Fabio Braggio e Maria Rosaria OspiteTraduzione

ricardo-vargas.com

Qualunque sia la tua professione, ogniqualvolta nel tuo lavoro qualcosa di temporaneo si manifesta, diverso da una routine, hai di fornte a te un progetto. E gestire un progetto è cosa diversa dal gestire una routine.

Questo libro è stato scritto per essere letto da avvocati, medici, imprenditori, ricercatori, impiegati pubblici e da tutti i professionisti che vogliano approcciarsi a concetti chiave di pianificazione e project management in modo semplice, veloce e diretto.

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@rvvargas

Ricardo Viana Vargas è un esperto professionista, accreditato in project, portfolio e risk management. Nel corso degli ultimi 18 anni, Ricardo ha diretto più 80 grandi progetti in svariati Paesi - per un valore complessivo di oltre 20 mld di dollari - nell’ambito dei settori: infrastrutture, energy, petrolchimico,

finanzario, telecomunicazioni, information technology.

Attualmente Direttore del “Infrastructure and Project Management Group” presso United Nations for Project Services (UNOPS) in Copenhagen, Danimarca. Il suo lavoro è focalizzato principalmente sul miglioramento continuo di progetti umantiari, di peace building e sviluppo infrastrutture, in svariati continenti, tra cui Haiti, Afghanistan, Iraq e Sud Sudan.

Dritte su idee, concetti e applicazioni del Project Management nelle imprese e nel quotidiano.

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@rvvargas

Dritte su idee, concetti e applicazioni del Project Management nelle imprese e nel quotidiano.

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Fabio Braggio e Maria Rosaria OspiteTraduzione

Copyright © 2015 Ricardo Viana VargasTutti i diritti riservati

ISBN-13: ISBN-10:

Traduzione: Fabio Luiz Braggio e Maria Rosaria Ospite Revisione: Paolo d’Orsi Layout interno: Sérgio Alves Lima JardimDesign della copertina: Sérgio Alves Lima Jardim

Prima edizione

L’autore accoglie volentieri correzioni e commenti ai suoi libri. Siete invitati ad inviare i vostri commenti su errori tipografici, di formatazione, o qualsiasi altri per info@ricardo-vargas.com

Uno dei migliori professori di Project Management che abbia mai avuto l’opportunità e la felicità di incontrare. Nella nostra ultima conversazione mi disse: “Ricardo, devi scrivere un libro che parli dei progetti, in dosi omeopatiche, come i tweet. Le persone devono comprenderli in modo

semplice, pratico e diretto”.

Bene, ecco il libro!

In memoria del mio indimenticabile amico, Prof. Danúbio Becker Borba

Ricardo Viana Vargas è un esperto professionista, accreditato in project, portfolio e risk management. Nel corso degli ultimi 18 anni, Ricardo ha diretto più 80 grandi progetti in svariati Paesi - per un valore complessivo di oltre 20 mld di dollari - nell’ambito dei settori: infrastrutture, energy, petrolchimico, finanzario, telecomunicazioni, information technology.

Attualmente Direttore del “Infrastructure and Project Management Group” presso United Nations for Project Services (UNOPS) in Copenhagen, Danimarca. Il suo lavoro è focalizzato principalmente sul miglioramento continuo di progetti umantiari, di peace building e sviluppo infrastrutture, in svariati continenti, tra cui Haiti, Afghanistan, Iraq e Sud Sudan.

Dal 1995 al 2006. in collaborazione con due partner, ha fondato una delle maggiori realtà economiche in Brasile nell’ambito del project management, information technology e outsourcing, con più di 4.000 tra dipendenti e collaboratori, per un fatturato di circa 50 milioni

L’ AUTORE

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di dollari. Nel 2006, Ricardo ha ceduto le quote spcoetaroe allo scopo di dedicarsi a tempo pieno all’internazionalizzazione delle sue attività e competenze nel campo del project management.

Primo sudamericano ad essere eletto “Chairman of the Board” presso il Project Management Institute (PMI), il più grande organismo internazionale nel campo del project management, con circa 2,7 milioni di membri e professionisti certificati da oltre 170 Paesi.

Ricardo Vargas ha scritto più di quattordici libri riguardanti il project management, pubblicati in portoghese, inglese e spagnolo. Nel 2005 ha ricevuto il “PMI Distinguished Award” e nel 2011 il “CoP Professional Development Award” per il suo contributo allo sviluppo del project management. Ricardo ha anche ricevuto il “PMI Professional Development Product of the Year Award” per il PMDome® workshop, considerato il maggior training al mondo nel campo del project management. Nel 2013 e 2014, inoltre, ha ricevuto il “Most Valuable Professional Award” (MVP) da Microsoft per il suo contributo allo sviluppo di Microsoft Project.

