Oltre 100 Trucchi Per Excel

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2003 J. Group Direzione e redazione J. Group S.r.l Via Rosellini, 12 - 20124 Milano Tel. 02/89078.800 Fax 02/89078.833

Autore Roberto Ceriani Direttore Responsabile Massimiliano Anticoli Consulente editoriale Paolo Boraschi Progetto grafico, impaginazione Joint srl, Milano

Leditore a disposizione degli avanti diritto, con i quali non gli stato possibile comunicare, per eventuali involontarie omissioni o inesattezze nella citazione delle fonti dei brani e delle illustrazioni riprodotte nel presente volume. Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questo libro pu essere riprodotta, memorizzata in sistemi darchivio, o trasmessa in qualsiasi forma o mezzo, elettronico, meccanico, fotocopia, registrazione o altri, senza la preventiva autorizzazione scritta delleditore. Gli autori e leditore di questo volume si sono fatti carico della preparazione del libro e dei programmi in esso eventualmente contenuti. Gli autori e leditore non si assumono alcuna responsabilit, esplicita o implicita, riguardante questi programmi o il contento del testo. Gli autori e leditore non potranno in alcun caso essere ritenuti responsabili per incidenti o conseguenti danni che derivino o siano causati dalluso dei programmi o dal loro funzionamento. Nomi e marchi citati nel testo sono generalmente depositati o registrati dalle rispettive case produttrici.PC Book n. 3 - Registrazione al Tribunale di Milano n. 329 del 19/05/03 Stampa: Legoprint Spa (Trento) Distribuzione: So.Di.P. Via Bettola, 18 20092 Cinisello Balsamo (MI)2

Sommario

Capitolo 1 Lambiente di Excel

1.1 Personalizzare lambiente1 Come si fa ad automatizzare lapertura dei file, facendo in modo che vengano cercati sempre in una determinata cartella? 2 Come possibile fare in modo che allapertura di Excel vengano automaticamente aperti tutti i file di uso pi frequente? 3 possibile evitare che su un foglio di lavoro appaiano i valori numerici nulli? 4 possibile, in un foglio in cui si scelto di non fare apparire gli zeri, visualizzare gli zeri presenti in alcune celle specifiche? 5 possibile abbellire un foglio di lavoro inserendo una fotografia sullo sfondo delle celle? 6 Esiste un modo per evitare che i menu vengano sempre mostrati in modo incompleto? 7 possibile fare in modo che Excel dimentichi le abitudini dellutente e generi menu a discesa sempre uguali? 8 Come si pu scegliere se mostrare a video lelenco dei formati di carattere utilizzando i caratteri stessi? 9 Come si pu evitare che vengano visualizzati i valori nulli presenti in una cella?

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1.2 - Gestire le finestre10 Come si fa a rendere temporaneamente invisibile una cartella di lavoro attiva? 1 possibile mantenere sempre visibili i titoli di una tabella, 1 anche quando vengono mostrate righe molto lontane dai titoli? 12 Come si pu lavorare a video contemporaneamente su pi visualizzazioni dello stesso file?

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Sommario

13 Come si pu lavorare a video contemporaneamente su pi cartelle di lavoro? 14 Come si pu visualizzare una stessa tabella da pi punti di vista, senza dover ricorrere alla disposizione di finestre di lavoro?

1.3 Personalizzare le visualizzazioni15 Come si pu determinare facilmente il numero di colonne comprese fra una determinata colonna e unaltra colonna molto lontana? 16 Come si pu lasciare una o pi righe, o colonne, sempre mostrate a video, mentre il cursore si sposta in zone remote del foglio di lavoro? 1 Come possibile lavorare contemporaneamente su pi 7 parti di uno stesso foglio di lavoro, lontane fra di loro? 18 Come si possono visualizzare le formule memorizzate nelle celle di un foglio di lavoro? 19 possibile, in modalit di visualizzazione formule, scrivere una formula su pi righe nella stessa cella? 20 Come possibile fare in modo che, in fase di visualizzazione, i contenuti delle celle non vengano troncati a causa di dimensioni insufficienti della cella che li contiene?

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1.4 Usare le barre strumenti21 Come si fa a leggere lelenco di tutte le barre degli strumenti disponibili? 22 Le barre degli strumenti sono sempre collocate nella parte alta del video? 23 La barra dei menu pu essere spostata dalla posizione originale?

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Sommario

1.5 - Gestire righe e colonne24 Come si possono inserire pi righe o colonne in una zona prescelta del foglio di lavoro? 25 Quali differenze esistono fra le operazioni di cancellazione e di eliminazione? 26 Come si possono eliminare intere righe e colonne da un foglio di lavoro? 27 Come si possono eliminare alcune celle da un foglio di lavoro? 28 Come si pu ridimensionare una colonna, in modo che sia in grado di visualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono? 28 Come possibile ridimensionare in una sola volta pi righe o pi colonne di una tabella? 30 Come si pu ridimensionare una riga, in modo che sia in grado di visualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono? 31 Come possibile semplificare la gestione di un foglio di calcolo contenente un gran numero di dati numerici? 32 Quando un foglio di lavoro presenta dati troppo dettagliati, possibile nascondere temporaneamente alcune righe e colonne? 33 Come si possono scoprire righe e colonne temporaneamente nascoste? 34 Come possibile nascondere tutte le righe o tutte le colonne di un intero foglio di lavoro? 35 Quando in un foglio di lavoro sono state nascoste tutte le righe o tutte le colonne possibile renderle visibili di nuovo?

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1.6 - Gestire i fogli di lavoro36 possibile trasferire un singolo foglio di lavoro allinterno di unaltra cartella di lavoro? 37 Come possibile nascondere temporaneamente la presenza di uno o pi fogli di lavoro attivi?

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Sommario

38 Quando una cartella di lavoro costituita da numerosi fogli di lavoro, possibile riconoscere a colpo docchio alcuni fogli di particolare importanza? 39 Come si pu determinare il numero di fogli in un file di Excel? 40 Come si pu riutilizzare un foglio di lavoro, per produrne un altro simile allinterno dello stesso file?

Capitolo 2 Le operazioni fondamentali

2.1 - Usare le celle1 Quale differenza esiste fra cancellare ed eliminare una cella, una riga o una colonna? 2 In quanti modi possibile cancellare il contenuto di una cella? 3 Qual la funzione dei triangolini rossi che a volte appaiono a vertici di una cella? 4 Cosa significano i triangolini verdi che a volte appaiono ai vertici di una cella?

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2.2 Inserire i dati 5 Come si pu modificare il contenuto di una cella, senza intervenire nella Barra della formula? 6 Come si pu costruire un riferimento assoluto a una cella, senza dover correggere le formule inserendo manualmente il simbolo di dollaro? 7 Come si pu inserire in una cella un numero di telefono evitando che vengano cancellati gli zeri del prefisso iniziale? 8 Come si fa a ripetere una stessa azione pi volte? 9 Come si pu annullare unazione gi effettuata?6

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Sommario

10 Come si fa a inserire un elenco di numeri interi in una colonna? 1 Come si fa a generare una successione di numeri pari, dispari 1 o legati fra di loro da altri criteri? 12 Come si fa a inserire un elenco di date successive? 13 Come si fa, lavorando con un calendario, a generare i nomi dei giorni della settimana o dei mesi dellanno? 14 Come si fa, lavorando con un calendario, a formattare in colore diverso i sabati e le domeniche? 15 Come si fa a generare lelenco dei week-end di un anno? 16 Come si pu memorizzare un elenco personalizzato da riutilizzare pi volte?

2.3 - Fare i calcoli1 Come si pu rimandare lesecuzione di un calcolo numerico? 7 18 Come si possono visualizzare le formule presenti nelle celle, al posto dei risultati numerici da esse prodotti? 19 Esistono scorciatoie nelluso dei nomi di cella in una formula? 20 possibile conoscere la somma di valori numerici, senza dover usare formule apposite? 21 Come si possono sommare valori numerici, senza definire a priori la zona in cui verranno inseriti?

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2.4 - Gestire le stampe ordinarie22 Come si pu evitare che, in fase di stampa su carta, una tabella appaia troppo sbilanciata verso un lato della pagina? 23 Se non si dispone di una stampante a colori possibile evitare le gradazioni di grigio che rendono difficoltosa la lettura dei dati su carta? 24 Come si possono stampare le formule memorizzate nelle celle di un foglio di lavoro?

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Sommario

25 Quando si stampa una tabella molto lunga, possibile fare in modo che alcune intestazioni appaiano in tutte le pagine? 26 Quando non occorre stampare un intero foglio di lavoro possibile ridurre la stampa solo a una determinata zona? 27 Esiste una scorciatoia per modificare frequentemente larea di stampa? 28 Come possibile stampare solamente alcune piccole zone non contigue di un foglio di lavoro? 29 possibile, in fase di stampa di un foglio di lavoro, apportare alcune variazioni ai margini delle pagine da stampare?

2.5 - Gestire le stampe complesse30 Come si pu ottenere la stampa di una o pi colonne di una tabella su ogni foglio di carta? 31 Come si pu evitare che la stampa di una tabella termini con poche righe o colonne isolate su alcune pagine semivuote? 32 Come si fa a stampare su ogni pagina una frase ripetitiva? 33 Quali personalizzazioni sono possibili nelle intestazioni e nei pi di pagina? 34 Come si fa a numerare le pagine stampate lasciando traccia del nome del file da cui provengono? 35 Come si fa a stampare una tabella imponendo un inizio di numerazione pagine diverso da uno? 36 Come si fa, quando si stampa un titolo ricorrente, a generare il carattere di e-commerciale (&)? 37 Come si fa a far stampare su ogni pagina il numero totale di pagine stampate? 38 Come si fa a fare stampare unimmagine in calce a ogni pagina?

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Sommario

Capitolo 3 Le operazioni avanzate

3.1 Usare le funzioni1 Come si pu convertire un elenco di nomi e cognomi, memorizzati in celle separate, in un elenco in cui ogni cella contenga sia il nome sia il cognome? 2 Quando si utilizza un elenco di nomi e cognomi possibile fare in modo che tutti appaiano scritti con liniziale maiuscola? 3 Come si pu determinare il totale di una parte di un elenco di valori numerici avente una determinata propriet? 4 Come si pu inserire rapidamente la data e lora corrente? 5 Come si pu ordinare un elenco di dati in modo casuale?

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3.2 Lavorare con i grafici6 possibile costruire un istogramma utilizzando la sovrapposizione di piccole immagini? 7 possibile inserire unimmagine allinterno di un grafico? 8 possibile inserire uno sfondo personalizzato in un grafico prodotto con Excel?

