Perancangan dan Implementasi Sistem Administrasi Gereja … · 2018. 4. 26. · Sistem informasi...

Perancangan dan Implementasi Sistem Administrasi Gereja

(Studi Kasus : Gereja GPM PNIEL Wayame Ambon)

Artikel Ilmiah

Peneliti :

Winda Paays (682010015)

Frederik Samuel Papilaya, S.Kom., M.Cs.

Agustinus Fritz Wijaya, S.Kom., M.Cs.

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Februari 2015

i


(Studi Kasus : Gereja GPM PNIEL Wayame Ambon)

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada


Untuk memperoleh gelar Sarjana Sistem Informasi

Peneliti :

Winda Paays (682010015)

Frederik Samuel Papilaya, S.Kom., M.Cs.

Agustinus Fritz Wijaya, S.Kom., M.Cs.




Salatiga

Februari 2015

viii


(Studi Kasus: Gereja GPM PNIEL Wayame Ambon)

1)Winda Paays,

2)Frederik Samuel Papilaya,

3)Agustinus fritz Wijaya




Jl. Diponegoro 52-60 Salatiga

E-mail: 1)[email protected]

2)[email protected]

3)[email protected]

Abstract

The Church at PNIEL Wayame GPM Ambon which has a wide range of

information such as profile information of the Church, Church information, information

assembly areas, the information Minister, the amount of income and expenditure

financial Church, and other church information. A problem was found that most of the

information about the citizens of the Church are still in the form of hardcopy so that if

any time is needed, the administration of the Church must find the archives back to get

the required the data. Method that is used to build this Church management information

system is a method of Prototype with the user directly involved with design and analysis,

because it is very effective for the corrected system. In addition to this prototype method

also gradually and quickly, so that it can immediately in the evaluation by users.

Information systems that are built can help the Secretary, Treasurer, and Chair of the

Church to obtain information about the number of churches, the position of the Church's

financial reports, news and the information about the church every week.

Keywords : Information Systems, The Administration of The Church.

.

Abstrak

Gereja GPM PNIEL Wayame Ambon yang memiliki berbagai macam informasi

seperti informasi profil gereja, informasi jemaat, informasi majelis wilayah, informasi

pendeta, jumlah pemasukan dan pengeluaran keuangan gereja, dan informasi-informasi

gereja lainnya. Permasalahan yang ditemukan yaitu sebagian besar informasi mengenai

warga jemaat masih tersimpan dalam bentuk hardcopy sehingga apabila setiap saat

dibutuhkan, bagian administrasi gereja harus mencari kembali arsip-arsip tersebut untuk

mendapatkan data yang dibutuhkan. Metode yang di gunakan untuk membangun sistem

informasi manajemen Gereja ini adalah metode prototype dengan melibatkan user secara

langsung dengan analisis dan perancangan, karena sangat efektif untuk pengkoreksian

sistem. Selain itu juga metode prototype ini bertahap dan cepat sehingga dapat segera di

evaluasi oleh pengguna. Sistem informasi yang dibangun dapat membantu Sekretaris,

Bendahara, dan Ketua Jemaat untuk memperoleh informasi mengenai jumlah jemaat,

posisi laporan keuangan gereja, dan informasi warta jemaat setiap minggunya.

Kata kunci : Sistem Informasi, Administrasi Gereja

1)

Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Sistem Informasi, Universitas Kristen Satya

Wacana Salatiga. 2)

Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana.

mailto:[email protected]

1

1. Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi saat ini seiring dengan perubahan

konsep pengolahan data menjadi informasi, yaitu dengan penerapan sistem

informasi berbasis komputer yang mengakibatkan pemrosesan informasi dapat

dilakukan dengan cepat dan akurat. Sistem informasi memberikan nilai tambah

terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan dan

pemecahan masalah serta memberikan keunggulan kompetitif yang tentu saja

sangat berguna bagi kegiatan bisnis organisasi. Sistem informasi berbasis

komputer saat ini menjadi suatu hal yang utama bagi kebutuhan pemenuhan

informasi bagi pengguna. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem

informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan.

Mulai dari perusahaan sampai dengan dunia pendidikan memanfaatkan komputer

sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan. Sistem informasi memiliki

peranan penting bagi suatu organisasi guna mendukung proses bisnis [1].

Suatu organisasi sangat membutuhkan sistem informasi untuk

mengkoordinasikan pekerjaan yang ada di dalamnya. Salah satu organisasi yang

memanfaatkan sistem informasi guna membantu pekerjaan operasional organisasi

adalah gereja. Gereja merupakan lembaga non-profit dan salah satu organisasi

yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat. Sebagai lembaga non-profit,

gereja memiliki berbagai macam informasi [2]. Banyaknya bagian dalam sebuah

gereja dan jemaat dalam lingkungan gereja membuat pekerjaan tidak mungkin

dilakukan secara manual karena hal ini sangat tidak efektif dan efisien serta juga

kemungkinan dapat terjadi kesalahan dalam pemasukan data akan menjadi lebih

besar (human error). Dengan adanya sistem informasi ini, para petugas gereja

akan lebih mudah mendapatkan informasi-informasi yang ada dan akan

membantu dalam pengambilan keputusan di masa mendatang. Sistem informasi

ini juga dapat memudahkan dalam pembuatan laporan-laporan baik untuk periode

bulanan maupun tahunan.

