamento;

3. a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui ai numeri precedenti;

4. a persone fisiche che ricoprono cariche sociali o altri incarichi nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi autorizzati dal garante al trattamento;

5. a terzi danneggiati nell'esercizio dell'attività lavorativa o professionale dai soggetti di cui ai precedenti numeri.


Finalità del trattamentoIl trattamento dei dati sensibili deve essere indispensabile:

a) per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, in particolare ai fini dell'instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, nonché dell'applicazione della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonché in materia fiscale, sindacale, di tutela della salute, dell'ordine e della sicurezza pubblica;

b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;

c) per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell'incolumità fisica dell'interessato o di un terzo;

d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento. Qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere deve essere di rango pari a quello dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile;e) per esercitare il diritto di accesso ai documenti amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia;

f) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa o professionale;

g) per garantire le pari opportunità;

h) per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni, etc.

IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DEI LAVORATORICategorie dei dati

Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente pertinenti ai sopra indicati obblighi, compiti o finalità che non possano essere adempiuti o realizzati, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa, e in particolare:

a) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti la fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di mensa, nonché la manifestazione, nei casi previsti dalla legge, dell'obiezione di coscienza;

b) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, i dati concernenti l'esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici, di attività o di incarichi sindacali (sempre che il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche iniziative, nonché i dati inerenti alle trattenute per il versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali;

c) nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti e ulteriormente trattati in riferimento a invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all'idoneità psico-fisica a svolgere determinate mansioni, all'appartenenza a determinate categorie protette, nonché i dati contenuti nella certificazione sanitaria attestante lo stato di malattia, anche professionale dell'interessato, o comunque relativi anche all'indicazione della malattia come specifica causa di assenza del lavoratore.

IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DEI LAVORATORIModalità del trattamento

Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 11, 14 e 31 e ss. del Codice, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonché con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto ai sopra indicati obblighi, compiti o finalità.

I dati sono raccolti, di regola, presso l'interessato.

La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato (fermo restando quanto previsto dall'art. 84, comma 1, del Codice per la comunicazione all’interessato dei suoi dati inerenti a rivelare lo stato di salute, che possono essere comunicati solo per il tramite di un medico designato dal titolare o dall’interessato), in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di cortesia.

Restano inoltre fermi gli obblighi di informare l'interessato e, ove necessario, di acquisirne il consenso scritto, in conformità a quanto previsto dagli articoli 13, 23 e 26 del Codice.

IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DEI LAVORATORIConservazione dei dati

Nel quadro del rispetto dell'obbligo di conservare i dati che consentono l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario a perseguire gli scopi per i quali i dati sono stati originariamente raccolti e trattati, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti illustrati nella slide relativa alle finalità del trattamento. A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione è prestata per l'indispensabilità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni e gli adempimenti.

IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI DEI LAVORATORIComunicazione e diffusione dei dati

I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità del trattamento, a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, istituti di patronato e di assistenza sociale, centri di assistenza fiscale, agenzie per il lavoro, associazioni ed organizzazioni sindacali di datori di lavoro e di prestatori di lavoro, liberi professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e familiari dell'interessato.

Tra i dati sensibili, quelli idonei a rivelare lo stato di salute non possono mai essere diffusi.

CONCLUSIONI: RAPPORTI TRA L’AUTORIZZAZIONE 1/2004 E LE ALTRE NORMATIVE LAVORISTICHE APPLICABILI

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:

a) nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore;

b) nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o in persone prese in considerazione per l'instaurazione di un rapporto di lavoro, l'esistenza di uno stato di sieropositività;

c) nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni;

d) fermo restando quanto disposto dall'art. 8 della legge 20 maggio1970, n. 300, nell'art. 10 del d.lg. 10 settembre 2003, n. 276, che vieta alle agenzie per il lavoro e agli altri soggetti privati autorizzati o accreditati di effettuare qualsivoglia indagine o comunque trattamento di dati ovvero di preselezione di lavoratori, anche con il loro consenso, in base alle convinzioni personali, alla affiliazione sindacale o politica, al credo religioso, al sesso, all'orientamento sessuale, allo stato matrimoniale o di famiglia o di gravidanza, alla età, all'handicap, alla razza, all'origine etnica, al colore, alla ascendenza, all'origine nazionale, al gruppo linguistico, allo stato di salute e ad eventuali controversie con i precedenti datori di lavoro, nonché di trattare dati personali dei lavoratori che non siano strettamente attinenti alle loro attitudini professionali e al loro inserimento lavorativo.

IL CASO PARTICOLARE DEL TRATTAMENTO DI DATI SENSIBILI PER ATTIVITA’ DI SELEZIONE DEL PERSONALE (GESTIONE CURRICULA VITAE)

Le regole operative sono contenute sia nell’Autorizzazione Generale 5/2004 che nel Provvedimento 10 gennaio 2002 “Informativa negli annunci relativi ad offerte di lavoro”.

Con riferimento al Provvedimento 10.1.2002, il Garante segnala:

1. gli annunci di lavoro devono contenere una chiara informativa, che evidenzi l'insieme degli elementi necessari per un conferimento consapevole dei dati da parte del candidato e, ove necessario, per l'acquisizione di un consenso informato e specifico (consenso che è peraltro superfluo ove i dati da inserire nel curriculum non abbiano natura sensibile o non siano comunicati a terzi)

2. L’informativa può essere fornita anche attraverso messaggi brevi e in stile colloquiale (omettendo superflue "assicurazioni" circa il rispetto della normativa sulla privacy), che permettano ai candidati interessati di comprendere i seguenti aspetti:

