PROCEDURA ISTRUTTORIA FUNZIONE REGIMI DI AIUTO

AM – RA –OI– 01/2010

.

Abbreviazioni

AU Amministratore Unico

COORD (RF)

Coordinatore funzione regimi di aiuto di Sviluppo Toscana

RESP GEST

Responsabile gestione attività istruttoria per il singolo bando

ISTR Istruttore

SINF Sistema informativo di Sviluppo Toscana

AMM Amministrazione di Sviluppo Toscana

VAL Valutatore per materia

RT Responsabile di linea Regione Toscana

INPUT Documento ufficiale Disciplinare /Protocollo Organizzativo

OUTPUT Bando e allegati

PROCEDURA ORGANIZZATIVA

Attività preliminari alla pubblicazione del bandoProcesso organizzativo n. 1

.

Matrice di responsabilità

C COLLABORA

P PREDISPONE

R RESPONSABILE

V VALIDA

Processo 1Attivita preliminari alla pubblicazione del Bando

AU COORD RESP GEST ISTR SINF AMM RT

Predisposizione schede R P V

Informatizzazione C R V

Test di utilizzo C R

Presentazione sistema informatico C C R V

Rilascio ai beneficiari R

.

Processo organizzativo n. 1Attività preliminari alla pubblicazione del bando

A Predisposizione schede Sviluppo Toscana condivide con Responsabile di procedimento della Regione Toscana le schede necessarie per l’accoglienza delle domande di contributo da parte dei potenziali beneficiari, qualora questa attività di condivisione sia prevista all’interno del Disciplinare/Convenzione/PO sottoscritto da AU.tempo necessario per questa fase: 30

B Informatizzazione Sviluppo Toscana attraverso la propria piattaforma informatica e l’apporto di SINF procede alla analisi, progettazione , sviluppo e realizzazione deiprocessi di acquisizione delle domande di contributo on line necessari all’inserimento dei dati da parte dei soggetti beneficiari, assicurando senecessario più livelli di autorizzazione relativamente alla visione dei dati inseriti (livello utente, livello manager, livello amministratore) . SviluppoToscana accompagna la realizzazione di ogni applicazione con la stesura di linee guida per l’utente sia di natura tecnica che di contenuto . Il

Responsabile di procedimento della Regione Toscana , sentito COORD , comunica a SINF la tempistica di realizzazione e dei “template” correlati al

bando regionale da informatizzare. Il Responsabile di attività, durante la fase di progettazione, fornisce assistenza contenutistica al settore SINF estabilisce congiuntamente con SINF momenti di check e di verifica.

C Test di utilizzoSINF prima del rilascio della piattaforma , testa con il Responsabile di procedimento regionale in ogni sezione il nuovo gestionale per verificarne la correttezza in termini di coerenza con il bando, di funzionalità delle formule inserite , di ottimizzazione dei controlli inseriti, di verifica di assenza di anomalie che impediscono il corretto inserimento di dati .tempo necessario per questa fase: 10

D Presentazione sistema informaticoSi ritiene necessario a seguito di ogni nuova piattaforma gestionale realizzata dare una adeguata informazione agli utenti invitandoli a partecipare ad uno o più momenti formativi in cui alla presenza dei responsabili regionali si individui il processo di accreditamento e di accesso al gestionale e le specifiche caratteristiche dello stesso. SINF invia ai soggetti interessati copia delle presentazioni tecniche effettuate ed inserisce lo stesso materiale all’interno del proprio sito.

E Rilascio ai beneficiariA seguito del momento di presentazione del gestionale AU rende disponibile lo stesso con le modalità previste nel bando.

.

Processo organizzativo n. 1Attività preliminari alla pubblicazione del bando

Documentazione relativa al processo organizzativo n. 1

Schede allegate bandoVerifiche contenuti e indicazioni di testo

Normativa di riferimento

.

Fase:

Attori:

AU

COORD

RESP ATT

SINF

REGIONE

TOSCANA

Procedura 1.1 - Attività preliminari alla pubblicazione del Bando

Nok

predisposizione schede

- Analizza Bando fornito da

RT

- Formula proposta di

modulistica per la

presentazione delle istanze

di contributo

- Verifica

contenuto

- Trasmette

proposta di

modulistica a

RT

- Valuta

- Approva

modulistica/richiede

modifiche

- Acquisisce modulistica

validata da RT

- Incarica RESP ATT di

avviare procedura di

informatizzazione della

modulistica

Ok

.

