Programma di contributi per la leadership Leo

Modulo di richiesta e linee guida

Leo-600.IT 5/15 1

Lions Clubs International Programma di contributi per la leadership Leo

Indice Introduzione .................................................................................................. 2 Scopo ............................................................................................................. 3 Informazioni sulle conferenze per la leadership Leo ................................... 3 Logistica ........................................................................................................ 4 Partecipanti Sede dell'evento

Calendario Budget

Pianificazione del programma ...................................................................... 5 Comitato Pianificazione Scelta dei presentatori Ordine del giorno della conferenza Promozioni

Esempio di un ordine del giorno della conferenza ....................................... 6 Richiedere un contributo ............................................................................... 7 Fondi disponibili Ammissibilità Scadenza Come presentare la domanda

Dopo la Conferenza ....................................................................................... 8 Ringraziare i relatori Raccogliere il feedback Condividere i momenti salienti dell'evento Richieste di rimborso

Richiesta di contributo .................................................................................. 9 Normativa generale sui rimborsi ................................................................ 14

Linee Guida

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Introduzione

Secondo il Fondo delle Nazioni Unite per la Popolazione (UNFPA): “…in un mondo caratterizzato

dalle preoccupazioni degli adulti, i giovani vengono spesso trascurati. Questa tendenza richiama

a gran voce l'urgenza di una correzione, perché si mettono a repentaglio non solo i giovani, ma

anche le economie e le società in generale”. Il Programma Leo Club mira a cambiare questa

dinamica offrendo ai giovani un'opportunità per formarsi come leader all'interno delle loro

comunità.

Nel rispetto del motto Leo "Leadership, Esperienza e Opportunità", i Leo di tutto il mondo

partecipano ad attività e progetti che vanno a migliorare le loro comunità, sviluppando al

contempo le loro competenze di leadership. Tramite il Programma Leo Club, i Leo formano una

rete globale di giovani impegnati ad aiutare il prossimo e a creare il cambiamento.

Linee Guida

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Scopo

Nel 2009 Lions Clubs International ha introdotto il Programma di contributi per la leadership

Leo con l’intento di fornire assistenza finanziaria ai Lions interessati a organizzare degli eventi

per la leadership Leo.

Il programma di contributi provvede a contribuire finanziariamente agli eventi dedicati alla

leadership dei Leo che mirano a sviluppare le competenze di leadership nelle aree di: gestione

dei progetti, comunicazione, creatività e innovazione, lavoro di squadra e pianificazione dei

progetti di service.

Informazioni sulle conferenze per la leadership Leo

Le conferenze per la leadership Leo possono essere organizzate da un'area

costituzionale, da un distretto Lions multiplo, sub o singolo.

I Leo dovrebbero partecipare a tutte le fasi della pianificazione e dell'organizzazione

dell'evento.

o I Leo devono presentare o co-presentare TUTTE le sessioni.

o I Leo devono prestare servizio nel comitato pianificazione della conferenza

insieme ai Lions.

o I Leo e i Lions devono collaborare per lo sviluppo e lo svolgimento della

conferenza.

Le conferenze per la leadership Leo dovrebbero essere degli eventi a se stanti.

o Queste conferenze possono aver luogo prima o dopo i congressi annuali. Tuttavia

gli organizzatori dell'evento dovrebbero promuovere la conferenza sulla

leadership Leo come se fosse un evento unico e separare in modo chiaro i fondi

per tale conferenza.

Le conferenze per la leadership Leo dovrebbero svolgersi in una sede comoda per tutti.

Le conferenze per la leadership Leo possono prendere diverse forme, fra cui quella di un

programma di uno o due giorni con workshop multipli e campi per la leadership di diversi

giorni.

Linee Guida

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Logistica

Partecipanti

I partecipanti dovrebbero essere i Leo di una fascia d'età compatibile provenienti dall'area

costituzionale, dal distretto multiplo, sub o singolo ospitante. Possono partecipare anche i Leo e

gli ospiti al di fuori dell'area ospitante.

Sede dell'evento

La conferenza dovrebbe svolgersi in una sede comoda per tutti. Chiedete ai Leo e ai Lions che

hanno organizzato delle riunioni di più giorni nell'area ospitante di suggerire delle sedi affidabili

ed efficienti in termini di costo.

La sede dovrebbe avere delle sistemazioni confortevoli. A seconda del vostro budget, potete

coordinare tutti i pasti in modo da favorire la creazione di una rete di contatti e promuovere uno

spirito di collaborazione e lavoro di squadra.

Verificate che le strutture siano sufficienti per le esigenze audio-video e confermate tutte le

disposizioni prima dell'evento.

