Oltre 100 Trucchi Per Excel

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AutoreRoberto Ceriani

Direttore ResponsabileMassimiliano Anticoli

Consulente editorialePaolo Boraschi

Progetto grafico, impaginazioneJoint srl, Milano

L’editore è a disposizione degli avanti diritto, con i quali non gli è stato possibile comu-nicare, per eventuali involontarie omissioni o inesattezze nella citazione delle fonti deibrani e delle illustrazioni riprodotte nel presente volume. Tutti i diritti sono riservati.Nessuna parte di questo libro può essere riprodotta, memorizzata in sistemi d’archiv-io, o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo, elettronico, meccanico, fotocopia, regis-trazione o altri, senza la preventiva autorizzazione scritta dell’editore. Gli autori e l’ed-itore di questo volume si sono fatti carico della preparazione del libro e dei program-mi in esso eventualmente contenuti. Gli autori e l’editore non si assumono alcunaresponsabilità, esplicita o implicita, riguardante questi programmi o il contento deltesto. Gli autori e l’editore non potranno in alcun caso essere ritenuti responsabili perincidenti o conseguenti danni che derivino o siano causati dall’uso dei programmi odal loro funzionamento. Nomi e marchi citati nel testo sono generalmente depositatio registrati dalle rispettive case produttrici.

PC Book n. 3 - Registrazione al Tribunale di Milano n. 329 del 19/05/03

Stampa: Legoprint Spa (Trento)

Distribuzione: So.Di.P. – Via Bettola, 18 – 20092 Cinisello Balsamo (MI)

Capitolo 1 – L’ambiente di Excel

1.1 – Personalizzare l’ambiente 17

1 – Come si fa ad automatizzare l’apertura dei file, facendoin modo che vengano cercati sempre in una determinata cartella?

2 – Come è possibile fare in modo che all’apertura di Excelvengano automaticamente aperti tutti i file di uso più frequente?

3 – È possibile evitare che su un foglio di lavoro appaiano i valori numerici nulli?

4 – È possibile, in un foglio in cui si è scelto di non fare apparire gli zeri, visualizzare gli zeri presenti in alcune celle specifiche?

5 – È possibile abbellire un foglio di lavoro inserendo una fotografiasullo sfondo delle celle?

6 – Esiste un modo per evitare che i menu vengano sempremostrati in modo incompleto?

7 – È possibile fare in modo che Excel dimentichi le abitudinidell’utente e generi menu a discesa sempre uguali?

8 – Come si può scegliere se mostrare a video l’elenco dei formatidi carattere utilizzando i caratteri stessi?

9 – Come si può evitare che vengano visualizzati i valori nullipresenti in una cella?

1.2 - Gestire le finestre 27

10 – Come si fa a rendere temporaneamente invisibile una cartelladi lavoro attiva?

11 – È possibile mantenere sempre visibili i titoli di una tabella,anche quando vengono mostrate righe molto lontane dai titoli?

12 – Come si può lavorare a video contemporaneamente su piùvisualizzazioni dello stesso file?

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Sommario

13 – Come si può lavorare a video contemporaneamente su piùcartelle di lavoro?

14 – Come si può visualizzare una stessa tabella da più punti divista, senza dover ricorrere alla disposizione di finestre di lavoro?

1.3 – Personalizzare le visualizzazioni 33

15 – Come si può determinare facilmente il numero di colonnecomprese fra una determinata colonna e un’altra colonna moltolontana?

16 – Come si può lasciare una o più righe, o colonne, sempremostrate a video, mentre il cursore si sposta in zone remotedel foglio di lavoro?

17 – Come è possibile lavorare contemporaneamente su più parti di uno stesso foglio di lavoro, lontane fra di loro?

18 – Come si possono visualizzare le formule memorizzate nelle celle di un foglio di lavoro?

19 – È possibile, in modalità di visualizzazione formule, scrivere una formula su più righe nella stessa cella?

20 – Come è possibile fare in modo che, in fase di visualizzazione,i contenuti delle celle non vengano troncati a causa di dimensioni insufficienti della cella che li contiene?

1.4 – Usare le barre strumenti 43

21 – Come si fa a leggere l’elenco di tutte le barre degli strumenti disponibili?

22 – Le barre degli strumenti sono sempre collocate nella partealta del video?

23 – La barra dei menu può essere spostata dalla posizioneoriginale?

Sommario

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1.5 - Gestire righe e colonne 46

24 – Come si possono inserire più righe o colonne in una zonaprescelta del foglio di lavoro?

25 – Quali differenze esistono fra le operazioni di cancellazionee di eliminazione?

26 – Come si possono eliminare intere righe e colonneda un foglio di lavoro?

27 – Come si possono eliminare alcune celle da un foglio di lavoro?

28 – Come si può ridimensionare una colonna, in modo che sia ingrado di visualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono?

28 – Come è possibile ridimensionare in una sola volta più righeo più colonne di una tabella?

30 – Come si può ridimensionare una riga, in modo che sia ingrado di visualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono?

31 – Come è possibile semplificare la gestione di un fogliodi calcolo contenente un gran numero di dati numerici?

32 – Quando un foglio di lavoro presenta dati troppo dettagliati,è possibile nascondere temporaneamente alcune righe e colonne?

33 – Come si possono scoprire righe e colonne temporaneamentenascoste?

34 – Come è possibile nascondere tutte le righe o tutte le colonnedi un intero foglio di lavoro?

35 – Quando in un foglio di lavoro sono state nascoste tuttele righe o tutte le colonne è possibile renderle visibili di nuovo?

1.6 - Gestire i fogli di lavoro 68

36 – È possibile trasferire un singolo foglio di lavoro all’interno di un’altra cartella di lavoro?

37 – Come è possibile nascondere temporaneamente la presenzadi uno o più fogli di lavoro attivi?

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Sommario

38 – Quando una cartella di lavoro è costituita da numerosi foglidi lavoro, è possibile riconoscere a colpo d’occhio alcuni fogli diparticolare importanza?

39 – Come si può determinare il numero di fogli in un file di Excel?

40 – Come si può riutilizzare un foglio di lavoro, per produrne unaltro simile all’interno dello stesso file?

Capitolo 2 – Le operazioni fondamentali

2.1 - Usare le celle 79

1 – Quale differenza esiste fra cancellare ed eliminare una cella,una riga o una colonna?

2 – In quanti modi è possibile cancellare il contenuto di una cella?

3 – Qual è la funzione dei triangolini rossi che a volte appaiono avertici di una cella?

4 – Cosa significano i triangolini verdi che a volte appaiono ai verticidi una cella?

2.2 – Inserire i dati 84

5 – Come si può modificare il contenuto di una cella, senzaintervenire nella Barra della formula?

6 – Come si può costruire un riferimento assoluto a una cella,senza dover correggere le formule inserendo manualmente ilsimbolo di dollaro?

7 – Come si può inserire in una cella un numero di telefonoevitando che vengano cancellati gli zeri del prefisso iniziale?

8 – Come si fa a ripetere una stessa azione più volte?

9 – Come si può annullare un’azione già effettuata?

Sommario

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10 – Come si fa a inserire un elenco di numeri interi in una colonna?

11 – Come si fa a generare una successione di numeri pari, dispario legati fra di loro da altri criteri?

12 – Come si fa a inserire un elenco di date successive?

13 – Come si fa, lavorando con un calendario, a generare i nomidei giorni della settimana o dei mesi dell’anno?

14 – Come si fa, lavorando con un calendario, a formattarein colore diverso i sabati e le domeniche?

15 – Come si fa a generare l’elenco dei week-end di un anno?

16 – Come si può memorizzare un elenco personalizzatoda riutilizzare più volte?

2.3 - Fare i calcoli 98

17 – Come si può rimandare l’esecuzione di un calcolo numerico?

18 – Come si possono visualizzare le formule presenti nelle celle,al posto dei risultati numerici da esse prodotti?

19 – Esistono scorciatoie nell’uso dei nomi di cella in una formula?

20 – È possibile conoscere la somma di valori numerici, senzadover usare formule apposite?

21 – Come si possono sommare valori numerici, senza definirea priori la zona in cui verranno inseriti?

2.4 - Gestire le stampe ordinarie 105

22 – Come si può evitare che, in fase di stampa su carta, una tabella appaia troppo sbilanciata verso un lato della pagina?

23 – Se non si dispone di una stampante a colori è possibile evitarele gradazioni di grigio che rendono difficoltosa la lettura dei datisu carta?

24 – Come si possono stampare le formule memorizzate nelle celle di un foglio di lavoro?

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Sommario

25 – Quando si stampa una tabella molto lunga, è possibile fare inmodo che alcune intestazioni appaiano in tutte le pagine?

26 – Quando non occorre stampare un intero foglio di lavoro èpossibile ridurre la stampa solo a una determinata zona?

27 – Esiste una scorciatoia per modificare frequentemente l’areadi stampa?

28 – Come è possibile stampare solamente alcune piccole zonenon contigue di un foglio di lavoro?

29 – È possibile, in fase di stampa di un foglio di lavoro, apportarealcune variazioni ai margini delle pagine da stampare?

2.5 - Gestire le stampe complesse 116

30 – Come si può ottenere la stampa di una o più colonnedi una tabella su ogni foglio di carta?

31 – Come si può evitare che la stampa di una tabella terminicon poche righe o colonne isolate su alcune pagine semivuote?

32 – Come si fa a stampare su ogni pagina una frase ripetitiva?

33 – Quali personalizzazioni sono possibili nelle intestazionie nei piè di pagina?

34 – Come si fa a numerare le pagine stampate lasciando tracciadel nome del file da cui provengono?

35 – Come si fa a stampare una tabella imponendo un iniziodi numerazione pagine diverso da uno?

36 – Come si fa, quando si stampa un titolo ricorrente, a generareil carattere di “e-commerciale” (&)?

37 – Come si fa a far stampare su ogni pagina il numero totaledi pagine stampate?

38 – Come si fa a fare stampare un’immagine in calcea ogni pagina?

Sommario

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Capitolo 3 – Le operazioni avanzate

3.1 – Usare le funzioni 129

1 – Come si può convertire un elenco di nomi e cognomi,memorizzati in celle separate, in un elenco in cui ogni cellacontenga sia il nome sia il cognome?

2 – Quando si utilizza un elenco di nomi e cognomi è possibilefare in modo che tutti appaiano scritti con l’iniziale maiuscola?

3 – Come si può determinare il totale di una parte di un elencodi valori numerici avente una determinata proprietà?

4 – Come si può inserire rapidamente la data e l’ora corrente?

5 – Come si può ordinare un elenco di dati in modo casuale?

3.2 – Lavorare con i grafici 142

6 – È possibile costruire un istogramma utilizzando la sovrapposizione di piccole immagini?

7 – È possibile inserire un’immagine all’interno di un grafico?

8 – È possibile inserire uno sfondo personalizzato in un graficoprodotto con Excel?

3.3 – Usare la correzione ortografica 147

9 – Come è possibile controllare la correttezza ortografica dei testiinseriti in una tabella?

10 – Come si può correggere l’ortografia di una tabella in cui il testoè scritto in una lingua diversa dall’italiano?

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Sommario

3.4 – Inserire elementi esterni 150

11 – Come si può inserire il simbolo di copyright in una celladi testo?

12 – Cosa significa e come si fa a inserire un oggetto all’internodi una tabella?

13 – Come si può fare in modo che il cursore venga portatoautomaticamente in una determinata cella, appartenente allo stessoo a un altro file?

3.5 – Ridurre gli errori 156

14 – Come è possibile risalire facilmente alle celle i cui valorideterminano il valore di una particolare cella?

15 – Come è possibile risalire alle celle i cui valori determinano ilvalore in una determinata cella, se queste celle si trovano in un’altrofoglio di lavoro?

16 – Come è possibile individuare le celle i cui valori sonodeterminati dal valore presente nella cella in esame?

17 – Come si può cercare l’origine di un valore di errore presente inuna cella di lavoro?

18 – Come si può evitare di perdere un lavoro in corso se si bloccail sistema?

19 – È possibile stabilire per quali cartelle abilitare il salvataggio automatico?

3.6 – Impedire modifiche non autorizzate 164

20 – Come si può limitare il numero di dati che l’utente finaleè autorizzato a immettere in una tabella?

21 – È possibile fare in modo di limitare idati da inserirein una cella?

22 – Come si può permettere a un utente di scrivere soloin determinate celle e non in altre?

Sommario

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23 – È possibile permettere a un utente finale di modificareil formato delle celle di lavoro, impedendogli però di modificarne il contenuto?

3.7 – Interagire con altri software 172

24 – È possibile copiare in Excel un testo elaborato con Word?

25 – Come si fa a copiare in Word o in PowerPoint una tabellaelaborata con Excel?

26 – È possibile copiare in Excel una diapositiva prodottacon PowerPoint?

27 – È possibile trasferire in Excel una rubrica di indirizzi utilizzatacon Outlook?

3.8 – Usare piccoli trucchi 180

28 – Quando sono aperte più di una cartella di lavoro è possibilechiuderle tutte evitando di ripetere l’operazione per ogni singolacartella?

29 – Come si fa a produrre un tabulato a lettura agevolata, dotatodi righe con colori alternati?

30 – È possibile rimuovere con una sola azione tutti i commentiassociati alle celle di lavoro?

31 – Come si possono aprire le macro di Excel 97 o di Excel 2000,nei casi in cui queste vengano bloccate da Excel XP?

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Sommario

Introduzione

OBIETTIVIQuesto libro non è un manuale di Excel. Chi desidera imparare ad usare i coman-di di Excel uno ad uno può utilizzare l’help in linea o i vari manuali in commercio.Questo libro, al contrario, presuppone che l’utente abbia già qualche competenzanell’uso di questo software e che lo utilizzi con una discreta frequenza, anche se alivello elementare. È questo l’utente che deve affrontare frequentemente probleminuovi e che spesso li risolve con procedure laboriose e risultati non sempre sod-disfacenti. Questo utente troverà in questo libro una serie di suggerimenti pensatiper semplificargli la vita e per trovare soluzioni rapide ai più comuni problemi quo-tidiani. Non si tratta, se non raramente, di “trucchi” da professionisti o di ardite solu-zioni che richiedono ore di apprendimento per poi guadagnare solo qualche minu-to nel lavoro quotidiano. La gran maggioranza delle soluzioni proposte non richie-de lunghi tempi di apprendimento o notevoli capacità di astrazione, ma solo unaparticolare attenzione.Si tratta quasi sempre di piccoli accorgimenti che anche l’utente professionista puòa volte trovare interessanti; la regola fondamentale che sta alla base di questo libroè cercare soluzioni semplici, di buon senso, facili da capire e da usare, per sempli-ficare la vita a un utente non professionale.

COME UTILIZZARE QUESTO LIBRONulla proibisce di leggere questo libro dalla prima pagina fino all’ultima, ma que-sto è certamente il modo peggiore per trarne buoni frutti. Infatti questo non è unromanzo, ma un manuale di consultazione pensato per risolvere problemi pratici.Per questa ragione non esiste nessun ordine di priorità fra le domande. Ognidomanda è collocata all’interno di un paragrafo, in modo da facilitare la ricerca perargomento, ma nessuna domanda richiede come prerequisito la lettura delledomande precedenti. Il testo è suddiviso in tre capitoli, che trattano rispettivamen-te l’ambiente di Excel, le operazioni basilari e quelle avanzate. Ogni capitolo è sud-diviso a sua volta in paragrafi. Il lettore non è invitato a leggere un capitolo per inte-ro, ma a ricercare le risposte ai suoi problemi specifici, consultando l’indice deiparagrafi. Per esempio, un lettore che desidera semplificare le operazioni di stam-pa farà bene a cercare le risposte ai suoi problemi nel paragrafo che tratta proprioquesto argomento, rimandando la lettura di altri temi al momento in cui necessi-terà di una risposta specifica.

CONVENZIONI ADOTTATEQuesto testo utilizza convenzioni tipografiche comuni alla maggior parte dei testidel settore. Nei limiti del possibile si è preferito evitare l’uso di lunghe frasi tipo

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“...dopo aver attivato il menu Formato scegliere il comando Riga, seguito dal sotto-comando Adatta...”. Per semplificare la trattazione si preferisce, in questo caso,usare la sequenza di parole FORMATO Riga Adatta, affidando al tipo di carattere(maiuscoletto, grassetto, ecc.) l’individuazione della gerarchia e della sequenza deicomandi da utilizzare.

COMPETENZE RICHIESTEPer poter leggere questo libro e trarre il massimo di beneficio è necessario averegià lavorato con Excel, almeno per affrontare i problemi più semplici.Come minimo si richiede di saper usare le tabelle per inserire dati, fare semplicicalcoli aritmetici, formattare i caratteri e produrre stampe cartacee. Se poi il letto-re è già in grado anche di costruire grafici, utilizzare le funzioni, gestire finestre, ...la lettura del testo risulterà una piacevole passeggiata su terreni già in parte cono-sciuti. In ogni caso crediamo che anche un utente discretamente avanzato possatrovare in alcune parti del libro soluzioni originali ai suoi problemi più comuni. L’am-bizione del testo è infatti quella di fare in modo che chiunque lo legga possa primao poi dire “Oh! Finalmente! Questo piccolo trucco fa proprio al mio caso. Ma comeho fatto a non pensarci prima?”.

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Capitolo 1

L’AMBIENTE DI EXCELIn questo capitolo vengono presentate le principali caratteristiche dell’am-biente di Excel. Ovviamente non viene presentato l’ambiente basilare di Excel (righe, colon-ne, celle, menu, ecc.) come se fosse una novità. Supponendo di avere a chefare con un utente che già sa lavorare a livello base, qui vengono presenta-ti alcuni trucchi e scorciatoie per risolvere i problemi più comuni di adatta-mento dell’ambiente alle esigenze di ogni utente.Per esempio vengono presentati alcune scorciatoie per: • personalizzare l’ambiente (esempio: mettere uno foto come sfondo

delle celle);• gestire le finestre (nascondere temporaneamente una cartella di lavoro);• personalizzare le visualizzazioni (scrivere formule su più righe);• usare le barre strumenti (spostare la barra dei menu);• gestire righe e colonne (gestione di fogli correlati fra di loro);• gestire i fogli di lavoro (colorare le etichette dei fogli di lavoro);

1.1 PERSONALIZZARE L’AMBIENTE

1 - Come si fa ad automatizzare l’apertura dei file, facendo in modo che venganocercati sempre in una determinata cartella?

Livelo: Facile Tempo necessario: 10 minuti

Quando si vuole aprire un file esistente è possibile utilizzare il comando FILE

Apri, l’icona Apri, o la combinazione di tasti Ctrl-F12. In tutti i casi i fileverranno cercati inizialmente nella cartella predefinita, dalla quale ci sipuò spostare a piacere per cercare altri file memorizzati in altre cartelle.La cartella predefinita di default è solitamente C:\Documenti, ma, se lamaggior parte dei file si trovano in un’altra cartella, è più comodo modifica-re a piacere questa scelta eseguendo le seguenti operazioni:• usare il comando STRUMENTI Opzioni;• aprire la cartella Generale;• scrivere il percorso personalizzato nella zona Posizione file predefini-

to (figura 1.1).

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Capitolo1 l’ambiente di excel

(Fig. 1.1)Scelta della cartella predefinita in cui cercare i file da aprire

2 - Come è possibile fare in modo che all’apertura di Excel vengano automati-camente aperti tutti i file di uso più frequente?

Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti

Ogni utente lavora con alcuni file di uso frequente variabili nel tempo. Per esempioutilizza per alcune settimane 2 o 3 file tutti i giorni, più eventualmente altri file di usosaltuario, mentre nel mese successivo utilizza altri 4 file quasi tutti i giorni.In questi casi risulta scomodo aprire tutti i giorni gli stessi file, magari collocati in diffe-renti cartelle. Per automatizzare l’apertura dei file si potrebbe utilizzare la cartellaApertura automatica con la seguente procedura:• premere da Windows il pulsante START Impostazioni Barra delle applicazioni e

menu avvio;• scegliere la scheda Applicazioni del menu avvio;• premere il pulsante Avanzate;• copiare nella scheda Esecuzione automatica i collegamenti a tutti i file di Excel

che vengono usati tutti i giorni.

Questo metodo risulta conveniente in tutti i casi in cui gli stessi file di Excel vengonoveramente utilizzati tutti i giorni. Infatti, da questo momento in poi, ogni volta che verràacceso il computer verrà contemporaneamente avviato Excel e aperti tutti i file sopra

È possibile personalizzare il percorso di ricerca dei file, facendo in modo che per defaulti file da aprire vengano cercati in rete su un altro computer

Capitolo1

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citati. Gli svantaggi di questo metodo sono:• l’avvio del computer viene rallentato (condizione particolarmente fastidiosa in tutti i

casi in cui occorre riavviare il computer più volte per effettuare operazioni di manu-tenzione)

• Excel viene avviato sempre, anche nei casi in cui si accende il computer per com-piere altre attività

• in caso di modifica dei file da aprire ogni volta occorre compiere alcune operazioniun poco laboriose

È tuttavia disponibile un altro metodo per aprire automaticamente un certo numerodi file ogni volta che si avvia Excel (non ogni volta che si accende il computer). Perrealizzare questo obiettivo occorre:• usare il comando STRUMENTI Opzioni;• aprire la cartella Generale;• scrivere il percorso personalizzato nella zona All’avvio apri tutti i file in

(figura 1.2).

(Fig. 1.2)Scelta della cartella in cui cercarei file da aprire automaticamente

Una volta effettuata questa scelta occorrerà:• copiare, o spostare, tutti i file di uso frequente nella cartella prescelta• al termine dell’uso dei file riportarli nelle cartelle iniziali• copiare, o spostare, altri file di uso temporaneo, ma frequente, nella cartella pre-

scelta

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l’ambiente di excel

3 – È possibile evitare che su un foglio di lavoro appaiano i valori numerici nulli?


Spesso, in un foglio di lavoro, sono presenti lunghi elenchi di valori nulli. Peresempio, in una tabella in cui vengono calcolati gli importi da pagare perl’acquisto di un certo insieme di prodotti, a ogni prodotto non acquistatoverrà associato un valore nullo. In alcuni casi questo elenco di zeri può por-tare a visualizzazioni confuse che sarebbe meglio evitare. Per ottenere questo scopo è disponibile il comando STRUMENTI Opzioniche, nella scheda Visualizza, presenta l’opzione di scelta se mostrare omeno gli zeri (figura 1.3).

(Fig. 1.3)Opzione di visualizzazione degli zeri su un foglio di lavoro

4 – È possibile, in un foglio in cui si è scelto di non fare apparire gli zeri, visua-lizzare gli zeri presenti in alcune celle specifiche?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti

Se in un foglio è stato usato il comando STRUMENTI Opzioni e, nella scheda Visua-lizza, si è scelta l’opzione di non mostrare gli zeri, normalmente tutti gli zeri, digitati ocalcolati dal foglio stesso, non verranno visualizzati. Se però si desidera che alcune delle celle contenenti valori nulli mostrino questi valo-ri in modo esplicito, nonostante la precedente limitazione imposta al foglio di lavoro,è possibile operare sui formati personalizzati. Una volta selezionata la cella interessa-ta, occorre attivare il comando FORMATO Celle e, nella scheda Numero, scegliere lacategoria Personalizzato. A questo punto occorre digitare:

Capitolo1

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• il formato 0;@ se si vuole che appaia il valore 0 quando nella cella è presente unvalore nullo

• il formato 0,00;@ se si vuole che appaia il valore 0,00 quando nella cella è pre-sente un valore nullo

• il formato 0;-0;”zero”;@ se si vuole che appaia la parola zero quando nella cella èpresente un valore nullo (figura 1.4)

(Fig. 1.4)Come fare apparirela parola zero quandouna cella contiene un valore nullo

5 – È possibile abbellire un foglio di lavoro inserendo una fotografia sullosfondo delle celle?


Un foglio di calcolo è normalmente utilizzato per obiettivi di servizio che poco hannoa che vedere con presentazioni dagli effetti grafici accattivanti, ma in qualche caso puòessere utile abbellire un particolare foglio di lavoro da utilizzare per presentazioni didati sintetici. In questi casi è opportuno che l’immagine da utilizzare come sfondo siadi colore particolarmente omogeneo, in modo da poter scegliere un colore per i datisufficientemente contrastato rispetto all’immagine di sfondo.Per inserire un’immagine come sfondo di un foglio di lavoro (figura 1.5) occorre:• attivare il comando FORMATO Foglio Sfondo• scegliere l’immagine da inserire come sfondo (per esempio uno foto in formato

JPG)21


• modificare i colori dei caratteri delle celle in modo che i contenuti risultino sempreleggibili (per esempio usare caratteri bianchi se la foto è scura)

• in caso di incompatibilità cromatica si può sempre attribuire uno sfondo colorato adalcune celle particolarmente importanti

Si osservi che gli sfondi dei fogli di lavoro non verranno stampati su carta o mostratiin anteprima di stampa.

(Fig. 1.5)Foglio di lavoro con una foto sullo sfondo

6 – Esiste un modo per evitare che i menu vengano sempre mostrati inmodo incompleto?


I menu a discesa appaiono normalmente incompleti; infatti alcune voci vengononascoste in quanto usate raramente. La scelta delle voci da nascondere viene fatta inconsapevolmente dall’utentestesso, durante l’uso del programma. Per esempio, se un utente usa molto rara-mente il comando FORMATO Stile, scegliendo il comando FORMATO apparirà unmenu a discesa analogo a quello mostrato in figura 1.6. Premendo poi la rigaEspandi, indicata con due piccole frecce, il menu FORMATO verrà visualizzatointeramente.

Capitolo1

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(Fig. 1.6)Menu a discesa non espanso

Questa scelta di adattamento del programma alle abitudini dell’utente a volte puòcreare qualche confusione, in particolare se lo stesso computer viene utilizzato da piùutenti. Per fare in modo che i menu appaiano sempre in forma completa occorre:• attivare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti Personalizza (oppure fare

un clic destro in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti visibile e sceglierePersonalizza);

• scegliere la scheda Opzioni;• selezionare la casella Mostra sempre menu completi (figura 1.7).Così facendo, i menu verranno successivamente mostrati sempre in modo completo.

(Fig. 1.7)Opzione di visualizzazione dei menu sempre completi

Nella scheda Opzioni è disponibile anche la casella di spunta Mostra menu completidopo alcuni istanti

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7 – È possibile fare in modo che Excel dimentichi le abitudini dell’utente e gene-ri menu a discesa sempre uguali?