Fase:

Attori:

AU

COORD

RESP ATT

SINF

REGIONE

TOSCANA

SOGGETTI

TERZI

INTERESSATI

Procedura 1.1 - Attività preliminari alla pubblicazione del Bando

informatizzazione modulistica

- Integra modulistica validata

da RT con indicazioni tecniche

per informatizzazione (vincoli,

formule, ecc.)

- Incarica SINF di predisporre

modulistica on-line

- Progetta e realizza

prototipo di sistema

gestionale on-line

- Test di

utilizzo

- Sottopone

prototipo a

COORD

- Verifica nuovo

SG

- Richiede nulla

osta RT per

presentazione

SG a utenti

- Valuta

- Approva

SG/richiede

modifiche

- Organizza

presentazione

SG

Nok Ok

- Rilascia

SG a utenti

INPUT bando e allegati

OUTPUT domande di contributo registrate su sistema informatico

PROCEDURA ORGANIZZATIVA

Assistenza ed informazione fase di apertura del BandoProcesso organizzativo n. 2

. Matrice di responsabilità

C COLLABORA

P PREDISPONE

R RESPONSABILE

V VALIDA

Processo 2Assistenza ed informazione fase di apertura del Bando

AU COORDRESP GEST ISTR SINF AMM RT

Assistenza ai compilatori sui contenuti R

Assistenza ai compilatori sullo strumento informatico di partecipazione al bando

C R

Promozione del bando R C C

ReportR C P

.

Processo organizzativo n. 2Assistenza ed informazione fase di apertura del Bando

A Assistenza compilazione on lineDurante la fase di apertura del bando , SINF predispone una mail di assistenza tecnica attraverso la quale i soggetti in fasedi compilazione possono riceve informazioni e utilizzo della piattaforma informatica. Inoltre altre fasi da monitorare sono quella di richiesta di account , di chiusura telematica della scheda di progetto,della possibilità dei supervisori di essere accreditati. Salvo diversa indicazione del Responsabile di procedimento regionale, il tempo necessario per questa fase per Bando è di 45 giorni/persona.

B Comunicazione e Assistenza sui contenuti ai compilatoriDurante la fase di apertura del bando , AU autorizza l’adozione di una mail per le comunicazione legale ai presentatori di istanza e/o di assistenza tecnica sulla corretta compilazione delle domande di contributo attraverso la quale i soggetti in fase di compilazione possono riceve informazioni sulla corretta interpretazione relativa alla documentazione da allegare. In collegamento con il settore della Regione Toscana competente per dare interpretazioni autentiche di natura contenutistica , COORD incarica RESP GEST di implementare un documento FAQ periodicamente aggiornato in modo da rendere le informazioni disponibili a tutti gli interessati.

Esempi di indirizzi di posta certificata e e-mail dedicate alle FAQ:XXXXXXXXXXXX@pec.sviluppo.toscana.itXXXXXXXXXXXX@sviluppo.toscana.it

RESP GEST predispone risposte quotidianamente alle mail che pervengono sugli indirizzi dedicati per misura e inoltra le risposte ai richiedenti previa validazione del responsabile di procedimento regionale

C promozioneSviluppo Toscana si rende disponibile alla promozione territoriale del bando , sulla base di una specifica richiesta e un programma concordato con la il responsabile di procedimento della Regione Toscana

D AssistenzaSviluppo Toscana si rende disponibile a realizzare eventi informativi anche personalizzati al fine di rendere maggiormente fruibili ai richiedenti le modalità di accesso al bando.

E Reportistica Durante la fase di apertura del bando , su richiesta della Regione Toscana , Sviluppo Toscana realizza ed invia attraverso posta elettronica Report relative allo stato di avanzamento della fase di apertura del bando

.

Processo organizzativo n. 2Assistenza ed informazione fase di apertura del Bando

Documenti allegati processo organizzativo n.2:

Report su avvio bandoPresentazioni ppt per informativa su linea FAQMail su indirizzi dedicati

Normativa di riferimento

.

Fase:

Attori:

AU

COORD

RESP ATT

SINF

REGIONE

TOSCANA

SOGGETTI

TERZI

INTERESSATI

Procedura 1.2 - Assistenza ed informazione nella fase di apertura del Bando

Assistenza tecnica

- Valuta richiesta

- Risolve eventuali "bug" del

SG

- Predispone ed invia

risposta a utente

- Formula

richiesta di

assistenza

tecnica via e-

mail

.

