Presentazione della proposta per la partecipazione ad un bando comunitario

Napoli, 12 Febbraio 2014 Vittoria Mastromauro

Presentazione della proposta

Generale - Requisiti minimi di Generale - Requisiti minimi di partecipazionepartecipazione

3 entità legali indipendenti tra loro da 3 diversi Stati Membri o Paesi Associati (eccezione: ERC e Marie Curie Actions)

Condizioni aggiuntive possono essere stabilite dal Piano di Lavoro (i.e. numero di partecipanti, paese di provenienza, tipologia di partecipante)

Leggere sempre attentamente il bando per i requisiti di partecipazione!!

La propostaLa proposta

La presentazione della proposta progettuale avviene esclusivamente on-line (no carta!!) tramite il portale ECAS, una piattaforma online che offre una serie di servizi specifici per facilitare l’interazione dei partecipanti del PQ con la CE. Esso ospita una gamma completa di servizi, per facilitare e monitorare la gestione di proposte e progetti durante tutto il loro ciclo di vita.Il portale è in continuo divenire e vengono aggiunti nuovi servizi e funzionalità.

Il Participant portalIl Participant portal

In passato i partecipanti al Programma Quadro dovevano fornire alla Commissione le proprie informazioni legali e finanziarie ogni volta che presentavano una proposta progettuale o negoziavano un contratto.

Per eliminare questo spreco di tempo e inutili ripetizioni di informazioni, è stato creato l’URF

(Unique Registration Facility).

6http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html

Registrazione nel portaleRegistrazione nel portale

URF: Unique Registration Facility

PIC: Participant Identification Code

LEAR: Legal Entity Appointed Representative

Sul portale vengono pubblicati i bandi e la relativa documentazione:

Programma di lavoro (Work Programme)Guide per i proponenti (Guide for

Applicants)

Tutti questi documenti vanno letti molto attentamente prima di presentare la proposta.

Esempio Esempio call fiche call fiche (Bando)(Bando)

La modulistica on-lineLa modulistica on-line

Parte A:

Dati amministrativi degli enti partecipanti

Parte B:

Progetto scientifico vero e proprio

Come strutturare la propostaCome strutturare la proposta

Definire obiettivi chiari Definire i risultati Definire chi fa cosa ( ruolo e responsabilità di

ciascun partner) Pianificare le attività (come e quando: Gantt) Allocare risorse alle diverse attività (budget)

ObiettiviObiettivi

Indicare chiaramente gli obiettivi specifici che saranno sviluppati nell’arco temporale del progetto (Es: provare un concetto, creare nuova conoscenza, sistema pilota etc.).

Gli obiettivi devono essere ben definiti, valutabili, verificabili, raggiungibili, fattibili e conseguiti entro una certa data

Troppi obiettivi sono controproducenti!

Ciò che si richiede agli scienziati è un aiuto nel risolvere le problematiche europee identificate nelle politiche dell’Unione Europea.

Evitare di dare l’impressione che si stia presentando un progetto per ottenere un finanziamento!!

RisultatiRisultati

Definire risultati intermedi che porteranno al conseguimento del risultato principale

Usare i risultati intermedi per monitorare l’avanzamento del progetto

Risultati possono essere sia materiali (prototipo, pubblicazioni, report) sia immateriali (nuova conoscenza)

Il progetto deve prevedere i cosiddetti “deliverables”, cioè risultati tangibili.

Alcuni esempi:

Pubblicazioni: riviste scientifiche, materiale didattico, newsletter

Media: sito web, video

Rapporti: procedure, manuali, linee guida

Incontri: seminari, convegni,conferenze, workshop

Partenariato

I partner sono fondamentali per la buona riuscita del progetto.

Il partenariato deve essere costruito in linea con gli obiettivi del progetto. Deve essere equilibrato, complementare, eccellente e seriamente impegnato.

Squadra integrata e bilanciata: no sovrapposizioni o duplicazioni!

