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PROGETTO ALIAS ASMENET CAMPANIA

MANUALE UTENTE Servizi Integrati Circolarità

Anagrafica INA-SAIA

Stesei Torino Manuale Utente V.1.1 Pagina 1 di 9

MANUALE UTENTE

Servizi Integrati Circolarità Anagrafica INA-SAIA



Anagrafica INA-SAIA


PRESENTAZIONE Il ToolINA (k706ASP), è accessibile via web, consente al Comune di:

1) Inserire le variazioni anagrafiche da notificare ad INA SAIA 2) Trasmettere le variazioni anagrafiche inserite ad INA SAIA 3) Prelevare gli esiti delle notifiche effettuate 4) Identificare e risolvere gli scarti determinati dai controlli effettuati sia dal Sistema

INA SAIA stesso che da ciascuno degli Enti interconnessi 5) Ricevere da Agenzia delle Ent rate i nuovi Codici Fiscali attribuiti a seguito di notifica

eventi di Nascita, Variazione generalità e Variazione di sesso, Codici Fiscali che possono essere considerati VALIDATI anche per l’Anagrafe

6) Monitorare le pratiche ancora in attesa di esito da parte di Enti Centrali 7) Archiviare tutte le pratiche notificate e concluse 8) Preparare richieste di interrogazioni anagrafiche presso altri Comuni, inoltrarle via

INA SAIA e visualizzare le risposte provenienti dagli altri comuni.

PREPARAZIONE ALL’USO

Il ToolINA • è raggiungibile utilizzando la normale connessione internet (meglio se trattasi di

connessione veloce) • è compatibile con i browser più diffusi sul mercato. Segnaliamo solamente che, per

quanto riguarda Internet Explorer, è necessario utilizzare la vers. 8 o successive. • Utilizza la porta di accesso ai servizi CNSD che deve essere attivata e funzionante

secondo quanto stabilito dalle disposizioni ministeriali. • è utilizzabile dietro rilascio di apposite credenziali • è attivabile rivolgendosi telefonicamente alla struttura tecnica preposta che

provvederà da remoto a configurare adeguatamente la postazione di lavoro.

Di seguito vengono presentate le FASI da seguire per un corretto utilizzo dell’applicativo Il ToolINA



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FASE UNO: RECUPERO STRUMENTI NECESSARI ed ATTIVAZIONE Il Comune interessato ad utilizzare l’applicativo, verificato al proprio interno il corretto funzionamento della Porta di Accesso, deve

1. disporre delle credenziali per accedere al ToolINA 2. Scaricare, tramite l’apposito LINK, il plug-in chiamato AUTORIZZATORE 3. Configurare adeguatamente, con i tecnici preposti, sia il plug-in che il protocollo di

comunicazione XML SAIA vers. 2 4. Collaudare il sistema ed avviare i servizi 5. Scaricare tramite l’apposito LINK la GUIDA RAPIDA per utilizzare l’applicativo

FASE DUE: CONOSCERE L’APPLICATIVO K706ASP Per poter navigare con perizia all’interno dell’applicativo è necessario conoscere le funzioni delle singole voci di MENU. Riportiamo dunque il significato di tali voci.

• ACCEDI: voce da utilizzare per entrare nell’applicativo inserendo le credenziali di accesso

• HOME: voce utilizzabile in ogni momento. Consente di richiamare la pagina iniziale. Attenzione che il passaggio alla HOME PAGE senza salvare, determina la perdita dei dati inseriti.

• AGGIORNAMENTO: voce da utilizzare per aggiornare gli archivi dell’applicativo con i dati provenienti da INA SAIA. L’aggiornamento di tali archivi avviene anche automaticamente al momento dell’accesso al Il ToolINA.