Fase:

Attori:

AU

COORD

RESP ATT

SINF

REGIONE

TOSCANA

SOGGETTI

TERZI

INTERESSATI

Procedura 1.2 - Assistenza ed informazione nella fase di apertura del Bando

Assistenza contenutistica

- Valuta richiesta

- Predispone ipotesi di risposta

- Formula richiesta di

assistenza tecnica

via e-mail

- Verifica contenuto

- Trasmette risposta via e-mail a

beneficiario e RT (p.c.)

.

Fase:

Attori:

AU

COORD

RESP ATT

SINF

REGIONE

TOSCANA

SOGGETTI

TERZI

INTERESSATI

Procedura 1.2 - Assistenza ed informazione nella fase di apertura del Bando

Reportistica

- Formula ipotesi di

report

- Verifica contenuto

- Richiede report a

SINF

- Predispone

automazione report

con inoltro a COORD

da SG

- Verifica

contenuto

- Trasmette

report a RT

.

PROCEDURA ORGANIZZATIVA

Ricezione domande di contributoProcesso organizzativo n. 3

INPUT domande di contributo

OUTPUT report domande di contributo completezza e regolarità registrate su sistema informatico

.Matrice di responsabilità

C COLLABORA

P PREDISPONE

R RESPONSABILE

V VALIDA

Processo 3Ricezione domande di contributo

AU COORDRESP GEST ISTR SINF AMM/SEG RT

AccettazioneR

Protocollazione R

Smistamento R C

Verifica di corrispondenza tra documenti ricevuti e lettera di accompagnamento

R C C

.

Processo organizzativo n. 3Ricezione domande

A Accettazione societaria posta raccomandata :AMM/SEG provvede a ritirare la posta trasmessa dai soggetti terzi, apponendo su ciascun plico un timbro con data e ora di ricezione.

B Smistamento:AMM/SEG registra la consegna di ogni plico al RESP GEST competente, se desumibile dal plico, ovvero al COORD, in assenza di indicazioni specifiche.

C Protocollo di procedimento :Il COORD . Istituisce un Protocollo di Procedimento e il RESP. Assegna un numero di protocollo cartaceo o dove sia predisposto anche attraverso procedura informatizzata on line ; associando ad un numero progressivo i seguenti campi: data di arrivo, ora di arrivo, mittente, data di invio, ora di invio, data di protocollo, settore (AIUTI), oggetto (domanda, integrazioni, ecc.), bando di riferimento

D Accettazione societaria fax, posta celere, a manoAMM/SEG provvede a ritirare la posta trasmessa dai soggetti terzi, apponendo su ciascun plico un timbro con data e ora di ricezione. I FAX , pervengono al numero ufficio AIUTI xxxxxxx alla posta di Michela Bongiorni che provvede a smistare ai resp. att. E al COORD per competenza. Il COORD . Istituisce un Protocollo di Procedimento e il RESP. Assegna un numero di protocollo cartaceo o dove sia predisposto anche attraverso procedura informatizzata on line ; associando ad un numero progressivo i seguenti campi: data di arrivo, ora di arrivo, mittente, data di invio, ora di invio, data di protocollo, settore (AIUTI), oggetto (domanda, integrazioni, ecc.), bando di riferimento,

Per le modlaità di ricezione via mail ilo RESP GEST e il COORD provvedono a ritirare la posta elettronica dai soggetti terzi, stampando e registrando nell’apposito protocollo le mail con valore ufficiali che rappresentano l’unica documentazione formale sul contenuto specifico (autorizzazioni, validazioni RT; decisioni RT)

E Verifica di corrispondenza:COORD e/o RESP GEST provvedono all’apertura dei plichi ricevuti, verificando la corrispondenza tra l’elenco di trasmissione predisposto dal soggetto richiedente e la documentazione effettivamente contenuta nel plico ricevuto; in assenza dell’elenco dei documenti trasmessi all’interno del plico, si provvede a verbalizzare il contenuto del plico sulla base di una specifica check list predisposta dal RESP GEST. All’atto dell’apertura di ciascun plico, COORD e RESP GEST provvedono ad apporre sulla lettera di trasmissione o sul modulo di domanda in esso contenuti il numero di protocollo risultante dalla “scheda protocollo”. Copia della lettera o del modulo così protocollati vengono scansionati ed inseriti in formato digitale sul “gestionale protocollo”. COORD e RESP GEST provvedono contestualmente a verificare che i documenti pervenuti siano presenti anche in formato digitale, laddove richiesto (upload su sistema gestionale o supporto informatico all’interno del plico).

.

Processo organizzativo n. 3Ricezione domande

Documenti allegati processo organizzativo n. 3

Protocollo funzione regime aiutiDomande su piattaformaCartelle progetti in formato elettronico

Normativa di riferimento

.