A) l'identità del/i titolare/i del trattamento dei dati riportati nei curricula e le finalità e modalità del medesimo trattamento, specificando se vi siano ulteriori finalità oltre quelle connesse alla specifica ricerca di personale, o particolari modalità di organizzazione, di raffronto o di elaborazione dei dati. Devono essere indicati altresì i tempi della conservazione (anche per permettere agli interessati di poter eventualmente aggiornare ed integrare i dati), i quali devono risultare brevi e proporzionati rispetto alle finalità e modalità del trattamento;B) l'eventualità che i dati siano divulgati a terzi, individuati almeno per categorie;C) la circostanza che il conferimento dei dati è facoltativo e che la mancata indicazione di alcuni di essi può avere determinate conseguenze, invitando ad omettere dati non pertinenti in relazione all'offerta di lavoro e a manifestare per scritto il consenso al trattamento di dati sensibili (ad esempio, per quanto riguarda l'appartenenza a particolari categorie protette);D) una descrizione dei diritti riconosciuti al candidato interessato ai sensi dell'art. 7 del Codice della Privacy;E) i dati identificativi di almeno un responsabile del trattamento, ove questi sia designato (preferibilmente indicato nel soggetto preposto ai rapporti con gli interessati ai sensi dell'art. 7 del Codice della privacy).

INDICAZIONI OPERATIVE DEL GARANTE SUL MODELLO DI INFORMATIVA PER LA RACCOLTA DI CV

L’Autorità suggerisce un possibile schema di informativa - riproducibile anche in parte nell'annuncio, a seconda dello spazio disponibile e della complessa utilizzazione dei dati - di seguito indicato a titolo meramente esemplificativo:

a) "Nel curriculum vanno indicati i dati necessari a valutare il profilo del candidato. Saranno utilizzati con modalità strettamente riferite a questa selezione di personale. Potranno essere comunicati all'azienda ns. cliente (o ad altre società nel/i settore/i … e/o che ne facciano richiesta per valutare un'eventuale assunzione …). In caso di esito negativo saranno cancellati dopo .… E' possibile rivolgersi al servizio ... per verificare i propri dati e farli integrare, aggiornare o rettificare e/o per esercitare gli altri diritti previsti dall'art. 7 del Codice della privacy".

INDICAZIONI OPERATIVE DEL GARANTE SUL MODELLO DI INFORMATIVA PER LA RACCOLTA DI CV

Si potrebbero poi inserire altre formule-tipo eventualmente necessarie del tipo:

"Si prega di non indicare dati sensibili (relativi, in particolare, a salute, convinzioni religiose e opinioni politiche)".

"Eventuali dati sensibili indicati (relativi, in particolare, a salute, convinzioni religiose e opinioni politiche) saranno immediatamente cancellati in mancanza di una dichiarazione scritta di consenso dell'interessato al loro trattamento da parte della nostra società (e dell'azienda nostra cliente)".

CURRICULA INVIATI SPONTANEMANTE

Risulta in parte diversa l'ipotesi dei curricula che i soggetti in cerca di occupazione inviano spontaneamente ad aziende senza rispondere ad annunci o ad avvisi.In questa ipotesi, la raccolta dei dati conseguente alla ricezione del curriculum non avviene su iniziativa del titolare del trattamento, che, in questo caso, si trova nell'impossibilità di fornire una previa informativa, né può acquisire in anticipo il consenso eventualmente necessario alla luce dell'inclusione nel curriculum di alcuni dati sensibili (come, ad esempio, l'appartenenza a particolari categorie protette).

Per i casi in cui l'interessato provvede all'invio del curriculum di propria iniziativa, il problema potrà essere risolto anche attraverso le specifiche disposizioni del codice di deontologia relativo al trattamento dei dati necessari per finalità previdenziali o per la gestione del rapporto di lavoro. In questa prospettiva, tuttavia, il Garante ha indicato agli operatori interessati la necessità di adempiere comunque, senza ritardo, agli obblighi dell'informativa — e di richiesta dell'eventuale consenso — in caso di successivo trattamento dei dati contenuti nei curricula ricevuti.

IL CASO PARTICOLARE DEL TRATTAMENTO DI DATI SENSIBILI PER ATTIVITA’ DI SELEZIONE DEL PERSONALE (GESTIONE CURRICULA

VITAE)

Trattamento dei dati sensibili tramite raccolta di curricula vitae

Con riferimento alle regole operative contenute nell’Autorizzazione Generale 5/2004 sul trattamento dei dati sensibili nell’ambito della gestione dei curricula vitae, si segnala quanto segue.

Nel Capo IV - Attività di selezione del personale - dell’Autorizzazione 5/2004 si individuano i Titolari del trattamento nelle imprese, società, istituti e altri organismi o soggetti privati, titolari autonomi di attività svolta anche di propria iniziativa nell'interesse di terzi, ai soli fini della ricerca o della selezione del personale.

Per quel che riguarda gli interessati cui si riferiscono i dati, il trattamento può riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e l'origine razziale ed etnica dei candidati all'instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione, solo se la loro raccolta è giustificata da scopi determinati e legittimi ed è strettamente indispensabile per instaurare tale rapporto.


VITAE)

Trattamento dei dati sensibili tramite raccolta di curricula vitae

Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari o dei conviventi dei candidati è consentito con il consenso scritto degli interessati e qualora sia finalizzato al riconoscimento di uno specifico beneficio in favore dei candidati, in particolare ai fini di un'assunzione obbligatoria o del riconoscimento di un titolo derivante da invalidità o infermità, da eventi bellici o da ragioni di servizio.

Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.

Il trattamento deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti a tale finalità, sia in caso di risposta a questionari inviati anche per via telematica, sia nel caso in cui i candidati forniscano dati di propria iniziativa, in particolare attraverso l'invio di curricula.


VITAE)

Trattamento dei dati sensibili tramite raccolta di curricula vitaeNon è consentito il trattamento dei dati:

a) idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, l'origine razziale ed etnica, e la vita sessuale;

b) inerenti a fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore;

c) in violazione delle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute e l'origine razziale ed etnica possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti al perseguimento delle finalità descritte, a soggetti pubblici o privati che siano specificamente menzionati nella dichiarazione di consenso dell'interessato.

