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NUOVE REGOLE TECNICHE sulla CONSERVAZIONE DIGITALENovità e casi pratici d’uso

ALESSANDRO DE PASQUALE| DIRETTORE SERVIZI CONSULENZA

WEBINAR 25 giugno 2014

Cosa e perché conservare

Documenti analogici•Per risparmiare sulla gestione

Documenti informatici•Perché è l’unico modo previsto dalla legge

WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale»2

Nuovo step

Evoluzione dei sistemi di conservazione

•Ieri:  da carta a supporti ottici•Oggi:  da computer a computer

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Principali differenze

Archivio conservato

Sistema di conservazione

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Tempi

I sistemi esistenti devono essere adeguati entro il 12 aprile 2017

I nuovi sistemi devono essere conformi alle norme a partire dal 12 aprile 2014

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Aggiornamento attuale sistema

Allegato:

• Il sistema di conservazione verrà aggiornato alle regole tecniche previste dal DPCM 3 marzo 2014 in data 1 gennaio 2015 in coincidenza con l’inizio del nuovo anno fiscale.

• Il sistema preesistente rimarrà in funzione fino a che non verrà conservato l’ultimo documento dell’anno fiscale 2014.

• Entro tre mesi verrà effettuata la conversione degli archivi precedenti al nuovo sistema, tramite riversamento sostitutivo.

WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale»

Lo schema

• Umani• Macchine

Produttori di documenti

• Pacchetto di versamentoResponsabile gestione documentale invia a sistema conservazione

• Rigetta o accetta il pacchetto di versamento con un rapporto firmato

Responsabile della conservazione

• Conserva i documenti• Pacchetto di conservazione

Responsabile della conservazione

• Produce i pacchetti di esibizione (in un formato standard per l’interscambio fra sistemi diversi)

Responsabile della conservazione

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Cosa si conserva

Pacchetti di archiviazione• Documenti• Fascicoli•Metadati

Manuale della conservazione

Rapporti di versamentoWEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale»8

Punti critici

Pacchetti informativi• Pacchetto di versamento• Rapporto di versamento• Pacchetto di conservazione• Pacchetto di esibizione

Manuale della conservazione

Responsabile della conservazione

Adeguamento dei sistemi

Adeguamento degli archivi

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Pacchetti informativi

Pacchetto di versamento• Specifiche stabilite nel manuale della conservazione

Rapporto di versamento• Firmato • Deve essere conservato

Pacchetto di conservazione• Formato dei documenti definito• Specifiche stabilite dal decreto

Pacchetto di esibizione• Selezione di documenti conservati firmati dal RdC

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Responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato …

Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato.

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Responsabile della conservazionea) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in

funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;

b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;

c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del Sistema di conservazione;

f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;

g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;

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WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale»12

Responsabile della conservazioneh) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in

relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12;

j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite;

k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;

m) predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

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WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale»13

Outsourcing

La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all'art. 5, mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della stessa.

La conservazione può essere affidata, in modo totale o parziale, a soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e  tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l'Agenzia per l'Italia digitale.

14 WEBINAR «Nuove Regole Tecniche Conservazione Digitale»

Manuale della conservazione

Obbligatorio

In modalità informatica

Firmato con firma elettronica dal  responsabile della conservazione

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Adeguamento dei sistemi

Definire le specifiche del nuovo sistema

Realizzare il nuovo sistema

Stabilire i protocolli di comunicazione

Formazione

Manuale della conservazione

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Adeguamento degli archivi

Possibilità di realizzare il nuovo sistema e mantenere quello vecchio

Convertire gli archivi

Mantenere due sistemi

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Bozza nuovo decreto MEF

Eliminazione dell’esclusione dei documenti doganali e accise

La ricerca deve avvenire per: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA e data, ove previsti, ulteriori campi possono essere richiesti dalle Agenzie

Eliminazione dell’obbligo di conservazione quindicinale per le fatture

Eliminazione comunicazione delle impronte, sostituita da semplice indicazione nella dichiarazione dei redditi

Pagamento bolli entro due mesi dal temine dell’esercizio con F24

I vecchi archivi possono essere mantenuti o riversati

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