P. Dell'antico - Fatturazione elettronica: gli adempimenti per le imprese

LA DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE

22 APRILE 2015

FATTURAZIONE ELETTRONICA: GLI ADEMPIMENTI PER LE IMPRESE

Relatore: Dott.ssa Paola Dell’AnticoDottore commercialista e Revisore Legale Ordine di Pisa

Dott.ssa Paola Dell'Antico - Dottore Commercialista - Revisore legale in Pontedera (PI) Email: [email protected]

OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

I contribuenti che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi in favore delle PA sono obbligati ad emettere fatture elettroniche a partire dalle previste decorrenze:

- Dal 06.06.2014, in relazione a Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale, e alle relative unità periferiche

- Dal 31.03.2015, per tutte le Amministrazioni Centrali, diverse dalle precedenti, e le Amministrazioni locali

Con l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, le PA interessate non possono procedere al pagamento delle fatture trasmesse in forma cartacea


REQUISITI FATTURA ELETTRONICA

• autenticita dell’origine• integrita del contenuto • leggibilita della fattura

dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura Ogni soggetto passivo stabilisce liberamente come assicurare tali requisiti Autenticità e integrità possono essere garantite mediante: 1. sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile 2. apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente 3. sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati


FORMATO DELLA FATTURA ELETTRONICA

Tutti i fornitori che cedono beni o prestano servizi alle amministrazioni pubbliche non potranno più trasmettere le fatture cartacee direttamente alla P.A., ma dovranno trasmettere al SDI solo ed esclusivamente fatture elettroniche:

• in formato XML secondo le specifiche tecniche e la struttura sintattica contenute nel documento “Specifiche tecniche operative del formato della fattura del sistema di interscambio”(consultabile sul sito www.fatturapa.gov.it)

• Sottoscritte con firma qualificata o digitale da parte del fornitore o dell’intermediario che garantiscono l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto


http://www.fatturapa.gov.it/

CONTENUTO INFORMATIVO DELLA FATTURA

Il contenuto informativo obbligatorio della fatturaPA prevede:• DATI OBBLIGATORI:

– Informazioni rilevanti ai fini fiscali previsti dal DPR 633/72 art. 21– Informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione al

soggetto destinatario (codice IPA , che antecedentemente gli è stato comunicato dalla stessa PA oppure che il fornitore ha individuato sul sito www.indicepa.gov.it)

– CIG e CUP quando disponibile

• DATI FACOLTATIVI DEFINITI DA CIASCUNA AMMINISTRAZIONE AL FINE DI DEMATERIALIZZARE L’INTERO CICLO PASSIVO


http://www.indicepa.gov.it/

PREDISPORRE LA FATTURA

Ogni fattura o lotto di fatture costituisce per il SDI un file predisposto secondo il formato della FatturaPA. Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso, in formato zip, cioè in un file archivio.

Dopo aver preparato il file deve essere “nominato” in maniera opportuna affinchè possa essere accettato dal SDI.

per le fatture PA deve essere rispettata la seguente nomenclatura: Codice Paese Identificativo univoco del Trasmittente _ Progressivo univoco del fileESEMPIO: IT99999999999_00001.xml.p7m


FIRMARE LA FATTURA

Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata.La firma è necessaria in quanto garantisce:

• l’integrità delle informazioni contenute nella fattura;• l’autenticità dell’emittente;

Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell’ elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale tenendo presenti i seguenti vincoli tecnici.

• il Sistema di Interscambio ammette i seguenti formati di firma:– CAdES-BES – XAdES-BES

Il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro “signing time”, che riporta la data e l’ora, ed anche la "time zone" e che assume il significato di riferimento temporale. Non è invece necessaria l’apposizione della marca temporale.


TRASMISSIONE DELLA FATTURA

I fornitori delle PA potranno trasmettere le fatture elettroniche al SDI impiegando uno dei 5 diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:

• PEC• Invio via web• Servizio SDICoop –Trasmissione• Servizio SDIFTP• Servizio SPCoop – Trasmissione

Per gli emittenti che utilizzano SDICOOP, SPCOOP oppure SDIFTP è necessaria una preventiva attività di accreditamento al SDI, per i fornitori che utilizzano la PEC basterà utilizzare uno dei gestori iscritto nell’elenco pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale.



INVIO TRAMITE PEC:II file FatturaPA e i file archivio devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC.L'indirizzo PEC a cui destinare i file è il seguente: [email protected] messaggio, comprensivo dell’allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes.Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal SdI relativi al proprio invio.Il Sistema, con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, comunica al trasmittente l’indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per i successivi eventuali invii.


mailto:[email protected]


INVIO VIA WEB:Il Sistema di Interscambio mette a disposizione, sul sito www.fatturepa.gov.it , un’applicazione per inviare un file FatturaPA o un file archivio attraverso un’interfaccia web. Per accedervi è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate.Il file inviato utilizzando questa modalità non deve superare la dimensione di 5 megabytes.


http://www.fatturepa.gov.it/


• Il fornitore invia la FE al SDI

• SDI effettua i controlli previsti (integrità, autenticità del documento e conformità del formato) e genera una ricevuta di avvenuta consegna o scarto

• Inoltro da parte del SDI all’amministrazione individuata dal codice ufficio


NOTIFICHE

– Notifica di scarto inviata dal SDI in caso di fattura non corretta rilevata in seguito a controlli formali. PA non riceve il file;

– Ricevuta di consegna alla PA destinataria inviata dal SDI al soggetto trasmittente, nel caso di consegna positivo;

– Notifica di mancata consegna alla PA destinataria destinataria inviata dal SDI al soggetto trasmittente, nel caso di esito negativo, il SDI proverà a riconsegnare la fattura per un periodo stabilito, dopo riceverà:• Notifica di consegna• Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SDI con impossibilità di

recapito inviata nel caso non si riesca a recapitare la fattura nel periodo stabilito.Entro 15 giorni dal primo tentativo di consegna potrebbe ricevere una notifica di

esito committente come: accettazione o rifiuto. Se ciò non accade riceverà una notifica di decorrenza termini.


EMISSIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

L’art. 2 co. 4 del DM 55/2013 stabilisce che la fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, ai sensi dell’art. 21 del DPR 633/72, e ricevuta dalle Amministrazioni destinatarie “solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna ” da parte del SDI.Secondo la circ. Min. Economia e Finanze e Presidenza del Consiglio dei Ministri 31.3.2014 n. 1, questa previsione è coerente col disposto dell’art. 21 co. 1 del DPR 633/72 in base al quale “la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.Infatti, posto che la ricevuta di consegna viene rilasciata in un momento successivo a quello in cui la fattura è nella disponibilità della Pubblica Amministrazione committente, il rilascio, da parte del SDI, della ricevuta di consegna è sufficiente a provare sia l’emissione della fattura elettronica, sia la sua ricezione da parte della Pubblica Amministrazione committente.NOTIFICA DI MANCATA CONSEGNASecondo la citata circ. 1/2014, anche la notifica di mancata consegna è sufficiente a provare la ricezione della fattura da parte del SDI, e conseguentemente l’avvenuta trasmissione della fattura da parte del soggetto emittente verso il SDI stesso.Da tali elementi emerge, pertanto, che la fattura elettronica può considerarsi “emessa”, ai sensi dell’art. 21 co. 1 del DPR 633/72, anche a fronte del rilascio da parte del SDI della notifica di mancata consegna.


EMISSIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

ATTESTAZIONE DI AVVENUTA TRASMISSIONE DELLA FATTURA CON IMPOSSIBILITÀ DI RECAPITOL’“Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura al SDI con impossibilità di recapito”, quale messaggio firmato elettronicamente contenente la fattura ricevuta dal SDI, secondo la circ. 1/2014, è sufficiente a dimostrare che la fattura in esso contenuta è pervenuta al SDI nel rispetto delle regole tecniche di cui al DM 55/2013 e che non è stato possibile recapitarla all’Amministrazione committente per cause non imputabili al fornitore.In presenza di tale attestato, pertanto, la fattura in esso contenuta può considerarsi “emessa”.

La Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014 Agenzia delle Entrate precisa, fermo restando che “la fattura e emessa al momento dell’effettuazione dell’operazione determinata a norma dell’articolo 6” – e che, di conseguenza, la data apposta sul documento nel rispetto di tali criteri sarà determinante ai fini fiscali – in via presuntiva il legislatore ha stabilito che l’emissione della fattura non potrà comunque essere successiva al momento della sua consegna o spedizione (fattura analogica) ovvero al momento della sua trasmissione per via elettronica o messa a disposizione del cessionario o committente (fattura elettronica).


GLI INTERMEDIARI

Gli intermediari dei fornitori:

• Emettono, se richiesto, le fatture elettroniche per conto dei fornitori

• Trasmettono le fatture al sistema di interscambio

• Adempiono, se richiesto, agli obblighi di conservazione


CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

L’articolo 39, terzo comma, Decreto del Presidente della Repubblica n. 633/1972, come modificato a seguito del recepimento della direttiva 2010/45/UE, prevede che tutte le fatture elettroniche siano conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del Decreto legislativo n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale). Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.Ai sensi dell’art. 1, comma 209 legge n. 244 del 2007 è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione.

Ai fini della rilevanza fiscale, il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione; tale processo deve essere effettuato entro tre mesi dal termine di trasmissione telematica della dichiarazione dei redditi cui le fatture si riferiscono e per la durata di 10 anni.


CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

La norma, inoltre, specifica che “il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonche dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, puo essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalita di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticita e l’integrita delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.” Al riguardo, è appena il caso di sottolineare che, qualora il soggetto passivo scelga di conservare la propria documentazione presso altro Stato, dovrà, in ogni caso:

• applicare le regole di tenuta e conservazione previste dalle disposizioni italiane; • consentire alle autorità competenti (Amministrazione finanziaria italiana) di accedere ai documenti e

acquisirli anche per via elettronica. A tale fine, il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale:

a) ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero;

b) ai fini dell’esibizione, deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è effettuato il controllo ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.


REGISTRI IVA

La tenuta del registro ai fini IVA delle fatture elettroniche deve assicurare l’ordine cronologico e che non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta.

A tal fine la Circolare ADE n. 36 del 6 dicembre 2006 chiarisce al punto 5.3 che “ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, e' consentita la conservazione con le modalita tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuita per periodo di imposta”


IMPOSTA DI BOLLO SU FATTURE ELETTRONICHE

Per assolvere l’imposta di bollo sui documenti informatici dal 27 giugno 2014 (DM 17 giugno 2014) è corrisposta, tramite il modello f24 esclusivamente con modalità telematica, solo a consuntivo, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione in fattura:

“Imposta di bollo assolta come documento informatico, ai sensi del decreto 17 giugno 2014”


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