PROCEDURE PER LA GESTIONE ORGANIZZATIVA DEL CAF … · PROCEDURE PER LA GESTIONE ORGANIZZATIVA DEL...

PROCEDURE PER LA

GESTIONE ORGANIZZATIVA

DEL CAF CNA S.R.L. Versione 2.0 del 30 settembre 2017

Indice dei Contenuti

PROCEDURE PER LA GESTIONE ORGANIZZATIVA DEL CAF CNA. Versione 2.0 del 30 settembre 2017 1

La Premessa ........................................................................................................ 2

Sezione 1 Le Convenzioni con il Sistema CNA .......................................................... 4

1. Convenzione CAF e CNA (Unità locale) .................................................................................................................................... 5

A. Attivazione della procedura ........................................................................................................................................................... 5

B. Primo inserimento dati in AlboWeb .......................................................................................................................................... 6

C. Invio degli allegati alla convenzione e lettera incarico responsabile privacy ........................................................ 7

D. Sottoscrizione della convenzione ............................................................................................................................................... 8

E. Comunicazione dei dati all’Agenzia delle entrate ............................................................................................................... 9

F. Comunicazioni fra il CAF e l’Unità Locale (CNA convenzionata) ............................................................................... 10

G. Abilitazione degli operatori .......................................................................................................................................................... 10

2. Convenzione CAF e Società di servizio (Unità periferica) ............................................................................................... 11

A. Attivazione della procedura .......................................................................................................................................................... 12

B. Primo inserimento dati in AlboWeb ......................................................................................................................................... 13

C. Invio degli allegati alla convenzione e lettera incarico responsabile privacy ....................................................... 14

D. Sottoscrizione della convenzione .............................................................................................................................................. 15

E. Comunicazioni fra il CAF e l’Unità Periferica (Società convenzionata) ...................................................................16

F. Comunicazione dei dati all’Agenzia delle entrate ..............................................................................................................16

G. Abilitazione degli operatori ........................................................................................................................................................... 17

3. Variazioni dei dati successive all’attivazione delle convenzioni ..................................................................................19

A. Variazione del responsabile interno e/o del responsabile privacy (CNA/Società) ......................................... 20

B. Apertura e/o chiusura definitiva di sedi (CNA e Società) .............................................................................................. 21

C. Variazione dati nell’anagrafica delle sedi (CNA e Società) .......................................................................................... 22

D. Variazione dell’anagrafica della sede legale (Società) ................................................................................................... 23

E. Variazione della composizione del Consiglio d’amministrazione e/o del Collegio Sindacale (Società) 24

F. Variazione della compagine sociale/quote di possesso (Società) .......................................................................... 25

G. Invio dei dati all’Amministrazione finanziaria .................................................................................................................... 26

4. Variazione della struttura convenzionata con il CAF ..................................................................................................... 27

5. Convenzioni per gli altri servizi CAF tramite le strutture del sistema CNA ......................................................... 27

A. Unità Locale (convenzione 730 attiva con CNA) .............................................................................................................. 28

Indice dei Contenuti


B. Unità periferica (convenzione 730 attiva con Società) ................................................................................................. 30

6. Convenzioni per i servizi di Agenzia per le imprese........................................................................................................ 33

Sezione 2 Le Convenzioni con la Rete Esterna ...................................................... 36

1. Contratti con professionisti (CNA_COM/SOC_COM) ....................................................................................................... 37

A. Inserimento della sede in AlboWeb ........................................................................................................................................ 39

B. Rinnovo incarico professionisti ................................................................................................................................................. 40

2. Attivazione dei centri di raccolta (CNA_CDR /SOC_CDR) ............................................................................................... 41

A. Inserimento della sede CDR in AlboWeb ............................................................................................................................... 42

B. Controllo periodico dell’iscrizione dei soci/associati ....................................................................................................... 44

Sezione 3 Gli adempimenti Privacy ...................................................................... 45

1. Adempimenti dei responsabili privacy .................................................................................................................................. 46

A. Designazione degli incaricati ....................................................................................................................................................... 47

B. Elenco degli incaricati .................................................................................................................................................................... 48

2. Adempimenti degli incaricati ..................................................................................................................................................... 50

La Premessa

La Premessa


Il presente manuale è stato predisposto, per illustrare le procedure connesse alla gestione organizzativa del CAF CNA Srl, con riferimento a:

− le convenzioni fra il CAF e le strutture del sistema CNA per lo svolgimento dei servizi (730-RED-ISE-INVCIV);

− le convenzioni fra le strutture del sistema CNA e sog-getti esterni;

− gli adempimenti riguardanti la normativa sulla privacy.

Il manuale è stato realizzato in collaborazione tra il Di-rettore e l’ufficio assistenza organizzativa alle strutture convenzionate.

Inoltre è accompagnato da un manuale operativo del software AlboWeb, realizzato per la gestione di queste procedure, e dalle Istruzioni privacy per i responsabili e per gli incaricati del trattamento.


Sezione 1

Le Convenzioni con il Sistema CNA

Sezione 1

Le Convenzioni con il

Sistema CNA


Le convenzioni tra il CAF e le strutture del sistema CNA sono possibili aprendo delle unità locali dirette del CAF presso le CNA territoriali (solo servizio 730) oppure sono possibili con società di servizio del sistema CNA (tutti i ser-vizi) e/o tramite l’adesione alla convenzione nazionale CAFCNA/EPASA ITACO Cittadini e Imprese per l’erogazione dei servizi RED, ISE ed INVCIV.

1. Convenzione CAF e CNA (Unità locale)

A. Attivazione della procedura

La CNA Territoriale può chiedere di diventare Unità lo-cale del CAF per svolgere esclusivamente il servizio 730, inviando la sua richiesta tramite mail all’indirizzo [email protected].