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3.3 Usare la correzione ortografica9 Come possibile controllare la correttezza ortografica dei testi inseriti in una tabella? 10 Come si pu correggere lortografia di una tabella in cui il testo scritto in una lingua diversa dallitaliano?

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Sommario

3.4 Inserire elementi esterni1 Come si pu inserire il simbolo di copyright in una cella 1 di testo? 12 Cosa significa e come si fa a inserire un oggetto allinterno di una tabella?

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13 Come si pu fare in modo che il cursore venga portato automaticamente in una determinata cella, appartenente allo stesso o a un altro file?

3.5 Ridurre gli errori14 Come possibile risalire facilmente alle celle i cui valori determinano il valore di una particolare cella?

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15 Come possibile risalire alle celle i cui valori determinano il valore in una determinata cella, se queste celle si trovano in unaltro foglio di lavoro? 16 Come possibile individuare le celle i cui valori sono determinati dal valore presente nella cella in esame? 1 Come si pu cercare lorigine di un valore di errore presente in 7 una cella di lavoro? 18 Come si pu evitare di perdere un lavoro in corso se si blocca il sistema? 19 possibile stabilire per quali cartelle abilitare il salvataggio automatico?

3.6 Impedire modifiche non autorizzate20 Come si pu limitare il numero di dati che lutente finale autorizzato a immettere in una tabella? 21 possibile fare in modo di limitare idati da inserire in una cella? 22 Come si pu permettere a un utente di scrivere solo in determinate celle e non in altre?10

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Sommario

23 possibile permettere a un utente finale di modificare il formato delle celle di lavoro, impedendogli per di modificarne il contenuto?

3.7 Interagire con altri software24 possibile copiare in Excel un testo elaborato con Word? 25 Come si fa a copiare in Word o in PowerPoint una tabella elaborata con Excel? 26 possibile copiare in Excel una diapositiva prodotta con PowerPoint? 27 possibile trasferire in Excel una rubrica di indirizzi utilizzata con Outlook?

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3.8 Usare piccoli trucchi28 Quando sono aperte pi di una cartella di lavoro possibile chiuderle tutte evitando di ripetere loperazione per ogni singola cartella? 29 Come si fa a produrre un tabulato a lettura agevolata, dotato di righe con colori alternati? 30 possibile rimuovere con una sola azione tutti i commenti associati alle celle di lavoro? 31 Come si possono aprire le macro di Excel 97 o di Excel 2000, nei casi in cui queste vengano bloccate da Excel XP?

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Introduzione

OBIETTIVIQuesto libro non un manuale di Excel. Chi desidera imparare ad usare i comandi di Excel uno ad uno pu utilizzare lhelp in linea o i vari manuali in commercio. Questo libro, al contrario, presuppone che lutente abbia gi qualche competenza nelluso di questo software e che lo utilizzi con una discreta frequenza, anche se a livello elementare. questo lutente che deve affrontare frequentemente problemi nuovi e che spesso li risolve con procedure laboriose e risultati non sempre soddisfacenti. Questo utente trover in questo libro una serie di suggerimenti pensati per semplificargli la vita e per trovare soluzioni rapide ai pi comuni problemi quotidiani. Non si tratta, se non raramente, di trucchi da professionisti o di ardite soluzioni che richiedono ore di apprendimento per poi guadagnare solo qualche minuto nel lavoro quotidiano. La gran maggioranza delle soluzioni proposte non richiede lunghi tempi di apprendimento o notevoli capacit di astrazione, ma solo una particolare attenzione. Si tratta quasi sempre di piccoli accorgimenti che anche lutente professionista pu a volte trovare interessanti; la regola fondamentale che sta alla base di questo libro cercare soluzioni semplici, di buon senso, facili da capire e da usare, per semplificare la vita a un utente non professionale.

COME UTILIZZARE QUESTO LIBRONulla proibisce di leggere questo libro dalla prima pagina fino allultima, ma questo certamente il modo peggiore per trarne buoni frutti. Infatti questo non un romanzo, ma un manuale di consultazione pensato per risolvere problemi pratici. Per questa ragione non esiste nessun ordine di priorit fra le domande. Ogni domanda collocata allinterno di un paragrafo, in modo da facilitare la ricerca per argomento, ma nessuna domanda richiede come prerequisito la lettura delle domande precedenti. Il testo suddiviso in tre capitoli, che trattano rispettivamente lambiente di Excel, le operazioni basilari e quelle avanzate. Ogni capitolo suddiviso a sua volta in paragrafi. Il lettore non invitato a leggere un capitolo per intero, ma a ricercare le risposte ai suoi problemi specifici, consultando lindice dei paragrafi. Per esempio, un lettore che desidera semplificare le operazioni di stampa far bene a cercare le risposte ai suoi problemi nel paragrafo che tratta proprio questo argomento, rimandando la lettura di altri temi al momento in cui necessiter di una risposta specifica.

CONVENZIONI ADOTTATEQuesto testo utilizza convenzioni tipografiche comuni alla maggior parte dei testi del settore. Nei limiti del possibile si preferito evitare luso di lunghe frasi tipo13

...dopo aver attivato il menu Formato scegliere il comando Riga, seguito dal sottocomando Adatta.... Per semplificare la trattazione si preferisce, in questo caso, usare la sequenza di parole FORMATO Riga Adatta, affidando al tipo di carattere (maiuscoletto, grassetto, ecc.) lindividuazione della gerarchia e della sequenza dei comandi da utilizzare.

COMPETENZE RICHIESTEPer poter leggere questo libro e trarre il massimo di beneficio necessario avere gi lavorato con Excel, almeno per affrontare i problemi pi semplici. Come minimo si richiede di saper usare le tabelle per inserire dati, fare semplici calcoli aritmetici, formattare i caratteri e produrre stampe cartacee. Se poi il lettore gi in grado anche di costruire grafici, utilizzare le funzioni, gestire finestre, ... la lettura del testo risulter una piacevole passeggiata su terreni gi in parte conosciuti. In ogni caso crediamo che anche un utente discretamente avanzato possa trovare in alcune parti del libro soluzioni originali ai suoi problemi pi comuni. Lambizione del testo infatti quella di fare in modo che chiunque lo legga possa prima o poi dire Oh! Finalmente! Questo piccolo trucco fa proprio al mio caso. Ma come ho fatto a non pensarci prima?.

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Capitolo 1

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Capitolo1

lambiente di excel

LAMBIENTE DI EXCELIn questo capitolo vengono presentate le principali caratteristiche dellambiente di Excel. Ovviamente non viene presentato lambiente basilare di Excel (righe, colonne, celle, menu, ecc.) come se fosse una novit. Supponendo di avere a che fare con un utente che gi sa lavorare a livello base, qui vengono presentati alcuni trucchi e scorciatoie per risolvere i problemi pi comuni di adattamento dellambiente alle esigenze di ogni utente. Per esempio vengono presentati alcune scorciatoie per: personalizzare lambiente (esempio: mettere uno foto come sfondo delle celle); gestire le finestre (nascondere temporaneamente una cartella di lavoro); personalizzare le visualizzazioni (scrivere formule su pi righe); usare le barre strumenti (spostare la barra dei menu); gestire righe e colonne (gestione di fogli correlati fra di loro); gestire i fogli di lavoro (colorare le etichette dei fogli di lavoro);

1.1 PERSONALIZZARE LAMBIENTE 1 - Come si fa ad automatizzare lapertura dei file, facendo in modo che vengano cercati sempre in una determinata cartella? Livelo: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando si vuole aprire un file esistente possibile utilizzare il comando FILE Apri, licona Apri, o la combinazione di tasti Ctrl-F12. In tutti i casi i file verranno cercati inizialmente nella cartella predefinita, dalla quale ci si pu spostare a piacere per cercare altri file memorizzati in altre cartelle. La cartella predefinita di default solitamente C:\Documenti, ma, se la maggior parte dei file si trovano in unaltra cartella, pi comodo modificare a piacere questa scelta eseguendo le seguenti operazioni: usare il comando STRUMENTI Opzioni; aprire la cartella Generale; scrivere il percorso personalizzato nella zona Posizione file predefinito (figura 1.1).

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Capitolo1

(Fig.1.1) Scelta della cartella predefinita in cui cercare i file da aprire

possibile personalizzare il percorso di ricerca dei file, facendo in modo che per default i file da aprire vengano cercati in rete su un altro computer

2 - Come possibile fare in modo che allapertura di Excel vengano automaticamente aperti tutti i file di uso pi frequente? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Ogni utente lavora con alcuni file di uso frequente variabili nel tempo. Per esempio utilizza per alcune settimane 2 o 3 file tutti i giorni, pi eventualmente altri file di uso saltuario, mentre nel mese successivo utilizza altri 4 file quasi tutti i giorni. In questi casi risulta scomodo aprire tutti i giorni gli stessi file, magari collocati in differenti cartelle. Per automatizzare lapertura dei file si potrebbe utilizzare la cartella Apertura automatica con la seguente procedura: premere da Windows il pulsante START Impostazioni Barra delle applicazioni e menu avvio; scegliere la scheda Applicazioni del menu avvio; premere il pulsante Avanzate; copiare nella scheda Esecuzione automatica i collegamenti a tutti i file di Excel che vengono usati tutti i giorni. Questo metodo risulta conveniente in tutti i casi in cui gli stessi file di Excel vengono veramente utilizzati tutti i giorni. Infatti, da questo momento in poi, ogni volta che verr acceso il computer verr contemporaneamente avviato Excel e aperti tutti i file sopra18

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citati. Gli svantaggi di questo metodo sono: lavvio del computer viene rallentato (condizione particolarmente fastidiosa in tutti i casi in cui occorre riavviare il computer pi volte per effettuare operazioni di manutenzione) Excel viene avviato sempre, anche nei casi in cui si accende il computer per compiere altre attivit in caso di modifica dei file da aprire ogni volta occorre compiere alcune operazioni un poco laboriose tuttavia disponibile un altro metodo per aprire automaticamente un certo numero di file ogni volta che si avvia Excel (non ogni volta che si accende il computer). Per realizzare questo obiettivo occorre: usare il comando STRUMENTI Opzioni; aprire la cartella Generale; scrivere il percorso personalizzato nella zona Allavvio apri tutti i file in (figura 1.2).

