MENÙ DI APERTURA

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MENÙ ACQUISIZIONI

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MENÙ BILANCIO

3

IMPOSTAZIONE BILANCIO

All’inizio di ogni anno, prima di procedere con gli acquisti, è necessario configurare a livello di biblioteca il bilancio (di competenza o di cassa, v. pag. 41 del Manuale) e impostarlo tramite le seguenti operazioni:

• creazione capitoli di spesa per l’anno in corso• creazione eventuali voci di spesa all’interno dei

capitoli

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Rinnovo capitoli e voci

Il programma prevede un sistema di rinnovo automatico di capitoli e voci di spesa ma è necessario tenere presente che:

• Se si è scelto bilancio competenza: in fase “rinnovo capitoli e voci” i residui degli anni precedenti vengono trascinati sull’anno successivo. Se non si vuole ciò si consiglia di inserire nuovamente tutti i cap. e le voci distinguendoli per anno (cap./anno; voce/anno).

• Se si è scelto bilancio cassa: non recupera i residui, ma sposta gli ordini aperti sulle voci di spesa corrispondenti dell’anno successivo.

CREAZIONE NUOVO CAPITOLO DI SPESA

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INSERIMENTO DATI CAPITOLO DI SPESA

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CREAZIONE VOCE DI SPESAUna volta creato il capitolo, è possibile suddividere la cifra stanziata, totalmente o in parte, tra una o più voci di spesa.

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INSERIMENTO DATI VOCE DI SPESA

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INSERIMENTO VOCE DI SPESA EFFETTUATOimpegnato: ammontare dei “prezzi indicativi” degli ordini apertifatturato: pagato, cioè somma dei “prezzi effettivi”disponibilità effettiva: somma ancora disponibile una volta detratti “impegnato” e “fatturato”, e sommati eventuali residui non impegnati dell’anno precedente (nel caso si sia scelto il bilancio di competenza).

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SITUAZIONE CAPITOLI E VOCI DI SPESA

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PRODUZIONE ELENCO CAPITOLI E VOCI DI SPESA

• Serve per ottenere un elenco dei capitoli e delle voci di spesa esistenti.

• Selezionando il range di interesse si lancia la stampa tramite il tasto conferma; il sistema rimanda il messaggio “la stampa è stata inoltrata” e si può andare a vedere utilizzando la funzione reports.

• L’elenco può essere o solo visualizzato o stampato su carta o file.

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LANCIO RINNOVO CAPITOLOLa modalità di rinnovo automatico dei cap. di spesa può essere usata solo dalle biblioteche che possono riutilizzare i residui degli anni precedenti

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STAMPA RINNOVO

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RICALCOLO VOCI DI SPESASpuntando il campo “aggiorna” gli importi vengono aggiornati, altrimenti vengono visualizzati quelli errati e quelli corretti con la dicitura “da aggiornare” evidenziata in giallo

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Stampa ricalcolo voci di spesa

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GESTIONE FORNITORI

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RICERCA FORNITORELa ricerca avviene all’interno del Catalogo Sebina.

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VISUALIZZAZIONE DATI FORNITORE GIÀ ESISTENTE

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CREAZIONE NUOVO FORNITORE

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INSERIMENTO DATI FORNITOREIl codice fornitore è quello assegnato dalla ragioneria, nel caso mancasse (es.: doni e scambi) è necessario costruirlo in base alle regole (es.: ITMIGIUFF) che trovate al seguente link: http://www.sba.unimi.it/Staff/2137.html

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INSERIMENTO FORNITORE EFFETTUATO

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CONDIZIONI FORNITORE ESISTENTI

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INSERIMENTO DATI CONDIZIONI NUOVO FORNITORE

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BUONO D’ORDINE

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INSERIMENTO NUOVO BUONO D’ORDINEAttenzione: occorre prima inserire buono, poi ordine perché a partire dall’ordine non si può inserire un nuovo buono

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INSERIMENTO DATI BUONO

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BUONO INSERITOMan mano che si collegano gli ordini al buono vengono incrementati i campi “numero ordini” e “totale buono”. La finestra buono integrativo compare solo se la funzione è stata impostata nelle configurazioni di biblioteca

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RICERCA BUONO D’ORDINE ESISTENTE

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ESITO RICERCA BUONISelezionando il buono se ne possono visualizzare i dati. Da qui è possibile anche inserire direttamente un buono nuovo.

