PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

14
51 Penyelamatan Informasi Dokumen/Arsip di Era Teknologi Dtigital (Dhani Sugiharto) PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA TEKNOLOGI DIGITAL Dhani Sugiharto Arsiparis Arsip Nasional Republik Indonesia [email protected] ABSTRACT Documents/archives preservation in today’s modern perspective tends to lead to how the public can access information on documents/archives that is able to integrate technology in it. Long- term preservation is a primary goal of the documents/archives preservation program. When it saved in different media, both documents and archives already in the form of a digital format or are still analog, this preservation work can involve a continuous process in transferring content from old media to new media. Digitalization of documents/archives is one way process to change from conventional in various shades and shapes into an electronic document/archives. Keywords: Preservation, Documents, Archives, Digital, Digitalization PENDAHULUAN Penyelamatan dokumen/arsip saat ini mengarah pada cara menjaga agar masyarakat dapat mengakses informasi dokumen/arsip dengan mengintegrasikan teknologi. Hal ini merupakan peluang bagi institusi pemerintah dalam memberikan pelayanan publik. Namun, peluang ini memerlukan investasi besar antara lain waktu, tenaga, dan biaya. Tujuan utama program penyelamatan dokumen/arsip adalah pelestarian jangka panjang. Ketika pusat arsip memiliki koleksi media yang beragam, baik dalam bentuk digital maupun analog, pekerjaan pelestarian ini memerlukan proses berkesinambungan dalam memindahkan konten dari media lama ke media baru. Risiko paling awal dalam menyimpan sebuah dokumen/arsip digital adalah memaksa untuk melakukan migrasi agar tetap dapat diakses. Contohnya, magneto optical disc atau kita lebih mengenalnya dengan disket. Media ini mampu menampung memori 1,4 MB dan populer sekitar tahun 1995 sampai 2003. Akan tetapi, saat ini sangat sulit ditemui toko yang menjual disket, bahkan sulit mendapatkan komputer baru yang dilengkapi fasilitas untuk membaca floppy disk. Hal ini menyulitkan dalam membaca data yang disimpan dalam disket sehingga perlu segera dipindahkan ke media yang lebih baru seperti flashdisk atau media lainnya.

Transcript of PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

Page 1: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

51Penyelamatan Informasi Dokumen/Arsip di Era Teknologi Dtigital (Dhani Sugiharto)

PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIPDI ERA TEKNOLOGI DIGITAL

Dhani SugihartoArsiparis Arsip Nasional Republik Indonesia

[email protected]

ABSTRACTDocuments/archives preservation in today’s modern perspective tends to lead to how the public can access information on documents/archives that is able to integrate technology in it. Long-term preservation is a primary goal of the documents/archives preservation program. When it saved in different media, both documents and archives already in the form of a digital format or are still analog, this preservation work can involve a continuous process in transferring content from old media to new media. Digitalization of documents/archives is one way process to change from conventional in various shades and shapes into an electronic document/archives.

Keywords: Preservation, Documents, Archives, Digital, Digitalization

PENDAHULUANPenyelamatan dokumen/arsip saat ini mengarah pada cara menjaga agar masyarakat dapat mengakses informasi dokumen/arsip dengan mengintegrasikan teknologi. Hal ini merupakan peluang bagi institusi pemerintah dalam memberikan pelayanan publik. Namun, peluang ini memerlukan investasi besar antara lain waktu, tenaga, dan biaya.

Tujuan utama program penyelamatan dokumen/arsip adalah pelestarian jangka panjang. Ketika pusat arsip memiliki koleksi media yang beragam, baik dalam bentuk digital maupun analog, pekerjaan pelestarian ini memerlukan proses berkesinambungan dalam memindahkan konten dari media lama ke media baru.

Risiko paling awal dalam menyimpan sebuah dokumen/arsip digital adalah memaksa untuk melakukan migrasi agar tetap dapat diakses. Contohnya, magneto optical disc atau kita lebih mengenalnya dengan disket. Media ini mampu menampung memori 1,4 MB dan populer sekitar tahun 1995 sampai 2003. Akan tetapi, saat ini sangat sulit ditemui toko yang menjual disket, bahkan sulit mendapatkan komputer baru yang dilengkapi fasilitas untuk membaca floppy disk. Hal ini menyulitkan dalam membaca data yang disimpan dalam disket sehingga perlu segera dipindahkan ke media yang lebih baru seperti flashdisk atau media lainnya.

