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ORDINE DEI MEDICI-CHIRURGHI E DEGLI ODONTOIATRIDELLA PROVINCIA DI LATINA

ADUNANZA N. 11/2004 DEL CONSIGLIO DIRETTIVO DEL 15/12/2004DELIBERA N. 11-177

ADOZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Relatore: Dott. Giovanni Maria RighettiResponsabile dell’istruttoria: Sig. Guglielmo Sanguigni

IL CONSIGLIO DIRETTIVO DELL'ORDINE

- Su proposta del Presidente;-Ascoltata la relazione del Dott. Righetti che ha illustrato la proposta di delibera di cui all'oggetto;-Introdotte le eventuali modifiche al testo proposto;-Visto il Decreto della Presidenza del consiglio dei ministri 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per ilprotocollo informatico”;-Visto il Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 “Testo unico delledisposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”, inparticolare la Sezione I “Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti”;-Visto il Decreto della Presidenza del consiglio dei ministri 14 ottobre 2003 "Approvazione dellelinee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico deiprocedimenti amministrativi";-Vista la Comunicazione F.N.O.M..C. E O. n.111 bis del 26 novembre 2003 avente come oggetto“Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamentoinformatico dei procedimenti amministrativi;-Esaminate le note della ditta Q S.r.l., consulente per la certificazione ISO 9001:2000 dell'Ordine,prot. arrivo n.1483 del 6 ottobre 2004, e la nota dell'Ing.Walter Battisti, consulente dell'Ordine perl'informatica, prot. arrivo n.1640 dell'8 novembre 2004, con le quali i suddetti sconsigliano l'utilizzodel software “e-Flow fornito dalla F.N.O.M.C. E O. causa vari inconvenienti tecnici e più adatto peruna modalità operativa del tipo una grande organizzazione, e invece consigliano l'utilizzo delprogramma PAFlow sviluppato dalla scuola Superiore di Pisa Sant'Anna e rilasciato in licenza GPL(General Public License, la licenza del software opensource completamente gratuito e libero daqualsiasi copyright) utilizzato dal CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nella PubblicaAmministrazione) nei suoi corsi di formazione,

DELIBERA

Per quanto espresso in narrativa,-Di adottare il protocollo informatico come punto di avvio di un sistema amministrativo informaticonel quale l’informazione utilizzata è solo di tipo “digitale”, valida in quanto tale, e l’informazionesu supporti documentali cartacei viene “trasformata” in digitale, così come meglio precisato nelDecreto della Presidenza del consiglio dei ministri 14 ottobre 2003 "Approvazione delle linee guidaper l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimentiamministrativi";-Di utilizzare il programma PAFlow sviluppato dalla scuola Superiore di Pisa Sant'Anna e rilasciatoin licenza GPL (General Public License, la licenza del software opensource completamente gratuitoe libero da qualsiasi copyright) utilizzato dal CNIPA (Centro Nazionale per l'Informatica nellaPubblica Amministrazione) nei suoi corsi di formazione;-Di nominare il Signor Sanguigni Guglielmo, dipendente dell'Ordine, responsabile del protocolloinformatico e della compilazione del manuale di gestione dei documenti;-Di approvare il “Manuale di gestione dei documenti”, allegato alla presente delibera, nellaversione “dicembre 2004” proposta dal responsabile del protocollo informatico e della compilazione

del manuale di gestione dei documenti;-Di prendere atto che il Presidente, quale rappresentante legale dell'Ente, inoltrerà la richiesta diiscrizione all'indice della pubblica amministrazione;-Di affidare all'Ing. Walter Battisti, consulente dell'Ordine per l'informatica, l'addestramento delpersonale dipendente all'uso del protocollo informatico.

Letto, approvato e sottoscritto con la seguente votazione:

a favore n. 15 consigliericontrari n. 00 consiglieriastenuti n. 00 consiglieri Latina, 15.12.2004

Il Segretario Il Presidente Dott. Pasquale Milo Dott. Giovanni Maria Righetti

Allegati n. 1

ALLEGATO ALLA DELIBERA 11/177 DEL CONSIGLIO DIRETTIVO DEL 15.12.2004

MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DELL’ORDINE DEI MEDICICHIRURGHI ED ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI LATINA

Redatto a cura di

SANGUIGNI GUGLIELMO

DICEMBRE 2004

Manuale di gestione dei documenti dell’Ordine dei Medici Chirurghi ed Odontoiatri della provinciadi Latina

INDICE

SEZIONE I DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE......................................................... 6Articolo 1 Ambito di applicazione...................................................................................................6Articolo 2 Definizioni......................................................................................................................6

SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI...........................................................................................8Articolo 3 Aree organizzative omogenee........................................................................................ 8Articolo 4 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali edegli archivi..................................................................................................................................... 8Articolo 5 Unicità del protocollo informatico................................................................................. 9Articolo 6 Eliminazione dei protocolli interni.................................................................................9Articolo 7 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti....................................10

SEZIONE III FORMAZIONE DEI DOCUMENTI........................................................................... 10Articolo 8 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi......................................... 10Articolo 9 Formazione dei documenti informatici........................................................................ 10

SEZIONE IV RICEZIONE DEI DOCUMENTI................................................................................ 11Articolo 10 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo...........................................................11Articolo 11 Ricezione dei documenti informatici..........................................................................11Articolo 12 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti cartacei.............................12Articolo 13 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici......................... 12

SEZIONE V REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI....................................................................... 12Articolo 14 Documenti soggetti a registrazione di protocollo ......................................................12Articolo 15. Documenti non soggetti a registrazione di protocollo...............................................12Articolo 16 Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo............................... 13Articolo 17 Registrazione di protocollo dei documenti informatici.............................................. 13Articolo 18 Segnatura di protocollo...............................................................................................14Articolo 19 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo..................................... 14Articolo 20 Annullamento delle registrazioni di protocollo..........................................................14Articolo 21 Registro giornaliero di protocollo...............................................................................15Articolo 22 Registro giornaliero informatico di protocollo...........................................................15Articolo 23 Registro di emergenza................................................................................................ 15Articolo 24 Deliberazioni dell’Assemblea degli Iscritti, Deliberazioni del Consiglio Direttivo,Determine del Presidente, Determine del Tesoriere, Decisioni delle Commissioni degli Albi,Verbali dell’Assemblea degli Iscritti, del Consiglio Direttivo, del Presidente, del Tesoriere, delleCommissioni degli Albi, del Collegio dei Revisori dei Conti, delle Commissioni e dei Gruppi diLavoro............................................................................................................................................ 16Articolo 25 Documenti inerenti a gare d’appalto e domande di partecipazione a concorsi......... 16Articolo 26 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente al personale dell’areaorganizzativa omogenea.................................................................................................................16Articolo 27 Lettere anonime e documenti non firmati ..................................................................17Articolo 28 Documenti ricevuti prima via fax e poi, successivamente, in originale su supportocartaceo.......................................................................................................................................... 17Articolo 29 Documenti di competenza di altre amministrazioni...................................................17