La richiesta deve contenere:

− l’indicazione dei dati anagrafici del rappresentante le-gale della CNA Territoriale;

− l’anagrafica della sede di livello provinciale (via, comu-ne, cap, tel, fax, e-mail);

− l’indicazione della persona (nome, cognome, c.f., indiriz-zo e-mail) che la CNA intende nominare in qualità di responsabile interno, che sarà comunicata all’Agenzia delle entrate (non è necessario che sia un dipendente

mailto:[email protected]

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Sistema CNA


della CNA, ma in questo caso non potrà elaborare mod. 730);

− l’indicazione della persona (nome, cognome, c.f., indiriz-zo e-mail) che la CNA intende nominare in qualità di responsabile privacy (può coincidere con il responsabile interno);

− l’elenco delle sedi (via, comune, cap, tel, fax, e-mail) che la CNA intende mettere a disposizione per erogare il servizio di assistenza fiscale 730 (saranno comunicate all’Agenzia delle entrate). Le sedi naturalmente devono essere appartenenti alla Cna Associazione territoriale.

B. Primo inserimento dati in AlboWeb

Quando il CAF riceve la richiesta, procede con:

− l’inserimento nella procedura AlboWeb dell’anagrafica della CNA Territoriale e dei dati del suo rappresentan-te legale;

− l’inserimento fra gli operatori del responsabile interno abilitandolo come supervisore della procedura 730Web e della procedura AlboWeb;

− l’inserimento nell’anagrafica della CNA dei nominativi dei responsabili interno e privacy;

− l’inserimento delle anagrafiche delle sedi operative del-la CNA, abilitandole al servizio 730.

Sezione 1


Sistema CNA


Infine procede alla stampa dell’allegato 1 (Stampa Elen-co Sedi) e della lettera d’incarico a responsabile privacy (Stampa responsabile privacy).

C. Invio degli allegati alla convenzione e lettera incarico responsabile privacy

Il CAF invia alla CNA l’allegato 1 e la lettera di incarico intestata al responsabile privacy nominato, firmata da Ro-berto Vitale, responsabile trattamento dati del CAF CNA.

Il responsabile interno dopo aver verificato i dati inseriti, sottopone l’allegato 1 alla firma del rappresentante legale CNA e la lettera di incarico al responsabile privacy che firma per accettazione. Questi due documenti firmati de-

Sezione 1


Sistema CNA


vono essere inviati al CAF [email protected] e una copia con-servata agli atti.

D. Sottoscrizione della convenzione

Quando il CAF riceve l’allegato 1 e la lettera incarico responsabile privacy firmati prepara ed invia a CNA:

− la convenzione 730_CNA in duplice originale: 1 origi-nale firmato dal rappresentante legale del CAF (da conservare agli atti a cura della CNA) e 1 originale da sottoporre alla firma del rappresentante legale della CNA;

− le istruzioni operative per i responsabili del trattamento delle sedi operative provinciali (info_responsabili);

− le istruzioni operative per gli incaricati del trattamento delle sedi operative (info_incaricati);

− il modello di comunicazione degli incaricati delle sedi operative provinciali (elenco incaricati).

Al ricevimento di questi documenti il responsabile interno sottopone alla firma del rappresentante legale della CNA la convenzione e consegna la documentazione sulla priva-cy al responsabile privacy. La convenzione firmata dal rappresentante legale della CNA deve essere restituita al CAF [email protected].



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Sistema CNA


E. Comunicazione dei dati all’Agenzia delle entrate

Quando il CAF riceve la convenzione firmata, la proce-dura di attivazione della convenzione 730 può dirsi con-clusa. Il CAF prepara il file contenente i dati relativi alla nuova attivazione e lo invia all’Agenzia delle entrate per ottemperare agli obblighi delle comunicazioni di legge (il file è generato almeno una volta al mese, se ci sono modi-fiche, e contiene tutte le variazioni effettuate nel mese dal-le strutture).

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Sistema CNA


F. Comunicazioni fra il CAF e l’Unità Locale (CNA con-venzionata)

Il CAF da ora in avanti comunicherà con la CNA territo-riale tramite il responsabile interno e la struttura è definita Unità Locale del CAF CNA.

G. Abilitazione degli operatori

Il CAF comunicherà al responsabile privacy che può procedere, anche attraverso il responsabile interno, ad in-serire gli operatori (nome, cognome, c.f., telefono, e-mail) nella procedura AlboWeb e ad abilitarli al servizio 730 con una username definita ed una password provvisoria di primo accesso (vedi menu Operatori del manuale operati-vo AlboWeb).

Al primo accesso l’operatore dovrà, seguendo le istru-zioni fornite dalla procedura web:

− modificare la password; − stampare la lettera d’incarico per l’assistenza fiscale

(Stampa incarico CAF CNA), firmarla ed inviarla al CAF CNA [email protected];

− stampare la lettera d’incarico e istruzioni in materia di privacy (Stampa incarico privacy), firmarla ed inviarla al proprio responsabile privacy.


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Sistema CNA


L’operatore riceverà quindi un’email che lo informa delle avvenute modifiche, che sarà inviata anche al responsabi-le interno.

2. Convenzione CAF e Società di servizio (Unità periferica)

Le società di servizio per stipulare convenzione con il CAF, oltre naturalmente ad appartenere al sistema CNA, devono rispettare i seguenti requisiti essenziali ed obbliga-tori:

− Società di capitali: il capitale sociale deve essere pos-seduto almeno per il 51% dalla CNA di livello territoria-le (CNA regionale e/o territoriale.)

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Sistema CNA


− Cooperative: il 100% dei soci deve essere iscritto alla CNA. A. Attivazione della procedura

La Società che vuole instaurare un rapporto convenzio-nale con il CAF per erogare il servizio 730, invia la sua ri-chiesta tramite email all’indirizzo [email protected].

