Miniguida – Horizon 2020 e Finanziamenti Comunitari, la rendicontazione ed i controlli

1.   Criteri  generali  di  ammissibilità  dei  cos4  2.   Suggerimen4  per  una  corre9a  ges4one  

amministra4va  dei  proge;  3.   I  controlli  (I  e  II  livello)      

1.  I  criteri  generali  di    ammissibilità  dei  cos4  

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I   principi   cardine   della   rendicontazione   sono   riassumibili   con   i   criteri  generali  di  ammissibilità  dei  cos6  (che  sono  generalmente  validi  per  la  gran   parte   dei   programmi   finanzia6   dalla   EC).   Le   regole   par6colari  invece  variano  da  programma  a  programma.    

I  criteri  generali  di  ammissibilità  prevedono  che  i  cos6  debbano  essere:  •  Effe$vi  (no  cos6  s6ma6,  preven6va6,  figura6vi);  •  Sostenu-  dire1amente  dal  beneficiario;  •  Sostenu6  (e  paga6)  durante  la  vita  del  proge1o  (tranne  poche  

eccezioni);  •  Previs-  nel  budget;  

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•  Necessari  all’implementazione  delle  aFvità  di  progeGo  (così  come  descriGe  nell’Annex  tecnico);  

•  Iden-ficabili  e  verificabili  e  registra6  nella  contabilità  del  beneficiario  secondo  i  principi  contabili  del  suo  paese  di  appartenenza;  

•  In  conformità  con  le  vigen-  norme  civilis6che,  fiscali,  ecc.  •  Ragionevoli,  gius6fica6,  e  rispondere  a  principi  di  sana  

amministrazione  (in  par6colare  devono  essere  sostenu6  in  base  a  principi  di  economicità  ed  efficienza).  

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Effe$vamente  sostenu-  (contabilizza-  e  paga-)  •  No  cos6  s6ma6,  preven6va6  o  figura6vi  •  Sostenu6  dal  beneficiario  (obbligazione  a  pagare  il  costo)  •  Nel  caso  di   in-­‐kind  contribu6on  senza  cos6  per   il  beneficiario    e   di   cos6   di   terze   par6   collegate,   i   cos6   ammissibili   devono  essere  effeFvamente  sostenu6    dalla  terza  parte  

•  I   cos6   rendiconta6   ma   non   ancora   paga6   nel   corso   della  durata   del   progeGo   sono   ammissibili   solo   se   contabilizza6  come  debito  certo  e  di  importo  iden6ficato.    

 

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Nel  periodo  del  proge1o:  •  Gli   accadimen6   che   generano   il   costo   devono   essere   avvenu6   entro   il  

periodo  di  durata  dell’azione  (Art  3).  Eccezione  per  cos6  per  la  preparazione  per  la  presentazione  dei  reports  dell’ul6mo  periodo  e  del  CFS  

•  Non  sono  ammissibili  i  cos6  rela6vi  a:  -  Beni  e  servizi  forni6  dopo  il  periodo  dell’azione    -  Preparazione  del  Consor6um  Agreement  (i  cos6  per  il  suo  aggiornamento  

sono  ammissibili)  -  preparazione,  presentazione  e  negoziazione  della  proposta  •  Sono  ammissibili  i  cos6  rela6vi  a:  -  Cos6   di   viaggio   per   Kick   off   mee6ng   a   condizione   che   il   mee6ng   sia  

avvenuto  nel  periodo  dell’azione  -  Ammortamento  dei  beni  anche  se  acquista6  prima  dell’inizio  dell’azione  

 

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Compresi  nel  budget  del  proge1o  -  Classifica6  nella  correGa  categoria  di  costo  -  I  cos6  non  espos6  nel  Budget  del  progeGo  non  sono  ammissibili  a  meno  

che:  •  un   amendment   al   budget   sia   stato   soGoposto   ed   approvato   dalla  

Commissione  •  la   Commissione   abbia   formalmente   acceGato   una   variazione   al  

budget  iniziale  pur  in  assenza  di  un  amendment.  

