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    Política de Crédito y CobranzaGuía práctica……………………………………………………………………

    Genere resultados a través de la consistencia

    SALVADOR BAÑUELOS RIZO

       A   F   S

       I   N   T   E   R   N   A   T   I   O   N   A   L

    MisiónObjetivo

    ResponsabilidadEvaluación de crédito

    Términos de créditoCobranzaEjemplo de una política de crédito

    Hoja de trabajoFormatos

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    Política de Crédito y Cobranza

    Guía práctica

     __________

    Salvador Bañuelos Rizo

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    Política de Crédito y Cobranza - Guía práctica

    Copyright © 2014 Salvador Bañuelos Rizo 

    ISBN: 9781483533629 

    www.afs-int.com

    www.fletesycobranza.com

    Para mayor información diríjase a:

    AFS International, LLC.2400 Fenton Street Suite 203

    Chula Vista, CA. 91914

    Tel .USA: 619-819-8457

    Tel. México: 55-5351-5272Sin Costo: 01(800) 681-9567

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    Printed in the United States of America 

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      Sobre el Autor  

    Sobre AFS International

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    Índice 

    Capítulo 1

    ¿Qué es una política de crédito y cobranza?  6________

    Los Beneficios  6...........................................................................

    Capítulo 2

    Las 6 partes de una política de crédito y cobranza  8__

    Misión  8........................................................................................

    Objetivos  9...................................................................................

    Responsabilidades y Límites  9......................................................

    Evaluación de crédito 10.............................................................

     Aplicación de crédito  11...................................................................

    Cuándo será re-evaluado  13............................................................

     Términos de crédito  13.................................................................

    Cobranza  14.................................................................................

    Capítulo 3

    Ejemplo de una política de crédito y cobranza  16_____

    Capítulo 4

    Hoja de trabajo 20_________________________________

    Capítulo 5

    Formatos  23_______________________________________

     Aplicación de crédito  23.....................................................................................

    Carta - Solicitud de aplicación de crédito - Cuenta mayor  24..............................

    Carta de Bienvenida - Crédito autorizado  25.......................................................

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    Carta de Bienvenida - Crédito Menor al Solicitado  26.........................................

    Otras publicaciones de interés 27___________________

    Cobranza Eficiente en el Transporte de Carga  27................................................

    Credit & Collections in the Freight Industry Handbook  

    27...................................

    Listado de verificación de cuentas por cobrar vencidas  28.................................

    Indicadores Claves de Cobranza  28....................................................................

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    Capítulo 1

    ¿Qué es una política de crédito ycobranza? 

    La política de crédito y cobranza es un curso de acción desarrollado para situaciones recurrentes y

    designado con el fin de controlar y minimizar el riesgo que asume al extender crédito a sus clientes.

    Recuerde que sus cuentas por cobrar son un activo circulante de su empresa y que sin importar el

    giro de la misma, la venta se cierra cuando la venta se cobra. El alcanzar niveles óptimos de

    recuperación genera además de un flujo de efectivo sano, oportunidades financieras. Cuando suscuentas por cobrar sean sólidas puede usted beneficiarse a través del factoraje de cuentas por

    cobrar, las cuales pueden ser asegurables, y pueden tomarse en consideración cuando su empresa

    aplica para préstamos y líneas de crédito.

    Es importante que su empresa cuente con herramientas eficaces y procesos preestablecidos y

    confiables que le permitan convertir sus cuentas por cobrar en efectivo sin contratiempo alguno

    para contar con un flujo de caja sano.

     Todas las empresas son diferentes y las políticas de crédito son sujetas a interpretación. Al mismo

    tiempo,  toda compañía necesita políticas escritas y formales. Aquellas compañías que fallan en

    poner por escrito sus políticas de crédito tienden a tener más problemas de liquidez y deadministración que aquéllas que sí lo hacen. ¿Por qué? Si el departamento de crédito falla en tener

    una estrategia maestra, hay más probabilidades de que la estrategia estará constantemente

    cambiando y sujeta a interpretaciones individuales.

     A través de esta guía usted podrá establecer su propia política de crédito y cobranza.

    Los Beneficios

    Hay varias razones para contar con una política de crédito y cobranza, entre las cuales podemos

    incluir los siguientes beneficios:

    Enfocarse en los aspectos más importantes. El manejo de cuentas por cobrar no es una tarea

    sencilla; suele suceder que los ejecutivos se distraen de las aspectos importantes por atender otros

    menos importantes.