La richiesta deve contenere:

− la visura camerale più recente della Società; − l’anagrafica della sede di livello provinciale (via, comu-

ne, cap, tel, fax, e-mail); − l’indicazione della persona (nome, cognome, c.f., e-mail)

che la Società intende nominare in qualità di responsa-bile interno, nominativo che sarà comunicato all’Agenzia delle entrate (non è necessario che sia un dipendente della Società, ma in questo caso non potrà elaborare mod. 730);

− l’indicazione della persona (nome, cognome, c.f., e-mail) che la Società intende nominare in qualità di responsa-bile privacy (può coincidere con il responsabile interno);

− l’elenco delle sedi (via, comune, cap, tel, fax, e-mail) che la Società intende mettere a disposizione per erogare il servizio di assistenza fiscale 730 (saranno comunicate


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Sistema CNA


all’Agenzia delle entrate). Le sedi devono essere state comunicate alla Camera di commercio. B. Primo inserimento dati in AlboWeb

Quando il CAF riceve la richiesta procede a:

− controllare che la Società possiede i requisiti obbligato-ri;

− inserire nella procedura AlboWeb l’anagrafica della Società, del suo rappresentante legale, i dati dei com-ponenti il Consiglio d’Amministrazione e del Collegio Sindacale;

− inserire fra gli operatori il responsabile interno abilitan-dolo come supervisore delle procedure 730Web e Al-boWeb;

− inserire nell’anagrafica della Società i nominativi dei re-sponsabili interno e provinciale privacy;

− inserire le anagrafiche delle sedi operative della Socie-tà, abilitandole al servizio richiesto.

Infine procede alla stampa: della relazione tecnica - al-legato 1 (Stampa Elenco Sedi); della scheda dati - allega-to 2 (Stampa Scheda Dati); della lettera d’incarico a re-sponsabile privacy (Stampa responsabile privacy).

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Sistema CNA


C. Invio degli allegati alla convenzione e lettera incarico responsabile privacy

Il CAF invia alla Società l’allegato 1, l’allegato 2 e la let-tera di incarico intestata al responsabile privacy nominato, firmata da Roberto Vitale, responsabile trattamento dati del CAF.

Il responsabile interno dopo aver verificato i dati inseriti, sottopone i 2 allegati alla firma del rappresentante legale della Società e la lettera di incarico al responsabile priva-cy che firma per accettazione.

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Sistema CNA


Attenzione: l’Allegato 2 dovrà essere firmato ANCHE dal pre-sidente della CNA territoriale competente all’atto dell’attivazione della convenzione con il CAF (la prima volta) ed in caso di varia-zione della compagine sociale. Tale firma non sarà necessaria nelle fasi successive di aggiornamento dati.

Questi documenti firmati, i due allegati e la lettera inca-rico, devono essere inviati al CAF [email protected] e una co-pia conservata agli atti.

D. Sottoscrizione della convenzione

Quando il CAF riceve gli allegati e la lettera incarico, prepara ed invia alla Società:

− la convenzione 730_SOC in duplice originale: 1 origi-nale firmato dal rappresentante legale del CAF (da conservare agli atti a cura della Società) e 1 originale da far firmare al rappresentante legale della Società;

− le istruzioni operative per i responsabili del trattamento delle sedi operative provinciali (info-responsabili), le istruzioni operative per gli incaricati del trattamento del-le sedi operative (info-incaricati) e il modello di comuni-cazione degli incaricati delle sedi operative provinciali (elenco incaricati).

Al ricevimento di questi documenti il responsabile interno sottopone alla firma del rappresentante legale della So-


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Sistema CNA


cietà la convenzione e consegna la documentazione sulla privacy al responsabile privacy.

La convenzione firmata dal rappresentante legale della Società deve essere restituita al CAF [email protected].

E. Comunicazioni fra il CAF e l’Unità Periferica (Società convenzionata)

Il CAF da ora in avanti comunicherà con la Società tra-mite il responsabile interno e la struttura convenzionata è definita Unità Periferica del CAF CNA.

F. Comunicazione dei dati all’Agenzia delle entrate

Quando il CAF riceve la convenzione firmata la proce-dura di attivazione della convenzione 730 può dirsi con-clusa.

Il CAF prepara il file contenente i dati relativi alla nuova attivazione e lo invia all’Agenzia delle entrate per ottem-perare agli obblighi delle comunicazioni di legge (il file è generato almeno una volta al mese, se ci sono modifiche, e contiene tutte le variazioni effettuate nel mese dalle strut-ture).


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G. Abilitazione degli operatori

Il CAF comunicherà al responsabile privacy che può procedere, anche attraverso il responsabile interno, ad in-serire gli operatori (nome, cognome, c.f., telefono, e-mail) nella procedura AlboWeb e ad abilitarli al servizio 730 con una username definita ed una password provvisoria di primo accesso (vedi menu Operatori del manuale operati-vo AlboWeb).

Al primo accesso l’operatore dovrà, seguendo le istru-zioni fornite dalla procedura web:

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Sistema CNA


− modificare la password; − stampare la lettera d’incarico per l’assistenza fiscale

(Stampa incarico CAF CNA), firmarla ed inviarla al CAF CNA [email protected];

− stampare la lettera d’incarico e istruzioni in materia di privacy (Stampa incarico privacy), firmarla ed inviarla al proprio responsabile privacy.

L’operatore riceverà quindi un’email che lo informa delle avvenute modifiche, che sarà inviata anche al responsabi-le interno.


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Sistema CNA


3. Variazioni dei dati successive all’attivazione delle convenzioni

Con la sottoscrizione della convenzione 730 le Unità Locali e le Unità Periferiche del CAF si sono impegnate, tra l’altro, a comunicare tempestivamente al CAF CNA le va-riazioni dei dati anagrafici delle società, delle sedi, del personale incaricato, ecc.

In particolare devono essere comunicate entro 30 giorni dal loro verificarsi le modifiche che riguardano:

− il responsabile interno e/o il responsabile privacy (CNA e Società);

− l’apertura e/o la chiusura definitiva di sedi (CNA e So-cietà);

− l’anagrafica delle sedi (CNA e Società); − l’anagrafica della sede legale (Società); − la composizione del Consiglio d’amministrazione e/o del

Collegio sindacale (Società); − la compagine sociale/quote di possesso (Società).