Gereja GPM PNIEL Wayame Ambon yang memiliki berbagai macam

informasi seperti: informasi profil gereja, informasi jemaat, informasi majelis

wilayah, informasi pendeta, jumlah pemasukan dan pengeluaran keuangan gereja,

informasi atestasti masuk atau keluar, informasi sakramen baptis atau sidi, dan

informasi-informasi gereja lainnya. Media yang digunakan dalam penyampaian

informasi-informasi tersebut saat ini masih menggunakan warta gereja yang hanya

dapat diperoleh pada hari Minggu atau pada saat pelaksanaan ibadah mingguan.

Permasalahan lain yang ditemukan yaitu sebagian besar informasi mengenai

warga jemaat masih tersimpan dalam bentuk hardcopy (arsip fisik atau dokumen

tercetak), termasuk catatan atau riwayat masing-masing jemaat, sehingga apabila

setiap saat dibutuhkan, bagian administrasi gereja harus mencari kembali arsip-

arsip tersebut untuk mendapatkan data yang dibutuhkan. Media informasi gereja

seperti ini dapat menyulitkan bagian adminitrasi gereja dalam bekerja [3]. Oleh

karena itu, maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat dijadikan sarana

penyimpanan dan penyampaian informasi dengan memanfaatkan teknologi

informasi.

2

Sistem Administrasi Gereja GPM PNIEL Wayame Ambon ini merupakan

sistem berbasis dekstop yang digunakan untuk dapat membantu bagian

administrasi gereja dalam mengolah informasi gereja, sehingga dapat

meningkatkan kualitas pelayanan di Gereja GPM PNIEL Wayame Ambon. Sistem

informasi ini dapat digunakan oleh para petugas gereja untuk melakukan

pendataan umat yang ada secara terkomputerisasi. Sistem informasi ini dapat

membantu petugas gereja dalam hal penulisan dan pembacaan data-data atau

menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Selain itu, sistem informasi ini juga

dapat membantu dalam pencarian data-data atau informasi yang sewaktu-waktu

akan dibutuhkan secara cepat dan tepat. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini

adalah merancang dan mengimplementasikan sistem administrasi gereja di GPM

PNIEL Wayame Ambon yang terkomputerisasi untuk membantu efektifitas kerja

ketua, sekretaris dan bendahara gereja guna menyajikan informasi yang

diperlukan secara tepat dan akurat.

2. Tinjauan Pustaka

Penelitian sebelumnya yang membahas mengenai sistem informasi

manajemen gereja telah banyak dilakukan, salah satunya adalah penelitian yang

berjudul “Sistem Informasi Manajemen Kegiatan dan Keuangan pada Kantor

Gereja GPIB Bethania Makassar”. Dalam penelitian tersebut dibahas tentang

pengembangan suatu sistem informasi yang dapat membantu mengatasi

permasalahan pengelolaan keuangan pada kantor gereja Bethania. Tujuan dari

penelitian ini adalah memberikan solusi kepada pihak kantor gereja Bethania

berupa suatu sistem baru yang dapat melengkapi dan memperbaiki sistem yang

sedang digunakan [4].

Penelitian lainnya yaitu “Perancangan Sistem Berbasis Web pada UKI

Toraja”. Tujuan dari penelitian ini yaitu Penelitian ini bertujuan untuk merancang

sistem informasi berbasis web, dengan aplikasi ini, pengguna dengan mudah

mendapatkan pelayanan dan informasi tentang segala kegiatan yang ada,

khususnya dalam lingkup Universitas Kristen Indonesia Toraja [5].

Sedangkan penelitian yang dilakukan saat ini yaitu membangun sistem

administrasi gereja berbasis desktop pada GPM PNIEL Wayame Ambon.

Perbedaan dengan kedua penelitian yang dilakukan di atas yaitu pada penelitian di

atas dibahas tentang merancang sistem informasi yang dapat melengkapi dan

mengembangkan sistem informasi yang sedang digunakan yang dapat

memberikan solusi yang berupa suatu sistem informasi yang dengan mudah

mendapatkan pelayanan dan informasi tentang segala kegiatan jemaat. Berbeda

dengan penelitian yang dilakukan saat ini, karena sistem yang dibangun adalah

untuk mengelola administrasi gereja dan menghasilkan laporan kepada pihak

gereja dan jemaat. Sistem informasi administrasi ini dapat bermanfaat guna

memudahkan kinerja sekretaris dan bendahara gereja dalam proses pengelolaan

pendataan jemaat, pengarsipan, dan pengelolaan data keuangan, serta juga dapat

menghemat waktu yang dibutuhkan dari mulai pencatatan sampai pelaporan.

Sistem informasi yang dibangun dapat mengurangi resiko kesalahan dalam

pembuatan laporan dan dapat melakukan perhitungan akumulasi dana yang

digunakan serta pengelolaan dana yang dapat dipertanggungjawabkan.

