Maternity Accounting

Linee Guida

Valentina Sanna

Fondazione M. Biagi - Università di Modena e Reggio Emilia

Che cos’è

Il Maternity Accounting è uno strumento di rilevazione dei costi e benefici derivanti dalla presenza di una

maternità in azienda: questo strumento si pone l’obiettivo di mettere a confronto le rilevazioni effettuate

prima dell’aver adottato le policy create dal Progetto N.Or.Ma.Le. e dopo, al fine di verificare se l’adesione

al progetto e l’implementazione di una serie di policy di gestione della maternità sono in grado di generare

un vantaggio tangibile in termini di risparmi e riduzione dei costi, maggiore produttività e riduzione di

assenteismo e turnover.

La domanda di ricerca di questa parte di sperimentazione è proprio basata sull’assunto che le policy

introdotte da N.Or.Ma.Le. siano in grado di generare benefici che possano essere stimati, in modo da

legittimare l’introduzione di tali pratiche all’interno della GRU e delle politiche di Welfare aziendale.

Questo strumento è costituito da un serie di maschere di raccolta dati che corrispondono alle quattro

principali fasi della maternità: notifica, affiancamento pre-congedo, congedo e rientro.

Tale impostazione è funzionale ad un analisi mirata delle diverse incidenze di costi nelle fasi che

caratterizzano la maternità ed alla rilevazione puntuale dei benefici che sorgono in tali diverse fasi.

Obiettivi

Obiettivo del Maternity Accounting è quello di misurare e monitorare costi e benefici derivanti dalla

gestione della maternità, per rilevare nel tempo il differenziale positivo in termini di benefici e risparmi

derivanti dall’aver attuato le policy oggetto del progetto sperimentale N.Or.Ma.Le.

Lo strumento si basa sulle rilevazioni di contabilità analitica, al fine di utilizzare misurazioni quanto più

oggettive e di stimare il costo reale che l’azienda sostiene in seguito al verificarsi dell’evento maternità, per

superare percezioni approssimative che finiscono per creare stereotipi e presupposti di comportamenti

discriminatori nei confronti delle lavoratrici madri.

Ottica di investimento

Già altri studi hanno esaminato e cercato di quantificare tali “distorsioni” nella percezione dei costi della

maternità da parte dei datori di lavoro, evidenziando come il peso dei costi della maternità sia in realtà

molto basso, rispetto al totale degli oneri legati alla gestione del personale1. E come tale “peso” possa

ulteriormente diminuire se vengono introdotte misure di accompagnamento dell’assenza.

Con il progetto N.Or.Ma.Le si è cercato di compiere un passo ulteriore, entrando nel dettaglio della

rilevazione analitica dei costi effettivi legati alla maternità, ma introducendo l’indicazione che si tratta in

realtà di investimenti, nella misura in cui il processo di gestione della maternità viene assunto come vera e

propria policy aziendale. E che, di conseguenza, è possibile costruire un sistema di monitoraggio in grado di

rilevare anche il loro ritorno, in termini di risparmi e benefici.

Cerchiamo ora di entrare nel merito dell’approccio con cui questo tipo di analisi viene concepito:

l’investimento in politiche di Welfare aziendale o di Gestione delle risorse umane.

È possibile che dalla prima rilevazione effettuata risulti che l’azienda ha sostenuto maggiori costi rispetto ai

benefici rilevati: questo si verifica proprio perché questo genere di policy deve essere considerato come un

investimento da capitalizzare che, se mantenuto per il medio lungo periodo, sarà in grado di generare i

benefici attesi. A ciò si aggiunge – e non è cosa da poco – il tempo necessario all’azienda per far proprio il

nuovo approccio: il passo più importante da compiere è infatti quello di “far proprio” il processo innescato

dalla nuova policy e di imparare a leggere dati e indicatori in tale direzione.

