Posta Elettronica Certificata - Login · La Mailbox è una casella di posta elettronica dalla quale...

Codice Documento: PECEMANU.TT.DMPS13012.09 Stato: Rilasciato Emesso: 20/10/2016

Telecom Italia Trust Technologies S.r.l. - Documento pubblico – Tutti i diritti riservati

Posta Elettronica Certificata

MANUALE DI AMMINISTRAZIONE SEMPLIFICATA DEL SERVIZIO PEC DI TI TRUST TECHNOLOGIES

Codice: PECEMANU.TT.DMPS13012.09

Posta Elettronica Certificata Guida Semplificata all’amministrazione del servizio Stato: Rilasciato

Telecom Italia Trust Technologies S.r.l. – Documento pubblico – Tutti i diritti riservati Pag. 2 di

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Indice degli argomenti

Posta Elettronica Certificata ............................................................................................................ 1

Indice degli argomenti ...................................................................................................................... 2

1 Introduzione ............................................................................................................................... 3

2 Caratteristiche generali del servizio di Provisioning ............................................................ 3

2.1 Le componenti logiche della soluzione ...................................................................... 3

2.1.1 Cliente ............................................................................................................. 3

2.1.2 Dominio di posta elettronica certificata ........................................................... 3

2.1.3 Mailbox ............................................................................................................ 3

2.1.4 Utente .............................................................................................................. 3

2.1.5 Liste di Distribuzione ....................................................................................... 4

3 Manuale Provisioning ............................................................................................................... 5

3.1 Login e Navigazione nelle pagine.............................................................................. 5

3.1.1 Login ............................................................................................................... 5

3.1.2 Help in linea .................................................................................................... 9

3.1.3 Uscita .............................................................................................................. 9

3.2 Accesso alla Webmail ............................................................................................. 10

3.2.1 Accesso alla Webmail ................................................................................... 10

3.3 Gestione Utenti ........................................................................................................ 10

3.3.1 Associa a Cliente ............................................................................................. 10

3.3.2 Disassocia a Cliente ........................................................................................ 11

3.3.3 Associa Ruolo ................................................................................................. 12

3.3.4 Disassocia Ruolo ............................................................................................. 12

3.3.5 Registra Utente con Cod. Attivazione ................................................................ 14

3.3.6 Reset password con invio ............................................................................. 17

3.4 Gestione Mailbox ..................................................................................................... 19

3.4.1 Creazione Mailbox .......................................................................................... 19

3.4.2 Associazione Mailbox/Utente ............................................................................ 21

3.4.3 Cancella Mailbox ............................................................................................ 22

3.4.4 Modifica/Visualizza Mailbox ............................................................................ 24

3.4.5 Liste di Distribuzione ....................................................................................... 29

3.4.6 Blocco liste di distribuzione .............................................................................. 31




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1 Introduzione

Lo scopo di questo manuale è fornire una descrizione dettagliata per la gestione dell’interfaccia web che permette la consultazione e l’utilizzo del servizio di Provisioning per l’utente finale. Inoltre vengono introdotti i criteri logici su cui si basa l’intera soluzione di tale servizio.

2 Caratteristiche generali del servizio di Provisioning

Il Provisioning è la parte del sistema PEC che sovrintende alla gestione delle componenti logiche. Tramite l’interfaccia esposta all’amministratore, il Provisioning permette di configurare tutte le entità che concorrono al servizio, e che andiamo ad elencare nel paragrafo seguente.

2.1 Le componenti logiche della soluzione

2.1.1 Cliente

Il Cliente rappresenta un’entità logica che può essere associata ed avere “risorse” su uno o più Domini in modalità non esclusiva, permettendo che un Dominio sia condiviso da più Clienti. Tramite il Provisioning sarà possibile effettuare le seguenti operazioni sui clienti:

Creazione: viene fornito il nome del Cliente, che avrà funzione anche di identificativo univoco per lo stesso e i dati del contratto sottoscritto con il gestore

Modifica: si ha la possibilità di modificare il contratto del Cliente stesso (scadenza, numero e tipologia di caselle assegnate, domini di competenza, ecc.)