3

Sebuah sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi

yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah

organisasi, juga memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi

manajemen dan pengambilan keputusannya. Gagasan sebuah sistem informasi

yang demikian itu telah ada sebelum munculnya komputer. Namun komputer

membuat gagasan tersebut menjadi kenyataan. Organisasi selalu membutuhkan

sistem-sistem untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, melihat kembali, dan

menyalurkan informasi. Komputer telah menambahkan sebuah teknologi baru dan

ampuh pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem informasi berdasarkan

komputer akan benar-benar berbeda dengan sistem-sistem yang diolah secara

manual atau elektro-mekanis, dan suatu organisasi yang sedang mengubah sistem

informasi mereka dalam mengikuti teknologi ini, dalam penyesuaian atau

penerapannya sering kurang memahami sifat perubahan yang sedang diadakan.

Menggunakan komputer untuk menjalankan pengolahan administrasi adalah

sederhana, tetapi menerapkan komputer untuk memberikan dukungan pada

manajemen akan lebih rumit. Penerapan ini demikian besar tantangannya

sehingga kalangan assosiasi permesinan komputer menganggapnya sebagai

sebuah cabang ilmu pengetahuan baru [6].

Gereja merupakan persekutuan orang percaya dan secara rohani

digambarkan sebagai tubuh Kristus dimana Kristus sebagai kepalanya. Gereja

dalam menuju visinya mempunyai dua tugas pokok yaitu “tugas ke luar” yaitu

memberitakan Injil dan “tugas ke dalam” yaitu memelihara kondisi jemaat agar

bisa menjalankan perkabaran Injil sebagai misi utama gereja. Usaha pemeliharaan

itu sendiri terdiri dari pemeliharan dalam bidang iman serta pembinaan dan

pembangunan dalam bidang sosial maupun ekonomi. Diharapkan dari hasil

pemeliharaan dan pembangunan warga jemaat itu dapat menetapkan iman jemaat

sekaligus menstabilkan kondisi sosial dan ekonomi jemaat. Tujuanya adalah agar

jemaat ikut terlibat dalam tugas perkabaran injil ke luar gereja. Kedua tugas

pokok gereja itu tidaklah mudah, maka dari pada itu diperlukan suatu manajemen

yang baik dalam gereja. Manajemen dalam gereja harus memperhatikan

perkembangan, kondisi dari warga jemaatnya sebelum melaksanakan manajemen,

karena yang akan melaksanakan manajemen tidak hanya para pekerja gereja

dalam hal ini majelis atau panatua, melainkan tugas ini juga dilakukan oleh warga

jemaat sebagai faktor yang utama [7].

Konsep manajemen gereja terdiri dari tiga bagian yaitu fungsional,

struktural, dan administrasi gereja. Bagian fungsional terdiri dari Pendeta,

Penatua, Diaken, Penginjil. Bagian struktural yaitu Ketua Majelis Jemaat, Wakil

Ketua, Sekretaris, Wakil Sekretaris, Bendahara, Wakil Bendahara, Ketua Seksi.

Bagian administrasi gereja terdiri dari administari umum yang mengatur tentang

Surat-menyurat, data jemaat, hasil-hasil persidangan (Sinode, Klasis dan jemaat),

data inventaris, dan semua data umum lainnya. Sedangkan administrasi keuangan

mengatur semua hal yang terkait dengan keuangan [8].

Kata administrasi berasal dari kata bahasa Inggris “administer” dan

“administrare” yang mengandung pengertian dasar, antara lain: Aspek

mengambil dan menyimpan yang merupakan tindakan pengamanan, diambil

untuk disimpan agar tetap bermanfaat digunakan bagi kehidupan bergereja,

4

sebagai contoh dokumen tentang data warga, korespondensi. Aspek mengatur,

mengurus dan mengelola yang merupakan tindak lanjut dari mengambil dan

menyimpan. Yang diambil dan disimpan tersebut kemudian diatur, diurus dan

dikelola agar tidak mudah rusak dan mudah dicari serta dimanfaatkan oleh pihak

Gereja maupun pihak eksternal lainnya. Aspek memberi dan melayani yang

berkaitan dengan dua aspek sebelumnya. Semua yang telah diambil, disimpan,

diatur, diurus dan dikelola kemudian diberikan kepada orang yang membutuhkan

sebagai bentuk pelayanan administrasi.[9]

3. Metodologi Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Jenis penelitian yang

dilakukan ini menyangkut studi kasus yang berarti melakukan penelitian secara

langsung pada obyek penelitian dengan cara mengumpulkan data, melakukan

pengolahan data dan menganalisis data serta menyimpulkan sehingga memperoleh

hasil berdasarkan penerapan teknologi informasi dari obyek yang diteliti.

Penelitian yang dilakukan ini menggunakan data primer dan data sekunder,

dimana data primer adalah data yang diperoleh langsung dari informan penelitian

yang diperoleh langsung dari hasil wawancara sedangkan data sekunder yaitu

berupa arsip (pencatatan laporan keuangan, pencatatan data jemaat dan pencatatan

administrasi gereja) atau laporan yang diperoleh dari tempat penelitian Gereja

GPM PNIEL Wayame Ambon.