(Fig.1.2) Scelta della cartella in cui cercare i file da aprire automaticamente

Una volta effettuata questa scelta occorrer: copiare, o spostare, tutti i file di uso frequente nella cartella prescelta al termine delluso dei file riportarli nelle cartelle iniziali copiare, o spostare, altri file di uso temporaneo, ma frequente, nella cartella prescelta

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Capitolo13 possibile evitare che su un foglio di lavoro appaiano i valori numerici nulli? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Spesso, in un foglio di lavoro, sono presenti lunghi elenchi di valori nulli. Per esempio, in una tabella in cui vengono calcolati gli importi da pagare per lacquisto di un certo insieme di prodotti, a ogni prodotto non acquistato verr associato un valore nullo. In alcuni casi questo elenco di zeri pu portare a visualizzazioni confuse che sarebbe meglio evitare. Per ottenere questo scopo disponibile il comando STRUMENTI Opzioni che, nella scheda Visualizza, presenta lopzione di scelta se mostrare o meno gli zeri (figura 1.3).

(Fig.1.3) Opzione di visualizzazione degli zeri su un foglio di lavoro

4 possibile, in un foglio in cui si scelto di non fare apparire gli zeri, visualizzare gli zeri presenti in alcune celle specifiche? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Se in un foglio stato usato il comando STRUMENTI Opzioni e, nella scheda Visualizza, si scelta lopzione di non mostrare gli zeri, normalmente tutti gli zeri, digitati o calcolati dal foglio stesso, non verranno visualizzati. Se per si desidera che alcune delle celle contenenti valori nulli mostrino questi valori in modo esplicito, nonostante la precedente limitazione imposta al foglio di lavoro, possibile operare sui formati personalizzati. Una volta selezionata la cella interessata, occorre attivare il comando FORMATO Celle e, nella scheda Numero, scegliere la categoria Personalizzato. A questo punto occorre digitare:20

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il formato 0;@ se si vuole che appaia il valore 0 quando nella cella presente un valore nullo il formato 0,00;@ se si vuole che appaia il valore 0,00 quando nella cella presente un valore nullo il formato 0;-0;zero;@ se si vuole che appaia la parola zero quando nella cella presente un valore nullo (figura 1.4)

(Fig.1.4) Come fare apparire la parola zero quando una cella contiene un valore nullo

5 possibile abbellire un foglio di lavoro inserendo una fotografia sullo sfondo delle celle? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Un foglio di calcolo normalmente utilizzato per obiettivi di servizio che poco hanno a che vedere con presentazioni dagli effetti grafici accattivanti, ma in qualche caso pu essere utile abbellire un particolare foglio di lavoro da utilizzare per presentazioni di dati sintetici. In questi casi opportuno che limmagine da utilizzare come sfondo sia di colore particolarmente omogeneo, in modo da poter scegliere un colore per i dati sufficientemente contrastato rispetto allimmagine di sfondo. Per inserire unimmagine come sfondo di un foglio di lavoro (figura 1.5) occorre: attivare il comando FORMATO Foglio Sfondo scegliere limmagine da inserire come sfondo (per esempio uno foto in formato JPG)21

Capitolo1 modificare i colori dei caratteri delle celle in modo che i contenuti risultino sempre leggibili (per esempio usare caratteri bianchi se la foto scura) in caso di incompatibilit cromatica si pu sempre attribuire uno sfondo colorato ad alcune celle particolarmente importanti Si osservi che gli sfondi dei fogli di lavoro non verranno stampati su carta o mostrati in anteprima di stampa.

(Fig.1.5) Foglio di lavoro con una foto sullo sfondo

6 Esiste un modo per evitare che i menu vengano sempre mostrati in modo incompleto? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti I menu a discesa appaiono normalmente incompleti; infatti alcune voci vengono nascoste in quanto usate raramente. La scelta delle voci da nascondere viene fatta inconsapevolmente dallutente stesso, durante luso del programma. Per esempio, se un utente usa molto raramente il comando FORMATO Stile, scegliendo il comando FORMATO apparir un menu a discesa analogo a quello mostrato in figura 1.6. Premendo poi la riga Espandi, indicata con due piccole frecce, il menu FORMATO verr visualizzato interamente.22

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(Fig.1.6) Menu a discesa non espanso

Questa scelta di adattamento del programma alle abitudini dellutente a volte pu creare qualche confusione, in particolare se lo stesso computer viene utilizzato da pi utenti. Per fare in modo che i menu appaiano sempre in forma completa occorre: attivare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti Personalizza (oppure fare un clic destro in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti visibile e scegliere Personalizza); scegliere la scheda Opzioni; selezionare la casella Mostra sempre menu completi (figura 1.7). Cos facendo, i menu verranno successivamente mostrati sempre in modo completo.Nella scheda Opzioni disponibile anche la casella di spunta Mostra menu completi dopo alcuni istanti

(Fig.1.7) Opzione di visualizzazione dei menu sempre completi

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Capitolo17 possibile fare in modo che Excel dimentichi le abitudini dellutente e generi menu a discesa sempre uguali? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Per fare in modo che Excel non consideri le abitudini dellutente, oppure che dimentichi quelle precedentemente memorizzate occorre: attivare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti Personalizza (oppure fare un clic destro in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti visibile e scegliere Personalizza) scegliere la scheda Opzioni; premere il pulsante Cancella informazioni sullutilizzo; scegliere Si alla richiesta che appare a video (figura 1.8). Da questo momento in poi verranno ripristinate le condizioni attive al momento dellinstallazione di Excel.

(Fig.1.8) Cancellazione delle informazioni memorizzate relativi alle abitudini dellutente

8 Come si pu scegliere se mostrare a video lelenco dei formati di carattere utilizzando i caratteri stessi? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Per fare in modo che Excel mostri gli elenchi dei caratteri disponibili utilizzando i caratteri stessi occorre: attivare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti Personalizza (oppure fare un clic destro in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti visibile e scegliere Personalizza); scegliere la scheda Opzioni; selezionare la casella di spunta Elenca tipi di carattere utilizzando il carattere stesso.24

lambiente di excel

In seguito a questa selezione (che corrisponde alla scelta di default al momento dellinstallazione) gli elenchi dei caratteri appariranno come in figura 1.9; in caso contrario appariranno come in figura 1. 0. 1

(Fig.1.9) Caratteri elencati utilizzando il carattere stesso

(Fig.1.10) Caratteri elencati in carattere standard

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Capitolo19 Come si pu evitare che vengano visualizzati i valori nulli presenti in una cella? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Una tabella contenente valori numerici pu contenere, fra i tanti valori possibili, anche valori nulli. In alcuni casi importante che questi valori appaiano scritti, come qualsiasi altro valore numerico. Per esempio pu essere importante leggere che una determinata cella contiene il valore 0, oppure uno dei seguenti valori: 0,00 , 0,0% , 0,000 In altri casi, invece, un lungo elenco di zeri pu avere solo il fastidioso effetto di complicare la lettura dei dati. In questi casi, di conseguenza, preferibile nascondere i valori nulli, affrontando il piccolo rischio di confusione fra un valore nullo e la mancanza di dati memorizzati nella cella. Per scegliere fra le due condizioni possibili di visualizzazione degli zeri occorre: attivare il comando STRUMENTI Opzioni; scegliere la scheda Visualizza; nella zona Opzioni della finestra scegliere lopzione Zeri (figura 1.1 1).

(Fig.1.1 1) Opzione di visualizzazione degli zeri memorizzati nella celle

La commutazione di questa opzione permette di scegliere fra le visualizzazioni mostrate in figura 1. 2 e in figura 1. 3. 1 1

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lambiente di excel

(Fig.1.12) Tabella con zeri visualizzati

(Fig.1.13) Tabella con zeri nascosti

1.2 - GESTIRE LE FINESTRE 10 Come si fa a rendere temporaneamente invisibile una cartella di lavoro attiva? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Quando sono aperte pi cartelle di lavoro, a volte possono crearsi problemi di gestione dovuti al numero eccessivo di file attivi. I problemi pi comuni sono: rallentamento delle operazioni di calcolo (in particolare se si utilizzano computer con memoria ridotta) affollamento eccessivo dovuto alle finestre mostrate a video eccessivo numero di etichette di Excel nella barra di stato di Windows, con conseguente impossibilit di leggere il nome completo del file relativo. Per ovviare ad alcuni di questi inconvenienti, qualora non sia consigliabile chiudere i file non necessari, possibile nasconderne temporaneamente alcuni di essi, in modo da concentrare lattenzione su quelli rimanenti. Per nascondere temporaneamente un file occorre usare il comando FINESTRA Nascondi. Quando poi sar di nuovo necessario visualizzare uno o pi file nascosti, si potr sem27

Capitolo1pre utilizzare il comando FINESTRA Scopri e scegliere quali file riportare alla visualizzazione (figura 1. 4). 1

(Fig.1.14) Selezione dei file nascosti da riportare alla visualizzazione ordinaria

1 possibile mantenere sempre visibili i titoli di una tabella, anche quando 1 vengono mostrate righe molto lontane dai titoli? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando una tabella contiene molti dati, per esempio quando contiene numerosi record di un Database, capita normalmente che la riga di intestazione, contenente i nomi di campo, venga nascosta alla visualizzazione ogni volta che si scorre la tabella verso il basso. In questi casi pu risultare difficile comprendere il significato di un dato immesso in una cella, in quanto non sempre facile risalire a mente al nome di campo relativo alla colonna in esame. Per questa ragione, ogni volta che si utilizza una tabella particolarmente lunga, opportuno fare in modo che rimangano sempre visualizzati a video i titoli delle colonne della tabella. Per realizzare questo obiettivo occorre usare il comando FINESTRA Blocca riquadri, che potr sempre essere in 1 seguito annullato con il comando opposto FINESTRA Sblocca riquadri (figura 1. 5).

(Fig.1.15) Tabella con la prima riga bloccata, mentre le altre possono scorrere verso il basso

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Leffetto di questo comando legato alla posizione del cursore e alla zona selezionata prima delluso del comando. Per esempio: se si desidera lasciare sempre visualizzata la riga numero 1 occorre selezionare la riga 2 se si desidera lasciare sempre visualizzate le righe da 1 a 3 occorre selezionare la riga 4 se si desidera lasciare sempre visualizzata la colonna numero A occorre selezionare la colonna B se si desidera lasciare sempre visualizzate le colonne da A a C occorre selezionare la colonna D se si desidera lasciare sempre visualizzate sia le righe 1 e 2, sia le colonne A, B, C, occorre portare il cursore nella cella D3

12 Come si pu lavorare a video contemporaneamente su pi visualizzazioni dello stesso file? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Innanzitutto, nel caso in cui siano gi aperti anche altri file, occorre fare in modo che queste ulteriori tabelle inutili non vengano visualizzate per non creare confusione sul video. Per evitare queste visualizzazioni superflue si pu usare uno dei metodi seguenti: chiudere i file non necessari (FILE Chiudi) nascondere temporaneamente i file non necessari (FINESTRA Nascondi) A questo punto, tenendo selezionato uno dei file da visualizzare in pi modi, occorre attivare il comando FINESTRA Nuova finestra, seguito dal comando FINESTRA Disponi. Quando un file viene visualizzato in pi finestre contemporaneamente possibile: visualizzare lo stesso foglio di lavoro da pi punti di vista visualizzare diversi fogli di lavoro. Nel caso in cui sia necessario visualizzare in pi finestre solamente un file, non necessario chiudere o nascondere gli altri file di lavoro. Dopo aver attivato il comando FINESTRA Nuova finestra pi volte, fino a ottenere il numero di finestre desiderato, si pu attivare il comando FINESTRA Disponi e scegliere lopzione Finestre della cartella di lavoro attiva (figura 1.16).

