Palermo, 14 giugno 2011

Barbara Rebecchi, Università di Modena e Reggio Emilia

SIMOR Sistema Informatico per il

MOnitoraggio, la gestione e il controllo del corretto utilizzo dei flussi di spesa legati ai finanziamenti alla Ricerca

Corretta gestione varie tipologie di progetto

Esigenze di verifica e monitoraggio

SIMOR Sistema Informatico per il MOnitoraggio, la gestione e il controllo del corretto utilizzo

dei flussi di spesa legati ai finanziamenti alla Ricerca

SIMOR

L’idea nasce dall’esigenza di : fornire ai Segretari Amministrativi di

Dipartimento un supporto da utilizzare per la gestione corretta ed uniforme delle procedure di spesa legate ai finanziamenti per la ricerca.

coadiuvare i responsabili di progetto nelle fasi di decisione della spesa e di rendicontazione

attraverso SIMOR è possibile monitorare in tempo reale, tramite lo stretto collegamento con il programma di contabilità utilizzato dall’Ateneo, tutte le spese e gli impegni di spesa imputati ad un determinato progetto di ricerca.

Corretta gestione progetto

Esigenze di verifica e monitoraggio

ACCESSO a SIMOR

SIMOR è accessibile on line: Amministratore (Ufficio Ricerca e SI-A) per i Segretari Amministrativi e utenti CIA per i singoli Docenti Personale coinvolto nei progettiutilizzando username e password di posta

elettronica di Ateneo

Progetti diversi Regole diverse

Nella fase di progettazione di SIMOR si è provveduto, in base alle regole amministrativo-contabili dei progetti, ad effettuare un collegamento diretto tra le causali contabili presenti in CIA e le voci di spesa ammissibili e presenti nelle singole tipologie progettuali.

Il progetto viene inserito nel sistema nel momento in cui si ha notizia dell’avvenuto finanziamento, e collegato a cura del Segretario Amministrativo con l’apposito capitolo di bilancio del Dipartimento.

In pratica… Durante il tempo di vita del progetto, ogni volta che

viene effettuata una spesa imputata ad una determinata causale CIA, SIMOR automaticamente imputa la spesa stessa all’appropriata voce di rendicontazione prevista per la tipologia progettuale.

In questo modo è possibile monitorare eventuali sforamenti di budget e verificare se le spese vengono effettuate nei tempi stabiliti.

Le regole adottate dagli enti finanziatori consentono modifiche di budget molto più flessibili che in passato.

Il Controllo sugli sforamenti consente comunque di avere una visione d’insieme sui progetti

Esigenza…

Le Guidelines specificano che il sistema di registrazione delle ore deve permettere di riconciliare le ore totali lavorate nel caso la risorsa sia impegnata su più progetti nello stesso periodo di tempo. Nasce quindi l’esigenza di generare Time Sheet che riportino in forma integrata le varie attività istituzionali in cui è coinvolto il personale di ricerca:

impegno didattico attività di ricerca a livello locale, nazionale ed

internazionale eventuali impegni istituzionali

SIMOR consente di monitorare l’impegno complessivo del personale coinvolto in progetti di ricerca attraverso la compilazione on line di un timesheet integrato relativo a tutte le attività sia di didattica che di ricerca.

Soluzione possibile…

SIMOR è connesso con tabelle stipendiali di due tipi, già epurate dall’IRAP per il VIIPQ e comprensive di IRAP per gli altri programmi, che permettono in tempo reale l’imputazione del costo di personale direttamente sul progetto di riferimento.Il responsabile di progetto sarà in grado di creare il timesheet per se stesso e per tutti i collaboratori che partecipano al progetto

Soluzione possibile…

Inoltre il sistema è connesso con il registro delle lezioni e il diario del Docente presente su ESSE3.

In particolare, i docenti interni (professori ordinari/associati e ricercatori di ruolo) devono gestire, oltre al registro delle lezioni per l’inserimento delle ore di didattica frontale, anche un altro documento più generale per la rendicontazione di tutte le attività, comprese quelle non riconducibili al singolo insegnamento e comunque di natura diversa dalle lezioni, esercitazioni, ecc.: il diario.

Soluzione possibile…

Il diario si pone come documento ufficiale in cui il docente indica - secondo un elenco di tipi attività prestabilito il suo impegno totale in ore nel corso dell'anno accademico. esami di profitto, esami di laurea, orientamento e piani di studi, ricevimento studenti, assistenza laureandi, compiti organizzativi interni, ecc..

Il diario docente riassume anche il totale delle ore di didattica frontale precedentemente inserite nel registro.

Soluzione possibile…

Nel diario, come da accordi con l'ufficio del personale docente, vengono indicate le ore svolte per:

Esami di profitto Esami di laurea Orientamento Piani di studio - Stages Ricevimento studenti Assistenza laureandi Compiti organizzativi interni

Le attività possono essere inserite nel Diario per ogni singolo giorno, in modo da popolare contemporaneamente il Time sheet presente su SIMOR.

Soluzione possibile…

Ogni collaboratore potrà accedere al sistema per compilare in maniera autonoma il Timesheet.

Il responsabile di progetto potrà poi validare e chiudere il TS mensilmente/trimestralmente.

Soluzione possibile…

Il documento potrà essere stampato e sottoscritto dal collaboratore e dal responsabile scientifico.

Per i collaboratori non strutturati il costo verrà direttamente recuperato dal registro web degli incarichi e integrato con le liquidazioni periodiche emesse dalla contabilità. Per tali tipologie di personale verrà utilizzato come parametro annuale le 1500 ore di tempo produttivo.

Soluzione possibile…