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PROCESS MAPPING (2)
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2- Identificazione del processo(o dei processi) da analizzare
• Approcci:
– Esaustivo
• Mappatura “a largo spettro” (es.: vasta implementazione di un
ERP)
– In relazione al problema
• ad es. i processi interessati da un certo sistema informativo,
oppure che si devono migliorare, automatizzare, ecc.
– Sulla base della rilevanza
• processi core, critici, prioritari, chiave
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Identificazione di rilevanza
• Processi “core”: quelli che “generano valore”
– Ad es.: gestione della gara d’appalto per un’impresa di
costruzioni
• Processi critici: a cui riservare particolare attenzione in
quanto decisivi per aspetti specifici del business
– Ad es.: gestione dei terzisti per un’impresa di confezione
• Processi prioritari: su cui intervenire prima di altri
– In relazione a problemi specifici riscontrati, a obiettivi che ci si
pone, ecc.
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Identificare le priorità:la matrice delle priorità
11/41/41/2pesi
37867Gestione qualità
27,75788Gestione logistica
18,5889Gestione produzione
46,5667Gestione acquisti
56955Gestione ordini
PrioritàTotaleRilevanzaper lo sviluppodel business
Impattosull’efficienza
Impattosui costi
Criteripunteggi da 1 a 10
Processi
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3 – Raccolta delle informazionisui processi
• Organigrammi
• Manuale qualità
• Manuali operativi (ad es. di procedure)
• Sistema informativo già esistente
• Interviste– Al top management (per la mappatura generale)
– Al process owner (per il singolo processo)
– Ai process manager & worker
– Ai clienti e fornitori dei processi
• Osservazioni passive
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Descrizioni dei processi
• Tipo di rappresentazione in relazione a:
– Necessità o possibilità di formalizzazione
– Livello di dettaglio che si intende (o si deve) raggiungere
• Descrizioni narrative
– Semplice da realizzare
– Permette di spiegare aspetti specifici
– Permette di “conservare” le ambiguità
• Modellazione grafica
– Immediatezza di rappresentazione
– Linguaggio standard
– Input per la progettazione dei Sistemi Informativi
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Esempi di rappresentazioni grafiche
• Activity Breakdown structure
• Action Workflow Analysis
• Flow chart
• Flow chart interfunzionale
• IDEF 0
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Activity Breakdown Structure
• Scompone un processo in “parti elementari”; scomposizione gerarchica
• Utile per identificare le singole attività, operazioni, ecc.
• Utile per identificare il livello di dettaglio a cui porsi
• Non dà indicazioni precise sul legame logico o temporale delle singole
attività/operazioni
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Activity Breakdown Structure
PROCESSO
SOTTOPROCESSO 1 SOTTOPROCESSO 2 SOTTOPROCESSO 3
ATTIVITA’ 1.1 ATTIVITA’ 1.2
FASE 1.2.1. FASE 1.2.2
OPERAZIONE 1.2.1.1 OPERAZIONE 1.2.1.2
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Action Workflow Analysis
• Descrive un processo come insieme di rapporti traclienti e fornitori ai vari livelli
• Le attività si suddividono in quattro momenti:
– preparazione, negoziazione, esecuzione,verifica/soddisfazione
• Si può scomporre il processo in sottoprocessi con lastessa logica
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Action Workflow Analysis
Fonte: Univ. Bergamo,materiale didattico online
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Action Workflow Analysis
Fonte: Univ. Bergamo,materiale didattico online
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Flow chart (base)
• Una delle modalità di rappresentazione più diffusa
• Descrive i collegamenti logici e i flussi informativi tra lediverse attività di un processo
• Evidenzia le “diramazioni alternative” che possonoverificarsi all’interno di un dato processo
• Quando il processo/attività da modellizzare è troppocomplesso, il flow chart può venire scomposto inblocchi
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Flow chart (base)
Inizio - fine
Inizio - fineInizio - fine
Attività -operazione
Decisione – verifica- controllo (conesito sì – no)
Documentocartaceo (in input
o output)
Connettore
(sequenza logica)
Operazionemanuale
input direttodati
Rinvio ad altroprocesso
predefinito
Archivioelettronico dati
Riferimento
esternoad altro flow
chart
Fonte: Zonzin, 2009
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Flow chart (interfunzionale)
• Combina l’analisi del processo (flow chart) con lascomposizione funzionale dell’azienda o areaaziendale
• Evidenzia come le diverse unità organizzative sonocoinvolte nel processo e nelle singole attività
• Evidenzia le relazioni tra le unità aziendali
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Flow chart(interfunzionale)
Fonte: Zonzin, 2009
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Matrice delle responsabilità
• Mette in relazione unità organizzative (attori delprocesso) con le attività
Fonte: Zonzin, 2009
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IDEF 0
• Combinazione di grafici e testi per rappresentare unsistema/processo
– Diagramma: rappresentazione grafica
– Testo: descrizione esplicativa
– Glossario: spiegazione di termini o aspetti specifici
• Si focalizza sugli elementi chiave del processo (v.definizione stessa)
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IDEF 0
Cfr. www.idef.com
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IDEF 0
• input: elementi di ingresso trasformati nell’attività/processo;
• controlli: elementi che regolano l’esecuzione
dell’attività/processo specificando condizioni o regole
• risorse: elementi utilizzati nel processo per trasformare gli
input in output (addetti, macchine, attrezzature, ecc.)
• richiami: riferimenti ad altre attività/processi;
• output: elementi in uscita realizzati dall’attività/processo
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IDEF 0:scomposizione
Cfr. www.idef.com
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IDEF 0: albero dei nodi
Cfr. www.idef.com
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In sintesi
• Utilità delle modellazioni grafiche
– Offrono una visione d’insieme del processo (o di sue parti)
– Utilizzano un linguaggio standardizzato
– Spingono verso una formalizzazione
• Difficoltà
– Esistono vari possibili approcci (“no best way”)
– Difficile applicazione a casi “complessi”
– Difficile applicabilità a processi non sufficientemente definiti