PROCEDURA ORGANIZZATIVA

Archiviazione Processo organizzativo n. 3.1

.

Matrice di responsabilità

C COLLABORA

P PREDISPONE

R RESPONSABILE

V VALIDA

Processo 3.1Archiviazione

AU COORDRESP GEST ISTR SINF AMM RT

Codificazione R

Struttura fascicolo R P

.

Processo organizzativo n. 3.1Archiviazione

A CodificazioneSviluppo Toscana conserva la documentazione cartacea presso la Funzione Regime di Aiuto e secondo il DPS- documento programmatico per la sicurezza di Sviluppo Toscana spa ai sensi della DLS 196/2003

B Struttura di fascicolazione in archivio e on lineArchiviazione numerata per numero protocollo – ripartito in fascicoli per linea e beneficiario:- Fascicolazione cartacea numerata per ordine registro protocollo annuale - per ordine di Linea e beneficiario,

- Fascicolazione on line per ordine: Linea, Identificativo unico di progetto, Anagrafica Beneficiario.

.

Processo organizzativo n. 3.1Ricezione domande

Documenti allegati processo organizzativo n. 3.1

Registro archivio funzione regime aiuti (protocollo)Fascicolo protocolli corrispondenza inviata e ricevuta delle linee convenzionateFascicolo cartaceo documenti controlli

Normativa di riferimento

INPUT domande di contributo

OUTPUT report e esito ammissibilità formale e premialità

PROCEDURA ORGANIZZATIVA

Istruttoria di ammissibilità formale

Processo organizzativo n. 3.2

.

Matrice di responsabilità

C COLLABORA

pr PROPONE

P PREDISPONE

R RESPONSABILE

V VALIDA

Processo 3.2ISTRUTTORIA DI AMMISSIBILITA' FORMALE

AU COORDRESP GEST ISTR SINF AMM RT

Programma di lavoro, acquisizione competenze esterne e assegnazione risorse interne

R Pr C P

Assegnazione domande di contributo V R

Definizione Chek list ammissibilità e chek priorità/ premialità

V R

verifica istruttoria ammissibilità secondo chek ammisbilità

V R

verifica requisiti priorità / premialità secondo chek premialità/priorità

R

.

Matrice di responsabilità

Processo 3.2ISTRUTTORIA DI AMMISSIBILITA' FORMALE

AU COORDRESP GEST

ISTRSINF AMM RT

Acquisizioni pareri R P C

Richieste di integrazione R P

verifica ammissibilità post integrazioni R P

Emanazione esito di ammissibilità/non ammissibilità formale

R P V

Registrazione nel sistema informatico V R P

FAQ XXXXXXXX@sviluppo.toscana.it V P C V

A Programma di lavoro, acquisizione competenze esterne e assegnazione risorsel COORD redige il programma di lavoro comprensivo dei carichi di lavoro per ciascuna risorsa interna, delle mansioni assegnate e dei tempi di svolgimento delle stesse. AMM valida il programma di lavoro. COORD predispone gli ordini di servizio e le lettere di incarico per le competenze esterne e li sottopone alla firma dell’ AMM secondo la procedura AMM di “acquisizione competenze esterne” e la procedura AMM di “assegnazione attività del personale interno”.

B Assegnazione domande di contributoCOORD riceve da Artea o da ufficio informatico Sviluppo Toscana le domande pervenute in formato elettronico tramite accesso al sistema Atea o dal Responsabile di linea regionale le domande pervenute in cartaceo tramite consegna a mano. Il RESP GEST riceve le domande e le ripartisce tra gli incaricati per l’avvio delle verifiche di ammissibilità predisponendo e compilando il file excel di riepilogo esiti per gli istruttori incaricati.RESP GEST scarica dal Sistema gestionale del POR CREO la documentazione allegata alla domanda di contributo e l’elenco delle domande

pervenute nelle modalità rese disponibili da RT

C check list ammissbilità e priorità / premialità:RESP GEST predispone una scheda (check list) di ammissibilità, una di premialità/ priorità che viene condivisa con il Responsabile di procedimento regionale e dallo stesso validata. Le check istruttorie vengono compilate da ciascun incaricato di Sviluppo Toscana sia sul sistema Artea (o su piattaforma di Sviluppo Toscana) che su foglio excel (format esiti) . La check di ammissibilità comprende l’elenco delle verifiche da condurre per la verifica di ammissibilità e attribuzione delle premialità e le modalità da seguire per le stesse. Il COORD e il RESP GEST compongono l’analisi di casi particolare sulla base della normativa vigente e del dettato del bando per assolvere le migliori modalità di verifica e le consegnano al responsabile di procedimento. Le check di ammissibilità e premialità contengono le verifiche su: completezza e correttezza documentazione, verifica validità formale autocertificazioni, verifica requisiti premialità/priorità , presenza requisiti soggettivi definiti da bando, verifica costi ammissibili e calcolo contributo corretto e investimento ammissibile in base al dettato del bando.

