NEGOZIO ELETTRONICO Manuale Punto - processo con firma digitale - indice 1 il negozio elettronico 3

download NEGOZIO ELETTRONICO Manuale Punto - processo con firma digitale - indice 1 il negozio elettronico 3

of 29

  • date post

    15-Jun-2020
  • Category

    Documents

  • view

    0
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of NEGOZIO ELETTRONICO Manuale Punto - processo con firma digitale - indice 1 il negozio elettronico 3

  • DOCUMENTO ED INFORMAZIONI PER CIRCOLAZIONE ED USO ESCLUSIVAMENTE INTERNI

    © Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A.

    NEGOZIO ELETTRONICO

    Manuale

    Punto Ordinante

  • Pagina 2 di 29

    © Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A.

    Manuale Punto Ordinante

    - Processo CON FIRMA DIGITALE -

    INDICE

    1 IL NEGOZIO ELETTRONICO 3

    2 PUNTO ORDINANTE 4

    2.1 ABILITAZIONE PUNTO ORDINANTE 4

    3 PROCESSO D’ACQUISTO DEI BENI/SERVIZI PRESENTI NEI NEGOZI ELETTRONICI 5

    3.1 ACCESSO AL SISTEMA SAP 5 3.2 POTERI DEL PUNTO ORDINANTE 8 3.3 PROCESSO DI CREAZIONE DELL’ORDINE A CURA DEL PO 9 3.3.1 ACCESSO AI CATALOGHI CONVENZIONI 9 3.3.2 CREAZIONE ED INVIO CARRELLO 10 3.3.3 ELABORARE L’ORDINE DI ACQUISTO 18 3.4 FIRMA DELL’ORDINE 19 FASE 1 - STAMPA IN FORMATO PDF DELL’ORDINE A CURA DEL PO 19 FASE 2 - PUNTO ORDINANTE FIRMA DIGITALMENTE 20 FASE 3 - PO CARICA A SISTEMA L’ORDINATIVO FIRMATO PER L’INVIO AL FORNITORE 21 3.5 GESTIONE DELL’ODA CREATO DA APO (CASO PARTICOLARE) 21

    4 GESTIONE ENTRATA MERCE 22

    4.1 PROPOSTA ENTRATA MERCE DA PARTE DEL FORNITORE (FACOLTATIVA) 22 4.1.1 ACCETTARE COMPLETAMENTE LA PROPOSTA ENTRATA MERCI 23 4.1.2 RIFIUTARE TOTALMENTE LA PROPOSTA ENTRATA MERCI 23 4.1.3 MODIFICARE LA PROPOSTA ENTRATA MERCI. 23 4.2 REGISTRAZIONE ENTRATA MERCE 24

    5 VISUALIZZAZIONE E DOWNLOAD DEI DOCUMENTI FIRMATI 27

    6 RIEPILOGO MAIL NEL NEGOZIO ELETTRONICO 27

  • Pagina 3 di 29

    © Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A.

    Manuale Punto Ordinante

    - Processo CON FIRMA DIGITALE -

    1 IL NEGOZIO ELETTRONICO Il presente documento illustra il processo di gestione del Negozio Elettronico, descrivendo in dettaglio i passi che il Punto Ordinante deve effettuare sul sistema SAP-SRM per la formalizzazione della richiesta d’Acquisto dei beni/servizi (mediante il riempimento di un Carrello virtuale) e la registrazione delle consegne della fornitura effettuate dal Fornitore.

    Obiettivo dell’attivazione delle funzionalità del Negozio Elettronico è consentire, al maggior numero possibile di Amministrazioni\Enti\altro, la condivisione dei vantaggi derivanti dalla stipula di Convenzioni per l’approvvigionamento di beni e servizi a condizioni di favore.

    In particolare, il Negozio Elettronico potrà ospitare diverse tipologie di Convenzioni:

    convenzioni stipulate da strutture organizzative della PAT o della Centrale Acquisti a favore della Pubblica Amministrazione\Enti\altro che hanno diritto a fruirne

    convenzioni stipulate da singoli Enti\Servizi\altro per se stessi, e che utilizzano il Negozio Elettronico semplicemente come piattaforma tecnologica per snellire i processi d’Acquisto interni di beni/servizi previsti dalla convenzione specifica.

    Il processo di gestione del Negozio Elettronico è composto dalle fasi elencate di seguito:

    I soggetti coinvolti all’interno del processo del Negozio Elettronico, sono:

    Gestore del Negozio: si occupa dell’attivazione e gestione del Negozio Elettronico nel sistema SAP-SRM (creazione/modifica Contratto e Catalogo). Provvede all’abilitazione degli utenti a sistema, fornendo i codici d’accesso.

    Ente appaltante (committente): in caso di Convenzione “riservata”, vale a dire stipulata dal singolo Ente per se stesso, questi autorizza le domande di registrazione delle amministrazioni che intendono aderire alla Convenzione, e richiede al Gestore del Negozio di abilitarle all’accesso nel sistema SAP SRM.

    Punto Richiedente: si occupa della richiesta d’Acquisto dei beni/servizi presenti nei Negozi elettronici mediante il riempimento del Carrello, ed inoltre registra le consegne della fornitura effettuate dal Fornitore.

    Assistente Punto Ordinante: l’Assistente può creare, modificare oppure solamente approvare la richiesta d’Acquisto (Carrello); gestisce l’entrata merci se crea egli stesso il carrello e rileva le modifiche all’Ordine fatte dal Fornitore; emette l’Ordine di Acquisto qualora sia abilitato all’emissione di ordini firmati dal Punto Ordinante.