• INFO: voce da usare per visualizzare alcune informazioni sul ToolINA • ESCI: voce da utilizzare per uscire in maniera corretta dal ToolINA. Segnaliamo che

la chiusura del browser senza aver cliccato su ESCI non genera problemi gravi VARIAZIONI: voce da utilizzare per

o Inserire i dati relativi alle variazioni intervenute in comune da notificare ad INA SAIA

o Consultare le variazioni inserite o Modificare i dati relativi alle variazioni inserite ma non ancora inviate o Preparare il flusso da inoltrare ad INA SAIA o Consultare le variazioni preparate (ossia presenti nel flusso)

• SCARTI: voce da utilizzare per o Visualizzare e gestire le notifiche scartate dal Sistema INA SAIA o Visualizzare e gestire le notifiche scartate da uno o più Enti connessi ad INA

SAIA •



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• C.F. ATTRIBUITI: voce da utilizzare per visualizzare i codici fiscali che sono stati

attribuiti da Agenzie delle Entrate e comunicati al Comune tramite il sistema INA SAIA. • Ricordiamo che i CF così attribuiti possono essere considerati come validati anche per

l’Anagrafe. • ARCHIVI: voce utilizzata per

o Visualizzare tutte le pratiche accettate da INA SAIA ma ancora in attesa di esito da tutti gli Enti

o Visualizzare tutte le pratiche ancora in attesa di esito da altro Ente. Non tutti gli enti destinatari rispondono contemporaneamente; in questa sezione vengono presentate le pratiche cha hanno ricevuto risposte solamente da una parte degli enti destinatari

o Visualizzare tutte le pratiche concluse, ossia accettate da tutti gli Enti o Visualizzare tutte le pratiche archiviate, ossia dichiarate concluse grazie ad

un intervento dell’operatore. o Visualizzare tutte le pratiche scartate ma successivamente corrette e

concluse a seguito dell’intervento di un operatore (per assicurare le informazioni complete su ogni pratica gestita con IINA SAIA)

• INTERROGAZIONI: voce da utilizzare per effettuare interrogazioni anagrafiche ad altri Comuni.

FASE TRE: UTILIZZO DEI SERVIZI Nelle pagine che seguono vengono presentate le operazioni da effettuare nella corretta successione logica

1 - ACCEDI

Richiamato il ToolINA con l’apposito link, è necessario inserire le credenziali in precedenza comunicate. Le credenziali sono composte da un IDENTIFICATIVO e da una PASSWORD L’inserimento delle credenziali corrette consente l’accesso al MENU PRINCIPALE dei servizi offerti.

2 – CARICAMENTO VARIAZIONI ANAGRAFICHE

Inserimento dati anagrafici La prima attività da svolgere è caricare le variazioni anagrafiche da notificare ad INA SAIA. Cliccare su VARIAZIONI e sul sottomenu INSERIMENTO.



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Si apre la tendina contenente tutte le variazioni che è possibile notificare ad INA SAIA: selezionare la voce relativa alla variazione che si intende inserire. Inserire così i dati richiesti nella pagina che si presenta a video seguendo le indicazioni fornite nella descrizione di ciascun campo. Il Servizio di inserimento effettua una serie di controlli formali sui campi: nel caso in cui venisse inserito un dato formalmente errato, un messaggio di errore verrebbe visualizzato in corrispondenza della valorizzazione errata. Completato l’inserimento dei dati, è necessario cliccare sulla voce INSERISCI VARIAZIONE per salvare la pratica. E’ possibile caricare quante variazioni anagrafiche si desidera, avendo l’accortezza di terminare ogni inserimento di dati cliccando sulla voce INSERISCI VARIAZIONE

Inserimento dati targhe e patenti

Per alcune variazioni anagrafiche è previsto anche l’inserimento dei dati relativi alle patenti ed alle targhe di proprietà del soggetto in modo che la notifica venga distribuita anche alla Motorizzazione. Solo per queste variazioni, terminato l’inserimento dei dati anagrafici, a video viene presentata la pagina di inserimento dei dati delle targhe e delle patenti. E’ possibile cliccare la voce CONFERMA SENZA INSERIRE se il soggetto NON dispone né di patenti né di veicoli di proprietà. Negli altri casi invece è possibile inserire i dati e, a caricamento avvenuto, cliccare sulla voce INSERIMENTO DATI PATENTE E VEICOLO. La variazione anagrafica verrà così distribuita anche alla Motorizzazione.