Per fare in modo che Excel non consideri le abitudini dell’utente, oppure che dimen-tichi quelle precedentemente memorizzate occorre:• attivare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti Personalizza (oppure fare

un clic destro in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti visibile e sceglierePersonalizza)

• scegliere la scheda Opzioni;• premere il pulsante Cancella informazioni sull’utilizzo;• scegliere Si alla richiesta che appare a video (figura 1.8).Da questo momento in poi verranno ripristinate le condizioni attive al momento del-l’installazione di Excel.

(Fig. 1.8)Cancellazione delle informa-zioni memorizzate relativi alleabitudini dell’utente

8 – Come si può scegliere se mostrare a video l’elenco dei formati di carattere uti-lizzando i caratteri stessi?


Per fare in modo che Excel mostri gli elenchi dei caratteri disponibili utilizzando i carat-teri stessi occorre:• attivare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti Personalizza (oppure fare

un clic destro in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti visibile e sceglierePersonalizza);

• scegliere la scheda Opzioni;• selezionare la casella di spunta Elenca tipi di carattere utilizzando il

carattere stesso.

Capitolo1

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In seguito a questa selezione (che corrisponde alla scelta di default al momentodell’installazione) gli elenchi dei caratteri appariranno come in figura 1.9; in casocontrario appariranno come in figura 1.10.

(Fig. 1.9)Caratteri elencati utilizzando il carattere stesso

(Fig. 1.10)Caratteri elencati in carattere standard

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9 – Come si può evitare che vengano visualizzati i valori nulli presenti inuna cella?


Una tabella contenente valori numerici può contenere, fra i tanti valori pos-sibili, anche valori nulli. In alcuni casi è importante che questi valori appaia-no scritti, come qualsiasi altro valore numerico. Per esempio può essere importante leggere che una determinata cellacontiene il valore 0, oppure uno dei seguenti valori: 0,00 , 0,0% , 0,000In altri casi, invece, un lungo elenco di zeri può avere solo il fastidioso effet-to di complicare la lettura dei dati. In questi casi, di conseguenza, è preferi-bile nascondere i valori nulli, affrontando il piccolo rischio di confusione fraun valore nullo e la mancanza di dati memorizzati nella cella. Per sceglierefra le due condizioni possibili di visualizzazione degli zeri occorre:• attivare il comando STRUMENTI Opzioni;• scegliere la scheda Visualizza;• nella zona Opzioni della finestra scegliere l’opzione Zeri (figura 1.11).

(Fig. 1.11)Opzione di visualizzazione degli zeri memorizzati nella celle

La commutazione di questa opzione permette di scegliere fra le visualizzazionimostrate in figura 1.12 e in figura 1.13.

Capitolo1

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(Fig. 1.12)Tabella con zeri visualizzati

(Fig. 1.13)Tabella con zeri nascosti

1.2 - GESTIRE LE FINESTRE

10 – Come si fa a rendere temporaneamente invisibile una cartella di lavo-ro attiva?


Quando sono aperte più cartelle di lavoro, a volte possono crearsi problemi di gestio-ne dovuti al numero eccessivo di file attivi. I problemi più comuni sono:• rallentamento delle operazioni di calcolo (in particolare se si utilizzano computer

con memoria ridotta)• affollamento eccessivo dovuto alle finestre mostrate a video• eccessivo numero di etichette di Excel nella barra di stato di Windows, con conse-

guente impossibilità di leggere il nome completo del file relativo.Per ovviare ad alcuni di questi inconvenienti, qualora non sia consigliabile chiudere ifile non necessari, è possibile nasconderne temporaneamente alcuni di essi, in mododa concentrare l’attenzione su quelli rimanenti. Per nascondere temporaneamenteun file occorre usare il comando FINESTRA Nascondi. Quando poi sarà di nuovo necessario visualizzare uno o più file nascosti, si potrà sem-

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pre utilizzare il comando FINESTRA Scopri e scegliere quali file riportare alla visualiz-zazione (figura 1.14).

(Fig. 1.14)Selezione dei file nascosti da riportare alla visualizzazione ordinaria

11 – È possibile mantenere sempre visibili i titoli di una tabella, anche quandovengono mostrate righe molto lontane dai titoli?


Quando una tabella contiene molti dati, per esempio quando contiene numerosirecord di un Database, capita normalmente che la riga di intestazione, contenente inomi di campo, venga nascosta alla visualizzazione ogni volta che si scorre la tabellaverso il basso. In questi casi può risultare difficile comprendere il significato di un datoimmesso in una cella, in quanto non sempre è facile risalire a mente al nome dicampo relativo alla colonna in esame. Per questa ragione, ogni volta che si utilizza unatabella particolarmente lunga, è opportuno fare in modo che rimangano semprevisualizzati a video i titoli delle colonne della tabella. Per realizzare questo obiettivooccorre usare il comando FINESTRA Blocca riquadri, che potrà sempre essere inseguito annullato con il comando opposto FINESTRA Sblocca riquadri (figura 1.15).

(Fig. 1.15)Tabella con la prima riga bloccata, mentrele altre possono scorrere verso il basso

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L’effetto di questo comando è legato alla posizione del cursore e alla zona selezio-nata prima dell’uso del comando. Per esempio:• se si desidera lasciare sempre visualizzata la riga numero 1 occorre selezio-

nare la riga 2• se si desidera lasciare sempre visualizzate le righe da 1 a 3 occorre selezio-

nare la riga 4• se si desidera lasciare sempre visualizzata la colonna numero A occorre

selezionare la colonna B• se si desidera lasciare sempre visualizzate le colonne da A a C occorre sele-

zionare la colonna D• se si desidera lasciare sempre visualizzate sia le righe 1 e 2, sia le colonne A, B, C,

occorre portare il cursore nella cella D3

12 – Come si può lavorare a video contemporaneamente su più visualizzazionidello stesso file?


Innanzitutto, nel caso in cui siano già aperti anche altri file, occorre fare in modo chequeste ulteriori tabelle inutili non vengano visualizzate per non creare confusione sulvideo. Per evitare queste visualizzazioni superflue si può usare uno dei metodiseguenti:• chiudere i file non necessari (FILE Chiudi)• nascondere temporaneamente i file non necessari (FINESTRA Nascondi)A questo punto, tenendo selezionato uno dei file da visualizzare in più modi,occorre attivare il comando FINESTRA Nuova finestra, seguito dal comandoFINESTRA Disponi.Quando un file viene visualizzato in più finestre contemporaneamente è pos-sibile:• visualizzare lo stesso foglio di lavoro da più punti di vista• visualizzare diversi fogli di lavoro. Nel caso in cui sia necessario visualizzare in più finestre solamente un file, nonè necessario chiudere o nascondere gli altri file di lavoro. Dopo aver attivato ilcomando FINESTRA Nuova finestra più volte, fino a ottenere il numero difinestre desiderato, si può attivare il comando FINESTRA Disponi e sceglierel’opzione Finestre della cartella di lavoro attiva (figura 1.16).

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(Fig. 1.16)Visualizzazione di più finestre di uno stesso file, senza nascondere gli altri file aperti

13 – Come si può lavorare a video contemporaneamente su più cartelle di lavoro?


Quando sono aperti più file di Excel, è possibile visualizzarli tutti contemporanea-mente a video con il comando FINESTRA Disponi. Questo comando fa apparire lafinestra di dialogo di figura 1.17, con la quale si può scegliere la modalità di disposi-zione delle finestre a video:• affiancate (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1.18)• orizzontale (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1.19)• verticale (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1.20)• sovrapposte (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1.21)

(Fig. 1.17)Richiesta di disposizione a video delle finestre attive

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(Fig. 1.18)Finestre affiancate

(Fig. 1.19)Finestre disposte orizzontalmente

(Fig. 1.20)Finestre disposte verticalmente

(Fig. 1.21)Finestre sovrapposte fra di loro

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14 – Come si può visualizzare una stessa tabella da più punti di vista, senza doverricorrere alla disposizione di finestre di lavoro?


Una stessa tabella può venire mostrata da più punti di vista, utilizzando piùvolte il comando FINESTRA Nuova finestra seguito dal comando FINESTRA

Disponi. In questo modo si ottengono più visualizzazioni della stessa tabel-la, ognuna mostrata in una finestra indipendente dalle altre.Un piccolo inconveniente di questa scelta è dovuto al fatto che ognuna dellefinestre citate è una finestra completa di menu, barre strumenti, barre discorrimento, ... di conseguenza lo spazio video dedicato alla tabella vera epropria ne risulta parzialmente sacrificato. Nel caso in cui le visualizzazioni necessarie della stessa tabella siano innumero limitato (due o quattro), si può utilizzare per lo stesso obiettivo unaltro metodo che non crea nuove finestre, ma suddivide in parti ridimensio-nabili l’unica finestra utilizzata. Per farlo occorre utilizzare il comando FINE-STRA Dividi, oppure trascinare con il mouse la piccola barretta di suddivi-sione collocata all’estremità delle barre di scorrimento (in alto per la barradi scorrimento verticale e a destra per quella orizzontale).Trascinando le due barre così create si può suddividere la finestra video inquattro parti, all’interno di ognuna delle quali è visibile una parte della tabel-la in esame (figura 1.22).

(Fig. 1.22)Finestra ripartita in più parti

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1.3 – PERSONALIZZARE LE VISUALIZZAZIONI

15 – Come si può determinare facilmente il numero di colonne comprese frauna determinata colonna e un’altra colonna molto lontana?


In condizioni normali le colonne sono identificate da lettere alfabetiche (A, B, C,...ecc.). Dopo la ventisesima colonna, identificata dalla lettera Z, si trovano le colonneAA, AB, AC, e così via fino all’ultima colonna, in 256a posizione, identificata dal nomeIV. Per determinare il numero di colonne comprese fra due colonne non contigueoccorre effettuare calcoli mentali non sempre immediati. Per esempio:• è facile affermare che la colonna F si trova tre posti a destra della la colonna C• è un po’ meno intuitivo stabilire che la colonna F si trova sette posti a sinistra della

colonna M• probabilmente nessuno riesce a determinare a mente la distanza fra la colonna AB

e la colonna FM (141 colonne)Excel permette di mostrare i nomi di colonna in forma numerica. Per esempio, lacolonna A viene identificata con il numero 1, la B con 2 e così via. Per ottenere que-sto tipo di visualizzazione occorre attivare il comando STRUMENTI Opzioni e sceglierela scheda Generale. In questa scheda, nella zona Impostazioni, occorre seleziona-re la casella di spunta Stile di riferimento R1C1. A questo punto, come mostratoin figura 1.23, le colonne verranno identificate da numeri al posto delle lettere. In que-sto modo la determinazione del numero di colonne comprese fra due colonne noncontigue si riduce a una semplice sottrazione. Per esempio, la colonna AB, identifica-ta dal numero 28, e la colonna FM (numero 169), distano fra di loro 141 colonne(169-28=141), oppure fra le stesse colonne sono inserite 140 colonne (169-28-1=140).

(Fig. 1.23)Colonne identificate da numeri al posto delle lettere

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16 – Come si può lasciare una o più righe, o colonne, sempre mostrate a video,mentre il cursore si sposta in zone remote del foglio di lavoro?

Livello: MedioTempo necessario: 10 minuti

Quando si lavora con grandi tabelle, costituite da centinaia di righe o decine di colon-ne, la visualizzazione delle celle lontane può rendere problematica la lorointerpretazione. Questo problema è particolarmente frequente se si lavoracon un Database. Per esempio, come mostrato in figura 1.24, le intestazionidi un Database possono venire bloccate in fase di visualizzazione, permet-tendo alle rimanenti righe di scorrere verticalmente. Come si vede in figura, osservando la numerazione delle righe, viene mostra-ta a video la riga numero 1 (intestazioni di colonne), seguita dalla riga 16; lerighe comprese fra la 2 e la 15 risultano nascoste. Facendo scorrere verso il basso la posizione del cursore, le riga 1 resteràsempre evidenziata seguita, come seconda riga, dalla riga 17, 18,... 30,... 100,e così via. Per ottenere questo effetto di visualizzazione occorre:1. selezionare l’intera riga 2 (clic sinistro sul numero identificatore della riga);2. attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri.Quando si deciderà di fare a meno di questo tipo di visualizzazione, oppurequando si deciderà di sceglierne un altro, sarà sufficiente usare il comandoFINESTRA Sblocca riquadri.

(Fig. 1.24)La riga 1 è bloccata, mentre le altre possono scor-rere verticalmente

Nel caso in cui si desideri bloccare la visualizzazione di una o più colonne, prima diattivare il comando FINESTRA Blocca riquadri occorre selezionare l’intera colonnasuccessiva. Per esempio, volendo bloccare le colonne A e B, occorre:1. selezionare la colonna C (clic sinistro sul nome della colonna);2. attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri.Per ottenere l’effetto combinato di blocco sia di righe sia di colonne occorre selezio-nare la prima cella da non bloccare.

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Per esempio, per ottenere l’effetto mostrato in figura 1.25, in cui sono bloccate sia lariga 1, sia le colonne A e B, occorre1. selezionare la cella C22. attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri

(Fig. 1.25)Sono bloccate sia la riga 1, sia le colonne A e B

17 – Come è possibile lavorare contemporaneamente su più parti di uno stessofoglio di lavoro, lontane fra di loro?


Oltre al comando FINESTRA Blocca riquadri, esiste il comando FINESTRA

Dividi che produce effetti simili, ma non identici. Attivando il comandoFINESTRA Dividi appaiono a video due righe grigie, una verticale e un’altraorizzontale, che suddividono l’area visualizzata del foglio di lavoro in quattroriquadri. La posizione di queste righe separatrici può essere variata a piace-re trascinandole orizzontalmente (per la riga verticale) o verticalmente (perla riga orizzontale). Eventualmente si può annullare l’effetto di una delle due righe trascinando-la a uno dei bordi estremi della zona di foglio mostrata a video. All’interno di un riquadro qualsiasi si può operare come se ci si trovasseall’interno dell’intera finestra del foglio di lavoro. In altre parole, oltre a ope-rare normalmente digitando dati o formule, si può fare scorrere la visualiz-zazione come si fa normalmente con qualsiasi finestra intera.Per esempio, come mostrato in figura 1.26, la riga orizzontale può nascon-dere temporaneamente le righe comprese fra la 9 e la 43, mentre la riga

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verticale nasconde le righe da F a N. Si può osservare che, nel caso due opiù finestre mostrino a video alcune celle in comune, la selezione di una diqueste celle risulterà visibile contemporaneamente in più parti del video:per esempio, se in ogni finestra appare la zona H12:L15, la selezione dellacella L13 apparirà visibile in tutte le quattro finestre mostrate a video. La maggiore versatilità del comando FINESTRA Dividi, rispetto al comandoFINESTRA Blocca riquadri, consiste nell’estrema facilità con cui si puòmodificare la posizione delle righe e delle colonne di divisione, trascinan-dole con il mouse nella posizione desiderata. Questa caratteristica implica l’uso di questi due comandi in differenti situa-zioni:• FINESTRA Dividi: è utile durante la progettazione di un foglio di lavoro,

quando si vuole vedere immediatamente l’effetto di una formula o di undato su celle collocate a distanza.

• FINESTRA Blocca riquadri: è consigliato nei casi in cui il foglio di lavoro siastato completamente progettato e il suo utilizzo finale preveda lo scorri-mento di lunghi elenchi di dati omogenei (per esempio lavorando con unDatabase).

Per annullare il comando FINESTRA Dividi si può usare il comando FINESTRA

Rimuovi divisione, oppure si possono trascinare le barre di divisione ai lati delfoglio di lavoro.

(Fig. 1.126)Finestra divisa in quattro riquadri indipendenti mobili

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18 – Come si possono visualizzare le formule memorizzate nelle celle diun foglio di lavoro?


Quando, invece dei normali valori digitati o calcolati da Excel, è necessariovisualizzare le formule inserite in un foglio di lavoro occorre usare il coman-do STRUMENTI Opzioni e selezionare la scheda Visualizza. In questa sche-da occorre poi selezionare l’opzione di visualizzazione Formule nell’areaOpzioni della finestra (figura 1.27). Questa scelta è spesso necessaria per analizzare le formule inserite, al finedi individuare eventuali errori presenti in esse.

(Fig. 1.27)Opzione di visualizzazione delle formule

A questo punto il foglio di lavoro apparirà in modo analogo a quello mostra-to in figura 1.28. Si può osservare che, in questa condizione, le dimensioni delle colonnedovranno essere opportunamente variate, in modo da visualizzare intera-mente formule lunghe che, magari, si trovano in celle in cui i valori normal-mente visualizzati sono invece piuttosto brevi.

Quando si trova in questa condizione, il foglio di lavoro può essere stampato normal-mente con il comando File Stampa e sulla carta appariranno le formule memorizzatenelle celle, al posto dei valori calcolati da Excel

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(Fig. 1.28)Foglio di lavoro in modalità di visualizzazione formule

19 – È possibile, in modalità di visualizzazione formule, scrivere una formula su piùrighe nella stessa cella?


Per scrivere su più righe in una stessa cella occorre usare il comando FORMATO

Celle e, nella scheda Allineamento, scegliere l’opzione Testo a capo nella zonaControllo testo (figura 1.29).

(Fig. 1.29)Opzione di visualizzazione di testo su più righe in una cella

Quando è attiva la modalità di visualizzazione formule (STRUMENTI Opzioni,scheda Visualizza, opzione Formule nell’area Opzioni della finestra), nonè disponibile la modalità di Allineamento con l’opzione Testo a capo (inrealtà questa opzione è disponibile, ma ha effetto solo nella condizione divisualizzazione normale). La mancanza di questa possibilità è dovuta ai facilierrori che potrebbero essere indotti dalla lettura di una lunga formula visua-lizzata in modo non lineare.

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Per questa ragione, se è necessario leggere completamente una lunga for-mula, troncata dalle dimensioni insufficienti della cella, si può optare per unadelle soluzioni seguenti:• ridimensionare la colonna cui appartiene la cella in esame (opzione consigliata se

nella colonna sono presenti numerose formule di lunghezza eccessiva)• ridurre le dimensioni del carattere utilizzato nella formula (opzioni consigliata se la

lunga formula in esame rappresenta un caso isolato nella propria colonna)In figura 1.30 è mostrato un esempio di visualizzazione di più formule, delle quali alcu-ne piuttosto lunghe; queste ultime sono mostrate con carattere di dimensioni ridotte,evitando un allargamento eccessivo della colonna che le contiene.

(Fig. 1.30)Formule di lunghezza diversa visualizzate interamente

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20 – Come è possibile fare in modo che, in fase di visualizzazione, i conte-nuti delle celle non vengano troncati a causa di insufficienti dimensioni dellacella che li contiene?


Quando una cella contiene testi o valori numerici di lunghezza eccessiva rispettoalle dimensioni della colonna che li ospita possono verificarsi più casi:• se il contenuto di dimensioni eccessive è un testo (e le celle contigue sono occu-

pate, impedendo in questo modo la completa visualizzazione), compare solo unaparte di testo, mentre la rimanente viene troncata

• se il contenuto di dimensioni eccessive è un numero, al viene mostrato unelenco di simboli del tipo #### (infatti, mentre la visualizzazione parzia-le di un testo ne permette una comprensione ridotta, una visualizzazioneparziale di un numero ne implicherebbe un’interpretazione totalmenteerrata del valore).

In questi casi, se si desidera visualizzare interamente il contenuto della cellain esame, sono disponibili alcune possibilità:• ridurre le dimensioni del carattere utilizzato• aumentare le dimensioni della colonna che ospita la cella in esame• scegliere l’opzione Testo a capo• scegliere l’opzione Riduci e adatta.Queste ultime due opzioni sono disponibili nella scheda Allineamento chepuò essere selezionata quando viene utilizzato il comando FORMATO Celle(figura 1.31).

(Fig. 1.31)Opzioni Testo a capo e Riduci e adatta

L’effetto di queste due opzioni è differente: l’opzione Testo a capo produce la scrit-tura del testo su più righe della stessa cella, mentre l’opzione Riduci e adatta pro-

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voca un ridimensionamento del carattere in modo da far apparire l’intero testo su unasola riga.In figura 1.32 si vede l’effetto dell’opzione Testo a capo. Occorre osservare che, per rendere efficiente l’utilizzo di questa opzione, è necessa-rio ridimensionare l’altezza delle righe in modo da evitare:• altezze eccessive (con la relativa presenza di spazi vuoti)• altezze insufficienti (con l’inevitabile troncamento di una parte di testo)

(Fig. 1.32)Testo a capo in alcune celle

Per ottenere l’adattamento automatico delle dimensioni di riga si può:• usare il comando FORMATO Riga Adatta• fare doppio clic sul separatore di riga (figura 1.33)In questa figura si vede come, dopo aver selezionato tre righe, occorre portare il cur-sore sulla separazione fra i numeri identificativi di due righe qualsiasi. A questo punto il puntatore assume la forma di doppia freccia nera e, con un doppioclic, si ottiene il ridimensionamento automatico delle tre righe selezionate in modoche tutte le celle formattate con l’opzione Testo a capo mostrino l’intero contenutodi testo.

L’opzione Testo a capo non funziona con le celle contenenti valori numerici

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(Fig. 1.33)Adattamento automatico dell’altezza di riga

In figura 1.34 si vede l’effetto che si ottiene utilizzando l’opzione Riduci e adatta. Inquesto caso, come si vede in figura, le dimensioni del carattere utilizzato vengonoscelte automaticamente da Excel. Dove sono presenti testi eccessivamente lunghi ilcarattere viene automaticamente ridotto, in modo da visualizzare sempre l’intero con-tenuto. Si può osservare che, in questo caso, possono apparire testi nella stessacolonna aventi formati di carattere diverso. La cosa può provocare qualche perples-sità sul piano estetico, ma ha l’indubbio vantaggio di mostrare contenuti che altrimentirisulterebbero non visibili.

(Fig. 1.34)Effetto dell’opzione Riduci e adatta

Le opzioni Testo a capo e Riduci e adatta non sono utilizzabili contemporaneamente

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1.4 – USARE LE BARRE STRUMENTI

21 – Come si fa a leggere l’elenco di tutte le barre degli strumenti disponibili?


Per vedere l’elenco di tutte le barre degli strumenti disponibili si può operare in duemodi:• usare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti• fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi di una barra

degli strumenti qualunque che appare a videoIn ambedue i casi appare l’elenco mostrato in figura 1.35 in cui sono visibili, graziea un segno di spunta, tutte le barre attive.

(Fig. 1.35)Barre degli strumenti visualizzabili

22 – Le barre degli strumenti sono sempre collocate nella parte alta del video?


Le barre degli strumenti possono essere spostate e ridimensionate con il mouse. • per spostare una barra degli strumenti collocata sotto la barra dei menu occorre

portare il puntatore all’estremo sinistro della barra, fino a quando assume la formadi croce (figura 1.36) e trascinare la barra altrove

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• per ridimensionare una barra degli strumenti collocata in un puntoqualsiasi del video occorre usare i normali metodi di ridimensionamento diuna finestra (figura 1.37)

• per spostare una barra degli strumenti collocata in un punto qualsiasi delvideo, quando essa assume la struttura di normale finestra, occorre trasci-nare la barra del titolo

(Fig. 1.36)Puntatore del mouse in condizione di spostamento di una barra degli strumenti

(Fig. 137)Barra degli strumenti in condizione di ridimensionamento

Una barra degli strumenti può anche essere trascinata fino ad assumere posizioneverticale su un lato del video (figura 1.38)

(Fig. 1.38)Barra degli strumenti in posizione verticale a lato del foglio di lavoro

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23 – La barra dei menu può essere spostata dalla posizione originale?


La barra dei menu può essere spostata e ridimensionata come qualsiasi barra deglistrumenti. Per esempio, la barra dei menu può:• essere portata in posizione verticale (figura 1.39)• essere portata in qualsiasi parte del video e ridimensionata a piacere (figura 1.40)

(Fig. 1.39)Barra dei menu in posizione verticale

(Fig. 1.40)Barra dei menu portata in un punto qualsiasi del video

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1.5 - GESTIRE RIGHE E COLONNE

24 – Come si possono inserire più righe o colonne in una zona prescelta delfoglio di lavoro?


In generale, per inserire una colonna in un foglio di lavoro, occorre usare ilcomando INSERISCI Colonne. Questo comando deve essere utilizzato dopoaver deciso dove devono essere inserite le colonne richieste e avere opera-to le necessarie selezioni. l’operazione più intuitiva consiste nel selezionare un’intera colonna con unclic sinistro mentre il puntatore indica il nome della colonna e assume laforma di freccia nera che punta verso il basso (figura 1.41). Dopo aver selezionato la colonna, l’uso del comando INSERISCI Colonneproduce la creazione di una nuova colonna a sinistra della colonna selezio-nata. Per esempio, se viene selezionata la colonna B, dopo l’esecuzione delcomando:• la colonna A rimane invariata• viene creata una nuova colonna B• la vecchia colonna B viene rinominata come C• le altre colonne C, D, E... vengono rinominate come D, E, F...

(Fig. 1.41)selezione di una colonna

Se, invece di voler creare una sola nuova colonna, si desidera creare un insieme di piùnuove colonne contigue, occorre prima selezionare più colonne contigue. Peresempio (figura 1.42), si possono selezionare contemporaneamente le colonne C, D,

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E (clic sinistro mentre il puntatore indica il nome della colonna C e trascinamento adestra fino alla colonna E). A questo punto l’uso del comando INSERISCI Colonne pro-duce la creazione di tre nuove colonne a sinistra della colonna C. In particolare:• le colonne A e B rimangono invariate• vengono create le nuove colonne C, D, E• le vecchie colonne C, D, E vengono rinominate come F, G, H• le altre vecchie colonne F, G, H vengono rinominate come I, J, K

(Fig. 1.42)Selezione contemporanea di tre colonne

• la colonna A rimane invariata• vengono create nuove colonne alla sinistra delle vecchie colonne B, D, E (figura 1.44)• rimangono selezionate le nuove colonne B, D, E

(Fig. 1.43)Selezione di più colonne non contigue fra di loro

È possibile inserire anche colonne non contigue fra di loro. Per esempio, se si seleziona-no le colonne B, D, E, non contigue fra di loro (figura 1.43), l’utilizzo del comando Inse-risci Colonne produce la creazione di tre nuove colonne nel modo seguente:

Per eliminare una o più colonne occorre selezionarle e usare il comando Modifica Elimina

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(Fig. 1.44)

Effetto della creazione di più colonne non contigue fra di loro

Occorre osservare che, per creare nuove colonne non è necessario selezio-nare intere colonne; infatti gli stessi effetti ottenuti precedentemente si pos-sono ottenere selezionando qualsiasi combinazione di celle. In pratica, aglieffetti della creazione di nuove colonne si ottengono gli stessi effetti sele-zionando• un’intera colonna• una o più celle qualsiasi appartenenti alla colonnaPer esempio, selezionando alcune celle a caso appartenenti alle colonne B,D, E (figura 1.45), l’esecuzione del comando INSERISCI Colonne produce lacreazione di tre nuove colonne alla sinistra delle vecchie colonne B, D, E, inmodo perfettamente analogo a quanto visto precedentemente con la sele-zione delle intere colonne B, D, E (figura 1.46).

