Formula Certa La guida rapida per l’utilizzo

dell’area riservata

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Formula Certa®: l’area riservata disponibile per tutti i clienti per il recapito delle raccomandate

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Caratteristiche

• Il Portale Clienti, accessibile da tutti i clienti, consente la visualizzazione online di:

• Report esiti di recapito: buste consegnate e in lavorazione

• Dettaglio di ogni busta resa e relativa causale

• Ricerche: tracking busta o indirizzo destinatario

• Raccomandate: buste in giacenza, punto giacenza e giorni residui

Dashboard: buste lavorate negli ultimi 3 mesi

Esiti di recapito, dettaglio buste rese e tracking

Gestione account

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Account: Hai dimenticato la password?

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Se si è scelto di avere una e-mail per come username è possibile seguire la procedura di Reset Password utilizzando il

link presente nella pagina di login: “Hai dimenticato la password?” altrimenti occorre contattare il proprio Referente del

Customer Service

La procedura di reset password

prevede l’invio di una mail nella

propria casella di posta. La riposta

alla mail consentirà di aprire una

successiva finestra e finalizzare

l’operazione di reset

1) Inserire nella

sezione Password

Dimenticata la user

name

2) Inserire nella

verifica del testo il

codice casuale che

appare nel riquadro.

Qualora il codice

non fosse molto

chiaro è possibile

rigeneralo cliccando

su [Cambia codice]

3) Cliccare su

[Resetta password] 4) Controllare la

casella di posta e

seguite la procedura

di reset cliccando sul

link

5) Nella pagina che

si presenterà a video

sarà possibile

scegliere la nuova

password e

finalizzarla

premendo su

[Conferma]

Account: Cambia Password

5

Cambia Password:

Questa funzionalità consente

di cambiare la password

esistente ed è obbligatoria al

primo accesso

Account: Gestione Account

6

L’area di ricerca degli account:

selezionando un referente mittente

dal menù a tendina verranno visualizzati

gli account di riferimento

Account: Gestione Account

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Può essere creata una nuova utenza scrivendo la

“username” nel campo dedicato e premendo

[Crea]. La username può essere “nome

cognome” o un e-mail

Qualora l’utente non ricordasse la password puo’

richiedere l’aiuto di un collega con un ruolo di

SUPERUSERPARTNER per il Reset Password o

per la creazione di una nuova password, da

cambiare all’accesso successivo

Selezionare l’account

desiderato e premere il

pulsante Cambia Password

Track & Trace

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Track & Trace Cos’è e come funziona

9

Se è disponibile il barcode

accedere dal menù principale

TRACK & TRACE e cliccare

RICERCA RECAPITO

.

Inserire il barcode e premere

RICERCA per conoscere lo

stato della spedizione

.

Track & Trace Ricerca recapito

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Campo obbligatorio

Inserire almeno una delle due

coordinate:

• periodo di accettazione (non

superiore a tre mesi), circa un

giorno dopo la data di affido

• un elenco di barcode, in

colonna e non separati da

virgola o punto e virgola

Impostati i filtri

premere

«Ricerca» per

visualizzare i

risultati

.

Track & Trace Stato della spedizione

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Verde:

recapitata da

Nexive.

Giallo con

Scritta PT: la

busta è stata

affidata a poste

per il recapito

Arancione:

in

lavorazione

Rosso:

busta

resa

Viola: Non

certificata

Azzurro:

busta in

giacenza

La colonna «Stato» dà

un’indicazione visiva della posizione

della busta. Posizionandosi con il

mouse sull’indicatore dello stato

comparirà un’etichetta descrittiva,

come da legenda, che indicherà se

consegnata, giacente, resa (e in

questo caso indicherà anche la

motivazione).