Ruolo del coordinatoreRuolo del coordinatoreTutti i beneficiari formano il consorzio e il coordinatore: rappresenta i beneficiari verso la Commissione agisce da intermediario per ogni comunicazione tra i

beneficiari e la Commissione

Il Coordinatore del progetto (scelto dai partecipanti ed è identificato nel “grant agreement”) è UNICO e deve svolgere alcune specifiche mansioni (tasks) senza alcuna possibilità di subappaltarle, di darle in outsourcing o di assegnarle ad altri beneficiari

Compiti del CoordinatoreCompiti del Coordinatore

Amministra il contributo della Comunità rispetto alla sua allocazione tra i beneficiari e le attività in accordo con il GA e le decisioni del consorzio, quindi riceve e distribuisce il contributo comunitario;

Tiene la contabilità in modo che sia possibile determinare in ogni momento quale parte del contributo è stato pagato a ogni beneficiario per gli scopi del progetto;

quando richiesto dal GA o dalla Commissione, informa la Commissione della distribuzione e delle date di trasferimento del contributo comunitario;

Controlla i reports per verificare la coerenza col progetto prima di trasmetterli alla Commissione;

Monitora il rispetto degli obblighi assunti da parte dei partecipanti.

Il ManagementIl Management

Per Management nel VII PQ si intende esclusivamente quello amministrativo, l’attività di coordinamento scientifico (i.e. management scientifico) fa parte dell’attività di ricerca (RTD).

I 5 compiti sopra esposti fanno parte del Management e non possono essere subappaltati.

Coordinamento scientifico Posto che il coordinatore è colui che svolge i 5 task

precedentemente menzionati, altri task di coordinamento scientifico del progetto - che non sono quei 5 - possono essere affidati a un altro beneficiario, ma tale beneficiario, anche se identificato come coordinatore scientifico, non è il coordinatore del progetto per la CE.

Cosa fa il partner

Fornisce al coordinatore tutte le informazioni richieste

Svolge diligentemente la parte di attività prevista dal progetto

Partecipa attivamente ai meeting

Pianificare le attività

Tutte le attività del progetto vanno pianificate accuratamente.

Utilizzare diagrammi di flusso (Pert diagramm), Gantt etc.

Suddividere le attività in pacchetti di lavoro. 2 sono obbligatori (Management e Dissemination)

I pacchetti di lavoro

Consistono in una descrizione precisa delle attività da svolgere. Il loro numero dipende dal tipo e dalla complessità del progetto.

Sono suddivisi in attività (task). Ad ogni attività corrisponde generalmente un “deliverable”.

Il diagramma di Gantt è molto utile in quanto costituisce una rappresentazione temporale delle attività (pacchetti di lavoro e tasks).

Definisce il lavoro da svolgere in un determinato arco temporale

E’ utile per il controllo dell’avanzamento lavori

Mette in evidenza eventi o date importanti

Allocazione delle risorse

Corrispondenza tra le attività da svolgere ed il budget richiesto.

Ogni voce di budget (personale, viaggi e soggiorni, materiale di consumo, attrezzature etc.) deve essere accuratamente dettagliata.

Il budget è una previsione di spesa e deve essere precisa e reale

II – La valutazione delle proposte

Controllo di ammissibilitàControllo di ammissibilità

Criterio minimo di enti indipendenti (come indicato nel bando)

Completezza della proposta (parte A e B)

Altri criteri: es. finanziamento massimo richiedibile etc.

Criteri di valutazioneCriteri di valutazione

Sono indicati nel programma di lavoro (annex 2) con i relativi pesi

Nella redazione della proposta bisogna sempre avere bene in mente i criteri di valutazione

Ogni criterio di valutazione deve essere soddisfatto

Il peer reviewIl peer review

Tutti i progetti presentati alla Commissione Europea vengono valutati tramite peer-review, cioè “valutazione tra pari”.  Questa procedura di selezione dei progetti di ricerca viene effettuata attraverso una valutazione esperta eseguita da specialisti del settore che hanno il compito di verificare l'idoneità al finanziamento delle proposte progettuali.

Valutazione delle proposteValutazione delle proposteLa Commissione Europea:

nomina esperti indipendenti che la assistano nelle valutazioni delle proposte;

adotta le regole che disciplinano le procedure di valutazione, selezione e aggiudicazione corrispondenti;

Capacità ed esperienza costituiscono i requisiti fondamentali

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Valutazione delle proposteValutazione delle proposteProcedura di valutazione in due fasi

Solo le proposte che superano la prima fase, fondata sulla valutazione in base ad un numero limitato di criteri, possono accedere alla seconda fase

Procedura di presentazione in due fasisolo i richiedenti le cui proposte superano la valutazione della prima fase sono invitati a presentare proposte complete nella seconda fase

Gli espertiGli esperti

Vengono selezionati mediante inviti a candidarsi

Concordano i termini e le condizioni attraverso una “lettera di nomina”

Firmano una dichiarazione di confidenzialità e di esclusione da eventuali conflitti di interesse