Calendario

Nello scegliere la data della conferenza, tenete conto che saranno necessari tre o quattro mesi

per la programmazione e la preparazione. Tenete in considerazione le festività sia nazionali che

religiose, oltre che i conflitti potenziali con altri eventi maggiori che potrebbero impedire ai Leo

di partecipare.

Le conferenze per la leadership Leo possono svolgersi prima o dopo un congresso distrettuale o

multidistrettuale annuale. Tuttavia, gli organizzatori dell'evento dovrebbero promuovere la

conferenza sulla leadership Leo come se fosse un evento unico e separare in modo chiaro i

fondi per tale conferenza.

Le aree costituzionali possono ospitare una conferenza sulla leadership Leo in congiunzione

con i forum Leo, ma in questo caso il contributo non può essere usato per un evento Leo che si

svolge in un forum Lions di area costituzionale.

Budget

Lions Clubs International destinerà un importo massimo di US$ 24.000 a titolo di contributo

spese per ogni anno sociale. Il programma dei contributi prevede che sia rilasciato un

contributo rimborsabile massimo di US$ 2.000 per evento. Il vostro evento può richiedere dei

contributi aggiuntivi da reperire presso altre fonti.

Linee Guida

5

Pianificare il programma

Comitato Pianificazione

I Leo e i Lions dovrebbero prestare servizio insieme nel Comitato Pianificazione. I Leo possono

rivestire ruoli di leadership in collaborazione con i Lions riguardo tutti gli aspetti della

conferenza, incluso lo sviluppo, lo svolgimento e il follow-up.

Nel programmare il vostro evento, fissate degli scopi e degli obiettivi misurabili per la

conferenza. Sviluppate un piano d'azione per raggiungere tali scopi e obiettivi.

Scelta dei presentatori

Tutte le sessioni devono essere presentate o co-presentate dai Leo. Anche i Lions e i relatori

ospiti possono presentare durante queste sessioni in collaborazione con i Leo.

Quando offrono la loro competenza su un argomento specifico, i presentatori dovrebbero

suscitare sia interesse che ispirazione nei Leo. I relatori possono includere gli officer Leo a

livello di distretto multiplo, singolo e di club, i leader Lions e gli ospiti speciali.

Ordine del giorno della conferenza

La conferenza dovrebbe vertere sulle capacità di leadership in via di formazione dei Leo sulle

aree seguenti:

Lavoro di squadra

Comunicazione

Creatività e innovazione

Programmazione e gestione dei progetti

Fornire servizio comunitario

Nel preparare l'ordine del giorno della vostra conferenza, considerate di diversificare la

struttura del vostro evento in modo da includere: seminari, workshop, tavole rotonde, progetti di

service, attività sociali e cerimonie di premiazione.

Siete pregati di consultare l'esempio di ordine del giorno di una conferenza (pag. 6) per

prendere qualche idea e ispirazione per il vostro evento di leadership Leo.

Promozioni

Nel pianificare il vostro evento, preparate un programma di comunicazioni per le promozioni e

la pubblicità. Mettetevi in contatto con il presidente distrettuale o multidistrettuale addetto alle

pubbliche relazioni per avere un aiuto. Lavorate con i media locali e considerate delle

promozioni in formato sia cartaceo che digitale.

Linee Guida

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Esempio di un ordine del giorno della conferenza

Il seguente esempio di ordine del giorno può essere usato nel programmare il vostro workshop

e dovrebbe essere adattato alle esigenze specifiche della vostra circoscrizione.

Ricordate che i Leo devono presentare o co-presentare tutte le sessioni.

PRIMO GIORNO

Orario Sessione Relatore 09:00-09:15 Messaggio di benvenuto

Ringraziare i partecipanti Logistica e comunicazioni di servizio:

ubicazione toilette, orario delle pause e del pranzo

Stabilire delle “regole di base” per il rispetto e la buona educazione

Panoramica dell'ordine del giorno: scopi e obiettivi

Si prega di elencare qui i relatori per ogni sessione.

N.B.: I Leo devono presentare o co-presentare tutte le sessioni. Vedere pag. 5 per un elenco dei relatori potenziali.