Page 2: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

52 BACA Vol. 31, No. 1, Agustus 2010 (51 - 64)

KEKHAWATIRAN: USANGNYA FORMAT SEBUAH DOKUMEN/ARSIP Setelah media yang digunakan mulai usang, diperlukan biaya tambahan yang berkaitan dengan penggunaan peralatan, di antaranya biaya pemeliharaan, penggantian media ataupun suku cadang yang sulit didapatkan. Biaya ini meningkat seiring dengan peningkatan program penyesuaian format dokumen/arsip yang masih direncanakan.

Ketika menghadapi keadaan di atas kita sering kecewa saat melakukan program penyelamatan dokumen/arsip. Dalam arsip audio dan video, misalnya terdapat keusangan media menjelang akhir abad keduapuluh yaitu dari film celluloid menjadi video. Meskipun kebanyakan format secara fisik kuat, tetapi akses terhadap isi informasi yang disimpan pada format tertentu bisa menjadi masalah dalam beberapa dasa warsa. Munculnya jenis media digital semakin memperparah akses pada media lama, bahkan beberapa format yang digunakan saat ini, seperti CD, rekaman video DigiBeta, dan DVD, semuanya mempunyai siklus hidup terbatas.

ARTI PENTING PROGRAM PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP Upaya penyelamatan dokumen/arsip bisa melalui berbagai cara di antaranya dengan upaya preventif dan kuratif. Upaya preventif dilakukan dalam bentuk penyediaan ruang penyimpanan yang memadai dan memenuhi syarat/standar gedung penyimpanan. Upaya ini merupakan perlindungan fisik dan nilai informasi dokumen/arsip terhadap bahaya dan gangguan. Artinya, upaya preventif dilakukan terhadap dokumen/arsip melalui pencegahan dan pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif. Adapun penyelamatan dokumen/arsip secara kuratif dilaksanakan jika terdapat unsur perusak terhadap dokumen/arsip, misalnya dengan restorasi, duplikasi, atau digitalisasi.

Dalam berbagai seminar dan workshop yang diselenggarakan organisasi kearsipan nasional dan internasional sering disinggung upaya digitalisasi (transfer dari media analog ke media digital) sebagai salah satu solusi yang tidak dapat dihindari. Hal ini disebabkan oleh:

Page 3: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

53Penyelamatan Informasi Dokumen/Arsip di Era Teknologi Dtigital (Dhani Sugiharto)

1. Keusangan perangkat media a n a l o g a k a n m e n j a d i k a n penyimpanan dan perawatan dokumen/arsip lebih mahal. Preservasi dokumen/arsip akan lebih ringan jika dilakukan transfer ke bentuk digital dan orisinalnya tetap disimpan dalam format aslinya.

2. K e t e r s e d i a a n p e r a n g k a t pendukung baik suku cadang, a la t baca , maupun media penyimpannya sudah sangat sulit dijumpai ketika pabrik sudah tidak memproduksi peralatan lama.

DIGITALISASI DOKUMEN/ARSIPDigitalisasi dokumen/arsip adalah salah satu cara proses mengubah dokumen/arsip konvensional ke dalam berbagai bentuk dan media menjadi dokumen/arsip elektronik/digital. Program digitalisasi dokumen/arsip dilaksanakan sebagai upaya mempertahankan aksesibilitas sehingga dapat memberikan akses seluas-luasnya bagi masyarakat.

D o k u m e n / a r s i p d i g i t a l d a p a t dicetak, digunakan untuk keperluan

dokumentasi, penelitian, dan publikasi yang tertaut secara on-line sehingga dapat diakses lebih luas oleh masyarakat. Kemudian, untuk mengidentifikasi keberadaan dokumen/arsip yang memiliki relevansi informasi di semua dokumen/arsip organisasi, diperlukan suatu sistem informasi dokumen/arsip yang menghubungkan kesatuan fail secara keseluruhan.

Informasi tentang fail yang sudah dialihmediakan dalam bentuk digital akan lebih efektif jika disertai tayangan gambar digital dari dokumen/arsip. Keberadaan citra digital dari sebuah fail sebagai kebutuhan publik dalam sistem akan sangat membantu bagi pengguna dalam memperoleh dokumen/arsip yang lengkap, cepat, tepat, mudah, dan murah.