Lavorano in remoto consensus meeting

Consensus meetingConsensus meeting

Si tiene a Bruxelles È costruito sulla base di valutazioni individuali di

tutti i valutatori Comporta una discussione che viene moderata

da un rappresentante della Commissione Un esperto sarà il rapporteur E’ necessario un accordo su ciascun punteggio

o commento attribuito ad ogni criterio

La negoziazioneLa negoziazione

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La Commissione contatta il capofila e inizia la negoziazione che può durare diversi mesi

Quando si trova un accordo, si sottoscrive il Grant Agreement, ossia lo schema-tipo di contratto principale adottato dall’Unione Europea per il 7° Programma Quadro

La negoziazione

La negoziazioneLa negoziazione

Se il progetto viene ritenuto finanziabile, la Commissione invia al Coordinatore l’invito alla negoziazione.

2 aspetti della negoziazione, 2 Project Officers:

Tecnica o Scientifica

Finanziaria e Legale

La negoziazioneLa negoziazioneL’invito alla negoziazione contiene, tra le altre cose, il link al sistema NEF (“Negotiation Forms”) lo strumento elettronico per la compilazione dei GPF, i Grant Agreement Preparation FormsCoordinatore e Partner devono compilare le informazioni richiesteIl Coordinatore invia a CE versione elettronica (NEF) per la prima scadenzaCoordinatore invia a CE versione finale elettronica (NEF) e Form A2.5 cartaceo con firme in originale (di Coordinatore e Partner)

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La stipula del contratto Grant agreementIl “grant agreement” entra in vigore una volta sottoscritto dal coordinatore e dalla Commissione e si applica a tutti i partecipanti che vi aderiscono tramite il Form A (Accession to beneficiaries)

Accordi consortili tra i partnerGli enti partecipanti devono concludere un accordo o Consortium Agreement (CA).

È un accordo privato concluso tra i beneficiari

Obbligatorio nel 7°PQ a meno non sia

diversamente indicato negli inviti a presentare proposte

Compatibile con il Grant Agreement che prevale in caso di contraddizioni

Il Consortium AgreementIl Consortium AgreementIl Grant Agreement non regola ogni aspetto e prevede la possibilità di includere ulteriori specifiche tramite il Consortium Agreement, che deve essere fatto su misura per il progetto

Il CA riguarda tra l’altro: L’organizzazione interna del partenariato/consorzio; La ripartizione del contributo comunitario; Le regole sulla diffusione, valorizzazione e diritti di

accesso, La composizione di controversie interne, inclusi i casi di

abusi di potere; I patti tra i partecipanti in materia di responsabilità,

indennizzo e riservatezza La gestione dei Diritti di Proprietà Intellettuale

(fondamentale!)

Alcuni contenuti del CAAlcuni contenuti del CA

Questioni tecniche Chi deve fare cosa e con quali risorse? Che fare in presenza di eventuali problemi tecnici? Di chi è la responsabilità di una attività non svolta?

Questioni legate all’uso dei risultati Chi è autorizzato a fare cosa e quando? Chi è il proprietario di cosa? Come proteggere i risultati? Come sfruttare i risultati?

Alcuni contenuti del CAAlcuni contenuti del CAQuestioni organizzative Come vengono prese le decisioni? Come si monitora l’andamento delle attività? Come vengono apportati i cambiamenti?

Questioni legali durata: inizio, fine, rinnovi ed estensione modifiche del partenariato quali norme durano oltre la fine del progetto? sanzioni dispute, arbitrato legge applicabile movimento di personale, di materiali ….

Aspetti finanziari

Responsabilità finanziaria“I ricercatori devono essere consapevoli del fatto che sono responsabili nei confronti dei loro datori di lavoro, finanziatori o altri organismi pubblici o privati collegati e, in misura maggiore sul piano etico, nei confronti della società nel suo insieme.