L’applicazione di policy aziendali di gestione integrata della maternità può essere paragonata ad un

investimento in intangibili: la capitalizzazione dei costi, così come avviene per la ricerca e sviluppo, sarà in

grado di manifestare un ritorno dell’investimento nel medio lungo periodo (l’arco di tempo minimo da

prendere in considerazione è di 3-5 anni), che si protrarrà anche negli anni successivi agli investimenti,

poiché solo una volta messe a regime saranno in grado di generare benefici durevoli.

Come accennato è richiesto un cambiamento organizzativo, l’implementazione di policies nuove e la

creazione di una nuova mentalità nella gestione della maternità: tutto ciò richiede il tempo necessario

affinché i processi avviati come prassi sperimentali vadano a regime e diventino parte integrante delle

politiche di gestione aziendali già consolidate.

Non è perciò opportuno osservare queste politiche nel breve termine poiché, in quanto investimenti,

avranno per loro stessa natura generato maggiori costi iniziali rispetto ai benefici: l’ottica di breve termine

non permette cioè di apprezzare la completa realizzazione del cambiamento nella gestione e i vantaggi che

1 Cfr. Cuomo, Mapelli, Maternità quanto mi costi, Bocconi 2009

sarà in grado di generare. Tale è il motivo per cui lo strumento che presentiamo, testato sperimentalmente

e perfezionato sulla base dei feed-back ricevuti dalle aziende che hanno provato ad usarlo e a reperire i dati

necessari, potrà mostrare tutte le sue potenzialità se utilizzato nei prossimi 3-5 anni come dispositivo di

monitoraggio contabile ma anche come “complemento” indispensabile ad una corretta e vantaggiosa

gestione delle maternità in azienda. I risultati a cui le singole realtà potranno pervenire saranno utili al

management per integrare il controllo di gestione, ma anche a chi vorrà restituire, in un’ottica di

“rendicontazione sociale” (es. bilancio sociale) i risultati e i miglioramenti ottenuti nel tempo, in un’ottica di

CSR.

Sistema di rilevazione

La misurazione si divide nelle fasi principali che caratterizzano la maternità:

notifica;

affiancamento pre-congedo;

congedo;

rientro.

Nel periodo che inizia dalla notifica della gravidanza, in cui la collaboratrice è ancora attiva in azienda

dovranno essere rilevati tutti i costi derivanti da:

visite mediche o corsi per i quali chiederà permessi retribuiti, rintracciabili nella busta paga della

risorsa;

minore produttività che da tali assenze subirà l’intero staff (rappresentata dai carichi di lavoro

rimasti pendenti a seguito dell’assenza, che saranno svolti in orario extra o straordinario);

costi per la ricerca e selezione dell’eventuale sostituto (tempo impiegato dai responsabili delle

GRU e responsabili dell’area o del reparto per effettuare la selezione dei diversi candidati

moltiplicato per il costo medio orario rintracciabile in busta paga oppure costo sostenuto per il

servizio di selezione effettuato da una società esterna);

costi per la formazione del sostituto o in caso di divisione dei compiti sull’organico già parte dello

staff costi di formazione, organizzazione e minore produttività complessiva (tempo impiegato da

tutte le risorse coinvolte per il passaggio di consegne, per la formazione sulle nuove mansioni

moltiplicato per il costo medio orario).

Dati da rilevare Suggerimenti – fonti

Visite mediche

Permessi retribuiti (rintracciabili in busta paga)

Chiedere alla gestante di tenere traccia di visite mediche svolte al di fuori dell’orario di lavoro (in tal modo potrà essere stimato il risparmio, se presente, derivato dal “mancato” permesso retribuito)

Minore produttività Costi sostenuti come straordinario o ore extra-time per suddividere sul restante organico il lavoro che è rimasto pendente a seguito dell’assenza della lavoratrice in gravidanza;

Costi di ricerca e selezione Ore impiegate dai responsabili dell’HRM per la selezione ed i colloqui con i candidati (tenere traccia delle ore impiegate per stimarne il costo);