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Capitolo1

(Fig.1.16) Visualizzazione di pi finestre di uno stesso file, senza nascondere gli altri file aperti

13 Come si pu lavorare a video contemporaneamente su pi cartelle di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando sono aperti pi file di Excel, possibile visualizzarli tutti contemporaneamente a video con il comando FINESTRA Disponi. Questo comando fa apparire la finestra di dialogo di figura 1. 7 con la quale si pu scegliere la modalit di disposi1, zione delle finestre a video: affiancate (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1. 8) 1 orizzontale (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1. 9) 1 verticale (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1.20) sovrapposte (disporre i fogli o cartelle di lavoro come in figura 1.21)

(Fig.1.1 7) Richiesta di disposizione a video delle finestre attive

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(Fig.1.18) Finestre affiancate

(Fig.1.19) Finestre disposte orizzontalmente

(Fig.1.20) Finestre disposte verticalmente

(Fig.1.21) Finestre sovrapposte fra di loro

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Capitolo114 Come si pu visualizzare una stessa tabella da pi punti di vista, senza dover ricorrere alla disposizione di finestre di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Una stessa tabella pu venire mostrata da pi punti di vista, utilizzando pi volte il comando FINESTRA Nuova finestra seguito dal comando FINESTRA Disponi. In questo modo si ottengono pi visualizzazioni della stessa tabella, ognuna mostrata in una finestra indipendente dalle altre. Un piccolo inconveniente di questa scelta dovuto al fatto che ognuna delle finestre citate una finestra completa di menu, barre strumenti, barre di scorrimento, ... di conseguenza lo spazio video dedicato alla tabella vera e propria ne risulta parzialmente sacrificato. Nel caso in cui le visualizzazioni necessarie della stessa tabella siano in numero limitato (due o quattro), si pu utilizzare per lo stesso obiettivo un altro metodo che non crea nuove finestre, ma suddivide in parti ridimensionabili lunica finestra utilizzata. Per farlo occorre utilizzare il comando FINESTRA Dividi, oppure trascinare con il mouse la piccola barretta di suddivisione collocata allestremit delle barre di scorrimento (in alto per la barra di scorrimento verticale e a destra per quella orizzontale). Trascinando le due barre cos create si pu suddividere la finestra video in quattro parti, allinterno di ognuna delle quali visibile una parte della tabella in esame (figura 1.22).

(Fig.1.22) Finestra ripartita in pi parti

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1.3 PERSONALIZZARE LE VISUALIZZAZIONI 15 Come si pu determinare facilmente il numero di colonne comprese fra una determinata colonna e unaltra colonna molto lontana? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti In condizioni normali le colonne sono identificate da lettere alfabetiche (A, B, C,... ecc.). Dopo la ventisesima colonna, identificata dalla lettera Z, si trovano le colonne AA, AB, AC, e cos via fino allultima colonna, in 256a posizione, identificata dal nome IV. Per determinare il numero di colonne comprese fra due colonne non contigue occorre effettuare calcoli mentali non sempre immediati. Per esempio: facile affermare che la colonna F si trova tre posti a destra della la colonna C un po meno intuitivo stabilire che la colonna F si trova sette posti a sinistra della colonna M probabilmente nessuno riesce a determinare a mente la distanza fra la colonna AB e la colonna FM (141 colonne) Excel permette di mostrare i nomi di colonna in forma numerica. Per esempio, la colonna A viene identificata con il numero 1 la B con 2 e cos via. Per ottenere que, sto tipo di visualizzazione occorre attivare il comando STRUMENTI Opzioni e scegliere la scheda Generale. In questa scheda, nella zona Impostazioni, occorre selezionare la casella di spunta Stile di riferimento R1C1. A questo punto, come mostrato in figura 1.23, le colonne verranno identificate da numeri al posto delle lettere. In questo modo la determinazione del numero di colonne comprese fra due colonne non contigue si riduce a una semplice sottrazione. Per esempio, la colonna AB, identificata dal numero 28, e la colonna FM (numero 169), distano fra di loro 141 colonne (169-28=141), oppure fra le stesse colonne sono inserite 140 colonne (169-281=140).

(Fig.1.23) Colonne identificate da numeri al posto delle lettere 33

Capitolo116 Come si pu lasciare una o pi righe, o colonne, sempre mostrate a video, mentre il cursore si sposta in zone remote del foglio di lavoro? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Quando si lavora con grandi tabelle, costituite da centinaia di righe o decine di colonne, la visualizzazione delle celle lontane pu rendere problematica la loro interpretazione. Questo problema particolarmente frequente se si lavora con un Database. Per esempio, come mostrato in figura 1.24, le intestazioni di un Database possono venire bloccate in fase di visualizzazione, permettendo alle rimanenti righe di scorrere verticalmente. Come si vede in figura, osservando la numerazione delle righe, viene mostrata a video la riga numero 1 (intestazioni di colonne), seguita dalla riga 16; le righe comprese fra la 2 e la 15 risultano nascoste. Facendo scorrere verso il basso la posizione del cursore, le riga 1 rester sempre evidenziata seguita, come seconda riga, dalla riga 17, 18,... 30,... 100, e cos via. Per ottenere questo effetto di visualizzazione occorre: 1. selezionare lintera riga 2 (clic sinistro sul numero identificatore della riga); 2. attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri. Quando si decider di fare a meno di questo tipo di visualizzazione, oppure quando si decider di sceglierne un altro, sar sufficiente usare il comando FINESTRA Sblocca riquadri.

(Fig.1.24) La riga1 bloccata, mentre le altre possono scorrere verticalmente

Nel caso in cui si desideri bloccare la visualizzazione di una o pi colonne, prima di attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri occorre selezionare lintera colonna successiva. Per esempio, volendo bloccare le colonne A e B, occorre: 1. selezionare la colonna C (clic sinistro sul nome della colonna); 2. attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri. Per ottenere leffetto combinato di blocco sia di righe sia di colonne occorre selezionare la prima cella da non bloccare.34

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Per esempio, per ottenere leffetto mostrato in figura 1.25, in cui sono bloccate sia la riga 1 sia le colonne A e B, occorre , 1. selezionare la cella C2 2. attivare il comando FINESTRA Blocca riquadri

(Fig.1.25) Sono bloccate sia la riga1, sia le colonne A e B

1 Come possibile lavorare contemporaneamente su pi parti di uno stesso 7 foglio di lavoro, lontane fra di loro? Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Oltre al comando FINESTRA Blocca riquadri, esiste il comando FINESTRA Dividi che produce effetti simili, ma non identici. Attivando il comando FINESTRA Dividi appaiono a video due righe grigie, una verticale e unaltra orizzontale, che suddividono larea visualizzata del foglio di lavoro in quattro riquadri. La posizione di queste righe separatrici pu essere variata a piacere trascinandole orizzontalmente (per la riga verticale) o verticalmente (per la riga orizzontale). Eventualmente si pu annullare leffetto di una delle due righe trascinandola a uno dei bordi estremi della zona di foglio mostrata a video. Allinterno di un riquadro qualsiasi si pu operare come se ci si trovasse allinterno dellintera finestra del foglio di lavoro. In altre parole, oltre a operare normalmente digitando dati o formule, si pu fare scorrere la visualizzazione come si fa normalmente con qualsiasi finestra intera. Per esempio, come mostrato in figura 1.26, la riga orizzontale pu nascondere temporaneamente le righe comprese fra la 9 e la 43, mentre la riga35

Capitolo1verticale nasconde le righe da F a N. Si pu osservare che, nel caso due o pi finestre mostrino a video alcune celle in comune, la selezione di una di queste celle risulter visibile contemporaneamente in pi parti del video: per esempio, se in ogni finestra appare la zona H12:L15, la selezione della cella L13 apparir visibile in tutte le quattro finestre mostrate a video. La maggiore versatilit del comando FINESTRA Dividi, rispetto al comando FINESTRA Blocca riquadri, consiste nellestrema facilit con cui si pu modificare la posizione delle righe e delle colonne di divisione, trascinandole con il mouse nella posizione desiderata. Questa caratteristica implica luso di questi due comandi in differenti situazioni: FINESTRA Dividi: utile durante la progettazione di un foglio di lavoro, quando si vuole vedere immediatamente leffetto di una formula o di un dato su celle collocate a distanza. FINESTRA Blocca riquadri: consigliato nei casi in cui il foglio di lavoro sia stato completamente progettato e il suo utilizzo finale preveda lo scorrimento di lunghi elenchi di dati omogenei (per esempio lavorando con un Database). Per annullare il comando FINESTRA Dividi si pu usare il comando FINESTRA Rimuovi divisione, oppure si possono trascinare le barre di divisione ai lati del foglio di lavoro.

(Fig.1.126) Finestra divisa in quattro riquadri indipendenti mobili

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18 Come si possono visualizzare le formule memorizzate nelle celle di un foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando, invece dei normali valori digitati o calcolati da Excel, necessario visualizzare le formule inserite in un foglio di lavoro occorre usare il comando STRUMENTI Opzioni e selezionare la scheda Visualizza. In questa scheda occorre poi selezionare lopzione di visualizzazione Formule nellarea Opzioni della finestra (figura 1.27). Questa scelta spesso necessaria per analizzare le formule inserite, al fine di individuare eventuali errori presenti in esse.

(Fig.1.27) Opzione di visualizzazione delle formule

A questo punto il foglio di lavoro apparir in modo analogo a quello mostrato in figura 1.28. Si pu osservare che, in questa condizione, le dimensioni delle colonne dovranno essere opportunamente variate, in modo da visualizzare interamente formule lunghe che, magari, si trovano in celle in cui i valori normalmente visualizzati sono invece piuttosto brevi.Quando si trova in questa condizione, il foglio di lavoro pu essere stampato normalmente con il comando File Stampa e sulla carta appariranno le formule memorizzate nelle celle, al posto dei valori calcolati da Excel

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Capitolo1

(Fig.1.28) Foglio di lavoro in modalit di visualizzazione formule

19 possibile, in modalit di visualizzazione formule, scrivere una formula su pi righe nella stessa cella? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Per scrivere su pi righe in una stessa cella occorre usare il comando FORMATO Celle e, nella scheda Allineamento, scegliere lopzione Testo a capo nella zona Controllo testo (figura 1.29).