D verifica ammissibilità e premialitàCiascun istruttore esegue on line la verifica di ammissibilità e premialità secondo la check list. RESP GEST segnala a COORD i casi particolari che richiedono approfondimenti normativi. Segnalazioni degli stessi casi vengono inoltrate al Responsabile di procedimento ed al STV ( se ST è componente con proprio personale). COORD propone al responsabile di procedimento soluzioni in caso di partecipazione al STV e recepisce ed attua l’esito deciso dal responsabile di procedimento in merito alla questione di ammissibilità.COORD inoltra a responsabile procedimento regionale il file degli esiti di ammissibilità compilato dal RESP GEST. Il file viene consegnato durante gli incontri del STV e nello stesso ambito discusso e validato nel caso di partecipazione di ST al STV con proprio personale. Diversamente il file esiti viene inoltrato via mail al responsabile di procedimento per fasi avanzamento lavori e validato dal responsabile regionale. All’interno del file esiti sono evidenziate le motivazioni di inammissibilità e le necessità di integrazione documentale.

Processo organizzativo n. 3.2Istruttoria fase ammissibilità formale

E Richieste di integrazioneRESP GEST riceve dal Responsabile di procedimento regionale la validazione degli esiti istruttori comunicati e provvede a predisporre le lettere per le richieste di integrazione. RESP GEST invia le lettere contenenti richieste integrazione per ciascun progetto al responsabile di procedimento regionale. Quando RESP GEST riceve la validazione delle stesse provvede all’invio per raccomandata/e-mail delle lettere di integrazione.RESP GEST redige apposito protocollo corrispondenza inviata.

F verifica ammissibilità post integrazioni COORD riceve le raccomandate delle integrazioni richieste alle imprese ed assegna le stesse al RESP GEST che redige apposito protocollo di corrispondenza ricevuta e assegna agli istruttori la documentazione pervenuta per terminare l’istruttoria ammissibilità delle domande di contributo complete delle integrazioni. RESP GEST compila e aggiorna il file degli esiti in base alle risultanze delle verifiche sulla documentazione integrata ed inoltra a COORD mail contenente file degli esiti istruttori dopo le integrazioni. COORD verifica e inoltra a responsabile di procedimento regionale che valida gli esiti.

G Emanazione esito di ammissibilità/non ammissibilità formaleRESP GEST invia a Responsabile di procedimento con raccomandata esiti finali istruttori redatti su file excel comprensivo della check list seguita per la verifica formale e del documento descrittivo e delle questioni di ammissibilità intervenute sulle quali il Segretariato tecnico di valutazione ha espresso un parere e validato la procedura di verifica ulteriore rispetto alla check list iniziale. Le decisioni particolari vengono indicate e descritte nei verbali del STV o in atti diversi decisi dal responsabile di procedimento

H. segretariato al Segretariato tecnico di valutazioneCOORD e RESP GEST partecipano agli incontri del STV e/ CTV per attività di segretariato.

I partecipazione personale Sviluppo Toscana al Comitato Tecnico Valutazione AU nomina proprio personale per la partecipazione al CTV secondo specifica richiesta del responsabile di procedimento.COORD predispone lettera di comunicazione al responsabile di procedimento del personale di Sviluppo Toscana incaricato come componente del CTV.

L registrazione su sistema informaticoISTR compila la check ammissibilità, svolge upload dei documenti integrazioni, registra sul sistema informatico il piano dei costi corretto, il contributo e il costo ammissibile se ridefiniti in base all’ istruttoria di ammissibilità.

Processo organizzativo n. 3.2Istruttoria fase ammissibilità formale

Documenti allegati al processo organizzativo n. 3.2

report esiti ammissibilitàcheck list ammissbilitàcheck list premialitàelenco assegnazione domande istruttoriprogramma di lavoromanuale compilazione Artea emanato da Artea Toscanaformat lettere integrazioneformat comunicazioni ai beneficiariformat sintesi incontri STV

Normativa di riferimento

Processo organizzativo n. 3.2Istruttoria fase ammissibilità formale

INPUT report progetti ammissibili formalmente

OUTPUT check valutazione ciascun progetto ammissibile con attribuzione punteggio

PROCEDURA ORGANIZZATIVA

Istruttoria di valutazioneProcesso organizzativo n. 3.3

.