    Consistencia en el trato de los clientes. Cuando se cuenta con una política de crédito y

    cobranza se vuelve más sencilla y lógica la toma de decisiones porque se tienen criterios

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    predeterminados. Esto puede crear una sensación en sus clientes de que están recibiendo un trato

    más justo.

    Consistencia en su propia empresa.  A través de las políticas se establece por escrito qué es lo

    que se espera de cada uno y se dan cuenta de que son parte de un mismo equipo.

     Antes de crear una política de crédito y cobranza, primero deberá de contestar las siguientes

    preguntas:

    ¿Cuál es la misión?

    ¿Cuales son los objetivos?

    ¿Quién tiene responsabilidades específicas en el departamento de crédito y cobranza, y cuáles?

    ¿Cómo será evaluado el crédito?

    ¿Cómo se manejará la cobranza?

    ¿Cuáles son los términos de crédito?

    ¿Qué tipo de clientes tiene, empresas o personas físicas?

    ¿Cuál es el período en que prescribe la acción legal en su país o estado?

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    Capítulo 2

    Las 6 partes de una política de crédito ycobranza 

    He dividido en seis principales secciones la política de crédito y cobranza. Muchos dividen su

    política hasta en 8 ó 9 secciones, pero creo que hay algunas secciones que pueden ser

    combinadas perfectamente o incluirse en otras.

    1. Misión

    2. Objetivos

    3. Responsabilidad

    4. Evaluación de crédito

    5. Términos de crédito

    6. Cobranza

    Misión

    La parte más importante de una política de crédito es la definición de la misión en su departamento.

    Básicamente es definir qué se desea lograr y el por qué existe. La misión proporcionará la base o

    contexto sobre las cuales las políticas se formularán.

    Por ejemplo, una misión podría redactarse de la siguiente manera:

    El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por

    cobrar. Es nuestra política el proporcionar crédito a todos los posibles solicitantes. El Departamento

    de Crédito intentará descartar a los clientes que resultaran en una morosidad obvia. Vamos a proporcionar mecanismos flexibles para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la

     relación con Ventas.

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    Objetivos

    Los objetivos son lo que se desea lograr; lo que usted quiere que su política de crédito logre para

    para su empresa. Los objetivos deben de ser específicos, concretos, realistas y alcanzables,

    recuerde que el lugar para incluir teorías y estrategias es la Misión. Considere la estructura y

    operación de sus departamentos de crédito y cobranza en su conjunto para la consecución de

    estos objetivos.

    Puede escribir un conjunto específico de objetivos numéricos de la siguiente manera:

    Nuestros objetivos son limitar la morosidad al ____% de las ventas totales, los días de venta en

    cartera (DSO) a ____ días, y la antigüedad de cobranza no mayor al ____% más allá de 60 días.

    Revisar todos los límites de crédito de más de $ _____. También vamos a reducir los costos del

    departamento de crédito en $ _____.

    También puede manejar el enfoque de escribir objetivos genéricos:

     Todos los clientes con 15 días de mora serán contactados por correo electrónico.

     Todos los clientes con 20 días de mora serán contactados por teléfono.

    Cuentas en las siguientes situaciones se asignarán a una agencia de cobranza que haya sido

    aprobada por el Gerente de Crédito:

    Cuentas de más de 90 días de edad sin actividad de pago en los 3 meses anteriores.

    Cuentas de menos de 90 días de edad que no contesten a los mensajes en un período de dos

    semanas o que su correo se devuelva.

    Cuentas de menos de 90 días de edad con negativa total de pago.

    Cuentas con dos o más promesas de pago incumplidas sin importar su edad.

    Cuando el cliente informa que no podrá pagar dentro de los términos acordados y se rehúsa a dar

    una fecha específica de pago o un plan de pagos realista, sin importar su edad.

     Todas las solicitudes de crédito se actualizarán y serán revisadas cada 6 meses.

    Responsabilidades y Límites

    En el área de crédito y cobranza, usted debe saber qué está haciendo cada quién y quién está

    tomando las decisiones. Si se definen correctamente, se establece el papel y la autoridad de cada

    individuo; cuando las responsabilidad y límites están bien delimitados por consecuencia se elimina la

    duplicación de esfuerzos y se evitan disputas entre departamentos.

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    La organización del departamento de crédito debe de ser fácil de entender, y no elaborar matrices

    que hagan lento el mismo proceso que se intenta acelerar.

