PORTOS.: Il POrtale della Regione Toscana per la Sismica

Per linvio e la gestione dei progetti al Settore Sismica (ex Genio Civile)

Da gennaio 2015 la trasmissione dei progetti al Settore Sismica della Regione Toscana (ex Genio Civile)

avverr per via telematica, attraverso PORTOS: il POrtale della Regione TOscana per la Sismica.

Il nuovo Portale si inserisce nel pi ampio processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione,

che ha coinvolto gi diversi settori della Regione Toscana, e persegue lobiettivo di fornire servizi on line ai cittadini.

I benefici attesi sono innanzitutto verso lutente esterno, che non dovr pi recarsi fisicamente in accettazione per depositare la pratica al Genio Civile: con smart card e firma digitale, da una qualsiasi

postazione in rete, da casa o da studio, collegandosi a PORTOS, potr inviare la pratica digitale

direttamente al controllo del Settore Sismica.

Il requisito necessario per linoltro della pratica a PORTOS il possesso di smart card abilitata e dotata di firma digitale (es. la CNS associata a firma digitale), per tutti i soggetti tecnici firmatari dellistanza, quindi: Progettista, Direttore dei Lavori, Ditta Costruttrice e, laddove previsto, Collaudatore e Geologo.

Se il Committente non possiede firma digitale, prevista la possibilit di delega ad uno dei tecnici

responsabili: il Progettista o il Direttore dei Lavori.

Il titolare della pratica, il Committente o il suo tecnico delegato, raccoglie tutti gli elaborati progettuali,

firmati digitalmente da ciascun tecnico responsabile (es. A8 Relazione di calcolo; A10 disegni strutturali

firmati digitalmente dal progettista e dal direttore dei lavori; A6 Relazione Geologica firmata digitalmente

dal geologo; ecc). Tali elaborati, in formato pdf (o dwf per gli elaborati grafici), trasformati in files p7m dallazione di firma digitale, costituiscono gli allegati digitali dellistanza.

Lutente, titolare dellistanza, accede a PORTOS (https://www307.regione.toscana.it/web/genio-online/home) con le credenziali della propria smart card e tramite ARPA (infrastruttura regionale per

lautenticazione, autorizzazione e accesso ai servizi), ne viene riconosciuta e certificata lidentit digitale.

Accede quindi alla sezione: Invia pratiche al Genio Civile (Front End) e ha inizio il viaggio della pratica

digitale!

In modo schematico, le principali fasi per linvio della pratica sono:

1. Inserimento/modifica dati (Nuova Domanda): si inseriscono Provincia e Comune in cui ubicato lintervento e, a seconda della zona sismica, si accede alla compilazione di istanza di deposito o richiesta di autorizzazione oppure di Sanatoria. Linterfaccia di inserimento dei dati molto simile allattuale modello cartaceo. Si procede compilando i campi relativi ai dati anagrafici dei soggetti tecnici coinvolti e ai dati tecnici dellintervento.

2. Salvataggio dei dati inseriti (Salva Pratica): il salvataggio (anche intermedio vivamente consigliato!!) assicura la conservazione dei dati inseriti, consente la gestione della pratica non ancora

trasmessa e la ripresa degli inserimenti per fasi successive. Corrisponde allo stato della pratica

salvata o salvata priva di allegati.

3. Pagamento degli oneri (Spese Istruttoria): una volta inseriti e salvati i dati relativi a: Committente, tipo di intervento e valore della metratura, tramite Aggiungi Pagamento, il sistema calcola limporto degli oneri per limposta di bollo e per le spese di istruttoria e si collega a IRIS (la piattaforma per il pagamento online dei tributi regionali, https://iris.rete.toscana.it ), che permette allutente di effettuare il relativo pagamento con carta di credito.

4. Allegati della pratica: da Allega file Firmati, si accede alla relativa sezione che permette di selezionare e allegare gli elaborati firmati digitalmente, mediante associazione tra tipologia di allegato (A1, A2, A14) e relativa firma digitale del professionista titolare dellallegato.

5. Verifica prima fase (Verifica e Scarica Pratica): il primo controllo di completezza e congruenza della pratica che pu essere:

- negativo: linserimento non completo; il sistema fornisce la lista degli errori da correggere (es. campi obbligatori non compilati); si riparte dal punto 1 fino alla verifica positiva;

- positivo: linserimento dei dati completo e si pu quindi procedere con il download della domanda in formato pdf, che poi deve essere firmata digitalmente.

6. Caricamento della domanda (Allega file Firmati): per terminare la procedura si deve allegare la domanda firmata digitalmente da tutti i soggetti professionali coinvolti: Progettista, Direttore dei

Lavori, Ditta e, laddove necessario Collaudatore e Geologo.

7. Invia Pratica (Verifica e Invia Pratica) a questo punto listanza completa e pu essere inviata a PORTOS: lo stato di trasmissione della pratica, visibile anche da un icona colorata nella pagina

principale, pu essere:

- in attesa di trasmissione (giallo);

- trasmissione effettuata correttamente (verde): i dati sono stati inviati correttamente al Sistema che procede con il controllo formale della pratica (controllo di accettazione ).

