Office 2007
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Transcript of Office 2007
Vincenzo Storace
Microsoft®
usare OFFICE 2007
Imparare ad utilizzare velocemente il software di Microsoft per la produzione di documenti, fogli di
lavoro, presentazioni e database.
2 Vincenzo Storace - Office 2007
ECCETTO DOVE DIVERSAMENTE SPECIFICATO, LA PRESENTE OPERA È RILASCIATA NEI TERMINI DELLA LICENZA CREATIVE COMMONS ATTRIBUZIONE - NON COMMERCIALE - CONDIVIDI ALLO STESSO MODO 2.5 ITALIA,
IL CUI TESTO INTEGRALE È DISPONIBILE ALLA PAGINA WEB: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/it/legalcode
TUTTI I MARCHI E I LOGHI CITATI APPARTENGONO AI RISPETTIVI PROPRIETARI
Vincenzo Storace – Office 2007 3
INDICE
INDICE .................................................................................................................................................... 3
1 WORD 2007 ......................................................................................................................................... 7
1.1 AVVIO DI WORD ............................................................................................................................ 7
1.2 LA BARRA DEL TITOLO ................................................................................................................. 8
1.3 LA BARRA DEI MENU .................................................................................................................. 11
1.3.1 Il menu Home ......................................................................................................................... 12
1.3.2 Il menu Inserisci ..................................................................................................................... 15
1.3.3 Il menu Layout di pagina ........................................................................................................ 17
1.3.4 Il menu Riferimenti ................................................................................................................. 18
1.3.5 Il menu Lettere ....................................................................................................................... 20
1.3.6 Il menu Revisione ................................................................................................................... 21
1.3.7 Il menu Visualizza .................................................................................................................. 21
1.4 LE TABELLE................................................................................................................................. 22
1.5 LE IMMAGINI................................................................................................................................ 23
1.6 LA STAMPA ................................................................................................................................. 24
1.7 LA STAMPA UNIONE ................................................................................................................... 25
2 EXCEL 2007 ....................................................................................................................................... 28
2.1 LA CARTELLA DI EXCEL ............................................................................................................. 28
2.2 LA SRUTTURA DI EXCEL ............................................................................................................ 30
2.2.1 Selezione di Celle .................................................................................................................. 30
2.2.2 Copia e Spostamento ............................................................................................................. 31
2.2.3 Menu di scelta rapida ............................................................................................................. 31
2.2.4 Dimensioni di righe e colonne ................................................................................................. 32
2.3 LAVORARE CON LE TABELLE .................................................................................................... 32
2.3.1 Creiamo il nostro conto corrente ............................................................................................. 32
2.3.2 Somma automatica ................................................................................................................ 33
2.3.3 Formattazione delle celle ........................................................................................................ 34
2.4 IL FOGLIO DI LAVORO................................................................................................................. 38
2.5 LA STAMPA IN EXCEL ................................................................................................................. 39
2.5.1 Anteprima di stampa .............................................................................................................. 39
2.5.2 Stampa .................................................................................................................................. 42
2.6 LE FUNZIONI ............................................................................................................................... 43
2.6.1 Funzioni tipiche semplici ......................................................................................................... 43
2.6.2 Altre Funzioni ......................................................................................................................... 44
2.7 I GRAFICI ..................................................................................................................................... 45
2.7.1 Creazione dei Grafici .............................................................................................................. 45
2.7.2 Terminologia relativa ai Grafici ............................................................................................... 46
2.7.3 Elementi dei Grafici di Excel ................................................................................................... 46
2.7.4 Esempio di Grafico ................................................................................................................. 47
3 POWERPOINT 2007........................................................................................................................... 48
4 Vincenzo Storace - Office 2007
3.1 AVVIARE POWERPOINT ............................................................................................................. 48
3.2 MODALITA’ DI VISUALIZZAZIONE ............................................................................................... 49
3.2.1 Visualizzazione Normale ........................................................................................................ 49
3.2.2 Visualizzazione Struttura ........................................................................................................ 49
3.2.3 Visualizzazione Sequenza diapositive .................................................................................... 50
3.2.4 Visualizzazione Pagina Note .................................................................................................. 51
3.2.5 Visualizzazione Presentazione ............................................................................................... 51
3.3 SALVARE E APRIRE UNA PRESENTAZIONE .............................................................................. 52
3.4 SVILUPPO DI UNA PRESENTAZIONE ......................................................................................... 52
3.4.1 Presentazione con gli oggetti .................................................................................................. 52
3.4.2 Creazione di diapositive omogenee ........................................................................................ 52
3.4.3 Sviluppo di Testo .................................................................................................................... 53
3.4.4 immettere testo in modalità Normale....................................................................................... 54
3.4.5 immettere testo in modalità Struttura ...................................................................................... 54
3.5 SVILUPPO DI UNA PRESENTAZIONE CON TEMA ...................................................................... 55
3.6 INSERIMENTO DI OGGETTI ........................................................................................................ 56
3.6.1 Casella di testo....................................................................................................................... 56
3.6.2 Data, Ora e Numero della diapositiva ..................................................................................... 56
3.6.3 Intestazione e Piè di pagina .................................................................................................... 56
3.6.4 Illustrazioni e Immagini ........................................................................................................... 57
3.7 CONTROLLARE LA POSIZIONE DI UN OGGETTO ...................................................................... 59
3.7.1 Allineamento e distribuzione di oggetti .................................................................................... 59
3.7.2 Disposizione e raggruppamento di oggetti .............................................................................. 60
3.8 AGGIUNTA DI SEQUENZE MULTIMEDIALI ................................................................................. 61
3.8.1 Suoni ..................................................................................................................................... 61
3.8.2 Video ..................................................................................................................................... 61
3.9 LA STAMPA IN POWERPOINT ..................................................................................................... 61
3.10 PROGETTAZIONE DELL’ASPETTO ........................................................................................... 62
3.11 PREPARAZIONE DI UNA PRESENTAZIONE ............................................................................. 63
3.11.1 Impostazione di una presentazione ...................................................................................... 64
3.11.2 Transizione fra le diapositive ................................................................................................ 64
3.11.3 Animazione nelle diapositive................................................................................................. 65
3.11.4 Temporizzazione .................................................................................................................. 65
3.12 PRESENTAZIONE DI DIAPOSITIVE ........................................................................................... 66
3.12.1 Presentazione dal vivo ......................................................................................................... 66
3.12.2 Presentazione “su strada” ..................................................................................................... 67
3.12.3 Presentazioni su Internet ...................................................................................................... 67
3.12.4 Presentazioni su CD-DVD .................................................................................................... 67
4 ACCESS 2007 .................................................................................................................................... 69
4.1 PROGETTARE UN DATABASE ACCESS ..................................................................................... 69
4.1.1 Analisi .................................................................................................................................... 70
Vincenzo Storace – Office 2007 5
4.1.2 Tabelle e Relazione tra tabelle ............................................................................................... 70
4.1.3 Query ..................................................................................................................................... 71
4.1.4 Maschere ............................................................................................................................... 73
4.1.5 Report .................................................................................................................................... 73
4.1.6 Macro ..................................................................................................................................... 74
4.1.7 Testing e Tuning del programma ............................................................................................ 74
4.2 CREARE UN DATABASE ............................................................................................................. 74
4.3 CREARE UNA TABELLA .............................................................................................................. 76
4.3.1 Inserire i campi in tabella ........................................................................................................ 78
4.3.2 Tipo di dati in un campo ......................................................................................................... 78
4.3.3 Descrizione in un campo ........................................................................................................ 79
4.3.4 Proprietà di un campo ............................................................................................................ 79
4.3.5 Chiave primaria ...................................................................................................................... 80
4.4 SALVARE UNA TABELLA ............................................................................................................. 81
4.5 FINESTRA DATABASE ................................................................................................................ 82
4.6 STRUTTURA TABELLA ................................................................................................................ 82
4.6.1 Spostare un campo ................................................................................................................ 83
4.6.2 Aggiungere un campo ............................................................................................................ 83
4.6.3 Cancellare un campo ............................................................................................................. 84
4.7 FOGLIO DATI ............................................................................................................................... 84
4.7.1 Inserimento dati...................................................................................................................... 84
4.7.2 Spostamento tra i Record ....................................................................................................... 85
4.8 LE RELAZIONI ............................................................................................................................. 86
4.8.1 Creare una relazione .............................................................................................................. 86
4.8.2 Cancellare una relazione ........................................................................................................ 88
4.8.3 Modificare una relazione ........................................................................................................ 88
4.9 LE MASCHERE ............................................................................................................................ 88
4.9.1 Struttura Maschera ................................................................................................................. 89
4.10 TROVARE, ORDINARE E FILTRARE I DATI ............................................................................... 90
4.10.1 Trovare i dati ........................................................................................................................ 90
4.10.2 Ricerca e sostituzione di dati ................................................................................................ 91
4.10.3 Ordinare i record .................................................................................................................. 92
4.10.4 Filtrare i record ..................................................................................................................... 92
4.11 LE QUERY ................................................................................................................................. 92
4.11.1 Creare una query di selezione .............................................................................................. 93
4.11.2 I Criteri nelle query ............................................................................................................... 95
4.11.3 Tipi di query ......................................................................................................................... 97
4.11.3.1 Query di aggiornamento .............................................................................................................97
4.11.3.2 Query di eliminazione .................................................................................................................98
4.12 I REPORT ................................................................................................................................... 99
4.12.1 Creare un Report.................................................................................................................. 99
6 Vincenzo Storace - Office 2007
4.12.2 Personalizzare un report..................................................................................................... 103
Microsoft OFFICE 2007 – Guida all’uso ............................................................................................ 104
Vincenzo Storace – Office 2007 7
1 WORD 2007
Word è il software Microsoft per il word processing, ossia per il trattamento dei testi tramite l’aiuto
di un calcolatore elettronico. Gli obiettivi di Microsoft durante lo sviluppo di Word sono sempre stati
tre:
Potenza
Immediatezza
Facilità d’apprendimento
La potenza consiste nel gran numero di operazioni che è possibile compiere con il software sui
documenti (creazione di tabelle, impaginazioni personalizzate, incapsulamento di altri documenti
office, ecc). L’immediatezza consente anche a chi è quasi completamente digiuno di conoscenze
informatiche di compiere alcune operazioni basilari. In oltre la facilità di apprendimento consente di
migliorare rapidamente le proprie conoscenze del programma.
Per facilitare l’apprendimento del software Microsoft Word 2007 ho scelto di spiegare i diversi
comandi presenti attraverso esempi pratici che dovrebbero essere eseguiti dal discente sul proprio
PC, in modo da permetterne una verifica immediata del risultato.
1.1 AVVIO DI WORD
Il programma di installazione, pensa automaticamente a inserire Word nel menu programmi che si
apre con il pulsante Start; se si è installato non solo Word ma tutto il pacchetto Microsoft Office,
Word sarà inserito nel sottomenu Office del menu Programmi.
Per lanciare Word fare clic sul pulsante Start, Programmi e Microsoft Office e fare clic su Word.
Appena si apre, Word si presenta sullo schermo come un foglio bianco con un nutrito numero di
barre, menu e pulsanti comandi.
8 Vincenzo Storace - Office 2007
1.2 LA BARRA DEL TITOLO
La figura mostra la schermata iniziale di Word. Partendo dall’alto, la prima cosa che si incontra è la
barra del titolo; riporta il nome del documento aperto e il nome del programma. Word attribuisce
automaticamente un nome ai documenti: il primo che si crea all’apertura è chiamato Documento1,
poi in successione Documento2 e così via.
Sulla destra della barra del titolo si trovano i tre pulsanti comuni a tutte le finestre di applicazione:
partendo dalla sinistra, il primo riduce la finestra a un’icona sulla barra delle applicazioni di
Windows, il secondo porta la finestra a tutto schermo se è di dimensioni minori e il terzo è il
pulsante di chiusura dell’applicazione.
Sulla sinistra della barra del titolo è presente il Pulsante Office, che farà comparire un menu con i
comandi di apertura, salvataggio e stampa di un file, e la barra di accesso rapido con i pulsanti
personalizzabili.
Vincenzo Storace – Office 2007 9
Il pulsante in basso a destra Opzioni di Word consente la gestione e la personalizzazione di tutte le
opzioni disponibili nel programma word (esempio le impostazioni di salvataggio automatico, le
impostazioni relative al controllo ortografico e grammaticale, le impostazioni di visualizzazione del
documento, etc.).
10 Vincenzo Storace - Office 2007
Se avete appena aperto Word e sullo schermo avete un foglio bianco, prendete subito la buona
abitudine di effettuare un salvataggio: cliccate sul Pulsante Office in alto a sinistra e selezionate la
voce Salva con nome.
La cartella in cui si salverà il file è per impostazione predefinita quella di Documenti. Se si volesse
modificare la cartella in cui salvare il file basterebbe sceglierla fra quelle presenti o spostarsi
altrove. Per modificare la cartella predefinita, invece, si dovrebbe premere sul pulsante Opzioni di
Word appena prima spiegato.
Vi si presenterà una finestra di dialogo intitolata Salva con nome. La casella Nome File, nella parte
inferiore della finestra, è quella in cui inserire il nome che si vuole attribuire al documento: basta
Vincenzo Storace – Office 2007 11
scrivere il nome che si vuole assegnare al documento e andrà automaticamente a sostituirsi al
nome proposto dal programma.
L’ultima casella in basso in questa finestra di dialogo serve per indicare il formato in cui si vuole sia
salvato il documento. Il programma suggerisce “Documento Word (*.doc)” ed è la scelta normale,
cui conviene attenersi, salvo che non ci siano esigenze particolari.
Dopo che il file è stato salvato almeno una volta, e quindi è stata completata la procedura per
assegnargli un nome, è sufficiente impartire il comando Salva, mentre si sta lavorando: il nome del
file non è più richiesto. Si ricorre a Salva con nome solo quando si vuole conservare una certa
versione del file e se ne vuole creare un’altra, in cui apportare delle modifiche.
Altre due scelte fondamentali del menu del Pulsante Office, presente sulla barra del titolo, sono
Nuovo e Apri:
Il comando Nuovo non si limita a mettere a disposizione un “foglio bianco” su cui cominciare a
lavorare: come primo passo, invece, offre la scelta fra un numero di “modelli” predefiniti di
documenti, fra cui lettere, relazioni, fax e altro ancora.
Il comando Apri, invece, propone una finestra di dialogo molto simile a quella di Salva con
Nome. Si seleziona il documento nella parte centrale della finestra e si fa clic sul pulsante Apri.
Altro comando presente nel menu del Pulsante Office è la Stampa, ma di questo tratteremo un po’
più avanti.
1.3 LA BARRA DEI MENU
Sotto la barra del titolo, si trova la barra dei menu di Word in cui sono presenti sette “voci”.
Facendo clic con il mouse su una di queste voci, si modifica la barra degli strumenti sottostante.
12 Vincenzo Storace - Office 2007
Questa barra degli strumenti può contenere diversi pulsanti i cui comandi possono essere anche di
notevole complessità. Cercheremo di vederli insieme attraverso esempi pratici per comprenderne
appieno il funzionamento.
1.3.1 Il menu Home
Il primo menu di carattere generale è il menu Home che contiene alcuni fra i comandi più
importanti, quali quelli della formattazione.
La formattazione è l’insieme di tutte le operazioni che portano a dare una forma al documento:
scelta dei caratteri e dei loro attributi, disposizione dei paragrafi e via elencando.
La barra degli strumenti è suddivisa nelle seguenti sezioni:
Appunti: Taglia, Copia e Incolla: quando si vuole spostare una parte di testo da un punto
all’altro del documento, piuttosto che cancellarlo e riscriverlo nella nuova posizione, si può
“tagliare” dalla posizione attuale e “incollare” nell’altra. Prima di tutto bisogna selezionare la
parte di testo su cui si vuole intervenire e poi si taglia premendo il pulsante con l’icona delle
forbici nella barra degli strumenti, quindi si porta il cursore nel punto, dove si deve essere
inserito il testo e si incolla, premendo il pulsante Incolla sulla barra degli strumenti.
Esempio: dobbiamo spostare il periodo contrassegnato dalla freccia blu sopra di quello
contrassegnato dalla freccia rossa.
Per prima cosa selezioniamo il periodo con la freccia blu. Ci portiamo con il mouse sul margine
sinistro del periodo e quando il puntatore assume la forma di una freccia bianca rivolta a
destra, facciamo doppio clic. Il periodo è quindi evidenziato e possiamo agire sul comando
Taglia (rappresentato da una forbice), della sezione Appunti. A questo punto facciamo clic con
il mouse, prima del periodo che inizia con “Possiamo praticare sconti ……“, cioè, dove
vogliamo spostare il nostro periodo e agiamo sul comando Incolla (rappresentato da una
Vincenzo Storace – Office 2007 13
cartellina gialla con un foglio) sempre della sezione Appunti. Abbiamo ottenuto il risultato
voluto.
Carattere: con un clic sulla freccia verso il basso nella casella dei Tipi di Carattere, si ottiene un
elenco di tutti i tipi di carattere installati nel sistema. Nello stesso modo è possibile modificarne
la dimensione. Sono possibili anche modifiche tipologiche del carattere come il grassetto, il
corsivo e il sottolineato, l’apice, il colore, etc..
Per modificare, bisogna ricordarsi sempre di selezionare il testo al quale si vuole applicare la
formattazione prescelta.
Paragrafo: in Word per paragrafo s’intende tutto il testo compreso fra due ritorni a capo
manuali (il cosiddetto periodo). Se non avete modificato in qualche modo le impostazioni che
Word assume quando viene installato, il testo compare allineato alla sinistra ma con margine
destro frastagliato: quando una parola non sta per intero sulla riga, Word la manda a capo e
lascia dello spazio bianco a fine riga. Questa non è l’unica impostazione possibile: ce ne sono
in tutto quattro:
Allineamento a Sinistra. È l’impostazione di default di Word; le righe sono di lunghezza
diversa allineate solo a sinistra.
Allineamento a Destra. È l’impostazione contraria della precedente.
Centra. Le righe sono di lunghezza disuguale, ma sono allineati i loro centri.
Giustifica. Le righe sono tutte uguali, allineate sia a sinistra sia a destra.
All’interno del settore Paragrafo, troviamo altri pulsanti importanti per la formattazione:
Interlinea. E’ è lo spazio tra due righe di testo misurato dalla linea base di una riga alla linea
base della successiva.
Elenchi puntati e numerati.
Rientro. Anche se si usano allineamenti o la giustificazione, capitano casi in cui è
opportuno che alcuni paragrafi o alcune righe siano rientrati rispetto ad altri. È uso comune,
per esempio, che la prima riga di un paragrafo sia rientrata rispetto alle altre.
Sfondo e Bordo. Definiscono sfondo e bordi del paragrafo evidenziato.
Stili: uno stile è semplicemente un insieme di parametri che definiscono l’aspetto di un blocco
di testo, presi nel loro complesso e identificati da un nome.
Esempio: vogliamo applicare lo stile Titolo 1 ai paragrafi contrassegnati dalla freccia rossa.
14 Vincenzo Storace - Office 2007
Facciamo clic in un punto qualunque della riga contrassegnata dalla prima freccia rossa. Dalla
sezione stili attraverso il pulsante elenco a tendina scegliamo Titolo1. Tutto il paragrafo si è
modificato in base alla scelta appena effettuata. Ripetiamo lo stesso procedimento al periodo
contrassegnato dalla seconda freccia rossa. Facciamo clic, quindi scegliamo Titolo1. La
modifica è stata apportata.
Modifica: Se abbiamo bisogno di ricercare una parola, un carattere speciale, uno stile o una
parte di testo, possiamo utilizzare lo strumento di ricerca di Word. E’ possibile attivarlo
scegliendo Trova.
Vincenzo Storace – Office 2007 15
Si aprirà una finestra di dialogo dove è possibile inserire la parola da cercare. Premendo sul
tasto Trova Successivo verrà evidenziata sul testo la prima occorrenza della parola cercata;
premendo ancora verrà selezionata quella successiva, e così via.