Dokumen/arsip digital dibedakan menjadi dua. Pertama, dokumen/arsip yang disimpan secara permanen dalam server. Kedua, dokumen lain yang khusus untuk pelayanan, yakni fail dengan dot per inch (dpi) rendah disimpan dalam server yang terhubung dengan jaringan yang bisa diakses masyarakat luas.

Page 4: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

54 BACA Vol. 31, No. 1, Agustus 2010 (51 - 64)

Dalam melaksanakan digitalisasi harus mempertimbangkan medianya, yaitu

No Jenis Dokumen/arsip Analog Proses Digitalisasi Peralatan

1. Foto Scanning Flatbed Scanner atau kamera set pada meja flatbed

2. Peta Scanning Scanner khusus peta atau kamera set pada meja flatbed

3. Kertas Scanning Flatbed Scanner atau kamera set pada meja flatbed

4. Mikrofilm dan Mikrofiche Scanning Digital microfilm scanner

5. Kaset audio Digital Recording Komputer, Digital Audio Recorder

6. Kaset Video Digital Recording Komputer, Direct VCD/DVD Recorder

7. Kaset Video Digital Recording Komputer, Direct VCD/DVD Recorder

Tabel 1. Proses Digitalisasi Dokumen dan Peralatan yang Digunakan

Tabel 2. Ukuran Fail Film Digital Hasil Digitalisasi (Tanpa Kompresi)

Sumber: The Film Preservation Guide, www.avpreserve.org

gambar tetap (still image) dan gambar bergerak (moving image).

DIGITALISASI FILM KE VIDEO

Khusus untuk digitalisasi film dan video akan menghasilkan data yang sangat besar. Tabel 2 menunjukkan

data kebutuhan hard disk untuk mengalihmediakan film menjadi format digital.

Page 5: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

55Penyelamatan Informasi Dokumen/Arsip di Era Teknologi Dtigital (Dhani Sugiharto)

yang bernilai tinggi seperti film, bisa langsung didigitalkan untuk menjaga kualitas film asli tidak turun (warna, rasio kontras, dan rasio aspek).

Ukuran kualitas dan fungsionalitas jenis dokumen/arsip digital yang disimpan dalam server penyimpanan dokumen/arsip digital, antara lain:

1. Dokumen/arsip Gambar Statika. Kejelasan, dukungan untuk

resolusi gambar tinggi,b. Pemeliharaan warna, duku-

ngan untuk warna penuh,c. Dukungan untuk efek grafis

dan tipografi.2. Dokumen/arsip Rekaman Sua-

raa. Fidelity, dukungan bagi

resolusi audio yang tinggi,b. Dukungan untuk beberapa

format arsip,c. Dukungan untuk akses agar

bisa diunduh.3. Dokumen/arsip Tekstual

a. Dukungan untuk integritas struktur dokumen dan navigasi,

b. Dukungan untuk integritas tata letak, jenis huruf, dan fitur desain,

c. Dukungan untuk kom-presi (rendering) untuk

Saat ini, ada dua cara untuk mentransfer film menjadi digital.

1. Transfer secara langsung, real-time dari Telecine ditransfer ke kaset video. Di masa lalu, masalah utama dari transfer Telecine adalah standar kontras warna hasil reproduksi, keselarasan teknologi, dan keterampilan operator. Tetapi, pada saat ini kinerja Telecine secara umum sudah lebih baik terutama pada titik kualitas yang cukup untuk menyesuaikan dengan kualitas asli (sehubungan dengan warna dan kontras). Sekarang ini tidak hanya dalam kualitas definisi standar (720x575, 625 baris), tetapi dalam video definisi tinggi (kualitas HD).

2. D i g i t a l i s a s i d e n g a n f i l m s c a n n e r r e s o l u s i t i n g g i dan transfer ke kaset data. Hal ini dimungkinkan untuk memindai f i lm ke televisi nonformat digital pada setiap resolusi yang diinginkan dari kualitas 2k ke 4k. Hal ini terutama dimanfaatkan untuk efek khusus dan pembuatan sinema elektronik. Kebutuhan khusus untuk dokumen

Page 6: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

56 BACA Vol. 31, No. 1, Agustus 2010 (27 - 51)

matematika, rumus, dia-gram, dll.