Gambar 1. Tahapan Penelitian

Penelitian yang dilakukan adalah dengan melalui tahapan penelitian yang

terbagi dalam lima tahapan, yaitu: (1) Pengumpulan data dan analisis kebutuhan

sistem, (2) Perancangan system dengan menggunakan tools Unified Modelling

Language (UML), (3) Pengkodean aplikasi, (4) Pengujian sistem dengan metode

blackbox testing, dan (5) Implementasi sistem. Pada tahap pengumpulan data dan

analisis kebutuhan sistem dilakukan identifikasi kebutuhan data dan dokumen

Pengumpulan Data dan Analisis Kebutuhan Sistem

Perancangan Sistem Menggunakan Prototype

Tools: Unified Modelling Language (UML)

Pengkodean Aplikasi

Pengujian Sistem (Blackbox)

Implementasi Sistem

5

berupa apa saja yang akan dibutuhkan, seperti laporan keuangan gereja, warta

jemaat, pencatatan anggota jemaat serta spesifikasi sistem informasi yang

dibutuhkan oleh pengguna sistem. Pada tahap perancangan sistem dilakukan

perancangan aplikasi yang akan dibangun sesuai dengan hasil analisa kebutuhan

sistem. Adapun perancangan sistem ini menggunakan alat bantu Unified

Modelling Language (UML) yang meliputi use case diagram, activity diagram,

sequence diagram, class diagram, dan deployment diagram. Pada tahap ketiga,

dilakukan pengkodean aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman

berbasis desktop dengan dukungan aplikasi database yang terintegrasi. Tahap

selanjutnya adalah melakukan pengujian terhadap sistem informasi yang telah

dibangun. Pengujian aplikasi dilakukan terhadap fungsi-fungsi yang terdapat di

dalam aplikasi dengan menggunakan metode blackbox testing yang merupakan

salah satu alat pengujian untuk mengetahui fungsionalitas aplikasi berdasarkan

kebutuhan pengguna. Setelah aplikasi lolos uji, maka pada tahap selanjutnya

adalah melakukan implementasi sistem pada komputer pengguna di Gereja GPM

PNIEL Wayame Ambon. Adapun sistem informasi ini merupakan sistem yang

dapat melakukan proses pengolahan data gereja yang ada pada bagian

administrasi dan akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh sekretaris,

bendahara dan ketua jemaat gereja. Sistem ini akan menghasilkan keluaran berupa

informasi laporan mingguan, bulanan dan tahunan.

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu

metode prototyping model yang merupakan salah satu metode dalam

pengembangan aplikasi yang bertujuan untuk mempercepat proses pengembangan

aplikasi dengan melibatkan seluruh stakeholder aplikasi dalam setiap tahapannya

sehingga sistem yang dibangun benar-benar sesuai dengan kebutuhan [10].

Adapun metode prototyping model seperti pada Gambar 2.

Gambar 2. Motede Prototype Model [9]

Tahapan pertama dalam metode prototyping model pada Gambar 2 yaitu

listen to customer, dimana pengembang aplikasi melakukan pengumpulan

kebutuhan yang diperoleh dari hasil pengamatan dan wawancara. Berdasarkan

hasil wawancara dengan Bapak J. Nanlohy selaku sekretaris Gereja GPM PNIEL

Wayame Ambon pada tanggal 14 Juni 2014 bahwa yang diinginkan oleh

pengguna adalah sistem informasi dapat melakukan pencatatan laporan keuangan,

data jemaat dan administrasi gereja. Pada tahap kedua yaitu build/revise mock-up,

6

pengembang aplikasi melakukan perancangan sesuai dengan kebutuhan pengguna

yang telah diperoleh sebelumnya, sehingga pada tahap ini dihasilkan suatu

rancangan sistem dengan menggunakan UML untuk kemudian dibangun aplikasi

berdasarkan rancangan yang ada sehingga mampu menghasilkan prototype

aplikasi. Setelah itu pada tahap ketiga yaitu customer test-drives mock-up,

pengembang akan memberikan hasil prototype kepada pengguna untuk melihat

dan mengevaluasi, kemudian hasil evaluasi apakah masih ada kebutuhan yang

perlu ditambahkan dalam perancangan ini maka pengembang dan pengguna akan

mendiskusikannya kembali sampai memperoleh solusi sistem yang dibutuhkan.

Perancangan sistem administrasi gereja GPM PNIEL Wayame Ambon ini

adalah menggunakan tools Unified Modelling Language (UML). Proses bisnis

sistem informasi yang dirancang sesuai kebutuhan pengguna dapat dilihat pada

use case diagram pada Gambar 3.

Input Data Jemaat

Delete Data JemaatUpdate Data Jemaat

Input Warta Jemaat

Update Warta Jemaat

Input Keuangan Gereja

Update Keuangan gereja

Mengelola Data Jemaat

<<Extends>><<Extends>>

Mengelola Warta Jemaat

<<Extends>>

<<Extends>>

Sekretaris

Mengelola Keuangan Gereja

<<Extends>><<Extends>>

Bendahara

<<Extends>>

Delete Warta Jemaat

<<Extends>>

View Laporan Keuangan

Gereja

View Laporan Warta Jemaat

Ketua Jemaat

View Laporan Data Jemaat<<Extends>>

<<Extends>>

<<Extends>>

Gambar 3. Use Case Diagram Sistem Informasi Manajemen Gereja

Use case diagram sistem pada Gambar 3 di atas menjelaskan mengenai

fungsionalitas sistem informasi yang dimulai dari aktor sekretaris yang melakukan

pengelolaan data jemaat, warta jemaat, dan keuangan gereja yang ada di Gereja

PNIEL Wayame Ambon, sedangkan sekretaris mengelola warta jemaat dan

keuangan gereja. Aktor ketua jemaat menggambarkan peran ketua jemaat di

dalam sistem informasi, ketua jemaat hanya dapat melihat laporan data jemaat,

7

laporan warta jemaat, dan laporan keuangan gereja. Sedangkan aktor bendahara

hanya dapat mengelola keuangan gereja.