Selezionando la linguetta “Sostituisci” si apre la finestra di sostituzione. Le funzioni presenti
sono analoghe a quelle della finestra trova, con la differenza che è presente un campo in cui
inserire la parola, o la frase con cui sostituire quella trovata.
1.3.2 Il menu Inserisci
La barra degli strumenti è suddivisa nelle seguenti sezioni:
Pagine: i comandi previsti sono relativi all’inserimento nella pagina di un frontespizio, utilizzato
come prepagina di tutto il testo che verrà poi inserito; l’inserimento di una pagina bianca;
l’inserimento di un’interruzione di pagina ed il salto in una nuova pagina successiva alla
precedente.
Esempio: Vogliamo che il testo che segue il punto contrassegnato dalla freccia rossa, sia
spostato nella pagina successiva.
Facciamo clic nella riga vuota presente fra i due paragrafi, contrassegnata dalla freccia rossa.
Scegliamo il comando Interruzione di pagina presente nella sezione Pagine. Riscontriamo,
16 Vincenzo Storace - Office 2007
quindi, che tutto il testo al di sotto del punto prescelto si è spostato in una nuova pagina
successiva.
Tabelle: il comando permette l’inserimento di una tabella in un documento word. La gestione
relativa alle tabelle è uno degli argomenti importanti che verrà affrontato successivamente in
un apposito capitolo.
Illustrazioni: il comando permette l’inserimento nella pagina di immagini, clipart e forme
geometriche. Anche questo argomento, vista l’importanza, verrà affrontato in un successivo
capitolo.
Collegamenti: i comandi di questa sezione permettono l’inserimento nel testo di collegamenti
ipertestuali e di segnalibri.
Intestazioni e piè pagina: i comandi sono destinati alla gestione dell’intestazione o del piede di
pagina di un documento.
Esempio: Inseriamo il numero di pagina in un documento.
Per numerare le pagine non ha importanza in quale pagina ci troviamo, poiché il comando
agisce dalla prima. Scegliamo dall’elenco a tendina di Numero di pagina, la posizione in cui
inserire la numerazione, ad esempio in alto o in basso.
Testo: la sezione sopporta l’inserimento di caselle di testo o di WordArt all’interno di una
pagina, così come il capolettera e l’inserimento di oggetti particolari (esempio clip multimediali,
audio wave, diapositive powerpoint, etc.).
Esempio: Inseriamo una WordArt in un documento.
Se abbiamo già il testo che vogliamo far modificare in WordArt, lo dobbiamo preventivamente
selezionare, altrimenti basta scegliere dal pulante WordArt della sezione Testo, la tipologia che
più si avvicina alle nostre aspettative grafiche. È sempre possibile modificare tutta la grafica
della WordArt prescelta attraverso i comandi presenti nella nuova barra degli strumenti che
appare dalla scelta del menu Strumenti WordArt Formato presente nella barra iniziale dei
menu.
Vincenzo Storace – Office 2007 17
Simboli: da qui è possibile inserire simboli particolari che non sono presenti sulla tastiera (es.
©, ®, ∑, α, ö, etc.).
1.3.3 Il menu Layout di pagina
La barra degli strumenti è suddivisa nelle seguenti sezioni:
Temi: la sezione consente la scelta di temi come sfondo delle pagine e come tipologia di
carattere e paragrafo fra quelle predefinite.
Imposta pagina: la dimensione, l’orientamento e i margini della pagina, le colonne e altro
ancora di particolare sono ciò che gestiscono i comandi della sezione imposta pagina.
Esempio: modifichiamo l’orientamento della pagina da verticale ad orizzontale.
18 Vincenzo Storace - Office 2007
Scegliamo Orientamento Orizzontale dalla sezione Imposta Pagina del menu Layout di pagina.
Quando si effettua questa modifica di orientamento bisogna ricordarsi di modificare anche i
margini del foglio dal comando Margini, presente nella stessa sezione, e scegliere Normale, in
quanto il margine predefinito della pagina orizzontale, predispone il margine sx a 2,0 cm ed il
destro a 2,5 cm e questo non è esatto se si vuole impostare al centro un qualunque testo.
Sfondo pagina: i comandi di bordo, sfondo pagina e filigrana sono relativi alla suddetta
sezione.
Paragrafo: la gestione dei rientri dei paragrafi da sinistra e da destra e la spaziatura fra i
medesimi sono i comandi relativi alla sezione. Questa scelta l’abbiamo già vista nella sezione
Paragrafo della barra degli strumenti del menu Home.
Disponi: se si inserisce una qualsivoglia immagine all’interno di una pagina questa dovrà avere
un’impostazione rispetto al testo. L’argomento verrà approfondito nel capitolo relativo alle
immagini.
1.3.4 Il menu Riferimenti
La barra degli strumenti è suddivisa nelle seguenti sezioni:
Sommario: i comandi relativi alla sezione permettono la creazione e la gestione di un
sommario in un documento.
Esempio: inseriamo un sommario in un documento.
Vincenzo Storace – Office 2007 19
Prima di procedere con il comando predisposto per la creazione del sommario, è importante
sottolineare che per avere un buon sommario è necessario scegliere preventivamente la
formattazione dei titoli dei capitoli e dei sottocapitoli attraverso il comando Stili della barra degli
strumenti del menu Home.
Per prima cosa bisogna posizionarsi con il cursore nel punto desiderato in cui far scrivere il
sommario dal Word.
L’inserimento del sommario è poi abbastanza semplice, in quanto basta scegliere fra le opzioni
presenti premendo il pulsante Sommario della sezione Sommario della barra degli strumenti
del menu Riferimenti.
Note a piè di pagina: i comandi consentono l’inserimento di note all’interno di un documento.
Esempio: inseriamo una nota a piè di pagina in un documento.
20 Vincenzo Storace - Office 2007
Ci posizioniamo nel punto in cui desideriamo inserire una nota e scegliamo il pulsante Inserisci
nota a piè di pagina della sezione Note a piè di pagina. Il cursore si porterà alla fine della
pagina prescelta sotto una linea e dopo il numero “1” sarà possibile inserire le nostre note. È
importante evidenziare che le note saranno numerate progressivamente non in base alla
pagina ma al documento nella sua interezza.
Citazioni e bibliografia: attraverso la sezione è possibile inserire e gestire citazioni e
bibliografie.
Didascalie: vengono gestite le didascalie alle immagini inserite nel documento.
Indice: è possibile inserire e gestire un indice in un documento (l’indice è molto simile al
sommario, ma mentre quest’ultimo può essere inserito anche in automatico, l’indice deve
essere costruito dall’utente punto per punto).
1.3.5 Il menu Lettere
I comandi presenti in questa sezione gestiscono le lettere circolari. Data l’importanza
dell’argomento sarà esposto in un capitolo a parte.
Vincenzo Storace – Office 2007 21
1.3.6 Il menu Revisione
I comandi presenti in questa sezione vengono utilizzati per la gestione della correzione degli errori
di ortografia e di grammatica in un documento.
Esempio: correzione di un documento.
Prima di procedere al controllo ortografico e grammaticale di un documento è conveniente
spostarsi sulla prima riga del documento stesso, in quanto il controllo inizierà dal punto in cui i
troviamo. Scegliamo il pulsante Controllo ortografia e grammatica della sezione Strumenti di
correzione.
In questa schermata abbiamo diverse scelte che ci permettono di ignorare la modifica proposta
soltanto questa volta o sempre, o di accettare la modifica al testo. Una finestra ci avviserà quando
saremo alla fine del documento.
1.3.7 Il menu Visualizza
I comandi presenti in questa sezione sono impiegati per le diverse modalità di visualizzazione della
pagina.
Nella sezione Mostra/Nascondi è utile spuntare, per visualizzarlo, il righello.
22 Vincenzo Storace - Office 2007
1.4 LE TABELLE
Attraverso il menu Inserisci è possibile creare una tabella.
Quattro sono le modalità: Inserisci tabella, Disegna Tabella, Fogli di lavoro Excel, Tabelle veloci.
Per semplicità e comodità d’utilizzo consiglio di utilizzare il primo. Scegliamo perciò
immediatamente numero di righe e di colonne.
Dopo aver inserito una tabella, nel menu dei comandi, compariranno, quando, il cursore è
all’interno della stessa, altri due voci di menu:
Progettazione: gestisce la parte visuale (grafica) della tabella.
Layout: gestisce l’inserimento, l’eliminazione, la modifica, la larghezza e l’altezza di righe,
colonne e celle di una tabella, oltre alla gestione del testo.
Vincenzo Storace – Office 2007 23
Per spostarsi in una tabella fra una cella e l’altra, si può cliccare all’interno della cella desiderata
con il mouse oppure si può utilizzare il tasto TAB della tastiera. Il tasto INVIO non fa passare da
una cella all’altra ma crea un nuovo paragrafo/rigo all’interno della stessa.
Se si desidera modificare la larghezza di una colonna, ad esempio la prima, si deve premere nel
settore indicato dalla freccia evidenziata nel righello.
1.5 LE IMMAGINI
Spesso può essere utile inserire un’immagine in un documento per aumentarne la chiarezza.
L’inserimento di un’immagine è un operazione molto semplice:
1. posizionare il cursore dove si desidera che compaia l’immagine
2. dal menù inserisci scegliere Immagine
3. dalla nuova finestra che appare, scegliere l’immagine che si desidera
4. premere sul tasto Inserisci
Un metodo alternativo può essere quello di copiare un’immagine negli appunti da un altro testo o
da un’altra applicazione (es. Internet Explorer) e poi incollarla nel punto desiderato.
Se è presente un’immagine in un documento ed è evidenziata, sarà visibile nella barra dei menu,
una nuova voce:
24 Vincenzo Storace - Office 2007
Formato. Tale voce gestisce luminosità e contrasto, grandezza, bordo e disposizione del testo
rispetto all’immagine.
Dopo aver inserito un’immagine, potremmo accorgerci che le sue dimensioni non sono
soddisfacenti; è allora possibile ridimensionarla: facendo clic sull’immagine apparirà una cornice
con dei quadratini o dei pallini (maniglie); cliccando su una delle maniglie e trascinando il mouse è
possibile ingrandirne o ridurne la dimensione.
Per eliminare un’immagine è sufficiente farci clic una volta con il tasto sinistro del mouse e
premere il tasto Canc sulla tastiera.
1.6 LA STAMPA
Scritto, corretto e formattato il testo, e opportunamente impostate le pagine, finalmente il
documento sembra completo ed a posto per essere stampato.
Word ci da la possibilità di vedere in anteprima come risulterà il documento su carta. Per far
questo premere il Pulsante Office della barra del titolo e scegliere la voce Stampa, quindi
Anteprima di Stampa.
La parte principale della finestra di dialogo dell’anteprima di stampa è occupata dalla
rappresentazione della pagina. I pulsanti presenti in alto permettono la gestione della/e pagina/e.
L’anteprima è utile per dare l’idea generale dell’aspetto di una pagina su carta.
Se l’anteprima è soddisfacente si può fare clic direttamente sul pulsante Stampa, altrimenti si può
scegliere Chiudi anteprima di stampa per terminare l’anteprima e apportare eventuali altre
modifiche.
L’opzione Stampa apre una finestra di dialogo la cui parte superiore Stampante è dedicata alla
scelta della stampante.
Vincenzo Storace – Office 2007 25
La sezione Pagine da stampare permette di scegliere tra: stampare tutte le pagine, solo quella
corrente, stampare un intervallo di pagine.
La sezione Copie indica quante copie si vogliono stampare dello stesso documento. L’opzione
Fascicola fa sì che se le copie da stampare sono più di una, Word stampi tutta una copia e in
seguito le altre.
Con la casella in basso a sinistra “Stampa di:” si può scegliere se stampare effettivamente tutto il
documento o quale parte di questo (annotazioni, parti nascoste o altro).
Con la casella “Stampa:” subito sotto, invece, si sceglie se stampare tutte le pagine, solo le pari o
le dispari.
In basso a destra è presente un riquadro Zoom. Lasciando inalterato “Adatta al Formato” e
modificando l’opzione Pagine per foglio è possibile cambiare il numero di pagine stampate su un
singolo foglio: 2, 4, 8 o, al massimo, 16. Word provvederà automaticamente a cambiare il corpo dei
caratteri e a scalare le immagini.
1.7 LA STAMPA UNIONE
Un importante utilizzo di word è la realizzazione di circolari con il metodo della Stampa Unione.
Questo meccanismo permette di creare lettere personalizzate a partire da una lettera standard e
da un database (archivio).
Diversi sono le alternative per la creazione di circolari. Noi utilizzeremo il più comodo e semplice in
quanto viene sfruttata la creazione guidata del programma stesso.
La preparazione del documento base è, possiamo dire, banale: si tratta di scrivere la lettera che si
vuole inviare come circolare, lasciando soltanto dei vuoti in tutti i punti in cui debbono inserirsi
informazioni specifiche.
26 Vincenzo Storace - Office 2007
Scritto il documento si sceglie l’opzione Creazione guidata Stampa Unione presente nel pulsante
Inizia stampa unione del menu Lettere.
Da qui il procedimento è guidato (6 passaggi).
Il primo passaggio permette di scegliere il documento al quale si sta lavorando (Lettere, Buste,
Etichette, Elenco): scegliamo Lettere, perché la lettera è ciò che stiamo editando e abbiamo a
video.
Alla richiesta successiva si precisa che si vuole Usare il documento corrente come lettera tipo.
Vincenzo Storace – Office 2007 27
Si passa alla selezione dei destinatari. Si può scegliere se usare un elenco esistente o crearne
uno nuovo. Supponiamo di avere già un documento dati (database) e selezioniamolo con il
comando Sfoglia (consiglio di creare un database in MS Excel).
Il quarto passaggio permette l’inserimento dei campi lasciati vuoti all’interno della lettera. Si
posiziona il cursore dove dovrà apparire il primo elemento variabile (nel mio esempio sotto la
scritta “Destinatario”)e si fa clic sulla voce “Altro…”.
Dalla finestra che compare, si scelgono i campi, uno alla volta, facendoli seguire dal pulsante
“Inserisci” e man mano si vedranno i nomi dei campi comparire nella nostra lettera tipo. E’
nostra cura, se necessario, inserire dei ritorno a capo e degli spazi fra i campi.
Completate le operazioni di inserimento nel documento principale si arriva all’unione vera e
propria attraverso l’anteprima lettere. In questa fase è possibile visualizzare in anteprima le
lettere con i diversi destinatari ed eventualmente modificare l’elenco o escluderne qualcuno.
L’ultimo passaggio è il completamento dell’unione:
Stampa – si avrà l’unione della lettera con i nominativi dell’archivio su carta
Modifica singole lettere – si avrà l’unione della lettera con i nominativi dell’archivio in un
nuovo documento word
E’ sempre possibile in caso di errore, tornare ai punti precedenti per le modifiche da apportare.
28 Vincenzo Storace - Office 2007
2 EXCEL 2007
La schermata con cui si presenta Excel è fin troppo ricca di elementi e potrebbe intimidire chi se la
trova davanti la prima volta. In questa situazione, la cosa giusta da fare è concentrarsi sugli aspetti
essenziali e più immediatamente intuitivi, rimandando ad un secondo tempo l’esplorazione del
resto. È quello che faremo adesso.
Con Excel si possono fare molte cose, ma alla base di tutto c’è il foglio di lavoro. Lavorare con
Excel significa essenzialmente immettere testi e numeri in un foglio di lavoro ed eseguire calcoli
sui numeri immessi.
2.1 LA CARTELLA DI EXCEL
Per lanciare Excel fare clic sul pulsante Start, Programmi e Microsoft Office e fare clic su Excel.
Il foglio di lavoro occupa la parte centrale della schermata di apertura di Excel, ed è formato da
una serie di caselle, che si chiamano celle, definite dall’incrocio di righe e colonne: le righe sono
identificate da una numerazione progressiva sul lato sinistro dello schermo e le colonne si
distinguono l’una dall’altra in base ad una lettera dell’alfabeto, che fa da intestazione per ciascuna
colonna.
Per usare il foglio di lavoro si scrivono nelle celle i dati da elaborare, operazione che si esegue
molto facilmente con il mouse: si porta il puntatore del mouse sulla cella dove si intende scrivere
qualcosa e si fa clic. Intorno alla cella appare un bordo nero, per indicare che è stata selezionata e
il puntatore del mouse assume la forma di una croce quadrata, segno che la cella è pronta a
ricevere dati.
I dati (numeri o lettere) si scrivono, ovviamente, con la tastiera. Per rompere il ghiaccio e veder
come funziona il tutto, portiamo il puntatore del mouse sulla prima cella in alto a sinistra del foglio
di lavoro, quella individuata dall’incrocio della colonna A con la riga 1 e sulla tastiera premiamo il
tasto con numero uno. Questa operazione crea tre effetti:
1. nella cella selezionata compare il carattere 1;
Vincenzo Storace – Office 2007 29
2. nella parte alta dello schermo, cosiddetta Barra della formula, sopra la griglia del foglio di
lavoro compare il numero 1;
3. il puntatore del mouse si trova nella cella selezionata e ha cambiato forma un’altra volta,
diventando una sottile riga verticale.
Adesso premiamo il tasto INVIO per confermare che vogliamo immettere il numero 1 nella cella
A1.
Questa operazione fa scomparire il richiamo del numero 1 che era presente nella barra della
formula, immette materialmente il carattere 1 nella cella A1 e provoca la selezione della cella
immediatamente sotto, quella individuata dalla riga 2 e dalla colonna A.
Adesso che abbiamo fatto la prima e più elementare delle operazioni che si possono eseguire su
un foglio elettronico, immettere un dato, ripetiamo l’operazione sulla cella A2, che è già
selezionata, immettendovi il numero 5 e premendo subito dopo il tasto INVIO, cosa che provoca la
selezione automatica della cella A3.
In questa cella scriviamo la seguente serie di caratteri (possiamo scrivere sia in maiuscolo che
minuscolo):
=A1+A2
Dopo l’immissione dei caratteri premiamo INVIO e nella cella A3 possiamo vedere che al posto dei
caratteri che abbiamo appena scritto ora si trova il numero 6, che è appunto, il risultato della
somma del contenuto della cella A1 con quello della cella A2.
Portiamo il puntatore del mouse sulla cella A1, facciamo clic col pulsante sinistro e scriviamo in
questa cella il numero 7, premendo poi INVIO. La cella A1 prima conteneva il numero 1 e ora
contiene il numero 7. Il contenuto della cella A2 è rimasto uguale (5), mentre nella cella A3 che
presentava il numero 6, adesso c’è il numero 12.
Con queste semplici e intuitive operazioni abbiamo colto l’essenza del foglio di lavoro
automatizzato: nelle celle A1 e A2 abbiamo immesso due valori (1 e 5 per cominciare, 7 e 5 dopo);
nella cella A3 abbiamo scritto la formula che calcola la somma dei contenuti delle celle A1 e A2.
Quando di cambia il contenuto di una delle celle A1 o A2, il risultato della formula contenuto in A3
viene modificato automaticamente, in modo da corrispondere alla nuova situazione.
Nelle celle del foglio di lavoro si possono scrivere dati o formule. Per “dati” si intende qualunque
sequenza o stringa di caratteri; un numero intero o decimale, una frase, una sequenza di lettere,
numeri e segni di interpunzione, fino a un massimo di 255 caratteri per cella.
30 Vincenzo Storace - Office 2007
Quando si immettono dati nelle celle occorre rispettare un solo vincolo: il primo carattere non può
essere il segno di uguale, perché nella convenzione di Excel serve a distinguere i dati dalle
formule.
Nell’esempio che abbiamo appena visto, la presenza di un segno di uguale davanti ai caratteri
A1+A2 dice a Excel che si tratta di una formula, cioè di un comando da eseguire sui contenuti delle
celle A1 e A2.