SEZIONE VI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI...................................................................17Articolo 30 Piano di conservazione dell’archivio .........................................................................17Articolo 31 Classificazione dei documenti....................................................................................18

SEZIONE VII ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI.......... 18Articolo 32 Il processo di assegnazione dei documenti ................................................................18Articolo 33 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceo.................... 18Articolo 34 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informatico...............19

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Articolo 35 Modifica delle assegnazioni....................................................................................... 19SEZIONE VIII SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO.......................... 19

Articolo 36 Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati......................................................20Articolo 37 Modalità di svolgimento del processo di scansione................................................... 20

SEZIONE IX FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI................................................................... 20Articolo 38 Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione...........................20Articolo 39 Processo di formazione dei fascicoli.......................................................................... 21Articolo 40 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli...................................................................21

SEZIONE X SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI............................................................................... 21Articolo 41 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo.........................................................21Articolo 42 Spedizione dei documenti informatici .......................................................................22

SEZIONE XI FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI....................................................22Articolo 43 Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti.............................................................22Articolo 44 Flusso di lavorazione dei documenti spediti.............................................................. 22Articolo 45 Flusso di lavorazione dei documenti interni ..............................................................23

SEZIONE XII ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEIDOCUMENTI.................................................................................................................................... 23

Articolo 46 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’area organizzativa omogeneaAMMINISTRAZIONE Ordine dei Medici Chirurghi ed Odontoiatri della provincia di Latina...23Articolo 47 Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione ............................................ 24Articolo 48 Accesso da parte di utenti appartenenti ad altre aree organizzative omogenee, o adaltre Pubbliche Amministrazioni................................................................................................... 24

SEZIONE XIII PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA RELATIVO ALLA FORMAZIONE,GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO, ACCESSO E CONSERVAZIONE DEIDOCUMENTI INFORMATICI......................................................................................................... 25

ALLEGATO N° 1 ELENCO DEGLI UFFICI UTENTE DELL’AREA ORGANIZZATIVAOMOGENEA AMMINISTRAZIONE Ordine dei Medici Chirurghi ed Odontoiatri dellaprovincia di Latina......................................................................................................................... 26ALLEGATO N° 2 ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DEL SISTEMA DI GESTIONEINFORMATICA DEI DOCUMENTI........................................................................................... 27ALLEGATO N° 3 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE EDESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE..................................................................................29ALLEGATO N° 4 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO .................................... 30ALLEGATO N° 5 UFFICI UTENTE ABILITATI ALL’ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTIE CRITERI DI SMISTAMENTO..................................................................................................35ALLEGATO N° 6 LIVELLI DI RISERVATEZZA E LOGICHE DI PROTEZIONE DAACCESSI NON AUTORIZZATI.................................................................................................. 36

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SEZIONE I DEFINIZIONI ED AMBITO DIAPPLICAZIONE

Articolo 1 Ambito di applicazione

1. Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5, del DPCM 31 ottobre 2000,

recante le regole tecniche per il protocollo informatico.

2. Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti,

oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi dell’Ordine dei Medici Chirurghi ed

Odontoiatri della provincia di Latina

Articolo 2 Definizioni

1. Ai fini del presente manuale s’intende:

a) per Amministrazione, l’Ordine dei Medici Chirurghi ed Odontoiatri della provinciadi Latina;

b) per area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuatedall’Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze digestione della documentazione in modo unitario e coordinato [cfr. art. 2, comma 1,lettera n), del DPCM 31 ottobre 2000];

c) per documento amministrativo, ogni rappresentazione, comunque formata, delcontenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque,utilizzati ai fini dell’attività amministrativa;

d) per documento informatico, la rappresentazione informatica di atti, fatti o datigiuridicamente rilevanti;

e) per firma digitale, il risultato della procedura informatica (validazione) basata su unsistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente alsottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità diun documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

f) per impronta di un documento informatico, una sequenza di simboli binari in gradodi identificarne univocamente il contenuto;

g) per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione diprotocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento deidocumenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito delsistema di classificazione adottato;

h) per sistema di gestione informatica dei documenti, l’insieme delle risorse dicalcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche

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utilizzati dall’Amministrazione per la gestione dei documenti;

i) per segnatura di protocollo, l’apposizione o l’associazione, all’originale deldocumento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardantiil documento stesso;

j) per archivio corrente, la parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione,

o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente [S. GUIATI, La gestione di un archivio di deposito di ente

locale, San Miniato (Pisa), Archilab 2000, p. 11];

k) per archivio di deposito, la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, nonpiù occorrenti quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinataistituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte delpubblico [P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma,NIS, 1996, p. 200];

l) per archivio storico, il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati,previe operazioni di scarto, alla conservazione permanente per garantirne in formaadeguata la consultazione al pubblico [P. CARUCCI, Le fonti archivistiche:ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1996, p. 200];

m) per titolario di classificazione, un sistema precostituito di partizioni astrattegerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle competenzedell’Amministrazione, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documentiprodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchistoricamente lo sviluppo dell’attività svolta [P. CARUCCI, Le fonti archivistiche:ordinamento e conservazione, Roma, NIS, 1996, p. 229];

n) per piano di conservazione degli archivi, il piano, integrato con il sistema diclassificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezioneperiodica e conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigentidisposizioni in materia di tutela dei beni culturali [cfr. art. 68, comma 1, del testounico];

o) per fascicolo, l’unità archivistica che raccoglie i documenti relativi ad unprocedimento amministrativo o ad un affare;

p) per classificazione, l’operazione che consente di organizzare i documenti inrelazione alle funzioni e alle modalità operative dell’Amministrazione;

q) per fascicolazione, l’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificatiin tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;

r) per assegnazione, l’operazione d’individuazione dell’ufficio utente competente perla trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti siriferiscono.