Le variazioni di questi dati, quando ricorrono, devono es-sere effettuate dal responsabile interno attraverso la pro-cedura AlboWeb, di cui gli stessi sono anche supervisori a livello provinciale.

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A. Variazione del responsabile interno e/o del responsa-bile privacy (CNA/Società)

Se la CNA o la Società manifestano l’esigenza di sosti-tuire il proprio responsabile interno ecco come deve ope-rare il responsabile interno dimissionario nella procedura AlboWeb (vedi menu CNA o Società del manuale opera-tivo AlboWeb):

− inserisce fra gli operatori (se non già presente) i dati del suo successore dal menu Operatori (nome, cognome, c.f., e-mail);

− in anagrafica CNA/Società sostituisce i suoi dati ana-grafici con i dati del nuovo responsabile interno;

− se trattasi di CNA stampa l’allegato 1 (Stampa Elenco Sedi) dal menu CNA(1); se invece trattasi di Società stampa l’allegato 2 (Stampa Dati Società) dal menu So-cietà(1). Con tale firma sull’allegato la nomina del nuovo responsabile interno è ufficializzata;

− l’allegato firmato dovrà essere inviato a [email protected].

1 Se trattasi di CNA l’allegato 1 deve essere firmato dal segreta-

rio/direttore della CNA; se trattasi di Società l’allegato 2 deve essere firmato dal rappresentante legale della Società.


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La stessa procedura va seguita per cambiare il respon-sabile privacy. In questo caso il responsabile interno deve stampare anche la lettera d’incarico del responsabile pri-vacy e consegnargliela per la firma. La lettera deve essere poi restituita al CAF CNA [email protected].

B. Apertura e/o chiusura definitiva di sedi (CNA e Socie-tà)

Se la struttura convenzionata ha l’esigenza di aprire una o più sedi rispetto al primo inserimento effettuato dal CAF, il responsabile interno deve effettuare tale operazione in AlboWeb. L’inserimento di una nuova sede è spiegato nel Menu sedi del manuale operativo AlboWeb.

Se la struttura deve chiudere definitivamente una o più sedi, il responsabile interno è tenuto a comunicare anche questa variazione intervenendo in AlboWeb. Nel Menu sedi del manuale operativo Albo Web è spiegato come ef-


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Sistema CNA


fettuare tale chiusura, ma vogliamo focalizzare l’attenzione su ciò che comporta la chiusura di una sede.

La chiusura di una sede determina in modo automatico la chiusura di tutti gli operatori abilitati in quella sede. Pertan-to prima di procedere alla chiusura della sede il responsa-bile interno deve comunicare al CAF Nazionale, con un ticket, se gli operatori devono essere trasferiti in un’altra sede, indicando la login dell’operatore interessato e la nuova sede dove deve essere trasferito.

Il CAF effettua quindi lo spostamento dell’operatore alla nuova sede, trasferendo anche le relative dichiarazioni, e lo comunica al responsabile interno che poi procede alla chiusura della sede.

Quando ha terminato la modifica (o le modifiche), salva e stampa l’allegato 1 (Stampa elenco sedi), firma ed lo in-via al CAF CNA [email protected].

C. Variazione dati nell’anagrafica delle sedi (CNA e So-cietà)

Gli elementi dell’anagrafica di una sede comunicati all’agenzia delle entrate sono: indirizzo, numero civico, comune, telefono e telefax.


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Il responsabile interno è abilitato a modificare tali dati dalla procedura AlboWeb (vedi menu Sedi del manuale operativo AlboWeb).

Una volta effettuata la modifica (o le modifiche) salva e dal menu CNA/Società provvede a stampare l’allegato 1 (Stampa Elenco Sedi), lo firma e lo invia al CAF [email protected].

D. Variazione dell’anagrafica della sede legale (Società)

Se la Società cambia indirizzo, telefono o telefax, della propria sede legale, tali dati devono essere modificati dal responsabile interno dal menu Società della procedura AlboWeb.

Quando ha terminato la modifica (o le modifiche), salva e stampa l’allegato 2 (Stampa Scheda dati), firma ed lo in-via al CAF CNA [email protected].



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E. Variazione della composizione del Consiglio d’amministrazione e/o del Collegio Sindacale (Società)

Il responsabile interno effettua le modifiche dal sottome-nu CDA/CS che si trova all’interno del menu Società (vedi menu Società, Bottone CDA/CS del manuale operativo AlboWeb).

Le uniche modifiche possibili sono:

− nuovo componente (o nuovi componenti): si procede all’inserimento del nome, cognome, c.f. e data di inse-diamento;

− componente (o componenti) decaduto: si procede all’inserimento della data di fine incarico.

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Ad ogni modifica inserita il responsabile interno salva e, quando terminato, stampa l’allegato 2 (Stampa Scheda Dati) dal menu Società, lo firma e lo invia al CAF [email protected], successivamente invierà al CAF la visura camerale aggiornata della Società.

F. Variazione della compagine sociale/quote di possesso (Società)

Se la composizione societaria cambia, il responsabile in-terno può modificarla dal sottomenu Soci che si trova


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all’interno del menu Società (vedi manuale operativo Al-boWeb).

Quando terminato stampa l’allegato 2 (Stampa Scheda Dati), lo fa firmare al Presidente della CNA e al rappre-sentante legale della Società e lo invia al CAFCNA [email protected], successivamente invierà al CAF la visura camerale aggiornata della Società.

G. Invio dei dati all’Amministrazione finanziaria

Solo quando il CAF riceve l’allegato (o gli allegati) dell’Unità Locale/Periferica può validare la modifica (modi-fiche), preparare il file ed inviarlo all’Agenzia delle entra-te: il file è generato almeno una volta al mese e contiene tutte le variazioni effettuate dalle strutture, se ce ne sono.