Proviamo a scrivere in A3 semplicemente A1+A2 senza il segno di uguale: nella cella compare
quello che abbiamo scritto, non il risultato di un calcolo. Non essendoci il segno di uguale all’inizio
della stringa di caratteri, Excel la interpreta come un dato e la inserisce esattamente nella cella.
Dopo aver constatato che è molto semplice e intuitivo ottenere da un foglio di lavoro Excel qualche
risultato utile, possiamo dedicare un po' di tempo ad esplorare l’ambiente in cui ci troviamo,
identificando i vari elementi che lo compongono.
2.2 LA SRUTTURA DI EXCEL
Quando si avvia Excel lo schermo del computer si riempie completamente di una finestra articolata
in vari elementi e si chiama finestra dell’applicazione. Si tratta di una finestra strutturata molto
simile a quella di Word: in testa compare la barra del titolo, quindi la barra dei menu e subito i tasti
dei comandi relativi al menu selezionato. Sul lato destro e in basso alla finestra troviamo le due
barre di scorrimento e la percentuale di visualizzazione. In basso a sinistra troviamo i Fogli di cui è
composta di default una cartella di Excel, per l’appunto 3.
Ogni foglio di lavoro è composto da 65.536 righe e da 256 colonne che intersecandosi formano
16.777.216 celle.
2.2.1 Selezione di Celle
Quando si attiva Excel, la prima casella nel foglio di lavoro, la cella A1, appare circondata da un
bordo nero, più spesso dei bordi che definiscono le atre celle.
Questa caratteristica indica che la cella è “selezionata”, cioè pronta a ricevere input. Il puntatore
del mouse assume la forma di una croce quadrata per indicare che c’è una selezione attiva. Per
selezionare una cella diversa, basta portarvi sopra il puntatore a croce del mouse e fare clic. Se si
porta il puntatore del mouse all’interno di una cella selezionata e si fa doppio clic, il puntatore
cambia forma e diventa una sottile barra verticale, trasformandosi così in un segnale di
inserimento: cursore. Trascinando il mouse, quando ha la forma di un croce bianca, su più celle,
mentre si tiene premuto il tasto sinistro, si genera una selezione multipla, riconoscibile per il fatto
che tutte le celle interessate dal trascinamento, sono circondate da un bordo più spesso e
assumono un colore di sfondo scuro.
Vincenzo Storace – Office 2007 31
2.2.2 Copia e Spostamento
Una cella selezionata può essere spostata o copiata con il mouse. Portando il puntatore a croce su
uno dei bordi della cella selezionata, il puntatore assume la forma di quattro frecce.
Trascinando il bordo sul quale è appoggiato il puntatore, la cella o le celle selezionate vengono
spostate nel punto in cui si interrompe il trascinamento.
Per fare una copia con il mouse di una o più celle selezionate, prima del trascinamento occorre
tenere premuto il tasto Ctrl della tastiera.
I comandi di copia e spostamento possono sempre essere effettuati attraverso i pulsanti presenti
nella barra degli strumenti alla sezione Appunti del menu Home.
2.2.3 Menu di scelta rapida
Facendo clic a destra su una cella selezionata si provoca l’apparizione di una finestrella
rettangolare più o menu lunga, che contiene un certo numero di scritte, del tutto simile ad un
menu. È infatti il menu di scelta rapida o anche menu contestuale.
Questo tipo di menu è una versione sintetica di uno dei menu principali, e elenca soltanto alcune
voci che sono congrue con la situazione in cui è stato fatto clic e servono per selezionare
32 Vincenzo Storace - Office 2007
rapidamente un comando. Per chiudere questo menu senza scegliere nulla basta premere il tasto
ESC della tastiera.
2.2.4 Dimensioni di righe e colonne
Quasi tutti gli aspetti di un foglio di lavoro che si presentano in modo predefinito all’avvio di Excel
possono essere modificati e adattati alle esigenze particolari dell’utente. Gran parte di queste
modifiche si attivano con il mouse. Il caso più frequente è la modifica o l’adattamento della
larghezza delle colonne o dell’altezza delle righe.
Nel foglio di lavoro le colonne sono predisposte per ricevere circa 8 caratteri nel formato standard
dei caratteri usati da Excel. La larghezza può essere portata fino ad una capacità di 255 caratteri.
L’altezza standard delle righe è definita in 12,75 punti tipografici e può essere incrementata fino a
409,5 punti.
Per modificare col mouse la larghezza di una colonna si fa clic sull’intestazione della colonna,
provocando una selezione dell’intera colonna, che viene evidenziata con un colore scuro. Quindi si
porta il cursore sulla linea di separazione fra la colonna selezionata e quella alla sua destra e si fa
clic, continuando a tenere premuto il tasto sinistro del mouse. Il puntatore assume la forma di una
doppia barretta verticale con due frecce: trascinando il mouse verso destra o verso sinistra si
allarga o si restringe la colonna evidenziata.
Per le righe, l’operazione da farsi è concettualmente identica, l’unica differenza è che la selezione
della riga si fa con un clic sulla casella di intestazione a sinistra, che porta il numero d’ordine della
riga.
Se in una colonna si trovano già dei dati, si può adattare la larghezza della colonna
automaticamente, in modo che corrisponda a quella del dato più lungo, facendo semplicemente
doppio clic sulla linea di separazione fra l’intestazione della colonna e quella alla sua destra.
2.3 LAVORARE CON LE TABELLE
In questo capitolo prenderemo confidenza con Excel creando un foglio di lavoro basato su un
esempio concreto. La semplice lettura del testo che segue può essere inutile e noiosissima. Per
evitare questo, bisogna seguire il manuale eseguendo in successione sul computer tutte le
operazioni che vengono descritte qui di seguito.
2.3.1 Creiamo il nostro conto corrente
Sullo schermo del computer è aperta una cartella di lavoro chiamata Cartel1 nella quale è visibile il
primo foglio di lavoro, che si chiama Foglio1. Portiamo il puntatore del mouse sulla cella C4 e
facciamo clic. Scriviamo il numero 17500. Il numero compare nella cella C4 e
contemporaneamente nella barra della formula; premiamo il tasto INVIO della tastiera.
Vincenzo Storace – Office 2007 33
La barra della formula si vuota e la cornice di selezione della cella passa su quella
immediatamente sotto, la cella C5, che ora risulta attiva.
Incoraggiati dal successo di questa prima operazione, proseguiamo con altri valori. Per non farla
troppo lunga, ne immettiamo solo altri quattro dalla cella C4 alla cella C8.
Portiamo il puntatore sulla cella C10 e facciamo clic.
2.3.2 Somma automatica
Esploriamo la barra degli strumenti del menu Home nella sezione Modifica e scorriamola col
mouse fino ad appoggiare il puntatore sul pulsante con il simbolo
Subito sotto il puntatore comparirà una casellina con la scritta “Somma”.
Ed è proprio quello che succede facendo clic su questo pulsante.
Il pulsante col simbolo di sommatoria è una scorciatoia per arrivare più comodamente a un
risultato che potremmo ottenere digitando manualmente la formula nella cella dove ci interessa
averla.
Per immettere materialmente la formula predisposta che viene evidenziata nella barra della
formula, basta premere INVIO con la tastiera.
La formula che viene preparata per noi dal programma è formata dai seguenti elementi:
= simbolo, che, come già sappiamo dagli esempi precedenti è il codice che distingue un
“dato” da una formula
SOMMA è la parola chiave, che identifica l’operazione aritmetica di somma
(C4:C9) questi caratteri indicano l’intervallo sul quale si deve eseguire la sommatoria. In
Excel si chiama intervallo un gruppo di celle contigue e lo si definisce col nome della prima
cella seguito da un segno di due punti e dal nome dell’ultima cella.
L’espressione =SOMMA(C4:C9) immessa nella cella C10 vi farà apparire il risultato della somma
di tutti i numeri immessi nelle celle che formano l’intervallo da C4 a C9.
I singoli importi e la loro somma, immessi in parte a mano e in parte automaticamente
nell’intervallo che va da C4 a C10, non sono molto leggibili: mancano i separatori delle migliaia,
34 Vincenzo Storace - Office 2007
che aiutano a leggere i numeri grandi; inoltre noi sappiamo che i numeri rappresentano importi di
denaro, ma così come sono presentati, non si capisce. È il caso di dare un formato ai numeri,
ovvero, come si usa dire in gergo “formattarli”.
Quando di vuole agire sul contenuto di una o più celle , come intendiamo fare in questo momento,
bisogna prima informare Excel di questa intenzione selezionando le celle interessate da questa
operazione che si andrà a fare. A questo scopo trasciniamo il mouse dalla prima all’ultima casella
dell’intervallo C4:C10. Tutto l’intervallo si borda di nero, per indicare che quel gruppo di celle è
selezionato.
2.3.3 Formattazione delle celle
Fatta la selezione, andiamo a cercare un altro pulsante, presente nella sezione Numeri sempre del
menu Home.
Troviamo un’icona che rappresenta il simbolo delle monete, facciamo clic e ci accorgeremo che
nel foglio di lavoro le cifre sembrano cambiate.
Cosa è accaduto?
L’attribuzione del formato “Euro” a un numero lo allunga, aggiungendo alcuni caratteri e
precisamente “€“ per indicare che si tratta di euro, un punto per separare le migliaia e una virgola
per i decimali.
La colonna C, essendo di ampiezza standard, può contenere otto caratteri numerici: l’aggiunta del
simbolo di valuta e dei separatori delle migliaia ha fatto superare ai numeri la larghezza della
colonna, per cui non potendoli visualizzare correttamente, Excel ha mandato un segnale
trasformando in una serie di # tutti i caratteri che non riesce a visualizzare in quello spazio troppo
ristretto.
Portiamo il puntatore del mouse sull’intestazione della colonna C, sulla linea di demarcazione con
la colonna D. Il puntatore assume la forma di una barretta verticale: facciamo doppio clic e la
colonna si allarga quanto basta per consentire la visualizzazione completa e corretta di tutti i
numeri nel formato valuta.
Vincenzo Storace – Office 2007 35
Per non perdere il lavoro e per riprenderlo in un secondo tempo, occorre registrare su disco la
cartella di lavoro. L’operazione si può eseguire, come già visto in Word, cliccando sul Pulsante
Office della barra del titolo e scegliendo l’opzione Salva con nome.
In un conto corrente bancario non ci sono soltanto operazioni di prelievo (assegno, bancomat,
ordini di bonifico) e, c’è da sperare, ci saranno anche versamenti. Potremmo distinguere i
movimenti di prelievo da quelli di versamento con un segno algebrico, ma per semplicità di
esposizione grafica, stabiliamo allora di creare una colonna per i versamenti e una per i prelievi.
Inoltre, visto che il conto corrente non è nato oggi, ma ha già un po’ di storia, avremo bisogno di un
saldo iniziale dal quale partire.
Cominciamo quindi dalle colonne e dalle loro intestazioni.
Esteticamente l’intervallo A2:E2 è piuttosto povero: le diciture “Documento” e “Versamenti”
appaiono troncate e l’insieme delle scritte contrasta poco con il resto dei dati. Sarà il caso di
provvedere ancora con la formattazione.
Selezioniamo l’intervallo che ci interessa trascinando il puntatore del mouse da A2 a E2 e
facciamo clic sul pulsante del Grassetto della sezione Carattere della barra degli strumenti del
menu Home. Le scritte appaiono ora in grassetto, ma la situazione degli ingombri è peggiorata,
perché i caratteri in grassetto sono più lunghi di quelli normali.
Spostiamoci ora col puntatore del mouse sul bordo destro dell’intestazione della colonna B e
trasciniamo il bordo verso destra fino a mettere bene in vista la parola Documento. Nelle tre
colonne successive (C,D,E) sappiamo che andremo a mettere numeri in formato valuta. Di queste
colonne la C è già larga abbastanza, mentre le altre due sono ancora della larghezza standard.
Proviamo a vedere quanto è larga C per regolarci con le altre due: puntiamo il mouse fra C e D e
dopo aver cliccato leggiamone la larghezza. Selezioniamo contemporaneamente le colonne D ed
E cliccandoci e trascinando il mouse. Puntiamo con il mouse fra D ed E, trascinando fino alla
larghezza prescelta. Ora le tre colonne hanno tutte la stessa larghezza più che adeguata per
contenere numeri nel formato valuta. Già che ci siamo selezioniamo l’intervallo C3:E10 e
attribuiamogli subito il formato Valuta agendo sul pulsante Formato numeri contabilità.
Ancora un piccolo tocco di formattazione. Riselezioniamo l’intervallo A2:E2 e facciamo clic sul
pulsante Centra della sezione Allineamento della barra degli strumenti del menu Home
che serve per centrare il testo nelle caselle.
La maggior parte dei comandi di formattazione si riscontrano nella barra degli strumenti sezione
Carattere del menu Home.
Proseguiamo immettendo le date dei prelievi effettuati con assegni e il numero che li identifica.
36 Vincenzo Storace - Office 2007
Facciamo clic sulla cella E4 per selezionarla e scriviamo:
=E3-C4+D4
Premendo INVIO per la conferma, la formula viene eseguita visualizzando il risultato, che è
l’importo del saldo iniziale, meno l’importo del primo prelievo, più l’eventuale importo del primo
versamento.
Dal momento che non ci sono importi nella colonna dei versamenti, nella cella E4 troviamo la
differenza fra il saldo iniziale e il prelievo.
Ci piacerebbe vedere il saldo del nostro conto corrente subito dopo ogni operazione di prelievo o
versamento. Basta copiare la formula della cella E4 nelle celle sottostanti della stessa colonna, da
E5 a E8. Riselezionamo la cella E4.
Se osserviamo attentamente il bordo nero che circonda la cella E4, noteremo che nell’angolo in
basso a destra c’è un quadratino. Non è un’imperfezione del disegno, ma uno strumento che si
chiama Quadratino di Riempimento.
Agganciando quel quadratino come una maniglia e trascinandolo verso il basso, il bordo della cella
selezionata si allunga e in tutte le celle, che vengono così coperte dal bordo allungato, si genera
una copia della cella selezionata.
Il puntatore del mouse assume, quando è in prossimità del quadratino di riempimento, la forma di
un segno più, tracciato con un tratto continuo, per indicare che è pronto per agganciare il
quadratino e trascinarlo.
Fatta una copia della formula di E4 nelle celle da E5 a E8, possiamo notare che, nelle celle in cui è
stata copiata, la formula originale ha mantenuto la sua struttura, ma sono cambiati i riferimenti alle
celle. Mentre in E4 avevamo:
=E3-C4+D4
nella cella E5 sottostante troviamo:
=E4-C5+D5
e la stessa modifica appare nelle altre copie.
Quando si copia una formula da una cella in un’altra Excel suppone che l’utente voglia avere la
stessa formula in un’altra cella, non con gli stessi indici, reinterpreta, quindi, i riferimenti alle celle
e, mantenendo costanti gli operatori aritmetici, modifica i riferimenti alle celle, in modo che nelle
celle di destinazione questi siano uguali ai riferimenti della formula originale.
Vincenzo Storace – Office 2007 37
Sfruttiamo ancora il Riempimento Automatico per avere una copia della formula che sta in C10.
Selezioniamo C10, agganciamo con il mouse il quadratino di riempimento e trasciniamolo verso
destra in D10 troveremo la formula:
=SOMMA(D4:D9)
Non essendoci valori in quest’intervallo, la cella presenterà il simbolo di valuta e un trattino, per
segnalare che lì c’è qualcosa, anche se non lo si vede.
Per simmetria e per avere un riscontro della correttezza delle nostre formule, creiamo un’altra cella
di totali, questa volta nella posizione E10, alla base della colonna dei saldi. La formula che
immetteremo in questa cella è simile a quella del saldo dinamico, ma fa riferimento ai due totali
generali:
=E3-C10+D10
per evidenziare il significato delle celle calcolate che stanno nella riga 10 selezioniamo la cella
A10, scriviamo “Totale”.
Ci accorgiamo però che non abbiamo spazio per inserire nuove operazioni di prelievo o
versamento, perché la riga 10, quella dei totali, chiude la tabella. Portiamo la riga dei totali nella
riga 1. Utilizziamo il comando taglia e incolla che abbiamo visto in precedenza:
1. selezioniamo l’intervallo da spostare A10:E10
2. portiamo il puntatore del mouse nel bordo della selezione e il puntatore diventano quattro
frecce
3. trasciniamo cliccando il puntatore nella zona in cui vogliamo spostare la selezione, cioè A1.
Adesso che abbiamo liberato il fondo della tabella, possiamo predisporla per ricevere l’immissione
dei dati. Selezioniamo l’intera riga formata dall’intervallo A9:E9 e agendo sul quadratino di
riempimento automatico, trasciniamo il mouse fino a quando il conteggio delle righe ci indica che
siamo arrivati alla riga 100.
Per tornare alla testa del foglio, la cella A1 si può premere la combinazione dei tasti CTRL-HOME
o utilizzare le barre di scorrimento verticali.
Un’ultima messa a punto fondamentale ai fini del risultato: due delle tre celle delle formule per i
totali che stanno nella riga 1, vanno ora modificate, per tenere conto del fatto che abbiamo
predisposto un centinaio di righe per ricevere gli importi dei versamenti e dei prelievi. Facciamo
quindi clic su C1, nella barra della formula troviamo:
=SOMMA(C4:C9)
portiamo la barretta nel punto di inserimento a sinistra del 9 e digitiamo 100, cancellando il 9 in
modo che la formula risulti:
=SOMMA(C4:C100)
Ripetiamo la stessa operazione nella cella D1.
Con questa semplice modifica tutti gli importi che verranno inseriti in una qualunque cella della
colonna C o D compresa fra la riga 4 e la 100 saranno totalizzati e resi visibili nella prima riga del
foglio di lavoro.
38 Vincenzo Storace - Office 2007
2.4 IL FOGLIO DI LAVORO
Visto che il foglio così prodotto è utile al nostro scopo, possiamo pensare di utilizzare 12 fogli della
nostra cartella, uno per ogni mese dell’anno.
Per assegnare ai primi dodici fogli di lavoro il compito di registrare i movimenti separati per mese
dobbiamo semplicemente cambiare nome ai fogli, che, nelle linguette che li identificano, in fondo
alla finestra del documento, portano il nome predefinito di Foglio1, Foglio2, Foglio3, etc..
Per inserire nuovi fogli di lavoro, basta andare sull’ultimo foglio esistente e premere con il tasto
destro del mouse e dal menu di scelta rapida scegliere Inserisci, quindi Foglio di lavoro.
Portiamo il puntatore del mouse sul nome del foglio e facciamo clic con il tasto destro, al menu di
scelta rapida scegliamo il comando Rinomina e digitiamo Gennaio. Ripetendo l’operazione per
dodici volte otteniamo dodici foglio di lavoro, ciascuno col nome di un mese diverso.
Come possiamo fare per avere i dati e le formule anche negli altri mesi?
La prima cosa da fare è selezionare tutta la parte attiva del primo foglio di lavoro, cioè l’intervallo
che va da A1 alla cella E100. Si possono selezionare tutte le celle o con il mouse o con la
combinazione di tasti: MAIUSC+CRTL+FINE avendo cura di posizionarsi prima in A1.
Effettuata la selezione, utilizziamo il comando Copia dalla sezione Appunti del menu Home e
facciamo clic sul foglio Febbraio nella cella A1; attiviamo il comando Incolla sempre della sezione
Appunti e in un sol colpo, otteniamo una copia dei dati del foglio di Gennaio.
L’unica cosa da modificare è la larghezza delle colonne, come è stato fatto per il foglio Gennaio:
selezioniamo le colonne da A ad E e facciamo doppio clic fra 2 qualsiasi intestazioni di colonne.
I fogli successivi a Gennaio contengono i dati del primo mese e quindi andranno cancellati. Per
farlo, selezioniamo le celle che contengono dati a partire dalla cella A3, ma fino alla colonna D, ed
eliminiamo i loro contenuti con il tasto CANC della tastiera. Non dobbiamo cancellare il contenuto
della colonna E, in quanto contiene dati calcolati dalle colonne C e D.