In particolare, i ricercatori finanziati con fondi pubblici sono responsabili anche dell’utilizzo efficace del denaro dei contribuenti e pertanto dovrebbero aderire ai principi di una gestione finanziaria solida, trasparente ed efficace e cooperare in caso di audit autorizzati sulla loro ricerca, effettuati dai loro datori di lavoro/finanziatori o da comitati etici” Carta europea dei ricercatori

HORIZON 2020HORIZON 2020

2 tipologie di progetti:

NEW!NEW! Unico schema di finanziamento per tutti i partecipanti

Progetti di Ricerca e Sviluppo

Azioni “Close to market”

100% costi diretti ammissibili +25% costi indiretti

70% costi diretti ammissibili (per enti profit)100% costi diretti ammissibili (per enti no-profit)25% costi indiretti

Fondo di garanziaFondo di garanzia

FONDO di GARANZIA è stato istituito per sostituire il meccanismo di RESPONSABILITA’FINANZIARIA COLLETTIVA

La responsabilità finanziaria di ciascun beneficiario è limitata ai propri debiti

Il 5% del contributo comunitario totale viene dedotto al momento del pre-financing

Interessi finanziari generati dal Fondo utilizzati per coprire eventuali perdite della Commissione Europea

Alcuni consigli utiliAlcuni consigli utili

Processo progettuale ≠ progetto

Processo: insieme di tutte le azioni, riflessioni, verifiche che conducono da una idea alla sua realizzazione, con quella singola azione specifica di scrivere un progettoIl progetto scritto: è solo una parte dell’intero processo, ma una parte limitata e incompleta, che va costantemente aggiornata e verificata

suggerimentisuggerimenti

FONTI: “The art of Grantsmanship”, Jacob Kraicer, Human Frontier Science Programme (HFSP);

“A guide for proposal writing”, National Science Foundation;

“Fund Raising. Il manuale per la raccolta di fondi”, Romina Sapignoli;

“Manuale di programmazione e Progettazione Europea per le Università”, Valter Pagani

Processo corretto

Idea >>>> progetto >>>> ricerca del bando giusto >>>>compilazione dei documenti relativi al formulario

Processo non corretto

Lettura di un bando >>>> idea last minute >>>>compilazione di un formulario

suggerimentisuggerimenti

FONTI: “The art of Grantsmanship”, Jacob Kraicer, Human Frontier Science Programme (HFSP);

“A guide for proposal writing”, National Science Foundation;

“Fund Raising. Il manuale per la raccolta di fondi”, Romina Sapignoli;

“Manuale di programmazione e Progettazione Europea per le Università”, Valter Pagani

La differenza tra successo e insuccessospesso non riguarda la qualità della ricerca,

ma la qualità della “grant application”

“Good writing will not save bad ideas,but bad writing can kill good ones”

A successful grant application=

a good idea + effective communication

suggerimentisuggerimenti

FONTI: “The art of Grantsmanship”, Jacob Kraicer, Human Frontier Science Programme (HFSP);

“A guide for proposal writing”, National Science Foundation;

“Fund Raising. Il manuale per la raccolta di fondi”, Romina Sapignoli;

“Manuale di programmazione e Progettazione Europea per le Università”, Valter Pagani

Di fronte ad un bandosu cosa si concentra in genere un ricercatore?

• Persone/colleghi da coinvolgere nel progetto(e non su tipologia enti partner necessari per il bando specifico)• Idea progettuale(e meno sugli obiettivi specifici del bando a cui rispondere)• Budget(quanto assegnare a ciascuno e non regole finanziarie del bando e spese

effettive necessarie per il progetto)• Scadenza bando e tempi ristretti (e non time management, logistica)• Scarso interesse per modulistica, formalità e adempimenti (sono strumenti per ottenere il grant e non ostacoli)• Sottovalutazione dell’importanza della scrittura di alcune parti del

progetto(es. risk assessment, management, sfruttamento risultati, gestione del

partenariato, gender issue, ethical issue, impatto)

Molteplicità dei ruoli del ricercatore

Ricerca Supervisione Mentoring Gestione amministrativa

“La carta europea dei ricercatori tiene conto della molteplicità dei ruoli svolti dai ricercatori che sono assunti non solo per svolgere attività di ricerca e/o effettuare attività di sviluppo, ma intervengono anche nella supervisione, nel mentoring, nella gestione o nei compiti amministrativi”

Cosa si aspetta la Commissione EuropeaCosa si aspetta la Commissione Europeada un responsabile progettoda un responsabile progetto

http://ec.europa.eu/eracareers/pdf/eur_21620_en-it.pdf

“… ruolo poliedrico di lavoratori del sapere, dirigenti, coordinatori di progetti, manager, supervisori, mentori, consulenti di orientamento professionale o comunicatori scientifici…”