Processo 3.3ISTRUTTORIA VALUTAZIONE

AU COORDRESP GEST VAL SINF AMM RT

Selezione ed incarico ad esperti F V

chek list valutazione

Analisi contenuti progetto - valutazione spese ammissibili e congruità rispetto al progetto

Attribuzione punteggioV P R

V F

Registrazione nel sistema informaticoV R R C

Processo organizzativo n. 3.3Istruttoria di valutazione

A selezione e incarico espertil COORD redige il Programma di lavoro comprensivo dei carichi di lavoro per ciascun esperto e i tempi di svolgimento. AMM valida il programma di lavoro. RESP GEST predispone le lettere di incarico per le competenze esterne e li sottopone alla firma dell’ AMM secondo la procedura di “acquisizione competenze esterne”.

B definizione check list valutazioneRESP GEST definisce check list di valutazione e la sottopone alla validazione di COORD. COORD consegna la chek di valutazione al responsabile di procedimento per la validazione di RT. RESP GEST consgena ia valutatori incaricati la check list di valutazione, le cartelle in formato elettronico contenenti i progetti e le check list di ammissibilità ed ogni altro documento necessario alla valutazione. RESP GEST riceve i progetti da Artea o da piattaforma ST e le ripartisce tra gli incaricati conspecifico programma di lavoro. Ciascun valutatore incaricato viene nominato nel CTV a cura di RT. Il RESP GEST consegna a ciascun valutatore le linee guida per la valutazione RESP GEST riceve dai valutatori le valutazioni compilate su check list su foglio excel e le inserisce su sistema Artea o piattaforma ST.

C attribuzione punteggiRESP GEST registra sul file degli esiti i punteggi ricevuti dai valutatori. Il Report degli esiti è completo delle osservazioni dei valutatori, dei punteggi attribuiti, dei costi ammessi e non ammessi, dei conti economici modificati, delle check di valutazionedi ciascun esperto firmate.

D registrazione su sistema informaticoRESP GEST provvede a consegnare ai valutatori le schede di progetto e gli altri documenti necessari alla valutazione tramite il server aziendale e ad acquisire le schede di valutazione redatte e sottoscritte dai valutatori e ad inserire le stesse nel Sistema gestionale del POR CREO sempre secondo i modi indicati dal Responsabile di procedimento regionale.ISTR redige Check valutazione, upload delle check di valutazione firmate dai componenti il CTV, upload piani finanziari modificati, registrazione sul sistema del piano dei costi modificato, del contributo e costo ammissibile se modificati da istruttoria di valutazione

.

Processo organizzativo n. 3.3Istruttoria di valutazione

Documenti allegati al processo organizzativo n.3.3

File esiti proposta graduatoriaChek list valutazioneReport esiti valutazione

Normativa di riferimento

INPUT report esiti ammissibilità formale e valutazione

OUTPUT proposta graduatoria

PROCEDURA ORGANIZZATIVA

ESITI ISTRUTTORIAProcesso organizzativo n. 3.4

.

Processo 3.4ESITI ISTRUTTORIA

AUCOOR

D RESP GEST VAL SINF AMM RT

Elaborazione proposta graduatoria R P V

Trasmissione proposta graduatoria al responsabile RT

F P V

Predisposizione delle comunicazioni ai presentatori

F P

Invio delle comunicazioni ai Presentatori F P

Rapporto attivita' istruttoria P R V

Fatturazione R

Registrazione nel sistema informaticoV R R C

A composizione proposta graduatoria

RESP GEST compone la proposta di gradautoria su file esiti e un report completo delle osservazioni dei valutatori , dei punteggi attribuiti. E delle relative check di valutazione. La proposta di graduatoria viene composta simulando un ordine decrescente per progetto, dal punteggio più alto al punteggio più basso, isolando i punteggi che non raggiungono l’ammissibilità secondo il dettato del bando e i progetti non ammessi a valutazione per inammissibilità formale secondo il dettato del bando. COORD consegna a RT per raccomandata la proposta di graduatoria.