Se cominciassimo a immettere i dati per il mese di febbraio facendo riferimento al saldo iniziale
che avevamo impostato sul foglio gennaio, faremmo a noi stessi un pessimo servizio. Per lavorare
correttamente serve che l’importo della cella E3 del foglio Febbraio contenga il saldo finale di
Gennaio, non quello iniziale dell’anno.
Questa informazione è disponibile: è il valore contenuto nella cella E1 del foglio Gennaio. Quindi
per far si che il saldo finale di Gennaio diventi quello iniziale di Febbraio ci basta copiare il
contenuto della cella E1 del foglio di Gennaio e incollarlo nella cella E3 del foglio Febbraio.
Ormai abbiamo imparato come si fa: clic su E1 in Gennaio, Copia, passaggio al foglio di Febbraio,
clic su E3 in questo foglio e via col comando Incolla.
Ora possiamo tranquillamente lavorare sui fogli successivi sapendo che, se dovessimo tornare
indietro e fare qualche modifica sui valori immessi nei fogli precedenti, il saldo iniziale del foglio
successivo rispecchierà fedelmente le conseguenza di quelle modifiche.
Vincenzo Storace – Office 2007 39
2.5 LA STAMPA IN EXCEL
Per stampare un foglio di lavoro si possono seguire diverse strade. Quando il foglio è piccolo e
semplice si può fare clic sul pulsante Stampa del menu del tasto Pulsante Office.
Le cose si fanno più difficili quando il foglio di lavoro è abbastanza complesso e molto grande. Per
fortuna degli utenti, Excel mette a disposizione la funzionalità della Anteprima di stampa,
richiamabile sempre attraverso il comando Stampa del Pulsante Office.
2.5.1 Anteprima di stampa
Come dice il suo nome, Anteprima di Stampa, permette di vedere il foglio di lavoro come verrà
stampato, senza farlo materialmente. Facciamo subito una prova e attiviamo l’anteprima di Stampa
per il foglio Gennaio.
La barra di stato in fondo a questa schermata informa che il foglio produrrà a stampa una pagina.
Potrebbe capitare di avere più di una pagina e in questo caso si dovrebbero utilizzare degli
accorgimenti per far entrare la stampa in un solo foglio A4.
Dalla finestra di Anteprima si può attivare la funzione Imposta pagina.
40 Vincenzo Storace - Office 2007
La scheda Pagina ci permette di modificare nella sezione Orientamento tale scelta fra Verticale
e Orizzontale. Selezionando l’opzione delle Proporzioni “Adatta a 1 pag. di largh. per 1 di alt.”,
farà in modo che la stampa sia inserita in un solo foglio di stampa, diminuendone in
proporzione appunto le dimensioni in automatico.
La scheda Margini permette, come si evince facilmente, di modificare i margini della stampa
del foglio e di centrarne il suo contenuto.
Vincenzo Storace – Office 2007 41
Per inserire un’intestazione che porta il nome del foglio di lavoro e un piè di pagina con la
parola Pagina seguita dal numero della pagina stessa, basta selezionare la scheda
Intestazione/Piè di pagina.
Sono già disponibili una serie di testi predefiniti per l’intestazione e il piè di pagina, costruiti con
termini ricorrenti nella burocrazia aziendale e utilizzando varie informazioni reperite da Excel
nel sistema. Questi testi standard si possono reperire nella casella a discesa che compare
sotto i due riquadri a sinistra.
Se le diciture predefinite non sono adeguate, se ne possono creare di nuove, agendo sui
rispettivi pulsanti Personalizza. La finestra di dialogo che si presenta è uguale per intestazione
e per piè di pagina e permette di comporre uno di questi testi articolandolo in tre sezioni, che
verranno stampate in tre bande di uguali dimensioni. Il testo da stampare può essere immesso
direttamente in una delle caselle disponibili, intitolate A Sinistra, Al Centro e A Destra.
42 Vincenzo Storace - Office 2007
Il testo immesso in queste caselle può essere formattato scegliendo carattere, stile e
dimensione da una finestra di dialogo che viene attivata premendo il pulsante marcato con la
lettera A. Agendo sugli altri pulsanti che stanno alla destra di quello che serve a formattare il
testo, si possono immettere nelle tre caselle codici automatici che richiamano:
il numero della pagina;
il numero delle pagine in cui si sviluppa l’intero documento stampato;
la data;
l’ora;
il nome del file della cartella di lavoro;
il nome della scheda (foglio di lavoro).
Dalla finestra di dialogo Imposta Pagina è possibile attraverso la scheda Foglio agire sulla
possibilità di stampare o meno la griglia, le intestazioni di riga e di colonna o stampare in
bianco e nero.
2.5.2 Stampa
Dalla finestra di Stampa si possono fare diverse scelte:
Stampare Tutto
Stampare un intervallo da pagina a pagina
Stampare solo ciò che abbiamo selezionato
Stampare i fogli attivi o tutta la cartella (cioè tutti i fogli presenti)
Stampare un certo numero di copie ed eventualmente opzionare la fascicolazione.
Vincenzo Storace – Office 2007 43
2.6 LE FUNZIONI
La tendenza al gigantismo di Excel si manifesta in tutto il suo splendore nella dotazione di funzioni
predefinite: sono esattamente 274 suddivise in categorie.
Non tutti i calcoli sono semplici. Fortunatamente, Excel può eseguire calcoli anche molto
complessi. Le funzioni sono formule predefinite che eseguono elaborazioni matematiche e logiche
complesse. Voi inserite il nome della funzione e tutti gli argomenti (le informazioni aggiuntive)
necessari per la funzione ed Excel esegue i calcoli. SOMMA e MEDIA sono esempi di funzioni
semplici e immediate, mentre RATA e CERCA.VERT sono esempi di funzioni tipiche, ma più
complesse.
2.6.1 Funzioni tipiche semplici
Le funzioni tipiche di Excel si trovano tutte nella sezione Modifica della casella degli strumenti del
menu Home:
SOMMA - somma i valori dell'intervallo selezionato
=SOMMA(C1:C9)
MEDIA - fa la media dei valori dell'intervallo selezionato
=MEDIA(C1:C9)
CONTA NUMERI - conta i numeri presenti dell’intervallo selezionato
=CONTA.NUMERI(C1:C9)
MAX - trova il valore massimo dell'intervallo selezionato
=MAX(C1:C9)
44 Vincenzo Storace - Office 2007
MIN – trova il valore minimo dell'intervallo selezionato
=MIN(C1:C9)
2.6.2 Altre Funzioni
Per le altre funzioni non tipiche esiste l’autocomposizione che si sviluppa in due soli passaggi. Il
primo serve per selezionare la funzione che si vuole utilizzare mentre il secondo guida l’utente
all’inserimento degli argomenti.
Quando l’autocomposizione ha ricevuto le informazioni richieste dalle sue due finestre, inserisce
automaticamente la formula nella cella selezionata.
La prima finestra di dialogo elenca le categorie in cui sono raggruppate le funzioni.
Selezionando il nome della categoria, l’elenco delle funzioni che ne fanno parte compare nella
selezione sottostante.
Per facilitare la ricerca, nella casella Categoria sono disponibili altri raggruppamenti:
Tutte, che sviluppa la lista completa di tutte e 274 le funzioni disponibili in ordine alfabetico
Usate più di Recente, che fa comparire nella casella Selezionare una funzione: un elenco
ridotto delle funzioni che sono state usate nell’ultima sessione di Excel e in quella in corso
altre 11 categorie
Vincenzo Storace – Office 2007 45
È, inoltre, possibile scegliere le funzioni anche direttamente dal menu Formule che contiene già
una suddivisione di categoria delle funzioni stesse.
2.7 I GRAFICI
Con Excel è possibile creare grafici di qualsiasi tipo, al fine di presentare le informazioni nel modo
più efficace. Il programma prevede numerosi tipi di grafici predefiniti e consente di creare i grafici
personalizzati, attraverso l'aggiunta di testo, frecce, titoli e legende, oltre a sfumature,
sovrapposizioni, motivi e bordi.
2.7.1 Creazione dei Grafici
Excel crea i grafici sulla base delle informazioni selezionate dall'utente. Per la creazione dei grafici,
è disponibile Creazione guidata Grafico, una procedura completamente guidata che assiste
l'utente passo dopo passo nella creazione di qualsiasi diagramma. La procedura è in grado di
creare automaticamente un grafico dai dati selezionati, quando questi presentano una determinata
disposizione sul foglio di lavoro. Quando è presente questa disposizione, Excel determina
correttamente le celle da usare come dati, come etichette delle categorie (x) e come etichette per
la legenda. La disposizione richiesta da Excel corrisponde alla disposizione più comune per le
informazioni, quindi i grafici creati automaticamente da Excel generalmente sono corretti e non
richiedono interventi da parte dell'utente. È possibile comunque personalizzare questi grafici
utilizzando tutti i comandi disponibili. Un grafico può essere incorporato in un foglio di lavoro,
oppure trovarsi in un proprio foglio grafico. In entrambi i casi, il grafico rimane collegato ai dati su
cui è basato, quindi se le informazioni cambiano, il grafico viene aggiornato automaticamente.
Un grafico incorporato compare nel foglio di lavoro accanto alle informazioni contenute nelle celle.
Per poter incorporare un grafico, occorre lasciare uno spazio vuoto sul foglio di lavoro.
46 Vincenzo Storace - Office 2007
Quando si inserisce un grafico in un proprio foglio, lo si aggiunge alla cartella di lavoro attiva e si
salva il grafico con essa. Ai fogli grafici vengono assegnati i nomi Grafico1, Grafico2 e così via ed
è possibile rinominarli facendo doppio clic sulla scheda del foglio grafico e digitando il nuovo nome.
2.7.2 Terminologia relativa ai Grafici
I grafici di Excel contengono molti elementi che possono essere selezionati e modificati
individualmente. Quando si posiziona il puntatore del mouse su un elemento del grafico, compare
un suggerimento che identifica l'elemento o visualizza la serie ed il valore, se si tratta di uno dei
dati.
2.7.3 Elementi dei Grafici di Excel
Assi: Asse delle categorie, x, o delle ascisse, disposto orizzontalmente lungo il lato
inferiore nella maggior parte dei grafici, spesso indica serie temporali. Asse dei valori, y, o delle
ordinate, disposto verticalmente lungo il solo lato sinistro o su entrambi, contiene la scala di
rappresentazione dei dati. .Asse z, per i soli grafici tridimensionali (gli assi dei grafici a barre
sono invertiti, mentre i grafici a torta non presentano assi).
Dato numerico Unità di informazione, ad esempio le vendite relative ad un anno.
Serie di dati Gruppo di dati numerici, ad esempio le vendite per gli anni dal 1991 al 1996.
In un grafico lineare tutti i dati di una serie sono collegati dalla stessa linea.
Legenda Guida che spiega i simboli, i motivi e i colori usati per differenziare le serie di dati. I
nomi delle serie vengono usati come etichette per la legenda. È possibile spostare la legenda
in qualsiasi punto del grafico.
Indicatore Oggetto che rappresenta un dato numerico in un grafico. Esempio di indicatori sono
barre, spicchi e simboli. Tutti gli indicatori che appartengono alla stessa serie di dati
presentano la stessa forma, simbolo o colore.
Area del tracciato Area rettangolare, definita dagli assi, che esiste anche attorno al grafico a
torta, il quale non esce mai da questa zona anche quando gli spicchi vengano esplosi.
Formula di serie Formula di riferimento esterno che indica ad Excel quale intervallo di un
foglio di lavoro consultare per localizzare d dati da rappresentare in un grafico. È possibile
collegare un grafico a più fogli di lavoro.
Testo Etichetta di testo visualizzata sul grafico, che è possibile modificare e spostare
liberamente. Titolo del grafico, etichette dei valori e delle categorie, etichette dei dati.
Segno di graduazione Indicatore della graduazione sugli assi delle categorie (x), dei valori
(y) e z.
Una opzione di Excel permette di associare una tabella di dati ad un grafico. Si tratta di un modo
facile ed efficace per fornire i dati insieme al grafico. La tabella è collegata ai dati del foglio di
lavoro, quindi i valori si aggiornano ad ogni modifica effettuata sul foglio di lavoro.
Vincenzo Storace – Office 2007 47
2.7.4 Esempio di Grafico
Selezioniamo tutte le celle da A1 a E4. Nella barra degli strumenti alla sezione Grafici del menu
Inserisci, troviamo il tipo di grafico che più risponde alle nostre esigenze.
La barra dei menu si è modificata e presenta il menu Strumenti grafico con i sottomenu:
Progettazione, Layout, Formato. Da qui è possibile gestire e modificare tutto del grafico appena
inserito.
Come si nota, il grafico viene inserito direttamente nel foglio di lavoro attivo. Per spostarlo in un
nuovo foglio di lavoro della stessa cartella, bisogna premere il pulsante Sposta grafico della barra
degli strumenti del menu Progettazione.
48 Vincenzo Storace - Office 2007
3 POWERPOINT 2007
Sia che si desideri assemblare una veloce presentazione dei dati sulle vendite per la propria
direzione, o creare una proiezione di diapositive sofisticata per l’assemblea degli azionisti,
Microsoft PowerPoint può dare una mano a presentare le proprie informazioni in modo efficace e
professionale.
PowerPoint è un programma di presentazioni grafiche: un software che aiuta a creare una
presentazione con “proiezione” di diapositive. PowerPoint rende facile generare e organizzare le
idee. Fornisce strumenti utili per creare gli oggetti che rendono efficace una presentazione:
diagrammi, grafici, elenchi puntati e numerati, testo che attrae l’attenzione, filmati e effetti audio, e
altro ancora. PowerPoint, inoltre, facilita la creazione dei necessari sussidi per una presentazione,
quali stampanti, note per il relatore e lucidi. Una volta pronti, si può condividere la presentazione
con altri, anche se non hanno installato PowerPoint, in ufficio, o su Internet, dalla fase di
pianificazione fino alla presentazione finale. PowerPoint include anche potenti strumenti per la
gestione di “proiezioni” di diapositive, di cui si ha il completo controllo.
3.1 AVVIARE POWERPOINT
Dato che Microsoft PowerPoint è parte integrante della famiglia di prodotti Microsoft Office, lo si
avvia e si termina allo stesso modo di tutti gli altri programmi Microsoft. Per avviare PowerPoint si
può fare clic sul pulsante start, puntare su Tutti i programmi e selezionare Microsoft PowerPoint
dal sottomenu di Microsoft Office.
Quando si avvia il programma, si apre una finestra che divide lo schermo il tre finestre: a sinistra
abbiamo la miniatura delle diapositive, al centro la diapositiva attiva, e in basso la parte riservata
alle note del relatore.
Nota: Il termine diapositiva a volte viene indicato con il termine inglese slide.
Vincenzo Storace – Office 2007 49
3.2 MODALITA’ DI VISUALIZZAZIONE
Per aiutare l’utente nelle varie fasi di sviluppo di una presentazione, PowerPoint offre cinque
diverse modalità di visualizzazione reperibili nella sezione Visualizzazioni presentazione dalla
barra degli strumenti del menu Visualizza: Normale, Sequenza diapositive, Pagine note e
Presentazione. Inoltre nella finestra di sinistra vi è la possibilità di modificare la visualizzazione in
Struttura, facendo clic nel punto indicato dalla freccia rossa nell’immagine che segue.
3.2.1 Visualizzazione Normale
Questa modalità visualizza una diapositiva per volta. Si usa quando si vuole lavorare sulla singola
diapositiva. Ci si può facilmente spostare fra le varie diapositive tramite le barre di scorrimento
oppure i pulsanti Successive e Precedente posti sotto la barra di scorrimento verticale. Quando si
trascina il cursore di scorrimento in su o in giù lungo la barra di scorrimento verticale, compare una
didascalia che indica quale diapositiva verrà visualizzata quando si rilascia il pulsante del mouse.
3.2.2 Visualizzazione Struttura
50 Vincenzo Storace - Office 2007
La visualizzazione Struttura mostra un elenco dei titoli delle diapositive e i loro contenuti in formato
struttura. Con questa modalità si può comodamente sviluppare il contenuto di una presentazione.
Le singole diapositive sono numerate. Per ogni diapositiva compare un’icona.
3.2.3 Visualizzazione Sequenza diapositive
La visualizzazione Sequenza diapositive mostra un immagine ridotta di ciascuna diapositiva nella
stessa finestra, nello stesso ordine in cui le diapositive compaiono nella presentazione. Questa
visualizzazione torna comoda per organizzare le diapositive, aggiungere azioni fra le diapositive,
dette transizioni, e altri effetti che arricchiscono la presentazione.
Vincenzo Storace – Office 2007 51
3.2.4 Visualizzazione Pagina Note
La visualizzazione Pagina note mostra un’immagine ridotta di una singola diapositiva, con un
riquadro in basso, in cui è possibile immettere il testo relativo alle note del relatore da usare
durante la presentazione. Quando si lavora in questa modalità probabilmente sarà necessario
usare lo Zoom.
3.2.5 Visualizzazione Presentazione
In questa modalità ha luogo la presentazione in sequenza delle diapositive a tutto schermo, una
per volta. Si usa quando si è pronti a effettuare la presentazione. Si può fare clic ripetutamente
sullo schermo, oppure premere il tasto Invio o il tasto Pagina Giù per spostarsi lungo la serie di
diapositive fino a quando si è terminata la loro successione. Per uscire dalla visualizzazione
Presentazione diapositive in qualsiasi momento basta premere il tasto Esc, ritornando così alla
vista precedente.
52 Vincenzo Storace - Office 2007
3.3 SALVARE E APRIRE UNA PRESENTAZIONE
I comandi di salvataggio e di apertura di una presentazione vengono effettuati, come nei
programmi del pacchetto Microsoft Office, sempre attraverso le scelte effettuate dal menu che si
apre facendo clic sul Pulsante Office presente nella barra del titolo.
3.4 SVILUPPO DI UNA PRESENTAZIONE
Prima di poter realizzare una presentazione di diapositive che include testi, diagrammi, immagini e
grafici, bisogna imparare alcuni concetti fondamentali su come si lavora con gli oggetti in
PowerPoint.
3.4.1 Presentazione con gli oggetti
Gli oggetti costituiscono gli elementi base di una diapositiva. Praticamente, qualsiasi cosa viene
posta in una diapositiva è un oggetto: ossia un elemento dotato di certe caratteristiche, che si
possono modificare. Una diapositiva di una presentazione spesso contiene oggetti di testo, oggetti
visivi e oggetti multimediali. Gli oggetti di testo comprendono i titoli, i sottotitoli e gli elenchi puntati
o numerati. Gli oggetti visivi includono figure, Clipart, grafici e diagrammi. Gli oggetti multimediali
includono sequenze audio e video e collegamenti ipertestuali a pagine Internet. Questi oggetti si
possono manipolare con un insieme comune di operazioni base:
a) Selezione e deselezione di un oggetto;
b) Ridimensionamento e spostamento di un oggetto;
c) Eliminazione di un oggetto.
Una volta che si sono imparate a dovere queste tecniche di manipolazione degli oggetti, esse
possono essere applicate a qualsiasi oggetto di una diapositiva.
3.4.2 Creazione di diapositive omogenee
Perché una presentazione risulti ben comprensibile, gli oggetti devono essere disposti in un modo
che risulti efficace dal punto di vista visivo. La funzione Layout presente nella barra degli strumenti
sezione Diapositive del menu Home, aiuta a disporre gli oggetti sulla diapositiva in modo
omogeneo. Ci sono 9 layout automatici, per la maggior parte delle disposizioni più comuni.
Vincenzo Storace – Office 2007 53
Quando si crea una nuova diapositiva si sceglie fra questi layout. È possibile, comunque, applicare
un layout a una diapositiva esistente. Quando si cambia il layout le informazioni già contenute nella
diapositiva non vanno perse. Viene applicato il nuovo layout predefinito e si possono poi disporre i
segnaposto nel modo più opportuno.