Una volta che avvenuta la trasmissione dei dati, la pratica non pu pi essere modificata: lutente pu sempre controllarne liter dallinterfaccia Gestione Pratiche tramite lo Stato della Pratica, che pu essere:

rifiutata (rosso): la pratica non ha superato il controllo formale e viene inviata la comunicazione con i

motivi del rifiuto (controlli formali non superati: es. mancanza di firme digitali, dati inseriti non

congruenti, ecc.. ). In tal caso va rifatta una nuova domanda: per agevolare lutente, stata prevista la funzione Replica, che crea una copia della domanda rifiutata, in modo da permettere allutente di correggere solo gli errori formali segnalati. Quindi si riparte dal punto 1. In questo caso possibile

recuperare, per un nuovo invio, gli estremi del pagamento degli oneri, sempre mediante accesso alla

sezione Spese Istruttoria e al collegamento con linfrastruttura IRIS;

vidimata (verde): la pratica stata accettata e viene inviata, direttamente sul portale, la comunicazione di

accettazione dellistanza, con i codici di accesso alla pratica.

I codici di accesso sono: il numero di progetto e il codice avviso (una combinazione di numeri e lettere

associata ad un bar code) che sono creati e assegnati automaticamente a ciascuna pratica, nel momento

dellaccettazione/vidimazione, e si trovano stampati sulla comunicazione. Tali codici permettono di accedere, in sola lettura, ai dati della pratica (domanda e allegati) e devono quindi essere conservati e

utilizzati per i successivi accessi, in particolare per il controllo in cantiere.

Quando la pratica vidimata/accettata, inizia il suo iter allinterno del Settore Sismica, a seconda della tipologia di controllo a cui sottoposta: lutente pu sempre seguirne e controllarne lo stato di avanzamento (sottoposta a parere, in attesa di integrazioni, .) e ricevere le relative comunicazioni.

Di seguito, in Fig. 1, si riporta una schema semplificato delle fasi sopradescritte, in cui si sono utilizzati i

pulsanti del portale per agevolarne la comprensione e lutilizzo.

Fig. 1 : Diagramma di flusso per invio telematico di una pratica digitale al Settore Sismica

Ciascun utente accreditato, titolare di una o pi pratiche, tramite la sezione Invia pratiche al Genio Civile

(Front End), avr a disposizione linterfaccia Gestione della Pratica in cui potr sempre consultare tutte le pratiche inviate (depositi, autorizzazioni, sanatorie), visionarne lo stato e proseguire con

linserimento degli atti successivi: fine lavori, collaudo, varianti, ecc.

Quindi, con un semplice accesso certificato, il Settore Sismica della Regione Toscana, fornisce a ciascun

utente uno spazio riservato per la gestione delle proprie pratiche sottoposte a controllo, sorteggiate, in

autorizzazione o depositate, in modo da poter monitorarne liter amministrativo.

Le altre sezioni di PORTOS, a cui lutente ha la possibilit di accedere in modo libero (ovvero senza necessit di smart card) sono:

Pratiche sorteggiate: che permette di consultare, anche tramite filtri di ricerca, gli elenchi delle pratiche

depositate e sorteggiate, in ogni mese;

Ricerca documentazione: che permette, agli utenti in possesso dei codici di accesso della pratica accettata

e vidimata dal Settore Sismica, di prendere visione della relativa documentazione: dati delle domanda,

allegati, comunicazioni.

Non pi dalla postazione di lavoro al plotter o stampanti ma dalla propria postazione di lavoro

direttamente a PORTOS, tramite connessione di rete, smart card e firma digitale.

Si tratta senza dubbio di un cambiamento radicale del rapporto tra Uffici della Sismica e

Professionisti/Utenti: anche per il personale tecnico, nel ruolo del controllore, il passaggio da cartaceo a digitale non sar semplice. Sar necessario, oltre ad approfondimenti formativi, anche dotare di adeguata

strumentazione informatica i tecnici regionali del settore, in particolare per quanto riguarda il controllo in

cantiere.

Infatti, oltre a conservare in cantiere gli elaborati grafici della pratica, firmati da Progettista, Direttore dei

Lavori e Ditta, sar necessario conservare anche la stampa della vidimazione/accettazione con i codici di

accesso alla pratica, per consentire ai tecnici regionali che ispezionano il cantiere, di poter attuare il

controllo di corrispondenza con la pratica digitale inviata, a cui tali codici fanno univoco riferimento.

Il cambiamento porter con se, inevitabilmente, il dover confrontarsi con vantaggi e svantaggi

dellinformatizzazione delle procedure. Ci sar bisogno di stretta collaborazione, di positiva predisposizione al cambiamento e di grande disponibilit da parte di tutti, controllori e controllati,

soprattutto allinizio, nellaffrontare i problemi sia legati alla nuova infrastruttura informatica, sia legati alle nuove procedure di invio. E grande pazienza e disponibilit nellaffrontare i problemi non attesi e tutte le relative soluzioni da programmare e pianificare.

Buon anno a tutti!!!

Di seguito si forniscono una serie di link utili:

PO.R.TO.S.: https://www307.regione.toscana.it/web/genio-online/home

Indirizzo e-mail: portos@regione.toscana.it

Numero verde : 800 232 330 (funzione 3) a supporto degli utenti di PORTOS

Sito regionale della sismica che contiene gli aggiornamenti e le varie FAQ:

http://www.rete.toscana.it/sett/pta/sismica/03normativa/norme/telematica/index.htm