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4. Variazione della struttura convenzionata con il CAF

La chiusura del rapporto convenzionale con la società deve essere comunicata al CAF attraverso una disdetta formale indicando la decorrenza ed i servizi da interrom-pere.

Tutte le variazioni conseguenti sono operate dal CAF e sono comunicate all’agenzia delle entrate.

Se la chiusura del rapporto convenzionale deriva dalla scelta di instaurare un nuovo rapporto con un’altra società della CNA territoriale o con la stessa CNA, contestual-mente alla disdetta, si devono trasmettere i dati della CNA o della nuova società come indicato rispettivamente ai §§ 1A e 2A del presente manuale.

5. Convenzioni per gli altri servizi CAF tramite le strutture del sistema CNA

I servizi RED - ISE e servizi connessi - INVCIV possono essere erogati:

− se Unità Locale (convenzione 730 attiva con CNA), dal personale della CNA territoriale comandato al Patro-nato, aderendo alla convenzione CAFCNA/ cittadini imprese;

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− se Unità periferica (convenzione 730 attiva con Socie-tà), dalla stessa Società convenzionata per il servizio 730 attraverso la stipula delle relative convenzioni di servizio e inoltre con il personale della CNA territoriale comandato al Patronato, aderendo alla convenzione CAFCNA/EAPASA ITACO Cittadini e Imprese.

Attenzione: la scelta di erogare gli altri servizi con il personale del patronato oltre che con la società compete alla struttura CNA.

A. Unità Locale (convenzione 730 attiva con CNA)

E’ necessario che sia attiva con il CAF la convenzione per il servizio 730 (molti dati saranno già presenti in Al-boWeb).

La CNA territoriale, con una lettera su carta intestata, comunica al CAF CNA la sua intenzione di aderire alla convenzione nazionale CAFCNA/EPASA ITACO Cittadini e Imprese per i servizi ISE, RED ed INVCIV indicando pres-so quali sedi (indirizzo, cap, comune, tel, fax) intende ero-garli.

Il CAF riceve la lettera di richiesta, abilita le sedi per i servizi e comunica al responsabile privacy che può proce-dere, anche attraverso il responsabile interno, ad inserire

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gli operatori (nome, cognome, c.f., telefono, e-mail) nella procedura AlboWeb e ad abilitarli ai servizi (vedi sez. 1, § 1G del presente manuale)..

Con la stessa comunicazione il CAF trasmette le condi-zioni generali di contratto (allegato B alla convenzione CAF/Patronato) e richiede al Responsabile di procedere alla stampa dell’allegato C - Adesione alla convenzione nazionale (Stampa Adesione Epasa) dal menu CNA, che individua il personale che svolgerà il servizio.

I due Allegati B e C dovranno essere restituiti al CAF CNA ([email protected]) ed al Patronato EPASA ITACO Cit-tadini e Imprese nazionale, con data e firma del Direttore del Patronato provinciale.


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B. Unità periferica (convenzione 730 attiva con Società)

i) Convenzione altri servizi tramite Società


La Società chiede di convenzionarsi con il CAF esplici-tando in una lettera su carta intestata per quale servizio (servizi) intende convenzionarsi ed indicando presso quali sedi intende svolgere il servizio (servizi).

Quando il CAF riceve la lettera di richiesta, prepara ed invia alla Società la convenzione (o le convenzioni) in du-plice originale:

− un originale firmato dal rappresentante legale del CAF (da conservare agli atti a cura della Società);

− un altro originale da far firmare al rappresentante lega-le della Società.

Il responsabile interno sottopone alla firma del rappre-sentante legale della Società la convenzione (o le conven-zioni) che una volta firmata deve essere restituita al CAF [email protected].


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Quando il CAF riceve la convenzione firmata procede ad abilitare le sedi al nuovo servizio (servizi) e comunica al responsabile interno che può abilitare gli operatori (vedi sez.1, § 2G del presente manuale).

ii) Adesione convenzione nazionale CAFCNA/EPASA ITACO Cittadini e Imprese per altri servizi


La CNA territoriale, con una lettera su carta intestata, comunica al CAF CNA la sua intenzione di aderire anche alla convenzione nazionale CAFCNA/EPASA ITACO Cit-

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Sistema CNA


tadini e Imprese per i servizi ISE, RED ed INVCIV indican-do presso quali sedi (indirizzo, cap, comune, tel, fax) inten-de erogarli.

Il CAF riceve la lettera di richiesta, abilita la doppia convenzione (società di servizi e Patronato) e le sedi per i servizi e comunica al responsabile privacy che può proce-dere, anche attraverso il responsabile interno, ad inserire gli operatori (nome, cognome, c.f., telefono, e-mail) nella procedura AlboWeb e ad abilitarli ai servizi (vedi sez. 1, § 1G del presente manuale).

Con la stessa comunicazione il CAF trasmette le condi-zioni generali di contratto (allegato B alla convenzione CAF/Patronato) e richiede al Responsabile di procedere alla stampa dell’allegato C - Adesione alla convenzione nazionale (Stampa Adesione Epasa) dal menu CNA, che individua il personale che svolgerà il servizio.

I due Allegati B e C dovranno essere restituiti al CAF CNA ([email protected]) ed al Patronato EPASA ITACO Cit-tadini e Imprese nazionale, con data e firma del Direttore del Patronato provinciale.


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6. Convenzioni per i servizi di Agenzia per le impre-se

I servizi di Agenzia per le imprese sono svolti dalle sedi operative delegate, attivate attraverso una apposita con-venzione con la CNA territoriale, che individua un Re-sponsabile del procedimento e uno o più addetti dell’Agenzia. Il Responsabile del procedimento è il sogget-to abilitato al rilascio della dichiarazione di conformità che costituisce titolo autorizzatorio per l'esercizio dell'attività e per l'avvio immediato dell'intervento dichiarato, mentre l’addetto è colui che è tenuto ad effettuare i controlli pro-pedeutici al rilascio dell’attestazione.