La maggior parte del lavoro che si fa per sviluppare una presentazione comprende vari oggetti,
quali quelli forniti dai Layout predefiniti, ma non si è assolutamente limitati a usare soltanto questi
layout. Si possono aggiungere e rimuovere oggetti dalle diapositive in qualsiasi momento, e si
possono ridimensionare e spostare oggetti già presenti. Per svolgere una qualsiasi operazione su
un oggetto per prima cosa bisogna selezionarlo e subito dopo ci si accorgerà della comparsa nel
menu dei comandi di una o più scelte a cui saranno collegate nuove barre degli strumenti.
3.4.3 Sviluppo di Testo
Il testo della presentazione ne costituisce le fondamenta. PowerPoint offre varie funzioni che
permettono di organizzare il testo.
La modalità Visualizzazione normale permette di lavorare con il testo e altri oggetti, una diapositiva
per volta. La modalità Struttura permette di lavorare su tutti i testi delle diverse diapositive
contemporaneamente.
PowerPoint dispone di molte delle funzioni di formattazione di testo tradizionalmente associate ai
programmi di elaborazione dei testi. Si possono applicare vari tipi di caratteri e di effetti per dare al
testo l’aspetto desiderato. Si possono impostare tabulazioni, rientri e l’allineamento del testo. Infine
54 Vincenzo Storace - Office 2007
si può modificare e correggere il testo con vari strumenti, fra i quali gli stili e i correttori
grammaticale e ortografico.
Oggetti titolo. Sono riquadri rettangolari predimensionati che compaiono in testa a ciascuna
diapositiva, e sono usati per i titoli delle diapositive e, in certi casi, per i sottotitoli.
Oggetti elenco puntato. Riquadri che contengono elenchi puntati o numerati di argomenti.
Oggetti casella di testo. Sono riquadri che contengono testi differenti dai titoli e non vanno
formattati come elenchi puntati.
La prima diapositiva di una presentazione generalmente contiene un titolo e dei sottotitoli. Le altre
diapositive spesso hanno pure un titolo, accompagnato da un elenco degli argomenti principali
sotto forma di elenco puntato. Le caselle di testo sono più rare: si usano quando si vogliono
aggiungere note o segnalare argomenti secondari non inclusi in un elenco puntato.
3.4.4 immettere testo in modalità Normale
La modalità Visualizzazione normale viene usata per immettere il testo quando l’attenzione non è
rivolta all’organizzazione generale e al flusso della presentazione, ma piuttosto sul testo o sugli
oggetti di una diapositiva alla volta. Sebbene siano disponibili i medesimi strumenti di
formattazione e modifica della modalità Struttura, in Visualizzazione normale risulta più scomodo
riordinare diversamente gli argomenti, perché si vede una sola diapositiva alla volta.
3.4.5 immettere testo in modalità Struttura
Quando invece si è interessati allo sviluppo del contenuto della presentazione, ma non
necessariamente all’aspetto del testo, conviene usare la modalità Struttura. In questa modalità
vengono mostrati i titoli, sottotitoli e il testo degli elenchi puntati di tutte le diapositive assieme.
Vincenzo Storace – Office 2007 55
La modalità Struttura risulta comoda soprattutto per riorganizzare il contenuto di una
presentazione, assicurando che gli argomenti fluiscano in modo efficace l’uno dopo l’altro. I vari
punti della presentazione possono essere facilmente spostati in alto o in basso entro la struttura.
Il testo viene scritto direttamente nel riquadro segnaposto del testo. Se la lunghezza supera quella
prevista, potrebbe essere utile ridimensionare i caratteri o il riquadro. È anche possibile aumentare
o diminuire l’interlinea. Il punto d’inserimento indica dove comparirà il testo.
3.5 SVILUPPO DI UNA PRESENTAZIONE CON TEMA
Se si ritiene opportuno, ed è sicuramente la scelta migliore, è conveniente utilizzare, dopo aver
avviato il programma PowerPoint, un tema predefinito alla presentazione, opzionandolo dalla
sezione Temi della barra degli strumenti del menu Progettazione.
56 Vincenzo Storace - Office 2007
Da qui è possibile scegliere fra 420 temi totali predefiniti, ottenuti dalla combinazione dello sfondo
e del colore. Oltre a questo è possibile scegliere fra altri 20 effetti e altri venti tipologie di caratteri
già predefiniti. Se non sono sufficienti queste opzioni, per trovare il proprio tema, è sempre
possibile personalizzarselo.
3.6 INSERIMENTO DI OGGETTI
Attraverso la barra degli strumenti del menu Inserisci, si possono inserire all’interno delle
diapositive di PowerPoint, Tabelle, Illustrazioni, Collegamenti ipertestuali, Testi e Clip multimediali.
L’inserimento di una tabella è del tutto simile al procedimento visto in MS Word, cioè bisogna
scegliere numero di righe e di colonne di cui sarà strutturata.
3.6.1 Casella di testo
Di solito per immettere testo in una diapositiva si ricorre al titolo, ai sottotitoli e agli elenchi puntati.
Tuttavia, quando si vuole aggiungere del testo al di fuori dei soliti segnaposto, per esempio
un’annotazione o didascalia su un diagramma o grafico, si usa una casella di testo. Nella sezione
Testo del menu Inserisci menu si sceglie Casella di testo. La casella in questione non deve per
forza essere rettangolare: si può infatti usare anche una delle Forme, presenti nella sezione
Illustrazioni, predefinite di PowerPoint, una raccolta di forme che vanno dai soliti rettangoli o cerchi
fino alle frecce o stelle. Quando si inserisce del testo in una di queste forme il testo ne diventa
parte integrante.
3.6.2 Data, Ora e Numero della diapositiva
Si possono inserire singole indicazioni della data, dell’ora o del numero della diapositiva nel testo
della presentazione. Per esempio, si può volere che nel testo di una quotazione di borsa compaia
la data corrente. Le date e le ore possono avere due formati: come campo o come testo. Se si
inserisce come campo, PowerPoint inserire un codice per la data, e ogni volta che la data verrà
automaticamente aggiornata dall’orologio interno. Quando si inseriscono i numeri delle diapositive,
PowerPoint cura la numerazione corretta.
3.6.3 Intestazione e Piè di pagina
Le informazioni contenute in un’intestazione o piè di pagina compaiono su tutte le diapositive
tranne quella del Titolo. Spesso contengono informazioni quali il titolo della presentazione, il
numero della diapositiva, la data, o il nome del relatore. Conviene tuttavia controllare che queste
aggiunte non rendano troppo “congestionata” la presentazione. Di solito la dimensione dei caratteri
di queste informazioni è abbastanza piccola da evitare il rischio di distogliere l’attenzione, ma
Vincenzo Storace – Office 2007 57
conviene fare qualche prova con la dimensione dei caratteri e la collocazione di queste
informazioni.
3.6.4 Illustrazioni e Immagini
Sono in tutto 6 le possibili illustrazioni che si possono inserire in una diapositiva di PowerPoint:
1. Immagine – la scelta viene effettuata su file immagini presenti nel nostro hard disk.
2. ClipArt – le clipart sono selezionabili in una sezione che si apre sulla destra della finestra di
PowerPoint. La casella Cerca permette una selezione rapida dell’oggetto clip da immettere in
diapositiva. Un’alternativa è cercare una clipart all’interno del sito Office di Microsoft.
58 Vincenzo Storace - Office 2007
3. Album foto – è una delle novità del Powerpoint 2007 e permette l’inserimento di immagini con
la relativa didascalia.
4. Forme – si possono scegliere linee, rettangoli, forme geometriche, frecce, diagrammi di flusso,
stelle e decorazione e callout.
5. SmartArt – novità di PowerPoint 2007 che ingloba anche gli organigrammi della precedente
versione del programma.
6. Grafico - È possibile selezionare quanto di meglio ci sia a disposizione per i grafici attraverso
questa opzione.
Vincenzo Storace – Office 2007 59
In fase di creazione verrà aperto un foglio di Excel per l’inserimento dei dati alfanumerici da cui
partire per la gestione del grafico.
3.7 CONTROLLARE LA POSIZIONE DI UN OGGETTO
PowerPoint offre diversi strumenti per controllare la collocazione di un oggetto sulla diapositiva.
Uno di questi è la griglia, una matrice di punti non visibile. Se la griglia è attivata, attraverso
l’opzione Griglia della sezione Mostra/Nascondi della barra degli strumenti del menu Visualizza, un
oggetto si “incollerà” al punto più vicino della griglia.
Si può anche fare aderire in questo modo l’oggetto a una forma, così che come nuovi oggetti essi
vengano collocati automaticamente sulla diapositiva allineandosi alle forme preesistenti.
3.7.1 Allineamento e distribuzione di oggetti
Spesso quando si lavora con più di un oggetto, essi hanno un aspetto migliore se vengono
correttamente allineati l’uno all’altro. Per esempio, si possono allineare tre oggetti con quello più a
sinistra in modo che il punto più alto di essi risulti su una stessa linea orizzontale invisibile.
A volte non si tratta di allineare ma di distribuire elementi orizzontalmente e verticalmente. Si può
specificare se la distribuzione uniforme deve limitarsi allo spazio correntemente usato dagli oggetti,
o all’intera diapositiva.
Dal pulsante Disponi della sezione Disegno della barra degli strumenti del menu Formato –
Strumenti disegno, che appare quando si preme su una Illustrazione (immagine), è possibile
gestire i comandi di allineamento e distribuzione.
60 Vincenzo Storace - Office 2007
3.7.2 Disposizione e raggruppamento di oggetti
Quando una diapositiva contiene più oggetti può essere utile verificare come essi interagiscono
l’uno con l’altro. Se gli oggetti si sovrappongono, il disegno creato per ultimo verrà posto sopra
quelli meno recenti: è però possibile cambiare l’ordine di sovrapposizione dei vari oggetti.
Se si è creata una raccolta di oggetti che operano assieme può convenire raggrupparli creando
così un nuovo oggetto di disegno che si può spostare, copiare o ridimensionare come singola
unità.
La gestione dei comandi avviene sempre dal pulsante Disponi, visto nel sottocapitolo precedente.
Vincenzo Storace – Office 2007 61
3.8 AGGIUNTA DI SEQUENZE MULTIMEDIALI
Sebbene le diapositive, anche bene illustrate, non possano compensare l’assenza di contenuti,
sarà sicuramente più facile attirare l’attenzione dei partecipanti alla presentazione se le diapositive
sono vivaci e interessanti anche sotto l’aspetto visivo.
È facile arricchire una diapositiva con l’aggiunta di un’immagine, una creata dall’utente o anche
una delle centinaia fornite assieme a Office. Se si dispone poi dell’hardware appropriato, per
esempio una scheda audio con relativi altoparlanti, si possono includere anche file sonori e filmati
video nella presentazione.
3.8.1 Suoni
Un suono è un file che produce un suono.
Come si evince dall’immagine, è possibile inserire suoni e brani audio già presenti nel nostro hard
disk o registrarne di nuovi.
3.8.2 Video
Un video è un file che può essere riprodotto come filmato animato. Molto spesso il clip video è
accompagnato dal sonoro.
3.9 LA STAMPA IN POWERPOINT
Prima di stampare una presentazione conviene ricorrere alla finestra di dialogo Imposta pagina del
menu Progettazione, per scegliere le proporzioni delle diapositive della presentazione e il loro
62 Vincenzo Storace - Office 2007
orientamento in stampa. Da questa finestra di dialogo si può anche controllare la numerazione
progressiva delle diapositive.
Si possono stampare tutti i componenti di una presentazione (le diapositive, una struttura, le note e
gli stampati) sia in bianco e nero che a colori. La finestra di dialogo Stampa offre le funzioni
standard di Windows, con la possibilità di stampare più copie, di specificare intervalli di pagine o
più diapositive per pagina.
Quando si stampa una struttura, PowerPoint la stampa come essa appare in visualizzazione
Struttura.
3.10 PROGETTAZIONE DELL’ASPETTO
Quando si crea una presentazione, il suo aspetto dipende in parte dal contenuto ma anche dal
pubblico a cui si rivolge. Una presentazione, per definire gli obiettivi del reparto vendite di una
società, avrà un aspetto molto diverso da quello di una presentazione per una lezione di italiano.
Vincenzo Storace – Office 2007 63
Microsoft PowerPoint permette di controllare l’aspetto di una presentazione in due modi: mediante
i temi, che abbiamo già visto, e gli schemi.
Lo schema è visualizzabile e modificabile dal pulsante Schema diapositiva della sezione
Visualizzazione diapositiva della barra degli strumenti del menu Visualizza.
Se si vogliono applicare modifiche globali all’aspetto di uno o più elementi delle diapositive, per
esempio usare un diverso tipo di carattere di punto elenco per tutti gli elenchi puntati, non è
necessario modificare singolarmente ogni diapositiva. Si possono invece cambiare
contemporaneamente ricorrendo agli schemi. PowerPoint si prenderà cura dell’aggiornamento
delle diapositive esistenti, e applicherà le impostazioni a ogni diapositiva aggiunta
successivamente.
Se si desidera che un certo oggetto, per esempio il logo aziendale, compaia su ogni diapositiva
(salvo sulla diapositiva titolo), lo si inserirà nello Schema diapositiva. Si possono, comunque,
anche creare diapositive che non seguono il formato degli schemi.
3.11 PREPARAZIONE DI UNA PRESENTAZIONE
Microsoft PowerPoint offre molti strumenti che aiutano a controllare il modo con cui le diapositive
vengono presentate al pubblico.
Una presentazione di diapositive computerizzata può contenere speciali effetti visivi, sonori e di
animazione. Per esempio, si possono programmare speciali transizioni, ovvero tecniche di
passaggio da una diapositiva all’altra. È anche possibile controllare il modo con cui ciascun
elemento di una diapositiva viene introdotto al pubblico, mediante animazioni. Si possono
aggiungere pulsanti d’azione operativi, su cui chi presenta può facilmente fare clic per attivare un
collegamento ipertestuale che fa saltare direttamente a un’altra diapositiva della medesima
presentazione. PowerPoint include anche strumenti utilizzabili per temporizzare la presentazione,
e fare in modo che non duri troppo o troppo poco tempo. Una presentazione PowerPoint può
essere ravvivata con l’aggiunta di opportuni passaggi di parlato o musica. È infatti possibile
registrare un brano e inserirlo direttamente nella presentazione. Alcune presentazioni contengono
64 Vincenzo Storace - Office 2007
diapositive che sono appropriate per un certo tipo di pubblico, ma non per altri: in tal caso è
possibile creare presentazioni di diapositive personalizzate che includono solo una certa selezione
di diapositive, in un ordine prescelto, dirette ad uno specifico tipo di pubblico.
3.11.1 Impostazione di una presentazione
PowerPoint offre tre diversi tipi di presentazioni adatte a una varietà di situazioni, da una
tradizionale proiezione su grande schermo, a una presentazione automatica presso uno stand,
quindi su monitor di un PC, a un’altra da esporre in modalità prettamente cartacea.
Nelle particolari situazioni in cui non si vogliono mostrare tutte le diapositive di una certa
presentazione a un particolare pubblico si può specificare un intervallo di diapositive da
visualizzare, o si possono nascondere singole diapositive.
3.11.2 Transizione fra le diapositive
Per dare maggiore efficacia visiva a una rappresentazione si possono aggiungere vari tipi di
Transizioni nel passaggio da una diapositiva all’altra. Per esempio, si può creare un effetto
“dissolvenza”, in cui la vecchia diapositiva scompare gradatamente mentre inizia a comparire la
successiva, oppure si può fare “spingere via” la diapositiva corrente da quella successiva.
Dall’immagine suesposta si deduce che i comandi per la gestione delle transizioni vengono
determinati attraverso la barra degli strumenti del menu Animazione. È possibile scegliere fra 5
diverse tipologie di transizioni:
a. Dissolvenze
b. Cascate
c. Scorri e copri
d. Strisce e barre
Vincenzo Storace – Office 2007 65
e. Casuale
Ad ogni transizione è possibile stabilire una velocità di esecuzione ed associare un’eventuale
segnale acustico.
3.11.3 Animazione nelle diapositive
Si possono usare delle animazioni per introdurre alcuni degli oggetti presenti su una singola
diapositiva uno alla volta, o anche con speciali effetti di animazione. Per esempio, un elenco
puntato si può fare comparire un punto elenco alla volta, oppure si può fare comparire
gradualmente un’immagine o un diagramma sullo sfondo della diapositiva. PowerPoint supporta
molti tipi diversi di animazione. Si possono animare i diagrammi introducendo le serie o le
categorie del diagramma una alla volta.
Le Animazioni vengono inserite e gestite attraverso la stessa barra degli strumenti che si utilizza
per le transizioni.
A mano a mano che si creano altre animazioni, se ne può avere l’anteprima per verificare che
l’effetto combinato sia quello previsto.
3.11.4 Temporizzazione
Per default le transizioni e le animazioni si susseguono al clic del mouse o al tasto Invio della
tastiera, ma se la presentazione deve essere svolta entro un certo arco di tempo, si possono usare
le funzioni di temporizzazione di PowerPoint per essere sicuri che non duri troppo a lungo, o che
invece si svolga troppo velocemente.
È possibile, infatti, specificare il tempo esatto di visualizzazione di ogni diapositiva, verificando che
le temporizzazioni adottate siano praticabili e operative per il relatore.
66 Vincenzo Storace - Office 2007
Dalla barra degli strumenti del menu Presentazione si gestisce l’intera presentazione.
Quando si crea una presentazione automatica, conviene spesso aggiungere una descrizione a
voce per meglio mettere in evidenza i punti più salienti. PowerPoint permette di registrare un
commento parlato mentre si collauda la presentazione. Questi commenti possono poi essere
inseriti nei punti opportuni sulle diapositive.
3.12 PRESENTAZIONE DI DIAPOSITIVE
Quando si è pronti alla dimostrazione di una presentazione di diapositive si scoprirà che
PowerPoint offre molti strumenti per un’efficace presentazione a persone diverse.
Le scelte avvengono attraverso la finestra che appare dal pulsante Imposta presentazione della
sezione Imposta della barra degli strumenti del menu Presentazione.
3.12.1 Presentazione dal vivo
Quando si effettua la presentazione di persona si possono usare gli speciali strumenti di
navigazione fra le diapositive di PowerPoint. Ci si può spostare in avanti o indietro un passo alla
volta, oppure saltare a una data diapositiva. Mentre si effettua la presentazione si possono mettere
in evidenza i concetti chiave usando il mouse come un puntatore luminoso. Si può controllare il
colore del puntatore per adeguarlo ai colori della presentazione. PowerPoint dispone anche di
strumenti per registrare idee che sorgono nel corso della presentazione, incluso l’impiego di
Appunti presentazione, per esportare idee a un documento di Word, o per inserirle nella propria
agenda.
Vincenzo Storace – Office 2007 67
Se durante la presentazione si fa click con il tasto desto del mouse, comparirà il menu di scelta
rapida.
3.12.2 Presentazione “su strada”
Se si pensa di effettuare la presentazione in una località distante, non è neppure necessario che
sia disponibile l’intero pacchetto PowerPoint. Invece di installare PowerPoint sui computer locali, si
può comprimere la presentazione in un file archivio, trasferibile su un comune dischetto. Una volta
giunti nella località distante, il file compresso verrà scompattato sul computer del cliente e poi verrà
eseguita la presentazione, senza la necessità che su tale computer sia installato PowerPoint.
Dal tasto Pulsante Office della barra del titolo scegliere quando si seleziona il comando Salva con
nome la seconda opzione Presentazione di PowerPoint.
3.12.3 Presentazioni su Internet
Per raggiungere un pubblico più vasto possibile si può pensare di collocare la presentazione sul
World Wide Web.
Dal comando Salva con nome, Altri formati salva Pagina Web, si formatta la presentazione nel
linguaggio HTML (HyperText Markup Language), un semplice sistema di codifica usato per
formattare documenti per una intranet o per internet. L’impiego di questo linguaggio sul Web
permette alle presentazioni di essere viste dai browser Web.