4. Dokumen/arsip citra bergeraka. Didukung untuk gambar

resolusi tinggi,b. Fidelity, dukungan bagi

resolusi audio yang tinggi,c. Dukungan untuk beberapa

saluran suara.

Segala bentuk penyimpanan dalam berbagai media, baik magnetik, optik, maupun gambar statis, menyesuaikan pada perkembangan teknologi. Namun, produsen pun tidak mampu menjamin kelangsungan media dalam jangka waktu lama. Proses ini mengharuskan para praktisi kearsipan bekerja sama dengan praktisi IT untuk menganalisis perubahan teknologi dengan sebuah cetak biru perencanaan jangka panjang dalam rangka digitalisasi dokumen/arsip.

Berikut ini adalah beberapa format media penyimpanan dokumen/arsip dalam bentuk digital, dan beberapa komponen penyimpanan IT.

1. Hard Disk DrivesAda dua perihal penting dalam perubahan teknologi hard disk, yaitu kapasitas dan biaya. Kapasitas meningkat sangat cepat pada suatu titik

harga tertentu. Namun, untuk kapasitas yang diberikan, harga turun dengan cepat juga. Kadang-kadang biaya yang lebih rendah juga menyebabkan keandalan lebih rendah, tetapi dalam sistem bergantung pada biaya rendah, dan kapasitas penyimpanan yang tinggi. Risiko tersebut membawa keandalan yang lebih rendah dan diimbangi dengan ke-tahanan dan keinginan banyak orang terhadap penyimpanan yang lebih murah. Dalam perkembangannya, sis-tem ini dapat memiliki cakram hard disk yang lebih kecil diganti dengan cakram yang lebih besar tanpa menyebabkan gangguan terlalu banyak.

2. Magnetic Tape (Linear Tape Open /LTO)Perkembangan pita magnetis tampak relatif lambat diban-dingkan dengan teknologi hard disk selama lima tahun terakhir. Format pita magnetis cenderung eksklusif dengan standar dari masing-masing produsen dan sebagian besar merupakan format yang tidak kompatibel. Instalasi pita magnetis akan

Page 7: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

57Penyelamatan Informasi Dokumen/Arsip di Era Teknologi Dtigital (Dhani Sugiharto)

mencakup penyimpanan oto-matis seperti sebuah sistem robotik, ditambah sebuah bank kecil yang bisa merekam dan perangkat pemutarnya. Perubahan format pita magnetis yang diakibatkan kemajuan teknologi sangat mengganggu para praktisi kearsipan digital. Misalnya, perubahan dari fail digital ke pita linear format.

3. Optical DisksMedia optical disc merupakan sebuah cakram yang memuat data-data digital dan dapat dibaca menggunakan sinar laser melalui media optik. Media ini bisa menjadi solusi praktis dibandingkan hard disk atau kaset tape. Optical disk menawarkan platform dokumen/arsip dengan ke-mampuan write dan read (WORM (g)). Media ini mampu menyimpan informasi selama bertahun-tahun.

4. RoboticsRobotik adalah server yang mampu menggerakkan pita magnetis secara otomatis, sesuai perintah, yang merupakan me-dia penyimpanan untuk fungsi membaca/menulis.

TAHAPAN DIGITALISASIDalam proses digitalisasi dokumen/ars ip , hal per tama yang harus diperhatikan adalah keaslian dokumen/arsip harus dijaga keutuhannya, kelengkapan informasi, dan juga metadata yang menyertainya. Dalam proses ini diperlukan perencanaan yang matang, di antaranya beberapa hal berikut.