Possibili   trasferimen-   di   budget   tra   categorie   di   costo   o   con   altri  beneficiari   (no   trasferimento  di   tasks,   no   cambiamento  di   forma  di   costo,   no  trasferimento  di  lump  sum,  no  incremen6  di  subcontrac6ng)    

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Iden-ficabili,   verificabili   e   registra-   nella   contabilità   del   beneficiario  secondo  i  principi  contabili  del  suo  paese  di  appartenenza:  

-  Riscontrabili  nella  contabilità  del  beneficiario  -  Riconciliabili  con  la  contabilità  del  beneficiario  -  Supporta6  da  adeguata  documentazione  

 

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Cos-  non  ammissibili:  -  Spese  eccessive  o  impruden6  -  Perdite  su  cambi  -  Oneri  bancari  (rela6vi  ai  trasferimen6  dalla  UE)  -  IVA  recuperabile  -  Cos6  sostenu6  durante  un  periodo  di  sospensione  dell’azione  -  Cos6  dichiara6  in  relazione  ad  un  altro  finanziamento  comunitario    

No  profit  rule  -  Riferimento  contraGuale  Art  5.3  -  Il  contributo  non  deve  generare  un  profiGo  -  ProfiGo:   importo   del   contributo   +   incassi/ricavi   del   progeGo   >   Cos6  

eleggibili  totali  -  Il   profiGo   deve   essere   valutato   a   livello   dell’azione   e   non   più   a   livello   di  

singolo  beneficiario    

La  rendicontazione:  errori  comuni  ü mancanza  di  aGuazione  di  procedure  a1e  a  prevenire  la  duplicazione  di  cos6    (efficiente  sistema  di  rilevazione  delle  ore  lavorate  dal  personale,  contabilità  di  progeGo);  

ü Mancanza  di  aGuazione  di  procedure  di  procurement;  ü Insufficiente  documentazione  a  supporto  dei  cos6  rendiconta6;  ü U6lizzo  di  da-  non  effe$vi  nel  calcolo  dei  tassi  orari  del  personale;  ü Errata   classificazione  dei   cos6   (ad  es.   rendicontazione  di   cos6   indireF  nei  cos6  direF);  

ü Lacune  nel  controllo  interno  (impossibilità  di  riconciliazione  tra  financial  statements  e  rela6vi  deGagli,  incoerenze  riscontrate  nelle  riconciliazioni  tra   le  ore  di  progeGo  desunte  da  6me  sheets  con  le  ore  effeFvamente  lavorate  desunte  da  registri  presenze);  

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ü Scarsa  a1enzione  alle  regole  par-colari  come  ad  esempio:  

Ø criteri  ammissibilità  per  gli  in-­‐house  consultants;  Ø preven6va   autorizzazione   da   parte   della   Commissione  di  alcuni  cos6  (6picamente  subcontrac6ng)  non  previs6  nel  budget  o  nell’annex  tecnico;  

Ø rendicontazione   del   costo   di   acquisto   di   beni   che   in  contabilità  vengono  ammor6zza6;  

Ø rendicontazioni  di  cos6  non  ammissibili  (quali  IVA,  IRAP,  ecc.);  

Ø ….  

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2.  Suggerimen-  

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Predisposizione   di   una   guida   alla   rendicontazione   per   la  corre1a,   consapevole   ed   uniforme   ges-one   amministra-va  dei  proge$  finanzia-  

La   nostra   esperienza   ci   ha   mostrato   l’importanza   di   una   guida   pra-ca,   costantemente  aggiornata,   che   contenga     le   regole   per   l’ammissibilità,   l’imputazione   e   la   rendicontazione  delle   spese   sostenute   per   la   realizzazione   delle   proposte   progeGuali   ammesse   a  finanziamento.   La   guida   conterrà   quelli   che   sono   i   criteri   generali   ed   i   criteri   specifici   di  rendicontazione  e  sarà  coerentemente  declinata  per  le  varie  6pologie  di  finanziamento  a  cui  i  beneficiari  avranno  accesso.  La  documentazione   amministra-va  e   contabile   rela6va   alle   spese   sostenute,   correGamente  organizzata,    deve  essere  tenuta  a  disposizione,  per  i  controlli  che  potranno  essere  dispos6  da  organi  comunitari,  nazionali,   regionali.   La  guida   fornirà   istruzioni  circa   i   criteri   ritenu6   idonei  dai   soggeF  verificatori   (best  prac-ce)  ai  fini  della  correGa  archiviazione  e  classificazione  dei  documen6  contabili  a  supporto  dei  cos6  rendiconta6    