3.12.4 Presentazioni su CD-DVD
E’ possibile, infine, prevedere una creazione di un CD-DVD che contenga la presentazione e sia
auto partente.
68 Vincenzo Storace - Office 2007
La procedura è del tutto automatizzata, poiché basta scegliere il comando Pubblica, opzione
Pacchetto per CD, dal menu che compare premendo il tasto Pulsante Office della barra del titolo.
Vincenzo Storace – Office 2007 69
4 ACCESS 2007
Con il termine DBMS (acronimo di Data Base Management System) s’intende un sistema per la
gestione di basi di dati, cioè il software di tipo generale utilizzato per strutturare, costruire,
modificare e consultare basi di dati. Quindi, un database non è altro che una raccolta organizzata
di informazioni.
Nella vita di tutti i giorni, usiamo dei database: la rubrica telefonica, un elenco di clienti, un catalogo
di prodotti, le schede del personale, e così via. Grazie a Microsoft ACCESS si può realizzare un
database per memorizzare ed elaborare tutte le informazioni di cui si ha bisogno.
Nel linguaggio dei computer, si definisce dato qualsiasi tipo d’informazione. I dati possono avere
forme diverse: testo, quotazioni di borsa, saldi di conto corrente, etc.. Un programma di solito può
leggere i dati da una fonte esterna (per esempio da un dischetto) oppure richiedervi di inserirli
manualmente. In entrambi i casi, una volta che i dati sono stati catturati, il software di solito li
immagazzina in un formato fisso e ci consente di rivedere o rielaborare le informazioni.
I programmi di database come ACCESS esistono per permettere di estrarre facilmente le
informazioni che servono e manipolare i dati a proprio piacimento.
I database computerizzati, come i loro corrispondenti materiali, sono anch’essi raccolte
organizzate d’informazioni. La differenza è che un database computerizzato permette di essere
molto più flessibile. Per esempio, per trovare un numero di telefono in una rubrica telefonica di
solito è necessario conoscere il cognome della persona. La maggior parte delle rubriche sono
organizzate per cognome, e non c’è modo di cambiare l’ordine una volta che l’impostazione sia
stata data. Se la stessa rubrica esistesse nella forma di database computerizzato, invece,
potremmo effettuare la ricerca in base all’indirizzo, al nome di battesimo o addirittura al codice
postale.
Allo stesso modo, i database computerizzati permettono di cambiare facilmente l’ordine dei dat i.
Permettono inoltre di visualizzare un sottogruppo di dati.
La descrizione ufficiale di ACCESS è sistema di gestione di database relazionali.
“Relazionale” significa che si possono stabilire dei collegamenti detti relazioni tra diversi database.
Fino ad ora si è detto che un database è una raccolta di dati organizzati secondo una qualche
logica. Nella maggior parte dei sistemi, tutto ciò che riguarda i dati (ad esempio la schermata per
l’inserimento di dati o lo stampato finale che li sintetizza) è considerato una fetta separata della
torta. ACCESS, invece, si distingue perché i suoi database non sono costituiti solo dai puri dati, ma
anche dagli elementi correlati che servono per gestire i dati.
Ogni database di ACCESS può contenere quattro tipi diversi di oggetti: tabelle, maschere, query e
report. Per essere più precisi, ne esistono altri due: le macro ed i moduli. Consistono in strumenti
abbastanza complessi che si impiegano per costruire delle applicazioni personalizzate di
ACCESS.
4.1 PROGETTARE UN DATABASE ACCESS
Quando si vuole costruire un programma in ACCESS occorre seguire una serie di passi ben
precisi, quali:
• Analisi del problema
• Creazione degli archivi (Tabelle)
70 Vincenzo Storace - Office 2007
• Creazione delle relazioni tra un archivio e l’altro
• Creazione della struttura elaborativa dell’applicazione (Query)
• Creazione delle maschere
• Creazione dei Report
• Creazione delle Macro
• Testing e tuning del programma
• Personalizzazione dell’applicazione
Effettuiamo ora un’analisi di ogni singolo punto.
4.1.1 Analisi
A prescindere da qualsiasi database e linguaggio di programmazione si voglia utilizzare, il primo
passo da seguire è il compimento di una buona analisi del problema. Ciò consiste nell’esame di
una situazione reale, di un modello o di un problema, effettuato attraverso la sua scomposizione in
elementi più semplici, lo studio del comportamento dei singoli componenti e l’individuazione dei
collegamenti funzionali che sussistono tra essi.
Quindi, quando si progetta un database, occorre prendere tutto il tempo necessario per
organizzare le informazioni e capire di cosa si ha effettivamente bisogno. L’obiettivo più importante
è quello di minimizzare gli interventi di correzione successivi. Il modo più efficace per iniziare il
progetto di un database consiste nel disegnarlo su carta, cercando di estrinsecare dal problema i
dati di partenza, i risultati da ottenere ed il percorso logico elaborativo mediante il quale si vogliono
ottenere.
4.1.2 Tabelle e Relazione tra tabelle
Nei database ACCESS, le informazioni si immagazzinano in un oggetto che si chiama tabella.
Le tabelle sono un insieme di righe e colonne, dove ogni colonna rappresenta un campo cioè una
singola categoria di informazioni, ed ogni riga rappresenta un record ovvero una singola voce del
database. La tabella prevede dei dati separati per colonne per ciascun raggruppamento logico di
dati.
Vincenzo Storace – Office 2007 71
Formattando un campo si controlla il tipo di informazione che contiene. Se si formatta un campo in
modo che possa contenere solo valori numerici, si evita che nel campo possa per errore essere
inserito un testo.
Le tabelle sono correlate attraverso un campo; molte delle tabelle che si utilizzeranno in ACCESS
utilizzano un campo detto chiave primaria che consente la definizione univoca del valore in un
campo: il valore in esso contenuto non deve avere alcun duplicato nella tabella. Il modo più
semplice per correlare due tabelle consiste nell’utilizzare la chiave primaria di una tabella come
chiave esterna nella seconda tabella. In pratica, ognuna delle tabelle contiene campi specifici solo
a quella tabella e un campo che consente un collegamento ad almeno una delle altre tabelle.
Perché sono necessarie le chiavi primarie?
Perché permettono un’esecuzione molto più rapida di molte operazioni. Le chiavi permettono
inoltre di trovare dei dati più velocemente grazie alla loro unicità.
Se ogni tabella è collegata ad ognuna delle altre attraverso un campo, allora il database sarà molto
efficiente. La suddivisione delle informazioni in gruppi coerenti permette di gestire grandi quantità
di dati in database molto complessi dal punto di vista delle informazioni, ma molto semplice in tutto
quello che riguarda la gestione dei dati.
L’idea che sostiene un database relazionale come ACCESS è di eliminare la necessità di duplicare
le informazioni. Una tabella contiene una serie di informazioni specifiche che vengono poi messe
in relazione con quelle di un’altra tabella. Se per qualunque motivo, si ha poi bisogno di modificare
dei dati, si deve intervenire solo una volta anziché in tutti i record in cui appare quel dato.
4.1.3 Query
Essere in grado di organizzare i dati è già una buona cosa, ma una delle operazioni più importanti
è forse quella di riuscire a trovare le informazioni desiderate in una tabelle che contiene una vasta
mole di dati. Una delle funzioni più potenti di ACCESS è proprio quella di interrogare un database
per reperire determinate informazioni.
72 Vincenzo Storace - Office 2007
In ACCESS l’oggetto che consente di manipolare i dati, nel senso più specifico del termine, è la
query. Formalmente possiamo dire che una query può essere un’interrogazione al database per
avere informazioni di ogni tipo sui dati in esso contenuti. Tutte le query che vengono scritte in
ACCESS sono, in maniera trasparente, tradotte in linguaggio SQL (Structured Query Language),
che consente, a fianco di una semplicità evidente, di gestire tutti i dati ed i problemi relativi alle
informazioni volute. La grande facilitazione che viene offerta è nell’uso delle griglie QBE (Query By
Example) per costruire le proprie interrogazioni. Le query, infatti, possono essere “scritte” tramite
un esempio visivo, sarà compito poi del programma stesso la traduzione di queste nel linguaggio
vero e proprio.
A differenza di un semplice schedario dove si può esaminare un record alla volta, ACCESS è in
grado di rispondere ad una query trovando tutti i record che soddisfano certe condizioni, chiamate
criteri. I criteri sono semplici restrizioni alle informazioni utilizzate da ACCESS per la ricerca. I
criteri possono includere più campi e più tabelle.
Le query possono servire per le seguenti operazioni:
• Mostrare i record che soddisfano certe condizioni
• Visualizzare i record selezionati in una tabella, ordinati in un certo modo
• Aggiornare campi specifici nei record selezionati con nuove informazioni
• Visualizzare contemporaneamente i record selezionati in più tabelle
• Aggiungere informazioni da una tabella all’altra
• Rimuovere i dati o i record selezionati da una tabella
Un altro strumento che ACCESS mette a disposizione è il filtro. Esso, come dice la parola stessa,
è in grado di filtrare il contenuto delle tabelle e visualizzare solo le informazioni desiderate.
La differenza rilevante tra una query ed un filtro è che le query possono essere salvate e rilanciate
in qualsiasi momento. I filtri, invece, sono effimeri: quando si chiude la tabella, qualsiasi filtro si
abbia definito svanisce nel nulla.
I risultati delle query si definiscono dynaset perché non sono altro che sottoinsiemi (subsets)
dinamici (dynamic) di una tabella. Per “dinamici” si intende che, qualsiasi cambiamento si apporti
alla tabella originale, ACCESS lo riporterà automaticamente nel risultato della query (o viceversa).
Sono disponibili diversi tipi di query, ognuno dei quali produce risultati differenti.
Le più utilizzate sono:
a. Query di selezione: questo tipo di query permette di specificare vari criteri che ACCESS usa
per la selezione dei record. Tutti i record selezionati vengono quindi visualizzati nel foglio dati
della query.
b. Query a campi incrociati: questo tipo di query viene spesso usata per rappresentare
graficamente i dati di una o più tabelle. Una query a campi incrociati serve per visualizzare
tendenze e generare prospetti riassuntivi su gruppi di record. È disponibile
un’Autocomposizione che semplifica la creazione di questo tipo di query.
c. Query di azione: questo tipo di query viene usato per aggiungere o modificare informazioni in
un gruppo di record in una tabella nuova o già esistente. Appartengono a questo tipo le query
di aggiornamento, le query di eliminazione e le query di creazione tabella.
Quando ci si appresta a costruire una query, può essere utile scrivere su carta le domande da
trasformare in query. Bisogna cercare di essere il più specifici possibile, per evitare di trovare dati
Vincenzo Storace – Office 2007 73
non desiderati. Una volta impostata una query, è possibile provarla e modificarla in un secondo
tempo (nel caso non produca i risultati attesi). È opportuno perciò, almeno i primi tempi, prestare
molta attenzione alle domande che il sistema ci pone via via per la costruzione.
4.1.4 Maschere
L’inserimento dei dati è la parte meno divertente di ACCESS. Certamente inserire un record o due
non è poi così male, ma inserire dozzine di record diventa, presto, un compito che si vorrebbe a
tutti i costi evitare.
Una delle tecniche possibili per l’inserimento dei dati all’interno delle tabelle consiste nell’uso dei
fogli dati. Le tecniche per l’uso dei fogli dati possono essere utili, ma il foglio dati non è il modo più
efficace per inserire informazioni in una tabella. Si può risparmiare almeno in parte la noia del
lavoro di inserimento dati usando le maschere.
Una maschera di ACCESS permette di visualizzare le informazioni in modi differenti. È possibile
visualizzare e modificare gruppi di record, o visualizzare tutti i campi di un singolo record all’interno
di una maschera.
Una maschera è una rappresentazione a video di un modulo su carta. Si può progettare una
maschera per presentare ciascun record nel formato desiderato. Se si vogliono visualizzare più
record alla volta, si può tornare facilmente alla modalità tabella, o fogli dati, con un semplice clic
del mouse.
Formalmente una maschera è l’interfaccia grafica su video tramite la quale si possono
rappresentare dei dati, inserirli ed aggiornarli.
4.1.5 Report
Fino a questo punto, sono state create e utilizzate le tabelle per l’immagazzinamento di dati; le
maschere per la loro visualizzazione, per l’inserimento e per la modifica; e, infine, le query per
elaborare delle informazioni. Questo metodo di lavoro è perfettamente adeguato se non si pone
mai la necessità di condividere le informazioni con qualcun altro. Dato che questa è però
un’eventualità frequente, è necessario anche essere in grado di stampare i dati.
Sebbene sia possibile stampare copie di tabelle, maschere e dei risultati di una query, si ottiene un
controllo molto superiore sul formato delle informazioni stampando dei report. Per molti aspetti, la
realizzazione di un report è simile all’impostazione di una maschera: è possibile scegliere in che
modo raggruppare i record, selezionare i campi da includere e determinare la posizione dei campi
nel report. La maggior parte delle tecniche valide per creare una maschera valgono anche per la
definizione di un report. Si può inoltre creare un report che visualizzi i subtotali relativi a gruppi
selezionati di record, oppure per ogni pagina, e quindi includere un totale finale per l’intero report.
Spesso si crea una query e quindi si basa il report sulle informazioni presentate dalla query. Ciò
consente di esercitare ampio controllo sulle informazioni che si includono nel report.
Formalmente un Report è un’interfaccia grafica su stampante tramite la quale rappresentare un set
di informazioni.
74 Vincenzo Storace - Office 2007
4.1.6 Macro
Servono per collegare il tutto. Senza macro o procedure evento (cioè il codice vero e proprio) non
è possibile creare un programma chiuso nel vero senso della parola. Infatti senza macro o codice
ogni maschera o report andrebbero gestite manualmente e si perderebbero le potenzialità
acquisite dall’ambiente di sviluppo.
Quindi, formalmente, possiamo dire che una macro è un elenco denominato di istruzioni create per
Microsoft Access. Ciascuna istruzione viene chiamata azione. Durante l’esecuzione delle macro, le
azioni vengono portate a termine in base all’ordine in cui sono visualizzate, utilizzando gli oggetti o
i dati specificati per gli argomenti dell’azione. Le macro possono essere utilizzate per
automatizzare delle operazioni ripetitive e per estendere la capacità del database.
Data la complessità dell’argomento, la richiesta pregressa conoscenza del programma Microsoft
Access e di un minimo di nozioni di programmazione, e macro non saranno affrontate nel presente
manuale.
4.1.7 Testing e Tuning del programma
Il testing e il tuning non sono altro che una prova di funzionamento, cioè, una attività che ha lo
scopo di verificare il buon funzionamento del programma ovvero la sua rispondenza ai prerequisiti.
Durante questa fase si procederà anche all’error simulation ovvero la simulazione di errori per
prevedere qualsiasi stato della macchina.
4.2 CREARE UN DATABASE
Analizziamo come esempio per la creazione di un database, la realtà di una biblioteca al fine di
gestire tutti i libri e di rintracciarne velocemente uno o più in base a selezioni multiple.
Come primo passo identifichiamo tutte quelle che saranno le informazioni che si vorranno
elaborare.
Nel caso di una biblioteca ci sarà sicuramente:
Descrizione Libro
Generi
Editori
che individuano rispettivamente i libri, i generi dei libri e gli editori.
Esistono poi una serie di informazioni connesse alle precedenti come ad esempio: autore, titolo,
pagine, prezzo, volumi, ed altri dati necessari o volontari.
Tutte queste sono le informazioni che una volta elaborate forniranno i risultati aspettati.
Il concetto di database di qualche anno fa portava a considerare tutte queste informazioni
all’interno di un blocco unico (es. Clipper, DB III, Cobol) molto pesante da gestire e soprattutto con
una ridondanza spiccata, ovvero lo stesso dato era ripetuto più di una volta, all’interno dell’archivio,
in quanto apparteneva a più categorie contemporaneamente. In ACCESS tutto ciò è risolto in
modo brillante in quanto si tratta di un relazionale puro. Si può perciò pensare ad una divisione
logica dei dati:
Vincenzo Storace – Office 2007 75
Libri Generi Editori
Titolo Autore Pagine Volumi Edizione Tascabile Prezzo Anno di pubblicazione
Genere Editore
Vediamo alcune considerazioni: potrebbero esistere dei libri con lo stesso titolo, con lo stesso
autore, con lo stesso numero di pagine e magari con lo stesso prezzo. Per scongiurare il pericolo
di duplicazioni si deve fare in modo che ogni prodotto sia identificato univocamente; ciò avviene
tramite un Identificativo (detto “ID Libro”). Esso sarà un’informazione senza ripetizione nell’archivio,
a cui si assegnerà la proprietà di chiave primaria in modo tale che il sistema stesso effettui
automaticamente il controllo sull’unicità del dato.
Il medesimo discorso si può impostare per i generi e per gli editori al fine di identificarli
univocamente all’interno dei rispettivi archivi. Consideriamo perciò “ID Genere” ed “ID Editore”.
Pensiamo ora al flusso logico del programma: un libro entra in biblioteca e prima dell’ingresso
dobbiamo obbligatoriamente aver già catalogato sia il genere che l’editore.
Si delinea perciò il seguente scenario:
Libri Generi Editori
ID Libro Titolo Autore ID Editore ID Genere Pagine Volumi Edizione Tascabile Prezzo Anno di pubblicazione
ID Genere Genere
ID Editore Editore
Queste costituiranno le future tabelle. In ognuna di esse saranno contenuti i dati strettamente
relativi a ciò a cui sono preposte.
N.B. Se nelle tabelle GENERI e EDITORI i campi ID sono di tipo “contatore”, nella tabella LIBRI tali
dati sono solo dei riferimenti numerici delle precedenti tabelle. Il tipo di dato da impostare per
questi campi è, perciò, Numero Intero. Importante è ricordare che all’interno di una stessa tabella
può esistere un solo campo “contatore”. In questo istante ogni tabella ha un riferimento ad almeno
un’altra tabella, mettendoci in grado di tracciare dei collegamenti:
76 Vincenzo Storace - Office 2007
Tali collegamenti in ACCESS prendono il nome di Relazioni o join.
Nel caso di join tra più tabelle è possibile in ACCESS applicare o meno l’integrità referenziale.
Essa è una proprietà che, in determinati contesti, automatizza il funzionamento delle tabelle.
Ad esempio, nel caso in questione se si applicasse l’integrità referenziale e ad un certo punto,
dopo aver già inserito un certo numero di libri, si decidesse di eliminare un editore perché fallito,
questo meccanismo cancellerebbe anche tutti i record nella tabella libri collegati a EDITORI, che
contengono un riferimento all’editore eliminato.
Come si evince dunque, quello dell’integrità referenziale, è un ottimo meccanismo di
sincronizzazione degli archivi, che trova applicazione solo nel momento in cui non si ha la
necessità di mantenere un archivio storico.
Si può affermare a questo punto che la fase di analisi sia terminata, bisognerà procedere dunque
alla creazione delle tabelle assegnando il giusto tipo di dato ai vari campi con un corretto
dimensionamento degli stessi.
4.3 CREARE UNA TABELLA
Prima di procedere alla creazione della prima tabella Access ci chiede di creare il database e per
questa operazione, dopo aver individuato, attraverso il pulsante start nel menu Tutti i programmi, il
sottoelenco Microsoft Office, quindi Access 2007, dobbiamo premere all’apertura del software il
Pulsante Office e selezionare la voce Nuovo. Sulla destra della finestra ci verrà richiesto di inserire
il nome del file e di premere il tasto crea.
Anche qui è possibile, come per gli altri programmi facenti parte del pacchetto Office, selezionare
un modello preesistente a cui appoggiarsi per la creazione automatica di un database.
Vincenzo Storace – Office 2007 77
Scegliamo come nome di file “Elenchi”.
Per la creazione di una tabella è necessario selezionare dalla barra dei menu la voce Crea, quindi
dalla barra degli strumenti che ne segue il pulsante Struttura tabella.