09:15-09:30 Panoramica sul Programma Leo Club Assicurarsi che tutti i partecipanti siano a

conoscenza del Programma Leo Club

09:30-9:45 Rompere il ghiaccio

09:45-10:45 Sessione n. 1: Lavorare in squadra

10:45-11:00 PAUSA

11:00-12:00 Sessione n. 2: L'arte della comunicazione

12:00-13:00 PRANZO

13:00-14:30 Sessione n. 3: Sviluppo della comunità

14:30-15:30 Sessione n. 4: Gestione del progetto

15:30-16:15 Sessione n. 5: Riflessioni/discussioni di gruppo

16:15-16:30 Conclusione

SECONDO GIORNO

Orario Sessione Relatore 09:00-09:15 Messaggio di benvenuto

Ricordare la logistica e le comunicazioni di servizio

Riepilogo della prima giornata

Panoramica dell'ordine del giorno della seconda giornata

09:15-09:30 Rompere il ghiaccio

09:30-10:30 Sessione n. 1: Pianificazione efficace

10:30-10:45 PAUSA

10:45-11:45 Sessione n. 2: Tecnologia e innovazione nel service

11:45-12:30 Sessione n. 3: Riflessioni/discussioni di gruppo

12:30-13:30 PRANZO

13:30-16:00 Attività di Service

16:00-16:30 Conclusione e distribuzione dei premi

Linee Guida

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Richiedere il contributo

Dopo che il comitato pianificazione avrà coordinato le disposizioni per la logistica e determinato

l'ordine del giorno della conferenza, potete richiedere il contributo a Lions Clubs International.

Fondi disponibili

LCI rilascerà un massimo di dodici contributi rimborsabili di US$ 2.000 per ogni anno sociale. Il

programma permette un massimo di tre contributi per anno sociale da US$ 2.000 per area

costituzionale e per il continente africano. Nessuna area può ricevere più di tre contributi in un

anno sociale.

Ammissibilità

Le aree costituzionali, i distretti multipli, sub e singoli Lions sono qualificati per presentare la

domanda di un contributo per la leadership Leo. I richiedenti possono anche valutare se spedire

delle richieste congiunte.

Scadenza

Le domande vengono esaminate all'atto del ricevimento e fino al 1° maggio di ogni anno sociale.

Il dipartimento Programma Leo Club di LCI controlla le richieste secondo l'ordine di arrivo e

approva i contributi idonei sulla base del contenuto della domanda.

Come presentare la domanda

Per richiedere il contributo, dovete inviare il modulo di richiesta compilato (pp. 9-11) con un

budget dettagliato (pag. 12), le firme richieste (pag. 13) e un ordine del giorno preliminare

(vedere l'esempio di pag. 6). Il dipartimento Programma Leo Club esaminerà la domanda e

risponderà entro 30 giorni lavorativi dal ricevimento di tutti i moduli richiesti.

I fondi approvati vengono rimborsati dopo l'evento, subordinati al ricevimento del Rapporto

finale sul Programma di contributo per la leadership Leo, della nota spese e di tutte le ricevute

in originale. Si prega di prendere visione della Normativa sui rimborsi spese (pp. 14-15) per

maggiori dettagli.

Linee Guida

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Dopo la conferenza

Ringraziare i relatori

Inviare un biglietto ai relatori della conferenza e ringraziarli per il tempo che hanno dedicato.

Esprimere gratitudine a nome di tutti i Leo che hanno partecipato alla conferenza.

Raccogliere il feedback

Chiedere ai partecipanti di compilare un questionario e raccogliere le loro impressioni e giudizi

in merito alle sessioni della conferenza. Valutare la conferenza sulla base della valutazione dei

partecipanti e programmare i progetti futuri di conseguenza.

Condividere i momenti salienti dell'evento

Spedire delle foto e una breve descrizione dell'evento ai media. Condividere i momenti salienti

con i leader Lions e i Leo che non hanno potuto partecipare. Presentare le storie e le foto della

vostra conferenza ai social media per promuovere una maggiore partecipazione.

Richieste di rimborso

Dopo la conferenza, gli assegnatari del contributo devono inviare un Rapporto finale sul

Programma di contributo per la leadership Leo unitamente al modulo di nota spese e a tutte le

ricevute in originale al dipartimento Programma Leo Club della sede centrale internazionale.

Quando si inviano le richieste di rimborso, si prega di seguire la procedura sotto indicata:

1. Elencare tutte le spese ammesse (fino a US$ 2.000) sul Modulo Nota Spese e indicare la

valuta utilizzata. Non effettuare il cambio valuta. Allegare tutte le ricevute in originale al

modulo nota spese.

2. Completare il Rapporto finale sul Programma di contributo per la leadership Leo. Tale

rapporto fungerà da strumento prezioso nel pubblicizzare il successo della vostra

conferenza e, allo stesso tempo, consentirà di effettuare una valutazione sull'efficacia

del programma di contributi.

3. Inviare il Modulo Nota Spese per posta, le ricevute in originale e il rapporto finale al

Dipartimento Programma Leo Club entro 60 giorni dalla conferenza.