Guna mengetahui proses bisnis secara lebih detail tentang setiap fungsi yang

terdapat dalam sistem informasi ini, maka dilakukan perancangan activity

diagram sistem. Fungsi dari activity diagram ini adalah untuk menggambarkan

proses yang terdapat pada setiap use case yang telah dirancang sebelumnya.

Adapun activity diagram sistem dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Start

Input nama pengguna

dan Password

Mengelola

data jemaat

End

Form Login

Form Menu

Form manage

data jemaat

Input Data

jemaat

Cek User

Invalid

Valid

Update Data

Jemaat

Delete data

jemaat

Proses Data

Jemaat

View data

jemaat

Ketua JemaatSistemSekretaris

Gambar 4. Activity Diagram Mengelola Data Jemaat

Activity Diagram pada Gambar 4 di atas dimulai oleh sekretaris membuka

sistem informasi, setelah itu mengisikan nama pengguna dan password pada form

login, jika terjadi kesalahan dalam pengisian nama pengguna dan password, maka

sistem akan menampilkan kembali ke form login dan jika masukan benar, maka

sistem akan menampilkan form menu. Setelah itu, sekretaris mengelola data

jemaat dan sistem menampilkan form manage data jemaat, dalam form manage

data jemaat setelah itu melakukan input, update, dan delete data jemaat,

sedangkan ketua jemaat hanya dapat melihat data jemaat dan proses selesai.

8

Input nama pengguna dan Password

Mengelola keuangan Gereja

Form Mengelola Keuangan gereja

Form Login

Cek User

Invalid

Form menu

Input Keuangan Gereja

Update Keuangan Gereja

Proses Laporan Keuangan Gereja

View Laporan Keuangan Gereja

Ketua JemaatSistemBendahara

Gambar 5. Activity Diagram Mengelola Keuangan Gereja

Activity Diagram Mengelola Keuangan Gereja pada Gambar 5 dimulai

dengan sistem menampilkan form login, setelah itu bendahara gereja akan mengisi

nama pengguna dan password, kemudian sistem akan melakukan validasi

password dan username. Jika terjadi kesalahan dalam pengisian nama pengguna

dan password, maka sistem akan kembali ke form login dan sebaliknya jika benar

maka sistem akan menampilkan form menu. Setelah itu, bendahara membuka form

mengelola keuangan gereja dengan melakukan input, update, kemudian diproses

dan selesai.

Start

Input Nama Pengguna

dan Password

Mengelola

Warta jemaat

End

Cek User

Form menu

Form Mengelola

Warta Jemaat

Form Login

Invalid

Input Warta

jemaat

Update Warta

JemaatDelete Data

Jemaat

Proses Warta

jemaat

View Laporan

Warta jemaat

Ketua JemaatSistemSekretaris

Gambar 6. Activity Diagram Mengelola Warta Jemaat

Activity Diagram Mengelola Warta Jemaat pada Gambar 6 di atas dimulai

dengan sistem akan menampilkan form login, setelah itu bendahara gereja akan

mengisi nama pengguna dan password, kemudian sistem akan memvalidasi

password dan username. Jika terjadi kesalahan dalam pengisian nama pengguna

dan password maka sistem akan kembali menampilkan form login dan sebaliknya

jika benar maka sistem akan menampilkan form menu. Setelah sistem

9

menampilkan form menu maka bendahara membuka form warta jemaat dan

melakukan input warta jemaat, update warta jemaat, delete warta jemaat, dan

ketua jemaat hanya dapat melihat laporan warta jemaat, setelah itu warta jemaat

diproses dan proses selesai.

: Sekretaris : Sekretaris

BoudaryMengelo

laDataJemaat

BoudaryMengelo

laDataJemaat

ControlMengelo

laDataJemaat

ControlMengelo

laDataJemaatEntityMengelol

aDataJemaat

EntityMengelol

aDataJemaat

1: InsertDataJemaat(ID,nama,alamat,sektor,unit,ttl,jenisKelamin)

2: SetDataJemaat(ID)

3: SetDataJemaat(ID)

4: OpenDB

5: return done

6: return done

7: closeDB

8: DeleteDataJemaat(nama,sektor,unit,ttl,jenisKelamin)

9: GetDataJemaat(ID)

10: GetDataJemaat(ID)

11: openDB

12: return done

13: return done

15: UpdateDataJemaat(nama,sektor,unit,ttl,jenisKelamin)

16: GetDataJemaat(NIP)

17: GetDataJemaat(NIP)

14: closeDB

18: openDB

19: return done

20: return done

21: closeDB

Gambar 7. Sequence Diagram Mengelola Data Jemaat

Gambar 7 dimulai dengan sekretaris melakukan insert data jemaat yang

didalamnya ada atribut yang terdiri dari ID_jemaat, nama, alamat, sektor dan

ID_jemaat sebagai primary key. ID_jemaat ini setelah dimasukan, nantinya pada

saat melakukan update data-data yang di update berdasarkan dengan ID_jemaat

tersebut, begitu juga dengan delete atau penghapusan, jika ingin melakukan

penghapusan sekretaris hanya mencari berdasarkan ID_jemaat yang akan dihapus.