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s) per supporto di memorizzazione, il mezzo fisico atto a registrare permanentementeinformazioni rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scritturacomporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supportostesso;

t) per archiviazione ottica, l’operazione che genera, su di un supporto dimemorizzazione, una registrazione contenente la versione iniziale di una istanza diun documento informatico;

u) per ufficio utente, un ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizimessi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti;

v) per testo unico, il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari inmateria di documentazione amministrativa, pubblicato con DPR 28 dicembre 2000,n. 445;

w) per Servizio, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione deiflussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61, comma 1, del testo unico

SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 3 Aree organizzative omogenee

1. Ai fini della gestione dei documenti l’Amministrazione individua una sola areaorganizzativa omogenea denominata AMMINISTRAZIONE ORDINE DEI MEDICICHIRURGHI ED ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI LATINA e compostadall’insieme di tutte le sue strutture. A tale area viene assegnato il codice identificativoaoo_omceo_lt [cfr. artt. 3 e 12, DPCM 31 ottobre 2000].

2. Nell’allegato n° 1 sono riportati l’insieme degli uffici utente che compongono l’areaorganizzativa omogenea con la loro articolazione gerarchica [cfr. art. 3, comma 1, letteraa)].

Articolo 4 Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione deiflussi documentali e degli archivi

1. Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea AMMINISTRAZIONE ORDINE DEIMEDICI CHIRURGHI ED ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI LATINA èistituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussidocumentali e degli archivi. Esso è funzionalmente individuato nell’Ufficio ARCHIVIOGENERALE di cui è responsabile il Sig. Sanguigni Guglielmo [cfr. art. 61, commi 1 e 2,del testo unico].

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2. Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile, esso verrà sostituito dallaSig.ra Sandra Borsari [cfr. art. 3, comma 1, lettera b), DPCM 31ottobre 2000].

3. Al Servizio sono assegnati i compiti di cui all’articolo 61, comma 3, del testo unico eprecisamente:

a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema diprotocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioniall'inserimento e alla modifica delle informazioni;

b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nelrispetto della normativa vigente;

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero diprotocollo;

d) conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supportoinformatico, in luoghi sicuri e differenti;

e) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività diregistrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, inclusele funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico e le attività digestione dell’archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso testo unico;

f) autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;g) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del

personale autorizzato e degli incaricati.4. Al Responsabile del Servizio compete inoltre il costante aggiornamento di tutti gliallegati al presente manuale.

Articolo 5 Unicità del protocollo informatico

1. Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea AMMINISTRAZIONE ORDINE DEIMEDICI CHIRURGHI ED ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI LATINA lanumerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa sichiude al 31 dicembre e ricomincia da 1 all’inizio di ogni anno.

2. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo57 del testo unico.

3. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale dinumeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anchese questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

Articolo 6 Eliminazione dei protocolli interni

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1. Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, sonoeliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico[cfr. art. 3, comma 1, lettera d), DPCM 31 ottobre 2000], compresi i protocolli riservati.

Articolo 7 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti

1. Le abilitazioni all'utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero

l’identificazione degli uffici utente e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione

di protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa omogenea, sono

riportate nell’allegato n° 2 e sono costantemente aggiornate a cura del Responsabile del Servizio.

SEZIONE III FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 8 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi

1. I documenti sono di norma prodotti con sistemi informatici, ai sensi dell’articolo 3 del D. L.vo 12 febbraio

1993, n. 39.

2. Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dalla dirigenza

ai sensi dell’articolo 3, comma 2, del D. L. vo 29/93 [cfr. art. 3, comma 4, deliberazione AIPA 51/2000 [cfr.

art. 3, comma 4, della Deliberazione AIPA 51/2000, recante le regole tecniche in materia di formazione e

conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del

DPR 513/97].

3. Al minimo, su di essi sono riportate le seguenti informazioni:

Ø denominazione e stemma dell'Amministrazione;

Ø indicazione dell’area organizzativa omogenea e dell’ufficio utente che ha prodotto il documento;

Ø indirizzo completo con numero di telefono e fax;

Ø indirizzo di posta elettronica;

Ø data completa, luogo, giorno, mese, anno;

Ø numero degli allegati, se presenti;

Ø oggetto del documento;

Ø sottoscrizione del Responsabile, o dei Responsabili, quando prescritta.

Articolo 9 Formazione dei documenti informatici

1. La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con unprocesso di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel testo unico e alle regole

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tecniche di cui al DPCM 8 febbraio 1999. L’Amministrazione si avvale pertanto dei servizidi una Certification Authority iscritta nell’elenco pubblico dei certificatori tenutodall’AIPA [cfr. art. 5, deliberazione AIPA 51/2000].2. I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato per la

loro redazione, prima della sottoscrizione con firma digitale, sono convertiti in uno dei formati standard

previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione [cfr. art. 6, della Deliberazione AIPA n° 24/98,

recante le regole tecniche per l’uso dei supporti ottici].

3. Per la formazione dei documenti informatici per i quali non è prescritta la sottoscrizione,fermo restando l’impiego dei formati standard validi per l’archiviazione, si utilizzano iservizi di identificazione ed autenticazione disponibili sul rete dell’Amministrazione.

SEZIONE IV RICEZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 10 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’area organizzativa omogeneaAMMINISTRAZIONE ORDINE DEI MEDICI CHIRURGHI ED ODONTOIATRIDELLA PROVINCIA DI LATINA attraverso:a) il servizio postale;b) la consegna diretta agli uffici utente;c) gli apparecchi telefax.2. I documenti che transitano attraverso il servizio postale tradizionale sono consegnati, dalLunedì al Venerdì dalle ore 9:00 alle ore 13:00 presso la sede dell’Amministrazione3. I documenti consegnati direttamente agli uffici utente, se sono soggetti a registrazione diprotocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell’arco della stessagiornata, ai più vicini uffici abilitati alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo.4. I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione diprotocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consente l’acquisizione in formatoelettronico (fax management), sono trattati come quelli consegnati direttamente agli ufficiutente. Con la disponibilità di un sistema di fax management si applicano, invece, leprocedure previste per la ricezione dei documenti informatici.

Articolo 11 Ricezione dei documenti informatici

1. La ricezione dei documenti informatici indirizzati all’Amministrazione è assicuratatramite una casella di posta elettronica istituzionale riservata a questa funzione [cfr. art. 15,comma 3, DPCM 31 ottobre 2000]. 2. L’indirizzo di tale casella di posta elettronica istituzionale è [email protected]

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3. Il Responsabile del Servizio provvede a renderlo pubblico utilizzando ogni possibilemezzo di comunicazione e a trasmetterlo all’AIPA ai sensi dell’articolo 12, comma 2,lettera c), del DPCM 31 ottobre 2000.4. L’operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alledisposizioni contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28, recante standard,modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi dei tipi di informazioni minime edaccessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate aidocumenti protocollati. Essa comprende anche i processi di verifica dell’autenticità, dellaprovenienza e dell’integrità dei documenti stessi.