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ORDINI COLLEGATI

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DETTAGLIO ORDINE

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ORDINI

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TIPOLOGIE DI ORDINE

• è possibile effettuare ordini per tre tipologie di documento:

• monografie• ordini permanenti• serialiPer inserire un nuovo ordine bisogna cercare/creare il

titolo. Ci sono tre casi possibili:• A) titolo non presente nel catalogo• B) titolo presente in polo e indice• C) titolo presente solo in indice

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TIPOLOGIE D’ORDINE

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MODALITÀ DI RICERCA ORDINI

• In questa schermata per lanciare la ricerca ci sono due possibilità:

• “?” di fianco al titolo: cerca solo per titolo o parte del titolo negli ordini della biblioteca

• Pulsante “ricerca”: lancia la ricerca all’interno degli ordini della biblioteca a partire da più parametri (nr. standard, identificativo …)

• N.B.: Nel campo “materiale” il programma presenta di default l’opzione “M-libro moderno” che cerca tra il materiale cartaceo (M,S,C). Per cercare un tipo di materiale particolare selezionarlo dall’elenco, per cercare in tutte le tipologie selezionare l’opzione vuota

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MONOGRAFIE: RICERCA ORDINE CON FILTRI BASEIn questa fase la ricerca avviene all’interno degli ordini della biblioteca su cui si sta lavorando

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RICERCA CON FILTRI AGGIUNTIVI

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ESEMPIO

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Elenco ordini della biblioteca per il titolo cercato e, nel caso l’elenco fosse troppo lungo, possibilità di filtrare con ulteriori parametri

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Con il pulsante “cerca in polo” lancia ancora la ricerca tra gli ordini. Con il pulsante “cerca in indice” lancia la ricerca del titolo nel catalogo (polo + indice)

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Se la ricerca ha dato esito negativo, con il tasto indietro si torna alla schermata iniziale e si clicca su “Nuovo acquisto – ordine”

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A) SCHERMATA INSERIMENTO ORDINE (titolo non presente nel catalogo)

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• Per lanciare la ricerca occorre compilare il campo titolo e cliccare sul punto di domanda posto a lato.

• N.B.: il pulsante “?” ha normalmente la funzione di “Help” ma in alcuni casi, come in questo, viene utilizzato per lanciare una ricerca

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LANCIO RICERCA TITOLO

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LA RICERCA IN POLO NON HA PRODOTTO RISULTATICliccando sul pulsante “ricerca” si lancia la ricerca in indice (il campo ricerca in indice è preselezionato)

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TITOLO NON PRESENTE NEANCHE IN INDICEA QUESTO PUNTO SELEZIONANDO “NUOVO DOCUMENTO” SI PUÒ INSERIRE IL TITOLO

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TITOLO NON PRESENTE NEL CATALOGO: INSERIMENTO TITOLO

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INSERIMENTO DATI NUOVO DOCUMENTO

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• Il titolo così creato è a livello 01 (solo in polo) e viene automaticamente inserito nella schermata dell’ordine

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TITOLO INSERITOSi è partiti da un buono già inserito: appaiono precompilati i campi: fornitore e cap. di spesaNel caso si partisse direttamente da un ordine senza buono vanno compilati tutti i campi

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COMPLETAMENTO DATI ORDINE

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ORDINE INSERITOIn alto a destra compare il nr. d’ordine, assegnato automaticamente

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STAMPA SINGOLO ORDINE

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• Tutte le volte che si lancia una stampa, per poterla visualizzare/stampare bisogna cliccare su “reports” (bottone in alto a destra)

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ORDINE AL FORNITOREIl testo di questa lettera è personalizzabile tramite le configurazioni di biblioteca (a cui possono accedere solo gli operatori autorizzati)

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STAMPA BUONO D’ORDINEInserito l’ultimo ordine di un buono, è possibile stampare il buono a partire da questa schermata, cliccando su “stampa ordini”