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Sistema CNA


Per l’attivazione di una sede operativa delegata dell’Agenzia per le imprese della CNA, la procedura da adottare è la seguente:

La Cna associazione territoriale deve sottoscrivere una apposita convenzione nella quale si impegna a mettere a disposizione una struttura aziendale organizzata (attrezza-ture e mobili, apparecchiature informatiche, collegamento telematico, materiali di ufficio e cancelleria), il personale dipendente che ha le capacità professionali per lo svolgi-mento del servizio, nonché gli eventuali professionisti esterni con cui l’associazione ha stipulato apposite con-venzioni.

Le sedi operative e il personale devono essere comuni-cati attraverso l’allegato 1, indicando per ciascuna sede l’indirizzo, i recapiti telefonici, l’e-mail ed il personale asse-gnato, specificando i ruoli di Responsabile del procedimen-to e di addetto.

Per dare il via alla procedura la CNA associazione pro-vinciale deve trasmettere al CAF l’allegato 1 debitamente compilato e firmato dal Presidente dell’associazione.

Il CAF quindi invia il contratto debitamente compilato in duplice copia alla CNA. Una copia è sottoscritta dal rap-presentante legale del CAF e deve essere conservata agli

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atti dalla CNA. L’altra copia deve essere firmata dal Pre-sidente della CNA e restituita al CAF. Solo in tale momen-to l’accordo si intende concluso e il contratto è efficace.


Sezione 2

Le Convenzioni con la Rete Esterna

Sezione 2

Le Convenzioni con la

Rete esterna


Le Unità Locali e le Unità Periferiche, per incrementare l’erogazione dei servizi CAF e diffondere il marchio CNA sul territorio, possono aprire sedi esterne al sistema CNA grazie agli strumenti (contratti e incarichi) messi a disposi-zione dal CAF.

Tale facoltà è espressamente prevista nelle convenzioni per i servizi sottoscritte con il CAF CNA.

Le sedi possono essere aperte presso studi di professioni-sti che hanno sottoscritto l’apposito incarico (CNA_COM oppure SOC_COM) e che quindi sono abilitati al rilascio del visto di conformità.

Inoltre Le unità locali e le unità periferiche possono affi-dare la raccolta dei documenti relativi ai servizi CAF a Soci o Associati che hanno sottoscritto l’apposito incarico (CNA_CDR/SOC_CDR). I soci o associati effettuano esclu-sivamente la raccolta e l’imputazione dei dati ma non rila-sciano il visto di conformità.

1. Contratti con professionisti (CNA_COM/SOC_COM)

Il responsabile interno dopo aver preso contatto con il professionista che, si ricorda, deve soddisfare determinati

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requisiti per erogare i servizi CAF (2), gli sottopone il con-tratto CNA_COM (se unità locale) o SOC_COM (se unità periferica).

I contratti sono disponibili nella procedura AlboWeb, nell’area stampe, e sono in un formato standard non modi-ficabile, editabile solo con riferimento ai dati anagrafici ed ai rapporti economici (vedi menu Stampe del manuale operativo AlboWeb).

Il responsabile interno deve completare il contratto con l’anagrafica della CNA/Società e del suo rappresentante legale, i dati del professionista e l’anagrafica del luogo dove si svolgeranno i servizi oggetto della convenzione. In-fine deve completarlo con i rapporti economici.

Il contratto scade il 31 dicembre di ogni anno e non è tacitamente rinnovabile.

Se il professionista accetta le condizioni lo sottoscrive e lo restituisce all’Unità Locale/Unità Periferica. Il responsabi-

2 Iscritti negli albi dei dottori commercialisti e dei ragionieri e periti commerciali, attualmente Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili (entrambe le sezioni A) e B); iscritti all’albo dei consulenti del la-voro; iscritti alla data del 30/09/1993 nei ruoli dei periti ed esperti tenuti dalle C.C.I.A.A. per la sub-categoria tributi, in possesso di diploma di lau-rea in giurisprudenza o in economia e commercio o equipollenti o diplo-ma di ragioneria (Tributaristi).

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le interno lo completerà nella parte superiore con l’indicazione di codice sede – data sottoscrizione - data scadenza e lo farà firmare al rappresentante legale.

A. Inserimento della sede in AlboWeb

Il responsabile interno dalla procedura AlboWeb inseri-sce la nuova sede dal menu Sedi, avendo cura di inserire il flag accanto a Studio prof nella sezione Altro (vedi menu Sedi del manuale operativo AlboWeb).

Dopo aver inserito tutti i dati richiesti e aver salvato, dal menu Società stampa l’allegato 1 (Stampa Elenco Sedi), lo firma e lo invia al CAF CNA [email protected] unitamente al contratto CNA_COM o SOC_COM firmato dal profes-sionista.


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Quando il CAF riceve i due documenti valida la nuova sede e comunica al responsabile interno che può procede-re all’inserimento del professionista e all’abilitazione dei servizi.

Al primo invio utile la sede sarà comunicata all’Agenzia delle entrate.

B. Rinnovo incarico professionisti

I contratti con i professionisti come detto scadono il 31 dicembre di ogni anno e non sono rinnovati tacitamente. Il CAF in prossimità della scadenza (fine novembre primi di dicembre) invia ad ogni Unità Locale/Unità Periferica il rie-pilogo dei professionisti attivi nell’anno e i cui contratti scadono nel mese di dicembre.

I responsabili interni devono indicare per quali professio-nisti s’intende proseguire il rapporto anche nell’anno suc-cessivo e per quali invece il rapporto s’interromperà.

Una volta completato l’elenco deve essere firmato dal responsabile interno, datato ed inviato al CAF [email protected].

Quando il CAF riceve i riepiloghi controllerà nel mese di gennaio, che il responsabile privacy provinciale abbia di-sattivato le password dei professionisti che non hanno rin-


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novato l’incarico. Per disabilitare gli operatori vedi menu Operatori del manuale operativo AlboWeb.