Apparirà una finestra suddivisa in 2 sezioni, la superiore contenente 3 colonne e un certo numero
di righe visibili, e l’inferiore chiamata Proprietà campo.
Per ciascun campo si dovranno fare quattro cose:
1. Inserire il nome di un campo
2. Assegnare al campo un tipo dati
78 Vincenzo Storace - Office 2007
3. Inserire una descrizione del campo
4. Impostare le proprietà del campo
4.3.1 Inserire i campi in tabella
Si usa la colonna Nome campo. É un compito normalmente molto semplice, ma è necessario
seguire alcuni accorgimenti:
i nomi di campo possono essere lunghi al massimo 64 caratteri, c’è quindi molto spazio per
usare dei nomi descrittivi. Soltanto un avvertimento: più lunghi sono i nomi, meno campi
saranno visibili sullo schermo al momento di inserire i dati nella tabella.
possiamo usare qualsiasi combinazione di lettere, numeri, spazi o caratteri, ma non si
possono usare il punto (.), il punto esclamativo (!), l’apice (‘) e le parentesi quadre ([ ]).
ogni nome deve essere unico in quella tabella. ACCESS non permette nomi di campi doppi
nella stessa tabella.
Dopo aver inserito i nomi dei campi, premere Tab per spostarsi alla colonna Tipo Dati.
4.3.2 Tipo di dati in un campo
La colonna tipo dati si usa per dire ad ACCESS che tipo di dati sarà accettato nel campo. Fare clic
sulla freccia per visualizzare l’elenco a discesa e selezionare uno dei tipi di dati.
Testo Una categoria omnicomprensiva per campi che devono contenere una
combinazione di lettere, numeri e simboli (ad esempio parentesi e trattini). Questi campi
saranno di solito inserimenti molto brevi (il massimo è 255 caratteri), nomi, indirizzi e numeri di
telefono. Per campi puramente numerici, è opportuno usare il tipo Numerico o Valuta.
Memo Si usa questo tipo per inserimenti alfanumerici più lunghi. I campi di tipo Memo
comprendono di solito frasi o interi paragrafi, e possono contenere fino a 64000 caratteri. I
Vincenzo Storace – Office 2007 79
campi di questo tipo sono utili per l’inserimento di testi molto lunghi o per annotazioni. Il campo
Memo non può essere però incluso nei criteri di una query.
Numerico Si usa questo tipo per campi che conterranno esclusivamente numeri ed è
particolarmente indicato per quei campi che si useranno per fare dei calcoli.
Data/Ora Questo tipo è destinato a campi che conterranno solo date e/o orari.
Valuta Si usa questo campo per indicare quantità di denaro.
Contatore Questo tipo crea un inserimento numerico di una unità automaticamente ogni volta
che si aggiunge un record. Poiché questo tipo di campo assegna un numero univoco a ciascun
record, è utile nell’impostazione della chiave primaria.
Si/No Si usa questo tipo per campi che conterranno soltanto valori di tipo Si o No e
Vero/Falso.
Oggetto OLE Questo tipo crea un campo che può contenere dati provenienti da altri
programmi (ad esempio immagini grafiche, fogli di lavoro o addirittura filmati multimediali e
disegni AutoCAD).
Collegamento ipertestuale Tale tipo consente di inserire dei collegamenti (attivi, sui quali
è possibile cliccare per raggiungere la destinazione) a indirizzi Web o di posta elettronica o a
file disponibili localmente.
Una volta selezionato il tipo di dati, premere Tab per spostarsi alla colonna Descrizione.
4.3.3 Descrizione in un campo
Si usa la colonna Descrizione per inserire la descrizione del campo. Si possono usare fino a 255
caratteri, quindi c’è tutto lo spazio necessario. Il testo del campo Descrizione compare nella barra
di stato quando si inseriscono i dati nel campo. Se il nome del campo è già esaustivo, non vi è
alcun bisogno di inserire un’ulteriore descrizione in questa colonna.
4.3.4 Proprietà di un campo
L’ultimo compito è quello di impostare per ciascun campo le rispettive proprietà. Queste
controllano diversi aspetti del campo, quali le sue dimensioni e il formato che i dati assumono. Le
proprietà di ciascun campo sono visualizzate nella parte inferiore della finestra Tabella. Per
cambiare una proprietà, innanzitutto si seleziona il campo con cui si vuole lavorare e poi si fa clic
con il mouse sulla proprietà che si vuole cambiare.
80 Vincenzo Storace - Office 2007
Tra le proprietà più comuni abbiamo:
Dimensione campo In un campo di testo, questa proprietà controlla il numero di caratteri
che si possono inserire. Si può scegliere qualsiasi numero di caratteri da 1 a 255, pur tenendo
presente che la dimensione che si inserisce non dovrebbe superare quella strettamente
necessaria a contenere l’inserimento più lungo che si prevede. Risulterebbe spazio riservato e
non utilizzato.
Formato Questa proprietà governa la visualizzazione delle date e dei numeri.
Valore predefinito Questa proprietà imposta il valore, da noi suggerito, che comparirà
automaticamente in un campo ogni volta che si aggiungerà un record alla tabella.
Richiesto Nella maggior parte delle tabelle, si avranno alcuni campi la cui compilazione è
facoltativa ed altri per i quali invece è necessaria. Per questi ultimi, si imposterà la proprietà
Richiesto sul Sì. In quel caso ACCESS avvertirà se accidentalmente si è lasciato vuoto questo
campo.
Indicizzato Le tabelle associate ad un indice in base ad un cero campo facilitano la ricerca dei
valori in quel campo.
4.3.5 Chiave primaria
Per impostarla, bisogna fare due cose:
1. Si deve creare un campo che identifica in modo univoco ciascun record. Se i dati a
disposizione non hanno un campo simile, non tutto è perduto. Basta, infatti, impostare un
nuovo campo (che molto spesso ha il suffisso ID prima del nome di campo) e assegnare a
questo campo il tipo contatore.
2. Collocare il cursore in un punto qualsiasi del campo e selezionare il pulsante Chiave primaria
della barra degli strumenti del menu Progettazione. Accanto il nome del campo comparirà il
disegno di una chiave.
Vincenzo Storace – Office 2007 81
Esempio di tabella:
• LIBRI
Nome Tipo di dato
ID Libro Contatore
Titolo 50
Autore 35
ID Editore Numerico
PROPRIETÀ CAMPO:
ID Libro:
Dimensione campo Intero lungo
Nuovi valori Incremento
Formato
Etichetta
Indicizzato Sì (Duplicati non ammessi)
Titolo:
Dimensione campo 50
Formato
Maschera di input
Etichetta
Valore predefinito
Valido se
Messaggio errore
Richiesto Sì
Consenti lunghezza zero Sì
Indicizzato No
4.4 SALVARE UNA TABELLA
Una volta impostata la tabella nel modo desiderato, occorre salvare i cambiamenti. Per fare
questo, premere sulla barra del titolo il pulsante rappresentato dal floppy disk che corrisponde al
comando Salva Tabella.
Nella casella di testo Nome tabella si deve inserire il nome che si vuole attribuire alla tabella. I
nomi delle tabelle possono arrivare a 64 caratteri di lunghezza, ma non possono contenere il punto
esclamativo (!), il punto (.), le parentesi quadrate ([ ]) o l’apice (‘). Una volta finito, selezionare OK.
Nota Bene. Se per caso non abbiamo inserito una chiave primaria nella tabella, il programma ci
avvisa che è utile inserirla ed eventualmente se vogliamo che lui la inserisca per noi. ACCESS
inserirà prima dei campi inseriti da noi in tabella un’ulteriore campo chiamato “ID” di tipo contatore
e chiave primaria.
82 Vincenzo Storace - Office 2007
4.5 FINESTRA DATABASE
Quando si è finito di creare la tabella, questa apparirà nella sezione di sinistra in cui appare la
finestra di ACCESS.
4.6 STRUTTURA TABELLA
Se si devono apportare dei cambiamenti alla struttura della tabella, e si è già chiusa la rispettiva
finestra, la si può riaprire evidenziando il nome della tabella nella finestra Database e selezionando
dal menu di scelta rapida (clic sul tasto destro del mouse) Visualizzazione Struttura. Con la finestra
Struttura di nuovo sullo schermo, si possono cambiare i nomi dei campi, assegnare un diverso tipo
dati ad un campo o modificarne le proprietà. Si possono anche spostare i campi, aggiungerne o
toglierne.
Vincenzo Storace – Office 2007 83
4.6.1 Spostare un campo
Nel caso in cui si decida di spostare un campo occorre:
1. Selezionare l’intero campo che si vuole spostare facendo clic sul quadratino alla sinistra
della colonna Nome campo.
2. Trascinare la selezione sopra o sotto il campo desiderato ed al rilascio verificare che lo
spostamento sia avvenuto esattamente.
4.6.2 Aggiungere un campo
84 Vincenzo Storace - Office 2007
Aggiungere un altro campo alla tabella è esattamente come aggiungere un campo alla struttura
originale del database. Ci si posiziona sulla prima riga vuota e poi si inserisce il nome del campo, il
tipo di dati, la descrizione e le proprietà. Se si desidera inserire un nuovo campo in un punto
intermedio della tabella, basta fare clic nel campo sopra il quale si desidera che avvenga
l’inserimento e dalla barra degli strumenti scegliere il pulsante Inserisci righe della sezione
Strumenti barra del menu voce Progettazione.
4.6.3 Cancellare un campo
Cancellare un campo è molto semplice. Basta selezionare il campo che si intende eliminare, quindi
selezionare dalla barra degli strumenti il comando Elimina righe della sezione Strumenti barra del
menu voce Progettazione.
4.7 FOGLIO DATI
Quando si ha a che fare con i database, i dati sono la componente più importante.
4.7.1 Inserimento dati
Per inserire i dati è necessario aprire una tabella e, per far questo, basta evidenziare il nome della
tabella nella finestra Database ed eseguire il doppio clic del mouse.
La finestra (o foglio dati, come viene chiamata) che si vede sullo schermo avrà le seguenti
caratteristiche:
Campi Ciascuna colonna del foglio dati corrisponde ad uno
dei campi che è stato inserito creando la tabella.
Nomi dei campi Si tratta della riga appena al di sotto della barra del
titolo. Contiene i nomi che sono stati assegnati ai
Vincenzo Storace – Office 2007 85
campi.
Record Ogni riga del foglio dati corrisponde ad un record.
Selettore del
record
Questi pulsanti scorrono lungo il lato sinistro della
finestra. Vengono usati per selezionare i record.
Casella del
numero del
record
Dice quale record è selezionato in ogni momento,
nonché il numero totale dei record inseriti nella
tabella.
Pulsanti di
spostamento
Questi pulsanti aiutano gli utenti che usano il mouse
per spostarsi nelle tabelle.
Barre di
scorrimento
Per spostarsi all’interno della tabella, si può anche
usare la barra di scorrimento.
Si può procedere ad inserire i dati del primo campo. Un’eccezione si verifica se il primo campo è di
tipo Contatore. In questo caso spostarsi al primo campo di tipo diverso da Contatore. Appena si
inserisce il primo carattere, si notano tre cose:
ACCESS aggiunge una seconda riga vuota al foglio dati. Il selettore di record di questa riga
visualizza un asterisco. Si tratta dell’indicatore di nuovo record;
il selettore del primo record si trasforma in una matita e sta ad indicare che sono state
apportate delle modifiche al record;
se la tabella prevede un campo Contatore, ACCESS sostituisce [Contatore] con il valore 1.
Quando si inseriscono dei dati, occorre tener presente alcune considerazioni:
la larghezza della colonna non ha nulla a che fare con la quantità di dati che verranno inseriti
nel campo (questa è invece determinata esclusivamente dalla proprietà Dimensione campo);
se esiste un campo che contiene [Contatore] significa che ACCESS assegnerà
automaticamente a quel campo dei numeri, quindi è possibile saltarlo;
quando si inseriscono le date, è preferibile usare il formato gg/mm/aaaa dove gg sta per
giorno, mm sta per mese e aaaa per anno;
quando si inserisce l’ora, si usi il formato hh:mm:ss, dove hh sta per l’ora, mm per minuto e ss
per secondi;
quando si inserisce un numero in un campo di tipo Valuta, non è necessario inserire il tipo della
valuta (per esempio $ o €). ACCESS lo aggiungerà automaticamente. E’ possibile scegliere,
per esempio, tra $ e € dalla proprietà Formato;
se si inserisce un valore che ACCESS non prevede, il programma non esita a mandare un
messaggio di errore.
4.7.2 Spostamento tra i Record
Una volta aggiunti un paio di record alla tabella, sarà utile sapere come ci si sposta da un record
all’altro. Questo diventa anche più importante quando si hanno dozzine o addirittura centinaia di
record.
86 Vincenzo Storace - Office 2007
Quando ci si sposta nel foglio dati con la tastiera, ACCESS si trova nella cosiddetta modalità di
visualizzazione. Se invece si fa clic su un campo, ACCESS entra nella modalità di modifica.
Chi usa il mouse può anche usare i quattro pulsanti di spostamento visibili nella parte inferiore
dello schermo.
4.8 LE RELAZIONI
Il fondamento dei database relazionali sono appunto le relazioni.
Solo perché due tabelle hanno in comune dei dati, non significa di per sé che ACCESS possa
automaticamente considerarle correlate tra loro.
4.8.1 Creare una relazione
Per stabilire una relazione tra due o più tabelle, è necessario visualizzare la finestra Relazioni.
Basterà attivare il pulsante Relazioni presente nella barra degli strumenti alla sezione
Mostra/Nascondi del menu Strumenti database.
Il passo successivo è di usare tale finestra per aggiungere le tabelle appropriate alla finestra
Relazioni, attraverso la selezione delle medesime dalla finestra Mostra tabella.
Si devono, quindi, evidenziare le tabelle interessate nell’elenco Tabelle, e poi premere il pulsante
Aggiungi. Fatto questo, premere Chiudi.
Vincenzo Storace – Office 2007 87
Una volta ritornati alla finestra Relazioni, si vedrà l’elenco dei campi per ciascuna delle tabelle
inserite. Si useranno proprio questi elenchi per stabilire le relazioni tra due tabelle. Un altro modo
di aggiungere le tabelle è di trascinarle dalla finestra Database (sezione a sinistra) nella finestra
Relazioni.
Per creare fisicamente la relazione, innanzitutto assicurarsi che si possano vedere i campi correlati
in ciascun elenco, quindi collocare il puntatore del mouse sul campo correlato di una tabella,
premere il pulsante sinistro del mouse e trascinare il puntatore all’altra tabella (il puntatore si
trasforma in una barretta). Posizionare il puntatore sul campo corrispondente e rilasciare il
pulsante del mouse.
Nel nostro esempio, aggiungere nella finestra relazioni le tabelle Editori, Generi e Libri, quindi
trascinare il campo ID Editore della tabella EDITORI al campo ID Editore nella tabella LIBRI, il
campo ID Genere dalla tabella GENERI al campo ID Genere nella tabella LIBRI.
Nel caso di relazioni tra più tabelle è possibile in ACCESS applicare o meno l’integrità referenziale.
Essa è una proprietà che, in determinati contesti, automatizza il funzionamento delle tabelle.
88 Vincenzo Storace - Office 2007
Ad esempio, nel caso in questione se si applicasse l’integrità referenziale e ad un certo punto,
dopo aver già inserito un certo numero di libri, si decidesse di eliminare un editore perché fallito,
questo meccanismo cancellerebbe anche tutti i record nella tabella libri collegati a EDITORI, che
contengono un riferimento all’editore eliminato.
Come si evince dunque, quello dell’integrità referenziale, è un ottimo meccanismo di
sincronizzazione degli archivi, che trova applicazione solo nel momento in cui non si ha la
necessità di mantenere un archivio storico.
4.8.2 Cancellare una relazione
Se per errore si crea una relazione sbagliata, la si può cancellare facendo clic con il tasto destro
del mouse e al menu di scelta rapida selezionare il comando Elimina. Quando ACCESS chiede se
si vuole cancellare la relazione, selezionare OK.
4.8.3 Modif icare una relazione
E’ possibile anche modificare una relazione esistente facendo doppio clic sul filo che collega le
tabelle oppure selezionando il comando del menu di scelta rapida Modifica relazione.
4.9 LE MASCHERE
Dopo aver selezionato nella finestra database la tabella di cui si desidera avere la maschera,
selezionare nella barra degli strumenti il comando Maschera della sezione Maschere, voce del
menu Crea. La maschera creata in automatico da ACCESS è di tipo a colonne.
Se questa tipologia di maschera non soddisfa il layout desiderato è conveniente non creare la
maschera attraverso il comando Maschera, ma scegliere il comando Altre maschere, quindi
Creazione guidata Maschera. La procedura permetterà di scegliere fra 4 layout e una ventina di
stili grafici.
Vincenzo Storace – Office 2007 89
Così come nel foglio dati, anche nelle maschere è possibile inserire nuovi record, modificare i dati
nei campi, spostarsi fra i record.
4.9.1 Struttura Maschera
Una delle ragioni che induce a migliorare le maschere è il fatto di renderle più interessanti.
Aggiungendo del testo o cambiando alcuni colori, si può trasformare una semplice maschera in un
oggetto bello da vedere.
Le maschere di ACCESS prevedono una visualizzazione struttura di cui si può far uso nella
personalizzazione. Il primo pulsante presente nella barra degli strumenti è Visualizza, scegliere fra
le 3 proposte, Struttura.
90 Vincenzo Storace - Office 2007
Quando ACCESS carica la visualizzazione struttura, possiamo notare le seguenti parti della
finestra di visualizzazione:
Barra degli strumenti: La barra degli strumenti della maschera offre un accesso veloce a molte
delle funzioni di struttura che si usano più frequentemente fra cui la Casella degli strumenti.
Intestazione della maschera: Si tratta della parte superiore della maschera. Si può usare
quest’area per inserirvi o modificare il titolo della maschera.
Corpo: Quest’area occupa la maggior parte della finestra maschera. É la parte dove si
collocheranno i campi e le relative etichette.
Piè di pagina maschera: Si tratta della parte inferiore della maschera. Si può usare questo
spazio per le istruzioni su come compilare la maschera o qualsiasi altro testo necessario.
Apportate le eventuali modifiche alla struttura di una maschera si può ritornare alla sua
visualizzazione sempre attraverso il pulsante Visualizza della barra degli strumenti.
4.10 TROVARE, ORDINARE E FILTRARE I DATI
4.10.1 Trovare i dati
Se bisogna trovare un record in una tabella che contiene un numero limitato di record, di solito la
cosa più semplice è farla scorrere usando il mouse o la tastiera, ma se si hanno qualche dozzina o
addirittura qualche centinaio di record, non conviene effettuare la ricerca in questo modo. La
funzione Trova di ACCESS, rappresentata da un binocolo sulla barra degli strumenti del menu
Home, permette di scandagliare tutta la tabella alla ricerca di una parola o di un’espressione
chiave in tutti i campi.
Nota bene: i comandi qui esposti sono validi sia per il foglio dati che per le maschere.
Prima di iniziare, la cosa migliore da fare è posizionarsi nel campo che si vuole usare per la
ricerca. Anche se ACCESS può trovare i dati in qualsiasi punto della tabella, si scopre che in
questo modo la ricerca sarà molto più veloce.
I principali controlli di Trova sono:
Trova Si userà questa casella di testo per inserire la
parola, le parole o il valore che si vuole cercare.
Confronta Le tre opzioni di questo elenco a discesa dicono ad
ACCESS in che punto del campo si vuole attuare la
Vincenzo Storace – Office 2007 91
ricerca:
Parte dal campo cerca il testo indicato in
qualsiasi punto del campo;
Campo intero dice ad ACCESS che il testo da
cercare deve corrispondere esattamente al
campo intero (e non soltanto ad una parte di
esso);
Inizio campo cerca il testo ricercato all’inizio del
campo.