    ¿Qué pasa si un cliente de repente empieza a pagar tarde y el gerente de crédito no quiere

    autorizarle más crédito, pero el gerente de ventas quiere que la orden sea autorizada? ¿Quién

    resuelve el conflicto? O tal vez uno de sus mejores clientes no responde a los esfuerzos decobranza interna y las facturas tienen 90 días de mora. El director de cobranza desea enviar la

    cuenta a una agencia de cobranza externa o abogado, pero el gerente de ventas no comparte su

    opinión. ¿Cuál es la forma de resolver esta situación?

     A continuación un ejemplo:

    El Departamento de Crédito y Cobranza reporta a la oficina del Contralor. El Gerente de Crédito

     podrá establecer límites de otorgamiento de crédito de hasta $ _______; límites superiores a esto

    deben de ser aprobados por el Contralor. Límites mayores a $_______ deberán de ser aprobados

     por el Director Financiero.

    En el caso de que una orden esté detenida debido a problemas de crédito, el Gerente de Ventas

    debe revisar la situación con el Gerente de Crédito y con el Contralor. Si el consenso no puede ser

     alcanzado, la situación va a ser remitida al Director Financiero o al Presidente para tomar una

    decisión.

    Cuando el Gerente de Crédito recomiende el uso de una agencia de cobranza o abogado antes de

     los 60 días de vencimiento, el Contralor autorizará tales solicitudes firmando cada asignación.

    Cuando un cliente tenga más de 60 días de vencimiento, el Gerente de Crédito está facultado para

     asignar la cuenta a una agencia de cobranza o abogado.

    Evaluación de crédito

    La evaluación de crédito es fundamental para la función del departamento. El minimizar los riesgos,

    proteger y maximizar los márgenes de utilidad da inicio a partir de una buena evaluación de un

    cliente potencial.

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    Un ejemplo podría ser el siguiente:

    El representante de ventas obtendrá una solicitud de crédito de cada cliente. Ésta contendrá una

     referencia bancaria y tres referencias comerciales.

    Después de llamar a las referencias, el Departamento de Crédito determinará si un cliente ha

    demostrado la capacidad para pagar las facturas de una manera rápida. Si es así, se le asignará un

     límite de crédito. Este límite de crédito no debe ser superior al mayor reportado por sus referencias.

    Si una cantidad es más alta es necesario que el departamento de crédito ordene un reporte

    crediticio para examinar más a fondo la solicitud. Dicho informe será ordenado con un costo no

     mayor de $ __________.

    Para los límites de más de $ ___________, también se obtendrá un estado financiero, el cual deberá

    de ser compartido con el Contralor y Director Financiero para su revisión y aprobación.

    Los límites serán periódicamente revisados, cada seis meses. Si la experiencia de pago con nuestra

    empresa se retrasa más allá de 15 días el Gerente de Crédito será informado, quien podrá revocar

    el límite.

    Es importante establecer un procedimiento consistente para que todos los clientes potenciales sean

    tratados por igual.

     Aplicación de crédito

    Mucho del trabajo de evaluación de crédito es realizado a través de una aplicación de crédito. La

    estandarización del proceso de crédito a requerir a cada cliente potencial al completar su aplicación

    de crédito ayuda a que el riesgo potencial asociado con el otorgamiento de crédito pueda ser

    mitigado.

    El primer paso para administrar el riesgo sabiamente es el tomar decisiones informadas sobre

    quiénes califican, monto de crédito y sus términos. Dependiendo de la información obtenida y

    analizada de la aplicación de crédito, los términos de venta pueden ser modificados; algunos

    clientes pueden no calificar para que se les venda a crédito.

    Es de suma importancia utilizar formatos que se adecúen a las necesidades y características

    propias de la industria de carga. Por ejemplo:

    • El transportista debe de solicitar referencias de otras empresas transportistas, es importante

    que reciban referencias del mismo ramo.• Se protejan al incluir en la aplicación la autorización del solicitante de cobrarle cierto porcentaje

    del monto del adeudo para cubrir los gastos de cobranza e intereses moratorios en el supuesto

    caso de que su cuenta se atrase y tenga que ser gestionada para su cobro por una agencia de

    cobranza o abogado.

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    • Ejemplo: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del

     20% sobre las facturas vencidas cuando sea necesario la intervención de una agencia de

    cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobre las facturas vencidas.

    Procure que la solicitud de crédito que usted proporciona al solicitante vaya acompañada de una

    carta que incluya instrucciones de llenado, tiempos de respuesta estimados por parte de suempresa, y su compromiso de que la información que el solicitante proporcione será mantenida de

    manera confidencial.

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    Fecha _____ de _______________de 20___.