: Bendahara : Bendahara

BoundaryMengelola

KeuanganGereja

BoundaryMengelola

KeuanganGereja

ControlMengelolaK

euanganGereja

ControlMengelolaK

euanganGerejaEntityMengelolaKeua

nganGereja

EntityMengelolaKeua

nganGereja

1: InsertKeuanganGereja(id,pendapatan,pengeluaran,tgl_pendapatan, tgl_pengeluaran)

2: SetKeuanganGereja(id_keuangan)

3: SetKeuanganGereja(id_keuangan)

4: openDB

5: return done

6: return done

7: closeDB

8: UpdateKeuanganGereja(pendapatan,pengeluaran,tgl_pendapatan, tgl_pengeluaran)

9: GetKeuanganGereja(id_keuangan)

10: GetKeuanganGereja(id_keuangan)

11: openDB

12: return done

13: return done

Gambar 8. Sequence Diagram Mengelola Keuangan Gereja

Sequence diagram pada Gambar 8 dimulai dengan bendahara melakukan

insert ID_pendapatan, pengeluaran, tgl_pendapatan, tanggal_pengeluaran. Setelah

10

melakukan insert keuangan gereja maka dilakukan set pemasukan dan

pengeluaran kas berdasarkan ID_pendapatan. Proses selanjutnya yaitu update

pendapatan, dimana pada proses update pendapatan kas ini dilakukan pada saat

data pendapatan akan diubah. Proses selanjutnya adalah delete, dimana proses

delete data pendapatan adalah berdasarkan ID_pendapatan.

: Sekretaris : SekretarisBoundaryWartaJemaatBoundaryWartaJemaat ControlWartaJemaatControlWartaJemaat EntityWartaJemaatEntityWartaJemaat

1: InsertWartaJemaat(id_warta,tgl_warta,isBerita)

2: SetWartaJemaat(id_warta)

3: SetWartaJemaat(id_warta)

4: openDB

5: return done

6: return done

7: closeDB

8: UpdateWartaJemaat(tgl_warta,isiBerita)

9: GetWartaJemaat(id_warta)


11: openDB

12: return done

13: return done

14: closeDB

15: DeleteWartaJemaat(tgl_warta,isiBerita)



18: openDB

19: return done

20: return done

21: closeDB

Gambar 9. Sequence Diagram Mengelola Warta Jemaat

Sequence Diagram Mengelola Warta Jemaat pada Gambar 9 di atas dimulai

dengan sekretaris melakukan insert warta jemaat yang di dalamnya terdapat

ID_warta, tgl_warta, isi berita. Update warta jemaat dilakukan ketika sekretaris

salah memasukan warta jemaat atau sekretaris ingin merubah isi warta jemaat.

Proses delete warta jemaat dilakukan ketika sekretaris ingin menghapus warta

jemaat ketika terjadi kesalahan.

Perancangan selanjutnya adalah melakukan pemetaan objek pada sistem

administrasi gereja GPM PNIEL Wayame Ambon dengan merancang class

diagram sistem. Fungsi dari class diagram adalah untuk menggambarkan

hubungan antar objek yang terdapat di dalam sistem berdasarkan method atau

mendapatkan gambaran lengkap mengenai fungsi yang dimiliki oleh setiap objek

dan derajat relasi (kardinalitas) antar objek.

11

Gambar 10. Class Diagram Sistem Informasi Manajemen Gereja

Gambar 10 menggambarkan class diagram sistem yang dibangun dimana

sistem informasi ini memiliki 3 (tiga) jenis class yaitu: class boundary, class

controller, dan class entity. Dimana class boundary memiliki 3 (tiga) class, antara

lain yaitu: BoundaryMengelolaDataJemaat, BoundaryMengelolaKeuanganGereja,

BoundaryMengelolaWartaJemaat. Class controller memiliki 3 (tiga) class, antara

lain: ControllerMengelolaDataJemaat, ControllerMengelolaKeuanganGereja, dan

ControllerMengelolaWartaJemaat. Sedangkan class entity juga memiliki 3 (tiga)

class, yaitu: EntityMengelolaDataJemaat, EntityMengelolaKeuanganGereja, dan

EntityMengelolaWartaJemaat. Derajat relasi antara entity data jemaat ke entity

warta jemaat yaitu satu ke banyak (one-to-many), artinya satu data jemaat

memiliki banyak warta jemaat dan relasi antar entity warta jemaat ke entity

keuangan gereja yaitu banyak ke banyak (many-to-many), artinya banyak warta

jemaat memiliki banyak keuangan gereja.

4. Hasil dan Pembahasan

Setelah seluruh rangkaian analisa kebutuhan pengguna dan perancangan

sistem informasi selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah melakukan

implementasi sesuai dengan perancangan sistem yang telah dibuat. Sistem

Administrasi Gereja GPM PNIEL Wayame Ambon memiliki fungsi pengelolaan

data jemaat, data keuangan gereja, dan warta jemaat. Form Manajemen Data

Jemaat pada Gambar 12 digunakan untuk mengelola data-data jemaat gereja.

Form ini memiliki beberapa fungsi yaitu: input, update, dan delete data jemaat

gereja.