Cerca in Selezionare Campo corrente per ricercare solo
all’interno del campo selezionato. Se invece si vuole
che ACCESS cerchi in tutta la tabella, si selezioni
Tutti i campi
Trova
successivo
Premere questo pulsante per trovare il record
successivo che corrisponde al valore cercato; in
questo caso “successivo” dipende dalla direzione
(su o giù) nella quale si sta cercando.
Quando si inizia la ricerca, ACCESS si porta al primo record nel quale incontra una
corrispondenza. Se è quello il record che si vuole, chiudere la finestra del comando trova;
altrimenti si può continuare selezionando il pulsante Trova successivo. Se ACCESS non trova il
testo segnalato visualizza un messaggio di insuccesso.
Per ricerche più sofisticate, si può ricorrere ai caratteri jolly. Il punto di domanda (?) sostituisce un
carattere qualsiasi all’interno della parola. L’asterisco (*) sostituisce un gruppo di caratteri. Il
simbolo cancelletto (#) è simile al punto di domanda, salvo che sostituisce un numero in un campo
numerico.
4.10.2 Ricerca e sostituzione di dati
Una delle funzioni di ACCESS più usata è Sostituisci. Con questa funzione ACCESS ricerca un
certo frammento dei propri dati e lo sostituisce con un altro. Fortunatamente, la sostituzione dei
dati è molto simile alla funzione di ricerca. Di nuovo si selezionerà il campo da usare (mentre con
Trova questo è facoltativo).
92 Vincenzo Storace - Office 2007
Si inseriscono i dati che si vogliono cercare nella casella di testo Trova e i dati sostitutivi nella
casella di testo Sostituisci con. Le altre opzioni sono simili a quelle della finestra di dialogo Trova.
4.10.3 Ordinare i record
Un altro modo di trovare i record in una tabella consiste nell’ordinare la tabella stessa. Ordinare
significa mettere i record in ordine alfabetico rispetto ai dati di un certo campo (sarà ordine
numerico se il campo contiene dati numerici o valutari).
ACCESS riconosce due tipi di ordinamento: crescente e decrescente. L’ordinamento crescente
ordina i dati da 0 a 9 (per i numeri) e da A a Z (per le lettere). L’ordinamento decrescente, invece,
ordina da Z ad A e da 9 a 0. Poiché l’ordinamento è una funzione molto frequente, è stata creata la
funzione Ordina. Per provare questa funzione, prima si deve selezionare il campo in base al quale
si vuole ordinare, quindi si deve premere il pulsante AZ o ZA della sezione Ordina e filtra della
barra degli strumenti del menu Home.
4.10.4 Filtrare i record
In ACCESS esiste una tecnica molto potente chiamata filtraggio. I filtri permettono di vedere ed
elaborare dei sottoinsiemi di dati, e rappresentano un modo molto efficace di ridurre le dimensioni
di tabelle massicce.
Un filtro è uno strumento che serve per estrarre un certo tipo di informazione. Affinché sia possibile
applicare un filtro, è necessario definire dei criteri da applicare in modo da visualizzare solo i
record che rispondono a quel criterio.
Quando si filtra una tabella, il sottoinsieme di record risultante si chiama dynaset.
Per eseguire un filtraggio esistono 3 comandi, tutti presenti nella sezione Ordina e filtra della barra
degli strumenti del menu Home: Filtro, Selezione, Opzione avanzate.
Con il Filtro: se si seleziona un valore nella maschera e si applica tale comando verranno
visualizzati tutti e soli record che presentano esattamente quel valore in quello specifico campo.
Con il filtro in base alla Selezione, se si seleziona un valore nella maschera e si applica tale
comando si ha la possibilità di scegliere se il valore deve essere uguale, diverso, maggiore o
minore del campo selezionato.
Con Opzioni avanzate, la selezione Filtro in base a maschera, permetterà il filtraggio dei record di
una tabella o di una maschera, in base a più campi.
I filtri possono essere facilmente rimossi per ritornare a visualizzare tutti i record della tabella. Per
questo basta selezionare il comando Rimuovi filtro presente sempre nella barra degli strumenti
nella sezione Ordina e filtra. ACCESS toglierà il filtro e visualizzerà l’intero insieme dei valori.
4.11 LE QUERY
Una query è una richiesta che si fa ad ACCESS di vedere un particolare sottoinsieme di dati. È
simile ad un filtro, ma la si può memorizzare, cioè salvare con un nome.
Vincenzo Storace – Office 2007 93
4.11.1 Creare una query di selezione
Il risultato di una query è un dynaset, che assomiglia e si comporta molto similmente ad un foglio
dati. Sarebbe ragionevole aspettarsi che il processo di creazione di una query sia simile a quello di
creazione di una tabella. Effettivamente, sono molto simili.
Entrambe richiedono tre passaggi:
1. Per una tabella, si inizia con il crearla attraverso Struttura tabella della barra degli strumenti
della sezione Tabelle del menu Crea. Per una query, si procede con il crearla attraverso
Struttura query della barra degli strumenti della sezione Altro del menu Crea.
2. La nuova tabella è vuota, quindi si deve definire la struttura elementare aggiungendo dei
campi. Le nuove query sono anch’esse vuote e a loro volta richiedono dei campi che ne
definiscano la struttura. La differenza è che i campi di una query provengono da una tabella (o
query) già esistente.
3. In una tabella, a questo punto, occorrerebbe inserire i dati. Anche le query richiedono dei dati,
tuttavia l’inserimento dei record nella query viene effettuato dalla query stessa che estrarrà i
record dalla tabella sottostante in base ai criteri definiti.
Nella finestra di dialogo di una nuova Query, bisogna selezionare dalla finestra Mostra tabella, la
tabella o le tabelle che dovranno essere utilizzate dalla query per l’estrazione dei dati.
94 Vincenzo Storace - Office 2007
Quando ACCESS carica la query, si vedrà la finestra della struttura query. Questa finestra è divisa
in due parti: l’elenco dei campi, della o delle tabelle, e la griglia QBE. Si usa quest’elenco per
aggiungere i campi alla query.
La griglia QBE è l’insieme di caselle di testo (altrimenti dette celle) all’interno delle quali si definisce
la query. Si userà la prima riga (Campo) per i nomi dei campi della query, la terza riga
(Ordinamento) per le opzioni di ordinamento, la quarta riga (Mostra) per determinare quali campi
vedere nel risultato della query e il resto delle righe (Criteri e Oppure) per impostare i criteri di
filtraggio sui campi della query stessa.
Occorre, quindi, aggiungere i campi alla struttura, traendoli dalla tabella associata alla query.
Per decidere quali campi andranno aggiunti alla query occorre dare una risposta ai seguenti
quesiti:
Quali campi si vogliono usare per i criteri: si tratta dei campi che determinano quali record si
vedranno una volta lanciate la query.
Quali campi si vogliono vedere nel dynaset: quando si guardano i risultati della query,
certamente si vorrà vedere qualcos’altro oltre al campo usato come criterio. Allora si
includeranno nella query tutti i campi che si vogliono vedere.
Una volta deciso quali campi si vogliono usare nella query, si è pronti per partire. ACCESS
posiziona il cursore nella prima cella della griglia QBE, ora si possono aggiungere i campi: con il
mouse, fare clic sulla freccia verso il basso per visualizzare l’elenco dei campi della tabella. Fare
clic sui campi che si vogliono usare (oppure fare doppio clic su ogni campo della tabella che si
vuole inserire nella query). La medesima procedura deve essere ripetuta in un’altra cella fino
all’inserimento di tutti i campi necessari.
Quando si selezionano i campi, si deve tener presente che l’ordine nel quale vengono selezionati
rimane lo stesso anche per la visualizzazione dei risultati della query.
Se si vuole che i record della query vengano ordinati su un certo campo, si deve selezionare la
cella Ordinamento al di sotto del nome del campo, quindi dall’elenco a discesa, Crescente o
Decrescente.
Vincenzo Storace – Office 2007 95
Capiterà spesso di aggiungere dei campi alla griglia QBE solo al fine di impostare i criteri e non per
far comparire quel campo nel dynaset. In tale caso si può escludere qualsiasi campo dal dynaset
semplicemente disattivando la casella di controllo appropriata nella cella Mostra del campo.
Il passaggio finale della definizione di una query consiste nell’inserimento dei criteri. Le espressioni
vanno digitate direttamente nelle celle criteri della griglia QBE e non dimenticandosi di premere
Invio quando si è finito.
Una volta impostata la query è possibile lanciarla, ovvero visualizzare il dynaset, semplicemente
premendo il pulsante Esegui, contrassegnato dal punto esclamativo rosso, presente nella barra
degli strumenti. Come si può vedere il dynaset non è altro che un foglio dati. È, quindi, possibile
scorrerlo e formattarlo e nello stesso modo si possono persino modificare i record o aggiungerne di
nuovi.
Per ritornare alla finestra della struttura query, selezionare il pulsante Visualizza, a sinistra della
barra degli strumenti, e scegliere Visualizzazione Struttura.
Come qualsiasi altro oggetto del database, è importante salvare la query. Premere il pulsante
Salva, contrassegnato da un Floppy disk nella barra del titolo ed assegnare un nome alla query,
seguito dal tasto OK.
4.11.2 I Criteri nelle query
In questo sottocapitolo saranno trattatati i criteri che impongono delle condizioni ai dati, partendo
da quelli più semplici e via via crescendo, verso quelli più complessi.
La maggior parte delle espressioni dei criteri impiega uno o più valori (che potrebbero essere testo,
numeri, date, etc.) ed uno o più operatori. La maggior parte degli operatori definisce una gamma di
valori per i criteri ed è proprio questa gamma che determina quali record compariranno nella query.
Il modo più semplice di definire la condizione di un criterio è di confrontare il valore di un campo
con un valore predefinito. Per queste situazioni, gli operatori di confronto sono perfetti.
96 Vincenzo Storace - Office 2007
Operatore Significato
= Uguale a
< Minore di
<= Minore o uguale a
> Maggiore di
>= Maggiore o uguale a
<> Diverso da
Anche se l’elenco degli operatori di confronto comprende anche il segno di uguale, raramente sarà
usato. Nella maggior parte dei casi, basterà inserire un valore nella cella Criteri ed ACCESS
presumerà che si intenda Uguale a.
L’operatore BETWEEN...AND - Se si devono selezionare i record nei quali il valore di un campo è
compreso tra due altri valori, l’operatore necessario è Between...And. Si usa questo operatore con
i numeri, le date e persino il testo.
L’operatore IN - Molto spesso, i valori cercati non possono essere definiti da una gamma precisa e
nitida. L’operatore “In” permette di specificare un elenco di possibili valori, e la query seleziona
solo quei record dove il valore del campo è una delle voci della lista.
L’operatore IS NULL - Che fare se si vuole selezionare i record in cui un certo campi sia vuoto?
Per questi casi ACCESS offre l’operatore “Is Null”. Inserendo questo operatore nella cella Criteri di
un campo, si selezioneranno solo i record nei quali il campo è vuoto.
Carattere JOLLY e operatore LIKE - Se in un campo di testo si devono prevedere diverse
sequenze di caratteri o se non si è convinti dell’ortografia di una parola, i caratteri jolly possono
essere d’aiuto. Ce ne sono due: il punto di domanda “?” sostituisce un singolo carattere, l’asterisco
“*” sostituisce un gruppo di caratteri, le parentesi quadri “[……]” indicano un carattere appartenente
ad un intervallo specificato. Verranno usati in combinazione con l’operatore Like, come negli
esempi seguenti:
Espressione Visualizza i record dove il valore del campo
Like “R?ssa” É “Rossa”, “Ressa”, “Russa”, etc.
Like “M?” É “MA”, “MD”, “ME”, etc.
Like “R*” Inizia per “R”
Like “uffici*” Contiene la parola “uffici”
Like “*/6/94” É qualsiasi data di giugno 1994
Like “[A-F]*” Inizia per un carattere nell’intervallo tra “A” ed “F”
L’operatore NOT - É l’operatore che si usa per negare un’espressione.
Le espressioni impiegano sia operatori che valori per definire i criteri. Se l’inserimento dei valori in
queste espressioni di solito è un’operazione semplice, ACCESS tuttavia pretende alcune
Vincenzo Storace – Office 2007 97
raffinatezze che al primo impatto possono creare qualche difficoltà. Proprio per essere pronti a
tutto seguono alcune considerazioni sull’inserimento dei valori nelle espressioni dei criteri:
I valori di testo sono delimitati da virgolette, mentre i valori delle date sono delimitati dal
simbolo #. Tuttavia, non è necessario inserire questi simboli. ACCESS è in grado di capire
quando si lavora con un campo di tipo testo o di tipo data. Una volta inserita l’espressione,
occorre premere Invio e ACCESS aggiungerà i simboli del caso automaticamente.
Quando si inseriscono valori di testo, è indifferente l’utilizzo delle maiuscole o delle minuscole.
Quando si inseriscono i valori in un campo numerico o valutario, non occorre aggiungere
simboli quali il punto (per la separazione delle migliaia) o il simbolo della valuta.
Quando si inseriscono le date, può essere usato qualsiasi formato di data valido.
Si possono utilizzare 2 tipi di criteri:
1. Semplici – Sono espressioni che riguardano un solo campo e quindi occupano una sola cella
della griglia QBE. Ai criteri semplici si contrappongono i criteri multipli, che impiegano più
campi ovvero ripetizioni dello stesso campo.
2. Multipli - Per molti criteri, una sola espressione non basta. Per query di questo tipo, si devono
impostare dei criteri multipli, dove o si inseriscono espressioni multiple per lo stesso campo
oppure espressioni multiple per campi diversi.
a. Utilizzeremo il criterio “And” quando vogliamo selezionare i record che soddisfano
contemporaneamente due espressioni diverse (in effetti si possono usare anche più di
due espressioni). Date le due espressioni 1 e 2, un record comparirà nei risultati se
soddisfa sia l’espressione 1 che l’espressione 2.
b. Utilizzeremo il criterio “Or” quando vogliamo visualizzare i record che soddisfano
un’espressione oppure un’altra. Se il record soddisfa una delle due espressioni (o
entrambe) comparirà nei risultati della query. Se non ne soddisfa neanche una, verrà
escluso (anche in questo caso sarebbe possibile usare più di due espressioni, se
necessario; non importa quante se ne usino, un record compare nei risultati della query
se soddisfa almeno una delle espressioni).
4.11.3 Tipi di query
Le query che apportano dei cambiamenti ad una tabella si definiscono query d’azione e sono tutte
selezionabili, dopo aver scelta la creazione di una nuova query, dalla barra degli strumenti sezione
Tipo di query del menu Struttura.
4.11.3.1 Query di aggiornamento
Per questo genere d’intervento ci vuole uno strumento più sofisticato: una query d’aggiornamento.
Diversamente dalle query di selezione, che visualizzano un sottoinsieme della tabella, una query
d’aggiornamento apporta dei cambiamenti ai dati stessi della tabella. L’idea è di selezionare il
campo su cui intervenire, specificare il nuovo valore del campo, impostare alcuni criteri (questo è
un optional) e poi eseguire la query. ACCESS fa scorrere la tabella e cambia i campi
introducendovi il nuovo valore. Se sono stati stabiliti dei criteri, verranno aggiornati i campi che li
soddisfano.
98 Vincenzo Storace - Office 2007
Per creare una query di aggiornamento, innanzitutto si crea una query di selezione che comprende
il campo (o i campi) che si vuole aggiornare e il campo (o i campi) che serve per il criterio. Dato
che per questo tipo di query i criteri sono facoltativi, se tralasciati ACCESS aggiornerà tutti i record
della tabella. Quando la query di selezione è completa, eseguirla per accertarsi che i criteri
funzionino a dovere.
Nell’esempio in figura la modifica verrà effettuata sul campo prezzo, aggiornandolo con un
aumento di 5 euro.
4.11.3.2 Query di eliminazione
Se decidiamo di cancellare uno o due record, basta selezionare ciascun record e scegliere il
comando Elimina record dal menu di scelta rapida. Ma se il numero di record da eliminare è
abbastanza elevato, possiamo utilizzare una query di eliminazione. Si inseriscono i criteri in una
query di eliminazione e ACCESS eliminerà tutti i record corrispondenti.
Prima di impostare la query di eliminazione, dobbiamo creare una query di selezione con i
seguenti campi:
il “campo” asterisco (l’asterisco rappresenta tutta la tabella). Con il mouse trascinare l’asterisco
dall’inizio dell’elenco dei campi fino alla cella del primo campo della griglia QBE.
Qualsiasi campo serva per il criterio di eliminazione.
Inserire i criteri, eseguire la query di selezione per verificare che la query stia selezionando i record
corretti. Se sembra tutto corretto, è possibile modificare la query di selezione in eliminazione,
ritornando alla visualizzazione struttura della query selezionando il primo pulsante della barra degli
strumenti, cioè Visualizza, quindi scegliendo il pulsante Tipo di query: eliminazione presente nella
barra degli strumenti.
Vincenzo Storace – Office 2007 99
Si noterà una modifica nella griglia QBE dove apparirà la linea Elimina al posto delle linee
Ordinamento e Mostra. Il campo asterisco visualizzerà “Da” nella cella Elimina a ciascun campo
dei criteri visualizzerà “Dove” nella cella Elimina. Ad avvenuto comando Esegui, ACCESS
analizzerà i criteri e visualizzerà una finestra di dialogo che informa sul numero di record che
stanno per essere cancellati. Scegliere OK per confermare.
Nota bene: É importante non scordarsi mai di eseguire la query di selezione ogni volta, prima di
effettuare l’eliminazione, poiché i record che verranno eliminati spariranno per sempre e non ci
sarà modo di recuperarli. Quindi, eseguire la query di selezione è il modo più semplice di prevenire
la perdita accidentale di dati importanti.
4.12 I REPORT
Un report è un oggetto di database che organizza e dà un formato ai dati di una tabella o di una
query per renderli presentabili e chiari da leggere anche ad altri in formato cartaceo. Con i report,
si possono organizzare i dati in gruppi, visualizzare totali parziali e generali nei campi appropriati,
aggiungere righe, grafici e font ed essere sicuri che i dati siano all’altezza della situazione.
4.12.1 Creare un Report
Così come per la creazione delle maschere, al clic sul pulsante Maschera, presente nella barra
degli strumenti del menu Crea si presenta subito una maschera preimpostata automatica, per i
report, al clic sul pulsante Report (indicato nell’immagine dalla freccia rossa), presente nella barra
degli strumenti del menu Crea, si presenta subito un report preimpostato automatico.
100 Vincenzo Storace - Office 2007
Se desideriamo, però, creare un report scegliendone, campi da includere, raggruppamenti, layout
e stile, dobbiamo utilizzare il pulsante Creazione guidata Report, presente, sempre, nella barra
degli strumenti.
Il secondo passaggio propone la possibilità di raggruppare i record in base a qualche campo
(esempio: raggruppare i libri in base al genere).
Vincenzo Storace – Office 2007 101
Quindi si passa alla possibilità di ordinare in stampa i record in base a qualche campo (esempio:
ordinare in base all’Autore),
ed eventualmente di avere un riepilogo su qualche altro campo (esempio: sommare il campo
prezzo).
102 Vincenzo Storace - Office 2007
Si passa poi alla scelta del layout e dell’orientamento del foglio in stampa.
La scelta dello stile grafica segna questo passaggio.
Il titolo del report è l’ultima cosa che bisogna impostare per avere una bellissima anteprima del
report.
Vincenzo Storace – Office 2007 103
4.12.2 Personalizzare un report
Così come in Visualizzazione struttura si possono modificare le maschere, anche per il report è
possibile apportare modifiche dopo che la creazione guidata ha elaborato un report automatico.
Attraverso i pulsanti presenti nelle barre degli strumenti disponibili alle voci di menu Strumenti
struttura report: Struttura, Disponi e Imposta pagina, possiamo modificare la disposizione degli
elementi, aggiungerne nuovi, ordinare e raggruppare i propri dati e così via.
L’ultima cosa da fare sarà ottenere una stampa su carta del report e questo andrà effettuato
sempre attraverso le scelte che presenterà il pulsante Visualizza della barra degli strumenti.