I dati sensibili non possono essere diffusi.

LA SORVEGLIANZA SANITARIA (D.LGS. 626/96)La sorveglianza sanitaria é effettuata nei casi previsti dalla normativa vigente.La sorveglianza é effettuata dal medico competente e comprende: 1. accertamenti preventivi intesi a constatare l'assenza di controindicazioni al lavoro cui i lavoratori sono destinati, ai fini della valutazione della loro idoneità alla mansione specifica; 2. accertamenti periodici per controllare lo stato di salute dei lavoratori ed esprimere il giudizio di idoneità alla mansione specifica. Gli accertamenti comprendono esami clinici e biologici e indagini diagnostiche mirati al rischio ritenuti necessari dal medico competente.

RUOLI E FUNZIONI DEL MEDICO COMPETENTEIl medico competente:a. collabora con il datore di lavoro e con il servizio di prevenzione e protezione, sulla base della specifica conoscenza dell'organizzazione dell'azienda ovvero dell'unità produttiva e delle situazioni di rischio, alla predisposizione dell'attuazione delle misure per la tutela della salute e dell'integrità psico-fisica dei lavoratori; b. effettua gli accertamenti sanitari; c. esprime i giudizi di idoneità alla mansione specifica al lavoro; istituisce ed aggiorna, sotto la propria responsabilità, per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria, una cartella sanitaria e di rischio da custodire presso il datore di lavoro con salvaguardia del segreto professionale;

RUOLI E FUNZIONI DEL MEDICO COMPETENTEIl medico competente:d. fornisce informazioni ai lavoratori sul significato degli accertamenti sanitari cui sono sottoposti e, nel caso di esposizione ad agenti con effetti a lungo termine, sulla necessità di sottoporsi ad accertamenti sanitari anche dopo la cessazione dell'attività che comporta l'esposizione a tali agenti. Fornisce altresì, a richiesta, informazioni analoghe ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza;e. informa ogni lavoratore interessato dei risultati degli accertamenti sanitari e, a richiesta dello stesso, gli rilascia copia della

documentazione sanitaria;

RUOLI E FUNZIONI DEL MEDICO COMPETENTEIl medico competente:f. comunica, in occasione ai rappresentanti per la sicurezza, i risultati anonimi collettivi degli accertamenti clinici e strumentali effettuati e fornisce indicazioni sul significato di detti risultati; g. congiuntamente al responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi, visita gli ambienti di lavoro almeno due volte all'anno e partecipa alla programmazione del controllo dell'esposizione dei lavoratori i cui risultati gli sono forniti con tempestività ai fini delle valutazioni e dei pareri di competenza; h. fatti salvi i controlli sanitari effettua le visite mediche richieste dal lavoratore qualora tale richiesta sia correlata ai rischi professionali; i. collabora con il datore di lavoro alla predisposizione del servizio di pronto soccorso;

RUOLI E FUNZIONI DEL MEDICO COMPETENTEIl medico competente:j. collabora all'attività di formazione e informazione del lavoratore.

Il medico competente può avvalersi, per motivate ragioni, della collaborazione di medici specialisti scelti dal datore di lavoro che ne sopporta gli oneri. Il medico competente svolge la propria opera in qualità di: a) dipendente da una struttura esterna pubblica o privata convenzionata con l'imprenditore per lo svolgimento dei compiti di cui al presente capo; b) libero professionista; c) dipendente del datore di lavoro.Qualora il medico competente sia dipendente del datore di lavoro, questi gli fornisce i mezzi e gli assicura le condizioni necessarie per lo svolgimento dei

suoi compiti.

RUOLI E FUNZIONI PRIVACY DEL MEDICO COMPETENTE

Medico competente: Titolare o Responsabile del trattamento?

Con riferimento agli adempimenti che il d.lgs. 626/1994 assegna al medico competente, è possibile affermare che questi assuma, in ordine alle norme sulla privacy, la qualifica di Responsabile del trattamento, in quanto preposto dal datore di lavoro (che fornirà istruzioni in base a quanto previsto dagli articoli 16 e 17 del d.lgs. 6261994) al trattamento dei dati sanitari: dalla loro raccolta, alla loro conservazione ed eventuale comunicazione (certa, nei confronti

dell'interessato, discutibile, nei confronti di altri soggetti).


Azienda Titolare del trattamento

Per ciò che concerne la titolarità del trattamento, questa può essere attribuita, in linea generale, al datore di lavoro ed, in via mediata, al soggetto cui compete la responsabilità diretta in ordine ai diversi adempimenti previsti dal D.Lvo n. 626/94.Il titolare del trattamento, pertanto, assume in capo a sè le responsabilità di conservazione dei dati (soggetti a segreto professionale), provvedendo alla adozione delle idonee misure disicurezza. D’altra parte, il d.lgs. 626/1994 prevede la predisposizione, da parte del medico competente, di una cartella sanitaria da custodire presso il datore di lavoro, con salvaguardia del segreto

professionale.


Informativa del medico competente

Per quanto attiene agli obblighi di informazione preventiva degli interessati occorre rilevare che l'articolo 16 del D. Lvo n. 626/94 appare esauriente, prevedendo che il medico competente fornisca al lavoratore informazioni sul significato degli accertamenti sanitari cui è sottoposto (finalità del trattamento).


Comunicazione e conservazione dei dati sanitari

Le fattispecie più delicate attengono alla conservazione ed alla comunicazione dei dati in questione, dal momento che nell'attività in argomento entrano in relazione diversi soggetti: il medico competente; il lavoratore interessato; il datore di lavoro; eventualmente il responsabile della sicurezza, ove nominato dal datore di lavoro e il rappresentante dei lavoratori.