1. Kebijakan DigitalisasiHarus membuat keputusan tentang program pelaksanaan digitalisasi untuk semua dokumen/arsip statis dengan perencanaan jangka panjang, mengingat keseluruhan koleksi dokumen/arsip sangat besar yang harus dibagi dalam periode beberapa tahun. Di-gitalisasi dokumen/arsip di-mulai dari:a). Membuat efisiensi do-

kumen/arsip untuk ter-sedianya sumber/bahan dalam bentuk digital (se-perti gambar, audio, dan teks) dan metadata yang mendeskripsikannya.

b). Sesuai konsep Open Archival Information

Page 8: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

58 BACA Vol. 31, No. 1, Agustus 2010 (51 - 64)

System (OAIS), setiap dokumen/arsip yang ter-cipta harus disertakan informasi yang terkan-dung, yaitu metadata dokumen/arsipnya, yang menerangkan tentang ka-pan tercipta, pencipta, peralatan yang digunakan dalam menciptakannya, dan lain sebagainya.

c). Mengimplementasikan infrastruktur untuk me-nentukan bahwa data elektronik telah diatur dan diselamatkan.

d). Mengimplementasikan fasilitas pencarian da-

lam sebuah perangkat lunak aplikasi yang me-mungkinkan pengguna dapat mengidentifikasi, mendapatkan, dan mene-mukan kembali dokumen/arsip digital.

Pada contoh strategi digitalisasi untuk CD audio, penanganan cakram sebagai data sangat disukai pengguna dokumen/arsip karena berbagai alasan.

a) Akurasi

Hasil akan lebih akurat

mendekati aslinya.

b) Kecepatan

Migrasi dari disk men-

jadi fail lain dapat dilaku-

Gambar 1 . Konsep OAIS (Open Archival Information System)

Page 9: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

59Penyelamatan Informasi Dokumen/Arsip di Era Teknologi Dtigital (Dhani Sugiharto)

kan lebih cepat daripada

memutarnya secara real-

time.

c) Workflow

Lebih baik membuat

fail digital di satu mesin

dan sekaligus memutar

fail yang lain, untuk

tindakan tunggal, tetapi

dapat mengkoordinasikan

seluruh transfer.

d) Integritas

Rekaman digital yang

terdapat pada disk atau

kaset hanya dapat disalin

secara manual. Goresan

atau kerusakan lainnya pada

objek-objek ini mencegah

akurasi pembacaan sehingga

perangkat yang ada di

pasaran dapat mencoba

untuk menyembunyikan

data hilang, gagal proses,

atau lainnya.

2. Analisis dan kajian mengenai

gap (kesenjangan) antara

sistem yang sudah berjalan dan

sistem yang dirancang. Kajian

analisis gap sangat diperlukan

untuk membuat pemetaan

terhadap kekurangan sistem

yang ada dan sistem yang

sedang berjalan. Kemudian

dicari langkah-langkah stra-

tegis guna mengetahui dan

membandingkan dengan stan-

dar yang sudah dirancang.

3. Pembuatan Master Plan

Setiap langkah digitalisasi harus

dimulai dengan pembuatan

master plan sebagai acuan

utama dalam melaksanakan

program. Master plan ini ber-

isikan kebijakan, perencanaan,

pendanaan, pedoman-pedo-

man operasional (SOP) dan

hal teknis lainnya. Hal ini

sangat membantu bila ada

permasalahan dalam pel-

aksanaan kegiatan, dan perlu

melihat kembali acuan utama

tesebut.

Beberapa hal yang perlu

diperhatikan dalam pembuatan

master plan.a. Menentukan prioritas

preservasi dokumen/arsip. Hal ini diperlukan untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan, pihak-pihak yang harus

Page 10: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

60 BACA Vol. 31, No. 1, Agustus 2010 (51 - 64)

dilibatkan, dan berapa banyak biaya yang dibutuhkan.

b. M e m p e r t i m b a n g k a n aspek-aspek operasional dalam rangka penye-lamatan dokumen /arsip, dengan fokus pada rincian tentang bagaimana pelestarian akan dilakukan dari hari ke hari.

c. Perlunya mendefinisikan proses, struktur model sistem data, tujuan, sasaran program dan skedul pelaksanaan.

d. Dalam implementasinya, perlu transformasi model untuk aplikasi program, dan membuat antarmuka antara sistem dan pengguna dokumen/arsip.