    SOLICITUD DE CREDITO

    Crédito máximo solicitado: $ ___________________

    Nombre de la Empresa: _______________________________________________R.F.C: __________Teléfono: ________________ Fax: ________________ Otro: ________________Dirección: ____________________________________ Ciudad: _____________Estado: _________________ Código Postal: ________Fecha de Inicio de la empresa: ___________ Persona Moral: ___ Persona Fisica: ___

    Principales Accionistas: Nombre, Puesto y Dirección. _____________________________________________________________________________________  _____________________________________________________________________________________  _____________________________________________________________________________________

    Banco: _________________________Teléfono: _____________ Ejecutivo: ________________________

    Referencias Comerciales:1. _________________________ 2. _________________________ 3. _________________________

     _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

    Referencias de Empresas Transportistas:4. _________________________ 5. _________________________ 6. _________________________

     _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

    Nota: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del 20% sobre las facturas vencidascuando sea necesario la intervención de una agencia de cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobrelas facturas vencidas.

    Firmado por: ______________________ Firma: __________________________……………………………………………………………………………………………………………………………

    PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO

     Antigüedad como cliente: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Límite de crédito: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Términos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________

    Pagos vencidos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Boletinados en TBRatings.com? Si___ No___ Notas:_________________________________________________

    Límite de Crédito autorizado: $ _____________________________________

     Autorizado por: __________________________ Fecha: _______________

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    Cuándo será re-evaluado

    Uno de los problemas al evaluar crédito es que muchas empresas no re-evalúan el crédito de sus

    clientes, sólo lo hacen cuando dicho cliente les solicita un mayor límite o cuando cae en mora. Esaconsejable que establezca en su política que los límites serán revisados periódicamente, como se

    incluyó en el ejemplo anterior.

     Términos de crédito

    Es importante no tener ninguna confusión sobre cuándo las facturas deben de ser cobradas. Los

    términos de crédito deben de incluir no sólo de manera general los términos de la venta, sino

    también deben de incluir los factores requeridos para mantener el crédito, así como también los

    motivos para cancelarlo.

    Para algunas empresas esto no es un problema difícil. Tienen una línea de productos homogéneos

    con términos de crédito consistentes; por lo tanto, su política puede ser relativamente simple:

    La dirección ha establecido que las condiciones de venta sean de ________ días, y se espera que

    todos los clientes con crédito paguen sus facturas dentro de este período.

    Todas las facturas con un vencimiento de ________ días empezarán a generar intereses moratorios

    del 1.5% mensual, iniciando al día ________ de la fecha de la factura.

    Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito al Gerente de Crédito dentro de

     los primeros 10 días a partir de la presentación de la factura.

    El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días será congelado hasta que el pago

    de las facturas vencidas sea cubierto en su totalidad.

    Para otras empresas, sin embargo, el problema puede ser más complejo. Algunas compañías

    tienen muchas líneas de productos o servicios por lo que probablemente aplicará que goce de

    diferentes términos:

    Producto Términos

    ________________  ________________

    ________________  ________________

    ________________  ________________

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    Cobranza

    La cobranza vencida es una parte inevitable del proceso de cobranza. Mientras su empresa venda

    a crédito, tarde o temprano tendrá clientes que no realicen sus pagos dentro de los términos

    autorizados.

    Su política deberá de contar con las fases fundamentales de la cobranza: las gestiones internas de

    cobranza, las externas y/o outsourcing y litigio.

    Una política de cobranza es el conjunto de procedimientos que una empresa utiliza para asegurar la

    recuperación de sus cuentas vencidas. Normalmente sistematiza los pasos requeridos para

    recuperar la cuenta antes de litigio por la vía judicial. Esta política debe Incluir:

    • los tiempos en que el cliente debe de ser contactado,

    • cómo debe de ser contactado,

    • cómo resolver las disputas,

    • cuándo son necesarias las gestiones externas,

    • tiempos de asignación a una agencia de cobranza para su cobro extra-judicial,

    • tiempos de asignación a un abogado para su litigio por la vía judicial o quebranto fiscal.

    Normalmente la cobranza de una empresa se realiza internamente, a menos que se tenga un

    contrato de outsourcing con una agencia de cobranza administrativa. La asignación de cuentas

    vencidas a una agencia de cobranza tiene varios beneficios entre los que se encuentran:

    experiencia en la recuperación de cartera vencida y en su industria; notificar a su cliente que suempresa escaló el proceso de cobro; gastar menos tiempo y recursos para contactar a sus clientes

    con llamadas telefónicas, y comunicados, y respondiendo y documentando cada promesa y cada

    plan de pagos negociado; reportar a burós y empresas de información crediticia.