Articolo 12 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti cartacei

1. Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e

venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna, l’ufficio che lo riceve è autorizzato a

fotocopiare il documento e ad apporre sulla copia il timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora d’arrivo e

la sigla dell’operatore.

2. In alternativa, se abilitato, esegue la registrazione di protocollo in arrivo e rilascia lafotocopia del documento con gli estremi della segnatura.

Articolo 13 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici

1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittentedell’avvenuto recapito non viene garantita fino all’adozione di una casellari postaelettronica certificata.

SEZIONE V REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 14 Documenti soggetti a registrazione di protocollo

1. I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici utente, ad eccezione di quelliindicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggettia registrazione obbligatoria di protocollo.

Articolo 15. Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziaridella pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali

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statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti amanifestazioni, la corrispondenza interna esclusa quella che in modo diretto o indiretto ha contenutoprobatorio e comunque attiene alla gestione dei procedimenti amministrativi.

2. Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazioneparticolare dall’Amministrazione elencati nell’allegato n° 3, per i quali si applicano le modalità ditrattamento riportate nel medesimo allegato [cfr. art. 53, comma 5, del testo unico]

Articolo 16 Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo

1. Ciascuna registrazione di protocollo è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di

inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del testo unico.

2. Essa contiene dati obbligatori e dati accessori.

3. I dati obbligatori sono [cfr. articolo 53, comma 1, del testo unico]:

a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in formanon modificabile;

b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema eregistrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per idocumenti spediti, registrati in forma non modificabile;

d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;e) data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili;f) ufficio utente di competenza.4. Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto ilprofilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono:

g) data di arrivo;h) note;i) numero degli allegati;j) descrizione sintetica degli allegati;k) eventuali notifiche di avvenuta ricezione;

Articolo 17 Registrazione di protocollo dei documenti informatici

1. La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo chel’operatore addetto ne ha verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Nel caso didocumenti informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa dellafirma [cfr. Circolare AIPA 7 maggio 2001, n° 28].2. Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quellisu supporto cartaceo con l’aggiunta, tra i dati obbligatori di protocollo, dell’impronta del documento

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informatico, generata impiegando la funzione di hash SHA-1 e registrata in forma non modificabile[cfr. articolo 53, comma 1, lettera f), del testo unico].

3. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo

da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e

sia ad uno o più file ad esso allegati [cfr. articolo 15, commi 1 e 2, DPCM 31 ottobre 2000].

4. Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file

allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto [cfr. art. 17, comma 1, DPCM 31 ottobre 2000].

Articolo 18 Segnatura di protocollo

1. L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazionedi registrazione di protocollo [cfr. art. 55, comma 2, del testo unico].

Articolo 19 Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo

1. La segnatura di protocollo di un documento su supporto cartaceo è realizzata attraversol’apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale sono riportate le seguentiinformazioni [cfr. art. 55, comma 1 e 3 del testo unico]:a) data e numero di protocollo del documento [cfr. art. 55, comma 1 del testo unico];b) Estremi della classificazione e fascicolazione del documento seppur indicati tra i

dati facoltativi [cfr. art. 55, comma 3 del testo unico];

Articolo 20 Annullamento delle registrazioni di protocollo

1. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, con una specifica funzione delsistema di gestione informatica dei documenti, dal Responsabile del Servizio.2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziatedal sistema con un simbolo o una dicitura [cfr. art. 54, del testo unico].3. L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguitacon le modalità di cui all’articolo 8 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:a) fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in

forma non modificabile, l’annullamento anche di una sola di esse determinal’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo;

b) delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l’annullamento anchedi un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sededi immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i daticorretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valoreprecedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica;così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare

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errato.c) le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate

secondo le modalità specificate nell’art. 54, del testo unico.

Articolo 21 Registro giornaliero di protocollo

1. Il Responsabile del Servizio provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito

dall’elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso

giorno [cfr. art. 53, comma 2, del testo unico].

Articolo 22 Registro giornaliero informatico di protocollo

1. Il registro giornaliero di protocollo può essere prodotto esclusivamente su supporto informatico. In tal

caso, al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il suo contenuto è riversato, al

termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati a cura

della Sig.ra Sandra Borsari. [cfr. art. 7, comma 5, DPCM 31 ottobre 2000].

Articolo 23 Registro di emergenza

1. Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazionidi registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche nonsia possibile utilizzare il sistema.2. L’elenco delle unità di personale abilitate alla registrazione dei documenti su registri diemergenza è riportato nell’allegato n° 2.3. In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte

nell’articolo 63 del testo unico, e precisamente:

Ø Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali

e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su

uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale

procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di inizio

dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.

Ø Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause

di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per

periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del

provvedimento di autorizzazione.

Ø Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di

operazioni registrate manualmente.

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Ø La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni,

deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema

documentario dell’area organizzativa omogenea.

Ø Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico,

utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del

sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un

numero di protocollo del sistema informatico ordinario.

Articolo 24 Deliberazioni dell’Assemblea degli Iscritti, Deliberazioni delConsiglio Direttivo, Determine del Presidente, Determine del Tesoriere,Decisioni delle Commissioni degli Albi, Verbali dell’Assemblea degli Iscritti, delConsiglio Direttivo, del Presidente, del Tesoriere, delle Commissioni degli Albi,del Collegio dei Revisori dei Conti, delle Commissioni e dei Gruppi di Lavoro.

1. Le Deliberazioni dell’Assemblea degli Iscritti, Deliberazioni del Consiglio Direttivo, Determine del

Presidente, Determine del Tesoriere, Decisioni delle Commissioni degli Albi, Verbali dell’Assemblea degli

Iscritti, del Consiglio Direttivo, del Presidente, del Tesoriere, delle Commissioni degli Albi, del Collegio dei

Revisori dei Conti, delle Commissioni e dei Gruppi di Lavoro sono documenti già soggetti a registrazione

particolare dell’Amministrazione e non vanno registrati al protocollo a condizione che siano implementate

funzionalità software che consentano di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell’ambito della

gestione dei documenti.

Articolo 25 Documenti inerenti a gare d’appalto e domande di partecipazione aconcorsi

1. Le offerte inerenti a gare d’appalto e le domande di partecipazione a concorsi sono registrate al protocollo

in busta chiusa. Gli estremi di protocollo sono riportati sulla busta medesima.

2. Le offerte pervenute sono trattenute presso l’Ufficio Archivio, che provvederà, a termini scaduti, a

consegnarle all'’ufficio di competenza, accompagnate dal relativo elenco.

3. Dopo l’apertura delle buste sarà cura dell’ufficio utente che gestisce la gara d’appalto, odil concorso, riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti.