Per rinnovare il contratto ad un professionista, in alterna-tiva alla sottoscrizione di un nuovo contratto, è possibile predisporre una lettera che riporti i dati del primo contrat-to (data, prot. ecc.), inserendo solo le eventuali variazioni (indirizzo, importi, ecc.) e chiedendo al professionista la firma per accettazione.

2. Attivazione dei centri di raccolta (CNA_CDR /SOC_CDR)

Il responsabile interno dopo aver preso contatto con il socio o associato alla CNA(3) gli sottopone l’incarico CNA_CDR se unità locale o SOC_CDR se unità periferica.

Gli incarichi sono disponibili nella procedura AlboWeb, nell’area stampe, e sono in un formato standard non modi-ficabile, editabile solo con riferimento ai dati anagrafici ed ai rapporti economici (vedi manuale operativo AlboWeb).

Il responsabile interno deve completare l’incarico in tutte le sue parti (anagrafica società, rappresentante legale, nome cognome socio, tessera socio, rapporti economici).

3 L’incarico può essere conferito ad un socio della CNA pensionati ed ai cittadini possessori di una CNA Cittadini card in corso di validità, che, da Statuto CNA, sono soci sostenitori della Confederazione.

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Nella compilazione è importante indicare il cod. sede della società/unità locale che provvederà a controllare ed a validare le dichiarazioni che sono inserite dal socio.

Attenzione: la sede che valida e controlla le dichiarazioni di un centro di raccolta deve essere necessariamente una sede della società di servizio o una unità locale CNA.

L’incarico ha una durata annuale con rinnovo tacito, ma resta inteso che decade non appena il socio o associato non è più tesserato. Se il socio/associato accetta le condi-zioni lo sottoscrive e lo restituisce all’Unità locale/Unità pe-riferica.

Il responsabile interno lo completerà nella parte superio-re con l’indicazione di codice sede – data sottoscrizione - data scadenza e lo farà firmare al rappresentante legale.

A. Inserimento della sede CDR in AlboWeb

Il responsabile interno dalla procedura AlboWeb inseri-sce la nuova sede nel menu Sedi, avendo cura di inserire il flag accanto a cdr nella sezione Altro (vedi menu Sedi del manuale operativo AlboWeb).

Dopo aver inserito tutti i dati richiesti e dopo aver salva-to, dal menu Società stampa l’allegato 1 (Stampa Elenco Sedi), lo firma e lo invia al CAF CNA [email protected] unita-


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mente al contratto CNA_CDR/SOC_CDR firmato dal so-cio/associato.

Quando il CAF riceve i due documenti valida la nuova se-de e comunica al responsabile interno che può pro-cedere dal menu Operatori all’inserimento dell’operatore ed all’abilitazione dei servizi.

Al primo invio utile la sede sarà comunicata all’Agenzia delle entrate.

Attenzione: se dovete attivare un numero considerevole di con-tratti con professionisti e/o affidare la raccolta a molti associati (CDR), si consiglia, ove possibile, di effettuare l’inserimento delle sedi in AlboWeb dopo aver completato le adesioni. Inserirete co-sì tutte le sedi attivate (studi e/o CDR), e stamperete l’elenco che contiene tutte le modifiche, inviandolo insieme ai contratti in un’unica mail al CAF.

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B. Controllo periodico dell’iscrizione dei soci/associati

Gli incarichi ai soci o associati CNA (CDR) hanno validi-tà annuale e si rinnovano tacitamente, salvo che il socio o associato perda tale qualità.

A tal fine periodicamente il CAF effettua un controllo al fine di verificare che sia ancora in essere il rapporto asso-ciativo e che quindi la card associativa sia ancora in corso di validità.

Se dalla verifica emerge che per alcuni soci/associati la card associativa è scaduta vengono sospesi gli accessi alle procedure e ne viene data comunicazione al Responsabile privacy invitandolo a contattare, direttamente o attraverso il responsabile interno, il socio/associato e provvedere al rinnovo della card associativa.

Se il rinnovo della card non viene eseguito nel tempo stabilito gli incarichi decadono e gli accessi vengono revo-cati.


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Gli adempimenti

Privacy

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Gli Adempimenti

Privacy


1. Adempimenti dei responsabili privacy

Il responsabile del trattamento dati delle sedi operative provinciali (di seguito responsabile privacy) è individuato dalla struttura di appartenenza (CNA territoriale/società).

A seguito della sua nomina al neo responsabile viene in-viata dal CAF CNA una lettera di nomina che formalizza l’incarico e che deve essere sottoscritta per accettazione e ritrasmessa al CAF. Per prenderne visione la lettera di no-mina è disponibile nell’area riservata del CAF CNA (https://casacaf.cna.it/www2/Modello/Privacy/privacy/2016/CAF%20nomina_resp-privacy%20ultime%20modifiche%2020.9.2016.pdf).

Nella nomina sono individuate le finalità per le quali la stessa è stata conferita e tali finalità sono poi illustrate in dettaglio nelle istruzioni che sono trasmesse al responsabi-le privacy dal CAF nazionale. Anche le istruzioni sono di-sponibili nell’area riservata del CAF CNA all’indirizzo (https://casacaf.cna.it/www2/Modello/Privacy/privacy/2016/istruzioni_responsabili_2016_ottobre.pdf).

Il responsabile deve prendere visione di tali istruzioni ed ovviamente attenersi alle medesime nello svolgimento del suo incarico.

https://casacaf.cna.it/www2/Modello/Privacy/privacy/2016/CAF%20nomina_resp-privacy%20ultime%20modifiche%2020.9.2016.pdf



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Gli Adempimenti

Privacy


Il responsabile privacy provinciale, nel modello organiz-zativo che si è dato CAF CNA, è di fatto un “delegato” del responsabile del trattamento dati del CAF CNA e coopera con quest’ultimo per garantire il rispetto degli ob-blighi in materia di privacy nelle strutture territoriali.