B Predisposizione delle comunicazioni ai richiedenti e invioRESP GEST predispone le lettere di comunicazione esiti istruttori ai richiedenti presenti in elenco allegato al DD graduatoria .COORD invia al responsabile di procedimento regionale le lettere di comunicazione esito contenenti le indicazioni formali dell’esito così come definite in graduatoria e i destinatari con gli indirizzi.A seguito di validazione da parte del responsabile di procedimento COORD autorizza RESP GEST all’invio delle comunicazioni degli esiti.

C Registrazione su sistema informaticoISTR provvede a modificare e chiudere le check di verifica registrate on line e RESP GEST valida la chiusura on line secondo le indicazioni del responsabile di procedimento regionale

D Rapporto attività istruttoria

COORD predispone ogni sei mesi il report relativo agli esiti istruttori e lo inoltra al resoonsabile di procedimento , con indicazione di ciascuna attività svolta, incarica da Disciplinare e PO e delle attività svolte in modo difforme dal Disciplinare o ulteriroi a seguito di direttive recepite dal responsabile di procedimento. Il rapporto attività contiene inoltre i dati di consuntivo delle spesedi ST

E fatturazioneA seguito dell’approvazione dei contenuti del rapporto attività d parte del responsabile di procedimento, AU provvede all’emissione della fattura riferita all’attività ( Disciplinare e PO)

Processo organizzativo n. 3.4ESITI ISTRUTTORIA

Documenti allegati al processo organizzativo n. 3.4:

report attivitàfattura

Normativa di riferimento

Processo organizzativo n. 3.4ESITI ISTRUTTORIA

INPUT autocertificazioni rese in sede di domanda di contributo

OUTPUT report e esito veridicità autocertificazioni

PROCEDURA ORGANIZZATIVA

CONTROLLI VERIDICITA’ AUTOCERTIFICAZIONIProcesso organizzativo n. 4

.

Processo 4CONTROLLI VERIDICITA’ AUTOCERTIFICAZIONI

AU COORDRESP GEST ISTR SINF AMM RT

Definizione campione R P

Invio lettere controlliR C P

Ricezione documentazione per controlli R C P V

Verifica dati sui documenti ricevuti F P V

Definizione esito veridicità o meno delle autocertificazioni

R

Inoltro esito controllo a RT

FAQ V P V

Processo organizzativo n. 4CONTROLLI VERIDICITA’ AUTOCERTIFICAZIONI

A definizione campioneCOORD trasmette a RESP GEST l’elenco delle domande di contributo . RESP GEST redige verbale campione soggetti richiedenti sottoposti al controllo. La modalità di definizione del controllo consiste nell’estrazione casuale del numero di registrazione su foglio excel dell’elenco domande di contributo corrispondente alle imprese beneficiarie. Il campione dovrà essere composto di almeno il 10% del numero di imprese richiedenti il contributo.

B lettere comunicazione controllo alle imprese ed EntiRESP GEST predispone le lettere di comunicazione del controllo e di richiesta della documentazione necessaria alle imprese oggetto del campione ed agli Enti responsabili del rilascio delle certificazioni competenti per territorio e contenuto autocertificazione. ISTRUTT compone l’elenco degli Enti e imprese con relativi indirizzi correlate per le certificazioni e predispone le lettere da sottoporre alla firma di AU. RESP GEST invia tramite protocollo le richieste alle imprese ed ai relativi Enti

C documentazione per controlliRESP GEST riceve dal protocollo aziendale le raccomandate degli Enti e delle imprese contenenti i documenti e le certificazioni per la verifica. ISTR verifica la veridicità dei dati delle autocertificazioni controllando i relativi documenti utilizzando check list validata da responsabile di procedimento. Tramite indirizzo mail dedicato XXXXXXXXX@sviluppo.toscana.it RESP GEST risponde ai quesiti degli Enti e imprese richiedenti chiarimenti previa validazione di COORD.

D verifica documenti per controlliRESP GEST attribuisce la verifica agli istruttori. ISTR verifica la veridicità dei dati delle autocertificazioni controllando i relativi documenti utilizzando chek list validata da responsabile di procedimento.

D definizione esito ISTR compilano file esiti predisponendo gli esiti di veridicità o meno delle autocertificazioni su file excel con format standard della proceduraRESP GEST valida e aggiorna il file degli esiti in base alle risultanze delle verifiche sulla documentazione . COORD valida gli esiti e inoltra la proposta a responsabile procedimento.