    Ejemplo de política de cobranza: 

    El departamento es responsable de la gestión cobranza. Los comunicados y estados de cuenta

    complementarán las llamadas de cobro vía telefónica. Se informará al personal de ventas de los

     problemas de cobro. En algunos casos el personal de crédito y cobranza visitarán clientes. Si no

    se pueden hacer arreglos de pago adecuados, el departamento de crédito puede retener nuevos

     pedidos.

    El Departamento de Crédito y Cobranza determina si una cuenta no es cobrable por estos medios.

    Cuentas incobrables por lo general incluyen bancarrotas, y clientes que no responden a nuestras

     actividades normales de recolección. En tales casos, las cuentas se turnarán a agencia de

    cobranza, o abogado.

    El proceso autorizado es el siguiente:

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    1. ___ días antes de que la cuenta incurra en vencimiento: Se enviará un correo electrónico

     agradeciéndole por ser nuestro cliente y se le recordará que tiene un vencimiento de pago en los

     próximos ___ días.

     2. ___ días después del vencimiento: Se contactará por teléfono al cliente para recordarle sobre el

    saldo vencido.

    3. Si el cliente es local y el adeudo es mayor a $____ se considerará ir a visitarlo para discutir su

    cuenta.

    4. ___ días después de la llamada [2]: Se enviará un comunicado más enérgico recordando el saldo

     y fecha del vencimiento de su cuenta y de los gastos adicionales en que se está incurriendo con

     motivo del vencimiento.

    5. ___ días después del comunicado [4]: Se enviará un comunicado al cliente informando que su

    cuenta ha sido suspendida temporalmente y que no se le podrá vender hasta que cubra el saldo. Si

    el saldo de la cuenta es mayor a $____, se le informará que su cuenta ha sido asignada a una

     agencia de cobranza. La cuenta deberá de ser asignada a agencia de cobranza el mismo día en

    que sea notificado el cliente.

    6. ___ meses después del comunicado [5] y asignación a una agencia: La cuenta debe de ser

    definida para determinar si la cuenta será recuperada, si será reportada como quebranto

    fiscalmente, o si se continuarán la gestiones a través del litigio por la vía judicial.

    Litigio y quebranto fiscal:

    7. Si el saldo del adeudo es mayor a $____, la cuenta siempre será asignada para litigio cuando la

    cuenta cumpla ____ días de vencida.

    8. Si el saldo del adeudo es mayor a $____ pero menor a $____, la cuenta siempre será asignada

     para litigio si el adeudo está respaldado a través de un pagaré o contrato firmado.

    9. Si el saldo del adeudo es menor a $____, la cuenta siempre deberá de ser declarada como

     pérdida, y declarar el quebranto fiscal.

    Esta política será revisada una vez al año.

     Aprobaciones de política:

    ___________________  ___________________  ___________________  ___________________ 

    Gerente de Crédito  Gerente de Ventas  Contralor   Director Financiero

    Una vez que tenga establecidas sus políticas de administración de crédito o procedimientos de

    crédito, usted sabrá cómo mantener su flujo de efectivo en beneficio de su negocio. Usted sabrá

    cómo hacer que los clientes paguen con mayor facilidad y rapidez.

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    Capítulo 3

    Ejemplo de una política de crédito ycobranza 

    Misión

    El Departamento de Crédito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por

    cobrar. Es nuestra política el proporcionar crédito a todos los posibles solicitantes. El Departamento

    de Crédito intentará descartar a los clientes que resultaran en una morosidad obvia. Vamos a

    proporcionar mecanismos flexibles para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la

    relación con las ventas.

    Objetivos

    Nuestros objetivos son limitar la morosidad al 3% de las ventas totales, los días de venta en cartera

    (DSO) a 30 días, y la antigüedad de cobranza no mayor al 1% más allá de 60 días. Revisar todos

    los límites de crédito de más de $ 50,000.00 semestralmente. También vamos a reducir los costos

    del departamento de crédito en $ 20,000.00 pesos anuales.

    Responsabilidades y Límites

    El Departamento de Crédito y Cobranza reporta a la oficina del Contralor. El Ejecutivo de Crédito

    podrá establecer límites de otorgamiento de crédito de hasta $ 5,000.00 ; el Gerente de Crédito

    podrá establecer límites de otorgamiento de crédito de hasta $ 50,000.00 ; límites superiores a esto

    deberán de ser aprobados por el Contralor. Límites mayores a $200,000.00 deberán de ser

    aprobados por el Director Financiero.