A. Designazione degli incaricati

Uno dei compiti principali che gli è assegnato è quello relativo alla designazione degli incaricati che operano nel-le sedi territoriali. A tal fine il responsabile privacy provin-ciale deve rilasciare la password per il primo accesso alle procedure web del CAF CNA agli addetti/incaricati at-traverso le procedure web (anche avvalendosi del super-visore del servizio web o delegandolo).

Deve quindi informare tutti gli addetti individuati per lo svolgimento del servizio che, al primo accesso alle proce-dure web del CAF CNA, questi dovranno:

- modificare la password;

- stampare e sottoscrivere la lettera d’incarico che con-tiene il conferimento di incarico, l’ambito del tratta-mento e le istruzioni;

- scaricare dalla procedura web il fascicolo “Informa-zioni privacy per gli incaricati del trattamento dei dati

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Gli Adempimenti

Privacy


personali da parte di CAF CNA”, stamparlo e legger-lo con molta attenzione.

La lettera d’incarico ed il fascicolo delle istruzioni sono disponibili nell’area riservata del CAF CNA. https://casacaf.cna.it/www2/Modello/privacy.html.

In tal modo egli garantisce che gli addetti abbiano rice-vuto e sottoscritto la lettera d’incarico e gli siano state for-nite adeguate istruzioni per rispettare le misure minime di sicurezza indicate dagli articoli da 33 a 36 e nell’allegato B del D.Lgs. 196/2003.

B. Elenco degli incaricati

Il responsabile privacy al termine di ogni anno deve tra-smettere al CAF CNA l’elenco degli incaricati delle sedi operative provinciali.

L’elenco contiene gli operatori che hanno avuto accesso alle banche dati CAF nel corso dell’anno, anche solo se per un periodo limitato (c.d. stagionali), ed indica:

− nome cognome dell’operatore; − data di accettazione dell’incarico (download dalla pro-

cedura); − la data in cui ha prelevato il fascicolo con le istruzioni

privacy;

https://casacaf.cna.it/www2/Modello/privacy.html

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Gli Adempimenti

Privacy


− la data di fine incarico.

L’elenco degli incaricati è disponibile nella procedura Alboweb (menu società/cna). Deve essere stampato, sotto-scritto e trasmesso al CAF CNA.

Il CAF CNA con una email ricorda questo adempimento ai Responsabili privacy che devono verificare se:

- l’elenco contiene gli addetti effettivamente attivi alla data di stampa;

- intervenire qualora risulti ancora attivo un addetto che non opera più per il CAF. In tal caso il responsabi-le privacy deve Intervenire immediatamente a blocca-re o sospendere la password di accesso ai servizi (anche avvalendosi del supervisore del servizio web o delegandolo). L’interruzione degli accessi aggiorna l’elenco degli incaricati indicando nell’ultima colonna la data di fine incarico;

- siano presenti le date di accettazione incarico privacy e di consegna del fascicolo istruzioni;

- sollecitare gli addetti al prelievo della lettera d’incarico e/o del fascicolo se le date non sono pre-senti.

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Gli Adempimenti

Privacy


Gli altri compiti assegnati al responsabile privacy sono il-lustrati nelle Istruzioni operative per i responsabili del trat-tamento delle sedi operative provinciali disponibili nella area riservata del CAF CNA (https://casacaf.cna.it/www2/Modello/Privacy/privacy/2016/istruzioni_responsabili_2016_ottobre.pdf)

2. Adempimenti degli incaricati

Gli incaricati ai servizi CAF sono individuati dalla struttu-ra di appartenenza (CNA territoriale/società).

A seguito della nomina ogni addetto deve sottoscrivere per ricevuta la lettera d’incarico e consegnarla al respon-sabile privacy provinciale.

La lettera di incarico privacy è prodotta dalla procedura AlboWeb del CAF CNA e ciascun addetto deve stampar-la nel momento in cui accede per la prima volta (con la password di primo accesso conferitagli dal responsabile privacy) ad una procedura di servizio del CAF.

La lettera d’incarico definisce l’ambito del trattamento al quale si è autorizzati e le istruzioni per il trattamento dei dati stessi.

Tali istruzioni sono poi esplicitate nelle “Informazioni pri-vacy per gli incaricati del trattamento dei dati personali

https://casacaf.cna.it/www2/Modello/Privacy/privacy/2016/istruzioni_responsabili_2016_ottobre.pdf

https://casacaf.cna.it/www2/Modello/Privacy/privacy/2016/istruzioni_responsabili_2016_ottobre.pdf

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Gli Adempimenti

Privacy


del CAF CNA” che devono essere prelevate contestual-mente alla lettera d’incarico dalla procedura ALBOweb.

Ciascun addetto deve prendere visione di tali istruzioni ed ovviamente attenersi scrupolosamente alle medesime nello svolgimento del suo incarico.

In caso di dubbi sul comportamento da assumere in alcu-ne situazioni deve sempre fare riferimento al responsabile privacy, così come deve rivolgersi al responsabile qualora necessiti di specifiche autorizzazioni per il compimento di alcune attività o l’utilizzo di supporti rimovibili.

Il dettaglio delle istruzioni cui devono attenersi gli opera-tori nello svolgimento del loro incarico e nel trattamento dei dati sono, come detto, dettagliate nelle Informazioni privacy per gli incaricati del trattamento dei dati personali del CAF CNA disponibili nell’area riservata del CAF CNA (https://casacaf.cna.it/www2/Modello/Privacy/privacy/2016/istruzioni_incaricati_2016_ottobre.pdf.)

https://casacaf.cna.it/www2/Modello/Privacy/privacy/2016/istruzioni_incaricati_2016_ottobre.pdf

https://casacaf.cna.it/www2/Modello/Privacy/privacy/2016/istruzioni_incaricati_2016_ottobre.pdf

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