E Sviluppo Toscana realizza ed invia attraverso posta elettronica Report relative allo stato di avanzamento della fase

Documenti del processo organizzativo n. 4:

report esiti certificazioni Entireport esiti dimensione impresamail: cra@sviluppo.toscana.itchek list indirizzi correlazione territoriale di ciascun Ente competente all’indirizzo impresa soggetta del controllochek list verifica dimensione impresaformat lettere richiesta documentazione impreseformat lettera richiesta documentazione Enti( n. 8 per ciascuna impresa)format lettera comunicazione esito a Regione ToscanaFAQ

Normativa di riferimento

Processo organizzativo n. 4CONTROLLI VERIDICITA’ AUTOCERTIFICAZIONI

INPUT richiesta di variante del beneficiario

OUTPUT report e esito istruttoria variante

PROCEDURA ORGANIZZATIVA

RICHIESTE VARIANTI Processo organizzativo n. 5

.

Processo 5VARIANTI

AU COORDRESP GEST ISTR SINF AMM RT

Acquisizione richiesta di variante R

Chek list ammissibilità formale varianteR C P

Integrazioni R C P V

Verifica ammissibilità formale post integrazioni

F P V

Definizione esito ammissibilità/non ammissibilità

R

Predisposizione delle comunicazioni esiti ai richiedenti

F R P

Invio delle comunicazioni ai richiedenti F R P

Registrazione nel sistema informaticoV R R C

A Acquisizione richiesta di variantePerviene raccomandata a RESP GEST contenente lettera di richiesta da parte del capofila beneficiario del contributo e allegati necessari all’istruttoria. COORD autorizza l’avvio dell’istruttoria

B Chek list ammissbilità formale varianteRESP GEST predispone una scheda (chek list) di ammissibilità che viene condivisa con il Responsabile di procedimento regionale e dallo stesso validata. Le schede istruttorie vengono compilate da ciascun incaricato di Sviluppo Toscana sia sul sistema Artea o su piattaforma di Sviluppo Toscana che su foglio excel (format esiti) . La scheda di ammissibilità comprende l’elenco delle verifiche da condurre per l’ammissibilità formale della richiesta di variante e le modalità da seguire per le stesse verifiche. Il COORD e il RESP GEST analizzano su base normativa e del dettato del bando le modalità di verifica e le consegnano al responsabile di procedimento regionale in caso di particolari situazioni presenti tra le domande da istruire. Le schede di ammissibilità contengono le verifiche su: completezza e correttezza documentazione, verifica validità formale autocertificazioni per i requisiti soggettivi, verifica requisiti requisiti soggettivi definiti da bando, verifica costi ammissibili e calcolo contributo corretto e investimento ammissibile in base al dettato del bando

C Richieste di integrazioneRESP GEST riceve dal Responsabile di procedimento regionale la validazione degli esiti istruttori comunicati per e-mail e provvede a predisporre le lettere per le richieste di integrazione. Invia le lettere contenenti indirizzi e richieste integrazione per ciascun progetto al responsabile di procedimento regionale. Quando riceve la validazione delle stesse provvede all’invio per raccomandata delle lettere di integrazione.

D verifica ammissbilità formale variante post integrazioneCOORD riceve le raccomandate delle integrazioni richieste alle imprese ed assegna le stesse al RESP GEST che redige apposito protocollo di corrispondenza ricevuta /inviata e assegna agli istruttori la documentazione pervenuta per terminare l’istruttoria ammissibilità delle domande di contributo. RESP GEST compila e aggiorna il file degli esiti in base allr esultanze delle verifiche sulla documentazione integrarla ed inoltra a Responsabile procedimento regionale e a COORD mail contenente file degli esiti istruttori dopo le integrazioni. Il responsabile di procedimento regionale valida gli esiti.

E esito di ammissibilità/non ammissibilità formaleRESP GEST invia a RT con raccomandata esiti finali istruttori su file excel (formato validato) comprensivo della chek list seguita per la verifica formale e del documento descrittivo delle questioni di ammissibilità intervenute. Il responsabile di procedimento regionale valida con proprio atto (verbale STV, decreto, altro) l’esito e lo comunica a COORD.

F Predisposizione delle comunicazioni e Invio delle comunicazioni ai richiedenti variante

G Sviluppo Toscana realizza ed invia attraverso posta elettronica Report relative allo stato di avanzamento della fase

Processo organizzativo n. 5RICHIESTE VARIANTI

Documenti del processo organizzativo n. 5:

report esitiregistrazione piattaforma Sviluppo Toscanamail sviluppo.toscana.itchek list – n. 8 per n. 8 casi di varianteformat lettere richiesta integrazioneformat lettera comunicazione esito ai beneficiarilinee guida per beneficiariFAQ

Normativa di riferimento

Processo organizzativo n. 5RICHIESTE VARIANTI