Comunicazione e conservazione dei dati sanitariQuanto agli obblighi previsti dal Codice della Privacy in ordine alla comunicazione dei dati, la lettura delle norme integrate del D.Lvo n. 626/94 e del Codice, prevede un obbligo di comunicazione degli esiti degli accertamenti sanitari compiuti in occasione della sorveglianza sanitaria nei luoghi di lavoro in favore del lavoratore interessato: l'articolo 17, comma 1, lettera f), infatti, prevede che il medico competente informi il lavoratore interessato dei risultati degliaccertamenti sanitari e rilasci, a richiesta di questo, copia della documentazione. Tale prescrizione appare perfettamente in linea con l'articolo 84 del Codice della Privacy che prescrive che i dati inerenti lo stato di salute possano essere comunicati all'interessato per il solo tramite di un medico.


Comunicazione e conservazione dei dati sanitari

Quanto alla comunicazione delle risultanze degli accertamenti aldatore di lavoro da parte del medico competente, tenuto, come visto al segreto professionale, deve ritenersi possibile, da parte del medico, la comunicazione dei soli dati idonei a rivelare patologie riscontrate incompatibili con le mansioni specificamente assegnate al lavoratore, affinchè possano essere adottate le conseguenti decisioni organizzative. Quanto ad eventuali altre patologie o condizioni riscontrate, senza interferenze con le finalità dell'accertamento, deve essere ovviamente escluso che le risultanze ad esse relative possano, dal medico,

essere comunicate al datore di lavoro.


Diffusione dei dati sanitari da parte del medico competente

Per quanto attiene alla diffusione di dati relativi agli accertamenti sanitari deve essere presa in considerazione la sola ipotesi prevista dall'articolo 17, comma 1, lettera g), del D. Lvo n. 626/94 che prevede la possibilità, per il medico competente, di dare conoscenza, inoccasione delle riunioni periodiche di prevenzione e protezione dei rischi, ai rappresentanti per la sicurezza, dei risultati degli accertamenti clinici e strumentali compiuto in occasione delle visite di sorveglianza sanitaria, purchè ciò avvenga, in ossequio del rispetto dei diritti di riservatezza dei lavoratori interessati, in forma anonima e

collettiva.

LE REGOLE PER LA VIDEOSORVEGLIANZA

L’acquisizione di immagini effettuata con l’ausilio di sistemi di videosorveglianza, rientra nell’ambito di applicazione della normativa a tutela della privacy nella misura in cui tali immagini, consentendo direttamente o indirettamente l’individuazione dei soggetti interessati, si configurino quali dati personali a tutti gli effetti.

L’utilizzo di sistemi di videosorveglianza aziendali per ragioni di prevenzione e tutela della sicurezza è regolato dall’articolo 134 del Codice della Privacy (che si limita a rinviare all’adozione di un futuro codice di deontologia e buona condotta) e soprattutto dalle indicazioni operative contenute nel recente Provvedimento Generale sulla Videosorveglianza emanato dall’Autorità Garante il 29 Aprile 2004 (in aggiornamento del precedente Decalogo sulla Videosorveglianza del 29.11.2000).


Assenza dell’obbligo di richiedere il consenso e rispetto del principio di necessità

Il Garante, nel Provvedimento citato, ha svincolato dal presupposto del consenso preventivo dell’interessato l’acquisizione di immagini a mezzo di sistemi di videosorveglianza quando chi intende rilevare le immagini persegue un interesse legittimo a fini di tutela di persone e beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo, prevenzione incendi, sicurezza del lavoro.La prima regola operativa è quella del cosiddetto “principio di necessità”, inteso come prerequisito essenziale, nel senso che l'acquisizione attraverso sistemi di videosorveglianza di immagini che rendano identificabile la persona interessata è lecita laddove le finalità perseguite mediante tale trattamento non possano essere realizzate con l'impiego di dati anonimi od altri sistemi meno invasivi.


Distinzione tra sistemi di rilevazione e sistemi di registrazione delle immagini

Altra importante regola pratica da seguire fa riferimento alla distinzione tra impianti di registrazione delle immagini ed impianti di rilevazione delle immagini. A fronte della maggiore invasività dei dispositivi di registrazione delle immagini rispetto a quelli di semplice rilevazione, il Garante ha segnalato che le vere e proprie registrazioni effettuate a tutela della proprietà e del patrimonio aziendale sono legittime soltanto in presenza di concrete ed effettive situazioni di rischio. Dunque, in assenza di tali concrete situazioni di rischio (comprovate ad esempio da furti od atti lesivi della proprietà in passato subiti dal Titolare oppure dalla vicinanza a zone urbane ritenute “pericolose”), un sistema di videosorveglianza dovrebbe essere tarato in modo tale da non consentire la registrazione e conservazione delle immagini.


Dislocazione delle videocamere e modalità di ripresa in base al principio di proporzionalità.

Il Garante ha ritenuto lecita l’installazione di apparati di videosorveglianza laddove l’adozione di altre misure di sicurezza si riveli insufficiente o inattuabile (il che rappresenta un ulteriore prerequisito di liceità dell’attivazione di impianti di videosorveglianza, nel senso che detta attivazione deve seguire una specifica analisi in base alla quale si sia verificato che altri sistemi di sicurezza sono in concreto – per la situazione specifica della sicurezza aziendale – insufficienti), ma ha dichiarato l’illegittimità dell’acquisizione di immagini in aree per le quali non ricorre un’effettiva esigenza di deterrenza in quanto non soggette a concreti pericoli.

In tal senso, nella generale politica della sicurezza adottata dal Titolare del trattamento, si deve tenere conto non solo delle effettive situazioni di rischio, ma a seguito della relativa analisi ne deve discendere una conseguente dislocazione dei sistemi di ripresa (non installati in via generale all’interno o all’esterno dei locali aziendali, ma semmai esclusivamente nelle aree dove gli stessi siano realmente necessari e proporzionati alle esigenze di sicurezza preventiva). Una volta dislocati i sistemi di ripresa in base alle considerazioni appena sopra formulate, il titolare dovrà altresì curare che l’angolo visuale delle riprese e la tipologia fissa o mobile dei dispositivi per l’acquisizione di immagini siano tali da evitare indebite interferenze nell’altrui sfera di riservatezza.