Leo Club Program Department Lions Clubs International 300 W 22nd Street Oak Brook, IL 60523-8842 USA

Al ricevimento e dopo l'elaborazione della documentazione richiesta, LCI invierà il rimborso del

contributo al presidente di Consiglio o al governatore distrettuale incaricato.

Domanda di contributo

9

Programma di contributi per la leadership Leo

Domanda di contributo

Informazioni di contatto

Lion organizzatore

Nome: ____________________________________ Titolo: ____________________________

Nome del Lions Club: ________________________ Distretto/Multidistretto: _____________

Email: ____________________________________ Paese: ____________________________

Leo organizzatore

Nome: _____________________________________ Titolo: ____________________________

Nome del Leo Club: __________________________ Distretto/Multidistretto Leo: __________

Email: _____________________________________ Paese: ____________________________

Dettagli sulla conferenza

Titolo della conferenza: _________________________________________________________

Data/e della conferenza:____________________ Sede: _______________________________

Importo dei fondi richiesti (max. US$ 2.000): ________________________________________

Numero previsto dei partecipanti:

Leo _____________________ Lions _____________________ Ospiti ____________________

Si prega di allegare una bozza dell’ordine del giorno a questa domanda.

Domanda di contributo

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Si prega di rispondere alle seguenti domande. Se necessario, allegare fogli aggiuntivi.

1. Spiegare dettagliatamente gli obiettivi della conferenza sulla leadership Leo. In che

modo l'ordine del giorno della conferenza raggiungerà questi obiettivi?

2. In che modo questa conferenza contribuirà a sviluppare ulteriormente le doti di

leadership dei Leo nell’ambito di: gestione dei progetti, comunicazione, creatività e

innovazione, lavoro di squadra o pianificazione dei progetti di servizio comunitari?

3. Quanti Leo e Lions fanno parte del comitato pianificazione della conferenza e quali

incarichi ricoprono all'interno di questa? Nella risposta, si prega di includere una

spiegazione su come i Leo svilupperanno ulteriormente le loro doti di leadership

servendo nel comitato pianificazione.

4. Quali distretti/multidistretti all'interno della vostra area costituzionale saranno

rappresentati all’evento?

Domanda di contributo

11

5. Qual è la fascia d’età dei Leo che saranno presenti?

6. Dove si svolgerà la conferenza sulla leadership Leo? Per quale motivo è stata scelta

questa sede?

7. In che modo sarà promossa la conferenza ai Leo? Si prega di allegare degli esempi di

materiale pubblicitario, se disponibile.

8. Avete in programma una copertura mediatica della conferenza? Se sì, si prega di

spiegare qual è il vostro piano previsto affinché i media trattino l'evento.

9. Pensate di organizzare questa conferenza sulla leadership Leo anche se non doveste

ricevere i fondi attraverso questo programma di contributi?

Domanda di contributo

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Budget proposto per la realizzazione della conferenza

Includere il costo e la descrizione delle spese. Per avere una lista delle spese ammesse, si

prega di far riferimento alla Normativa generale sui rimborsi spese (pp. 14-15).

Voce Costo

Affitto locali

Apparecchiatura audio-video

Pasti e bevande durante la conferenza

Stampe (inviti, poster, volantini, ecc.)

Spese postali

Promozione e pubblicità

Spese per relatori

Spese di cancelleria

Altro (si prega di specificare)

Budget totale per la conferenza Leo

Quale parte di questo budget sarà coperta dal contributo?

Domanda di contributo

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Firme obbligatorie

Per le domande di contributo presentate da un distretto singolo o sub, sono richieste le firme sia del governatore distrettuale sia del chairperson distrettuale addetto ai Leo club.

__________________________________________________ ____________________ Firma del Chairperson Distrettuale Leo Data

__________________________________________________ Nome e cognome in stampatello del Chairperson Distrettuale Leo __________________________________________________ ____________________

Firma del Governatore Distrettuale Data

__________________________________________________ Nome e cognome in stampatello del Governatore Distrettuale

Per le domande di contributo presentate da un multidistretto, sono richieste le firme sia del presidente di Consiglio sia del chairperson multidistrettuale addetto ai Leo club. __________________________________________________ ____________________

Firma del Chairperson Multidistrettuale Leo Data

__________________________________________________ Nome e cognome in stampatello del Chairperson Multidistrettuale Leo

__________________________________________________ ____________________

Firma del Presidente di Consiglio Data

__________________________________________________ Nome e cognome in stampatello del Presidente di Consiglio

Si prega di inviare il presente modulo debitamente compilato a: Leo Club Program Department Lions Clubs International 300 W 22nd Street Oak Brook, IL 60523-8842 USA Email: leo@lionsclubs.org Fax: +1-630-571-1692

Normativa generale sui rimborsi spese

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Normativa generale sui rimborsi spese

1. Budget

Le conferenze sulla leadership Leo

saranno rimborsate fino a un

massimo di US$ 2.000. Le spese

rimborsabili possono essere

sostenute solamente dopo

l'avvenuta approvazione della

domanda sul Programma di

contributi per la leadership Leo.