Setelah itu, dukungan sistem pengelolaan informasi dan dokumentasi, serta pelayanan secara cepat, tepat, dan akurat merupakan tuntutan yang tak terelakkan lagi dewasa ini. Hal ini seiring dengan munculnya budaya elektronik dan telah terjadi ledakan informasi ilmu

pengetahuan dan teknologi, di mana informasi yang dihasilkan begitu banyak dan tersebar,

baik dalam bentuk elektronik

maupun tulisan, namun

tidak terdokumentasikan

secara terpadu sehingga

sulit untuk diakses. Proses

pendokumentasian dokumen/

arsip dilakukan melalui

proses pengolahan baik secara

manual maupun elektronik

sehingga menghasilkan produk

kegiatan dokumentasi berupa

pangkalan data (database)

dokumen/arsip. Program apli-

kasi perangkat lunak yang

digunakan dalam pembuatan

pangkalan data hendaknya

didukung oleh kelengkapan

fungsi-fungsi kearsipan de-

ngan tidak menghilangkan

metadata dokumen/arsipnya.

Selain itu, perlu didukung

oleh kebijakan pimpinan dan

mampu menunjang tingginya

lalu lintas data.

4. PendanaanProgram yang sudah disusun harus disertai anggaran yang dibutuhkan. Anggaran digitalisasi harus disesuaikan

Page 11: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

61Penyelamatan Informasi Dokumen/Arsip di Era Teknologi Dtigital (Dhani Sugiharto)

dengan analisis kebutuhan sistem, ketersediaan peralatan dan media penyimpanan. Peralatan menjadi sangat pen-ting karena menjadi faktor utama penyedot terbanyak alokasi anggaran.

5. Pelatihan Kompetensi StafPelatihan kompetensi staf sangat dibutuhkan untuk menjamin bahwa sebuah alat yang dibeli dengan sangat mahal mampu berfungsi dan dioperasikan, terutama pelatihan peralatan dan mesin, pelatihan achieve motivation, pelatihan keorganisasian, dan pelatihan religius. Kemudian

dibuat pemetaan mengenai

Table 3. Contoh Matriks Kompetensi Personil

kompetensi dengan membuat

matriks yang menerangkan

kompetensi dan keahlian

masing-masing staf.

6. Pembuatan Pedoman (SOP)

Pembuatan pedoman diper-

lukan untuk mengawal dan

mempermudah pengoperasian

sistem maupun peralatan yang

digunakan.

7. Pelaksanaan

Pelaksanaan proyek pelestarian

dan digitalisasi dokumen/arsip

membutuhkan waktu lebih dari

10 atau 20 tahun, jelas penting

untuk berpikir tentang keadaan

yang mungkin akan berubah

seiring waktu. Dokumen/arsip

tidak mungkin dalam posisi

Page 12: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

62 BACA Vol. 31, No. 1, Agustus 2010 (51 - 64)

yang sama dalam waktu lima

tahun ke depan, apalagi sepuluh

tahun mendatang atau lebih.

PENYIMPANAN DOKUMEN/AR-SIP DIGITAL DALAM SERVER STORAGE Sistem penyimpanan dokumen/arsip digital (server storage) diciptakan untuk dapat mengatur aksesibilitas terhadap perangkat penyimpan data fisik jika memang sistem dirancang tanpa campur tangan manusia. Untuk menampung hasil digitalisasi dalam skala yang sangat besar menggunakan sistem penyimpanan data digital LTO yang menggunakan kaset dan dapat dilepas otomatis. Sistem ini dapat mengakses perangkat penyimpanan apapun setiap saat untuk pemutaran atau merekamnya. Dalam tingkatan otomasi sistem ini, perangkat robotik akan selalu aktif memeriksa kualitas media yang berada di luar kemampuan manusia dan menawarkan keuntungan yang sangat besar untuk ketahanan dan aksesibilitas dokumen/arsip kepada publik terhadap kualitas pelayanan dari waktu ke waktu.

Pertimbangan terhadap kesesuaian format digital tertentu untuk tujuan melestarikan informasi digital sebagai sumber otentik bagi generasi mendatang

akan bermanfaat untuk mendefinisikan faktor-faktor penting yang memengaruhi berlangsungnya proses digitalisasi dokumen/arsip.