In ogni caso, nell’uso delle apparecchiature volte a riprendere, per i legittimi interessi indicati, aree esterne ad edifici e immobili (perimetrali, adibite a parcheggi o a carico/scarico merci, accessi, uscite di emergenza), il trattamento deve essere effettuato con modalità tali da limitare l’angolo visuale all’area effettivamente da proteggere, evitando la ripresa di luoghi circostanti e di particolari non rilevanti (vie, edifici, esercizi commerciali, istituzioni ecc.).


Adempimenti nei confronti dei terzi (visitatori e addetti).

Le finalità perseguite dal titolare del trattamento mediante l’apparato di videosorveglianza devono essere esplicitate e rese conoscibili al pubblico. Per tale motivo doverosa è l’indicazione di tali finalità nell’informativa che deve essere resa a quanti accedono o si trovano all’interno di un area videosorvegliata . E’ possibile utilizzare una informativa estremamente semplificata, redatta dalla stessa AutoritàGarante. Tale informativa semplificata può essere utilizzata nelle aree esterne e deve essere collocata nelle immediate vicinanze dei luoghi ripresi. Il supporto recante l’informativa, inoltre, deve essere chiaramente visibile per formato e posizionamento.

Per gli apparati di videosorveglianza collocati in luoghi diversi dalle aree esterne il Garante prescrive l’adozione di un’informativa più circostanziata recante le indicazioni di cui all’art. 13 del Codice della Privacy. Tale diversa informativa tieneconto del fatto che i sistemi di ripresa potrebbero rilevare immagini non di visitatori occasionali ma di lavoratori ed impiegati del Titolare del trattamento. Tale seconda, diversa informativa è da collocarsi nelle aree interne in prossimità delle telecamere,anch’essa con formato e posizionamento tale da essere chiaramente visibile.

Sempre con riferimento a riprese interne che implichino eventualmente rilevazione o registrazione di immagini relative a dipendenti o allo svolgimento di attivitàlavorative, va tenuto presente che nelle attività di sorveglianza occorre rispettare il divieto di controllo a distanza dell’attività lavorativa. Vanno poi osservate le garanzie previste in materia di lavoro quando la videosorveglianza èimpiegata per esigenze organizzative e dei processi produttivi, ovvero è richiesta per la sicurezza del lavoro (art. 4 legge n. 300/1970; art. 2 d.lgs. n. 165/2001).

Queste garanzie vanno osservate sia all’interno degli edifici, sia in altri luoghi di prestazione di lavoro. E’ inammissibile l’installazione di sistemi di videosorveglianza in luoghi riservati esclusivamente ai lavoratori o non destinati all’attività lavorativa (ad es. bagni, spogliatoi, docce, armadietti e luoghi ricreativi).

Eventuali riprese televisive sui luoghi di lavoro per documentare attività od operazioni solo per scopi divulgativi o di comunicazione istituzionale o aziendale, e che vedano coinvolto il personale dipendente, possono essere assimilati ai trattamenti temporanei finalizzati alla pubblicazione occasionale di articoli, saggi ed altre manifestazioni del pensiero. In tal caso, alle stesse si applicano le disposizioni sull’attività giornalistica contenute nel Codice, fermi restando, comunque, i limiti al diritto di cronaca posti a tutela della riservatezza, nonché l’osservanza del codice deontologico per l’attività giornalistica ed il diritto del lavoratore a tutelare la propria immagine opponendosi anche, per motivi legittimi, alla sua diffusione.


Conservazione delle immagini registrate.

Oltre alla distinzione più sopra rilevata tra registrazione e rilevazione delle immagini va osservato che nel caso in cui il titolare del trattamento abbia preliminarmente verificato l’esistenza di concrete ed effettive situazioni di rischio (che in sostanza autorizzano non solo la rilevazione ma anche la registrazione delle immagini), in ogni caso, in applicazione del principio di proporzionalità, il tempo di conservazione delle immagini acquisite non deve eccedere quello strettamente necessario al raggiungimento della finalità perseguita dal titolare del trattamento mediante l’adozione dell’apparato di videosorveglianza. In tal senso, il Garante limita il tempo massimo di conservazione delle immagini acquisite alle ventiquattro ore successive alla rilevazione.

Un tempo di conservazione più ampio, comunque non superiore ad una settimana dalla rilevazione, viene ammesso a fronte di peculiari esigenze tecnicheo della particolare rischiosità dell’attività svolta dal titolare del trattamento.

Un eventuale allungamento dei tempi di conservazione deve essere valutato come eccezionale e comunque in relazione alla necessità derivante da un evento giàaccaduto o realmente incombente, oppure alla necessità di custodire o consegnare una copia specificamente richiesta dall’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria in relazione ad un’attività investigativa in corso.

Il sistema impiegato deve essere programmato in modo da operare al momento prefissato - ove tecnicamente possibile - la cancellazione automatica da ogni supporto, anche mediante sovra-registrazione, con modalità tali da rendere non riutilizzabili i dati cancellati.


Soggetti incaricati del trattamento e misure di sicurezza.

Le persone fisiche incaricate del trattamento (cioè, ai sensi dell’articolo 30 del Codice della Privacy e, le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile che operano sotto la diretta autorità del titolare o del responsabile, attenendosi alle istruzioni impartite), cioè gli addetti del Titolare del trattamento autorizzati ad utilizzare e gestire gli impianti di videosorveglianza e a visionare le immagini acquisite nei casi in cui ciò sia indispensabile, devono essere designate per iscritto (oppure deve essere preliminarmente definito per iscritto l’ambito dei trattamenti consentiti all’Unità Produttiva cui sono addetti gli Incaricati). Deve trattarsi di un numero molto ristretto di soggetti, in particolare quando ci si avvale di una collaborazione esterna (ad esempio, servizi esterni di sicurezza, eventualmente da nominare Responsabili del trattamento).