2. Invio delle note spese

a. Moduli ufficiali

Le note spese devono essere

inviate utilizzando il Modulo Nota

Spese per il contributo sulla

leadership Leo unitamente al

Rapporto finale sul contributo

per la leadership Leo. Le voci

devono essere debitamente

dettagliate, le colonne devono

riportare il totale e devono

essere allegate le ricevute in

originale.

b. Firme

Il modulo nota spese e il

rapporto finale devono riportare

la firma del Chairperson Leo e

del governatore distrettuale o

del presidente di Consiglio.

c. Scadenza

Alla conclusione della

conferenza, deve essere inviato il

Modulo Nota Spese insieme agli

originali delle ricevute e al

Rapporto finale al Dipartimento

Programma Leo Club presso LCI

entro 60 giorni. Se la

documentazione richiesta non

perverrà entro 60 giorni dal

termine della conferenza, non

sarà preso in considerazione

alcun rimborso.

3. Spese rimborsabili

Le spese ammesse riguardano:

affitto dei locali, apparecchiature

audio-video, cibo e bevande durante

la conferenza, spese postali,

cancelleria, spese per i relatori*,

spese pubblicitarie e promozionali,

materiale per la conferenza e costi

di stampa.

*Per spese rimborsabili per i

relatori si intendono:

Costi del relatore. LCI

provvederà a rimborsare il costo

dei servizi resi dal relatore. Si

richiede una fattura e una copia

del pagamento.

Trasporto del relatore. LCI si

farà carico delle spese di

trasporto per raggiungere la

conferenza, fino al massimo

consentito di un biglietto di

andata e ritorno in classe

economica (per ogni relatore),

con la tratta più diretta possibile

e senza soste. È necessario

inviare la matrice originale del

biglietto aereo (non una copia) e

una ricevuta dell'acquisto. Il

biglietto aereo non sarà

rimborsato se non sono

presentati entrambi questi tipi di

documenti.

Le spese di trasporto via

terra da/per la conferenza

saranno a carico di LCI,

incluso il chilometraggio

(US$ 0,25/Km) o il costo

effettivo di treno, bus, taxi,

etc.

Normativa generale sui rimborsi spese

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*Per spese rimborsabili per i

relatori si intendono:

Alloggio del relatore. LCI

rimborserà le spese per una

camera standard d'albergo a uso

singolo.

Pasti del relatore. LCI

rimborserà il costo dei pasti (se

presenti) dall'arrivo alla

conferenza, durante e prima

della partenza dalla conferenza.

Mance per il relatore. LCI

rimborserà le mance fino a US$

1 per valigia e fino al 10% del

costo del taxi.

4. Spese non ammesse

Le spese non rimborsabili

includono: bevande alcoliche, spese

di alloggio Leo, assicurazione

medica, spese personali del

relatore, telefono, lavanderia, film,

assicurazione di viaggio, altre spese

personali, spese non debitamente

documentate e spese che eccedono

US$ 2.000.

5. Rimborso

Il rimborso sarà effettuato al

distretto o al multidistretto del

richiedente. Nei paesi in cui LCI ha

dei conti correnti, il rimborso sarà

eseguito nella valuta locale del

richiedente; altrimenti, saranno

utilizzati i dollari USA in base ai

Tassi di Cambio Lions del mese in

cui viene effettuato il rimborso.

6. Notifica sulla copertura

dell’assicurazione medica

Lions Clubs International non offre

alcuna copertura medica

assicurativa ai propri soci, sia che

questi stiano svolgendo attività

lionistiche o meno. Di conseguenza,

in occasione di viaggi personali o di

carattere lionistico, è consigliabile

avere una sufficiente copertura

medica assicurativa propria. Molte

polizze assicurative non coprono gli

assicurati al di fuori del loro paese

e, a volte, neppure al di fuori della

propria città o provincia. Questo

trova particolare applicazione

nell'assicurazione Medicare

statunitense, che è valida solamente

negli USA, ma anche in altre polizze

sanitarie di tipo statale o privato.

Trattandosi di una questione

personale che varia da persona a

persona, si prega di esaminare

attentamente la propria situazione e

quella dei propri familiari e amici.