Rimozione: la rimozione del Cliente è soggetta a controlli di integrità per verificare se vi siano risorse associate al Cliente; la rimozione è consentita solamente se sono state preventivamente rimosse tutte le caselle e gli utenti ad esso collegate

2.1.2 Dominio di posta elettronica certificata

Un dominio (DNS – Domain Name System) di posta elettronica certificata deve contenere esclusivamente mailbox di utenti di posta elettronica certificata. L’elaborazione dei messaggi di posta certificata (ricevute utente, messaggi di trasporto, ecc.) avviene anche per utenti appartenenti allo stesso Dominio di posta certificata.

2.1.3 Mailbox

La Mailbox è una casella di posta elettronica dalla quale è possibile inviare e ricevere messaggi e le ricevute relative, oltre che effettuare varie operazioni di ricerca. Una casella di posta certificata può essere definita esclusivamente all’interno di un dominio di posta certificata.

2.1.4 Utente

L’Utente è il fruitore del servizio di posta elettronica certificata ed è anche l’intestatario del servizio stesso. Il Cliente infatti, con i dati anagrafici dell’utente, assume assieme al gestore la responsabilità del servizio ricevuto ed erogato. Ad ogni Utente può essere associata una o più Mailbox e un ruolo con il quale operare.




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2.1.5 Liste di Distribuzione

Le Liste di Distribuzione sono un insieme di indirizzi email raggruppati sotto un nome identificativo univoco per facilitare la funzionalità di creazione del messaggio, nel caso si abbiamo molti destinatari. Nelle Liste di Distribuzione possono essere inseriti indirizzi appartenenti anche a Domini diversi ma del medesimo Cliente. Sono oggetti comuni e visibili a tutti gli Utenti di un medesimo Cliente. Una volta creata la lista essa è visibile a tutti gli altri Utenti.




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3 Manuale Provisioning

3.1 Login e Navigazione nelle pagine

Questo paragrafo serve a spiegare alcuni elementi comuni presenti nella maggior parte delle pagine e funzioni che andiamo a descrivere. In ogni pagina del Provisioning sono presenti due link in alto; questi forniscono funzioni che sono richiamabili da qualunque pagina in qualsiasi momento

3.1.1 Login

L’accesso all’interfaccia di amministrazione della piattaforma PEC di TI Trust Technologies S.r.l., avviene attraverso il sito: https://www.telecompost.it/provisioning

Sarà visualizzata una schermata per l’inserimento delle credenziali. Se le credenziali dell’utente amministratore non sono valide o l’accesso alla piattaforma non avviene da oltre 6 mesi, non verrà consentito l’accesso al sistema. L’amministratore può effettuare le operazioni di recupero password in totale autonomia, alla voce di menu “Hai dimenticato la password? Clicca qui”, oppure contattare l’assistenza tecnica per la riabilitazione o il recupero delle credenziali. Oltre alla funzione di accesso premendo il pulsante “Login”, sono presenti dei link delle opzioni possibili, per gli utenti registrati con codice di attivazione che sono:

Sei in possesso di un codice di attivazione? Clicca qui. Questo link permette il primo accesso agli utenti muniti di codice di attivazione, premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di attivazione utente dove devono essere forniti: DN, Codice Attivazione (ricevuto o via SMS o via Mail). Viene chiesto anche di impostare la propria password seguendo il regolamento descritto in basso alla pagina, per confermare premere “Invia” oppure per annullare premere “Annulla”.

https://www.telecompost.it/provisioning




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Una volta confermata l’attivazione e effettuato il primo login deve essere effettuata l’impostazione delle domande segrete/numeri cellulare per il recupero della password. Impostazioni domande segrete per recupero password: Permette di impostare le domande segrete per il cambio della password, in caso di password dimenticata, se viene abilitato bisogna scegliere due domande segrete, alle quali devono corrispondere delle risposte. Per confermare premere il pulsante “Salva” oppure per annullare premere “Annulla”

Impostazione invio codice di reset via SMS: Permette di impostare l'invio del codice di reset tramite SMS, se viene abilitata questa modalità c'è la possibilità di inserire al massimo due numeri telefonici. Per confermare premere il pulsante “Salva” oppure per annullare premere “Annulla”




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Sei in possesso di un codice di reset? Clicca qui. Questo link permette il reset password agli utenti muniti di codice di reset (precedentemente richiesto), premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di reset utente dove devono essere forniti: DN, Codice Reset (ricevuto o via SMS o via Mail). Viene chiesto anche di reimpostare la propria password seguendo il regolamento descritto in basso alla pagina, per confermare premere “Invia” oppure per annullare premere “Annulla”.