Costi di consulenza esterna se la selezione viene affidata ad un’agenzia esterna;

Costi di formazione del

sostituto

Costi di suddivisione delle

mansioni sullo staff

Ore impiegate da parte del responsabile e da parte della risorsa in gravidanza in affiancamento al sostituto per la formazione necessaria e per il passaggio di consegne;

Ore impiegate di formazione e passaggio di consegne sullo staff già presente in azienda (in caso non si assuma un sostituto)

Costo orario Q.tà Totale

Permessi retribuiti

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Totale costo per permessi retribuiti -€

Minore produttività a livello di staff

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Totale costo per minore produttività -€

Costi di ricerca e selezione del candidato

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Totale costi di ricerca e selezione -€

Altri costi

Costi consulente del lavoro

Spese per inserzione annunci

Totale altri costi -€

Costi totali mese di -€

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Nel periodo di affiancamento dovranno essere contabilizzati sia lo stipendio della risorsa che andrà in

maternità, sia quello del neo-assunto sia quello impiegato dalla restante parte dello staff (management e

responsabili) per l’inserimento della nuova figura: è necessario tenere traccia di tutte le ore impiegate nella

fase di affiancamento da parte di tutti i soggetti coinvolti, anche management o responsabili che

coordinano queste fasi).

Dati da rilevare Suggerimenti – fonti

Costi di affiancamento

Ore complessive di affiancamento della risorsa in sostituzione;

Ore complessive di affiancamento della risorsa in gravidanza;

Ore complessive di formazione e coordinamento del management o dei responsabili.

Minore produttività Ore extra impiegate dalla risorsa in gravidanza e dal sostituto per adempiere alle normali mansioni;

Costo orario N° ore Totale

Costi organizzativi di gestione dell'affiancamento

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Totale costi organizzativi -€

Costo di formazione/affiancamento

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Totale costo di formazione/affiancamento -€

Costo neo assunto in affiancamento

Neo assunto X -€

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Totale costi di ricerca e selezione -€

Costi totali mese di -€

Risparmi-benefici ottenuti

Maggiore efficienza organizzativa grazie alla

riorganizzazione effettuata in seguito al passaggio di

consegne/affiancamento -€

Minor tempo impiegato dal restante staff grazie

all'efficienza ottenuta -€

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Totale risparmi-benefici ottenuti -€

Saldo mese di -€

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Durante il congedo l’azienda dovrà contabilizzare lo stipendio del sostituto al netto degli sgravi contributivi

a suo favore e la percentuale di stipendio della collaboratrice in maternità. In questa fase, in presenza della

risorsa in sostituzione, grazie ai passaggi di consegne e ad una nuova organizzazione, potrebbero già

rilevarsi benefici e risparmi derivanti proprio dall’analisi dei processi che si svolgono nel passaggio delle

consegne, che possono portare innovazione e vantaggi grazie ad una nuova risorsa che apporta il suo

contributo critico. Queste innovazioni possono essere in grado di liberare tempo per lo svolgimento di

ulteriori attività, generando una maggiore produttività delle risorse oggetto della gestione della maternità.

Queste valutazioni posso essere stimate come il maggior tempo a disposizione moltiplicato per il costo

medio della risorsa.

Dati da rilevare Suggerimenti – fonti

Stipendio del sostituto

Costo mensile lordo del sostituto (reperibile in busta paga);

Sgravi fiscali derivanti dalla sostituzione in maternità

Quota stipendio della

collaboratrice in maternità

Quota a carico azienda per la lavoratrice in maternità (reperibile in busta paga);

Maggiore produttività Innovazione di processo che porta a risparmi di tempo nello svolgimento delle mansioni della risorsa in maternità; (tempo medio liberato per altre e nuove mansioni per il costo medio della risorsa in sostituzione).