(Fig. 1.45)Selezione di celle appartenenti alle colonne B, D, E

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(Fig. 1.46)Effetto dalla creazione di colonne in base a selezione di singole celle

La creazione di righe segue le stesse regole viste ora per la creazione di colonne.L’unica differenza, ovviamente, consiste nella selezione preventiva di righe e nell’u-tilizzo del comando INSERISCI Righe (figure 1.47 e 1.48).

(Fig. 1.47)Selezione di celle appartenenti alle righe 3, 4, 6

(Fig. 1.48)Effetto della creazione di righe in seguito alla precedente selezione di celle

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25 – Quali differenze esistono fra le operazioni di cancellazione e di elimi-nazione?


Possiamo chiarire la differenza fra le operazioni di cancellazione e di eliminazionedi una o più celle di lavoro, oppure di una o più righe di un foglio, ricordando che:• la cancellazione consiste nella perdita dei contenuti, o di altri attributi della cella (for-

mati, commenti, ecc.), lasciando la cella al suo posto• l’eliminazione consiste nella sparizione “fisica” della cella, che viene sostituita da

un’altra cella del foglio di lavoro.In altre parole si può affermare che, mentre la cancellazione non ha alcun effetto sullealtre celle, l’eliminazione provoca indirettamente una modifica delle coordinate di altrecelle di lavoro, che vengono automaticamente rinominate. Per esempio, se viene eliminata l’intera riga numero 5 (figura 1.49), al posto delle cellepresenti in quella riga verranno portate le celle di riga 6, nella quale si troveranno lecelle della precedente riga numero 7 e così via (figura 1.50). Questo poiché la strut-tura del foglio di lavoro non prevede la possibilità che la numerazione delle righe, odelle colonne, possa contenere dei salti.

(Fig. 1.49)Eliminazione della riga numero 5

(Fig. 1.50)Effetto dell’eliminazione della riga numero 5

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26 – Come si possono eliminare intere righe e colonne da un foglio di lavoro?


Prima di qualsiasi operazione di eliminazione occorre selezionare la zona daeliminare. Volendo eliminare intere righe o intere colonne occorre procede-re inizialmente alla selezione delle parti da eliminare. Per esempio, volendo eliminare le righe 2, 5 e 6, occorre selezionarle; perfarlo occorre cliccare sul numero 2 (identificatore di riga) e, tenendo pre-muto il tasto Ctrl, cliccare sui numeri 5 e 6 (figura 1.51).

(Fig. 1.51)Selezione delle righe 2, 5 e 6

A questo punto l’utilizzo del comando MODIFICA Elimina, provoca l’eliminazione “fisi-ca” delle righe 2, 5 e 6, con i seguenti effetti sulle altre righe (figura 1.52):• la riga 1 rimane al suo posto• le righe 3 e 4 prendono il posto della 2 e della 3• la riga 7 prende il posto della riga 4• le altre righe si spostano in alto di tre posizioniSi osservi che, dopo l’eliminazione delle righe 2, 5 e 6, rimangono sempreselezionate la righe 2, 5 e 6, anche se queste sono state sostituite da altrerighe del foglio di lavoro.

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(Fig. 1.52)Effetto dell’eliminazione delle righe 2, 5 e 6

27 – Come si possono eliminare alcune celle da un foglio di lavoro?


Non sempre è necessario eliminare completamente un’intera riga o un’in-tera colonna da un foglio di lavoro. In alcuni casi è sufficiente eliminare unao più cella, lasciando le altre celle della riga o della colonna al loro posto.In questi casi occorre prestare molta attenzione, in quanto l’eliminazione diuna singola cella provoca lo spostamento di altre celle (una deve prendereil posto della cella eliminata, un’altra deve sostituire quella appena sposta-ta e così via). Per questa ragione, prima di decidere di eliminare una singola cella, opera-zione che può modificare profondamente l’organizzazione di un foglio dilavoro, occorre domandarsi se non si sta per caso commettendo un errore,in quanto l’operazione corretta dovrebbe essere una semplice cancellazio-ne e non un’eliminazione. Nel caso si decida invece che l’operazione richie-sta è proprio un’eliminazione di una o più celle di lavoro, si può procederenel modo seguente:1. selezionare la cella o le celle da eliminare;2. attivare il comando MODIFICA Elimina;3. scegliere fra le opzioni Sposta le celle a sinistra oppure Sposta le

celle in alto.Per esempio, supponiamo di voler eliminare le celle B2, B5, C3, C4 (figu-ra 1.53).

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(Fig. 1.53)Selezione delle celle da eliminare

Una volta selezionate le celle, occorre usare il comando MODIFICA Elimina cheprovoca l’apertura della finestra di dialogo di figura 1.54.

(Fig. 1.54)Scelta degli spostamenti da effet-tuare sulle celle da non eliminare

Se si sceglie l’opzione Sposta le celle a sinistra (figura 1.55):• la cella in C2 sostituisce la cella eliminata in B2• le celle alla destra di C2 si spostano a sinistra di una posizione• le celle in D3 e D4 prendono il posto delle celle in C3 e C4• le celle alla destra di D3 e D4 si spostano a sinistra di una posizione• la cella in C5 sostituisce la cella eliminata in B5• le celle alla destra di C5 si spostano a sinistra di una posizione

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(Fig. 1.55)Effetto della scelta di spostare a sinistrale celle non eliminate

Se si sceglie l’opzione Sposta le celle in alto (figura 1.56):• la cella in B3 sostituisce la cella eliminata in B2• le celle sotto alla cella B3 si spostano in alto di una posizione• le celle in C5 e C6 prendono il posto delle celle in C3 e C4• le celle sotto alle celle C5 e C6 si spostano in alto di due posizioni• a cella in B7 sostituisce la cella eliminata in B5• le celle sotto alla cella B7 si spostano in alto di due posizioni (in quanto è stata

eliminata anche la cella B2)

(Fig. 1.56)Effetto della scelta di spostare in alto lecelle non eliminate

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28 – Come si può ridimensionare una colonna, in modo che sia in grado divisualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono?


Una cella può contenere caratteri alfanumerici (parole o frasi) oppure nume-ri (digitati dall’utente o calcolati da Excel). L’intero contenuto di cella può esse-re visualizzato all’interno della cella stessa, ma in molti casi questo non è pos-sibile. Le ragioni di questa impossibilità possono essere dovute a:• eccessiva lunghezza del testo da visualizzare• ridotte dimensioni della cella• eccessive dimensioni del formato di carattere utilizzato.Se risulta impossibile visualizzare l’intero contenuto all’interno della cella stes-sa possono verificarsi diversi casi:• se la cella contiene un testo alfanumerico viene visualizzata nella solo la

parte di testo che le dimensioni permettono di visualizzare. La parte rima-nente di testo può apparire a video o meno, a seconda che le celle a fiancosiano vuote o no. Per esempio, se si usa in C2 l’allineamento a sinistra e lacella D2 è vuota, parte del testo di C2 apparirà “invadendo” lo spazio riser-vato a D2

• se la cella contiene un numero, le cui dimensioni sono eccessive rispettoalle dimensioni della cella, l’intero numero viene nascosto e, al suo posto,appariranno più simboli di cancelletto (simbolo: #).

Il diverso comportamento riservato a testi e numeri è dovuto al fatto che l’ap-parizione di un testo parziale permette all’utente di avere un’idea del testocomplessivo e lo invita a ridimensionare le celle in modo da poter leggere icontenuti temporaneamente nascosti. L’eventuale apparizione di un numero troncato, invece, non permetterebbe dicomprendere facilmente che non si tratta di un valore corretto, ma indurreb-be in errore l’utente invitandolo a leggere un valore numerico diverso da quel-lo corretto. In questi casi, come mostrato in figura 1.57, è necessario portare ilcursore nella posizione di ridimensionamento delle colonne (linea separatricefra gli identificatori di due colonne affiancate) e, in questa posizione, fare undoppio clic. La colonna verrà automaticamente ridimensionata in modo da adattarsi aicontenuti delle celle che la costituiscono. Per esempio, se nella colonna sonopresenti tre celle, contenenti rispettivamente testi o numeri che occupano l’e-quivalente di 12, 25 e 9 caratteri, con un doppio clic l’intera colonna verràdimensionata in modo da visualizzare testi di 25 caratteri.

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(Fig. 1.57)Ridimensionamento automatico di colonna per visualizzare tutti i contenuti di celle

28 – Come è possibile ridimensionare in una sola volta più righe o più colonnedi una tabella?


Quando occorre ridimensionare una riga (o una colonna), occorre portare ilpuntatore del mouse sulla colonna grigia (o sulla riga) in cui si trovano leetichette identificatrici delle coordinate di riga (o di colonna). Per esempio, se si vuole allargare la colonna C, occorre portare il puntato-re del mouse sulla riga grigia delle etichette di colonna e posizionarlo sulbordo che separa l’etichetta di colonna C con l’etichetta della colonna Dche si trova alla sua destra. In questa situazione il puntatore assume laforma di doppia freccia orizzontale (oppure verticale per il ridimensiona-mento di righe) e, con un trascinamento, si può modificare a piacere la lar-ghezza della colonna (o l’altezza della riga). Nel caso sia necessario opera-re un ridimensionamento contemporaneamente su più colonne (o su piùrighe), prima delle operazioni di ridimensionamento occorre selezionaretutte le colonne (o le righe) necessarie. Per selezionare:• una colonna occorre cliccare sulla lettera che identifica la colonna

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• una riga occorre cliccare sul numero che identifica la riga• più colonne affiancate occorre selezionare una colonna e trascinare la

selezione a destra (o a sinistra); in alternativa si può selezionare unacolonna e, tenendo premuto il tasto MAIUSC, selezionare l’ultima colonnadel gruppo da selezionare

• più colonne sparse occorre selezionare una colonna e, tenendo premu-to CTRL, selezionare le altre colonne necessarie

• più righe occorre procedere in modo analogo a quello visto per le colonneUna volta selezionate le righe o le colonne interessate al ridimensionamen-to, è sufficiente ridimensionare (allargare o restringere) una sola delle righeo colonne selezionate e l’operazione avrà effetto contemporaneamente sututta la selezione effettuata (figura 1.58).

(Fig. 1.58)Ridimensionamento di più colonne contemporaneamente

Il ridimensionamento simultaneo di più righe o più colonne può essere utilizzato peromogeneizzarne le dimensioni, in tutti i casi in cui precedenti operazioni hanno prodot-to fogli piuttosto disordinati

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30 – Come si può ridimensionare una riga, in modo che sia in grado di visualiz-zare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono?


Una cella può contenere testo su più righe; per ottenere questo effetto occorre ilcomando FORMATO Celle, seguito dalla scheda Allineamento in cui viene scelta l’op-zione Testo a capo. In questi casi è possibile che l’intero testo non appaia comple-tamente a video (figura 1.59). Con procedure perfettamente analoghe a quelle viste per il ridimensionamento auto-matico di colonna si può ottenere il ridimensionamento automatico di riga, in modoche l’intero testo su più righe memorizzato in una determinata cella possa esserevisualizzato completamente, senza per questo dover inutilmente allargare la colonnainteressata.

(Fig. 1.59)Ridimensionamento automatico di riga per visualizzare tutti i contenuti di celle

31 – Come è possibile semplificare la gestione di un foglio di calcolo contenenteun gran numero di dati numerici?

Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti

Quando occorre trattare grandi insiemi di dati numerici, occorre sceglierefra due possibilità di rappresentazione dei dati:• costruire un unico foglio di lavoro di grandi dimensioni

Il ridimensionamento automatico può essere utilizzato sia per allargare colonne contenenticelle con testi troppo lunghi, sia per restringere colonne le cui celle visualizzano spazi inutili

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• costruire più fogli di piccole dimensioni, opportunamente collegati fra diloro

La scelta del grande foglio unico ha il vantaggio di contenere in un’unicarappresentazione tutti i dati da gestire, ma presenta numerosi svantaggi:• si ottiene spesso un foglio troppo complesso da gestire• risulta difficile stampare il foglio in modo da ottenere fogli chiari di facile

lettura• risulta difficile distinguere i dati fondamentali da quelli di importanza

secondaria. La scelta di più fogli correlati fra di loro ha lo svantaggio di creare qual-che difficoltà iniziale nella progettazione dei fogli, ma presenta numerosivantaggi:• ogni piccolo foglio è facile da gestire• si possono programmare le dimensioni dei piccoli fogli in modo che ognu-

no occupi una sola pagina di stampa• si può costruire un foglio di sintesi nel quale sono presenti i soli dati

essenziali del problema in esameIn generale, se non esistono particolari controindicazioni, è preferibile quindi:• scomporre un grande problema in più problemi di dimensioni inferiori• associare a ogni sottoproblema un piccolo foglio di lavoro specifico• costruire un foglio di collegamento, chiamato anche foglio di sintesi, pro-

gettato in modo da riportare su di esso solo i valori più importanti ottenu-ti con le elaborazione negli altri fogli

Per esempio, in figura 1.60 viene mostrato un elenco di valori numerici cherappresentano l’andamento, giorno per giorno, dei valori azionari di alcunititoli quotati in Borsa. La lettura di questi dati è ovviamente poco intuitiva e la loro memorizzazio-ne può essere utile per costruire grafici o rapporti di sintesi, ma non certa-mente per una lettura analitica.

(Fig. 1.60)Andamento giornaliero delle quota-zioni di un portfolio azionario

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Per questa ragione, per ognuno dei titoli citati nel foglio precedente, è opportunocostruire un foglio di sintesi, in modo da avere sott’occhio una visione sintetica del-l’andamento di quel titolo specifico. In figura 1.61 si vede, per esempio, il foglio di sin-tesi relativo a uno dei titoli prima citati. Questo foglio di sintesi, oltre a mostrare alcunidati sintetici che nel fogli analitico non potevano essere evidenziati (guadagno o per-dita totale, rendimento realizzato, rendimento annuo previsto, ecc.), contiene ancheun grafico che mostra l’andamento nel tempo del valore della quota. Nonostante que-sto dato fosse già contenuto nella tabella analitica iniziale, è evidente che una rap-presentazione grafica rende il dato sintetico di lettura immediata.

(Fig. 1.61)Foglio di sintesi relativo ai dati di un singolo titolo azionario

Una volta costruiti più fogli di sintesi, ognuno associato all’andamento di uno spe-cifico titolo azionario, si rende necessario costruire un foglio di sintesi di secondo livel-lo, contenente i dati essenziali estratti dai singoli fogli di sintesi. Questo problema vienerisolto riportando su un ulteriore foglio di lavoro i dati estratti dai precedenti fogli di sin-tesi parziali. Si ottiene così un foglio di sintesi di livello superiore (figura 1.62), nel qualesono mostrati solo i dati essenziali estratti dai fogli di sintesi di primo livello.

(Fig. 1.62)

Foglio di sintesi di secondo livello contenente i dati dei fogli di sintesi di primo livello

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Ovviamente, una volta costruito un foglio di sintesi di secondo livello, saràpossibile utilizzarne i dati per costruire un grafico di sintesi di pari livello, inmodo da ottenere in un solo quadro sintetico l’intera visione dei rendimen-ti di tutti i titoli del portfolio in esame (figura 1.63). Si può osservare che tutte le operazioni sopra descritte potevano esseresvolte all’interno di un singolo foglio di lavoro, ma è evidente che avere sud-diviso il problema in più sottoproblemi ne ha grandemente semplificato latrattazione sia in fase di progettazione dei fogli di lavoro, sia in fase di lettu-ra sintetica dei dati memorizzati.

(Fig. 1.63)Quadro sintetico del rendimento di un insieme di titoli azionari quotati in Borsa

32 – Quando un foglio di lavoro presenta dati troppo dettagliati, è possibilenascondere temporaneamente alcune righe e colonne?


Uno dei problemi più importanti, relativi all’efficienza di gestione di un fogliodi lavoro, consiste nel trovare un giusto compromesso fra le esigenze dimemorizzazione dei dettagli e quelle di visualizzazione delle sintesi. In altreparole possiamo affermare che in ogni foglio di lavoro sono solitamentepresenti, in proporzioni di volta in volta differenti:• elementi analitici (dati grezzi, dettagli specifici, elenchi numerici o

nominativi, ...)• elementi sintetici (intestazioni di tabelle, dati di sintesi parziale, ...)Mentre gli elementi analitici sono particolarmente importanti in fase di inse-rimento dei dati, quelli sintetici assumono la loro importanza in fase di let-tura finale dei risultati. Questo è vero quando tutto funziona correttamente, ma quando la letturadi un dato di sintesi presenta elementi di interpretazione dubbia, solitamen-te è necessario ricorrere a una rilettura di alcuni dati analitici per scoprirel’origine dei risultati inattesi.Da esigenze di questo tipo deriva la necessità di lavorare con un foglio dilavoro tenendo presente la duplice necessità di:• avere sempre sotto mano i dati grezzi di dettaglio• visualizzare i soli risultati importanti eliminando i dettagli poco importanti.L’apparente contraddizione fra queste due opposte esigenze può essererisolta facendo ricorso alla possibilità di nascondere temporaneamentealcune righe o alcune colonne, contenenti elementi di dettaglio. In questomodo si potrà:• visualizzare i soli elementi di sintesi in fase di lettura dei risultati• visualizzare anche gli elementi di dettaglio in fase di inserimento dei dati

o di ricerca di eventuali erroriPer esempio, in figura 1.64 si vedono i dati relativi a un budget di previsio-ne aziendale, contenenti sia i valori di dettaglio, sia quelli ottenuti come sin-tesi parziali relative ad alcuni capitoli di spesa omogenei fra di loro. La lettura del foglio non è immediata, in quanto l’eccesso di dettagli impe-disce di avere una visione di sintesi semplice ed efficace.

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(Fig. 1.64)Dettagli di calcolo di un budget di previsione

Nonostante l’utilizzo di alcune formattazioni particolari (uso di grassetti, colori di cella,...) possa servire per rendere più chiara la distinzione fra dati analitici e risultati sinteti-ci, è ovvio che l’eliminazione temporanea dei dati analitici rende la lettura dei risultatimolto più chiara ed immediata. Per esempio, volendo nascondere temporaneamen-te le righe comprese fra la numero 4 e la numero 9 occorre:1. selezionare tutte le righe dalla 4 alla 92. attivare il comando FORMATO Riga NascondiRipetendo l’operazione per le altre righe considerate di dettaglio si possono elimina-re altre righe, fino a ottenere a video un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.65.Si può osservare in figura che, così facendo, le righe nascoste non sono state elimi-nate: infatti la numerazione delle righe visualizzate risulta discontinua (dopo la riga 3appare la 10, dopo la 11 appare la 17 e così via).

(Fig. 165)Foglio con alcune righe nascoste

Ovviamente, in modo analogo a quanto visto con le righe, è possibile nasconderetemporaneamente alcune colonne. Per esempio, volendo visualizzare solo le sin-tesi trimestrali del budget prima utilizzato, occorrerà:1. selezionare le colonne D, E, F2. utilizzare il comando FORMATO Colonna Nascondi

Per fare riapparire le righe nascoste occorre il comando Formato Riga Scopri


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3. ripetere l’operazione in modo analogo per gli altri trimestri.Al termine si otterrà un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.66

(Fig. 1.66)Budget aziendale visualizzato solo per sintesi trimestrali

33 – Come si possono scoprire righe e colonne temporaneamente nascoste?


Quando alcune colonne (o righe) di un foglio di lavoro sono state nascoste tempora-neamente, è sempre possibile visualizzarle con il comando FORMATO Colonne Sco-pri (oppure FORMATO Righe Scopri). L’uso di questo comando richiede tuttavia unapreselezione di celle che possa indicare a Excel dove si trovano le colonne o le righeda scoprire. Per esempio, in figura 1.67 è mostrato un foglio di lavoro con alcunecolonne nascoste; si vede infatti, osservando i nomi delle colonne visualizzate, chemancano le colonne C, D, E, F, H, I, J, e altre.

(Fig. 1.67)Foglio con colonne nascoste che si vuole scoprire

Volendo scoprire le colonne H, I, J (relative ai dettagli del secondo trimestre),prima di usare il comando FORMATO Colonne Scopri occorre operare unadelle seguenti selezioni:

Per fare riapparire le colonne nascoste occorre il comando Formato Colonna Scopri

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• selezionare sia la colonna G, sia la colonna K• una qualsiasi coppia di celle della stessa riga, appartenenti una alla colonna G,

l’altra alla colonna H• più coppie di celle, ognuna avente proprietà analoghe alla coppia precedente-

mente descritta.Indipendentemente dalla scelta effettuata nella selezione iniziale, l’uso del coman-do FORMATO Colonne Scopri provoca l’apparizione dei dettagli del secondo tri-mestre, come mostrato in figura 1.68.

(Fig. 1.68)Risultato ottenuto dopo aver scoperto le colonne relative al secondo trimestre

34 – Come è possibile nascondere tutte le righe o tutte le colonne di un interofoglio di lavoro?


Innanzitutto occorre chiarire che, agli effetti pratici, nascondere tutte le righe o tutte lecolonne di un foglio di lavoro produce fondamentalmente la stessa situazione. Infatti,in entrambi i casi, non risulterà visibile nessuna cella del foglio di lavoro.Per nascondere tutte le colonne di un foglio di lavoro occorre:1. selezionare l’intero foglio di lavoro (clic sul rettangolo grigio comune alla colonna

con i numeri di riga e alla riga con i nomi di colonna)2. attivare il comando FORMATO Colonna Nascondi.Si ottiene un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.69

(Fig. 1.69)

Foglio di lavoro con tutte le colonne nascoste

Per nascondere tutte le righe di un foglio di lavoro occorre:1. selezionare l’intero foglio di lavoro (clic sul rettangolo grigio comune alla colon-

na con i numeri di riga e alla riga con i nomi di colonna)2. attivare il comando FORMATO Riga Nascondi.Si ottiene un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.70

(Fig. 1.70)Foglio di lavoro con tutte le righe nascoste

Ovviamente nulla proibisce di nascondere sia tutte le righe sia tutte le colonne,ottenendo un foglio di lavoro totalmente privo di celle (figura 1.71)

(Fig. 1.71)Foglio con tutte le righe e tutte le colonne nascoste

L’operazione di nascondere sia le righe sia le colonne potrebbe rivelarsi necessaria intutti i casi in cui il foglio di lavoro contenga formule di cui non si vuole divulgare il con-tenuto. Ovviamente, in questi casi in cui si vuole preservare la riservatezza delle infor-mazioni occorre accertarsi preventivamente che il foglio da nascondere:• non contenga alcuna cella in cui occorre inserire dati • non contenga alcuna cella necessaria per mostrare risultatiInoltre, per garantire che nessun utente possa accedere ai dati riservati, dopo avernascosto tutte le righe e tutte le colonne, occorre proteggere il foglio di lavoro con una

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password nel modo seguente:• attivare il comando STRUMENTI Protezione Proteggi foglio• digitare una password quando viene richiesta da Excel (figura 1.72)

(Fig. 1.72)Inserimento di una password di protezione per rendere il foglio non modificabile

35 – Quando in un foglio di lavoro sono state nascoste tutte le righe o tutte lecolonne è possibile renderle visibili di nuovo?


In generale, per rendere visibile una colonna nascosta, occorre preventiva-mente selezionare almeno due colonne: una alla sinistra e una alla destradella colonna nascosta. Dopo questa selezione preventiva è possibile attiva-re il comando FORMATO Colonna Scopri per vedere la colonna primanascosta. Questa operazione risulta ovviamente impossibile se tutte lecolonne sono state nascoste, ma è sempre possibile selezionare l’interofoglio di lavoro cliccando sul rettangolo grigio comune alla colonna con inumeri di riga e alla riga con i nomi di colonna. Dopo aver selezionato l’intero foglio di lavoro i comandi FORMATO ColonnaScopri e FORMATO Riga Scopri funzionano normalmente e permettono dirivisualizzare le parti di foglio precedentemente nascoste.

La richiesta di visualizzazione di colonne o righe nascoste non viene eseguita se il foglioè protetto da modifiche con password

1.6 - GESTIRE I FOGLI DI LAVORO

36 – È possibile trasferire un singolo foglio di lavoro all’interno di un’altra car-tella di lavoro?


Una cartella di lavoro è solitamente costituita da più fogli di lavoro, in gene-re collegati fra di loro tramite formule che producono in un foglio risultatiche utilizzano dati memorizzati in altri fogli. Da questo punto di vista una cartella è un insieme consistente di dati, ognu-no legato ad altri. In molti casi, tuttavia, in una stessa cartella possono esse-re presenti fogli “autonomi”, cioè fogli indipendenti da altri fogli di lavorodella stessa cartella, che vengono inseriti nella cartella in quanto contengo-no dati utili al problema in esame. Questi fogli possono contenere sia dati utilizzati da altri fogli, sia dati inuti-lizzati altrove, ma sono privi di celle con valori dipendenti da quelli memo-rizzati in altri fogli. In questi casi la copia o lo spostamento di un foglio dilavoro risulta un’operazione molto semplice senza particolari controindica-zioni. Per esempio, in figura 1.73 si vede un piano di ammortamento di unmutuo bancario, memorizzato in una certa cartella di lavoro. Con il comando MODIFICA Sposta o copia foglio, è possibile fare unacopia di questo foglio di lavoro in un’altra cartella di lavoro, per esempionella cartella Conto corrente.xls che già contiene un foglio di lavoro pro-gettato per gestire un conto corrente bancario.

(Fig. 1.73)Piano di ammortamento di un mutuobancario, da copiare su un file per lagestione di un conto corrente

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L’attivazione del comando MODIFICA Sposta o copia foglio provoca l’apertura dellafinestra di dialogo mostrata in figura 1.74 con la quale è possibile:• scegliere, fra le cartelle aperte, quella in cui effettuare la copia (pulsante a discesa

Alla cartella)• stabilire, nella cartella destinataria, la posizione della cartella copiata (nella zona

prima del foglio appare l’elenco dei fogli di lavoro della cartella destinataria)• decidere se spostare o copiare il foglio di lavoro in esame (casella di spunta Crea

una copia)

(Fig. 1.74)Copia di un foglio di lavoro in un’altra cartella di lavoro

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37 – Come è possibile nascondere temporaneamente la presenza di uno o piùfogli di lavoro attivi?