12

Gambar 12. Form Manajemen Data Jemaat

Pada Form Manajemen Data Jemaat, Sekretaris Gereja dapat melakukan

penambahan data jemaat pada bagian kanan form. Data jemaat yang harus

dimasukkan antara lain: Kode_Anggota, Unit_Pelayanan, Nama, Status_Dalam

_Keluarga, Jenis_Kelamin, Tempat_Lahir, Tanggal_Lahir, Tanggal_Pernikahan,

Pendidikan_Sekarang, Pendidikan_Terakhir, Golongan_Darah, Pekerjaan,

Status_Sosial, Status_Warga, Akta_Pelayanan_Gereja, Alamat, Partisipasi_Dalam

_Gereja, dan Keterangan. Pada form ini juga terdapat tabel data anggota jemaat

yang dapat digunakan oleh Sekretaris Gereja maupun Ketua Jemaat. Adapun

penjelasan fungsi-fungsi dalam form ini seperti Gambar 13.

Gambar 13. Penjelasan Fungsi pada Form Manajemen Data Jemaat

13

Setelah data jemaat ditambahkan ke dalam aplikasi, maka Sekretaris Gereja

maupun Ketua Jemaat dapat melihat laporan data jemaat berdasarkan unit

pelayanan. Tampilan Form Laporan Data Jemaat adalah seperti pada Gambar 14.

Gambar 14. Tampilan Laporan Data Jemaat Berdasarkan Unit Pelayanan

Sistem Administrasi Gereja GPM PNIEL Wayame Ambon dibangun guna

membantu Ketua, Sekretaris dan Bendahara Gereja untuk mengelola data jemaat,

data keuangan, dan warta gereja. Berdasarkan perancangan yang telah disusun,

maka modul keuangan gereja pada sistem informasi ini terdapat pada Form

Manajemen Data Keuangan yang terdiri dari data penerimaan kas, pengeluaran

kas, dan laporan keuangan gereja. Adapun data penerimaan kas diperoleh dari

kolekte, persembahan, dan penerimaan lain-lain. Form Penerimaan Kas yang

diperoleh dari kolekte seperti pada Gambar 15.

Gambar 15. Tampilan Form Penerimaan Kolekte

14

Pada form persembahan pada Gambar 16. Bendahara jemaat dapat

melakukan penginputan persembahan yang masuk setiap minggunya. Dalam form

ini terdapat tanggal, no_transaksi, no_akun dan total persembahan yang didapat.

Gambar 16. Tampilan Form Penerimaan Persembahan

Pada form persembahan ini bendahara jemaat dapat melakukan penginputan

pendapatan lainya berupa pendapatan yang didapat dari ibadah-ibadah di masing-

masing sektor dan juga unit seperti ibadah unit, ibadah pelayan wanita, pelayanan

pria, dan lain-lain. Dalam form ini terdapat tanggal, no_transaksi, no_akun dan

total persembahan yang didapat seperti pada Gambar 17.

Gambar 17. Tampilan Form Penerimaan Pendapatan Lain-Lain

15

Pada form pengeluaran berikut ini bendahara dapat menginput laporan

pengeluaran gereja. Dalam form ini terdapat tanggal, nomor_transaksi,

kode_akun, total dan keterangan yang dapa dilihat pada Gambar 18.

Gambar 18. Tampilan Form Pengeluaran Teologi

Pada form laporan arus kas terdapat semua laporan penerimaan maupun

pengeluaran pada gereja, semua laporan ini biasa di lihat pada periode

perbulannya. Form ini juga menampilkan jumlah debit,kredit dan juga jumlah

saldo akhir yang dapat dilihat seperti pada Gambar 19.

Gambar 19. Tampilan Laporan Keuangan Arus Kas Gereja

16

Sistem administrasi gereja ini juga mengelola data warta jemaat dimana

sekretaris dapat melakukan pengunggahan (upload) dokumen yang akan

disebarkan kepada para jemaat gereja. Pada form ini terdapat semua informasi

tentang jemaat GPM Wayame. Terdapat tambahan file di form ini yang

didalammnya berupa judul warta, dan daftar file yg sudah tersimpan di sistem

berdasarkan tanggal inputannya yang dapat dilihat pada Gambar 20.

Gambar 20. Tampilan Form Data Warta Jemaat

Sebelum sistem informasi diimplementasikan pada obyek studi kasus, harus

dilakukan proses pengujian guna memastikan bahwa sistem informasi yang

dibangun telah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Tahapan pengujian atau

testing dilakukan dengan tujuan untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang

terjadi pada aplikasi yang dibangun. Bentuk-bentuk kesalahan yang mungkin

ditemukan pada tahapan pengujian antara lain seperti: kesalahan kode program,

kesalahan inputan data, kesalahan proses, ataupun kesalahan lokasi basis data.

Apabila dalam proses pengujian ditemukan kesalahan program, maka aplikasi

harus diperbaiki sehingga diperoleh aplikasi yang benar-benar bersih dari

kesalahan.

Aplikasi yang dibangun pada Gereja GPM PNIEL Wayame Ambon juga

harus melewati tahapan pengujian. Pengujian dilakukan untuk menguji

fungsionalitas sistem. Tahap pengujian fungsionalitas sistem pada aplikasi ini

adalah dengan menggunakan metode Blackbox Testing dimana aplikasi akan

diujikan fungsi-fungsi aplikasi secara menyeluruh. Hasil pengujian blackbox

dapat dilihat pada Tabel 1.