In materia di misure di sicurezza il Provvedimento prescrive la regolamentazione dell’accessibilità alle immagini acquisite al fine di ridurre al minimo i rischi di perdita, deterioramento, distruzione, accesso non autorizzato e trattamento non consentito delle immagini medesime.

A tal proposito, adeguata e conforme a tale prescrizione appare la custodia delle apparecchiature di videoregistrazione all’interno di locali chiusi e la limitazione dell’accesso ai suddetti locali ai soli incaricati del trattamento. Parimenti adeguata e doverosa deve ritenersi la conservazione dei supporti contenenti le immagini registrate all’interno di appositi archivi chiusi a chiave ed anch’essi accessibili esclusivamente agli incaricati del trattamento.

Quando i dati vengono conservati - naturalmente per un tempo limitato in applicazione del principio di proporzionalità - devono essere previsti diversi livelli di accesso al sistema e di utilizzo delle informazioni, avendo riguardo anche ad eventuali interventi per esigenze di manutenzione.

Occorre infine:1. prevenire possibili abusi attraverso opportune misure di sicurezza basate in particolare su una “doppia chiave” fisica o logica che consentano una immediata ed integrale visione delle immagini solo in caso di necessità (da parte di addetti alla manutenzione o per l’estrazione dei dati ai fini della difesa di un diritto o del riscontro ad una istanza di accesso, oppure per assistere la competente autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria). Va infatti tenuto conto che l’accessibilità regolamentata alle immagini registrate da parte degli addetti è fattore di sicurezza;

2. subordinare la visione delle immagini registrate alla sussistenza della sola ipotesi di svolgimento di indagini da parte dell’autorità giudiziaria e comunque previa autorizzazione del responsabile del servizio logistico, contemperando tale procedura con il legittimo esercizio del diritto di accesso ai dati che li riguardano attribuito dall’art. 7 del Codice ai soggetti identificabili attraverso le immagini registrate quali diretti interessati al trattamento.

3. Organizzare iniziative periodiche di formazione degli incaricati sui doveri, sulle garanzie e sulle responsabilità, sia all’atto dell’introduzione del sistema di videosorveglianza, sia in sede di modifiche delle modalità di utilizzo.

CONCLUSIONI SULLA VIDEOSORVEGLIANZA

Documento interno del Titolare del trattamento sulle scelte relative al sistema di videosorveglianza.

Le ragioni delle scelte relative alla attivazione ed implementazione del sistema di videosorveglianza interna del Titolare del trattamento devono essere adeguatamente documentate in un atto autonomo conservato presso la sede aziendale a cura del titolare o del responsabile del trattamento, e ciò anche ai fini dell’eventuale esibizione in occasione di visite ispettive, oppure dell’esercizio dei diritti dell’interessato o di contenzioso.

CONTROLLO DEL DATORE DI LAVORO SULL’UTILIZZO DI EMAIL E INTERNET IN AZIENDA

ESIGENZE DEL LAVORATORE: TUTELAdella dignità del lavoratore, della sua riservatezza e del suo equilibrio psico-fisico, che può essere turbato dalla costante consapevolezza, nello svolgimento delle proprie mansioni, di poter essere sottoposto

ad un controllo

ESIGENZE DEL DATORE DI LAVORO: CONTROLLOsulla esatta esecuzione della prestazione lavorativa. Il datore di lavoro ha diritto di verificare in ogni momento se il dipendente usa la richiesta diligenza nell'esecuzione della prestazione lavorativa e osserva le direttive impartitegli (art. 2104 c.c.) anche al finedell'eventuale esercizio del potere disciplinare (art. 2106 c.c.)

I CONTROLLI “DIFENSIVI” DEL DATORE DI LAVORO

I controlli difensivi sono quelli che si rendono necessari, e pertanto giustificati e legittimi, per garantire la tutela del patrimonio aziendale. Attraverso tali controlli, è possibile prevenire gli illeciti o,nel caso in cui questi siano stati già compiuti, individuarne gli autori.Esulano dall’ambito di applicazione dell’art. 4 Stat. Lav. i soli controlli difensivi diretti ad accertare condotte illecite del lavoratore e non quelli che riguardano, invece, direttamente o indirettamente l’attività lavorativa.

SENTENZA GIP TRIBUNALE DI MILANO 10 MAGGIO 2002

“non commette reato il capoufficio che, per assicurare la continuità della attività aziendale, legge la posta del dipendente quando questo è in ferie”. Il GIP ha sottolineato che “personalità dell’indirizzo non significa necessariamente privatezza”, “l’uso dell’e-mail costituisce un semplice strumento aziendale e che come tutti gli altri strumenti di lavoro rimane nella completa disponibilità del medesimo senza alcuna limitazione”.


L’indirizzo di posta elettronica affidato in uso al lavoratore, di solito accompagnato da qualche identificativo più o meno esplicito, ha carattere personale, nel senso che lo stesso viene attribuito al singolo lavoratore per lo svolgimento delle proprie mansioni. Tuttavia “personalità” dell’indirizzo non significa necessariamente “privatezza”del medesimo, dal momento che l’indirizzo aziendale, proprio perché tale, può sempre essere nella disponibilità di accesso e lettura da parte di persone diverse dall’utilizzatore consuetudinario (ma sempre appartenenti all’azienda) (…)Né si può ritenere che l’assimilazione della posta elettronica alla posta tradizionale, con conseguente affermazione “generalizzata” del principio di segretezza, si verifichi nel momento in cui il lavoratore utilizzi lo strumento per fini privati (ossia extralavorativi) atteso che giammai un uso illecito (o, al massimo, semplicemente tollerato ma non certo favorito) di uno strumento di lavoro può far attribuire, a chi questo illecito commette, diritti di sorta.”[Tribunale di Milano 10 maggio 2002]