Vargas è un reviewer accreditato del PMBOK® Guide, il più importante manuale di project management a livello internazionale.

Ingegnere chimico, ha conseguito una laurea specialistica in Ingegneria Industriale presso la “Federal University of Minas Gerais” (UFMG)

IXL’ AUTORE

ed è dottorando in Ingegneria Civile presso la “Universidade Federal Fluminense” (UFF). Ricardo ha inoltre conseguito un Master in Project Management presso la “George Washington University”.

Membro del “Rosyal Institution of Chartered Surveyors (MIRCS) dal 2015, ha conseguito le più prestigiose certificazioni nei campi del project, portfolio e risk management. In particolare, tre certificazioni presso il “Project Management Institute” (PMI), cinque presso il “United Kingdom Office of Government and Commerce” (OGC/AXELOS/APMG), una presso il “Chartered Institute of Procurement & Supply” (CIPS) e una presso la “Association for Advancement of Cost Engineering” (AACE).

In aggiunta a quanto suindicato, Vargas ha partecipato al “Program Negotiation for Executives” presso Harvard Law School, the “Advanced Project Management Program” presso la Stanford University ed ha conseguito una formazione in “Strategy and Innovation” presso il Massachusetts Institute of Technology (MIT). ricardo-vargas.com

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linkedin.com/in/ricardovargas

DISCLAIMER

Le opinioni espresse in questa pubblicazione sono di responsabilità dell’autore e non necessariamente rappresentano quelle delle Nazioni Unite (UN), dell’ UNOPS e dei suoi Stati Membri.

Quando ho concepito questo libro, l’idea principale era quella di creare un prodotto per il vasto pubblico, nel quale i principali concetti a valle delle attività di pianificazione e controllo dei progetti, venissero presentati in forma semplice, breve e diretta. Per tale ragione ho preso in prestito il termine “tweet”.

Come tutti sanno, il microblog Twitter® ha l’obiettivo di condividere idee ed informazioni usando fino a 140 caratteri. Personalmente non sono stato così rigoroso a riguardo. Noterete infatti che alcuni “tweet” vanno oltre questo limite, nel tentativo di trasmettere i concetti nella miglior forma possibile.

Il pubblico a cui si rivolge questo libro non è quello del professionista che fa del Project Management la sua carriera. Per lui ho realizzato altri 10 libri e più di 20 articoli tecnici nei quali affronto dettagliatamente i più importanti concetti e strumenti di Project, Portfolio & Program Management. I destinatari di questo lavoro sono piuttosto altri professionisti che desiderano avere una conoscenza preliminare della materia e ritengono che il Project Management possa

PRESENTAZIONE

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essere un’abilità nella vita, così come la matematica.

Questo libro è fatto per essere letto da un avvocato, un dottore, un imprenditore, un ricercatore, un funzionario pubblico e ogni alto professionista. Qualsiasi sia la tua professione, tutte le volte che che avrai di fronte eventi di natura temporanea nel tuo lavoro, diversi dalle routine, sarai di fronte ad un progetto. E gestire un progetto è diverso dal gestire una routine.

Nonostante la strutturazione per argomenti, “Pianificare in 140 Tweet” non ha una sequenza di lettura classica. Potete semplicemente aprile il libro in qualsiasi pagina e leggerlo. Non è necessario andare dall’inizio alla fine, tematica per tematica. L’importante è farsi un’idea e riflettere su ciascuno dei piccoli messaggi. Chissà, uno di questi può fare una grande differenza nel tuo lavoro e nella tua vita!

Ricardo Vargas

CAPITOLO 211

IL PROJECT MANAGEMENT COME ABILITÀ DI VITA

SOMMARIO

CAPITOLO 11

CONCETTI DI BASE

CAPITOLO 317

IL PROJECT MANAGERT

CAPITOLO 423

LA CARRIERA NEL PROJECT MANAGEMENT

CAPITOLO 529

DOVE TUTTO INIZIA: IL BUSINESS CASE

CAPITOLO 637

DEFINIRE LE ATTIVITÀ DA SVOLGERE

CAPITOLO 747

STABILIRE E MONITORARE LE SCADENZE

CAPITOLO 859

GESTIRE I COSTI E IL BUDGET

PIANIFICARE IN 140 TWEETXVI

CAPITOLO 1071

GESTIRE PERSONE

CAPITOLO 1177

COMPRENDERE L’IMPORTANZA DELLA COMUNICAZIONE

CAPITOLO 1285

IDENTIFICARE, VALUTARE E MITIGARE I RISCHI

CAPITOLO 1393

PIANIFICARE E GESTIRE ACQUISTI E CONTRATTI

GLOSSARIO99

CAPITOLO 965

GESTIONE DELLA QUALITÀ

CONCETTI DI BASECAPITOLO 1

Prendi i concetti di base di Project Management e capirai perché tanta gente non è in grado di fare una chiara distinzione fra ciò che è e ciò che non è un progetto.