Normalmente si lavora su un foglio di lavoro per volta, in quanto si suppone che all’in-terno di un foglio di lavoro siano presenti tutti i dati e le formule necessari per affron-tare lo specifico problema in esame al momento. Tuttavia esistono situazioni in cui sirende necessario tenere sotto controllo i dati o i grafici presenti in più fogli di lavoro,oppure possono crearsi situazioni di lavoro in cui la necessità di affrontare più proble-mi contemporaneamente implica l’esigenza di tenere aperti numerosi file diExcel, anche riguardanti problemi non correlati fra di loro. In questi casi leetichette identificative presenti nella parte bassa del video possono risultare in nume-ro eccessivo, sopratutto se, oltre ad Excel, sono aperti altri programmi contempora-neamente. In questi casi, come si vede in figura 1.75, le etichette che dovrebbero iden-tificare i nomi dei file aperti risultano in numero talmente ridotto che in realtà non per-mettono alcuna identificazione realistica.

(Fig. 1.75)Numero eccessivo di file aperti

Se per qualche ragione, per esempio perché si pensa di avere entro breve tempo lanecessità di accedere a tutti i file aperti, si decide che non è conveniente chiuderealcuni file, si può tuttavia nasconderne temporaneamente la presenza pur lasciandoliaperti. Per fare questo è necessario:• identificare un file da nascondere temporaneamente• attivare il comando FINESTRA Nascondi• ripetere l’operazione per tutti i file da nascondere temporaneamente.In seguito a questa operazione tutti i file nascosti risulteranno temporaneamentenascosti, pur rimanendo sempre aperti.

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Ogni volta che sarà necessario lavorare con uno dei file nascosti occorrerà usare ilcomando FINESTRA Scopri e selezionare il file su cui si intende tornare a lavorare(figura 1.76).

(Fig. 1.76)Elenco dei file nascosti,pronti per essere scoperti

38 – Quando una cartella di lavoro è costituita da numerosi fogli di lavoro, èpossibile riconoscere a colpo d’occhio alcuni fogli di particolare importanza?


Una buona regola per rendere leggibile la rappresentazione tabellare di unproblema complesso consiste nel suddividere il problema in numerosi sot-toproblemi, in modo da poter progettare un certo insieme di piccoli fogli dilavoro al posto di un unico foglio di grandi dimensioni. In questo modo ognisingolo foglio di lavoro risulta più facilmente modificabile e trattabile per laricerca di eventuali errori nascosti nelle celle. Lo svantaggio di questo modo di procedere sta nel proliferare di numerosifogli di lavoro la cui gestione può a volte risultare un po’ confusionaria. Perquesta ragione è opportuno seguire alcune regole di comportamento, inmodo da semplificare l’interpretazione dei fogli così costruiti. Per esempioè conveniente seguire queste regole:• attribuire a ogni foglio di lavoro un nome breve che ne chiarisca il conte-

Se si chiede di chiudere tutti i file (tenendo premuto Maiusc prima di attivare File Chiu-di tutto) mentre esistono file nascosti, prima della chiusura Excel chiede se occorre sal-vare le modifiche apportate anche ai file nascosti.

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nuto in modo intuitivo (per rinominare un foglio: doppio clic sul nome delfoglio e scrittura del nuovo nome)

• ordinare l’elenco dei fogli in modo logico, per esempio collocando a sini-stra quelli di sintesi e via via che si procede verso destra collocare i foglimeno usati (per spostare un foglio di lavoro: drag and drop sulla linguettache identifica il foglio di lavoro)

Un’altra norma molto utile per riconoscere la funzione di un foglio di lavo-ro è attribuire alla linguetta di identificazione un apposito colore: per esem-pio si possono colorare in giallo tutti i fogli che prevedono inserimento didati, in azzurro quelli che contengono solo calcoli intermedi, in blu quellicon risultati di sintesi, in verde quelli contenenti grafici, ecc.Per colorare una linguetta identificativa di un foglio di lavoro occorre1. fare un clic destro sulla linguetta;2. scegliere la voce Colore linguetta scheda (figura 1.77)3. scegliere i colore desiderato fra quelli disponibili.

(Fig. 1.77)Scelta del colore di una linguetta relativa a un foglio di lavoro

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39 – Come si può determinare il numero di fogli in un file di Excel?


Ogni file di Excel è costituito da più fogli di lavoro, ognuno identificato da una lin-guetta che appare in basso nello schermo. Al momento dell’apertura di un nuovofile i singoli fogli di lavoro assumono il nome provvisorio Foglio1, Foglio2, ...In qualsiasi momento è possibile:• aumentare il numero di fogli disponibili (comando INSERISCI Foglio di lavoro)• eliminare un foglio esistente (comando MODIFICA Elimina foglio)

(Fig. 1.78)Configurazione che prevede l’apertura di tre fogli in ogni nuova cartella

Prima di eliminare un foglio di lavoro occorre essere certi che il foglio sia vuoto o checontenga solo dati inutili.

Al momento dell’apertura di un nuovo file, il numero di fogli che appaiono dipende daquanti ne sono stati selezionati nella scheda Generale (casella Fogli nella nuova cartel-la) che appare quando si attiva il comando Strumenti Opzioni.

Se non esistono particolari esigenze di solito è consigliabile impostare questo numerodi fogli pari a uno: nel caso fosse necessario lavorare con più fogli sarà sempre possibi-le aggiungerne in seguito a piacere (figura 1.78).

40 – Come si può riutilizzare un foglio di lavoro, per produrne un altro simileall’interno dello stesso file?


In un file di Excel possono essere presenti più fogli di lavoro, ognuno iden-tificato da un proprio nome scritto sull’apposita scheda (linguetta collocata inbasso, appena sopra alla barra di stato). Una volta costruito un foglio di lavoroparticolarmente complesso, capita frequentemente di volerlo riutilizzare per unproblema simile, modificandone solamente alcune parti. Per esempio, se si ècostruito un piano di ammortamento di un mutuo, progettato per determinarela rata mensile nel caso di un ammortamento a 120 mesi di un capitale inizia-le di 50.000 euro (figura 1.79), può essere utile riutilizzare lo stesso foglio perammortamenti a 60 o 180 mesi, per capitali di 80.000 o 100.000 euro.

(Fig. 1.79)Piano ammortamento mutuo

Questo obiettivo può essere realizzato semplicemente modificando i dati iniziali delpiano di ammortamento, ma se si desidera conservare tutti i piani di ammortamentoè preferibile disporre di più fogli di lavoro indipendenti fra di loro. Per ottenere questa moltiplicazione di fogli di lavoro, all’interno dello stesso file, è suf-ficiente:• selezionare la linguetta che identifica il foglio di lavoro da copiare (figura 1.80)• tenere premuto il tasto CTRL• trascinare la linguetta in altra posizione, per esempio fra altre due linguette già pre-

senti.In questo modo si ottiene una copia del foglio di lavoro, pronta per essere modificatanelle parti da adattare al nuovo problema.

Capitolo1

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(Fig. 1.80)Copia di un foglio di lavoro all’interno dello stesso file

Per la copia e lo spostamento di fogli di lavoro valgono le normali regole del Drag anddrop (spostamento, oppure copia tenendo premuto CTRL)

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Capitolo 2

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Capitolo2 le operazioni fondamentali

LE OPERAZIONI FONDAMENTALIIn questo capitolo vengono trattate quelle operazioni che ogni utente dimedio livello svolge frequentemente. Alcune azioni sono banali attività quotidiane, mentre altre richiedono qual-che competenza in più. Nel complesso non verranno trattate con il classicometodo del manuale di apprendimento; si cercherà al contrario di focaliz-zare l’attenzione su alcuni problemi la cui soluzione richiede la conoscenzadi qualche scorciatoia pensata per semplificare notevolmente il lavoro quo-tidiano.Per esempio si vedranno alcuni metodi per semplificare varie attività fra cui:• usare le celle di lavoro (esempio: vari tipi di cancellazione di una cella)• inserire i dati (come scrivere un numero di telefono senza perdere lo zero del

prefisso, o come generare l’elenco dei week-end)• fare i calcoli (automatizzare la creazione di nomi di celle)• gestire le stampe ordinarie (modificare i margini al momento della stampa)• gestire le stampe complesse (stampare su ogni pagina un logo aziendale)

2.1 – USARE LE CELLE

1 – Quale differenza esiste fra cancellare ed eliminare una cella, una rigao una colonna?


Quando il contenuto di una o più celle si rivela ormai inutile oppure errato,è sempre conveniente cancellarlo per evitare futuri errori nell’uso di datinon corretti. In questi casi è opportuno cancellare i contenuti della zonaselezionata con uno dei metodi seguenti:• premere il tasto Canc• usare il comando MODIFICA Cancella Tutto• usare il comando MODIFICA TagliaOperando in questi modi la parte selezionata (cella, riga, colonna o altro)rimane disponibile per memorizzare altri valori.Se, invece, si desidera eliminare la cella, riga o colonna, occorre usare ilcomando MODIFICA Elimina che produce l’effetto di una sparizione definiti-

Capitolo2

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va della zona eliminata. Sono possibili i seguenti casi:• se viene eliminata una riga le righe successive si spostano in alto e vengono rino-

minate di conseguenza (per esempio, eliminando la riga 12 accade che la riga 13sostituisce la 12, la 14 viene chiamata 13 e così via)

• se viene eliminata una colonna le colonne alla sua destra si spostano a sinistra evengono rinominate di conseguenza (per esempio, eliminando la colonna F acca-de che la colonna G sostituisce la F, la H viene chiamata G e così via)

• se viene eliminata una cella occorre scegliere se spostare in alto le celle sottostan-ti o spostare a sinistra le celle collocate a destra della cella eliminata (figura 2.1)

(Fig. 2. 1)Eliminazione di una cella, riga o colonna

2 – In quanti modi è possibile cancellare il contenuto di una cella?


Con il comando MODIFICA Cancella sono possibili più tipi di cancellazione,disponibili tramite il sottomenu mostrato in figura 2.2. L’effetto ottenuto da ognisingola scelta è diverso. Le scelte possibili sono:• cancella Tutto. Rimuove l’intero contenuto e la formattazione, inclusi i commenti e

gli eventuali collegamenti ipertestuali associati alla cella in esame• cancella Formati. Rimuove solo i formati delle celle selezionate (colori, bordi, ...),

lasciando invariati i contenuti memorizzati e gli eventuali commenti associati allacella in esame

• cancella Sommario. Rimuove il contenuto delle celle, cioè i dati e le formule ivi

Mentre l’eliminazione di righe o colonne non crea particolari problemi, occorre presta-re grande attenzione prima di decidere di eliminare una cella, in quanto l’operazionepotrebbe avere l’effetto di rovinare l’impostazione di un foglio di lavoro ben progettato

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le operazioni fondamentali

presenti, senza modificare le formattazioni (tipi di carattere, colori di cella, bordi, ecc.)e lasciando inalterati gli eventuali commenti associati alla cella in esame

• cancella Commenti. Rimuove gli eventuali commenti associati alla cella inesame, lasciando invariati i contenuti di cella (dati e formule) e le formattazio-ni ad essa associate.

Volendo sintetizzare, considerando che una cella può contenere dati (valori o for-mule), formati e commenti, l’effetto di cancellazione di questi comandi è indi-cato in tabella:

comando dati formati commenticancella Tutto cancella cancella cancellacancella Sommario cancella lascia invariato lascia invariato

cancella Formati lascia invariato cancella lascia invariato

cancella Commenti lascia invariato lascia invariato cancella

(Fig. 2. 2)Vari tipi di cancellazionepossibili

3 – Qual è la funzione dei triangolini rossi che a volte appaiono ai verticidi una cella?


Un foglio di calcolo dovrebbe sempre essere progettato in modo tale che l’utente,anche se non coincide con il progettista stesso, possa sempre trovarsi a proprio agioe capire il significato di ogni dato presente in ogni cella. In realtà questo è più facile adirsi che a farsi: le intestazioni delle colonne di una tabella, o l’uso di apposite cellecon testi esplicativi spesso riescono a risolvere questo problema, ma in molti casirimangono zone d’ombra che rendono complicato comprendere il motivo per cui inuna determinata cella è stata inserita quella formula, oppure è stato digitato quel par-

La pressione del tasto Canc equivale alla scelta del comando cancella Sommario

Capitolo2

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ticolare valore numerico. Vengono allora in soccorso i commenti, cioè quei partico-lari brevi testi associati a una cella, tramite il comando INSERISCI Commento. Questo comando fa aprire una piccola finestra, vicina alla cella selezionata, nellaquale è possibile digitare un breve testo pro-memoria. Ogni volta che il puntatore delmouse passerà sulla cella in questione, anche se questa non è selezionata, il com-mento apparirà a video (figura 2.3). Tutte le celle in cui è presente un commentosono identificate da un triangolino rosso che appare nell’angolo in alto a destra.

(Fig. 2.3)Commento visualizzato al passaggio del mouse

4 – Cosa significano i triangolini verdi che a volte appaiono ai vertici di unacella?


I triangolini verdi che possono apparire nel vertice in alto a sinistra di una cella indi-cano la presenza di una formula che Excel “sospetta” possa essere errata. In praticasi tratta di un avviso che Excel rivolge all’utente per indicare che la formula digitatanella cella in esame presenta qualche problema di coerenza. Questo non significa necessariamente che la cella debba contenere un errore, ma èun invito all’utente a controllare eventuali inesattezze. Infatti, oltre alla presenza di for-mule effettivamente errate (errori di sintassi, circolarità nell’uso dei riferimenti di cella,uso di funzioni inesistenti, ...), esistono casi in cui una formula può essere perfetta-

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mente coerente e sintatticamente corretta, essendo tuttavia errata. OvviamenteExcel non è in grado di comprendere la logica del problema affrontato e divalutare se l’utente sta eseguendo procedure risolutive corrette o meno, tut-tavia esistono casi in cui qualche scelta dell’utente può essere considerataper lo meno anomala e quindi degna di segnalazione. È questo, per esempio, il caso mostrato in figura 2.4, in cui Excel segnala che“la formula nella cella differisce dalle formule in quest’area del foglio di calco-lo”. Per fare apparire questo avvertimento occorre che: • la cella presenti a video il triangolino verde nell’angolo in alto a destra• l’utente abbia selezionato la cella (questa operazione fa apparire a fianco

della cella una piccola casella a discesa contraddistinta da un punto escla-mativo)

• l’utente, insospettito dal segnale mostrato da Excel, abbia portato il punta-tore del mouse sopra al punto interrogativo (detto Smart Tag).

Si può osservare, nel caso mostrato in figura, che in realtà la formula pre-sente nella cella in esame è pienamente corretta. Excel segnala la presenza di un possibile errore in quanto, nella riga prece-dente e nella riga successiva sono presenti formule simili fra di loro, diverse daquella inserita nella cella selezionata. Questa situazione, pur corretta nel caso inesame, è in realtà piuttosto anomala e potrebbe essere dovuta alla presenza di unerrore di progettazione del foglio. Per questa ragione Excel invia all’utente un invi-to a controllare la coerenza e la correttezza della formula.

(Fig. 2.4)Segnale di attenzione per la presenza di una possibile formula errata

Nella piccola etichetta con un punto esclamativo (SMART TAG) è presente un pul-sante a discesa. Facendo clic su questo pulsante appaiono le scelte disponibili percorreggere l’eventuale errore presente nella formula (figura 2.5). L’utilizzo di questomenu è sufficientemente autoesplicativo. La voce più interessante è Informazionisull’errore che rimanda il controllo alla pagina dell’help in linea associata al tipo dipossibile errore individuato.

Capitolo2

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(Fig. 2.5)Opzioni disponibili per lacorrezione dell’eventuale errore presente

2.2 – INSERIRE I DATI

5 – Come si può modificare il contenuto di una cella, senza intervenire nellaBarra della formula?


Qualsiasi contenuto di cella può sempre venire modificato intervenendonella Barra della formula, a meno che il foglio sia bloccato, con relativoimpedimento ad apportarvi modifiche. In qualche caso questa operazionepuò essere laboriosa o particolarmente scomoda. Per esempio può capitare che:• la formula sia molto lunga. In questi casi cliccando sulla Barra della for-

mula viene visualizzato tutto il contenuto della cella, generando una barradella formula visualizzata su più righe, con relativo occultamento di unaparte delle celle del foglio di lavoro

• la cella interessata sia collocata nella parte bassa del video e le celle cita-te nella formula siano vicine ad essa. In questi casi risulta facile commet-

Con il comando Strumenti Opzioni, scelta la scheda Controllo errori, si possono modificarei colori dei triangolini di avvertimento e modificare varie opzioni di segnalazione di errore.

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tere errori durante la digitazione, nella barra della formula, di coordinatedi celle collocate lontano dalla formula stessa.

In questi casi risulta più facile operare le modifiche necessarie direttamen-te nella cella interessata. Per attivare questo semplice Editor di cella è suf-ficiente fare un doppio clic sulla cella stessa. L’intero contenuto della cellaapparirà a video, con il cursore in condizione di digitazione o correzione;qualsiasi modifica introdotta in questo modo, direttamente nell’editor dicella, avrà lo stesso effetto che si sarebbe ottenuto operando la correzioneall’interno della Barra della formula (figura 2.6).

(Fig. 2.6)Correzione di una formula direttamente nell’editor di cella

6 – Come si può costruire un riferimento assoluto a una cella, senza dovercorreggere le formule inserendo manualmente il simbolo di dollaro?


Quando si digita una formula, per esempio quando nella cella D4 si scrive=B4+E4, Excel interpreta la formula come costituita da soli riferimentirelativi. Per esempio, nel caso ora citato, Excel interpreta “sommare, alcontenuto della cella posizionata due posti a sinistra, il contenuto della cellaimmediatamente a sinistra”.Per questa ragione, se la formula viene copiata nella cella H12, essa vieneautomaticamente trasformata nella forma =F12+I12. In alcuni casi, tuttavia,è necessario che almeno una delle coordinate di cella rimanga invariata.Per ottenere questo effetto occorre fare precedere la coordinata di cella dalsimbolo $ (dollaro). Per esempio, se nella cella D4 si scrive =B$4+E4, taleformula, copiata in H12, assume la forma =F$4+I12. In modo analogo laformula =B$4+$E4 diventa =F$4+$E12, mentre la formula =$B$4+$E$4rimane invariata ovunque venga copiata.

Capitolo2

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Per evitare la digitazione manuale dei simboli di dollaro si può utilizzare iltasto-funzione F4, mentre si sta costruendo la formula in esame. Per esempio, per ottenere il primo addendo di una delle formule primacitate si può operare in questo modo:1. posizionare il cursore in D42. digitare il simbolo = (uguale)3. cliccare sulla cella B4 (in D4 appare “=B4”)4. battere il tasto F4 (in D4 appare “=$B$4”)5. battere il tasto F4 (in D4 appare “=B$4”)6. battere il tasto F4 (in D4 appare “=$B4”)7. battere il tasto F4 (in D4 appare “=B4”)8. battere il tasto F4 (in D4 appare “=$B$4”).In pratica, come si può osservare dalla sequenza precedente, ogni volta chesi batte il tasto F4 viene prodotta, in sequenza, una delle quattro combina-zioni possibili di coordinate che utilizzano o meno il simbolo di dollaro. Una volta scelta la combinazione desiderata si può digitare l’operatorerichiesto (per esempio il simbolo +) e proseguire con la produzione dellaformula desiderata (figura 2.7).

(Fig. 2.7)Produzione automatica, con il tasto-funzione F4, di tutte le possibili combinazioni di coordinate di una cella.

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7 – Come si può inserire in una cella un numero di telefono evitando che ven-gano cancellati gli zeri del prefisso iniziale?


Quando si memorizza in una cella un numero telefonico, se non vengono date par-ticolari informazioni ad Excel il numero viene inteso come normale numerointero. Questo può provocare alcuni inconvenienti se il prefisso inizia con lozero. Infatti, in questi casi, lo zero viene omesso in fase di visualizzazione eil numero apparirà in forma errata. Per esempio, volendo memorizzare ilnumero 0556475823, si otterrà a video il numero intero 556475823 o, sesi è scelto di visualizzare la separazione fra le migliaia, il numero556.475.823. In ogni caso appare un numero diverso da quello desiderato.Per ovviare all’inconveniente esistono vari metodi:• digitare il numero preceduto da un apice. Per esempio, la digitazio-

ne di ‘0495658342 produce a video il numero 0495658342; infatti ilsimbolo di apice viene inteso non come carattere da memorizzare nellacella, ma come indicatore del fatto che il testo seguente è un puro testo,anche nel caso sia costituito solo da cifre

• formattare la cella con il comando FORMATO Celle, scegliere la schedaNumero e, come Categoria, scegliere Testo. Si ottiene lo stesso effetto visto premettendo un apice

• digitare il numero separato dal prefisso. Per esempio, il numeroprecedente può essere digitato nella forma 049 5658342 o, se si prefe-risce per aumentarne la chiarezza, 049 5658 342. In ambedue i casi il numero apparirà a video esattamente come digitato.Infatti, grazie agli spazi introdotti fra le cifre, la sequenza di caratteri perdela caratteristica di numero intero

• formattare la cella con il comando FORMATO Celle, scegliere la schedaNumero e, come Categoria scegliere Speciale. Apparirà a video la finestra di dialogo mostrata in figura 2.8. Scegliere iltipo Numero telefonico.

Si osservi che il tipo Numero telefonico a volte può indurre in errore oprodurre risultati non perfettamente adatti all’obiettivo posto. Utilizzandoquesto tipo di dati, per esempio:• digitando il numero 05578675678 si ottiene la forma corretta (055) 7867-5678• digitando il numero 0557867567 si ottiene la forma imprecisa (05) 5786-7567• digitando il numero 055786756 si ottiene la forma illeggibile (0) 5578-6756• digitando il numero spagnolo 003455786756 si ottiene la forma errata (034)

5578-6756 (non viene considerato il doppio zero come prefisso internazionale).

Capitolo2

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(Fig. 2.8)Formati speciali disponibili per numeri particolari

8 – Come si fa a ripetere una stessa azione più volte?


La maggior parte delle azioni che si compiono con Excel possono essere ripe-tute più volte utilizzando uno dei seguenti metodi:• usando il comando MODIFICA Ripeti• battendo la combinazione di tasti Ctrl-Y.

9 – Come si può annullare un’azione già effettuata?


La maggior parte delle azioni che si compiono con Excel possono essere annul-late utilizzando uno dei seguenti metodi:• usando il comando MODIFICA Annulla• battendo la combinazione di tasti Ctrl-Z• clic sul pulsante Annulla.Una volta annullata un’azione, si può annullare l’annullamento con uno dei

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seguenti metodi:• usando il comando MODIFICA Ripristina• battendo la combinazione di tasti Ctrl-Y• clic sul pulsante Ripristina.Si osservi che non tutte le operazioni possono sempre essere annullate. Peresempio, non si può annullare l’operazione di salvataggio di un file.

10 – Come si fa ad inserire in una colonna un elenco di numeri interi?


Supponiamo di dover creare una serie di numeri interi (1, 2, 3,...) in colonna A, par-tendo dalla cella A3 in giù. Per realizzare questo obiettivo esistono due metodi.Primo metodo:• digitare il numero 1 in A3• digitare in A4 la formula =A3+1• copiare la formula in A4 nelle celle sottostanti (con il comando MODIFICA

Riempimento In basso, oppure con la combinazione di tasti Ctrl+<, o infinetrascinando verso il basso il quadratino di riempimento della cella A4)

Secondo metodo (figura 2.9):• digitare il numero 1 in A3• digitare il numero 2 in A4• selezionare la coppia di celle A3:A4• trascinare verso il basso il quadratino di riempimento della cella A4

(Fig. 2.9)Generazione di una successione numerica utilizzando il quadratino di riempimento

Capitolo2

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Con il primo metodo si ottiene una numerazione dinamica (i valori sono calcolati conformule); con il secondo metodo la numerazione risultante è statica (ogni cella con-tiene un numero dato). Come conseguenza si ha che la cancellazione di una cellaprovoca un errore se si usa il primo metodo, mentre non crea particolari problemi nelsecondo caso. Se la numerazione non deve partire da 1, con il primo metodo è suffi-ciente modificare il dato in A3, mentre con il secondo metodo occorre rifare le ope-razioni inserendo i primi due numeri della successione in A3:A4.

11 – Come si fa a generare una successione di numeri pari, dispari o legati fradi loro da altri criteri?


Se si desidera generare in colonna B, partendo da B2, l’elenco dei numeri parioccorre:• digitare il numero 2 nella cella B2• digitare il numero 4 nella cella B3• selezionare la coppia di celle B2:B3• trascinare verso il basso il quadratino di riempimento della cella B3 (figura

2.10)

(Fig. 2.10)Generazione dei numeri pari utilizzando il quadratino di riempimento

Se l’elenco desiderato richiede la sequenza dei numeri dispari occorre ese-guire le medesime operazioni dopo aver digitato 1 in B2 e 3 in B4.Con lo stesso metodo si possono generare altre sequenze di numeri, inter-vallati da quantità a piacere, semplicemente impostando i primi due nume-ri in modo opportuno. Per esempio (figura 2.11):• impostando come primi due numeri i valori 1 e 4 si ottiene una sequenza

di numeri distanti 3 unità ognuno dal precedente (1, 4, 7, 10,...)• impostando come primi due numeri i valori 0 e 5 si ottiene l’elenco dei

multipli di 5• impostando come primi due numeri i valori 100 e 200 si ottiene l’elenco

dei multipli di 100

(Fig. 2.11)Generazione di varie sequenze numeriche con il quadratino di riempimento

12 – Come si fa ad inserire un elenco di date successive?


Se si vuole generare un calendario, le cui date siano mostrate in colonna A par-tendo dalla cella A2 in giù, occorre:• selezionare l’intera colonna A• scegliere il formato desiderato per la data con il comando FORMATO Celle• scegliere la scheda Numero e Data come categoria• selezionare il formato data preferito (figura 2.12)

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• scrivere in A2 la prima data scelta (per esempio: 1/1/04)• trascinare verso il basso il quadratino di riempimento della cella A2. Viene così

generato il calendario mostrato in figura 2.13

(Fig. 2.12)Scelta del formato data desiderato

(Fig. 2.13)Calendario generato automaticamente con il quadratino di riempimento

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13 – Come si fa, lavorando con un calendario, a generare i nomi dei giornidella settimana o dei mesi dell’anno?