Pronte per Invio Caricate le pratiche da notificare, è ancora possibile per l’operatore visualizzare il dettaglio di ciascuna pratica tramite l’apposita funzione PRONTE PER INVIO. Questa funzione consente di avere a video l’elenco delle pratiche inserite. Cliccando sul campo “variazione” di ogni singola pratica si apre il dettaglio dei dati. Tramite la voce MODIFICA è ancora possibile apportare correzioni nei dati inseriti prima di cliccare nuovamente sulla voce INSERISCI VARIAZIONE



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Preso visione delle pratiche pronte per essere notificate, è ora necessario utilizzare la voce presente al fondo della lista per preparare il flusso verso INA SAIA. La voce è INVIA TUTTE A questo punto è stato preparato il flusso dati contenente tutte le variazioni inserite. E’ sempre possibile andare a verificare le variazioni anagrafiche che sono state inserite nel flusso tramite il menu VARIAZIONI ed il sottomenu PREPARATE. Le variazioni si possono visualizzare ma non si possono più modificare. L’invio vero e proprio ad INA SAIA verrà effettuato in automatico tramite il plug-in chiamato AUTORIZZATORE installato normalmente presso la postazione comunale e collegato alla porta di accesso ai servizi CNSD.

3 – VERIFICA della NOTIFICA Per ogni variazione anagrafica notificata, INA SAIA immediatamente genera un messaggio di esito. L’esito può essere positivo o negativo Se l’esito è positivo significa che la variazione anagrafica notificata è stata accettata dal sistema e viene attribuito un numero di protocollo. Se l’esito è negativo vuol dire che la variazione anagrafica è stata scartata Le variazioni accettate dal SAIA verranno distribuite agli enti Centrali destinatari Le variazioni scartate NON vengono inviate agli Enti Centrali e sono da ritenere come MAI NOTIFICATE. E’ importante, dunque, dopo aver trasmesso il flusso dati, verificare se vi sono delle variazioni scartate dal sistema INA SAIA. Per effettuare il controllo cliccare sulla voce SCARTI e sul sottomenu ERRORI SAIA. Viene presentata a video una lista VUOTA se NON vi sono variazioni scartate da INA SAIA. Se la lista non è vuota, significa che le variazioni visualizzate sono state scartate. Cliccando su ognuna delle variazioni presenti in lista viene presentato a video il dettaglio dei dati della variazione e la descrizione dell’errore riscontrato da SAIA. Preso visione dell’errore, è possibile correggere il dato che ha generato l’errore e riproporre la variazione anagrafica per l’INVIO. Tale lista deve possibilmente essere sempre VUOTA



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Per vigilare sullo stato della pratica, è anche disponibile alla voce ARCHIVI il sottomenu PRATICHE ACCETTATE SAIA. A video viene presentata la lista delle pratiche accettate da SAIA. In questo caso non c’è nulla da fare. E’ solo necessario attendere l’arrivo degli esiti dagli Enti Centrali. All’arrivo dell’esito anche solo da un Ente Centrale, la pratica viene automaticamente tolta da questa lista. NB: L’aggiornamento dei dati avviene automaticamente ogni qual volta si accede all’applicativo. Sul MENU di sinistra è comunque sempre presente la voce AGGIORNAMENTO , voce da utilizzare a propria discrezione per essere certi di lavorare su dati aggiornati.

4 – VERIFICA degli ESITI pervenuti dagli ENTI CENTRALI Ogni variazione anagrafica accettata viene da INA SAIA distribuita agli Enti Centrali. Ogni Ente Centrale destinatario provvede ad effettuare le verifiche previste ed a generare un messaggio di ESITO che inoltrerà al Comune sempre tramite INA SAIA. Ogni Ente ha i propri tempi di risposta e l’esito può essere positivo o negativo. Se l’esito è positivo significa che la variazione anagrafica notificata è stata accettata da quell’Ente e l’Ente stesso attribuisce un numero di protocollo. Se l’esito è negativo vuol dire che la variazione anagrafica è stata scartata da quell’Ente sebbene sia stato attribuito comunque un numero di protocollo. Ogni variazione anagrafica notificata viene distribuita a più di un Ente; l’attenzione dell’operatore deve essere rivolta a verificare che TUTTI gli Enti Centrali abbiano accettato ogni variazione notificata. Le variazioni scartate, sebbene protocollate, sono da considerare come MAI NOTIFICATE a quell’ente. E’ importante, dunque, verificare se vi sono delle variazioni scartate dagli Enti Centrali. Per effettuare il controllo cliccare sulla voce SCARTI e sul sottomenu ERRORI ENTI. Si apre ancora una finestra con gli ENTI aderenti a INA SAIA. Cliccando sulla voce TUTTI, viene presentata una lista di tutte le variazioni che sono state scartate da ALMENO 1 ENTE. Cliccando invece sull’ENTE, viene presentata una lista di tutte le variazioni che sono state scartate da quell’Ente. Cliccando su ognuna delle variazioni riportate in lista viene presentato a video il dettaglio dei dati della variazione e la descrizione dell’errore riscontrato da quell’ente Se le liste sono vuote, significa che NON vi sono scarti giacenti generati da quell’Ente .