Dal momento che il Project Management è un tema piuttosto attuale che suscita molto interesse, diversi professionisti tendono a definire "progetto" tutto ciò che fanno. Ho sentito molta gente parlare di gestire un progetto come “creare la busta paga mensile di un’organizzazione” e cose simili.

Quando si utilizza il termine progetto, si parla di qualcosa che ha caratteristiche specifiche. I progetti sono eventi temporanei, ossia che hanno una data d’inizio, una fase centrale d’esecuzione, e una data di fine. Sono esattamente l’opposto di una routine che

PIANIFICARE IN 140 TWEET2

non ha una conclusione, ma esiste solo in relazione ad un interesse.

La seconda caratteristica dei progetti è quella di creare prodotti e servizi unici, i quali hanno caratteristiche specifiche che li distinguono dagli altri. È come se ogni progetto avesse il proprio DNA. Questa caratteristica li rende maggiormente incerti e volatili, se confrontati con ambienti di lavoro tradizionali.

Da tenere sempre a mente: "Tante delle cose che facciamo correntemente sono "progetti". Ciò nonostante, non tutto è sempre definibile come progetto"

Il miglior modo per capire cosa sia un progetto è confrontarlo con la routine. Progetto è tutto ciò che non si apprende attraverso la ripetizione.

01

ROUTINE

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PROGETTOPROCESSI

VALORE CREATO

RISORSE DELLA ORGANIZZAZIONE

OBIETTIVI

MISSIONE

VISIONE

AUMENTO DELLA CAPACITÀ DI CREARE VALORE

02

Differenza di base tra routine e progetto. Routine: la ripetizione migliora il risultato. Progetto: l’innovazione e la gestione differenziata migliorano il risultato.

ROUTINE

03

I progetti sono temporanei ed unici. Temporanei perchè rispettano una scadenza. Unici perchè hanno caratteristiche che li distinguono da tutto ciò che è già stato fatto in precedenza.

PMBOK

L'ORGANIZZAZIONE ED I PROGETTI

CONCETTI DI BASE 5

04

Temporaneità del progetto non significa rapidità. Ci possono essere progetti che durano 1 giorno, 1 anno, o anche 10 anni. Ciò che realmente importa è assicurarne la conclusione.

06SUCESSO, PMI, STATISTICHE

Se pianificato, un progetto ha molte più chance di raggiungere i risultati attesi. Il PMI dichiara che progetti a bassa performance mettono a rischio il 27% del budget. Inoltre, progetti ad alta performance riducono l’esposizione al rischio al 3%. Fonte: PMI Fact Book 2012

05

Ad oggi 12 trilioni di dollari sono investiti in progetti. Questa cifra rappresenta circa il 25% dell’economia mondiale e vede il coinvolgimento di più di 20 milioni di professionisti in attività progettuali. Fonte: Economist Intelligence Unit

STATISTICHE

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09CITAZIONI

07SUCESSO

La perfezione non esiste. Un progetto ben gestito non è un progetto perfetto. Errori e problemi saranno certamente presenti. Ci si aspetta solo che siano ridotti al minimo.

08

Gestire progetti significa - in senso lato - applicare conoscenze e tecniche adeguate in modo da avere più chance di successo. Chiaramente sarai tu a decidere se gestire il progetto in prima persona o semplicemente “seguirlo” a distanza.

SUCESSO

La mia citazione preferita: "Fatto è meglio che perfetto!"

Facebook - Palo Alto, CA, USA

CONCETTI DI BASE 7

10DRITTE, RISCHI

Quanto più un determinato progetto sarà protratto nel tempo, tanto più risulterà difficile e rischioso gestirlo.

Affinchè il tuo progetto fallisca, non occorre far nulla. Fallirà da sé. Ciò che dà lavoro e richiede energia è far sì che esso raggiunga i suoi obiettivi e che segua il piano desiderato!

13

Controllare un progetto è diverso dal monitorarlo. Il controllo richiede proattività e coinvolgimento. Il monitoraggio è soltanto un compito di osservazione passiva.