Se si vuole generare in colonna B, partendo da B2, una sequenza di nomi digiorni della settimana occorre:• scrivere in B2 il primo nome del giorno• trascinare verso il basso il quadratino di riempimento della cella B2. Viene così

generata la sequenza mostrata in figura 2.14

(Fig. 2.14)Nomi dei giorni generati automaticamente con il quadratino di riempimento

In modo analogo si possono generare i nomi dei mesi, partendo da un mesequalsiasi (figura 2.15)

(Fig. 2.15)Nomi dei mesi generati automaticamente con il quadratino di riempimento

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14 – Come si fa, lavorando con un calendario, a formattare in colore diversoi sabati e le domeniche?

Livello: DifficileTempo necessario: 30 minuti

Una volta generato un calendario, comprensivo di date e nomi dei giorni della setti-mana, è possibile formattare automaticamente le celle contenenti nomi particolari.Per esempio, per fare in modo che tutti i sabati e le domeniche vengano mostrati conil loro nome in colore diverso dagli altri giorni occorre:• selezionare la zona contenente i nomi dei giorni (per esempio selezionare l’intera

colonna B)• attivare il comando FORMATO Formattazione condizionale• quando appare la finestra di dialogo mostrata in figura 2.16 impostare le condizioni

1 e 2 per i nomi equivalenti a sabato e domenica (per esempio impostare colori dicarattere e di cella diversi da quelli dei giorni feriali

In seguito a questa formattazione condizionale tutti i nomi dei sabati appariranno for-mattati in un certo modo e analogamente faranno tutte le celle in cui appare la paro-la domenica.

(Fig. 2.16)Impostazioni per la formattazione condizionale dei nomi dei giorni della settimana

15 – Come si fa a generare l’elenco dei week-end di un anno?


Supponiamo di dover produrre una tabella contenente l’elenco dei week-enddel 2004, sapendo che il primo sabato cade il 3 gennaio. Un metodo per pro-durre questa tabella nelle colonne A e B richiede di:• scrivere in A1 la parola sabato• scrivere in B1 la data 3/1/04• selezionare la zona A1:B1• trascinare il quadratino di riempimento della cella B1 fino alla riga 2. Viene

generata la data di domenica 4 gennaio• scrivere in A3 la formula =A1. In A3 appare la parola sabato• scrivere in B3 la formula =B1+7. In B3 appare la data del successivo sabato

10 gennaio• selezionare la zona A3:B3• trascinare il quadratino di riempimento della cella B3 fino alla riga 104 (due

giorni per ognuna delle 52 settimane). Viene generato l’intero calendario deiweek-end del 2004, fino a domenica 26 dicembre (figura 2.17)

(Fig. 2.17)Generazione automatica del calendario di tutti i week-end dell’anno

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16 – Come si può memorizzare un elenco personalizzato da riutilizzare piùvolte?


Excel conosce alcuni elenchi di parole di uso comune (nomi dei giorni della settima-na, nomi dei mesi, ecc.). Una volta digitato un nome appartenente a questo elenco sipuò, usando il quadratino di riempimento, generare automaticamente tutti i succes-sivi nomi nelle celle sottostanti. Questo elenco di nomi predisposto può essere arric-chito con altri elenchi per uso personale (elenchi di nomi, di prodotti, di codici, ...). Per esempio, supponiamo di avere frequentemente bisogno di un determinato elen-co di cognomi, memorizzato inizialmente in un foglio di lavoro qualsiasi (figura 2.18).Vogliamo che questo elenco risulti noto ad Excel, in modo da non dover ricorrere ognivolta all’apertura del foglio iniziale.

(Fig. 2.18)

Elenco da riutilizzare più volte senza dover riaprire il file iniziale

Per farlo dobbiamo:• aprire il foglio contenente l’elenco dei cognomi• attivare il comando STRUMENTI Opzioni• scegliere la scheda Elenchi• scrivere le coordinate delle celle contenenti i nomi nella casella Importa elen-

co dalle celle (figura 2.19)• premere il pulsante Importa.

(Fig. 2.19)Inserimento di un elencodi nomi personalizzato

A questo punto, quando si lavorerà con qualsiasi altro foglio di lavoro, per inserire l’in-tero elenco o una sua parte occorrerà:• digitare in una cella qualsiasi un nome dell’elenco (non necessariamente il primo)• trascinare il quadratino di riempimento verso il basso• nelle celle sottostanti appariranno in sequenza i nomi successivi a quello inizial-

mente digitato Si osservi che l’elenco generato sarà diverso a seconda che il primo nome vengascritto con lettere maiuscole, minuscole o con l’iniziale maiuscola (figura 2.20).

(Fig. 2.20)Elenchi generati automaticamente con il quadratino di riempimento

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2.3 - FARE I CALCOLI

17 – Come si può rimandare l’esecuzione di un calcolo numerico?


In condizioni normali, ogni volta che viene apportata una modifica al contenuto di unacella (inserimento di dati o digitazione di una formula), l’intero foglio viene ricalcolatoin modo da mostrare immediatamente l’effetto della modifica apportata. Esistono tut-tavia casi in cui è preferibile che il calcolo venga rimandato a un momento successi-vo. Questa esigenza può essere dovuta, per esempio, a:• presenza di formule molto complesse in fogli di dimensioni molto grandi. In questi

casi il ricalcolo completo richiede tempo e, se occorre digitare decine di dati, tra ogniimmissione e la successiva occorrerebbe aspettare il completamento del ricalcolodel foglio

• progettazione di un foglio in fase iniziale: in questi casi il ricalcolo può provocare solola nascita di fonti di distrazione, mentre l’utente preferirebbe concentrarsi sulle for-mule da digitare e sulla ricerca dei probabili errori di sintassi da correggere.

In questi casi è possibile sospendere l’esecuzione del calcolo automatico, utilizzandoil comando STRUMENTI Opzioni e la scheda Calcolo, nella quale occorre spuntare lacasella Manuale (figura 2.21). Da questo momento in poi, ogni volta che verrà intro-dotta una modifica al contenuto di una cella non verrà effettuato il ricalcolo comple-to del foglio, a meno che non venga premuto il tasto-funzione F9.In questa situazione valgono le seguenti combinazioni di tasti:• F9: calcola le formule modificate dall’ultimo calcolo e le formule da esse dipendenti

in tutte le cartelle di lavoro aperte• Maiusc+F9: calcola le formule modificate dall’ultimo calcolo e le formule da esse

dipendenti nel foglio di lavoro attivo• CTRL+ALT+F9: calcola tutte le formule, modificate o meno, in tutte le cartel-

le di lavoro aperte• CTRL+MAIUSC+ALT+F9: controlla le formule dipendenti, quindi calcola tutte

le formule, modificate o meno, in tutte le cartelle di lavoro aperte.

(Fig. 2.21)Richiesta di ricalcolo manuale

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18 – Come si possono visualizzare le formule presenti nelle celle, al posto deirisultati numerici da esse prodotti?


In condizioni normali Excel mostra in ogni cella i dati immessi, oppure i risultati deivalori calcolati utilizzando le formule presenti nelle celle. Durante la fase di progetta-zione di un foglio di lavoro può tuttavia essere utile chiedere ad Excel di mostrare leformule utilizzate, al posto dei risultati calcolati. Per chiedere la commutazione a questo tipo di visualizzazione occorre utilizzare ilcomando STRUMENTI Opzioni e nella scheda Visualizza occorre selezionare lacasella Formule (figura 2.22).

(Fig. 2.22)Richiesta di visualizzazione delle formule di un foglio di lavoro

In questa condizione di visualizzazione, appariranno dati diversi da quelli cheappaiono normalmente (figura 2.23). In particolare:• nelle celle in cui sono presenti dati digitati dall’utente (numeri o parole), que-

sti valori appariranno normalmente• nelle celle in cui sono presenti formule appariranno le formule, al posto dei

risultati numerici da esse prodotti

Mentre è attivo il calcolo manuale è possibile che alcuni dati numerici appaiano incon-gruenti fra di loro. Per esempio è possibile che una somma di valori non risulti correttafino al momento in cui viene premuto F9

Capitolo2

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• nelle celle in cui sono presenti dati numerici, digitati dall’utente, formattati inmodi particolari, i valori appariranno senza la specifica formattazione richiesta(esempi: il numero 6,5% apparirà come 0,065, mentre la data 01/06/2003apparirà come numero seriale 37773)

(Fig. 2.23)Visualizzazione delle formule di un foglio di lavoro

19 – Esistono scorciatoie nell’uso dei nomi di cella in una formula?


Quando si scrive una formula, le celle richiamate vengono identificate tramite le lorocoordinate. Per esempio, la formula =C5-C6 calcola la differenza fra i contenuti delle celle C5 e C6.Se si utilizza il comando INSERISCI Nome Definisci, la cella C5 può assu-mere il nome ricavo e la cella C6 chiamarsi spese. A questo punto, alposto della formula precedente, risulta equivalente scrivere =ricavo-speseÈ evidente che questa formula è molto più intuitiva della precedente e risul-ta più facile individuare eventuali errori, ma il prezzo da pagare per questasemplificazione risiede nella necessità di attribuire i nomi alle celle corri-spondenti. Esiste però un metodo per ottenere risultati analoghi, che nonrichiede la preventiva attribuzione di nomi di celle. Per esempio, in figura2.24 si vede una formula che utilizza i nomi scritti nelle celle adiacenti aquelle utilizzate, senza che queste ultime debbano necessariamente esseredenominate con gli stessi nomi.

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(Fig. 2.24)Formula che utilizza nomi, senza avere attribuito nomi alle celle

Per indicare a Excel che vogliamo utilizzare le etichette adiacenti le cellecome se fossero i nomi delle celle stesse, occorre attivare il comando STRU-MENTI Opzioni e, nella scheda Calcolo, selezionare l’opzione Accetta eti-chette nelle formule (figura 2.25). A questo punto, senza dover utilizzare il comando INSERISCI Nome Defini-sci, si potranno usare nelle formule le etichette memorizzate nelle celle col-locate alla sinistra delle celle da usare, come se fossero i nomi delle celle stes-se. Si osservi che l’opzione Accetta etichette nelle formule vale sia per lecelle alla sinistra di quelle da utilizzare, sia per quelle collocate immediatamen-te sopra.

(Fig. 2.25)Opzione necessaria per usare le etichette adiacenti come se fossero nomi di celle

Modificando i nomi delle etichette, anche introducendo più parole separate da spazi, laformula si modificherà automaticamente, come se si trattasse di veri nomi di cella

Capitolo2

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20 – È possibile conoscere la somma di valori numerici, senza dover usareformule apposite?


Normalmente, per conoscere il valore della somma di più dati memorizzatiin differenti celle, occorre utilizzare la funzione SOMMA. Tuttavia, quandonon è necessario rappresentare questo valore numerico in una determina-ta cella, ma occorre solamente esplorare le tabelle di dati per valutareimmediatamente alcune somme da non memorizzare, è possibile utilizzarela riga di stato collocata nella parte bassa del video. Man mano che vengono selezionate le celle (da un minimo di due, anchenon contigue), la somma dei valori appare nella parte di destra della barradi stato (figura 2.26).

(Fig. 2.26)Somma dei valori selezionati mostrata sulla riga di stato

In questo modo:• si evita la digitazione di una formula non necessaria• si evita di occupare inutilmente una cella• si possono esplorare somme parziali, ma queste somme non possono essere

utilizzate per ulteriori elaborazioniSi osservi che questo metodo è utilizzabile solo se la barra di stato è visibile. Perrendere visibile la barra di stato eventualmente nascosta occorre:• selezionare il comando STRUMENTI Opzioni• scegliere la scheda Visualizza• nella zona Mostra selezionare la casella Barra di stato (figura 2.27)

(Fig. 2.27)Richiesta di visualizzare la barra di stato

21 – Come si possono sommare valori numerici, senza definire a priori la zonain cui verranno inseriti?


L’inserimento di valori numerici prevede, di norma, la definizione a priori diuna zona in cui tali valori dovranno essere memorizzati. Esistono tuttaviacasi in cui risulta impossibile prevedere esattamente quanti saranno i valorinumerici da inserire e di conseguenza non si possono prestabilire le dimen-sioni della zona di accettazione dei dati. Nei casi più semplici si può prevedere con una certa approssimazione ilnumero di dati da inserire. Per esempio, se si suppone di dover inserire circa50 valori numerici, si può predisporre una zona del foglio costituita da 70-80 celle, adibita a ricevere i dati da inserire.Questo metodo presenta tuttavia alcuni svantaggi:• la zona predefinita deve essere di dimensioni maggiori del numero di dati pre-

sunto• nella stampa del foglio occorre tenere presente dimensioni sovrabbondanti

rispetto alle necessità• nel caso la previsione sul numero di dati si rivelasse errata può capitare che

alcuni dati inseriti non vengano considerati nei calcoli del foglio di lavoro• ogni volta che si inseriscono più dati del previsto occorre controllare tutte

le formule del foglio di lavoro per evitare che alcuni dati vengano ignoratiPer ovviare a questi inconvenienti si può utilizzare, come zona di inserimen-to dati, un’intera colonna (65.536 celle!). In questo modo, anche non cono-scendo a priori il numero di dati da inserire, si può stare certi che tutti ver-ranno considerati nelle formule in uso.

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Per esempio, nella gestione di un bilancio si può utilizzare l’intera colonnaA per le entrate e l’intera colonna B per le uscite (figura 2.28). Volendodeterminare le somme delle entrate si potrà poi utilizzare la formula=SOMMA(A:A) o l’equivalente =SOMMA($A:$A). In modo analogo le uscite totalisi calcoleranno con la formula =SOMMA(B:B) o l’equivalente =SOMMA($B:$B).

(Fig. 2.28)La formula =SOMMA(B:B) considera tutti i valori presenti nella colonna B

Si osservi che, utilizzando questo metodo di calcolo che prescinde total-mente dal numero di dati inseriti nelle colonne A e B, occorre prestare alcu-ne attenzioni:• le formule di calcolo con i totali devono sempre essere inserite in celle

diverse da quelle appartenenti alle colonne dei dati (nell’esempio citatonon è possibile inserire formule nelle colonne A e B, altrimenti i valori ver-rebbero calcolati due volte e si introdurrebbe un errore di circolarità)

• nelle colonne in esame (nell’esempio citato nelle colonne A e B) non èpossibile inserire dati numerici diversi da quelli da sommare. È tuttaviapossibile inserire testi, per esempio le intestazioni delle colonne, in quan-to i testi vengono ignorati dalla funzione SOMMA.

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2.4 - GESTIRE LE STAMPE ORDINARIE

22 – Come si può evitare che, in fase di stampa su carta, una tabella appaiatroppo sbilanciata verso un lato della pagina?


Su video è più comodo vedere una tabella, in particolare se di piccoledimensioni, confinante con le zone più alte e più a sinistra del foglio di lavo-ro. Per esempio, è preferibile che una tabella di 10 righe e 5 colonne occu-pi la zona A1:E10, piuttosto che la zona P68:T77. In questo modo, infatti,risulta molto più semplice trovare le celle contenenti valori da trattare e scri-vere le formule per determinare i valori rimanenti.Sulla carta, invece, prevalgono preferenze di tipo estetico, quindi le sceltedevono seguire altri criteri. Per esempio non è gradevole all’occhio vedere una piccola tabella confina-ta in un angolo di un foglio di carta; solitamente si preferisce vedere unastampa più centrata nel foglio. Le due esigenze di asimmetria su video e disimmetria su carta possono essere entrambe soddisfatte facendo ricorso aun’apposita opzione di stampa. In figura 2.29 si vede l’anteprima di stampadi una tabella che occupa la zona A1:K23. Si può osservare che la stampaè sbilanciata verso la parte alta a sinistra del foglio di carta.

(Fig. 2.29)Anteprima di stampa di una tabella asimmetrica nel foglio

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È possibile ovviare a questa asimmetria di stampa facendo ricorso al comandoFILE Imposta pagina; infatti, nella scheda Margini, è presente l’opzione Oriz-zontalmente nell’area Centra nella pagina (figura 2.30).

(Fig. 2.30)Scelta dell’opzione di centratura orizzontale nella pagina di stampa

L’uso di questa opzione genera un’impaginazione simmetrica rispetto ai marginisinistro e destro (figura 2.31).

(Fig. 2.31)Anteprima di stampa di una pagina centrata orizzontalmente

L’utilizzo dell’opzione Verticalmente, invece genera un’impaginazione di stam-pa simmetrica rispetto ai margini superiore ed inferiore del foglio di carta.

È possibile utilizzare contemporaneamente le opzioni Orizzontalmente e Verticalmente

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23 – Se non si dispone di una stampante a colori è possibile evitare le grada-zioni di grigio che rendono difficoltosa la lettura dei dati su carta?


L’uso del colore in un foglio di lavoro non ha solo funzioni estetiche, maanche obiettivi di semplificazione dell’interpretazione dei dati. La colorazione dei caratteri, eventualmente con la formattazione condizio-nale, e quella dei bordi e degli sfondi delle celle possono essere utilizzateper far capire a colpo d’occhio il significato di una determinata cella. Per esempio, in particolare se si utilizzano gli stili (FORMATO Stile), è possi-bile omogeneizzare la forma cromatica di tutte le celle aventi proprietà ofunzioni analoghe. Questa notevole semplificazione nell’uso a video, può creare qualche pro-blema di stampa. Infatti, se non si utilizza una stampante a colori, le varia-zioni cromatiche vengono riprodotte su carta con differenti gradazioni di gri-gio che, nella maggior parte dei casi, non aiutano grandemente la lettura,mentre spesso le rendono difficoltosa per mancanza di contrasti. Per esempio, in figura 2.32 si vede come la stampa in bianco e nero di unatabella dotata di sfondi cromatici poco contrastati con i caratteri provochidifficoltà di lettura.

(Fig. 2.32)Difficoltà di lettura di una stampa a colori su stampante in bianco nero

Per ovviare a questi inconvenienti è possibile, senza modificare la colorazione dicelle e caratteri, procedere alla loro stampa come se fossero in bianco e nero.

Per farlo occorre:• attivare il comando FILE Imposta pagina• scegliere la scheda Foglio• selezionare l’opzione Bianco e nero nella zona Stampa (figura 2.33)

(Fig. 2.33)Scelta della stampa in bianco e nero di una tabella con celle e caratteri colorati

In questo modo si otterrà su carta una stampa della tabella analoga a quella chesi avrebbe se l’intera tabella fosse totalmente priva di celle con sfondi o caratte-ri colorati. La stessa tabella vista precedentemente, se stampata in bianco e nero,risulta come in figura 2.34

(Fig. 2.34)Stampa in bianco e nero di una tabella colorata

Capitolo2

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24 – Come si possono stampare le formule memorizzate nelle celle di unfoglio di lavoro?


Quando è necessario visualizzare le formule inserite in un foglio di lavoro occor-re usare il comando STRUMENTI Opzioni e selezionare la scheda Visualizza. Inquesta scheda occorre poi selezionare l’opzione di visualizzazione Formule nel-l’area Opzioni della finestra (figura 2.35).

(Fig. 2.35)Opzione di visualizzazione delle formule

A questo punto il foglio di lavoro apparirà in modo analogo a quello mostrato infigura 2.36. Quando si trova in questa condizione, il foglio di lavoro può esserestampato normalmente con il comando FILE Stampa e sulla carta apparirannole formule memorizzate nelle celle, al posto dei valori calcolati da Excel.

(Fig. 2.36)Foglio di lavoro in modalità di visualizzazione formule

Capitolo2

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25 – Quando si stampa una tabella molto lunga, è possibile fare in modo chealcune intestazioni appaiano in tutte le pagine?


Nella maggior parte dei casi, le tabelle molto lunghe sono costituite daarchivi di dati strutturati in forma di Database. In altre parole, ogni riga costi-tuisce un record, a sua volta costituito da più campi. Per esempio, in un indirizzario possono esistere i campi nome, cognome,telefono, indirizzo, ... e ogni persona viene identificata da un record con-tenente specifici valori di questi campi. La prima riga di una tabella di que-sto genere viene solitamente riservata ai nomi di campo e, per comoditàdi lettura, è opportuno che venga stampata su tutte le pagine. Per esempio,in figura 2.37 si vede un estratto di un indirizzario, costituito da centinaia direcord, pronto per la stampa.

(Fig. 2.37)Indirizzario pronto per la stampa

Per fare in modo che l’elenco delle intestazioni, o dei nomi di campo, appaia in tuttele pagine stampate occorre:• attivare il comando FILE Imposta pagina e scegliere la scheda Foglio• nella finestra di dialogo che appare individuare la zona Stampa titoli e la casella

Righe da ripetere in alto;• scrivere $1:$1 per fare in modo che le intestazioni della riga 1 appaiano su tutti i fogli

stampati.Si osservi che:• invece di scrivere $1:$1 si può, mentre il cursore si trova nella casella Righe da

ripetere in alto, selezionare con il mouse l’intera riga 1; Excel provvederà a com-pilare automaticamente la casella in questione

• in alcuni casi è opportuno fare scrivere su tutte le pagine più di una riga; per farlo è

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sufficiente selezionare tutte le righe ritenute necessarie (per esempio, selezionare lerighe da 1 a 3, oppure scrivere $1:$3).

In fase di stampa le intestazioni di riga 1 appariranno su tutte le pagine di stampa; peresempio, in figura 2.38 si vede l’anteprima di stampa della seconda pagina dell’ar-chivio prima esaminato.

(Fig. 2.38)Anteprima di stampa con intestazioni ripetitive

26 – Quando non occorre stampare un intero foglio di lavoro è possibileridurre la stampa solo a una determinata zona?


In molti casi è preferibile non stampare un intero foglio di lavoro, ma limitare la stam-pa solo a una determinata zona del foglio. Questa scelta può essere dovuta a varimotivi:• evitare di stampare parti di foglio utilizzate solo per calcoli di intermedi di servizio

(per esempio evitare di stampare intere colonne utilizzate solo per calcoli necessa-ri per ottenere risultati presentati altrove)

• stampe temporanee, durante la progettazione di un foglio di lavoro, finalizzate allaricerca di errori in determinate zone del foglio

• stampare rapporti di sintesi periodici, in cui interessano solo alcuni dati del foglio dilavoro.

In tutti questi casi è possibile predefinire un’area di stampa che, fino a quando nonverrà modificata, limiterà la stampa su carta alla sola zona prescelta.

Capitolo2

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Per farlo occorre:• selezionare la zona del foglio di lavoro che si desidera stampare;• attivare il comando FILE Area di stampa Imposta area di stampaA questo punto, tutte le volte che in seguito si procederà alla stampa del foglio di lavo-ro, verrà stampata esclusivamente la zona così definita (figura 2.39).Nel seguito si potrà modificare l’impostazione in uno dei modi seguenti:• modificare l’area di stampa (selezionare un’altra area e ridare il comando FILE

Area di stampa Imposta area di stampa)• annullare l’area di stampa, cioè stampare l’intero foglio di lavoro (usare il coman-

do FILE Area di stampa Cancella area di stampa)

(Fig. 2.39)Impostazione di un’areadi stampa delimitata

27 – Esiste una scorciatoia per modificare frequentemente l’area di stampa?


Nei casi in cui la zona di un foglio di lavoro da stampare venga modificata frequente-mente, l’uso del comando FILE Area di stampa Imposta area di stampa puòindurre inutili complicazioni, in quanto ogni volta che viene utilizzato Excel memoriz-za l’area prescelta con la conseguente necessità di modificarla ad ogni stampa suc-cessiva. In questi casi risulta più semplice, prima di ogni stampa:1. selezionare la zona prescelta per la stampa;2. usare il comando FILE Stampa;3. nella finestra di dialogo che appare scegliere Selezione nella zona Stampa (figu-

ra 2.40).In questo modo, dopo la stampa, non verrà memorizzata la selezione effet-tuata e sarà più semplice decidere se in seguito stampare l’intero foglio di

lavoro o un’altra sua selezione.

(Fig. 2.40)Scelta di stampare solo la parte di foglio di lavoro

28 – Come è possibile stampare solamente alcune piccole zone non contiguedi un foglio di lavoro?


In alcuni casi può presentarsi la necessità di stampare solo alcune piccole zonedi un foglio di lavoro. Per esempio, in figura 2.41 si vede una tabella in cui sonoselezionate tre zone, indipendenti fra di loro, di cui è richiesta la stampa su carta.

(Fig. 2.41)Selezione delle sole zone da stampare

Una volta richiesto il comando FILE Stampa, occorre scegliere Selezione comezona da stampare (figura 2.42). A questo punto, come richiesto, verrà stampatasolo la parte selezionata. Occorre però tenere presente che, trattandosi di tre

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Capitolo2

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zone di uno stesso foglio di lavoro, risulta impossibile stamparle su un unicofoglio di carta. infatti, l’eventuale stampa delle tre zone su uno stesso foglio dicarta risulterebbe poco comprensibile e soggetta a un’impaginazione fuorvianterispetto all’impostazione originaria del foglio di lavoro.

(Fig. 2.42)Richiesta di stampa della sola selezione

Per questa ragione, in fase di stampa, ognuna delle tre zone verrà stampata suun singolo foglio. Per esempio, in figura 2.43 si vede l’anteprima di stampa dellapagina 3, corrispondente alla terza zona, procedendo da sinistra a destra, sele-zionata precedentemente nel foglio di lavoro.

(Fig. 2.43)Anteprima di stampa di una pagina

29 – È possibile, in fase di stampa di un foglio di lavoro, apportare alcunevariazioni ai margini delle pagine da stampare?


Quando si sta per inviare un documento alla stampa su carta è sempre prudenterichiedere un’Anteprima di stampa. Si tratta di un’operazione molto semplice, chepuò essere richiesta:• con il comando FILE Stampa, seguito dalla pressione del pulsante Anteprima• con il pulsante Anteprima di stampa (figura 2.44)Grazie all’anteprima di stampa si possono immediatamente vedere eventuali errori diimpaginazione che renderebbero poco leggibile lo stampato cartaceo.

(Fig. 2.44)Pulsante Anteprima di stampa

Quando si richiede l’Anteprima di stampa è disponibile il pulsante Anteprima inter-ruzioni di pag che, una volta premuto, permette di correggere i margini distampa in modo da eliminare eventuali parti di tabella di cui non si richiedela stampa su carta. Come si vede in figura 2.45, dopo aver chiesto la visualizzazione delle inter-ruzioni di pagina appare a video un’immagine simile all’anteprima di stam-pa, in cui però ogni delimitatore di nuova pagina (orizzontale o verticale),appare evidenziato con una linea colorata. Il trascinamento di queste linee delimitatrici di pagina implica lo sposta-mento delle interruzioni di pagina. In pratica l’effetto di questo spostamen-to è analogo a quello che si otterrebbe utilizzando il comando INSERISCI

Interruzione di pagina, con il vantaggio di poter vedere a video imme-diatamente l’effetto della variazione di interruzione prescelta.