La condotta del datore di lavoro che all’insaputa del lavoratorecontrolla la sua posta elettronica non integra gli estremi del reato di violazione della corrispondenza di cui all’art. 616 c.p. poiché il lavoratore non è titolare di un diritto all’utilizzo esclusivo della posta elettronica aziendale e quindi si espone al rischio che altri lavoratori o il datore di lavoro possano lecitamente entrare nella sua casella e leggere i messaggi.[Tribunale penale di Milano ordinanza 10 maggio 2002]

SENTENZA CASSAZIONE 3 APRILE 2002

“ai fini della operatività del divieto di utilizzo di apparecchiature per il controllo a distanza dei lavoratori …è necessario che il controllo riguardi (direttamente o indirettamente) l’attività lavorativa, mentre devono ritenersi certamente fuori dell’ambito di applicazione della norma i controlli diretti ad accertare condotte illecite del lavoratore (cd controlli difensivi), quali ad esempio i sistemi di controllo ad aree riservate o, gli apparecchi di rilevazione di telefonate ingiustificate”.

COMUNICATO GARANTE DEL 12 Luglio 1999

I messaggi che circolano, via Internet, nelle liste di posta elettronica e nei newsgroup ad accesso limitato devono essere considerati comecorrispondenza privata e in quanto tali non possono essere violati.

Per le caratteristiche assunte da tali circuiti privati di posta elettronica, i messaggi che in essi circolano vanno considerati quindi alla stregua della corrispondenza privata e non possono essere abusivamente intercettati. Ciò, sia che si tratti di vere e proprie "mailing list", sia che si tratti di newsgroup ad accesso condizionato dalla disponibilità di una password fornita ad una pluralità di soggetti determinati, e a prescindere dal fatto che la rete operi attraverso le strutture pubbliche che un'amministrazione ha consentito di utilizzare.

Documento Gruppo dei Garanti europei 29 Maggio 2002 su uso e-mail e Internet nel luogo di lavoro

L'ubicazione e la proprietà in capo all’azienda dell’account e-mail utilizzato dal lavoratore non escludono la segretezza delle comunicazioni e della corrispondenza, quale sancita da principi giuridici fondamentali e costituzioni.

PRINCIPI COSTITUZIONALI APPLICABILI ALLA E-MAIL

La Corte Costituzionale ha ritenuto che rientra nell’ambito di applicazione della garanzia apprestata dall’art. 15 Cost. non soltanto la segretezza del contenuto della comunicazione, ma anche quella relativa ai dati esterni della comunicazione, cioè quella relativa all’identità dei soggetti e ai riferimenti di tempo e di luogo.[Corte Cost. 11 marzo 1993 n. 81; Corte Cost. 17 luglio 1998 n. 281]

INDICAZIONE PRATICHE PER I DATORI DI LAVORO SU UTILIZZO EMAIL

Per quanto riguarda la corrispondenza elettronica il datore di lavoro deve, tra gli altri, tenere presenti i seguenti punti:

a) Eventuale diritto di un dipendente a disporre di un indirizzo e-mail per finalità puramente personali, eventuale liceità dell'impiegod'indirizzi webmail sul posto di lavoro ed eventuale raccomandazione del datore di lavoro che i dipendenti impieghino un indirizzo webmail privato quando vogliano utilizzare la posta elettronica per scopi puramente personali.

INDICAZIONE PRATICHE PER I DATORI DI LAVORO SU UTILIZZO EMAIL

b) Accordi raggiunti con i dipendenti circa l'accesso ai contenuti di un messaggio di posta elettronica, con particolare riferimento ai casi di assenza imprevista del dipendente, e finalità specifiche di taleaccesso.c) Laddove dei messaggi venga fatta una copia di backup, durata del periodo in cui tale copia è conservata.d) Informazioni circa il momento in cui i messaggi di posta elettronica vengono definitivamente cancellati dal server.e) Questioni di sicurezza.f) Coinvolgimento dei rappresentanti dei dipendenti nel definire la politica aziendale.

UTILIZZO DELLE CONNESSIONI INTERNET AZIENDALI

Ogniqualvolta ciò risulti possibile la prevenzione va considerata più importante del rilevamento; in altre parole l'interesse del datore di lavoro risulta servito meglio da una spesa destinata a prevenire gli abusi dell'Internet con mezzi tecnici piuttosto che ad individuare casi d'abuso. Se ed in quanto ragionevolmente possibile, la politica perseguita in rapporto all'Internet dovrebbe fare affidamento su mezzi tecnici per ridurre l'accesso piuttosto che sul controllo dei comportamenti, basandosi ad esempio sul blocco di alcuni siti o sull'installazione di avvertenze automatiche per le richieste d'accesso a determinati siti.


Per ridurre al minimo i problemi è importante informare prontamente il dipendente in merito al rilevamento di un impiego sospetto dell'Internet. Anche laddove costituisca un provvedimento necessario qualsiasi controllo deve rappresentare una risposta commisurata ai rischi cui deve far fronte il datore di lavoro. In molti casi l'abuso di Internet può essere individuato senza che occorra analizzare il contenuto dei siti visitati.


Una verifica del tempo speso a navigare sull'Internet o dei siti più frequentemente visitati da un dipartimento può ad esempio esseresufficiente per rassicurare un datore di lavoro circa il fatto che le sue infrastrutture non sono soggette ad abusi. Qualora queste verifiche d'indole generale portino alla luce possibili abusi dell'Internet il datore di lavoro può considerare la possibilità di ulteriori controlli del settore in questione.