Carta europea dei ricercatori

Ruolo dei RicercatoriRuolo dei Ricercatori

http://ec.europa.eu/eracareers/pdf/eur_21620_en-it.pdf

“Practical Guide to EU Funding Opportunities for Research and Innovation”, European Commission;“Coordinating the research Framework Programme and the Structural Funds to support Research and Development“, Commissione europea, Consiglio dellUnione europea, Direzione generale della Ricerca, Segretariato generale del Consiglio;

“Project cycle management”, Manual, European Commission, Directorate-General for Development;

“The funding of university-based research and innovation in Europe”, Conraths, B. and Smidt, H., European University Association;

“Research strategy development and management at European universities”, Reichert, S., European University Association;

“Communication from the Commission. Europe 2020. A strategy for smart, sustainable and inclusive growth”, COM(2010)2020;

“Communication from the Commission to the European Parliament, the Council, the European Economic and Social Committee and the Committee of the Regions simplifying the implementation of the research framework programmes”, COM(2010)187;

“Towards an effective 8th Framework Programme for Research” Prepared by the LERU Community of European Research Project Managers, LERU (League of European Research Universities). Advice Paper n. 2. May 2010;

“University rankings: diversity, excellence and the European initiative”, LERU (League of European Research Universities) June 2010;

“Harvesting talent: strengthening research careers in Europe”, LERU (League of European Research Universities). January 2010

“Engaging philanthropy for university research. Fundraising by universities from philanthropic sources: developing partnerships between universities and private donors”, Commissione europea, Direzione generale della Ricerca.

Letture utili

Come trovare partnerCome trovare partnerAPRE (Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea)http://www.apre.it/FormaAssist/RicercaPartner.htm

FORMEZ (Centro Servizi, assistenza, studi e formazione per l’ammodernamento delle P.A.)

http://europa.formez.it/cooperazione.html

SMEs GO HEALTHhttp://www.smesgohealth.org/common/home.asp

IDEAL - ISThttp://www.ideal-ist.net/

CESTEC (Centro per lo sviluppo tecnologico, l’energia e la competitività) http://www.cestec.it/home

SM - BIOPOWERhttp://www.smbiopower.eu/

Attività trasversali: Joint Programming Initiatives (JPIs)Joint Programming

rafforzare il valore dei finanziamenti nazionali ed europei per la ricerca attraverso azioni di programmazione congiunta;

coordinare le attività di ricerca nazionali;

condividere le risorse finanziarie; sviluppare agende comuni per

affrontare le grandi sfide della società.

La partecipazione degli Stati Membri è su base volontaria e diversa a seconda della tipologia di Joint Programming Initiatives (JPIs). In questo modo si intende far fronte alle sfide che non potrebbero essere affrontate e risolte a livello nazionale, allo stesso tempo lasciando liberi gli Stati Membri di partecipare solo alle iniziative più utili per il proprio paese.

The following Joint Programming Initiatives (JPIs) have been identified to date:

1) Neurodegenerative Diseases/Alzheimer's2) Agriculture, food security and climate

change3) A healthy diet for a healthy life4) Cultural heritage & global change5) Urban Europe6) CliK'EU7) More years, better lives8) Antimicrobial resistance 9) Water challenges 10) Healthy & productive seas and oceans

http://ec.europa.eu/research/era/areas/programming/joint_programming_en.htm

Le Direzioni Generali (DGs) della Le Direzioni Generali (DGs) della Commissione EuropeaCommissione Europea

Agriculture and Rural Development (AGRI) Budget (BUDG) Climate Action (CLIMA) Communication (COMM) Communications Networks, Content and Technology (CNECT) Competition (COMP) Economic and Financial Affairs (ECFIN) Education and Culture (EAC) Employment, Social Affairs and Inclusion (EMPL) Energy (ENER) Enlargement (ELARG) Enterprise and Industry (ENTR) Environment (ENV) EuropeAid Development & Cooperation (DEVCO) Eurostat (ESTAT)

Health and Consumers (SANCO) Home Affairs (HOME) Humanitarian Aid (ECHO) Human Resources and Security (HR) Informatics (DIGIT) Internal Market and Services (MARKT) Interpretation (SCIC) Joint Research Centre (JRC) Justice (JUST) Maritime Affairs and Fisheries (MARE) Mobility and Transport (MOVE) Regional Policy (REGIO) Research and Innovation (RTD) Research and Innovation (RTD) Secretariat-General (SG) Service for Foreign Policy Instruments (FPI) Taxation and Customs Union (TAXUD) Trade (TRADE) Translation (DGT)

Grazie per l’attenzione!

Vittoria Mastromauro

E-mail: vittoria.mastromauro@unimi.it