Una volta confermato il reset e effettuato il primo login (con password resettata) deve essere effettuata di nuovo l’impostazione delle domande segrete/numeri cellulare per il recupero della password (come descritto in precedenza nell’accesso con codice attivazione).

Hai dimenticato la password? Clicca qui Questo link permette il recupero password agli utenti con profilo conforme al recupero della password. Premendo link si viene ridiretti ad una pagina di recupero password dove verrà descritta la modalità di cambio e le regole per l’impostazione, come visibile in figura:




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In caso si vogliano impostare le domande segrete, la pagina mostrerà la seguente interfaccia:

Per confermare premere “Invia” oppure per annullare premere “Annulla”

Manuali Questo link permette la consultazione della guida all’utilizzo della webmail, della guida per gli amministratori e del manuale di configurazione del client di posta; come riportato nella figura sottostante:




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3.1.2 Help in linea

Cliccando sul link “Aiuto” è possibile richiamare in qualsiasi momento l’help on-line. A seconda della pagina dal quale si richiama, l’help verrà visualizzato nel paragrafo corrispondente

L’help è composto da due parti: sulla sinistra è presente un menù tramite il quale accedere ai capitoli e ai paragrafi dell’help; sulla parte destra c’è l’help vero e proprio. All’inizio dell’help c’è una descrizione riepilogativa dei paragrafi; questi solo collegati direttamente alla parte che li descrive, per cui basta cliccare sul nome del paragrafo per andare direttamente al paragrafo corrispondente. N. B.: nell’help in linea vengono riportate tutte le funzionalità che il provisioning offre, ma la visibilità delle stesse dipende dal profilo dell’amministratore che ha effettuato il login. Esistono infatti alcune funzionalità riservate all’amministratore del Gestore.

3.1.3 Uscita

Il link omonimo in alto a destra permette di eseguire in qualsiasi momento il log-out dall’applicazione, in qualsiasi funzione ci si trovi.




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3.2 Accesso alla Webmail

3.2.1 Accesso alla Webmail

Questa funzione permette all’utente di accedere ad una delle sue caselle di PEC a sua disposizione, tramite l’interfaccia webmail del servizio. Per procedere premere il pulsante “Accesso alla webmail”. In caso l’utente possieda una sola casella di posta, verrà direzionato direttamente a quest’ultima. Se è proprietario di più caselle, il login avverrà sull’ultima visitata. Se l’ultima acceduta è stata nel frattempo rimossa, verrà indirizzato sulla prima disponibile.

3.3 Gestione Utenti

Questa è l'interfaccia per la gestione delle utenze: è consentita la creazione, la modifica, l'autorizzazione di un utente, l’associazione ad un Cliente e l'assegnazione di un ruolo.

3.3.1 Associa a Cliente

Questa funzione permette di associare gli utenti a uno o più Clienti. Inizialmente si deve scegliere l’utente da associare (eventualmente filtrando i risultati tramite apposito textbox di ricerca) selezionando il link “Associa” relativo allo stesso.

Nella schermata successiva si selezionano i Clienti/Domini da associare all’Utente (tramite pulsante “Ricerca Clienti/Domini”) ed eventualmente filtrando i risultati tramite apposito textbox di ricerca.

Si conferma l’operazione tramite selezione delle checkbox relative ai clienti/dominio che si vogliono associare e quindi utilizzando il pulsante “Associa”




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Verrà quindi mostrato un elenco riepilogativo di tutti i clienti/domini selezionati, ai quali sarà comunque possibile apportare delle modifiche, rimuovendone alcuni o ricercandone di nuovi. Premendo su “Salva” l’operazione di associazione dei domini verrà applicata. Il sistema darà il seguente riepilogo di conferma dell’operazione avvenuta:

3.3.2 Disassocia a Cliente

Questa funzione permette la disassociazione degli utenti da un cliente. Inizialmente si deve scegliere l’utente da disassociare (eventualmente filtrando i risultati tramite apposito textbox di ricerca, sono valide anche stringhe parziali di ricerca) selezionando il link “Disassocia” relativo allo stesso.