(Fig.1.29) Opzione di visualizzazione di testo su pi righe in una cella

Quando attiva la modalit di visualizzazione formule (STRUMENTI Opzioni, scheda Visualizza, opzione Formule nellarea Opzioni della finestra), non disponibile la modalit di Allineamento con lopzione Testo a capo (in realt questa opzione disponibile, ma ha effetto solo nella condizione di visualizzazione normale). La mancanza di questa possibilit dovuta ai facili errori che potrebbero essere indotti dalla lettura di una lunga formula visualizzata in modo non lineare.38

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Per questa ragione, se necessario leggere completamente una lunga formula, troncata dalle dimensioni insufficienti della cella, si pu optare per una delle soluzioni seguenti: ridimensionare la colonna cui appartiene la cella in esame (opzione consigliata se nella colonna sono presenti numerose formule di lunghezza eccessiva) ridurre le dimensioni del carattere utilizzato nella formula (opzioni consigliata se la lunga formula in esame rappresenta un caso isolato nella propria colonna) In figura 1.30 mostrato un esempio di visualizzazione di pi formule, delle quali alcune piuttosto lunghe; queste ultime sono mostrate con carattere di dimensioni ridotte, evitando un allargamento eccessivo della colonna che le contiene.

(Fig.1.30) Formule di lunghezza diversa visualizzate interamente

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Capitolo120 Come possibile fare in modo che, in fase di visualizzazione, i contenuti delle celle non vengano troncati a causa di insufficienti dimensioni della cella che li contiene? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Quando una cella contiene testi o valori numerici di lunghezza eccessiva rispetto alle dimensioni della colonna che li ospita possono verificarsi pi casi: se il contenuto di dimensioni eccessive un testo (e le celle contigue sono occupate, impedendo in questo modo la completa visualizzazione), compare solo una parte di testo, mentre la rimanente viene troncata se il contenuto di dimensioni eccessive un numero, al viene mostrato un elenco di simboli del tipo #### (infatti, mentre la visualizzazione parziale di un testo ne permette una comprensione ridotta, una visualizzazione parziale di un numero ne implicherebbe uninterpretazione totalmente errata del valore). In questi casi, se si desidera visualizzare interamente il contenuto della cella in esame, sono disponibili alcune possibilit: ridurre le dimensioni del carattere utilizzato aumentare le dimensioni della colonna che ospita la cella in esame scegliere lopzione Testo a capo scegliere lopzione Riduci e adatta. Queste ultime due opzioni sono disponibili nella scheda Allineamento che pu essere selezionata quando viene utilizzato il comando F ORMATO Celle (figura 1.31).

(Fig.1.31) Opzioni Testo a capo e Riduci e adatta

Leffetto di queste due opzioni differente: lopzione Testo a capo produce la scrittura del testo su pi righe della stessa cella, mentre lopzione Riduci e adatta pro40

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voca un ridimensionamento del carattere in modo da far apparire lintero testo su una sola riga. In figura 1.32 si vede leffetto dellopzione Testo a capo. Occorre osservare che, per rendere efficiente lutilizzo di questa opzione, necessario ridimensionare laltezza delle righe in modo da evitare: altezze eccessive (con la relativa presenza di spazi vuoti) altezze insufficienti (con linevitabile troncamento di una parte di testo)

(Fig.1.32) Testo a capo in alcune celle

Per ottenere ladattamento automatico delle dimensioni di riga si pu: usare il comando FORMATO Riga Adatta fare doppio clic sul separatore di riga (figura 1.33) In questa figura si vede come, dopo aver selezionato tre righe, occorre portare il cursore sulla separazione fra i numeri identificativi di due righe qualsiasi. A questo punto il puntatore assume la forma di doppia freccia nera e, con un doppio clic, si ottiene il ridimensionamento automatico delle tre righe selezionate in modo che tutte le celle formattate con lopzione Testo a capo mostrino lintero contenuto di testo.Lopzione Testo a capo non funziona con le celle contenenti valori numerici

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Capitolo1

(Fig.1.33) Adattamento automatico dellaltezza di riga

In figura 1.34 si vede leffetto che si ottiene utilizzando lopzione Riduci e adatta. In questo caso, come si vede in figura, le dimensioni del carattere utilizzato vengono scelte automaticamente da Excel. Dove sono presenti testi eccessivamente lunghi il carattere viene automaticamente ridotto, in modo da visualizzare sempre lintero contenuto. Si pu osservare che, in questo caso, possono apparire testi nella stessa colonna aventi formati di carattere diverso. La cosa pu provocare qualche perplessit sul piano estetico, ma ha lindubbio vantaggio di mostrare contenuti che altrimenti risulterebbero non visibili.

(Fig.1.34) Effetto dellopzione Riduci e adatta

Le opzioni Testo a capo e Riduci e adatta non sono utilizzabili contemporaneamente

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1.4 USARE LE BARRE STRUMENTI 21 Come si fa a leggere lelenco di tutte le barre degli strumenti disponibili? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Per vedere lelenco di tutte le barre degli strumenti disponibili si pu operare in due modi: usare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti qualunque che appare a video In ambedue i casi appare lelenco mostrato in figura 1.35 in cui sono visibili, grazie a un segno di spunta, tutte le barre attive.

(Fig.1.35) Barre degli strumenti visualizzabili

22 Le barre degli strumenti sono sempre collocate nella parte alta del video? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Le barre degli strumenti possono essere spostate e ridimensionate con il mouse. per spostare una barra degli strumenti collocata sotto la barra dei menu occorre portare il puntatore allestremo sinistro della barra, fino a quando assume la forma di croce (figura 1.36) e trascinare la barra altrove43

Capitolo1 per ridimensionare una barra degli strumenti collocata in un punto qualsiasi del video occorre usare i normali metodi di ridimensionamento di una finestra (figura 1.37) per spostare una barra degli strumenti collocata in un punto qualsiasi del video, quando essa assume la struttura di normale finestra, occorre trascinare la barra del titolo

(Fig.1.36) Puntatore del mouse in condizione di spostamento di una barra degli strumenti

(Fig.137) Barra degli strumenti in condizione di ridimensionamento

Una barra degli strumenti pu anche essere trascinata fino ad assumere posizione verticale su un lato del video (figura 1.38)

(Fig.1.38) Barra degli strumenti in posizione verticale a lato del foglio di lavoro

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23 La barra dei menu pu essere spostata dalla posizione originale? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti La barra dei menu pu essere spostata e ridimensionata come qualsiasi barra degli strumenti. Per esempio, la barra dei menu pu: essere portata in posizione verticale (figura 1.39) essere portata in qualsiasi parte del video e ridimensionata a piacere (figura 1.40)

(Fig.1.39) Barra dei menu in posizione verticale

(Fig.1.40) Barra dei menu portata in un punto qualsiasi del video

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Capitolo11.5 - GESTIRE RIGHE E COLONNE 24 Come si possono inserire pi righe o colonne in una zona prescelta del foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti In generale, per inserire una colonna in un foglio di lavoro, occorre usare il comando INSERISCI Colonne. Questo comando deve essere utilizzato dopo aver deciso dove devono essere inserite le colonne richieste e avere operato le necessarie selezioni. loperazione pi intuitiva consiste nel selezionare unintera colonna con un clic sinistro mentre il puntatore indica il nome della colonna e assume la forma di freccia nera che punta verso il basso (figura 1.41). Dopo aver selezionato la colonna, luso del comando INSERISCI Colonne produce la creazione di una nuova colonna a sinistra della colonna selezionata. Per esempio, se viene selezionata la colonna B, dopo lesecuzione del comando: la colonna A rimane invariata viene creata una nuova colonna B la vecchia colonna B viene rinominata come C le altre colonne C, D, E... vengono rinominate come D, E, F...

(Fig.1.41) selezione di una colonna

Se, invece di voler creare una sola nuova colonna, si desidera creare un insieme di pi nuove colonne contigue, occorre prima selezionare pi colonne contigue. Per esempio (figura 1.42), si possono selezionare contemporaneamente le colonne C, D,46

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E (clic sinistro mentre il puntatore indica il nome della colonna C e trascinamento a destra fino alla colonna E). A questo punto luso del comando INSERISCI Colonne produce la creazione di tre nuove colonne a sinistra della colonna C. In particolare: le colonne A e B rimangono invariate vengono create le nuove colonne C, D, E le vecchie colonne C, D, E vengono rinominate come F, G, H le altre vecchie colonne F, G, H vengono rinominate come I, J, K

(Fig.1.42) Selezione contemporanea di tre colonne

Per eliminare una o pi colonne occorre selezionarle e usare il comando Modifica Elimina

possibile inserire anche colonne non contigue fra di loro. Per esempio, se si selezionano le colonne B, D, E, non contigue fra di loro (figura1.43), lutilizzo del comando Inserisci Colonne produce la creazione di tre nuove colonne nel modo seguente:

la colonna A rimane invariata vengono create nuove colonne alla sinistra delle vecchie colonne B, D, E (figura 1.44) rimangono selezionate le nuove colonne B, D, E

(Fig.1.43) Selezione di pi colonne non contigue fra di loro

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Capitolo1

(Fig.1.44) Effetto della creazione di pi colonne non contigue fra di loro

Occorre osservare che, per creare nuove colonne non necessario selezionare intere colonne; infatti gli stessi effetti ottenuti precedentemente si possono ottenere selezionando qualsiasi combinazione di celle. In pratica, agli effetti della creazione di nuove colonne si ottengono gli stessi effetti selezionando unintera colonna una o pi celle qualsiasi appartenenti alla colonna Per esempio, selezionando alcune celle a caso appartenenti alle colonne B, D, E (figura 1.45), lesecuzione del comando INSERISCI Colonne produce la creazione di tre nuove colonne alla sinistra delle vecchie colonne B, D, E, in modo perfettamente analogo a quanto visto precedentemente con la selezione delle intere colonne B, D, E (figura 1.46).

(Fig.1.45) Selezione di celle appartenenti alle colonne B, D, E

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(Fig.1.46) Effetto dalla creazione di colonne in base a selezione di singole celle

La creazione di righe segue le stesse regole viste ora per la creazione di colonne. Lunica differenza, ovviamente, consiste nella selezione preventiva di righe e nellutilizzo del comando INSERISCI Righe (figure 1.47 e 1.48).