17

Tabel 1. Hasil Pengujian Aplikasi Menggunakan Blackbox Testing

No Poin

Pengujian

Validasi Data input Hasil Uji Status Uji

1. Proses

Pengelolaan

Data

Jemaat

Data Jemaat

GPM PNIEL

Wayame

Ambon.

Mampu memasukkan

data jemaat.

Berhasil Valid

Tidak dapat

memasukkan data

jemaat.

Gagal Valid

2. Laporan

Data

Jemaat

Laporan Data

Jemaat GPM

PNIEL

Wayame

Ambon

Menampilkan laporan

data jemaat

berdasarkan unit

pelayanan.

Berhasil Valid

Tidak menampilkan

laporan data jemaat.

Gagal Valid

3. Proses

Pengelolaan

Data

Keuangan

Gereja

Data

Keuangan

GPM PNIEL

Wayame

Ambon.

Mampu memasukkan

data keuangan.

Berhasil Valid

Tidak dapat

memasukkan data

keuangan.

Gagal Valid

4. Laporan

Data

Keuangan

Gereja

Laporan Data

Keuangan

GPM PNIEL

Wayame

Ambon

Menampilkan laporan

keuangan secara per

minggu, per bulan,

maupun per tahun.

Berhasil Valid

Tidak menampilkan

laporan keuangan

setiap periode.

Gagal Valid

5. Proses

Pengelolaan

Data Warta

Jemaat

Data Warta

Jemaat GPM

PNIEL

Wayame

Ambon.

Mampu memasukkan

data warta jemaat.

Berhasil Valid

Tidak dapat

memasukkan data

warta jemaat.

Gagal Valid

6. Laporan

Data Warta

Jemaat

Laporan Data

Warta Jemaat

GPM PNIEL

Wayame

Ambon

Menampilkan laporan

warta jemaat.

Berhasil Valid

Tidak menampilkan

laporan warta jemaat.

Gagal Valid

Berdasarkan Tabel 1, maka secara keseluruhan hasil pengujian

menggambarkan bahwa secara fungsional Sistem administrasi Gereja GPM

PNIEL Wayame Ambon telah memenuhi kebutuhan gereja seperti pengelolaan

data jemaat, pengelolaan data keuangan gereja, dan pengelolaan warta jemaat.

18

5. Simpulan

Setelah melakukan tahapan analisa kebutuhan, perancangan, pengkodean,

pengujian, dan implementasi Sistem Administrasi Gereja GPM PNIEL Wayame

Ambon, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan berdasarkan hasil penelitian ini

antara lain: Sistem dapat menampilkan data jemaat, data keuangan, dan warta

jemaat gereja secara cepat dan akurat baik berdasarkan unit pelayanan maupun

periode pelaporan secara mingguan, bulanan, dan tahunan. Sistem informasi dapat

membantu Sekretaris, Bendahara, dan Ketua Jemaat untuk memperoleh informasi

mengenai jumlah jemaat, posisi laporan keuangan gereja, dan informasi warta

jemaat setiap minggunya. Sistem informasi ini juga dapat menghasilkan laporan

secara up to date sesuai dengan kebutuhan setiap pengguna.

6. Pustaka

[1]. Kreonke, David M. 1992 Management Information System. Watsonvile :

Metchel McGraw.Inc

[2]. Jeffrey Soeprapto, 2011. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Gereja Dengan Disconnected Database Melalui Web Service : Jurusan

Teknik Informasi Fakultas Teknologi Industri Universitas Atma Jaya

Jogyakarta

[3]. Sari Selvina Djami, 2012. Perancangan dan Implementasi Media informasi

Gereja Berbasis Web Gereja Kristen Sumba Waingapu : Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana

[4]. Lieman Mella Randy Sabono, 2013. Sistem informasi Manajemen

Kegiatan dan Keuangan pada Kantor Gereja GPIB Bethania Makassar.

Sistem informasi Stimk Kharisma Makassar

[5]. Oktovianus Palute, 2010. Analisis dan Perancangan sistem Informasi

Berbasis Web Pada Universitas Kristen Indonesia Toraja. Yogyakarta :

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Amikom

[6]. Gordon B. Davis, 1984. Management Information Systems.

Kogakusha:McGraw-Hill

[7]. Sugiyanto,dasar-dasar Manajemen Kristiani. Jakarta; BPK Gunung

Mulia,2008

[8]. BPH Sinode GPM, Himpunan Peraturan Gereja Protestan Maluku. Ambon

[9]. Klumpuk Mujiyatno, 2012. Sekretaris Gereja Klasis Sindoro Sumbing

Parakan

[10]. Pressman RS.1997.Rekayasa Perangkat Lunak. Edisi ke-2. LN

Harananingrum, penerjemah: Yogyakarta: Andi. Terjemah dari: Software

Engineering, a Prctitioner’s Approach. Edisi ke-4. Mc-Hill Companies,

inc.

Perancangan dan Implementasi Sistem Administrasi Gereja … · 2018. 4. 26. · Sistem informasi...

Documents

Transcript of Perancangan dan Implementasi Sistem Administrasi Gereja … · 2018. 4. 26. · Sistem informasi...