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(Fig. 2.45)Spostamento manuale dei margini di stampa

Occorre osservare poi che, spostando l’ultimo margine disponibile (sia l’ultimoverticale a destra, sia l’ultimo orizzontale in basso), si ottiene una riduzione del-l’area da stampare, analoga a quella che si otterrebbe con il comando FILE Areadi stampa Imposta area di stampa. Infatti, dopo aver utilizzato questa ridu-zione dell’area di stampa, se si vuole ritornare alla stampa dell’intera tabellaoccorre utilizzare il comando FILE Area di stampa Cancella area di stampa.

2.5 - GESTIRE LE STAMPE COMPLESSE

30 – Come si può ottenere la stampa di una o più colonne di una tabella suogni foglio di carta?


In modo molto simile a quanto visto precedentemente per la stampa di inte-stazioni di tabelle, è possibile fare in modo che una o più colonne partico-larmente importanti vengano stampate su tutti i fogli di carta. Per esempio, se si deve stampare un Database contenente i record strutturati inmolti campi, è probabile che le dimensioni di una pagina non siano sufficienti perstampare tutti i campi di un singolo record. In questi casi potranno venire stampa-te pagine contenenti dati di persone il cui nome si trova su un’altra pagina, ren-

Quando ci si trova nella condizione di Anteprima interruzioni di pagina, è possibile tor-nare alla condizione di lavoro ordinaria con il comando Visualizza Normale

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dendo difficoltosa la lettura dei dati. Nei casi in cui il numero di record non è ecces-sivo si può tentare di stampare l’intero Database su un’unica pagina utilizzandouna combinazione dei seguenti accorgimenti:• stampare su pagine orizzontali (FILE Imposta pagina scheda Pagina,

Orientamento Orizzontale)• ridurre le dimensioni delle colonne, eventualmente facendo ricorso al for-

mato Testo a capo (FORMATO Celle Allineamento)• ridurre le dimensioni dei caratteri utilizzati, in particolare nelle colonne di

maggiore larghezzaSe tuttavia le dimensioni orizzontali della tabella risultano eccessive, sirende necessario stampare i record su più pagine. In questi casi, per rende-re più leggibili le stampe così ottenute, è opportuno fare in modo che nomie cognomi (o altre caratteristiche tipiche di ogni tabella) appaiano ripetutisu tutti i fogli stampati. Per realizzare questo obiettivo, in modo molto simi-le a quanto visto con la stampa di righe ripetitive, occorre:1. attivare il comando FILE Imposta pagina e scegliere la scheda Foglio2. nella finestra di dialogo che appare individuare la zona Stampa titoli e la casel-

la Colonne da ripetere a sinistra;3. scrivere $A:$B per fare in modo che le intestazioni delle colonne A e B appaia-

no su tutti i fogli stampati (nel caso in cui, per esempio, la colonna A contenga inomi e la colonna B i relativi cognomi)

Per esempio, in figura 2.46 si vede l’anteprima di stampa della pagina 5 di unDatabase con le seguenti caratteristiche:• ogni record occupa due pagine di stampa• le colonne A e B contengono nomi e cognomi• fra il cognome e l’anno di nascita sono presenti vari record stampati su altre

pagine

(Fig. 2.46)Anteprima di stampa con intestazioni e colonne ripetitive

31 – Come si può evitare che la stampa di una tabella termini con poche righeo colonne isolate su alcune pagine semivuote?


Quando occorre stampare una tabella, può verificarsi il caso in cui ledimensioni eccedano quelle di una pagina di stampa. In questi casi la stam-pa può richiedere 2, 3 o più fogli di carta, senza per questo creare partico-lari problemi. È diverso invece il caso in cui una tabella richieda, per esempio, la stampadi tre pagine, delle quali la terza è necessaria solo per due o tre righe,oppure per due o tre colonne. In questi casi, a parte lo spreco di carta, siottiene un risultato poco soddisfacente, in quanto le poche righe o colonneisolate risultano difficili da mettere in relazione con le parti di tabella stam-pate su pagine più piene. Per evitare questi disagi si può ricorrere a qualche accorgimento manuale,in modo da ridurre il numero di pagine da stampare. Per esempio si può:• aumentare i margini della pagina da stampare (FILE Imposta pagina,

scheda Margini)• eliminare qualche riga o colonna vuota• ridurre le dimensioni di righe, colonne o caratteri utilizzati.Esiste tuttavia un metodo, molto più semplice, che provvede automatica-mente a effettuare questi ridimensionamenti, in modo da adattare il nume-ro di pagine da stampare a quello desiderato. Per esempio, supponiamo che in Anteprima di stampa risulti che una gran-de tabella richieda la stampa di 12 fogli, in quanto il numero righe ne richie-de 4, mentre le colonne ne richiedono 3. Supponiamo inoltre che, sempre guardando le varie pagine in anteprima, siscopra che nell’ultima pagina sono presenti solo 4 colonne e una riga iso-lata. In questo caso sarebbe preferibile restringere la stampa a solo 3 fogli inverticale (per le righe) e 2 in orizzontale (per le colonne), realizzando una stam-pa su solo 6 pagine. Per realizzare questo obiettivo occorre:• attivare il comando FILE Imposta pagina;• scegliere la scheda Pagina;• nella zona Proporzioni scegliere la voce Adatta;• digitare 2 nel numero di pagine di larghezza;• digitare 3 nel numero di pagine di altezza.In fase di stampa, al posto delle 12 pagine iniziali, ne verranno stampate solo6, con un risparmio del 50% di carta, riducendo la qualità di stampa inmodo trascurabile (figura 2.47).

Capitolo2

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(Fig. 2.47)Adattamento del numero di pagine di stampa, in modo da risparmiare il 50% della carta

32 – Come si fa a stampare su ogni pagina una frase ripetitiva?Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti

Per stampare qualsiasi frase in testa o in calce a ogni pagina di stampa occorre:• usare il comando FILE Imposta pagina;• scegliere la scheda Intestaz./Piè di pag. (figura 2.48);• premere uno dei due pulsanti Personalizza intestazione (se si vuole una

frase ripetitiva sulla parte alta del foglio) oppure Personalizza Piè di pagina(se si desidera scrivere in calce alla pagina).

(Fig. 2.48)Personalizzazione delle intestazioni e dei piè di paginada stampare

Dopo aver premuto, per esempio, Personalizza Piè di pagina, appare la fine-stra di dialogo di figura 2.49 nella quale è possibile:• scrivere i testi ripetitivi che dovranno apparire allineati a destra, al centro o a

sinistra nel foglio di stampa

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• formattare i caratteri di stampa premendo il pulsante con l’icona della lettera A• apportare ulteriori personalizzazioni premendo gli altri pulsanti disponibili

(Fig. 2.49)Testi da fare apparire in ogni piè di pagina

Prima di procedere con le operazioni di stampa (vedi esempio di anteprima infigura 2.50) è opportuno accertarsi che lo spazio tra i margini dell’intestazione odel piè di pagina sia sufficiente per contenere le informazioni dell’intestazione opiè di pagina personalizzati (comando FILE Imposta pagina, scheda Margini).

(Fig. 2.50)Anteprima di stampa di un piè di pagina personalizzato

Capitolo2

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33 – Quali personalizzazioni sono possibili nelle intestazioni e nei piè dipagina?


Una volta scelto il comando FILE Imposta pagina e la scheda Intestaz./Piè dipag., dopo aver scelto uno dei due pulsanti disponibili (Personalizza intesta-zione oppure Personalizza Piè di pagina) appaiono numerosi pulsanti di per-sonalizzazione dei testi da proporre sulle pagine stampate. Facendo riferimento ai pulsanti mostrati in figura 2.51, da sinistra a destra possia-mo vedere:• pulsante Carattere: modifica il tipo e la dimensione del carattere e lo stile del

testo selezionato nella casella A sinistra, Al centro o A destra• pulsante Numero di pagina: inserisce i numeri di pagina nelle intestazioni o nei

piè di pagina quando si stampa il foglio di lavoro. Tali numeri verranno aggiorna-ti automaticamente quando si aggiungono o eliminano dati o si impostano inter-ruzioni di pagina

• pulsante Numero totale di pagine: inserisce il numero totale delle pagine delfoglio di lavoro attivo e corregge i numeri di pagina automaticamente quando sistampa il foglio di lavoro

• pulsante Data: inserisce la data corrente• pulsante Ora: inserisce l’ora corrente• pulsante Percorso & file: inserisce il percorso e il nome della cartella di lavoro

attiva• pulsante Nome file: inserisce il nome di file della cartella di lavoro attiva• pulsante Nome foglio: inserisce il nome del foglio di lavoro attivo• pulsante Inserisci immagine: consente di scegliere un’immagine da inserire nel

foglio di lavoro attivo• pulsante Formato immagine: consente di ruotare, ritagliare, regolare e impo-

stare le dimensioni dell’immagine scelta da inserire nel foglio di lavoro attivo.

(Fig. 2.51)Pulsanti di personalizzazione di intestazioni e piè di pagina

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34 – Come si fa a numerare le pagine stampate lasciando traccia del nomedel file da cui provengono?


Fra i pulsanti disponibili per la personalizzazione di intestazioni e piè di pagina, comeabbiamo visto sono presenti i pulsanti: Numero di pagina, Numero totale dipagine e altri analoghi. L’uso combinato di questi pulsanti permette di personalizza-re la stampa in modo da ottenere fascicoli cartacei facilmente identificabili. Per esempio, un modo standard per rendere identificabili le pagine di un documen-to stampato potrebbe essere il seguente (figura 2.52):• stampare a sinistra una frase identificativa della tabella in esame• stampare al centro informazioni sulla stampa (data e ora di stampa)• stampare a destra informazioni sul documento (percorso della cartelle di origine,

nome del file, scheda del foglio di lavoro)• formattare le tre stampe precedenti in modo che la prima risalti più delle altre due.

(Fig. 2.52)Esempio di modello di personalizzazione di un piè di pagina

Una volta individuato il miglior modo per stampare i propri documenti, può essere utilecostruire un Modello da usare sempre in futuro (File Salva con nome, Tipo file: Modello)

Capitolo2

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35 – Come si fa a stampare una tabella imponendo un inizio di numerazionepagine diverso da uno?


Quando si stampa un piè di pagina con il comando FILE Imposta pagina,seguito dall’uso della scheda Intestaz./Piè di pag, e dal pulsante Personaliz-za Piè di pagina, abbiamo visto che appare, fra gli altri, il pulsante Numero dipagina che inserisce i numeri di pagina quando si stampa il foglio di lavoro. La pressione di questo pulsante genera la scritta in codice &[Pagina]. Questa scritta è modificabile a mano e può essere variata nella forma &[Pagi-na]+n, dove n è un numero intero. Per esempio, scrivendo:• &[Pagina]+3 la numerazione delle pagine stampate inizierà da pagina 4

(questo può essere utile se, in una precedente stampa dello stesso fascicolo,sono state già stampate 3 pagine

• &[Pagina]-1 la numerazione delle pagine stampate inizierà da pagina zero(questo può servire, eliminando la stampa della prima pagina, nei casi in cui laprima pagina abbia funzioni di pura copertina di un fascicolo)

36 – Come si fa, quando si stampa un titolo ricorrente, a generare il caratte-re di “e-commerciale” (&)?


Quando si stampa un piè di pagina con il comando FILE Imposta pagina,seguito dall’uso della scheda Intestaz./Piè di pag, e dal pulsante Perso-nalizza Piè di pagina, si possono inserire frasi ricorrenti che apparirannosu ogni pagina stampata. Per produrre la generazione di valori automatici daparte di Excel, viene utilizzato il carattere di servizio &. Per esempio, per generare il numero di pagina occorre scrivere &[Pagina](o farlo scrivere da Excel stesso, premendo l’apposito pulsante), per genera-re il numero totale di pagine da stampare occorre scrivere &[Pagine], ecc.Se nel titolo ricorrente si desidera includere nel testo una e-commerciale(&), occorre digitarne due. Per esempio, con l’impostazione del titolo ricorrente mostrata in figura 2.53si ottiene il risultato mostrato in figura 2.54

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(Fig. 2.53)Impostazione di un titolo ricorrente contenente una e-commerciale (&)

(Fig. 2.54)Anteprima di stampa di un titolo ricorrente contenente una e-commerciale (&)

37 – Come si fa a far stampare su ogni pagina il numero totale di paginestampate?


Quando si stampa un piè di pagina con il comando FILE Imposta pagina,seguito dall’uso della scheda Intestaz./Piè di pag, e dal pulsante Perso-nalizza Piè di pagina, abbiamo visto che appare, fra gli altri, il pulsanteNumero di pagina che inserisce i numeri di pagina quando si stampa ilfoglio di lavoro. Oltre a questo pulsante, è disponibile anche il pulsante Numero totale dipagine che inserisce il numero totale delle pagine del foglio di lavoro atti-vo. L’uso combinato di questi due pulsanti permette di produrre stampe dal-l’uso molto chiaro in modo da rendere più facile riordinare la carta in casodi necessità. Per esempio, con l’impostazione del titolo ricorrente mostrata in figura 2.55si ottiene il risultato mostrato in figura 2.56.

Capitolo2

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(Fig. 2.55)Impostazione di un titolo ricorrente completo

(Fig. 2.56)Anteprima del titolo ricorrente mostrato nella figura precedente

38 – Come si fa a fare stampare un’immagine in calce a ogni pagina?


Quando si stampa un piè di pagina con il comando FILE Imposta pagina,seguito dall’uso della scheda Intestaz./Piè di pag, e dal pulsante Perso-nalizza Piè di pagina, abbiamo visto che appare un elenco di pulsanti frai quali si può scegliere cosa fare stampare in calce a ogni pagina. In parti-colare esistono il pulsante Inserisci immagine che consente di scegliereun’immagine da inserire nel foglio di lavoro attivo e il pulsante Formatoimmagine che consente di ruotare, ritagliare, regolare e impostare ledimensioni dell’immagine scelta da inserire nel foglio di lavoro attivo. Usando il pulsante Inserisci immagine si può stabilire di inserire un’im-magine memorizzata su file in uno dei numerosi formati compatibili. Peresempio, con l’inserimento mostrato in figura 2.57 si può ottenere in tuttele pagine la stampa del logo aziendale, come mostrato in figura 2.58.

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(Fig. 2.57)Inserimento di un’immagine nel pièpagina di ogni foglio stampato

(Fig. 2.28)Inserimento del logo aziendale in ogni pagina stampata su carta

Una volta selezionata, nel piè pagina personalizzato, la scritta &[Immagine], risul-ta attivo il pulsante Formato immagine che, come detto precedentemente, con-sente di ruotare, ritagliare, regolare e impostare le dimensioni dell’immagine scel-ta da inserire nel foglio di lavoro attivo. Questo pulsante rende disponibili le opzio-ni mostrate in figura 2.59 e in figura 2.60, con le quali sono possibili numerosi per-sonalizzazioni grafiche.

(Fig. 2.59)Personalizzazioni nelle dimensioni dell’immagine di piè pagina

(Fig. 2.60)Personalizzazioni nella colorazionedell’immagine di piè pagina

Capitolo2 le operazioni fondamentali

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Capitolo 3

LE OPERAZIONI AVANZATEQuesto capitolo tratta l’esecuzione di operazioni usate da utenti con qualcheesperienza. Non si tratta di argomenti specialistici, ma di attività che non tuttisvolgono con grande frequenza. Probabilmente la maggior parte degli utenti di livello base già svolge una odue di queste attività, ma solo utenti con qualche esperienza hanno dimesti-chezza con tutti gli argomenti qui trattati. In ogni caso, come per gli altri capi-toli, anche qui si preferisce concentrare l’attenzione non tanto sulle procedu-re standard, quanto su alcuni metodi utili per semplificare attività che richie-derebbero più tempo se svolte con metodi tradizionali. Tra le attività trattatericordiamo:• usare le funzioni (esempio: mettere la maiuscola all’inizio di tutti i nomi e

cognomi)• lavorare con i grafici (costruire istogrammi costituiti da immagini sovrap-

poste, oppure mettere una foto sullo sfondo di un diagramma)• usare la correzione ortografica (correggere l’ortografia in una lingua

straniera)• inserire elementi esterni (inserire il simbolo di copyright)• ridurre gli errori (risalire alla causa di un errore)• impedire modifiche non autorizzate (impedire di scrivere dati non

ammessi)• interagire con altri software (copiare in Excel la rubrica dei contatti di

Outlook)• usare piccoli trucchi (produrre un tabulato con righe di colore alternato)

3.1 – USARE LE FUNZIONI

1 – Come si può convertire un elenco di nomi e cognomi, memorizzati incelle separate, in un elenco in cui ogni cella contenga sia il nome sia ilcognome?


Innanzitutto ricordiamo una regola generale: “È sempre più facile unireinformazioni separate che separare informazioni unite”. Per esempio, unire in una sola cella i dati (nome, cognome o altro) presen-

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Capitolo3 le operazioni avanzate

ti in più celle è un’operazione non immediata, ma all’altezza di un utente dimedia competenza. Se invece in una sola cella si trova scritto un indirizzocompleto, per ottenere i dati separati (nome, cognome, città, telefono, ...)conviene solitamente ridigitare a mano i singoli dati. È ovvio che la ridigita-zione a mano è possibile se il numero di indirizzi è molto limitato, ma quan-do occorre trattare migliaia di dati le difficoltà divengono rapidamente insor-montabili. Per questa ragione, quando si progetta una tabella di Database è semprepreferibile separare i dati immessi, aumentando il numero dei relativi campi,piuttosto che ridurre il numero di campi e scrivere più dati, all’interno diognuno di essi. Supponendo di aver progettato correttamente l’inserimentodei dati iniziali, possediamo un elenco di nomi e di cognomi separati fra diloro (figura 3.1) e vogliamo ottenere un elenco di celle contenenti ognunasia il nome sia il cognome.

(Fig. 3.1)Database con nomi e cognomi inizialmente separati fra di loro

Per realizzare questo obiettivo occorre:1. costruire una colonna aggiuntiva, chiamata per esempio Nome e cognome, e

attivare nella prima cella la funzione Concatena (INSERISCI Funzione, selezionarela categoria Testo e scegliere la funzione Concatena – figura 3.2);

2. nella casella di dialogo della funzione Concatena (figura 3.3) scrivere le coordi-nate del primo nome come Testo1 (nell’esempio di figura la cella B2), digitare unospazio come Testo2 (in modo da evitare che nome e cognome costituiscano una

Capitolo3

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sola parola), scrivere le coordinate del primo cognome come Testo3 (nell’esem-pio di figura la cella A2);

3. dopo aver dato l’OK, usare il quadratino di riempimento per copiare la funzioneConcatena in tutte le altre celle sottostanti (figura 3.4).

(Fig. 3.2)Inserimento della funzione di testo Concatena

(Fig. 3.3)Finestra di dialogo della funzione Concatena

(Fig. 3.4)Copia della funzione Concatena in tutte le celle del Database

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le operazioni avanzate

A questo punto si è ottenuto, nella colonna di servizio così generata, un elen-co di nomi e cognomi, separati da uno spazio. Si può osservare come, inmodo analogo, si potrebbero ottenere indirizzi completi, con i campi separa-ti da virgole, altri simboli o intere parole scelte a piacere. Nonostante l’appa-renza, il lavoro non è ancora finito. Infatti in colonna C non è presente inrealtà l’elenco dei nomi e cognomi, ma il risultato di una funzione di testoapplicata ai dati delle colonne A e B. Se ora decidessimo di cancellare i datiiniziali, eliminando le colonne A e B, il risultato di colonna C diventerebbeilleggibile in quanto facente riferimento a dati non più esistenti (figura 3.5).

(Fig. 3.5)Risultato ottenuto eliminando i dati iniziali della funzione Concatena

Occorre allora fare in modo che, prima di eliminare i dati in colonna A e B, incolonna C vengano memorizzati i risultati della funzione Concatena e non lafunzione stessa. Per questo secondo lavoro occorre:1. selezionare i dati di colonna C (oppure l’intera colonna stessa);2. copiare la selezione negli Appunti (Ctrl-C);3. attivare il comando MODIFICA Incolla speciale;4. scegliere Valori nella zona Incolla (figura 3.6).

(Fig. 3.6)Copia dei risultati della funzione Concatena, al posto della funzione stessa

Capitolo3

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A questo punto in colonna C, al posto della funzione Concatena, vengono sosti-tuiti i Valori, cioè i risultati, ottenuti utilizzando la funzione stessa. In altre paro-le, in colonna C si trovano i nomi e i cognomi nella stessa forma in cui si trove-rebbero se fossero stati digitati manualmente nella medesima cella.Se ora si eliminano le colonne A e B si ottiene un normale elenco di nomi ecognomi separati da uno spazio (figura 3.7)

(Fig. 3.7)Risultato ottenuto con il comando Incolla speciale e l’eliminazione dei dati originali

Il comando Incolla speciale può essere applicato anche in una colonna diversa da quel-la in cui si trova la funzione Concatena

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2 – Quando si utilizza un elenco di nomi e cognomi è possibile fare in modoche tutti appaiano scritti con l’iniziale maiuscola?


In fase di digitazione iniziale molti utenti, per risparmiare tempo, utilizzano il tastoCapsLock che produce solo caratteri alfabetici maiuscoli. Come conseguenza risultache molti elenchi di nomi sono scritti interamente in caratteri maiuscoli. In figura 3.8 si vede un elenco di nomi scritto in molteplici modi; per facilitarne la let-tura vogliamo fare in modo che tutti appaiano con la sola iniziale maiuscola.

(Fig. 3.8)Elenco di nomi e cognomi scritto in modo poco ordinato

Per realizzare il nostro obiettivo eseguiamo la seguente procedura:• in una colonna a fianco dei nomi, per esempio in colonna B, scriviamo la funzione

=MAIUSC.INIZ(A1);• con il quadratino di riempimento copiamo la funzione nelle altre celle sottostanti; • otteniamo l’elenco di figura 3.9.

(Fig. 3.9)Nomi con iniziale maiuscola creati con la funzione MAIUSC.INIZ

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A questo punto dobbiamo eliminare la colonna dei nomi iniziali, dopo aver tra-sformato la funzione di calcolo in un elenco di valori. Per farlo dobbiamo:• selezionare i dati ottenuti in colonna B;• attivare il comando MODIFICA Copia;• attivare il comando MODIFICA Incolla speciale;• selezionare la casella Valori (figura 3.10).

(Fig. 3.10)Copia dei risultati della funzione al postodella funzione stessa

A questo punto in colonna B saranno presenti i valori dei nomi (cioè i nomiveri e propri come se fossero stati digitati). È allora possibile eliminare lacolonna A (selezione colonna, MODIFICA Elimina) e ottenere il risultatomostrato in figura 3.11.

(Fig. 3.11)Elenco di nomi con l’iniziale maiuscola

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3 – Come si può determinare il totale di una parte di un elenco di valorinumerici avente una determinata proprietà?


Un insieme di valori numerici può essere costituito da opportuni sottoinsiemi,ognuno caratterizzato da una determinata proprietà. Per esempio, un elenco divalori di spesa può essere suddiviso in più tipologie di spesa. Oltre a determi-nare la spesa totale, risulta allora interessante conoscere le spese associate aogni specifica tipologia. Supponiamo, per semplificare la trattazione, che lespese vengano caratterizzate dalle parole chiave ALFA, BETA, GAMMA, ecc.Costruita un’opportuna colonna Tipo, ogni record di spesa viene così caratte-rizzato dalla presenza di una di queste parole chiave. Innanzitutto è necessarioriordinare l’elenco, in modo da raggruppare tutte le spese di tipo ALFA, quelledi tipo BETA e così via (figura 3.12).

(Fig. 3.12)Elenco di voci di spesa ordinato per Tipo

Per riordinare l’elenco è necessario:1. selezionare una qualsiasi cella dell’elenco2. attivare il comando DATI Ordina3. scegliere Tipo come chiave di ordinamentoA questo punto, per determinare le somme parziali richieste occorre:1. selezionare una qualsiasi cella dell’elenco

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2. attivare il comando DATI Subtotali3. selezionare Tipo nella casella a discesa Ad ogni cambiamento in che si

trova nella finestra di dialogo che appare a video, Somma come Usa lafunzione e Costo nella zona Aggiungi subtotali a (figura 3.13)

(Fig. 3.13)Finestra di dialogo della funzione SUBTOTALE

Una volta dato l’OK verranno create automaticamente alcune nuove righe nelfoglio di lavoro, contenenti i totali parziali richiesti (figura 3.14).

(Fig. 3.14)Subtotali generati automaticamente da Excel

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Si può osservare che, a sinistra dei numeri identificativi di riga, appaiono alcuneparentesi numerate a più livelli (figura 3.15). Facendo clic sui simboli + e – ai limi-ti di tali parentesi si può scegliere di comprimere il foglio di lavoro, in modo cherisultino visibili solo i totali parziali o generale richiesti.

(Fig. 3.15)Uso delle parentesi di struttura per visualizzare solo i dati di sintesi parziale

Per rimuovere i subtotali occorre:1. selezionare una qualsiasi cella dell’elenco2. attivare il comando DATI Subtotali3. premere il pulsante Rimuovi tutti

4 – Come si può inserire rapidamente la data e l’ora corrente?


Prima di rispondere alla domanda occorre chiarire se l’obiettivo del lavoro è:• l’inserimento di un valore statico, cioè che rimarrà invariato durante i futuri

utilizzi del foglio di calcolo• l’inserimento di un valore dinamico, cioè che durante i futuri utilizzi del foglio

di calcolo assumerà di volta in volta il valore aggiornatoSe si desidera inserire un valore statico si possono usare le combinazioni di tasti(figura 3.16):• CTRL-Maiusc-; (simbolo “punto e virgola”). Inserisce la data corrente in for-

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mato gg/mm/aa (esempio: 16/11/03)• CTRL-Maiusc-: (simbolo “due punti”). Inserisce l’ora corrente in formato

hh.mm (esempio: 17.13)• CTRL-Maiusc-; barra spazio CTRL-Maiusc-: (combinazioni precedenti

intervallate dalla pressione della barra spaziatrice). Inserisce la data correnteseguita dall’ora corrente (esempio: 16/11/03 17.13)

(Fig. 3.16)Inserimento automatico di data e ora corrente

Se invece si vuole inserire un valore dinamico, si possono usare le funzioni=ADESSO() e =OGGI(). L’uso di queste funzioni produce un numero seriale cheviene rappresentato graficamente in vari modi, a seconda del formato data e orascelto. In figura 3.17 sono mostrati alcuni esempi di formati grafici utilizzati permostrare i valori ottenuti da queste funzioni.