METADATA DOKUMEN/ARSIPMetadata adalah data-data yang menerangkan tentang dokumen/arsip sebagai salah satu hal penting yang perlu dipertimbangkan. Sebuah fail digital akan lebih mudah diidentifikasi baik fisik maupun data yang menyertainya untuk mempertahankan autentifikasinya dalam jangka panjang dan menjadikan data sebagai informasi yang berguna atau memahami konteksnya. Fail digital yang berisi metadata deskriptif dasar (judul, tema, keterangan, dan tanggal diciptakan), serta metadata teknis dan administratif yang berkaitan dengan penciptaan dan tahap-tahap awal siklus hidupnya akan lebih mudah dikelola dan dipantau integritas dan kegunaannya, serta untuk mentransfer metadata tersebut dari satu sistem dokumen/arsip kepada sistem penerusnya. Metadata seperti itu juga akan memungkinkan para pengguna dokumen/arsip memahami bagaimana dan apa yang mereka lihat berhubungan dengan objek yang dilihat dan digunakan dalam lingkungan teknis aslinya.

Page 13: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

63Penyelamatan Informasi Dokumen/Arsip di Era Teknologi Dtigital (Dhani Sugiharto)

Metadata mengenai fail digital biasanya diklasifikasikan dalam tiga kategori.

1. Metadata deskriptif, mengenai

isi dan bentuk fail digital.

2. Metadata administratif, menge-

nai sejarah terjadinya dan

kebijakan yang berhubungan,

terutama informasi dan data

pembuatannya, pengawasan

kualitas, hak, dan preservasinya.

3. Metadata struktural, yaitu

dokumen informasi mengenai

struktur dan hubungan antar-

sumber daya.Hal penting yang perlu diperhatikan terkait metadata terutama pada dokumen/arsip video digital, misalnya:

1. Keaslian

Dalam video digital sudah

pasti terdapat metadata untuk

setiap frame yang direkam

pada tempatnya dalam rantai

produksi. Ketidakkonsistenan

dalam kode urutan waktu

dan informasi kamera video

tape recorder (VTR) yang

terjadi selama melakukan pe-

rekaman atau mengedit dapat

diidentifikasi dan dilacak.

2. Identifikasi error (kesalahan)

Sebagaimana ditunjukkan se-

belumnya, kesalahan atau ke-

gagalan yang terjadi selama

pemutaran dapat dikodekan

secara permanen ke pusat data. Data ini dapat dianalisis sebagai penyebab dan solusi yang mungkin untuk menentukan apakah transfer dibenarkan atau untuk mengidentifikasi isu-isu potensial dalam alur kerja.

3. EfisiensiSelama digitalisasi, kontrol kualitas harus selektif dan terfokus.

4. IntegritasAdapun hubungan antarmuka yang dirancang khusus untuk data digital, yang memungkinkan sebuah video digital tanpa kompresi masih

membawa data aslinya.

KESIMPULANDalam mencapai tujuan penyelamatan dokumen/arsip melalui digitalisasi harus tetap mengacu pada prinsip-prinsip preservasi dan mampu menyesuaikan dengan teknologi yang lebih baru, yaitu dengan:

1. Mempertahankan data dalam ben-

Page 14: PENYELAMATAN INFORMASI DOKUMEN/ARSIP DI ERA …

64 BACA Vol. 31, No. 1, Agustus 2010 (51 - 64)

tuk aslinya tanpa pengkodean baru, yang bisa mengakibatkan hilangnya metadata atau kehilangan keaslian generasi digital.

2. Khusus data audio dan video patut

mempertahankan kode waktu,

metadata, dan isi informasi.

3. Kemampuan untuk meniru ke-

sesuaian dengan rekaman asli dan

pemeliharaan media dokumen/

arsip aslinya.

4. Kemampuan untuk secara efektif

mengidentifikasi pendeteksian

atau bahkan penyembunyian

kesalahan dan jenis lain sambil

mempertahankan kualitas doku-

men/arsip digital.

5. Kemampuan perangkat lunak

untuk menghasilkan metadata

yang mampu menangkap

secara otomatis kelengkapan isi

informasinya.

6. Kemampuan menjaga efisiensi

dalam digitalisasi dan proses

setelah terdigitalisasi sehingga

lebih hemat waktu dan biaya.

7. Kemampuan dalam mengurangi

kapasitas penyimpanan dengan

tetap mempertahankan kualitas

sebaik mungkin dan persyaratan

bandwidth (lebar transfer data)

untuk transfer atau mengakses

data.

SUMBER DAN BAHANhttp://prestospace-sam.ssl.co.uk/index.html

http://www.filmpreservation.org/

http://www.avpreserve.com/avpsresources/