laleggepertutti.ithttp://www.laleggepertutti.it/60986_posta-elettronica-certificata-requisiti-ricevute-della-pec-e-avviso-di-mancata-consegna

Redazione

Posta elettronica certificata: requisiti. Ricevute della PEC eavviso di mancata consegna

RICHIEDI CONSULENZA SU QUESTO ARGOMENTO

Processo civile telematico: guida pratica all’uso della posta certificata.

Con l’introduzione del Processo civile telematico sono state introdotte numerose norme [1] che prevedono, perl’avvocato, la facoltà o l’obbligo di avvalersi della posta elettronica certificata. Si pensi alla possibilità di citare itestimoni, all’interno del processo civile, con PEC. Perciò val la pena esaminare gli aspetti essenziali della piùrecente normativa, anche alla luce dei dati “tecnici” che caratterizzano tale innovativo sistema di comunicazione.

Cos’è la Posta elettronica certificata?

È quel sistema che fornisce al mittente la documentazione (in formato elettronico) attestante l’invio e la consegnadi documenti informatici. Insomma, si tratta di sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenutaconsegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”.

Che effetto ha l’invio di una PEC?

Gli effetti della PEC sono per legge equiparati a quelli di una raccomandata a.r. con il servizio postale e,addirittura, alla notificazione.

La legge dispone infatti che “la trasmissione del documento informatico per via telematica, equivale, salvo che lalegge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta”.

Esiste un elenco pubblico delle PEC?

Avvocati, commercialisti e ogni altro libero professionista è obbligato a comunicare all’Ordine diappartenenza il proprio indirizzo di PEC che confluisce, successivamente, nel Registro Generale degli IndirizziElettronici (ReGIndE).

Anche le società e le ditte individuali devono avere per legge un indirizzo PEC. Chiunque può conoscerel’indirizzo PEC di tali soggetti accedendo al registro Ini-Pec.

Ci si può domiciliare presso un indirizzo PEC?

Si. L’indicazione dell’indirizzo di PEC assume primaria importanza quale “domicilio legale” ai fini di tutte lecomunicazioni.

C’è un limite di dimensione della PEC e dei relativi allegati?

La casella di PEC, ai fini del Processo civile telematico, “deve disporre di uno spazio disco minimo pari a 1Gigabyte” e la busta telematica ha una dimensione massima di 30 Megabyte. Ciò vuol dire che il messaggio diPEC non può contenere documenti (allegati) che superino i 30 Megabyte.

Come ci si difende in caso di SPAM?

La legge impone l’adozione di misure di sicurezza tanto in capo al gestore di PEC, quanto all’utente. Inparticolare, il gestore “è tenuto ad adottare software antispam”.

Quali sono gli obblighi dell’avvocato in relazione alla sua PEC?

1) Egli è tenuto a dotare il terminale informatico utilizzato di software idoneo a verificare l’assenza di virusinformatici per ogni messaggio in arrivo e in partenza e di software antispam idoneo a prevenire la trasmissionedi messaggi di posta elettronica indesiderati;

2) è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi aldominio giustizia;

3) è tenuto a dotarsi di servizio automatico di avviso dell’imminente saturazione della propria casella di postaelettronica certificata e a verificare la effettiva disponibilità dello spazio disco a disposizione.

Si può cambiare la propria PEC?

Si. Anche se la PEC è stata comunicata all’Ordine, e quindi al RegIndE, può essere cambiata in qualsiasimomento, ma agli effetti di legge rileva unicamente quella che è presente nel registro degli indirizzi elettronici.

Come funziona l’invio di una PEC?

a) il messaggio di posta elettronica certificata creato dall’utente viene inviato al server del gestore del mittente(GM);

b) il gestore mittente (GM) verifica l’identità del mittente mediante la corrispondenza delle credenziali di accesso(login e password) e predispone la ricevuta di accettazione che viene inviata al mittente;

c) lo stesso gestore mittente (GM) provvede ad imbustare il messaggio nella ‘‘busta di trasporto” e lo firmadigitalmente;

d) la busta di trasporto viene inviata al gestore del destinatario (GD) che esegue i controlli sulla validità sia dellafirma apposta alla busta di trasporto sia del messaggio inviato;

e) il messaggio viene reso disponibile al destinatario e viene inviata dal gestore del destinatario (GD) una ricevutadi consegna al mittente. Il messaggio di PEC è contenuto nella “busta di trasporto” che è sostanzialmente è unfile.

Quando si può ritenere notificata una Pec?

Vale il principio della trasmissione: in pratica, la ricezione da parte del mittente della seconda ricevuta (quelladi consegna) attribuisce effetti legali all’invio del messaggio indipendentemente dalla effettiva lettura dello stessoda parte del destinatario (la ricevuta di consegna del gestore di PEC del destinatario attesta la corretta ricezionedel messaggio).