Nella schermata successiva si selezionano i Clienti/Domini da disassociare all’Utente (tramite apposizione della spunta sui checkbox relativi ai clienti scelti). Si Conferma l’operazione tramite pulsante in basso “Disassocia”

Il sistema mostrerà il seguente riepilogo:




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3.3.3 Associa Ruolo

Questa funzione permette di associare un ruolo ad una utenza. Una volta selezionato l'utente (in una lista che li elenca tutti, eventualmente restringendo la ricerca tramite appositi filtri), una finestra mostra i ruoli disponibili:

Si effettua quindi la selezione del ruolo d’interesse dalla lista proposta. Verranno quindi elencate tutte le funzionalità che compongono il ruolo che si è selezionato. Cliccando quindi sul tasto “Profilo di Default”, le funzionalità in elenco verranno rese disponibili all’utente.

3.3.4 Disassocia Ruolo

Permette di rimuovere l'associazione tra utente e ruolo. In questo caso vengono rimosse le funzionalità, non le mailbox esistenti eventualmente già create per quell'utente. La prima schermata permette di selezionare l’Utente al quale disassociare il ruolo.




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Una volta selezionato l’utente d’interesse tramite il link “Disassocia Ruolo” apparirà la seguente schermata:

Tramite il pulsante “Rimuovi il profilo” è possibile completare la disassociazione del ruolo.




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3.3.5 Registra Utente con Cod. Attivazione

Per registrare un nuovo utente con codice di attivazione, dal menu di sinistra cliccare su “Gestione Utenti” e poi su “Registra Utente con cod. attivazione”; per poter procedere si devono prima selezionare il Cliente/Dominio da associare all’Utente (tramite Ricerca).

La ricerca produrrà una lista di uno o più clienti/domini disponibili per l’amministratore che soddisfano i criteri di ricerca impostati, sarà quindi necessario selezionarne uno, cliccando sul link “Seleziona”, per procedere nell’operazione di provisioning. Sarà visualizzata successivamente una sezione dedicata all’inserimento dei dati relativi agli utenti. Dopo avere inserito i dati dell’utente interessato è possibile indicare se l’utente è “Identificato” (sempre che il cliente a cui si sta associando l’utente abbia, tra le utenze disponibili, anche la possibilità di creare utenti identificati). Se viene impostato questo check oltre al nome e al cognome, ai dati obbligatori si aggiungono: - Data di Nascita - Luogo di Nascita - Stato di Nascita - Codice Fiscale - Indirizzo - Comune - C.A.P. - Provincia - Tipo doc. identità - Numero doc. identità - Data di rilascio Se si registra un utente come identificato per confermare la registrazione è obbligatorio selezionare il check delle “Condizioni Generali” e premere “Conferma”




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E’ possibile anche selezionare opzionalmente il flag “Scadenza password (3 mesi)”: se viene attivata questa opzione ogni 3 mesi sarà richiesto all’utente di cambiare la propria password seguendo i criteri stabiliti dalla normativa aziendale, in caso contrario la password non avrà scadenza e non sarà mai obbligatorio modificarla. Dopo l’inserimento il sistema mostra una schermata di riepilogo nella quale è possibile visualizzare il “DN”, un codice composto da (nome.cognome più un eventuale contatore numerico in caso di omonimia) che è univocamente assegnato all’utente registrato e servirà in seguito sia per i successivi passi che per l’accesso dell’utente stesso alla webmail. In questa pagina è possibile creare la mailbox intestata all’utente, inserendo le informazioni necessarie a tale scopo. Se per l’utente in oggetto non deve essere creata alcuna casella mailbox, è possibile terminare la creazione dell’utente, cliccando su “Annulla”. A questo punto verrà mostrata la schermata di riepilogo dove sarà possibile effettuare l’invio del codice di attivazione come descritto più avanti. In questo caso però sarà necessario assegnare manualmente il ruolo all’utente tramite la funzione descritta nel paragrafo3.3.3 Associa Ruolo. La funzionalità di creazione mailbox propone un indirizzo email formato con il nome ed il cognome dell'utente; è comunque possibile cambiare questo indirizzo inserendo il nome desiderato. Per la composizione dell’indirizzo potranno essere utilizzate: lettere (inserire esclusivamente caratteri minuscoli), numeri ed alcuni caratteri speciali (- ‘meno’, _ ‘underscore’, ‘.’ ‘punto’). Su questa schermata, è necessario riempire i seguenti campi:

Campo Descrizione Obbligatorio Email Nome della casella da creare SI

Descrizione Questo campo è utilizzato in fase di composizione di un messaggio all’interno della webmail, quando si clicca sul pulsante “Rubrica”

SI

Tipologia Mailbox Selezionare dal menu a tendina la tipologia di casella di interesse (le tipologie disponibili dipendono dal contratto sottoscritto dal cliente).