Articolo 26 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente alpersonale dell’area organizzativa omogenea

1. La posta indirizzata nominativamente al personale dell’area organizzativa omogeneaviene regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportatala dicitura “riservata” o “personale”. In questo caso viene recapitata in busta chiusa al

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destinatario il quale, dopo averla aperta e preso visione del contenuto, se valuta che ildocumento ricevuto non è personale lo deve riconsegnare al più vicino ufficio abilitato allaregistrazione di protocollo dei documenti in arrivo.

Articolo 27 Lettere anonime e documenti non firmati

1. Le lettere anonime non sono registrate al protocollo, ma semplicemente inoltrate, se contengono

informazioni o dati di interesse per l’Amministrazione, agli uffici utente di competenza i quali valutano

l’opportunità di dare seguito a queste comunicazioni e di conseguenza individuano le procedure da

sviluppare.

2. I documenti ricevuti non firmati, per i quali è invece prescritta la sottoscrizione, sono inoltrati agli uffici

utente di competenza con una lettera di accompagnamento del Responsabile del Servizio, registrata al

protocollo, nella quale si certifica l’avvenuta ricezione.

Articolo 28 Documenti ricevuti prima via fax e poi, successivamente, inoriginale su supporto cartaceo

1. I documenti ricevuti via fax sono registrati al protocollo.

2. Qualora pervengano all’Amministrazione, successivamente per posta tradizionale, gli originali, ad essi

saranno attribuiti lo stesso numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax.

3. L’individuazione dei fax ricevuti e registrati al protocollo è resa possibile ed immediata dal sistema di

gestione informatica dei documenti.

Articolo 29 Documenti di competenza di altre amministrazioni

1. Qualora pervenga all’Amministrazione un documento di competenza di un altro Ente,altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, seindividuabile, altrimenti viene restituito al mittente.2. Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamenteregistrato al protocollo, questi verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito almittente, con una lettera di trasmissione opportunamente protocollata.

SEZIONE VI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 30 Piano di conservazione dell’archivio

1. Il piano di conservazione dell’archivio, comprendente il titolario di classificazione ed ilmassimario di selezione, è riportato nell’allegato n° 4 [cfr. art. 68, comma 1, del testo

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unico].2. L’aggiornamento del piano di classificazione compete esclusivamente al Responsabiledel Servizio ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, osservando quanto dispostodalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli entipubblici [cfr. art. 40, comma 1, del D. Leg.vo 490/1999].3. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Servizio provvede ad informare tutti

i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto

utilizzo delle nuove classifiche.

Articolo 31 Classificazione dei documenti

1. Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dalsupporto sul quale vengono formati, devono essere classificati in base al titolario riportatonell’allegato n° 4.2. Gli uffici utente abilitati all’operazione di classificazione dei documenti sono elencatinell’allegato n° 2.

SEZIONE VII ASSEGNAZIONE, RECAPITO E PRESAIN CARICO DEI DOCUMENTI

Articolo 32 Il processo di assegnazione dei documenti

1. Per assegnazione di un documento si intende l’operazione di individuazione dell’ufficioutente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. Taleufficio nel seguito sarà denominato “ufficio utente di competenza”.

2. L’assegnazione agli uffici utente di competenza dei documenti ricevutidall’Amministrazione è effettuata dal Responsabile del Servizio e da altre unità dismistamento da questi autorizzate.3. Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, unadi seguito all’altra, fino ad arrivare all’ufficio utente di competenza.4. Nell’allegato n° 5 sono riportati gli uffici autorizzati dal Responsabile del Servizioall’assegnazione dei documenti ricevuti dall’Amministrazione e le unità di smistamentointerno. Nello stesso allegato, per ciascuno degli uffici in elenco, sono indicati: l’indirizzoelettronico e le principali tipologie di documenti trattati che determinano i criteri diassegnazione della corrispondenza [cfr. art. 5, comma 2, lettera e), DPCM 31 ottobre2000].

Articolo 33 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto

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cartaceo

1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo che confluiscono nelfascicolo personale ed i documenti contabili verranno conservati su supporto cartaceo e nonsaranno acquisiti tramite scanner. Per tutti si altri documenti si provvederà ad acquisirli informato immagine con l’ausilio di scanner e successivamente verrà eliminato il cartaceo.2. Il ritiro giornaliero della posta ricevuta su supporto cartaceo avviene presso gli ufficiabilitati alla registrazione di protocollo tutti i giorni lavorativi entro le ore 12:00;3. Gli incaricati delle pratiche, al momento della ricezione dei documenti cartacei, con una funzione del

sistema informatico, eseguono l’operazione di “accettazione” che determina la data di presa in carico.

Articolo 34 Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supportoinformatico

1. I documenti ricevuti dall’Amministrazione per via telematica, o comunque su supportoinformatico, sono trasmessi agli uffici utente di competenza attraverso la rete internadell’Amministrazione al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo,memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile ed assegnazione.2. La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modoautomatico e la data di ingresso dei documenti negli uffici utente di competenza coincidecon la data di assegnazione degli stessi.

Articolo 35 Modifica delle assegnazioni

1. Nel caso di un’assegnazione errata, l’ufficio utente che riceve il documento, se è abilitatoall’operazione di smistamento, provvede a trasmetterlo all’ufficio utente di competenza,altrimenti lo rinvia all’unità che glielo ha erroneamente assegnato.2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi passaggi,memorizzando, per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazionecon la data e l’ora di esecuzione.3. Nel caso in cui un documento assegnato erroneamente ad una unità operativa afferisca inrealtà a competenze attribuite ad altra unità operativa dello stesso settore, l’abilitazione alrelativo cambio di assegnazione è attribuita al dirigente del settore medesimo o a personada questi incaricata.

SEZIONE VIII SCANSIONE DEI DOCUMENTI SUSUPPORTO CARTACEO

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Articolo 36 Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati

1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, di formato inferiore od uguale all’A3, dopo leoperazioni di registrazione e segnatura protocollo, sono acquisiti in formato immagine conl’ausilio di scanner. 2. I documenti di formato superiore all’A3 sono acquisiti in formato immagine solo seesplicitamente richiesto dagli uffici utente di competenza, avvalendosi eventualmente deiservizi di una società esterna specializzata.

Articolo 37 Modalità di svolgimento del processo di scansione

1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:

Ø acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine,

corrisponda un unico file in formato PDF;

Ø verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenzacon gli originali cartacei;

Ø collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo, in modo nonmodificabile;

Ø memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.

SEZIONE IX FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 38 Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione

1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dalsupporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli.

2. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di “fascicolazione”che consente di registrare nel sistema informatico le seguenti informazioni:Ø indice di classificazione;

Ø numero del fascicolo;

Ø oggetto del fascicolo;

Ø data di apertura;

Ø area organizzativa omogenea ed ufficio utente produttore.

2. Nell’allegato n° 2 sono elencati gli uffici abilitati all’operazione di fascicolazione deidocumenti.

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Articolo 39 Processo di formazione dei fascicoli

1. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l’ufficio abilitato all’operazionedi fascicolazione:a) stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo

informatico, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso,oppure se dà avvio ad una nuova pratica;

b) se si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso:Ø seleziona il relativo fascicolo;Ø collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato;Ø invia il documento all’ufficio utente cui è assegnata la pratica il quale, se si

tratta di un documento su supporto cartaceo, assicura l’inserimento fisico dellostesso nel relativo carteggio.

c) se dà avvio ad una nuova pratica:Ø esegue l’operazione di apertura del fascicolo di cui al precedente articolo;Ø assegna la pratica ad un ufficio utente su indicazione del Responsabile del

procedimento;Ø collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo aperto;Ø invia il documento ed il fascicolo all’ufficio utente cui è assegnata la pratica.

Articolo 40 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli

1. Nel caso di un’assegnazione errata di un fascicolo, o di una sua successivariassegnazione, l’ufficio abilitato all’operazione di fascicolazione provvede a correggere leinformazioni inserite nel sistema informatico e ad inviare il fascicolo all’ufficio utente dicompetenza.2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi,memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modificacon la data e l’ora di esecuzione.

SEZIONE X SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI

Articolo 41 Spedizione dei documenti su supporto cartaceo

1. I documenti da spedire su supporto cartaceo, dopo che sono state eseguite le operazionidi registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione,vengono imbustati, pesati calcolate le spese postali e inviati tramite i normali servizipostatli.

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Articolo 42 Spedizione dei documenti informatici

1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi

ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche

RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni ed integrazioni [cfr. art. 15, comma 1, del DPCM

31 ottobre 2000]

2. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misuredi sicurezza, sono conformi alle disposizioni contenute nella Circolare AIPA 7 maggio2001, n° 28.3. I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari,ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica [cfr. art. 14, del testo unico].4. Per la spedizione dei documenti informatici, l’Amministrazione si avvale di un servizio

di “posta elettronica istituzionale” offerto da un soggetto in grado di assicurare lariservatezza e la sicurezza del canale di comunicazione; di dare certezza sulla data dispedizione e di consegna dei documenti, facendo ricorso al “time stamping” eprevedendo il rilascio di “ricevute di ritorno elettroniche”.

5. L’operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono statecompletate le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, registrazionedi protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione. 6. Gli uffici che effettuano la spedizione dei documenti informatici curano anchel’archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno.

SEZIONE XI FLUSSO DI LAVORAZIONE DEIDOCUMENTI

Articolo 43 Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti

1. Le fasi della gestione dei documenti ricevuti, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono

elencate nei seguenti punti:

a) ricezione (cfr. sezione IV)b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V)c) scansione, se si tratta di documenti su supporto cartaceo (cfr. sezione VIII)d) classificazione (cfr. sezione VI)e) assegnazione (cfr. sezione VII)f) fascicolazione (cfr. sezione IX)

Articolo 44 Flusso di lavorazione dei documenti spediti

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1. Le fasi della gestione dei documenti spediti, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono


a) produzione (cfr. sezione III)b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V)c) classificazione (cfr. sezione VI)d) fascicolazione (cfr. sezione IX))e) spedizione (cfr. sezione X)

Articolo 45 Flusso di lavorazione dei documenti interni

1. Le fasi della gestione dei documenti interni, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono


a) produzione (cfr. sezione III)b) registrazione e segnatura di protocollo (cfr. sezione V)c) classificazione (cfr. sezione VI)d) fascicolazione (cfr. sezione IX)

SEZIONE XII ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DIGESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Articolo 46 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’areaorganizzativa omogenea AMMINISTRAZIONE ORDINE DEI MEDICICHIRURGHI ED ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI LATINA

1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantitadal sistema attraverso l’uso di profili utente e password.2. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento inseriscepreventivamente il livello di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello standardapplicato automaticamente dal sistema.3. In modo analogo, l’ufficio che effettua l’operazione di apertura di un nuovo fascicolo nefissa anche il livello di riservatezza.4. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è ereditato automaticamente da tutti idocumenti che vi confluiscono, se a questi è stato assegnato un livello di riservatezzaminore od uguale. Quelli che invece hanno un livello di riservatezza superiore lomantengono.5. Al minimo, sono da considerarsi riservati i documenti:Ø legati a vicende di persone o a fatti privati particolari;Ø dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon

andamento dell’azione amministrativa.

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6. I livelli di riservatezza gestiti dal sistema, il livello standard applicato automaticamente ele relative abilitazioni all’accesso alle informazioni documentali da parte degli uffici utentesono riportati nell’allegato 6.

Articolo 47 Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione

1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti esterni all'Amministrazione è

realizzato mediante l’impiego di sistemi di riconoscimento ed autenticazione basati sul sistema di

autenticazione dell’ANCI.

2. Agli utenti riconosciuti ed abilitati per via telematica sono rese disponibili tutte le informazioni necessarie e

sufficienti all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi [cfr. art. 59, del testo unico].

Articolo 48 Accesso da parte di utenti appartenenti ad altre aree organizzativeomogenee, o ad altre Pubbliche Amministrazioni

1. L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre areeorganizzative omogenee, od altre pubbliche amministrazioni, è realizzato applicando lenorme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubblicheamministrazioni [cfr. art. 60 del testo unico]. 2. In questi casi, sono rese disponibili le seguenti informazioni [cfr. art. 60, comma 2, del testo unico]:

Ø il numero e la data di protocollo, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa ocongiunta dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;

Ø il numero e la data di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso il numero edata di protocollo attribuiti dall’amministrazione al documento spedito.

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SEZIONE XIII PIANO DI SICUREZZAINFORMATICA RELATIVO ALLA FORMAZIONE,GESTIONE, TRASMISSIONE, INTERSCAMBIO,ACCESSO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTIINFORMATICI

Per gli aspetti relativi alla sicurezza informatica del protocollo e del sistema informatico dell’Ordine dei

Medici Chirurghi ed Odontoiatri della provincia di Latina, si rimanda al DPS (Documento Programmatico

della Sicurezza) depositato presso la sede dell’Ente [cfr. art. 4, comma 1, lettera c), DPCM 31 ottobre 2000].