Questo significa che se il destinatario non ha aperto la propria casella di posta elettronica certificata per qualsiasimotivo (sia anche dipeso da un difetto di funzionamento del proprio computer, dall’assenza di energia elettrica,dall’essere fuori sede, ecc.), il messaggio si considera comunque consegnato e, soprattutto, conosciuto.

Le ricevute della PEC

Ad ogni invio di Pec, il gestore genera una ricevuta di accettazione e una ricevuta di consegna. Esse sono laprova della validità della trasmissione e ricezione del messaggio, per cui è necessario conservarle all’interno delproprio hard disk. Si consiglia un archivio ordinato, magari in base alla pratica, alla data o all’oggetto dellacomunicazione.

Le ricevute rilasciate dai gestori garantiscono la provenienza, l’integrità e l’autenticità del messaggio di postaelettronica certificata.

In ogni caso, i gestori di PEC sono obbligati a tenere traccia delle trasmissioni dei messaggi conservando in unregistro i dati (log) per trenta mesi. Tale registro deve contenere le seguenti informazioni:

– il codice identificativo univoco assegnato al messaggio originale (Message-ID)

– la data e l’ora dell’evento

– il mittente del messaggio originale

– i destinatari del messaggio originale

– l’oggetto del messaggio originale

– il tipo di evento (accettazione, ricezione, consegna, emissione ricevute, errore, ecc.)

– il codice identificativo (Message-ID) dei messaggi correlati generati (ricevute, errori, ecc.)

– il gestore mittente

– il gestore di PEC è obbligato a conservare i log dei messaggi ad intervalli temporali non superiore alle 24 ore,apponendo la marca temporale.

Che succede se la Pec non viene consegnata al destinatario?

In questi casi il gestore invia al mittente (entro le ventiquattro ore successive all’invio) un avviso di mancataconsegna per superamento dei tempi massimi previsti oppure per rilevazione di virus informatici.

Il processo è il seguente: una volta inviato il messaggio, se nelle 12 ore successive il gestore del mittente nonriceve dal gestore del destinatario la ricevuta di consegna o di presa in carico, comunica al mittente che “il gestoredel destinatario potrebbe non essere in grado di realizzare la consegna del messaggio”.

E’ sufficiente che il gestore, nelle prime 12 ore, abbia ricevuto almeno una delle due ricevute per non emetterel’avviso di mancata consegna relativo alle prime 12 ore.

In presenza di anomalie viene generata la busta di anomalia che contiene il messaggio errato o non di postaelettronica certificata (si pensi all’invio di un messaggio di PEC ad una casella non di PEC).

Sono previsti sistemi di alert in caso di altre anomalie quali, ad esempio, virus.

[1] Tra le principali norme che sono state modificate e tra queste vanno annoverate le seguenti:

a) art. 125 c.p.c.: viene introdotto l’obbligo di indicare negli atti l’indirizzo di posta elettronica certificata comunicatoal proprio Ordine. L’indirizzo di PEC deve essere lo stesso di quello che risulta al RegIndE in quanto comunicatoall’Ordine e non può essere indicato altro indirizzo di PEC, posto che comunicazioni e notifiche sono effettuateutilizzando l’account del RegIndE.

b) art. 136 c.p.c.: per le comunicazioni è valida questa norma solo in via residuale;

c) art. 137 c.p.c.: per le comunicazioni è valida questa norma solo in via residuale;

d) art. 45 d.a.c.p.c.d.t.: il messaggio di PEC deve contenere copia del provvedimento integrale;

e) art. 250 c.p.c.: l’intimazione ai testimoni si può effettuare anche a mezzo PEC;

f) art. 149-bis c.p.c.: se non è fatto espresso divieto dalla legge, la notificazione può eseguirsi a mezzo postaelettronica certificata, anche previa estrazione di copia informatica del documento cartaceo;

g) art. 366 c.p.c.: il ricorso per cassazione e il controricorso devono contenere l’indicazione dell’indirizzo di PECdel difensore;

h) art. 518 c.p.c.: l’ufficiale giudiziario trasmette copia del processo verbale al creditore e al debitore che lorichiedono a mezzo posta elettronica certificata;

i) art. 173-bis d.a.c.p.c.d.t.: l’esperto invia copia della relazione a mezzo posta elettronica certificata ai creditoriprocedenti o intervenuti e al debitore, anche se non costituito, almeno quarantacinque giorni prima dell’udienzafissata ai sensi dell’articolo 569 del codice di procedura civile;

j) art. art. 173-quinquies d.a.c.p.c.d.t.: Il giudice, con l’ordinanza di vendita di cui all’articolo 569, terzo comma, delcodice, può disporre che la presentazione dell’offerta d’acquisto e la prestazione della cauzione ai sensi degliarticoli 571, 579, 580 e 584 del medesimo codice possano avvenire con sistemi telematici di pagamento ovverocon carte di debito, di credito o prepagate o con altri mezzi di pagamento con moneta elettronica disponibili neicircuiti bancario e postale e mediante la comunicazione, a mezzo posta elettronica certificata.