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Corsi   di   formazione   per   il   personale   interno   ed   i  beneficiari  

Un  efficace   sistema  di   rendicontazione  e   controllo   si   basa   anche   su  una   corre1a  comprensione   da   parte   dei   sogge$   finanzia-   delle   regole   finanziarie   e   di  rendicontazione.   Da   qui   l’importanza   per   il   beneficiario   di   organizzare   seminari  informa6vi   per   istruire   il   personale   interno   sulle   regole   di   rendicontazione     e  sull’aFvità   di   audit,   in   con6nua   e   costante   evoluzione.  Questo   per   sensibilizzare  tuF  i  soggeF  coinvol6  in  merito  alle  esigenze  rendiconta6ve  del  progeGo.    

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 A$vità  di  controllo  e  verifica  delle  rendicontazioni  Predisposte.  L’importanza  dell’audit  di  I  livello    

Le   verifiche   di   primo   livello   devono   essere   considerate   una  OPPORTUNITA’   e   non   un   mero  costo  da  sostenere    Da  qui  l’importanza  della  scelta  di  un  revisore  preparato  sulla  materia  dei  progeF  finanzia6  e  che   abbia   una   profonda   conoscenza   dei   contraF   e   delle   regole   di   finanziamento   per   una  ges6one  sempre  più  consapevole  e  priva  di  rischi  da  parte  di  tuF  i  soggeF  coinvol6,  dei  fondi  eroga6  dalla  Comunità  Europea  e  da  altri  En6  finanziatori.    Il  revisore  deve  essere  cosciente  dell’evoluzione  degli  strumen-  di  finanziamento  da  un  lato  e  della  complessa  norma-va  di  rendicontazione  dall’altro.    Il   revisore   di   primo   livello   sarà   al   vostro   fianco   in   caso   di   verifiche   di   secondo   livello  aiutandovi  nel  far  comprendere  ai  revisori  la  Vostra  posizione          

       

 

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3.  I  Controlli  di  primo  e  secondo  livello  

       

 

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Controlli  di  primo  livello:  Quelli   svol6   da   un   revisore   qualificato   incaricato   dal  beneficiario   che   rilascia   una   aGestazione   da   allegare   al  rendicon6   dell’ul6mo   periodo   (Cer6ficates   on   Financial  Statements).    

Controlli  di  secondo  livello:  Quelli   svol6   direGamente   dall’ente   finanziatore   o   da  revisori   esterni   che   agiscono   su   incarico   dell’ente  finanziatore  (Terms  and  Condi6ons-­‐  art  22.1.3  MGA)    

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Audit  di  I°  livello  §  Richiesta  di  più  preven-vi  ed  eventuale  incontro  

preliminare  con  i  revisori  candida6  §  Firma  della  le1era  di  incarico  e  del  ToR.  §  Il  revisore  svolge  alcune  procedure  preliminari  e  raccoglie  

informazioni  circa  il  sistema  contabile  e  di  rendicontazione  §  Fieldwork  (Agreed  upon  procedures)  §  Final  mee-ng,  discussione  dei  risulta6  §  Emissione  del  Cer-ficate  on  Financial  Statement  

CFS  (Cer-ficate  on  Financial  Statement)    

   

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ü 1   solo   CFS   entro   60   giorni   dalla   data   di   termine   dell’ul6mo  repor6ng  period    

ü Obbligatorio   quando   il   contributo   della   Commissione  calcolato   solo   sui   cos6   rendiconta6   come   “actual   costs”   e  “cos6  medi  del  personale”  è  >=  €  325.000  

ü Copre   tu$   i   cos-   rendiconta-   nell’intero   periodo   del  progeGo   ecceGo   Lum   Sum,   Flat   Rate,   unit   costs   diversi   da  “cos-  medi  del  personale”  

ü  l   revisore   svolge   procedure   di   revisione   pre-­‐concordate,   il  beneficiario  conosce  le  verifiche  che  il  revisore  svolgerà    