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INSERIMENTO DATI PER STAMPA BUONO D’ORDINEIn questa schermata è possibile comunicare i parametri per la stampa di singoli ordini, buoni, intervalli di ordini e/o buoni. Per stampare le note al fornitore bisogna spuntare il campo “stampa note dell’ordine”

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STAMPA INOLTRATA

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ORDINI RELATIVI AD UN BUONO D’ORDINE

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SCHERMATA ORDINE (TITOLO GIÀ PRESENTE IN POLO)

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B) LANCIO RICERCA TITOLO (PRESENTE IN POLO)

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DOCUMENTO TROVATO IN POLO

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• Da qui la notizia si può esaminare da due punti di vista:

• Selezionando la notizia e scegliendo “esame bibliografico” dal menù di sinistra si ottiene una schermata di sola visualizzazione dei dati bibliografici e gestionali (righe ISBD, carta identità, inventari, collocazioni, ordini)

• Cliccando direttamente sul titolo si ottiene una schermata interattiva con il dettaglio del titolo e le funzioni disponibili

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Se la ricerca dà un titolo solo, risulta preselezionato e basta cliccare su esame bibliografico nel menù di sinistra; se ci sono più titoli bisogna selezionare quello che interessa spuntando il titolo e poi cliccare su esame bibliografico.

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PRIMO CASO: ESAME BIBLIOGRAFICOGli ordini visualizzati nell’esame bibliografico sono quelli di tutto il polo

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Cliccando direttamente sul titolo, si ottiene questa schermata. Se il titolo è quello cercato, si clicca su “seleziona” e si presenta la schermata dell’ordine da completare

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INSERIMENTO DATI ORDINESe nella creazione dell’ordine si è partiti da buono d’ordine, nella schermata risultano precompilati i campi: buono anno, fornitore, rif. bilancio

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C) ESEMPIO RICERCA TITOLO PRESENTE SOLO IN INDICEInserendo il titolo e cliccando sul punto di domanda a lato, si effettua la ricerca tra gli ordini della biblioteca. Se non ci sono ordini si clicca su ordine nel menù di sinistra per lanciare la ricerca del titolo in polo e in indice.

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LANCIO RICERCA TITOLOPer lanciare la ricerca del titolo in polo e indice, bisogna cliccare sul punto di domanda a fianco.

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RISULTATO IN POLO NEGATIVOSUCCESSIVA RICERCA IN INDICE

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RISULTATI IN INDICE E SCELTA DEL TITOLOPer avviare la procedura della cattura del titolo bisogna cliccarci sopra e il sistema restituisce una schermata con il dettaglio del titolo e l’opzione cattura nel menù di sinistra. Nella diapositiva successiva: legenda di questa schermata

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Legenda lista titoli da indice

• 1. colonna: cerchiolini per selez. titolo • 2. colonna: icona libro moderno• 3. colonna: icona esame reticolo• 4. colonna: titolo (navigabile per esame)• 5. colonna: data• 6. colonna: natura (in sol appaiono due nuovi codici:

Ms= monografia sup. e Mi= monografia inferiore) • 7. colonna: identificativo di polo• 8. colonna: identificativo di indice• 9. colonna: livello della notizia

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DETTAGLIO DEL TITOLO E CATTURA A LIVELLO 01Schermata dettaglio titolo con opzione cattura nel menù di sinistra

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CATTURA

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CONFERMA CATTURA

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FA VEDERE ALTRI TITOLI SIMILI IN POLORipresenta titoli simili in polo: se nessuno di questi soddisfa la ricerca, cliccare su “nuovo”

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CATTURA AVVENUTA CORRETTAMENTE

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PRESENTA SCHERMATA ORDINE DA COMPLETARETitolo catturato (a livello 01): ripresenta la schermata dell’ordine da completare con i dati amministrativi. Con la conferma l’ordine è completato

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ORDINE PERMANENTE

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LANCIO RICERCA TITOLO

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TITOLO TROVATO: SELEZIONE

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ORDINE PERMANENTE: INSERIMENTO DATIPer questa tipologia di ordini la numerazione è doppia (numero d’ordine rispetto all’anno e numero assoluto dell’ordine permanente)