INDICAZIONI PRATICHE PER I DATORI DI LAVORO SU UTILIZZO INTERNET

1. il datore di lavoro deve indicare chiaramente ai dipendenti a quali condizioni è consentito l'impiego privato dell'Internet, precisando quale materiale non può essere visionato o copiato e spiegando ai dipendenti queste condizioni e questi limiti;2. i dipendenti vanno informati circa i sistemi messi in opera per impedire l'accesso a determinati siti e per individuare i casi d'abuso. La portata di tali controlli andrà indicata, precisando ad esempio se essi possono riguardare singole persone o particolari sezioni dell'impresa oppure se in circostanze particolari il contenuto dei siti visitati è visionato o registrato dal datore di lavoro. La politica aziendale dovrà inoltre precisare quale uso può all'occorrenza venir fatto dei dati raccolti in rapporto alle persone che hanno visitato determinati siti;3. i dipendenti vanno informati circa la partecipazione dei loro rappresentanti all'attuazione di tale politica e all'indagine sulle presunte infrazioni.

CONCLUSIONI: IL REGOLAMENTO AZIENDALE INTERNO SULL’UTILIZZO DEI SISTEMI E DELLE RISORSE INFORMATICHE

TELEFONIAUtilizzo aziendaleSpiegazione dei sistemi aziendali (fissi, cellulari)Tecnologia applicate ai Call centerFinalità del controlloTipo di controllo (incluse attività manutentive e interventi tecnici)Ripartizione dei costiIndividuazione delle persone preposte al controlloEventuali azioni disciplinariIndividuazione del responsabile del trattamento


INTERNETUtilizzo aziendaleSpiegazione del sistema di navigazioneTecnologie di controllo (black list, firewall, …)Finalità del controlloTipo di controllo (incluse attività manutentive e interventi tecnici)Eventuale ripartizione dei costiIndividuazione delle persone preposte al controlloEventuali azioni disciplinariIndividuazione del responsabile del trattamento


POSTA ELETTRONICAUtilizzo aziendaleSpiegazione del sistema di postaTecnologie di controllo (e-mail server)Finalità del controlloTipo di controllo (incluse attività manutentive e interventi tecnici)Individuazione delle persone preposte al controlloEventuali azioni disciplinariIndividuazione del responsabile del trattamento


SOFTWAREUtilizzo del softwareDefinizione di softwareDivieto di installazione autonomaTecnologie di controllo Finalità del controlloTipo di controlloIndividuazione delle persone preposte al controlloEventuali azioni disciplinari

STEP PER REDIGERE IL REGOLAMENTO INTERNOStesura di una prima bozzaVerifica da parte delle figure preposteEventuali modificheStesura testo definitivoApprovazione del testo dal parte del vertice aziendaleIncontro Azienda-SindacatoAnalisi del documentoEventuali richieste di modifica o integrazioni da parte del SindacatoModifiche al testoApprovazione del testo modificatoAccordo tra Sindacato e AziendaDiffusione della Policy aziendale all’interno dell’aziendaCorsi di formazionePeriodiche revisioni e aggiornamenti del documento

Recenti decisioni del garante in materia di trattamenti di dati personali svolti da datori di lavoro

Il fascicolo del dipendente è riservato e i dati sensibili devono essere conservati (nel fascicolo) separatamente dalle altre informazioni. Le linee guida della tutela della riservatezza dei dipendenti sono state definite dal Garante in un provvedimento con il quale ha accolto il ricorso di una lavoratrice (ne da notizia la newsletter n. 230 del 17 ottobre 2004 dell'Autorità garante) che aveva contestato di avere trovato sulla scrivania di un collega la fotocopia di una sua lettera inviata all'ufficio personale dell'azienda nella quale erano contenuti dati sensibili propri e anche della figlia minore.L'azienda non ha saputo spiegare le ragioni per le quali la fotocopia non fosse idoneamente custodita, anzi ha avviato indagini interne per accertare eventuali negligenze e responsabilità. Il Garante ha ordinato alla società di astenersi dall'ulteriore trattamento illecito dei dati personali dell'interessata. Alla società è stato anche imposto di adottare tutte le misure di sicurezza idonee a prevenire il ripetersi di eventi del genere. La società dovrà anche far conoscere al Garante le misure di sicurezza adottate e le disposizioni impartite al personale per una doverosa protezione dei dati.


Provvedimento 30 Settembre 2002 - Il lavoratore ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali detenuti dal datore di lavoro con documenti ulteriori, che attestino valutazioni di merito; in ogni caso, resta salva la discrezionalità del datore circa le modalità di utilizzo di dette integrazioni.

Provvedimento 12 Giugno 2002 - Il titolare del trattamento deve fornire un riscontro completo alla richiesta di accesso dell'interessato, senza limitarsi alla sola elencazione delle tipologie dei dati detenuti, comunicando in modo intellegibile tutte le informazioni in suo possesso (fattispecie relativa all'accesso ai dati personali, di tipo sanitario e contributivo, detenuti da istituti previdenziali).

Provvedimento 23 Aprile 2002 - Costituiscono dati personali, come tali suscettibili di accesso da parte dell'interessato, sia le informazioni contenute nel fascicolo personale del lavoratore, sia quelle conservate nelle memorie dei computer aziendali ed inerenti all'attività lavorativa dal medesimo espletata, ivi compresi i messaggi di posta elettronica.


Provvedimento 19 Febbraio 2002 - La dicitura "pignoramento"apposta sulla busta-paga a motivazione di una ritenuta operata sullo stipendio contrasta con i principi posti a tutela della riservatezza dei dati personali, in quanto rende chiaramente conoscibile a terzi delicati aspetti della vita privata del lavoratore. Le finalità di documentazione e trasparenza nel rapporto fra datore di lavoro e dipendente possono essere soddisfatte mediante l'utilizzazione di diverse dizioni o codici identificativi che rendano enucleabile la ritenuta senza descriverla specificamente.Provvedimento 7 Febbraio 2002 Anche il datore di lavoro ove l'interessato ha prestato servizio deve comunicare all'ex dipendente, in modo analitico, i dati personali ancora detenuti, senza limitarsi ad una mera elencazione delle loro tipologie.

Avv. Alessandro del NinnoResponsabile del Dipartimento di Information

& Communication Technology Studio Legale Tonucci

Via Principessa Clotilde n. 7 00196 Romae-mail: [email protected]

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