(Fig.1.47) Selezione di celle appartenenti alle righe 3, 4, 6

(Fig.1.48) Effetto della creazione di righe in seguito alla precedente selezione di celle

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Capitolo125 Quali differenze esistono fra le operazioni di cancellazione e di eliminazione? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Possiamo chiarire la differenza fra le operazioni di cancellazione e di eliminazione di una o pi celle di lavoro, oppure di una o pi righe di un foglio, ricordando che: la cancellazione consiste nella perdita dei contenuti, o di altri attributi della cella (formati, commenti, ecc.), lasciando la cella al suo posto leliminazione consiste nella sparizione fisica della cella, che viene sostituita da unaltra cella del foglio di lavoro. In altre parole si pu affermare che, mentre la cancellazione non ha alcun effetto sulle altre celle, leliminazione provoca indirettamente una modifica delle coordinate di altre celle di lavoro, che vengono automaticamente rinominate. Per esempio, se viene eliminata lintera riga numero 5 (figura 1.49), al posto delle celle presenti in quella riga verranno portate le celle di riga 6, nella quale si troveranno le celle della precedente riga numero 7 e cos via (figura 1.50). Questo poich la struttura del foglio di lavoro non prevede la possibilit che la numerazione delle righe, o delle colonne, possa contenere dei salti.

(Fig.1.49) Eliminazione della riga numero 5

(Fig.1.50) Effetto delleliminazione della riga numero 5 50

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26 Come si possono eliminare intere righe e colonne da un foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Prima di qualsiasi operazione di eliminazione occorre selezionare la zona da eliminare. Volendo eliminare intere righe o intere colonne occorre procedere inizialmente alla selezione delle parti da eliminare. Per esempio, volendo eliminare le righe 2, 5 e 6, occorre selezionarle; per farlo occorre cliccare sul numero 2 (identificatore di riga) e, tenendo premuto il tasto Ctrl, cliccare sui numeri 5 e 6 (figura 1.51).

(Fig.1.51) Selezione delle righe 2, 5 e 6

A questo punto lutilizzo del comando MODIFICA Elimina, provoca leliminazione fisica delle righe 2, 5 e 6, con i seguenti effetti sulle altre righe (figura 1.52): la riga 1 rimane al suo posto le righe 3 e 4 prendono il posto della 2 e della 3 la riga 7 prende il posto della riga 4 le altre righe si spostano in alto di tre posizioni Si osservi che, dopo leliminazione delle righe 2, 5 e 6, rimangono sempre selezionate la righe 2, 5 e 6, anche se queste sono state sostituite da altre righe del foglio di lavoro.

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Capitolo1

(Fig.1.52) Effetto delleliminazione delle righe 2, 5 e 6

27 Come si possono eliminare alcune celle da un foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 15 minuti Non sempre necessario eliminare completamente unintera riga o unintera colonna da un foglio di lavoro. In alcuni casi sufficiente eliminare una o pi cella, lasciando le altre celle della riga o della colonna al loro posto. In questi casi occorre prestare molta attenzione, in quanto leliminazione di una singola cella provoca lo spostamento di altre celle (una deve prendere il posto della cella eliminata, unaltra deve sostituire quella appena spostata e cos via). Per questa ragione, prima di decidere di eliminare una singola cella, operazione che pu modificare profondamente lorganizzazione di un foglio di lavoro, occorre domandarsi se non si sta per caso commettendo un errore, in quanto loperazione corretta dovrebbe essere una semplice cancellazione e non uneliminazione. Nel caso si decida invece che loperazione richiesta proprio uneliminazione di una o pi celle di lavoro, si pu procedere nel modo seguente: 1. selezionare la cella o le celle da eliminare; 2. attivare il comando MODIFICA Elimina; 3. scegliere fra le opzioni Sposta le celle a sinistra oppure Sposta le celle in alto. Per esempio, supponiamo di voler eliminare le celle B2, B5, C3, C4 (figura 1.53).52

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(Fig.1.53) Selezione delle celle da eliminare

Una volta selezionate le celle, occorre usare il comando MODIFICA Elimina che provoca lapertura della finestra di dialogo di figura 1.54.

(Fig.1.54) Scelta degli spostamenti da effettuare sulle celle da non eliminare

Se si sceglie lopzione Sposta le celle a sinistra (figura 1.55): la cella in C2 sostituisce la cella eliminata in B2 le celle alla destra di C2 si spostano a sinistra di una posizione le celle in D3 e D4 prendono il posto delle celle in C3 e C4 le celle alla destra di D3 e D4 si spostano a sinistra di una posizione la cella in C5 sostituisce la cella eliminata in B5 le celle alla destra di C5 si spostano a sinistra di una posizione53

Capitolo1

(Fig.1.55) Effetto della scelta di spostare a sinistra le celle non eliminate

Se si sceglie lopzione Sposta le celle in alto (figura 1.56): la cella in B3 sostituisce la cella eliminata in B2 le celle sotto alla cella B3 si spostano in alto di una posizione le celle in C5 e C6 prendono il posto delle celle in C3 e C4 le celle sotto alle celle C5 e C6 si spostano in alto di due posizioni a cella in B7 sostituisce la cella eliminata in B5 le celle sotto alla cella B7 si spostano in alto di due posizioni (in quanto stata eliminata anche la cella B2)

(Fig.1.56) Effetto della scelta di spostare in alto le celle non eliminate

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28 Come si pu ridimensionare una colonna, in modo che sia in grado di visualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Una cella pu contenere caratteri alfanumerici (parole o frasi) oppure numeri (digitati dallutente o calcolati da Excel). Lintero contenuto di cella pu essere visualizzato allinterno della cella stessa, ma in molti casi questo non possibile. Le ragioni di questa impossibilit possono essere dovute a: eccessiva lunghezza del testo da visualizzare ridotte dimensioni della cella eccessive dimensioni del formato di carattere utilizzato. Se risulta impossibile visualizzare lintero contenuto allinterno della cella stessa possono verificarsi diversi casi: se la cella contiene un testo alfanumerico viene visualizzata nella solo la parte di testo che le dimensioni permettono di visualizzare. La parte rimanente di testo pu apparire a video o meno, a seconda che le celle a fianco siano vuote o no. Per esempio, se si usa in C2 lallineamento a sinistra e la cella D2 vuota, parte del testo di C2 apparir invadendo lo spazio riservato a D2 se la cella contiene un numero, le cui dimensioni sono eccessive rispetto alle dimensioni della cella, lintero numero viene nascosto e, al suo posto, appariranno pi simboli di cancelletto (simbolo: #). Il diverso comportamento riservato a testi e numeri dovuto al fatto che lapparizione di un testo parziale permette allutente di avere unidea del testo complessivo e lo invita a ridimensionare le celle in modo da poter leggere i contenuti temporaneamente nascosti. Leventuale apparizione di un numero troncato, invece, non permetterebbe di comprendere facilmente che non si tratta di un valore corretto, ma indurrebbe in errore lutente invitandolo a leggere un valore numerico diverso da quello corretto. In questi casi, come mostrato in figura 1.57, necessario portare il cursore nella posizione di ridimensionamento delle colonne (linea separatrice fra gli identificatori di due colonne affiancate) e, in questa posizione, fare un doppio clic. La colonna verr automaticamente ridimensionata in modo da adattarsi ai contenuti delle celle che la costituiscono. Per esempio, se nella colonna sono presenti tre celle, contenenti rispettivamente testi o numeri che occupano lequivalente di 12, 25 e 9 caratteri, con un doppio clic lintera colonna verr dimensionata in modo da visualizzare testi di 25 caratteri.

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Capitolo1

(Fig.1.57) Ridimensionamento automatico di colonna per visualizzare tutti i contenuti di celle

28 Come possibile ridimensionare in una sola volta pi righe o pi colonne di una tabella? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando occorre ridimensionare una riga (o una colonna), occorre portare il puntatore del mouse sulla colonna grigia (o sulla riga) in cui si trovano le etichette identificatrici delle coordinate di riga (o di colonna). Per esempio, se si vuole allargare la colonna C, occorre portare il puntatore del mouse sulla riga grigia delle etichette di colonna e posizionarlo sul bordo che separa letichetta di colonna C con letichetta della colonna D che si trova alla sua destra. In questa situazione il puntatore assume la forma di doppia freccia orizzontale (oppure verticale per il ridimensionamento di righe) e, con un trascinamento, si pu modificare a piacere la larghezza della colonna (o laltezza della riga). Nel caso sia necessario operare un ridimensionamento contemporaneamente su pi colonne (o su pi righe), prima delle operazioni di ridimensionamento occorre selezionare tutte le colonne (o le righe) necessarie. Per selezionare: una colonna occorre cliccare sulla lettera che identifica la colonna56

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una riga occorre cliccare sul numero che identifica la riga pi colonne affiancate occorre selezionare una colonna e trascinare la selezione a destra (o a sinistra); in alternativa si pu selezionare una colonna e, tenendo premuto il tasto MAIUSC, selezionare lultima colonna del gruppo da selezionare pi colonne sparse occorre selezionare una colonna e, tenendo premuto CTRL, selezionare le altre colonne necessarie pi righe occorre procedere in modo analogo a quello visto per le colonne Una volta selezionate le righe o le colonne interessate al ridimensionamento, sufficiente ridimensionare (allargare o restringere) una sola delle righe o colonne selezionate e loperazione avr effetto contemporaneamente su tutta la selezione effettuata (figura 1.58).Il ridimensionamento simultaneo di pi righe o pi colonne pu essere utilizzato per omogeneizzarne le dimensioni, in tutti i casi in cui precedenti operazioni hanno prodotto fogli piuttosto disordinati

(Fig.1.58) Ridimensionamento di pi colonne contemporaneamente

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Capitolo130 Come si pu ridimensionare una riga, in modo che sia in grado di visualizzare tutti i contenuti delle celle che la costituiscono? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Una cella pu contenere testo su pi righe; per ottenere questo effetto occorre il comando FORMATO Celle, seguito dalla scheda Allineamento in cui viene scelta lopzione Testo a capo. In questi casi possibile che lintero testo non appaia completamente a video (figura 1.59). Con procedure perfettamente analoghe a quelle viste per il ridimensionamento automatico di colonna si pu ottenere il ridimensionamento automatico di riga, in modo che lintero testo su pi righe memorizzato in una determinata cella possa essere visualizzato completamente, senza per questo dover inutilmente allargare la colonna interessata.Il ridimensionamento automatico pu essere utilizzato sia per allargare colonne contenenti celle con testi troppo lunghi, sia per restringere colonne le cui celle visualizzano spazi inutili

(Fig.1.59) Ridimensionamento automatico di riga per visualizzare tutti i contenuti di celle