(Fig. 3.17)Le funzioni ADESSO e OGGI, utilizzate con vari formati di data e ora

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5 – Come si può ordinare un elenco di dati in modo casuale?


Nella maggior parte dei casi è necessario ordinare un Database secondo undeterminato criterio. Per esempio, se si tratta di un elenco di indirizzi, soli-tamente si desidera ordinare i record per cognome e, a parità di cognome,utilizzando il nome come chiave secondaria. In alcuni casi tuttavia, peresempio se si desidera costruire una Database di esempio da utilizzare permostrare i criteri di ordinamento, è necessario mettere il Database “in disor-dine”. Si richiede cioè di ordinare i record con un ordine totalmente casua-le. Viene allora in soccorso la funzione CASUALE() che, come dice il nome,è in grado di generare numeri casuali (o pseudo-casuali, per essere preci-si). Le fasi del lavoro sono:• costruire una colonna di servizio aggiuntiva, chiamata, per esempio,

CASUALE;• inserire nella prima cella di record di questa colonna la funzione CASUA-

LE (INSERISCI Funzione, selezionare la categoria Matematiche e trig. escegliere la funzione CASUALE – figura 3.18);

• dare l’OK due volte. Nella cella appare un numero casuale compreso frazero e uno

• con il quadratino di riempimento, oppure con il comando MODIFICA Riem-pimento In basso, copiare la funzione CASUALE in tutti gli altri record(figura 3.19)

(Fig. 3.18)Costruzione della funzione CASUALE

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(Fig. 3.19)Generazione di numeri casuali associati ai record di dati

A questo punto si può creare un ordinamento dei record, utilizzando la colonnadi servizio CASUALE come chiave di ordinamento, nel modo seguente:• selezionare una cella qualsiasi del Database;• scegliere il comando DATI Ordina;• nella finestra di dialogo che appare scegliere, come chiave di ordinamento, la

colonna CASUALE (figura 3.20);• una volta dato l’OK, i record verranno ordinati in modo casuale;• eliminare la colonna temporanea di servizio CASUALE.

(Fig. 3.20)Ordinamento di record utilizzando la colonna di valori casuali come chiave di ordinamento

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3.2 – LAVORARE CON I GRAFICI

6 – È possibile costruire un istogramma utilizzando la sovrapposizione di pic-cole immagini?


Per rendere più accattivante il messaggio comunicato con un istogramma si puòricorrere a numerosi artifici grafici che ne abbelliscano l’estetica e ne migliorino l’ef-fetto comunicativo. Uno di questi metodi consiste nel sostituire i rettangoli usati comebarre dell’istogramma, con disegni ripetuti che ne semplificano la lettura. Per realiz-zare l’obiettivo occorre disporre su un file grafico, per esempio in formato .JPG, del-l’immagine necessaria. Si consiglia di utilizzare immagini molto semplici per evitare diconfondere il risultato con effetti non desiderati. Per costruire un istogramma di que-sto tipo vediamo un esempio. Sia dato l’istogramma di figura 3.21; vogliamo modifi-carlo per sostituire alcune immagini al posto dei rettangoli.

(Fig. 3.21)Istogramma in formato tradizionale

Selezionare uno dei rettangoli, per esempio il primo. Facendo clic su un rettangoloqualsiasi (vengono selezionati tutti i rettangoli) e poi sul rettangolo scelto (viene sele-zionato il solo rettangolo desiderato). Ovviamente, se si vuole attribuire la stessa immagine a tutti i rettangoli è inutile sele-

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zionarne uno solo. A questo punto occorre attivare il comando FORMATO Dato sele-zionato e aprire la scheda Motivo (figura 3.22).

(Fig. 3.22)Scelta del motivo da attribuire ai rettangoli che costituiscono l’istogramma

Premuto il pulsante Riempimento, occorre selezionare la scheda Immagine epremere il pulsante Seleziona immagine (figura 3.23).

(Fig. 3.23)Selezione dell’immagine da inserire al posto dei rettangoli

A questo punto occorre cercare sul disco il file contenente l’immagine presceltae completare i dati richiesti nella finestra di dialogo di figura 3.24. Nella maggiorparte dei casi conviene utilizzare l’opzione In pila e proporzionato.

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(Fig. 3.24)Parametri da attribuire all’immagine selezionata

Dopo aver ripetuto le azioni precedenti anche per gli altri rettangoli si può final-mente osservare il risultato finale (figura 3.25).

(Fig. 3.25)Istogramma costruito con sovrapposizioni di immagini

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7 – È possibile inserire un’immagine all’interno di un grafico?


Una volta costruito un grafico è possibile sovrapporre un’immagine, preferibilmente didimensioni non eccessive in modo da non nascondere i dati più importanti mostratidal grafico stesso. La procedura di inserimento consiste nell’utilizzare il comando INSE-RISCI Immagine e poi scegliere l’immagine fra quelle disponibili su file o sotto formadi ClipArt. Una volta inserita l’immagine sul grafico è opportuno ridimensionarla e spo-starla in parti del grafico tali da non nascondere il grafico stesso.In figura 3.26 si vedel’effetto dell’inserimento di una fotografia all’interno di un diagramma cartesiano.

(Fig. 3.26)Fotografia inserita all’interno di un diagramma cartesiano

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8 – È possibile inserire uno sfondo personalizzato in un grafico prodottocon Excel?


L’inserimento di uno sfondo personalizzato è cosa differente dall’inserimento diun’immagine in un grafico. Mentre uno sfondo personalizzato permette disovrapporre all’immagine i dati del grafico stesso, l’inserimento dell’immagine, alcontrario, sovrappone una figura al grafico.Per inserire uno sfondo personalizzato occorre:• costruire il grafico richiesto;• usare il comando FORMATO Foglio Sfondo;• selezionare lo sfondo richiesto e premere il pulsante Inserisci.A questo punto la figura richiesta verrà collocata sullo sfondo del grafico, eventual-mente riprodotta in più copie in modo da coprire l’intero spazio dell’immagine grafi-ca. In figura 3.27 si vede un esempio di grafico con una fotografia sullo sfondo.

(Fig. 3.27)Grafico cui è stato attribuito uno sfondo fotografico

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3.3 – USARE LA CORREZIONE ORTOGRAFICA

9 – Come è possibile controllare la correttezza ortografica dei testi inseriti inuna tabella?


I testi digitati all’interno di una tabella sono solitamente costituiti da singoleparole e brevi frasi finalizzate solo a rendere più chiaro il significato dei valo-ri numerici presenti in celle vicine. Di conseguenza, a differenza di quantoavviene utilizzando un elaboratore di testi come Word, la correttezza orto-grafica non assume un valore fondamentale.È tuttavia possibile, utilizzando il comando STRUMENTI Controllo ortogra-fia, oppure battendo il tasto-funzione F7, attivare gli stessi strumenti di con-trollo ortografico disponibili con Word. Risulta così possibile, operando nellostesso modo in cui si opererebbe lavorando con Word, individuare eventualierrori ortografici dovuti solitamente a digitazioni affrettate e imprecise (figu-ra 3.28).

(Fig. 3.28)Ricerca di errori ortografici in una tabella contenente numerose celle di testo.

Il pulsante Correzione automatica, presente nella casella di dialogo Controllo ortografia,provoca la sostituzione del testo errato con il primo dei suggerimenti proposti da Excel

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10 – Come si può correggere l’ortografia di una tabella in cui il testo è scrittoin una lingua diversa dall’italiano?


Durante l’installazione di Office viene richiesto se attivare anche i servizi lin-guistici delle lingue straniere disponibili con il pacchetto. Nella versione XP di Office sono disponibili i servizi linguistici in Italiano,Inglese, Francese e Tedesco. Volendo installare strumenti di correzione vali-di per altre lingue straniere (ne esistono decine: Danese, Lituano, Turco, ...)occorre acquistarli a parte e installarli successivamente. In ogni caso, tuttele lingue i cui servizi sono installati possono usufruire dei controlli ortogra-fici anche nelle tabelle di Excel. Per esempio, come mostrato in figura 3.29,è possibile controllare la correttezza dei testi inglesi inseriti in una tabella diExcel.

(Fig. 3.29)Controllo ortografico di una tabella scritta in inglese

L’unica avvertenza, per poter usufruire di questi servizi, risiede nella necessità diselezionare la lingua d’uso necessaria. Per farlo occorre scegliere la lingua adat-ta, nella casella a discesa disponibile nella finestra di dialogo che appare quan-do si chiede il controllo ortografico (figura 3.30).

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(Fig. 3.30)Selezione della lingua in cui si richiede il controllo ortografico dei testi immessi in una tabella

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3.4 – INSERIRE ELEMENTI ESTERNI

11 – Come si può inserire il simbolo di copyright in una cella di testo?


Il simbolo di copyright ©, come molti altri tipi di simboli, può facilmenteessere introdotto in un testo con il comando INSERISCI Simbolo. Questocomando fa apparire la finestra di dialogo di figura 3.31, all’interno dellaquale si possono scegliere i caratteri interessati, oltre al Tipo di caratterepreferito. Questi caratteri simbolici sono raggruppati in alcuni sottoinsiemi,fra cui ricordiamo:• alcuni gruppi di caratteri latini• alcuni caratteri greci• vari simboli di punteggiatura• numerosi tipi di figure geometriche componibili fra di loro, per ottenere

cornici o altre figure meno usate.

(Fig. 3.31)Inserimento di un simbolo tramite il comando Inserisci Simbolo

L’inserimento del simbolo equivale alla digitazione di un carattere alfanumerico.Infatti, mentre si sta digitando un testo in una cella, è possibile attivare il comandoINSERISCI Simbolo senza uscire dall’editor di cella interessato alla digitazione. Peresempio, per produrre il testo “Titolo © Editore” occorre:

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1. scrivere nella cella la parola Titolo;2. attivare INSERISCI Simbolo;3. scegliere il simbolo di copyright e battere Inserisci;4. chiudere la finestra di dialogo Simbolo;5. scrivere la parola Editore e battere Invio.Si osservi che, come qualsiasi altro testo digitato all’interno di una cella,anche il singolo simbolo di copyright può essere formattato in modo diver-so dalla formattazione degli altri caratteri presenti nella cella. Per esempio, come mostrato in figura 3.32, è possibile formattare il solocarattere di copyright come apice. Per farlo, dopo la digitazione del testo nella cella,occorre:1. fare doppio clic sulla cella (risulta così possibile modificare il contenuto della cella);2. selezionare il carattere desiderato (per esempio il simbolo di copyright);3. attivare il comando FORMATO Celle;4. scegliere il formato apice.

(Fig. 3.32)Simbolo di copyright formattato come apice

Si può osservare che la finestra di dialogo Simbolo, citata precedentemen-te, dispone anche della scheda Caratteri speciali. Questa scheda permette di inserire direttamente alcuni caratteri particola-ri, in modo da facilitare le operazioni di uso più frequente. Per esempio, come mostrato in figura 3.33, risulta molto semplice non soloinserire il carattere di copyright, ma anche i caratteri dal significato simile diMarchio depositato e di Marchio registrato.

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(Fig. 3.33)Caratteri speciali disponibili con il comando Inserisci Simbolo

12 – Cosa significa e come si fa ad inserire un oggetto all’interno di una tabella?


Ogni programma è in grado di produrre un particolare risultato. Per esem-pio Word è l’ideale per scrivere testi, Excel per lavorare con tabelle, Power-Point per generare diapositive, ... Quando all’interno di un programma occorre utilizzare prodotti di un altroprogramma spesso si può utilizzare il classico copia-e-incolla. Esistono tut-tavia particolari programmi, solitamente forniti come accessori dei pro-grammi principali, che non sono in grado di produrre risultati “autonomi”,ma che riescono a produrre servizi ad altri programmi. Per esempio, WordArt è uno di questi programmi: non è possibile genera-re con WordArt un titolo d’effetto a sé stante, ma è possibile inserire i pro-dotti di WordArt all’interno di testi di Word, di tabelle di Excel, di diapositivedi PowerPoint, ...L’inserimento di un titolo d’effetto con WordArt è un tipico caso di inseri-mento di un oggetto (l’”oggetto” è il titolo d’effetto). Questi programmiche producono oggetti per altri programmi possono essere di varia prove-nienza. Per esempio:• programmi forniti con Office stesso• programmi forniti con altri programmi• programmi autosufficienti utilizzati come produttori di oggetti.

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Per vedere l’elenco completo dei programmi in grado di inserire oggettioccorre attivare il comando INSERISCI Oggetto che fa apparire un elencoanalogo a quello mostrato in figura 3.34.

(Fig. 3.34)Elenco dei programmi in grado di inserire oggetti all’interno di un altro programma

Una volta scelto il tipo di oggetto da inserire il controllo passa al nuovo pro-gramma. Per esempio, per inserire un oggetto tipo WordArt occorre lavorare conWordArt fino ad aver definito il titolo d’effetto desiderato. Al termine occorre dareil comando di inserimento dell’oggetto all’interno della tabella di Excel. Si ottie-ne così un titolo d’effetto sovrapposto alle celle senza appartenere a nessuna diesse (figura 3.35).

(Fig. 3.35)Oggetto WordArt inserito all’interno di una tabella Excel

Una volta creato il nuovo oggetto se ne possono fare più copie, anche in altrifile o in altri programmi (per esempio si può trasportare in Word un titoloWordArt creato in Excel). L’oggetto così creato ora “appartiene” ad Excel,quindi può essere visualizzato anche su un computer su cui è installatoExcel, ma non è presente WordArt.

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Se si desidera modificare l’oggetto inserito occorre fare un doppio clic sini-stro sull’oggetto stesso. Il controllo passerà temporaneamente al program-ma che ha generato l’oggetto (programma che ovviamente deve essereinstallato sul computer in uso). Quanto detto con l’esempio WordArt puòfacilmente essere riprodotto anche con gli altri oggetti inseribili. Ovviamen-te occorrerà, di volta in volta, utilizzare specifici comandi per la produzionedi ogni genere di oggetto desiderato.

13 – Come si può fare in modo che il cursore venga portato automaticamen-te in una determinata cella, appartenente allo stesso o a un altro file?


Lo spostamento automatico del cursore da un punto a un altro può essere realizza-to tramite i collegamenti ipertestuali. Per costruire un collegamento ipertestualeoccorre:• definire un particolare indirizzo di destinazione (per esempio: una cella nella

stessa tabella, una cella in un altro foglio di lavoro, una cella in un altro file, ...);• costruire un rimando che porti il controllo da una celle iniziale fino a quella desti-

nataria;• è inoltre conveniente, nella maggior parte dei casi, costruire anche un collegamen-

to ipertestuale che permetta di riportare il controllo dalla cella destinataria a quellainiziale (collegamento di ritorno).

Per costruire un indirizzo di destinazione occorre:• portare il cursore nella cella di destinazione prevista per il collegamento

ipertestuale;• attivare il comando INSERISCI Nome Definisci;• scrivere un nome da attribuire alla cella (conviene scegliere un nome significativo

per il problema in esame).Per costruire un collegamento ipertestuale occorre:• portare il cursore nella cella di partenza del collegamento ipertestuale;• attivare il comando INSERISCI Collegamento ipertestuale;• selezionare il file su cui si trova l’indirizzo di destinazione tramite le caselle Cerca

in e l’elenco dei file che appare (figura 3.36). Questa scelta ovviamente è inutile nelcaso in cui l’indirizzo di destinazione si trovi sullo stesso file della cella di partenza delcollegamento;

• premere il pulsante Segnalibro;

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• selezionare il punto di destinazione del collegamento nell’elenco dei segnalibridisponibili, cioè l’elenco dei nomi di cella precedentemente definiti (figura 3.37).

(Fig. 3.36)Scelta del file su cui si trova l’indirizzo di destinazione di un collegamento ipertestuale

(Fig. 3.37)Scelta del segnalibro destinatario del collegamento ipertestuale

Una volta costruito il collegamento ipertestuale, quando il cursore passerà sullacella di rimando del collegamento (cella che può contenere qualsiasi testo ovalore numerico) esso assumerà la forma tipica di manina. Un semplice clic dimouse porterà automaticamente il cursore sulla cella di destinazione, anche sequesta si trova su un altro file o su un altro computer connesso in rete.

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3.5 – RIDURRE GLI ERRORI

14 – Come è possibile risalire facilmente alle celle i cui valori determinano ilvalore di una particolare cella?


In molti casi il valore calcolato in una determinata cella dipende dai valoridigitati, o a loro volta calcolati, in altre celle del foglio di lavoro. Per risalireall’origine dei dati utilizzati per effettuare questi calcoli sarebbe necessarioanalizzare la formula contenuta nella cella in esame e, tramite le coordina-te delle celle citate, determinare quali celle sono coinvolte nel calcolo. Esiste tuttavia un semplice metodo molto più intuitivo, grazie al comandoSTRUMENTI Verifica formule. Una volta selezionata la cella da analizzare, la scelta di questo comando, sesi sceglie il sottocomando Individua precedenti, fa apparire a video piùfrecce colorate, che partono dalle celle coinvolte nel calcolo del valore cheappare nella cella selezionata (figura 3.38). In questo modo risulta faciledeterminare le cause che hanno prodotto l’effetto numerico mostrato nellacella in esame.

(Fig. 3.38)Ricerca celle da cui dipende il valore della cella selezionata

Quando appaiono a video le frecce che indicano le celle precedenti, un doppio clic suuna freccia porta il cursore automaticamente alla cella di origine della freccia (unsecondo doppio clic lo riporta alla cella iniziale)

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15 – Come è possibile risalire alle celle i cui valori determinano il valore in unadeterminata cella, se queste celle si trovano in un’altro foglio di lavoro?


Una volta selezionata la cella da analizzare, con il comando STRUMENTI Veri-fica formule Individua precedenti, appaiono a video le frecce che iden-tificano le celle i cui valori vengono utilizzati per determinare il valore cal-colato nella cella in esame. A volte, tuttavia, i valori calcolati una celladipendono dai valori memorizzati in celle presenti su altre schede dellostesso foglio di lavoro, o addirittura in altri fogli di calcolo. In questi casi ilcomando STRUMENTI Verifica formule fa apparire una freccia tratteggiatadi colore diverso, che punta a un’icona indicante un altro foglio di lavoro(figura 3.39). Facendo doppio clic su questa freccia, appare una casella didialogo tipo Vai a, con indicati i riferimenti della cella presente in un’altrofoglio di calcolo. Un doppio clic su questi riferimenti porterà il controllodirettamente alla cella precedente, presente nell’altro foglio.

(Fig. 3.39)Rimando a una cella precedente presente in un altro foglio i lavoro

A differenza di quanto avviene all’interno di un singolo foglio di calcolo, una volta effet-tuato un doppio clic sulla freccia che rimanda a un altro foglio non sarà possibile fareun doppio clic di ritorno indietro automatico. È però possibile tornare automaticamen-te alla cella di origine con il comando Strumenti Verifica formule Individua dipendenti

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16 – Come è possibile individuare le celle i cui valori sono determinati dalvalore presente nella cella in esame?


Quando si inserisce un valore numerico in una cella, spesso lo si utilizza percalcolare altri valori in altre celle di lavoro. Lo stesso valore può influenzarei valori in numerose celle e questo, a lungo andare, può creare qualche dif-ficoltà di gestione. Per questa ragione, nei casi in cui si stia cercando l’esistenza di un probabile erroreo, più semplicemente, in tutti i casi in cui si voglia tenere sotto controllo quanto acca-de nell’elaborazione dei dati di un foglio di lavoro, è necessario dotarsi di strumentiche permettano di conoscere in ogni momento quali sono le celle influenzate daivalori numerici presenti in una determinata cella. Per questa ragione è disponibile ilcomando STRUMENTI Verifica formule Individua dipendenti che, applicato allacella in esame, permette di visualizzare con frecce di controllo tutte le celle i cuivalori dipendono da quella in esame. Per esempio, facendo riferimento ai dati in figura 3.40, si può osservare come l’e-secuzione della formula precedente alla cella B3 mostra che il valore memorizzatoin essa influenza direttamente i valori di tutte le celle della zona C10:H10. In realtà,dato che i valori nella zona C10:H10 influenzano a loro volta anche i valori memo-rizzati in altre celle, il valore della cella B3 influenza i valori di più celle di quantemostrate in figura. Infatti il comando STRUMENTI Verifica formule Individuadipendenti visualizza solamente le celle i cui valori dipendono direttamente dallacella in esame. Se si vuole controllare una dipendenza indiretta occorre applicare il comando pre-cedente anche alle celle dipendenti di primo livello.

(Fig. 3.40)Visualizzazione delle celle dipendenti da una determinata cella

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17 – Come si può cercare l’origine di un valore di errore presente in una cella dilavoro?


Poiché non è pensabile realizzare un foglio di calcolo complesso senza commettereerrori, è utile conoscere gli strumenti necessari per correggerli. Per comprenderecome ricercare l’origine degli errori utilizziamo l’esempio di figura 3.41, in cui si vedecome Excel rilevi l’esistenza di un errore nella cella E10. Questo non significa necessariamente che sia stato commesso un errorenella progettazione della formula in E10; molto più probabilmente l’erroresarà nascosto in una delle celle i cui valori influenzano direttamente o indi-rettamente quello calcolato in E10.

(Fig. 3.41)Foglio di lavoro contenente un erro-re di cui si vuole cercare l’origine

Con il cursore in E10 attiviamo il comando STRUMENTI Verifica formule Indivi-dua errore (figura 3.42).

(Fig. 3.42)Ricerca dell’origine di un errore

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L’attivazione di questo comando genera la produzione di frecce che permettonodi individuare a colpo d’occhio quali sono le celle i cui valori influenzano quellodella cella in esame (figura 3.43).

(Fig. 3.43)Visualizzazione delle celle dipendenti da quella in cui si manifesta un errore

Per cercare più approfonditamente le cause che hanno dato luogo all’erro-re in esame è possibile utilizzare il pulsante (SMART TAG) a discesa cheappare a fianco della cella in cui è stato segnalata la presenza di un errore. Cliccando su questo pulsante si apre un menu con alcune opzioni partico-larmente interessanti (figura 3.44).

(Fig. 3.44)Menu con opzioni di ricerca dellecause di un errore

La voce di menu Informazioni sull’errore rimanda automaticamente allapagina dell’help in linea in cui vengono trattate le probabili cause dell’erro-re in questione. La voce Mostra passaggi del calcolo, invece, porta allavisualizzazione di una finestra di dialogo che mostra quale calcolo ha gene-rato l’errore in questione (figura 3.45).

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Come si vede dalla figura, viene utilizzata una formula in cui, oltre a unasomma, si richiede di determinare un prodotto, ma il secondo termine delprodotto è costituito da un paio di spazi racchiusi fra virgolette. Si tratta inaltre parole della richiesta di un prodotto fra un numero e una parola (laparola “doppio spazio”), operazione chiaramente priva di significato mate-matico. Si può osservare che, senza questo strumento di ricerca degli errori, sareb-be stato ben difficile individuare questo errore, in quanto la memorizzazio-ne di un doppio spazio presente in una cella genera una visualizzazioneidentica a quella di una cella vuota o di una cella contenente uno zero incondizione di non visualizzazione degli zeri.

(Fig. 3.45)Analisi della fonte dell’errore

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18 – Come si può evitare di perdere un lavoro in corso se si blocca il sistema? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti

Quando si lavora con qualsiasi programma è sempre opportuno salvare fre-quentemente il lavoro in corso, in quanto un accidentale blocco di sistemapotrebbe causarne la perdita definitiva. È possibile automatizzare la funzione di salvataggio utilizzando il comando STRU-MENTI Opzioni e la relativa scheda Salva che fa apparire una finestra di dialo-go analoga a quella mostrata in figura 3.46.

(Fig. 3.406)Opzioni di salvataggio automatico

Con questo comando si crea in modo automatico e periodicamente un filedi ripristino della cartella di lavoro ciò avviene secondo l’intervallo di tempospecificato (sono ammessi valori compresi tra 1 e 120 minuti). Se il computer si blocca, o se si verifica un’interruzione dell’alimentazione,al successivo avvio dell’applicazione verrà aperto il file di Ripristino auto-matico. Il file di Ripristino automatico potrebbe contenere informazioni nonsalvate nella cartella di lavoro originale che altrimenti sarebbero andateperse. In caso di danneggiamento della cartella di lavoro originale, saràprobabilmente possibile recuperare delle informazioni dal file di Ripristinoautomatico. La casella Percorso salvataggio automatico permette di definire laposizione del file su cui memorizzare le informazioni di ripristino. Si osservi tuttavia che la funzione di salvataggio automatico non sostituisceil comando Salva. Al termine del lavoro è comunque necessario salvare lacartella di lavoro.

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19 –È possibile stabilire per quali cartelle abilitare il salvataggio automatico?


Utilizzando il comando STRUMENTI Opzioni e la relativa scheda Salva, è possi-bile definire l’intervallo di tempo entro cui Excel deve operare un salvataggioautomatico. Questa opzione è una scelta relativa al programma e non alla car-tella di lavoro attiva. Questo significa che, una volta impostata questa opzione,tutte le cartelle di lavoro saranno i seguito salvate dopo un intervallo di tempopari a quello impostato. È tuttavia possibile, se lo si ritiene necessario, disabili-tare la funzione di salvataggio automatico per una o più cartelle specifiche. Perfarlo occorre:• aprire la cartella di cui si vuole disabilitare il salvataggio automatico;• attivare il comando STRUMENTI Opzioni e la relativa scheda Salva;• selezionare la casella Disabilita salvataggio automatico (figura 3.47).Da questo momento in poi, mentre con le normali cartelle sarà sempre attivo ilsalvataggio automatico, con la cartella in esame questo non lo sarà più.

(Fig. 3.47)Disabilitazione del salvataggio automatico per la cartella di lavoro attiva

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3.6 – IMPEDIRE MODIFICHE NON AUTORIZZATE

20 – Come si può limitare il numero di dati che l’utente finale è autorizzato aimmettere in una tabella?