SI

Casella Istituzionale Abilitare tramite checkbox: informazione aggiuntiva sulla tipologia della casella

NO

Blocca Mailbox Abilitare tramite checkbox : l’abilitazione di tale check non consente alla casella alcun colloquio, ne in invio ne in ricezione. N.B. nel caso di selezione è obbligatoria la presenza di un testo in “Messaggio di blocco” che verrà utilizzato

per la composizione degli avvisi previsti da normativa.

NO

Blocca invio peo Abilitare tramite checkbox N.B.: se abilitato la mailbox non potrà inviare a destinatari

PEO

NO

Blocca ricezione peo Abilitare tramite checkbox N.B.: se abilitato la mailbox non potrà ricevere da mittenti

PEO

NO




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Effettuate le selezioni, cliccando su “Aggiungi” la casella sarà registrata sul sistema, e apparirà una schermata di riepilogo, o una di errore in caso di impossibilità nella creazione. Verrà quindi mostrata la pagina di riepilogo della casella appena creata; cliccando su OK, sarà visualizzata la schermata delle credenziali.




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Per procedere premere il pulsante “Invia codice attivazione”, come mostrato in figura:

Verrà mostrata la pagina dell’invio del codice dove inserire o il numero telefonico se viene scelto di inviare il codice tramite SMS o l’indirizzo di posta elettronica

Una volta scelta la modalità di invio e compilati i campi richiesti premere il pulsante “Invia codice di attivazione”; una volta ricevuto il codice di attivazione; per accedere seguire le istruzioni di accesso per gli utenti con codice di attivazione (paragrafo 3.1.1).

3.3.6 Reset password con invio

Questa funzione consente di inviare codici di reset password, per resettare la password solamente agli utenti che sono stati registrati con il codice di attivazione, dal menu di sinistra cliccare su “Gestione Utenti” e poi su “Reset password con invio”. Sarà inizialmente visualizzata una schermata per la ricerca degli utenti attraverso la quale si potranno ricercare tutti gli utenti registrati con codice di attivazione.




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E’ possibile inserire nei campi anche il carattere jolly asterisco (*) per ottenere una lista generale qualora non si volesse indicare precisamente una stringa alfanumerica. La ricerca produrrà una lista di uno o più utenti disponibili per l’amministratore, nella lista viene riportato anche lo stato dell’attivazione dell’utente in oggetto (Attivo/Non attivo/Primo accesso), e sarà possibile selezionarne uno alla volta, cliccare sul link “Invia codice”, per procedere nell’operazione di reset.

Verrà presentata una pagina di riepilogo dell’utente, è inoltre possibile selezionare abilitare la policy per la gestione della password: se viene attivata questa opzione ogni 3 mesi sarà richiesto all’utente di cambiare la propria password seguendo i criteri stabiliti dalla normativa aziendale, in caso contrario la password non avrà scadenza e non sarà mai obbligatorio modificarla. Per procedere alla generazione dei codici di reset/attivazione, premere il pulsante “Invia codice di reset”. Verrà presentata la pagina dell’invio del codice dove inserire o il numero telefonico se viene scelto di inviare il codice tramite SMS o l’indirizzo di posta elettronica. Selezionare “Torna all’elenco” per tornare alla pagina precedente.




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Dopo aver selezionato la modalità di invio e compilato i campi richiesti premere il pulsante “Invia codice di Reset”, ricevuto il codice di reset, per accedere seguire le istruzioni di accesso per gli utenti con codice di reset (paragrafo 3.1.1).

3.4 Gestione Mailbox

Permette di creare/modificare/cancellare Mailbox, di gestire le associazioni tra Mailbox e Utenti e di configurare Report e Log.

3.4.1 Creazione Mailbox

Si sceglie inizialmente il titolare della nuova mailbox, dalla lista di tutti quelli presenti (è presente in alto una serie di filtri per restringere la ricerca), eseguendo la ricerca magari filtrando i risultati.

Si seleziona quindi l’Utente che sarà titolare della nuova casella con il link “Crea mailbox” e si inseriscono i dati per la nuova casella di mail.