    En el caso de que una orden esté detenida debido a problemas de crédito, el Gerente de Ventas

    debe revisar la situación con el Gerente de Crédito y con el Contralor. Si el consenso no puede seralcanzado, la situación va a ser remitida al Director Financiero o al Presidente para tomar una

    decisión.

    Cuando el Ejecutivo de Crédito recomiende el uso de una agencia de cobranza o abogado antes de

    los 60 días de vencimiento, el Gerente de Crédito autorizará tales solicitudes firmando cada

    asignación.

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    Cuando un cliente tenga más de 60 días de vencimiento, el Ejecutivo de Crédito está facultado para

    asignar la cuenta a la agencia de cobranza o abogado que el Gerente de crédito haya autorizado.

    Evaluación de créditoEl representante de ventas obtendrá una solicitud de crédito de cada cliente. Ésta contendrá una

    referencia bancaria y tres referencias comerciales y tres referencias de empresas del mismo giro que

    el nuestro.

    Después de llamar a las referencias, el Departamento de Crédito determinará si un cliente ha

    demostrado la capacidad para pagar las facturas de una manera rápida. Si es así, se le asignará un

    límite de crédito. Este límite de crédito no debe ser superior al mayor reportado por sus referencias

    del mismo giro que el nuestro. Si una cantidad es más alta es necesario que el departamento de

    crédito ordene un reporte crediticio para examinar más a fondo la solicitud. Dicho informe será

    ordenado con un costo no mayor de $ 500.00.

    Para los límites de más de $ 200,000.00, también se obtendrá un estado financiero, el cual deberá

    de ser compartido con el Contralor y Director Financiero para su revisión y aprobación del límite.

    Los límites mayores a $50,000.00 serán periódicamente revisados, cada seis meses. Si la

    experiencia de pago con nuestra empresa se retrasa más allá de 15 días el Gerente de Crédito será

    informado, quien podrá revocar el límite.

     Términos de crédito

    La dirección ha establecido que las condiciones de venta sean de 30 días, y se espera que todos

    los clientes con crédito paguen sus facturas dentro de este período.

     Todas las facturas con un vencimiento de 30 días empezarán a generar intereses moratorios del

    1.5% mensual, iniciando al día 31o. de la fecha de la factura.

    Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito al Gerente de Crédito dentro de

    los primeros 10 días a partir de la presentación de la factura.

    El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días será congelado hasta que el pago

    de las facturas vencidas sea cubierto en su totalidad.

    Cobranza

    El departamento es responsable de la gestión cobranza. Los comunicados y estados de cuenta

    complementarán las llamadas de cobro vía telefónica. Se informará al personal de ventas de los

    !  "17

  • 8/18/2019 Politica de Credito y Cobranza eBook

    19/32

    problemas de cobro. En algunos casos el personal de crédito y cobranza visitarán clientes. Si no

    se pueden hacer arreglos de pago adecuados, el departamento de crédito puede retener nuevos

    pedidos.

    El Departamento de Crédito y Cobranza determina si una cuenta no es cobrable por estos medios.

    Cuentas incobrables por lo general incluyen bancarrotas, y clientes que no responden a nuestrasactividades normales de recolección. En tales casos, las cuentas se turnarán a agencia de

    cobranza, o abogado.

    El proceso autorizado es el siguiente:

    1. 3 días antes de que la cuenta incurra en vencimiento: Se enviará un correo electrónico

    agradeciéndole por ser nuestro cliente y se le recordará que tiene un vencimiento de pago en los

    próximos 3 días.

    2. 1 día después del vencimiento: Se contactará por teléfono al cliente para recordarle sobre el

    saldo vencido.

    3. Si el cliente es local y el adeudo es mayor a $10,000.00 se considerará ir a visitarlo para discutir

    su cuenta.

    4. 5 días después de la llamada [2]: Se enviará un comunicado más enérgico recordando el saldo y

    fecha del vencimiento de su cuenta y de los gastos adicionales en que se está incurriendo con

    motivo del vencimiento.

    5. 15 días después del comunicado [4]: Se enviará un comunicado al cliente informando que su

    cuenta ha sido suspendida temporalmente y que no se le podrá vender hasta que cubra el saldo.

    Se le informará que su cuenta ha sido asignada a una agencia de cobranza. La cuenta deberá de

    ser asignada a agencia de cobranza el mismo día en que sea notificado el cliente.

    6. 3 meses después del comunicado [5] y asignación a una agencia: La cuenta debe de ser

    definida para determinar si la cuenta será recuperada, si será reportada como quebranto

    fiscalmente, o si se continuarán la gestiones a través del litigio por la vía judicial.