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ORDINE PERMANENTE INSERITOUna volta completato inserimento ordine, si può procedere all’ordine di un nuovo documento (di qualunque natura) direttamente da questa schermata selezionando dal menù di sinistra nuovo ordine, ordine permanente, abbonamento

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SCHERMATA ORDINE: ABBONAMENTO

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LANCIO RICERCA TITOLOAnche per questa tipologia di ordini vale la doppia numerazione: numero dell’ordine relativo all’anno e numero assoluto dell’abbonamento

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TITOLO TROVATO IN POLO

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INSERIMENTO DATI ORDINE

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ORDINE INSERITOIn questa schermata appaiono due messaggi:In verde l’avviso che l’inserimento dell’ordine è stato effettuatoIn rosso la richiesta di inserire le date di inizio e fine abbonamento

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INSERIMENTO DATI ABBONAMENTOInserite le date di inizio e fine abbonamento, si conferma. Così non solo si è inserito l’ordine, ma contestualmente si è creato l’abbonamento

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NUMERO ORDINE E ABB. ATTRIBUITISono attribuiti i due numeri d’ordine (relativo e assoluto) e avviene la generazione dei fascicoli se è stato preventivamente inserito il modello di previsione

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OMAGGI SCAMBI DEPOSITI LEGALIIl sistema utilizza le stesse schermate e la stessa terminologia degli ordini anche per i doni, scambi e depositi legali

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RICHIESTA D’OFFERTA

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RICHIESTA OFFERTA PER MONOGRAFIA

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LANCIO RICERCA TITOLO

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SCELTA DEL TITOLO

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TITOLO INSERITO NELLA RICHIESTA

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ATTRIBUITO NR. RICHIESTA E SELEZIONE FORNITORI

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SITUAZIONE FORNITORI ABBINATI; FUNZIONE INSERIMENTO NUOVO

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RICERCA FORNITORE

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ABBINAMENTO FORNITORE

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TRAMITE CONFERMA SI ABBINANO I FORNITORI

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STAMPA E TRASFORMAZIONE RICHIESTA D’OFFERTA IN ORDINE• Abbinati i fornitori si lancia la stampa che

produce lettere consecutive e separate, una per fornitore. Pervenuti i preventivi e scelto il fornitore, si recupera la richiesta d’offerta tramite il numero e la si trasforma in ordine, come da successivo esempio.

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RECUPERO OFFERTA TRAMITE NR., E MODIFICA IN ORDINE

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Si sceglie “tipo acquisizione”: acquisto

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Mantiene lo stesso nr. della richiesta e si completa come un ordine normale

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Arrivo documenti per monografie in uno o più voll. e ordini permanenti

• Quando arrivano i libri ordinati si recupera l’ordine con il numero d’ordine/titolo/buono d’ordine e a partire dalla schermata dell’ordine si procede al trattamento del documento:

• Inventariazione• Legame con fattura• Eventuale chiusura dell’ordine

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Arrivo documenti per abbonamenti

• Nel caso degli abbonamenti a periodici la funzione di arrivo documenti si fa a partire dall’inventariazione dell’annata, in seguito alla quale i documenti risultano ricevuti (cambia lo stato amministrativo nella schermata dell’ordine).

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RICERCA ORDINE PER FARE ARRIVO DOCUMENTO

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SCELTA FUNZIONE ARRIVO DOC

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RICHIESTA NR. INVENTARI DA ATTRIBUIRE E SERIE INVENTARIALE

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ARRIVO OPERE IN PIÙ VOLUMI

• L’etichetta “n. copie” è inesatta in quanto confonde il n. copie (campo “quantità” dell’ordine) con il n. dei voll. effettivamente arrivati e di cui si richiedono gli inventari da attribuire. Questo si evidenzia nel caso di opere in più voll.: se si inserisce nel campo “n. copie” un valore superiore a quello inserito nel campo “quantità” dell’ordine, compare un avviso non bloccante con richiesta di conferma (vd schermata successiva)

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Questa finestra si sovrappone alla schermata su cui si è posizionati

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ARRIVO DOCUMENTO COMPLETATO

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ASSOCIAZIONE FATTURAQui si può modificare il prezzo reale d’acquisto, confermare e quindi si procede con il legame fattura (nuova o preesistente)