    Punto Ordinante: è responsabile della modifica e dell’emissione dell’Ordine di Acquisto.

    Fornitore: conferma la fornitura richiesta e propone eventuali modifiche dell’Ordine (quantità e data di consegna); può proporre l’entrata merce indicando le quantità consegnate e la data di consegna effettiva.

    Gestione entrata merce

    Gestione Ordine

    Emissione Ordine

    Creazione carrello

    Processo Abilitazione Punti Ordinanti

    Pubblicazione Catalogo

    Realizzazione/ Aggiornamento Negozio

  • Pagina 4 di 29

    © Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A.

    Manuale Punto Ordinante

    - Processo CON FIRMA DIGITALE -

    2 PUNTO ORDINANTE Nei capitoli seguenti sono descritti i processi/attività che interessano gli utenti con il ruolo di “Punto Ordinante”, in particolare:

    il Processo di abilitazione dei Punti Ordinanti (sezione 2.1);

    la Richiesta d’Acquisto dei beni/servizi presenti nei negozi elettronici mediante il riempimento del Carrello (creazione del Carrello) (sezione 3.2);

    ricezione richieste di approvazione carrelli creati dagli Assistenti Punti Ordinanti (sezione 3.5);

    Ordine d’Acquisto firmato digitalmente e accettazione Conferma Ordine inviata dal Fornitore (sezione 3.4);

    registrazione delle consegne della fornitura effettuate dal Fornitore (sezione Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.);

    la gestione messaggi (sezione 6).

    2.1 ABILITAZIONE PUNTO ORDINANTE La fase di registrazione al Sistema di E-procurement consente di accedere ai servizi telematici resi disponibili sul sito Mercurio per gli Enti registrati.

    La richiesta di registrazione avviene attraverso la compilazione di un modulo scaricabile dal sito Mercurio (Figura 1 - Modulo registrazione utente). Nell’area Manualistica del Sito Mercurio vi è la documentazione di supporto a disposizione degli utenti. I diversi manuali, liberamente scaricabili e consultabili, illustrano le diverse funzionalità presenti a Sistema. Si rimanda quindi al sito per accedere alle informazioni relative alla compilazione.

  • Pagina 5 di 29

    © Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A.

    Manuale Punto Ordinante

    - Processo CON FIRMA DIGITALE -

    Figura 1 - Modulo registrazione utente

    A fronte dei dati forniti in sede di registrazione, il Gestore del Sistema provvederà all’invio delle utenze di primo accesso al sistema di E-procurement con cui l’utente registrato potrà accedere ai servizi richiesti in fase di registrazione.

    3 PROCESSO D’ACQUISTO DEI BENI/SERVIZI PRESENTI NEI NEGOZI ELETTRONICI

    3.1 ACCESSO AL SISTEMA SAP L’accesso al sistema SAP-SRM avviene attraverso il sito internet http://www.mercurio.provincia.tn.it, Cliccando alla sezione “Convenzioni”, sarà visualizzata la pagina di logon.

    L’accesso alla pagina principale è preceduto dalla richiesta di conferma relativa ai “Certificati” (vedi

    Figura 2 - Conferma Certificati). Cliccare sul bottone “Sì”.

    Figura 2 - Conferma Certificati

    Inserire le proprie utenze (Utente e Password) e cliccare il tasto “Logon” per accedere al sistema SAP-SRM (Figura 3 - Pagina di Logon).

    IMPORTANTE:

    Da questo momento in poi in ogni attività eseguita sul sistema SAP-SRM non usare mai il tasto “Indietro” del browser di internet, ma utilizzare gli appositi link nelle pagine ove previsti dal sistema. Per evitare l’utilizzo del tasto “indietro” del browser di Internet sono stati temporaneamente disabilitati i pulsanti standard e la barra degli Indirizzi.

  • Pagina 6 di 29

    © Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A.

    Manuale Punto Ordinante

    - Processo CON FIRMA DIGITALE -

    Figura 3 - Pagina di Logon

    Entrati correttamente nel sistema SAP-SRM si visualizza, nella parte sinistra della schermata, il menù che permette di accedere alle varie funzionalità dell’utente “Punto Ordinante” (Figura 4 - Schermata iniziale POErrore. L'origine riferimento non è stata trovata.).

    Figura 4 - Schermata iniziale PO

    In particolare, è composto da:

    Acquisti

    Carrello Acquisti

    Crea Carrello

    Crea Modello std Carrello

    Inserire Utenza

  • Pagina 7 di 29

    © Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A.

    Manuale Punto Ordinante

    - Processo CON FIRMA DIGITALE -

    Ordine di acquisto

    Elaborare Ordine d'Acquisto (OdA)

    Emettere Ordine d’Acquisto

    Gestione Firma Digitale OdA

    Gestione Conferma Ordine d'Acquisto

    Visualizzazione Documenti Firmati

    Entrata merci

    Conferma Entrata Merci

    Corrispondenza

    Gestione Notifiche

    Gestione Messaggi

    Nella parte centrale della schermata sono presenti i link per accedere velocemente alle funzionalità indicate sopra.

  • Pagina 8 di 29

    © Tutti i diritti riservati. Proprietà Informatica Trentina S.p.A.

    Manuale Punto Ordinante

    - Processo CON FIRMA DIGITALE -

    3.2 POTERI DEL PUNTO ORDINANTE Nella rappresentazioni che seguono si visualizzano i processi di creazione