Costo orario N° ore Totale

Stipendio sostituto

Mensilità

Sgravi contributivi

Totale costo per sostituto -€

Quota stipendio a carico azienda per congedo

Contributi a carico azienda

Totale costo a carico azienda per risorsa in congedo

Altri costi

Minore produttività-gestione del sostituto

Costi relativi a politiche "keep in touch"

Totale altri costi

Costi totali mese di -€

Risparmi-benefici ottenuti

Maggiore efficienza organizzativa grazie alla

riorganizzazione effettuata in seguito al passaggio di

consegne/affiancamento

Minor tempo impiegato dal restante staff grazie

all'efficienza ottenuta

Totale risparmi-benefici ottenuti -€

Saldo mese di -€

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Al termine del congedo, nella fase di rientro, l’azienda dovrà contabilizzare i costi di affiancamento della

collaboratrice rientrata con il management o con il collaboratore sostituto, di aggiornamento o di

formazione necessari: dovranno essere conteggiate tutte le ore di affiancamento e aggiornamento di tutte

le risorse coinvolte per il loro costo medio orario e l’eventuale pagamento di corsi di aggiornamento.

Anche in questa fase si posso rilevare benefici derivanti dalla maggiore efficienza organizzativa grazie alla

riorganizzazione effettuata in seguito al passaggio di consegne o affiancamento ed un minor tempo

impiegato dal restante staff grazie all’efficienza ottenuta.

La risorsa rientrata inoltre, grazie al sentirsi al centro dell’interesse dell’azienda avrà una maggiore

produttività, un minor assenteismo ed un elevata fidelizzazione nei confronti dell’azienda.

Dati da rilevare Suggerimenti – fonti

Costi di affiancamento

Ore di affiancamento del collaboratore sostituto con la lavoratrice rientrata;

Ore della lavoratrice rientrata impiegate per l’aggiornamento ed il passaggio delle consegne;

Ore di affiancamento del management alla lavoratrice rientrata;

Costi per corsi di

aggiornamento, formazione

Costi per corsi esterni sostenuti dall’azienda a favore della lavoratrice rientrata;

Maggiore produttività Grazie alle innovazioni apportate dalla lavoratrice in sostituzione anche la lavoratrice rientrata avrà un vantaggio in termini di risparmio di tempo (ore liberate per il costo medio della risorsa).

Costo orario N° ore Totale

Costi organizzativi di gestione della mamma

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Totale costi organizzativi -€

Costo di affiancamento e aggiornamento

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Totale costo di affiancamento e aggiornamento -€

Costo del sostituto in affiancamento

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Totale costi di affiancamento -€

Costi totali mese di -€

Risparmi-benefici ottenuti

Maggiore efficienza organizzativa grazie alla

riorganizzazione effettuata in seguito al passaggio di

consegne/affiancamento

Minor tempo impiegato dal restante staff grazie

all'efficienza ottenuta

Totale risparmi-benefici ottenuti -€

Saldo mese di -€

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La somma delle diverse fasi di cui si compone la reale gestione della maternità porta alla misurazione del

reale costo che l’azienda sostiene in caso di una gravidanza nel suo organico.

Le realtà in cui può risultare più facile riscontrare e misurare i benefici sono probabilmente quelle

amministrative in cui, in presenza di un passaggio di consegne, c’è una vera e propria riorganizzazione delle

mansioni svolte dalla risorsa che sta andando in congedo: la risorsa in sostituzione può apportare benefici e

nuove modalità che offrono risparmio di tempo per svolgere ulteriori mansioni.

Questo strumento di monitoraggio nel medio lungo periodo riteniamo che possa far emergere i vantaggi

derivanti da una gestione attiva della maternità, nel caso specifico secondo le policies N.Or.Ma.Le., facendo

rientrare a pieno titolo tali procedure e modalità di gestione nell’ambito della Gestione delle Risorse

Umane e delle politiche di Welfare aziendale.

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