11 CONTROLLO, SUCCESSO, PROATTIVITÀ

Ciò che determina il successo di un progetto è il controllo, non soltanto il monitoraggio.

12CONTROLLO

PIANIFICARE IN 140 TWEET8

14SUCESSO, AMBITO, PIANO, COSTI

Ciò che garantisce il successo o il fallimento di un progetto è il rapporto tra lo scopo del lavoro da espletare, il tempo disponibile ed i costi. Questi configurano la cosiddetta "triplice restrizione"

CONCETTI DI BASE 9

Quando parliamo di successo, ovviamente ci riferiamo al successo nell' implementazione di un'idea. Senza un Business Case coerente non conta una buona implementazione...Il prodotto non avrà alcuna valenza strategica.

15BUSINESS CASE, SUCESSO

Sii umile, non sopravvalutare il tuo progetto. Non è più importante dell'organizzazione o dell’ambiente politico o sociale in cui siamo immersi.

17DRITTE

La struttura organizzativa ha un’influenza diretta sui lavori progettuali. Quanto più rigida e frazionata sarà l’organizzazione, tanto più il progetto si prospetterà come una sfida.

16 DRITTE

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18

Molte imprese usano strutture a matrice per organizzare aspetti relativi a progetti e routine. Può essere una soluzione... ma deve essere temporanea. Gli effetti collaterali ed i conflitti saranno sempre enormi.

ROUTINE

19

Creare un Project Management Office (PMO) non è assolutamente la prima cosa da fare quando si inizia un progetto. Innanzitutto comprendi l'oggetto del tuo progetto, divulgalo e diffondi internamente l’idea prima di fare passi più grandi.

PMO

20

Infine, la mia frase preferita circa il supporto manageriale alla pianificazione: "I manager non hanno mai tempo per pianificare... ma hanno sempre il denaro per rifare."

CITAZIONI

IL PROJECT MANAGEMENT COME ABILITÀ DI VITA

CAPITOLO 2

Una delle mie preoccupazioni è che in molti abbiano l'idea che il Project Management sia ad appannaggio esclusivo di coloro che l'hanno scelto come professione.

Uno dei maggiori obiettivi di questo libro, e specialmente dei prossimi tweet, è mostrare che tante altre professioni possono beneficiare dei concetti relativi ai progetti.

Il miglior paragone è quello tra il Project Management e la matematica. I concetti di base della matematica non servono solo ad un matematico. Essi sono validi anche per un antropologo, un avvocato, un professore di lingue. È ciò che chiamo concetto ad applicabilità universale.

Su questa stessa linea di pensiero, tanti strumenti

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e concetti nel campo del Project Management possono essere applicati anche a diverse professioni e attività personali.

Chissà che tu non possa beneficiare dei concetti base di budgeting per pianificare l’eventuale ristrutturazione di casa tua... Oppure se per scegliere la meta delle prossime vacanze tu non possa utilizzare gli strumenti di selezione di portfolio management e selezione progetti... Questi possono essere modi molto efficaci di consolidare i desideri di tuo figlio o figlia, ragazza o ragazzo, moglie o marito, o anche i tuoi!

Non hai bisogno di costruire una centrale atomica per usare il Project Management. I relativi concetti sono validi nella vita di ogni giorno e non solo per i professionisti del settore.

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22

Non confonderti pensando che il Project Management sia soltanto per "cose grandi". I suoi concetti e strumenti sono validi per tutti i progetti, incluso quei piccoli progetti che hai nel cassetto.

24RISCHI

Durante una riunione familiare, puoi discutere rapidamente dei rischi da affrontare nel ristrutturare casa e farne un elenco.

23 WBS, AMBITO

Puoi utilizzare Post-It® per definire la prossima vacanza ed assicurarti di non dimenticare le cose da fare.

IL PROJECT MANAGEMENT COME ABILITÀ DI VITA 15

25AMBITO

Se sei un avvocato, ogni processo del tuo cliente può essere un progetto con uno scopo definito, un obiettivo, un cronoprogramma, ecc.

27RISCHI

Un dottore può usare tecniche decisionali e strumenti di valutazione dei rischi per decidere il miglior approccio per un determinato paziente.

26 PORTFOLIO MANAGEMENT

Puoi utilizzare strumenti di portfolio management per decidere se è più vantaggioso comprare una macchina, andare in vacanza, o ristrutturare casa.

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È necessario comprendere che saper gestire un progetto è come avere uno strumento in più nel nostro coltellino svizzero. È indispensabile in un mondo con sempre più progetti e sempre meno routine.

28 ROUTINE