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Su questa schermata, è necessario riempire i seguenti campi:

Campo Descrizione Obbligatorio Email Nome della casella da creare SI

Descrizione Questo campo è utilizzato in fase di composizione di un messaggio all’interno della webmail, quando si clicca sul pulsante “Rubrica”

SI

Tipologia Mailbox Selezionare dal menu a tendina la tipologia di casella di interesse (le tipologie disponibili dipendono dal contratto sottoscritto dal cliente).

SI

Casella Istituzionale Abilitare tramite checkbox: informazione aggiuntiva sulla tipologia della casella

NO

Blocca Mailbox Abilitare tramite checkbox : l’abilitazione di tale check non consente alla casella alcun colloquio, ne in invio ne in ricezione. N.B. nel caso di selezione è obbligatoria la presenza di un testo in “Messaggio di blocco” che verrà utilizzato

per la composizione degli avvisi previsti da normativa.

NO

Blocca invio peo Abilitare tramite checkbox N.B.: se abilitato la mailbox non potrà inviare a destinatari

PEO

NO

Blocca ricezione peo Abilitare tramite checkbox N.B.: se abilitato la mailbox non potrà ricevere da mittenti

PEO

NO

Effettuate le selezioni, cliccando su “Aggiungi” la casella sarà registrata sul sistema, e apparirà una schermata di riepilogo, o una di errore in caso di impossibilità nella creazione.




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3.4.2 Associazione Mailbox/Utente

Permette di associare (o disassociare) ad un utente più mailbox multiutente. Dalla lista degli utenti (si può usare il filtro per una ricerca più mirata), si può decidere di associare una o più mailbox utilizzando il link “Associa”; apparirà una finestra in cui poter effettuare una ricerca della casella (o delle caselle) di interesse.

Inserendo nel campo mailbox il nome della casella (o parte di esso) e cliccando su ”Cerca” verrà visualizzato l’elenco di tutte le caselle che soddisfano il criterio di ricerca impostato.

Una volta associata una o più mailbox all'utente (selezionando i checkbox relativi) e premuto il pulsante “Associa”, una pagina di riepilogo mostrerà conferma dell'operazione elencando le mailbox relative a quell'utente.

Da notare: se l’utente non ha un ruolo associato, durante la fase della prima associazione sarà presente nella pagina di ricerca un menù a tendina con i ruoli disponibili.




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Per specificare quale ruolo associare all’Utente (come mostrato in figura).

Invece se si sceglie di disassociare premere il link “Disassocia” relativo all’utenza a cui si vuole disassociare una o più mailbox; apparirà una finestra in cui poter selezionare quali mailbox disassociare all'utente.

Una volta disassociata una o più mailbox all'utente e premuto il pulsante “Conferma”, una pagina di riepilogo mostrerà conferma dell'operazione elencando le mailbox relative a quell'utente.

3.4.3 Cancella Mailbox

Per cancellare una mailbox, selezionare la voce corrispondente dal menu di sinistra: apparirà una schermata di selezione, da cui eseguire la ricerca filtrando i risultati




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Cliccando su “Cancella” si aprirà una schermata dove sarà possibile verificare le caratteristiche della mailbox che si intende cancellare. Se la casella selezionata ha degli utenti utilizzatori associati (elencati in fondo ai dati di riepilogo), prima di procedere alla cancellazione della casella, sarà necessario rimuovere tutte le associazioni.

Cliccando su “Rimuovi” sarà eliminata la mailbox desiderata. Il successo dell’operazione sarà confermato dall’avviso “Eliminata la mailbox”. N.B.: questa funzione cancella soltanto la casella di posta, non l’utente titolare della stessa.




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3.4.4 Modifica/Visualizza Mailbox

Per visualizzare una mailbox, ed eventualmente modificarne la configurazione, fai clic dal menu di sinistra su “Modifica/Visualizza Mailbox”. Apparirà la schermata di ricerca, è possibile effettuare la ricerca per nome cliente, nome dominio e indirizzo di posta. Inseriti i dati, facendo click su “Cerca” apparirà una schermata con le mailbox riscontrate

Selezionando quindi la funzione desiderata (Modifica o Visualizza) si potrà procedere con la configurazione della casella.




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3.4.4.1 Modifica Mailbox

Cliccando su “Modifica” in corrispondenza di una mailbox, apparirà una schermata riepilogativa “Operazione su Mailbox” della casella considerata, che permette di modificarne i parametri e le funzionalità principali descritti nel paragrafo 3.4.1 E’ anche possibile cambiare il titolare di una casella di posta tramite il pulsante “Cambia” (paragrafo 3.4.4.2).