   

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ü L’ampiezza   dei   test   è   stabilita   ex   ante   nell’ambito   delle  procedure  pre-­‐concordate  (10  items  o  10%)  

ü Le  procedure  e/o  le  “usual  accoun-ng  policies”  cos6tuiscono  parte  delle  verifiche  che  svolge  il  revisore  

ü L’esistenza  di  un  CoMUC  non  cos-tuisce  mo6vo  di  esenzione  dall’oGenimento  del  CFS  

   

Audit  di  II°  livello  

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§  Possono  essere   svol6   entro  due  anni  dalla   chiusura  del  progeGo  (data  ul6mo  pagamento  contribu6)  

§  Svol6  da  revisori  della  Commissione  Europea  o  da  suoi  incarica-  (società  di  revisione)  

§  Duplice  finalità  ü  Verificare  la  conformità  della  rendicontazione  alle  regole  

ü  Verificare  aGendibilità  delle  procedure  di  controllo   interno  rela6ve  alla  preparazione  dei  rendicon6  di  spesa  

§  Estensione   dei   controlli   basata   su   una   valutazione   della  Commissione  del  rischio  di  errori  significa6vi  

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§  LeGera  della  EC  §  ContaGo  da  parte  del  revisore,  richiesta  di  informazioni  e  

data  Fieldwork  §  Preliminary  mee6ng  §  Fieldwork  §  Final  mee6ng  §  La  bozza  del  report  viene  inviata  sia  alla  EC  sia  al  beneficiario  

per  i  rela6vi  commen6  §  Report  finale  inviato  alla  Commissione  con  i  commen6  del  

beneficiario  §  Implementazione  dei  risulta6  dell’audit  da  parte  della  EC  

Ø  Valutazione   dell’adeguatezza   delle   procedure   del  beneficiario   ai   fini   della   ges6one   amministra6va   e  finanziaria  del  progeGo  

Ø  L’ampiezza   dei   test   rifleGe   la   valutazione   del   rischio   di  revisione   svolta   dal   revisore   (analisi   bilanci,   sommaria  valutazione   delle   procedure   di   controllo,   interviste   con   il  management,  etc.)  

Ø No   livello   di   materialità,   tuF   gli   impor6   non   eleggibili  devono  essere  riporta6  nell’audit  report  

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Ø Predisposizione   del   Preliminary   Audit   Report   al  termine  del  Fieldwork:  •  Proposte   di   re$fica   dei   cos6   considera6  ineleggibili  

•  Iden6ficazione   di   raccomandazioni   ritenute  necessarie   al   fine   del   miglioramento   delle  procedure  del  beneficiario  

•  Iden6ficazione   della   eventuale   sistema-cità   degli  errori  riscontra6  

•  Conclusioni   circa   il   corre1o   uso   dei   contribu6  comunitari  e  circa   l’affidabilità  delle  procedure  di  ges6one  del  progeGo.  

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Ø  Contradictory   procedure:   il   beneficiario   commenta    formalmente   il   contenuto   della   bozza   di   audit   report  fornendo   ove   necessario   ulteriore   documentazione   a  supporto  delle  proprie  considerazioni  

Ø  La   Commissione   acce1a   il   pre-­‐final   audit   report   ed  autorizza   il   revisore   ad   emeGere   la   versione   finale  dell’audit  report  dichiarando  chiuso  il  processo  di  audit  

Ø  Una   copia   del   final   audit   report   firmata   dal   revisore  viene  inviata  al  beneficiario  

Ø  La   commissione   invia   al   beneficiario   una   leGera   di  chiusura  dell’audit  con  la  quale  no6fica,  ove  necessario,  a l   benefic iar io   l ’ in i z io   de l la   procedura   d i  implementazione  dei  risulta-  dell’audit    

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Riassumendo  i  controlli  di  II  livello  possono  evidenziare:  

ü  La  piena  conformità  della  rendicontazione  alle  regole  

Oppure  

•  Non  conformità  alle  regole  reFfiche  ai  cos6    

•  Carenze  nelle  procedure  raccomandazioni  

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Errori  materiali  ReFfiche  ai  soli  rendicon6  di  spesa  soGopos6  a  controlli  

 

Errori  sistema-ci  ReFfiche  a  tuF  i  rendicon6  di  spesa  dei  progeF  in  corso  

Per  gli  errori  sistema6ci  la  Commissione  chiede  al  beneficiario  di  s6mare  le  reFfiche  su  tuF  i  progeF  in  corso  e  non  soGopos6  a  controllo  mediante  alcune  metodologie  anali6che  o  sinte6che  proposte  dalla  Commissione  stessa  

La  commissione  può  richiedere  al  beneficiario  anche  impor6  a  6tolo  di  penale  e  danni.  