Si rimanda al DPS, su citato, anche per le misure atte a garantire la corretta gestione e conservazione delle

copie di sicurezza dell’archivio informatico.

Il DPS e soggetto a verifica ed aggiornamento annuale.

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ALLEGATO N° 1 ELENCO DEGLI UFFICI UTENTE DELL’AREAORGANIZZATIVA OMOGENEA AMMINISTRAZIONE ORDINE DEIMEDICI CHIRURGHI ED ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI LATINA

In questo allegato si devono elencare gli uffici utente che compongono l’area organizzativa omogenea

AMMINISTRAZIONE ORDINE DEI MEDICI CHIRURGHI ED ODONTOIATRI DELLA PROVINCIA DI

LATINA e specificare la loro articolazione gerarchica.

L’Amministrazione è costituita da un solo ufficio con due impiegati.

Viene nominato Responsabile del Protocollo il Sig. Guglielmo Sanguigni.

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ALLEGATO N° 2 ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DEL SISTEMA DIGESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Viene di seguito riportato l’elenco del personale abilitato all’accesso al programma di protocollazione con le

relative abilitazioni:

Presidente dell’Amministrazione.

• Archivio;

• Cataloga;

• Emergenza;

• Inserimento In Ingresso;

• Inserimento in Uscita;

• Modifica;

• Protocollo riservato;

• Ricerche;

• Smistamento Globale;

• Smistamento Locale;

• Stampa;

• Visualizza;

Sig. Guglielmo Sangugni

• Amministrazione;

• Annullamento;

• Archivio;

• Cataloga;

• Emergenza;



• Modifica;


• Ricerche;



• Stampa;

• Visualizza;

Sig.ra Borsari Sandra


• Annullamento;

• Archivio;

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• Cataloga;

• Emergenza;



• Modifica;


• Ricerche;



• Stampa;

• Visualizza;

Ing. Walter Battisti

• Configurazione;


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ALLEGATO N° 3 DOCUMENTI SOGGETTI AREGISTRAZIONE PARTICOLARE ED ESCLUSI DALLAPROTOCOLLAZIONE

In questo allegato si devono elencare i documenti che sono soggetti a registrazione particolare

dell’Amministrazione ed esclusi dalla protocollazione [cfr. art. 53, comma 5, del testo unico]. Inoltre, per

ciascuno di essi si devono descrivere le modalità di trattamento.

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ALLEGATO N° 4 PIANO DI CONSERVAZIONEDELL’ARCHIVIO

Il titolario di classificazione utilizzato viene qui di seguito riportato.

Cod

Cod2 Cod 3 Titolo Stanza Sottotitolo Stanza Capitolo

1 FNOMCeO 1.1 B2 Circolari, comunicazioni 1.2 B2 Corrispondenza 1.3 B2 Altro 2 ORDINI DEI MEDICI 2.1 Movimento Albi 2.1.1 B2 Sospensioni, Cancellazioni, ecc. 2.1.2 N5 Trasferimenti Iscritti Ordine Latina 2.1.3 B2 Corrispondenza

2.1.4 N5Segnalazione fatti Iscritti OrdineLatina

2.1.5. E15 Segnalazione fatti Iscritti altri Ordini 2.1.6. B2 Altro 2.2 B2-C2 Corrispondenza 2.3 B2-C2 Altro 3 ALTRI ORDINI E COLLEGI 3.1 B2 Corrispondenza 3.2 B2 Altro 4 ENPAM 4.1 B2 Movimento Albi 4.2 B2 Corrispondenza 4.3 B2 Altro 5 ONAOSI 5.1 B2 Movimento Albi 5.2 B2 Corrispondenza 5.3 B2 Altro

6 MINISTERI, ENTI, ASSOCIAZIONINAZIONALI

6.1 B2 Ministero Salute 6.2 B2 Altri Ministeri 6.3 B2 Enti, Associazioni Nazionali 7 REGIONE LAZIO 7.1 B2 Circolari, comunicazioni 7.2 B2 Conferenza Ordini e Collegi 7.3 B2 Corrispondenza 7.4 B2 Altro

8 ENTI ED ASSOCIAZIONIREGIONALI

8.1 B2 C.U.P. Regione Lazio

8.2 B2 Altri Enti ed Associazioni RegioneLazio

8.3 B2 Altre regioni 9 AZIENDE SANITARIE LOCALI 9.1 B2 Lazio 9.2 B2 Altre regioni

10 ENTI/ASSOCIAZIONI/CITTADINI/ALTRI PV LATINA

10.1 Azienda U.S.L. Latina


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10.1.2 E15 Segnalazione fatti Iscritti altri Ordini 10.1.3 E15 Segnalazione fatti altri soggetti 10.1.4 B2-E15 Corrispondenza altro 10.2 Dipartimento Igiene Az.USL LT


10.2.2 E15 Segnalazione fatti Iscritti altri Ordini 10.2.3 E15 Segnalazione fatti altri soggetti 10.2.4 B2-E15 Corrispondenza altro 10.3 Tribunale


10.3.2 E15 Segnalazione fatti Iscritti altri Ordini 10.3.3 E15 Segnalazione fatti altri soggetti 10.3.4 B2-E15 Corrispondenza altro 10.4 Procura Repubblica


10.4.2 E15 Segnalazione fatti Iscritti altri Ordini 10.4.3 E15 Segnalazione fatti altri soggetti

10.4.4

. B2-E15 Corrispondenza altro 10.5 N.A.S. - Carabinieri


10.5.2 E15 Segnalazione fatti Iscritti altri Ordini 10.5.3 E15 Segnalazione fatti altri soggetti 10.5.4 B2-E15 Corrispondenza altro 10.6 Guardia di Finanza


10.6.2 E15 Segnalazione fatti Iscritti altri Ordini 10.6.3 E15 Segnalazione fatti altri soggetti 10.6.4 B2-E15 Corrispondenza altro 10.7 INPS


10.7.2 E15 Segnalazione fatti Iscritti altri Ordini 10.7.3 E15 Segnalazione fatti altri soggetti 10.7.4 B2-E15 Corrispondenza altro 10.8 CITTADINI/MEDICI/ALTRI


10.8.2 E15 Segnalazione fatti Iscritti altri Ordini 10.8.3 E15 Segnalazione fatti altri soggetti 10.8.4 B2-E15 Corrispondenza altro 10.9 B2 Comuni 10.10 B2 Associazioni Mediche 10.11 B2 Sindacati Medici 10.12 B2 Altri Enti ed Associazioni