Alcuni dati devono avere proprietà specifiche facilmente definite a priori. Per esem-pio si può stabilire se in una determinata cella deve essere inserito un numero, untesto, una data... Inoltre, nel caso di numeri e date, spesso sappiamo a priori alcunilimiti di accettabilità di un certo valore. Per esempio si può prestabilire che un nume-ro sia compreso fra 1 e 100 o che una data debba trovarsi all’interno di un determi-nato intervallo. In tutti questi casi risulta ovvio che si è compiuto un errore di digita-zione se, per esempio:• si è scritta una parola in una cella pensata per ricevere un numero• si è scritta una data posteriore all’ultimo giorno ammesso• si è scritto un valore decimale in una cella progettata per memorizzare numeri

interi.Nei casi in cui una cella deve memorizzare valori con determinate proprietà e limita-zioni, è solitamente possibile associare alla cella alcune informazioni che permettonoad Excel di confrontare i dati immessi con queste informazioni e decidere di conse-guenza se accettarli o meno. Per questo è disponibile il comando DATI Convalida.Questo comando fa apparire la finestra di dialogo di figura 3.48, con la quale si puòscegliere il tipo di dato ammesso per la cella selezionata (numero intero, decimale,data, ora, ...).

(Fig. 3.48)Scelta del tipo di dato da immettere in una cella

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Una volta scelto il tipo di dato ammesso è possibile stabilire alcune limitazioni: peresempio si può decidere che, se sono ammesse solo date, queste non possano tro-varsi al di fuori di un campo determinato dalla prima e dall’ultima data ammissibile(figura 3.49).

(Fig. 3.49)Impostazione delle limitazioni al tipo di dato ammesso

La scheda Messaggio di input della finestra di dialogo Convalida datipermette di scrivere un breve messaggio che apparirà all’utente finale ognivolta che selezionerà la cella in esame. Questo messaggio, costituito da un titolo e dal corpo di testo vero e proprio,solitamente contiene alcune indicazioni di lavoro per l’utente, pensate inmodo da facilitargli le operazioni di immissione dati (figura 3.50).Esempi di messaggi di questo tipo possono essere:• “inserire un numero intero compreso fra 1 e 100”• “inserire un orario nel formato h.mm compreso fra le 9.00 e le 18.00”• “inserire un testo qualsiasi di lunghezza minore di 32 caratteri”

(Fig. 3.50)Impostazione del messaggio di input da mostrare all’utente finale

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Nel caso in cui l’utente, nonostante gli avvertimenti precedenti, compia lostesso un errore di digitazione è necessario:• impedire l’accettazione del dato immesso• segnalare all’utente il rifiuto operato• indicare all’utente come correggere l’errore commesso.Per questi obiettivi è disponibile la scheda Messaggio di errore nellaquale è possibile scrivere un messaggio, rivolto all’utente distratto, chesegnala l’errore commesso e fornisce alcune indicazioni su come ovviareall’inconveniente (figura 3.51).

(Fig. 3.51)Impostazione di un messaggio per segnalare all’utente l’errore commesso

Una volta impostati i limiti di validità e i messaggi associati, quando l’utente selezio-nerà la cella in esame otterrà un messaggio a video analogo a quello di figura 3.52;se poi dovesse commettere un errore di digitazione gli apparirà un messaggio analo-go a quello di figura 3.53.

(Fig. 3.52)Inserimento di una data in cella convalidata

Il messaggio di errore può essere di Stile Interruzione, Avviso o Informazione, a secon-da che si desideri bloccare l’immissione del dato erroneo o solamente segnalarne lanon compatibilità

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(Fig. 3.53)Messaggio di errore che appare quando vengono digitati valori non accettabili

21 – È possibile fare in modo di limitare i dati da inserire in una cella?


Per fare in modo che l’utente finale riduca gli errori di digitazione è oppor-tuno utilizzare il comando DATI Convalida. In questo modo, se l’utente commette un errore cercando di inserire undato con proprietà non ammesse (per esempio tenta di inserire una parolain una cella che deve ricevere un numero), Excel segnalerà l’incongruenzae richiederà di immettere nuovamente il dato corretto.Tuttavia, se le limitazioni che definiscono l’accettabilità o meno del datoimmesso non dipendono da specifiche proprietà del dato, ma solo dalla suaappartenenza o meno a un elenco di dati accettabili, il comando DATI Con-valida deve essere usato in modo differente. La procedura da seguire è:• scrivere in una zona qualsiasi del foglio di lavoro l’elenco dei dati accetta-

bili (per esempio l’elenco dei codici di alcuni prodotti);• selezionare l’elenco;• attivare il comando INSERISCI Nome Definisci e attribuire un nome all’e-

lenco (per esempio ‘Dati_Attendibili’);• selezionare la zona in cui l’utente dovrà scrivere un valore scelto fra quel-

li dell’elenco precedente;• attivare il comando DATI Convalida; • nella zona Consenti selezionare Elenco;• nella casella Origine scrive il nome della zona contenente l’elenco pre-

definito (figura 3.54).

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(Fig. 3.54)Definizione dell’elenco dei dati ammessi per inserire in una o più celle

22 – Come si può permettere a un utente di scrivere solo in determinate cellee non in altre?


La progettazione di un foglio di lavoro complesso implica, nella maggiorparte dei casi, che l’utente finale non coincida con il progettista stesso.Anche nei casi in cui il foglio debba essere utilizzato da chi l’ha progettato,le due fasi di progettazione e di utilizzo sono spesso talmente lontane neltempo che spesso l’utente-progettista ha dimenticato i problemi sorti e lesoluzioni trovate in fase di produzione iniziale del foglio di calcolo. Per queste ragioni è sempre opportuno prevedere che chi utilizza il foglio dicalcolo possa sapere con chiarezza quali celle può modificare e su qualiinvece non deve mai intervenire. Una buona norma visiva, per semplificare la comprensione immediata diquesta differenza di funzioni, consiste nel colorare in modo omogeneo tuttele e sole le celle su cui l’utente finale è autorizzato a immettere dati. Peresempio si può stabilire che l’utente può scrivere solamente sulle cellecolorate in giallo (FORMATO Celle, schede Motivo e Bordi, seguite da colo-razione gialla e bordi opportuni). A volte questo avviso si rivela tuttavia insufficiente. Nonostante l’avverti-mento cromatico può sempre capitare che l’utente si distragga e vada inav-vertitamente a scrivere su una cella nella quale, magari, sono memorizzatecomplesse formule che non è facile ricostruire senza gravi perdite di tempo. Per evitare rischi di questo tipo è disponibile il comando FORMATO Celle con

Capitolo3

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la scheda Protezione (figura 3.55). La scelta di spuntare la casella Bloccata implica che, da quel momento inpoi, non saranno possibili ulteriori interventi di modifica sulla cella stessa.

(Fig. 3.55)Impostazione della protezione di una cella

In realtà, dato che l’opzione Bloccata è quella disponibile per default, la scelta daoperare risulta quella contraria, cioè lo sblocco della cella per renderla modificabi-le. La cosa può apparire strana, dato che normalmente si modificano i contenuti dicelle e, se queste sono bloccate per default, non si capisce come le modifichesiano possibili. L’apparente stranezza si spiega facilmente, pensando al fatto che ilblocco o meno di scrittura su una cella è un’opzione attiva solamente se il foglio dilavoro è protetto. Per proteggere un foglio di lavoro occorre il comando STRU-MENTI Protezione Proteggi foglio. Selezionando questo comando comparirà lafinestra di dialogo di figura 3.56. In questa finestra si possono scegliere le opera-zioni ammesse e quelle da impedire all’utente finale. Per esempio, se si seleziona la casella di controllo Inserisci colonne, l’utente saràautorizzato ad inserire nuove colonne nel foglio che sta utilizzando.Le celle bloccate e quelle sbloccate, di cui si autorizza ovviamente la selezione daparte dell’utente, in un foglio protetto avranno comportamenti differenti:• l’utente non potrà modificare i contenuti di una cella bloccata (per esempio

perché in quella cella sono memorizzate formule di calcolo)• l’utente potrà modificare i contenuti di una cella sbloccata (per esempio perché

si tratta di una cella in cui devono essere inseriti dall’esterno dati numerici da ela-borare con le formule presenti in altre celle).

(Fig. 3.56)Scelta delle azioni su un foglio di cui si vuole impedire la modifica

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In base a quanto visto precedentemente, nel caso si voglia autorizzare l’utente ascrivere solo in determinate celle occorre:

• selezionare l’intero foglio di lavoro (clic sul rettangolo in alto a sinistra dovesi incontrano i nomi di righe e colonne); attivare il comando FORMATO CelleProtezione e scegliere Bloccata (questa operazione può essere inutile, inquanto le celle sono tutte bloccate per default, ma è necessaria se si è già prov-veduto a sbloccare alcune celle per prova);

• selezionare le celle in cui l’utente finale è autorizzato a scrivere; attivare ilcomando FORMATO Celle Protezione e togliere la casella di spunta alla voceBloccata;

• dopo aver sbloccato tutte le celle necessarie, e averle eventualmente for-mattate con colori di facile richiamo, occorre proteggere il foglio di lavorocon il comando STRUMENTI Protezione Proteggi foglio (inserire una pas-sword per impedire rimozioni di protezione agli utenti non autorizzati senecessario);

• a questo punto l’utente finale potrà scrivere solo nelle celle in cui è autorizzato.Si può osservare che, invece di rimuovere la protezione da scrittura da ognisingola cella, ed eventualmente formattarla in modo adeguato, è possibilecostruire uno Stile che comprende tutte queste proprietà.Per esempio, come mostrato in figura 3.57, è possibile costruire uno stileCella_Scrivibile (comando FORMATO Stile), caratterizzato da:• celle non bloccate• colore di cella giallo• bordo di cella nero.Tutte le altre proprietà dello stile (numero, allineamento, carattere) nonvengono definite, in modo da lasciare mano libera all’utente finale. Ogni volta che si deciderà di attribuire a una cella lo stile Cella_Scrivibile,la cella assumerà proprietà estetiche identiche a tutte le altre celle scrivibilie, al momento della protezione del foglio, risulterà automaticamente appar-tenente al gruppo delle celle su cui l’utente può intervenire con modificheesterne.

Nella scheda Proteggi foglio è possibile inserire una password. In questo caso, almomento della richiesta di rimozione della protezione per modificare il contenuto dellecelle protette, verrà richiesta la password

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(Fig. 3.57)Impostazione dello stile Cella_Scrivibile

23 – È possibile permettere a un utente finale di modificare il formato dellecelle di lavoro, impedendogli però di modificarne il contenuto?


Per impedire a un utente finale di modificare il contenuto di un foglio di lavoro sipuò utilizzare il comando STRUMENTI Protezione Proteggi foglio. Questo comando visualizza una finestra di dialogo analoga a quella mostrata infigura 3.58.

(Fig. 3.58)Scelta degli elementi da proteggere durante l’uso da parte dell’utente finale

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In questa finestra di dialogo si possono scegliere numerose combinazioni diopzioni, pensate in modo da permettere all’utente finale di compiere alcu-ne azioni e di impedirgliene invece altre. Spuntando la casella Formato celle si permette all’utente finale di modi-ficare il formato delle celle protette (FORMATO Celle, seguito dalla sceltadella scheda Protezione e dalla selezione dell’opzione Bloccata). Questa selezione, combinata con le scelte che impediscono la modifica deicontenuti di cella, crea la condizione di impedire all’utente finale modifichedi contenuti, permettendogli tuttavia di poter intervenire sui formati di pre-sentazione dei dati. Ovviamente, se si vuole veramente impedire all’utente di intervenire suicontenuti, è opportuno che la protezione venga supportata dall’inserimen-to di una password nota solo al progettista del foglio di lavoro.

3.7 – INTERAGIRE CON ALTRI SOFTWARE

24 – È possibile copiare in Excel un testo elaborato con Word?


Excel non è un elaboratore di testi, quindi qualsiasi testo venga scritto nelle cellepuò essere trattato in modo piuttosto elementare (correzioni, formattazionie poco più). Di conseguenza, per elaborare testi è sempre opportuno utiliz-zare i software adatti allo scopo, per esempio Word. Tuttavia, nei casi in cui sia necessario scrivere in numerose celle di Exceltesti di dimensioni non trascurabili, può essere conveniente elaborare ini-zialmente i testi con Word, per poi importarli in Excel quando hanno assun-to la veste definitiva. Per copiare un testo elaborato con Word all’interno diuna tabella di Excel occorre:• scrivere il testo con Word, preferibilmente utilizzando spesso il tasto Invio,

in modo da creare paragrafi piuttosto brevi;• selezionare il testo in Word;• usare il comando MODIFICA Copia (o altri metodi equivalenti per copiare il

testo negli Appunti);• aprire il file di Excel su cui si vuole copiare il testo;• portare il cursore sulla prima cella in cui deve apparire il testo;• usare il comando MODIFICA Incolla (o altri metodi equivalenti per copiare

il testo dagli Appunti).

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Per esempio, il testo scritto con Word mostrato in figura 3.59, una voltacopiato in Excel assume la forma mostrata in figura 3.60.

(Fig. 3.59)Testo in Word da copiare in Excel

(Fig. 3.60)Testo elaborato con Word copiato in Excel

Come si vede in figura, il testo copiato da Word in Excel ha le seguenti carat-teristiche:• mantiene le formattazioni di carattere• ogni cella contiene solamente il testo che in Word costituisce un paragrafo• vengono perse particolari formattazioni di paragrafo attribuite in Word (distan-

ze forzate fra paragrafi, bordi, ...)Per rendere il testo più leggibile è spesso opportuno:• allargare la colonna fa visualizzare contenente il testo copiato• selezionare le celle contenenti il testo copiato• usare il comando FORMATO Celle e aprire la scheda Allineamento• nella zona Controllo testo selezionare la casella Testo a capo• se necessario attribuire bordi alle celle contenenti il testo copiato,

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Si ottiene un risultato simile a quello mostrato in figura 3.61 che, come si vedefacilmente, risulta molto più leggibile di quello mostrato precedentemente.

(Fig. 3.61)Celle formattate con modalità Testo a capo,in modo da rendere più leggibile il testo copiato da Word

25 – Come si fa a copiare in Word o in PowerPoint una tabella elaborata conExcel?


La grande potenza elaborativa di Excel, rende questo software ideale perprodurre tabelle di ogni genere. Le tabelle risultanti spesso servono a inte-grare testi o devono essere divulgate con strumenti di presentazioni. Eccoallora che potrebbe nascere l’esigenza di copiare tabelle da Excel in Word oin PowerPoint.L’operazione di copia di una tabella da Excel richiede un lavoro preliminarein Excel e un lavoro conclusivo in Word o in PowerPoint. Le fasi del lavoropreliminare sono:• ridurre al minimo le dimensioni della tabella da copiare, in modo da

garantire che non ecceda gli spazi disponibili in Word o in PowerPoint (eli-minare righe e colonne in utili, ridurre le dimensioni delle colonne, ridur-re le dimensioni dei caratteri, ecc.);

• selezionare la parte di tabella da copiare in Word o in PowerPoint (figura 3.62);

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• usare il comando MODIFICA Copia (o altri metodi equivalenti per copiare il testonegli Appunti).

(Fig. 3.62)Tabella Excel da copiare in Word o in PowerPoint

A questo punto occorre aprire il programma destinatario. Per copiare in Word occor-re:• aprire il documento Word destinatario;• portare il cursore nel punto di inserimento della tabella;• usare il comando MODIFICA Incolla (o altri metodi equivalenti per copiare il

testo dagli Appunti);• ridimensionare la tabella ottenuta in Word, per fare in modo che le sue dimen-

sioni non eccedano quelle di una pagina (figura 3.63).

(Fig. 3.63)Tabella Excel copiata in un testo elaborato con Word

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Per copiare in PowerPoint occorre:• aprire la presentazione PowerPoint destinataria;• aprire la diapositiva di inserimento della tabella (possibilmente una diapositiva

inizialmente vuota);• usare il comando MODIFICA Incolla (o altri metodi equivalenti per copiare il

testo dagli Appunti);• ridimensionare la tabella ottenuta in PowerPoint, per fare in modo che le sue

dimensioni non eccedano quelle della diapositiva (figura 3.64).

(Fig. 3.64)Tabella Excel copiata in una diapositiva prodotta con PowerPoint

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26 – È possibile copiare in Excel una diapositiva prodotta con PowerPoint?


La copia in Excel di un’intera diapositiva prodotta con PowerPoint può pre-sentare qualche problema di dimensione, che tuttavia si potrà facilmenterisolvere con opportune operazioni di ridimensionamento dell’oggettocopiato. Il lavoro consiste in due operazioni distinte: copia della diapositivanegli Appunti e copia degli appunti in Excel. Per copiare la diapositiva negli Appunti occorre:• aprire la presentazione PowerPoint contenente la diapositiva da copiare• aprire la diapositiva desiderata (figura 3.65);• usare il comando MODIFICA Seleziona tutto (necessario in tutti i casi in

cui la diapositiva sia composta da più di un elemento);• usare il comando MODIFICA Copia (o altri metodi equivalenti per copiare il

testo negli Appunti).

(Fig. 3.65)Diapositiva PowerPoint da copiare in una tabella di Excel

Per copiare la diapositiva in Excel occorre:• aprire la tabella Excel destinataria• portare il cursore nel punto di inserimento della diapositiva

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• usare il comando MODIFICA Incolla (o altri metodi equivalenti per copiare iltesto dagli Appunti);

• ridimensionare la diapositiva ottenuta in Excel, per fare in modo che le suedimensioni non eccedano quelle della tabella su cui si è effettuata la copia(figura 3.66).

(Fig. 3.66)Diapositiva PowerPoint copiata in una tabella di Excel

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27 – È possibile trasferire in Excel una rubrica di indirizzi utilizzata conOutlook?


Una rubrica di indirizzi utilizzata con Outlook si trova nella cartella Contatti diOutlook. Lavorando con Outlook si può, dopo aver selezionato la cartella Con-tatti, usare il comando FILE Importa ed esporta (figura 3.67).

(Fig. 3.67)Esportazione dei Contatti di Outlook in un file esterno

Dopo aver selezionato l’opzione Esporta in un file (figura 3.68), si puòscegliere il formato di esportazione. Fra i numerosi formati disponibili è pos-sibile scegliere direttamente il formato Excel (figura 3.69) oppure il forma-to Valori separati da virgola (Windows) che non è altro che il formato.CSV (Comma Separated Values), leggibile direttamente da Excel. Si osservi che i formati di esportazione da Outlook e di importazione inExcel potrebbero non essere supportati dall’installazione corrente. Questo è dovuto alle modalità di installazione del programma, ma in questocaso è sufficiente avere a disposizione il CD di installazione e inserirlo nelmomento in cui viene richiesto l’uso di una caratteristica non disponibile almomento.

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(Fig. 3.68)Scelta di esportare la rubrica indirizzi in un file esterno

(Fig. 3.69)Esportazione degli indirizzi della rubrica in un file di Excel

3.8 – USARE PICCOLI TRUCCHI

28 – Quando sono aperte più di una cartella di lavoro è possibile chiuderletutte evitando di ripetere l’operazione per ogni singola cartella?


Quando sono aperte numerose cartelle è possibile chiuderle tutte contemporanea-mente in questo modo: tenendo premuto il tasto Maiusc, attivare il comando FILE. Alposto del classico comando di menu Chiudi apparirà un nuovo comando Chiuditutto (figura 3.70).

Capitolo3

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(Fig. 3.70)Menu file come appare se aperto tenendo premuto il tasto Maiusc

Ovviamente, se alcuni dei file aperti sono stati modificati dopo l’ultimo salvataggio, perognuno di essi verrà richiesto se salvarli o se si decide di perdere le ultime modificheapportate.

29 – Come si fa a produrre un tabulato a lettura agevolata, dotato di righecon colori alternati?


Un tabulato a lettura agevolata agevola l’occhio nella lettura dei dati su grandi tabelle,evitando di perdere il riferimento della riga in oggetto. Infatti, se la tabella è di grandidimensioni, è facile, mentre si leggono i dati su una riga, passare involontariamente aleggere i dati scritti su una riga appena sopra o appena sotto. Per evitare questo gene-re di errori è molto utile fare in modo che le righe siano dotate di colori differenti, inmodo da guidare l’occhio con l’aiuto dei colori prescelti. Con Excel è possibile auto-matizzare la creazione di tabulati a lettura agevolata, introducendo apposite formuledi calcolo all’interno della formattazione condizionale. Per farlo occorre seguire laseguente procedura:• selezionare tutte le righe di cui si vuole ottenere la lettura agevolata (clic sul nume-

ro identificativo della prima riga e trascinamento del mouse verso il basso). Nel casosi voglia la lettura agevolata sull’intero foglio di Excel selezionare l’intero foglio di lavo-ro (clic sul rettangolo all’incrocio fra colonna con i numeri che identificano le righe ela riga con le lettere che identificano le colonne);

• attivare il comando FORMATO Formattazione condizionale;• nella casella a discesa Condizione 1 scegliere la formula è;• nella casella della formula scrivere =resto(rif.riga(a1);2)>0 (con questa formula

si selezionano tutte le righe di numero dispari);

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• premere il pulsante Formato;• aprire la scheda Motivo e scegliere un colore a piacere;• eventualmente aprire anche la scheda Bordo e scegliere una bordatura opportu-

na per le celle delle righe dispari;• a questo punto tutte le righe di indice dispari assumeranno la colorazione scelta

sopra (figura 3.71).

(Fig. 3.71)Tabulato a lettura agevolata, generato automaticamente come formattazione condizionale

Se si desidera che anche le righe di indice pari assumano una colorazione particola-re si può selezionare l’intero foglio di lavoro e usare il comando FORMATO Celle Moti-vo (oppure scegliere un colore con il pulsante Colore riempimento).Un altro metodo per ottenere lo stesso obiettivo richiede di:• riaprire il comando FORMATO Formattazione condizionale;• premere il pulsante Aggiungi; • nella casella a discesa Condizione 2 scegliere la formula è;• nella casella della formula scrivere =resto(rif.riga(a1);2)=0 (con questa formula

si selezionano tutte le righe di numero pari);• premere il pulsante Formato;• aprire la scheda Motivo e scegliere un colore a piacere, diverso da quello utilizza-

to per la condizione 1;• eventualmente aprire anche la scheda Bordo e scegliere una bordatura oppor-

tuna per le celle delle righe pari;• a questo punto tutte le righe di indice pari assumeranno la colorazione scelta

sopra.Nel caso si desideri ottenere una formattazione particolare non a righe alterne,ma ogni 3, 4, 5 righe, è sufficiente sostituire al numero 2 delle formule precedenti un altro valore. Per esempio, utilizzando le formule=resto(rif.riga(a1);4)=0 e =resto(rif.riga(a1);4)>0 si ottiene la formatta-

Capitolo3

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zione agevolata mostrata in figura 3.72.

(Fig. 3.72)Foglio a lettura agevolata con una riga di colore diverso ogni 4 righe

È possibile anche costruire formattazioni agevolate colorando in modo diverso lecolonne. Per farlo è sufficiente, nelle formule precedentemente citate, sostituirerif.colonna al posto di rif. riga. Per esempio, usando le formule=resto(rif.colonna(a1);3)=0 e =resto(rif.colonna(a1);3)>0 si ottiene laformattazione agevolata mostrata in figura 3.73.

(Fig. 3.73)Foglio a lettura agevolata con una colonna di colore diverso ogni 3 colonne

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30 – È possibile rimuovere con una sola azione tutti i commenti associati allecelle di lavoro?


Associare commenti ai dati memorizzati in una cella è un’operazione molto utile perricordare le informazioni relative ai valori memorizzati o alle formule utilizzate per cal-colare valori numerici o di testo. Spesso i commenti vengono utilizzati nella fase pre-paratoria di un foglio di lavoro, a uso e consumo del progettista stesso che li utilizzanella fase temporanea di produzione iniziale del foglio di lavoro. Al termine del lavorodi progettazione, quando il foglio di lavoro viene consegnato all’utente finale, i com-menti temporanei devono essere cancellati definitivamente. Per individuare le cellecontenenti commenti si possono ricercare i triangolini rossi che appaiono nel verticein alto a destra delle celle dotate di commenti. Nei casi di fogli di lavoro contenentimolti commenti, questo lavoro può essere lungo e faticoso, ma esiste un modo perridurlo a pochi clic di mouse. Per farlo occorre:• usare il comando MODIFICA Vai;• premere il pulsante Speciale;• nella finestra di dialogo che appare scegliere Note (figura 3.74);• verranno automaticamente selezionate tutte le celle contenenti Commenti (figura

3.75);• scegliere il comando MODIFICA Cancella Commenti.Verranno così eliminati tutti i commenti associate alle celle selezionate, cioè tutti icommenti presenti nel foglio di lavoro.

(Fig. 3.74)Ricerca di tutte le celle contenenti Note

Capitolo3

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(Fig. 3.75)Selezione automatica di tutte le celle contenenti commenti

31 – Come si possono aprire le macro di Excel 97 o di Excel 2000, nei casi incui queste vengano bloccate da Excel XP?


Può capitare che le vecchie macro, progettate per l’uso con una precedente versio-ne di Excel, non vengano aperte da Excel XP in quanto considerate possibili virusinformatici. In effetti il pericolo di diffusione e contaminazione da parte di virus non èda sottovalutare. Nei casi in cui, tuttavia, si vuole utilizzare una vecchia macro e si èperfettamente sicuri che non si tratti di un virus, questa protezione può risultareeccessiva e fonte a sua volta di danni all’uso dei nostri dati. Per permettere ad Excel di accedere ai programmi in Visual Basic, scritti per le ver-sioni precedenti di Excel, occorre eseguire la seguente procedura:• attivare il comando STRUMENTI Opzioni;• scegliere la scheda Protezione;• premere il pulsante Protezione macro;• aprire la scheda Livello di protezione e scegliere Bassa, nonostante l’indicazio-

ne di Excel che ne sconsiglia l’utilizzo (figura 3.76);• scegliere la scheda Fonti attendibili e spuntare la casella Considera attendibi-

le l’accesso al progetto Visual Basic;• chiudere il foglio di lavoro, chiudere Excel e riavviare Windows.Una volta eseguite queste operazioni, alla riapertura del foglio di lavoro la vecchiamacro risulterà nuovamente utilizzabile.Si osservi che, operando secondo le indicazioni precedenti, Excel si troverà in unacondizione di particolare esposizione ai pericoli dovuti all’eventuale presenza di macrocontenenti codice infetto.

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Per questa ragione è assolutamente indispensabile, dopo l’uso della macro ritenutasicura, ripristinare la situazione di protezione di partenza ripetendo le operazioni pre-cedenti con le seguenti modifiche:• aprire la scheda Livello di protezione e scegliere Elevata;• scegliere la scheda Fonti attendibili e deselezionare la casella Considera atten-

dibile l’accesso al progetto Visual Basic.

(Fig. 3.76)Abbassamento del livello di protezione da virus, al fine di utilizzare le macro di precedenti versioni di Excel

Capitolo3 le operazioni avanzate

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Note Note Note Note Note Note Note Note

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