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Preso visione dell’errore, è possibile correggere il dato che ha generato l’errore e riproporre la variazione anagrafica per l’INVIO. Dal momento che alcuni errori NON possono essere gestiti tramite SAIA, è anche disponibile la voce ARCHIVIAZIONE. L’utilizzo da parte dell’operatore di tale voce consente di archiviare la pratica ma ciò NON significa necessariamente che l’ente ha recepito la variazione comunicata. Ciò dipende dal motivo dello scarto (eventualmente contattare la struttura di supporto per la necessaria assistenza) Per vigilare sullo stato della pratica, è anche disponibile la voce ARCHIVI con i suoi vari sottomenu:

• PRATICHE IN ATTESA ALTRO ENTE. Ogni Ente ha i propri tempi per inoltrare l’esito. Per dichiarare una pratica correttamente conclusa o definitivamente scartata è necessario attendere che siano pervenuti gli esiti da TUTTI gli Enti destinatari di quella variazione. Le pratiche presenti in questa lista hanno già ricevuto l’esito da uno o più Enti ma sono ancora in attesa di esito da uno o più ulteriori Enti. Rimarranno in questa lista fino a quando non avranno ricevuto gli esiti da tutti gli Enti.

• PRATICHE CONCLUSE. A video viene presentata la lista delle pratiche accettate da tutti gli Enti e che quindi si possono considerare concluse. Cliccando su ogni pratica, a video vengono presentati tutti i dati della pratica compresi i numeri di protocollo e le date di attribuzione protocolli sia di SAIA che di ciascun ente destinatario.

• PRATICHE ARCHIVIATE. A video viene presentata la lista delle pratiche che sono state volontariamente archiviate dall’operatore. Cliccando su ogni pratica, vengono presentati tutti i dati della pratica compresi i numeri di protocollo e le date attribuite da INA SAIA e da ciascun ente destinatario nonché i messaggi che hanno determinato la necessità di archiviare la pratica.

• STORICO ERRORI. Come riportato più sopra, l’ente destinatario attribuisce un numero di protocollo anche se la pratica è stata scartata. Questa informazione, in quanto protocollata, NON deve andare persa. Per questo motivo a video viene presentata la lista delle pratiche scartate che hanno successivamente subito una modifica, modifica risultata necessaria per risolvere lo scarto. Con questa funzione viene assicurata l’archiviazione di TUTTE le risposte ricevute da INA SAIA per una completa trasparenza e tracciabilità delle attività svolte in capo ad ogni singola pratica.

Invitiamo dunque gli operatori a seguire sempre questa procedura in modo da assicurare il completo e corretto adempimento degli obblighi previsti dalle direttive in materia.



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Nel caso di dubbi o necessità di chiarimenti, specie all’inizio, ricordiamo che è disponibile il servizio di Assistenza Tecnica.

5 – PRESA VISIONE CODICI FISCALI ATTRIBUITI Alcune variazioni anagrafiche notificate ad INA SAIA determinano l’attribuzione di un nuovo Codice Fiscale da parte di Agenzia delle Entrate, Ente Centrale aderente al Sistema INA SAIA. Il Codice Fiscale così attribuito è da considerare a tutti gli effetti VALIDATO sia in INA che in Anagrafe. Dunque non è più necessario provvedere periodicamente all’allineamento dei CF ed al popolamento dell’INA di questi soggetti. Per ogni evento di NASCITA, VARIAZIONE NOME e COGNOME e VARIAZIONE SESSO, è possibile che venga attribuito un nuovo codice fiscale. Dopo aver effettuato la notifica come riportato nelle pagine precedenti, è possibile – a pratica conclusa - prendere visione del codice fiscale attribuito cliccando sulla voce C.F. ATTRIBUITI. A video vengono presentati tutti i soggetti ai quali è stato attribuito un nuovo CF evidenziando anche l’evento che ha generato l’attribuzione. Cliccando sul soggetto viene presentato a video il dettaglio dei dati sia del soggetto che degli esiti SAIA

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