Il pulsante «Esporta»

consente di esportare i

record delle spedizioni

trovate in un file formato

CSV o Excel

Per le raccomandate postali, la

pagina offre la possibilità di

essere rimandati al sito di Poste

Italiane per completare il

processo di tracciatura. Per il

rimando premere sul link legato al

numero del barcode

La colonna «data

stato» indica la

quando la busta è

stata registrata

come recapitata o

resa o ha assunto

altra posizione

Track & Trace Mappa e altre funzioni

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Premendo sull’immagine contenuta sulla colonna “Mappa” è

possibile visualizzare la mappa recante il punto in cui è avvenuta

la consegna della corrispondenza

Il pannello laterale dettaglia i dati di recapito e della

spedizione riportando le coordinate geografiche

della consegna, destinatario, indirizzo ed eventuali

altre informazioni aggiuntive

Cliccando sull’icona in corrispondenza

dell’immagine busta o della distinta, sarà

visualizzata l’immagine richiesta

• Le immagini delle raccomandate e delle

distinte di recapito rimangono a

disposizione del cliente per un anno

• Disponibile solo su alcune filiali

Track & Trace Estrazione con più di 10.000 buste

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I campi “Descrizione

estrazione “ e “Email di

notifica” vengono

compilati in automatico

ma possono essere

personalizzati a seconda

delle esigenze di chi sta

ricercando

Per impostare nuovi filtri basta

premere su [Chiudi e affina la

ricerca]. Per trasformare invece la

ricerca in estrazione, premere su

[Estrazione programmata]

Qualora i filtri impostati

diano come esito di

ricerca un numero di

spedizioni superiore a

10.000 buste, sarà

restituito un messaggio

che chiederà al cliente di

affinare la ricerca oppure

di trasformare la sua

ricerca in una “estrazione”

Reports

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Il report delle Performance consente di estrapolare il dato aggregato delle performance di recapito dettagliato fino alla

zona di recapito di Nexive

Reports Performance - 1

15

L’unico dato

obbligatorio per

eseguire il report è il

periodo di

accettazione, una

volta specificato

quello è sufficiente

premere [RICERCA]

per vederne i risultati

I filtri permettono di visualizzare le performance in un

periodo specificato di tempo, inteso come periodo

di accettazione da-a, sull’intero territorio coperto da

Nexive oppure su una determinata regione,

provincia, località e cap, specificando il prodotto e

la tipologia interessata

In alto a destra, appena sopra

i filtri, è indicato a quando

risale l’ultimo aggiornamento

dei dati

Reports Performance - 2

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I risultati del report possono

essere esportati in un file

Excel o CSV, selezionando il

tipo di file desiderato e

cliccando su [ESPORTA],

pulsante presente appena

sopra alla griglia.

Il totale dei recapiti riferiti

alla zona di consegna

(Totale) • J è la data di accettazione

(non di affido)

• JJ Inside indica i recapiti

effettuati in SLA, ossia nel

rispetto delle tempistiche

contrattualizzate

• Per quelli fuori SLA, è

dettagliato il numero di giorni

oltre lo SLA (colonne da

“JJ1” a “JJ10”)

• La somma di tutte le buste

fuori SLA è indicata nella

colonna “OutSla”

Le buste fuori zona, inteso

come caselle postali e zone

non coperte dal network di

Nexive (Zone Non Servite)

Buste il cui

barcode

risulta

Illeggibile Le raccomandate

in giacenza

Reports Lavorazioni

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Il report riassume

tutti i servizi, le

lavorazioni e le

spedizioni

accettate nel

periodo di tempo

indicato dai campi

“Da”- “A”,

raggruppandole

per diversi campi

E’ possibile

esportare i dati

in excel per

affinare le

proprie analisi e

ricerche

Cliccando sul report

Lavorazioni effettuate si

giunge alla pagina

“Report Lavorazioni e

Anticipo Fattura Clienti”

Nel caso di richiesta di

accettazione del materiale

per “Mittenze” (filiali del

cliente) e/o centri di costo,

il report darà indicazione

dei quantitativi

raggruppandoli anche per

Mittenza e Centri di costo

Reports Distinta raccomandate

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Questo report

permette di

visualizzare le proprie

raccomandate

accettate in una

particolare giornata

dalle filiali Nexive.