    Litigio y quebranto fiscal:

    7. Si el saldo del adeudo es mayor a $200,000.00, la cuenta siempre será asignada para litigio

    cuando la cuenta cumpla 120 días de vencida.

    8. Si el saldo del adeudo es mayor a $10,000.00 pero menor a $200,000.00, la cuenta siempre seráasignada para litigio si el adeudo está respaldado a través de un pagaré o contrato firmado cuando

    la cuenta cumpla 120 días de vencida.

    9. Si el saldo del adeudo es menor a $10,000.00, la cuenta siempre deberá de ser declarada como

    pérdida, y declarar el quebranto fiscal, una vez que se reciba el comunicado de no cobro por parte

    de la agencia de cobranza.

    !  "18

  • 8/18/2019 Politica de Credito y Cobranza eBook

    20/32

    Esta política será revisada una vez anualmente.

     Aprobaciones de política:

    ____________________ 

    Gerente de Crédito 

    ____________________

    Gerente de Ventas

    ____________________

    Contralor

    ____________________

    Director Financiero

    !  "19

  • 8/18/2019 Politica de Credito y Cobranza eBook

    21/32

    Capítulo 4

    Hoja de trabajo Ahora es su turno. Utilizando esta hoja de trabajo usted podrá elaborar su política de manera más

    fácil.

    Misión

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    Objetivos______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    Responsabilidades y Límites

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    !  "20

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    22/32

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    Evaluación de crédito

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

     Términos de crédito

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    !  "21

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    23/32

     

    Cobranza

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

    ______________________________________________________________________________________

     Aprobaciones de política:

    ____________________ 

    Gerente de Crédito 

    ____________________

    Gerente de Ventas

    ____________________

    Contralor

    ____________________

    Director Financiero 

    !  "22

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    24/32

    Capítulo 5

    Formatos Aplicación de crédito

    !  "23

     

    Fecha _____ de _______________de 20___.

    SOLICITUD DE CREDITO

    Crédito máximo solicitado: $ ___________________

    Nombre de la Empresa: _______________________________________________R.F.C: __________

    Teléfono: ________________ Fax: ________________ Otro: ________________Dirección: ____________________________________ Ciudad: _____________Estado: _________________ Código Postal: ________Fecha de Inicio de la empresa: ___________ Persona Moral: ___ Persona Fisica: ___

    Principales Accionistas: Nombre, Puesto y Dirección. _____________________________________________________________________________________  _____________________________________________________________________________________  _____________________________________________________________________________________

    Banco: _________________________Teléfono: _____________ Ejecutivo: ________________________

    Referencias Comerciales:1. _________________________ 2. _________________________ 3. _________________________

     _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

    Referencias de Empresas Transportistas:4. _________________________ 5. _________________________ 6. _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

    Nota: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del 20% sobre las facturas vencidascuando sea necesario la intervención de una agencia de cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobrelas facturas vencidas.

    Firmado por: ______________________ Firma: __________________________……………………………………………………………………………………………………………………………

    PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO

     Antigüedad como cliente: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Límite de crédito: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Términos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________Pagos vencidos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________

    Boletinados en TBRatings.com? Si___ No___ Notas:_________________________________________________

    Límite de Crédito autorizado: $ _____________________________________

     Autorizado por: __________________________ Fecha: _______________

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    Carta - Solicitud de aplicación de crédito - Cuenta mayor

    !  "24

     

    [Fecha]

    [Nombre del Contacto][Puesto][Nombre de la Empresa][Dirección]

    Muy apreciable [Nombre del Contacto]:

    Muchas gracias por su interés en nuestra empresa. Para poder otorgarle la linea decrédito solicitada necesitamos alguna información adicional.

    Por favor envíenos la solicitud de crédito anexa y anexe copia de los estados financierosde su empresa a mi atención, a la dirección que aparece en el pie de página o mi correo

    electrónico.

    Específicamente, se le solicita una copia del Balance General y del Estado de Utilidades yPérdidas de su compañía del último año fiscal, junto con una copia de los más recientesestados financieros provisionales - aunque estos últimos no están auditados.

    Su pronta respuesta nos permitirá procesar su solicitud de inmediato.

    Muchas gracias, sinceramente,

    [Nombre del Gerente de Crédito]Gerente de Crédito[Nombre de su empresa transportista]

    [Correo electrónico]

    ccp. Representante de VentasExpediente de crédito

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    Carta de Bienvenida - Crédito autorizado

    Hay un dicho que dice que la primera impresión es la que cuenta; la carta deberá de agradecer al cliente por su

    interés en hacer negocios con su empresa y deberá de informar claramente que el crédito solicitado ha sido

    aprobado, así como los términos del mismo.