11 ISCRITTI ALBO MEDICICHIRURGHI

11.1 N5 Prime Iscrizioni 11.2 N5 Cancellazioni 11.3 N5 Trasferimenti 11.4 N5 Specializzazioni 11.5 N5 Corsi Perfezionamento 11.6 N5 Master 11.7 N5 Titoli Universitari 11.8 N5 Psicoterapeuta

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11.9 N5 Medico Competente 11.10 N5 Pubblicità Sanitaria 11.11 N5 Variazioni (Residenza, ecc.) 11.12 N5 Fatti disciplinari 11.13 N5 Opinamento parcelle 11.14 N5 Designazioni 11.15 N5 Terzo Arbitro 11.16 N5 Morosità

11.17 N5Conferma Laurea – Abilitazione –Specializzazione, ecc.

11.18 N5 Altro

11.19 B2 Forme Associative MedicinaGenerale

11.20 B2 Forme Associative Pediatria LiberaScelta

12 ISCRITTI ALBO ODONTOIATRI 12.1 N5 Prime Iscrizioni 12.2 N5 Cancellazioni 12.3 N5 Trasferimenti 12.4 N5 Specializzazioni 12.5 N5 Corsi Perfezionamento 12.6 N5 Master 12.7 N5 Titoli Universitari 12.8 N5 Pubblicità Sanitaria 12.9 N5 Variazioni (Residenza, ecc.) 12.10 N5 Fatti disciplinari 12.11 N5 Opinamento parcelle 12.12 N5 Designazioni 12.13 N5 Terzo Arbitro 12.14 N5 Morosità

12.15 N5Conferma Laurea – Abilitazione –Specializzazione, ecc.

12.16 N5 Altro 13 CONSIGLIO DIRETTIVO 13.1 C2 Comunicazioni 13.2 C2 Altro

14 COMMISSIONE ALBO MEDICICHIRURGHI

14.1 C2 Comunicazioni 14.2 C2 Altro

15 COMMISSIONE ALBOODONTOIATRI


16 COLLEGIO DEI REVISORI DEICONTI


17 ASSEMBLEA ISCRITTI ALBI 17.1 C2 Comunicazioni 17.2 C2 Altro

18 COMITATO PER LA BIOETICA 18.1 H7 Comunicazioni 18.2 H7 Altro

19 GRUPPO DI LAVORO MMG –UNIVERSITA'

19.1 H7 Comunicazioni 19.2 H7 Altro

20 GRUPPO DI LAVORO STORIASANITA'

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20.1 H7 Comunicazioni 20.2 H7 Altro

21 ALTRI GRUPPI DI STUDIO,COMMISSIONI

21.1 H7 Corrispondenza 21.2 H7 Altro

22 PUBBLICITA' SANITARIA 22.1 H1 Iscritti Altri Ordini 22.2 H1 Strutture sanitarie

23 ORGANI DI INFORMAZIONE 23.1 Stampa


23.1.2 E15 Segnalazione fatti Iscritti altri Ordini 23.1.3 E15 Segnalazione fatti altri soggetti 23.1.4 B2 Corrispondenza, altro 23.2 B2 Radio 23.3 B2 TV 23.4 B2 Altri

24 CORRISPONDENZA INTERNA 24.1 E15-H1 Dipendenti 24.2 Componenti Organi istituzionali 24.3 Altro

25 AGGIORNAMENTOPROFESSIONALE

25.1 F14 Corrispondenza 25.2 F14 Altro

26 GIORNATA MEDICO 26.1 F14 Corrispondenza 26.2 F14 Altro

27 GIORNATA ODONTOIATRA 27.1 F14 Corrispondenza 27.2 F14 Altro

28 GIORNATA 40 – 50 ANNILAUREA


29 ALTRE MANIFESTAZIONI 29.1 F14 Corrispondenza 29.2 F14 Altro

30 PATROCINI 30.1 F14 Corrispondenza 30.2 F14 Altro

31 RICHIESTA UTILIZZO SEDEORDINE


32 AMMINISTRAZIONE ECONTABILITA'

32.1 I1 Tassa Annuale 32.2 I1 Fornitori fatture 32.3 I1 Fornitori corrispondenza 32.4 I1 Consulenti fatture 32.5 I1 Consulenti corrispondenza 32.6 I1 Licitazioni trattativa privata 32.7 I1 Lettere offerta 32.8 I1 Condominio 32.9 I1 Banca Tesoreria 32.10 I1 Ente esattore

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32.11 I1 Preventivi 32.12 I1 Iscrizione Albo Fornitori 32.13 I1 Altro

33 INTERVENTI MANUTENZIONE I1 34 ALTRO B2-C2

B UFFICIO N.1C UFFICIO N.2E PRESIDENZAF SALA CONSULTAZIONEH SEGRETERIAI TESORERIAN ARCHIVIO

Per il massimario di scarto si rimanda alla normativa vigente in materia.

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ALLEGATO N° 5 UFFICI UTENTE ABILITATIALL’ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI E CRITERI DI SMISTAMENTO

Come precedentemente indicato l’Amministrazione è composta di un solo ufficio con dueimpiegati. Gli impiegati sono entrambi abilitati alla protocollazione,assegnazione/smistamento, fascicolazione ecc.Al Sig. Guglielmo Sanguigni e alla Sig.ra Sandra Borsari verranno smistati i documentisulla base delle mansioni affidate loro con delibera N° 01/97 del 22/01/1997.

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ALLEGATO N° 6 LIVELLI DI RISERVATEZZA E LOGICHE DIPROTEZIONE DA ACCESSI NON AUTORIZZATI

Il sistema di protocollo è gestito su un Server con sistema Operativo Linux in cui ad ogni specifico oggetto

viene associato uno dei seguenti livelli di autorizzazione:

• Visualizza;

• Modifica/cancella;

• Esegui;

Gli utenti del sistema non hanno nessun livello per gli oggetti che compongono il protocollo informatico,

questo garantisce che non potranno cancellare, modificare o visualizzare alcun oggetto direttamente dal

Sistema Operativo.

Il programma di protocollo si avvale inoltre di un DBMS (Postegress) dove memorizzare i dati e di un

Application Server (Zope) per gestire l’applicazione. Gli utenti del protocollo informatico non hanno nessun

accesso a questi strumenti oltre le normali interfacce del protocollo.

Per poter accedere al programma di protocollo ci si deve autenticare con Login e Password. Al momento della

costruzione dell’utente all’interno gli viene assegnata una password convenzionale uguale alla sua Login, e

viene lasciata facoltà all’utente di modificare la propria password in modo autonomo senza doverla

comunicare a terzi.

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ORDINE DEI MEDICI-CHIRURGHI E DEGLI ODONTOIATRI … · pubblico [P. CARUCCI, Le fonti...

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