31 Come possibile semplificare la gestione di un foglio di calcolo contenente un gran numero di dati numerici? Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minuti Quando occorre trattare grandi insiemi di dati numerici, occorre scegliere fra due possibilit di rappresentazione dei dati: costruire un unico foglio di lavoro di grandi dimensioni58

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costruire pi fogli di piccole dimensioni, opportunamente collegati fra di loro La scelta del grande foglio unico ha il vantaggio di contenere in ununica rappresentazione tutti i dati da gestire, ma presenta numerosi svantaggi: si ottiene spesso un foglio troppo complesso da gestire risulta difficile stampare il foglio in modo da ottenere fogli chiari di facile lettura risulta difficile distinguere i dati fondamentali da quelli di importanza secondaria. La scelta di pi fogli correlati fra di loro ha lo svantaggio di creare qualche difficolt iniziale nella progettazione dei fogli, ma presenta numerosi vantaggi: ogni piccolo foglio facile da gestire si possono programmare le dimensioni dei piccoli fogli in modo che ognuno occupi una sola pagina di stampa si pu costruire un foglio di sintesi nel quale sono presenti i soli dati essenziali del problema in esame In generale, se non esistono particolari controindicazioni, preferibile quindi: scomporre un grande problema in pi problemi di dimensioni inferiori associare a ogni sottoproblema un piccolo foglio di lavoro specifico costruire un foglio di collegamento, chiamato anche foglio di sintesi, progettato in modo da riportare su di esso solo i valori pi importanti ottenuti con le elaborazione negli altri fogli Per esempio, in figura 1.60 viene mostrato un elenco di valori numerici che rappresentano landamento, giorno per giorno, dei valori azionari di alcuni titoli quotati in Borsa. La lettura di questi dati ovviamente poco intuitiva e la loro memorizzazione pu essere utile per costruire grafici o rapporti di sintesi, ma non certamente per una lettura analitica.

(Fig.1.60) Andamento giornaliero delle quotazioni di un portfolio azionario 59

Capitolo1Per questa ragione, per ognuno dei titoli citati nel foglio precedente, opportuno costruire un foglio di sintesi, in modo da avere sottocchio una visione sintetica dellandamento di quel titolo specifico. In figura 1.61 si vede, per esempio, il foglio di sintesi relativo a uno dei titoli prima citati. Questo foglio di sintesi, oltre a mostrare alcuni dati sintetici che nel fogli analitico non potevano essere evidenziati (guadagno o perdita totale, rendimento realizzato, rendimento annuo previsto, ecc.), contiene anche un grafico che mostra landamento nel tempo del valore della quota. Nonostante questo dato fosse gi contenuto nella tabella analitica iniziale, evidente che una rappresentazione grafica rende il dato sintetico di lettura immediata.

(Fig.1.61) Foglio di sintesi relativo ai dati di un singolo titolo azionario

Una volta costruiti pi fogli di sintesi, ognuno associato allandamento di uno specifico titolo azionario, si rende necessario costruire un foglio di sintesi di secondo livello, contenente i dati essenziali estratti dai singoli fogli di sintesi. Questo problema viene risolto riportando su un ulteriore foglio di lavoro i dati estratti dai precedenti fogli di sintesi parziali. Si ottiene cos un foglio di sintesi di livello superiore (figura 1.62), nel quale sono mostrati solo i dati essenziali estratti dai fogli di sintesi di primo livello.

(Fig.1.62) Foglio di sintesi di secondo livello contenente i dati dei fogli di sintesi di primo livello 60

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Ovviamente, una volta costruito un foglio di sintesi di secondo livello, sar possibile utilizzarne i dati per costruire un grafico di sintesi di pari livello, in modo da ottenere in un solo quadro sintetico lintera visione dei rendimenti di tutti i titoli del portfolio in esame (figura 1.63). Si pu osservare che tutte le operazioni sopra descritte potevano essere svolte allinterno di un singolo foglio di lavoro, ma evidente che avere suddiviso il problema in pi sottoproblemi ne ha grandemente semplificato la trattazione sia in fase di progettazione dei fogli di lavoro, sia in fase di lettura sintetica dei dati memorizzati.

(Fig.1.63) Quadro sintetico del rendimento di un insieme di titoli azionari quotati in Borsa

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Capitolo132 Quando un foglio di lavoro presenta dati troppo dettagliati, possibile nascondere temporaneamente alcune righe e colonne? Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Uno dei problemi pi importanti, relativi allefficienza di gestione di un foglio di lavoro, consiste nel trovare un giusto compromesso fra le esigenze di memorizzazione dei dettagli e quelle di visualizzazione delle sintesi. In altre parole possiamo affermare che in ogni foglio di lavoro sono solitamente presenti, in proporzioni di volta in volta differenti: elementi analitici (dati grezzi, dettagli specifici, elenchi numerici o nominativi, ...) elementi sintetici (intestazioni di tabelle, dati di sintesi parziale, ...) Mentre gli elementi analitici sono particolarmente importanti in fase di inserimento dei dati, quelli sintetici assumono la loro importanza in fase di lettura finale dei risultati. Questo vero quando tutto funziona correttamente, ma quando la lettura di un dato di sintesi presenta elementi di interpretazione dubbia, solitamente necessario ricorrere a una rilettura di alcuni dati analitici per scoprire lorigine dei risultati inattesi. Da esigenze di questo tipo deriva la necessit di lavorare con un foglio di lavoro tenendo presente la duplice necessit di: avere sempre sotto mano i dati grezzi di dettaglio visualizzare i soli risultati importanti eliminando i dettagli poco importanti. Lapparente contraddizione fra queste due opposte esigenze pu essere risolta facendo ricorso alla possibilit di nascondere temporaneamente alcune righe o alcune colonne, contenenti elementi di dettaglio. In questo modo si potr: visualizzare i soli elementi di sintesi in fase di lettura dei risultati visualizzare anche gli elementi di dettaglio in fase di inserimento dei dati o di ricerca di eventuali errori Per esempio, in figura 1.64 si vedono i dati relativi a un budget di previsione aziendale, contenenti sia i valori di dettaglio, sia quelli ottenuti come sintesi parziali relative ad alcuni capitoli di spesa omogenei fra di loro. La lettura del foglio non immediata, in quanto leccesso di dettagli impedisce di avere una visione di sintesi semplice ed efficace.

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(Fig.1.64) Dettagli di calcolo di un budget di previsione

Nonostante lutilizzo di alcune formattazioni particolari (uso di grassetti, colori di cella, ...) possa servire per rendere pi chiara la distinzione fra dati analitici e risultati sintetici, ovvio che leliminazione temporanea dei dati analitici rende la lettura dei risultati molto pi chiara ed immediata. Per esempio, volendo nascondere temporaneamente le righe comprese fra la numero 4 e la numero 9 occorre: 1. selezionare tutte le righe dalla 4 alla 9 2. attivare il comando FORMATO Riga Nascondi Ripetendo loperazione per le altre righe considerate di dettaglio si possono eliminare altre righe, fino a ottenere a video un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.65. Si pu osservare in figura che, cos facendo, le righe nascoste non sono state eliminate: infatti la numerazione delle righe visualizzate risulta discontinua (dopo la riga 3 appare la 10, dopo la 1 appare la 1 e cos via). 1 7Per fare riapparire le righe nascoste occorre il comando Formato Riga Scopri

(Fig.165) Foglio con alcune righe nascoste

Ovviamente, in modo analogo a quanto visto con le righe, possibile nascondere temporaneamente alcune colonne. Per esempio, volendo visualizzare solo le sintesi trimestrali del budget prima utilizzato, occorrer: 1. selezionare le colonne D, E, F 2. utilizzare il comando FORMATO Colonna Nascondi63

Capitolo13. ripetere loperazione in modo analogo per gli altri trimestri. Al termine si otterr un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.66Per fare riapparire le colonne nascoste occorre il comando Formato Colonna Scopri

(Fig.1.66) Budget aziendale visualizzato solo per sintesi trimestrali

33 Come si possono scoprire righe e colonne temporaneamente nascoste? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Quando alcune colonne (o righe) di un foglio di lavoro sono state nascoste temporaneamente, sempre possibile visualizzarle con il comando FORMATO Colonne Scopri (oppure FORMATO Righe Scopri). Luso di questo comando richiede tuttavia una preselezione di celle che possa indicare a Excel dove si trovano le colonne o le righe da scoprire. Per esempio, in figura 1.67 mostrato un foglio di lavoro con alcune colonne nascoste; si vede infatti, osservando i nomi delle colonne visualizzate, che mancano le colonne C, D, E, F, H, I, J, e altre.

(Fig.1.67) Foglio con colonne nascoste che si vuole scoprire

Volendo scoprire le colonne H, I, J (relative ai dettagli del secondo trimestre), prima di usare il comando FORMATO Colonne Scopri occorre operare una delle seguenti selezioni:64

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selezionare sia la colonna G, sia la colonna K una qualsiasi coppia di celle della stessa riga, appartenenti una alla colonna G, laltra alla colonna H pi coppie di celle, ognuna avente propriet analoghe alla coppia precedentemente descritta. Indipendentemente dalla scelta effettuata nella selezione iniziale, luso del comando FORMATO Colonne Scopri provoca lapparizione dei dettagli del secondo trimestre, come mostrato in figura 1.68.

