Paflow assegnazione e fascicolazione dei documenti

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Regione Siciliana Assessorato Lavori Pubblici a cura di Calogero Bonasia CompIT srl www.compit.it PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti

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corso di formazione per protocollisti e responsabili del servizio di protocollo informatico presso la regione siciliana

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  • 1. Regione Siciliana Assessorato Lavori Pubblici a cura di Calogero Bonasia CompIT srl www.compit.it PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 2. esiste solo il protocollo unico chiamato protocollo informatico PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 3. DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dellarticolo Il servizio posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea Le Pubbliche Amministrazioni hanno l'obbligo di registrare i documenti e di provvedere alla loro conservazione PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 4. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti Lo strumento principale della Pubblica Amministrazione il documento (per il momento in prevalenza cartaceo) I documenti devono essere gestiti con: Efficacia (registrazione di protocollo) Efficienza (classificazione e selezione) Trasparenza (fascicolo e diritti d'accesso)
  • 5. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti Tutti gestiscono documenti: dal pi alto in grado fino all'addetto al ricevimento del pubblico L'archivistica la disciplina che determina come devono essere custoditi e tutelati i documenti I principi dettati dall'archivistica regolano le modalit di protocollazione e di fascicolazione di un documento
  • 6. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti L'archivio della Pubblica Amministrazione unico Protocollo e archivio corrente (documenti correnti) Archivio di deposito (esauriti entro i 40 anni) Archivio storico (oltre 40 anni o interesse storico)
  • 7. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti La classificazione un'attivit che consente di organizzare tutti i documenti correnti prodotti dall'Area Organizzativa Omogenea protocollati secondo uno schema di voci chiamato piano di classificazione (comunemente detto titolario) che descrive l'attivit del soggetto produttore identificandone funzioni e competenze
  • 8. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti Sono soggetti alla classificazione tutti i documenti che entrano a far parte del sistema documentale, a prescindere da come siano pervenuti (cio che siano documenti ricevuti o spediti o interni) a prescindere dal supporto utilizzato (cio cartaceo o informatico)
  • 9. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti La classificazione si applica contestualmente allo svolgimento delle attivit correnti e mai a posteriori in archivi gi formati secondo criteri diversi
  • 10. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti La fascicolazione l'attivit di organizzazione logica (e fisica, nel caso di documenti cartacei) di un documento all'interno dell'unit archivistica che ne raccoglie i precedenti la fascicolazione permette di costruire un sistema basato sull'organizzazione funzionale che riflette a concreta attivit nell'ambito della Pubblica Amministrazione
  • 11. 1) Nome utente 2)parola d'ordine 3) bottone per accedere al protocollo PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 12. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 13. Carica: Dirigente Ufficio: Unit Operativa 3 Nominativo: Giulio Cesare PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 14. Cliccando sulle singole voci della barra dei men si accede alle singole funzioni del programma di protocollo PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 15. Per uscire correttamente dal programma di protocollo cliccare sull'apposita funzione Esci dal protocollo PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 16. Nella tua scrivania trovi il riferimento informatizzato delle note cartacee pervenute al tuo ufficio PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 17. Documenti ricevuti per conoscenza Possono essere inviati dall'Ufficio di Protocollo o da chi decide di notificare una registrazione in ingresso Oppure possono essere prodotti da particolari operazioni sul sistema di protocollo (ad esempio lo scarto dei fascicoli) PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 18. I documenti che devono essere trattati personalmente dall'utente che sta usando il programma di protocollo in quel momento (nell'esempio Giulio Cesare Dirigente UO3) PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 19. Sono i documenti assegnati all'ufficio cui appartiene l'utente collegato in quel momento al protocollo. Questi documenti possono essere immaginati come in una sorta di tavolo a buffet dal quale ciascun appartenente alla UO3 (nell'esempio) pu prelevare i documenti di competenza e lavorarli PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 20. Il dirigente dell'ufficio accede all'elenco dei documenti ufficio... PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 21. Il dirigente dell'ufficio individua i documenti che gli sono pervenuti (dall'Ufficio di Protocollo o dall'Unit Organizzativa/Area dalla quale eventualmente dipende) PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 22. L'elenco riporta il tipo di attivit da svolgere, il numero di protocollo, la data di protocollazione, l'oggetto e il mittente. Tutte informazioni utili per verificare la rispondenza con la nota cartacea effettivamente pervenuta presso l'ufficio. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 23. La funzione di assegnazione viene richiamata cliccando sull'omonima voce nella colonna delle azioni possibili per ciascuna registrazione in carico all'ufficio PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 24. L'elenco degli assegnatari composto da tutti i colleghi dell'ufficio cui si appartiene e le eventuali unit operative sottostanti PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 25. Ufficio di Protocollo AREA 2 AREA 1 ... operatore operatore AREA1/UO1 operatore operatore AREA2/UO1AREA2/UO1 PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 26. Quando si riceve un documento da trattare (a seguito di un'assegnazione), occorre aggiornare immediatamente il sistema di protocollo. Individuare il numero di protocollo del documento e cliccare sul comando prendi PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 27. Per trattare un documento necessario collegarlo con un fascicolo di pertinenza. Il sistema di protocollo informatico obbliga alla selezione del fascicolo. Con la fascicolazione si completa, inoltre, il processo di protocollazione del documento, iniziato con l'assegnazione del numero di protocollo... Il sistema di protocollo informatico propone all'utente una serie di fascicoli gi formati e relativi all'ufficio cui si appartiene. In alternativa, possibile creare ex novo un fascicolo, selezionando l'argomento dal titolario. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 28. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 29. Titolario: argomenti generali che riguardano l'organizzazione dei fascicoli Il responsabile del fascicolo colui che lo custodisce effettivamente. Spesso coincide con il responsabile del procedimento. PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti
  • 30. Adesso vedremo in pratica gli argomenti accennati, utilizzando un ambiente di simulazione del programma di protocollo PAFlow Ciascuno di voi potr accedere al simulatore utilizzando come nome utente: il proprio cognome (in minuscolo) password: il proprio cognome (in minuscolo) PAFlow: assegnazione e fascicolazione dei documenti