Qui vengono incluse

tutte le raccomandate

sia quelle recapitate

direttamente da

Nexive che quelle

rientranti nel circuito

Postale, sia le “da

marcare” che le

“premarcate”, sia le

semplici che quelle

con cartolina A.R.

Anche qui le distinte

vengono raggruppate

per la “mittenza”

assegnata in fase di

accettazione

Reports Elenco mittenze

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Le mittenze vengono

create dagli operatori i

Nexive, su specifica

richiesta del cliente, per

gestire al meglio

particolari esigenze sulla

restituzione del reso,

sulla cartolina di ritorno

delle raccomandate o

sull’accesso e visibilità

dei dati a sistema da

parte di gruppi di utenze

all’interno della struttura

del cliente

Reports Archivio estrazioni

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Come indicato nel messaggio

di notifica sulla pagina

Tracking, è possibile seguire

l’andamento delle estrazioni

nella scheda «Estrazioni»

Nel momento in cui l’estrazione

viene completata, nella casella di

posta specificata all’atto della

richiesta arriverà la notifica

dell’avvenuta estrazione.

L’email sarà inviata dall’indirizzo

noreply_reports@nexive.it

Dashboard

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Dashboard Andamento Recapito

22

Si accede alla pagina

dell’andamento recapito

dall’area DASHBOARD

Dashboard Andamento Recapito - 1

23

Accedendo alla

pagina verrà

proposta la

sessione

«Overview», che

riporta

sommariamente

lo stato in cui si

trovano le buste

coinvolte nel

periodo di analisi

Nella parte superiore

della pagina verranno

visualizzati i grafici di

certificate e

raccomandate relativi

al periodo indicato (di

default vengono proposti

gli ultimi tre mesi). È

possibile variare il

periodo di analisi a

proprio piacere per

vedere una situazione

più o meno dettagliata a

seconda delle proprie

esigenze

Nella parte

sottostante viene

sempre riportato

l’andamento

mensile riferito agli

ultimi 12 mesi per

entrambe le tipologie

di spedizione,

indipendentemente

dal periodo di analisi

impostato

Dashboard Andamento Recapito - 2

24

Le altre sessioni, In

lavorazione, recapitate,

rese e in giacenza,

forniscono un grafo più

dettagliato delle buste nello

specifico stato, qui sotto un

esempio relativo al

recapito

Operatività

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Dashboard Affido

26

Per poter

specificare il centro

di costo premere su

modifica, scegliere

il centro di costo

desiderato e

premere Aggiorna

Come prima cosa

premere «Nuovo

Affido».

Automaticamente si

creerà una nuova

bolla di affido

(indicata dal nuovo

record presente in

alto alla pagina) e una

griglia di prodotti

La sessione “Affido”, presente

nell’area OPERATIVITÁ, dà la

possibilità di creare una bolla

accompagnatoria del materiale

che verrà affidato a Nexive per la

lavorazione

La bolla accompagnatoria ha una duplice funzionalità:

– aiuta nella preparazione del materiale

– fornisce uno strumento di verifica in quanto le accettazioni che verranno eseguite

dagli operatori verranno collegate all’ordine di affido in modo da evidenziare eventuali

discordanze tra materiale dichiarato e materiale accettato

Dashboard Affido -2

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I prodotti

interessati dalla

spedizione saranno

riportati in testa alla

griglia in modo da

evidenziare al

meglio il materiale

da affidare

Premendo su

«Modifica»

accanto al prodotto

desiderato si potrà

modificare la

quantità indicando

così quanti pezzi si

desidera affidare.

Indicato il

quantitativo

premere [update]

per salvare la

modifica

Terminata la bolla,

premere su Stampa

Distinta di Affido e

questo finalizzerà la

preparazione della

bolla con la

produzione del

documento cartaceo

- per prenotare il

servizio di pickup

occorre contattare

Nexive rivolgersi al

personale preposto