(Fig.1.68) Risultato ottenuto dopo aver scoperto le colonne relative al secondo trimestre

34 Come possibile nascondere tutte le righe o tutte le colonne di un intero foglio di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 15 minuti Innanzitutto occorre chiarire che, agli effetti pratici, nascondere tutte le righe o tutte le colonne di un foglio di lavoro produce fondamentalmente la stessa situazione. Infatti, in entrambi i casi, non risulter visibile nessuna cella del foglio di lavoro. Per nascondere tutte le colonne di un foglio di lavoro occorre: 1. selezionare lintero foglio di lavoro (clic sul rettangolo grigio comune alla colonna con i numeri di riga e alla riga con i nomi di colonna) 2. attivare il comando FORMATO Colonna Nascondi. Si ottiene un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.69

(Fig.1.69) Foglio di lavoro con tutte le colonne nascoste 65

Capitolo1Per nascondere tutte le righe di un foglio di lavoro occorre: 1. selezionare lintero foglio di lavoro (clic sul rettangolo grigio comune alla colonna con i numeri di riga e alla riga con i nomi di colonna) 2. attivare il comando FORMATO Riga Nascondi. Si ottiene un foglio analogo a quello mostrato in figura 1.70

(Fig.1.70) Foglio di lavoro con tutte le righe nascoste

Ovviamente nulla proibisce di nascondere sia tutte le righe sia tutte le colonne, ottenendo un foglio di lavoro totalmente privo di celle (figura 1.71)

(Fig.1.71) Foglio con tutte le righe e tutte le colonne nascoste

Loperazione di nascondere sia le righe sia le colonne potrebbe rivelarsi necessaria in tutti i casi in cui il foglio di lavoro contenga formule di cui non si vuole divulgare il contenuto. Ovviamente, in questi casi in cui si vuole preservare la riservatezza delle informazioni occorre accertarsi preventivamente che il foglio da nascondere: non contenga alcuna cella in cui occorre inserire dati non contenga alcuna cella necessaria per mostrare risultati Inoltre, per garantire che nessun utente possa accedere ai dati riservati, dopo aver nascosto tutte le righe e tutte le colonne, occorre proteggere il foglio di lavoro con una66

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password nel modo seguente: attivare il comando STRUMENTI Protezione Proteggi foglio digitare una password quando viene richiesta da Excel (figura 1.72)

(Fig.1.72) Inserimento di una password di protezione per rendere il foglio non modificabile

35 Quando in un foglio di lavoro sono state nascoste tutte le righe o tutte le colonne possibile renderle visibili di nuovo? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti In generale, per rendere visibile una colonna nascosta, occorre preventivamente selezionare almeno due colonne: una alla sinistra e una alla destra della colonna nascosta. Dopo questa selezione preventiva possibile attivare il comando F ORMATO Colonna Scopri per vedere la colonna prima nascosta. Questa operazione risulta ovviamente impossibile se tutte le colonne sono state nascoste, ma sempre possibile selezionare lintero foglio di lavoro cliccando sul rettangolo grigio comune alla colonna con i numeri di riga e alla riga con i nomi di colonna. Dopo aver selezionato lintero foglio di lavoro i comandi F ORMATO Colonna Scopri e F ORMATO Riga Scopri funzionano normalmente e permettono di rivisualizzare le parti di foglio precedentemente nascoste.La richiesta di visualizzazione di colonne o righe nascoste non viene eseguita se il foglio protetto da modifiche con password67

Capitolo11.6 - GESTIRE I FOGLI DI LAVORO 36 possibile trasferire un singolo foglio di lavoro allinterno di unaltra cartella di lavoro? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Una cartella di lavoro solitamente costituita da pi fogli di lavoro, in genere collegati fra di loro tramite formule che producono in un foglio risultati che utilizzano dati memorizzati in altri fogli. Da questo punto di vista una cartella un insieme consistente di dati, ognuno legato ad altri. In molti casi, tuttavia, in una stessa cartella possono essere presenti fogli autonomi, cio fogli indipendenti da altri fogli di lavoro della stessa cartella, che vengono inseriti nella cartella in quanto contengono dati utili al problema in esame. Questi fogli possono contenere sia dati utilizzati da altri fogli, sia dati inutilizzati altrove, ma sono privi di celle con valori dipendenti da quelli memorizzati in altri fogli. In questi casi la copia o lo spostamento di un foglio di lavoro risulta unoperazione molto semplice senza particolari controindicazioni. Per esempio, in figura 1.73 si vede un piano di ammortamento di un mutuo bancario, memorizzato in una certa cartella di lavoro. Con il comando MODIFICA Sposta o copia foglio, possibile fare una copia di questo foglio di lavoro in unaltra cartella di lavoro, per esempio nella cartella Conto corrente.xls che gi contiene un foglio di lavoro progettato per gestire un conto corrente bancario.

(Fig.1.73) Piano di ammortamento di un mutuo bancario, da copiare su un file per la gestione di un conto corrente

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Lattivazione del comando MODIFICA Sposta o copia foglio provoca lapertura della finestra di dialogo mostrata in figura 1.74 con la quale possibile: scegliere, fra le cartelle aperte, quella in cui effettuare la copia (pulsante a discesa Alla cartella) stabilire, nella cartella destinataria, la posizione della cartella copiata (nella zona prima del foglio appare lelenco dei fogli di lavoro della cartella destinataria) decidere se spostare o copiare il foglio di lavoro in esame (casella di spunta Crea una copia)

(Fig.1.74) Copia di un foglio di lavoro in unaltra cartella di lavoro

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Capitolo1

37 Come possibile nascondere temporaneamente la presenza di uno o pi fogli di lavoro attivi? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Normalmente si lavora su un foglio di lavoro per volta, in quanto si suppone che allinterno di un foglio di lavoro siano presenti tutti i dati e le formule necessari per affrontare lo specifico problema in esame al momento. Tuttavia esistono situazioni in cui si rende necessario tenere sotto controllo i dati o i grafici presenti in pi fogli di lavoro, oppure possono crearsi situazioni di lavoro in cui la necessit di affrontare pi problemi contemporaneamente implica lesigenza di tenere aperti numerosi file di Excel, anche riguardanti problemi non correlati fra di loro. In questi casi le etichette identificative presenti nella parte bassa del video possono risultare in numero eccessivo, sopratutto se, oltre ad Excel, sono aperti altri programmi contemporaneamente. In questi casi, come si vede in figura 1.75, le etichette che dovrebbero identificare i nomi dei file aperti risultano in numero talmente ridotto che in realt non permettono alcuna identificazione realistica.

(Fig.1.75) Numero eccessivo di file aperti

Se per qualche ragione, per esempio perch si pensa di avere entro breve tempo la necessit di accedere a tutti i file aperti, si decide che non conveniente chiudere alcuni file, si pu tuttavia nasconderne temporaneamente la presenza pur lasciandoli aperti. Per fare questo necessario: identificare un file da nascondere temporaneamente attivare il comando FINESTRA Nascondi ripetere loperazione per tutti i file da nascondere temporaneamente. In seguito a questa operazione tutti i file nascosti risulteranno temporaneamente nascosti, pur rimanendo sempre aperti.70

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Ogni volta che sar necessario lavorare con uno dei file nascosti occorrer usare il comando FINESTRA Scopri e selezionare il file su cui si intende tornare a lavorare (figura 1.76).

(Fig.1.76) Elenco dei file nascosti, pronti per essere scoperti

Se si chiede di chiudere tutti i file (tenendo premuto Maiusc prima di attivare File Chiudi tutto) mentre esistono file nascosti, prima della chiusura Excel chiede se occorre salvare le modifiche apportate anche ai file nascosti.

38 Quando una cartella di lavoro costituita da numerosi fogli di lavoro, possibile riconoscere a colpo docchio alcuni fogli di particolare importanza? Livello: Facile Tempo necessario: 10 minuti Una buona regola per rendere leggibile la rappresentazione tabellare di un problema complesso consiste nel suddividere il problema in numerosi sottoproblemi, in modo da poter progettare un certo insieme di piccoli fogli di lavoro al posto di un unico foglio di grandi dimensioni. In questo modo ogni singolo foglio di lavoro risulta pi facilmente modificabile e trattabile per la ricerca di eventuali errori nascosti nelle celle. Lo svantaggio di questo modo di procedere sta nel proliferare di numerosi fogli di lavoro la cui gestione pu a volte risultare un po confusionaria. Per questa ragione opportuno seguire alcune regole di comportamento, in modo da semplificare linterpretazione dei fogli cos costruiti. Per esempio conveniente seguire queste regole: attribuire a ogni foglio di lavoro un nome breve che ne chiarisca il conte71

Capitolo1nuto in modo intuitivo (per rinominare un foglio: doppio clic sul nome del foglio e scrittura del nuovo nome) ordinare lelenco dei fogli in modo logico, per esempio collocando a sinistra quelli di sintesi e via via che si procede verso destra collocare i fogli meno usati (per spostare un foglio di lavoro: drag and drop sulla linguetta che identifica il foglio di lavoro) Unaltra norma molto utile per riconoscere la funzione di un foglio di lavoro attribuire alla linguetta di identificazione un apposito colore: per esempio si possono colorare in giallo tutti i fogli che prevedono inserimento di dati, in azzurro quelli che contengono solo calcoli intermedi, in blu quelli con risultati di sintesi, in verde quelli contenenti grafici, ecc. Per colorare una linguetta identificativa di un foglio di lavoro occorre 1. fare un clic destro sulla linguetta; 2. scegliere la voce Colore linguetta scheda (figura 1.77) 3. scegliere i colore desiderato fra quelli disponibili.

(Fig.1.77) Scelta del colore di una linguetta relativa a un foglio di lavoro

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39 Come si pu determinare il numero di fogli in un file di Excel? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Ogni file di Excel costituito da pi fogli di lavoro, ognuno identificato da una linguetta che appare in basso nello schermo. Al momento dellapertura di un nuovo file i singoli fogli di lavoro assumono il nome provvisorio Foglio1, Foglio2, ... In qualsiasi momento possibile: aumentare il numero di fogli disponibili (comando INSERISCI Foglio di lavoro) eliminare un foglio esistente (comando MODIFICA Elimina foglio)Prima di eliminare un foglio di lavoro occorre essere certi che il foglio sia vuoto o che contenga solo dati inutili. Al momento dellapertura di un nuovo file, il numero di fogli che appaiono dipende da quanti ne sono stati selezionati nella scheda Generale (casella Fogli nella nuova cartella) che appare quando si attiva il comando Strumenti Opzioni. Se non esistono particolari esigenze di solito consigliabile impostare questo numero di fogli pari a uno: nel caso fosse necessario lavorare con pi fogli sar sempre possibile aggiungerne in seguito a piacere (figura1.78).

(Fig.1.78) Configurazione che prevede lapertura di tre fogli in ogni nuova cartella

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Capitolo140 Come si pu riutilizzare un foglio di lavoro, per produrne un altro simile allinterno dello stesso file? Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti In un file di Excel possono essere presenti pi fogli di lavoro, ognuno identificato da un proprio nome scritto sullapposita scheda (linguetta collocata in basso, appena sopra alla barra di stato). Una volta costruito un foglio di lavoro particolarmente complesso, capita frequentemente di volerlo riutilizzare per un problema simile, modificandone solamente alcune parti. Per esempio, se si costruito un piano di ammortamento di un mutuo, progettato per determinare la rata mensile nel caso di un ammortamento a 120 mesi di un capitale iniziale di 50.000 euro (figura 1.79), pu essere utile riutilizzare lo stesso foglio per ammortamenti a 60 o 180 mesi, per capitali di 80.000 o 100.000 euro.

(Fig.1.79) Piano ammortamento mutuo

Questo obiettivo pu essere realizzato semplicemente modificando i dati iniziali del piano di ammortamento, ma se si desidera conservare tutti i piani di ammortamento preferibile disporre di pi fogli di lavoro indipendenti fra di loro. Per ottenere questa moltiplicazione di fogli