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RICERCA FATTURA DA ASSOCIARE

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DATI FATTURA

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FATTURA LEGATA ALL’INVENTARIOA QUESTO PUNTO CLICCARE SU INDIETRO PER SCEGLIERE SE CHIUDERE L’ORDINE

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CHIUSURA ORDINE

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ORDINE COMPLETAMENTE RICEVUTONel caso in cui l’ordine sia l’ultimo del buono anche il buono viene chiuso e mandato a saldo (indicazione di stato in alto a destra). Per eventuali aggiunte di ordini è necessario riaprire il buono tramite funzione apposita

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Abbonamento: arrivo documenti e chiusura ordine. Primo passo: ricerca ordine

Si sceglie la funzione abbonamento per ricevere i fascicoli e inventariare

Dalla schermata abbonamento che si presenta si sceglie la funzione fascicoli

Si selezionano i fascicoli da ricevere e si sceglie ricevimento

I fascicoli ricevuti compaiono in grassetto . Si procede a inventariare

Schermata dove descrivere consistenza collocazione e in indice

Attribuzione inventario

Scelta della serie inventariale e del livello di collocazione

Schermata della precisazione di inventario

Inserimento dati precisazione di inventario

Messaggio di conferma. Si sceglie ancora “inventaria” per legare la fattura

Si seleziona l’inventario da associare e si sceglie “associa a fattura”

Se la fattura c’è già si cerca, se no se ne crea una nuova

Inserimento nuova fattura

Fattura associata all’inventario

Se è necessario qui si possono modificare il valore inventariale e il prezzo d’acquisto

Per chiudere l’ordine si torna nella schermata dell’ordinePer tornare alla schermata ordine si può utilizzare il tasto “indietro” che presenta prima l’abbonamento poi l’ordine, oppure scegliere direttamente dal menu il alto “ordinI”

Nell’ordine si sceglie la funzione modifica

Si aggiunge il prezzo effettivo

Nel menù di sinistra compare la voce “chiudi” e scegliendola si può chiudere l’ordine

Ordine chiuso correttamente

FATTURE

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PARAMETRI RICERCA FATTURA

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SELEZIONE FATTURA PRESENTECliccando su ogni singola fattura si possono vedere i dati amministrativi ad essa collegati, inclusi gli ordini.

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FUNZIONI POSSIBILI RELATIVE A FATTURA

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RINNOVO ORDINI PERMANENTI (SI FA DA ACQUISIZIONI)

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RICERCA ORDINI PERMANENTI DA RINNOVARE

146

STAMPA ORDINI

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RICHIESTA STAMPA BUONO ORDINE

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STAMPA BUONO ORDINE INOLTRATALe stesse modalità valgono per la stampa delle richieste d’offerta

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PROPOSTA D’ACQUISTO

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Ricerca/inserimento suggerimenti d’acquistoQui si possono visualizzare le richieste inserite dagli utenti nell’area personale dell’OPAC, oppure inserire nuove richieste

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VISUALIZZAZIONE ELENCO RICHIESTE

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DETTAGLIO NUOVA RICHIESTA

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ELENCO POSSIBILI RISPOSTE

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A questo punto si seleziona la risposta desiderata, si modifica lo stato della richiesta e di conseguenza parte in automatico una mail di risposta all’indirizzo universitario dell’utente.

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ESEMPIO DI RISPOSTA NEGATIVA

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E MAIL INVIATA AL LETTORE

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REPORTS ACQUISIZIONI

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LISTA ORDINI:Da qui è possibile elaborare liste di ordini dando diversi parametri di ricerca. La stampa è visibile nella funzione “reports”

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PRODUZIONE ELENCO FORNITORI

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ETICHETTE FORNITORILa schermata etichette fornitori è uguale a quella della lista fornitori, ma dà luogo alla produzione di etichette con ragione sociale e indirizzo del fornitore.

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ETICHETTA FORNITORE

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STATISTICHE ACCESSIONI: STATISTICA ORDINI

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SCELTA PARAMETRIScegliendo l’anno compaiono i campi per la selezione di capitolo e voce di spesa

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STATISTICA ORDINIUna volta inseriti i parametri, confermando si lancia la stampa

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