 

 

Qualche  ‘promemoria’…  

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Una   ges6one   virtuosa   del   progeGo   deve   tenere   in   debita   considerazione   una  serie  di  ‘doveri’  pena  la  riduzione  dei  contribu6  speGan6.  Alcuni  di  ques6  doveri  sono  riporta6  di  seguito:  

Ø  Obbligo   di  mantenere   per   5   anni   (dal   pagamento   del   saldo   dei   fondi)  tuGa   la   documentazione   (in   originale)   rela6va   al   progeGo   al   fine   di  poter   dimostrare   e   supportare   l’aFvità   svolta   sul   progeGo   e   i   rela6vi  cos6  rendiconta6;  

Ø  Obbligo   di   presentare   deliverables   e   periodic   reports   nei   tempi   e   nei  modi  stabili6  nel  contraGo;  

Ø  Obbligo   di   aGaure   delle   misure   al   fine   di   implementare   le  raccomandazioni   fornite  dalla  Commissione  al  fine  della  ges6one  della  proprietà  intelleGuale;  

Ø  Dovere   di   regolare   l’accesso   al   proprio   know-­‐how   da   parte   dei  beneficiari  al  fine  dello  svolgimento  dei  propri  tasks;  

Ø  Dovere   di   regolare   la   diffusione   e   lo   sfruGamento   dei   risulta6   di  progeGo;  

Ø  Dovere   di   implementare   alcune   azioni   al   fine   di   garan6re   la  ‘visibilità’  dei  fondi  finanzia6  dalla  EC;  

Ø  Dovere  di  evitare  situazioni  di  confliGo  di  interesse;  Ø  ……  

Il   mancato   rispeGo   di   ciascuno   degli   obblighi   sopra   riporta6   può  comportare   una   ‘improper   implementa-on’.   A   seconda   di   quanto   la  commissione   valu6   ‘improper’   l’implementazione  del   contraGo   stabilisce  in  proporzione  l’importo  della  riduzione  dei  fondi.  

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Le  possibili  azioni  che   la  Commissione  può   intraprendere  a  seguito  di  una  valutazione  nega6va  del  progeGo  possono  essere:  •  La   riduzione   del   contributo   speGante   (aGraverso   un   offset   sui  pagamen6   futuri   o   aGraverso   una   res6tuzione   dei   fondi   in   caso   di  recovery  dopo  il  pagamento  del  saldo  dei  fondi);  

• Penalità  amministra-ve  e  finanziarie  in  caso  di:  •   irregolarità  significa6ve  o  frodi;  •  false   dichiarazioni   nell’ambito   di   informazioni   richieste   dal  contraGo  

Le   penalità   finanziarie   consistono   in   una   sanzione   pecuniaria   che    può  essere  quan6ficate  tra  il  2%  e  il  10%  del  contributo  indicato  nel  budget   per   il   rela6vo   beneficiario   (da   4%   a   20%   nel   caso   di  reiterazione  del  reato  nei  5  anni  successivi  dalla  prima  penalità).  

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•  Le   penalità   amministra-ve   consistono   nell’esclusione   del  beneficiario   a   tuF   i   progeF  finanzia6  dalla   EC  per   una  durata   di   5  anni  (10    nel  caso  di  reiterazione  del  reato  nei  5  anni  successivi  dalla  prima  penalità)  

• Responsabilità   per   danni;   inoltre   la   Commissione   in   caso   di   danni  causa6  dal  beneficiario  perché  il  progeGo  non  è  stato  implementato  in  ‘full  compliance’  con  il  contraGo  può  chiedere  il  risarcimento  degli  stessi.  

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