    !  "25

     

    [Fecha]

    [Nombre del Contacto][Puesto][Nombre de la Empresa][Dirección]

    Muy apreciable [Nombre del Contacto]:

    Muchas gracias por su interés en establecer una cuenta con nuestra empresa.Me es un placer el informarle que nuestra investigación de crédito ha concluidoy que la línea de crédito que usted solicitó ha sido aprobada en un monto de$XXX,XXX

    Por favor pida a su departamento de contabilidad que tenga en cuenta quenuestros términos de venta son 30 días netos de la fecha de la factura.

    Considere nuestros términos adicionales de venta:

    - Todas las facturas con un vencimiento de 30 días empezarán a generarintereses moratorios del 1.5% mensual, iniciando al día 31o. de la fecha de lafactura.

    - Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito al Gerentede Crédito dentro de los primeros 10 días a partir de la presentación de la

    factura.

    - El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días serácongelado hasta que el pago de las facturas vencidas sean cubiertas en sutotalidad.

    Esperamos la solicitud de su primer servicio, así como la oportunidad deservirle.

    Sinceramente,

    [Nombre del Gerente de Crédito]Gerente de Crédito[Nombre de su empresa]

    ccp. Gerente de VentasRepresentante de VentasExpediente de crédito

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    Carta de Bienvenida - Crédito Menor al Solicitado

    Es recomendable enviar un comunicado a su cliente dando la bienvenida e informándole el monto autorizado

    por el momento, así como la razón de esta decisión. Él entenderá que la puerta está abierta a la posibilidad de

    que el límite de crédito sea incrementado.

    !  "26

     

    [Fecha]

    [Nombre del Contacto][Puesto][Nombre de la Empresa][Dirección]

    Muy apreciable [Nombre del Contacto]:

    Es un placer para nosotros extender una línea de crédito de $XX,XXX.XXpesos a su compañía. Si recibimos solicitudes de servicio por parte deusted que exceda este límite de crédito, dicho excedente deberá de serpre-pagado.

    El límite de crédito fue establecido basándose en la información limitadaque tuvimos disponible. Si usted puede proveer información adicional,como los estados financieros más recientes de su empresa y adicionalesreferencias comerciales, será para nosotros un placer el evaluarnuevamente su cuenta para un límite de crédito más alto.

    Por favor pida a su departamento de contabilidad que tenga en cuentaque nuestros términos de venta son 30 días netos de la fecha de lafactura.

    Considere nuestros términos adicionales de venta:

    - Todas las facturas con un vencimiento de 30 días empezarán a generarintereses moratorios del 1.5% mensual, iniciando al día 31o. de la fechade la factura.

    - Reclamaciones de facturas deberán de ser presentadas por escrito alGerente de Crédito dentro de los primeros 10 días a partir de lapresentación de la factura.

    - El crédito para cuentas con facturas vencidas de más de 45 días serácongelado hasta que el pago de las facturas vencidas sean cubiertas ensu totalidad.Quedamos en espera de la solicitud de su primer servicio,

    Sinceramente,

    [Nombre del Gerente de Crédito]Gerente de Crédito[Nombre de su empresa]

    ccp. Gerente de VentasRepresentante de VentasExpediente de crédito

  • 8/18/2019 Politica de Credito y Cobranza eBook

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    Indicadores Claves de Cobranza

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    Este libro le ayudará a generar resultados a través de la

    consistencia.

    Con esta guía usted podrá:

    • Entender la estructura de una política de crédito y cobranza

    • Guiarse a través de un ejemplo completo• Escribir su propia política utilizando la hoja de trabajo

    • Además incluye formatos prácticos

    Sobre el Autor

    Salvador Bañuelos Rizo, es cofundador y presidente de  AFS International.

    La primer agencia de cobranza en México especializada en transporte decarga y comercio exterior y una de las agencias de cobranza líderes en

    Estados Unidos.

    Reconocido internacionalmente por sus resultados en la recuperación de

    cartera por los últimos 15 años. Contribuye a la industria con artículos en el

    blog de AFS International y en las siguientes revistas líderes: 

     T21 y Énfasis Logística 

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    OPINIÓN Si este ejemplar gratuito fue de su agrado, le agradeceríamos nos regalara su opinión

    haciendo Click Aquí a o enviándonos su correo a [email protected]

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