La SfidaSecondo Kieran Maloney, Manager Engineering e Operations di Proxy Biomedical, l'azienda non è diversa in quanto ad esigenze di stampa da altre PMI delle stesse dimensioni e il suo staff composto da 26 persone, con incarichi di produzione, ingegneria, pianificazione e contabilità, aveva a che fare con i problemi solitamente associati a un parco di dispositivi di stampa ormai datati.

La soluzioneMaloney racconta di essere stato contattato dal partner IT dell'azienda TecSupport, che gli consigliava di affidare in outsourcing la funzione di gestione delle stampanti. Un'idea che Proxy Biomedical non aveva preso in considerazione fino ad allora.

Informazioni sul clienteProxy Biomedical, con sede a Spiddal, in Irlanda, è un'azienda leader nell'innovazione dello sviluppo di prodotti medicali di ultima generazione che utilizzano tecnologie di biomateriali proprietarie. L'azienda offre un servizio a valore aggiunto fornendo assistenza in attività di ricerca e sviluppo traslazionale e partecipa attualmente alla ricerca, lo sviluppo e la produzione di dispositivi medici adoperati in chirurgia, ingegneria dei tessuti e farmacologia.

Case study OKI

OKI contribuisce a migliorare la gestione delle stampanti al Proxy Biomedical

MPS OKIIMPLEMENTAZIONE

5 dispositivi

Settore d'impiego: Sanità Soluzione: Managed Print Services Luogo: Irlanda

"Non avevo mai sentito che fosse possibile fare una cosa del genere", dice Maloney. "In precedenza avevo lavorato in grosse multinazionali dove tutti i servizi IT venivano svolti internamente dal personale dell'azienda e non si ricorreva mai all'outsourcing".

Convinto dallo specialista IT di TecSupport dei vantaggi della soluzione Managed Print Services (MPS), Proxy Biomedical si rivolse a OKI per un controllo dei propri processi di stampa. "OKI ha eseguito il controllo osservando in che modo utilizzavamo le nostre stampanti e quanto spendevamo in materiali di consumo, stampa, manutenzione e così via", dice Maloney.

Dopo il controllo, OKI presentò a Proxy Biomedical una proposta sui vantaggi che l'azienda poteva ottenere utilizzando la soluzione MPS. "Ciò che allora mi piacque di più della proposta era che, anche se quello che mi interessava di più era il risparmio sui costi, OKI avrebbe ritirato tutte le nostre vecchie stampanti e le avrebbe sostituite con macchine nuove di zecca. E se avessimo avuto problemi di manutenzione, loro sarebbero venuti a riparare o sostituire i dispositivi difettosi. In più il toner era incluso per tutta la durata del contratto", dice Maloney.

" Prima avevamo problemi con la manutenzione e i costi che dovevamo sostenere. Con OKI, questi costi sono inclusi nel contratto, perciò, se qualcosa si rompe, la stampante viene sostituita o riparata come previsto dall'accordo, senza nessun costo aggiuntivo. Per noi questa è una grande conquista".Kieran Maloney, Manager Engineering e Operations, Proxy Biomedical

OKI ha sostituito sei dei dispositivi di stampa allora utilizzati da Proxy Medical con cinque modelli OKI, quattro MFP sia a colori che monocromatici (uno dei quali per formato A3) e una stampante monocromatica A4.

I prodotti sostitutivi di OKI erano modelli di punta dotati di specifiche avanzate, superiori a quelle delle macchine precedenti. Alcuni di questi dispositivi erano prodotti multifunzione (MFP), che consentono agli utenti di utilizzare una vera "stazione di stampa", in quanto sono in grado di eseguire non solo stampe ma anche scansioni, scansioni verso e-mail, fotocopie e fax.

I VantaggiUno degli aspetti più interessanti dell'installazione era la ragione che la sosteneva. In genere, molti clienti considerano il risparmio sui costi come il vantaggio principale mentre in questo caso era la sostituzione del vecchio parco di stampanti con nuove apparecchiature, oltre alla manutenzione e i materiali di consumo inclusi nel contratto. "È stato il servizio di assistenza che ci ha convinti a scegliere la soluzione Managed Print Services di OKI piuttosto che il risparmio sui costi", dichiara Maloney.

Altri vantaggi ottenuti da Proxy Medical grazie alla soluzione Managed Print Services sono state le funzioni per la gestione in remoto. Ad esempio, se si verifica un problema con una macchina, OKI ha la possibilità di collegarsi in remoto alla macchina e ripararla così come, naturalmente, può recarsi presso la sede del cliente ed effettuare la riparazione sul posto.

Gli ordini di toner e cartucce vengono eseguiti automaticamente quando le macchine rilevano che i livelli di inchiostro stanno per esaurirsi. Quando viene raggiunto un livello predefinito, viene inviato a OKI un messaggio automatico. Le cartucce o il toner vengono spediti immediatamente.

Kieran Maloney, nonostante qualche difficoltà iniziale, ora è molto soddisfatto della soluzione Managed Print Services di OKI. "Ora posso dire di essere davvero contento ripensando ai problemi che avevamo prima con le stampanti. Ad esempio, poiché le nostre stampanti erano ormai datate, avevamo problemi con la manutenzione e i costi associati. Con OKI questa voce di spesa è inclusa nel contratto. Perciò, se qualcosa si rompe, la stampante viene sostituita o riparata come previsto dall'accordo, senza nessun costo aggiuntivo. Per noi questa è una grande conquista".

Vantaggi a colpo d'occhio: • Aggiornamento dell'hardware• Monitoraggio delle

apparecchiature e manutenzione dei dispositivi in remoto

• Gestione automatica dei materiali di consumo

• Maggiore visibilità finanziaria

Se prima il concetto di MPS non gli era familiare, ora Maloney ne è un convinto sostenitore. "L'esperienza del personale dell'azienda con i dispositivi è stata molto positiva. La soluzione Managed Print Services è la via da seguire. L'outsourcing è la soluzione più sensata se si considera la riduzione delle spese e gli altri vantaggi che comporta".

Il Futuro"Se raccomanderei OKI? Certamente sì. Molte attività amministrative sono state esternalizzate, abbiamo ottenuto risparmi finanziari e di tempo e non dobbiamo più preoccuparci della manutenzione e dei relativi costi. Le spese fisse sono fondamentali per noi. Ora so quali saranno i costi di stampa dell'azienda alla fine dell'anno. L'anno scorso non era possibile sapere questo dato in anticipo. La nostra funzione di stampa ora è più facile da prevedere e pianificare.

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Il programma Smart Managed Print Services di OKI comprende una gamma di metodi e strumenti comprovati e collaudati per stabilire lo stato corrente dei costi e dei processi relativi alla stampa di un'organizzazione, prima che OKI possa creare una proposta professionale su misura tale da soddisfare tutti i requisiti specifici del singolo cliente. I nostri dipendenti del reparto tecnico e vendite lavorano a stretto contatto con i nostri

partner principali per offrire un approccio Managed Print Solutions con il massimo valore per i clienti.

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" Se raccomanderei OKI? Certamente sì. Molte attività amministrative sono state esternalizzate, abbiamo ottenuto risparmi finanziari e di tempo e non dobbiamo più preoccuparci della manutenzione e dei relativi costi".Kieran Maloney, Manager Engineering e Operations, Proxy Biomedical