Dopo aver modificato la configurazione della casella, clicca su “Modifica” per confermare la variazione. Un messaggio “Modificata la mailbox” confermerà il successo dell’operazione.




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3.4.4.2 Cambia Titolare

A titolo di esempio consideriamo una casella relativa ad un gruppo di lavoro utilizzata dal responsabile del gruppo; se il responsabile cambia, per permettere l’accesso a quella casella al nuovo responsabile occorre registrare l’anagrafica del nuovo responsabile, associare il ruolo all’utente e quindi modificare il titolare della casella di PEC inserendo il nuovo nominativo.

Per apportare la variazione del titolare, selezionare dalla funzionalità di Modifica mailbox (paragrafo 3.4.4.1) la voce “Cambia”. Verrà presentata una pagina per la ricerca del nuovo titolare da associare alla casella. N.B.: in questo elenco saranno presenti solo gli utenti appartenenti allo stesso Cliente/Dominio dell’amministrare che hanno il ruolo impostato.

Inseriti i dati, facendo click su “Cerca” apparirà una schermata con gli utenti che soddisfano i criteri specificati. Selezionando dall’elenco l’utente che si intende sostituire al titolare della mailbox, apparirà una pagina di conferma dell’operazione che si sta effettuando. Questa mostrerà i dati di riepilogo dell’utente.




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Cliccando su “Conferma” apparirà l’esito dell’operazione effettuata.




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3.4.4.3 Visualizza Mailbox

Cliccando, su “Visualizza”, appare invece una schermata riepilogativa della casella considerata, che si limita a mostrarne i parametri e le funzionalità senza permettere modifiche. La fase di ricerca è come quella per la modifica.




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3.4.5 Liste di Distribuzione

Questa sezione serve a gestire le liste di distribuzione. Innanzitutto si deve scegliere il Cliente al quale assegnare la lista di distribuzione (che poi sarà visibile ed utilizzabile da tutti i suoi Utenti). La scelta si può fare tra tutti i Clienti presenti (eventualmente filtrabili in base al nome).

Selezionato il Cliente tramite il relativo link “Modifica” si accede alla pagina di gestione:

E’ possibile effettuare una ricerca mediante i filtri in alto e verificare quante liste si possono modificare/cancellare sul totale di quelle disponibili (informazione presente nella parte alta a destra). Per aggiungere una lista di distribuzione si utilizza il link “Aggiungi” in basso a sinistra.

La pagina mostrata permette di definire nome e descrizione della nuova lista e di scegliere quali mailbox apparterranno ad essa. Sulla parte sinistra sono infatti visualizzate le mailbox disponibili. Si scelgono quelle di interesse mediante segno di spunta e si utilizza il pulsante “Aggiungi >>” per aggiungerle nella tabella di destra, che è quella che contiene le mailbox contenute nella nuova lista di distribuzione. E’ possibile rimuovere mailbox dalla lista di sinistra con lo stesso meccanismo di selezione e con il pulsante “<< Rimuovi”.




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Il pulsante in basso “Aggiungi Lista” serve a confermare la creazione della lista di distribuzione appena definita e contenente le mailbox aggiunte. Per modificare una lista di distribuzione si seleziona il Cliente e si utilizza il link “Modifica” relativo. L’interfaccia è la stessa di quella per la creazione, segue le stesse regole. Quindi si possono aggiungere e rimuovere mailbox utilizzando i due tasti centrali una volta selezionate le mailbox tramite segno di spunta.

Il pulsante “Modifica Lista” effettuerà le modifiche richieste. Per rimuovere una lista di distribuzione, una volta selezionato il Cliente si seleziona il link “Cancella” il quale mostrerà i dettagli della lista in oggetto. Tramite pulsante “Elimina Lista” si cancellerà definitivamente la lista di distribuzione.




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3.4.6 Blocco liste di distribuzione

Questa funzione consente il blocco per gli invii a liste di distribuzione globali su una o più caselle di un determinato cliente/dominio. Inizialmente si deve scegliere il cliente/dominio (eventualmente filtrando i risultati tramite appositi textbox di ricerca). La ricerca produrrà una lista di uno o più clienti/domini disponibili per l’amministratore, e sarà possibile selezionarne uno cliccando sul link “Seleziona”.

Per procedere con il blocco selezionare tramite checkbox una o più mailbox, e premere il pulsante “Aggiorna stato di blocco”

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